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Guida Utente all’importazione fascicoli dal sistema PolisWeb

Importazione fascicoli da PolisWeb

Guida Utente Versione 1.3

Sommario Premessa ........................................................................................................................................................................... 3

Importazione fascicoli da Polisweb ............................................................................................................................... 3

I dati importati da PolisWeb ................................................................................................................................... 11

Come associare un fascicolo Quadra a un fascicolo Polisweb .................................................................................... 15

Premessa La nuova funzione “Importazione fascicoli da PolisWeb” è stata pensata per rendere semiautomatico l’inserimento di un nuovo fascicolo all’interno del gestionale Quadra; i dati di questa nuova pratica saranno infatti ricavati dal corrispondente fascicolo di cancelleria. In più, il fascicolo Quadra potrà essere in ogni momento aggiornato per riportare le successive modifiche avvenute in quello PolisWeb.

In questa guida esamineremo:

1. La creazione di un nuovo fascicolo Quadra tramite importazione da PolisWeb 2. L’associazione di un fascicolo Quadra esistente al suo corrispondente fascicolo di cancelleria.

Importazione fascicoli da Polisweb Per creare uno o più fascicoli Quadra importandoli direttamente da PolisWeb, cliccare sulla sezione “Importazione fascicoli da PolisWeb”(Figura 1).

Figura 1 - Homepage Fascicoli

La procedura si avvia cliccando il bottone “Inizia”. Controllare prima che sia inserito il dispositivo di firma digitale (Smart Card o Chiavetta Usb). La richiesta del dispositivo di firma digitale è dovuta al fatto che l’applicativo consulta i registri informatici ministeriali, l’accesso ai quali, per legge, richiede il certificato di autenticazione del professionista.

Figura 2 - Sezione Importazione fascicoli da PoliWeb

Per importare i fascicoli dal sistema PolisWeb è necessario, come prima cosa, inserire alcuni parametri per individuare quelli d’interesse. A questo scopo, la nuova schermata che si apre chiede all’utente di:

Selezionare l’Ufficio Giudiziario (è possibile selezionare fino a un massimo di tre Uffici )

Indicare il tipo di procedimento; nel caso si spunti “Esecuzioni civili”, è necessario inserire anche il ruolo espletato nell’ambito delle Procedure Concorsuali (Avvocato oppure Curatore/Commissario)

Selezionare il Registro (ovvero lasciare “Tutti” nel caso si desideri che la ricerca avvenga su tutti i registri)

Digitare l'anno di inizio e di fine dei fascicoli da ricercare: l’ambito temporale della ricerca è impostato in automatico agli ultimi 3 anni, ma è possibile determinarlo a piacere. Più grande è l’intervallo di tempo, più lungo sarà il tempo di risposta del sistema.

Opzionalmente è possibile indicare nella casella “Numero R.G.” il numero di ruolo del fascicolo ricercato

Figura 3 - Modulo ricerca PolisWeb

Cliccando su “Seleziona” si potranno indicare al massimo tre Uffici Giudiziari. Selezionare l’Ufficio/i spuntando la casella corrispondente e poi cliccare su “Conferma”. L’Ufficio Giudiziario può essere selezionato sfogliando l’”Elenco uffici” oppure l’”Elenco preferiti” che riporta gli uffici selezionati in precedenza. Normalmente è sempre proposto come già selezionato l’Ufficio a cui sono collegati la maggior parte dei fascicoli dell’utente.

Figura 4 - Inserimento degli Uffici Giudiziari

Inserite tutte le informazioni richieste, cliccare su “Cerca” (Figura 3): la ricerca può durare anche alcuni minuti, durante i quali l’utente può cliccare sul bottone “Annulla ricerca” per fermare la procedura.

Eseguita l’interrogazione sui registri di cancelleria, è mostrato a video l’elenco dei fascicoli presenti su PolisWeb che soddisfano i parametri indicati.

Figura 5 – Elenco fascicoli PolisWeb ricercati

In questa nuova schermata i fascicoli PolisWeb sono suddivisi per Ufficio Giudiziario, e riportano :

L’identificativo del fascicolo (codice del registro + numero di ruolo)

Le parti

Il giudice

Il nome del registro per esteso

Accanto a un fascicolo può essere presente l’icona : in questo caso l’applicazione segnala che quel fascicolo PolisWeb è già presente in Fascicoli e di conseguenza non può essere importato.

Individuati i fascicoli da importare nel gestionale, selezionarli cliccando sulla casella e successivamente sul bottone“Importa”. Una nuova schermata riepiloga il risultato della procedura, indicando il numero dei fascicoli importati con successo.

Figura 6 - Risultato dell'importazione

Nel caso in cui si desideri importare altri fascicoli dall’elenco precedentemente ottenuto, basterà cliccare su “Ritorna

all’elenco” e scegliere altri fascicoli; l’icona segnala le importazioni avvenute con successo.

Figura 7 - Elenco fascicoli PolisWeb

Dalla schermata dell’elenco fascicoli è possibile effettuare una “Nuova ricerca” cliccando l’apposito bottone, oppure visionare i fascicoli importati cliccando la sezione “Gestione Fascicoli”.

In questa sezione è presente l’elenco di tutti i fascicoli del gestionale, sia i fascicoli Quadra (creati cioè col gestionale di Quadra), sia quelli importati dal sistema PolisWeb.

Figura 8 - Elenco dei fascicoli presenti in Gestione Fascicoli

Questi ultimi sono segnalati dall’icona che indica che quel determinato fascicolo Quadra, essendo stato importato direttamente da PolisWeb, risulta collegato con il corrispettivo fascicolo PolisWeb. Il campo “Codice” riporta l’identificativo e le parti del fascicolo PolisWeb, la “Data apertura” coincide con la data dell’importazione; lo stato “In fase di definizione” indica un fascicolo importato di cui non si è ancora pagato il canone di primo inserimento; la “Data scadenza canone”verrà valorizzata al momento del pagamento.

Per visualizzare un fascicolo importato, basta cliccare sulla riga che lo individua: una finestra avvisa l’utente che, se si vuole operare su questo, è necessario pagare il canone annuo di primo inserimento, che verrà direttamente scalato dal proprio conto prepagato. In alternativa sarà sempre possibile aprire il fascicolo in sola lettura.

Una volta effettuato il pagamento, il nuovo fascicolo Quadra è gestibile in tutte le sue funzionalità.

Si ricorda che tutti i dati della sezione “Identificazione giudiziale fascicolo” non sono modificabili.

Come si evince dalla Figura 9, oltre alle “classiche “ schede Quadra (“Dati generali”, “Parti”, “Documenti” e, trattandosi di un fascicolo giudiziale, “PCT”) è presente un ulteriore scheda: “Fascicolo PolisWeb”.

Figura 9 – Fascicolo Quadra importato

La scheda “Fascicolo Polisweb” riporta i dati del corrispondente fascicolo PolisWeb, ripartiti nelle due sottoschede “Dati Fascicolo” e “Eventi”. La Figura 10 e la Figura 11 mostrano le due sottoschede.

Figura 10 - Sottoscheda Dati fascicolo

Nella scheda “Eventi”, a un evento inserito possono essere correlati uno o più documenti, generalmente in formato

PDF, la cui presenza è indicata dall’icona .

Figura 11 - Sottoscheda Eventi

Cliccando l’icona si apre la sottoscheda “Documenti” dalla quale, cliccando sul nome del file, sarà possibile aprire o salvare lo stesso sul disco rigido del proprio computer.

Figura 12 - Sottoscheda Documenti

La scheda “Aggiornamento fascicolo” (Figura 13) consente, cliccando il bottone “Aggiorna”, di effettuare in ogni momento la sincronizzazione con il fascicolo PolisWeb collegato. Per approfondimenti si rimanda al paragrafo Come associare un fascicolo Quadra a un fascicolo Polisweb.

Figura 13 - Sottoscheda Aggiornamento Fascicolo

I dati importati da PolisWeb

Tramite l’importazione di un fascicolo PolisWeb, sono compilati in modo automatico alcuni campi della scheda “Dati generali” del fascicolo Quadra. Questi campi sono:

Codice

Materia

Ruolo/Materia/Oggetto

Tutti i campi della sezione “Identificazione giudiziale fascicolo”

Data ultima udienza e prossima udienza, qualora disponibili su PolisWeb

Figura 14 - Fascicolo Quadra collegato al corrispettivo fascicolo Polisweb

Per quanto riguarda le parti, la loro importazione non può essere del tutto automatizzata, poiché, a oggi, i registri

ministeriali non rendono noto il codice fiscale per la parte persona fisica o giuridica.

La scheda “Parti” presenta quindi una ripartizione fra “Parti fascicolo Quadra” e “Parti del fascicolo Polisweb”

corrispondente (Figura 15).

Figura 15 - Scheda Parti

Ciccare sui singoli nominativi e indicare,selezionando la voce apposita, se si tratti di persona fisica o giuridica.

Figura 16 - Selezinoe tipologia parte

A questo punto viene aperta la scheda per l’inserimento della persona fisica o giuridica; l’utente dovrà quindi

compilarla in tutti i suoi dati obbligatori.

Figura 17 - Inserimento Persona Fisica

Una volta salvato l’inserimento, la scheda “Parti” presenterà come importati nel fascicolo Quadra i dati della parte.

Continuare per tutte le parti presenti nell’elenco “Parti fascicolo PolisWeb associato”; in quest’elenco tutte le parti

correttamente inserite nel fascicolo Quadra risulteranno in grigetto e non più importabili.

Figura 18 - Importazione parte nel fascicolo Quadra

Come associare un fascicolo Quadra a un fascicolo Polisweb Finora abbiamo esaminato il caso dell’importazione di un fascicolo PolisWeb in Fascicoli, che genera all’interno del gestionale il corrispettivo fascicolo Quadra.

Ora si esaminerà il caso in cui esista un fascicolo Quadra che ha già il suo corrispettivo fascicolo Polisweb, ma che ancora non è associato a questo.

In questo caso il fascicolo Quadra oltre alle “classiche “ schede Quadra, (“Dati generali”, “Parti”, “Documenti” e, trattandosi di un fascicolo giudiziale, “PCT”) presenta la scheda “Fascicolo PolisWeb con, al suo interno, la sottoscheda “Associazione fascicolo PolisWeb”. È grazie ad essa che si potranno associare i due fascicoli.

Figura 19 - Collegare il fascicolo Quadra al fascicolo Polisweb

Cliccando il bottone “Invia” si dà luogo all’associazione; iI risultati possibili di questa procedura sono:

Non è trovato alcun fascicolo PolisWeb corrispondente al fascicolo Quadra: ciò può accadere se uno dei dati indicati nella sezione “Identificazione giudiziale fascicolo” della scheda “Dati Generali” non è corretto;

Viene trovato un fascicolo PolisWeb

Sono trovati più fascicoli PolisWeb: ciò è particolarmente frequente nel sistema SIECIC (esecuzioni civile): in questo caso è richiesto all’utente di selezionare

Terminata l’associazione, la scheda “Fascicolo PolisWeb” presenterà le sottoschede “Dati generali”, “Eventi” e “Aggiornamento fascicolo”; tramite quest’ultima l’utente potrà sincronizzare in ogni momento il fascicolo Quadra riportando in questo i dati del fascicolo PolisWeb corrispondente.