ARNALDO HELIZIÁRIO CHAVES DE OLIVEIRAPATRICK LEANDRO MAGALHÃES

Informatização de Empresas: Conceitos base e estudo de caso da empresa APAIL Diesel.

BELO HORIZONTEUNIVERSIDADE FUMEC

2008

ARNALDO HELIZIÁRIO CHAVES DE OLIVEIRAPATRICK LEANDRO MAGALHÃES

Informatização de Empresas: Conceitos base e estudo de caso da empresa APAIL Diesel.

Trabalho realizado na Universidade FUMEC, no curso de Ciência da Computação, apresentado à disciplina de Trabalho de Conclusão de Curso.Orientadores: George Leal Jamil

Osvaldo Manoel Corrêa

BELO HORIZONTE2008

DEDICATÓRIA

Dedicamos este trabalho aos nossos pais, irmãos, Samara e Fabiana, pelo incentivo, cooperação e apoio, durante todo o curso. Também por compartilharem conosco os momentos de alegrias e tristezas, nesta etapa de nossas vidas. E aos amigos por estarem do nosso lado em momentos difíceis.

AGRADECIMENTOS

Agradecemos a todos os professores por passarem todos os conhecimentos necessários para a nossa formação. Aos colegas e a todas as pessoas que mesmo por algum momento nos deu um voto de confiança. E aos funcionários da APAIL Diesel por sua paciência e cooperação neste trabalho.

"As duas áreas que estão mudando... são a tecnologia de informação e a tecnologia médica. São nestas áreas que o mundo estará bem diferente daqui a 20 anos." [Bill Gates].

RESUMO

A informatização está em evidência para as empresas de pequeno e médio porte do mercado mineiro e até mesmo nacional. As empresas, hoje, sentem a necessidade de obter uma gama de informações sobre diversas áreas dos seus negócios. Para isso, utiliza-se de vários processos e sistemas para a informatização baseados em conceitos teóricos e práticos. O presente trabalho discutirá o conceito de informatização, buscando entender como os processos podem se adequar ao perfil das diversas empresas de diferentes seguimentos. Neste trabalho também teremos o estudo do processo de informatização da empresa APAIL DIESEL, que nos ajudou a analisar e compreender melhor o processo de informatização.

Palavra-Chave: empresa; informatização; informática; administração; planejamento.

ABSTRACT

The use of personal computers into usual tasks is in evidence to small to medium sized corporations of internal market and even in a national coverage market. They actually feel the crescent demand to obtain a wide range of information about various areas into their business. The use of various kinds of processes and systems based on theoretical and practical concepts is needed to achieve these information. This current project will discuss the concept of computerization seeking to understand how all the processes could adapt themselves to the various corporations profiles of all kind of segments. Also we will have a study into the process of computerization of APAIL DIESEL, who helped us analyze and better comprehend this process.

Key-Word: company; computerization; computer science; administration; planning.

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1: O que é a Tecnologia de Informação.............................................................13Figura 1.2: TI e a criação de valor para os negócios.......................................................20Figura 2.1: As três dimensões essenciais do planejamento de informática.................25Figura 2.2: O cubo do planejamento de informática e a estágio de evolução da TI...26Figura 2.3: Bases e objetivos de um plano de informatização.......................................28Figura 2.4: Esquema para planejamento geral de informática.......................................30Figura 2.5: Modelo de consultoria e mudança..................................................................34Figura 2.6: Expectativa da empresa em relação à informatização................................35Figura 3.1: As organizações como sistemas sócio-tecnicos..........................................38Figura 4.1: Percentual dos trabalhadores que participaram do processo de informatização da empresa..................................................................................................44Figura 4.2: Percentual dos trabalhadores que necessitam da informática para realização de seu trabalho...................................................................................................45Figura 4.3: Grau de dificuldade de trabalho sem um sistema de Informação.............46Figura 4.4: Percentual de trabalhadores com domínio da informática..........................47Figura 4.5: Porcentagem dos trabalhadores que conhecem o sistema utilizado........48Figura 4.6: Relação da informática no trabalho................................................................49Figura 4.7: Relação da informática com a agilidade no serviço.....................................50Figura 4.8: Relação da informatização e a eficiência do serviço...................................51Figura 4.9: Percentual dos colaboradores que realizam suas tarefas em tempo hábil....................................................................................................................................................52Figura 4.10: Conceito dos colaboradores atribuído ao sistema utilizado pela empresa...................................................................................................................................52Figura 4.11: Conceituação do sistema de informação.....................................................53Figura 4.12: Relação do conhecimento da existência de sistemas de informática em outras empresas pelos colaboradores...............................................................................54Figura 4.13: Percepção do crescimento da informatização nas empresas..................55Figura 4.14: Avaliação do crescimento da informatização nas empresas...................55

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SUMÁRIO

LISTA DE FIGURAS....................................................................................................................... iINTRODUÇÃO............................................................................................................................ 10CAPÍTULO 1 – CONCEITOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO.............................13

1.1 O que é tecnologia da informação?...................................................................................131.2 Por que usar tecnologia da informação?............................................................................141.3 Qual a importância da tecnologia da informação para as empresas?..................................161.4 A TI em pequenas empresas.............................................................................................171.5 Por que ter um profissional de informática na empresa?....................................................181.6 Gestão da tecnologia da informação..................................................................................181.7 A relação TI com a vantagem competitiva........................................................................191.8 A criação de valor com o uso da TI...................................................................................201.9 Tecnologias aplicadas a sistemas de informação empresarial............................................22

CAPÍTULO 2 – ETAPAS DO PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO..................................252.1 Planejamento da Informática.............................................................................................252.2 Abordagens de implantação do processo da informatização..............................................322.3 O que se pode esperar de uma informatização?.................................................................35

CAPÍTULO 3 – IMPACTOS DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS 37CAPÍTULO 4 – ESTUDO DE CASO DA EMPRESA APAIL DIESEL.................................42

4.1 Atual situação da empresa................................................................................................424.2 Avanço tecnológico na empresa........................................................................................424.3 Metodologia.....................................................................................................................434.4 Tipo de pesquisa...............................................................................................................434.5 Universo e período de pesquisa.........................................................................................444.6 Coleta dos dados...............................................................................................................444.7 Tratamento / Análise dos dados........................................................................................444.8 Análise dos resultados......................................................................................................45

4.8.1 Você participou do processo de informatização da empresa?.......................................454.8.2 Seu trabalho seria realizado sem a ajuda da informática?.............................................464.8.3 Você tem domínio da informática (planilha, editores de texto, etc.)?...........................474.8.4 Você conhece bem os recursos do sistema utilizados em sua área?..............................484.8.5 Qual o grau de importância da informática em seu trabalho?.......................................494.8.6 A informática agiliza seu serviço?................................................................................504.8.7 Se a empresa não fosse informatizada seu serviço seria eficiente e eficaz?..................514.8.8 Você realiza todas as suas tarefas em tempo hábil?......................................................524.8.9 Qual conceito você daria para o sistema utilizado na empresa?....................................534.8.10 Qual conceito você daria para ao sistema informática como um todo na empresa em que trabalha?.......................................................................................................................... 544.8.11 Como você analisa o crescimento do uso de sistemas de informática nas pequenas e médias empresas que tenham vínculo direto com a empresa em que trabalha?.....................554.8.12 Você nota o crescimento da informatização nas empresas em geral? (Obs.: se sua resposta foi SIM responda a questão nº. 15. Caso contrário termina aqui)............................554.8.13 Como você avaliaria este crescimento?.......................................................................56

CONCLUSÃO.............................................................................................................................. 58REFERÊNCIAS........................................................................................................................... 60APÊNDICE................................................................................................................................... 63

1.1 Questionário para pesquisa monográfica...........................................................................63

CAPÍTULO 1 INTRODUÇÃO

A informática, com o seu constante aumento tecnológico, fornece uma

excelente oportunidade para as empresas crescerem no mercado. Buscando novas

metodologias de processo e melhorar os existentes, obtendo informações com mais

rapidez; a informática torna-se uma excelente ferramenta de apoio à tomada de

decisão. Com a globalização presente em todos os nichos de mercados, notamos

que a tecnologia de informação pode fornecer possibilidades de permanente

atualização e integração do negócio, essa tecnologia que parece ser tão importante

ainda não alcança plenamente as pequenas empresas que, no geral não possuem

sistemas informatizados. Isto não significa que as empresas de pequeno porte

possivelmente não poderão competir com ferramentas ou estratégias tão potentes

quanto às das grandes corporações.

Porém, essa crescente evolução tecnológica faz da informática uma área

em que o conhecimento seja vasto, e sempre crescente a uma velocidade que o ser

humano tem dificuldades de assimilar todos os seus aspectos.

As empresas, tendo em vista um crescente barateamento de preços dos

equipamentos eletrônicos, e as possibilidades de melhorar o seu desempenho,

adquirem equipamentos com maior facilidade e demanda. Sem um planejamento e

uma estrutura adequada para efetuar a informatização, a empresa acarretará uma

indisciplina na utilização dos equipamentos, trazendo uma baixa significativa no

desempenho de suas funções. Por essas e outras dificuldades a informatização de

uma empresa deve ser muito bem planejada para que não crie mais barreiras a ser

superada pelas empresas e sim uma facilitadora na obtenção de resultados.

Contudo, a empresa deverá adaptar-se aos novos meios e metodologias

para continuar em atividade no mercado com certa expressão. Caso contrário estará

fadado a ser decrescente em seus negócios.

Hoje, toda e qualquer empresa necessita de informações mais precisas

sobre as suas atividades. A empresa que não possui informatização sofre com a

manipulação de dados de forma manual, gastando mais tempo e recursos para

produzir as informações. Já as empresas que têm um grau de informatização mais

elevado geram um volume maior de informações em um curto espaço de tempo e

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com custo mais reduzido, possibilitando, assim, formular com mais precisão e

relevância um plano bem definido dos objetivos estratégicos da empresa.

A informatização da empresa é um tema de grande relevância para os

seus dirigentes, pois possibilita um plano estratégico, maior produtividade (se bem

empregada), uma competitividade mais forte no mercado de atuação.

A informática tem como sua matéria-prima à informação, que se torna

uma forte aliada às metodologias de tomada de decisões estratégicas nas áreas

gerenciais, visando buscar uma correta implantação de sistemas e métodos de

busca dessas informações numa empresa.

A informática está presente em todos os setores da economia e é capaz de definir o valor de pessoas, procedimentos, organizações, setores, empresas e países... Ao longo da revolução tecnológica, que teve inicio por volta dos anos 60, as empresas aos poucos estão se adaptando a esse meio, tendo que procurar sistemas mais avançados que lhes proporcionassem maior facilidade em administrar e organizar suas tarefas. (LEALDINE, 2007).

O papel da informática ficou restrito por muito tempo em ser uma

tecnologia para suporte administrativo, até que a maturidade da tecnologia começou

a crescer bastante e proporcionou uma maior eficiência na coleta, processamento,

armazenamento e distribuição de dados e tratamento de informações. Com o

avanço desta tecnologia, aliada à redução do preço de produtos de informática,

proporcionou uma generalização desses recursos às empresas de diferentes

dimensões.

“Pela primeira vez na história empresarial, as empresas de menor porte

podem competir com ferramentas ou estratégias tão potentes quanto às das grandes

corporações.“ (BERALDI e ESCRIVÃO FILHO, 2000). Mesmo com a possibilidade

de competir com empresas de grande porte, o que mais se observa hoje é que “as

pequenas empresas no geral não possuem sistemas informatizados, ou seja, seus

controles são feitos quase que exclusivamente por meio de papeladas

intermináveis.” (BERALDI e ESCRIVÃO FILHO, 2000).

As empresas, hoje, sentem a necessidade de obter uma gama enorme de

informações sobre diversas áreas dos seus negócios. Informações que obtidas de

forma mais rápida e de fonte segura, poderão ajudar mais efetivamente na tomada

de decisão e nos objetivos estratégicos da empresa.

10

Tendo a tecnologia da informação como uma das ferramentas de melhor

desempenho na obtenção de informações nos dias atuais, busca-se aplicá-la nas

empresas.

A adoção de um sistema de informação dentro de uma empresa facilita a

captura, processamento e exposição de dados e informação. A implantação desse

sistema deve ser bem planejada para que possa atender as necessidades dos

responsáveis pelas estratégias da empresa, e para que o impacto do processo de

informatização não agrave nos resultados dos serviços prestados pela empresa. O

plano do projeto de informatização deve atentar-se para as vantagens e

desvantagens em informatizar determinado setor e os possíveis retornos.

A obtenção e o tratamento de informações dentro de uma empresa, hoje,

proporcionam um diferencial estratégico e solução de apoio à tomada de decisão

para os executivos. Obtendo dados mais rapidamente e confiáveis, a informática

torna-se de fundamental importância dentro de uma empresa. Devendo ser,

portanto, bem planejada e implementada para fornecer melhores resultados em sua

execução e percepção pela organização (recursos humanos da empresa).

Por mais que a informática esteja globalizada, e atendendo cada vez mais

um número maior de empresas que utilizam de suas tecnologias em seus negócios,

a absorção desta tecnologia dentro de pequenas e médias empresas ocorre de

forma lenta e com recursos mais reduzidos.

Algumas questões são freqüentes aos empresários quanto ao processo

de informatização: como aproveitar os recursos da tecnologia da informação para

obter uma maior produtividade na empresa? Como planejar e implementar a

informatização em minha empresa?

Para sanar algumas dessas barreiras encontradas pelos profissionais de

informática e por empresários durante um processo de informatização, a pesquisa

busca esclarecer alguns pontos para diminuir o número de erros durante a

informatização e diminuir as dificuldades encontradas, e obter um caminho para um

melhor resultado da informática na empresa. Analisando alguns conceitos existentes

na área para realizar a implementação do projeto de informatização e obtenção de

resultados com o uso da informática.

Teremos também neste trabalho acadêmico a análise do processo de

informatização da empresa APAIL Diesel, tendo como foco os benefícios, as

vantagens e as dificuldades do processo.

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CAPÍTULO 2 – CONCEITOS DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

A atual era digital em que vivemos, aliada a fatores como facilidades de

pagamentos e preços em conta proporciona uma maior facilidade para os

empresários obterem um conjunto composto de hardware e software de

computadores que possa auxiliar na execução de tarefas e obtenção de maior

produtividade na empresa.

Buscando obter benefícios com as novas tecnologias dessa era digital, os

empresários ficam a mercê de dúvidas em como empregá-las na empresa de forma

correta e com custos condizentes com as possibilidades de sua empresa.

Buscando esclarecer alguns conceitos dessas novas tecnologias,

produzimos este trabalho onde conceituamos informações básicas dos processos e

abordamos como obter um maior retorno alcançado com o processo de

informatização da empresa.

Perguntas básicas como: O que é tecnologia da informação? Por que

usar tecnologia da informação? O que é necessário para informatizar uma empresa?

Por que informatizar uma empresa? Quais áreas informatizar primeiro? São alvos

deste primeiro capítulo.

1.1 O que é tecnologia da informação?

Para entendermos os processos de uma informatização é necessário

compreendermos o que é a tecnologia da informação. Enxergamos tecnologia da

informação como sendo um conjunto de metodologias de processos que utilizam

hardware e software para processarem as informações (obtidas por meios de

sistemas de informação, do ser humano, base de dados, etc.) com o objetivo de

auxiliar na gestão da empresa através do uso da informática.

Tecnologia da Informação, ou TI, é o processo de transformação dos

conceitos, conhecimentos e equipamentos das áreas de Informática e

Telecomunicações, em aplicações úteis a todas as outras áreas de conhecimento

(MEDEIROS, 2006). Já a autora Beal (2003) cita tecnologia da informação como

sendo “o conjunto de recursos tecnológicos e computacionais para a geração e uso

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da informação, abrangendo das redes de computadores às centrais telefônicas

inteligentes, fibra óptica e comunicação por satélite.”.

Para Farinha (2004) tecnologia da informação é a junção de hardware,

software e comunicação. Conjunto que permite processar as informações através do

hardware e do software e transmitir a informação através da comunicação. Como

exposto na figura 1, abaixo:

Figura 1.1: O que é a Tecnologia de Informação.Fonte: FARINHA, 2004, p. 3.

Segundo Rezende (2000), a tecnologia da informação é fundamentada

em quatro componentes:

1. hardware e seus dispositivos e periféricos;

2. software e seus recursos;

3. sistemas de telecomunicações;

4. gestão de dados e informações.

1.2 Por que usar tecnologia da informação?

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O uso destas tecnologias auxiliando a empresa em suas atividades

operacionais e administrativas agrega maior produtividade nos resultados obtidos. A

agilidade e a rapidez no manuseio e no processamento das informações são fatores

que levam ao uso da tecnologia da informação numa empresa, permitindo a estas

empresas, aparecer no mercado competitivo como um forte concorrente.

Beal (2003) expõe algumas razões que disseminaram o uso da tecnologia

da informação como sendo a maneira de realizar determinado trabalho,

aprimoramento de processos e controles internos da empresa, redução de custos,

melhoramento da qualidade e disponibilidade de informações importantes,

agregação de valor aos produtos de uma organização.

A tecnologia da informação possibilita uma grande oportunidade para a

organização obter uma melhor qualidade nas informações geradas pelos processos

internos e externos a serem utilizadas pelos gestores, adquirindo também uma

confiabilidade maior na fonte da informação.

Todavia, a simples introdução dos recursos de processamento eletrônico de dados nos sistemas de uma empresa, não significa uma garantia da resolução de todos os problemas. Ao mesmo tempo, sem o seu emprego, certos benefícios não serão obtidos, bem como alguns problemas específicos podem ficar sem solução. Assim, deve-se analisar algumas situações que indicam quando o uso de tecnologia da informação, como a utilização de computadores, são recomendadas. Aconselha-se seu uso em circunstancias em que haja um grande volume de serviço e de transações; ciclos de transações uniformes e repetitivos; se existem muitos cálculos; se há estabilidade nas operações; se há a necessidade de alta precisão e ainda de um tempo de resposta reduzido (BIO, 1985) podendo representar vantagens em relação aos sistemas de informação manuais (MORAES, 2005).

A obtenção das informações na empresa, não acontece sem um processo

de maturação entre os colaboradores que são os principais alimentadores dos

sistemas de informação gerados pela tecnologia da informação. Assim afirma

Lacerda (2008):

A solução para as empresas reside essencialmente nas pessoas. O sistema de gestão é uma poderosa ferramenta que, quando bem utilizada, traz muitos benefícios, mas por si só não vai resolver todos os problemas. Se você tem um martelo e o seu concorrente tem uma pedra, você é mais eficiente do que ele na tarefa de pregar um prego, mas se você não sabe usar o martelo, decerto vai acabar martelando o próprio dedo.

É preciso disciplina e comprometimento dos colaboradores para que um sistema de gestão funcione bem. Não é possível controlar as operações se a empresa não tem critérios e regras para essas operações, nem é possível obter relatórios e análises se as áreas não cadastram as informações corretamente no sistema.

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Nesta era digital em que vivemos, novas tecnologias estão sendo

introduzidas muito rapidamente e facilmente no meio empresarial, contrastando ao

passado onde empresas que possuíam sistemas informatizados eram detentoras de

um grande poder diferencial. Hoje, a tecnologia da informação se tornou um pré-

requisito para empresas que queiram permanecer no mercado. A utilização de

sistemas de informação para integrar os diferentes setores da empresa facilita o

controle da administração e torna mais precisa a sua gestão estratégica.

1.3 Qual a importância da tecnologia da informação para as empresas?

Em busca por sistemas que proporcionem uma maior facilidade na

administração e na organização das tarefas, as empresas adaptam-se aos recursos

que a TI possui.

O uso da informática passou-se de mera automação de processos para

adentrar no meio gerencial das empresas com o apoio à tomada de decisão. A

possibilidade de obtenção de informações que a TI fornece, gera um aumento na

importância da informação, por utilizar maneiras eficientes e rápidas na

transformação de dados em informações importantes.

A TI, como uma tecnologia que possibilita a integração entre as diversas

áreas da empresa, efetua uma maior aproximação entre TI e áreas estratégicas.

Também como um meio de aproveitamento melhor dos recursos disponíveis e

causador de mudança na forma de fazer negócios.

Essas transformações no papel da tecnologia da informação dentro das

organizações estão focadas na necessidade das empresas obterem resultados e

informações mais rapidamente, como afirmam Silva (2003), em entrevista para a

revista FAE BUSINESS e também Scola (2003) na referida entrevista:

Hoje as empresas precisam focar em três pontos chave: qualidade, custo e rapidez. Elas necessitam de processos ágeis e automatizados para acompanhar a velocidade do mercado. A tecnologia da informação tem suprido essa necessidade de automatizar os processos e fazer com que a empresa ganhe em agilidade (SILVA, 2003).

Nos últimos anos, a TI passou a viver mais diretamente o negócio da empresa, através de uma abordagem focada nos processos e nas pessoas. O profissional de TI veio redirecionando seu perfil cada vez mais em direção à gestão dos negócios e abrindo mão da gestão da tecnologia mediante um ciclo contínuo de terceirização. Dessa forma, passamos realmente a ter um CIO em algumas empresas. Por outro lado, a própria empresa, encorajada

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por experiências de sucesso que a mídia apresenta, passou a dar um maior espaço e importância para a tecnologia como um diferencial competitivo, que pode permitir, digamos, a reinvenção do seu negócio (SCOLA, 2003).

1.4 A TI em pequenas empresas

A maioria das pequenas empresas não possui sistemas e controles

informatizados, apesar de terem em suas instalações microcomputadores. Seus

controles ainda são feitos de maneira manual. Mas a TI possibilita uma oportunidade

de gestão integrada por softwares que empolga os empresários a investirem em

busca de uma posição melhor frente aos concorrentes, fornecedores e cliente, com

seu uso. Porém, a experiência pode ser frustrante para os empresários e os seus

colaboradores, se estes não tiverem controle sobre a tecnologia empregada.

A utilização desta gestão integrada e das estratégias possíveis de serem

realizadas com a TI, possibilita as pequenas empresas a poderem competir no

mercado com médias e grandes empresas, de uma forma mais democrática e

global. Apesar da visão de oportunidade, a Agrosoft Brasil demonstra que:

Cerca de 39% das micro e pequenas empresas brasileiras não fazem investimentos em tecnologia da informação (TI). O dado foi apresentado pelo engenheiro Arquimedes Oliveira, presidente do Sindicato da Indústria de Informática (Sindfor) no seminário Como fazer negócios utilizando a tecnologia da informação, realizado na Feira do Empreendedor em Belo Horizonte no último dia 2 de setembro de 2008.

Oliveira destacou que alguns mitos ainda prevalecem. "Muitos empresários pensam que são pequenos demais para investir em TI, mas não há tamanho mínimo para que uma empresa possa se beneficiar da tecnologia. Outro erro é pensar que tecnologia é cara, inacessível para os pequenos. Hoje os custos despencaram", disse.

As empresas que investem em implantação de TI em seus negócios,

continuam sendo empresas de médio e grande porte, em sua maioria. Apesar de

está havendo uma crescente penetração em pequenas empresas. Confirma essa

idéia Ariede (2006):

Em geral a área de TI existe em empresas maiores. Agora, há espaço para TI nas pequenas empresas? Com certeza, sim. Existe um enorme mercado ainda por se explorar, desde a análise e comercialização de hardware, software, consultorias diversas, suporte técnico, manutenção e por aí vai.

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1.5 Por que ter um profissional de informática na empresa?

A constante evolução das tecnologias na área da informática, cria a

necessidade de possuir na empresa um profissional voltado para acompanhar e

analisar a viabilidade de tecnologias emergentes. Rezende (2001) afirma que o

profissional em Tecnologia da Informação deve apresentar ao menos três tipos de

habilidades: técnicas, de negócios e comportamentais.

O autor acima cita também que há, devido à importância da gestão dos

recursos computacionais, o profissional em TI responsável pela organização e

utilização estratégicas das informações, que atualmente é chamado de CIO (Chief

Information Officer).

Com a ajuda de um profissional de informática é possível evitar a

utilização equivocada de componentes e sistemas informáticos adquiridos sem

nenhum planejamento de uso e desperdício de dinheiro com investimentos sem um

grau de retorno adequado.

Para quem não tem conhecimento de informática ou não tenha alguém próximo que possa dar este suporte, a compra relacionada à tecnologia acaba se tornando muito mais complicada e gera questionamentos. Como um empresário sem informação alguma sobre tecnologia pode avaliar qual máquina tem o processador, capacidade de memória, disco rígido ou mesmo acessórios adequados à necessidade do seu negócio? (BORGES, 2006).

1.6 Gestão da tecnologia da informação

Apesar de haver um conhecimento das oportunidades que a TI pode

gerar para a empresa, a necessidade do seu emprego ainda não tem alcançado a

maioria dos gerentes e executivos.

Por um lado, os recursos tecnológicos estão se tornando cada vez mais sofisticados e menos onerosos; por outro lado, a maior parte dos gerentes e executivos ainda não se deram conta do potencial da TI, e tampouco iniciaram o necessário movimento em direção do reconhecimento do seu papel fundamental para a gestão em nível estratégico. À medida que os gerentes fizerem as mudanças necessárias a fim de permitir a exploração das possibilidades abertas pela TI, as organizações irão testemunhar um aumento significativo dos benefícios por ela gerados. (BEAL, 2003)

A dificuldade em obter um modelo de estrutura para efetuar a gestão da

TI deve-se, entre outros fatores, ao fato das organizações apresentarem culturas,

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estruturas internas, necessidades diversificadas. Devido a essas dificuldades, a

obtenção da estrutura gerencial deve ser tomada de acordo com cada organização,

buscando atender as suas necessidades e seus recursos.

É de difícil compreensão para os empresários que a tecnologia da

informação utiliza-se de análises internas da empresa como cultura, nível de

colaboradores, negócios, entre outros, para obtenção de produtos e/ou serviços de

tecnologia que melhor se adapte as suas necessidades e para obter sucesso em

seu emprego.

O novo desafio dos gestores de TI está no alcance de metas e objetivos organizacionais específicos, ao invés de satisfazer requisitos de usuário muitas vezes não relacionados aos objetivos organizacionais, passando a ser um profissional que fale em clientes, concorrência global e retorno sobre investimento. Perdendo a fixação do diálogo em apenas plataformas, computação cliente/servidor e orientação a objetos e outras mais. Combinando ainda habilidades de liderança e comunicação com conhecimentos técnicos e do negócio, capaz de exercer um papel decisivo em todas as questões de gestão da informação e de aprimoramento dos processos organizacionais. (CARMO, 2008)

A TI está aumentando, cada vez mais, a eficiência em como as atividades

operacionais estarão sendo realizadas, como agregar mais valor aos produtos de

escopo da empresa, e como obter mais qualidade nos serviços prestados aos

clientes. Portanto, a TI passa a ter um maior valor estratégico e a ser uma

ferramenta de obtenção de sucesso, para quem melhor a utilizar em benefícios dos

seus negócios.

1.7 A relação TI com a vantagem competitiva

A importância da TI para o aumento dos potenciais competitivos para as

empresas foi estudado por Porter e Millar (1985) e citado por Szafir-Goldstein e

Souza (2003), abordando o conceito de cadeia de valor e sistema de valor.

A cadeia de valor representa o conjunto de atividades realizadas em uma empresa, divididos em duas categorias: as atividades primárias, que colaboram para agregar valor ao produto, e as atividades secundárias, ou de apoio. As atividades primárias são divididas em atividades de logística de entrada (recebimento e estocagem de m.p.), produção, logística de saída (distribuição), marketing e vendas e pós-venda. O sistema de valores, também conhecido como cadeia de suprimento (supply chain), é composto pela união das cadeias de valor de diversas empresas clientes e fornecedores formando uma cadeia completa da matéria-prima até o consumidor final em uma dada indústria (SZAFIR-GOLDSTEIN e SOUZA, 2003, p. 4).

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A TI, por proporcionar modificações nas atividades, produtos,

aumentando o grau de importância e do valor das informações, pode também

impactar o sistema de valor, que permite a empresa criar, aumentar a relação com

seus clientes e fornecedores. Por criar essas mudanças, a TI passa a ter um papel

estratégico importante no meio empresarial, permitindo obter uma vantagem

competitiva, já que, possui a possibilidade de reduzir custos, fidelizar clientes, entre

outros.

O fortalecimento desta relação permite aumentar além da vantagem

competitiva, a relação de dependência entre as empresas e fornecedores,

importante para a garantia de permanência no mercado, em situações criticas, já

que pode ser oferecido prazos mais extensos, meios mais fáceis para obtenção de

suprimentos nas suas negociações.

1.8 A criação de valor com o uso da TI

Em seus estudos Souza, Zwicker, Vidal e Siqueira (2005), expõe a

existência de quatro visões a respeito da TI como criadora de valor para a empresa.

São: a visão micro-econômica que aborda a influência da TI na criação de retornos

em investimentos com capital; a visão de processos, que aborda a vantagem

competitiva das empresas com as melhorias operacional dos seus processos

intermediários proporcionados através do uso da TI; a visão de recursos, que aborda

as vantagens competitivas sustentáveis adquiridas através de capacidades e

recursos estratégicos sem paralelo, singulares e peculiares ao contexto; a visão da

opção digital, que apresenta a criação de valor ao adquirir opções e flexibilidade

para as empresas em situações mais competitivas e complexas.

A obtenção de valor com a TI deve-se ao processo que envolve

tecnologia e organização. Para efetuar um estudo sobre essa relação tem que

considerar fatores de perspectivas teóricas sobre a tecnologia, organização e a sua

interação.

Abaixo está a relação da seqüência de eventos e resultados trazidos com

investimentos em TI. A relação entre as etapas é demonstrada através de uma

relação temporal.

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Figura 1.2: TI e a criação de valor para os negócios.Fonte: SOUZA, ZWICKER, VIDAL, SIQUEIRA ,2005, p.3.

Na figura 1.2, o resultado de uma etapa não garante que será alcançada

a etapa seguinte. Para efetuar uma investigação sobre qual investimento gerou um

determinado beneficio do uso da TI, os estudiosos seguem a ordem inversa da

seqüência, pois assim é possível identificar os passos que originaram uma etapa.

A performance Organizacional é obtida através da TI depois que um

impacto é ocasionado em seus processos intermediários. Esses impactos não são

suficientes para que haja uma obtenção de melhorias na performance

organizacional, já que podem ser influenciados por fatores externos. Para que

existam estes impactos, são necessários que estejam dispostos os ativos de TI, que

são a junção dos recursos da TI, aplicativos e pessoas. Esses ativos são compostos

por infra-estrutura adequada e flexível; aplicações voltadas para os objetivos

empresariais e com integração entre os demais, possibilitando a troca e

fornecimento de informações das atividades empresariais; experiência e

conhecimento dos recursos humanos na utilização da tecnologia empregada. Para a

adesão de valor é necessário que os ativos de informação sejam utilizados de

maneiras corretas sempre voltados para as atividades e processos da organização,

não deixando de observar sua extensão de uso, intensidade e grau de dependência

que expõe a empresa.

Os ativos de TI para serem utilizados demandam investimento. Mas não é

certo que os investimentos tragam a obtenção dos ativos, já que há a possibilidade

de realizar um investimento inadequado.

20

1.9 Tecnologias aplicadas a sistemas de informação empresarial

1.9.1 Sistemas ERP – Enterprise Resource Planning..

Os sistemas de ERP de acordo com Szafir-Goldstein e Souza (2003),

“são sistemas de adquiridos na forma de pacotes comerciais de software com a

finalidade de dar suporte à maioria das operações de uma empresa”.

De acordo Resende e Abreu (2003) esses sistemas possibilitam a

integração de suas informações, por ligarem diversas áreas da empresa,

favorecendo a ligação efetiva dos dados e refletindo com exatidão as informações,

permitindo aos gestores e cliente e/ou usuários tomar decisões oportunas.

Segundo Resende e Abreu (2003):

“Deve estar adequado às necessidades e particularidades de cada empresa, considerando para tal decisão os critérios:

1. fácil entendimento e absorção dos recursos dos sistemas, quanto a sua operação e funções disponíveis;

2. utilização dos recursos de tecnologia da informação de forma efetiva e criativa, permitindo que as informações auxiliem de fato nos processos decisórios dos clientes e/ou usuários de todos os níveis hierárquicos;

3. implantação e implementação dos sistemas gradualmente, priorizando os módulos fundamentais e necessários ao negocio principal e ao desempenho satisfatório de todas as funções empresariais fim;

4. envolvimento, educação e capacitação de todos, adequando-se e contribuindo paralelamente com a cultura, filosófica e políticas de empresa;

5. investimento e recursos de informática e equipamentos de bom desempenho, para a obtenção da qualidade e produtividade dos processos e dos resultados;

6. analise e planejamento criterioso dos processos de implementação ou otimização e conversão de dados, minimizando os custos e a resistência às mudanças.”

Segundo Szafir-Goldstein e Souza (2003), a implementação de um

sistema ERP não é uma tarefa simples, havendo inúmeros casos não bem

sucedidos divulgados pela imprensa especializada acadêmica. A implementação de

sistemas ERP é um processo de mudança cultural, e, por isso, aspectos como

envolvimento da alta direção, correto envolvimento dos usuários e gerenciamento de

mudanças são considerados essencial para o seu sucesso.

Conforme (Saccol et at., 2002) pode-se verificar que os sistema ERP

efetivamente trouxeram benefícios no que se refere a integração das operações

internas da empresa, permitindo reduções em estoques de matérias primas, redução

21

em tempos de atendimento a pedidos, produção e reconhecimento, alem de ganho

de eficiência pela eliminação da operações realizadas manualmente.

1.9.2 Banco de Dados

Para Resende e Abreu (2002) banco de dados é uma coleção de dados

organizados como um arquivo convencional. Os Bancos de Dados segundo eles

podem ser usados para guardar e manipular dados, visando a sua transformação

em informações, essa tecnologia esta mais aplicada a determinado fim unificado e

efetivo no apoio a tomada de decisões.

Geralmente os dados são organizados em uma hierarquia, no qual o

Banco de Dados tem um nível mais alto, os campos formam um registro, e os

registros formam o arquivo. A entidade de um Banco de Dados é uma classe

generalizada de arquivo, ou seja, registros específicos que tem respectivos atributos

ou campos ou itens de dados (Resende e Abreu et al., 2002). Com isto podemos

observar que todo Banco de Dados, ao ser construído, deve levar em consideração

seu conteúdo, a forma de acesso, a estrutura lógica e a organização física local,

para essa construção são necessários conhecimentos de modelagem de dados que

são atividades de uma metodologia de desenvolvimento de Sistemas de Informação.

1.9.3 Datawarehouse

Segundo Resende e Abreu (2002) Datawarehouse é um grande Banco de

Dados que armazena dados de diversas fontes para futura geração de informações

integradas, que é freqüentemente chamado por eles de armazém de dados de uma

empresa.

Este armazém de dados é um Banco de Dados que consolida dados

extraídos de diversos Sistemas de Informações em um grande banco de dados que

pode ser utilizados para relatórios e analises executiva a partir de reorganizações de

dados e combinações de informações. Contemplam inclusive dados históricos, de

modo que possam ser usados para tomada de decisões principalmente táticas e

estratégicas. Na maioria dos casos, ele só pode ser utilizado para obtenção e

consulta de informações e não pode ser atualizado, não afetando assim o

22

desempenho de Sistemas de Informações Operacionais (Resende e Abreu et al.,

2002).

Já para Szafir-Goldstein e Souza (2003), o objetivo do Datawarehouse é

armazenar os dados oriundos dos diversos sistema de informação transacionais em

vários grau de relacionamento e sumariação, de forma a facilitar e agilizar os

processos de tomada de decisão por diferentes níveis gerenciais. Esses dados

devem ser tratados, identificados, catalogados, coletados, disponibilizados,

transformados em informações e integrados permitindo diversas formas de consulta,

através de mecanismos amistosos das ferramentas dos usuários. Os

Datawarehouse são normalmente atualizados uma ou alguma vezes por dia e não

contendo os dados das transações da empresa de maneira online.

1.9.4 Business Intelligence

De acordo com Szafir-Goldstein e Souza (2003), o Business Intelligence

foi desenvolvido com o objetivo de quebrar hermetismo com que os dados

corporativos se mostram aos executivos facilitando o processo de decisão na

empresa.

Com isto podemos observar que o objetivo maior do Business Intelligence

esta na definição de regras e técnicas para formatação adequada dos volumes de

dados, visando transformá-los em depósitos estruturados de informações podendo

ser visto como abordagem evoluída de modelagem de dados, capaz de promover a

estruturação correta de informações em depósitos retrospectivos e históricos,

permitindo sua manipulação por ferramentas analíticas e inferências. O Business

Intelligence esta relacionado ao apoio e subsidio aos processos de tomada de

decisão baseado em dados trabalhados especificamente para a busca de vantagens

competitivas

23

Capítulo 3 – ETAPAS DO PROCESSO DE INFORMATIZAÇÃO

2.1 Planejamento da Informática

Os objetivos de todo empresário em obter um maior potencial competitivo

e lucratividade com a sua empresa, fazendo uso da TI, pode tornar-se mais real se

houver um planejamento de informatização bem estruturado.

Apesar dos custos dos equipamentos de TI atualmente estarem menos

onerosos, ainda possui um custo um pouco elevado. E os computadores não

possuem mecanismos para resolverem por si só, problemas de gestão, otimização

de processos, aumento da produtividade. Porém, se a estrutura da empresa for bem

organizada, poderá obter grandes resultados com o uso dos computadores. Já para

as que não possuírem uma organização bem estruturada, será apenas um fraco

investimento que não trará retornos desejados.

O planejamento obterá um maior sucesso na sua implementação e

melhor aproveitamento das facilidades da TI, se houver periodicamente uma revisão

no processo e estrutura do planejamento, sempre adequando as necessidades da

empresa.

Os administradores devem preocupar com uma visão estratégica para

planejar a implementação e alterações no plano para poder atender as

necessidades de informação que a empresa possui em um período de tempo

considerado hábil pela organização. A estimativa de tempo é complicada prever,

pois as constantes mudanças tecnológicas podem tornar ultrapassado o sistema

vigente da empresa. Mas uma faixa ideal de tempo que pode atender bem aos

administradores é entre 6 meses e 3 anos segundo estudiosos da área.

As revisões do plano deverão ser realizadas constantemente ou quando

houver alguma alteração significativa em fatores internos e externos à organização.

O planejamento da informática deverá ter como escopo, um documento

com diretrizes que oriente todos os setores da organização sobre direção futura dos

recursos da TI, padrões, procedimentos e políticas a serem empregadas.

24

Este plano de TI deverá ser o ponto de partida para investimentos em

tecnologia, e deverá fazer parte dos planos e orçamentos do setor de tecnologia da

informação.

Segundo Meirelles (1994), o planejamento de TI, para abordar todas as

funcionalidades e oportunidades de uso é de difícil estruturação. Inclusive com a

freqüência que novas oportunidades e denominações para o uso da TI.

Meirelles (1994) considera que seguindo os estágios de uso da TI – o

papel da tecnologia da informação, sua importância e o tipo de TI – pode-se criar

três dimensões essenciais no planejamento de informática, representado pela Figura

2.1.

Figura 2.3: As três dimensões essenciais do planejamento de informática.Fonte: MEIRELLES, 1994, p. 486.

A estrutura combina as dimensões do planejamento e controle da

informática. Os eixos estão divididos em quatro partes, verticalmente referente a

quatro classes de importância relativa da TI para a empresa e horizontalmente

quatro fases de assimilação da tecnologia. Ainda segundo Meirelles (1994), a Figura

2.2 apresenta uma representação em cubo (três dimensões) do planejamento de

Informática.

25

Figura 2.4: O cubo do planejamento de informática e a estágio de evolução da TI.Fonte: MEIRELLES, 1994, p. 487.

O cubo possui na dimensão vertical a variação do papel e importância da

TI. Na parte horizontal a fase de assimilação da TI e a terceira dimensão referem-se

aos tipos de tecnologia, que é dividida em quatro categorias – Sistemas de

26

informação, microinformática, automação (em geral), e outras TI (novas tecnologias).

Meirelles (1994, p. 488) afirma que:

Uma visão global demonstra que os fatores críticos para o sucesso de Sistemas de Informação na empresa dependem das três dimensões do Cubo do Planejamento de Informática para garantir um alinhamento da TI com a missão da empresa:

1. papel e importância da informática na empresa;

2. estágio do uso de cada tecnologia;

3. tipo de tecnologia de Informação.

Visando orientar o planejamento de uso da TI para além das suas funções

básicas, e aumentar o grau de importância estratégica dentro das empresas, é

necessário à análise da situação atual de pontos importantes da empresa interna e

externamente. Confirma esta posição Farinha (2004) “Para tanto, é necessário um

trabalho de análise do seu posicionamento estratégico, sua estrutura interna,

sistemas e métodos de trabalho, bem como dos fluxos atuais de informações.”.

O poder de integração que a tecnologia da informação fornece é de vital

importância para que o planejamento de informática possa ser ligado diretamente

aos objetivos da organização. As empresas, hoje em dia, são dependentes da

tecnologia da informação, em maior ou menor grau, tanto para obter uma melhor

relação entre o setor operacional e o setor organizacional quanto para definir a

própria existência da organização no meio competitivo.

A Figura 2.3 ilustra as bases que são essenciais para a estruturação do

plano de informatização, e o que se pode esperar da informática, além do tradicional

papel de automatizar rotinas administrativas.

27

Figura 2.5: Bases e objetivos de um plano de informatização.Fonte: FARINHA, 1994.

28

A figura 2.3 expõe a existência de uma mudança na visão sobre a relação

entre o ambiente de negócios e a TI das empresas. A antiga visão da área composta

apenas de hardware e software, ficou defasada. Passou-se a ter também neste

relacionamento a presença da informação, da excelência organizacional e de

processos inovadores. Nesta nova abordagem, a importância da informação para

realizar o planejamento de informática torna-se fundamental, pois é através dela

que poderão ser gerados processos inovadores no ambiente de negócios.

A identificação clara da capacidade e filosofia da empresa e as suas

estratégias e projetos de fortalecimento, evidenciando suas fraquezas e suas forças,

ajudará na composição dos requisitos básicos para a confecção do planejamento da

informática. Além disso, deve ser feito também, uma análise do posicionamento

estratégico da empresa, das informações geradas por essa empresa e de sua

estrutura organizacional interna.

Após coletado os requisitos para um plano de informática, deve ser

realizado o planejamento do uso da Informática na empresa. Este plano deverá ser

confeccionado sempre observando o impacto sobre a estrutural da organização. E

deverá almejar pontos cruciais como o aumento da competitividade da empresa, a

sobrevivência da empresa, buscar a facilitação e dinamismo para realização do

trabalho e buscar integrar áreas operacionais e organizacionais.

O esquema para o planejamento geral de informática do professor

Farinha (2004), apresenta uma preocupação com do dimensionamento dos recursos

de software e hardware para o apoio operacional. Esse apoio deve ser resultado de

um planejamento do uso das tecnologias e do planejamento de desenvolvimento da

empresa.

29

Figura 2.6: Esquema para planejamento geral de informática.Fonte: FARINHA, 1994.

A figura 2.4 acima, detalha a estrutura do planejamento de uso da

informática. Abordando a análise feita após a coleta dos principais requisitos para o

plano de informática. Esta estrutura orienta para que seja selecionado e priorizado o

uso das aplicações nos setores da empresa que necessitam de informatização.

A seleção de tecnologias empregadas nos setores da empresa poderá ser

diferente, portanto, busca-se construir após a seleção, um projeto básico de

30

integração para que haja uma comunicação entre os setores informatizados,

melhorando a qualidade e a precisão das informações correntes na empresa.

Há uma preocupação com o dimensionamento dos equipamentos e

recursos técnicos. Recursos estes, que devem ser adequados à necessidade da

empresa e que devem atender a demanda da tecnologia a ser empregada. Assim,

evita-se um excesso no custo do projeto com recursos inadequados á tecnologia e a

empresa. Estes recursos devem ser divididos em três partes, a segurança e

auditoria dos dados, centro de informática (instalações físicas e periféricas), e os

aspectos organizacionais.

Para finalizar o processo de planejamento, deve-se avaliar a viabilidade

econômica do projeto, gerar um plano de implementação e avaliação, e concluir o

processo de informatização, avaliando e documentando os procedimentos

existentes.

2.2 Abordagens de implantação do processo da informatização

Após a criação e aprovação de um plano de informática na organização e

direcionado o rumo que a tecnologia deve a tomar, os empresários devem partir

para a execução do planejado.

Para ajudar na correta implementação dos processos, é aconselhável que

a organização siga uma abordagem que haja etapas bem definidas e ordenadas

para obter um maior controle e caso haja algum erro, possa ser detectado e

corrigido antes que interfira nos resultados da informatização.

Há diversas abordagens existentes na literatura sobre o processo de

implementação de um processo de informatização numa organização.

Explicitaremos algumas abordagens para que os empresários criem uma visão mais

aberta e cuidadosa sobre a informatização.

Adaptamos o modelo básico de implantação de Pereira (2006), onde há

três estágios básicos, para que possa atender aos objetivos de uma boa

implantação da TI em empresas:

1. Diagnóstico do mercado – nesta fase deve-se enfatizar a

importância de entender angústias, desejos, frustrações do

mercado, reconhecer diversos nichos do mercado para

31

adequar os produtos e serviços às expectativas da organização

de forma correta, através de resultados obtidos por outras

empresas do mesmo porte e tipo.

2. Conquista – Analisar os produtos e serviços existentes no

mercado e os já adquiridos quanto a sua adequação dentro

das necessidades da empresa e quanto poderá ajudar no

sucesso e desenvolvimento da mesma.

3. Implantação e Comercialização – Nesta etapa, fica explicito o

cuidado de não isolar temporariamente o empresário das

informações que são geradas atualmente pela empresa e que

o procedimento seja realizado de forma gradual e sem busca

de novos dados, antes do término da implementação da

informatização.

Pereira (2006) ainda lembra que requisitos básicos como o controle de

estoque, cadastros e controles financeiros deve está direcionados á realidade do

negócio e deve estar sempre disponível para utilização e análise pelo empresário.

Uma metodologia um pouco mais detalhada é sugerida por Beraldi e

Escrivão Filho (2000) onde há uma preocupação maior em nível de processos e

setores a serem informatizados, uma preocupação com a infra-estrutura de suporte

para as novas tecnologias, cuidados com a orientação e adaptação dos funcionários

sobre a importância do processo de informatização. Há também uma preocupação

em manutenção de infra-estrutura e software para que sejam corrigidos problemas

surgidos após a implementação completa da informatização.

Abaixo está à abordagem dos autores acima, definindo de forma bem

objetiva todas as etapas do processo de informatização desde o estudo sobre os

conceitos de informatização até a obtenção e implantação de hardware e software.

Etapa 1: Aprenda sobre informatização visitando empresas similares que já tenham sofrido o processo de informatização de suas atividades.Etapa 2: Contrate pessoas especializadas, se necessário, pois, quanto melhor for a avaliação inicial, maiores os benefícios que poderão ser alcançados.Etapa 3: Analise o sistema manual utilizado atualmente pela empresa, envolvendo as pessoas responsáveis por cada processo.Etapa 4: Identifique os processos que devem ser informatizados, as possíveis melhorias e necessidades informacionais desses processos.

32

Etapa 5: Analise a adoção de rede interna (talvez uma intranet), a criação de uma rede que possibilite a comunicação com clientes, fornecedores e outros (extranet) e a conexão para comunicação externa (internet).Etapa 6: Defina claramente as expectativas para a informatização (grau, prazos, custos, benefícios esperados etc.).Etapa 7: Compare os custos e os benefícios – lembre-se de levar em consideração os custos e benefícios indiretos.Etapa 8: Estabeleça um cronograma para a informatização.Etapa 9: Prepare seus funcionários para a informatização. Promova a conscientização da necessidade de informatização, mostre os benefícios que podem ser alcançados, treine as pessoas envolvidas, discuta as necessidades de mudanças e a melhor maneira de fazê-las com todos os envolvidos etc.Etapa 10: Defina e obtenha primeiramente os softwares necessários e depois o hardware apropriado para executá-los.Etapa 11: Inicie o processo de informatização o mais rápido possível e respeite, se possível, os prazos estabelecidos no cronograma (BERALDI E ESCRIVÂO FILHO, 2000).

Há ainda um modelo de processo de informatização proposto por

Meirelles (1994) no qual é abordado como fatores críticos de sucesso na

implementação, a ação gerencial, características técnicas, atitudes, estilo decisório,

variáveis pessoais e conjunturais, um modelo para implementação e influência do

implementador. Ainda cita como fator importante a consideração sobre a realidade

do administrador e da empresa como ambiente de implementação, devendo a

tecnologia ser adaptada ao contexto deste ambiente e não imposta.

Meirelles (1994) cita a estrutura de Lewin-Schein como uma estrutura

básica sobre o comportamento e mudança organizacional. Está estrutura é

composta por três estágios básicos: descongelar, mover e recongelar.

1º Descongelando: estágio no qual ocorre a alteração das forças que atuam no indivíduo de forma que o seu equilíbrio estável é suficientemente perturbado para motivá-lo é torná-lo pronto para mudar; isto pode ser realizado tanto pelo aumento da pressão para da pressão para mudar como pela redução das ameaças ou resistências à mudança. Motivo para mudar.

2º Movendo: uma vez descongelado, este estágio apresenta uma direção para mudança, altera a magnitude ou direção das forças que definiam a situação inicial e desencadeia o processo de aprendizado de novas atitudes e comportamentos. Ação.

3º Recongelando: consiste em tornar estável o novo equilíbrio alcançado. Ocorre uma integração das atitudes que foram modificadas e que são internalizadas na personalidade e/ou nos relacionamentos emocionais correntes. Institucionalização. (MEIRELLES, 1994, p. 510)

Ainda segundo Meirelles (1994), um modelo no qual é adaptado para

implementação da informatização, é o de Kolb-Frohman, que fornece uma base um

pouco mais rica que a proposta no modelo de Lewin-Schein.

33

Figura 2.7: Modelo de consultoria e mudança.Fonte: MEIRELLES, 1994, p. 511.

Neste modelo, exposto na figura 2.5, observa-se a necessidade de utilizar

instrumentos para descongelar (reconhecimento), para mover (

ação) e para recongelar (finalizar), utilizando um mecanismo de retorno de etapas

após a avaliação, se o nível de implementação não estiver satisfatório aos objetivos

da empresa.

Ainda segundo Meirelles (1994), para efeito de uma veiculação melhor

das ações é fundamental o uso de educação. Educação usada como uma fusão de

papéis como o de um professor, pesquisador e consultor, transferindo conceitos

básicos, métodos e gerenciamento da classe, apresentação de dados da empresa e

de outras empresas, referências, experiências, entre outros. Possibilitando um nível

maior de sucesso no término do processo.

2.3 O que se pode esperar de uma informatização?

Os empresários que não têm nenhum conhecimento de TI, criam falsas

expectativas quanto ao processo de informatização. Expectativas de que a

informática irá salvar a situação da empresa e colocá-la em posição de prestígio em

um curto espaço de tempo, de que o retorno do investimento será rápido, etc.

A Figura 2.6, demonstra as reais possibilidades que uma empresa possa

ter em relação à informatização de organizações e desmistifica falsas expectativas

sobre o retorno da TI, segundo o professor Farinha (2004).

34

Figura 2.8: Expectativa da empresa em relação à informatização.Fonte: FARINHA, 1994.

35

CAPÍTULO 4 – IMPACTOS DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS

A implantação da TI em uma empresa pode ocasionar um conflito com a

sua estrutura organizacional. Isto porque a TI sofre constantes avanços rapidamente

e a sua absorção pelos setores de informática na empresa poderá ser em uma

velocidade menor, não atendendo de forma tão precisa, as necessidades da

empresa. Assim, gera-se uma impressão de que o setor de informática “atrapalha e

atrasa a organização”.

O administrador deve ficar atento às tecnologias e sistemas empregados

no processo de administração da mudança organizacional para poder reduzir os

impactos que a tecnologia da informação trará.

Segundo Meirelles (1994), há dois pontos que deve ter uma atenção

especial: a lacuna cultural e a estimulação da ação à equipe.

Tendo como parte importante de um processo de informatização a

conscientização dos colaboradores e seu treinamento, é possível haver uma

diminuição da lacuna cultural. Assim como o aumento do conhecimento, criação de

vocabulário comum na organização, visão homogênea das aplicações e potenciais

da TI, a construção de habilidades técnicas e administrativas e a transferência deste

conhecimento para os empregados.

A estimulação à ação é feita através de alguns pontos observados na

formação da TI. Meirelles (1994) divide em duas partes os componentes da TI, entre

componentes concretos e abstratos. Componentes concretos são observados

claramente como hardware e software. Já os componentes abstratos são críticos na

sua implementação e difíceis de serem visualizados, como: aspectos psicológicos,

processos de administração, resistência à mudança, envolvimento do usuário, entre

outros.

Esses fatores são associados ao modelo de implementação de TI,

causando mudanças na organização. Devendo o administrador encorajar o

desenvolvimento do projeto para as pessoas que estiverem com resistência às

mudanças, pois esta reação é uma forma de resposta da estabilidade do sistema

organizacional.

36

O efeito do envolvimento da alta administração na institucionalização da

mudança para um novo equilíbrio do sistema organizacional é de vital importância,

pois provoca uma motivação e envolvimento dos colaboradores à informatização.

O potencial de influência da TI na mudança da organização é muito alto,

podendo provocar mudanças em sua estrutura, supervisão, distribuição de poderes.

Turban, Rainer Jr., Potter (2005) cita algumas estruturas e cargos que

poderão sofrer modificações com a implementação da informatização, como exposto

abaixo.

Hierarquias organizacionais horizontais – expõe uma tendência de reduzir

os níveis gerenciais numa organização, já que a TI permite uma maior produtividade

dos gerentes e empregados, aumento de controle, redução de número de

empregados, cumprimento de tarefas superiores por empregados de nível inferior

com o auxílio de sistemas de informação.

Mudanças na supervisão – A possibilidade de armazenamento eletrônico

e realização on-line do trabalho possibilitam um aumento na supervisão eletrônica.

Para trabalhos que podem ser realizados em locais geograficamente dispersos e

trabalhos medidos por conclusão de projetos, a supervisão remota enfatiza a

preocupação do trabalhador em seu trabalho ser concluído, diminuindo o grau de

contato humano e as políticas do escritório.

Poder e status – os sistemas de informação podem atribuir maior ou

menor valor a determinados grupos de profissionais, pois o conhecimento do

empregado poderá se tornar público redistribuindo o poder dentro das organizações.

Conteúdo do cargo – com a reestruturação da empresa, surge também a

reestruturação dos cargos, que sofrem mudanças no seu perfil. Sendo importante

não só para a relação do cargo com a estrutura organizacional da empresa, mas

também, com a satisfação do empregado, produtividade, etc. Devido a esse novo

perfil, muitos empregados poderão necessitar de treinamento para adaptarem-se as

mudanças.

Função do gerente – os gerentes, como agentes tomadores de decisões

nas empresas passaram a contar com uma ferramenta que lhes proporcionou uma

37

facilidade maior de planejamento e coleta de informações, ajudando a reduzir o

tempo necessário para resolução de problemas e conclusão de tarefas. O gerente

passou há ter mais tempo para exercer o planejamento e realizar um maior número

de tarefas durante o dia.

No passado, as empresas utilizaram tecnologia de sistemas de

informação para automatizar tarefas organizacionais sem dar suficiente atenção ao

seu impacto estratégico na organização. Desta maneira, um dos principais desafios

gerenciais da tecnologia da informação é desenvolver sistemas de informação que

promovam melhorias estratégicas no modo como a organização apóia seu pessoal,

atividades, tecnologia, cultura e estrutura.

Segundo O’ Brien (2001) a maneira de compreender o impacto

organizacional da tecnologia da informação encarando a organização como um

sistema sócio-tecnico. Neste contexto, pessoas, atividades, tecnologia, cultura e

estrutura são componentes básicos de uma organização.

A figura abaixo ilustra este tipo de referencial conceitual. O conceito

enfatiza que, para melhorar o empenho de uma organização os gerentes devem:

mudar um ou mais desses componentes e levar em conta as relações entre esses

componentes interdepartamentais.

Figura 3.9: As organizações como sistemas sócio-tecnicos.Fonte: O’BRIEN, 2001. p.364.

1. Pessoal: Conforme observamos os gerentes e trabalhadores o

conhecimento são individuais com uma diversidade de

Pessoal

Estrutura Atividades

Cultura Tecnologia

38

preferências por informações e capacidades diversificadas

para utilizar efetivamente as informações que lhe são

oferecidas.

2. Atividades: As atividades de muitas organizações se tornam

demasiadamente complexas e ineficientes no curso do tempo.

Em muitos casos, a tecnologia da informação tem sido utilizada

para fazer a mesma coisa que fazia no passado, só que mais

depressa. Entretanto a TI pode desempenhar um papel

importante no combate à complexidade organizacional por

meio do apoio a reengenharia de processos empresariais.

3. Tecnologia: a tecnologia não deve determinar as necessidades

de informação dos usuários finais no desempenho de suas

atividades organizacionais. Ela deve conciliar a cultura e a

estrutura administrativa de cada organização.

4. Cultura: As organizações e suas subunidades possuem uma

cultura que é compartilhada pelos gerentes e demais

funcionários. Ou seja, elas possuem um conjunto único de

valores e estilo organizacionais. Os gerentes de outras

organizações podem enfatizar uma abordagem mais formal do

tipo “siga o manual” ou “respeite a cadeia de comando”. Com

isto naturalmente os projetos desses temas de informação e

produtos de informação devem conciliar essas diferenças.

5. Estrutura: As organizações estruturam sua administração,

funcionários e atividades de trabalho em uma multiplicidade de

subunidades organizacionais. Com isto a função do sistema de

informação não pode mais assumir uma estrutura hierárquica,

centralizada e organizacional que ela suporta por meio de

centralização do poder de processamento, banco de dados e

desenvolvimento de sistemas no nível do escritório central da

empresa.

39

Conforme O’Brien (2001) a tecnologia da informação deve enfatizar a

comunicação e a colaboração rápida e fácil entre indivíduos, unidades de negócios e

outros grupos de trabalhos da organização, utilizando eletrônica em vez do papel.

Tecnologia da informação como a internet, intranet e extranet, por exemplo,

possibilitam o desenvolvimento de sistemas de informação interorganizacional e

estruturas organizacionais em rede que são decisivas.

40

Capítulo 5 – ESTUDO DE CASO DA EMPRESA APAIL DIESEL

A empresa APAIL (Auto Peças e Acessórios Igarapé Limitada) DIESEL,

foi fundada no ano 1.987(mil novecentos e oitenta e sete) na cidade de Igarapé com

o propósito de atender as necessidades dos caminhoneiros da cidade com a

reposição de peças e acessórios para meios de locomoção a diesel. Com o passar

dos anos a empresa não tinha apenas clientes da cidade de Igarapé, mas de toda a

região metropolitana de Belo Horizonte. Diante deste fato seus proprietários

decidiram abrir uma filial em Belo Horizonte, pra melhor atender os clientes da

região metropolitana, que passaram a ser maioria.

Sua missão é fornecer soluções na reposição de autopeças diesel, para

veículos médios e pesados gerando sustentabilidade da organização satisfazendo

clientes, colaboradores, fornecedores, acionistas e sociedade.

Sua visão é ser referência na reposição de peças para motor diesel em

Minas Gerais até o ano de 2012.

Os serviços prestados pela empresa são venda e entrega de peças e

acessórios diesel.

4.1 Atual situação da empresa

Hoje a empresa não se preocupa somente em vender e obter lucros como

na década de 90, a preocupação com os colaboradores internos, externos e clientes

tornou-se de extrema importância. A sua diretoria hoje procura atender todas as

necessidades do mercado, mas sem esquecer que sua equipe de colaboradores e

sempre procura motivá-los para que possa atender bem as exigências do mercado

atual.

Para a realização destas exigências e continuar a crescer diante do

mercado e concorrentes é necessário acompanhar a tecnologia, que se tornou um

fator preponderante para o sucesso.

4.2 Avanço tecnológico na empresa

41

Em 1987 inicio da caminhada não possuía nenhum uso de tecnologia, e

em conseqüência disso o trabalho era extremamente “duro” e muito difícil, pois o

trabalho era todo manual.

Em 1996 entrada do programa plansyst.

Em 2004 a empresa adquiriu um novo sistema o programa Microsiga e

assim extingue o programa plansyst da empresa.

Em 2005, entrada do programa crystal (formulação de relatórios) que

trabalha juntamente com o Microsiga.

A empresa conta com uma tecnologia de acompanhamento de todos seus

setores, possui cerca de 50 micro-computadores para execução do processo e 3

servidores para processar esses dados, no qual todos os computadores são

interligados em rede onde trabalham com software “MICROSIGA” melhorando as

informações que são atualizadas automaticamente a cada emissão de venda ou

compra.

Sem esse programa, as tarefas da empresa tornar-se-iam extremante

demorado e iria ter de voltar aos velhos tempos, administrando papeladas

intermináveis através de sistemas manuais.

Hoje a empresa é totalmente dependente do sistema MICROSIGA, que

administra mais de 40 mil itens e cerca de 10 mil clientes cadastrados, que sofre

constantes atualizações em suas bases de dados.

4.3 Metodologia

A metodologia empregada na pesquisa de campo na empresa APAIL

Diesel, é o conjunto da analise de documentos e questionário. Sendo imprescindível

à utilização da aplicação teórica de apoio as análises dos instrumentos de medição.

O instrumento de medição mais adequado foi à entrevista com os

empregados da empresa que atuam diretamente com o sistema de informação

desde antes da informatização e depois dela ocorrida, apresentação de análises e

de relatórios.

42

4.4 Tipo de pesquisa

Abordagem: será através de levantamento de informações de base

conceitual e uma apresentação quantitativa dos dados coletados, em percentuais,

da empresa analisada.

Quanto aos fins: Pesquisa descritiva e quantitativa que terá como objetivo

estudar as características da informatização realizada na empresa.

Quanto aos meios: aplicação de questionários objetivos para coleta dos

dados e observação do ambiente de trabalho para entender como os colaboradores

percebem a informatização dentro da Empresa APAIL DIESEL.

4.5 Universo e período de pesquisa.

Englobando uma seleção de métodos, esquemas e modelos práticos de

informatização, cria-se o ambiente de estudo para a descrição teórica dos problemas

enfrentados durante o processo de informatização. Também serão selecionados 23

colaboradores, dos setores de: Administração, Compras, Vendas, Estoque e

Expedição, que representam em torno de 40% do grupo total de colaboradores. Este

número de pessoas foi escolhido por utilizar o sistema de informação

constantemente, obtendo uma média de resultados representativa perante o total de

colaboradores.

Período: mês de outubro a novembro.

4.6 Coleta dos dados

Os dados serão coletados por meio de questionários objetivos, com o

intuito de analisar como os colaboradores e gerência da Empresa APAIL DIESEL

agiram e agem mediante a informatização da empresa.

O motivo pelo qual escolhemos como instrumento para a coleta dos

dados o questionário objetivo foi pela possibilidade de respostas mais diretas e pelo

fator “tempo”, pois, os questionários serão aplicados em horário de serviço.

43

4.7 Tratamento / Análise dos dados

Analisando as vantagens e desvantagens encontradas em cada método e

prática da fundamentação teórica estudada obtemos uma relação das melhores

metodologias aplicadas durante um processo de informatização.

Os dados coletados na empresa APAIL DIESEL serão tratados de forma

quantitativa, por meio da construção de gráficos e/ou tabelas e análise dos dados

obtendo um relatório da informatização na empresa baseado nas vantagens e

desvantagens encontradas no estudo de fundamentação teórica.

4.8 Análise dos resultados

De acordo com Beraldi e Escrivão Filho (2000, p.47), hoje, no contexto

atual, as pequenas empresas necessitam de um sistema de informatização para

controlar sua gestão. Ainda segundo eles esse sistema possibilita que as pequenas

empresas ganhem eficiência e eficácia, tornando a empresa mais competitiva e

obtendo melhores resultados com relação a lucros.

4.8.1 Você participou do processo de informatização da empresa?

44

Você participou do processo de informatização da empresa?

NÃO48%

SIM52%

SIM NÃO

Figura 4.10: Percentual dos trabalhadores que participaram do processo de informatização da empresa.Fonte: Os autores.

O quadro de funcionários atual que trabalham diretamente com sistemas

informatizados apresenta um total de 52% de funcionários que já trabalhavam na

empresa quando houve as mudanças para utilização de sistemas informatizados e

participaram ativamente deste processo. Essa porcentagem de funcionários faz com

que a pesquisa seja bastante válida, já que o questionário foi realizado após a

informatização feita.

4.8.2 Seu trabalho seria realizado sem a ajuda da informática?

45

Seu trabalho seria realizado sem a ajuda da informática?

NÃO74%

SIM26%

SIM NÃO

Figura 4.11: Percentual dos trabalhadores que necessitam da informática para realização de seu trabalho.Fonte: Os autores.

Os funcionários acreditam que a informática influencia muito na realização

de suas atividades, tendo uma importância fundamental na realização do seu

trabalho.

Segundo Resende (2002, p.43), na “fase” da informática os usuários

passam a ser mais responsáveis pelos sistemas e estavam cada vez mais

“apegados“, engajados nos processos que usam tecnologia.

3.6.3.1 Se sim, com qual grau de dificuldade?

46

Se sim, com qual grau de dificuldade?

MUITO66%

MEDIO17%

NENHUM17%

MUITO MEDIO POUCO NENHUM

Figura 4.12: Grau de dificuldade de trabalho sem um sistema de Informação.Fonte: Os autores.

As modificações na estrutura da empresa trazida pela informatização,

aqui, fica evidente. Pois, segundo a figura 3.4, a quantidade de funcionários que

teriam dificuldades na execução de suas tarefas é muito significativa. Esta

perspectiva foi citada por Turban, Rainer Jr. e Potter (2005), ao afirmar que a

informatização traz uma modificação no conteúdo dos cargos existentes na

empresa. Fica evidente também, que há uma dependência grande da empresa em

seus sistemas de informação para oferecer seus serviços, já que, a maioria dos

funcionários depende destes para realizar o seu trabalho. Uma indisponibilidade do

sistema poderia acarretar um prejuízo grande à empresa e um grau alto de

inatividade de seus funcionários.

4.8.3 Você tem domínio da informática (planilha, editores de texto, etc.)?

47

Você tem domínio da informática(planilha, editores de texto, etc.)?

Avançado0%

Não possuo9%

Intermediário48%

Básico43%

Avançado Intermediário Básico Não possuo

Figura 4.13: Percentual de trabalhadores com domínio da informática.Fonte: Os autores.

O processo de informatização de empresa gera uma mudança no perfil

dos profissionais no mercado de trabalho, já que estes têm que adequarem às novas

exigências das empresas que cada vez mais incorporam a informática em suas

tarefas. Na empresa em questão, a figura 4.5 representa o nível de conhecimento de

informática em geral que os trabalhadores possuem. Há um nível bom de

profissionais com domínio de informática, já que 48% relataram que possuem

conhecimento de nível intermediário, o que facilita a absorção nos treinamentos

proporcionados pela empresa sobre a utilização dos recursos disponíveis em seus

sistemas. Esse conhecimento pode ser refletido na qualidade de serviços prestados

pelos trabalhadores e consequentemente pela empresa.

4.8.4 Você conhece bem os recursos do sistema utilizados em sua área?

48

Você conhece bem os recursos do sistema utilizados em sua área?

Nenhum4% Muito

22%

Médio52%

Pouco22%

Muito Médio Pouco Nenhum

Figura 4.14: Porcentagem dos trabalhadores que conhecem o sistema utilizado.Fonte: Os autores.

A figura 4.6, demonstra que 52% dos trabalhadores têm conhecimento

médio e 22% conhecem muito bem os recursos disponíveis utilizados nos sistemas

de informação. A quantidade representa a efetividade no treinamento dos

trabalhadores durante o processo de informatização. A evidência na relação entre o

nível de conhecimento de informática geral influenciando o nível de conhecimento

especifico dos recursos do sistema de informação é muito forte, pois 74% dos

trabalhadores possuem controle dos recursos.

4.8.5 Qual o grau de importância da informática em seu trabalho?

49

Qual o grau de importância da informática em seu trabalho?

Nenhum4%

Muito87%

Médio9%

Pouco0%

Muito Médio Pouco Nenhum

Figura 4.15: Relação da informática no trabalho.Fonte: Os autores.

A visão dos trabalhadores sobre a importância da informática no seu

trabalho ajuda a perceber o grau de dependência da tecnologia pela empresa.

Assim, é viável a empresa efetuar uma análise e traçar estratégias para garantir um

nível mínimo de serviços aos seus clientes durante uma falha nos sistemas

tecnológicos, pois o percentual de trabalhadores que considera importante a

informática no seu trabalho é expressivamente grande, 87%.

4.8.6 A informática agiliza seu serviço?

50

A informática agiliza seu serviço?

Nenhum4%

Muito92%

Médio4%

Pouco0%

Muito Médio Pouco Nenhum

Figura 4.16: Relação da informática com a agilidade no serviço.Fonte: Os autores.

A informatização possibilitou a empresa automatizar tarefas que

normalmente era realizada manualmente, o que permitiu a agilização dos serviços

dos trabalhadores. Em nossa pesquisa, 92% dos colaboradores acreditam que a

informática agiliza muito o seus serviços.

Segundo Beraldi e Escrivão Filho (2000, p.47), uma das vantagens do

processo de informatização é o enxugamento da empresa (papeis, fichas,

anotações, etc.), pois a elaboração manual de ficha, emissão de notas fiscais,

cadastro de funcionários, clientes, podem ser feitas facilmente no computador e isso

aumenta a agilidade do funcionário a executar essas tarefas, alem é claro da

segurança e da exatidão das informações.

4.8.7 Se a empresa não fosse informatizada seu serviço seria eficiente e eficaz?

51

Se a empresa não fosse informatizada seu serviço seria eficiente e eficaz?

NENHUM35%

MUITO0%

MÉDIO39%

POUCO26%

MUITO MÉDIO POUCO NENHUM

Figura 4.17: Relação da informatização e a eficiência do serviço.Fonte: Os autores.

Nesta pergunta, tentamos sondar a possível realização do serviço

realizado pelos trabalhadores, de modo manual. Ainda que não houvesse um o

sistema de informação, a empresa conseguiria fornecer o serviço com uma baixa na

qualidade, pois 61% dos colaboradores acham que não seriam ou seriam pouco

eficientes nas realizações de suas tarefas. A empresa poderia aproveitar melhor

destes recursos que possivelmente teriam problemas e traçar estratégias para

efetuar um plano de ação em caso de falha do sistema e garantir seus serviços aos

clientes.

4.8.8 Você realiza todas as suas tarefas em tempo hábil?

Obs.: Muito = consegue realizar as tarefas em tempo hábil. Nenhum = não consegue realizar nenhuma tarefa em tempo hábil.

52

Você realiza todas as suas tarefas em tempo hábil?

Nenhum0%

Muito65%

Médio35%

Pouco0%

Muito Médio Pouco Nenhum

Figura 4.18: Percentual dos colaboradores que realizam suas tarefas em tempo hábil.Fonte: Os autores.

A informática ajuda o trabalhador a ser mais eficiente na execução de

suas tarefas, permitindo que realizem mais atividades durante o horário de trabalho.

O percentual alto de trabalhador que realiza suas tarefas em tempo hábil, se deve

ao fato de terem sido bem instruídos no processo de treinamento e terem uma boa

cultura em relação a utilização da informática.

4.8.9 Qual conceito você daria para o sistema utilizado na empresa?

Qual conceito você daria para o sistema utilizado na empresa? Ruim

0%Ótimo43%

Bom53%

Regular4%

Ótimo Bom Regular Ruim

Figura 4.19: Conceito dos colaboradores atribuído ao sistema utilizado pela empresa.Fonte: Os autores.

53

O resultado desta questão, comprovado pela figura 4.11, demonstra a

satisfação dos trabalhadores em lidar com o sistema empregado na empresa. 96%

dos trabalhadores acreditam que o sistema fornece as informações necessárias para

realização de seus trabalhos e aprovam a sua utilização na empresa.

4.8.10Qual conceito você daria para ao sistema informática como um todo na empresa em que trabalha?

Qual conceito você daria para ao sistema informática como um todo na empresa em que trabalha?

Ruim0% Ótimo

39%

Bom44%

Regular17%

Ótimo Bom Regular Ruim

Figura 4.20: Conceituação do sistema de informação.Fonte: Os autores.

Pela figura 4.12, nota-se que a porcentagem de funcionários que tem um

conceito bom e ótimo para o sistema de informação empregado é de 83%. Isso

demonstra que os funcionários sentem-se satisfeito com o sistema. Essa satisfação

reflete no desenvolvimento do trabalho a ser realizado e no ambiente. A empresa

tem quase um quinto dos funcionários que conceituam o sistema como regular.

Esses funcionários podem tornar um grupo importante para a empresa. Ajudando a

promover a melhoria do sistema e identificação de falhas. Devendo a empresa

atentar as soluções propostas por este grupo e avaliar a possibilidade de

implementação das mesmas.

54

4.8.11Como você analisa o crescimento do uso de sistemas de informática nas pequenas e médias empresas que tenham vínculo direto com a empresa em que trabalha?

Como você analisa o crescimento do uso de sistemas de informativa nas pequenas e médias empresas que

tenham vinculo direto com a empresa em que trabalha? NENHUM

0%MUITO39%

MÉDIO44%

POUCO17%

MUITO MÉDIO POUCO NENHUM

Figura 4.21: Relação do conhecimento da existência de sistemas de informática em outras empresas pelos colaboradores.Fonte: Os autores.

Nos resultados expostos na figura 4.13, observa-se que segundo os

funcionários, as empresas estão cada vez mais investindo em TI. Mas o percentual

de percepção ainda é pequeno. Já que apenas 39% dos funcionários percebem uma

alta com grande expressividade. Essa percepção dos funcionários ajuda a avaliar a

situação atual da empresa frente os concorrentes e parceiros, permitindo que se

faça uma análise dos potenciais da empresa e a perceber o momento em que se

deve investir em TI para criar e ou aumentar o diferencial.

4.8.12Você nota o crescimento da informatização nas empresas em geral? (Obs.: se sua resposta foi SIM responda a questão nº. 15. Caso contrário termina aqui).

55

Você nota o crescimento da informatização nas empresas em geral?

SIM87%

NÃO13%

SIM NÃO

Figura 4.22: Percepção do crescimento da informatização nas empresas.Fonte: Os autores.

O efeito da globalização da informática nas empresas, no cotidiano das

pessoas permitindo um contato maior com as tecnologias que surgem, inferiu na

visão das pessoas. Essa onda crescente da informática comprovada pelos resultado

da demonstrados na figura 4.14.

4.8.13Como você avaliaria este crescimento?

Como você avaliaria este crescimento?

Nenhum0%

Muito75%

Médio25%

Pouco0%

Muito Médio Pouco Nenhum

Figura 4.23: Avaliação do crescimento da informatização nas empresas.Fonte: Os autores.

56

75% dos funcionários acham importante a informatização que ocorre nas

empresas. Isso é importante, pois a aceitação de um sistema de informação se torna

mais fácil e mais “tranqüila”.

Segundo Beraldi e Escrivão Filho (2000, p.49), “A tecnologia da

informação é um recurso de difícil acesso para as pequenas empresas, seu custo de

aquisição é considerado alto, e existe uma grande adequação e utilização desses

recursos.”.

Esses dois últimos gráficos discordam dos autores citado acima, talvez

isso possa ser devido ao tempo, pois os autores citaram isso há 8 anos atrás, e

muita coisa mudou principalmente o acesso da tecnologia da informação nas

pequenas empresas.

57

CONCLUSÃO

A utilização da TI de forma adequada nas empresas deve ser uma

preocupação constante dos empresários e administradores que quiserem ter uma

ajuda maior na obtenção de informações e potencial de competitividade no mercado

de trabalho.

O planejamento de informática é muito importante e deve ser bem

executado, de forma que possa atingir os objetivos e retornar os investimentos

realizados pela empresa na TI. Sendo que é clara a necessidade de uma visão de

um profissional de informática durante o processo de avaliação de planejamento e

aquisição de ativos de informação para que seja mais efetiva e benéfica a

implantação da informática na empresa.

Com os estudos teóricos, observamos um ponto que deveria ser levado

em consideração durante o planejamento da informática, é o nível de intimidade da

informática com alguns funcionários que estarão diretamente ligados ao processo de

informatização. Para que possa ser estimado um nível da absorção do treinamento

para a utilização dos sistemas, evitando que sejam criadas falsas expectativas nos

empresários e administradores. E facilitando a escolha por sistemas que

possivelmente podem atender mais requisitos mesmo tendo um grau de

complexidade mais alto.

No decorrer deste estudo, foi possível compreender que a tecnologia da

informação possibilita uma grande oportunidade para a organização obtendo uma

melhor qualidade nas informações geradas pelos processos internos e externos a

serem utilizadas pelos gestores, adquirindo também uma confiabilidade maior na

fonte da informação.

Concluímos, na pesquisa de campo que a necessidade de informação e

automação de processos na empresa APAIL Diesel, fez com que está procurasse

por um sistema que atendesse a sua demanda.

A empresa, no geral foi “feliz” no seu planejamento e implantação da

informática.

A cultura dos seus funcionários ajudou bastante na absorção do processo

de informatização. Seus funcionários têm um nível de conhecimento de informática

58

bom, facilitando o entendimento melhor dos recursos disponíveis, aumento na

produtividade individual.

A análise dos dados coletados permitiu-nos aferir sobre a qualidade do

treinamento dos funcionários. O treinamento foi bem executado já que foi

comprovado pela figura 4.6 que a absorção do treinamento foi excelente, tendo mais

de 50% dos funcionários com conhecimentos medianos a respeito dos recursos e

mais 22% de funcionários com conhecimentos avançados.

Na implementação da informatização, um dos impactos identificados pela

pesquisa foi à modificação no conteúdo dos cargos existentes na empresa. A maior

parte dos funcionários depende da informática e a acha muito importante para a

execução das suas atividades. Podemos afirmar que a necessidade de adaptação

dos funcionários ao sistema informatizado criou-se uma cultura maior quanto à

utilização de informática na empresa, o que melhorou a qualificação dos funcionários

e conseqüentemente os serviços e produtos oferecidos.

O sistema de informação tem um nível alto de importância para a

realização das tarefas na empresa. Isso gera um grau de dependência alto da

empresa quanto à utilização da tecnologia da informação. Isso traz à empresa um

risco muito grande de segurança, que é a falha de oferta do serviço em caso de

falha do sistema. A empresa deve ficar atenta a esta possibilidade, pois vários

fatores podem ocasionar a falha do sistema, e não garantir para o cliente a

disponibilidade dos serviços.

Há de se observar o tempo de planejamento de informática na empresa.

Por costume, a empresa avalia a utilização dos recursos em longos períodos de

tempo. Isso pode gerar uma defasagem quanto à obtenção de informação relevante

a empresa para efetuar a tomada de decisão e também dos recursos utilizados na

informática. O período adequado para novas análises é de 6 meses a 3 anos.

Ao desenvolvermos este trabalho acadêmico, notamos a importância de

se ter uma atenção especial nos investimentos em TI e nos detalhes de um

processo de informatização. Esta importância foi comprovada pela prática

representada nos dados da pesquisa de campo realizada.

Os administradores e empresários devem ficar atentos as novas

tecnologias que surgem e a possibilidade de adaptá-las as suas atividades

empresariais.

59

REFERÊNCIAS

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TURBAN, Efraim; RAINER, R. Kelly (rex Kelly); POTTER, Richard E. Administração de tecnologia da informação. 1. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. p. 430-431.

62

APÊNDICE

1.1 Questionário para pesquisa monográfica

Questionário para pesquisa monográfica

1- Qual sistema de informação você trabalha?

( )MICRO SIGA( ) Outro(s) qual(is)?_____________________

2-Você participou do processo de informatização da empresa?

( )SIM ( )NÃO

Se a resposta foi NÃO pule para questão 4.

3-Você se lembre quanto tempo durou o processo de adaptação do sistema?

Resposta aberta: _________

4- Seu trabalho seria realizado sem a ajuda da informática?

( )SIM ( )NÃO

4.1- Se sim, com qual grau de dificuldade? ( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum

5- Você tem domínio da informática (planilha, editores de texto, etc.)?

( )Avançado ( )Intermediário ( )Básico ( ) Não possuo domínio.

6- Qual o grau de importância da informática em seu trabalho?

( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum

7- Você conhece bem os recursos do sistema utilizados em sua área?

( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum

63

8- A informática agiliza seu serviço?

( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum9- Se a empresa não fosse informatizada (ter sistema de informática) seu serviço era eficiente e eficaz?

( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum

10- Você realiza todas as suas tarefas em tempo hábil?

( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum

Obs.: Muito = consegue realizar as tarefas em tempo hábil. Nenhum= não consegue realizar tarefas em tempo hábil.

11- Qual conceito você daria para o sistema utilizado na empresa?

( ) Ótimo ( ) Bom( ) Regular ( ) Ruim

12- Qual conceito você daria para ao sistema informática como um todo na empresa em que trabalha?

( ) Ótimo ( ) Bom( ) Regular ( ) Ruim

13- Como você analisa o crescimento do uso de sistemas de informativa nas pequenas e médias empresas que tenham vinculo direto com a empresa em que trabalha?

( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum

14- Você nota o crescimento da informatização nas empresas em geral?

( )SIM ( )NÃO Obs.: se sua resposta foi SIM responda a questão nº 15. Caso contrário termina aqui.

15- Como você avaliaria este crescimento?

( )Muito ( )Médio ( )pouco ( )Nenhum

OBRIGADO!

64