informatizacija splitsko-dalmatinske županije
DESCRIPTION
Ante Sanader i Sven GotovacTRANSCRIPT
INFORMATIZACIJA SPLITSKO DALMATINSKE ŽUPANIJE
Župan: Ante Sanader
Voditelj Projekta: Sven Gotovac
Kronologija informatizacije SDŽ (1)
• Do 2006. nije bilo sustavnog/planiranog uvođenja informatičke potpore.– Večina proračuna trošena je na “hardware”
– Aplikacije su se nabavljale neorganizirano, sukladno viđenjima pojedinih pročelnika/voditelja
– Aplikacije nisu bile umrežene, rađene su u različitim tehnologijama, različitih dobavljača
– Uobičajeno su se podaci ručno prebacivali iz aplikacije u aplikaciju.
– Do informacija se teško dolazilo.
Kronologija informatizacije SDŽ (2)
• Župan je uočio teškode/sporost pristupa informacijama
– Postavljena je zadada: Informatizirati sustav
• Kako se radi o velikom, složenom sustavu ovakav projekt mogude je realizirati samo projektnim pristupom.
• Pokrenut je Projekt informatizacije SDŽ u suradnji sa Sveučilštem u Splitu, Fakultetom elektrotehnike, strojarstva i brodogradnje (FESB).
Kronologija informatizacije SDŽ (3)
• Napravljena je:– Detaljna snimka postojedeg stanja– Identificirani su ključni poslovni procesi te detaljno
razrađeni– Izrađena je detaljna specifikacija informatičkih rješenja
ključnih poslovnih procesa odnosno detaljna projektna dokumentacija
– Izrađen je plan informatizacije koji je uzeo u obzir postojede stanje, resurse SDŽ, stanje na tržištu.
• Dokument je detaljno raspravljen na svim razinama i službeno usvojen.
Kronologija informatizacije SDŽ (4)
• Izrađeni dokument ukazao je na dva strateška projekta:– Financijski informatički sustav– Sustav za elektroničko upravljanje dokumentacijom
(dokumenti sudjeluju u svim poslovnim procesima, nisu uredno arhivirani, gube se, potrebna dokumentacija teško je dostupna)
• Utvrđeno je da za potrebe informatizacije finacijskog poslovanja postojede rješenje predstavlja dobru osnovu
• Postoje tvrke koje imaju potrebna znanja i iskustva te rješenja koja se mogu prilagoditi potrebama SDŽ.
Kronologija informatizacije SDŽ (5)
• Za sustav za elektroničko upravljanje dokumentacijom nisu identificirani odgovarajudi strateški partneri te se odlučilo na razvoj vlastitog rješenja.
– Ustrojen je projektni tim pod vodstvom FESBa
– Definirane su tehnologije izrade – otvoreni kod
– Provedena je obuka programera
– Pokrenuta je izrada rješenja sukladno usvojenom projektnom planu
Elektronički sustav za upravljanje dokumentacijom (1)
• U prvom koraku rješen je problem zahtvata dokumenata sukladno zakonu o uredskom poslovanju– Prijam dokumenata – prijamna kancelarija
– Zavođenje dokumenata – pisarnica
– Razvođenje dokumenata – slanje dokumenta referentu na izradu.
• Koncepcija rješenja je da se može raditi s više lokacija (pa čak iz kude) – WEB rješenje– SDŽ ima 10 dislociranih ispostava
– Ukupno 250 korisnika
– Stranke moraju imati pristup svojim predmetima
Elektronički sustav za upravljanje dokumentacijom (2)
• REZULTATI– Svi službeni dokumenti su uredno (sukladno zakonu)
zavedeni(Nema izgubljenih dokumenata i svi se lako pronalaze – sukladno ovlastima)
– Svi referenti imaju uvid i mogučnost rada u elektroničkom obliku nad njima dodjeljenim predmetima
– Ugrađene su automatske obavjesti o rokovima
– Nadređeni imaju uvid u izvršenje referenata
– Korisnici imaju WEB uvid u svoje predmete
Proces izdavanja građevinskih i lokacijskih dozvola (1)
• Ovaj proces identificiran je kao prioritet:
– Važan za građanstvo
– Mnoštvo dokumentacije i subjekata koji u njemu sudjeluju
– Brojni nerješeni predmeti
– Sporost rješavanja
– Nemogudnost uvida u stanje
– 10 dislociranih ispostava koje treba povezati
Proces izdavanja građevinskih i lokacijskih dozvola (2)
• Referentima je omoguden izravan pistup svoj dokumentaciji
• Izrađeni su brojni predložci po kojima se izrađuju jednostavnije potrebni akti
• Signalizacije o zakonski postavljenim rokovima
• Korisnici imaju izravan uvid u predmet
• Pročelnik i voditelji ispostava imaju uvid u rad (ispunjenje norme) svakog referenta
Pradenje dokumentacije vezane uz izvršenje proračuna
• Proces izvršenja proračuna prati brojna dokumentacija– Pokretanje postupka nabave
– Natječajna dokumentacija
– Ponude
– Odluke
– Pradenje isporuke
– Pladanje
• Brojni dokumenti prolaze proceduru odobravanjaPROBLEMI:(zagube se, preskoče se pojedini koraci, prekorače rokovi,...)
Pradenje dokumentacije vezane uz izvršenje proračuna
• Realizirano i implementirano automatsko kolanje dokumenata i elektroničko potpisivanje
• Referent elektronički kreira dokument, elektronički ga potpiše i proslijedi nadređenoj osobi na potpis
• Nadređena osoba ima na uvid listu dokumenata za ovjeru.
• Pregledava elektronički dokumente te ih ovjerava (elektroničkim potpisom) ili ih s primjedbama odbija, odnosno vrada na doradu.
• Referent kontinuirano ima uvid u stanje svojih predmeta (ovjereni, na ovjeri, vradeni, odbijeni)
Trenutno u fazi izrade
• Integracija svih postojedih rješenja:
– Elektronički sustav za upravljenje dokumentima
– Finacijski sustav:
• Proračun i plan izvršenja
• Glavna knjiga
• Nakon implementacije e-identiteta građanina i pravnih subjekata omogučiti elektroničku dostavu dokumentacije
Planovi
• Nakon implementacije e-identiteta građanina i pravnih subjekata omogučiti elektroničku dostavu dokumentacije
• Integracija s ostalim državnim informacijskim sustavima
– OIB
– Matice
– MUP
Rezultati• Sva dokumentacija je brzo i jednostavno dostupna
• Poslovni procesi se odvijaju sukladno propisanim procedurama – transparentno poslovanje
• Referentima je omoguden lakši rad s dodjeljenim predmetima (svi predmeti na jednom mjestu, obavijesti o rokovima, statusima, predlošci,..)
• Postignut je bolji uvid u rad referenata, njihovu angažiranost, učinak
• Identificirana su slabe točke te uska grla u procesima
• Korisnici imaju uvid u svoje predmete
PODIGNUTA RAZINA UČINKOVITOSTI I TRANSPARENTNOSTI RADA SPLITSKO DALMATINSKE ŽUPANIJE
Zaključci• Informatizacijom je napravljen jedan značajan
iskorak u učinkovitosti i transparentnosti rada Splitsko dalmatinske županije
• Vrlo složen, zahtjevan i mukotrpan proces
• Potrebno dobro planiranje, odabir sudionika, podrška korisnicima, vođenje projekta te aktivna podrška s najviših razina
• Informatizacija je trajan proces (nove funkcijonalnosti, dorada postojedih)
• Vlastiti razvoj uz podršku lokalnih partnera