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Mdulo 3: Planeacin del Catering
INTRODUCCION
El servicio de catering ocupa un lugar central en la organizacin de eventos, ya
que el xito del evento en gran medida depende de la creatividad y eficiencia
con que se despliegue el servicio gastronmico a lo largo de la jornada. Con eltiempo, el Catering ha pasado de ser un simple servicio de comida y bebida
para pasar a incluir otros elementos como son la decoracin, ambientacin,
contratacin de personal, e incluso animacin.
En el Mdulo 3 Planeacin del Catering estudiaremos los diferentes
aspectos a tener en cuenta en la planeacin de eventos, de acuerdo con el
tipo de servicio de catering que el cliente requiere, satisfaciendo siempre sus
expectativas en cuanto al men, servicio de bebidas, menaje, decoracin,
costo e intereses particulares.
Durante el desarrollo del mdulo encontraremos los temas explicados en forma
agradable mediante actividades interactivas, para estudiar los conceptos desde
el anlisis y la comprensin. Al finalizar cada leccin, realizaremos una
actividad de aprendizaje como preparacin para la evaluacin final.
Visitemos todos los enlaces, ellos tienen informacin importante y
complementaria para el logro de los objetivos de aprendizaje. Mantengamos a
la mano una libreta de notas para escribir las conclusiones, resumen e
inquietudes.
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Mdulo 3: Planeacin del Catering
TABLA DE CONTENIDO
1. Planeacin del Catering
1.1. Aspectos para la planeacin del evento
1.1.1. Organizacin Administrativa
1.1.2. El personal
1.1.3. El tipo de catering
1.1.4. El menaje
1.1.5. El servicio de Bebidas
1.1.5.1 Tipo de servicio de bebidas
1.1.5.2 El Vino
1.1.7. La confeccin de mens
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Mdulo 3: Planeacin del Catering
Objetivos
1. Identificar los diferentes aspectos que se deben tener en cuenta al
planear un servicio catering.
2. Identificar los diferentes tipos de servicio de catering que se ofrecen.
3. Identificar los distintos tipos de menaje que componen un servicio de
catering.
4. Identificar los componentes de un servicio de bebidas
5. Aplicar los conocimientos en la organizacin de mens.
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Planeacin del Catering
Una empresa especializada en el Servicio de Catering,
debe ser capaz de transformar un simple catering (evento) en algo especial, de
acuerdo con las expectativas de los clientes.
El evento debe reflejar la personalidad el cliente o la identidad corporativa de la
empresa. La velocidad en la respuesta, ajuste a presupuesto, presentacin de
propuestas creativas que logren que el evento se destaque por su originalidad,
que todo se desarrolle de manera impecable y que muchos das despus se
siga hablando del evento.
El Servicio de Catering debe ir ms all de ofrecer solo el servicio de comida y
bebidas, debe incluir otros elementos como son la decoracin, la ambientacin,
el menaje, la contratacin de personal e incluso la animacin.
En un servicio gastronmico el men se adapta realmente al gusto del cliente.
Cada servicio ser nuevo, distinto y sobre todo personalizado. Nos debemos
esforzar por hacer lo que el cliente dice que quiere, lo que le gustara ver y
brindar a sus invitados, y nosotros desarrollar un plan o proyecto gastronmico
a su medida.
Los detalles, las texturas, las sensaciones y por supuesto los sabores hacen decualquier evento o celebracin una experiencia nica y nueva.
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1.1. Aspectos para la planeacin del evento
1.1.1. Organizacin Administrativa
Para la realizacin perfecta de un Servicio de Catering vamos a presentar una
Organizacin Administrativa, cuyo engranaje debe montarse con el fin de que,
en su momento se pueda hacer frente a todo tipo de servicios o banquetes, de
forma que estos se lleven a cabo sin una sola falta de organizacin y hagan
que su cliente encuentre todo, segn sus deseos.
La Organizacin Administrativa de un Servicio de Catering es un sistema de
archivos e impresos, que requiere una especial atencin ya que estos facilita
el control exacto de todo cuanto deba hacerse alrededor del evento.
Reservas:Se trata de un formulario diligenciado a
lpiz, donde consta el nombre de cada evento, con
la fecha, sitio, hora, cantidad de personas, nombre y
datos del cliente. Finalizada la visita del cliente bien
haya sido personal o telefnica, tentativa o definitiva,se anotar la reserva en el libro de reservas que
tiene como objetivo tener constancia de las fechas
ocupadas. Ver poltica de reservas.
Orden de Servicio:
La organizacin de servicios confirmados deber
llevarse a cabo mnimo con dos (2) das antes de su
realizacin con el fin de coordinar con tiempo, todos
los departamentos que tengan que ver algo con el
servicio, y que queden enterados y puedan prepararcon antelacin lo que les corresponda hacer
Facturacin
Al finalizar un servicio de catering se debe de
confeccionar la factura, haciendo constar en ella el
nmero de invitados, precio por cubierto y los
conceptos extras que se hayan contratado o
producido durante el servicio. El jefe de banquetes
debe de supervisar las facturas antes depresentarlas al cliente, para ver si estn
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correctamente hechas y si han cargado todos los
conceptos contratados. El cliente debe firmar la
factura, dando su visto bueno.
Carta de Evaluacin
Al da siguiente de haber dado el servicio, el
departamento de Alimentos y Bebidas, remitir una
carta de Evaluacin de servicio al Cliente o a la
Empresa responsable del evento, en la cual
debern figurar todas las incidencias y pormenoresque pueden haber tenido durante el servicio. Es
importante conocer a travs de esta carta lo bien o
mal que haya salido el servicio; pues ello servir de
crtica constructiva, que ayudar en el futuro a
mejorar el servicio
Carta de evaluacin
Es importante conocer a travs de esta carta lo bien o mal que haya salido el
servicio; pues ello servir de crtica constructiva, que ayudar en el futuro a
mejorar el servicio
Los conceptos mnimos que deben figurar en esta carta son:
-Nombre del Cliente u Organizacin.
-Tipo de Banquete.
-Nmero de Personas, contratada real y servicio.
-Fecha de su realizacin
-Preguntarle su opinin o evaluacin de los siguientes servicios:
a. Funcionamiento de servicios tcnicos, luces, sonido, aire acondicionado.
b. Presentacin de la comida
c. Prontitud del servicio
d. Cortesa e Higiene del personal
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e. Exactitud con las horas del servicio
Poltica de Reservaciones
Regularmente las reservaciones se producen a travs de llamada telefnica o
por escrito (cartas, fax, correos) , se proceden a asentarlas en el Libro de
Reservaciones de Banquetes, bloqueando tentativamente una fecha y el saln.
Para bloquear tentativamente se requiere, que con anticipacin se haya
solicitado verbal y por escrito el 50% de anticipo del costo total solicitado. Solose entiende por confirmado cuando el cliente haya dado el anticipo requerido.
En caso de cancelacin antes de las 48 horas se retendr el 50% del anticipo,
de ah la importancia llevar un sistema de archivos, que en todo momento se
pueda localizar cualquier servicio ya realizado y los datos que se precisen de
el.
Departamentos
La comunicacin efectiva es imprescindible, las ordenes de servicios con sus
apndices y observaciones debern hacerse llegar a todos los departamentos,que tienen responsabilidades en el desarrollo del evento, y que son los que
usualmente colaboran de una forma ms directa con el departamento de
banquetes (alimentos y bebidas
Recepcin y Conserjera
Para que informe a sus empleados y se encargue de poner los
carteles o pizarra con la informacin bsica del evento indicado;
que estn pendientes a la llegada de los invitados y puedanindicarles a su entrada por la puerta principal, al lugar a donde
deben dirigirse.
Servicios Varios
Para que se encargue de la limpieza de los salones y zonas
prximas, antes y despus de cada servicio, con especial
atencin a los baos y reas comunes.
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Servicio Tcnico Departamento de Mantenimiento
Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado,
colocacin de carteles o decoraciones, tarimas, pistas de bailes,
etc.
Avisar sobre la forma de pago en que se realiza el banquete, y si
es preciso algn cajero para el mismo.
Compras
Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los
invitados que pueden asistir especialmente si son personalidades.
IMPORTANTE:
Al confeccionar la orden de servicios se tendr especial cuidado en que figuren
bien claramente todos los detalles del servicio, aadiendo los apndices
necesarios que puedan concernir a cada departamento-
Es importante tener controlados los ms mnimos detalles de un servicio, desde
el primer contacto con el cliente hasta la realizacin del mismo
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1.1.2. El Personal
La necesidad de personal de servicio varia en relacin al tipo de servicio que se
vaya a ofrecer.
El Gerente de Banquetes, deber prever, para el nmero de invitados que
concurrirn al evento, el personal que se precise para el mismo, supervisando
en principio todos los detalles que figuran en la orden de servicio o presupuesto
de banquetes.
Tipo de Comida Necesidades de personal
Para una comida tipo Buffet, se
necesita
Un Camarero por cada 25 personas.
Un Bar tender hasta 150 personas, de
ah en adelante (2)
Un Supervisor para ms de 50personas.
Para una comida Emplatada, se
necesita
Un Camarero y un ayudante por cada
25 personas
Un Bar tender hasta 150 personas, de
ah en adelante (2)
Un Supervisor por mas de 40
personas
En qu cons iste un banquete?
Un banquete se considera como una comida esplndida a la que concurren
muchas personas para celebrar algn acontecimiento especial.
Dado el gran incremento que debido a la vida moderna y el progreso que hatomado el turismo, la extensin de contactos internacionales y de mbito
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nacional, por la facilidad que representa el viajar de un lado del mundo a otro,han trado como consecuencia el poder celebrar en los Hoteles, en los centros
de convenciones un sin nmero de congresos, conferencias y reuniones de
negocios; encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.
1.1.3 El Tipo de Catering
Hoy en da los Eventos son actos muy generalizados que se producen por
diversos motivos, debido a la necesidad de contactos entre las personas.
Aunque las costumbres y los mens han sufrido una gran transformacin, su
finalidad en lneas generales, deja en segundo plano el factor comida; ya que elmotivo principal en la mayora de los casos salvo los eventos tradicionales, es
reunir a un determinado nmero de personas para un fin determinado;
encaminadas a fomentar los contactos culturales y comerciales.
Al momento de seleccionar el tipo de Servicio de Catering que se ofrecer al
cliente, recuerde que cada uno de los servicios tiene unas caractersticas que
le dan el nombre a cada servicio, dependiendo del tipo de celebracin, la hora,
el nmero y tipo de invitados.
Veamos cuales son algunos de los servicios gastronmicos mas relevantes:
Cocktail
Buffet
Banquete
Desayuno de trabajo
Brunch
Vermisagge
Vino de honor
Coffe break
Servicio infantil
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1.1.4 El Menaje
El montaje de un evento requiere suficiente tiempo, para ir ejecutando
debidamente todos los detalles que exige la planificacin que previamente
se ha convenido con el cliente.
La forma de efectuar el montaje depender de la
forma del local, dimensiones, etc., as como del
nmero de comensales a los que haya que dar
servicio y del tipo de este.
Es conveniente hacer un pequeo croquis con la
distribucin de las mesas; facilitando de esa manera
el trabajo.
Tener una lista del material (inventario), ya sea de la
casa o de alquiler, todo lo que comprende vajilla,
cristalera y cubertera, as como material para el
servicio de cocina, fuentes, salseras, cafetera,
teteras, etc.
Se debe de chequear que todo el material que se
necesite para el montaje est preparado, en
perfectas condiciones y verificar si la cantidad que
se necesita est disponible y a la mano.
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Lista del Material
Materiales
-Sillas Limpias y en buenas condiciones.
-Mesas limpias y en buenas condiciones.
-Manteles limpios, planchados y sin huecos.
-Servilletas limpias, planchadas y sin huecos.
-Cubertera Limpias y brilladas.
-Lozas limpias y brilladas que no estn rotas.
-Saleros y pimenteros limpios y llenos.
-Ceniceros limpios.
-Cristalera Limpia y brillada
-Decoracin adecuada.
-Carros transportadores de comida caliente y fra
-Jarras para servir agua
-Jarras para servir leche y caf
-Bandejas de servir comidas
-Bandejas de servir bebidas
-Cubos para enfriar vino o champagne
-Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrn, rota folio, podium,
pedestales, y micrfonos, equipos de transmisin simultanea).
-Utensilios de servir (hieleras y pinzas)
-Suministro de papelera (Servilletas, removedores, fsforos
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1.1.4.1. Clase de Mobiliario
La clase de mobiliario que se utiliza en estos servicios tienen unas dimensiones
mayores que las normales con patas plegables o de roscas.
Dependiendo del carcter de la manifestacin y de la disposicin prevista por el
organizador, las alternativas que se pueden utilizar son:
Tableros de 1.80 m por 90cm o bien mesa redondas de 1.20 1.40 m de
di metro.
Mesas entre dos, tres y medio o cuatro metros de largo y 0.80 metros de ancho(para comer)
Tableros con los cantos ovalados para mesas imperiales o de gran prestigio.
Mesas entre dos, tres y medio o cuatro metros de largo y 0.40 metros de ancho
como apoyo de material.
Recuerda que:
Todo este mobiliario debe estar almacenado, si no se dispone de suficientes se
pueden alquilar. En el medio existen empresas especializadas en el alquiler de
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1.1.5. El Servicio de Bebidas
Las bebidas resultan en los servicios gastronmicos un motivo
imprescindible y en aquellas pasadas en bandejas se debe ampliar su
variedad y calidad.
En los " servicios gastronmicos " , la bebida se puede servir desde lo ms
sencillo y conocido hasta lo ms complejo, extico y extrao.
Reglas de un Barman
1. Deber presentarse aseado, peinado y uniformado.
2. El barman es responsable de la barra y contra barra con el stock
adecuado para mantener la demanda del servicio.
3. El barman es responsable del ayudante, indicar las cantidades que
deber sacar del almacn as como la preparacin previa degarnituras.
4. Se deber tener cuidado en la forma de tomar los vasos y utensilios,
nicamente de la base para evitar manchas o huellas.
5. Se debe prestar atencin en la cantidad de los ingredientes
especialmente cuando se preparan bebidas de perfume fuerte, gotas
de ms alteraran la bebida.
6. Antes de iniciar la preparacin de un coctel en el vaso mezclador, es
necesario enfriarlo con cubos de hielo que se movern en sentidorotatorio por espacio de unos segundos.
7. La coctelera y el mezclador no debern llenarse ms de de su
capacidad, entre hielo e ingredientes. El hielo tendr que utilizarse
siempre en trozos o en cubos, nunca triturado en la coctelera porque
aguara la bebida.
8. La coctelera de dos contenedores, llamada Boston, se utilizar para
preparar cocteles de capacidad superior a una dosis.
9. La coctelera se agita enrgicamente y slo por espacio de 6 a 8
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segundos.
10. En ningn caso introducir en el vaso mezclador los siguientes
productos: jugos de fruta, tomate, consom, nata lquida, huevos,
especies. Estos productos se preparan en la coctelera o
directamente
11. La copa de coctel o cualquier recipiente donde la bebida vaya sin
hielo, deber colocarse con anterioridad en el refrigerador o
congelador, o enfriarse por medio de cubos de hielo triturados.
12. Algunos licores blancos que deben mantenerse en refrigeracin son:
vodka, campari, kirsch, tequila, etc.
13. La fruta, los ctricos, y la verdura deben lavarse y secarse
perfectamente. Cuando van adornados con una flor, se envuelve el
tallo con papel aluminio
14. Todos los espumosos: agua con gas, agua tnica, Giner ale, coca
cola, refrescos, etc. no debern agitarse y se aaden al final.
15. Todas las bebidas tienen que prepararse sobre la barra, nunca se
vierten las bebidas con el vaso en la mano.
16. Para preparar bebidas iguales debern de alinearse los vasos hasta
que se toquen los bordes, se llenan los vasos a la mitad, repitiendo la
operacin igualando el contenido de cada una.
17. Los jugos se exprimirn cuando se prepara el coctel con exprimidor
manual y pasarlo por un colador. Para obtener jugos de frutas que no
se pueden exprimir, se emplea la licuadora.
18. Slo se utilizarn vasos y copas perfectamente limpios y sin olor.
Nunca se debe lavar un vaso mezclador que ha contenido hielo, con
agua caliente, ya que se rompera.
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1.1.5.1 Tipo de Servicio de Bebidas
Al igual que en la entrega del servicio de alimentos, la
entrega de las bebidas se debe coordinar con el cliente,
pues de acuerdo al evento que se vaya a realizar se
deben de seguir ciertos parmetros para la entrega de
las bebidas.
Situados en mesa:
Comenzar con ccteles de aperitivo, jerez, vermouth y
otras bebidas aperitivas; continuar con vino tinto y
blanco (en algunos casos, cervezas y sangras) y
terminar con ccteles y bebidas digestivas.
Servidos en platos:
Jaiboles, daiquir, cervezas, y sangra.
Pasados En Fuentes:
Cocteleria en general, jaiboles, vino blanco y en ocasiones vino tinto
Empacado en cajitas:
Cervezas, maltas, refrescos embotellados, jugos enlatados, leche en
envases parafinados
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Pasadas En Bandejas:
Se emplean bandejas medianas a las cuales se les cubre el fondo con un
pao o servilleta de papel que absorba los lquidos que se derraman. En
cada bandeja se pueden situar varios tipos de bebidas.
En bares:
Se montan la cantidad de bares que se estimen necesarios, donde una
parte o la totalidad de los usuarios se acercan a hacer sus pedidos.
Mesa Rodante
Se Brinda el servicio sobre una mesa de servicio o mesa con ruedas,
cubiertas con un mantel sencillo, se sitan las botellas de bebidas,
refrescos, agua, vasos, bolos de hielo, pinzas, servilletas de papel y
mezcladores, se le asigna un rea a la que pueda acercarse rodando para
ofrecerles las bebidas a los distintos grupos
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1.1.5.2 Eleccin del vino
Para El catering de bebidas es uno de los pilares sobre los cuales se apoya el
xito de cualquier evento. Al momento de escoger un vino, se debe tener en
cuenta varios factores, cmo el plato que acompaa, la poca del ao y el tipo
de evento, entre otros.
Analicemos algunas recomendaciones a tener en cuenta en el momento de
elegir el vino que ha de acompaar nuestra comida. Para esto haz clic en cadabotella de vino:
Alimentos con altos niveles de yodo y que son consumidos con limn
como mariscos crudos, cebiche, entre otros, requieren ser acompaados con
un vino ctrico como el Sauvignon Blanc, caracterizado por su aroma frutal y
una acidez que le otorga frescura.
Para acompaar aquellos mariscos ms finos, se recomienda el
Chardonnay, ste es un vino ms elegante y fino.
Los pescados y los mariscos suaves o cocidos que no necesitan limn,
pueden ser acompaados con un PinotNoir, un vino suave y frutoso, bajo en
taninos.
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Pescados grasos como el salmn pueden ser acompaados por un Merlot,
vino de taninos suaves que le dan una textura aterciopelada y un delicado
dulzor, tambin es ideal para acompaar carnes blancas pastas con salsas
suaves.
En la medida que los alimentos son ms condimentados se debe
aumentar el nivel de taninos de los vinos; as pasamos por el Malbec y el Syrah
hasta llegar al Cabernet Sauvignon, la ms clsica e importante de las cepas,
caracterizada por su alto nivel de taninos y por su potencia aromtica y
gustativa.
Para los aperitivos o entrantes, debes elegir vinos rosados o vinos tintos
como el Jerez, la Manzanilla, el Ros.
Importante
Es muy importante que exista una armona entre el vino y la comida
seleccionada para el evento.
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Cmo servir el vino?
Servir el vino a la temperatura adecuada te permitir
desplegar todo su encanto. Bsicamente es
conveniente saber que el vino blanco necesita estar lo
suficientemente fro como para que resulte refrescante
y el tinto debe servirse a una temperatura ligeramente
ms alta.
Coloque la botella sobre una mesa y retire el extremo
superior de la cpsula que recubre el corcho. Esta
operacin puede hacerse con un cortacpsulas,
aunque la manera correcta de hacerlo es con la
cuchilla que viene incorporada dentro de los
sacacorchos llamados de camarero, que permiten
hacer el corte por debajo del segundo gollete.
Limpiar el gollete antes y despus del descorche.
Introduce la punta del tirabuzn en el centro del corcho
y comienza a girar el sacacorchos. Es el sacacorchos
el que debe girar y no la botella.
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Comienza a retirar lentamente el corcho y cuando a
ste le falte muy poco para salir, haz unos movimientos
circulares, para permitir la entrada de aire y que el
corcho salga haciendo el menor ruido posible.
Cmo seleccionar la copa?
El vino que elegiste puedes servirlo en una copa que
resalte sus virtudes. Lo ms importante es elegir una
copa que sea estrecha en la parte superior, para que el
vino pueda desplegar sus aromas.
Para apreciar el color, elige una copa de cristal lo ms
fino posible, liso y transparente cuyo pie sea losuficientemente largo como para que se la pueda
sostener sin tocar el cliz.
En la actualidad, existe un tipo de copa para cada estilo
de vino y la razn de esto, es que dirige el flujo de
lquido a una determinada parte de la lengua para
exaltar sus cualidades. Lo recomendable es disponer de
dos o tres copas: una para espumantes, otra para vinos
tintos y otra para vinos blancos.
Las copas para vinos tintos y vinos blancos, pueden
reemplazarse por una copa de degustacin, cuya forma
y medidas son aptas para degustar cualquier estilo de
vino.
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Al momento de servir el vino, si ste es tinto, debes de
tener en cuenta que la copa slo se llena dos tercios de
su capacidad y si es blanco, un poco menos, para que
no aumente la temperatura del vino en la copa.
1.1.6. La Confeccin del Men
El Gerente de Banquetes pre-selecciona los mens que se ofrecen a los
clientes, en sus diferentes renglones, de otra forma, el cliente selecciona y
disea conjuntamente con el encargado de Banquete el men que desea. Los
mens seleccionados, se envan al jefe de cocina para que este proceda a
elaborar las Recetas Standar de los platos que componen los mens elegidos y
luego se calculan sus costos unitarios.
Receta Standar
Una receta estndar es una formula escrita para producir un plato o artculoalimenticio de una calidad especifica y cantidad deseada. La receta estndar
muestra la cantidad exacta de cada ingrediente usado en la preparacin del
plato o artculo y la secuencia del paso a seguir en su preparacin.
Se debe tener un gran cuidado al utilizar los ingredientes precisos en los
procedimientos de cocinar de modo que el standard producir el producto
deseado.
La receta standard ayuda a obtener el valor preciso de los platos o de los
artculos alimenticios, controla el costo unitario de los alimentos y aseguraconsistencia en la calidad y en la preparacin de los alimentos
Precios del servicio:
Del precio del banquete depende gran parte del xito de la contratacin y venta
de los servicios de Banquetes, para ello es muy importante tener precios de
ventas, que se ajusten a la necesidad del cliente.
Prevaleciendo el criterio de tener buena calidad y precios altos, en lugar de
precios bajos y poca calidad
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1.1.6.1. Definicin costo del Men
Los costos de banquetes usualmente se representan en porcentajes, los cuales
se obtienen dividiendo los costos unitarios de los componentes del men entre
el precio de venta al Cliente.
Aspectos para definir el costo
Para sacar el precio unitario de un men debes de tener en cuenta el precio de
la materia prima, tambin los costos fijos y variables como:
Transporte .
Gasto en servicios pblicos
Arriendos
Costos de mano de obra
Gastos extras compras de ltimo momento.
Materia Prima e insumos necesarios.
Ejemplo:
Men para 10 unidades de un churrasco de 200 gr. acompaado de papa
cocida, ensalada verde, arepa y salsa chimichurri. La bebida ser una cerveza
200 gr. X 10 = 2000 gr. = $ 44.000 / 10 = $4.400
3 kl. De papa = $5.000 / 10 = $500
Ingredientes ensalada $12.000 / 10 = $1.200
Salsas $6.000 / 10 = $ 600
Bebidas $15.000 / 10 = $1.500
Transporte= $ 30.000 / 10 = $3.000
Mano de obra $ 100.000/ 10 = $10.000
Extras $ 20.000 / 10 = 2.000
Total: $23.200 precio unitario.