Índice introduccion 2 1. boletin no. 6- auditoria...

Auditoria IV Boletín No. 6 Auditoria Operacional de Administración de Recursos Humanos Página 1

ÍNDICE

INTRODUCCION .................................................................................................... 2

1. BOLETIN NO. 6- AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS......................................................................................... 3

1.1 DEFINICIÓN ...................................................................................................... 3

1.2 PROPÓSITOS DEL BOLETÍN: ............................................................................... 4

1.2.1 ESTABLECER EL CONCEPTO BÁSICO DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS

HUMANOS Y EL ALCANCE QUE SE DA A ESTA ACTIVIDAD PARA EFECTOS DE UNA REVISIÓN

OPERACIONAL. ....................................................................................................... 4

1.2.2 SEÑALAR LA METODOLOGÍA APLICABLE A ESTA REVISIÓN, ORIENTANDO ACERCA DE

LAS TÉCNICAS DISPONIBLES. .................................................................................... 4

1.3 PROPÓSITOS DEL BOLETÍN CON RELACIÓN A RECURSOS HUMANOS. ..................... 5

1.4 ACTIVIDADES DE RECURSOS HUMANOS .............................................................. 6

1.5 METODOLOGÍA ................................................................................................. 7

1.6 ACTIVIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ........................... 9

1.7 ENTREVISTAS Y TÉCNICAS PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DE ACUERDO A LA

AUDITORÍA OPERACIONAL. .................................................................................... 12

CASO PRACTICO ……………………………………………………………………... 20

CONCLUSIONES……………………………………………………………………..... 21

BIBLIOGRAFIA………………………………………………………………………… 22


INTRODUCCIÓN

Como Auditoría Operacional entendemos que es un servicio que prestan los

Contadores Públicos y Auditores a los diferentes negocios cuyo fin primordial es

establecer recomendaciones para incrementar la eficiencia operativa de la entidad.

La familiarización, investigación y análisis y diagnóstico son los tres pasos

fundamentales de la metodología de la auditoría operacional, los cuales deben de

adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la

revisión a una entidad.


1. BOLETIN NO. 6- AUDITORIA OPERACIONAL DE LA ADMINISTRACIÓN DE

RECURSOS HUMANOS.

1.1 Definición

Los recursos humanos de una empresa están integrados cuantitativamente por el

conjunto de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura

organizativa, y cualitativamente, por el conjunto de sus conocimientos,

habilidades; salud física y mental, su ideología y sus motivaciones, El Inventario

de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en peligro su

futuro desarrollo, el capital financiero y los demás recursos materiales poco

significan estando ausentes los recursos humanos necesarios para producir la

riqueza (satisfactores sociales y utilidades) que se espera de toda empresa.

La importancia de la Administración de Recursos Humanos es una de las

actividades administrativas básicas, está señalada por la necesidad de contar con

el número de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las

metas de una empresa. En la práctica administrativa, esta actividad ha recibido

distintas denominaciones; algunas de ellas son: Administración de Personal,

Relaciones Industriales o simplemente Recursos Humanos; pero en cualquier

caso, con menos o mayor énfasis los departamentos encargados de planearla,

dirigirla y controlarla cubren las sub actividades que se señalan más adelante al

explicarse su concepto y alcance.

Este boletín hace referencia a los lineamientos para efectuar la Auditoria

Operacional de la Administración de Recursos Humanos de una empresa,

Independientemente de la actividad específica a que se dedique.


1.2 Propósitos del Boletín:

1.2.1 Establecer el concepto básico de la Administración de Recursos Humanos y

el alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisión operacional.

En la Auditoría Operacional la información está dirigida hacia el aspecto

administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el presente

con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano.

Al realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones

deficientes las cuales muchas veces son inevitables. Pero mostrando la razón

defectuosa y así obtener efectos que beneficien a la organización, no solo al

presente sino también al futuro.

Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de

cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos

procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y

utilidad. Basándose en dichas revisiones es posible identificar asuntos específicos

como áreas problema o deficiencias que requieren de más estudio.

1.2.2 Señalar la metodología aplicable a esta revisión, orientando acerca de las

técnicas disponibles.

Básicamente se aplican cuatro características de la auditoría operativa:

a. Familiarización: Los auditores deben conocer cuáles son los objetivos de la

actividad, como van a lograrse y como van a determinar los resultados

b. Verificación: requiere que los auditores examinen en detalle una muestra

selecta de transacciones, seleccionada preferiblemente por muestreo estadístico;

el tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de

confianza que sea necesario para que represente razonablemente la población de


la cual se seleccionó. Al realizar la verificación los auditores usualmente están

interesados en tres temas: calidad, periodo correcto y costo.

1.2.3 Evaluación y Recomendación.

Las recomendaciones deben hacerse solamente cuando el auditor está totalmente

seguro; como resultado de su examen.

1.2.4 Informar de los resultados a la Dirección.

El Auditor debe reservarse para la conclusión del examen. Los Auditores

proporcionan un mejor servicio a la Gerencia y mantienen mejores relaciones con

la dirección departamental cuando comentan los hechos que han encontrado.

Cualquier informe formal que le muestre a la Gerencia que todas las deficiencias

se corrigieron antes de que se emitiese, encontrará una aceptación amistosa tanto

por parte de la dirección General como de la Operativa.

1.3 Propósitos del Boletín con relación a Recursos Humanos.

1. Establecer el concepto básico de la Administración de Recursos Humanos y el

alcance que se da a esta actividad para efectos de una revisión operacional.


administrativo, es decir hacia todas las operaciones que realiza el departamento

de Recursos Humanos.

Al realizar una auditoría operativa con frecuencia se observan condiciones

deficientes las cuales muchas veces son inevitables, lo cual permitirá que en un

futuro podamos corregir dichas deficiencias.

Una evaluación de la efectividad de los procedimientos y prácticas requiere de


cierta revisión o estudio preliminar con el fin de conocer cómo funcionan dichos

procedimientos y prácticas para formarse una idea con respecto a su efectividad y

utilidad.

2. Señalar la metodología aplicable a esta revisión, orientando acerca de las

técnicas disponibles.

1.4 Actividades de Recursos Humanos

Para efectos de este boletín la Administración de Recursos Humanos abarca, por

lo menos las siguientes actividades:

a. Contratación y despido de personal, que incluye las operaciones de

reclutamiento, selección, preparación inicial de nuevos empleados, promociones y

despido.

b. Administración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de empleados

y obreros conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos correspondientes

a cada categoría, el señalamiento de los procedimientos de evaluación para la

determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y compensaciones

adicionales y las políticas para su otorgamiento.

c. Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de

comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la empresa; la

negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el

cuidado y promoción de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento

de la empresa y la continua investigación de fallas e implantación de instrumentos

que mejoren la eficiencia del personal.

d. Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta

gerencia, la definición de la organización (que incluye descripción de puestos) y

las necesidades de capacitación y desarrollo del personal; establecer y vigilar

programas de desarrollo tendentes que el personal pueda asumir mayores

responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su

capacitación.


e. Servicio a empleados, que involucra servicios médicos, facilidades de trabajo al

personal, instalaciones, métodos adecuados de protección y seguridad industrial,

así como los servicios que permitan esparcimiento, etc.

f. Vigilancia del régimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento de las

disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del personal

(en boletín por separado se tratará en detalle de la Auditoría Operacional del

régimen fiscal de una empresa).

1.5 Metodología

El método que se debe seguir debe basarse en el citado en el boletín No2 siendo

Directrices de actuación, operaciones, metodología e informe acoplado al área de

Recursos Humanos.

Lo cual se divide en tres fases que se muestran a continuación:

a. Familiarización

Lo cual consiste en que el auditor debe adentrarse y conocer sobre la

administración del área de recursos humanos de la entidad a laborar y esto se

realizara según los estudios de: a) La problemática inherente en las actividades

económicas en que se encuentra su personal y b) La infraestructura del área

(planeación, organización, dirección y control).

b. Estudio Ambiental

Esta primera fase es de gran ayuda ya que en ella obtendremos información para

detectar las áreas críticas por lo cual es necesario investigar los siguientes

aspectos: el valor económico que representa el personal para la empresa; los

resultados que muestre el personal sus faltas, puntualidad, errores laborales,

quejas, paros de trabajo, ausencias entre otros positivos y negativos; la

programación establecida en la entidad para el reclutamiento, entrenamiento,

desarrollo, evaluación de puestos etc. y las política de la entidad para la


administración del recursos; la filosofía que maneja la entidad para con sus

valores principales, metas y objetivos.

b.1) Infraestructura del Área

b.1.1) Planeación: En esta fase se estudia el cómo la administración resuelve

ciertos problemas como lo son los siguientes: El prever las necesidad de sus

empleados en todo nivel; coordinación de los sueldos a la par de las demás áreas

(finanzas, producción, ventas etc.), Prevenir problemas entre el personal;

Anticiparse a la actualización constante del personal asistiendo con programas de

entrenamiento y capacitación y por ultimo prestar mantenimiento a las instalación

utilizadas en beneficio de los empleados.

b.1.2) Organización: En esta área se estudiara lo siguiente: La estructura del

departamento de recursos humanos y que tanta autoridad tiene sobre otros

departamentos; grado de responsabilidad e los encargados del reclutamiento,

contratación y terminación de empleo; la adecuada coordinación entre

departamentos relacionados como los son planeación y programación de las

necesidades de las fuerzas de trabajo y por último la jerarquía acorde a las

capacidades y conocimientos para el adecuado funcionamiento del departamento

de recursos humanos.

b.1.3) Dirección: En esta fase se estudiara la calidad directiva de la administración

de recursos humanos lo cual se realizara estudiante la ejecución de las sub-

actividades básicas en cuanto a oportunidad y eficacia y observando el respaldo

que le da la alta gerencia a los programas establecidos.

b.1.4) Control: En esta fase se compara lo planeado con lo ejecutado para lo cual

se estudiara lo siguiente: El cómo se definen las políticas aplicadas al personal y

los procedimientos para definir los sueldos, aumentos, escalafón, pago de

incentivos, capacitación, reclutamiento, selección y contratación entre otros; los

programas utilizados para la distribución de trabajo y cargos a desempeñar.


C. Visita a Lugares en que Labora el Personal

Estas visitas deben será periódicas para detectar todo lo antes ya mencionado

pero principalmente para observar lo siguiente:

1) Apariencia de la salubridad de las instalaciones, métodos de seguridad, luz,

ventilación, instrumentos de trabajo

2) Y las relaciones interpersonales entre jefes y subordinados y estos entre sí.

1.6 Actividades de la Administración de Recursos Humanos

1.6.1 Contratación y despido de personal

Contratación

“Es formalizar con apego a la ley, la futura relación de trabajo para garantizar los

intereses, derechos y deberes tanto del trabajador como de la empresa.” La

contratación se llevará a cabo entre la organización y el trabajador. Durante esta

fase es importante integrar los expedientes de trabajo cuando las partes han

aceptado las condiciones estipuladas en el contrato, la duración del contrato será

por tiempo indeterminado y deberá ser firmado por el representante legal de la

organización y el trabajador.

Una buena contratación de personal, es el resultado del trabajo efectuado en las

funciones de análisis y descripción de puestos, reclutamiento y selección de

personal. De no existir controles y procedimientos adecuados para la contratación

de personal, puede contratarse personal no recomendable o susceptible de

cometer fraudes, así también existe la posibilidad de contratar personal con perfil

inadecuado para el puesto.


Despido:

El departamento de recursos humanos deberá llevar un correcto control del

personal dado de baja de la organización, ya sea ésta por despido o renuncia. Es

importante que se lleve un historial completo de las razones que motivaron la

salida del personal de una organización. En casos de despido será el jefe

inmediato quien proporcionará al departamento de recursos humanos las causas

justificadas que soporten la decisión de despido. Por otra parte, en casos de

renuncia podrá obtenerse esta información implementando un sistema de

entrevista de salida, lo cual ayudará a la organización a conocer las causas que

motivan la salida del personal.

1.6.2 Administración de sueldos y salarios

Esta función consiste en estudiar los principios o técnicas para lograr que todos

los trabajadores sean justos y equitativamente compensados mediante sistemas

de remuneración racional del trabajo y de acuerdo a la importancia de su puesto,

al esfuerzo, a su eficiencia personal, a sus necesidades y a las posibilidades de la

empresa. Consiste en asignar valores monetarios a los puestos, en tal forma que

sean justos y equitativos en relación a otras posiciones de la organización y a

puestos similares en el mercado de trabajo.

Remuneración

La remuneración es la forma en que la organización retribuye al personal por su

trabajo. Esta función, también denominada administración de nóminas, se enfoca

básicamente en llevar un correcto control de pagos realizados a los trabajadores

de la organización por concepto de sueldos, salarios, comisiones, bonificaciones y

otras formas de remuneración. Dicho control también debe enfocarse en que las

remuneraciones se realicen en el tiempo estipulado.

Entre los objetivos principales que persigue el proceso de nóminas es pagar a los

empleados de acuerdo con los contratos laborales y las demás normas


establecidas, así mismo calcular y registrar las nóminas con exactitud y en su

totalidad para todos los servicios efectivamente realizados por los empleados y

aprobados por el personal correspondiente. Por otra parte, debemos tener en

cuenta la existencia de riesgos que impiden el cumplimiento de objetivos en el

proceso de nóminas, estos riesgos pueden variar de acuerdo a la naturaleza de la

organización, sin embargo los más comunes que surgen durante este proceso

pueden ir desde pagos a empleados inexistentes, remuneraciones y tiempos de

trabajo inexactos ó no autorizados adecuadamente, hasta sistemas no diseñados

para reflejar el plan de retribuciones salariales incluido en los convenios o

contratos celebrados entre la organización y el empleado.

En el párrafo anterior se mencionaron los riesgos más comunes que se deben

afrontar durante el proceso de nóminas, sin embargo para evitar éstos y cualquier

otro tipo de riesgos, es de suma importancia restringir el acceso a la información

sobre datos de la nómina únicamente a aquellos empleados autorizados para ello.

1.6.3 Organización, Capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta

gerencia

Gerencia

Entre otras funciones, esta área es la encargada de velar por el buen

funcionamiento del departamento, ya que de la misma depende el logro de los

objetivos. Entre las funciones que debe desempeñar se encuentran la

administración del departamento propiamente dicho, la planeación de personal,

así como la autorización de la descripción y análisis de puestos. Es importante

mencionar que la gerencia del departamento de recursos humanos, deberá

supervisar y autorizar la actividad de cada uno de los jefes de área que conforman

este departamento, asimismo, deberá autorizar los costos y gastos que considere

necesarios para el correcto proceso de selección, capacitación y remuneración del

personal de una organización.

1.6.4 Área de reclutamiento y selección de personal


Esta área está a cargo del proceso de empleo, el cual comprende las funciones de

reclutamiento, selección de personal, contratación e inducción. El número de

personal que comprende el área variará de acuerdo al tamaño y naturaleza de la

empresa aunque generalmente deberá contar con un jefe de área quien será

responsable de este proceso y delegará las actividades que considere necesarias

para alcanzar los objetivos de cada función.

1.7 Entrevistas y Técnicas para Contratación de Personal de acuerdo a la

Auditoría Operacional.

Esta es una de las técnicas de mayor uso en una Auditoria Operacional de la

administración de Recursos Humanos, y en esta fase se debe tener el cuidado de

recabar toda la información necesaria, y para ello se desarrollan:

a. Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución

práctica de las políticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarización.

b. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más

apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el

tamaño de muestra y oportunidad de la entrevista.

c. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las sub-

actividades, así como con el personal de línea a través de pláticas informales y

encuestas.

Una vez estudiada y evaluada la infraestructura administrativa, se sumaran los

hallazgos y se señalará la interpretación que se hace de ellos, resaltando aquéllos

que sean indicios de noticias y fallas de eficiencia. El auditor con base en los

hallazgos, específicos y de mayor relevancia deberá indicar en un resumen los

que tengan de mayor relevancia.


CASO PRÁCTICO


RESULTADO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL REALIZADA A LA

ENVASADORA DE G.L.P. DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2007.

1. Selección y contratación de Personal

Condición

El departamento de recursos humanos no realiza ninguna prueba para la

contratación de personal, si no únicamente verifica recomendaciones; el personal

que es de nuevo ingreso no recibe una capacitación en lo que se relaciona el

funcionamiento de la empresa, ni tampoco de tiempo de adaptación, si no en el

camino se hace su experiencia.

Criterio

De acuerdo a los estatutos internos en el artículo 6 incisos c) donde literalmente

indica: “Se debe realizar una capacitación general de 15 días a las personas

contratadas para que el personal cuenta con la capacidad adecuada de acuerdo al

rol del puesto al cual ha sido contratado”.

Recomendación

Que el departamento de recursos humanos establezca pruebas psicométricas y

pruebas de acuerdo al área a la que necesiten personal, así mismo que confirme

la experiencia como las referencias; para así contratar personal más capacitado,

con experiencia para ocupar los cargos que se requieran ocupar.


CONCLUSIONES

El recurso principal de las empresas es su recurso humano, admitiendo que

es básico señalar la necesidad de contar con el número de personas

adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una

empresa.

Este boletín hizo referencia a los lineamientos para efectuar la Auditoria

Operacional de la Administración de Recursos Humanos de una empresa,

Independientemente de la actividad específica a que se dedique.


administrativo, es decir hacia todas las operaciones de la empresa en el

presente con proyección al futuro y retrospección al pasado cercano.


BIBLIOGRAFÍA

Instituto Mexicano de contadores públicos, Comisión de Auditoría Operacional,

BOLETINES DE AUDITORIA OPERACIONAL, México. Décimo Segunda Edición,

año 2005, 164 pp.

Whitlgton O.Ray / Pany, Rurt, AUDITORIA UN ENFOQUE INTEGRAL, México,

Mcgraw Hill, Décima Segunda Edición, año 2003, 615 pp.

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