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Informe de Auditoría Interna EMPRESA ELÉCTRICA QUITO S.A. Auditoría Número: AI-002-2013 EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA FERUM 2011 Período de Revisión: Mayo/31/2010 – Octubre/31/2012 Distribución del Informe de Auditoría
Para: Presidente de la Empresa Eléctrica Quito S.A. Gerente General Empresa Eléctrica Quito S.A. Coordinador Nacional de Control del CONELEC. C.C.: Gerente de Distribución Gerente de Comercialización Gerente Administrativo-Financiero Director Financiero Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM Director de Distribución Zona Sur Jefe Departamento de Contabilidad
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INFORME DE AUDITORÍA INTERNA
EXAMEN ESPECIAL AL PROGRAMA FERUM 2011 Empresa Eléctrica Quito S.A. Fecha de Emisión:
Junio/25/2013
Auditor Responsable: Ing. Nikolay Trujillo A. Equipo de Auditoría: Dra. Marisol Arias Lcda. Sylvia Pazmiño
CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
1. MOTIVO DEL EXAMEN ESPECIAL
El Examen Especial al Programa FERUM 2011, se realizó en atención a la Orden de Trabajo OT.03.2012 del 2 de marzo de 2012, suscrita por el Auditor General de la Empresa Eléctrica Quito S.A (“EEQSA”), dicho examen especial consta en el Plan de Auditoría Interna para el año 2012, dentro del rubro de Auditorías Planificadas Nuevas, que fue aprobado por la Junta General de Accionistas mediante resolución 2012.009.J.A el 27 de junio de 2012; y en cumplimiento de las siguientes regulaciones del Consejo Nacional de Electricidad (“CONELEC”): Regulación CONELEC Núm. 013/08, “Regulación Complementaria No. 1 para la aplicación del Mandato Constituyente Núm. 15, Capítulo VII FERUM numeral 27 “Financiamiento”, que indica:
“En consideración a que los recursos para financiar el programa FERUM provendrán del Presupuesto General del Estado, la fiscalización y auditoría de las obras de dicho programa, será de responsabilidad exclusiva de las empresas de distribución. El procedimiento para efectuar la fiscalización y auditoría, será establecido por el CONELEC mediante la Regulación correspondiente.”
Regulación CONELEC–005/09 denominada “Procedimiento para el seguimiento y evaluación de los planes de inversión de las entidades de distribución de energía eléctrica.”, numeral 7 Liquidación de los Proyectos, sub numeral VI, que indica textualmente lo siguiente:
“La Auditoría Interna de los distribuidores, como la instancia responsable de auditar las liquidaciones de los proyectos, deberá realizar las acciones necesarias que le permita sobre la base de los informes de fiscalización, determinar la legalidad, y
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veracidad de los documentos de respaldo que avalen las liquidaciones, emitiendo el o los informes respectivos.
Adicionalmente, este examen especial se realizó para atender el requerimiento del CONELEC que consta en el “Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras”, emitido el 14 de abril de 2012 por la Dirección de Supervisión y Control del CONELEC, que textualmente solicita en el numeral 5.2 referente a Insumos/Proveedores, que se presente lo siguiente:
“Informes de Auditoría Interna en la forma de exámenes especiales, a la fecha de corte del 31 de diciembre del respectivo año, sea este 2010 o 2011, dependiendo que todos los proyectos del plan de financiamiento se hayan completado antes de dicha fecha; estos estarán enfocados en los siguientes temas específicos de validación, que respaldarán lo reportado en el formulario de reporte de liquidación y deberán generarse de manera secuencial”
2. OBJETIVOS DEL EXAMEN ESPECIAL
Los objetivos de este examen especial fueron los siguientes:
2.1 Verificar que la programación, ejecución y liquidación del Programa FERUM 2011 cumpla con la normativa y disposiciones emitidas por los entes reguladores del FERUM.
2.2 Verificar la efectividad en el cumplimiento de los objetivos del Programa FERUM
2011 así como el uso adecuado de los recursos asignados al mismo.
2.3 Verificar el cumplimiento del “Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras” emitido por el CONELEC.
3. ALCANCE
La ejecución del Examen Especial al Programa FERUM 2011, se enfocó en el cumplimiento de los objetivos descritos en este informe y cubrió el período comprendido entre el 31 de mayo de 2010 y el 31 de octubre de 2012, en que se transfirió al Activo Fijo el valor de los proyectos del Programa FERUM 2011. Cabe mencionar que esta transferencia se realizó el 19 de noviembre de 2012, con fecha de contabilización 31 de octubre de 2012, mediante boletín de traspaso No. 210444 y se notificó a Auditoría Interna el 5 de diciembre de 2012 mediante memorando No. DF-DCG 12-835.
4. BASE LEGAL
� Ley de Régimen del Sector Eléctrico en sus artículos 37, 62 y 63. � Reglamento de la Ley del Sector Eléctrico en sus artículos 20, 88, 89 y 92. � Reglamento Sustitutivo del Reglamento de Suministro del Servicio de Electricidad. � Reglamento para la Administración del Fondo de Electrificación Rural y Urbano
Marginal, FERUM. � Mandato Constituyente No. 9. � Mandato Constituyente No.15.
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� Regulación CONELEC Núm. 013/08 “Regulación Complementaria No. 1 para la aplicación del Mandato Constituyente No. 15”.
� Regulación No. CONELEC–008/08 “Procedimientos para presentar, calificar y aprobar los proyectos FERUM”.
� Regulación No. CONELEC-005/09 “Procedimiento para el seguimiento y evaluación de los planes de inversión de las entidades de distribución de energía eléctrica.”
� Regulación No. CONELEC-004/09 denominada “Regulación Complementaria No. 2 para la aplicación del Mandato Constituyente No. 15”.
� Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras, emitido el 14 de abril de 2012.
� Circulares varias emitidas por el CONELEC, entre otras.
5. ESTRUCTURA ORGÁNICA
La estructura orgánica vigente de la Empresa Eléctrica Quito S. A. a la fecha de nuestra revisión es como sigue:
6. MONTO DE RECURSOS EXAMINADOS
El monto examinado fue de 3 058 365,00 USD correspondiente al valor aprobado por el CONELEC para el Programa FERUM 2011.
7. SERVIDORES RELACIONADOS
� Gerente de Distribución � Director de Distribución Zona Centro – Coordinador del FERUM. � Jefe Departamento de Proyectos. � Jefe Departamento de Estudios de Distribución. � Directora de Distribución Zona Sur. � Jefe Departamento de Fiscalización de Redes. � Jefe Sección Fiscalización Zona Centro. � Jefe Sección Fiscalización Zona Sur. � Jefe Sección Fiscalización Zona Norte. � Delegada para el manejo del Programa FERUM.
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� Gerente de Comercialización � Delegado de la fiscalización de la instalación de acometidas y medidores Zona Urbana -
Diseñador 2 � Delegado de la fiscalización de la instalación de acometidas y medidores Zona Rural -
Analista 1 de la Zona Periférica. � Gerente Administrativo Financiero � Director Financiero � Director de Administración de Activos y Bienes � Jefe Departamento de Contabilidad.
8. ANTECEDENTES
� El Gerente General de la empresa mediante oficio IVR No. 0855 del 31 de mayo de
2010 presentó al Consejo Nacional de Electricidad (“CONELEC”) el Programa de Obras FERUM 2011 para su aprobación y calificación, el cual contenía 128 proyectos por un valor de 9 644 804,68 USD de los cuales el CONELEC priorizó 109 proyectos.
� El Director Ejecutivo Interino del CONELEC mediante oficio No. DE-11-0342-SISGESI-90506 del 15 de marzo de 2011, remitió un listado de 37 proyectos que fueron priorizados por el Ministerio de Electricidad y Energía Renovable (“MEER”) y CONELEC para su ejecución durante el año 2011, por un valor de 1 133 999,52 USD.
� El Subsecretario de Control de Gestión Sectorial del MEER, mediante oficio No. MEER-SCGS-2011-0386-O del 10 de mayo de 2011, dirigido al Gerente General de la EEQSA, le solicita informar la disponibilidad efectiva en caja del saldo disponible de la liquidación del Programa FERUM 2008 y FERUM 2010 Integrado que ascendió a un valor de 3 058 365,00 USD para que en coordinación con esta Subsecretaría y el CONELEC, programen la ejecución de nuevos proyectos de electrificación rural en su área de concesión.
� El Gerente General de la EEQSA mediante oficio No. 00671 del 24 de mayo de 2011 ratificó al Subsecretario de Control y Gestión Sectorial del MEER, que la empresa dispone del valor de 3 058 365,00 USD correspondiente al saldo de la liquidación de los Programas FERUM 2008 y FERUM 2010 Integrado y pone en consideración el listado de proyectos del programa FERUM 2011, que serían beneficiados con la utilización de este valor.
� El CONELEC en oficio No. O-DP-11-032 del 29 de junio de 2011, dirigido al Subsecretario del MEER, indica que con el saldo disponible de 3 058 365,00 USD, se ejecutarán 37 proyectos inicialmente priorizados cuyo monto asciende a 1 134 000,00 USD y la diferencia de 1 924 365,00 USD la distribuidora utilizará en la ejecución de proyectos anexos a este documento, que fueran previamente priorizados.
� Posteriormente el Subsecretario de Control y Gestión Sectorial del MEER mediante oficio No. MEER-SCGS-2011-0536-0 del 30 de junio de 2011, indicó al Gerente de la EEQSA que proceda de acuerdo a lo establecido en el oficio del CONELEC mencionado en el párrafo anterior.
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CAPÍTULO II
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Como resultado de la evaluación de los procesos de planificación, ejecución y liquidación del Programa FERUM 2011, se determinaron las siguientes debilidades de control interno:
1. Proyectos incluidos en el Programa FERUM 2011 que no cumplían con todos los requisitos. Algunos proyectos incluidos en el Programa FERUM 2011 que fue presentado al CONELEC para su conocimiento y aprobación, no cumplieron con todos los requisitos establecidos en la Regulación CONELEC No. 008/08 “Procedimientos para presentar, calificar y aprobar los proyectos FERUM”. Sin embargo, en aquellos proyectos que la empresa consideró que no cumplían con dichos requisitos, se hizo constar la observación de que es un Proyecto Especial.
Entre los proyectos que no cumplieron con todos los requisitos para ser presentados dentro del Programa FERUM 2011, constan los siguientes:
� El proyecto Dean Bajo no construyó la Dirección de Distribución Zona Sur por su alto
costo por vivienda, ya que no cumplía con los requisitos de FERUM.
� El proyecto ASODAC fue cambiado al Plan 192 del Plan Anual Electrificación Urbana y Rural del año 2012 por no corresponder a FERUM, decisión que se tomó en cumplimiento de las recomendaciones realizadas en el Informe de Auditoría del Programa FERUM 2010 Integrado.
� Una parte del proyecto Brasil de Franco no era FERUM, ya que estaba destinado a
atender a unas cabañas turísticas ecológicas. Según información del Jefe del Departamento de Proyectos en memorando No. DP 120220 del 17 de julio de 2012, el Jefe de la División de Ingeniería de Distribución autorizó el rediseño del proyecto para integrar las tres cabañas turísticas para aprovechar todos los recursos asignados a la obra, toda vez que al actualizar el proyecto previo a su envío a construcción, un 50% del proyecto inicial ya había sido construido. El 22 de octubre de 2012 fue suscrito el convenio No.SG- 235-2012 entre la EEQSA y el representante legal de Cabañas Ecológicas, mediante el cual el usuario se comprometió a aportar el valor de 4 077,66 USD que corresponde a materiales y mano de obra de la red aérea monofásica.
La inclusión de la mayor cantidad de proyectos diseñados por las diferentes áreas de la División de Ingeniería de Distribución en el Programa FERUM 2011; se debe, al igual que en programas FERUM de años anteriores, a la intención de conseguir una mayor asignación de recursos para atender los requerimientos de los beneficiarios del Programa FERUM.
Según la Regulación CONELEC No. 008/08 “Procedimientos para presentar, calificar y aprobar los proyectos FERUM” emitida el 23 de octubre de 2008, los requisitos para la calificación de proyectos nuevos y de mejoras tanto en el área rural como urbano marginal constantes en los numerales 4.1 y 4.2 de esta regulación son:
� “Que no sean parte de un terreno lotizado para la venta; � Que tengan el diseño eléctrico definitivo para construir la obra;
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� Que beneficien a cuatro (4) viviendas permanentemente habitadas, como mínimo para proyectos nuevos y a ocho (8) viviendas permanentemente habitadas como mínimo para proyectos de mejora.
� Que el monto solicitado al FERUM para la extensión de redes de distribución, incluido el alumbrado público, y acometidas y medidores, sea de hasta USD 2.400 por vivienda. Para valores superiores a los montos indicados en este numeral, las empresas podrán justificar, siempre y cuando se deban a problemas por dificultades de acceso a los sitios del proyecto o también si se trata de zonas protegidas en las cuales se requiera cumplir ciertos requerimientos especiales. Para proyectos de mejora que el monto solicitado de fondos del FERUM para la construcción de la red, incluido el alumbrado público y acometidas y medidores sea menor o igual a USD 800 por vivienda.”
Conclusión:
Se incluyeron algunos proyectos que no cumplieron con todos los requisitos que establece la normativa vigente para el efecto, con el propósito de conseguir financiamiento y atender los requerimientos de la mayor cantidad de beneficiarios.
Recomendación 1
El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución y éste al Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM que en los casos en los que haya duda respecto al tipo de usuarios que establece la regulación, esto es que sean hogares de escasos recursos económicos, se coordine con el área de Responsabilidad Social la definición de esta condición, previo a su inclusión como proyecto FERUM. Responsables: Gerente de Distribución y Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM Fecha tope: 30 de septiembre de 2013
Acciones tomadas por la Administración: Según memorando No. DDZC 13166 de 10 de junio de 2013, el Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del Programa FERUM, indica que esta observación ya se está cumpliendo, para lo cual adjunta un archivo del Programa FERUM 2012 presentado al CONELEC, en el que en la columna Observaciones se identifica como proyectos especiales, a aquellos que no cumplen con todos los requisitos.
2. Proyectos construidos en menor cantidad de obra por el tiempo excesivo transcurrido
entre la elaboración y la aprobación del Programa FERUM. De las visitas realizadas a una muestra de proyectos, se determinó que en algunos proyectos se construyó una menor cantidad de obra en relación con el diseño del proyecto, tal es el caso de los proyectos: Carlos Garzón y 24 de Septiembre, Primero de Mayo y Nicolás Baquero, Rumiloma-Tolontag, Guallara Guanoloma y Primario “D” Conocoto.
Según información de los fiscalizadores, en estos proyectos en algunos casos ya había intervenido el área de Operación y Mantenimiento, en otros Microproyectos o a través de obras empresa.
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En el Primario D de Conocoto se construyó menos 2.06 km de red de media tensión, menos 0.20 km de red de baja tensión y se instalaron menos 31 postes; en esta obra según el fiscalizador intervino el área de Operación y Mantenimiento. Lo comentado se debe al tiempo que transcurre entre la elaboración, presentación y aprobación del Programa FERUM por parte del CONELEC, el cual es muy extenso, aproximadamente de dos años, tiempo en el cual pueden presentarse varias situaciones como: intervención del área de Operación y Mantenimiento por emergencia, que el cliente consiga su propio financiamiento y construya a través de microproyectos, y que se los pueda incluir en otros programas, lo cual puede ocasionar que la empresa deje de utilizar recursos que ya han sido asignados para estos proyectos.
Sin embargo, hemos observado que este problema ha disminuido en relación a los Programas FERUM anteriores, en los que existía una mayor cantidad de proyectos duplicados o ya construidos. Conclusión:
En algunos proyectos se construyó menor cantidad de obra porque ya habían intervenido otras áreas de la empresa como Operación y Mantenimiento o Microproyectos, debido al excesivo tiempo que transcurre entre la elaboración, presentación y aprobación de los proyectos, lo cual puede ocasionar que la empresa deje de utilizar recursos que ya han sido asignados a estos proyectos. Recomendación 2 El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución y éste al Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM, se difunda el Programa de obras FERUM aprobado a todas las áreas de Distribución, a fin de evitar que se construyan proyectos ya aprobados. Igualmente las áreas que realicen trabajos de emergencia, deberán notificar a la Dirección de Distribución Zona Centro, para que pueda solicitar la aprobación de proyectos nuevos en reemplazo de aquellos ya construidos.
Responsables: Gerente de Distribución y Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM. Fecha tope: 30 de septiembre de 2013 Acciones tomadas por la Administración: Según memorando No. DDZC 13166 de 10 de junio de 2013, el Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del Programa FERUM, indica que esta observación ya se está cumpliendo para lo cual adjunta el archivo con un ejemplo de un cambio solicitado para el FERUM 2013, el cual consiste en reemplazar los proyectos ya construidos por otros que se encuentren priorizados, a fin de no perder los recursos asignados.
3. Precios unitarios de materiales para los presupuestos de los proyectos del Programa FERUM 2011 estuvieron sobreestimados. Los precios unitarios de materiales que se aplicaron a los presupuestos de los proyectos del Programa FERUM 2011 estuvieron sobreestimados, evidenciándose que éstos fueron
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superiores a los del área financiera entre el 9% y el 101%, lo cual se determinó en una muestra de 20 ítems de materiales de uso frecuente. El procedimiento acordado en los Programas FERUM anteriores, para la determinación de los precios unitarios de materiales a ser aplicados para el cálculo del presupuesto de los proyectos, consistió en que dichos precios sean proporcionados el 31 de mayo de cada año por el área financiera, estos precios son determinados por Contabilidad de Existencias en base al método promedio de inventarios, incrementado por el índice de inflación hasta diciembre de ese año, más el índice previsto para el año siguiente de ejecución del programa, de conformidad con las estimaciones efectuadas por el Banco Central del Ecuador. Para el Programa FERUM 2011, la Dirección de Distribución mediante memorando No. DD 090137 del 24 de marzo del 2009, solicitó a la Dirección de Finanzas la revisión de los precios de materiales y del procedimiento para determinar los precios de materiales a ser utilizados en los proyectos. En respuesta al memorando anterior, la Dirección de Finanzas el 1 de julio de 2009, con memorando DF 07 1251 indicó que para la elaboración de los presupuestos de obras, a través de la División de Contabilidad se remitirá por medio del DISREQ la valoración individual de los diferentes materiales, incluido el IVA, más un porcentaje de inflación, es decir, no realizó una revisión de los precios ni del procedimiento que solicitó la Dirección de Distribución, razón por la cual los precios unitarios aplicados para el cálculo del presupuesto de los proyectos FERUM 2011, fueron los determinados por la División de Ingeniería de Distribución. Lo comentado se debe a que se aplican criterios diferentes tanto para realizar el presupuesto de los materiales por parte del área que diseña los proyectos como para el registro contable de los materiales utilizados por parte del Departamento de Contabilidad. Conclusión:
Los precios unitarios de materiales aplicados a los presupuestos de los proyectos FERUM 2011, estuvieron sobreestimados, lo cual ocasionó que existan diferencias significativas entre lo presupuestado y el costo contable final de los proyectos.
Recomendación 3
El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución y éste al Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM, que en coordinación con el Gerente Administrativo Financiero, revisen la metodología de cálculo de los precios unitarios de los materiales a utilizarse para el presupuesto de los proyectos FERUM, buscando disminuir la brecha existente entre los precios con los que se elaboran los presupuestos de los proyectos con aquellos que se registran contablemente, para lo cual realizarán un análisis de las estadísticas de años anteriores, precios de mercado, fluctuaciones de precios, etc. Responsables: Gerente de Distribución, Director de Distribución Zona Centro-Coordinador del FERUM y Gerente Administrativo-Financiero. Fecha tope: 30 de septiembre de 2013
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Acciones tomadas por la Administración: A pedido del Director de Distribución Zona Centro, se conformó una comisión para la definición de precios de materiales, la cual se reunió el 7 de febrero de 2013, en la que se trataron entre otros los siguientes puntos, según consta en el Acta No. 2054: � Reporte de precios actualizado. � Homologación de códigos de materiales. � Contratación de bienes y servicios con llave en mano. � Establecimiento de un solo precio de materiales aplicado tanto en proyectos y compras. � Definir la forma de cálculo de precios de materiales existentes en bodega.
4. Requisitos y formularios de calificación de contratistas de procesos de menor cuantía para contratación de mano de obra, no fueron revisados.
En los procesos de menor cuantía realizados mediante concursos Nos. del MCBS-EEQ-DD-10-2011 al MCBS-EEQ-DD-30-2011, para la contratación de “Servicios técnicos especializados de mano de obra para la ejecución de proyectos de redes de distribución” del Programa FERUM 2011, efectuados en el mes de mayo de 2011, en los que se invitó a participar a trece contratistas antiguos y a cinco contratistas nuevos; se evidenció que los requisitos y formularios solicitados para este tipo de procesos no fueron revisados ya que se utilizaron los mismos para los dos tipos de procesos, únicamente difiere el método de calificación, en el de cotización se lo hizo mediante puntajes y en el de menor cuantía mediante check list. Al utilizar los mismos formatos, la calificación de los componentes de los servicios ofertados no fue realizada en estricto cumplimiento de los requisitos exigidos en los pliegos, pues varios de éstos no se cumplieron, sin embargo constan en la calificación como cumplidos, entre estos los siguientes: la capacidad operativa referente a vehículos iguales o mayores al año 2005 y la presentación de las licencias para prevención de riesgos eléctricos.
Según información de los ingenieros fiscalizadores, esto se produjo debido a que se utilizó el mismo formulario de evaluación de los componentes de los servicios ofertados, tanto para los concursos de menor cuantía como para los de cotización, sin realizar las adaptaciones necesarias para los concursos de menor cuantía, ya que en los concursos de cotización, la calificación del cumplimiento de los requisitos de este formulario se lo hace en base a puntajes, de acuerdo al año de los vehículos. El que no se haya adaptado el formulario a los concursos de menor cuantía, dio lugar a que se califique únicamente la presentación del requisito sin verificar el año.
Conclusión:
La utilización de los mismos formatos y requisitos para los dos tipos de procesos, menor cuantía y cotización, sin realizar las revisiones y adaptaciones necesarias para los procesos de menor cuantía, no permitió que se realice una calificación estricta de acuerdo los requisitos solicitados.
Acciones tomadas por la Administración: Según memorando No. DDZS 13/241 del 10 de junio de 2013, dirigido por la Directora de Distribución Zona Sur a Auditoría Interna, indica que: “la observación se encuentra subsanada, cabe señalar que si bien esta deficiencia a su debido momento provocó
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inconvenientes en la evaluación con el método check list, no generó inconvenientes en el producto entregado por los contratistas, esto debido a que para realizar la invitación en los procesos de Menor Cuantía, se seleccionó a contratistas con un rendimiento aceptable, de acuerdo al proceso de evaluación interna realizada en la DDZS y que actualmente se encuentra automatizado.”, lo cual se evidenció en los diferentes tipos de procesos contractuales realizados en el año 2013, como son: menor cuantía, licitación y cotización, en los que se utilizaron diferentes pliegos, formatos y requisitos para cada uno de ellos, es decir ya no existe un solo formato para todos los tipos de procesos contractuales, este cambio lo hicieron con el asesoramiento del área de Contratación Pública.
5. Diferencia de criterio en el reportaje de datos técnicos.
En algunos proyectos de la muestra visitada, se evidenció que las áreas que realizan los diseños de los proyectos y las que fiscalizan la construcción de los mismos, aplican diferentes criterios al momento de reportar los datos técnicos tanto de diseño como de construcción, tal es así que en algunos casos, el área de proyectos ingresa los datos tanto de los materiales existentes como de los nuevos y en el área de fiscalización solo los datos de los materiales nuevos, lo cual se pudo determinar en los proyectos San José de la Quito Norte, Colinas del Norte, entre otros. Lo comentado se debe a la falta de comunicación y de directrices y lineamientos generales para unificar este criterio, ocasionando que en la liquidación del Programa se presenten datos de diseño y construcción inconsistentes ya que al compararse entre sí, presentan diferencias. Conclusión:
La aplicación de diferentes criterios para reportar datos técnicos tanto de diseño como de construcción, origina que la información no sea consistente. Recomendación 4
El Gerente General dispondrá al Gerente de Distribución quien a su vez dispondrá a los Directores de Distribución de la Zona Centro y Sur, definan un solo criterio para el reportaje de los datos técnicos de diseño y construcción, en relación con los materiales existentes y los nuevos.
Responsables: Gerente de Distribución y Directores de Distribución de la Zona Centro y Sur Fecha tope de cumplimiento:
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6. Diferencia de criterio en el reportaje de viviendas atendidas. En algunos proyectos se evidenció que las áreas que realizan los diseños de los proyectos y las que fiscalizan la instalación de acometidas y medidores, aplican diferentes criterios al momento de reportar los datos de las viviendas sin servicio y con servicio. Según el área de proyectos, en el caso de existir viviendas que se sirven de líneas abiertas, las consideran como viviendas nuevas, en cambio el área de comercialización, las considera como viviendas existentes, toda vez que estos clientes ya tenían medidor, lo cual se pudo
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determinar en los proyectos: Pasaje 90 – La Pulida, Manuel Silva, Brasil de Franco, Sardinas, Carlos Álvarez-Morascocha, Alberto Rodríguez. Lo comentado se debe a la falta de comunicación y de directrices y lineamientos generales para unificar este criterio, ocasionando que en la liquidación del Programa se presenten datos inconsistentes de las viviendas atendidas, ya que al compararse entre sí, presentan diferencias.
Conclusión:
No se aplica el mismo criterio para el reportaje de las viviendas sin servicio y con servicio tanto en el diseño del proyecto como en la liquidación de las viviendas atendidas, lo cual origina que la información no sea consistente.
Recomendación 5 El Gerente General dispondrá a la Gerente de Comercialización y al Gerente de Distribución unifiquen el criterio respecto al concepto de viviendas sin servicio (nuevas) y con servicio (existentes), a fin de evitar que se presenten diferencias no reales en el momento de reportar estos datos tanto en el Programa que se propone al CONELEC como en la liquidación final del Programa. Responsables: Gerente de Comercialización y Gerente de Distribución Fecha tope de cumplimiento: 30 de septiembre de 2013
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CAPÍTULO III
ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVA APLICABLE AL PROGRAMA FERUM 2011.
Auditoría verificó el cumplimiento de la normativa vigente, aplicable para la administración del Programa FERUM 2011, de manera especial lo que disponen el Reglamento para la Administración del Fondo de Electrificación Rural y Urbano Marginal, FERUM, y las siguientes regulaciones: Regulación No. CONELEC–008/08 “Procedimientos para presentar, calificar y aprobar los proyectos FERUM”, Regulación No. CONELEC–005/09 “Procedimiento para el seguimiento y evaluación de los planes de inversión de las entidades de distribución de energía eléctrica” y “Procedimiento para supervisar la liquidación de planes/proyectos de inversión a cargo de las Empresas Distribuidoras”, entre otras, determinándose lo siguiente: 1. Conocimiento del Plan de Obras a proponer al CONELEC y reportes periódicos del
avance físico y de utilización de los fondos del FERUM.
� De la revisión de las actas de las sesiones de Junta General de Accionistas del año 2010 y 2011, se determinó que el Plan de Obras FERUM 2011 no fue puesto en conocimiento de la Junta General de Accionistas para su aprobación previo a su envío para conocimiento del CONELEC. Sin embargo, en forma posterior, tanto el Directorio como la Junta General de Accionistas, conocieron y aprobaron el Programa FERUM 2011, a través de la aprobación de la reforma presupuestaria del año 2011, en sesión del 23 de septiembre de 2011, mediante Resoluciones Nos. 2011-031-D y 2011.011.JA respectivamente.
El Gerente General de la empresa mediante oficio IVR No. 0855 del 31 de mayo de 2010, presentó al CONELEC para su aprobación y calificación el Programa de Obras FERUM 2011, el cual contenía 128 proyectos por un valor de 9 644 804,68 USD. El Reglamento para la Administración del Fondo de Electrificación Rural y Urbano Marginal, FERUM, en su artículo 3 establece lo siguiente:
“Serán las sociedades anónimas, concesionarias de la distribución y comercialización, en la zona geográfica en que se realizará cada obra financiada por el FERUM, cuyas juntas generales de accionistas, hayan conocido el Plan que se propondrá al CONELEC”.
Por disposición del CONELEC, la fecha de presentación del Programa de Obras FERUM 2011 se adelantó al mes de mayo de 2010 y dejó de ser en septiembre de 2010, como era anteriormente.
� Respecto al avance físico y de utilización de fondos del Programa FERUM se evidenció que el Directorio de la EEQSA en sesión del 16 de septiembre de 2011 mediante Resolución No. 2011-025-D, conoció el informe del avance del Programa FERUM 2011, que fue puesto en conocimiento por el Gerente General el 13 de septiembre de 2011, con oficio IVR-01135, en el que se indica que al 8 de septiembre de 2011, el avance fue del 39%. Según el Reglamento para la Administración del Fondo de Electrificación Rural y Urbano Marginal, FERUM en el Art. 10 establece lo siguiente:
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“Durante la ejecución de las obras, la administración de cada empresa distribuidora, debe presentar, para aprobación de su Directorio, reportes periódicos del avance físico y de la utilización de los fondos del FERUM…”
Conclusiones: � La Junta General de Accionistas en sesión del 23 de septiembre de 2011, mediante
Resolución No. 2011.011.JA. conoció y aprobó la Reforma Presupuestaria del mismo año, que incluía el Programa de Obras FERUM 2011.
� El Directorio en sesión del 16 de septiembre de 2011, mediante resolución No. 2011-
025-D. conoció el reporte de avance del Programa FERUM 2011, con corte al 8 de septiembre del mismo año.
2. Beneficiarios del fondo de electrificación rural y urbano marginal.
El Reglamento para la Administración del Fondo de Electrificación Rural y Urbano Marginal, FERUM en sus artículos 2 y 4 establece lo siguiente:
Art. 2. Organismos Planificadores… “Los fondos del FERUM podrán utilizarse para obras nuevas, ampliación y mejoramiento de sistemas de distribución en sectores rurales o urbano-marginales;…” Art. 4: Beneficiarios del Fondo: “Son las personas que habiten en los sectores rurales; y las personas que residan en las zonas marginales de los centros parroquiales y cantonales, que presenten los documentos que acrediten estar en legal posesión del predio.” Adicionalmente la Regulación No. CONELEC–008/08 “Procedimientos para presentar, calificar y aprobar los proyectos FERUM”, en el numeral 2 establece las siguientes definiciones: “Hogar Pobre: Aquel hogar que no tiene servicios básicos o sus integrantes no tienen acceso a la educación, salud, nutrición, vivienda, servicios básicos y oportunidades de empleo.” “Proyecto Rural: Es el proyecto a servir a hogares pobres, que habitan en los sectores rurales”
“Proyecto Urbano Marginal”: Es el proyecto destinado a servir a hogares pobres, localizados en las periferias de los sectores urbanos”.
Auditoría para verificar el cumplimiento de estas disposiciones legales, procedió a realizar visitas en el campo a una muestra de 23 proyectos construidos de este programa, determinándose lo siguiente: � Todos los proyectos visitados se encuentran ubicados en sectores rurales y urbano-
marginales a excepción del proyecto “Pasaje OE1-D”, el cual se encuentra ubicado en la Avenida del Maestro, barrio Nazareth Alto, del sector Rumiñahui, de la parroquia Cotocollao, dentro del perímetro urbano, se trata de un proyecto de remodelación de redes planificado para atender a 32 viviendas con servicio y 2 sin servicio, con la instalación de 1 transformador. El costo total del proyecto fue de 23 313,57 USD. Este
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proyecto se presentó al CONELEC para aprobación dentro del listado de proyectos iniciales y fue aprobado.
Según información del Jefe del Departamento de Estudios de Distribución Enc., mediante correo electrónico del 6 de agosto de 2012, indicó que se trata de un proyecto de remodelación de redes para atender a usuarios de condiciones socio-económicas bajas y que se servían mediante líneas abiertas, para lo cual fue necesario intervenir sobre redes existentes, mejorarlas y reubicar un transformador, con el propósito de garantizar una buena calidad del producto.
� En cuanto a los beneficiarios de los proyectos visitados, se observó que cumplieron con
el requisito de ser hogares pobres.
Conclusiones:
� La EEQSA. cumplió en todos los proyectos del Programa FERUM 2011 visitados, a excepción del proyecto OE1-D, el requisito de la ubicación geográfica establecida en la normativa anteriormente mencionada, es decir que estén ubicados en sectores rurales y urbano-marginales.
� Respecto a los beneficiarios del fondo, de la muestra de proyectos visitados, se evidenció
que todos cumplieron con el requisito de atender a hogares pobres. 3. Recursos entregados para el financiamiento del Programa FERUM 2011 y
capitalización de los recursos entregados.
3.1 Recursos Entregados
El Mandato Constituyente No.15 en el artículo 3, segundo párrafo establece que:
“El Fondo de Electrificación Rural y Urbano Marginal -FERUM-, se financiará con recursos del Presupuesto General del Estado, por lo que a partir de la expedición del presente Mandato, el Ministerio de Finanzas entregará al Fondo de Solidaridad, los recursos necesarios, de conformidad con los planes de inversión aprobados de conformidad con el procedimiento previsto en el Mandato No. 9….”
Para el Programa FERUM 2011 no se entregaron recursos adicionales, debido a que como resultado de la liquidación de los Programas FERUM 2008 y FERUM 2010 Integrado, hubo un saldo a reintegrar por parte de la empresa de 3 058 365,00 USD de acuerdo al siguiente detalle:
3.2 Emisión de los certificados de aportación.
El Mandato Constituyente No. 9 en el artículo 1, primer párrafo indica lo siguiente:
“El Directorio del Fondo de Solidaridad, autorizará que los recursos patrimoniales de la institución, que en la actualidad mantiene como inversiones financieras y en operaciones
Saldo liquidación FERUM 2008 USD
Saldo liquidación FERUM 2010 USD Saldo final USD
317 784 2 740 581 3 058 365
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de administración de fondos, se inviertan directamente en la capitalización de sus empresas eléctricas y de telecomunicaciones, mediante la ejecución de planes de inversión.”
En vista de que no se recibió recursos adicionales para la ejecución del Programa FERUM 2011, debido a que existió un saldo a reintegrar como se explicó en el punto anterior, los certificados de aportación fueron emitidos como parte de los programas FERUM indicados.
Conclusiones: � La EEQSA no recibió recursos adicionales, debido a que como resultado de la liquidación
de los Programas FERUM 2008 y FERUM 2010 Integrado, hubo un saldo a reintegrar por parte de la empresa de 3 058 365,00 USD, el cual fue utilizado para la ejecución del Programa FERUM 2011.
� Los certificados de aportación ya fueron emitidos con la asignación de recursos para los Programas FERUM 2008 y FERUM 2010 Integrado.
4. Presentación del Plan de Obras FERUM 2011.
La Regulación No. 004-2009 “Regulación Complementaria No. 2 para la aplicación del Mandato Constituyente No. 15” emitida el 6 de agosto de 2009, en la disposición transitoria quinta, dispone que:
“Los plazos para presentación de los planes FERUM, por parte de las empresas al CONELEC, así como su reforma y liquidación será comunicado por el Director Ejecutivo del CONELEC.”
En base de lo cual la Directora Ejecutiva del CONELEC, mediante Oficio Circular No. DE-10-0603 del 30 de abril de 2010, dirigido a las empresas distribuidoras dispuso que: “Considerando que el plan Anual de Electrificación Rural y Urbano – Marginal tiene que ser aprobado por el Directorio del CONELEC y priorizado por la SENPLADES, para que el Ministerio de Finanzas lo incluya en el Plan Anual de Inversiones, se requiere presentar la información del programa del FERUM 2011, máximo hasta el 21 de mayo del 2010”.
El Gerente General de la empresa mediante oficio IVR No. 0855 del 31 de mayo de 2010 presentó al CONELEC el Programa de Obras FERUM 2011 para su aprobación y calificación, el cual contenía 128 proyectos por un valor de 9 644 804,68 USD, de los cuales el CONELEC priorizó 109 proyectos por un valor de 8 036 458,00 USD.
Conclusión: La EEQSA presentó el Programa de Obras FERUM 2011, en el mes de mayo de 2010.
5. Aprobación del Programa de Obras FERUM 2011
El Programa FERUM 2011, que fue aprobado por un monto de 3 058 365 USD, se realizó en dos etapas, la primera mediante oficio No. DE-11-0342–SISGESI-90506 del 15 de marzo de 2011, en el que el CONELEC remitió un listado de 37 proyectos priorizados por un valor de 1 133 999,52 USD y la segunda mediante oficio No. O-DP-11-032 del 29 de junio de 2011, en el que indica que la diferencia de 1 924 365,48 USD se utilice en la ejecución de proyectos del listado adjunto. En este listado constan 109 proyectos por 7 463 593,00 USD.
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De estos 109 proyectos se seleccionaron 77 proyectos para ser construidos como parte del Programa FERUM 2011, de los cuales 6 no se construyeron pero fueron reemplazados por 5 proyectos, por lo que se construyeron efectivamente 76 proyectos. Los reemplazos de los proyectos mencionados fueron comunicados al CONELEC mediante oficio No. GG-00141 del 27 de enero de 2012.
El seguimiento por parte del CONELEC se realizó al listado de los 37 proyectos inicialmente priorizados, el cual se realizó mediante visitas mensuales por parte del delegado del CONELEC, Asistente Técnico, actividad de la cual se dejó constancia en las respectivas actas de trabajo, realizadas entre julio de 2011 y abril de 2012.
Conclusión: El Programa de Obras FERUM 2011, fue aprobado por el CONELEC en dos etapas, la primera el 15 de marzo de 2011 y la segunda el 29 de junio de 2011.
6. Verificación de la construcción de las obras.
Auditoría Interna procedió a seleccionar una muestra de 23 de los 76 proyectos construidos, con el objeto de verificar que se encuentren construidos de acuerdo a los diseños aprobados y datos técnicos especificados y que cumplan los requisitos establecidos en la normativa aplicable para el FERUM. Esta muestra representó el 30% en cantidad de proyectos y el 51% del valor total presupuestado de los proyectos del Programa FERUM 2011.
Para la selección de la muestra se aplicaron los siguientes criterios:
- Diferencias en los datos técnicos de los proyectos como: longitud de red de media y baja
tensión construida, capacidad de transformación instalada, número de transformadores y luminarias instaladas etc.
- Diferencias en el número de usuarios atendidos frente a los planificados. - Proyectos con montos significativos. - Proyectos con diferencias en el presupuesto. - Proyectos por su ubicación geográfica. Los proyectos visitados fueron los siguientes:
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12129 EL PALMAR SOLANDA QUITO ZONA SUR 84 892,00
12252 CADENEROS MUNICIPALES DE QUITO, I ETAPA
LA MENA QUITO ZONA SUR 134 650,00
13198 PASAJE J CHILLOGALLO QUITO ZONA SUR 63 193,00
14684 MIRADOR DE GUAJALO ALTO
QUITUMBE QUITO ZONA SUR 38 825,00
13908 SANTIAGO ROLDOS CUTUGLAGUA MEJÍA ZONA SUR 156 500,00
11441 PRIMARIO D - S/E CONOCOTO
CONOCOTO QUITO ZONA SUR 208 762,00
14525 GUALLARA GUANOLOMA PINTAG QUITO ZONA SUR 170 328,00
13182 SAN JOSÉ DE LA QUITO NORTE
COCHAPAMBA QUITO ZONA NORTE 97 257,00
14294 COLINAS DEL NORTE EL CONDADO QUITO ZONA NORTE 91 958,00
13017 VARIANTE PRIMARIO 36B TUMBACO QUITO ZONA CENTRO 148 969,00
13430 CARLOS GARZON Y 24 DE SEPTIEMBRE
TABABELA QUITO ZONA CENTRO 132 425,00
13429 PRIMERO DE MAYO Y NICOLAS BAQUERO
TABABELA QUITO ZONA CENTRO 96 247,00
15700 ALBERTO RODRIGUEZ PIFO QUITO ZONA CENTRO 15 800,00
15701 LA ISLA II YARUQUI QUITO ZONA CENTRO 46 964,00
14527 RUMILOMA-TOLONTAG PINTAG QUITO ZONA CENTRO 193 348,00
12586 BRASIL DE FRANCO SARDINAS EL CHACO ZONA CENTRO 17 519,00
10790 EL CHIRIMOYO - MINAS SAN JOSE DE MINAS
QUITO ZONA NORTE 22 675,00
11405 BARRIO ALUGULLA POMASQUI QUITO ZONA NORTE 80 220,00
11564 MANUEL SILVA PUELLARO QUITO ZONA NORTE 15 049,00
13787 EL CHIRIMOYO SAN JOSE DE MINAS
QUITO ZONA NORTE 65 643,00
14956 CARLOS ALVAREZ-MORASCOCHA
SAN JOSE DE MINAS
QUITO ZONA NORTE 30 690,00
13292 CALLE LA INDEPENDENCIA SAN JUAN QUITO ZONA CENTRO 67 026,00
14035 REMODELACIÓN PRIMARIO A SAN ROQUE
LA LIBERTAD QUITO ZONA CENTRO 367 293,00
2 346 233,00
US$ PRESUPUESTO
TOTAL
ID PROYECTO
NOMBRE DE PROYECTO PARROQUIA CANTÓNZONA DE
FISCALIZACIÓN
De las visitas realizadas a los 23 proyectos detallados en el cuadro anterior, se determinó lo siguiente:
� Todos los proyectos visitados se encontraron construidos en el 100%.
� La liquidación de materiales y mano de obra así como el Acta de Recepción Definitiva y
Devolución de Fondos de Garantía de todos estos proyectos se encontraban concluidas.
� En todos los proyectos visitados se instalaron las luminarias.
� Se realizó una verificación del valor registrado como materiales y equipos utilizados en los proyectos, equivalente al 36% del total del rubro materiales, determinándose que éstos corresponden a los materiales realmente utilizados en los proyectos y que constan en la liquidación de materiales respectiva.
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� Todos los proyectos visitados contaban con la construcción de obras civiles e instalación de las acometidas y medidores respectivos.
7. Proyectos no construidos como parte del Programa FERUM 2011 y reemplazados por otros.
Se evidenció que 6 proyectos priorizados y aprobados como FERUM 2011 no se llegaron a construir como parte de este programa y que fueron reemplazados por 5 proyectos que fueron notificados al CONELEC mediante oficio No. GG-00141 del 27 de enero de 2012. El detalle es el siguiente:
PROYECTOS NO CONSTRUIDOS PROYECTOS CONSTRUIDOS EN REEMPLAZO
ID Nombre del Proyecto Monto US$
ID Nombre del Proyecto Monto US$
11420 Via Lloa- Reino de Quito 17 236 11522 La Magdalena 31 052
14266 Dean Bajo 15 411
9684 Parque de Píntag 20 634 14508 Pacpo Siglo XXI 25 400
10097 San Miguel de Collacoto 20 960 14442 Aracaris 26 572
13004 Oriental 21 505 12053 Gualea 22 894
15135 14 de febrero y Virgen del Cisne 23 995 13874 Libertad-El Blanqueado 23 693
TOTAL 119 741 TOTAL 129 611
Proyecto Vía Lloa – Reino de Quito Este proyecto según consta en el memorando DDZS 11 196 del 12 de septiembre de 2011 enviado por la Dirección de Distribución Zona Sur a la Dirección de Distribución Zona Centro, se devolvió por cuanto no disponía de autorización Municipal y se encontraban en conflicto entre representantes del barrio, en reemplazo se construyó el proyecto La Magdalena. Proyecto Dean Bajo Este proyecto según consta en el memorando VM DP del 4 de abril de 2012 dirigido por el Jefe de Sección Varios Moradores a Auditoría Interna, se despachó a Construcciones, pero la Dirección Distribución Zona Sur devolvió el proyecto ya que existían viviendas que por su alto costo no cumplían con los requisitos de FERUM, en su lugar se construyó el proyecto La Magdalena. Proyecto Parque de Píntag El proyecto Parque de Píntag según el Jefe de Sección Varios Moradores en el memorando anteriormente indicado fue un proyecto priorizado en el FERUM 2011, pero no fue construido porque este sector fue parte del proyecto Patasilly - Obra 11 del Programa FERUM 2010, tramitado en la Sección Electrificación Rural. Proyecto San Miguel de Collacoto En referencia a este proyecto en el memorando indicado se informó que fue un proyecto priorizado en el FERUM 2011 y que no fue construido porque en ese sector se construyó un
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Microproyecto con el nombre Calle Hacienda María. Este proyecto fue construido por el Departamento de Construcción de Redes en el año 2009. Proyecto Oriental Con respecto a este proyecto, el Jefe la Sección Electrificación Rural el 28 de marzo de 2012 con memorando ER DP 120076 dirigido a Auditoría Interna indicó que fue construido con el proyecto Barrio San Blas con financiamiento FERUM 2009, código FPV-RD-08-141. Proyecto 14 de Febrero y Virgen del Cisne En relación al proyecto 14 de febrero y Virgen del Cisne el Jefe de la Sección Electrificación Rural en el memorando indicado, explicó que se encuentran construidas dos calles del proyecto “Bellavista- Las Palmas”, que fue financiado con el Programa FERUM 2010. Conclusión: El proyecto Vía Lloa-Reino de Quito no fue construido debido a que no contaba con la autorización municipal respectiva, el proyecto Dean Bajo no se construyó por no cumplir un requisito del CONELEC, los otros 4 proyectos: Parque de Píntag, San Miguel de Collacoto, Oriental, 14 de febrero y Virgen del Cisne no se construyeron por haberse encontrado ya construidos como parte de otros proyectos. Sin embargo, se construyeron en su lugar los siguientes proyectos: La Magdalena, Papco Siglo XXI, Aracaris, Libertad-El Blanqueado y Gualea.
8. Liquidación del Programa de Obras FERUM 2011
La Gerencia de Distribución con oficio No. GD 12 4297 del 9 de mayo de 2012, remitió al Delegado del CONELEC, el Informe de Ejecución y Liquidación de los proyectos que conformaron los planes de inversión FERUM 2011 y PMD 2011. De acuerdo con este informe el Programa FERUM 2011 se ejecutó a un costo total de 2 897 330,79 USD, se construyó una longitud en redes de 54,28 km de Baja Tensión, 46,35 km de Media Tensión, 126 transformadores con una capacidad de 2 274 KVA y 985 luminarias con una capacidad de 99,25 KVA y se atendieron a 790 viviendas nuevas y 13 691 existentes.
8.1 Liquidación económica
El costo total contable del Programa FERUM 2011 al 30 de abril de 2012 ascendió a 2 897 660,43 USD, que frente al valor presupuestado para los proyectos construidos con cargo a este programa por 4 629 812,06 USD, representa el 62,59% presentándose una diferencia en menos 1 732 151,63 USD que representa el 37,41%, en relación a lo planificado, según se demuestra a continuación:
CONCEPTO VALOR DEL
PRESUPUESTO USD
LIQUIDACIÓN CONTABLE
USD AL 30/04/2012
DIFERENCIA USD
PORCENTAJE DE
VARIACION
MATERIALES 2 790 304,53 1 538 555,52 1 251 749,01 44.86%
MANO DE OBRA 1 412 527, 02 932 034,75 480 492,27 34.02%
GASTOS DE ADMINISTRACION 426 980,51 427 070,16 -89,65 -0.02%
TOTAL 4 629 812,06 2 897 660,43 1 732 151,63
% 62,59% 37,41%
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Del análisis comparativo a los rubros que intervinieron en el presupuesto de las obras FERUM, esto es materiales, mano de obra y gastos administrativos, frente a los rubros registrados contablemente; se determinó que en el rubro materiales, el costo contable fue menor al presupuestado en un 44,86% al igual que en mano de obra que fue inferior en un 34,02%, en gastos de administración el valor contabilizado es prácticamente igual al presupuestado.
Las diferencias presentadas se deben principalmente a que el presupuesto del rubro materiales estuvo sobreestimado, debido a que los precios unitarios de materiales aplicados para el cálculo del presupuesto, por las áreas que realizan proyectos de la División de Ingeniería de Distribución, fueron superiores a los definidos por el área financiera para el año 2011.
En el rubro mano de obra, la razón principal de la diferencia es la disminución del precio unitario de la mano de obra presupuestada frente a la cancelada. El precio unitario de mano de obra con el que se presupuestó fue de 317,45 USD y el precio unitario con el que se contrató y canceló fue de 268,58 USD, es decir éste último fue un 15.4% menor al originalmente presupuestado.
Esto se debe a que hubo una actualización de precios unitarios de mano de obra para construcción de redes, la cual fue autorizada por el Gerente General el 12 de mayo de 2011, mediante sumilla inserta en memorando No. DD 1105271 en el que se fijó el precio en 268,58 USD, lo cual ocasionó una disminución del costo de la mano de obra frente al valor presupuestado. Adicionalmente existen transacciones posteriores al 30 de abril de 2012, que se registraron contablemente en las cuentas de los proyectos hasta el 31 de octubre de 2012, que representan el 2.44%, de acuerdo al siguiente detalle:
CONCEPTO LIQUIDACIÓN
CONTABLE USD AL 30/04/2012
LIQUIDACIÓN CONTABLE USD
AL 31/10/2012
DIFERENCIA
MATERIALES 1 538 555,52 1 541 832,71 3 277,19
MANO DE OBRA 932 034,75 999 451,71 67 416,96
GASTOS DE ADMINISTRACION 427 070,16 427 070,16 0
TOTAL 2 897 660,43 2 968 354,58 70 694,15
% 2,44%
La diferencia entre las liquidaciones contables al 30 de abril de 2012 y al 31 de octubre de 2012, corresponde en su mayor parte a las regulaciones realizadas por concepto del 12% IVA, que se encontraba registrado como cuentas por cobrar al SRI, por cuanto la EEQ era sujeto de devolución de este impuesto, pero a partir del 24 de noviembre de 2011, al dejar de ser beneficiaria de esta devolución, debía registrarse como parte del costo de los proyectos. Sin embargo, las regulaciones las realizaron en algunos casos en los primeros meses del año 2012 y en otros a partir de mayo de 2012. El valor aproximado de estas regulaciones, según información proporcionada por el Departamento de Contabilidad ascendió a 49 061,43 USD y la diferencia por 21 632,72 USD corresponde a movimientos por liquidación de materiales y pago de facturas de mano de obra de varios proyectos que quedaron pendientes al 30 de abril de 2012.
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Por consiguiente la liquidación final del Programa FERUM 2011, corresponde a la liquidación contable al 31 de octubre de 2012, por cuanto este valor fue el que se registró en el Activo Fijo de la empresa.
8.2 Liquidación de las longitudes de obra
De acuerdo a los datos de longitudes de obra del Programa FERUM 2011 de los 76 proyectos construidos, las longitudes de obra planificadas y las construidas fueron las siguientes:
OBRA TÉCNICA PLANIFICADO CONSTRUIDO DIFERENCIA PORCENTAJE
DE VARIACIÓN
Kilómetros de Baja Tensión 57.36 55.12 -2.24 -3.91%
Kilómetros de Media Tensión
48.19 46.35 -1.84 -3.82%
No. Trafos 131 126 -5 -3.82%
KVA Trafos 2264.00 2274.00 10 0.44%
No. Postes 1660 1484 -176 -10.60%
No. Luminarias 289 985 696 240.83%
Potencia KVA 28.00 99.25 71.25 254.46%
Al comparar los datos técnicos de lo construido frente a lo planificado, observamos que en Baja Tensión se construyeron 2.24 kilómetros menos que lo programado, lo que representa -3.91% del total planificado; en Media Tensión se construyó 1.84 kilómetros menos que lo planificado, lo que representa -3.82% del total; en cuanto al número de transformadores, se instalaron 5 transformadores menos que lo planificado, que representa -3.82% del total, estos transformadores tienen una capacidad total de 2 274 KVA; se colocaron 176 postes menos que lo planificado, lo que representa -10.60% del total. En lo referente a luminarias y su correspondiente potencia, los datos presentados no son los reales, debido a que esta información no fue considerada en la hoja de datos generales del proyecto ni en el SDI.
8.3 Liquidación de viviendas atendidas Del análisis realizado al número de viviendas planificadas frente a las atendidas en el Programa FERUM 2011, así como de la información presentada por la Dirección de Comercialización referente al número de viviendas atendidas con la instalación del equipo de medición, se determinó lo siguiente:
VIVIENDAS PLANIFICADAS ATENDIDAS DIFERENCIA PORCENTAJE
DE VARIACIÓN
Nuevas (Vss) 953 790 -163 -17.10%
Existentes(Vcs) 2 032 13 691 11 659 573.77%
Total 2 985 14 481 11 496
� El dato de viviendas planificadas a atender de 2 985 no incluyó información de los
proyectos de los Primarios A y D de Conocoto y de la Variante del Primario 36B, por lo que la diferencia con las viviendas reportadas no es real.
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� De la revisión realizada al listado de clientes atendidos en los 76 proyectos construidos del Programa FERUM 2011, así como a la visita realizada a una muestra de estos proyectos, se determinó que en los siguientes proyectos existió una menor atención de viviendas frente a lo planificado:
ID Nombre del Proyecto
Viviendas sin servicio (Vss)
Viviendas con servicio (Vcs)
Total Viviendas Planificadas
Total Viviendas Atendidas
Diferencia Planificadas Atendidas Planificadas Atendidas
6946 PASAJE 90 - LA PULIDA 8 0 0 7 8 7 -1
11564 MANUEL SILVA 8 0 0 6 8 6 -2
12586 BRASIL DE FRANCO 10 1 0 4 10 5 -5
14956 CARLOS ALVAREZ-MORASCOCHA
10 2 0 6 10 8 -2
Vss: Viviendas sin servicio. Vss: Viviendas con servicio.
En estos proyectos como se indicó en el numeral 6 del capítulo II de este informe, se aplicaron diferentes criterios al reportar el dato de viviendas sin servicio y con servicio. Según el área de proyectos en el caso de existir viviendas que se sirven de líneas abiertas, las consideran como viviendas nuevas, en cambio el área de comercialización, las considera como viviendas existentes, toda vez que estos clientes ya tenían medidor.
9. Revisión de los Registros Contables
De la revisión de las cuentas contables de los proyectos del Programa FERUM 2011, así como del registro contable de las transacciones tanto del pago de planillas a contratistas por construcción de redes y de instalación de acometidas y medidores y de los movimientos de materiales de las bodegas, se determinó que:
� Existe una cuenta independiente para el registro de las obras del Programa FERUM
2011, que es diferente a las otras obras empresa, por lo que se cumplen las disposiciones del Reglamento de Administración del FERUM respecto a este tema.
� Se realizó una verificación de los valores registrados tanto de mano de obra de redes de distribución, como de acometidas y medidores con las facturas y planillas de pago de los contratistas, en una muestra equivalente al 44% del valor total de mano de obra y se determinó que se encuentran adecuadamente registradas.
� Se encuentra automatizado el proceso de pago de las planillas de mano de obra y/o
facturas de los contratistas, reduciendo el riesgo de error en la codificación contable, ya que los contratistas son quienes ingresan los códigos de las cuentas y de los proyectos en el sistema automático de pagos.
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� El proceso de registro contable de los materiales, así como la liquidación de los materiales también se encuentran automatizados, minimizando los errores de codificación contable.
� Al 30 de abril de 2012, todavía no se encontraban activados los proyectos del Programa
FERUM 2011, ya que se seguían registrando movimientos tanto de mano de obra como de materiales. El 31 de octubre de 2012, mediante boletín de traspaso No. 210444 se transfirieron los valores de las cuentas de los proyectos del Programa FERUM 2011 al Activo Fijo, por un monto de 2 968 354,58 USD.
10. Validación del Rubro Materiales
10.1 Adquisición de Materiales.
El proceso de adquisición de materiales en la EEQSA se realizó de acuerdo al Presupuesto y Plan Anual de Compras proyectado por las Gerencias Operativas, en este caso Distribución y Comercialización, Plan en el que se incluyen los requerimientos de materiales de todas las áreas como son: Departamento de Proyectos, Estudios de Distribución, Construcción de Redes, Alumbrado Público, Microproyectos, Operación y Mantenimiento, entre otras, para los proyectos que se van a ejecutar en el próximo año, es decir se realiza en forma global para todas las áreas que conforman esta Gerencia y no en forma específica para cada programa de inversión y tampoco existe un manejo de las existencias de materiales por cada programa de inversión. Para el FERUM 2011 la Gerencia de Distribución realizó tres grupos de compras, el primero en abril de 2011, en este grupo se realizaron 504 subastas inversas electrónicas de las cuales 57 incluían materiales para el FERUM. La segunda compra se realizó en julio de 2011, este grupo fue de 513 subastas inversas electrónicas, de las cuales 64 tenían ítems para el Programa FERUM. La tercera se realizó en diciembre de 2012, con 223 subastas inversas electrónicas de las cuales 76 fueron con ítems para el FERUM.
En una muestra analizada a algunas adquisiciones de materiales, se verificó que ingresaron a las bodegas todos los materiales que constan en las respectivas órdenes de compra. 10.2. Registro contable de los materiales utilizados.
En la empresa se crean anualmente cuentas contables específicas para el registro y control de los proyectos de inversión, en las cuales se registran los materiales, mano de obra y gastos administrativos utilizados en cada uno de estos proyectos. En el caso del Programa FERUM 2011, se crearon cuentas independientes para el registro de las obras de este programa.
Los materiales que se registraron en los proyectos de este Programa, correspondieron a los egresos y reingresos de bodega de los materiales utilizados en cada uno de estos proyectos, cuya salida es autorizada por el fiscalizador del proyecto, proceso que se encuentra automatizado. Una vez que se concluye una obra, los materiales son liquidados por parte del contratista de acuerdo a la utilización física en el proyecto. La liquidación de los materiales es revisada y autorizada por el fiscalizador del proyecto, proceso que también se encuentra automatizado.
Auditoría verificó el proceso de utilización y liquidación de materiales, se revisó los documentos de soporte de los proyectos de la muestra seleccionada y determinó que los valores registrados por materiales fueron los realmente utilizados en esos proyectos y contabilizados correctamente.
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El detalle del costo de los materiales de cada proyecto con corte al 31 de octubre de 2012 se encuentra en el Anexo No. 1. 10.3. Impuesto al Valor Agregado (IVA) de materiales.
Respecto al Impuesto al Valor Agregado (IVA), la EEQSA hasta el mes de noviembre de 2011 era sujeto de reintegro de este impuesto, de acuerdo a lo estipulado en el Art. 73 de la Ley de Régimen Tributario Interno, desde el 24 de noviembre de 2011 se sustituyó este artículo por el Art. 7 de la Ley de Fomento Ambiental y Optimización de los Ingresos del Estado, referente a Compensación presupuestaria del valor equivalente al Impuesto al Valor Agregado (IVA) pagado, en el cual se especifica las instituciones que se mantienen con este derecho, entre las cuales ya no consta la EEQSA, por lo tanto a partir de esta fecha, ya no es sujeto de reintegro del valor del IVA.
En el caso del Programa FERUM 2011, la empresa hasta el mes de noviembre de 2011 en que tenía derecho a la devolución del IVA generado en la compra de materiales y pago de mano de obra, registró estos valores en una cuenta por cobrar al SRI, desde el 24 de noviembre de 2011 la empresa al dejar de ser beneficiaria de esta devolución, debía registrar estos valores en el costo de los proyectos, sin embargo como se indicó en el numeral 8.1 párrafo 7 de este informe, realizó las regulaciones correspondientes, durante el año 2012.
La devolución de los valores correspondientes al IVA por parte del SRI, se ha recibido de acuerdo al detalle que se encuentra a continuación, quedando pendiente la devolución de los meses de julio a noviembre de 2011:
MES VALOR BOLETIN
May-11 451 115,04 208129-11
Jun-11 386 654,18 209220-11
Jul-11 326 948,10 Pendiente
Ago-11 399 758,96 Pendiente
Sep-11 574 059,18 Pendiente
Oct-11 917 674,00 Pendiente
Nov-11 617 083,76 Pendiente
Conclusiones: � El proceso de adquisición de materiales así como el manejo de las existencias de los
mismos se realizó en forma global y no en forma específica para cada programa de inversión; sin embargo, las liquidaciones de materiales y mano de obra se realizaron en forma individual. En estos procesos los controles internos son satisfactorios, por lo tanto el manejo de materiales en el Programa FERUM 2011 fue adecuado.
� El proceso de utilización, liquidación y registro de materiales en los proyectos del
Programa FERUM 2011 fue adecuado ya que los controles internos existentes son satisfactorios y las actividades administrativas están automatizadas.
� Respecto al Impuesto al Valor Agregado IVA, generado en la adquisición de materiales, la empresa cumplió lo dispuesto en la normativa respecto a este tema.
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11. Validación del Rubro Mano de Obra
11.1 Contratación de la mano de obra.
Para este Programa FERUM, al igual que para los anteriores, la empresa contrató los servicios de mano de obra para construcción de redes de distribución y para la instalación de acometidas y medidores, en forma separada por parte de las Gerencias de Distribución y de Comercialización, respectivamente.
Gerencia de Distribución
Mediante memorandos Nos. DD 1102080 y 1106333 del 16 de febrero y 15 de junio de 2011 respectivamente, la División de Ejecución y Recepción de Obras recibió el listado de proyectos a ser construidos como FERUM 2011 en dos grupos. El primer grupo contenía un listado de 42 proyectos y el segundo 29 proyectos, posteriormente se completó un total de 80 proyectos.
En base a estos listados la División de Ejecución y Recepción de Obras, procedió a realizar la contratación de la mano de obra, para lo cual previamente se preseleccionó a los contratistas calificados y se dividieron los proyectos en montos bajos y altos. Los proyectos de montos bajos fueron contratados mediante procesos de menor cuantía, agrupándolos de acuerdo a la ubicación geográfica y los proyectos de montos altos fueron contratados a través de procesos de cotización. El precio de mano de obra referencial por estructura tipo fue de 268,58 USD. Cabe indicar que los procesos de menor cuantía y cotización se adjudicaron en función de la capacidad operativa de cada contratista.
En resumen para este Programa se realizaron 35 procesos de contratación, los cuales se detallan en el Anexo No. 2.
El proceso de fiscalización de estas obras, fue realizado por personal del Departamento de Fiscalización de Redes de las Zonas Norte, Centro y Sur, evidenciándose en las visitas realizadas por Auditoría a varios proyectos de este Programa y de la revisión a la documentación que se encuentra en las carpetas de las obras, que los señores fiscalizadores, realizaron una adecuada fiscalización.
Gerencia de Comercialización
La Gerencia de Comercialización procedió a la contratación de servicios técnicos especializados para la instalación de acometidas y medidores y modernización de servicios existentes, mediante procesos de cotización. Se realizaron 3 procesos cuyo detalle es el siguiente:
Proceso Proveedor Zona Valor USD
COTBS-EEQ-DC015-2011 Ing. Gustavo Morales Rural Norte 41 636,64
COTBS-EEQ-DC015-2011 Energywhole Cía. Ltda. Rural Sur 38 566,82
COTBS-EEQ-DC007-2011 Electrotopón Cía. Ltda. Urbana 73 565,12
TOTAL 153 768,58
Esta información se reportó en forma mensual al supervisor asignado por el CONELEC en los formularios que existen para el efecto.
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11.2 Registro contable de la mano de obra.
� De la revisión al registro contable de los pagos de mano de obra de los proyectos
seleccionados en la muestra analizada, se determinó que estos correspondieron a las planillas de obra presentadas por los contratistas por el trabajo ejecutado, el cual fue autorizado por el fiscalizador del proyecto. Adicionalmente, se verificó que estos valores se encuentran correctamente registrados en las cuentas contables correspondientes.
� El Programa FERUM 2011, tuvo un avance físico en la construcción de los proyectos del 100%, esto es, que tanto la construcción de redes de distribución como la instalación de acometidas y medidores, fueron concluidas físicamente. En el Anexo No. 1 se encuentra el detalle del costo de la mano de obra registrada en cada proyecto con corte al 31 de octubre de 2012.
11.3 Impuesto al Valor Agregado de mano de obra.
Respecto al Impuesto al Valor Agregado generado en el pago de mano de obra de construcción de redes de distribución e instalación de acometidas y medidores, el tratamiento fue igual que para el pago de la adquisición de materiales, según se explica en el numeral 10.3 de este informe.
Conclusiones:
� El registro de los valores correspondientes a la mano de obra pagada por la
construcción de redes e instalación de acometidas y medidores del Programa FERUM 2011, se encuentra adecuadamente registrada en las cuentas contables individuales de cada proyecto.
� Respecto al Impuesto al Valor Agregado IVA, generado en el pago de servicios de mano de obra tanto de redes de distribución como de acometidas y medidores, al igual que para el rubro de materiales, la empresa cumplió lo dispuesto en la normativa en relación con este tema.
12. Validación del Costo Directo Total
� El costo directo total de los proyectos del Programa FERUM 2011 que incluye los rubros de materiales y mano de obra, al 31 de octubre de 2012 ascendió a 2 541 284,42 USD, fecha en la que se realizó la transferencia de los proyectos al Activo Fijo. El detalle del costo directo es el siguiente:
CONCEPTO
COSTO DIRECTO AL 31 OCTUBRE 2012
US$
Materiales 1 541 832, 71
Mano de Obra 999 451,71
Total Costos Directos 2 541 284,42
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� Respecto al Impuesto al Valor Agregado (IVA) generado en la compra de materiales y pago de mano de obra para los proyectos de este Programa, como se indicó en el numeral 10.3 de este informe, se cargó al costo de los proyectos.
El detalle del costo directo por proyecto con corte al 31 de octubre de 2012 se presenta en Anexo No. 1
Conclusión:
� Los registros contables de los rubros que conforman los costos directos de los
proyectos del Programa FERUM 2011 se encuentran razonablemente presentados y se realizaron en base a documentos de respaldo válidos, confiables y oportunos.
13. Validación de los Costos Indirectos del Plan de Financiamiento
Al igual que en los Programas FERUM de años anteriores, la empresa aplicó como costos indirectos al Programa FERUM 2011, el 12% de Gastos Administrativos en función del presupuesto de materiales y mano de obra de cada proyecto, el cual es registrado contablemente en la cuenta individual de cada proyecto, a fin de contar con el costo total a reportar al CONELEC, es decir, no existe una metodología de costeo que permita determinar los costos indirectos incurridos en cada proyecto de los diferentes programas de inversión, lo que se realiza es una distribución de estos gastos a las cuentas de inversión (activo) y a las cuentas del gasto respectivo, de acuerdo a una tabla en la que se asignan porcentajes relacionando cada área o departamento de la empresa con las actividades que realizan, pudiendo ser de inversión o gasto.
Los principales costos indirectos como son: mano de obra del personal que interviene en el diseño y fiscalización de los proyectos y el costo por la utilización de los vehículos del personal que trabaja en éstas áreas (combustible, mantenimiento, repuestos etc.); se contabilizan directamente a las cuentas del activo fijo denominadas Sistema de Distribución Rural y Urbano. Con esta metodología de distribución de gastos no se puede determinar el valor de los costos indirectos que corresponderían a cada proyecto de los programas de inversión, en este caso al Programa FERUM 2011.
El CONELEC en oficio No. DE-10-1011 del 13 de julio de 2010, respecto a este tema dispuso lo siguiente:
“…se establece el reconocimiento de los costos administrativos, máximo hasta el 12% del costo total del proyecto incluido el IVA” “Cabe señalar que un proyecto de inversión está conformado por costos directos e indirectos. Para la liquidación del programa FERUM 2010 Integrado, serán considerados como costos directos aquellos que resultan de la erogación por materiales, mano de obra, maquinaria, herramientas, equipos y transporte que tengan relación directa con la ejecución del proyecto” “Los costos indirectos o administrativos, por otra parte, serán aquellos correspondientes a las erogaciones de remuneraciones de personal técnico, administrativo, de control, supervisión, fiscalización, equipos, herramientas, transporte y gastos para la ejecución de una obra, no incluidos en los costos directos”.
El valor registrado como gastos administrativos en el Programa FERUM 2011, ascendió a 427 070,16 USD.
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En el Anexo No. 1 se encuentra el detalle del valor de los gastos administrativos (costos indirectos) aplicado a cada proyecto del Programa FERUM 2011, con corte al 31 de octubre de 2012.
Conclusión:
La empresa no dispone de una metodología de costeo que permita determinar de manera más precisa los costos indirectos relacionados con cada proyecto de los diferentes programas de inversión.
Recomendación 6 El Gerente General dispondrá al Gerente Administrativo Financiero y éste al Director Financiero que concluya con el desarrollo de la metodología de costeo que permita determinar con mayor precisión los costos indirectos para cada proyecto de inversión, la cual se recomendó en el Informe No. AI-005-2012 del Cumplimiento del Procedimiento para supervisar la Liquidación del Programa FERUM 2010 Integrado, que fue emitido el 19 de octubre de 2012.
Responsables:
Gerente Administrativo Financiero y Director Financiero.
Fecha tope de cumplimiento:
31 de diciembre de 2013
Acciones tomadas por la Administración:
Mediante memorando GAF 02 191 de 26 de febrero de 2013 el Gerente Administrativo Financiero informó a Auditoría Interna que se realizó un análisis y se estableció una metodología para la implementación del sistema de costos indirectos que intervendrían en los proyectos de inversión de la Gerencia de Distribución. Se encuentra en proceso de implementación la metodología para lo cual se realizará una primera fase con las áreas que intervienen en la etapa de planificación, diseño, financiamiento y construcción, mediante el ingreso de la información con partes de trabajo. En una segunda etapa, para los costos que no sean fáciles de identificar se determinarán en función de una tasa predeterminada para cada una de las etapas, las mismas que serán fijadas conjuntamente con los jefes de cada departamento de la Gerencia de Distribución.
Atentamente, ORIGINAL FIRMADO POR NIKOLAY TRUJILLO A.
Ing. Nikolay Trujillo A., MBA, CIA, CGAP, CRMA, CPA AUDITOR GENERAL
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