IncaMail

Date: 15.06.2015Autres informations: www.sw isssalary.ch

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IncaMail

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SwissSalaryhttp://swisssalary.chinfo@swisssalary.chhttps://www.facebook.com/swisssalary.ch

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1 SwissSalary

1.1 Paramètres uniques

Dans la version 'Classic Client' sous 'Paramètres' -> 'Paramètres' -> Paramètres E-Mail' dans RTC sous'Administration SwissSalary -> E-Mail' vous trouverez comment procéder à la configuration de base pourenvoyer les décomptes salaire par e-mail. Votre administrateur système vous fournira les informations relativesà votre serveur SMTP.

Description des champs suivants:

Code Code unique composé de 10 caractères pour configurer l’adresse e-mail. Plusieursconfigurations e-mail peuvent être enregistrées.

Commentaire Description relative au code

Sujet Cet sujet apparaît dans la rubrique sujet de l’e-mail.

Bloc de texte Contenu textuel de l’e-mail Les traductions peuvent être directement créées dans le sous-tableau 'Ligne de texteadditionnelle'.Pour personnaliser le contenu du texte, vous pouvez sélectionner l’un des espacesréservés suivants:%1 Total des salaires AVS par an

%2 Part du 13ème salaire sur le décompte mensuel%3 Titre%4 Civilité%5 Prénom%6 Nom

SMTP-Serveur Adresse du serveur SMTP (serveur de messagerie sortante)

ID de l'utilisateur Adresse e-mail, connexion pour l’authentification au serveur SMTP

Mot de passe Mot de passe pour l’authentification au serveur SMTP

Nom del'expéditeur

Apparaît chez le destinataire de l’e-mail comme nom d’expéditeur

Adresse del'expéditeur

Apparaît chez le destinataire l’e-mail comme adresse d’expéditeur

Authentification Par défaut = entrée de l’ID utilisateur + mot de passeAnonyme = sans authentificationNTLM = processus d’authentification pour les réseaux informatiques, à travers lavérification de la connexion utilisateur Windows par ex.

au format HTML coché = e-mail formaté en HTML non coché = texte brut

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Les décomptes salaire peuvent maintenant être envoyés via e-mail sans être chiffrés. Pour envoyer lesdocuments de manière cryptée, nous vous recommandons d’utiliser IncaMail. Sélectionnez 'IncaMail', puis letype d’envoi 'Crypté' et/ou 'Recommandé'.

1.2 Attribution dans la fiche employé

Saisissez l’adresse e-mail privée/de l’entreprise du collaborateur dans la fiche employé. L’employé décide àquelle adresse e-mail il souhaite recevoir le décompte salaire. Dans le champ 'Envoi électronique', choisissez:

- {blanc/vide} = aucune attribution; le collaborateur continuera à recevoir son décompte salaire sous formepapier- adresse e-mail privée = le collaborateur recevra son décompte salaire via e-mail à son adresse courrielpersonnelle- adresse e-mail de l’entreprise = le collaborateur recevra son décompte salaire via e-mail à son adressecourriel professionnelle

1.3 Envoi du décompte salaire

Le décompte salaire est d’abord créé par collaborateur en format PDF pour que vous puissiez ensuitel’envoyer par e-mail. Veuillez installer le logiciel gratuit 'PDFCreator' sur votre système. Vous pouvez letélécharger sous le lien suivant. Une fois que la dernière version de PDFCreator est correctement installée,veuillez ouvrir le 'Journal de traitement de salaire' dans Classic Client, puis cliquer sur le lien 'Document PDF 'via 'Traitement de salaire ouvert/non comptabilisé/comptabilisé' dans RTC.

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Répertoire Répertoire servant à stocker les décomptes salaire en PDF

Nom de fichier Le nom du fichier est composé du N° de traitement de salaire et du N° employé

E-Mail Attribution de la configuration e-mail

Joindre un document Un second document peut être envoyé en pièce jointe avec le traitement desalaire, comme une invitation à un événement d’entreprise (PDF) par ex.

imprrimer seulement desdécomptes de salairemodifiés

Avec cette fonction, lorsque vous imprimez les décomptes salaire, seul lesdécomptes indiquant un changement par rapport au mois précédent serontenvoyés

oN de traitement de salaire Affiche le traitement de salaire sélectionné

NOTE:En imprimant les décomptes salaire sur papier, les décomptes salaire déjà envoyés électroniquement peuventêtre filtrés. Placez le filtre sur 'blanc' (RTC) entouré de 2 apostrophes (Classic Client) dans le filtre 'Envoiélectronique'.

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2 IncaMail

2.1 Informations générales

Avec IncaMail de la poste suisse, vous pouvez transmettre votre décompte salaire de manière cryptée etdémontrable. IncaMail est facile à utiliser, sûr et permet d’économiser du temps et de l’argent. Grâce àl’intégration par défaut d’IncaMail dans SwissSalary, seule une configuration unique dans SwissSalary et surIncaMail est requise. Avant d’installer IncaMail, nous vous recommandons d’en informer les employés et dementionner l’inscription unique à IncaMail (nous avons préparé un modèle pour vos collaborateurs dans lazone clients/partenaires).

2.2 Conditions requises pour IncaMail

Les conditions suivantes doivent être remplies pour bénéficier d’IncaMail:

Vous requérez la version SwissSalaryPlus (et ses nombreuses fonctions supplémentaires)Contrat avec IncaMail et enregistrement unique de l’adresse de livraisonConfiguration dans SwissSalaryInscription unique du collaborateur sur IncaMail

Vous trouverez des informations complémentaires contrat inclus concernant IncaMail sous le lien suivant:www.post.ch/Incamail

2.3 Les possibilités d'IncaMail et les prix

Source: IncaMail-Flyer de www.post.ch/Incamail

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2.4 Inscription

Après que le 'Contrat logiciel intégré' ait été mutuellement signé par vous et IncaMail, vous recevrez lesdonnées d’accès requises pour IncaMail. Veuillez informer vos employés de la nouvelle possibilité de recevoirun décompte salaire via courrier électronique. Nous vous avons préparé un modèle type dans la zone clients/partenaires d’accès restreint. Le collaborateur doit se connecter à IncaMail une seule fois avec son adresse e-mail et son mot de passe.

Source: www.post.ch/Incamail

1. Ouvrir la pageOuvrez une fenêtre du navigateur et

sélectionnez la page www.post.ch/

incamail. Cliquez à droite sur «Login

& S’inscrire».

2.

S’inscrire maintenantCliquez sur «S’inscrire maintenant».Pour changer de langue, cliquez en

haut à droite sur la langue désirée.

3. Remplir les champsRemplissez intégralement leschamps et lisez attentivement lestextes explicatifs. Confirmez lesCGA et cliquez par la suite sur«Suivant».Les utilisateurs d’une SuisseID

peuvent s’inscrire avec celle-ci à

l’aide d’un clic sur «S’inscrire à

SuisseID».

4. Contrôle des indicationsContrôlez vos indications et cliquez

sur «Suivant». Si les indications

devaient ne pas correspondre,

revenez en arrière et corrigez-les.

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5.

Code d’activation du courrierélectroniqueVous recevrez ensuite un code

d’activation à l’adresse de courrier

électronique enregistrée. Saisissez

celui-ci dans le champ

correspondant et votre inscription

sera terminée.

En option: vérifier mon adresseSi vous inscrivez en plus votre

adresse de domicile, vous pourrez

également recevoir des

recommandés Swiss Post. Vous

trouverez le lien vers l’inscription de

l’adresse et des informations

complémentaires après le Login.

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2.5 Réception d'e-mail sécurisés

Source: Réception de courriers électronique sécurisés www.post.ch/Incamail

Les courriers électroniques sécurisés arrivent chez vous de la manière suivante. Vous trouverez sous www.incamail.ch/fr/secure-email un mode d’emploi détaillé sur la manière d’ouvrir les IncaMails.

2.6 Intégration directe pour les entreprises

Source: Introduction d'e-mails plus sécurisés de www.post.ch/Incamail

En tant qu’entreprise, vous avez la possibilité d’intégrer simplement IncaMail dans votre infrastructure afin derecevoir et d’expédier des courriers électroniques directement dans votre Mail Client (Outlook, Lotus Notes,etc.). Dans ce cas, l’inscription des Accounts individuels n’est plus nécessaire.

Envoyer Recevoir

Vous trouverez plus d’informations et la possibilité de commander sous: www.incamail.ch/fr/service