2009-01-27

1 (4)

Essunga kommun

/

~~

Informationspolicy för Essunga kommun

Policyns syfte

Arbetsformer Policyn beskriver arbetsformerna för det vardagliga informationsarbetet. Vid en

extraordinär händelse övergår organisationen till den, som finns beskriven i

informationsplan för extraordinära händelser.

Ansvarsfördelning Policyn klargör informationsansvaret i kommunkoncernen.

Riktlinjer Policyn beskriver de riktlinjer enligt vilka informationsarbetet i kommunkoncernen

bedrivs.

Generella riktlinjer

Innehåll Kommunens information skall präglas av öppenhet och tillgänglighet med

utgångspunkt i offentlighetsprincipen. Informationen skall vara enkel, saklig och

korrekt.

Form Utformning av informationen skall anpassas till aktuellt medium, budskap och

målgrupp. Enkelhet i form och uttryck skall eftersträvas. All information, både på

papper och elektroniskt, skall följa kommunens grafiska profil.

Planering Informationsinsatser bör planeras och budgeteras i god tid för att fa rätt utformning

med avseende till målgrupper, budskap och medium. Detta gäller såväl intern som

extern information.

l n tern information

Intern information riktar sig till anställda i Essunga kommun och förtroendevalda

politiker.

Informationskanaler För intern information används intranät, informationsblad, e-post, anslagstavlor,

arbetsplatsträffar och möten av olika slag och i viss mån intemet.

Mål • Att ge den information som krävs för att var och en skall kunna utföra sitt

uppdrag.

• Att öka de anställdas och de förtroendevaldas kunskap om kommunens

verksamhet, organisation och mål.

• Att uppmärksamma anställdas och förtroendevalda på deras rättigheter och

sky l di gheter.

• Att göra de anställda förtrogna med sin informationsuppgift.

• Att underlätta samarbete mellan kommunens olika verksamhetsområden.

• Att informera förtroendevalda och anställda om sådant som rör den egna

verksamheten innan de kan läsa, se eller höra om det i media. Undantag kan göras

då nyhetsvärdet är av stor vikt eller av positivt värde för kommunen eller vid

akuta situationer.

• Att skapa möjligheter till en dialog kring den egna verksamhetens utveckling. Det

är därför viktigt att exempelvis fattade beslut och konsekvenserna får respektive

verksamhetsområde så snart som möjligt blir kända och diskuterade.

Extern information

Extern information riktar sig till invånarna i kommunen, företag och föreningar

verksamma i kommunen samt i vissa fall inpendlare från andra kommuner, potentiella

kommuninvånare, turister eller besökare i kommunen samt olika samarbetspartners.

Ä ven information till media är att betrakta som extern information.

Informationskanaler Extern information sker genom kommunens hemsida, Esslnfo, dokumentation från

fullmäktige, kommunstyrelse, nänmder och utskott, tryckt informationsmaterial,

skrivelser, elektroniskt presentationsmaterial, svar på förfrågningar per e-post, post,

telefon och fax, muntlig information, utställningar och mässor, receptionen/växeln,

annonsering, anställda och förtroendevalda, pressmeddelanden och presskonferenser.

Mål • Att ge kommuninvånarna lättillgänglig information om rättigheter, skyldigheter

och kommunens service.

• Att uppmuntra till dialog och stimulera det demokratiska arbetet.

• Att sprida kunskap om hur kommunen fungerar och agerar samt om vilka beslut

kommunen fattar.

• Att föra ut en positiv och tydlig bild av Essunga kommun.

2(4)

Information till media

Kommunens kontakter skall präglas av öppenhet med utgångspunkt i offentlighets­

principen samt av ett värnande av yttrande- och meddelandefriheten. Yttrandefriheten

begränsas dock i de fall där sekretesslagen träder i kraft. Meddelandefriheten ger alla

anställda i Essunga kommun möjlighet att lämna upplysningar utan att deras identitet

efterforskas. Det ligger i kommunens intresse att förse massmedierna med ett gott

informationsunder lag, eftersom detta har stor betydelse för medborgarnas möjligheter

till !nsyn och påverkan. Samtliga nämnder och förvaltningar skall i så stor

utsträckning som möjligt få kännedom om nyheter innan dessa når media. När det

gäller organisations- och personalfrågor gäller att anställda alltid skall informeras före

massmedierna.

De planerade kontaktema med massmedia kan ske via pressmeddelanden,

presskonferenser eller direktkontakt med enskilda journalister.

Ansvarsfördelning för information

Tre huvudgrupper: • Kommunstyrelse/kommunalråd/kommunchef

• Informationschef

• Förvaltning/nämnd, enhetschefer

Kommunstyrelse/kommun al råd/kom m u n chef Kommunstyrelse, kommunalråd och kommunchefhar det yttersta ansvaret för

kommunens information och kommunikation. För information och kommunikation

som rör politiska frågor och det politiska ansvaret svarar kommunstyrelsen.

Informationschef Informationschefen har det operativa ansvaret för att kommunikationen med medborg­

ama fungerar på ett sätt som gör det möjligt för kommunen att uppfylla arbetssätt och

mål. Informationschefen har ett ansvar att initiera, driva på, stödja och följa upp kom­

munikationsprocessen samt vara behjälplig vid produktion av kommunövergripande

presentationsmateriaL Informationschefen skall vara behjälplig med råd och stöd i

informations- och kommunikationsfrågor samt arbeta för att gällande riktlinjer för

information följs.

Förvaltning/nämnd, enhetschefer

Informationsansvaret är kopplat till varje verksamhetsområde vilket innebär att för­

valtningschefer, enhetschefer, nämndsordföranden och verksamhetsansvariga har ett

informationsansvar i anslutning till sitt verksamhetsområde. Internt är kommunikation

ett chefsansvar. Varje chef är ansvarig för att kommunikationen fungerar inom respek­

tive ansvarsområde.

l

\t ) //]/j/;/] q;-5

3(4)

~

2009-02-06

4(4)

Essunga kommun

i ~· -.. l

'/y~]

Samtliga medarbetare Varje medarbetare, slutligen, har ett ansvar för att skaffa sig den information som

behövs for att kunna utfara sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt.

;tV~ ~ dvc .~~·~ il iv'f'·· _./ -·· /l/J/f,f} .J v l Ct1 ' . \j t::./ .