implementasi software open source untuk otomasi …...software open source disamping software yang...

25
1 IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI PERPUSTAKAAN OLEH DRS. I PUTU SUHARTIKA NIP. 196511191985021001 PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS UDAYANA DENPASAR 2015

Upload: others

Post on 25-Dec-2020

21 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

1

IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE

UNTUK OTOMASI PERPUSTAKAAN

OLEH

DRS. I PUTU SUHARTIKA

NIP. 196511191985021001

PROGRAM STUDI D3 PERPUSTAKAAN

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS UDAYANA

DENPASAR

2015

Page 2: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

2

Implementasi Software Open Source Untuk Otomasi Perpustakaan

Oleh. I Putu Suhartika

Pendahuluan

Informasi merupakan sine que non (hal yang harus ada) bagi manusia. Sehubungan

dengan hal tersebut, informasi mutlak diperlukan oleh manusia, apalagi dengan adanya informasi

global menyebabkan pilihan informasi yang diperlukan manusia menjadi lebih bervariatif.

Seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin pesat, informasi global dapat

menyebabkan terjadinya information explosion (ledakan informasi), sehingga menuntut

pengelolaan informasi yang lebih optimal. Sesungguhnya informasi yang umumnya diperlukan

oleh manusia adalah informasi yang mempunyai nilai tambah (added value) bagi penggunanya,

dalam hal ini, informasi tersebut akurat (accurate), relevan (relevance), dan mutakhir (current).

Sebagai salah satu institusi pengelola informasi, perpustakaan semestinya sudah mampu

menyediakan informasi yang mempunyai nilai tambah bagi pengguna karena dengan adanya

kehadiran teknologi informasi tersebut, perpustakaan dapat dengan mudah mengintegrasikan

berbagai kegiatannya melalui sistem teknologi informasi tersebut. Sistem informasi perpustakaan

merupakan salah satu bentuk aplikasi teknologi informasi (TI) yang sangat diperlukan dalam

otomasi perpustakaan. Dengan sistem informasi ini perpustakaan dapat mengintegrasikan semua

kegiatannya dan bahkan dapat menciptakan kegiatan baru di perpustakaan.

Salah satu elemen penting dalam sistem informasi perpustakaan adalah software

(perangkat lunak). Pada umumnya, software tersebut dapat dibangun sendiri oleh

programmernya, dibeli melalui pengembangnya, dan open source. Pengguna dapat memlih

software yang diinginkan disesuaikan dengan kondisinya. Jika pengguna mempunyai dana yang

cukup dan tidak mempunyai programmer, pengguna dapat langsung membeli software yang

disediakan oleh pengembangannya. Jika pengguna sudah memiliki programmer, pengguna

tersebut dapat mengembangkan software sesuai dengan kebutuhannya. Namun demikian, jika

pengguna tidak mempunyai dana yang cukup dan programmer, maka pengguna tersebut dapat

menggunakan software open source.

Pada saat ini, banyak institusi mengembangkan software open source mengingat

keunggulan yang dimiliki oleh software tersebut, bahkan software open source dapat berjalan

under web sehingga software tersebut dapat dikembangkan oleh programmer lain sesuai dengan

Page 3: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

3

kebutuhan dan situasi yang ada. Pada umumnya software open source diterapkan di

perpustakaan untuk pengelolaan repositori institusi, perpustakaan digital dan otomasi

perpustakaan. Apalagi dengan adanya kebijakan Dikti yang mewajibkan institusi perguruan

tinggi untuk mengupload karya ilmiah civitas akademika menyebabkan berbagai institusi

tersebut mencari sistem yang tepat untuk kegiatan upload tersebut. Sehubungan dengan hal

tersebut Dikti menyediakan portal yang dapat digunakan untuk kegiatan upload yaitu Portal

Garuda (garba rujukan digital). Portal ini berisi database repositori perguruan tinggi dan institusi

lain di seluruh Indonesia. Namun demikian, Portal Garuda tidak dapat diaplikasikan untuk

kegiatan otomasi perpustakaan, maka, banyak institusi menggunakan software open source untuk

berbagai kegiatan yang ada di perpustakaan.

Konsep Sistem

Sistem adalah satu koleksi komponen yang berkaitan dan saling berinteraksi untuk

mencapai tujuan tertentu. Sistem informasi merupakan sistem berbasis komputer yang

menyediakan informasi mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di

lingkungan sekitar organisasi. Sistem Informasi (SI) mengandung tiga aktivitas dasar : aktivitas

masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output). SI saat ini menggunakan

sistem informasi berbasis komputer (computer-based information system). Dengan TI / SIBK

informasi yang dihasilkan dapat lebih akurat, berkualitas, dan tepat waktu.

Secara umum, pengembangan suatu sistem informasi bertujuan untuk memperbaiki

kelemahan sistem yang ada, mengakomodasi peluang yang ada melalui sistem baru, bahan untuk

pengambilan keputusan, dan memberikan menu-menu baru sesuai dengan kebutuhan pengguna.

Sebagai bahan pengambilan keputusan, pengembangan sistem informasi memberikan dampak

dalam pengambilan keputudan, dalam hal ini, manajer membutuhkan informaai yang akurat dan

mutakhir untuk membuat keputusan.

Dalam rangka pengembangan sistem informasi perpustakaan, pada saat ini, berbagai

perangkat lunak (software) perpustakaan telah banyak dikembangkan seperti CDS/ISIS, Inmagic,

SIPISIS (under Dos dan Windows), WINISIS, SPEKTRA, NCBookman, Lontar, GDL (Ganesha

Digital Library), E-Lib, Elims. Semua software tersebut dikembangkan sendiri oleh pengembang

untuk keperluan bisnis sehingga pengguna software hanya berfungsi sebagai operator dan

Page 4: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

4

pengguna sistem saja bukan sebagai admin yang dapat memodifikasi software tersebut sesuai

dengan kebutuhannya. Beberapa software tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:

CDS/ISIS

Perangkat lunak CDS/ISIS (Computerized Documentation Services / Integrated Set of

Information System) dibuat oleh UNESCO memungkinkan untuk menyusun dan mengolah data

terstruktur yang non-numerik. CDS/ISIS dapat memberikan fasilitas untuk merancang pangkalan

data sesuai dengan kebutuhan pemakai, membuat cantuman baru, memodifikasi atau menghapus

data, proses temu kembali yang cepat, dan pencetakan cantuman sesuai dengan kebutuhan (Mini

Micro, 1989: 24).

New Spektra

Software New Spektra merupakan perangkat lunak manajemen perpustakaan terpadu

yang dibuat oleh Universitas Kristen Petra. Software ini mempunyai fitur seperti union catalog,

SVL membership, catalog (OPAC), digital resources, processing, circulation dan operator

module. Keunggulan dari software ini adalah kerjanya lebih cepat, gampang penggunaannya,

mempunyai fitur interaktif, dirancang dan dikembangkan oleh tenaga ahli yang berpengalaman,

dan merupakan sistem yang terpadu. Keperluan minmimum dari sistem ini adalah Pentium II 233

MHz with 32 MB of RAM space (klien) dan 64 MB untuk server, 60 MB free hard disk, CD

Rom drive, Windows 95 / 98 / Me / 2000 / XP / NT, dan Microsoft Access 97.

Lontar

Lontar merupakan suatu sistem perpustakaan digital berbasis internet yang

dikembangkan dengan pendekatan end-to-end dalam siklus kegiatan perpustakaan, mulai dari

penelusuran catalog, sirkulasi, pengadaan koleksi, dan pelaporan manajemen. Lontar

dikembangkan oleh Universitas Indonesia. Lontar dibangun dengan sistem modular yang

menjamin sistem tersebut “tumbuh” mengikuti perkembangan kebutuhan. Artinya, LONTAR

menyediakan dirinya untuk menambah atau mengurangi fungsi-fungsi yang dibutuhkan dalam

lingkungan suatu perpustakaan tanpa harus merombak arsitektur dasarnya. Di samping itu,

Lontar juga dikembangkan dengan memperhatikan bahwa banyak aplikasi perpustakaan yang

lain dibangun dalam berbagai platform dan tersebar di berbagai perpustakaan.

Page 5: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

5

CDS/ISIS Versi Windows (WINISIS)

CDS/ISIS Versi Windows atau lebih dikenal dengan Winisis adalah suatu program yang

dapat digunakan untuk mengelola database. Program ini secara khusus dibuat untuk digunakan

pada perpustakaan, pusat informasi, dokumentasi dan kearsipan. Winisis dapat menangani data

yang selain bentuk teks atau data multimedia yaitu kombinasi data berupa teks, gambar diam

atau bergerak (video) serta data suara.

Winisis dapat dijalankan pada computer berbasis windows baik Windows versi 3xx

seperti Windows 3.1 dan versi 3.11 atau Windows versi 9x ke atas seperti versi 98, 2000, NT

atau Windows XP.

Senayan

Senayan dikembangkan di atas bahasa pemrograman web paling popular saat ini yaitu

PHP 5 dan RDBMS MsSQL 5 untuk backend penyimpanan datanya. Pada awalnya, SENAYAN

dikembangkan untuk menggantikan aplikasi Alice yang proprietary di lingkungan Perpustakaan

Depdiknas dan sekaligus di Open Source kan dibawah lisensi GPL versi 3 agar semua

perpustakaan di Indonesia dapat menggunakan dengan bebas. SENAYAN diproduksi oleh Pusat

Informasi dan Humas Depdiknas RI dan saat ini juga sudah mulai banyak digunakan oleh

institusi perpustakaan lain di bawah Depdiknas seperti Pusat Bahasa. Sebagai sebuah aplikasi

automasi terintegrasi SENAYAN memiliki fitur-fitur berikut ini:

o Online Public Access Catalog

o Manajemen Bibliographic Database

o Sirkulasi Koleksi

o Keanggotaan

o Stock Taking

o Reporting

o Pembuatan Barcode koleksi

o Konfigurasi Sistem

o Multi bahasa untuk user interface

Page 6: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

6

Ganesha Digital Library

GDL merupakan suatu sofware perpustakaan digital yang dikembangkan oleh

Knowledge Management Research Group (KMRG) Institut Teknologi Bandung dengan tujuan

untuk memanfaatkan modal intelektual (intellectual capital) dari civitas akademika ITB yang

meliputi artikel, jurnal, tugas akhir, thesis, disertasi, hasil penelitian, expertise directory dan lain-

lain. Perangkat ini sering digunakan untuk digitalisasi koleksi lokal yaitu proses pengalihan

bentuk cetak koleksi lokal ke bentuk digital sehingga nantinya dapat diakses melalui web.

E-Lib

E-lib merupakan sistem informasi perpustakaan online yang dibuat oleh Bank mandiri

dan digunakan di Perpustakaan Universitas Udayana. Sistem ini terdiri atas tiga modul yaitu

modul anggota, operator dan administrator. Modul Administrator memberikan panduan kepada

seseorang bertugas sebagai administrator. Menu utama layar operator terdiri dari Menu Utama

Anggota, Menu Utama Pustaka, Menu Utama Pengaturan, Menu Utama tampilan, dan Menu

Utama Backup & Restore.

Menu Anggota terdiri dari Tambah Anggota yaitu untuk melakukan penambahan anggota

baru, Update Anggota, Penelusuran Anggota, Laporan Keanggotaan, Template Kartu Anggota

dan Surat Bebas Pinjam.

Menu Pustaka meliputi menu Tambah Pustaka, Update Pustaka, Peminjaman Pustaka,

Pengembalian Pustaka, Penelusuran Pustaka, Penelusuran Peminjaman, dan Pemesanan

Laporan. Sedangkan Menu Pengaturan Managemen terdiri dari Menu Hari Libur, Managemen

Anggota, Modul Anggota, Lihat Pinjam, Pemesanan Pustaka, dan menu Lihat Pesanan Pustaka.

:

Software Open Source

Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi

perpustakaan, repositori dan perpustakaan digital dapat digunakan dengan software open source.

Cervone (2003) memberikan definisi software open source sebagai akses ke kode sebenarnya

dimana programmer yang lain dapat mengembangkan dan mendistribusikan kembali software

tersebut sesuai dengan keperluannya serta menyediakan kodenya untuk pengembangan yang

Page 7: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

7

lain. Sebungan dengan pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa, software open source

mengandung makna kebebasan untuk dijalankan, dipelajari, didistribusikan kembali,

dikembangkan dan digunakan kembali perubahan tersebut. Dengan adanya kebebasan tersebut

diharapkan cara kerja software open source dapat diketahui sehingga memberikan keuntungan

bagi masyarakat luas.

Beberapa alasan mengapa software open source banyak digunakan oleh berbagai institusi

seperti sedikit memerlukan biaya bahkan kemungkinan gratis, tidak ada atau sedikit biaya

pemeliharaan untuk vendor, dan sesuai dengan standar pengembangan software. Beberapa

contoh software open source yang sering digunakan untuk repositori dan otomasi perpustakaan

yaitu Greenstone , Open Journal System, Dspace, Unalog, Archimede, NOTIS, dbWiz, SLiMS,

GDL, Eprint, dan lainnya. Dari kesemua software open source tersebut, paling sering digunakan

di perpustakaan adalah Greenstone, Dspace, SliMS, GDL, dan Eprint. Software SLiMS dan GDL

dikembangkan oleh pengembang Indonesia dan telah banyak digunakan di berbagai Negara.

Berikut ini uraian ringkas mengenai aplikasi software SLiMS untuk otomasi perpustakaan :

1. Template SLiMS untuk OPAC (Online Public Access Catalog)

Menu OPAC menyediakan akses kepada pengguna untuk menelusuri koleksi yang

dibutuhkan. Menu tersebut menyediakan strategi penelusuran sederhana dan kompleks,

dalam hal ini, pengguna dapat menggunakan query judul, subyek, pengarang, tipe

Page 8: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

8

koleksi, lokasi dan sejenisnya untuk mencari koleksi yang dibutuhkan dalam sistem

tersebut.

2. Template Menu Bibliography

Menu Bibliography menyediakan menu daftar bibliografi, tambah bibliografi, copy

cataloguing (Z3950 dan P2P), sarana mencetak label, barcode, dan katalog, serta sarana

ekspor dan impor data.

3. Template Menu Circulation

Page 9: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

9

Menu Circulation menyediakan fasilitas transaksi koleksi (peminjaman dan

pengembalian), pengembalian cepat, aturan peminjaman, ringkasan peminjaman, daftar

keterlambatan, dan reservasi.

3. Template Menu Membership

Menu membership menyediakan menu tambah anggota baru, daftar anggota, tipe

anggota, sarana pencetakan kartu anggota, ekspor dan impor data.

4. Template Menu Master File

Menu Master File menyediakan Authority File, Tools, dan Lookup File. Authority File

berisi GMD, publisher, supplier, author, subject, dan location, sedangkan Lookup File

berisi place, item status, collection type, language, label, dan frequency.

Page 10: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

10

5. Template Menu Stock Take

Menu Stock Take digunakan untuk kegiatan opname koleksi perpustakaan. Menu ini

berisi fasilitas stock take history dan initialize.

6. Template Menu System

Menu System menyedikan fasilitas modifikasi sistem secara langsung seperti system

configuration, content, biblo index, module, system users, user group, holiday setting,

barcode generator, system log dan database backup.

Page 11: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

11

7. Template Menu Reporting

Menu reporting adalah menu yang digunakan bagi pengambil kebijakan di perpustakaan

atau institusi indek. Menu ini menyediakan fasilitas pelaporan seperti statistic, laporan

peminjaman dan keanggotan, serta laporan lainnya seperti daftar judul, anggota

perpustakaan, riwayat peminjaman, daftar pengunjung, laporan denda, dan lainnya.

Software open source SLiMS tersebut di atas dapat dijalankan di local atau di web.

Aplikasi local SLiMS melalui XAMPP yang digunaan untuk membuka Apache dan MySQL.

Senayan Library Management System (SLiMS) mulai dikembangkan pada tahun 2007 oleh

pustakawan yang difasilitasi oleh Dikti. Selanjutnya SLiMS dikembangkan oleh berbagai

professional dan saat ini sudah diluncurkan SLiMS 8 (Cendana).

Pengertian Otomasi perpustakaan

Otomasi perpustakaan yang sering dikenal dengan istilah Integrated Library System (ILS)

merupakan sistem informasi perpustakaan yang menangani semua kegiatan perpustakaan secara

terpadu. ILS ini biasanya tersusun atas beberapa database yang saling berkorelasi. Database

merupakan sekumpulan data yang disusun dalam bentuk (beberapa) tabel yang saling berkaitan

atau berkorelasi. Dari pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa database merupakan kumpulan

Page 12: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

12

record atau data yang saling terintegrasi, memiliki fungsi yang fleksibel, dan dapat ditentukan

sendiri (self-describing).

Secara umum sistem basis data atau database terdiri dari beberapa komponen yaitu:

- Data yang bersifat saling berintegrasi (integrated and sharing). Data terdiri dari data

operasional (data dalam basis data), data masukan (data dari luar system melalui alat

input / keyboard yang mengubah data opersional), dan data keluaran (data berupa laporan

melalui alat output / screen / printer sebagai hasil proses sistem.

- Hardware (disk, input & output dan sebagainya)

- Software (interface pemakai dengan data

- DBMS(Database Management Systems) yang berfungsi sebagai data definition, data

manipulation, data security, data recovery, data dictionary, dan performance. Keuntungan

adanya DBMS adalah dapat mengurangi kerangkapan data, ketidakkonsisten, keamanan

data, integritas, dimanfaatkan bersama-samarecovery, dan keterpaduan data. Sedangkan,

kerugiannya adalah perlu adanya tempat penyimpanan yang besar, tenaga terampil,

software mahal, dan kerusakan dapat berpengaruh dengan yang lain.

- User atau pengguna, yang terdiri dari database administrator / DBA sebagai pengelola

keseluruhan, programmer sebagai pembuat program aplikasi dan end-user sebagai

pengakses basis data.

Tujuan peracangan basisdata adalah efisiensi, kompak, cepat, dan mudah memanipulasi.

Cakupan perancangan tersebut adalah pemodelan data dan normalisasi. Model data merupakan

merupakan sekumpulan konsep untuk menerangkan data, relasi antar data, makna data, dan

batasan data.Model data bertujuan untuk menyajikan data agar dapat dengan mudah

dimodifikasi. Model data terdiri dari object based data model, record based data model,

databases task group, basis data terdistribusi, dan fragmentasi data. Sedangkan, normalisasi

merupakan cara pendekatan dalam membangun desain lojik basis data. Normalisasi diperlukan

agar terjadi fleksibilitas (struktur yang mendukung sebagai cara untuk menampilkan data),

integritas data (modification anomalie, deletion, insertion, update), dan efficiency

(menghilangkan pengulangan data dan menghemat media penyimpanan).

Page 13: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

13

Sejarah Proses Automasi

Integrated Library System (ILS) merupakan sistem perencanaan sumber-sumber

perpustakaan yang digunakan untuk berbagai kegiatan perpustakaan secara terpadu. ILS ini

sering dikenal dengan Library Automation Systems (sistem automasi perpustakaan). Sebelum

kebangkitan computer, perpustakaan biasanya menggunakan catalog kartu untuk mengindex

semua koleksi. Namun demikian, dengan adanya computer, maka automasi catalog tersebut

dapat dilakukan. Automasi catalog membuat efisiensi tenaga kerja. Tugas lain dari automasi

perpustakaan adalah mengecek keluar dan masuknya buku, pembuatan laporan dan statistic,

pengadaan, langganan, indeks artikel jurnal, dan juga pinjam antar perpustakaan.

Jika dirurut dari sejarahnya, proses otomatisasi informasi ini tentunya tidak datang begitu

saja, namun melalui proses yang amat panjang. Dimana dalam kehidupan manusia, manusia itu

sendiri selalu mencari jalan bagaimana mempermudah pekerjaannya dalam melakukan sesuatu.

Lihat saja penggunaan sempoa yang digunakan oleh manusia semenjak 3000SM lalu. Mereka

menggunakannya untuk mempermudah proses perhitungan aritmatika. Kemudian Abu Abdullah

Muhammad Ibn Musa al Khworizmi dengan konsepnya yang hidup pada masa 770-840 Masehi

yang mencetuskan suatu konsep hingga menjadi kunci penalaran logika pada dunia informatika

yang dikenal dengan istilah Algoritma . Algoritma itu sendiri berasal dari nama panggilan beliau

yaitu Al-Khowarizmi, atau dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan Algorizm atau Algorithm.

Beliau adalah seorang ahli matematika dari Uzbekistan. Pada tahun 1822 Charles Babbage

mendesain difference engine sebagai konsep komputer pertama, namun komputer ini tidak dapat

diselesaikannya.

Di tahun 1949, Electronic Delayed Storage Automatic Computer merupakan mesin

komputer generasi pertama dari Inggris yang diciptakan oleh Universitas Cambridge. Setahun

kemudian, Komputer Electronic Discrete Variable Automatic Computer (EDVAC) yang

dihasilkan oleh Macuhly, Eckert dan ahli-ahli lainnya, dapat diselesaikan. Mesin ini mempunyai

ukuran yang lebih kecil dari ENIAC, tetapi memiliki kemampuan yang lebih besar dan

menggunakan punched card-tape sebagai input dan programmnya. Pada tahun 1958, Jack Kilby

membuat IC yang pertama. Dan barulah pada dua tahun kemudian universitas-universitas marak

membuka kelasnya untuk mendalaminya dan dilakukan formalisasi dari keilmuan dalam bidang

teknologi ini. Dengan tujuan untuk mengembangkan teknologi tersebut pada berbagai penelitian

Page 14: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

14

dan percobaan. Sehingga munculah jurusan dengan nama Informatika (Informatics), Ilmu

Komputer (Computer Science), Teknik Komputer (Computer Engineering), dan Komputing

(Computing).

Mengapa Automasi Perpustakaan

Mengapa harus melakukan automasi perpustakaan? Walaupun pertenyaan ini sangat

mendasar, tetapi sangat penting juga dimunculkan, mengingat kebutuhan akan automasi

perpustakaan juga memerlukan dana yang tidak sedikit. Keuntungan yang ditimbulkan dari

automasi dibandingkan dana yang dihabiskan merupakan pertimbangan tersendiri.

Automasi perpustakaan mengalami beberapa tahapan. Untuk kenyamanan, automasi

digolongkan ke dalam empat tahapan yaitu:

1. System katalog perpustakaan (Library cataloging system)

2. Operasional dan jaringan (Housekeeping operations and networking)

3. Pengembangan CD-ROM perpustakaan (Development of CD-ROM library / product)

4. Email dan Internet (E-mail system and internet)

Katalog perpustakaan sangat berhubungan dengan berbagai aktivitas perpustakaan seperti

pengadaan, referensi, layanan bibliografi, pinjam antar perpustakaan, dan sebagainya. Pengguna

catalog akan menghargai berapa cepat penelusuran dilakukan pada sistem automasi. Jika sistem

yang sama tersedia dalam jaringan maka pengguna akan mempunyai akses secara terus menerus

terhadap database tersebut.

Tahapan kedua dari automasi perpustakaan akan menggunakan software yang menangani

semua pekerjaan perpustakaan seperti pengadaan, sirkulasi, dan kendali jurnal. Oleh karena itu,

menciptakan jaringan intra perpustakaan sangat perlu dilakukan. Jaringan computer di

lingkungan institusi dapat membantu pengguna melakukan browsing sistem catalog.

Produk CD-ROM merupakan tahapan ke tiga dari automasi perpustakaan. Pengembangan

CD-ROM tidak ahanya menghemat ruang tetapi menyediakan akses multi user dalam lingkungan

jaringan. Banyak panduan penggunaan CD-ROM yang tersedia dengan multi media efek.

Page 15: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

15

E-mail system dapat mengurangi pengeluaran dan merupakan juga sistem yang cepat dan

efektif. Pemberian peringatan melalui email kepada pengguna sangat mudah dilakukan.

Pemanfaatan bersama-sama sumber-sumber di antara perpustakaan menjadi lebih mudah

Hambatan Automasi Perpustakaan

Beberapa hambatan yang mungkin timbul dalam implementasi automasi perpustakaan

sebagai berikut:

1. Rasa takut dari staf

2. Anggapan bahwa teknologi itu mahal

3. Staf perpustakaan harus melakukan training yang panjang

4. Kurang dukungan dari manajemen khususnya pemilik modal

5. Konversi data

Marilah kita amati poin-poin tersebut di atas. Jika kita menganlisis berbagai pekerjaan

seperti pengadaan buku, pengolahan, sirkulasi dan layanan referensi, maka dapat dikatakan

bahwa interferensi kemanusiaan sangat perlu dilakukan pada setiap tahapan. Tenaga kerja

manusia menjadi lebih diringankan mengingat semuanya telah deilakukan secara automatis,

sehingga tenaga kerja tersebut dapat dimanfaatkan untuk kegiatan perpustakaan lainnya.

Ada anggapan bahwa teknologi baik itu perangkat keras dan perangkat lunak adalah

mahal. Harga dari software dan hardware itu sebenarnya tergantung dari tingkat atau tahapan

automasi. Banyak software yang dirancang oleh lembaga induknya dan harga softrware tersebut

tidak mahal dan kadang-kadang ada juga yang gratis. Salah satunya adalah CDS/ISIS yang

dibuat oleh UNESCO. Software ini dapat diaplikasikan pada PC/XT, dan versi Windows juga

telah dikembangkan. Pelatihan menangani software biasanya diberikan oleh pengembang dan

seseorang dapat memilih software sesuai dengan budgetnya. Kriteria berikut ini dapat membantu

pustakawan dalam memilih software yaitu:

1. Siapa pengembangnya?

2. Berapa kali software tersebut telah direvisi?

3. Berapa parameter yang ada pada setiap modul?

Page 16: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

16

4. Apakah software tersebut mempunyai fasilitas untuk export data bibliographic

5. Pelatihan setelah instalasi

6. Apakah interfacenya berbasis web?

7. Apakah dapat berhubungan dengan sistem e-mail?

8. Bertapa nkali instalasi diperoleh?

9. Apakah menawarkan OPAC dan hak akses pada setiap login?

Masalah budget sering timbul karena tidak adanya atau kurang adanya dukungan

manajemen atau pemilik modal. Disinilah peran pustakawan dalam meyakinkan manajemen

bahwa pengguna sangat memerlukan automasi perpustakaan.

Cakupan Automasi Perpustakaan

Automasi perpustakaan meliputi pengadaan koleksi, katalogisasi, inventarisasi, sirkulasi,

reserve, inter-library loan, pengelolaan penerbitan berkala, penyedeiaan catalog (OPAC), dan

pengelolaan anggota. layanan referens tidak termasuk dalam bagian yang terinmtegrasi dari suatu

sistem automasi perpustakaan, namun demikian teknologi informasi dapat juga

diimplementasikan pada layanan referensi. layanan informasi referens dikembangkan dengan

menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CD-ROM dan akses informasi

ke jaringan luar (LAN,WAN, Internet). CD-ROM dapat mempercepat akses informasi

multimedia baik itu berupa abstrak, indeks, bahan full text dalam bentuk digital tanpa

mengadakan hubungan ke jaringan computer. CD-ROM juga berperan sebagai media backup /

cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain.

Pengembangan pengetahuan staf perpustakaan dalam rangka automasi perpustakaan

sangat perlu dilakukan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka hal-hal yang harus diketahui dan

dikerjakan oleh pustakawan dalam automasi perpustakaan adalah:

Mengerti maksud dan ruang lingkup automasi perpustakaan

Mengerti dan dapat melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum

merencanakan desain sistem

Page 17: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

17

Mengerti akan manfaat analisis sistem dan desain, implementasi, evaluasi dan

maintenance

Mengerti proses evaluasi software sebelum menentukan sistem

Mengerti akan pentingnya keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja

Unsur-Unsur Automasi perpustakaan

Arif, 2003: 4-12 menyebutkan bahwa ada enam unsur atau syarat yang saling mendukung

dan terkait satu dengan yang lainnya dalam sistem automasi perpustakaan yaitu:

1. Pengguna

Pengguna merupakan unsure utama dalam sebuah sistem automasi perpustakaan. Dalam

pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi

dengan pengguna-penggunannya seperti staf, pustakawan, operator, teknisi, dan anggota

perpustakaan. Automasi perpustakaan dapat berjalan baik jika sudah memenuhi

kebutuhan pengguna karena tujuan akhir dari suatu sistem adalah memberikan kepuasan

pengguna. Sehubungan dengan hal tersebut, maka dalam membangun sistem automasi

perpustakaan, keterlibatan staf sangat diperlukan mulai dari tahap perencanaan,

implementasi, sampai evaluasi sistem.

2. Perangkat Keras

Pemilihan perangkat keras yaitu komputer dalam sistem automasi perpustakaan sangat

menentukan keberhasilan kegiatan tersebut. Hal yang paling penting diperhatikan dalam

menentukan perangkat keras ini adalah agar tidak ada ketergantungan, adanya garansi

produk, serta dukungan teknis. Untuk itu dibutuhkan staf khusus yang bertanggung

jawab dalam pemilihan perangkat keras tersebut. Pada saat ini kecenderungan computer

Page 18: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

18

adalah ukuran fisiknya mengecil dengan kemampuan yang lebih besar, harga terjangkau,

kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi, dan transfer data lebih cepat.

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan computer

agar sesuai dengan permintaan pemakai. Pada saat ini, kecenderungan perangkat lunak

adalah mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi, mampu menjalankan lebih

dari satu program dalam waktu bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data

yang lebih handal, dan dapat dioperasikan secara bersama-sama (multi-user). Saat ini

software perpustakaan sudah berkembangan dengan pesat. Software perpustakaan

tersebut diaplikasikan untuk pekerjaan perpustakaan mulai dari pengadaan, katalogisasi,

inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan berkala, sirkulasi, dan pekerjaan

lain dalam lingkup operasi perpustakaan.

Untuk menentukan software yang cocok digunakan perlu diperhatikan hal-hal seperti

kegunaan (menghasilkan informasi tepat waktu), ekonomis (biaya sebanding dengan hasil

yang diperoleh), keandalan (mampu menangani pekerjaan besar), kapasitas (mampu

menyimpan data dengan jumlah besar), sederhana (menu dijalankan dengan mudah), dan

fleksibel (dapat diaplikasikan di berbagai jenis operasi).

Membangun software dapat dilakukan dengan membangun sendiri, membeli software

jadi, dan kontrak.

4. Network (Jaringan)

Pembangunan suatu jaringan sangat menentukan keberhasilan sistem automasi

perpustakaan. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan computer

adalah:

Page 19: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

19

Jumlah computer serta lingkup jaringan (LAN, WAN)

Lokasi hardware: computer, kabel, panel distribusi, dan sejenisnya

Protokol komunikasi yang digunakan

Staf yang bertanggung jawab dengan jaringan

5. Data

Data merupakan bahan baku informasi, berupa symbol-simbol yang mewakili kuantitas,

fakta, tindakan, benda, dan sebagainya. Data terbentuk dari karakter, dapat berupa

alphabet, angka, atau symbol khusus seperti *,$ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes,

fields, records, file, dan database.

Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai

instruksi, dan mengeluarkan hasilnya. Penyimpanan data file (data file storage) sangat

diperlukan dalam model sistem informasi sehingga data baru atau sebelumnya dapat

dimanfaatkan secara optimal.

Pengelolaan data sangat penting dilakukan khususnya dalam kerjasama antar

perpustakaan secara elektronik. Dalam hal ini, sangat memungkinkan untuk

memanfaatkan sumber daya secara bersama-sama. Bentuk tukar menukar data catalog

koleksi adalah suatu hal yang wajar terjadi di perpustakaan. Kerjasama tersebut dapat

dilakukan jika masing-masing perpustakaan tersebut memiliki kesamaan dalam format

penulisan data katalog. Walaupun demikian, pertukaran data banyak mengalami

kegagalan karena input data tidak sesuai standar berlaku dan sesuka hati. Keadaan ini

menyebabkan konversi data berjalan lambat dan sering mengalami hambatan.

Sehubungan dengan hal tersebut, penetuan standar atau prosedur yang baku perlu

disepakati. Biasanya persoalan dalam standarisasi adalah bahasa dan metadata.

Page 20: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

20

Metadata merupakan istilah baru dalam dunia informasi. Metadata adalah data tentang

data atau informasi tentang informasi. Secara luas metadata merupakan bentuk

pengidentifikasian, penjelasan suatu data, atau struktur dari sebuah data. Contoh metadata

dari catalog buku terdiri dari judul, pengarang, penerbit, subyek, dan sebagainya. Ada

dua jenis metadata yang sering digunakan di perpustakaan yaitu:

INDOMARC

Machine Readable cataloging (MARC) merupakan salah satu hasil atau syarat catalog

koleksi perpustakaan. Standar metadata catalog perpustakaan ini dikembangkan p[ertama

kali oleh Library of Congress. Format LCMARC sangat bermanfaat bagi penyebaran

data katalogisasi bahan pustaka. Mengingat manfaatnya begitu besar, maka banyak

Negara mengembangkan format MARC tersendiri seperti INDOMARC (Indonesia).

Format INDOMARC merupakan implementasi dari International Standard organization

(ISO). Format ISO 2719 untuk Indonesia adalah sebuah format untuk tukar menukar

informasi bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin lainnya.

INDOMARC menguraikan format cantuman bibliografi yang sangat lengkap terdiri dari

700 elemen dan dapat mendeskripsikan obyek fisik sumber pengetahuan seperti jenis

monograf, manuskrip, dan terbitan berseri termasuk buku, pamphlet, lembar tercetak,

atlas, skripsi, tesis, disertasi dan jurnal buku langka.

Dublin Core

Dublin Core merupakan salah satu skema metadata yang digunakan untuk web resource

description. Munculnya jenis metadata ini karena adanya ketidakpuasan dari MARC yang

dianggap terlalu banyak unsurnya dan beberapa istilah hanya dimengerti oleh pustakawan

Page 21: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

21

saja dan tidak dapat diimplementasikan dalam web. Elemen Dublin Core dan MARC

dapat saling dikonversi. Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan yaitu:

a. Memiliki deskripsi yang sangat sederhana

b. Semantik atau arti kata mudah dikenali secara umum

c. Expandable memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut

Metadata Dublin Core terdiri dari 15 unsur atau elemen yaitu:

1. Title : judul dari sumber informasi

2. Creator : pencipta sumber informasi

3. Subject : pokok bahasan sumber informasi, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata

kunci atau nomor klasifikasi

4. Description : keterangan suatu isi sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar

isian atau uraian

5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan sumber informasi

6. Contributor : orang atau badan yang ikut menciptakan sumber informasi

7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi

8. Type : jenis sumber informasi, novel, laporan, peta dan sebagainya

9. Format : bentuk fisik sumber informasi, format, ukuran, durasi, sumber informasi

10. Identifier : nomor atau serangkaian angka dan huruf yang mengidentifikasi sumber

informasi, contoh URL, alamat situs

11. Source : rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi

12. Langugae : bahasa intelektual yang digunakan sumber informasi

13. Relation : hubungan antara satu sumber informasi dengan sumber informasi lainnya

14. Coverage : cakupan isi ditinjau dari segi geografis atau periode waktu

15. Rights : pemilik hak cipta sumber informasi

Setelah metadata ditentukan biasanya langkah selanjutnya adalah dilakukan

perancangan pangkalan data. Pembuatan pangkalan data merupakan kegiatan rutin di

Page 22: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

22

perpustakaan, mulai dari input data di bagian pengadaan, pengkatalogan, dan

sirkulasi. Agar kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik dan konsisten, maka

diperhatikan pedoman kerja yaitu prosedur kerja yang standar (standard operating

procedures). Implementasi prosedur operasional untuk pembangunan pangkalan data

dapat memberikan manfaat untuk manajemen perpustakaan maupun operasional.

Beberapa manfaat prosedur operasional adalah :

Dapat digunakan sebagai sarana untuk mengkomunikasikan pelaksanakan

suatu pekerjaan

Dapat digunakan sebagai sarana untuk menyimpan pengetahuan dan

perkembangan yang diperoleh oleh perpustakaan

dapat digunakan sebagai sarana acuan dalam melakukan penilaian proses

pekerjaan perpustakaan

dapat digunakan sebagai sarana pelatihan bagi staf sehingga mengurangi

waktu dan tenaga

Dapat digunakan sebagai sarana audit sistem informasi perpustakaan

Dapat digunakan sebagai sarana dokumentasi sistem informasi perpustakaan

6. Manual

Manual atau sering disebut dengan prosedur adalah penjelasan bagaimana menginstall,

menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras dan perangkat lunak. Manual ini berisi

peraturan-peraturan yang harus diikuti sehubungan dengan aplikasi program tersebut.

banyak peripheral perangkat keras dan perangkat lunak tidak berjalan dengan optimal

karena dokumentasi tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang telah

disediakan. Sehubungan dengan hal tersebut, maka diharapkan manual tersebut

dimengerti dan dilakukan oleh pengguna sistem dengan baik.

Manual / prosedur dapat juga mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam

lingkungan jaringan dimana pemasukan (input) dan pengeluaran (output) data

membutuhkan format komunikasi bersama. Untuk itu, diharapkan juga pemakai sistem

sering melakukan pertemuan untuk mencari kesepekatan tentang standar atau prosedur

yang digunakan.

Page 23: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

23

Tahapan Membangun Automasi Perpustakaan

Tahapan membangun sistem automasi perpustakaan terdiri dari tahapan persiapan,

survey, disain, pembangunan, uji coba, training, dan oprasional. Rincian dari tahapan

pengembangan sistem automasi perpustakaan dapat diuraiakan sebagai berikut:

Persiapan :

o Definisi masalah

o Maksud dan tujuan

o Kerangka kerja

o Perkiraan waktu dan biaya

Survei :

o Analisis kondisi sumber daya

o Analisis kebutuhan

o Analisis sistem berjalan

Disain :

o Menyusun logika kerja sistem

o Disain data, table, database, relasi,

o Disain input, proses, dan output

o Spes, peralatan yang diperlukan

Pembangunan :

o Pembuatan program aplikasi

o Instalasi software, jaringan klien dan server

o Dokumentasi

Uji Coba :

o Tes sistem keseluruhan

o Evaluasi, perbaikan

Page 24: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

24

Training

o Training: staf, operator, teknisi, administrator

o Sosialisasi

Operasional :

o Sistem siap digunakan

o Bantuan teknis

o Pengembangan lebih lanjut

Kesimpulan

Automasi perpustakaan atau yang sering dikenal dengan Sistem Perpustakaan terpadu

(Integrated Library System) merupakan tulang punggung (backbone) dalam pengelolaan

perpustakaan khususnya di masa informasi global. Dengan adanya automasi perpustakaan maka

kegiatan partial sudah menjadi satu kesatuan. Dengan adanya automasi perpustakaan tersebut

diharapkan juga images dari traditional library lambat laun menjadi berubah kea rah electronic

atau virtual atau digital library.

Daftar Pustaka

Aries, Mohamad. Prosedur Operasional Kegiatan Perpustakaan pangkalan Data

Perpustakaan. Makalah pada temu pustakawan di Universitas Udayana, 2006

Arif, Ikhwan. Konsep dan Perencanaan dalam Automasi perpustakaan. Makalah

Seminar dan Workshop sehari, UMM, 2003

Cervone, F. (2003). The open source option. Library Journal Net Connect, 8-12.

E-Lib: Modul Operator dan Modul User

GDL (Ganesha Digital Library): User manual

Manjunath, G.K. Library Automation: Why and How? www.igidr.ac.in/lib

Page 25: IMPLEMENTASI SOFTWARE OPEN SOURCE UNTUK OTOMASI …...Software Open Source Disamping software yang diuraikan tersebut di atas, pengelolaan kegiatan otomasi perpustakaan, repositori

25

Mustafa. WINISIS: Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan,

Dokumentasi dan Informasi. Bogor: IPB Press, 2005

SLiMS (Senayan Library Management System) : User manual