informe de rendiciÓn de cuentas aÑo 2018 · escuela superior tecnolÓgica de artes dÉbora arango...

ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

INFORME RENDICIÓN DE CUENTAS

Código: DP-FO-08

Versión: 1 Fecha de Aprobación:

01/06/2015

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INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS

AÑO 2018

FECHA: Marzo 29 de 2019

Juan Carlos Mejía Giraldo

Rector



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CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN ......................................................................................................................... 3

2. INFORME DE REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA .............................................. 4

2.1 Organización .............................................................................................................................. 4

2.2. Medios de Comunicación utilizados para la invitación a la Audiencia ..................................... 5

2.3 Desarrollo de la Audiencia ........................................................................................................ 8

ANEXOS .......................................................................................................................................... 10

ANEXO 1: GUIÓN PRESENTACIÓN DE INFORME RENDICIÓN DE CUENTAS .................................. 10

ANEXO 2: INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS AÑO 2018 ....................................................... 17

ANEXO 3: RESULTADOS DE EVALUACIÓN DE AUDIENCIA PÚBLICA. ............................................. 28

ANEXO 4: PREGUNTAS O PROPUESTAS AUDIENCIA PÚBLICA ....................................................... 28



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1. PRESENTACIÓN

La audiencia pública de rendición de cuentas de la Escuela Superior Tecnológica de Artes Débora Arango permite la interacción con la comunidad académica, grupos de interés, grupos de valor, proveedores y ciudadanía en general a través de la publicación y entrega de información clara y oportuna de los resultados de la Gestión realizada y del avance del cumplimiento del Plan Estratégico Institucional. Así mismo, la rendición de cuentas es una expresión de control social que comprende acciones de petición de información y explicaciones, este proceso tiene como finalidad la búsqueda de la transparencia de la gestión de la Administración Pública y a partir de allí lograr la adopción de los principios de Buen Gobierno, eficiencia, eficacia y transparencia, en la cotidianidad del servidor público. En este sentido, la Entidad establece procesos permanentes de interacción con sus grupos de interés, proveedores y comunidad en general para la presentación de aspectos relacionados con su gestión y sus resultados, estableciendo un diálogo con la ciudadanía y demás partes interesadas que permite mantener una gestión transparente.

El proceso de rendición de cuentas en la Institución, es permanente y para realizarlo se tienen en cuenta las siguientes estrategias, tales como:

Publicación de información en el Portal Web

Informe al Concejo Municipal y Consejo Directivo

Información permanente en redes sociales

Información sobre el contexto Institucional con la comunidad académica a modo de presentación con retroalimentación de los estudiantes, empleados y directivos.

Boletines virtuales o impresos.

Información por correo electrónico

Publicación de información en carteleras.

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas al finalizar cada vigencia,

La divulgación permanente de la Rendición de Cuentas en nuestro Portal WEB www.deboraarango.edu.co,

Informes de Gestión presentados a los entes rectores, entes de vigilancia y de control.

En la Escuela la Estrategia de Rendición de Cuentas incluye la evaluación y seguimiento de nuestro plan de acción anual, el Plan Estratégico y el cumplimiento de los objetivos y las metas de corto, mediano plazo; así como las actividades y la asignación de los recursos para alcanzar tales metas con el fin de responder por su gestión ante la ciudadanía, recibir sus opiniones y formular acciones de mejora, así como contribuir a prevenir la corrupción.

http://www.deboraarango.edu.co/



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2. INFORME DE REALIZACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA

2.1 Organización

En cumplimiento a lo dispuesto en la ley, LA ESCUELA SUPERIOR TECNOLOGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO realizó el 29 de marzo de 2019 la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas correspondiente a la vigencia 2018 estableciendo las siguientes responsabilidades: 2.1.1. Presidente de la Audiencia: Dr. Juan Carlos Mejía Giraldo, en calidad de Rector y Representante Legal de la Institución Funciones: a. Velar por la adecuada dirección, organización, ejecución y evaluación de las actividades relacionadas con la Audiencia. b. Garantizar la convocatoria y participación de los miembros de la comunidad directamente afectada por la gestión de la entidad, en la Audiencia Pública. c. Presentar el informe Institucional relacionado con el tema definido a tratar en la Audiencia Pública. 2.1.2 Coordinador de la Audiencia: Ing. Jairo Alberto Muñoz Díaz, quien se desempeña como Asesor de Direccionamiento y Planeación Institucional. Funciones: a. Elaborar los formatos e instrumentos a que haya lugar para la realización de las actividades de inscripción, organización y evaluación de la Audiencia Pública. b. Coordinar con los funcionarios de la entidad la logística del evento. c. Garantizar el cumplimiento del proceso de inscripción de propuestas.

d. Velar por el adecuado cumplimiento del proceso de convocatoria a las organizaciones

de base, y a la comunidad en general, así como por la evaluación de la Audiencia Pública.

2.1.3 Moderadora de la Audiencia: Juliana Maya Jaramillo - Comunicaciones Funciones: a. Organizar la agenda del evento y velar por su cumplimiento de acuerdo a los términos establecidos. b. Elaborar el guion y se establecen las reglas para la participación de la comunidad en la Audiencia Pública. c. Leer el protocolo para la participación de la comunidad, estableciento las reglas para la intervención durante la realización de la Audiencia Pública. d. Coordinar el uso de la palabra de los participantes en la Audiencia Pública. e. Coordinar la grabación y posterior difusión de la Audiencia Pública. e. Publicar en el Portal Institucional la información de la audiencia y su respectiva evaluación en cumplimiento del componente 3 de la ley anticorrupción y Atención al Ciudadano.



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2.1.4 Evaluador de la Audiencia: Iván Darío Chalarca, Asesor De Control Interno Funciones: a. Evaluar la participación, conformidad y cumplimiento de expectativas de la comunidad con respecto a la Audiencia Pública que se realice, que haya participación de la comunidad educativa y se realice la encuesta de evaluación. 2.1.5 Como personal de apoyo: para la realización de la Audiencia Pública, se designó a los siguientes funcionarios:

1. Responsables del registro de asistentes de Ingreso: Veronica Toro, Jina Muriel, Alejandra García. 2. Responsables de organización y socialización de preguntas: Andrea Vásquez Jaramillo,

John Fredy Quintero

2.2. Medios de Comunicación utilizados para la invitación a la Audiencia

Los medios de comunicación utilizados para la invitación a la Audiencia Pública de

Rendición de Cuentas fueron correo electrónico, el Portal web, Fondos de pantalla de los

equipos de cómputo de la Institución, redes sociales, carteleras institucionales, invitación

directa, Medio de difusión Municipal Envigado te Informa, estas son las evidencias:

PUBLICIDAD PARA LA AUDIENCIA

Publicidad en el Portal WEB



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Publicidad enviada por correo electrónico:

AGÉNDATE!

Tenemos una fecha para la

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas - vigencia 2018

La Escuela Superior Tecnológica de Artes Débora Arango, en cabeza del

rector Juan Carlos Mejía Giraldo, informa a la comunidad y grupos de

interés que la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas de la vigencia

2018, se realizará el próximo viernes 29 de marzo de 2019 a las 10:00

a.m. en el Auditorio 1.15 de la Institución (Calle 39 Sur # 39-08)

Esperamos contar con tu participación y hacer de este proceso una

expresión de control social que busca la adopción de los principios de

Buen Gobierno, eficiencia, eficacia, transparencia y rendición de cuentas

en la cotidianidad del servidor público.



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Publicidad Interna en nuestra LAN



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Publicación en Carteleras

Publicación en redes sociales e Intranet



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Publicidad en medios locales



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Publicidad en redes sociales



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2.3 Desarrollo de la Audiencia

La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas se realizó en la fecha programada, en el auditorio de la Institución, con una participación de 147 asistentes. Se da apertura de manera Oficial a las 10:15a.m. Se realiza la socialización a cargo del Dr. Juan Carlos Mejía Giraldo, Rector de la Institución, además, fueron invitados los líderes de los ejes misionales y el Director administrativo y Financiero de los siguientes temas:

Plan Estratégico Contribución al Plan de Desarrollo Municipal Ejes estratégicos: Aseguramiento de la Calidad Calidad Académica Ampliar y Cualificar la Oferta Académica Internacionalización y Movilidad Fortalecimiento del Sistema de Investigación Fomentar la presencia-reconocimiento de la investigación en el Contexto Nacional Fomentar los procesos de Investigación Formativa Fortalecimiento de la Gestión Administrativa, Financiera, Talento Humano y

Bienestar Institucional. Mejorar los Procesos Administrativos de la Institución Fortalecer la Cultura de la Planeación y el Autocontrol Fortalecer el Programa de Gestión del Bienestar Institucional Fortalecer el vínculo con los Egresados Desarrollo Físico e Infraestructura Tecnológica de la Institución Fortalecer la Infraestructura Física Fortalecer la Infraestructura Tecnológica y Bibliográfica Articulación, Responsabilidad social y proyección estratégica Fortalecimiento de los programas de Formación Continua Fortalecimiento de los Grupos de Proyección Institucional Fortalecer la Regionalización de la Extensión Fortalecimiento y Posicionamiento de la imagen Institucional Generar Espacios de Articulación con las Politicas Nacionales, Regionales y

Locales. Premios y condecoraciones que se recibieron en la Institución y a algunos

estudiantes. Gestión Administrativa y Financiera Avances Proyecto Nueva Sede



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PRESENTACIÓN DE INFORME RENDICIÓN DE CUENTAS

Se realiza presentación magistral por parte del rector, líderes de ejes misionales y por

parte del director Administrativo y Financiero.

La presentación es publicada en nuestro portal Web Institucional en el proceso de

Direccionamiento y Planeación Institucional y también bajo el vínculo de MIPG.

Para la presentación de la audiencia Pública de Rendición de Cuentas se tiene en cuenta

los informes de gestión entregados por los lideres a fin del año 2018, la revisión por la

Dirección, el plan de acción institucional integrado al plan estratégico “Mi Corazón es

Débora 2016 – 2019”

Se realiza la selección de la información, las fotografías que sirven como evidencia y la

información suministrada y validada por cada líder de proceso.

ESPACIO PARA LA COMUNIDAD EN LA RENDICIÓN DE CUENTAS

Posterior a la presentación, se abre el espacio para las intervenciones de la comunidad y se entrega del formato de preguntas o propuestas de la audiencia pública (DP-FO-25) y se entregan a las personas dispuestas para su recolección, luego la moderadora las lee en público y les da el trámite correspondiente para ser clasificarla y agruparla. (asesores de la Institución) Para la audiencia realizada del año 2018, solo se recibió una felicitación por parte de un asistente. Siendo las 12:05 p.m. Se da el cierre de la Audiencia Pública.



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ANEXOS

ANEXO 1: GUIÓN PRESENTACIÓN DE INFORME RENDICIÓN DE CUENTAS

El siguiente es el guion que se utilizó en la rendición de cuentas realizada el 29 de marzo

de 2019.

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas (vigencia 2018)

Escuela Superior Tecnológica de Artes Débora Arango.

GUIÓN

Buenos día.

La Escuela Superior Tecnológica de Artes Débora Arango, les da la bienvenidos a la

Audiencia Pública de Rendición de Cuentas vigencia 2018.

Este es un espacio de participación y ejercicio ciudadano; en el cual el rector de la

Institución Juan Carlos Mejía Giraldo y su equipo de trabajo se dirigen a la comunidad con

el propósito de presentar el resultado de la gestión desarrollada durante la vigencia 2018.

La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, es un espacio estratégico

y de construcción colectiva que permite a la Escuela Superior Tecnológica de Artes

Débora Arango generar canales de comunicación con sus grupos de interés, teniendo

como objetivo principal el fortalecimiento de la transparencia en la gestión pública,

adoptando principios de Buen Gobierno, eficiencia, eficacia y efectividad en su quehacer

diario; sirviendo además de insumo para generar acciones de mejora o correctivas bajo

principios de calidad.

La Rendición de cuentas está enmarcada en la Constitución Política de Colombia con el

fin de controlar el ejercicio del poder ejecutivo por parte de los ciudadanos, es así que



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mediante la Ley 489 de 1998 se estableció que todas las entidades y organismos de la

administración pública tienen la obligación de desarrollar su gestión acorde con los

principios de la democracia participativa y democratización de la gestión pública, para lo

cual dichas organizaciones deben realizar la rendición de cuentas a la ciudadanía.

Así mismo mediante el Conpes 3654 de 2010, “por el cual se establece la Política de

Rendición de Cuentas"; la Ley 1712 de 2014, “por medio de la cual se crea la ley de

transparencia y del derecho de acceso a la información Pública Nacional y se dictan otras

disposiciones”; y el Manual Único de Rendición de Cuentas, del Departamento

Administrativo de la Función Pública, se reitera el compromiso de realizar esta actividad

que promueve los principios de Transparencia y Participación Ciudadana.

Es por esto que la rendición de cuentas presupone, pero también fortalece la

transparencia del sector público, el concepto de responsabilidad de los gobernantes y

servidores y el acceso a la información como requisitos básicos.

Extendemos un saludo a las personas que nos acompañan en la tarima:

Rector de la Institución, Juan Carlos Mejía Giraldo

La Vicerrectora Académica Paola Cristina Gómez Cano.

Vicerrector Administrativo y Financiero, Diego Alejandro Castro Fernández.

La jefe de la oficina de Investigación, Ruth Verónica Muriel López.

El jefe de Extensión y Proyección Social, Jhonatan Andrés Betancur Vanegas.



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La dinámica del evento fue la siguiente:

Nuestro rector, el doctor Juan Carlos Mejía Giraldo va a liderar la exposición donde se

evidenciarán los avances y los logros de la vigencia 2018, así mismo competiremos los

conceptos de las personas que han ayudado a construir estos logros.

Igualmente, recibiremos por parte de la comunidad sus preguntas e inquietudes las cuales

serán resueltas al final de la actividad.

Tendremos dos compañeros que estarán haciendo entrega de un formato de registro de

preguntas, el cual después de ser diligenciado debe ser entregados estas mismas

personas; quien los clasificará según la unidad de materia; posteriormente serán

trasladadas a la mesa principal para dar respuesta.

En ese sentido, le damos la palabra al rector, Juan Carlos Mejía Giraldo, quien realizará la

Rendición de Cuentas.

HABLA RECTOR

Vamos a continuar resolviendo las inquietudes, estas fueron clasificadas por temas y en

ese mismo orden se les dará respuesta.

Les agradecemos su participación en la rendición de cuentas y los esperamos en la

próxima rendición de cuentas.

Siendo las 12:05p.m. se da por terminada la audiencia.



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ANEXO 2: INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS AÑO 2018



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ANEXO 3: RESULTADOS DE EVALUACIÓN DE AUDIENCIA PÚBLICA.

Se realiza la encuesta de la Audiencia Pública por medio del siguiente formato:

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EVALUACIÓN DE LA AUDIENCIA PÚBLICA

Código: DP-FO-24 Versión: 3

Fecha de aprobación: 28/03/2019

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AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Año de vigencia: _________

Seleccione el grupo de interés al que pertenece:

Estudiante _____ Docente _____ Personal Administrativo _____ Juntas acción

comunal ____________

Proveedores _____ Comités Zonales _____ Gobierno Local _____ Otros _____

Cuál? ______

1. Cree usted que la audiencia se desarrolló de manera:

a. Organizada _____

b. Desorganizada _____

2. La explicación inicial sobre cómo se desarrollaría la Audiencia Pública fue:

a. Clara _____

b. Confusa _____

3. La oportunidad de los asistentes inscritos para intervenir al final de la Audiencia

Pública fue:

a. Igual _____

b. Desigual _____

4. El informe de la Audiencia Púbica fue presentado de manera:

a. Claro _____

b. Confuso _____

5. ¿Cómo se enteró de la realización de la Audiencia Pública?

a. Por aviso público _____



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b. A través de la comunidad _____

c. Correo electrónico _____

d. Página Web _____

e. Redes Sociales _____

f. Otros medios de comunicación _____

6. La utilidad de la Audiencia Pública como espacio para la participación

ciudadana es:

a. Alta _____

b. Baja _____

7. Después de haber tomado parte en la Audiencia Pública, considera que su

participación en el control de la gestión pública es:

a. Muy importante _____

b. Importante _____

8. ¿Considera necesario continuar con la realización de Audiencias Públicas para

el control de la gestión Pública:

a. Sí _____

b. No _____

9. Recomendaciones finales:

____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

____________________________________________



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ANEXO 4: PREGUNTAS O PROPUESTAS AUDIENCIA PUBLICA

Se realizan las preguntas o propuestas a la Audiencia Pública por medio del siguiente

formato:

ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO PROCESO DIRECCIONAMIENTO Y PLANEACIÓN INSTITUCIONAL

PREGUNTAS O PROPUESTAS AUDIENCIA PÚBLICA

Código: DP-FO-25 Versión: 2

Fecha de aprobación: 28/03/2017

Página 1

Recomendación: Los hechos sobre los cuales se va a pronunciar deben estar

relacionados con los temas definidos para la Audiencia Pública de Rendición de

Cuentas.

LUGAR AUDIENCIA PÚBLICA CARPA CENTRAL DE LA ESCUELA

SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES

DÉBORA ARANGO

FECHA AUDIENCIA PÚBLICA 29 DE MARZO DE 2019

Seleccione el tipo de intervención que desea realizar en este ejercicio de construcción

ciudadana:

Pregunta abierta: _____

Petición ____ Queja ___ Reclamo ___ Sugerencia ____ Felicitación ____ Denuncia ____

DESCRIPCIÓN

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________



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________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Nombre y firma: (Opcional): ______________________________________________

Correo Electrónico (Opcional): ____________________________________________

Nombre y firma de quien recibe: ___________________________________________



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ANEXO 5: RESULTADOS DE LA TABULACIÓN DE LAS ENCUESTAS

RENDICIÓN DE CUENTAS AÑO 2018 - Marzo 29 de 2019

ESCUELA SUPERIOR TECNOLÓGICA DE ARTES DÉBORA ARANGO

TABULACIÓN DE AUDIENCIA PÚBLICA

PREGUNTA 1

Opciones Porcentaje Peso porcentual 10% Parcial Total

a 93 Organizada 93 93 9,3

b 1 Desorganizada

PREGUNTA 2


a 92 Clara 92 92 9,2

b 3 Confusa

PREGUNTA 3


a 81 Igual 81 81 8,1

b 4 Desigual

PREGUNTA 4


a 91 Claro 91 91 13,65

b 4 Confuso

PREGUNTA 5


a 36 Aviso Publico

88 88 8,8

b 27 A través comunidad

c 52 Correo electrónico

d 34 Página Web

e 28 Redes sociales

f 9 otros medios

PREGUNTA 6


a 90 Alta 90 90 13,5

b 5 Baja

PREGUNTA 7


a 64 Muy Importante 64 64 9,6

b 30 Importante



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PREGUNTA 8


a 92 Si 92 92 13,8

b 3 No

RESULTADO RENDICIÓN DE CUENTAS 2018 (Marzo 29 de 2019) 85,95

TOTAL ENCUESTAS PROCESADAS: 95

PERSONAS REGISTRADAS EN LA RENDICIÓN: 170 Asistentes

Los niveles de Satisfacción se miden de acuerdo a la siguiente escala:

ESCALA DE SATISFACCIÓN

81% - 100% SATISFACTORIO

61% - 80% ADECUADO

41% - 60% DEFICIENTE

0 - 40% INADECUADO

Al obtener el promedio de los ítems se obtiene un 85.95% de satisfacción, que está dentro

del rango (81%-100%) que indica un Nivel Satisfactorio.

PREGUNTAS, COMENTARIOS, SUGERENCIAS Y FELICITACIONES RECIBIDAS

DURANTE LA AUDIENCIA PÚBLICA DE RENDICIÓN DE CUENTAS

Durante la audiencia pública de rendición de cuentas del año 2018 que se realizó el 29 de

marzo de 2019, se recibió un solo formato “DP-FO-25 Preguntas o Propuestas de la

Audiencia Pública” diligenciado con dos felicitaciones y son las siguientes:

Felicitación

Autor: Anónimo

1. Me parece excelente las integraciones Débora, el Débora Fest fue un espacio de

esparcimiento totalmente recreativo y festejado, la acogida de la comunidad fue

exitosa.

2. El cineclub – foro va con toda, muy buenas proyecciones que nos educan y nos

contextualizan.



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Durante la audiencia se recibieron unas recomendaciones finales entregadas en el

formato “DP-FO-25 Evaluación de la Audiencia Pública” las cuales se describen a

continuación.

Recomendaciones finales:

1. A mi juicio, invitar a los líderes de las áreas fue un gran acierto. Fue una

posibilidad de visibilizar los procesos, las fortalezas y las posibles dificultades.

2. ¡Felicitaciones muy organizado todo ¡

3. Importante el cambio metodológico en la exposición

4. Ser un poco más concreto, para que no se invierta tanto tiempo

5. Sigan así por favor y gracias.

6. Está bien la rendición de cuentas

7. Zona de fumadores – no voletiemos esta sede ni la nueva

8. Motivar más a la participación de los estudiantes en este espacio.

9. Hacer más visible la publicidad sobre el lugar y hora de la audiencia.

10. Ser puntuales en lo que se está invirtiendo, la Débora tiene más demanda; por

ende, debe aumentar sus inversiones en la Institución y los subsidios de transporte

y almuerzos.

11. Felicitaciones por todo. Sin excepción cumplió en todos los aspectos, lo que la

audiencia exige.

12. El espacio final deberá ser más interactivo con los asistentes.

13. La programación de la rendición de cuentas se debe hacer durante la semana de

lunes a jueves que hay más estudiantes en la Institución.

14. Avisar los horarios días antes del evento.

15. Realizar el evento en un espacio cerrado que permita la concentración del público

asistente. Muy poco espacio para comentarios y preguntas.

16. Muy organizado.

17. Disminuir el tiempo general de la presentación máximo 1 hora.

18. Muy organizado. Me gustó

19. Excelente rendición muy clara y agradable felicitaciones

20. Excelente metodología a partir de la presentación colaborativa

21. Felicitaciones!!!

Atentamente,

Fecha: abril 12 de 2019

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