GERENCIAMENTO DE

AQUISIÇÕES EM

PROJETOS

RECIFE – GP 12

Manguebit é uma Organização não governamental

sem fins lucrativos (ONG) que atua na região

metropolitana de Recife e se propõe a dar cursos de

capacitação em informática às comunidades que vivem

da coleta do caranguejo nos mangues da cidade . Tem

sua origem na amizade de 4 amigos apreciadores desta

iguaria, preocupados com o futuro das comunidades

carentes.

EQUIPE MANGUEBIT: • Diego Armando Aguilar Cañas

• Carlos Eduardo Queiroz Santa Cruz

• Cesar Ricardo Santos da Cunha

• Jimmy Cury de Lacerda

OBJETIVO

O Projeto de Inclusão Digital dos

Catadores de Caranguejo visa preparar e

integrar os indivíduos de comunidades

carentes da região metropolitana de

Recife a uma nova realidade da sociedade,

na qual a influência da vida digital está

presente no dia-a-dia. Com este objetivo,

a MangueBit procurou adotar as melhores

práticas do Gerenciamento das Aquisições

deste Projeto.

WBS

Critérios MAKE OR BUY Ref. WBS Item a ser Contratado Critério Justificativa

2.1 Locação do Espaço Restrição de Custo Necessidade de baixa manutenção

2.2 Adequação Necessidade de Fornecimento Especializado Necessidades técnicas específicas

3.1 Seleção de Voluntário Capacidade da Equipe

3.2 Material Didático Existência de Fornecedores Confiáveis Serviços prestados anteriormente com eficácia

3.3 Ementa Core Business da Empresa

3.4 Consultores Necessidade de Fornecimento Especializado

Assessoria técnica e jurídica

4.1 Software Necessidade de Absorção da Tecnologia

Necessidades técnicas específicas

4.2 Hardware Necessidade de Absorção da Tecnologia

Necessidades técnicas específicas

4.3 Mobiliário Necessidade de Fornecimento Especializado

Necessidade de otimização de espaço

5.1 Doações Restrições de Custo

5.2 Vendas Restrições de Custo

6.1 Licenças Problemas Legais

6.2 Registros Problemas Legais

MAPA DE AQUISIÇÕES Nº Item a ser

Contratado

Ref.

WBS

Vendor List Orçamento Prazo Critério

1 Locação do Espaço 2.1 Imobiliária Chão e Teto

Ancora Imobiliária

R$ 1.200,00 6 meses Restrição de Custo

2 Adequação 2.2 Construtora Carneiro

Carrilho Empreendimentos

Exército do Brasil

R$ 20.000,00 6 meses Necessidade de Fornecimento

Especializado

3 Material Didático 3.2 Gráfica Recife

Grafisoft

Elementar Gráfica

R$ 5.000,00 7 meses Existência de Fornecedores

Confiáveis

4 Consultores 3.4 WS Consultoria

B&F Consultores Associados

Gratuito 6 meses Necessidade de Fornecimento

Especializado

5 Software 4.1 Microlins

Microsoft

Ubuntu

R$ 10.000,00 6 meses Necessidade de Absorção da

Tecnologia

6 Hardware 4.2 Bios Informática

Nagem

InfoBox

R$ 15.000,00 6 meses Necessidade de Absorção da

Tecnologia

7 Mobiliário 4.3 Marcenaria Alvorada

Dellano

Collares Mobilia Escritórios

R$ 10.000,00 6 meses Necessidade de Fornecimento

Especializado

WBS REVISADA

REGISTRO DE RISCOS

Evento de Risco Resposta ao Risco Momento da Resposta

Captação de recurso financeiro insuficiente Buscar diversificar parcerias e convênios PLAN, ADM

Dificuldade na captação de recurso humano Criar ferramentas de divulgação. PLAN

Atraso na Locação do Espaço Contatar imobiliárias regularizadas junto ao CRECI-PE

que atendam ao perfil do objeto a ser contratado

PLAN, PQ, SEL, CONT

Legalização: Atraso na Obtenção da Licença de

Operação

Buscar consultores com referência e experiência junto

aos órgãos regulamentadores

PLAN, ADM

DECLARAÇÃO DE TRABALHO

Item 2.1 Locação do Espaço

Especificação Funcional Espaço para alocação para 02 salas de aula p/ 10 alunos, 02 WCs e administração

Qualidade Tomadas estabilizadas, proximidade à comunidade, iluminação e ventilação naturais

Prazos 6 meses para fechamento do contrato, período de contrato de até 5 anos

Suporte Imobiliária e escritório de arquitetura

Treinamentos não se aplica

Manutenção Renovação automática de contrato ao fim do período, reajuste anual segundo índice

IGPM-FGV

Garantia Previsão de multa para quebra de contrato

Local de Entrega não se aplica

Peso das Entregas 40%

Quantidade 01

Critério de Medição 0% / 100%

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO ELIMINATÓRIOS

Registro no CRECI PE

Habilitação jurídica

Portfólio de imóveis com no mínimo 5 opções

Documentação dos imóveis completa: habite-se, Alvará de funcionamento, Bombeiros

Teto de valor do contrato previamente estabelecido

CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO CLASSIFICATÓRIOS

Melhor preço

Melhor localização

Oferta acima dos requisitos

Menor índice de reajuste

Menor prazo contratual

Menor valor de multa rescisória

CRITÉRIOS DE

AVALIAÇÃO DOS

FORNECEDORES

Os critérios de avaliação dos convidados

fornecedores serão divulgados na Declaração

de Trabalho. A divulgação dará mais agilidade e

transparência no processo de seleção e

contratação, além de um ganho de qualidade

nas propostas apresentadas.

SISTEMA DE PONTUAÇÃO

CRITÉRIO DE CLASSIFICAÇÃO PESO FORNECEDOR A FORNECEDOR B FORNECEDOR C

NOTA MÉDIA

PONDERADA

NOTA MÉDIA

PONDERADA

NOTA MÉDIA

PONDERADA

MELHOR PREÇO

20% 7,0 1,4 8,0 1,6 9,0 1,8

MELHOR LOCALIZAÇÃO

10% 8,0 0,8 7,5 0,8 8,5 0,9

OFERTA ACIMA DOS REQUISITOS

30% 6,5 2,0 6,0 1,8 9,5 2,9

MENOR ÍNDICE DE REAJUSTE

10% 8,5 0,9 9,0 0,9 7,5 0,8

MENOR PRAZO CONTRATUAL

15% 9,0 1,4 8,5 1,3 8,5 1,3

MENOR VALOR DE MULTA RESCISÓRIA

15% 7,5 1,1 8,5 1,3 8,0 1,2

TOTAL 100% 7,5 7,6 8,7

DOCUMENTOS DE

AQUISIÇÃO

RFP – Request For Proposal

O documento escolhido é o RFP – Request for

Proposal - devido a necessidade de fornecimento

de informação às imobiliárias das necessidades

do espaço e suas características mínimas para

atender a necessidade do projeto.

MEIO ADOTADO

PARA ENVIO DO

CONVITE

Carta convite por meio de meio eletrônico, e-mail

para as imobiliárias, contendo os documentos

necessários da RFP.

O meio eletrônico foi escolhido devido a sua

velocidade, facilidade nas comunicações e

respostas.

CONTRATO

FORMA - O contrato será FORMAL, por se tratar de

um contrato de locação, onde deve estar previsto

as cláusulas inerentes a este instrumento, como:

valor do contrato, taxas extras, reajustes, tempo de

contrato, responsabilidades do locador e do

locatário, entre outros.

ESPÉCIE - O contrato será de LOCAÇÃO, em função

do pacote em questão se tratar do aluguel de um

imóvel para implantação do projeto de inclusão

digital.

TIPO – Será PREÇO GLOBAL, por ter suas cláusulas

e condições bem definidas, como preço, prazo de

vigência e multas pelo descumprimento do mesmo.

FLUXO DE CONCORRÊNCIA PRIVADA

IMOBILIÁRIAS

SELECIONADAS

BANCO DE DADOS

ANÁLISE DAS

PROPOSTAS

AVALIAÇÃO DOS

CRITÉRIOS

ELIMINATÓRIOS

PROPOSTAS

APROVADAS?

REG. INTERNO

DA EMPRESA

PROPOSTA

DESCARTADA

RFP

NÃO

SIM

NÃO

SIM

ENVIO DA RFP POR

EMAIL

RECEBER

PROPOSTAS

CONTRATO

ASSINADO

ASSINAR CONTRATO

ESCOLHA DA

PROPOSTA

AVALIAÇÃO DOS

CRITÉRIOS

CLASSIFICATÓRIOS

REVISÃO DAS

PROPOSTAS

ATITUDES E FISCALIZAÇÃO

Respeito ao contrato pela locatária

Cobrança de respeito ao contrato pelo locador

Vistorias periódicas no imóvel por parte do locador

Registro e controle de mudanças de instalações no imóvel

Controle dos pagamentos de aluguel, taxas de consumo e impostos

ADMINISTRAÇÃO DA AQUISIÇÃO

ADMINISTRAÇÃO DA AQUISIÇÃO

FLUXOGRAMA PARA ADMINISTRAR O CONTRATO

TERMOS E

INSTALAÇÕES

APROVADOS?

CONTRATO

ASSINADO

NÃO SIM

RESPEITAR TERMOS

E CONDIÇÕES DO

CONTRATO

VISTORIA NO IMÓVEL

COMUNICAÇÃO AOS

STAKEHOLDERS

DEFINIR AÇÕES DE

MUDANÇAS

REGISTRO DE

MUDANÇAS

ENCERRAR

CONTRATO

DEFINIÇÃO DO

GESTOR DO

CONTRATO

REALIZAR REUNIÃO

DE KICK OFF

FLUXOGRAMA PARA ENCERRAR O CONTRATO

CONTRATO

CONCLUÍDO?

ENCERRAR

CONTRATO

NÃO

TERMO DE ENTREGA

OBRIGAÇÕES

LEGAIS

CONCLUÍDAS?

RESILIÇÃO

CONTRATUAL?

PENDÊNCIAS

CONCLUÍDAS? ARQUIVAMENTO

REGISTRAR E

CONCLUIR

PENDÊNCIAS

NÃO

NÃO

SIM

SIM SIM

NÃO

REGISTRAR E

CONCLUIR

OBRIGAÇÕES LEGAIS

RESCISÃO

CONTRATUAL

PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

1. PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES

1.1. Classificação dos Pacotes BUY

1.2. Definição dos critérios eliminatórios e classificatórios

1.3. Aplicação dos critérios

1.4. Elaboração do Mapa de Aquisições

1.5. Registro de Riscos

2. CONDUÇÃO DAS AQUISIÇÕES

2.1. Elaboração da RFP – REQUEST FOR PROPOSAL

2.2. Elaboração dos critérios de avaliação

2.3. Seleção dos fornecedores

2.4. Envio da RFP para os fornecedores

2.5. Coleta das propostas

2.6. Avaliação das propostas

2.7. Seleção e notificação das propostas vencedoras e eliminadas

2.8. Assinatura dos contratos Continua na página seguinte...

PLANO DE GERENCIAMENTO DE AQUISIÇÕES

3. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS

3.1. Definição do gestor dos contratos

3.2. Reuniões de KICK-OFF

3.3 Aplicação dos relatórios de avanço das atividades e serviços contratados

3.4. Fiscalizações e Vistorias

3.5. Registro de mudanças e ações corretivas

3.6. Registro de lições aprendidas

3.7. Comunicação aos STAKEHOLDERS

4. ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS

4.1. Registro de conclusão de pendências e obrigações legais

4.2. Validação dos termos de entrega

4.3. Arquivamento