Índice de contenido - … · para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él...

Tema 5. Manejo de Básico de Access

Índice de contenido1.- Introducción.....................................................22.- Creación de una Base de Datos ACCESS . 23.- Los menús de Access ..................................... 44.- Tablas................................................................ 55. Los Campos....................................................... 9

Nombre del campo ............................................ 9Tipo de datos .................................................... 10

6.-. Propiedades Extras de los campos.......... 11Título .................................................................. 15Valor predeterminado ................................... 15Regla de validación ........................................ 15

Requerido ...................................................... 16Permitir longitud cero ................................ 17Indexado ........................................................ 17

7.- Importación/Exportacion.......................... 178. Introducción a los formularios.. ............... 21

Formulario con subformulario ..................339. ORDENAR, BUSCAR, REEMPLAZAR Y FILTRAR ........................................................... 3810.- CONSULTAS A LA BASE DE DATOS ................................................................................ 47Crear una consulta sin asistentes .................50Crear consultas con asistentes ...................... 5511. Relacionar Tablas........................................ 6112.- Vinculación de Tablas............................... 6313.- Permisos y usuarios.................................. 7514. LAS MACROS................................................................................ 76

Operaciones con macros..................................... 8115.- Manejo de Menús....................................... 8416.- Formularios Tabla-Dinámica................ 92

17.- Formularios Gráficos................................. 9918.- Introducción a Crystal Report............. 100

18.2 Informe con Agrupaciones.............. 109 18.3 Campos Calculados y de Resumen.. 11518.4. Gráficos en Crystal Report.............. 12118.5.- Sub-Informes...................................... 12718.6.- Manejo de Parámetros..................... 13318.7.- Manejo de tablas Cruzadas.............. 136

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1.- Introducción.Como ejemplo podemos usar la base de datos para un Obra donde almacenamos

información referida a una base de datos que almacena información sobre una obra:

2.- Creación de una Base de Datos ACCESS Al iniciar el programa se presentará la siguiente ventana: Se selecciona Crear un

archivo nuevo y se hace doble clic. Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se podrá elegir entre crear una Base de datos en blanco, una página de acceso a datos en blanco, abrir un archivo ya existente…

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Para crear un archivo nuevo pulsaremos sobre Base de datos en blanco… Aparecerá otro cuadro de diálogo en el que se dará nombre a la base de datos que se va a crear. Se de utilizar un nombre apropiado y relacionado con el contenido de la base de datos, para poder recuperarla con facilidad posteriormente.

Se escribe el nombre en Nombre de archivo y se pulsa el botón Crear. Aparecerá la ventana de Access.

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Desde esta ventana se trabajan las bases de datos de Access. Seleccionando las pestañas se accede a los distintos elementos que componen una base de datos; tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.

En el apartado de cada elemento de la base de datos se explicará como crearlo desde la ventana de cada uno. Pero desde la ventana de base de datos hay dos formas de crear cualquier elemento sin necesidad de seleccionar la pestaña: Tabla, Consulta....

Este botón cambia dependiendo del último objeto creado. Al pulsarlo se creará otro objeto similar al último creado. Si se quiere elegir otro objeto sólo hay que hacer clic sobre la flecha de la derecha. Se desplegará el menú de todos los elementos de Access:

En este menú se encuentran todos los elementos que componen Access. Para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él y hacer clic.

Otra forma de crear un elemento de Access sin seleccionar la pestaña es a través del menú Insertar.

3.- Los menús de Access En la ventana de Access, como en todos los programas de Microsoft, hay un Menú y

una Barra de herramientas. La diferencia de Access es que tiene 22 barras de

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herramientas distintas. Las barras de herramientas y el menú varían según el elemento que esté seleccionado: tablas, consultas, formularios, informes...

Nada más crear una base de datos, no todos los botones están activos. Irán variando según se vayan añadiendo elementos a la base de datos y según lo que se seleccione; tabla, consulta, formulario, informe, macros, módulos…

La barra de herramientas tiene los botones agrupados por la función que realizan, muchos de estos grupos se repiten en las diferentes barras.

En nuestro caso vamos a construir la base de datos de ejemplo obra según el diseño que hemos presentado en la Introducción.

4.- Tablas.Para empezar a trabajar con una base de datos primero es necesario crear las

tablas. Dentro de cada una hay que definir los campos que contendrán la información.

Para crear una tabla se selecciona la pestaña aparecerá la siguiente ventana:

Estas son las diferentes opciones que presenta Access para crear una tabla:

• Vista Hoja de datos: crea una nueva tabla con formato de tabla. En la primera fila de la tabla aparecen los campos: Campo 1, Campo 2… sobre los cuales se escriben los nombres de los campos.

• Vista Diseño: permite crear los campos manualmente y configurar el diseño de la

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tabla.

• Asistente para tablas: el asistente pide las características de los campos y de la tabla y la genera automáticamente.

• Importar tabla: esta opción permite importar datos de otra base de datos, que no necesariamente tiene que estar creada por Access.

• Vincular tabla: crea vínculos entre las tablas importadas y las originales, las modificaciones que se efectúen en los datos se transmiten a aquéllas.

Normalmente crearemos nuestras tablas desde la opción Vista Diseño. En vista Diseño se permite modificar y consultar la estructura de una tabla y nos permite insertar y modificar las distintas propiedades de los campos que componen dicha tabla.

Cuando trabajamos con una tabla creada podemos ver los siguientes menús:

Vamos a crear la tabla “Fase y obra” utilizando la Vista diseño hasta llegar al siguiente diseño:

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En la primera columna se ven los nombres de los campos, y en la segunda columna el tipo de datos que ha elegido automáticamente Access con los datos introducidos. Como se ve en cada columna se introducen diferentes características del campo:

• Nombre del campo: los nombres de los campos.

• Tipo de datos: texto, numérico, fecha/hora, contador, Si/No, memo, moneda, objeto OLE.

• Descripción: en esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad.

• Propiedades de los campos: estableciendo las propiedades de los campos se controla la apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

Por ahora tenemos que crear además la tabla Obra con la siguiente estructura:

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La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal. Para crear la clave principal marcamos el campo, pulsamos el botón derecho del ratón y pulsamos la opción: “Clave Principal”.

Para la tabla Obra se tiene que pensar que campo no se repite, que en este caso es el cObrCdg. Para la tabla fase la clave esta compuesta de dos campos, al poderse repetir las fases dentro de una obra. Quedando como clave los campos cObrCdg y cFasCdg.

Para establecer este campo como clave principal se hace clic sobre él y en la barra de herramientas se pulsa el botón Establecer Clave Principal. También se puede realizar esta operación desde el Menú Edición | Clave Principal o pulsando con el botón derecho sobre el campo que queremos que sea la clave y aparecerá un menú despegable y seleccionamos clave principal.

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Al establecer un campo como clave principal aparecerá una llave a la izquierda del campo, tal y como muestra la imagen:

No se tiene que definir obligatoriamente una clave principal, pero normalmente es conveniente hacerlo. Si no se establece la clave principal, al cerrar la tabla aparece un cuadro de diálogo pidiendo que se establezca:

Si se elige la opción Si, Access creará automáticamente un campo Autonumérico que será la clave principal.

5. Los Campos.Para crear los campos de una manera más completa es necesario profundizar en

cada una de las características de un campo.

Nombre del campo En esta columna se introduce el nombre de los campos. La columna tiene un

máximo de 64 caracteres. Se pueden utilizar espacios, pero no se puede empezar con un espacio. No se pueden utilizar: los puntos, los signos de admiración, los acentos graves ni los corchetes.

Dentro de una misma tabla no puede haber dos campos con el mismo nombre.

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El nombre del campo debe ser descriptivo de la información que el campo va a contener para no crear confusión a la hora de trabajar con los datos.

Tipo de datos • Texto: almacena cadenas de caracteres, ya sean números (con los que no

se vaya a realizar operaciones), letras o cualquier símbolo.

• Numérico: Almacena números destinados a realizar operaciones. Hay cinco tamaños: Byte: para almacenar el rango de 0 a 255 Entero: para el rango entre -32768 y 32767 Entero Largo: para el rango entre-2.147.483.648 y 2.147.483.647 Simple: para números decimales entre el -3,4x 1038 y el 3,4x 1038 con 7 decimales Doble: Doble para números entre el -1,797x 1038 con 15 lugares decimales.

• Fecha/hora: fecha y hora general, fecha y hora larga, fecha y hora corta.

• Autonumérico: Es un valor numérico que Access incrementa de modo automático cada vez que se añade un registro. No se puede modificar manualmente.

• Si/No: Para almacenar datos que sólo tengan dos posibilidades: si-no, 0-1, verdadero-falso, blanco-negro...

• Memo: Para almacenar texto largo, hasta de 64000 bytes.

• Moneda: Para almacenar valores de moneda.

• Objeto OLE: Son objetos tales como gráficos, texto, imágenes, creados en otras aplicaciones, que se han incrustado o vinculado.

Descripción.

En esta columna se introduce la descripción del contenido del campo o su finalidad. El texto que se introduzca aparecerá en la barra de estado cuando se seleccione el campo en un formulario, de este modo se facilita el introducir el contenido adecuado en cada campo.

En la tabla Fase, que se ha creado en el apartado anterior, la descripción podría ser la siguiente: Las propiedades de los campos ayudan a detallar el tipo de dato que va a contener un campo, y por lo tanto la utilidad del mismo dentro de la base de datos. Las propiedades se explican en el capítulo Propiedades de los campos.

A continuación se crean las siguientes tablas para poder continuar con el ejemplo de la base de datos de un obra:

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Las claves principales y tamaños de los campos se adjunta en código SQL y se definen según el diseño que se aporta en la Introducción.

6.-. Propiedades Extras de los campos.Estableciendo las propiedades de los campos en Vista Diseño se controla la

apariencia de los datos, y se puede evitar que se introduzcan de modo incorrecto.

Tamaño del campo: Esta propiedad la pueden tener tanto los campos de tipo numérico como los de texto.

En los campos de texto el tamaño del campo indica el número de caracteres que puede contener. El valor máximo es de 255 caracteres y por defecto Access aplica 50. Se puede introducir un tamaño inferior, pero si ya se han introducido datos hay que tener mucho cuidado, ya que si se da un tamaño inferior al de algún campo los caracteres restantes se perderán.

En los de tipo numérico limita el rango de valores permitido y si el campo puede contener valores fraccionarios. El campo numérico puede tener estos tamaños: Byte, Entero, Entero Largo, Simple y Doble.

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El Byte es el que menos tamaño tiene y por tanto el que menos ocupa. El Doble es el que más ocupa. No conviene que el tamaño sea mayor de lo necesario, ya que cuanto más ocupe un campo más lento se procesaran los datos cuando se esté trabajando.

Formato

Esta propiedad la pueden tener todos los campos menos los Objetos OLE.

El formato sólo afecta a la presentación de los datos, nunca al valor almacenado de una tabla. Los números y las fechas se pueden presentar con diferentes formatos.

Los números pueden aparecer con separador de miles, con un símbolo de moneda o con un determinado número de decimales.

Si no se determina nada en esta propiedad Access utiliza el formato General y los datos aparecen tal y como se hayan introducido.

El formato que se especifique para un campo de una tabla será el que Access utilice para los formularios e informes basados en dicha tabla. Si se realiza un cambio de formato después de haber creado un formulario o un informe, este formato nuevo no le afectará.

Para garantizar la coherencia entre las distintas aplicaciones, Access utiliza los valores establecidos para los formatos de número y de fecha/hora en la sección internacional del Panel de Control de Windows.

Formatos personalizados de campos numéricos

Códigos de formato para campos de cualquier tipo

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Formatos de campos de tipo Texto y Memo

Formatos de campos de tipo Fecha/Hora

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Formato de campos tipo Si/No

Si no se ha seleccionado un formato para este campo, Access mostrará un -1 para Sí y un 0 para No. En este tipo de campos hay formatos predefinidos y también se pueden crear formatos personalizados.

Máscara de entrada

Esta propiedad la tienen los campos de texto, numérico, fecha/hora y de moneda. Obliga a que los datos introducidos en un campo se ajusten a una plantilla determinada.

Para crear una máscara hay un esquema de 3 partes separadas por ";":

• Mascara: es la máscara de entrada que se aplica

• Almacén: Indica si los caracteres literales empleados en la máscara se almacenan o no en el campo junto con los datos. Se escribe 0 para que se guarden y 1 para

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que no se guarden

• Blancos: Especifica el carácter que debe aparecer en los espacios en blanco de la máscara. Access por defecto utiliza el subrayado.

Los códigos son los siguientes:

Título Esta propiedad la tienen todos los tipos de campos. Especifica la etiqueta que se

utilizará en la presentación del campo cuando se crean tablas, formularios e informes.

Valor predeterminado Esta propiedad la tienen todos los campos menos los de tipo contador y Objeto

OLE. Introduce un valor por defecto en todos los campos. Este valor lo introduce el usuario cuando un campo va tener casi siempre el mismo valor. Cuando este valor varíe se puede modificar.

Regla de validación Esta propiedad se puede establecer en todos los campos menos en los de tipo

Contador y Objeto OLE.

Se especifican las condiciones que deben cumplir los datos que se introduzcan, si los datos no cumplen las condiciones Access no admitirá ese dato.

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Para introducir las condiciones que debe cumplir un campo se selecciona Regla de validación en las propiedades del campo. A la derecha del espacio en blanco hay unos puntos suspensivos. Se hace clic sobre ellos. Aparecerá una ventana para generar expresiones, en esta ventana habrá que especificar esas condiciones.

Por ejemplo, modificamos el campo dGstPrsFch para que sea menor o igual que la fecha del sistema. Desde vista diseño y accediendo al ayudante de Regla de validación como podemos observar en la siguiente figura:

Texto de validación

Cuando Access no admite un dato porque no cumple la regla de validación no aparece ningún mensaje que explique por qué no admite el dato a no ser que se utilice el texto de validación. En esta propiedad se debe introducir cuál es la condición que debe cumplir el dato para que el usuario lo sepa.

Requerido Se aplica a todos los campos menos a los de tipo Contador.

Si se encuentra activado Si no dejará que el usuario abandone un registro sin

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haberlo rellenado.

Permitir longitud cero Se aplica a los campos de tipo texto y memo.

Esta propiedad es útil para las consultas y expresiones, ya que los valores nulos se comportan de distinta forma.

Para introducir una cadena de longitud cero se teclea dos comillas dobles sin espacio entre ellas ("").

Indexado Se puede aplicar a todos los tipos de campo menos a Memo, Si/No, y Objeto OLE.

Esta propiedad crea un índice de ese campo. De modo que acelera las búsquedas de un registro por el contenido de ese campo. No conviene aplicarlo mas que al campo por el que se vayan a realizar las búsquedas porque si no la actualización de los datos será muy lenta.

Sin duplicados: es una de las opciones de esta propiedad y significa que no puede haber dos campos con la misma clave. Con duplicados, hace que Access cree un índice normal con cada uno de los registros.

7.- Importación/Exportacion.Es posible exportar la base de datos desde otros entornos como el siguiente

ejemplo donde se exporta una base de datos desde SQL Server a Access. Partimos de una base de datos Access recién creada y en blanco. Por lo que tenemos que borrar los objetos creados anteriormente.

Partimos desde la siguiente Ventana correspondiente al “Administrador Corporativo” de SQL-Server:

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Llegando al siguiente punto:

Pulsamos el botón “Siguiente” y rellenamos la ventana hasta obtener el siguiente diseño:

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Hemos fijado el Destino a Microsoft Access y hemos buscado la base de datos que teníamos a blanco. Pulsamos el botón siguiente llegando a la siguiente ventana:

Volvemos a pulsar el botón siguiente:

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Seleccionamos todas las tablas y con el botón siguiente llegamos a la ventana donde damos la orden para el traspaso de los datos:

Por último, finalizamos la operación en la siguiente ventana:

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8. Introducción a los formularios.. La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda.

No sólo no se pueden ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no correspondan a ese registro.

Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia. En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de los formularios.

Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada, en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato totalmente personalizado.

En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.

Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las tablas se actualizan.

El objeto formularioEl formulario en sí es un objeto que posee propiedades como si fuera un control.

Antes de comenzar a añadir controles a un formulario deberían establecerse las propiedades del propio formulario, ya que permitirá que Access nos facilite luego la labor

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de añadir controles.Antes de comenzar a estudiar las propiedades de un formulario, hay que distinguir

dos tipos fundamentales de formularios y señalar que el formulario en sí está dividido en varias partes.

Existen dos tipos de formularios:• Continuos: cada registro ocupa una línea, como en una tabla; debajo de cada

registro hay otro registro.• Simples: cada registro de presenta en una página completa. Debajo del registro

no hay otro registro. La organización de las tuplas se asemeja a un libro de fichas: una página por registro.

Un tercer tipo, Hoja de datos, permite utilizar el formulario como si se tratara de una tabla.

Tanto los formularios simples como los continuos están divididos en varias partes. Estas partes pueden o no estar presentes en un formulario, y funcionan como objetos (controles) en el sentido de que tienen sus propias propiedades. Los controles del formularios pueden estar situados indistintamente en cada una de estas partes, dependiendo de la funcionalidad que se quiera dar al control. Estas partes son:

• Encabezado del formulario. Aparece siempre en la parte superior del formulario.

• Encabezado de página. Aparece siempre en la parte superior del formulario, entre el Encabezado del formulario y el Detalle.

• Detalle. Contiene los registros. Si el formulario es de tipo continuo, aparecen múltiples líneas, una con cada registro de la tabla subyacente. Si es de tipo simple, sólo aparece un registro, que va cambiando al avanzar y retroceder entre las páginas (registros). Si es demasiado grande para el tamaño de la ventana, o hay más registros de los que caben (en modo continuo), el Detalle se desplazará para visualizar las partes que no quepan, mientras que el resto de las partes del formulario no sufrirán cambios.

• Pie de página. Aparece siempre en la parte inferior del formulario, entre el Detalle y el Pie del formulario.

• Pie del formulario. Aparece siempre en la parte inferior del formulario.Las principales propiedades de un formulario son las siguientes:• Título: texto que aparece en la parte superior de la ventana.• Vista predeterminada: formulario simple, continuo o tabla.• Vistas permitidas: ¿se puede entre simple/continuo y tabla durante la

ejecución?• Barras de desplazamiento: qué barras de desplazamiento se mostrarán, en

caso de que sea necesario.• Eventos: Un evento es una acción determinada que se produce en o con un

objeto particular. Access puede responder a una variedad de eventos: clics del ratón, cambios en los datos, formularios que se abren o se cierran, y muchos otros. Los eventos son normalmente el resultado de una acción del usuario.

• Controles: Son los distintos objetos que se pueden introducir en un formulario. Por ejemplo, un cuadro de texto o un botón.

• Subformularios: Algunas veces resulta interesante anidar formularios, por ejemplo en la mostrar una obra con todas las fases que tiene. O una fase con los

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obreros que han trabajado en ella. El nivel de complejidad en los formularios es bastante alto.

Crear formularios Para crear un nuevo formulario se selecciona el icono

de la barra de herramientas asociado a la ventana de formularios de la ventana de la base de datos. Se pulsa Nuevo, aparecerá la siguiente ventana:

En esta ventana se dan siete posibilidades distintas para crear un formulario. Crear el formulario manualmente en Vista diseño, con asistentes o con los autoformularios.

• Vista Diseño: seleccionando esta opción se puede crear un formulario totalmente personalizado.

• Asistente para formularios: Access crea automáticamente un formulario con los campos que el usuario seleccione. Con este asistente se pueden crear formularios de formatos muy distintos.

• Autoformulario: columnas: Access crea un formulario en columnas con todos los campos de la tabla. Cada registro aparece de forma independiente con los campos ordenados en una columna.

• Autoformulario tabular: crea automáticamente un formulario con todos los campos en formato tabular: Los registros aparecen en filas y columnas. En este tipo de formulario se presentan todos los registros que se hayan introducido.

• Autoformulario hoja de datos: esta opción crea automáticamente un formulario con el formato de hoja de datos. Este es el mismo formato que el que tienen las tablas para introducir datos.

• Asistente para gráficos: crea un formulario con un gráfico, muestra los datos en formato gráfico.

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• Asistente para tablas dinámicas: crea un formulario de Microsoft Access con una tabla dinámica de Microsoft Excel. Una tabla dinámica es una tabla interactiva que puede resumir grandes cantidades de datos utilizando el formato y los métodos de cálculo que se elijan.

Autoformulario: columnas Al seleccionar la opción Autoformulario: columnas Access automáticamente

generará un formulario en columnas y lo abrirá en Vista Formulario, por ejemplo para la tabla Obrero, desde formularios- Asistente:

Seleccionamos la tabla Obrero y todas las columnas de dicha tabla. Y pulsamos el botón siguiente:

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Comenzamos eligiendo el tipo: “En columnas” y luego el subtipo “Estándar”

Le damos a la opción finalizar y hemos creado el formulario “Obrero” que nos

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permite introducir datos en la tabla Obrero de una forma cómoda.

Vista diseño

Como su nombre indica en esta vista fundamentalmente se varía el diseño del formulario. La ventana se compone de un menú y tres barras de herramientas:

La primera barra de herramientas se refiere al diseño de formularios. Puede aparecer integrada debajo del menú o de forma independiente tal como aparece en el gráfico de debajo:

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El botón caja de herramientas sirve para abrir o cerrar el cuadro de herramientas. Y el botón autoformulario para crear un autoformulario cuando se desee. El resto de los elementos que componen la barra ya se han visto.

La siguiente barra de herramientas se refiere al formato del formulario, es muy parecido a la barra de herramientas de un editor de textos.

• Objeto: dentro del marco aparecerá el objeto seleccionado. Si se pulsa la flecha de la derecha aparecerán todos los objetos del formulario. Haciendo clic sobre cualquiera de ellos el objeto se seleccionará y se le podrán aplicar todas las características de formato que se quiera. Seleccionando a través de este menú los objetos sólo se pueden seleccionar de uno en uno.

• Fuente: al pulsar la flecha de la derecha se despliegan los diferentes tipos de fuentes que existen, y que se pueden aplicar a todos los objetos de un formulario.

• Tamaño: sirve para dar mayor número de puntos a una fuente, y de esta forma aumentar el tamaño.

• Color del borde o de la línea: pulsando sobre este botón se despliega una paleta de colores predeterminados. Al elegir cualquiera de ellos este color se aplicará al objeto que esté seleccionado.

• Ancho del borde de la línea: hay seis grosores diferentes además del que viene por defecto.

• Efecto especial: hay seis efectos especiales para aplicar al campo: sin relieve, con relieve, bajo relieve, grabado, sombreado y cincelado.

En el cuadro de herramientas se encuentran todos los elementos que componen el formulario, se explicarán en el apartado de los controles:

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Vista formulario

Esta vista es para introducir los datos en el formulario. La barra de herramientas es la misma que la de Vista Hoja de datos, ya que en ambas vistas se pueden introducir registros:

Los elementos de la barra de herramientas son todos conocidos.

Vista Hoja de datos o Tabular.

En esta vista se introducen datos como si se tratara de una hoja de cálculo. Esta vista es común con la Vista Hoja de datos de las tablas, la única diferencia con respecto a las tablas es que en el formulario puede haber campos de diferentes tablas.

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El formulario creado automáticamente no es muy claro. Las etiquetas de algunos campos no se ven completas, y los datos de los diferentes campos se alinean en distintas posiciones. Esta formulario creado con el asistente ha cogido el nombre por defecto de “Obrero1”.

Para mejorar la presentación se pulsa el botón Vista de la barra de herramientas, y se cambia a Vista Diseño, el aspecto del formulario será este:

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Para modificar la posición, el tamaño y el aspecto en general de cada elemento primero es necesario saber qué es cada elemento, como se mueven, modifican o añaden nuevos elementos. En este caso únicamente hemos cambiado las etiquetas a valores más comprensibles de los distintos campos accediendo a los recuadros o textos superiores.

Los elementos que componen un formulario se llaman controles.

Los controles

Toda la información de un formulario está contenida en los controles. Los controles son objetos de un formulario que muestran datos, realizan acciones o decoran el formulario. Los controles también son elementos del informe.

Los controles pueden ser dependientes, independientes o calculados.

• Control dependiente: está unido a un campo de una tabla o consulta. Los controles dependientes se utilizan para mostrar, introducir y actualizar valores de los campos de la base de datos.

• Control independiente: no tiene un origen en una tabla o consulta. Los controles independientes se pueden utilizar para mostrar información, líneas, rectángulos e imágenes, independientemente de que estos existan en la tabla.

• Control calculado: el origen de los datos es una expresión, no un campo. Una expresión es una combinación de operadores ("=";"+", "-","*" y "/"), nombres de controles, nombres de campos, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes.

La expresión puede incluir datos de un campo de la tabla o consulta del formulario o datos de otro control del formulario.

A los controles se tiene acceso a través del cuadro de herramientas de la Vista diseño. Estos son los diferentes tipos de controles:

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La imagen anterior la podemos partir en tres partes:

Botón de acceso a la barra de herramientas.

Barra de herramientas básica, con el conjunto de controles por defecto.

Desde este punto se puede accede al resto de los controles disponibles en Access.

Podemos observar la siguiente lista de controles:

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Y en el cuadro de manejo que no son más controles:

Modificando el formulario con respecto a la creación automática del programa, el aspecto del formulario será más claro:

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Una vez creado este formulario, se puede introducir todos los datos que se quiera. Para moverse entre los diferentes registros se utilizan los botones que hay debajo del formulario modificado a partir del base formulario “Obrero” construido por el asistente:

Para crear un nuevo registro se puede pulsar el botón Crear un nuevo registro. Para pasar de un campo a otro dentro del formulario se puede utilizar el ratón, la tecla tabulador o la tecla Intro. Una vez se han introducido todos los datos de un registro si se vuelve a pulsar Intro se crea un nuevo registro en blanco.

Formulario con subformulario La utilidad de un formulario con un subformulario es poder observar los datos de dos

tablas que tienen algo en común.

En este ejemplo cada Obra tiene asignadas unas fases. Con el subformulario será posible ver dentro del formulario de los obras la lista de las fases de dicha obra.

De forma que tras crear el formulario obras, con todos los datos de la obra, se va a crear dentro del formulario, el subformulario fase.

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Comenzamos creando el formulario Obra de tipo columna utilizando el asistente para la creación de formularios llegando a este punto:

Para generar un subformulario de manera manual dentro de un formulario primero se debe abrir el formulario principal en Vista diseño. Dentro del cuadro de herramientas se encuentra el botón Subformulario/Subinforme

Se abre el formulario de Obra con el que se va a trabajar, en modo diseño, se amplia el área de trabajo para disponer de más espacio para introducir el sub-formulario. Llegando a este punto:

Y se hace clic sobre el botón subformulario: Se crea un rectángulo con el ratón en la zona donde se quiera situar el subformulario. Para crear el rectángulo se hace clic en lo que va a ser la esquina superior izquierda y se desplaza el ratón en diagonal hacia la esquina inferior derecha. Cuando el rectángulo tenga la forma deseada se suelta el ratón. Dentro del rectángulo creado estará el subformulario.

Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de diálogo, donde se elige si el formulario se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente.

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El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de pacientes tiene que estar ya creado. En este caso se selecciona Tabla o consulta.

En la ventana siguiente se selecciona la tabla de fase y los campos que se quiere que formen parte del subformulario.

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Se pulsa Siguiente. En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que existe entre el formulario principal y el subformulario. El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos coincide con la relación real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la mía propia, si alguno de los vínculos coincide con la relación real. Se selecciona y se pulsa Siguiente.

En este caso, la relación que sugiere el programa no coincide con la realidad. El enlace definido por el campo común cObrCdg. Se puede establecer otra relación en la siguiente ventana de trabajo que en este caso se descarta:

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En Campos del formulario/informe se debe seleccionar el campo del formularioMédicos que permite la relación con la otra tabla:

Ajustamos nuestro formulario hasta obtener el siguiente diseño:

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Si estudiamos los formularios disponibles encontramos:

La lista anterior y la vista de nuestro nuevo formulario Obra con las fases disponibles para dicha obra.

9. ORDENAR, BUSCAR, REEMPLAZAR Y FILTRAR Los comandos de buscar, reemplazar y ordenar resultan prácticos para la búsqueda

de datos en una tabla. Es una forma muy sencilla de buscar datos y realizar modificaciones dentro de una tabla. Edición/Buscar o bien Edición/Reemplazar.

7.1. Ordenar Registros

Los registros de las tablas aparecen generalmente en el orden en el que han sido introducidos aunque también pueden aparecer ordenados por el campo que es la clave principal.

Este orden no tiene por qué quedar así, los registros se pueden ordenar de formas muy distintas según el contenido de los campos.

Para ordenar los registros de la tabla de Obrero se abre la tabla de Obrero desde la vista hoja de datos:

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Ordenar los registros con un campo

1. El orden se puede aplicar a un solo campo o a varios. En este caso se van a ordenar los obreros por apellido/nombre alfabéticamente, lo primero es situarse en la columna de cObrNmb. El orden alfabético puede ser ascendente o descendente. .

El resultado del orden será este:

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Los campos de tipo Memo u Objeto OLE no se pueden ordenar. Esto mismo se puede hacer desde la Vista Diseño seleccionando el campo.

Ordenar los registros con varios campos

Desde la Vista Formulario sólo es posible ordenar los registros con un campo. Sin embargo la Vista Hoja de datos permite seleccionar varios campos para realizar este orden, siempre y cuando estos campos estén juntos en la vista Hoja de Datos.

Para que los campos por los que queremos realizar el orden estén juntos es necesario mover las columnas que contienen los datos. Para mover una columna primero se tiene que seleccionar. Al pasar el ratón por encima el cursor del ratón se convierte en una flecha negra, se pulsa el botón del ratón. La columna ya está seleccionada si se colorea de negro. Para mover la columna seleccionada se debe pulsar el botón izquierdo del ratón de nuevo, y sin soltarlo arrastrar la columna a la nueva posición. Se debe soltar el botón cuando la unión de dos columnas esté más oscura.

Una vez seleccionadas las dos columnas se pulsa el botón de orden ascendente. Los datos se ordenarán según la primera columna empezando de izquierda a derecha.

Si hay dos registros iguales en la primera columna, el criterio de orden entre esos registros será la segunda columna. Si volvieran a coincidir en la segunda entonces se ordenarán según el tercer campo, y así sucesivamente. Es preciso indicar que no se recomienda cambiar el diseño en la tabla Obrero por que puede cambiar la estructura de la tabla y dar problemas con otras aplicaciones. Por lo que recomendamos para estos casos construir una consulta con los datos ordenados y los campos reordenados.

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Buscar datos

En las tablas se puede buscar un dato determinado. Esta forma de búsqueda localiza un registro conociendo uno de sus datos.

La diferencia de esta búsqueda con respecto a los filtros es que sólo localiza los registros con ese dato de uno en uno. Los filtros localizan todos los registros que tienen un dato en común de una sola vez.

En la tabla obreros vamos a localizar a un obrero procedente de Antequera. Para realizar esta operación primero es muy importante abrir la tabla de Obreros y situar el cursor sobre el campo cObrPbl. Se selecciona el menú Edición|Buscar o se pulsa el botón continuación se abrirá esta ventana:

Buscar: en este campo se determina el dato a buscar en los registros.

Buscar en: aquí se determina la dirección de la búsqueda según la situación del cursor en la tabla.

• Arriba: si se selecciona y el cursor está en mitad de la tabla, buscará sólo en la mitad superior de la tabla. Cuando llegue a la parte superior de la tabla no seguirá buscando.

• Abajo: si se selecciona pasará lo mismo pero hacia el final de la tabla.

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• Todos: si se selecciona, el programa seguirá buscando hasta que haya encontrado todos los registros que contengan ese dato independientemente de la zona de la tabla en la que estén.

Coincidir: aquí se debe señalar si el texto que se ha escrito en buscar debe coincidir con:

● Hacer coincidir todo el campo: los datos deben ser exactamente esos en el registro completo.

● Cualquier parte del campo: si sólo debe encontrarse ese texto en alguna parte del registro.

● Comienzo del campo: el dato debe empezar por ese texto.

De esta forma se puede buscar un dato sin recordar la palabra entera, por ejemplo el apellido de una persona si no se recuerda cómo se escribía: "Jiménez"; "Gimenez", se puede poner sólo la parte de la que uno esté seguro: "imenez". Mayúsculas y minúsculas: si en el campo Buscar se escribe alguna mayúscula y se selecciona Coincidir Mayúsculas y minúsculas, el registro que se busca deberá tener las mismas mayúsculas y minúsculas, aunque el texto sea el mismo.

Buscar los campos con formato: buscará sólo aquellos campos que coincidan exactamente con el formato utilizado en Buscar.

Una vez especificadas las características de la búsqueda se procede a realizarla pulsando: busca de uno en uno todos los registros, se podrá pulsar hasta que no haya más registros que coincidan con la petición de búsqueda.

Reemplazar datos

Esta opción es muy similar, sólo que no sólo busca los datos de registro en registro sino que además los sustituye por otro dato, o el mismo dato con modificaciones. El funcionamiento de esta función es muy similar al de Buscar.

Para reemplazar es necesario tener la tabla abierta y situarse sobre la columna donde se va a buscar el dato a sustituir. Se selecciona el menú Edición|Reemplazar, a continuación se abrirá esta ventana: En esta ventana primero se realiza la búsqueda y una vez encontrado el dato se sustituye. Casi todas las funciones de la ventana son las mismas, las únicas distintas son los botones de la derecha:

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reemplaza un registro encontrado por lo que se haya indicado en Reemplazar por. Reemplaza de uno en uno.

reemplaza todos los registros que coincidan con las características de la búsqueda por lo indicado en Reemplazar por.

Cuando Access no encuentra más elementos que coincidan con el de búsqueda muestra un mensaje de aviso. Para terminar se pulsa el .

Filtros

Un filtro es un selección de algunos elementos de una tabla o de un formulario. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, sólo están ocultos.

Access tiene tres tipos de filtros:

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Para aplicar un filtro se selecciona el menú Registros|Filtro:

O bien se utilizan los botones de la barra de herramientas:

Para aplicar o desactivar un filtro se puede utilizar el botón . Aplicará el último filtro utilizado y desactivará el filtro que en ese momento esté activado.

Filtro por selección

Este filtro se aplica seleccionando dentro de la tabla el elemento que va a ser la condición de filtrado.

Cuando la tabla o el formulario no es muy grande es sencillo de utilizar.

En el ejemplo de los pacientes si se quiere a aplicar un filtro para mostrar sólo aquellos Obreros que se apelliden “Gomez”, lo primero es situarse sobre cualquier registro que tenga el apellido “Gomez”.

Después se pulsa el botón de Filtro por selección . De la tabla aparecerán sólo aquellos registros en los cuales el campo apellidos sea “Gomez” el resto desaparecerán:

Para volver a ver todos los registros de la tabla bastará con pulsar sobre el botón de quitar filtro.

Filtro por formulario

Es un filtro de mucha utilidad para tablas grandes y con un gran número de registros.

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Tras pulsar sobre el botón de filtro por formulario , el menú y la barra de herramientas variarán:

Pulsando en la primera fila de cada columna aparecerá una flecha en la zona derecha de la celda. Pulsando sobre esta flecha se despliega la lista de todos los valores archivados en ese campo. Si desea dejar en blanco esta casilla se pulsa el botón .

Si se prefiere se puede escribir directamente el valor exacto que se está buscando o la expresión cuyo resultado se desea utilizar como criterio.

Una vez establecidos los criterios en todos los campos, este filtro se puede guardar, dentro de consultas. Se pueden volver a aplicar filtros almacenados en consultas. Borra lo contenido en la cuadrícula del campo, cuando no se quiera aplicar ninguna criterio en ese campo. Cierra esta ventana y vuelve a la tabla normal.

Filtro u orden avanzado

Este filtro permite determinar con mayor minucia las características del filtro. Es muy similar a una consulta, y se almacena en Consultas.

Para aplicar este filtro es necesario seleccionar el menú Registros|Filtro u orden avanzado ya que no hay ningún botón en la barra de herramientas con esta función.

Tras seleccionar este filtro se abrirá esta ventana: Al igual que en el filtro por formulario, el menú y la barra de herramientas son propios de los filtros. El resto de la pantalla se divide en dos.

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Para crear el filtro hay que detallar el campo, el orden a seguir y los criterios:

Campo: para incluir el campo o los campos con los que se va a crear el filtro, se pueden emplear tres procedimientos distintos:

Al hacer clic sobre la casilla campo aparece una flechita dentro, que despliega la lista de todos los campos de la tabla.

Seleccionando la tabla en la zona superior y haciendo doble clic sobre el campo.

Seleccionando la tabla en la zona superior y arrastrando el campo hacia la zona inferior.

Se pueden utilizar tantos campos como se consideren necesario para crear el filtro. Para seleccionar todos los campos en una celda se selecciona el *, el filtrado se realizará en todos los campos de la tabla.

Orden: establece el orden que se seguirá cuando se encuentre más de un registro que cumpla las condiciones del filtro. El orden puede ser ascendente, descendente o simplemente no seguir un orden.

Criterios: en esta casilla se escribe el criterio que debe seguir el filtro. Se puede

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escribir:

Un texto: se teclea y el programa lo pondrá automáticamente entre comillas.

Una expresión: utilizando los operadores "Entre...Y" o los operadores de comparación (<, >,<>, <=,>=).

Lo primero que se debe hacer es seleccionar el menú Registros|Filtro u orden avanzado. En esta ventana se determinarán las condiciones del filtro tal y como aparecen en esta imagen:

Le damos al botón aplicar filtro y llegamos al siguiente punto:

Para volver a ver todos los registros de la tabla se vuelve a pulsar el botón . Si se piensa que en un futuro puede ser practico volver a ver sólo estos datos, se puede almacenar el filtro para aplicarlo. Pero en la tabla, se estarán guardando todos los registros por mucho que se guarde el filtro. Porque aunque el resto de los registros no se vean, siguen estando ahí.

10.- CONSULTAS A LA BASE DE DATOS La consulta es una solicitud de información a la base de datos. Los datos mostrados

pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas. El resultado de la consulta es la "Hoja de respuestas dinámica"; en esta hoja se encuentra la información extraída de las tablas. Pero la información no se guarda en la hoja de respuestas, sino que sigue estando almacenada en las tablas.

En determinados tipos de consulta se puede modificar la información de las tablas, pero la consulta sigue siendo una forma de acceder a la tabla, no un objeto que almacene información. La consulta muestra lo que la tabla almacena según los criterios solicitados.

La consulta es un filtro avanzado, y funciona prácticamente de la misma forma. Lo

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único que los diferencia es que los filtros sólo se pueden activar desde una tabla o desde un formulario.

Consulta de selección

Es la más sencilla, se indican unos criterios para ver sólo lo que interesa de una tabla. Los datos aparecen en la Hoja de respuestas dinámicas, esta parece una tabla pero no lo es, sólo muestra los datos de una tabla o de varias tablas según los criterios de la consulta.

Aunque la hoja de respuestas dinámica no es una tabla se pueden introducir datos en las tablas a través de ella.

Por ejemplo, consulta de selección de los obreros de Antequera:

Consulta de tablas de referencias cruzadas

Presenta los datos con títulos en las filas y en las columnas; la apariencia es la de una hoja de cálculo. De esta forma se resume en muy poco espacio mucha información de una forma muy clara.

Consulta de parámetros

Cuando se ejecuta, muestra un cuadro de diálogo que solicita la información para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Se puede diseñar la consulta para que solicite más de un dato, por ejemplo, entre dos fechas.

Consulta de acciones

Es una forma de modificar registros de una o varias tablas a través de una sola

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operación. A través de este tipo de consulta también se puede crear una nueva tabla, eliminar o añadir registros, modificarlos...

Consulta de paso a través o consulta SQL:

Envía instrucciones a una base de datos SQL.

¿Cómo crear una consulta?Para crear una consulta hay que seleccionar la pestaña de la

ventana de la base de datos. Si no se está en la ventana Base de datos, para volver a ella se pulsa el botón base de datos . En la ventana Consultas puede aparecer algún elemento creado si se ha guardado algún filtro:

Para crear una consulta nueva se pulsa el botón Nuevo. Aparecerá esta ventana:

Estas son las opciones que ofrece Access para crear una consulta:

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• Vista diseño: permite realizar una consulta sin la ayuda del asistente.

• Asistente para consultas sencillas: crea una consulta automáticamente, según los campos seleccionados.

• Asistente para consultas de referencias cruzadas: crea una consulta que muestra los datos con un formato compacto, parecido al de una hoja de cálculo.

• Asistente para consultas destinados a buscar duplicados: crea una consulta en la que se buscan registros con valores duplicados en un campo.

• Asistentes para consultas destinados a buscar no-coincidentes: crea una consulta que busca registros que no tienen registros relacionados en otra tabla.

Crear una consulta sin asistentes Dentro de la ventana de Nueva Consulta se selecciona la opción Vista Diseño y se

pulsa Aceptar. Automáticamente se abrirá la ventana de la consulta e inmediatamente otra ventana donde se debe elegir en que tabla/s se va a realizar la consulta.

En este ejemplo se va a elegir la tabla Obrero. Tras seleccionar la tabla se pulsa Agregar. Se pueden seleccionar más tablas, e incluso consultas. Una vez se hayan elegido los elementos sobre los que se quiera realizar la consulta se pulsa Cerrar.

Si tras cerrar se quiere volver a abrir la ventana de agregar Tablas se pulsa el botón o se selecciona el menú Consulta|Mostrar Tabla.

Al igual que en los filtros, la ventana se divide en dos secciones:

La superior: muestra los elementos sobre los que se va a realizar la consulta.

La inferior: muestra los criterios que se van a aplicar en la consulta a la tabla o consulta seleccionada.

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El proceso de creación de los criterios es muy similar al de los filtros. En las consultas hay un elemento más, que da la opción de que un criterio de selección se vea o no. Esta opción es Mostrar.

Campo

En esta casilla se pueden seleccionar todos los campos de la tabla ( con el *) o de uno en uno, seleccionando cada uno en una columna.

La forma de incluir el nombre de un campo en esta casilla es :

1 Arrastrando el nombre del campo desde la sección superior.

2 Haciendo doble clic en la tabla de la sección superior.

3 Haciendo clic sobre la casilla campo y pulsando sobre la flecha que aparece. Se desplegará un lista de los campos para seleccionar.

Tabla

En esta casilla figura la tabla de la que procede el campo seleccionado en esa columna. Esta opción es muy importante cuando se trabaja con campos de varias tablas.

Orden

Ascendente, descendente o sin orden. Este orden se aplicará a los registros que se obtengan en la consulta según la columna en la que se esté indicando el orden. El criterio se establece en un campo y se ordenan los resultados en función del campo que se quiera.

Para seleccionar el tipo de orden que se quiere se hace clic sobre la casilla Orden, aparecerá una flecha en la zona derecha de la casilla. Al pinchar sobre la flecha aparece un menú con los tipos de orden aplicables a la consulta.

Mostrar

Esta casilla tiene un pequeño cuadrado, al hacer clic dentro de este cuadrado se está indicando al programa que se muestre ese campo. Esto tiene sentido cuando se quiere indicar un criterio más para restringir la búsqueda, pero no se quiere mostrar en el resultado de la tabla dinámica.

Criterios

En esta casilla se introduce la condición que debe cumplir un campo para que el registro aparezca en la respuesta a la consulta.

Cuando se ejecuta la consulta, el programa analiza la expresión de la casilla criterios. Dentro del campo se buscan todos los valores que coincidan con el criterio. Los criterios pueden introducirse en uno o más campos de una consulta. O incluso introducir varios criterios en un mismo campo. No es necesario rellenar todas las casillas en cada columna. Todo depende de lo que se quiera pedir al programa.

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Para ejecutar la consulta se pulsa el botón o se selecciona el menú Consulta|Ejecutar.

Establecer criterios

Dentro de la casilla criterio se escribe una expresión, bien de texto, numérica o numérica con operadores. Si no se incluye ningún operador con la expresión (texto o número) el programa actúa como si el operador fuera "=", y sólo habrá resultado en la búsqueda si existe un registro idéntico a la expresión del criterio.

Gracias a los operadores, además de palabras, se pueden imponer otro tipo de condiciones a las búsquedas dentro de los registros.

Rangos de valores

Para buscar un rango de valores dentro de un campo se utilizan estos operadores:

Entre...Y: por ejemplo para seleccionar los obreros de Antequera y Campillos y de la categoría “c1”. En la casilla Criterios se escribirá se escribirán las condiciones adecuadas para poder filtrar los datos según las especificaciones vistas:

Lista de valores

Se puede poner más de un criterio, especificando cada uno de ellos. La redacción de esta expresión deberá ser de la siguiente forma: el operador En seguido de una lista de valores entre paréntesis, separando los valores con el punto y coma. Por ejemplo para seleccionar todos los pacientes de tres provincias, en el campo Población se utilizaría este criterio:

En ("Antequera";”Campillos”)

De esta forma el programa seleccionará todos aquellos registros que en el campo provincia tengan uno de estos tres valores.

Varios criterios

En diferentes campos: criterio Y: cuando se escriben varios criterios en el mismo renglón el programa buscará un registro que cumpla todos los criterios.

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Por ejemplo, categoría > “C1 “ y menor que < “C4”

Los comodines

Se utilizan para buscar datos genéricos, que empiezan por una letra, que terminan por otra...

* representa cualquier número de caracteres, por ejemplo: todos los nombres que terminen por "ez": *ez. Otro ejemplo: buscar las personas que tienen un nombre compuesto y uno de los dos nombres es "Luis". Se debe escribir el siguiente criterio: Como *Luis* o Como * + Luis + *. Access agregará las comillas.

? representa un solo carácter, por ejemplo Jiménez/Gimenez: ?imenez.

# representa cualquier dígito en la posición especificada. Por ejemplo: 12#45,el programa buscará un registro en el cual los dos primeros dígitos sean 12 y los dos últimos 45.

Al introducir una expresión con uno de estos tres operadores, Access añadirá automáticamente el operador "Como".

Selección de registros con datos o sin datos

Se puede seleccionar un registro por el criterio de si en el campo hay un dato, o si está vacío.Porque contiene algún dato: Es Negado Nulo

Por ejemplo, Obreros de Antequera con con el Móvil a nulo.

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Fecha actual

Se pueden seleccionar los registros que tengan la fecha actual. Por ejemplo en una empresa para seleccionar los pedidos que haya que entregar ese día.

En criterios se escribe Fecha()

Condición variable

Para hacer una condición variable; que realice una pregunta cada vez que se abra o ejecute la consulta, se coloca la pregunta entre corchetes [ ] debajo del campo que se desea variar. (ver consultas con parámetros)

Criterios con cálculo

Dentro de un criterio se puede realizar un cálculo haciendo referencia a otro campo. Por ejemplo en la base de datos de una empresa de venta de material de construcción se va a consultar:

Se pide que liste a aquellos clientes cuyo Importe sea mayor a la cantidad por 10.

Se ha creado el campo importe ya que no existía, que es un campo calculado (apartado 8.7). Los campos van siempre entre corchetes.

Dentro del criterio se ha realizado una operación y en función del resultado se han seleccionado o no los registros.

Guardar las consultas

Siempre es recomendable que se prueben varias veces las consultas para asegurarse que el resultado es el esperado.

Una vez se comprueba que el resultado es el que se esperaba, hay que pensar en

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guardar o no la consulta. Todo depende de la frecuencia con la que se vaya a usar esa consulta. Si se va a usar más veces es conveniente guardarla para no tener que rediseñarla la próxima vez.

La consulta se puede guardar desde la vista Diseño o la vista Hoja de datos. Se selecciona el botón guardar o el menú Archivo|Guardar.

Campos calculados

Se puede crear un campo que realice una operación con varios campos de una misma tabla. En el ejemplo de le empresa de venta de materiales de construcción se ha creado el campo calculado Importe. Pasos para crear un campo calculado:

• Se selecciona una columna en blanco, se escribe el nombre del nuevo campo seguido de dos puntos Importe.

• Se escribe la operación, cuando se hace referencia a un campo este debe ir entre corchetes [ ]. Importe: [Cantidad] *[Precio Unidad]

Si sólo se va a operar con un campo, se puede seleccionar el campo de la lista de campos y al añadir un símbolo de operación: /*-+ el programa añadirá el corchete al campo y pondrá un nombre al nuevo campo. El nombre será Expr, Expr1...

Crear consultas con asistentes Asistente para consultas sencillas

El Asistente para consultas sencillas crea consultas que recuperan datos de los campos especificados en una tabla o consulta, o en varias tablas o consultas.

Si se desea, el asistente también puede sumar, contar y obtener el promedio de los valores de grupos de registros o de todos los registros y puede calcular el valor mínimo o máximo de un campo. No obstante, no es posible limitar los registros recuperados mediante el establecimiento de criterios.

Asistente para consultas de referencias cruzadas

Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula totales resumidos basándose en los valores de cada fila y columna. Calcula una suma, una media, un recuento u otros tipos de totales de los registros y luego agrupa el resultado en dos tipos de información: uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro a lo largo de la parte superior.

Asistente para consultas de buscar duplicados

Con este asistente se puede determinar si existen registros duplicados en una tabla o determinar qué registros de una tabla comparten el mismo valor. Por ejemplo, se pueden buscar valores duplicados en un campo de dirección para determinar si existen registros duplicados para el mismo paciente.

También se pueden buscar valores duplicados en un campo de población para todos los pacientes de una misma ciudad.

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Puede ser una herramienta útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.

Asistente para buscar registros no coincidentes

Mediante este Asistente se pueden buscar registros en una tabla que no tenga registros relacionados en otra tabla. Por ejemplo, puede buscar pacientes que no hayan realizado ninguna visita. También es útil si se han importado datos desde otra base de datos, ya que permite depurarlos.

Consultas con parámetros

Se recurre a ellas cuando se quiere hacer una consulta que permita pedir un dato antes de ejecutarla y buscar según ese dato.

Una consulta que tiene uno o varios parámetros necesitará que éstos se indiquen para buscar datos en la tabla.

Después de crear una consulta normal se selecciona el menú Consulta|Parámetros. Se abrirá esta ventana:

Se crean los parámetros deseados, cada parámetro tiene un nombre y un tipo de datos. El nombre no puede ser igual al nombre de un campo de la tabla y el tipo de datos debe corresponder con el tipo de datos del campo por el que se va a buscar.

En el campo por el que se va a buscar hay que añadir el criterio. En este caso el criterio es el nombre del parámetro entre corchetes, por ejemplo que pida la categoría del obrero:

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Cuando se ejecute la consulta aparecerá una ventana que pide el valor del parámetro. Lo que se muestra entre corchetes es la pregunta que me solicita el valor de la categoría a mostrar:

Dentro del recuadro en blanco se escribe la especialidad sobre la que se desea obtener la lista de médicos que trabajan allí. Después se pulsa Aceptar. Esta será la hoja de respuestas dinámica:

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Ejemplo sobre con los obreros de la categoría “c1”.

Consultas basadas en más de una tabla

Se crean de la misma forma que las anteriores, sólo que a la hora de agregar tablas se puede agregar más de una. De esta manera es posible reflejar las relaciones entre las tablas, y recuperar los registros relacionados de las dos tablas.

De cada tabla se seleccionan los campos que se necesitan, arrastrándolos y pegándolos en las celdas de la consulta. Se agregan los criterios que se crean convenientes, de la misma manera que en las consultas basadas en una sola tabla.

Consultas avanzadas

Hasta ahora la consulta que se ha visto ha sido la consulta de selección, una consulta muy sencilla. Para seleccionar otro tipo de consulta más compleja se debe seleccionar el botón tipo de consulta:

Consulta de creación de tabla

Este tipo de consulta puede ser usada cuando se quiera crear una tabla nueva a partir de registros provenientes de ejecutar una consulta. La nueva tabla no heredará las propiedades de los campos, ni la clave principal que tuviera la tabla origen.

Consulta de actualización

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera actualizar varios registros de una tabla, de una sola vez. Se pueden ver los registros a actualizar antes de ejecutar la consulta y que sean modificados permanentemente.

Consulta de datos anexados

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera añadir registros a una tabla de otra que ya contenga algunos. Entonces, se podrán agregar datos que estaban en otra tabla de Access o bien en otros formatos de Tabla, como pueden ser DBase, Paradox.

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Consulta de eliminación

Este tipo de consultas pueden ser usadas cuando se quiera eliminar varios registros de una tabla que cumplan determinados criterios. Es posible ver los registros que van a ser eliminados antes de ejecutar la consulta.

Ejemplo 1.Consulta con agregados que nos da sobre la tabla de “GstMtr” por cada material:

unidades y importe total.

Comenzamos creando una consulta desde la vista diseño y añadimos la tabla “GstMtr” sobre la que vamos a realizar las estadísticas:

Seleccionamos el campo “cObrCdg” y lo marcamos como total con el icono: , una vez realizado este proceso añadimos el campo “nGstMtrUnd” y la expresión “nGstMtrUnd * nMtrImp”. Indicamos agrupación para “cObrCdg” y suma para las otras dos expresiones. Llegando a:

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Por último salvamos nuestra consulta y le asignamos el nombre cnsEjm1.

Podemos ver los resultados obtenidos desde el formato “Vista formulario”:

Para los usuarios más avanzados es posible acceder al entorno SQL cambiando el modo de vista:

Y acceder a la “Vista SQL” donde podemos modificar el Código SQL desde un pobre editor Básico de textos:

Ejemplo 2.Consulta que nos calcule por cada obra el numero de obreros distintos que han

trabajado en dicha obra y el numero total de horas de trabajo.

En este caso es necesario incluir la tabla “GstPrs” y los campos “cObrCdg” (por el que se agrupa), “cObrNif” (para contar los obreros diferentes que han trabajado en la obra) y “nGstPrsHor” (para sumar las horas realizadas en dicha obra).

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11. Relacionar Tablas.La diferencia de las bases de datos relacionales con respecto a una base de datos

plana consiste en que los datos sólo se introducen una sola vez en una tabla, pero gracias a las relaciones pueden aparecer en las tablas que se quiera.

Para crear una relación entre las tablas de una base de datos primero es necesario cerrar todas las tablas. Con las tablas abiertas no se puede crear o modificar una relación. Para poder utilizar la integridad referencial será necesario que las tablas no tengan ningún registro.

Desde la ventana Base de datos, se pulsa el botón o se selecciona el menú Herramientas|Relaciones. Automáticamente se abrirá la ventana Relaciones totalmente vacía y para añadir las tablas que van a estar relacionadas se pulsa el botón Mostrar tabla o se selecciona el menú Relaciones|Mostrar Tabla. Aparecerá una ventana con el listado de las tablas:

Se seleccionan aquellas tablas/consultas que van a formar parte de una relación y se pulsa Agregar. Después de pulsar Agregar en la ventana Relaciones aparecerá la tabla en un recuadro con todos los campos.

Vamos a relacionar cada obrero con la categoría a la que pertenece. La relación se realiza por el campo común cCtgCdg, basta con arrastrarlo desde la tabla obrero hasta la

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tabla Categoría.

Tras arrastrar el campo se abrirá esta ventana:

Dentro de la ventana hay dos columnas en las dos debe estar un campo con un contenido similar.

Si se pulsa el botón Tipo de combinación... se abrirá una ventana explicando los tres tipos de combinaciones. Automáticamente aparece seleccionada la primera combinación. En este ejemplo se puede dejar así.

Exigir integridad referencial

La integridad referencial son unas normas que mantienen la coherencia de datos entre dos tablas relacionadas. Estas normas son:

1 No puede haber registros en la tabla secundaria que no estén en la primaria.

2 No se puede borrar un registro de la tabla principal si hay registros en la secundaria.

Para poder exigir integridad referencial en una relación de uno a varios es necesario que:

1 El campo relacionado de la tabla principal sea la clave principal.

2 Los campos contengan el mismo tipo de datos (si es autonumérico-numérico).

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3 Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos.

Access verificará que los campos cumplen todas las condiciones para que haya integridad referencial. Si no se cumplen todas las condiciones no permitirá que esa relación tenga integridad referencial.

Actualizar en cascada los campos relacionados se está indicando que si se modifica el valor de un campo desde un lado de la relación automáticamente se actualicen en todos los registros relacionados.

Eliminar en cascada los registros relacionados si se borra un registro de un lado de la relación se borrarán automáticamente todos los registros que estaban relacionados con él.

Cuando ya se han especificado las características de la relación se pulsa el botón Crear. Entre las dos tablas relacionadas aparecerá una línea. Esta línea simboliza la relación entre las dos tablas. Si la relación cumple la integridad referencial la línea será más gruesa.

Una vez se ha terminado de crear las relaciones entre las tablas se guardan. Para guardar se selecciona el botón guardar o el menú Archivo|Guardar. Después de guardar ya se puede cerrar la ventana de relaciones. Si se cierra antes de guardar, se abrirá un mensaje de aviso.

Access permite guardar las relaciones en la Base de Datos. Esto será muy importante para que siempre que se lleven a cabo modificaciones en los datos se tenga en cuenta que las relaciones están presentes entre los mismos y no se puedan infringir las reglas de consistencia vigentes.

Trabajo: Crear las claves principales para cada una de las tablas del diseño que se muestra en la Introducción y añadir las relaciones como hasta obtener dicho diseño.

12.- Vinculación de Tablas.La vinculación de tablas consiste en enlazar o vincular un objeto Access (tabla) con

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otra tabla de otro sistema de Base de Datos. Se puede vincular en principio a cualquier tipo de Base de Datos siempre y cuando tengamos en nuestro ordenador instalados los drivers para Access que nos permitan acceder a dicha Base de Datos.

Partimos de:

La diferencia entre “Importar” y “Vincular” datos estriba en que la importación es una copia a Access del original mientras que en la Vinculación estamos trabajando directamente con los datos originales manejados por otro Sistema Gestor de Base de Datos.

En este caso vamos a Vincular a una tabla de una Base de datos SQL Server 2000. El primer es crear una cadena de conexión ODBC a la base de datos SQL server. Estas cadenas de conexión se crean desde Herramientas administrativas “Orígenes de datos (ODBC)”:

Cuando se selecciona este Icono aparece la siguiente pantalla donde se nos permite operar sobre las conexiones u DSN:

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De esta pantalla de configuración de las Conexiones DSN es necesario definir los siguientes elementos:

-Controladores: Es la lista de controladores disponibles para acceder a las distintas base de datos. Estos controladores se van cargando cuando instalamos programas de acceso a base de datos como Visual Basic o cuando se cargan clientes o controladores específicos de determinadas Bases de Datos. Se recomienda, si es posible, utilizar el controlador propio del fabricante de la base de datos por dar unos mejores resultado.

-DSN de Usuario: Un DSN de usuario es una conexión, definida en el entorno de un usuario de Windows en un entorno de Red. En principio y si la configuración de Windows es la correcta, solamente el usuario donde se definió la conexión tiene acceso a ella.

-DSN de Sistema: Es una conexión a base de datos que es visible por todos los usuarios de una maquina. Se almacena en el entorno común del sistema. En principio no hay diferencias entre este tipo de conexión y el anterior, salvo en el hecho, de que ciertos entornos manejen conexiones al sistema y otros conexiones a usuarios.

-DSN de Archivo: es una conexión que se almacena en un fichero. Esta conexión se puede copiar de un equipo a otro pudiéndose utilizar para configurar los equipos de una forma más cómoda.

Una vez seleccionado el tipo de DSN, que se recomienda de Sistema, vamos a comentar en las siguientes pantallas los parámetros que son necesarios para configurar

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una conexión a un Servidor SQL Server 7 local. El primer paso es escoger Agregar un DSN al sistema, como se muestra en la siguiente ventana:

Tras realizar este proceso pasamos a seleccionar el controlador adecuado a nuestra conexión, que en nuestro caso es “LocalServer SQL Server”, como se puede observar en la figura que se detalla a continuación:

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Tras seleccionar el Controlador SQL Server pulsamos el Botón Finalizar y aparece la siguiente ventana de configuración, donde comenzamos, realmente, a configurar nuestra conexión según una serie de parámetros que dependen de la base de datos, protocolos, etc... Estos parámetros son en gran medida dependientes del entorno de trabajo.

En esta ventana de Configuración se definen los siguientes parámetros básicos:Name: nombre del DSN. Es el nombre al partir del cual se va a reconocer a la

conexión dentro del sistema. Es importante, se recomienda asignarle un identificador valido formado por una única palabra.

Description: Es una cadena que contiene una información o descripción de la conexión. Es meramente informativa.

Server: Determina el servidor SQL al cual queremos conectarnos. Normalmente es el nombre del servidor Windows del sistema.

Tras configurar esta primera ventana pasamos a la siguiente:

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Esta ventana tiene un numero mayor de parámetros que la anterior, este conjunto de parámetros prácticamente realiza la conexión. Su significado se describe a continuación:

-With Windows NT authntictation usig the network login ID: Se utiliza para sistemas Winodws NT donde se utiliza el mismo mecanismos de usuarios y de claves a la hora de conectarnos al servidor Windows NT que al SQL Server. Es muy cómodo porque utiliza el mismo nombre de usuario y la misma clave para conectarse a Windows 95-98, Windows NT y a la base de datos.

-With SQL Server authentication used a login and password entered by de user: Se utiliza cuando no se usa la opción anterior y es necesaria para las conexiones locales o cuando la base de datos utiliza un sistema de usuarios y de claves diferente al de Windows NT Server.

-Client Configuration: Invoca a la aplicación Client Configuration de Microsoft SQL Server. Esta aplicación nos permite entre otras cosas cambiar el protocolo de comunicaciones.

-Login Id: Identifica el Login o Cadena de conexión local a la base de datos.-Password: Palabra clave o de paso al Login anterior. Es opcional, pero nos permite

entrar de forma automática sin pedir ningún valor.

Tras pulsar el botón siguiente aparece la siguiente ventana de configuración:

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Donde es preciso rellenar los siguientes parámetros:-Change the default database to: Nos permite seleccionar la base de datos sobre la

que queremos conectarnos.-Attach database filename:Nos permite cambiar el fichero de datos al que

conectarnos. Se recomienda sólo para sistemas complejos.

Tras continuar pulsando el botón siguiente, se pasa a la siguiente ventana:

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Esta ventana configura algunos parámetros de conexión específicos, como pueden ser el idioma por defecto de la base de datos y ciertos ficheros de LOG, donde se almacenan los errores que se producen y los mecanismos suficientes para el sistema transaccional. Tras este conjunto de operaciones ya se tiene la conexión perfectamente configurada y únicamente basta finalizar y probarla. Al finalizar se muestra la siguiente ventana tras la ejecución de una prueba sobre la conexión:

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Los parámetros que se piden al crear una conexión son diferentes de una base de datos a otras. Existen un conjunto de parámetros que son comunes si se realiza la conexión vía el protocolo de comunicaciones TCP/IP:

-Dirección IP del servidor: La dirección IP del servidor es una cadena del tipo servidor.[[[subdominio_secundario].subdominio_principal].dominio] del estilo servidor.junta.es o un numero 194.167.98.34 que identifica direcciones de Internet o Intranet validas. Se puede simular sobre una maquina local utilizando la dirección especial de loopback o de retorno de bucle 127.0.0.1

-Puerto TCP/IP: El puerto es un numero que identifica el puerto de comunicaciones por el cual el servicio espera recibir las peticiones de datos. Este numero, normalmente es un valor predeterminado y diferente para cada una de las Bases de Datos del mercado, aunque el administrador del sistema puede cambiarlo si se detecta alguna interferencia con otro servicio.

Ya hemos construido nuestra cadena de conexión a nuestro servidor SQL Server conectandonos a la Base de Datos “Pienso”. Este mismo proceso se puede realizar para cualquier otro Sistema Gestor de Base de Datos como Oracle, aunque los parámetros para creación de la Cadena ODBC cambian para adaptarse a las características propias del nuevo gestor.

Desde la ventana de Vinculación escogemos el tipo de Archivos ODBC Databases, que realmente accede a la cadena de conexión definida anteriormente.

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Escojo la cadena de ODBC que acabo de crear:

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Me conecto a la Base de Datos SQL:

Y escojo la tabla o Vista con la que deseo operar, por ejemplo camión:

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Pulso el botón “Aceptar” y ya tengo mi nueva tabla vinculada:

Observese que la tabla tiene un Icono diferente a las que se crean directamente sobre Access. Una vez realizado este proceso la tabla se comporta como si perteneciera realmente a Access aunque esta accediendo y compartiendo los datos con el entorno “Sql Server 2000”. Observese la vista de la tabla:

Utilizando cadenas de conexión ODBC o el acceso directo de los drivers incorporado en Access podemos vincular datos provenientes de diferentes fuentes de datos y de esta forma utilizar las herramientas de usuario que nos proporciona Access para manejar los datos de provenientes y manejados por otros Gestores de Bases de

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Datos.

Los mecanismos de Importación/Exportación de datos tienen un funcionamiento semejante al de la Vinculación pero al realizarse la Importación/Exportación entre dos sistemas se realiza una copia de los datos y se pierde la relación que existen entre los datos y sistemas. Una vez Importados/Exportados tengo una nueva copia de datos que cuando se procesan serán diferentes. Con el mecanismo de la vinculación solo existe una copia de datos que se accede desde diferentes fuentes.

13.- Permisos y usuarios.Desde la opción de “Herramientas”-“Seguridad”:

Es posible definir y configurar usuarios y contraseñas para nuestra base de datos Access.

Establecer contraseña:La contraseña es una contraseña o palabra clave que se pide para poder operar

con la base de datos Access. Para poder establecer un contraseña a una base de datos es preciso abrirla desde Access con la opción “Abrir en modo exclusivo”:

Una vez abierta en modo exclusivo podemos introducirle la contraseña desde “Herramientas”-”Seguridad”-”....Contraseña ....”. Donde nos pide la clave y la confirmación:

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Una vez establecida la clave, cuando intentamos acceder a la base de datos nos pide que introduzcamos la contraseña desde la siguiente ventana:

Podemos eliminar la contraseña abriendo la Base de datos en modo exclusivo y accediendo de nuevo a “Herramientas”-”Seguridad”:

14. LAS MACROS

Una macro es un objeto más de la base de datos. Este objeto ejecuta unas instrucciones concretas de forma automática, en el orden determinado por el usuario.

Una macro puede ser: enviar a imprimir un informe de forma automática, abrir automáticamente un formulario, o una hoja de datos de una tabla, o ejecutar automáticamente una consulta.

Las macros se ejecutan a través de botones de comando, estos botones se pueden incluir en un informe o un formulario.

Creación de las Macros.

Las macros se crean exactamente igual que los demás objetos de Access. Se selecciona la pestaña Macros y se pulsa Nuevo.

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Se abrirá la ventana para definir las macros.

Para comenzar la macro se debe hacer clic sobre la flecha que aparece en la celda de Acción:

En la columna Acción se indican en cada fila las diferentes acciones a ejecutar en secuencia.

En la columna Comentario se puede escribir una explicación de lo que realiza esa acción.En la parte inferior de esta pantalla, una vez se ha seleccionado una acción, aparecen los

Argumentos de Acción. Dependiendo de la acción seleccionada tendrá más o menos argumentos.

Cada acción tiene un número de argumentos con valores distintos. Un argumento con el mismo nombre puede actuar de forma distinta dependiendo del objeto sobre el que actúe.

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Argumentos de acción

Nombre del informe/Formulario/Tabla: objeto de la base de datos sobre el que recae la acción. Al hacer clic en el campo aparecerá una flecha en la zona derecha, si se pulsa, se despliega la lista de todos los informes que haya en la base de datos (si la Acción es Abrir Informe).

Vista: indica la vista en la que se activará el objeto seleccionado. Variará según el objeto del que se trate, un informe tiene tres vistas, pero un formulario tiene cuatro vistas.

Nombre del filtro: con el filtro se utilizan criterios de selección, de esa forma sólo se obtendrán determinados datos por sus características. Se puede utilizar un filtro o una consulta existente, con la condición de que coincida en número de campos con el objeto que se desee abrir.

Condición WHERE: es una cláusula del lenguaje SQL, que permite seleccionar determinados registros de una tabla o consulta. Si se seleccionan nombre de filtro y la condición WHERE entonces se ejecutará sobre el resultado de aplicar el filtro.

Un ejemplo de la condición WHERE:

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Para redactar la condición se hace clic sobre los puntos suspensivos, se abrirá el generador de expresiones:

Para seleccionar un campo de una tabla o de un formulario se abre la carpeta que corresponda. Luego se selecciona el campo y después la condición que debe cumplir para que sea seleccionado.

Modo de la ventana: esta opción es el modo en el que se trabajará el objeto seleccionado. Los posibles modos son normal, oculta, icono, diálogo. El modo normal muestra el objeto según las propiedades normales.

Guardar una macro

Una vez se han determinado todas las acciones sucesivas, y los argumentos de acción de cada acción, se guarda la macro pulsando el botón guardar . Aparecerá la siguiente ventana en la que se debe adjudicar un nombre a la macro creada:

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Si no se pulsara el botón guardar y se cerrara la ventana de la macro Access preguntará si se desea almacenar la macro o no:

Ejecutar una macro

Desde la ventana de la base de datos, seleccionando la pestaña macros, aparecerán todas las macros creadas. Se selecciona la macro que se desee ejecutar.

Se pulsa el botón Ejecutar. Automáticamente se ejecutará la macro correspondiente. Si aún se está en la ventana de la macro se puede ejecutar seleccionando el botón ejecutar o el menú Macro|Ejecutar.

Tras pulsar ejecutar todas las acciones se realizarán de una sola vez. Si se desea observar primero cada uno de los pasos de la macro se selecciona el botón paso a paso y después se pulsa el botón Ejecutar. Aparecerá cada acción en una ventana con sus argumentos y la posibilidad de ver en cada paso lo que se ha puesto en la Macro, para depurarla en el caso de que tenga algún error.

Paso a paso: pulsando este botón se ejecuta la acción que se muestre en ese momento en la ventana, y muestra la ventana de la siguiente acción.

Detener para detener la macro. Se cerrará la ventana de Paso a paso y se cancelará la macro.

Continuar: continúa ejecutando la macro pero sin mostrar la ventana de Paso a paso

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antes de realizar cada acción.

Para modificar una macro, se selecciona la carpeta macros en la ventana de la base de datos. Se selecciona la macro a modificar y se hace clic en el botón Diseño. Entonces se quita o modifica lo que se crea conveniente.

Operaciones con macrosLa siguiente tabla contiene las posibles acciones, agrupadas por tipos de tarea:

Categoría Acción TareaDatos de formularios e informes

AplicarFiltro Restringe datos

BuscarRegistroBuscarSiguienteIrAControlIrAPáginaIrARegistro

Se mueve por los datos

Ejecución EjecutarComando Ejecuta un comandoSalir Sale de Microsoft AccessAbrirConsultaEjecutarCódigoEjecutarMacroEjecutarSQL

Ejecuta una macro, procedimiento o consulta

EjecutarAplicación Ejecuta otra aplicaciónCancelarEventoDetenerTodasMacrosDetenerMacroSalir

Detiene la ejecución

Importar/exportar EnviarObjetoSalidaHacia

Envía objetos Microsoft Access a otras aplicaciones

TransferirBaseDatosTransferirHojaCálculoTransferirTexto

Transfiere datos entre formatos de datos de Microsoft Access y otros

Manipulación de objetos

CambiarNombreCopiarObjetoGuardar

Copia, guarda o cambia el nombre de un objeto

EliminarObjeto Elimina un objetoDesplazarTamañoMaximizarMinimizarRestaurar

Mueve o cambia el tamaño de una ventana

AbrirConsultaAbrirFormularioAbrirInformeAbrirMóduloAbrirTablaCerrar

Abre o cierra un objeto

AbrirConsultaAbrirFormularioAbrirInformeImprimir

Imprime un objeto

SeleccionarObjeto Selecciona un objeto

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Categoría Acción TareaEstablecerValor Establece el valor de un campo, control o

propiedadMostrarTodosRegistrosNuevaConsultaRepintarObjeto

Actualiza datos o la pantalla

Diversos AgregarMenú Crea una barra de menús personalizada, un menú contextual personalizado, una barra de menús global, o menú contextual global

EstablecerElementoDelMenú

Establece el estado de los elementos de menú en una barra de menús personalizada o en una barra de menús global

CuadroMsjEcoEstablecerAdvertenciasRelojDeArena

Muestra información por la pantalla

EnviarTeclas Genera pulsaciones de teclasMostrarBarraDeHerramientas

Muestra u oculta la barra de comandos incorporada o personalizada

Bip Produce un aviso sonoro

La siguiente tabla contiene todas las acciones posibles en orden alfabético, junto con su descripción:

Acción DescripciónAbrirConsulta Abre un objeto de tipo consulta en cualquiera de los modos posibles.AbrirFormulario Abre un objeto de tipo formulario en cualquiera de los modos posibles.AbrirInforme Abre un objeto de tipo informe en cualquiera de los modos posibles, o lo

manada a la impresora.AbrirMódulo Abre un procedimiento o función de un módulo en vista de diseño.AbrirTabla Abre un objeto de tipo tabla en cualquiera de los modos posibles, con

opciones especiales para añadir, editar o sólo lectura.AgregarMenú Permite añadir una opción al menúAplicarFiltro Aplica una condición WHERE o una consulta de selección sobre los datos del

formulario activo.Bip Emite un sonido.BuscarRegistro Busca un registro que contenga un valor en un campo, utilizando las opciones

habituales para buscar en Windows.BuscarSiguiente Continúala última búsqueda efectuada.CambiarNombre Cambia el nombre de un objeto de tipo tabla, consulta, formulario, informe,

macro o módulo.CancelarEvento Cancela el evento que activó la macro y la acción que elevó el evento (p.e. la

actualización de un registro)Cerrar Cierra el objeto (tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo) actual o

uno determinado, con opciones de guardar los cambios.CopiarObjeto Reproduce el objeto (tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo)

indicado en la base de datos (con otro nombre) o en otra base de datos.CuadroMsj Muestra un diálogo estándar de Windows, indicando un mensaje, con un

icono, sonido y botones estándar.DesplazarTamaño Cambia la posición y/o tamaño de la ventana (objeto) activa.DetenerMacro Termina la ejecución de la macro.DetenerTodasMacros Termina la ejecución de la macro actual y de todas las que se están

ejecutando (que invocaron a la actual).

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Acción DescripciónEco Establece si se muestran o no los mensajes emitidos por la macro que se

está ejecutando, mostrando opcionalmente un mensaje en la barra inferior. Los mensajes de error no se ven afectados.

EjecutarAplicación Lanza un programa Windows o MS-DOS.EjecutarCódigo Ejecuta un procedimiento o función de un módulo (en Visual Basic).EjecutarComando Ejecuta un comando de un menú de Access.EjecutarMacro Ejecuta una macro. Cuando termine la nueva macro se continúa por la actual.EjecutarSQL Ejecuta una consulta SQL (de inserción, borrado, actualización...).EliminarObjeto Borra un objeto determinado de la base de datos (tabla, consulta, formulario,

informe, macro o módulo), o el seleccionado en la ventana de la base de datos.

EnviarObjeto Envía un objeto de la base de datos por correo electrónico.EnviarTeclas Simula la pulsación de una secuencia de teclas y ejecuta las acciones que se

deriven de la pulsación.EstablecerAdvertencias

Especifica si deben mostrarse mensajes de confirmación antes de determinadas acciones, o se asumirá que se acepta.

EstablecerElementoDelMenú

Activa, desactiva, bloque o desbloquea una opción de un menú.

EstablecerValor Establece el valor contenido en un control de un formulario o informe.Guardar Guarda el objeto activo (tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo)

o un objeto determinado.Imprimir Imprime el objeto de la base de datos (tabla, consulta, formulario, informe,

macro o módulo) activo, con las opciones habituales de rango de páginas, número de copias, etc.

IrAControl Lleva el enfoque a un control determinado del formulario actual.IrAPágina Lleva el enfoque al primer control de la página especificada de un formulario.IrARegistro Lleva el enfoque al registro indicado.Maximizar Maximiza la ventana activa.Minimizar Minimiza la ventana activa.MostrarBarraDeHerramientas

Muestra u oculta una barra de herramientas.

MostrarTodosRegistros

Elimina los filtros aplicados a los datos de una tabla, formulario o informe, de manea que vuelven a aparecer todos los registros existentes.

NuevaConsulta Recarga los datos en un control del formulario activo, o recalcula su valor.RelojDeArena Cambia el aspecto del cursor del ratón a un reloj de arena o su aspecto

predeterminado.RepintarObjeto Vuelve a dibujar en pantalla (refrescar) el objeto (tabla, consulta, formulario,

informe, macro o módulo) indicado.Restaurar Restaura a su tamaño normal una ventana, después de maximizar o

minimizar.SalidaHacia Exporta los datos de un objeto de la base de datos (tabla, consulta,

formulario, informe, macro o módulo) a formato RTF (Rich Text Format), Microsoft Excel, HTML o texto.

Salir Sale de Microsoft Access, con opciones para guardar los últimos cambios.SeleccionarObjeto Permite activar un objeto para a continuación ejecutar otra acción que se

aplique sobre el objeto activo.TransferirBaseDatos Permite importar/exportar objetos de la base de datos desde/a otras bases de

datos, así como vincular tablas con bases de datos externas.TransferirHojaCálculo Importa, exporta o vincula los datos de una hoja de cálculo Microsoft Excel.TransferirTexto Importa, exporta o vincula los datos de un fichero de texto.

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15.- Manejo de Menús

Dentro de Access se pueden construir y manejar Menús y barras de herramientas personalizadas que asociamos a nuestros formularios. Lo normal es que cada “opción” del menú o “Icono” de la barra de herramientas ejecute una macro o un procedimiento en código Visual Basic. Teniendo un comportamiento al visto anteriormente en el manejo del los botones. Tanto las barras de Herramientas como los menús son en teoría el mismo objeto la diferencia radica en que la barra de herramientas muestra Iconos y el menú textos. Comenzaremos creando la barra de herramientas barra1 con tres iconos uno para abrir ficheros, otro para salvar y por último uno para salir.

Estas barras tienen un comportamiento común al sistemas y la misma barra o menú puede servir para varios formularios. Lo normal es crear un menú o una barra por cada formulario y asociarle a este a cada uno de estos.

Comenzaremos creando nuestra “barra1” desde el siguiente punto del menú principal:

Como podemos observar no tenemos abierto ningún formulario, ni tabla. Al igual que el resto de los objetos son comunes a todo el sistema. Una vez en este menú pulsamos la opción personalizar y llegamos a la siguiente ventana:

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Donde tenemos una lista de todas las barras de herramientas y menús del sistema Access. En nuestro caso pulsamos el botón “Nueva...” para comenzar a crear la nuestra barra de herramientas “barra1”:

Una vez creada la barra aparece una pequeña barra de herramientas vacía:

Este pequeño elemento es nuestra nueva barra de herramientas. Ahora tenemos que empezar a añadirle elemento. Para manejarla mejor podemos arrastarla a la zona de los menús en la parte superior de la ventana de Access:

Ahora nuestra barra es esa tira vacía que hay debajo de los Iconos de la barra Access. Volvemos a la ventana donde hemos creado la barra y accedemos a la pestaña “Comandos”:

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Y desde esta vamos arrastrando los distintos comandos que hemos seleccionado a nuestra barra de herramientas:

Una vez realizadas estas tareas tenemos nuestra barra de Herramientas creada, el comportamiento de los Iconos es genérico pero podemos modificarlos para adaptarlos a nuestras necesidades. Para ello, pulsamos con el botón derecho del ratón sobre un Icono y se muestra el siguiente menú:

Escogemos la opción personalizar y luego pulsamos de nuevo con el botón derecho del ratón sobre alguna de nuestra opciones y se despliega el siguiente menú:

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Donde podemos cambiar varias opciones de nuestro Icono de selección, entre las que vamos a destacar:Cambiar imagen del botón: donde podemos cambiar el icono o imagen asociado:

Propiedades: donde podemos cambiar el nombre y asociar una macro a nuestra opción de la barra de herramientas.

La creación de un menú es exactamente igual que una barra de herramientas. Vamos a construir un menú con tres opciones principales y dentro de las dos primeras dos sub-opciones y la última para salir. Vamos a llamar a nuestro menú “menu1”. Comenzamos creando el menú al igual que la barra de herramientas “barra1” hasta llegar al siguiente punto:

Llegados a este momento es preciso indicar que desde la siguiente opción del menú principal podemos previsulizar las barras y menús:

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Y desde la opción personalizar en la pestaña “” podemos gestionar que barras y menús aparecen en esta lista:

Para crear “menu1” pulsamos el botón “Nueva...” de la ventana anterior y los desplazamos al área superior mediante arrastre para poder trabajar mejor con él. Una vez arrastrado vamos a añadir las opciones generales “Formularios” e “Informes” y la opción simple y del sistema salir. Las opciones generales se arrastran desde el siguiente punto:

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Arrastramos el “Nuevo menú” y desde la ventana propiedades le cambiamos la etiqueta a “Formulario”:

Realizamos el mismo proceso para Informes. La opción de menú simple “Salir” la escogemos de las que dispone el sistema. Como podemos comprobar en la siguiente figura:

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Una vez llegado a este punto tenemos que crear las opciones secundarias de los menús para poder abrir los dos formularios y los dos informes. Para ello arrastramos las opciones a los menús desde “Archivo”-”Personalizado”:

Hasta rellenar nuestra cuatro opciones.

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Para que las opciones se asignen correctamente es preciso arrastrarlas a la zona en azul que se encuentra debajo del nombre de la opción principal. Si no se realiza esta tarea se introducen como opciones del menú principal.

Una vez realizada esta tarea, le cambiamos el nombre a cada opción y le asociamos una macro que abra el formulario o informe correspondiente. Como podemos observar en la siguiente figura:

Para ahorrar tareas es posible crear una macro genérica que nos permita abrir cualquier formulario, como la siguiente:

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Una vez creada esta macro podemos invocarla mediante el siguiente código:

16.- Formularios Tabla-Dinámica

Los formularios Tabla/Dinámica es una forma de organizar los datos por filas y columnas. Por ejemplo, sobre la tabla GstMtr queremos ver de forma tabular las unidades que se han gastado por cada Obra/fase de cada material. En este caso vamos a colocar como columnas los campos obra/fase y como fila los código de materia, en las celdas colocaremos el resto de los campos.

Comenzaremos utilizando el asistente para formularios escogiendo la tabla GstMtr, seleccionando todos los campos y las opciones por defecto hasta llegar al siguiente punto:

Escogemos la opción tabla dinámica y aplicamos un formato Estándar:

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Asignamos una etiqueta a nuestro formulario:

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A diferencia de los otros formularios llegados a este punto es cuando tenemos que realizar el trabajo de ordenación de los campos según su función en la siguiente ventana:

En este punto vamos a ignorar por ahora los campos de tipo fecha que como podemos observar se pueden agrupar por semana, meses, años, días...

Nuestro objetivo es poner como campos columna cObrCdg y cFasCdg simplemente arrastrando dichos campos hasta obtener el siguiente diseño:

Como podemos observar agrupa por obras y dentro de cada obra nos muestra sus fases.

Una vez realizado este proceso movemos el campo cMtrCdg como campo de fila:

Llegados a este punto podemos mover los campos nGstMtrUnd y nMtrImp al cuerpo de

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nuestro formulario:

Hay que gastar cuidado de no introducir nuestro campo en el área de totales porque comenzaría a totalizar los valores. Los cuadros en blanco de que aparecen por ejemplo en o1-f2 con m1 y m2 indicaran que no se ha producido un gasto de ese material en esa fase de la obra.

Vamos a intentar introducir un Total de unidades gastadas por material. Lo primero que hay que pensar es si es un total de fila o de columna. Si fuera un total de columna mostraría el numero de unidades de los distintos materiales gastados por Obra/fase que no es lo que buscamos. Por lo tanto es un total de fila. Basta con arrastrar el campo “nGstMtrUnd” a la casilla “Total General” que se encuentra en la parte superior-derecha de nuestra ventana de trabajo. Llegando al siguiente diseño:

Podemos observar en el cuadro de datos aparece un nuevo elemento denominado “Totales” dentro de este se encuentra “Suma de nGstMtrUnd”.

Antes de continuar trabajando con nuestro nuevo formulario es conveniente acceder a la opción “Ver” del menú principal:

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Donde tenemos cinco posibles vista de nuestro formulario, las tres primeras son las que hemos visto anteriormente, la cuarta es la vista con la que estamos trabajando y la última nos muestra un gráfico con los datos que estamos trabajando. Recomendamos cambiar entre los distintos modos de vista de trabajo sobre el mismo formulario para soltarse en su manejo.

Ejemplo 1:

Vamos a introducir un campo calculado “Importe” como producto de: “nMtrImp * nGstMtrUnd” . Partimos del siguiente diseño base con Columnas: (cObrCdg, cFasCdg), filas (cMtrCdg) y celda (nMtrImp, nGstMtrUnd). Como se puede observar en la siguiente figura:

Como podemos observar no hemos introducido totales. Desde la lista de campos la opción agregar como podemos observar en la siguiente figura:

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Lo que hace es añadir un campo de los que disponemos a una de las áreas de trabajo. El primer paso es añadir nuestro campo calculado a esta lista que lo hacemos desde la siguiente opción del menú:

Que como podemos observar nos permite “Crear total calculado” y “Crear campo de detalle calculado”. En nuestro caso seleccionamos las segunda opción y completamos la ventana de trabajo con los siguientes valores:

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Pulsamos el botón cambiar y cerramos esta ventana y llegamos al siguiente punto:

Como podemos observar tenemos nuestro campo “Importe” en la lista de campos, sólo basta mover el campo “Importe” y colocarlo detrás de los campos “nGstMtrUnd” y “nMtrImp”. Hasta obtener el siguiente diseño:

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17.- Formularios Gráficos.La construcción de un formulario/gráfico o simplemente un gráfico en Access es semejante a

la creación de un formulario “Vista-Tabla” vamos a crear un gráfico utilizando el asistente sobre la tabla “GstMtr “ con las opciones por defecto llegando al siguiente punto:

Llegados a este punto vamos a crear nuestro primer gráfico que consiste en unidades gastadas por cada material. Para ello arrastramos el campo “nGstMtrUnd” a la sección “Coloque aquí los campos de datos” y el campo “cMtrcdg” a la sección “Coloque aquí los campos de categoría”. Obteniendo el siguiente diseño:

Una vez creado nuestro primer gráfico podemos cambiar el tipo de gráfico dentro de la siguiente opción:

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Apareciendo la siguiente lista de gráficos:

Con sus distintas variantes y sub-variantes.

18.- Introducción a Crystal Report.

Crystal Report es un programa para la construcción de Informes o listado. Es capaz de conectarse a múltiples fuentes de datos. Crystal Report parte de la siguiente ventana de trabajo:

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El primer paso es Archivo-Nuevo, llegando a la siguiente ventana de trabajo:

Donde podemos elegir “Informe estándar....” o “Informe en blanco....”, comenzamos desde “Informe estándar”. Donde nos aparece la siguiente ventana de trabajo:

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Antes de comenzar es preciso comprobar las conexiones disponibles a las distintas bases de datos. Nada más comenzar no existe ninguna conexión por lo que es preciso crearla desde la pestaña “Crear nueva conexión”. En nuestro caso vamos a crear una conexión al a base de datos Access Obra para listar la tabla de obras. Como podemos observar en la siguiente ventana, elegimos la la fuente de datos Access y buscamos nuestra base de datos en nuestro disco duro:

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Con el Botón finalizar seleccionamos la Base de datos origen y comenzamos a seleccionar la tabla y campos que deseamos mostrar en nuestro listado Como podemos observar en las siguientes figuras:

Selección de la tabla “Obra”

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Selección de los campos dentro de Obra.

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Agrupaciones o campos por lo que queremos agrupar:

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En este caso no vamos a agrupar por ningún campo.Campos por los que seleccionan o filtran los registros. No vamos a realizar

ningún filtro.

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Por último, la plantilla o modelo básico de nuestro listado:

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Tras estos procesos ya hemos creado nuestro primer listado en Crystal Report 11.Una vez creado nuestro listado podemos manipularlo tanto en la “Vista Previa”

como en el formato “Diseño” que se pueden cambiar desde el siguiente menú:

Formato “Vista previa”

Formato “Diseño”.

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En el formato “Diseño” se pueden observar los distintos elementos o partes del Informe o listado. Dentro de estos podemos destacar los siguientes elementos:

● “Encabezamiento del Informe”: aparece una única vez en todo el informe al comienzo de este.

● “Encabezamiento de página:” se muestra uno al principio de cada página.● “Detalles”: aparece un vez por cada registro de la tabla o vista.● “Pie del informe”: aparece una única vez al final de nuestro Informe o

listado.● “Pie de página”: se muestra al final de cada una de las páginas de nuestro

informe o listado.

18.2 Informe con Agrupaciones.Una vez creado nuestro primer informe sencillos vamos a construir un informe que

presente un grupo. Un grupo normalmente se crea cuando queremos agrupar por un campo. La agrupación por un campo consiste en agrupar todos los registros que tenga el mismo valor para ese campo. Por ejemplo, vamos a agrupar los gastos de materiales por el código de obra “cObrCdg”. De hecho vamos a mostrar en modo columna los distintos campos de la tabla obra y en modo tabular los distintos gastos materiales de dicha obra.

En cierta forma las agrupaciones tienen un símil o parecido a la clausula “Group by” que hemos utilizado en la sentencia “Select” de “SQL”. Aunque en este caso se muestran todos los registros no únicamente las estadísticas.

Comenzamos con la selección de las siguientes tablas para construir un listado los más completo posible:

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Crystal Report nos reconoce las relaciones de claves foráneas establecidas en el diseño de nuestra base de datos. Si en nuestro caso no estuvieran construidas o estas no se hubieran definido correctamente desde Access es posible añadirlas hasta obtener el siguiente diseño:

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Una vez establecidas las relaciones correctamente es preciso seleccionar los campos que deseamos mostrar en nuestro listado, seleccionando por ejemplo la siguiente lista:

Como en diseños anteriores los campos enlazados por clave foráneas sólo se añaden una vez y accedemos a las tabla maestro para añadir descripciones, nombres, etc... que complementen los códigos.

Según la estructura de nuestro listado tendríamos que agrupar por todos los

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campos de la tabla obra, pero al intentar realizar esta agrupación nos mete un grupo nuevo por cada campo de la tabla obra. Para evitar este problema agrupamos únicamente por el campo “cObrCdg” y posteriormente arrastraremos el resto de los campos de la tabla obra a la cabecera de grupo. Este hecho cogerá el primer valor de cada campo que encuentre, valor que es constante dentro del grupo.

Una vez realizada la agrupación por el campo “cObrCdg” como podemos observar en la figura anterior pasamos a la ventana siguiente donde eliminamos los campos calculados que automáticamente nos ha insertado.

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No escogemos ningún filtro o selección sobre los registros y escogemos un formato básico para nuestro nuevo listado hasta que obtenemos la siguiente vista “Diseño”:

En nuestro caso han aparecido dos nuevas secciones que son:● “Encabezado de grupo #1 Obra.cObrCdg -A”: que se muestra una única vez

por cada obra. Antes de mostrar todos los registro relacionados con dicha obra.

● “Pie de grupo #1 Obra.cObrCdg -A”: que se muestra un única vez por cada obra. Después de los Gastos de Materiales de dicha obra.

Si observamos la “Vista previa” de nuestro listado podemos comprobar que no queda muy bien:

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Es preciso reorganizar nuestros campos para que tome la estructura de una factura. Los campos de la tabla Obra puestos en columnas y los gastos de material junto con los de fase en forma tabular. Para ello es preciso mover los campos de obra al encabezado del grupo, eliminar las etiquetas de la cabecera de pagina y reagrupar los campos hasta obtener el siguiente diseño:

Las etiquetas se insertan como “objetos de texto” desde la siguiente opción del menú principal:

El objetivo es crear el siguiente diseño:

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Como podemos observar, es imposible diferenciar entre una etiqueta y un campo de la base de datos. Para observar la diferencia, es preciso acceder a las propiedades de dichos objetos como podemos apreciar en la siguientes figuras, que corresponden con una etiqueta y un control de campo asociado a un campo de una tabla de la base de datos.

18.3 Campos Calculados y de Resumen.Un campo calculado es aquel que de forma simple se calcula con una expresión

aritmética sobre los otros campos de nuestro informe. Y un campo resumen corresponde con un agregado de los vistos en las sentencias SQL. En este caso suma, promedia etc... valores numéricos introducidos en nuestro listado.

Para manejar los campos es primer paso es activar el “Explorador de campos” desde el menú principal “Vista” o accediendo al siguiente Icono de la barra de herramientas principal:

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Una vez activo nuestro explorador de campos, vamos a insertar un campo calculado denominado Importe, que corresponde con el producto de las unidades de gasto de material por el campo precio. La expresión básica sería: nGstMtrUnd * nMtrImp. Nos situamos en “Campos de fórmula” del “Explorador de Campos” y con el botón derecho del ratón seleccionamos “Nuevo”:

Fijamos el nombre de nuestro campo fórmula (calculado”:

Y accedemos a la siguiente ventana de trabajo:

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Donde accediendo a los campos de la base de datos y a los operadores aritméticos disponibles hemos completado la siguiente expresión:

{GstMtr.nGstMtrUnd} * {GstMtr.nMtrImp}

Una vez llegado a este punto “Guardar y cerrar” y nos aparece nuestro nuevo campo formula “Importe” en el “Explorador de campos” como podemos observar en la siguiente figura:

Por último, arrastramos dicho campo a la zona de detalle y colocamos la etiqueta correspondiente en la zona del Encabezamiento de grupo correspondiente. Obteniendo el siguiente diseño:

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Una vez introducido el campo Importe, vamos a introducir un campo denominado ImporteTotal que nos calcula el importe de los gastos de materiales por cada obra. En este caso es un sumatorio del campo importe. Partimos como en el caso anterior del explorador de campos pero esta vez accedemos a “Campos de totales acumulados”, botón derecho del ratón “Nuevo”:

Accediendo a la siguiente ventana, donde la rellanamos según se puede observar:

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Donde:● Nombre del total acumulado: es el nombre de nuestro campo.● Campo a resumir: Es el campo sobre el cual realizo la estadística lo

selecciono de la lista de campos de la izquierda.● Tipo de resumen: especifico el tipo de operación o estadística a realizar. Se

puede escoger uno de la siguiente lista:

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● Evaluar: nos dice que registros selecciono:● Para cada registro: se realizan cálculos para todos los registros.● Al cambiar de campo: cada vez que el campo cambie de valor

selecciono un registro.● Al cambiar de grupo: selecciono el primer valor o registro de cada

grupo.● Use una fórmula: se puede insertar una formula para escoger los

registro a operar.● Restablecer: me indica cada cuanto comienza o reinicia la estadística.

● Nunca: acumula la estadística a lo largo de todo el informe.● Al cambiar el campo: se reinicia cuando el campo cambia de valor. Se

usa en registros ordenados.● Al cambiar de grupo: se reinicia cada vez que entro en un nuevo

grupo o conjunto de valores.● Use una formula: especifico mediante una formula cuando deseo

reiniciar dicha estadística.Una vez rellenada la ventana con esto valores pulsamos el botón aceptar, teniendo

nuestro nuevo campo dentro del “Explorador de campos”:

Arrastramos nuestro campo al “Pie de grupo” y le colocamos una etiqueta adecuada, obteniendo la siguiente “Vista previa”:

A la hora de crear nuestros “campos de totales acumulados” podemos jugar con las distintas opciones de Evaluar y Restablecer y el lugar donde se coloca dicho campo para poder obtener interesantes y diferentes diseños que dependerán de las restricciones del diseño del listado y de lo que se quiera mostrar.

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18.4. Gráficos en Crystal Report.

En Crystal Report se pueden introducir imágenes de fondo que podemos utilizar como anagrama de nuestra empresa en la cabecera o dentro del cuerpo de nuestro documentos. La introducción de una imagen es semejante al de cualquier otra aplicación como Word.

Las imágenes se insertan desde la siguiente opción del menú principal:

Una vez que buscamos la imagen y la introducimos dentro de Crystal Report es hora de modificar algunos de sus parámetros, dentro de estos podemos destacar:

Podemos modificar de forma directa “Tamaño y posición” pero se recomienda

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utilizar la opción “Dar formato al gráfico” para configurar nuestra imagen:

Existen otros objetos de tipo imagen como las “Lineas” y “Cuadros” que nos permiten mostrar nuestros informes en forma tabular.

Además de los elementos gráficos vistos anteriormente podemos construir gráficos estadísticos sobre registros de nuestros informes. Por ejemplo, sobre el siguiente listado que muestra los “Gastos de material” agrupados por códigos de obra:

Vamos a introducir en el pie de grupo un gráfico que muestre las unidades gastadas en por cada material en cada obra. El primer punto es insertar el gráfico desde el siguiente menú:

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Una vez escogido la opción gráfico y colocado este en el pie de grupo comenzamos la configuración de este:

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Fijamos que se agrupen por “cMtrCdg” y que se sumen “nGstMtrUnd”. La agrupación por obra la gestiona dentro de la estructura de agrupación general que hemos establecido al campo “cObrCdg”. Una vez realizados este simple proceso tenemos ya nuestro Gráfico estadístico recién creado:

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Una vez creado nuestro gráfico podemos modificar muchas de sus acciones desde el siguiente menú contextual que aparece al pulsar con el botón derecho sobre uno de estos gráficos:

La aparición de un menú u otro depende de tener seleccionado el gráfico entero o parte de este. La opción más interesante es “Asistentes de gráficos....” correspondiente a la segunda imagen que nos permite cambiar todas las opciones de nuestro gráfico e incluso crearnos uno totalmente distinto.

Un problema que de forma genérica presenta Crystal Report es que construye un listado listo para imprimir una especie de fichero .pdf que copia los datos de la base de datos en el momento de la creación del listado. Para recargar los datos de la base de datos y actualizar la información de los valores de los datos de nuestro listado es preciso pulsar la tecla de función “F5” o acceder a la siguiente opción del menú:

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Existen muchas opciones a la hora de generar los gráficos, entre las más interesantes cabe las relacionadas con el tipo genérico de gráfico que se cambia desde la siguiente pestaña del asistente de gráficos:

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Podemos elegir un clase de gráfico en la parte izquierda de la pantalla y posteriormente dentro del cuerpo de la pestaña seleccionar un tipo especifico dentro de clase genérica.

18.5.- Sub-Informes.

Los subinformes se utilizan para introducir un informe dentro de otro. Se usan en aquellos casos en que las agrupaciones no nos funcionan correctamente porque se acceden a la vez a distintas tablas que SQL no conecta correctamente o no se puede construir de forma simple. Estos subinformes se encuentran vinculados al registro actual de tal forma que sacan un listado de otra tabla de todos los registro seleccionados con este.

Por ejemplo, se va a construir un listado que por cada obra muestra los gastos de personal y de material. El listado no se puede construir porque utilizando SQL es imposible mezclar los datos de las tablas GstPrs y GstMtr.

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Vamos a comenzar construyendo un listado sencillo sobre la tabla Obra sin ningún tipo de agrupación o filtro que denominamos infObra y presenta la siguiente estructura:

Como podemos observar nuestro listado no tiene ni grupos ni ningún otro tipo de estructura. Antes de seguir trabajando vamos a salvarlo con el nombre “infObra”. Una vez salvado hay que crear unos huecos para introducir los subinformes. Existen diferentes técnicas para crear estos huecos o espacios los más fácil es utilizar el “Asistente de sección”:

Y desde este con el botón insertar añadir dos nuevos Detalles hasta obtener el siguiente diseño:

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Se genera un detalle de tipo a, b y c por cada registro de la tabla Obra. En el “Detalle a” se encuentran los campos de la tabla obra, en el “Detalle b” vamos a insertar el sub-informe de gasto de material de la obra actual y en “Detalle c” el sub-informe de la tabla de gasto de personal.

Comenzamos insertando un subinforme desde la siguiente opción del menú:

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Al pulsar sobre la opción anterior aparece la siguiente ventana:

Como podemos observar podemos utilizar un Informe que ya tengamos creado o podemos crear uno nuevo que es nuestro caso. Los llamamos “nifGstMtr” y accedemos al botón “Asistente de informes” para empezar a crear un listado simple sobre la tabla

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GstMtr. Una vez creado nuestro listado nos aparece un rectángulo naranja (que indica objeto en movimiento) que situaremos en “Detalle b”, como el que aparece en la siguiente figura:

Una vez colocado cambia el color naranja por un color azulado (que indica objeto seleccionado) y se queda fijo en la sección “Detalle b”. Si observamos en la lista de documentos de la parte superior del área de trabajo aparece junto a las pestañas de “Vista previa” o “Diseño” nuestro listado “infGstMtr”

Si pulso sobre la pestañas “infGstMtr” accedo al diseño de este listado y puedo modificarlo sin ningún problema.

Durante la creación de nuestro listado “infGstMtr” no le hemos dicho en ningún sitio que filtre o seleccione los registro de la obra actual, por lo que por cada obra muestra todos los registros de de la tabla “GstMtr”. Esta relación de filtro o selección de registro se realiza estableciendo un Vinculo, para ello pulsamos con el botón derecho del ratón sobre el recuadro del sub-informe y seleccionamos la opción de “Cambiar Vínculos del subinforme”:

Donde nos aparece la siguiente ventana, en la que seleccionamos “obra.cObrcdg” en la parte superior izquierda de la ventana y automáticamente establece el vinculo por la correspondencia en nombres de los campos que se ha establecido en el diseño de la base de datos:

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De todas forma es preciso comprobar en los cuadros de selección de la parte inferior de la ventana comprobar la correcta relación de igualdad entre los campos.

El proceso de creación del subinforme para los Gastos de Personal es exactamente igual que para los gastos de material pero utilizaremos la sección “Detalle c”. Y deberíamos obtener el siguiente diseño definitivo:

Que nos presenta la siguiente estructura en “Vista previa”:

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18.6.- Manejo de Parámetros.

Los parámetros son valores que se pasan a los informes de Crystal Report. Los parámetros son valores que Crystal Report nos pide por teclado cuando accedemos a Informe o se le pueden asignar valores desde otros programas como Visual Basic. Su funcionamiento es semejante a las consultas parametrizadas de Access. Partimos de un Informe básico sobre la tabla “GstPrs” como el siguiente:

El objetivo es construir un parámetro que nos pida un el nif de un obre “cObrNif” y nos muestre todas las veces que esta persona ha trabajado. Comenzamos creando un parámetro desde el “Explorador de campos”:

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Escogemos la opción “Nuevo” y rellenamos la siguiente ventana con:

Una vez creado el parámetro es preciso crear un filtro de selección donde fijamos que el nif del obrero sea igual que el parámetro. Para ello accedemos accedemos a “Informe-Asistente de selección...”:

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Donde seleccionamos el campo “cObrNif” y lo igualamos al parámetro como podemos observar en la siguiente figura:

Para probar mi parámetro recién creado pulso la tecla “F5” y aparece la siguiente ventana:

Donde selecciono la segunda opción “Pedir valores de parámetros nuevos”, y escribo el nif del obrero que quiero consultar:

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Pulso el botón aceptar y automáticamente se filtran los registro de la tabla “GstPrs” del obrero seleccionado:

18.7.- Manejo de tablas Cruzadas.

Los informes basados en tablas cruzadas nos muestra estadísticas agrupadas en una tabla de dos dimensiones. Por ejemplo, sobre la tabla GstMtr vamos a mostrar las unidades de cada material gastadas en las distintas Obras.

Partimos de un listado de la tabla GstMtr donde no hemos visualizado o mostrado ningún campo, no nos hacen falta para la construcción de nuestro listado. Esto se hace dejando a blanco la siguiente ventana del asistente de creación de Informes nuevos:

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El listado parece vacío, pero si accedemos al “Explorador de campos” vemos que los campos se han cargado desde la tabla pero que no se muestran en nuestro Informe.

Desde la barra de herramientas principal accedemos al Icono “Insertar tablas cruzadas”:

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Que nos inserta un cuadro al estilo del subinforme:

Nos posicionamos sobre la tabla cruzada y con el botó derecho del ratón accedemos al menú contextual:

Y escogemos la opción “Asistente de tablas cruzadas....” , donde nos aparece la siguiente ventana:

En este caso hemos fijado como columna el campo “cObrCdg”, como fila el campo

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“cMtrCdg” y como campo resumido o estadística el sumatorio de “nGstMtrUnd”. Una vez rellena la ventana pulsamos el botón aceptar y llegamos al siguiente diseño:

Una vez creada nuestra tabla cruzada podemos cambiar y personalizar los estilos de esta, obteniendo un amplio conjunto de diseños en diversos colores y formatos.

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Índice de contenido - … · para crear uno de ellos, basta con situar el ratón por encima de él...

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