informe anual de cumplimiento correspondiente al …

CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C. ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS

INFORME ANUAL DE CUMPLIMIENTO DEL

PROGRAMA ANUAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2020

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2018

ÁREA COORDINADORA DE ARCHIVOS

INFORME ANUAL DE

CUMPLIMIENTO

CORRESPONDIENTE AL PROGRAMA

ANUAL DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO

2020




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GLOSARIO

SIGLAS AGN Archivo General de la Nación

CA Coordinación de Archivos / Área Coordinadora de Archivos

CADIDO Catálogo de Disposición Documental

CONALITEG Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos

CIJ Centros de Integración Juvenil, A.C.

CT Comité de Transparencia

PADA Programa Anual de Desarrollo Archivístico

SIPOT Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia

RAT Responsable de Archivo de Trámite

RAT´S Responsables de Archivo de Trámite

RAC Responsable de Archivo de Concentración

SIA Sistema Institucional de Archivos

OIC Órgano Interno de Control




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PLANEACIÓN De acuerdo a los requisitos considerados en el PADA 2020, para la ejecución de las actividades en materia de gestión documental y administración de archivos se llevó a cabo lo siguiente:

Requisitos

No. Actividades Planificadas Requerimiento y/o insumos Responsable Resultado de Actividad

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Dar seguimiento a la integración de los responsables de archivos de trámite, de concentración así como el Titular del Área Coordinadora de archivos

Nombramientos de los responsables de: Archivos de trámite y concentración y Titular del Área Coordinadora de archivos

Titulares de Unidades Administrativas, Titular de la Entidad

El Área Coordinadora de Archivos mediante Circular C.A/011/2019 de fecha 30 de diciembre de 2019 solicitó a los titulares de las unidades administrativas la entrega de oficios de nombramientos y/o ratificaciones de los Responsables de Archivo de Trámite para el ejercicio 2020. Hubo una entrega de 293 nombramientos para ejercicio 2020 correspondientes a 166 unidades administrativas y operativas. La ratificación del Titular del Área Coordinadora de archivos se informó al Archivo General de la Nación en diciembre de 2019, y en 2020 ya no fue necesario volver a enviar oficio de notificación puesto que se acababa de informar.

2

Actualizar el inventario de expedientes concluidos en archivos de trámite correspondientes al ejercicio de 2019

Levantamiento de información, Circular para notificar el reporte de inventarios documentales de Archivo de Trámite

Área Coordinadora de Archivos y RAT´S

Mediante la circular C.A/010/2019 de fecha 23 de diciembre de 2019, se solicitó a los RAT´S de oficinas centrales, unidades operativas de zona foránea y metropolitana la entrega de sus inventarios de Archivo de Trámite, correspondientes al ejercicio 2019.

3

Dar seguimiento a las solicitudes de transferencias primarias efectuadas por los RAT´S de oficinas centrales

Oficios de solicitudes de transferencias primarias, Inventarios de transferencia primaria

Titulares de Unidades Administrativas, RAT´S, RAC y Área Coordinadora de Archivos

De acuerdo a los periodos programados para realizar las transferencias primarias en oficinas centrales que es durante los meses de abril, junio, septiembre y noviembre de cada año, en 2020 debido a la contingencia sanitaria por COVID 19, se tuvieron que suspender los trámites para el traslado de las cajas de archivo de oficinas centrales, por lo que se reanudará en cuanto nos encontremos en condiciones de operar nuevamente en oficinas.




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4 Dar seguimiento a las solicitudes de baja documental

Levantamiento de información, Oficios de solicitud de baja documental por parte de unidades administrativas, Inventarios de baja documental, Fichas técnicas y declaratorias de prevaloración documental, Oficios de solicitud de baja documental ante el Archivo General de la Nación

Titulares de Unidades Administrativas, RAT´S, RAC y Área Coordinadora de Archivos

Mediante oficio C.A/005/2020, de fecha 03 de marzo de 2020, se solicitó al AGN nos informaran el estado en que se encuentran las 49 solicitudes de dictamen de destino final ingresadas durante los años 2016 (23 solicitudes), 2017 (20 solicitudes) y 2018 (6 solicitudes), al respecto el AGN, mediante vía correo electrónico de fecha 12 de junio de 2020 nos informó que nuestras solicitudes todavía se encuentran en el paso 1 que es en proceso de dictaminación por lo que llevan más tiempo de ser analizadas. El relación a los trámites para ingresar nuevas solicitudes de baja documental, el AGN mediante la circular DG/029/20 de fecha 01 de julio de 2020, nos informó que se mantendría en suspensión la recepción de solicitudes de dictamen de baja documental y se reprogramarían las fechas de ingreso, una vez que fueran publicados los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el dictamen de baja documental o de transferencia secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal. Dichos Lineamientos fueron publicados en el DOF el 12 de octubre de 2020 y hasta el 01 de diciembre de 2020 mediante oficio DG/DDAN/0289/20 el AGN dio a conocer el calendario de recepción de solicitudes de dictamen de baja documental, donde notificó que por única ocasión reanudan trámites sin calendario a partir de la fecha de su oficio hasta junio de 2021, pero falta que publique los formatos de baja a utilizar para que con ello se pueda dar continuidad a los ingresos de solicitudes de baja de CIJ.

5

Donación de papel de archivo ante la CONALITEG, Destrucción de papel de archivo en unidades de zona foránea (A reserva de las autorizaciones de baja documental que llegue a otorgarnos el AGN).

Dictamen y baja documental autorizados por el AGN, Programa Anual de Bienes Muebles Oficios de solicitud de recolección de papel de archivo, Invitación al OIC para presenciar la donación de papel de archivo, Avisos para efectuar la destrucción de papel de archivo

Titulares de Unidades Administrativas, RAT, RAC- Área Coordinadora de Archivos, Órgano Interno de Control

Como el AGN continuó con la suspensión de la recepción de las solicitudes de baja documental en 2020 y tampoco autorizó bajas durante el mismo año, no se pudo realizar ningún proceso de Enajenación de papel de archivo para gestionar los trámites de donación y destrucción.




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6 Actualizar los instrumentos de control y consulta

Levantamiento de información de inventarios documentales de archivos de trámite ejercicio 2019 para la elaboración de la Guía de Archivo Documental 2019 Levantamiento de información sobre procesos y macroprocesos para la actualización en su caso del Catálogo de Disposición Documental

Área Coordinadora de Archivos, RAT´S, RAC, Comité de Transparencia

Mediante el reporte de inventarios de expedientes de archivo de trámite por parte de los RAT´S, el área Coordinadora de Archivos llevo a cabo la elaboración de la Guía de Archivos Documental correspondiente al ejercicio de 2019, la cual cuenta con el visto bueno del Comité de Transparencia otorgado en su Segunda Sesión Ordinaria llevada a cabo el día 01 de diciembre de 2020, actualmente se encuentra en proceso de firma para su formalización por parte del OIC, ya que derivado de la pandemia sanitaria por Covid-19, ha sido más complejo el poder recabar las firmas, pero se encuentra publicada en el SIPOT con las firmas que ya tiene, en cuanto se cuente con todas las firmas, se sustituirá dicho documento. Puede ser consultable en la liga: http://www.transparencia.cij.gob.mx/INAI/SAS/2019/Inventarios/GuiaArchivoDocumental2019.pdf Así mismo, mediante oficio C.A/003/2020 se notificó al AGN que el CADIDO 2017 de CIJ no sufrió cambios, por lo que se continuaría trabajando con él durante el ejercicio de 2020, y el AGN nos emitió por correo electrónico el oficio de respuesta DG/DDAN/0103/2020 de fecha 31 de agosto de 2020, en cual nos informaron que habían registrado en su base de datos que nuestro CADIDO no sufrió cambios de fondo.

7 Establecer un programa de capacitación en materia archivística

Levantamiento de información para la estructuración de los cursos Avisos para efectuar los cursos de capacitación

Área Coordinadora de Archivos, RAT´S, Unidad de Transparencia

Durante el año 2020 se estuvo brindando capacitación continua a los Responsables de Archivo de Trámite en materia de archivos. Mediante oficio C.A/006/2020 de fecha 06 de marzo de 2020 se convoco a los RAT´S para realizar el curso en línea de “Introducción a la Ley General de Archivos”, a través de campus virtual del INAI y se les solicitó el enviarnos sus constancias como comprobación. El día 23 de junio de 2020 vía correo electrónico se les informó a todos los RAT´S sobre la publicación de la presentación en PDF del “Procedimiento para realizar la transferencia primaria de expedientes”, y se les solicitó que lo leyeran y remitieran el acuse como comprobación, el cual forma parte del proceso de capacitación que se les brinda. Así mismo, por parte del personal que integra la Coordinación de Archivos durante el mes de junio a septiembre tomaron 10 talleres de asesoría brindados por el AGN mediante videoconferencia y a dos de ellos “Unidad de correspondencia y archivo de trámite y Baja documental” se les invitó a algunos RAT´S de centros metropolitanos, foráneos e integrantes del Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental. De manera continua se brindaron asesorías a los RAT´S de oficinas centrales, zona metropolitana y foránea, vía telefónica y por correo electrónico.

http://www.transparencia.cij.gob.mx/INAI/SAS/2019/Inventarios/GuiaArchivoDocumental2019.pdf





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8 Sesiones del Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental

Participación y asistencia a sesiones del Grupo

Área Coordinadora de Archivos, Grupo Interdisciplinario

Durante el año 2020, el área Coordinadora de Archivos llevo a cabo mediante videoconferencia dos sesiones ordinarias del Grupo Interdisciplinario, efectuadas los días 18 de septiembre y 04 diciembre. La primera que se iba a efectuar en el mes de marzo se tuvo que posponer hasta el mes de septiembre debido a la contingencia sanitaria por Covid-19. En dichas sesiones se acordó lo siguiente: actualización del cuadro de tipología documental para la clasificación documental en apoyo a los RAT´S, se informó al Grupo sobre el estatus de las solicitudes de baja documental tramitadas ante el AGN, se informó que el CADIDO no tuvo modificaciones en 2020 y se continuó trabajando con él durante el mismo ejercicio; actualización del Manual de procedimientos de la Coordinación de Archivos, se informó sobre la reactivación de las solicitudes de baja ante el AGN y como impactarán las actividades a realizar por parte del Grupo en atención a los nuevos Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el dictamen de baja documental o de transferencia secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal.

9 Sesiones del Grupo de Trabajo del Sector Salud

Participación y asistencia a sesiones del Grupo de Trabajo Grupo del Sector Salud

Área Coordinadora de Archivos

Como la figura del COTECAEF desapareció de acuerdo a lo normado en la Ley General de Archivos, en 2020 solo se tuvo una reunión de trabajo mediante videoconferencia con el Grupo del Sector Salud efectuada el día 23 de octubre de 2020, donde se trató el tema sobre los procedimientos para llevar a cabo bajas documentales de índole contable, ya no se tuvieron más reuniones presenciales como medida para evitar la proliferación del virus por COVID-19.

10 Concluir con el trámite de transferencia secundaria iniciado en 2019 ante el AGN

Revisión de los expedientes clínicos que integran la transferencia, Solventar observaciones en caso de que sean requeridas, Programación de la fecha de entrega de cajas de archivo

Área Coordinadora de Archivos, Archivo General de la Nación

En éste año debido a la contingencia sanitaria por COVID-19, se tuvieron que suspender actividades presenciales en los sectores de gobierno, por lo que mediante vía telefónica personal del AGN, nos informó que tenían suspendidos los trámites de bajas y transferencias secundarias, es por ello que en 2020 ya no se pudo concluir con éste trámite. El día 14 de diciembre de 2020 mediante vía correo electrónico se solicitó al AGN nos indicará en qué estatus se encuentra la solicitud de transferencia la cual fue ingresada el día 16 de diciembre de 2019.




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Actividades y Entregables

En relación a las actividades y entregables planeadas en la Coordinación de Archivos, se obtuvieron los siguientes resultados:

I. Actualización de los instrumentos de control y consulta archivística.

Guía de Archivo Documental 2019: Mediante el reporte de inventarios actualizados correspondientes a

expedientes de Archivo de Trámite del ejercicio fiscal 2019 por parte de los Responsables de Archivo de Trámite y de Concentración, se llevó a cabo el levantamiento de información para elaborar la Guía de Archivo Documental 2019 y en el mes de diciembre de 2020 se aprobó por el Comité de Transparencia. Actualmente se encuentra en proceso de firma para su formalización por parte del OIC, ya que derivado de la pandemia sanitaria por Covid -19, ha sido más complejo el poder recabar las firmas, pero se encuentra publicada en el Sistema de Portal de Obligaciones de Transparencia (SIPOT) con las firmas que ya tiene, en cuanto se tenga todas las firmas, se sustituirá dicho documento. Puede ser consultada en la siguiente liga http://www.transparencia.cij.gob.mx/INAI/SAS/2019/Inventarios/GuiaArchivoDocumental2019.pdf

Inventarios documentales (General, de Transferencia y de Baja Documental): Se asesoró a los RAT´S de oficinas centrales, centros operativos de zona metropolitana y foránea que así lo solicitaron vía telefónica y por correo electrónico, para la elaboración de los inventarios de expedientes de archivo de trámite, de transferencias primarias, de bajas documentales y en la organización de archivos; así mismo se han ido revisando paulatinamente los inventarios documentales reportados por las áreas operativas y se ha ido dando seguimiento para llegar a su conclusión. El Área Coordinadora de Archivos cuenta con inventarios generales de Archivo de Trámite ejercicio 2019 en formato electrónico, reportados vía correo electrónico por parte de los Responsables de Archivo de Trámite de unidades administrativas de oficinas centrales y centros operativos de zona foránea y metropolitana que entregaron la información requerida. De la misma manera se cuenta con los inventarios de transferencia primaria correspondientes a las unidades administrativas de oficinas centrales que solicitaron dichas transferencias en 2020 y también se está trabajando con los inventarios de baja documental de las unidades operativas que han solicitado realizar trámites de baja para su posterior solicitud ante el AGN.

PADA 2020: En enero de 2020 el Área Coordinadora de Archivos llevo a cabo la elaboración del Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) correspondiente al ejercicio de 2020, el cual se encuentra firmado por la Directora General de Centros de Integración Juvenil, A.C., y se encuentra publicado en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia para su consulta. La liga de consulta es la siguiente: http://www.transparencia.cij.gob.mx/INAI/PLANEACION/2020/UT/PADA-CIJ-2020.pdf


http://www.transparencia.cij.gob.mx/INAI/PLANEACION/2020/UT/PADA-CIJ-2020.pdf




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• Catálogo de Disposición Documental: Éste instrumento cuenta con dictamen de validación DV/56/17 de fecha 5 de diciembre de 2017, entregado por el AGN mediante oficio número DSNA/1305/2017. En febrero de 2020, mediante oficio C.A/003/2020 se notificó al AGN que el CADIDO 2017 de CIJ no sufrió cambios, por lo que se continuaría trabajando con él durante el ejercicio de 2020. Así mismo, se cuenta con el oficio de respuesta DG/DDAN/0103/2020 de fecha 31 de agosto de 2020 emitido por el AGN vía correo electrónico, en cual nos informaron que habían registrado en su base de datos que nuestro CADIDO no sufrió cambios de fondo y exhortan a que el Coordinador de Archivos y el Grupo Interdisciplinario unan esfuerzos con el fin de verificar la aplicación de dicho instrumento para la organización, conservación y disponibilidad de la documentación.

II. Clasificación de los expedientes de archivo institucional, conforme al Cuadro General de Clasificación

Archivística y Catálogo de Disposición Documental vigente.

Clasificación e integración de documentos de archivo, a los expedientes que les corresponden, para formar series documentales: En el Cuadro general de clasificación archivística que se tiene validado por parte del Archivo General de la Nación, el Área Coordinadora de Archivos actualizó la relación de la tipología documental mediante varias propuestas brindadas por diferentes Responsables de Archivo, dicho instrumento es considerado como apoyo para los RAT´S de CIJ en el proceso de clasificación archivística y se encuentra publicado en la Intranet Institucional. Los RAT´S se apoyan en él para identificar sus documentos de archivo y con ello abrir expedientes identificando las series documentales del CADIDO.

Revisar los inventarios entregados por los RAT´S y dar seguimiento hasta su conclusión: Durante el año 2020 por parte de la Coordinación de Archivos se han ido revisando los inventarios de expedientes correspondientes al ejercicio 2020 reportados por los RAT´S de oficinas centrales, centros operativos de zona foránea y metropolitana, se revisa que la información esté bien descrita, que no le falten datos, que correspondan a las series documentales, etc., y se envían las observaciones a los RAT´S para su atención y seguimiento.

Colocar portadas y pestañas de expedientes para su identificación: Se les solicita a los RAT´S que así como realizan el reporte de inventarios de sus expedientes, también los tengan organizados con las portadas y pestañas de identificación de acuerdo a como se indica en el Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivos.




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III. Liberación de espacios.

Destrucción y donación de papel de archivo a la CONALITEG: Derivado de que el Archivo General de la Nación durante el ejercicio 2020 continuó con la suspensión de los trámites de recepción de solicitudes de baja documental, no se pudo llevar a cabo ninguna solicitud de baja documental, y tampoco recibimos autorizaciones de solicitudes de baja efectuadas desde los años de 2016 a 2018; por lo tanto no se pudo llevar a cabo ninguna desincorporación de papel de archivo para su donación ante la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuito, ni tampoco para su destrucción en centros operativos de zona foránea.

IV. Capacitación en materia de archivos.

• Cursos presenciales y/o en línea en materia de archivos: Derivado de la entrada en vigor de la Ley General de Archivos y por las diversas actividades que se tienen en el Área Coordinadora de Archivos, durante el año 2020 se estuvo brindado capacitación continua a los Responsables de Archivo de Trámite en materia de archivos, es por ello que mediante oficio C.A/006/2020 de fecha 06 de marzo de 2020 se convocó a todos los RAT´S para realizar el curso en línea de “Introducción a la Ley General de Archivos”, a través de campus virtual del INAI. El día 23 de junio de 2020 vía correo electrónico se les informó a todos los RAT´S sobre la publicación de la presentación en PDF del “Procedimiento para realizar la transferencia primaria de expedientes”, y se les solicitó que lo leyeran como parte de su capacitación. A algunos RAT´S de centros operativos se les invitó a tomar el taller de asesoría impartido por el AGN sobre Unidad de correspondencia y archivo de trámite, no se pudo invitar a más RAT´S, ya que los cupos fueron limitados debido a que el personal de gobierno que ingresa a la plataforma para tomar la asesoría es muy grande y solo cumplimos con la cantidad de personas requisitadas por este organismo.

El resultado de Responsables de Archivos de Trámite de CIJ capacitados, conforme a los cursos antes mencionados fue el siguiente:

Cursos / Talleres 2020 TOTAL DE

RAT´S CAPACITADOS

TOTAL DE RAT´S CON

NOMBRAMIENTO

% DE RAT´S CAPACITADOS

Introducción a la Ley General de Archivos 254 293 87 %

Procedimiento para realizar la transferencia primaria de expedientes 176 293 60 %

Taller Unidad de correspondencia y archivo de trámite (impartido por el AGN)

8 8 100 %




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• Asistencia a las reuniones del Grupo de Trabajo del Sector Salud: Durante el ejercicio de 2020, se canceló la primera reunión que se tenía programada en el mes de marzo como grupo de trabajo del sector salud, debido a la contingencia sanitaria por Covid-19, hasta el día 23 de octubre de 2020 se tuvo una videoconferencia donde se trató el tema sobre los procedimientos para llevar a cabo bajas documentales de índole contable, ya que mucho personal de los diferentes institutos del sector salud tiene la duda de cómo realizar este tipo de trámites, ya no se tuvieron más reuniones presenciales como medida para evitar la proliferación del virus por COVID-19.

Recursos Materiales Dentro del material que se solicitó al almacén institucional y área de protección civil para utilizarse en las actividades de archivo durante el ejercicio de 2020 se contempló el siguiente:

El área de almacén institucional toma en consideración lo solicitado y si tiene en existencia las cantidades requeridas, nos las va proporcionando durante el transcurso del año, previa entrega del formato de solicitud de requerimiento de artículos de almacén y en caso de no contar con el material suficiente, lo toma en consideración para incorporarlo en su programa anual de compras, conforme al presupuesto institucional asignado.

MATERIAL CANTIDAD COSTO TOTAL

Hilo flojo de algodón sin blanquear, madeja de 52 gr.

10 Madejas

$ 14,669 M/N M/N (Aproximadamente)

Etiquetas blancas libres de ácido, medidas de 21.8 x 28.2 cm, paquete con 50 hojas.

10 Pqtes.

Engrapadora industrial 3 Pzas.

Fólder tamaño oficio, pasta dura con broche baco, color azul de preferencia

100 Pzas.

Guantes de látex 4 cajas de 100 pzas c/u

Cubrebocas tipo concha para polvo 200 Pzas.




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Tiempo de implementación. Cronograma de actividades




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RESULTADOS 1.- La elaboración del Informe Anual de Cumplimiento del Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2019 se realizó en el mes de enero de 2020 y está firmado por la Titular de la Dirección General de CIJ, así mismo se encuentra publicado en el SIPOT para su consulta, cumpliendo así con lo establecido en el Art. 26 de la Ley General de Archivos. 2.- La entrega de oficios de designación de nombramientos y/o ratificaciones de responsables de archivo de trámite ejercicio 2020, se llevo a cabo en el tiempo solicitado, solamente a las áreas administrativas que les faltaba enviar sus nombramientos se les estuvo solicitando por correo electrónico para que lo hicieran llegar; por lo que en total se recibieron 168 oficios de nombramientos de un total de 173 áreas administrativas y operativas. 3.- El periodo estipulado para la entrega de inventarios de expedientes ejercicio 2019 por parte de todos centros operativos de zona metropolitana, foránea, unidades de hospitalización y de tratamiento y unidades administrativas de oficinas centrales, se llevo a cabo en los meses de enero y febrero de 2020, por lo que para el reporte en la Guía de Archivo Documental, solo se consideraron los inventarios que fueron entregados en dicho mes como se solicitó en la circular C.A/010/2019 de fecha 23 de diciembre de 2019 y que cumplieron con las especificaciones de descripción citadas en dicha circular. 4.- Las revisiones de inventarios de expedientes entregados por correo electrónico por parte de las unidades administrativas de oficinas centrales, centros operativos de zona metropolitana y foránea, se realizan durante todo el año, ya que es una actividad de análisis, puesto que se revisa la información a detalle, verificando que esté descrita adecuadamente, sin el empleo de abreviaturas, siglas, claves; que los expedientes correspondan a las secciones y series documentales plasmadas en el CADIDO vigente, que las fechas de inicio y término sean correctas, así como la vigencia documental, que haya una secuencia numérica, entre otros aspectos; así mismo se realiza una retroalimentación continua con las unidades operativas, dando seguimiento a los correos enviados hasta concluir con la entrega completa de la información. 5.- La elaboración de la Guía de Archivos Documental de CIJ ejercicio 2019, se obtuvo mediante los reportes de inventarios documentales que entregaron las unidades administrativas y operativas, siendo un trabajo de mucho análisis y síntesis por lo que solamente se consideraron a las áreas que entregaron la información más completa. La elaboración de dicha Guía se desfaso en el periodo que estaba contemplado en el cronograma por cuestiones de que se tuvieron que suspender actividades en oficinas centrales debido a la contingencia sanitaria por Covid-19, lo que dificultaba tener toda la información




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de los inventarios a la mano y así mismo su revisión tardó tiempo en realizarse por la complejidad de los datos a revisar, por lo tanto se concluyó en el mes de octubre de 2020. 5.1- La Guía de Archivos de CIJ ejercicio 2019, se envió en el mes de noviembre de 2020 por correo electrónico para revisión por parte de los integrantes del Comité de Transparencia y en diciembre del mismo año, en su Segunda Sesión Ordinaria fue otorgado su visto bueno, se recabaron firmas, pero se encuentra pendiente la del Órgano Interno de Control, igualmente por la contingencia sanitaria por Covid-19 ha sido más difícil poder recabarla, pero se encuentra publicada en el Sistema de Portal de Obligaciones de Transparencia (SIPOT) con las firmas que ya tiene, en cuanto se tenga todas las firmas, se sustituirá dicho documento. Puede ser consultada en la siguiente liga http://www.transparencia.cij.gob.mx/INAI/SAS/2019/Inventarios/GuiaArchivoDocumental2019.pdf 6.- El seguimiento a las solicitudes de inventarios de baja documental continuó detenido durante 2020 debido a la continuidad de la suspensión de los trámites de dictaminación de bajas documentales por parte del Archivo General de la Nación. Mediante la circular DG/029/20 de fecha 01 de julio de 2020, el AGN nos informó que se mantendría en suspensión la recepción de solicitudes de dictamen de baja documental y se reprogramarían las fechas de ingreso, una vez que fueran publicados los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el dictamen de baja documental o de transferencia secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal. El día 12 de octubre de 2020 fue publicado en el DOF, el ACUERDO por el que se dan a conocer los Lineamientos para que el AGN emita el dictamen de baja documental o transferencia secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal y el 01 de diciembre de 2020 mediante oficio DG/DDAN/0289/20 el AGN dio a conocer el calendario de recepción de solicitudes de dictamen de baja documental, donde indica que por única ocasión reanudan trámites sin calendario a partir de la fecha de su oficio hasta junio de 2021, así mismo queda pendiente por parte del AGN la publicación de los formatos de baja a utilizar, para que con ello se pueda dar continuidad a los ingresos de solicitudes de baja de CIJ. A partir de julio 2021 en adelante se aplicará la calendarización de los ingresos como ya se tenían anteriormente, para el Sector Salud corresponde a los meses de julio y febrero de cada año. Es por lo anterior, que se continúan revisando los inventarios de las áreas que solicitaron realizar bajas documentales y estamos en espera de que el AGN publique los nuevos formatos de baja para verificar si tenemos que realizar algún ajuste y con ello poder dar continuidad a los ingresos de las solicitudes. 7.- Durante 2020 no se pudieron llevar a cabo recolecciones de cajas de archivo para baja documental en centros operativos de zona metropolitana, puesto que el Archivo General de la Nación continuó con la suspensión de los trámites de bajas durante todo este año, por lo que se continúa trabajando con los centros operativos para que elaboren sus inventarios de baja atendiendo a la nueva normatividad y durante el transcurso de 2021 esperando encontrarnos en condiciones de operar





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nuevamente después de la contingencia sanitaria por Covid-19, y una vez que se tenga todo listo para ingresar nuevos trámites ante el AGN, se puedan programar las recolecciones. 8.- Las asesorías para la clasificación y organización de expedientes se llevaron a cabo durante todo el año de 2020, se estuvo dando continuidad y atención a las dudas que les surgieron a diferentes RAT´S sobre la aplicación del CADIDO, elaboración de inventarios documentales, organización de expedientes, llenado de inventarios documentales, trámites de bajas y demás actividades en materia de archivos; dichas asesorías se llevaron a cabo vía telefónica y por correo electrónico. 9.- De acuerdo al cronograma de trabajo del Grupo Interdisciplinario de Valoración Documental de CIJ, se llevaron a cabo 2 Sesiones ordinarias efectuadas mediante videoconferencias en el año de 2020, inicialmente se tenía contemplado el realizar 3 sesiones pero debido a la contingencia sanitaria por covid-19, se suspendió la primera sesión y se tuvieron que volver a reprogramar, quedando de la siguiente manera: la primera se movió para el mes de septiembre y la segunda para diciembre de 2020. En dichas sesiones se acordó lo siguiente: Actualización y aprobación del cuadro de tipología documental como parte del Cuadro General de Clasificación Archivística, esto en apoyo a los RAT´S para identificar la clasificación documental, se informó al Grupo sobre el estatus de las solicitudes de baja documental realizadas ante el AGN desde 2016 a 2018, informar sobre la actualización y publicación en la intranet del Manual de procedimientos de la Coordinación de Archivos, Informar sobre la validación de la Guía de Archivos documental por parte de los integrantes del Comité de Transparencia, se informó sobre la implementación del Sistema Institucional de Archivos, también sobre la reactivación de las solicitudes de baja ante el AGN y se informó de las actividades competentes al Grupo derivado de la publicación de los Lineamientos para que el Archivo General de la Nación emita el dictamen de baja documental o de transferencia secundaria para los sujetos obligados del Poder Ejecutivo Federal (DOF 12/10/2020). 10.- De acuerdo a los periodos programados para realizar las transferencias primarias en oficinas centrales que es durante los meses de abril, junio, septiembre y noviembre de cada año, en 2020 debido a la contingencia sanitaria por COVID 19, se tuvieron que suspender los trámites para el traslado de las cajas de archivo, para con ello evitar la proliferación de contagios, por lo que se reanudará en cuanto nos encontremos en condiciones de operar nuevamente en oficinas.

11.- Otras actividades que se efectuaron en 2020 y que no se tenía contempladas en el cronograma de trabajo fueron las siguientes: Actualización del Manual de Procedimientos de la Coordinación de Archivos.




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Se llevó a cabo la inscripción al Registro Nacional de Archivos mediante la aplicación informática administrada por el Archivo General de la Nación, en dicho registro se cargo la información correspondiente a los archivos de trámite y de concentración de Centros de Integración Juvenil, A.C., para que con ello se pueda obtener un panorama general del estado que guardan los documentos públicos de la entidad.

Desarrollar en conjunto con el Departamento de Sistemas, el Sistema Institucional de Administración de Archivos, en

cumplimiento al Art. 45 de la Ley General de Archivos, en dicho sistema se contemplan las funcionalidades de: captura y registro de expedientes, búsquedas para localizar y consultar expedientes, solicitudes de transferencia primaria y secundaria, solicitudes de baja ante el Archivo General de la Nación, historial de solicitudes, generación de reportes de inventarios, portadas de expedientes, carátulas de cajas de archivo. Se hicieron pruebas de captura con diferentes RAT´S, así mismo se está llevando a cabo la elaboración del Manual de operación y se pretende implementarlo en 2021.




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PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS

Identificación, Análisis y Control de Riesgos

No. FACTORES DE RIESGO ACCIONES COMPROMETIDAS RESULTADOS

1 Falta de condiciones adecuadas para el resguardo del Archivo de Concentración.

Mantenimiento constante al espacio físico designado para el Archivo de Concentración.

En épocas de lluvias se le solicita al Departamento de Servicios Generales dar mantenimiento preventivo a las canaletas donde pasa el agua a fin de evitar la acumulación de basura y no se tapen, para con ello evitar que pueda existir algún siniestro por lluvias. Así mismo el Departamento de Servicios tiene un programa anual para realizar fumigaciones dentro de las instalaciones del Archivo de Concentración.

2 Falta de capacitación en materia de archivos por la rotación de personal.

Impartición de cursos presenciales y/o en línea de capacitación en materia de archivos a los responsables de los archivos de trámite.

Durante el transcurso del año 2020 se estuvieron brindando capacitaciones en línea a los RAT´S ubicados en oficinas centrales, zona metropolitana y foránea. Un factor que suele ser problemático es cuando se capacita al personal y posteriormente hay una rotación del mismo, porque el avance que se tuvo, se pierde y se tiene que volver a iniciar la fase de capacitación.




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Que los RAT´S no elaboren sus inventarios de trámite y portadas de identificación de expedientes por cargas de trabajo y falta de conocimiento en materia de archivos.

Programar calendarios para el reporte de inventarios documentales por ejercicio fiscal, así mismo brindar la asesoría para que elaboren sus inventarios tanto los RAT´S de oficinas centrales como centros operativos de zona foránea y metropolitana.

Durante los meses de enero y febrero se estuvieron recibiendo los reportes de inventarios de expedientes correspondientes al ejercicio 2019 y por lo que se pudo percibir durante la revisión de éstos, es que a pesar de que se capacita y se asesora continuamente al personal, se siguen teniendo dificultades en la clasificación y descripción de expedientes, ya que es un proceso que requiere de análisis y comprensión y esto es lo que más retrasa a las áreas para reportar a tiempo la documentación organizada y para nosotros como Coordinación de Archivos, también nos retrasa el tener que revisar inventarios con expedientes mal clasificados o que no tengan una correcta redacción.

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Que no autoricen solicitudes de baja documental tramitadas ante el AGN desde los años de 2016 a 2018, por cuestiones de que se gestionaron atendiendo el CADIDO 2013 y ellos lo están evaluando conforme al CADIDO 2011.

Solicitar al AGN el estatus de las bajas documentales que se tramitaron en 2016 a 2018 para que en su caso nos den respuesta y con ello podamos dar seguimiento a la enajenación documental.

Dicha acción no pudo tener avance durante el año 2020, ya que el AGN continuó con la suspensión de todas las solicitudes de bajas reanudándolas a partir de diciembre de 2020. En la solicitud que se hizo para que nos informaran sobre el estatus en que se encuentran nuestras bajas de 2016 a 2018 nos informaron mediante vía correo electrónico de fecha 12 de junio de 2020 que nuestras solicitudes todavía se encuentran en el paso 1 que es en proceso de dictaminación por lo que llevan más tiempo de ser analizadas, por lo que en 2020 no se tendrán oficios de validación. Así mismo se estuvieron reportando de manera trimestral las acciones realizadas en el Programa de Trabajo de Administración de Riesgos correspondiente a la acumulación excesiva de documentación que ya concluyó con su periodo de valor documental, pero que no podemos desincorporar por la suspensión de trámites de bajas y rezago en la emisión de dictámenes favorables de autorización.

informe anual de cumplimiento correspondiente al …

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