INFORME DE GESTION OFICINA DE CONTROL INTERNO1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2015

1. VALORACIÓN DEL RIESGO

1.1 Seguimientos realizados

Seguimiento a la Matriz y Mapa de Riesgos de Gestión.

En cuanto al Mapa de Riesgos de Gestión y su plan de manejo por procesos para el año 2015, seformuló con las dependencias un mapa, que para esta vigencia tiene 41 riesgos, bajando el númeroen 17 riesgos con relación al año anterior. Se hizo, una capacitación con los responsables de lainformación el día 25 de marzo de 2015. Y se envió comunicación a las dependencias con el fin derealizar el seguimiento pertinente. El Mapa de Riesgos de Gestión en términos generales estáimplementado y se puede realizar el seguimiento correspondiente de modo sistematizado por mediode la utilización del aplicativo electrónico - “ISOLUCION”.

Durante la vigencia 2015, se observó en cuanto al Mapa de Riesgos de Gestión y su plan de manejopor procesos un primer seguimiento a corte 31 de marzo del 2015; en este seguimiento realizado porparte de la Oficina de Control Interno a los cuarenta (40) riesgos, se realizaron las observacionespertinentes en el Aplicativo ISOlución para ser tenidas en cuenta por parte de las dependencias queGestionan el Riesgo. En principio se realizaron mesas de trabajo conjuntas con la Oficina Asesorade Planeación, con el fin de aclarar el sentido del seguimiento en el 2015, se estableció elseguimiento trimestral y se enviaron las comunicaciones pertinentes . Para el seguimiento delsegundo trimestre se envió la comunicación No. 227833 del 25 de junio de 2015.

Por otra parte en cumplimiento del Decreto 370 de 2014, se envió el seguimiento al Mapa de Riesgorequerido por la por la Alcaldía Mayor de Bogotá, ajustado a la metodología propuesta por ésta,remitido el día 22 de mayo de 2015 y 30 de septiembre de 2015, al correo correspondiente,reportesjci@alcaldiabogota.gov.co. El Mapa de Riesgos de Gestión se encuentra implementado,socializado y sistematizado por medio de la utilización del aplicativo electrónico - “ISOLUCION”.

Para el periodo comprendido entre el 1 de julio y el 30 de septiembre de 2015; se terminó la revisióny seguimiento del Mapa de Riesgos de Gestión y su plan de manejo por procesos para el año 2015;es importante resaltar que el seguimiento de las dependencias se ha venido surtiendo en la mayoríade los casos con la oportunidad que se necesita para cumplir con los plazos establecidos; aexcepción de los procesos de Adquisición Bienes y Servicios y Gestión Documental, los cuales nohan hecho avances significativos en esta materia. En casos como Administración y Mantenimientode Parques y Escenarios, Control Evaluación y Seguimiento, Diseño y Construcción de Parques yEscenarios, Fomento al Deporte, Gestión de Comunicaciones, Recursos Físicos y Tecnológicos,Talento Humano, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Planeación de la Gestión y Promoción de la

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Recreación, se ha contado con el seguimiento pertinente y se han realizado las acciones queminimicen el riesgo de ocurrencia o materialización de los mismos. Sin embargo es de especialatención los riesgos que comprometen la misionalidad institucional como los riesgos asociados a losprocesos de Fomento al Deporte, Diseño y Construcción de Parques y Escenarios y Promoción de laRecreación que al focalizar el tema de metas programadas sobre las ejecutadas estos nivelesarrojan preocupantes cifras sobre el cumplimiento. La Oficina de Control Interno realizó elseguimiento a los riesgos y se realizaron las observaciones pertinentes en el Aplicativo ISOluciónpara ser tenidas en cuenta por parte de las dependencias que Gestionan cada uno de los Riesgos.Para el seguimiento del tercer trimestre se envió comunicación No. 342353 del 06 de octubre de2015, seguimiento en octubre de 2015.

Para este último trimestre de esta vigencia, se realizó el seguimiento respectivo, se solicitó pormedio de los memorandos Nos. 459903, 459933, 459943, 459953, 459963, 459973, 460003,459983 y 459993 en el mes de diciembre de 2015 y su seguimiento se ve reflejado en el aplicativoISOLUCION. A su vez se proyectó y entregó el Informe Final de Riesgos de la vigencia 2015.

Para el período comprendido entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre de 2015; se realizó elinforme anual de riesgos que contiene una serie de recomendaciones sobre el manejo realizado porcada una de las dependencias institucionales durante la vigencia; es importante resaltar que elseguimiento de las dependencias se ha venido surtiendo de acuerdo con el procedimiento de riesgosestablecido. Sin embargo, es de anotar que el seguimiento obedece a un compromiso sujeto alprocedimiento, pero es un tema que no esta en la agenda de los Jefes de Oficina y en losSubdirectores, es otro tema para delegar, no esta motivado por una interiorización de la importanciadel factor riesgo dentro de los diferentes procesos y procedimientos, sino que se delega en loscontratistas de “Gestión de la Calidad” que en su objeto contractual, tienen la obligación de atendertodos los temas del Sistema de Gestión de Calidad y del Modelo Estándar de Control Interno, y conesto se torna en un tema de segundo nivel y no sirve para toma decisiones a nivel directivo.Situación que se puede observar en los procesos misionales que incluyen riesgos sobre las metas yen el incumplimiento de las mismas. En todos los períodos analizados no se cumplen con loscompromisos, sea por baja ejecución o sobre ejecución, es una constante recurrente que lassubdirecciones “justifiquen” la materialización del riesgo en temas de apoyo, como lo es lacontratación o por los cambios en el presupuesto; no existe coherencia entre la planeación de losproyectos de inversión en su ejecución, es decir que al ocurrir la materialización del riesgo, se debentomar las medidas que corrijan la desviación, es decir toma de decisiones, situación que no sepresenta y por tanto el resultado es que el procedimental no se cumple, las metas no se logran y alfinal se perjudica la ciudadana pues los proyectos no se dan al servicio.

Los procesos de Adquisición Bienes y Servicios y Gestión Documental no han hecho avancessignificativos en materia de riesgos . En casos como Administración y Mantenimiento de Parques yEscenarios, Control Evaluación y Seguimiento, Diseño y Construcción de Parques y Escenarios,

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Fomento al Deporte, Gestión de Comunicaciones, Recursos Físicos y Tecnológicos, TalentoHumano, Gestión Financiera, Gestión Jurídica, Planeación de la Gestión y Promoción de laRecreación, se ha contado con el seguimiento pertinente y se han realizado las acciones queminimicen el riesgo de ocurrencia o materialización de los mismos. .

La Oficina de Control Interno, hizo el seguimiento a los riesgos y realizó las observacionespertinentes en el Aplicativo ISOlución para ser tenidas en cuenta por parte de las dependencias queGestionan cada uno de los Riesgos y al mismo tiempo en el informe final de riesgos de la vigencia sedejan las observaciones pertinentes para ser tenidas en cuenta en la actualización vigencia 2016.

El Mapa de Riesgos de Gestión se encuentra implementado, socializado y sistematizado por mediode la utilización del aplicativo electrónico - “ISOLUCION”; sin embargo falta capacitación a losdueños de proceso y acompañado de esto hace falta toma de conciencia sobre la importancia delriesgo en la Administración Publica. Como sugerencia la Oficina de Control Interno propone que elaplicativo trabaje mancomunadamente con el Correo Institucional, con el fin que los Jefes seannotificados instantáneamente sobre los temas de seguimiento tanto de primer orden, como desegundo orden; pues es necesario que ellos estén enterados de los acciones, su avance y sugestión. Robustecer el procedimiento de Administración del Riesgo, sumándole tiempos ycronogramas, implementando controles y registros medibles y cuantificables que sirvan a laadministración para la toma de decisiones.

Seguimiento al Cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

Se realizaron los seguimientos respectivos al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el cualse comunica por medio de memorando interno a todas las dependencias y se publica en el sitio WEBdel IDRD (www.idrd.gov.co) en cumplimiento de la normatividad del Estatuto Anticorrupción, susocialización, se realizó por medio del memorando No. 43013 del 10 de febrero de 2015, Informe deSeguimiento No. 7 al Cumplimiento del Plan IDRD Anticorrupción y de Atención al Ciudadano para elaño 2014 y Plan Formulado para el 2015, Informe de Seguimiento No. 8 al Cumplimiento del PlanIDRD Anticorrupción de Atención al Ciudadano para el 2015, radicado 20151500308023 del 2015-09-07 Informe de Seguimiento No. 9 Correspondiente al Avance en la Implementación del PlanDurante el Período Mayo-Agosto del Año 2015, y el acumulado del año, está contenido en el Informede seguimiento No.10 y en el cuadro Matriz correspondiente.

El seguimiento desarrolla los temas como Mapa de riesgos de Corrupción, sus medidas paracontrolarlos y evitarlos; además del Plan de Atención al Ciudadano, se hace un seguimiento pordependencias a los responsables de los compromisos adquiridos en asuntos como la página WEB,divulgación de información, medición de satisfacción de servicio entre otros. En cuanto al Plan deRendición de Cuentas, se hizó el seguimiento y se publicó en página WEB, con temas como Plan deAcción, Informe Ejecutivo, Operativo entre otros. Por último, se hace seguimiento a la Estrategia deracionalización de Trámites.

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2. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

2.1 Sistema de Control Interno

- Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno- IDRD 2015 - Vigencia 2014.

Se consideró que el Sistema de Control Interno del IDRD en dicho periodo, brindó una seguridadrazonable para que la Entidad diera cumplimiento a su objeto social, responsabilidades y a lasfunciones asignadas, en atención a los objetivos y metas generales trazadas. Se catalogó comoADECUADO.

Recomendaciones: continuar mejorando integralmente el Sistema del Control Interno de la Entidad, ydiseñar e implementar acciones especiales para desarrollar y fortalecer lo relativo con lasdebilidades de control enunciadas en el documento y los aspectos específicos relacionados en esteinforme. En especial los controles asociados y su efectividad para asegurar la máxima ejecución delpresupuesto de inversión y el cumplimiento de todas sus metas dentro de la vigencia.//Fortalecimiento de controles sobre procesos, ejecución y liquidación de contrato // Efectividad decontroles para mejoramiento de la efectividad y oportunidad de la supervisión sobre la etapa deejecución de los contratos. (Subdirecciones) //Controles a la operación y mejoramiento de la gestióndel archivo documental.// Controles para optimizar la organización y el mantenimiento actualizado deexpedientes de los contratos activos y la efectividad de la gestión documental en sus expedientesfísicos y electrónicos. )// Establecimiento y control de implementación de políticas y criteriosgenerales de operación para definir lo concerniente con el otorgamiento de pagos anticipados,anticipos y sus montos// Fortalecer el dinamismo y efectividad del sistema de información ycomunicación en general, diseñando e implementando estrategias y mecanismos que agilicen laproducción, emisión, el suministro y puesta a disposición de información para la gestión interna yrelaciones con sujetos externos, con la oportunidad y la calidad de pertinencia, integralidad yfiabilidad.

Se remitió, el Informe consolidado en la Oficina de Control Interno y aprobado por el Director Generaldel Instituto, a través del aplicativo habilitado por el Departamento Administrativo de la FunciónPública, el cual se evidencia con certificado No.228 de fecha 25 de febrero de 2015. A su vez el Jefede la Oficina de Control Interno socializó el Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno,vigencia 2014 (radicado No. 64683 del 26 de febrero de 2015), con el fin de difundir dentro de lasdiferentes dependencias las observaciones y recomendaciones realizadas por la Oficina de ControlInterno y tomar las medidas pertinentes.

- Informe Pormenorizado

De acuerdo a la Ley No. 1474 de 2011 – Estatuto Anticorrupción, CAPÍTULO PRIMERO - Artículo 9,

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para el presente periodo se realizó y se publicaron tres informes pormenorizados del Estado delControl Interno y fueron publicado en el sitio Web del Instituto (link: http://idrd.gov.co/sitio/idrd/?q=es/node/161), los periodos evaluados fueron:

a) 12 de noviembre de 2014 al 11 de marzo de 2015

b) 12 de marzo al 11 de julio de 2015

c) 12 de julio al 11 de noviembre de 2015

Los informe está basado en las actividades realizadas en los periodos mencionados, así como losavances y dificultades que el Instituto ha presentado frente a sus objetivos trazados y alcumplimiento de su misión. Como insumo se toman los resultados de las observaciones obtenidosde las auditorias, evaluaciones, seguimientos y monitoreos realizados por la Oficina de ControlInterno a los diferentes procesos del Instituto. Además, se solicitó información de los avances paracada uno de los elementos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, a las siguientesdependencias: Secretaría General – Área de Atención al Ciudadano, Oficina Asesora de Planeación,Oficina Asesora de Comunicaciones y Subdirección Administrativa y Financiera - Área de TalentoHumano.

2.2 Auditorias Control Interno.

- Evaluación de Gestión por Dependencia (Informe Final radicado No. 428113 de 9 de febrero de2015):

Objetivo: Evaluar la gestión por medio de la verificación de los resultados de los objetivos, metas yactividades programadas en el año 2014, con el fin de que sirva de parámetro técnico para evaluar elcumplimiento de los acuerdos de gestión y el desempeño de los servidores de carrera.

Conclusiones y Observaciones: En general una causa que fue trasversal para todos los proyectos deinversión es la demora en el proceso de contratación, lo cual origino atrasos y la no ejecución del100% de las metas.

También se recomienda que se reporten todos los seguimientos a los indicadores de gestión en lasáreas dado que se observo en el aplicativo ISOLUCION que hay dependencias que no realizan losrespectivos seguimientos.

De acuerdo al informe de seguimiento al plan operativo por dependencias emitido por la Oficina dePlaneación a esta Oficina, se concluyen los siguientes resultados:

“En términos generales la evaluación de los resultados del Plan Operativo IDRD pordependencias a 31 de diciembre de 2014, presenta una situación en la cual el 73,65%de las 167 metas programadas muestra una ejecución del 100% o superior, y el

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26,35% equivalente a 44 metas, presenta una ejecución inferior al 100%.

Los rangos de cumplimiento de las 44 metas con ejecución menor al 100% es elsiguiente: Cinco metas con ejecución entre 99 % y 80%, seis metas con ejecuciónentre 79 % y 60%, cuatro metas con ejecución entre 59 % y 40%, dos metas conejecución entre 39% y 20% y veintisiete metas con ejecución entre 19 % y 0%.

Es importante informar que las áreas, Subdirección Técnica de Construcciones, Áreade de Costos y Estudios Económicos, Control Interno Disciplinario, a la fecha derealización del presente informe, no presentaron el respectivo seguimiento del cuartotrimestre del plan operativo por ende se ve reflejado en el consolidado con ejecuciónentre el 19% - 0%. Esto representa un incumpliendo de un total de 27 metas.

Con relación al año 2013, encontramos una disminución del 13,56% en relación a lasmetas cuyo cumplimiento fue del 100% en el 2014. Finalmente se recomienda a lasáreas la revisión, reformulación o reprogramación, cuando aplique, de aquellas metasque no se han ejecutado al 100% en el 2014, así como de aquellas que han tenido unredireccionamiento en su planteamiento inicial.”

- Evaluación del Sistema de Control Interno Contable.

Objetivo. Verificar el cumplimiento de las actividades propias del proceso contable respecto a laimplementación, efectividad, registro, preparación, difusión y elaboración de la información contable.

Conclusiones. Establecer compromisos con las áreas misionales para que la transmisión de lainformación sea de manera oportuna, sobre todo con la Oficina Asesora de Jurídica. • Seguircapacitando a los funcionarios del área de contabilidad, pero en temas mas relacionados con el áreacontable. • Solicitar que la interacción de la información de los contratos por prestación de serviciossea a través del aplicativo contable por cada subdirección y no de forma manual.Radicado Memo inicio: 20151500016283, Rad. Informe Preliminar: 20151500050403. - Evaluación al Procedimiento de Liquidación de Nómina. Rad. Memo inicio: 20151500081493;Memo Informe Final 221043 del 19 de junio de 20159.

Objetivo. Verificar y evaluar el Procedimiento de la Liquidación de Nómina de los Funcionarios delIDRD.

- Auditoria de Control Interno al Proceso de Contratación: Memorando de inicio Rad 87223 del16-03-2015, Memorando Informe Preliminar Rad 312653 del 11 de septiembre de 2015, InformeFinal No. 357193 del 20 de octubre de 2015.

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Objetivo. Realizar auditoría a la contratación adelantada por el Instituto Distrital para la Recreación yel Deporte durante la vigencia 2014, de conformidad a la ley 80 de 1993, Decreto 1510 de 2013,Manual de Contratación del IDRD aprobado mediante la Resolución No. 137 del 17 de marzo de2014 y los procesos inscritos en el Sistema de Gestión de la Calidad.

- Acompañamiento y Asesoría al Proceso de Eliminación de Duplicidad Planimétrica:Memorando Informe Final Radicado 20151500087813 del 2015-03-16.

Se conceptuó en conclusión, que el Sistema de Control Interno que operó para identificar y catalogarlos planos del grupo presentado por el Área de Archivo y Correspondencia de la entidad comoobjetos potenciales de eliminación, observado por la auditoria de la Oficina de Control Interno, nobrindó una seguridad razonable para poder a proseguir con la destrucción de estos documentospresentados. // La OCI, consideró que no es procedente eliminar ninguno de los planos del conjuntodocumental presentado como el acumulado de duplicidades en el espacio de la Planoteca de laEntidad, que es indispensable que se vuelva a revisar la documentación y que sobre el producto deeste reproceso, se efectúe por la propia el área responsable, como punto de control, pruebasconfiables que deben arrojar el cumplimiento de esta condición de duplicidad en el 100% de lasmuestras que se tomen antes de avalarlo para su destrucción. // Se recomendó Auto-evaluar porparte de Área de Archivo y Correspondencia los controles inmersos en dicho procedimiento, suefectividad y definir e implementar acciones consecuentes de mejora de este sistema.

- Seguimiento al Proyecto Alianza Publico-Privada Coliseo Cubierto El Campín. MemorandosRadicados IDRD: Con Nos. 20151500042633 del2015-02-09 ,20151500067033 del 2015-02-27 y20151500038621 del 2015-03-27.

Para asegurar el inicio, desarrollo y término oportuno de la etapa de valoración de la propuesta yatender lo pertinente con la más reciente iniciativa presentada en etapa de factibilidad y emitirpronunciamiento; se ha sugerido que por parte de los funcionarios responsables de la gestión, seestablezca formalmente el cronograma de actividades que el instituto se comprometa a implementary que sirva como instrumento de control, que conlleve a adelantar debidamente esta etapa delproceso.

Así mismo, se transmitieron sugerencias de la Oficina de Control Interno para retroalimentar borradordel pliego de condiciones para contratar consultor para validación técnica y financiera del proyectoque se presentó el privado (Colombiana de Escenarios).

- Evaluación a la Actualización y Seguimiento a los Proyectos de Inversión. Memorando deinicio de la evaluación radicado No. 93093 de 20 de marzo de 2015; Memorando Informe Final No.162493 del 15 de mayo de 2015.

Objetivo: Evaluar la gestión administrativa que se realiza en la actualización y seguimiento a los

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proyectos de inversión, así como la toma de acciones cuando se presenta baja ejecución en lasmetas.

- Evaluación al Plan de Contingencia del Sendero de Monserrate por motivo de Semana Santa2015.

Se formuló la metodología de Evaluación por parte del Equipo de Auditoria de la Oficina de ControlInterno, realizaron las visitas de campo en los días 29 de marzo, 1 de abril, 2 de abril, 3 de abril y 4de abril de 2015. Se entrego un primer informe el día 30 de marzo con las recomendaciones de laOficina y se esta en la realización del Informe Preliminar de la Evaluación. Se realizó la elaboraciónde papeles de trabajo, evidencias fotográficas, registro de visitas, encuestas y entrevistas directascon los Administradores, Coordinadores de los programas, PMU, Guardas, Personal de Aseo,Auxiliares, Orientadores y comunidad en general usuaria de cada uno de los escenarios o parques.

Monitoreo – Domingo 29 de marzo de 2015 / Evaluación Sendero de Monserrate (Semana Santa2015) (Informe de Monitoreo radicado No. 102563 de 31 de marzo de 2015):

Objetivo. Informar las eventualidades, observaciones y/o recomendaciones presentadas en elmonitoreo realizado al inicio de la semana santa 2015 en el sendero de Monserrate, con el fin de quese tomen las acciones como medida preventiva y control de los posibles riesgos que se puedenpresentar en el desarrollo de este evento. Igualmente se continuó realizando esta evaluación porparte de esta Oficina, con el fin de realizar seguimiento a las observaciones dadas en este informepreliminar y así mismo entregar un informe final, el cual resumirá el desarrollo total de este evento.Concluyendo las observaciones y/o hallazgos encontrados para su posterior plan de mejoramiento ylograr la mejora continua en estas actividades que el Instituto desarrolla.

- Auditoria Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios: Memorando InformePreliminar No. 223723 del 22 de junio de 2015. Informe Final con radicado 284093 de 12 de agostode 2015. Plan de mejoramiento radicado No.311183 del 9 de septiembre de 2015.

Objetivo: Verificar de forma integral las actividades de carácter funcional, local y Distrital, aplicandoel ciclo PHVA a procesos, procedimientos, recursos humanos y físicos, PAX (personasbeneficiadas), meta; tanto en recreación, deportes y actividad física. Así como la administración ymantenimiento de Parques y Escenarios. Se visitaron 70 Parques y Escenarios.

- Auditoria al Proceso de Deportes: Memorando radicado 20151500050753 del 16 de febrero de2015.

Objetivo: Verificar el cumplimiento de la planeación, programación y ejecución de los diferentesProgramas y Actividades que se realizan en las diferentes localidades de la Ciudad de los Procesosde Recreación y Deportes.

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Se formuló el Plan de Auditoria de Deportes, se encuentra en ejecución las visitas de esta primerafase y se re programo la Auditoria para el último trimestre del año 2015, en el Comité del SistemaIntegrado de Gestión realizado el 15 septiembre de 2015.

La auditoria de Fomento Deporte no se terminó debido a que el contratista encargado, renunció alcontrato el 23 de noviembre de 2015 y se está llevando el correspondiente proceso contractual deincumplimiento del contrato

- Auditoria al Proceso de Recreación. Memorando radicado No. 20151500050753 del 16 defebrero de 2015. Memorando de solicitud de información No. 273783 de 31 de julio de 2015. InformePreliminar radicado 319803 de 21 de septiembre de 2015, Informe Final radicado No. 391883 del 9de noviembre de 2015.

Objetivo: Verificar el cumplimiento de la planeación, programación y ejecución de los diferentesProgramas y Actividades que se realizan en las diferentes localidades de la Ciudad de los Procesosde Recreación y Deportes.

- Auditoria Peticiones, Quejas y Reclamos – PQRS. Memorando radicado No. 282023 del 12 deagosto de 2015.

Objetivo: Verificar que el Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD cumpla con lo dispuestoen la normatividad legal sobre los aspectos que rigen las actividades de atención al ciudadano encuanto a las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. Lo anterior evaluando los procedimientosinternos establecidos y que han sido elaborados para entregar respuestas oportunas y satisfactoriasa los ciudadanos.

- Evaluación a la Bodega ubicada en el Parqueadero Interno del IDRD. Memorando Radicado2015150001092393 del 20 de marzo de 2015; Informe Final Rad. 205083 del 9 de junio de 2015.Plan de mejoramiento radicado 272243 de 31 de julio de 2015.

En cumplimiento de las funciones de la Oficina de Control Interno, remitió el informe de evaluacióncorrespondiente a la inspección de la Bodega Interna de Parques, situada en el Parqueadero Internodel Instituto, donde reposan elementos de consumo nuevos y usados (no inventariados); esta visitase realizó en compañía de algunos funcionarios de la Subdirección Administrativa y Financiera y laSubdirección Técnica de Parques, en donde se encontraron prendas con logos de “Bogotá sinIndiferencia”, sin condiciones mínimas de salubridad y bodegaje.

- Evaluación al Coliseo de las Cruces. Memorando Radicado 115513 del 8 de abril del 2015. Serealizo informe final con el radicado 235243 de 1 de julio de 2015 y Plan de Mejoramiento conradicado 242563 de 8 de julio de 2015.

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Objetivo: Verificar la función de Administración y Mantenimiento realizados a las instalaciones delColiseo del Parque Zonal las Cruces, ubicado en la Localidad de Santafé. En cuanto a ladisponibilidad del Escenario para el uso comunitario, recreativo y deportivo para el cual fueconstruido y puesto en funcionamiento para los habitantes de Bogotá y especialmente de laspersonas vecinas a dicho escenario.

- Evaluación al Bodegaje de Bicicletas en el Parque Tercer Milenio. Informe Preliminar Radicado246763 del 03 de julio de 2015. Informe Final 271773 de 31 de julio de 2015.

Objetivo: Evaluar las condiciones de bodegaje, la forma de entrega, la custodia, el montaje deelementos deportivos o recreativos que actualmente se encuentran almacenados, en el parqueaderodel Parque Tercer Milenio escenario administrado por la Subdirección Técnica de Parques. Al mismotiempo analizar las condiciones y modalidad de contrato o convenio bajo la cual se dispusieron loselementos. verificando la planeación del convenio y/o contrato que se firme en el cual se divulganpiezas publicitarias, marcas, en los programas de Ciclovía y Recreovía, su cronograma y sufinalidad.

- Evaluación Implementos Deportivos. Memorando Radicado 288763 del 18 de agosto de 2015,Informe Final Memorando No. 451703 16 de diciembre de 2015.

Objetivo: Evaluar los Implementos Deportivos que tiene el IDRD en Comodato con las Ligas y del losimplementos del programa de Formación Escuelas de mi Barrio. Observando el estado, laadecuación, su funcionalidad, la disposición (bodegaje – custodia) y contratos.

- Seguimiento a las Peticiones, Quejas, Reclamos del IDRD: Informe Final Radicado 290273 del19 de agosto de 2015.

Objetivo: Verificar el proceso de la PQRS en las diferentes dependencias del IDRD. Se encuentra enproceso el seguimiento al proceso. Del primer trimestre de 2015. Se enviaron correos con lainformación de Atención al Ciudadana y Matriz de la base de datos de PQRS.

- Monitoreo a las Peticiones, Quejas, Reclamos del IDRD Mayo – Junio de 2015: Informe FinalRadicado 133703 del 21 de abril de 2015.

Objetivo: La Oficina de Control Interno del IDRD, en uso de las funciones de seguimiento a lasPeticiones, Quejas, Reclamos y Denuncias PQRS, propone el siguiente seguimiento mensual a lasactividades que tiene que ver con la forma, diligencia y efectividad de las respuestas que lasdiferentes dependencias del Instituto brinda a las comunidades que requieren de una respuesta asus inquietudes y que surgen desde diferentes medios.

- Informe Arqueo de Caja Menor: Memorando No. 132603 del 20 de abril de 2015.

Objetivo: Verificar la adecuada utilización de los recursos aprobados.

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- Informe Arqueo Caja Menor Oficina Asesora Jurídica: Memorando No. 135353 22 de abril de2015.

Objetivo: Verificar la adecuada utilización de los recursos aprobados.

- Evaluación del Control Interno en Proyectos de Construcción de Obras: Memorando Final No.42753 9 de febrero de 2015.

Objetivo: El objetivo de la auditoria desarrollada consistió en evaluar el sistema de control internoglobal inmerso en la gestión del Proceso de Diseño y Construcción de Parques y Escenarios a cargode la Subdirección Técnica de Construcciones y emitir observaciones y recomendaciones, teniendoen cuenta la planificación para desarrollar la gestión a cargo, el control de los proyectos y diseños enobras, el control sobre la ejecución de los contratos en sitios de obras, de sus interventorías y sobrela gestión posterior de seguimiento a su estabilidad.

- Evaluación Programa Forjador de Campeones. Memorando No. 157273 del 11 de mayo de2015. Informe preliminar radicado No. 292963 de 24 de agosto de 2015. Informe final radicado313183 de 14 septiembre de 2015.

Objetivo: Verificar el cumplimiento de los objetivos del Programa “Forjador de Campeones”establecidos por el Plan de Desarrollo – Bogotá Humana, del cual hace parte el Instituto Distrital deRecreación y Deportes – IDRD, y específicamente el Área de Alto Rendimiento Deportivo de laSubdirección Técnica de Recreación y Deportes. Identificando opciones de mejoramiento en eldesempeño del proceso “ Fomento al Deporte”, del cual se desprende una estrategia que se basa enla aplicación de normas que en el caso del Deporte de Alto Rendimiento se “promulga la Resolución406 de 2013, que permite mejorar el Programa de Rendimiento Deportivo, mediante el cual se brindade forma más práctica y ágil apoyos, servicios y estímulos a los atletas de Rendimiento de laCiudad”.

- Visita Calidad y Estabilidad de Obras: Memorandos No. 143783 del 28 abril y No. 159543 del 12mayo de 2015.

- Evaluación de la Situación Disciplinaria de los Contratistas del IDRD: Informe PreliminarRadicado No.107123 del 7 de abril de 2015. Este Informe quedó en firme debido a que no dieronrespuesta, por tanto se ratifica como Informe Final.

Objetivo: Verificar que las personas naturales que han suscrito contratos de prestación de serviciosdon el IDRD cumplen con el régimen de inhabilidades relacionados con las sanciones penales ydisciplinarias, las inhabilidades que se deriven de las relaciones contractuales con el Estado, de losfallos con responsabilidad fiscal, de las decisiones de pérdida de investidura y de las condenasproferidas contra servidores, ex servidores públicos y particulares que desempeñen funcionespúblicas en ejercicio de la acción de repetición o llamamiento en garantía.

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- Evaluación del Proceso IDRD-STRD-SAS-015-2014 y Contrato IDRD-CTO-1554-2014: InformePreliminar Radicado No. 135653 del 23 de abril de 2015. Informe Final Radicado No. 357653 del 20de octubre de 2015.

Objetivo: Verificar la legalidad del proceso de contratación mencionado y del desarrollo del contratocelebrado como consecuencia de dicho proceso.

- Evaluación de Análisis de la Ejecución de Proyectos de Inversión 2012-2014. Radicado236813 del 2 de julio de 2015.

Objetivo: Determinar si la ejecución del presupuesto de inversión responde a los principiosdel sistema presupuestal y su idoneidad para el cumplimiento de las metas que en esteaspecto contiene el Plan de Desarrollo Distrital Bogotá Humana. Particularmente, se buscaestimar el nivel de eficiencia y eficacia en la aplicación de los recursos públicos disponiblesa la misión del Instituto y sugerir las acciones necesarias para optimizar este proceso.

- Evaluación del Proceso de Participación Ciudadana y Control Social: Informe PreliminarRadicado No. 233163 del 30 de junio de 2015, Radicado Informe Final 255593 del 15 de julio de2015.

Objetivos:

1. Identificar la existencia de mecanismos y actividades que por parte del IDRD den la oportunidad,promuevan y/o faciliten a la ciudadana interesada, ejercer su derecho a la participación y el controlsocial en las actuaciones de la administración.

2. Evaluar si por parte del Instituto se cumple con lo enunciado en los seis numerales del Artículo 4°.-DE LOS PROCESOS DE LA PARTICIPACIÓN CIUDADANA Y CONTROL SOCIAL EN ELDISTRITO CAPITAL del DECRETO 371 DE 2010 "Por el cual se establecen lineamientos parapreservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las entidades yorganismos del Distrito Capital".

3. Retro-alimentar a las dependencias de la Entidad para que se mantenga el fortalecimiento de lagestión institucional en esta materia.

- Evaluación Convenios de Apoyo Interadministrativos con Ligas y Federaciones: Radicadomemorando de inicio No. 107063 del 7 de abril de 2015, Informe Final No. 333193 de 30 deseptiembre

Objetivo. Verificar en la Subdirección Técnica de Parques el proceso que se está llevando a cabo con las Ligas y Clubes para el aprovechamiento económico.

- Evaluación Pergola denominada Nido del Amor del Parque Nacional – Enrique Olaya Herrera.Memorando de inicio Radicado No. 61713 del 24 de febrero de 2015. Informe preliminar Radicado

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266083 del 27 de julio de 2015. Informe Final memorando No. 455123 del 21 de diciembre de 2015.

Objetivo. Monitorear una zona que se encuentra aislada para determinar sus causas yconsecuencias en la prestación del servicio en este escenario.

- Evaluación Plan de Mejoramiento Gestión Documental. Memorando de inicio Rad No. 205123del 9 de junio de 2015. Memorando informe preliminar radicado No. 280213 del 10 de agosto de2015. Informe final radicado No.292953 del 24 de agosto de 2015. Plan de Mejoramiento radicadoNo. 309093 de 08 de septiembre de 2015.

Objetivo. Verificar el cumplimiento de los planes de mejoramiento propuestos por el Área de Archivoy Correspondencia, que han sido propuestos a raíz de las Auditorias y Evaluaciones Internas, deEntes de Control, del Archivo General de la Nación y del Archivo Distrital.Se encuentra en ejecución de Plan de Mejoramiento.

- Evaluación Área Desarrollo y Gestión Comunitaria 2015. Memorando de inicio Rad No. 262313del 22 de junio de 2015. Memorando de radicado informe Preliminar No. 313223 del 14 deseptiembre de 2015. Informe final Memorando No. 354763 del 16 de octubre de 2015.

Objetivo. Evaluar la Gestión del Área desarrollo y Gestión Comunitaria en cuanto a su proceso deplaneación, seguimiento y controles, por medio de una verificación en sitio del cumplimiento de losplanes de acción de los equipos locales y el Plan Operativo

- Evaluación de Convenios y contratos de Ligas y Federaciones y consorcios y Proponentes.

La auditoria de Fomento Deporte no se terminó debido a que el contratista encargado, renunció alcontrato el 23 de noviembre de 2015 y se está llevando el correspondiente proceso contractual deincumplimiento del contrato

- Evaluación Liquidación Definitiva Funcionarios de Planta del IDRD. Rad. Memo inicio:254193 del 14 de julio de 2015; Memo Informe Preliminar 289003 del 18 de agosto de 2015 y MemoInforme Final 313153 del 11 de septiembre de 2015.

Objetivo: Evaluar y determinar que el proceso de liquidación definitiva de las prestaciones sociales,realizada a los funcionarios de planta del Instituto Distrital de Recreación y Deporte “IDRD”, se hallaefectuado de conformidad con las normas legales, administrativas y fiscales vigentes, con el fin delograr una gestión más eficiente.

- Evaluación Prima de Antiguedad. Memorando Informe Preliminar 267963 del 28 de julio de2015 y Memorando Informe Final 289943 del 19 de agosto de 2015.

Objetivo: Verificar y evaluar el proceso de la liquidación de la Prima de Antigüedad de losfuncionarios de planta del IDRD.

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- Evaluación de Festival de Verano. Memorando Informe Preliminar 310493 del 08 de septeimbrede 2015 y Memorando Informe Final 320083 del 21 de septiembre de 2015.

Objetivo: Evaluar la planeación, programación, la logística y el desarrollo de las actividades en eldesarrollo del Festival de Verano 2015, como el bien “de interés cultural” para la ciudad, segúnAcuerdo 125 del 2002 del Concejo de Bogotá, y de “interés social, cultural y deportivo dentro delmarco Nacional”, según Ley 904 del 2004 del Congreso de la República.

- Evaluación Estado de la Implementación del Sistema Integrado de Gestión Memorando desolicitud memorando No. 262033 del 22 de julio de 2015, a la fecha se está evaluando el informepreliminar.

Objetivo: Evaluar el estado de implementación del Sistema Integrado de Gestión de acuerdo al Plande Acción emitido por la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá a través de la Circular157 de 2013.

- Auditoria del Control Interno del Proceso de Diseño y Construcción de Parques yEscenarios, Se envió el INFORME PRELIMINAR radicado con el No. 20151500452963 de 2015-12-17. Así mismo se envió el INFORME FINAL radicado con el No. 20151500466783 de 2015-12-17.

Objetivo: Evaluar aspectos relevantes del sistema de control de gestión del Proceso de Diseño yConstrucción de Parques y Escenarios a cargo de la Subdirección Técnica de Construcciones yemitir observaciones y recomendaciones para impulsar la mejora de los controles relacionados enespecial los de carácter preventivo.

- Informe Arqueo de la Caja de la Tesorería General: Memorando No. 464373 del 29 de diciembrede 2015.

Objetivo: Verificar el manejo y custodia de los recursos.

- Informe Arqueo Caja Menor Oficina Asesora Jurídica: Memorando No. 464373 del 29 dediciembre de 2015.

Objetivo: Verificar la adecuada utilización de los recursos aprobados.

- Informe Arqueo Caja Menor Recursos Físicos: Memorando No. 464423 del 29 de diciembre de2015.

Objetivo: Verificar la adecuada utilización de los recursos aprobados.

- Evaluación del Proceso IDRD-STRD-SAS-015-2014 y Contrato IDRD-CTO-1554-2014: InformeFinal memorando No. 357653 del 20 de octubre de 2015.

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Objetivo: Evaluar el proceso precontractual “Realizar por el sistema de precios fijos unitarios la pres-tación del servicio de vallas de seguridad y separación, que serán utilizadas para el cerramiento delas zonas especiales en las actividades masivas organizadas y dirigidas por los proyectos “AccionesMetropolitanas Para La Convivencia, Tiempo Libre Tiempo Activo,Pedalea por Bogotá y Bogotá Par-ticipativa en el lugar determinado por el IDRD”.

- Atención al Ciudadano y Supercades: Informe Final Memorando No. 452473 del 17 dediciembre de 2015.

Objetivo: Verificar que el Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD cumpla con lo dispuestoen la normatividad legal sobre los aspectos que rigen las actividades de atención al ciudadano y elservicio en los Supercades. Lo anterior, evaluando los procedimientos internos establecidos y quehan sido elaborados para entregar respuestas oportunas y satisfactorias a los ciudadanos.

- Informe Monitoreo a las Peticiones, Quejas, Reclamos, Denuncias Agosto – Octubre de2015: Informe Final Memorando No. 459873 del 24 de diciembre de 2015.

La Oficina de Control Interno del IDRD, como parte de las funciones de seguimiento a las PQRS,informa en el presente seguimiento sobre con la Gestión realizada por las diferentes dependenciasque inciden en el trámite de las PQRS que la entidad viene contestando a las comunidades.

Esta entrega cubre los meses de Agosto, Septiembre y Octubre de 2015, con el fin de tenercomparativos mes a mes y poder evaluar los resultados históricos que muestren de manera gráficala Gestión Institucional frente a esta importante labor, sus logros, avances y sus deficiencias.

- Evaluación Proceso de Selección IDRD-SP-LP-017-2015: Informe Preliminar memorando No.2803 de 6 de enero de 2016.

Objetivo: El objetivo de la presente evaluación es determinar si el desarrollo de la licitación públicaIDRD-SP-LP-017-2015, se ajustó a las leyes, normas, políticas y procedimientos establecidos paraello.

- Evaluación Proceso de Selección IDRD-STC-LP-022-2014: Informe Preliminar memorando No.2793 de 6 de enero de 2016.

Objetivo: El objetivo de la presente evaluación es determinar si el desarrollo de la licitación públicaIDRD-STC-LP-022-2014, se ajustó a las leyes, normas, políticas y procedimientos establecidos paraello.

Balance General de las Auditorias y Evaluaciones.

Las auditorias Internas de Control Interno se realizaron de acuerdo al procedimiento aprobado y alas normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyen indagaciones y obtención deevidencias, con el fin de obtener el soporte necesario para apoyar las conclusiones obtenidas. Alfinal de cada auditoria se obtuvo un informe indicando las observaciones, oportunidades de mejora o

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hallazgos, las cuales serán concertadas con el área para su posterior mejora.

Las evaluaciones son auditorias en tiempo real o inmediatas a actividades y/o eventos que se esténejecutando en el momento, con el fin de tomar medidas preventivas y/o correctivas cuando sepresenta una irregularidad administrativa, dando cumplimiento al Decreto Ley 1474 de 2011,Estatuto Anticorrupción.

El Programa Anual de Auditoria de la Oficina de Control Interno se aprobó en el Comité del SistemaIntegrado de Gestión - SIG realizado el 12 de febrero de 2015 (Acta No. 42), a su vez tuvo unareprogramación (Comité SIG realizado el 15 de septiembre de 2015 – Acta No. 43) al Plan deauditorias, debido al cambio de la metodología de evaluación a los parques y actividadesrecreodeportivas; las Auditorias del Sistema Integrado de Gestión, por la formación de Auditores delSistema Integrado de Gestión, que se realizó en el mes de agosto de 2015, igualmente secontinuaron con las evaluaciones en tiempo real.

Los hallazgos reportados en las auditorias y evaluaciones se relacionan con la baja gestión delpresupuesto de la entidad, la falta de Planeación e incumplimiento en la ejecución de los procesos,excesiva contratación directa, con muchas prórrogas y adiciones a la contratación, el desorden en elmanejo de los expedientes de contratación ha generado problemas serios con los entes de control,en donde se produjo un proceso sancionatorio y hay otro abierto a directivos, el manejo de altareservas en los últimos tres años es muestra de ineficiencia administrativa del Instituto, que haconllevado a castigo presupuestal de las siguiente vigencia, situación que se debe cambiar.

Se debe tener un equipo directivo comprometido con el cumplimiento misional de la entidad,trabajando por ampliar la cobertura de los programas de Recreación, Deporte, Actividad Física yconstrucción de mas Parques en la ciudad.

Se requiere fortalecer los temas de contratación, especialmente la parte precontractual y desupervisión, para lograr cumplir los plazos y objetivos trazados en los contratos. Así como elcompromiso por parte de Directivos y funcionarios en los procesos, para que se fortalezcan losprogramas, actividades, eventos que realizan los procesos misionales.

En cuanto a los planes de acción, las áreas han venido desarrollando y ejecutando las actividadespactadas, es necesario el compromiso de todos en general, dado que se han presentado situacionesque no remiten los planes de mejoramiento como en las evaluaciones al Área de Nómina y elresponsable del Festival de Verano, que van dos vigencias, que no establece acciones parafortalecer y/o eliminar los hallazgos obtenidos en las auditorias internas, dado que todo este procesoes para la procura del mejoramiento continuo y el logro del cumplimiento de las metas y objetivostrazados en el Instituto.

• Mejorar el seguimiento a los plan de mejoramiento generados por las auditorias y evaluaciones, conel fin de fortalecer las actividades que se encuentran en riesgo y así apoyar al mejoramiento y logrode las metas y objetivos propuestos.

• Controlar los tiempos de desarrollo de las auditorias y evaluaciones, dado que algunos informes no

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se remiten en las fechas establecidas en los planes de auditoria, originando observaciones y/oconclusiones cuando ya no se puedan realizar correctivos y poder prevenir irregularidadesadministrativas que se presentan en el momento.

2.3 Auditoria Sistema de Gestión de la Calidad.

Las auditorias, se realizaron en cumplimiento del Programa Anual de Auditorias 2015, aprobado enel Comité del Sistema Integrado de Gestión el 12 de febrero de 2015 (Acta No. 42), a su vez tuvouna reprogramación (Comité SIG realizado el 15 de septiembre de 2015 – Acta No. 43) debido a lacapacitación que se programó en el mes de agosto con apoyo del Área de Talento Humano, con elfin de ampliar el grupo auditor y ampliar el conocimiento de los auditores en lo que se relaciona conel Sistema Integrado de Gestión y la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011.

Se contó con un total de 21 auditores los cuales evaluaron los 13 procesos, dando cumplimiento delprograma tanto en el objetivo y las fechas programadas.

Las auditorias se realizaron a través de entrevistas y recopilación de la información con las personasresponsables y grupos de trabajo de cada proceso, igualmente se verificó la documentación y regis-tros físicos y magnéticos, tomando muestras aleatorias para su evaluación.

Para esta vigencia el grupo auditor reportó veintisiete (27) no conformidades para los 13 procesos,resaltando que el único proceso que no presentó no conformidades fue el de Gestión de Talento Hu-mano, así mismo los procesos que tuvieron más no conformidades son: Gestión de Recursos Físicosy Tecnológicos con cinco, Gestión de Comunicaciones y Promoción a la Recreación con cuatro,Gestión Documental con tres, los demás procesos están entre dos y una no conformidad.

Las no conformidades reportadas se centran en los requisitos de la norma, dado que veinticuatro(24) no conformidades fueron direccionadas a la NTC GP 1000 y tres (3) a los procedimientos inter-nos. En donde se puede establecer que los procesos se están desarrollando dentro de los paráme-tros legales y procedimentales.

Se observa, que el capítulo de la norma en el cual se identificaron un mayor número de no conformi-dades, es el capítulo 4 “Requisitos Generales” con quince (15) no conformidades, seguido con el ca-pítulo 7 “Prestación del Servicio” con seis no conformidades, el capítulo 8 “Medición Análisis y Mejo-ra” con tres no conformidades.

Se deben fortalecer principalmente los temas básicos (control de registros, control de documentos) ylos requisitos relacionados directamente con los usuarios y/o ciudadanos.

Se debe mejorar e implementar el uso de los análisis de datos obtenidos de los indicadores, casoparticular proceso Diseño y Construcción de Parques y Escenarios. Así como los controles en la pla-nificación y seguimiento de las actividades recreativas dado que no se identifica la realización deeste servicio.

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Comparando con años anteriores, en el 2014 se originaron veintiseis (26) no conformidades y cua-renta y dos (42) en el año 2013, manteniendo un número aproximado dado que en el 2013 se estánsumando las no conformidades reportadas en los parques y escenarios.

Para esta vigencia, se determinó que no se evaluará por parte de las auditorias del Sistema de Ges-tión de la Calidad los parques y escenarios como se venían realizando anteriormente, si no se toma-rá una muestra dependiendo de las observaciones y hallazgos obtenidos en las auditorias de controlinterno, esto debido a que en dichas auditorias para esta vigencia se han auditado aproximadamenteel 95% de los parques y escenarios administrados directamente por el Instituto y la meta es cubrir el100%, realizando a su vez seguimientos periódicos.

Comparando los resultados obtenidos con el año anterior se observa que aumentaron las no confor-midades en los capítulos 4 y 7, pero a su vez se mejoró en el capítulo 8.

En cuanto a los procesos, se observa el mejoramiento de los procesos misionales de Fomento al De-porte y Administración y Mantenimiento de Parques y Escenarios y el aumento de inconsistencias enlos Procesos de Promoción a la Recreación y Diseño y Construcción de Parques y Escenarios. Asímismo en general en los procesos de apoyo se ha evidenciado hallazgos relacionados con el controlde los registros y documentación de la información que se genera dentro de cada proceso.

En cuanto a la auditoria al Proceso de Gestión UEL, no se logró realizar debido a que no hay respon-sable del proceso, se encuentra vacante este cargo, el grupo interno de trabajo salió a vacaciones ya su vez están designados a laborar en otras áreas, en razón que esta Oficina no está desempeñan-do función alguna; solamente están solicitando el fenecimiento de los saldos existen de algunos con-tratos.

Se puede concluir de acuerdo a las observaciones y conclusiones obtenidas de los informes finalesde auditoria, como en las no conformidades reportadas, que el problema general es el control y orga-nización de los archivos de gestión y/o información resultante de cada proceso, así como la poca di-vulgación y/o capacitación de los procedimientos internos al personal y la baja utilización de las he-rramientas gerenciales con que cuenta el Instituto para tomar decisiones, indicadores de gestión,mapa de riesgos, acciones de mejora, seguimiento a los objetivos y metas de cada proyecto, entreotros.

FORTALEZAS

El compromiso en general de los funcionarios y contratistas que integran el grupo auditor de calidad,los cuales dedicaron el tiempo y el conocimiento necesario para llevar esta actividad acabo.

Sobresale el proceso de Gestión de Talento Humano, el cual no reportó no conformidades en esteciclo de auditoria. Así como el mejoramiento de los proceso de Administración y Mantenimiento deParques y Escenarios y Fomento al Deporte en el Control de documentos, control de registros,control a los equipos de medición y la planificación y prestación de los servicios y/o programas quese realizan al interior del Instituto.

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La participación e interés en general de los responsables de los procesos con sus respectivosgrupos de trabajo, asumiendo su rol en las reuniones de apertura y cierre y en algunos casosacompañando etapas de la auditoria.

El proceso de modernización de la infraestructura tecnológica y la innovación de actividadesrelacionadas con el software (Sistema de Información Misional y aplicaciones informáticas - APP)que se ha venido desarrollando, así como la respuesta de los servicios que presta el Área deSistemas.

El compromiso y el desarrollo técnico y logístico para participar en los Juegos Nacionales 2015, porparte de las Áreas de Alto Rendimiento y la Unidad de Ciencias Aplicadas al Deporte – UCAD, asícomo su organización documental y establecimiento de normatividad interna que logra realizarprocesos más trasparentes.

La innovación y mejora continua en actividades particulares de los diferentes procesos como: laefectividad del cobro coactivo, el desarrollo de aplicativos, sostenimiento de programas comobicicorredores, entre otros.

OBSERVACIONES

Es de vital importancia resaltar que los procesos misionales se debe fortalecer el procedimiento delreporte, control y seguimiento de los productos no conformes que se puedan generar en lasactividades propias de cada proceso.

Se recomienda fortalecer la supervisión, seguimiento y medición de las actividades, eventos y/oprogramas, en razón que se han presentado inconsistencias en la programación o cambios de sitiosy actividades.

Se debe fortalecer las acciones que se describen en los planes de acción tanto internos comoexternos, dado que se han generado acciones que no son lo suficientemente sostenibles, en razón aque no eliminan las causas reales de los hallazgos. Así como establecer controles para ejecutar ydesarrollar las actividades propuestas dentro de los tiempos establecidos, dado que se haincrementado la solicitud de plazos en cumplimiento de los planes de mejoramiento.

En cuanto al incremento de hallazgos en el Capitulo 4, se debe a la desactualización de losprocedimientos, instructivos, manuales y formatos que se utilizan en los procesos, así como eldesconocimiento, falta de divulgación, desorganización en la documentación y archivos de gestión.

Se evidenció la falta de acompañamiento, control y seguimiento al Programa Institucional de GestiónAmbiental - PIGA, en el cumplimiento del plan de acción entregado a la Secretaria del MedioAmbiente y la falta de registros y soportes de las actividades asociadas al programa.

A su vez se expone, que la Oficina Asesora de Planeación no coopero con la formación de auditoresen el Sistema Integrado de Gestión – SIG y con el desarrollo de las Auditorias Internas del Sistema

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de Gestión de la Calidad, dado que se convocó a los funcionarios formados de esta Oficina para lacapacitación y participación de las Auditorias, pero no se puso a disposición los auditores formadospor la entidad en SGC. Como parte del Sistema de Control Interno del IDRD, es importante resaltarque la OAP es la representante de la dirección para la adecuación de estos sistemas y responsabledel SGC. Si bien es cierto no pueden ser juez y parte en la implementación del SIG, pero si puedenaportar al fortalecimiento y mejoramiento del SGC, así como lo hacen los funcionarios de toda laentidad. El auditor del Sistema Gestión de Calidad, en el momento que entra a participar comoauditor, hace parte del equipo evaluador del sistema y transitoriamente se aparta de la partefuncional de la Oficina donde presta sus servicios y asume funciones de auditor del SGC.

Dado lo anterior no se observa cooperación, participación y trabajo en equipo por esta Oficina, parafacilitar el desarrollo de las Auditorias Internas y permitir el logro del objetivo propuesto en elPrograma Anual de Auditorias de esta vigencia.

Como resultado de las Auditorias Internas de Calidad 2015, se realizan las siguientesobservaciones y recomendaciones, con el fin de que se registren como oportunidades demejora:

• Fortalecer en los procesos misionales en la identificación, registro, control, tratamiento, trazabilidaddel producto no conforme, así como la actualización de los procedimientos que enuncian este tema.

• Actualizar y/o revisar los procedimientos, instructivos, fichas y formatos de los procesos quetengan más de un año de aprobación, si se requiere, en razón de los nuevos cambios normativosy/o actividades que se realizan en el presente.

• Se evidencia que el área de Desarrollo y Gestión Comunitaria no cuenta con procesos,procedimientos y formatos en general, área que viene desarrollando funciones directamente con lacomunidad y/o la ciudadanía desde el 2013, además de interaccionar directamente con losprocesos misionales por medio de actividades que no se están controlando, evaluando y midiendode acuerdo al Sistema de Gestión de la Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno.

• Establecer la coordinación de las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes PQRS de la UnidadCiencias Aplicadas al Deporte – UCAD con el Área de Atención al Cliente, dado que estainformación no se esta teniendo en cuenta, no se controlan las respuestas en cuanto a sucontenido y oportunidad.

• Tomar acciones frente al proceso Gestión UEL dado que desde el 2010, ha venido decayendo suoperatividad y sus funciones son mínimas de conformidad con el Decreto 101 de marzo del 2010.Igualmente evaluar la viabilidad de retirar este proceso del Sistema de Gestión de la Calidad, enrazón que no esta aportando ningún beneficio, producto y/o servicio interno; no reportan accionesen el plan operativo, no tiene riesgos, ni indicadores, sus funcionarios han sido reubicados.

• Aumentar el grupo auditor, así como capacitarlo en el Sistema Integrado de Gestión en referentecon la norma NTD SIG 001: 2011, en razón a la puesta en marcha de este sistema a partir del 1 deenero de 2015.

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CONCLUSIÓN GENERAL

En general se concluye y se evidencia que se mantiene el Sistema de Gestión de la Calidad delIDRD, así mismo se da cumplimiento al objetivo del programa de auditoria “Verificar el mejoramientocontinuo del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, laeficacia, eficiencia y efectividad, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos en la norma(NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), los legales y demás requisitos complementarios.”.

No obstante, se debe fortalecer principalmente los requisitos de las normas de calidad de elCapítulos 4, que se relaciona con el control de registros y documentos principalmente, así comoestablecer controles más efectivos en la supervisión de contratos, seguimiento al presupuestoasignado en cada proyecto y el cumplimiento de la normatividad interna con el fin de lograr elmejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto.

• Seguir aumentando el personal que conforma el grupo auditor del Sistema de Gestión de laCalidad, en razón a que la próxima vigencia entra en operatividad el Sistema Integrado deGestión, el cual contiene seis subsistemas más.

• Capacitar a los nuevos auditores y fortalecer conocimientos con los antiguos en el uso delaplicativo ISOLUCION.

• Continuar con la capacitación de auditores internos en los temas relacionados con el SistemaIntegrado de Gestión y la norma NTD-SIG 001:2011, en razón de la multiplicidad de temasque vincula esta norma.

Realizar las auditorias en el tercer trimestre, dado que el último trimestre se presentan más factoresinternos y externos, y a su vez se programa la auditoria con el Ente Certificador al final de lavigencia, esto con el fin de tener organizada la documentación y avances de los planes demejoramiento de los hallazgos que se reporten.

3. FOMENTO DE LA CULTURA DE AUTOCONTROL

3.1 Autoevaluación.

Se difundió la encuesta “ AUTOEVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO” en cumpli-miento de la normatividad vigente y del Procedimiento interno establecido, encuesta que fue remitidaa través del correo electrónico para ser diligenciada individualmente por cada uno de los funcionariosdel Instituto, fue contestada por setenta y tres (73) servidores públicos (44 servidores de planta, 25contratistas y 4 personas no identificadas), obteniendo un puntaje del Sistema de Control Interno3,85 en un rango de adecuado y en cuanto al eje trasversal “Información y Comunicación” 3,79 ran-go adecuado. Se remitió el Informe a todas las dependencias por medio del memorando No. 45581322 de diciembre 2015.

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3.2 Boletines

Se publicaron los Boletines No. 22, en enero 22 de 2015: “Autocritica a la Gestión realizada en el2014”; No. 23, en febrero 19 de 2015: “Autocontrol en la custodia, manejo y disposición de laInformación del IDRD; No. 24 en marzo 5 de 2015: “Ley de Transparencia y del Derecho de Accesoa la Información Pública” Parte I; No. 25, en marzo 13 de 2015: “ “Ley de Transparencia y delDerecho de Acceso a la Información Pública”, Parte II y No. 26, en marzo 27 de 2015, “Autocontrolen las Actuaciones Administrativas”.

Se publicaron los Boletines No. 27, en abril 15 de 2015: “Informe Ejecutivo Anual de Control Interno”;No. 28, en abril 22 de 2015, “El Sistema Integrado de Gestión – SIG”; No. 29, en mayo 7 de 2015,“La Prevención del Daño Antijurídico en los Procesos de Contratación”; No. 30, en mayo 22 de 2015:“Notas para una Mayor Transparencia en la Contratación del IDRD”; No. 31, en junio 9 de 2015:“Sistema de Control Interno en el IDRD”; No. 32, en junio 22 de 2015: “Campo de Acción de lasOficinas de Control Interno”; No. 33, en junio 30 de 2015: “Fortalecer la Vigilancia y Control en laGestión”.

Se publicaron los Boletines No. 34, en julio 10 de 2015: “Las Buenas Prácticas en el IDRD”; No. 35,en julio 21 de 2015, “Nueva Regulación del Derecho de Petición”, No. 36, en agosto 3 de 2015, “ElRiesgo de Colusión en la Contratación Pública”; No. 37, en agosto 20 de 2015: “La Política Públicade Transparencia, Integridad y No Tolerancia con la Corrupción en Bogotá; No. 38, en septiembre 16de 2015: “La Importancia de los Estudios del Sector”.

Se publicaron los Boletines No. 39, en octubre 2 de 2015: “Auditorias Internas del Sistema deGestión de Calidad 2015”; No. 40, en octubre 20 de 2015: “Quejas sobre posibles Actos deCorrupción”; No. 41, en noviembre 9 de 2015, “Informes de Gestión y Entrega de Cargos”; No. 42,en noviembre 19 de 2015, “Informe Auditorías de Gestión de Calidad IDRD – 2015”; No. 43, ennoviembre 26 de 2015, “Reporte e Investigación de Accidentes Laborales SISO; No. 44, endiciembre 11 de 2015, “La Importancia de la Evaluación y Autoevaluación”. No. 45, en diciembre 31de 2015 “Resultados de la Autoevaluación del SCI del IDRD”.

4. RELACIÓN CON ENTES EXTERNOS

4.1 Informes

- Informe sobre el uso del software legal: En cumplimiento de las Circular No. 04 de diciembre 22 de2006, emitida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de lasentidades del Gobierno Nacional y Territorial y Circulares No. 12 de febrero 2 de 2007 y No. 17 dejunio de 2011, expedida por el Director General de la Unidad Administrativa Especial DirecciónNacional de Derecho de Autor, respecto a la verificación, recomendaciones, seguimiento yresultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derechos de autor sobre programasde computador (software), se remitió por medio del aplicativo que habilitó la Dirección Nacional de

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Derechos de Autor en su sitio web en el plazo establecido.

- Informes Decreto 370 del 2014

En cumplimiento con lo establecido en los Decretos 370 de 2014 de la Alcaldía Mayor de Bogotá y laCircular 160 de 2013 Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, esta Oficina remitió los tresinformes a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en un aplicativo diseñado para estefin, así mismo se registró los eventos y/o causas que han originado el incumplimiento de la meta yque acciones se tomaron o tomarán en el caso que sea necesario.

- Relación de las Causas que Impactan los Resultados de los Avances de la Gestión Presupuestal,Contractual y Física en Cumplimiento de las Metas del Plan de Desarrollo de la Entidad u Organismo(Se remitió por correo electrónico reportesjci@alcaldiabogota.gov.co el 13 de febrero, 31 de julio de2015)

- Relación de los Diferentes Informes que Haya Presentado y Publicado, en Cumplimiento de susFunciones y Sobre la Ejecución del Programa Anual de Auditorías. (Se remitió por correo electrónicoreportesjci@alcaldiabogota.gov.co el 13 de febrero de 2015, 31 de julio de 2015)

- Informe Avance Sistema Integrado de Gestión (Se remitió certificado generado por el aplicativo porcorreo electronico reportesjci@alcaldiabogota.gov.co el 13 de marzo de 2015 y por oficio radicadoNo. 317111 el 20 de marzo de 2015 y su segunda medición el 31 de julio de 2015

- Rendición Cuentas SIVICOF.

Se rindieron la cuenta anual y las mensuales a la Contraloría de Bogotá a través del aplicativoSIVICOF en las siguientes fechas:

La cuenta anual de 2014, se envío del 10 al 19 de febrero de 2015.

La cuenta del mes de diciembre de 2014 se rindió el 13 de enero de 2015; la cuenta de enero de2015 fue enviada el 9 de febrero de 2015 y la de febrero de 2015 se remitió el 10 de marzo de 2015.La cuenta del mes de marzo de 2015 fue enviada el 13 de abril de 2015; la cuenta de abril se rindióel 11 de mayo de 2015 y la la de mayo de 2015 se remitió el 10 de junio de 2015. La cuenta del mesde junio de 2015 fue enviada el 8 de julio de 2015; la cuenta de julio se rindió el 18 de agosto de2015 y la de agosto de 2015 se remitió el 9 de septiembre de 2015. La cuenta del mes deseptiembre de 2015 fue enviada el 8 de octubre de 2015; la cuenta de octubre se rindió el 11 deoctubre de 2015 y la de noviembre de 2015 se remitió el 10 de diciembre de 2015.

- Plan de Mejoramiento Contraloría Distrital.

A través de Radicados No. 8601 del 30 de enero de 2015, se remitieron los soportes

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correspondientes a los hallazgos con fecha de terminación 31 de julio de 2014 y No. 16261 del 13 defebrero de 2015 y los soportes correspondientes a los hallazgos con fecha de vencimiento a 31 dediciembre de 2014, y el seguimiento de los hallazgos que se vencen el 31 de mayo de 2015, a laContraloría de Bogotá, que se encuentran en el desarrollo de la Auditoria Regular vigencia 2014.

Mediante Radicado 20151010074711 del 17 de junio de 2015, se envío a la Contraloría Distrital elPlan de Mejoramiento de la Auditoria Regular vigencia 2014, PAD 2015.

Con Radicado 20151500137461 del 23 de octubre de 2015, se envío a la Contraloría Distrital el Plande Mejoramiento de la Visita de Control Fiscal Código 581 vigencia 2014, PAD 2015.

Mediante Radicado 20151500168871 del 30 de diciembre de 2015, se envío a la Contraloría Distritalel Plan de Mejoramiento de la Auditoria Seguimiento a Contratos de Suministros Código 278, PAD2015.

A través de Radicado 20151500168841 del 30 de diciembre de 2015, se envío a la ContraloríaDistrital el Plan de Mejoramiento de la Auditoria Evaluación a los Contratos Interadministrativos yConvenios de Asociación Código 279, PAD 2015.

Mediante Radicado 20151500169251 del 30 de diciembre de 2015, se envío a la Contraloría Distritalel Plan de Mejoramiento de la Auditoria Evaluación a la Construcción y Adecuación de ParquesMetropolitanos y Zonales Código 280, PAD 2015.

- Seguimiento Plan de Mejoramiento de la Contraloría Distrital.

La Oficina de Control Interno, ha venido desarrollando las mesas de trabajo para el seguimiento alPlan de Mejoramiento con las diferentes Áreas, Radicados No. 17413, 17423, 17433, 1743, 17453del 22 de enero; No. 79653 del 11 de marzo, 81423 del 12 de marzo y 97013 del 24 de marzo;Radicados No. 145893 del 30 de abril; No. 150723 y 150933 del 7 de mayo, Radicados Nos. 262003del 22 de julio; Rad 281493 del 11 de agosto; Rad 284603 del 12 de agosto; Rad 291863 del 21 deagosto; Rad 293523 del 24 de agosto y Rad 294673 del 25 de agosto; Rad 359643 del 27 deoctubre, Rad 365553 del 27 de octubre, Rad 380203 del 5 de noviembre, Rad 400473 del 13 denoviembre, Rad 406673 del 23 de noviembre, Rad 411513 del 26 de noviembre y Rad 459853 del 24de diciembre de 2015. Igualmente se han generado actas de reunión las cuales reposan en la AZ deseguimiento del Plan de Mejoramiento junto con los soportes entregados por las diferentesDependencias.

4.2. Controles de Advertencia.

- Convenio de Cooperación No. 2322 de 2013 IDRD-UDCA Advertencia -No.10000-03486 del 05 demarzo de 2014 de la CONTRALORIA DISTRITAL DE BOGOTÁ D.C.

La Oficina de Control Interno – OCI- realizó seguimiento a Control de Advertencia -Convenio deCooperación No. 2322 de 2013 IDRD-UDCA-No.10000-03486 de la CONTRALORIA DISTRITAL DEBOGOTÁ D.C., destacándose durante el 1er trimestre del año 2015 lo siguiente:

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-Para atender el reporte a realizar por medio del Director General y del Jefe de la Oficina de ControlInterno, se envió a la Secretaria de Cultura Recreación y Deporte, documento con radicado con No.20151500000621 de 2015-01-06 sobre Seguimiento Trimestral al avance del plan, para atender elControl de Advertencia, del periodo del 4to Trimestre del año 2014.

-Con memo 20151500071893 de 2015-03-04 por parte de la OCI, se convocó a SubdirecciónTécnica de Deportes y Recreación, responsable de ejecutar plan de acción para atender estecontrol, a reunión en esta oficina el día viernes 06 de marzo de 2015, la cual se reprogramó y llevó acavo el siguiente 24 de marzo junto con el Director, con el objeto de tratar esta materia y el estadode cada una de las acciones del plan para evitar los riesgos asociados (Se levanto acta).

-Para atender el reporte a realizar por medio del Director General y del Jefe de la Oficina de ControlInterno, se envió a la Secretaria de Cultura Recreación y Deporte, documento con radicado con No.20151500036991 del 2015-03-25 sobre Seguimiento Trimestral al avance del plan, para atender elControl de Advertencia, del periodo del 1er Trimestre del año a Marzo de 2015, en Respuesta aRad.SCRD 20151010030281 – IDRD 2015210006193.

-Con oficio 20151500039471 de 2015-03-31 del Jefe de la OCI dirigido al Director General de laEntidad, se trató PERSISTENCIA DE VACIOS DE INFORMACIÓN DE CONTROL del Convenio,solicitada a la Subdirección Técnica de Deportes y Recreación, dependencia responsable.

Se realizó un seguimiento interno por parte de la Oficina, se evidencia por medio de acta, formato decontroles de advertencia. Memorando No. 204583 del 9 de junio de 2015.

Por sentencia de la Corte Constitucional C103- del 11 de marzo de 2015 se declaró inexequible lafunción de advertencia de las Contralorías. Sin embargo, frente al Control de Advertencia sobre elCONVENIO DE COOPERACIÓN No. 2322 DE 2013 IDRD-UDCA, originado anteriormente por laContraloría de Bogotá con Ref.: No.10000-03486 del 04 marzo de 2014 y frente al al plan ya trazadopor la entidad para mitigar los riesgos asociados, por parte de la OCI se consideró prudentecontinuar efectuando seguimiento al desarrollo del plan, por lo que se programó seguimiento paraseptiembre sobre avances del plan durante el tercer trimestre de 2015.

Por sentencia de la Corte Constitucional C103- del 11 de marzo de 2015 se declaró inexequible lafunción de advertencia de las Contralorías. Sin embargo, frente al Control de Advertencia sobre elCONVENIO DE COOPERACIÓN No. 2322 DE 2013 IDRD-UDCA, originado por la Contraloría deBogotá con Ref.: No.10000-03486 del 04 marzo de 2014, por parte de la OCI al considerarloprudente, se ha continuado efectuando seguimiento al desarrollo del plan trazado por la entidad paramitigar los riesgos asociados.

Se realizó seguimiento sobre avances del plan, durante el cuarto trimestre de 2015 en el mes deoctubre y diciembre. El primero mediante comunicado con radicado 20151500352473 del 15 deoctubre, cuyos resultados se enviaron mediante oficio con radicado del IDRD, 20151500146461 de

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2015-11-12 a la Veeduría Distrital y a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor (en respuesta a lasolicitud recibida con el radicado IDRD 20152100273282 del 23 de oct. de 2015 (Ref. Sec. Gral. A.M.Rad. 2-2015-46991 –Circular No. 139). Para el segundo, se convocó a reunión de seguimiento pormedio de memorando con radicado Orfeo No.20151500455623 de 2015-12-22; la cual se adelantóen la Oficina de Control Interno el día 28 de diciembre de 2015.El Subdirector Técnico de Recreacióny Deporte, solicitó cierre del control de advertencia por memo 20155100465783 del 30 de diciembre.

4.3 Solicitudes recibidas.

Se realizaron seguimientos a los requerimientos de los Entes de Control y Vigilancia con lossiguientes oficios recibidos: Concejo de Bogotá: 139; Personería de Bogotá: 360; Alcaldía Mayor:43; Contraloría de Bogotá: 257; Veeduría Distrital: 106; Cámara de Representantes: 1; Secretaria deCultura Recreación y Deporte: 10; Fiscalía: 20; Procuraduría General de La Nación: 28, Congresode la República: 2; Senado de la República 2; Contraloría General: 3; Usuarios Varios: 21.

5. OTROS

- Audiencias de cierre y adjudicación y Comité de Contratación.

Se realizó acompañamiento permanentemente a las audiencias de cierre y adjudicación de losdiferentes procesos contractuales, así como asistencia a las reuniones del Comité de Contratación yseguimiento a las actividades contractuales a través del SECOP.

- Comité Sistema Integrado de Gestión – SIG, Se realizó el 12 de febrero de 2015 (Acta No. 42) enla Sala de Juntas de la Dirección General, presentando el plan operativo y el programa anual deauditorias vigencia 2015 de la Oficina de control interno para su aprobación.

La modificación a la programación de las auditorias internas de calidad se aprobó el día 15 deseptiembre de 2015 (Acta No. 43) por el Comité del Sistema Integrado de Gestión para serdesarrolladas entre el 5 al 9 de octubre de 2015.

- Programa Anual de Auditoria Oficina de Control Interno IDRD: De acuerdo al Decreto DistritalNo. 370 de 2014 y como Jefe de la Oficina de Control Interno, se remitió copia del Programa Anualde Auditorias del IDRD vigencia 2015 a la Subdirectora de Talento Humano de la Secretaría Generalde la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., con la previa aprobación del Comité del Sistema Integrado deGestión (Acta No. 42) igualmente se subió al aplicativo dado por la Secretaria General – DirecciónDistrital de Desarrollo Institucional.

Se realizó una modificación al Programa Anual de Auditorias del IDRD, la cual fue aprobada por elComité del Sistema Integrado de Gestión (Acta No. 43) realizadó el 15 de septiembre de 2015 y seremitió a la Subdirección de Talento Humano de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor deBogotá D.C. por medio del memorando No. 119621 de el 18 de septiembre de 2015, igualmente sesubió al aplicativo por la Secretaria General – Dirección Distrital de Desarrollo Institucional.

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ALCALDíA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTtJRA. RECREACION y DEPOflTEInsolu\Q Otr,lrUI oe Recno.<ICión1 Ooportft

- Acompañamiento y Asesoría: Se efectuó acompañamiento a gestión del PROYECTO ALIANZAPUBLICO-PRIVADA COLISEO CUBIERTO EL CAMPíN y proceso de validación de la propuestacorrespondiente; la Oficina de Control Interno planteó observaciones y sugerencias en reuniones alas que se le convocó y asistió. (28 de julio, 14 agosto, 20 de agosto, 30 de septiembre, 24 deseptiembre, 25 de septiembre).

- Resolucíón Comíté de Coordínacíón del Sístema de Control Interno del lORD: Se activa yproyecta la resolución por medio de la cual se crea el Comité de Coordinación del Sistema deControl Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, Resolución No. 1185 de 28 dediciembre de 2015.

Cordialment

LUIS FRA I CO CANT CÉSPEDES

Elaboró: Carmen Rosa Nocua Pérez - Profesional OfiCina de Controlln.J¡¡")o (E) cffrEduardo Torres Lugo - Profesional Oficina de Controllntern~

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