inbound ing ing

1 Process Improvement Forum SPL&Technology | 8 September 2014

SPL&Technology – Process Improvement Forum 2014

Project : Inbound Productivity Improvement

Site : SPL-NCR

OPERATIONS EXCELLENCE

ORGANIZER

Nilobol W. (Director)

Kanittha K. (Sr. Contract Mgr)

Somporn A. (Operations Mgr)

• Wassawan J. (Sr. Warehouse Supervisor)• Siriwan M. (Program Coordinator Executive)• Somdej S. (Team Leader Operation)• Kowit C, Akekaluk P,Wilaiporn S, Seksun W (Warehouse coordinator)• Atsama T.(Logistic coorperation)


CONTENTS

Process Background

Business Case / Problem Statement

Process and Data analysis

Solution / Action

Result and Summary


PROCESS BACKGROUND

Business Case

Regarding to NCR's goods receiving is so though complication that consumes much time over standard given which effect to the work operation cost and performance . So would like to launch the Productivity Improvement activity to solve that matter under the efficiency set at 15% up as target by the condition of one hour per person.

Objectives

The project objective is to improve Inbound productivity from baseline of November 2013-February 2014. Improvement target 15% by applying DMAIC process improvement methodology

TIMELINE

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Plan

Actual

Due Date

Define and contain the

problem

Measure the Problem

Analyze the data and

determine the root cause

Improve performance

Control and Standardize

Example

DMAIC Phase March April May June July

Week-Month-2014

Update new process in Sop /WI

Verify Action plan

Gate Review w ith Director

PI Workshop 30-Apr

Performance/Action tracking 31-Jul

Verify Data Analysis Meeting 21-Mar

Data Collection 28-Mar

Leading&Lagging indicator

Tangible /Intangible benefit

Baseline and Target 22-Mar

Sw im Lane/Process Flow 28-Mar

Kick-off Meeting PI Advisor 21-Mar

Charter/VOC/SIPOC/ Problem definition tree

28-Mar

Activity 1 K.Owner

Activity Responsibility

Plan Actual

On going

Complete

Plan

Delay

BUSINESS CASE & PROBLEM STATEMENT

Customer Involvement or Critical to Business (Cost Saving)


Process in inbound.

Receiving New buy

Rework Process(External & Internal)

Receiving Return parts

7

PROCESS AND DATA ANALYSIS


Process Map : Receiving New buy

8

New Buy Process

Ope

ratio

nLo

gisti

c Co

ordi

nato

r

NCR

Re

plen

ishm

ent

Team

Phase

S,M,L InvoiceInvoice , Invoice

Sticker Receive

Report

Sticker Label

Receive ReportWMET

GR Form

Location Record WMET

Repack Sticker Put Away

Put Away

GR Form

Goods Receive Form

Invoice

START

END

Receive Report WMET

ES

GR Form

Yes

No

Invoice

NCR PO

PO

9


Tool used for process analysis are Time Observation sheet and value analysis

Receiving New buy

Portion of Value Analysis

Value Analysis

•2 Value-added activities•3 Non value-added activities

•8 Value-enabling activities

Total 13 Steps ( about 1.76 Hours)

Item Steps Value Analysis

Avg

1นำ��รถเข็�นำ / พ�เลท ลงล ฟท� เพ��อไ ปร�บสิ นำค้��ท�� ชั้� �นำ 1 บร เวณล�นำโ หลดสิ นำค้�� 220.2000 VE

2ตรวจสิอบสิภ�พสิ นำค้��และจ��นำวนำกล(องสิ นำค้��ก�บ Sticker Air way bill บนำกล(องหร�อ เอกสิ�รนำ��สิ(งสิ นำค้�� 408.4000 VE

3นำ��รถเข็�นำ / พ�เลท ข็)�นำล ฟท� ม�ท�� ชั้� �นำ 2 และนำ��สิ นำค้��ว�งไ ว�ท�� Goods Receive area 392.5000 VE

4ตรวจสิอบจ��นำวนำข็องสิ นำค้��จร งก�บ Commercial Invoice พร�อมระบ+ข็นำ�ดสิ นำค้��เป,นำ L,M and S บนำเอกสิ�ร Invoice 578.0000 VE

5 เข็�ยนำ Goods receive Form แนำบไ ว�ก�บ Commercial invoice 167.5000 VE

6ห�โ ลเค้ชั้��นำว�งสิ นำค้��จ�ก Record ใ นำระบบ Wmet เข็�ยนำลงบนำเอกสิ�ร Invoice 307.1000 NVA

7 ร�บพ�ร�ท ใ นำระบบ ES จดเวล�ท�� ท�� ร�บเสิร�จลงใ นำ Goods Receive Form 205.2000 VA

8 ร�บพ�ร�ท ใ นำระบบ Wmet จดเวล�ท�� ท�� ร�บเสิร�จลงใ นำ Goods Receive Form 293.8000 NVA

9 พ มพ� Sticker Receipt label ออกม�โ ดยอ��งอ งจ�ก Receive report 541.7000 VE

10ตรวจสิอบ Sticker Receipt label ก�บ Receive report พร�อมลงชั้��อใ นำ Receive Report 254.7000 NVA

11 ลงชั้��อบนำ Sticker Receipt Label และนำ��ไ ปต ดบนำกล(องสิ นำค้�� 627.5000 VE

12 นำ��สิ นำค้��ไ ป Put away ข็)�นำ Location 2335.5000 VA

13 จดเวล�ท�� Put away สิ นำค้��เสิร�จลงใ นำ Goods Receive Form 22.0000 VE

Summarization

10


Process Map : Rework Process(External)

11



Rework Process(External)


Value Analysis

•4 Value-added activities•1 Non value-added activities•18 Value-enabling activities

Total 23 Steps ( about 34

Hours)

Item Steps Value Analysis

Avg

1 นำ��พ�เลท ลงล ฟท� เพ��อไ ปร�บสิ นำค้��ท�� ชั้� �นำ 1 บร เวณล�นำโ หลดสิ นำค้�� 194.0000 VE

2

ตรวจสิอบจ��นำวนำกล(องสิ นำค้��, Part no.และ Serial no.ก�บเอกสิ�รนำ��สิ(งสิ นำค้��ข็อง Repair Vendor โ ดยละ เอ�ยด 536.9000 VE

3

นำ��สิ นำค้��เร�ยงใ สิ(พ�เลทข็)�นำล ฟท� ม�ชั้��นำ 2 ย�ง NCR operation โ ดยว�งใ นำบร เวณ Goods Receive area 435.6000 VE

4 เข็�ยนำ Goods receive Form แนำบไ ว�ก�บเอกสิ�รนำ��สิ(งสิ นำค้��ข็อง Repair Vendor 60.2000 VA

5

ห�โ ลเค้ชั้��นำว�งสิ นำค้��จ�ก Record ใ นำระบบ wmet เข็�ยนำลงบนำเอกสิ�รนำ��สิ(งสิ นำค้��ข็อง Repair Vendor 307.5000 NVA

6 ร�บพ�ร�ท ใ นำระบบ ES จดเวล�ท�� ท�� ร�บเสิร�จลงใ นำ Goods Receive Form 507.5000 VA

7 ร�บพ�ร�ท ใ นำระบบ Wmet จดเวล�ท�� ท�� ร�บเสิร�จลงใ นำ Goods Receive Form 585.6000 VE

8

พ มพ� Receive Report จ�ก Wmet ออกม� 1 ชั้+ด ตรวจสิอบก�บเอกสิ�รนำ��สิ(งสิ นำค้��ข็อง Repair Vendor 180.6000 VE

9 พ มพ� Sticker Receipt label ออกม�โ ดยอ��งอ งจ�ก Receive report 208.1000 VE

10

ตรวจสิอบ Sticker Receipt label ก�บ Receive report พร�อมลงชั้��อใ นำ Receive Report 200.5000 VE

11 ลงชั้��อบนำ Sticker Receipt label และนำ��ไ ปต ดบนำกล(องสิ นำค้�� 248.5000 VE


13 จดเวล�ท�� Put away สิ นำค้��เสิร�จลงใ นำ Goods Receive Form 64.2000 VE

กรณ�ร�บเข็��ระบบล/กค้��ไ ม(ไ ด� 0.0000

1 140.0000 VE

260.0000 VE

3100.0000 VE

4

224.0000 VE

5 สิ(งอ�เมลล�แจ�งล/กค้�� ICS Team และรอล/กค้��ตอบกล�บ 117040.0000 VE

6 Release Inventory Hold ใ นำ Wmet 262.0000 VE

7 เข็�ยนำ Transfer Form และท�� ก�ร Transfer Location ใ นำ Wmet 143.0000 VE

8 พ มพ� Sticker Receipt label โ ดยอ��งอ งจ�ก Transfer Form 175.0000 VE

9 ลงชั้��อบนำ Sticker Receipt label และนำ��ไ ปต ดบนำกล(องสิ นำค้�� 162.3333 VE


Summarization Data

12



Rework Process(Internal)


Value Analysis



Total 24 Steps ( about

1.8 Hours)

VE, 67%

NVA, 23%

VA, 10%

Process Map :Receiving Return parts

13


14



Receiving Return parts


Value Analysis



Total 43 Steps ( about

29 Hours)


15


VE, 75.18

%

VA, 14.50%NVA, 10.58%

Portion of average Value Analysis all of Inbound process.

The inbound time from VE part mostly (75.18%). However, NVA is 10.58% and VA is 14.50% which can eliminate and improve process.

Value Analysis

•14 Value-added activities•26 Non value-added activities•59 Value-enabling activities

Total 103 Steps ( about 66.56 Hours)


FISH BONE DIAGRAM

16

MAN MACHINE

METHODS MATERIAL ENVIRONMENT

Why each day we can not

receiving goods 24.6 unit per

man per hour?

Double system (ES&WMET)

Too slow network

Complicate system

ES system error

WMET system disable edit

Operator absence from work

Workers are without expertise

Technicians don't return goods into system

Technicians don't stick in order

Complicatereceiving process

More receiving steps

Documents more than are necessary

Waste time in packing process

Customer return wrong goods

Return goods is not identical in system

Part code on goods

Old packing box

Receiving table is not suitable

Insufficient lay area

17

Responsibility Due Date: Completion Date:Percent

Complete:Comments:

1.1 K.Kanittha 30 May'14 31/May/2014 100%1.21.31.41.5

2.1 Wasawan 9 June'14 09/Jun/2014 100%

2.2 Somporn 9 June'14 09/Jun/2014 100%2.3 Wasawan2.42.5

3.1 Seksan,Wilaiporn,Kowit

28/Jul/2014

3.2 Wasawan 31/Jul/2014

3.33.43.5

4.1 Somdej 12/Jun/2014

4.2 Kowin

4.34.44.5

5.1 Somporn Wasawan

21/Jul/2014 21/May/2014 100%

5.2

5.3

5.45.5

Apply Incentive

Action Step:

TITLE พนั�กงานัขาดงานั บร ษั� ทประก�ศแจ�งก�รจ(�ยเบ��ยข็ย�นำ Incentive Level 1 ม�ผลบ�งค้�บใ ชั้�เร �ม 1 ม ย 2557

TITLE ช่ างไ ม่ทำ�า คื�นัในัระบบจ�ด Ranking จ�ดท��กร�ฟล��ด�บค้ว�มผ ดพล�ดข็องชั้(�งใ นำก�รค้�นำสิ นำค้��ประ เภท Return

จ�ดประชั้+มและแจ�งใ ห�ล/กค้��ทร�บท+กเด�อนำ เพ��อห�แนำวท�งปร�บปร+งใ ห�ป3ญห�นำ��ลดลง

TITLE ระบบ ES Error

เก�บ Record ป5ญห�ท��พบ ชั้(วงเวล�ท��พบว(� ES ผ ดปกต เชั้(นำระบบชั้��ผ ดปกต นำ��ร�ยละ เอ�ยดป5ญห�ข็องระบบต�มท�� Record แจ�ง IT ES และ IT DHL

TITLE การนั�บและแพ�คืสิ�นัคื�าช่�� นัเล�กเพ��อทำ�า ร�บเข�าระบบใช่� เวลาม่าก

Group พ�ร�ทชั้ �นำเล�กสิ��หร�บเตร�ยมจ�ดสิ(งใ ห� Internal repair

เปล��ยนำว ธี�ก�รแพ�ค้สิ นำค้��ชั้ �นำเล�ก แพ�ค้ท��ละ 1 ชั้ �นำ เปล��ยนำเป,นำ แพ�ค้ละ 10 ชั้ �นำ จ�ดสิ(งใ ห� Internal repair

TITLE ข��นัตอนัการทำ�า ร�บสิ�นัคื�าซ้ำ��า ซ้ำ� อนัเนั��องจากม่# 2 ระบบ IT ท�� ระบบ support NCR ม�ทดแทนำระบบ Wmet ไ ม(ต�อง control inventory 1. สิ�ม�รถบ�นำท)กก�รร�บสิ นำค้��ใ นำระบบ2. พ มพ� Stick Label Bar code ม�ต ดท��สิ นำค้��3. ระบ+บ Location สิถ�นำท��นำ��ไ ปเก�บ4. ลดข็��นำตอนำก�รค้�ย�ร �บเข็��ระบบ Wmet5. ลดก�รท�� Transfer Location and Adjust stock ใ นำระบบ Wmet

ต�ดระบบ Wmet เพ��อ Control Inventory ระบบล/กค้��เพ�ยงระบบเด�ยว

ข็อใ ห�ท�ง IT ชั้(วยท�� โ ปรแกรมใ นำก�รบ�นำท�กก�รร�บสิ นำค้�� (Inbound) และสิ�ม�รถพ มพ� Stick Lable Bar code เพ��อนำ��ม�ต ดท��สิ นำค้�� แทนำระบบ Wmet

Implement ระบบใ หม(แทนำ Wmet เพ��อลดข็��นำตอนำก�รค้�ย�ร �บท��ซ้ำ�� ซ้ำ�อนำก�บระบบล/กค้��

SOLUTION / ACTION PLAN ใชั้� File update ท��สิ(งไปให�เม��อว�นำ

18

Responsibility Due Date: Completion Date:Percent

Complete:Comments:

6.1 จ�ดประชั้+มก�บล/กค้��เพ��อแจ�งป5ญห�ก�รร�บสิ นำค้��จ�ก Interanl repair K.Somporn 09/May/2014

6.2

6.36.46.5

7.1 Nattapol 30/Jul/2014 14/Jul/2014 100%

7.2 02/Jul/20147.37.47.5

8.1 Atsama 02/May/2014 02/May/2014 100%

8.2 Wilaiporn,Kowit 02/Jun/2014 02/Jun/2014 100%8.3 Name8.4 Name8.5 Name

8.1 Somporn Nantaporn

01/Jul/2014 14/Jul/2014 100%

8.2

8.38.5

9.1 Wasawan 31/Jul/2014 14/Jul/2014 100%9.29.39.49.59.6

Action Step:

แจ�งล/กค้��เร��องพ��นำท��จ�ดว�งสิ นำค้��ท��แนำ(นำจนำเก นำไ ป ไ ม(เพ�ยงพอสิ��หร�บก�รเข็��ไ ปร�บสิ นำค้��ค้�นำ

ก�รค้�นำสิ นำค้�� Rework โ ดยข็อใ ห�ล/กค้��จ�ดโ ซ้ำนำนำ �ง Area ท��ห�อง Internal repair

TITLE ใช่� เวลาในัการรอร�บสิ�นัคื�าจาก Internal repair

TITLE Re lay out and Re location 1.เปล��ยนำเค้ร��อง ค้อมพ วเตอร� จ�ก Desktop ม�เป,นำ laptop 2. ว�งLaptop บนำรถเข็�นำ เพ��อไ ปscan สิ นำค้��ท��ว�งบนำพ�เลท สิะดวกใ นำก�รเค้ล�� อนำไ หว

ท�มจะท�� ก�รว เค้ร�ะห�เพ��อว�งโ ต8ะ ร�บสิ นำค้��ร�เท ร�นำใ ห�สิะดวกใ นำก�รเค้ล�� อนำไ หวใ นำก�รท�� ง�นำ

ท�� ก�ร Relocation สิ นำค้�� Fast moving และ Slow moving

TITLE ม่#การถ่ายเอกสิารหลายช่' ด Re lay out and Re location 1.อ�สิม� ลดก�รถ(�ยสิ�� เนำ�เอกสิ�ร New buy โ ดยก�รใ ชั้�ว ธี� Scan เอกสิ�รเหล(�นำ��นำเก�บไ ว�ใ นำระบบ2.โ กว ท /ว ไ ลพร ไ ม(ต�องถ(�ยสิ�� เนำ� Good Receipt Form ม�ปะหนำ�� เอกสิ�รก�รร�บสิ นำค้�� ใ ชั้�ตร�งย�งสิแต�มป9 ใ นำก�รบ�นำท�กเวล�ก�รร�บสิ นำค้��

ลดก�รถ(�ยสิ�� เนำ� เอกสิ�ร Invoice (New Buy) โ ดยก�รใ ชั้� Scan เอกสิ�รนำ��นำ Save เข็�� File

ลดก�รใ ชั้� Good Receipt Form (New Buy, Receipt rework)

TITLE Sticker Lable Barcode ม่#ขนัาดใหญ่ม่าก 1. ป5จจ+บ�นำ Sticker lable ร�ค้�ดวงละ 0.50 บ�ท size 4 x 7 นำ �ว2. ลดข็นำ�ดลงใ ชั้� size 4 x 2 นำ �ว ร�ค้�ดวงละ 0.17 บ�ท3, สิ�ม�รถลดร�ค้� sticker lable ไ ด� ดวงละ 0.33 ป:ละ 173976 x0.33 =57,412.08 บ�ท3. สิ�ม�รถลด Ribbol ค้ว�มย�ว 5 นำ �ว(12.5 cm) ร�ค้�เมตรละ = 0.82 บ�ท (365B/450M) Ribbol saving cost (12.5x0.82/100) =0.1025 บ�ทต(อ ดวง

ลดข็นำด sticker lable ใ ห�เหม�ะสิมและต ดไ ด�ก�บสิ นำค้��ท+กข็นำ�ด

ปร)กษั� IT แก�ไ ข็ใ นำก�รพ มพ� Barcode ลงบนำ sticker lable ท�� เล�กลงข็นำ�ดท��ต�องก�รลดลง จ�กเด ม 4x7 นำ �ว ลดลง เป,นำ 4x2 นำ �ว (ลดลง 2/3 สิ(วนำ)ลดต�นำท+นำ Stick lable (P/L cost saving)

THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_001_R1_Goods Receiving(New Buy)THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_002_R1_Goods Receiving(New Buy) in systemTHA_BKK_SPL_NCR_QSOP_003_R1_Goods Receiving(Rework Repair)THA_BKK_SPL_NCR_QSOP_004_R1_Goods Receiving(Rework Repair) in systemTHA_BKK_SPL_NCR_QSOP_005_R1_Receiving Part Return From CETHA_BKK_SPL_NCR_QSOP_006_R1_Receiving Part Return From CE in system

TITLE ทำ�า การ Updateข��นัตอนัตาง ขๆองเอกสิารปฏิ�บ�ต�งานั Review site Manual and all QSOP send to QA on 14 Jul 2014

SOLUTION / ACTION PLAN



Before After Problem : Counting and packing products spend more time when put a wayRoot cause : Customer request to individual pack

Counting and packing small part

Action : Discuss with customer how to pack small part Customer accept to pack 10-50 pcs per pack for shipment to Internal Repair .

Benefit : Reduce time for counting and packing small part


Before After

SOLUTION / ACTION PLANReceiving return part

Problem : Sticker Label is too large (size 4x7 inch)Root cause : Not suitable for small box. Cost @ 0.50 Baht

Action : Decrease size of sticker label to 4x2 inch Cost @ 0.17 Baht

Benefit : 1. Cost saving @ 0.33 x 173,976 pcs/year 57,412.08 Baht per year 2. Ribbon Cost saving @ 0.12025 x 173,976 pcs/year. 20,920.61 Baht per year


Before After


Problem : Desk for receiving return part inconvenienceRoot cause : Staff loose time for moving to computer desk to entry the system

Receiving return part

Action : Setting Laptop on Trolley for scanning barcode

Benefit : Efficiency receiving increase



Before After Problem : The returned doesn’t match with Physical order Part code unidentified with the Global Return tag No Global Return Tag attached. Different type with Physical order. Customer Engineer incorrect debrief return part in

system Root cause : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Receiving part from Customer Engineer

Action : To discussed with customer every month To escalate the problem to top management To inform NCR IT system to review To report ICS for swap part taking action

Benefit : Reduce volume problem return

Part returned can not receive in systemFeb'14 Mar Apr15% 9% 20%

Feb'14 Mar Apr0%

5%

10%

15%

20%

25%

15%

9%

20%

Part return

Result : Part returned can not receive in systemFeb'14 Mar Apr Jun Jul15% 9% 20% 19% 19%

DECREASE



Before After Problem :

Employee absence

Action : Announced pay Incentive Attendance effective on 1st Jun 2014

Benefit :

NCR : Summary employee LATE / VOCATION / BUSINESS /SICK (DAY)

Categories/ Month Jan Feb Mar Apr May

Late 50 24 34 30 34

Annual Leave 14.5 24 32 21 31

Business 8 6 3.5 0 5

Sick 15.5 12.5 10.5 7.5 6

Total days 88 66.5 80 58.5 76

NCR : Summary employee LATE / VOCATION / BUSINESS /SICK (DAY)

Categories/ Month Jan Feb Mar Apr May Jun Jul

Late 50 24 34 30 34 39 20

Annual Leave 14.5 24 32 21 31 11.5 14

Business 8 6 3.5 0 5 1.5 0

Sick 15.5 12.5 10.5 7.5 6 11.5 10

Total days 88 66.5 80 58.5 76 63.5 44

Description Jun Jul

Empolyee get Incentive Attendance (Persons) 9 10

Ratio 41% 45%

DECREASE


Before: After:


NCR Tool


Before: After:



Before After


Problem : Lose time on Photo copiers Invoice Root cause : Customer request dispatch Original Invoice return to customer. Copies Invoice before send Original Invoice to customer for reference

Loose time on Photo copiers

Problem : Lose time on copiers Good Receipt Form Root cause : When goods arrive warehouse, we must make note “Good Receipt Form” for record time, receiving date and receiver sign

Action : Change from Photo copy to Scan Invoice and save in Share Drive

Action : Mare rubber stamp for record time receiving date and

receiver sign


Before After


Benefit : Reduce distance and time for picking and put away No Part No. From Location Distance (M) Time Used (Sec) New Location New Distanc(M) Time Used (Sec) Diff (Meter) Time diff (Sec) Avg. ORD/M Reduce Distance (M) Reduce Time Used (Sec)

1 4450664130 C03B 41.54 12.712 4450628834 C06B 41.54 12.713 4450738284 E04B 40.43 17.914 0090028271 F01B 40.43 24.715 4450728233 E05B 40.43 17.916 4450742032 F02B 40.40 24.71 691.88

2257.2

1520.22

184.15

978.88

1351

833.56

Conclusion per month

762.6

495.69

89.55

790.72

626.85

6039

3528

37.62

38.98

36.83

30.59

38.60

29.7763.62

A01BA01BA02BA02BA02BA03B

51.6251.6256.8263.6256.82

3,457.29 7,125.01 38.91

79.1680.5277.2671.0279.0370.17

38.91

38.91

38.91

38.91

38.91

532

Relocation Fast moving

Problem : Loose time for walking to pick up fast movingRoot cause : Loose time for walking to pick up fast moving

Action : Relocation Fast moving 6 items


RESULT & SUMMARY

Guide Line

Show your performance before & after

Show your cost saving calculation (Efficiency , customer or P&L ?)


THANKS YOU

inbound ing ing

Business

process analysis

data analysis process

data analysis tool

data analysis meeting

update new process

hours ve

form invoice

wmet goods