informace ze semináře europeaid / concord 23.-24. 3. 2009 pro fors
DESCRIPTION
Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS. Zdeněk Ralík, Ondřej H. Matyáš [email protected] Člověk v tísni, o.p.s. 20.5.2009. Agenda. 1.Úvod a představení účastníků 2. EuropeAid – základní struktura smluvní dokumentace, základní podpůrná dokumentace - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
![Page 1: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/1.jpg)
Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS
Zdeněk Ralík, Ondřej H. Matyáš[email protected]
Člověk v tísni, o.p.s.
20.5.2009
![Page 2: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/2.jpg)
2
Agenda
1. Úvod a představení účastníků2. EuropeAid – základní struktura smluvní dokumentace,
základní podpůrná dokumentace3. Projektový rozpočet4. Finanční zprávy5. Audit a dokládání uznatelných nákladů a výdajů6. Výběrová řízení a zadávání zakázek v rámci projektu7. PADOR8. Visibility guidelines9. Ostatní
![Page 3: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Další dokumentyAd 2 (EuropeAid – základní struktura smluvní dokumentace, základní
podpůrná dokumentace)2_New PRACTICAL GUIDE 2008.pdf
Ad 3 (Projektový rozpočet) a 4 (Finanční zprávy)3_Grants_090324.pdf
Ad 5 (Audit a dokládání uznatelných nákladů a výdajů)5a_Exp_verif_Concord_seminar.pdf5b_ISRS_44000.pdf
Ad 6 (Výběrová řízení a zadávání zakázek v rámci projektu)6a_ANNEX_IV.pdf6b_case_studies_procurement.pdf
Ad 7 (PADOR)7_PADOR.pdf
Ad 8 (Visibility guidelines)8_visibility.pdf
![Page 4: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/4.jpg)
4
2. EuropeAid – základní struktura smluvní dokumentace, základní podpůrná dokumentace
funding instruments
thematic programmes
calls – local, multicountry, global
![Page 5: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/5.jpg)
5
2. EuropeAid – základní struktura smluvní dokumentace, základní podpůrná dokumentace
Special conditions Annex I:Description of the Action Annex II: General Conditions (možnost derogace na novější) Annex III: Budget for the Action Annex IV: Contract-award procedures Annex V: Standard request for payment and financial
identification form Annex VI: Model narrative and financial report Annex VII: Model report of factual findings and terms of
reference for an expenditure verification of an EC financed grant contract for external actions (tj. popis zadání pro audit)
![Page 6: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/6.jpg)
6
2. EuropeAid – hierarchie dokumentů
1) Council directives, decision of parliament and council, basic act
2) Internal EuropeAid rules
3) Practical guide on grants (PRAG), manuals, internal procedures DG
4) Instruction notes
![Page 7: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/7.jpg)
7
2. EuropeAid – hierarchie dokumentů – PRAG (practical guide)
platný od 1.1.2009 snaha soustředit vše na jedno místo konsolidace podmínek pro projekty hrazené z 10th EDF a
EC Budget http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementa
tion/practical_guide/index_en.htm včetně přehledu změn
![Page 8: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/8.jpg)
8
3. Projektový rozpočet – principy grantu
Transparency
Equal treatment
Non-cumulative
Non-retrospective (except exceptional cases… - actions: humanitarian aid, crisis situations…; operating grants: not more than six month after start of beneficiary’s budget year)
Co-financing
Non-profit
![Page 9: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/9.jpg)
9
3. Projektový rozpočet – možnosti subkontrakce
pouze pokud je obsaženo rovnou v rozpočtu (initial budget)
![Page 10: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/10.jpg)
10
3. Projektový rozpočet – eligible costs
Incurred by the beneficiary
During impolementation of action
Indicated in the estimated budget
Necessary for implementing action
Identifiable + verifiable
Compliant with accounting standards
Reasonable and justified
![Page 11: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/11.jpg)
11
3. Projektový rozpočet – eligible costs at the end of the project
Art. 14.1. General Conditions
Placed orders Goods delivered Payments made before the final report is submitted
this implies that stocsk are not an aligible cost(dotaz FoRS – zbylé poštovní známky)
![Page 12: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/12.jpg)
12
3. Projektový rozpočet – ineligible costs
provision for reserve (tvorba rezerv) (kolize např. s vietnamským pracovním právem)
Exchange losses
Costs of land and buildings
Indirect costs for the organization receiving a running cost grant
Interest paid
![Page 13: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/13.jpg)
13
3. Projektový rozpočet
a. Úroveň detailů
b. Hlavní rozpočtové kapitoly
c. Rozpočtování v jednotkách a jednotkové náklady
d. Zohlednění inflace (pouze diskuse, v rámci semináře CONCORD nebyl prostor téma probrat)
e. Daňové otázky a DPH
![Page 14: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/14.jpg)
14
3. Projektový rozpočet – a. Úroveň detailů
To be considered eligible, all costs must have been entered as eligible costs in the estimated budget
Any amendment of the estimated budteh (higher than 15 percent) which would alter the action or work programme planned may be allowed only if it has been subject of a written supplementary agreement between the parties
![Page 15: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/15.jpg)
15
3. Projektový rozpočet – b. Hlavní rozpočtové kapitoly
(H – Heading)H1: StaffH2: Travel expensesH3: Equipment and suppliesH4: Local officeH5: Other costs and servicesH6: Others (guarantee, audit, translation…)
![Page 16: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/16.jpg)
16
3. Projektový rozpočet – b. Hlavní rozpočtové kapitoly – indirect costs
Necessary to execute the action; you can chose:
a) Real costs based on analytical accounting systemb) Flat rate – max. 7 per cent of direct costs
![Page 17: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/17.jpg)
17
3. Projektový rozpočet – c. Rozpočtování v jednotkách a jednotkové náklady
Diskuse, zda je jednotkový náklad průměrnou nebo maximální veličinou
(výhrady delegace při překročení jednotkových nákladů např. u mezd v průběhu víceletého projektu)
![Page 18: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/18.jpg)
18
3. Projektový rozpočet – d. Zohlednění inflace
(pouze diskuse, v rámci semináře CONCORD nebyl prostor téma probrat)
![Page 19: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/19.jpg)
19
3. Projektový rozpočet – e. Daňové otázky a DPH
daně jsou neuznatelné
případně výjimka na VAT ve Special conditions
delegace by měla s vládou dané země vyjednat „ financing agreement“ na daný projekt, na základě toho daňový úřad země vydává potvrzení pro NGO
zkušenosti FoRS s DPH z ČR???
![Page 20: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/20.jpg)
20
4. Finanční zprávy
a) Formát finanční zprávy
b) Reportování v různých měnách, v jednotkách a jednotkových nákladech
c) Otázky měnových kurzů, kurzových ztrát a zisků (Inforeuro, průměr za období)
d) Zisky z úroků (i sankční úroky za zpožděné platby EuropeAid; interest on pre-financing according to 15.9-15.13 – vracen každoročně EC vs. assigned to the action)
e) Kofinancováníf) Používání rozpočtové rezervyg) Depreciace (e-g pouze diskuse, v rámci semináře CONCORD nebyl
prostor téma probrat)
h) Změny rozpočtu v rámci povolených 15%
![Page 21: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/21.jpg)
21
5. Audit a dokládání uznatelných nákladů a výdajů
Article 14 – general conditions
February 1, 2006 – PRAG revision přechod z „audit certificate provided by a certification
audit“ na „report of factual findings provided by an expenditure verification“
RFF (report of factual findings) based on AUP (agreed-upon procedures)
AUP defined by ToR (terms of reference) in Annex VII (model RFF report included); de facto check-list činnosti auditora
![Page 22: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/22.jpg)
22
5. Audit a dokládání uznatelných nákladů a výdajů
a) Mezinárodní standardy vs. místní podmínkyb) Společné audity v rámci projektů s rozvojovými zeměmic) Audity multi-country programů
- Desk audit- Lokální auditor – člen komory auditorů s členstvím v IFAC
(International Federation of Accountants) nebo podepíše IFAC Code of Ethics
![Page 23: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/23.jpg)
23
5. Audit a dokládání uznatelných nákladů a výdajů – dotazy FoRS
předávání dokladů do Německa – dle dohody s lead organizací a jejím auditorem
Italian lead uznává pouze náklady hrazené kartou nebo bankovním převodem - nesmysl
Odmeny a navysovani mezd pracovniku – důraz na průkaznost
costs of closing the project – v průběhu platnosti kontraktu, musí být nabudgetováno
contingency reserve na exchange losses – není možné, jediné řešení při nepříznivých pohybech kurzů je ponížit aktivity
changes within the heading – od listopadu 2006 existuje přímo interpretetaion note, že je to úplně jedno
![Page 24: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/24.jpg)
24
6. Výběrová řízení a zadávání zakázek v rámci projektu
Annex IV Evaluation by a comittee (min. 3 – odd number) Nationality rule/rule of origin – prokazuje se pro
položky nad 5.000 Eur na kus; Community customs code; rozdíly mezi EDF/Budget
Timelimits long enough Exclusion, selection and award criteria
![Page 25: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/25.jpg)
25
6. Výběrová řízení a zadávání zakázek v rámci projektu
Service contracts Supply contracts Works contracts
International restricted/open tender or local open tender
Negotiated procedure (3 companies) Single offer (direct award)
(Dotazy FoRS – letenky)
![Page 26: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/26.jpg)
26
6. Výběrová řízení a zadávání zakázek v rámci projektu – special cases
International organisation as partner Derogations Co-financing by other donor greater than EC
contribution
![Page 27: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/27.jpg)
27
7. PADOR – základní údaje
Potential Applicant Data On-Line Registration Service
systém pro registrace všech NGO participujících na programech EuropeAidu; např. ČvT - “Type 6”, tj. NGOs, které už dostaly EC grant
základní rozlišení: LEF data – legal entity file data – ta nemohou být jen tak měněna,protože už byla např. podepsaná smlouva a teď tato data spravuje DG Buget; How to modify LEF data? postupovat dle manuálu k tomu určenému, dostupný na stránkách PADOR
![Page 28: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/28.jpg)
28
7. PADOR – tipy a triky
původně outsourcované řešení, v průběhu 2008 už začleněno přímo pod DG; tj. DG tvrdí, že by to mělo fungovat lépe
v případě problémů s registrací (nedostupný internet v zemi působení atp.) – každá delegace by měla mít pro zájemce vyhrazené PC, kde se mohou registrovat
při podávání proposalu se nespoléhat na to, že PADOR je customizován pro každý call – např. je možné nevyplnit nebo neuploadovat z pohledu callu povinné pole a PADOR vás „pustí dál“ – tj. doporučení je postupovat podle manuálu příslušného callu
![Page 29: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/29.jpg)
29
8. Visibility
PRAG (practical guide) – 2.3.5 – link to the Communication manual Communication manual – contents
Written and visual identity of the EU Details compulsory requirments to be followed
Annex III (Budget) – 5.8 Visibility actions
(tipy a triky: např. když se v publikaci zapomene na visibility)
![Page 30: Informace ze semináře EuropeAid / CONCORD 23.-24. 3. 2009 pro FoRS](https://reader036.vdocuments.net/reader036/viewer/2022062804/56814c0d550346895db90cb4/html5/thumbnails/30.jpg)
30
9. Ostatní
Co dělat v případě rozporu názorů NGO a delegace
oficiální postupy prosazované EuropeAidem nemusí být vždy na všech delegacích všem úředníkům známy (delegací je asi 150 a navíc spadají pod DG RELEX – External Relations); v případě, že má organizace pocit, že požadavky delegace nejsou v pořádku, lze oznámit příslušnému oddělení EuropeAidu, které pak vydává neutrální „interpretation note“ pro všechny delegace tak, aby „stěžující si“ NGO nebyla rozpoznatelná