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POP - PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO

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Vigência: Indeterminada

Titulo: SISTEMA DE GESTÃO DAS SOLICITAÇÕES DAS REGI ONAIS

Associação Paulista de Medicina

Classificação: ( ) 1. Captação de Associados ( ) 2. Fidelização de Associados ( ) 3. Qualidade dos Serviços (X) 4. Integração com Regionais e Sociedades de Especialidades ( ) 5. Comunicação Interna

Áreas Usuárias : Regionais, Distritais, Presidência, Secretaria Geral, Gerência Geral, Gerência Administrativa,

Contabilidade e áreas de apoio (quando solicitado)

ÍNDICE

1. OBJETIVO

2. ABRANGÊNCIA

3. REFERÊNCIA

4. DEFINIÇÕES

5. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

6. INDICADORES DE DESEMPENHO

7. ANEXOS

Revisão Alteração

Elaborado por:

04/03/11

Aprovado por:

18/03/11 Núcleo de POPs Diretoria Executiva (Gestão 2008/2011)


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1. OBJETIVO

Estabelecer um sistema informatizado de gestão referente às solicitações realizadas pelas Regionais à

Associação Paulista de Medicina Estadual (APM) a fim de facilitar o acompanhamento dos fluxos dos

processos.

2. ABRANGÊNCIA

Sede social, Diretorias Distritais e Regionais da APM.

3. REFERÊNCIA

a) Identificação de demanda pela Gerência Geral, Gerência Administrativa e Diretoria da APM.

b) Sistema interno de protocolo da APM

4. DEFINIÇÕES

• Sistema Workflow (WF) – ferramenta que permite o envio/recebimento e

acompanhamento de solicitações das Regionais à Associação Paulista de Medicina

Estadual de forma eletrônica. Disponível em: http://www.apm.org.br/wfregionais

• Doação – Solicitação de recursos financeiros e/ou materiais para a Regional, sem

necessidade de restituição;

• Empréstimo – Solicitação de verba para a Regional, cujo valor será restituído à

Associação Paulista de Medicina Estadual, dentro do período da gestão vigente, em

número de parcelas definido pela Diretoria;

• Apoio – Solicitação de apoio, com ou sem aporte financeiro, para a realização de

determinada atividade da Regional;

• Investimento – Solicitação de verba para reforma/construção da sede da Regional,

cuja propriedade seja da Associação Paulista de Medicina Estadual;

• Eventos – Solicitação de eventos a serem realizados pela APM Estadual na Regional;

• Outras solicitações – Demais solicitações não descritas acima.


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5. PROCEDIMENTOS E RESPONSABILIDADES

As solicitações das Regionais à Associação Paulista de Medicina Estadual devem ser

realizadas por meio do Sistema WF e terão início quando o presidente da Regional

encaminhar a solicitação, segundo as categorias abaixo:

� Doação;

� Empréstimo;

� Apoio;

� Investimento;

� Eventos;

� Outras solicitações.

Vale ressaltar que a APM Estadual não se responsabilizará por gastos executados pela

Regional sem análise prévia da solicitação.

Em todas as solicitações, o presidente da Regional da APM deverá comprovar a necessidade,

por meio de documentação. Nas ocasiões em que haja a contratação de serviços de mão-de-

obra e/ou de materiais, é necessário o envio da cotação de no mínimo 3 (três) empresas.

A partir de então, a solicitação registrada no sistema e devidamente numerada será enviada

automaticamente ao respectivo diretor distrital, que deverá analisá-la e encaminhá-la,

aprovando a sua pertinência ou informando à Regional a recusa.

Nas situações em que faltar algum documento, o diretor distrital deverá devolver o processo

para a Regional, orientando-a.

Então, o diretor distrital encaminhará a solicitação via sistema WF à Secretaria Geral da APM

Estadual, que efetuará a análise da Regional, considerando:

→ Conformidade do estatuto atualizado da Regional com o da APM Estadual (estatuto

padrão);


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→ Conformidade dos cargos de Diretoria existentes com o estatuto atualizado da Regional.

Caso não haja nenhuma pendência, a Secretaria Geral encaminhará a solicitação à Diretoria

ou à Gerência.

No caso de recursos financeiros e/ou materiais, as Gerências Geral e Administrativa efetuarão

análises técnica e financeira, utilizando:

� Anexo I – Documentos necessários das Regionais para atualização cadastral e/ou

solicitação de verbas; e

� Anexo II – Análises de solicitação de verbas das Regionais, associativa e outras.

As Gerências Geral e Administrativa também avaliarão a necessidade de visita técnica à

Regional. Se necessário for, deverá ser dada ciência ao diretor distrital e ao presidente da

Regional. Não havendo necessidade de visita técnica, e/ou após concluída visita técnica,

serão providenciadas as análises pertinentes em relatório para encaminhamento.

As Gerências Geral e Administrativa avaliarão, ainda, o Plano Orçamentário aprovado em

Assembleia de Delegados para o ano em questão, a fim de identificar se a solicitação já

estava prevista e/ou se há verba orçamentária disponível.

Após essas análises, o processo seguirá para a Diretoria Financeira, que analisará o impacto

orçamentário da solicitação, de acordo com a viabilidade financeira da APM Estadual e a

conjuntura econômica.

No caso de solicitações não previstas no Plano Orçamentário, estas serão encaminhadas

pelas Gerências Geral e Administrativa para análise de outra(s) área(s) pertinente(s).

As Gerências Geral e Administrativa encaminharão o parecer (relatório) à Secretaria Geral

para que esta inclua a solicitação na pauta da próxima Reunião Distrital, quando então os


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diretores distritais analisarão o processo e sugerirão a aprovação ou recusa, a ser submetida,

na sequência, à Diretoria Executiva da APM Estadual.

A Secretaria Geral registrará a decisão que consta em ata no Sistema WF, com as devidas

justificativas.

Em seguida, caso a solicitação tenha sido aprovada pela Diretoria Executiva da APM

Estadual, a Gerência Administrativa providenciará a liberação do valor total ou parcial,

integralmente ou em parcelas, junto à Tesouraria.

A Gerência Administrativa, após executar o atendimento da solicitação, comunicará esta

conclusão à Secretaria Geral, que finalizará o processo no Sistema WF, sendo dada ciência,

automaticamente, a todos os envolvidos.

Se a solicitação tiver sido recusada pela Diretoria Executiva da APM Estadual, após registrar

esta decisão no Sistema WF, a Secretaria Geral finalizará o processo no próprio sistema,

sendo dada ciência, automaticamente, a todos os envolvidos.

A Presidência da Associação Paulista de Medicina Estadual acompanhará, via Sistema WF,

todas as solicitações e análises e, quando solicitada ou se julgar necessário, emitirá o seu

parecer.

6. INDICADORES

• Total de solicitações das Regionais, conforme as categorias registradas no Sistema WF;

• Total de verbas solicitadas pelas Regionais;

• Total de verbas liberadas para as Regionais.


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7. ANEXOS

Anexo I – Documentos necessários das Regionais para atualização cadastral e/ou solicitação

de verbas


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Anexo II – Modelo de análise de solicitação de verbas das Regionais


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Anexo III – Fluxograma

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