INFORME DE ACTIVIDADES MENSUALES 2016

S&S CONSULTORES Y TALENTOS

Bogotá, D. C. – Abril de 2016

OBJETIVOLa presentación de este informe tiene como fin dar a conocer a la Dirección General de la Organización las principales funciones que se realizan en cada una de las áreas y el momento en que debe intervenir la Gerencia General para el desarrollo adecuado de cada actividad .

ACTIVIDADESCorresponden a las labores realizadas por cada departamento de la organización bajo el direccionamiento y supervisión de la Gerencia General a cada uno de sus lideres durante el mes.

ALCANCEComprende las actividades relacionadas en días calendario desde el inicio a fin de cada mes.

DEPARTAMENTO DE NOMINA

A Cargo de: Jose Miguel Calderón – Analista de Nomina

1. Aproximadamente durante los primeros 5 días de cada mes, el área de Nómina realiza cierre y la elaboración de las interfaces contables quienes son revisadas y aprobadas por la Gerencia General , las interfaces contables son:

-Nómina. -Parafiscales. -Prestaciones Sociales. -Seguridad Social.

2. Durante la segunda semana del mes, el área de nómina realiza los soportes de facturación la cual es remitida a la Gerencia General para su respectiva revisión y aprobación, una vez aprobado se envía al área de Contabilidad.

3. En la tercer semana del mes el área de nómina procede a realizar liquidación de nómina, reuniendo toda la información de novedades, esta Liquidación es revisada y avalada por la Gerencia General. 4. Una vez efectuada está revisión, la Gerencia General en la cuarta semana del mes

procede a realizar dispersión de fondos desde la cuenta Bancaria de la Organización (Bancolombia) a cada una de las cuentas de nuestros colaboradores.

DEPARTAMENTO DE NOMINA

A Cargo de: Jose Miguel Calderón – Analista de Nomina

5. Durante la cuarta semana del mes se diligencian los formatos de aportes voluntarios y cuentas AFC de los colaboradores que realizan esta clase de aportes, estos formatos son revisados, aprobados y pagados por la Gerencia General.

6. Entre los días 27 y 29 de cada mes el área de nómina genera las planillas de aportes al sistema de seguridad social de ambas Organizaciones, en done la Gerencia General verifica que los valores y las novedades correspondan a las generadas por nómina. Una vez revisada la planilla la Gerencia realiza el pago correspondiente.

A Cargo de: Yesika Hernández- Analista Junior Operaciones Administrativas.

DEPARTAMENTO DE TESORERIA Y OPERACIONES ADMINISTRIVAS

1. Aprobación tramites Empleados en Misión: Durante el procedimiento que realiza básicamente Yesika en cuanto a la cotización de Solicitudes realizadas por nuestros Clientes Purestorage y Cogeco ya sean tiquetes aéreos, reserva de hotel o transporte terrestre, la Gerencia General se encarga de realizar Aprobación siempre teniendo en cuenta que lo más importante es revisar costos y que esta solicitud se encuentre debidamente aprobada por el director o manager de cada empleado en misión.

2. Los días Viernes de cada semana Yesika reúne la información que previamente David ha pasado los días jueves de cada semana, con esta información la Gerencia General procede a realizar transferencia o firma de cheques.

3. Los pagos que se realizan frecuentemente son:

Proveedores (Compañía Papelera Nacional, Mail Boxes, Aviatur, entre otros), allowances (Purestorage), reintegro gastos de viaje, auxilios, tarjeta Mis compras (GBM, AVNET Y S&S), Servicios públicos, entre otros.

4. Los días 15 de cada mes o antes de ser posible se realiza causación y la Gerencia general realiza pago por parte de Consultores a Fiduciaria Bancolombia correspondiente a CDT Hotel Hilton Santa Martha.

5. Los días 25 de cada mes se genera causación y la Gerencia General realiza pago de Asesoría Integral del señor Luis Salazar y cuota de socios de Mariana Salazar. 6. Los días 25 de cada mes o antes de ser posible se realiza causación y la Gerencia General realiza pago por parte de S&S Talentos a Fiduciaria Bancolombia correspondiente a cuota Torre SEKI, se escanean los soportes de pago por oficina y envía correo informativo del pago.  7. Los días 25 de cada mes se realiza causación y la Gerencia General realiza pago al Señor Ricardo Muñoz correspondiente a apoyo a nuestro cliente Cogeco.

8. Aproximadamente del 12 al 20 de cada mes se procede a dar inicio a generación y presentación de Impuestos Nacionales o Distritales, en donde estos son presentados a la Gerencia General para su respectiva revisión, aprobación y pago en las fechas establecidas por la DIAN.

9. Durante la segunda semana de cada mes una vez se encuentra realizada el total de la facturación la Gerencia General procede a revisión, aprobación, firma y el correspondiente envío en USD Y COL.

 

DEPARTAMENTO DE TESORERIA Y OPERACIONES ADMINISTRIVASA Cargo de: Yesika Hernández- Analista Junior Operaciones Administrativas.

10. Durante la primera semana de cada mes la Gerencia General procede a realizar revisión, aprobación y envío de la facturación nuestro cliente Cogeco.  11. En cuanto a la facturación solicitado por Consultores S&S (Proceso BEP, Tercera Opinión) La

Gerencia General cuenta con disponibilidad inmediata para revisión y aprobación de la misma.

OBERVACIONES:

Yesika se Encarga de Direccionar a Yeison y Andrea en sus Labores diarias. Básicamente en cuanto a las diligencias externas existe un cuadro control en donde se relacionan las actividades por realizar, cada área debe remitir la información a Yesika quien se encargará de asignar las labores a Yeison, en cuanto a Andrea de igual forma se cuenta con un cuadro control donde se especifica las labores diarias que debe realizar.

DEPARTAMENTO DE TESORERIA Y OPERACIONES ADMINISTRIVASA Cargo de: Yesika Hernández- Analista Junior Operaciones Administrativas.

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADA Cargo de: David Hernández -Asistente de Contabilidad

1. David Hernández se carga de realizar causación y egresos de proveedores, servicios públicos, entre otros los cuales la Gerencia General revisa, aprueba y paga los días jueves de cada semana se realiza la correspondiente revisión.

2. Cuando un cliente realiza pago a la Organización se realiza el correspondiente recibo de caja y se procede a realizar actualización de cartera, la gerencia general se encarga de Revisar, aprobar y firmar el recibo de caja de igual forma revisa el informe actualizado de cartera con el fin de observar el comportamiento que esta tuvo.

3. Una vez se cuenta con la facturación a nuestros clientes David se encarga de registrarla en el programa contable Siigo y remite esta facturación para firma de la Gerencia General.

4. David Hernández es el responsable del manejo de la caja menor la cual cuenta con un procedimiento especifico en el cual la Gerencia General debe aprobar cada egreso que esta pueda tener ya sean provisionales , facturas de compra y/o recibos de caja, el monto de la caja menor de S&S Talentos es por valor de $300.000 y de Consultores S&S por valor de $150.000, el monto máximo autorizado es del 30% de la caja.

5. Se da inicio a la consolidación de información para presentación de Medios Magnéticos los cuales deben ser revisados y aprobados por la Gerencia General.

Se anexan formatos relacionados al cargo:

DEPARTAMENTO DE CONTABILIDADA Cargo de: David Hernández -Asistente de Contabilidad

DEPARTAMENTO DE HSEQA Cargo de: Daniel Cogua - Asistente Soporte HSEQ

1. Daniel Cogua continúa con la implementación de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo en donde la Gerencia General realiza revisión y aprobación de documentación que se requiere para el adecuado manejo de este Sistema.

2. Se realiza auditoria para la revisión en el cambio de los procesos, procedimientos y formatos de acuerdo a la nueva implementación del Sistema., estos cambios deben ser revisados avalados por la Gerencia General.

3. Se realiza manual del manejo de la Pagina web www.consulss.com para la modificación de la misma según los parámetro de la Gerencia General.

4. Se debe realizar las brigadas de salud, inspección del puesto de trabajo, para esta se cuenta con un plan de actividades que deberán ser direccionadas, supervisadas y aprobadas por la Gerencia General.

Gracias

Ange CaceresGerente General

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