CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INFORME DE AUDITORÍA

DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 2013              

    

“…En el presente caso y tomando en cuenta la responsabilidad individual en eldesarrollo de las atribuciones encomendadas internamente dentro del FondoRotativo Interno Gerencia Administrativa, se originó por descuido involuntario tantodel Suplente de dicho Fondo quien era el encargado de la revisión, elordenamiento y aprobación de los formularios y posteriormente únicamenteprocedí a listarlos, para solicitar reposición por medio de FR03 a la Dirección deContabilidad, sin percatarme del traslape en mención.En cumplimiento a lo requerido, se procedió a la anulación del formulario VA No.70589…”

En OFICIO No. FRIGA-0850-2014/WECR/rjmr de fecha 23 de abril de 2014, elSuplente del Fondo Rotativo Interno de la Gerencia Administrativa, Rafael JoséMaldonado Recinos, manifiesta : “Por este medio me dirijo a usted en relación aloficio DAG-OJ-OF-179-2014 de fecha 11 de abril del presente año donde sesolicitó a la Dirección de Contabilidad las rendiciones No. 112 donde seencuentran los formularios No. 65976, 70591, 67827, 71563, 71575, 64612,64615, 64458, 64454, 66431, 64460, 66429, 66430, 66428, 64453 y 66433, loscuales se anularon como fue solicitado y en la rendición No. 104 los formularios deviáticos V-L 70588 y V-L70589 por igual valor (Q450.00) se hizo el cambio que se

solicita y en formulario No. 71557 a nombre del señor Mejía se hizo la anulaciónde dicho formulario.”

No. Nombre Cargo Ubicación reportada según nóminadel mes julio de 2013

Renglón 011

Renglón 022

No. Nombre1 Delia Cristina Castillo Godoy2 Dora Cristina Godoy López3 Juan Carlos Muy Guerra4 Benjamín Domínguez Hernández5 Mynor Rodolfo Culajay Tubac6 Carlos Humberto Díaz Pineda7 Julio Roberto Barrios Lorenzo8 Álvaro Álvarez del Cid y Castañeda9 Claudia Lissete Zamora Loiza

10 Ingrid Vanessa García Vásquez11 Wolfrang Rolando Hernández Rodríguez12 Silvia Patricia Poggio Cruz13 Mario Luis Román Coto14 Rosangela Paola Rodríguez Castillo15 Rubén Ramos Cordero

 

Al efectuar la verificación física de los bienes de activos fijos, se pudo establecerque los secretarios poseen las  deficiencias administrativas y de control internosiguientes: 1) Libro de Inventario desactualizado; 2) El libro de inventario nopresenta cierre al 31/12/2012; 3) El Fin 1 y Fin 2 no fue presentado a la Direcciónde Contabilidad del Estado; 4) El monto o valor total en libro de Inventario al cierreal 31 de diciembre de 2012 no coinciden con el valor consignado en el Fin 1 y Fin2 presentados a la Dirección de Contabilidad del Estado; 5) Bienes recibidos en elperíodo del 01 de enero al 30 de septiembre de 2013, sin adicionarse al libro deInventario; 6) El libro de Inventario y las Tarjetas de responsabilidad de losresponsables presentaban tachones y borrones de escritura generandoalteraciones; 7) El Libro de Inventario no presenta cierre en números y letras al 31de diciembre de 2012; 8) Los bienes tales como mobiliario y equipo no estáninventariados y etiquetados con su respectivo código de identificación; 9) Lostrabajadores del Juzgado, Tribunal o Sala no cuentan con la Tarjeta deresponsabilidad debidamente habilitada y firmada; 10) Tarjetas de responsabilidadde cada uno de los trabajadores desactualizadas; 11) Tarjetas de responsabilidadno habilitadas por la Contraloría; 12) Existencia de bienes en estado obsoleto sinhaberse iniciado el trámite de baja ante la Unidad de Inventarios; deficiencias quese identifican mediante los numerales indicados en cada Juzgado, Sala y Tribunalsiguiente:

En la Circular Número 3-57 de Contadurïa General de La Nación, Departamentode Contabilidad, de fecha 1 de diciembre de 1969 relacionada con las"INSTRUCCIONES SOBRE  LA FORMACIÓN, CONTROL    Y RENDICION DE INVENTARIOS DE OFICINAS PÚBLICAS", en el apartado: Tarjetas deResponsabilidad establece "Con el objeto de poder determinar en cualquiermomento los útiles a cargo de cada empleado, se abrirán tarjetas individuales deresponsabilidad, en las cuales deben registrarse detalladamente y con los mismosdatos que figuran en el inventario, los bienes por los cuales responde cadafuncionario o empleado público, agregándose al final y por separado el detalle delos artículos que por su naturaleza fungible no hayan sido incluidos en elInventario. Para mayor facilidad en su identificación, todos los objetos senumerarán correlativamente, consignando tales números en inventarios y tarjetas."

El Acuerdo Número 2/001 de El Presidente del Organismo Judicial y de la CorteSuprema de Justicia. "Normativo para el Registro, Incorporación y Eliminación deBienes Muebles del Inventario del Organismo Judicial", artículo 15. Resguardo debienes, establece: "El jefe de cada dependencia del Organismo Judicial, es elresponsable del resguardo y uso adecuado de los bienes que le sean asignadospara el cumplimiento de sus funciones y atribuciones..."

En la Circular número 31-2012/EAAM/jicm de la Presidencia del OrganismoJudicial y de la Corte Suprema de Justicia, de fecha 27 de abril de 2012 dirigida aSecretarios de todas las Salas, Tribunales y Juzgados de toda la República en el

penúltimo párrafo, establece: "...se les instruye a los Secretarios de todas lasSalas, Tribunales y Juzgados a efecto procedan a codificar todos los bienesasignados y actualizar las tarjetas de responsabilidad de los funcionarios yempleados."

Inobservancia a los preceptos legales establecidos para el control de los bienesfijos, registro y la actualización de las tarjetas de responsabilidad del personal quelabora en los distintos Juzgados por parte de los Secretarios y el Jefe de laSección de Inventarios.

Riesgo de pérdida o robo de los bienes asignados a funcionarios y empleados yno poder identificar al personal responsable.

Al cotejar el listado proporcionado por la Gerencia Administrativa del personalcontratado por el renglón presupuestario 031, de los meses de julio y septiembrecontra la nómina de pago del mismo personal, proporcionada por la Gerencia deRecursos Humanos, se determinó que no fueron incluidas las 27 personassiguientes:

No. Nombre Puesto Reportado enListado

1 Álvaro García Flores Auxiliar de Bodega2 Antonio Cruz Hernández Herne Andes Ayudante de Construcción3 Cesar Amilcar Cardona López Ayudante de Construcción4 Cesar Augusto Hernández Chaj Auxiliar de Construcción5 Christhian Roberto González Buezo Encargado de Obra6 Eliud Medina Corado Ayudante de Construcción7 Emilio Rolando Rivas Leal Encargado de Obra8 Erick Adolfo Chinchilla Ruano Encargado de Obra9 Evelyn Floridalma Corleto Castillo Encargado de Obra10 Federico Guillermo Martín Alvares Cheves Encargado de Obra11 Gladys Alicia Argueta Esteban Ayudante de Construcción12 Gregorio Pio Hernández Hernández Encargado de Obra13 Hendrick Isauro Zamora Hernández Encargado de Obra14 Jorge Luis Rivas Morales Encargado de Obra15 Josue Fredy Fuentes Alonzo Encargado de Obra16 Karina Veralyz Montenegro Roldán Auxiliar de Consejería17 Lorenzo Saquic Huinac Auxiliar de Construcción18 Luis Alberto Flores Martínez Auxiliar de Construcción19 Luis Carlos Trujillo Gálvez Encargado de Obra20 Mario René Chinchilla Ruano Encargado de Obra21 Mario René Orellana Marroquín Encargado de Obra22 Mynor Augusto Herrera Quiroz Encargado de Obra23 Randy Osberto Vibereth Josue Maldonado

GudiñoEncargado de Obra

24 Ranulfo Estuardo Girón Cruz Ayudante de Construcción25 Wendy Cristina Del Águila Orellana Auxiliar de Conserjería26 William Leonel Tixal García Encargado de Obra27 Wilson Manuel Díaz López Auxiliar de Construcción

El Decreto Número 48-99, del Congreso de la República, Ley de Servicio Civil delOrganismo Judicial, Capitulo II Deberes, Artículo 38 Deberes, establece: “Sondeberes de los empleados y funcionarios del Organismo Judicial; a) Cumplir ydesempeñar con eficiencia y eficacia las obligaciones inherentes a sus puestos.”

El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, NormasGenerales de Control Interno, norma 1.6 Tipos de Controles, establece: “Esresponsabilidad de la máxima autoridad de cada entidad pública, establecer eimplementar con claridad los diferentes tipos de control que se relacionan con lossistemas administrativos y financieros. En el Marco Conceptual de Control InternoGubernamental, se establecen los distintos tipos de control interno que se refierena: Control Interno Administrativo y Control Interno Financiero, y dentro de éstos, el

control previo, concurrente y posterior.”, Norma 2.3 Sistemas de InformaciónGerencial, establece: “Se deben establecer y mantener sistemas de informacióngerencial que produzcan información confiable y oportuna para la toma dedecisiones en las unidades administrativas y puestos, de acuerdo a los roles yresponsabilidades. Los sistemas de información gerencial deben permitir laidentificación de amenazas y riesgos operativos en forma global, que realimentenlas acciones de planificación, control y operaciones, que contribuyan con eficienciaa un proceso transparente de rendición de cuentas.”,  Norma 2.4 Autorización yRegistro de Operaciones, establece: “Cada entidad pública debe establecer porescrito, los procedimientos de autorización, registro, custodia y control oportuno detodas las operaciones. Los procedimientos de registro, autorización y custodia sonaplicables a todos los niveles de organización, independientemente de que lasoperaciones sean financieras, administrativas u operativas, de tal forma que cadaservidor público cuente con la definición de su campo de competencia y el soportenecesario para rendir cuenta de las responsabilidades inherentes a su cargo.”

Falta de control por parte del Jefe Administrativo,  Director y  Coordinador ambosde la Unidad de Mantenimiento y Construcción de Edificios al carecer deinformación confiable y fidedigna que permita la ubicación de todo el personalcontratado por el renglón presupuestario 031.

Riesgo de tener personal contratado  en estado ocioso, y de acreditamiento desueldo no devengado. 

El Gerente General debe girar instrucciones al Gerente Administrativo a efecto queel Jefe Administrativo, el Director y el Coordinador ambos de la Unidad deMantenimiento y Construcción de Edificios, dispongan de información y registrosactualizados oportunamente.

No. Nombre Profesión Puesto Pago BonoProfesional

Colegiado

1 Erick Alejandro BolañosMartínez

Licenciado en CienciasPolíticas

Coordinador IV Octubre, noviembre ydiciembre Inactivo

2 Myrna Frínee Ponce Brocke Licenciada en Pedagogía yCiencia de la Educación

Coordinador III Octubre, noviembre ydiciembre S/N

No. No.CUR

BENEFICIARIO MONTO FECHA DESOLICITUD PAGO

DEINDEMNIZACIÓN

FECHA DE PAGOINDEMNIZACIÓN

No. DE DIASHABILES

ENTRE LASOLICITUD Y

EL PAGO

No. DE DIASDESPUES DEL

PLAZOESTABLECIDO

1 98 JOSE FERNANDOROCA GUINEA

30,105.68 16/10/2012 18/02/2013 90 75

2 161 ALVARO IVAN DEL A C R U ZGUERRERO

131,460.00 08/11/2012 12/02/2013 70 55

3 325 VICTOR EMIGDIOG U Z M Á NRAMIREZ

105,735.75 14/12/2012 27/02/2013 54 39

4 2001 E D G A ROTTONIELC A B R E R AFIGUEROA

228,806.65 04/03/2013 05/09/2013 134 119

5 2165 MARIA LEONORHURTADOOVANDO

134,752.48 02/04/2013 20/09/2013 124 109

6 1947 DORA ESTELAB E R C I A NLORENZANA

136,885.00 23/04/2013 04/09/2013 97 82

7 1768 S A N D R AGEORGINA

227,640.00 28/06/2013 07/08/2013 29 14

P A R E D E SPAREDES

8 2170 FREDY GABRIELSON ESCARCHE

132,218.35 11/07/2013 19/09/2013 51 36

9 2716 W I L S O NGIOVANNIIXCAMPARICGARCIA

101,098.05 13/09/2013 16/12/2013 67 52