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OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL – ALCANCE - EVALUACIÓN AL SUMINISTRO Y DOTACIÓN EN LOSJUEGOS NACIONALES Y PARANACIONALES 2015

BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2016

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Director General Orlando Molano Pérez

Jefe Oficina de Control Interno Luis Francisco Cante Céspede

Grupo de trabajo Jairo Antonio Palacios Peña Profesional Especializado 6 (E)

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INFORME FINAL DE EVALUACIÓN AL SUMINISTRO Y DOTACIÓN EN LOS JUEGOSNACIONALES Y PARANACIONALES 2015

I. OBJETIVO

Realizar Evaluación a la entrega de kits deportivos para la participación de las delegacionesde deportistas bogotanos a los Juegos Nacionales y Paranacionales 2015, y así mismoevaluar la documentación registrada de entrega a los deportistas y delegaciones de los KITSdeportivos y que hallan sido firmadas.

II. ALCANCE

La evaluación inició con la solicitud de información a las áreas correspondientes(Subdirección Técnica de Recreación y Deportes y Área de Almacén), en el marco delContrato 3588 de 2015, suscrito entre el Comité Olímpico Colombiano y el IDRD: Analizandola información suministrada por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes yadicionalmente realizando las llamadas telefónicas a los deportistas y al personal técnico yde apoyo. Por último se generaron las observaciones de acuerdo a las evidenciasencontradas, sean estas de carácter documental o teniendo en cuenta la informaciónsuministrada tanto en entrevistadas como en análisis realizados.

III. METODOLOGIA

Se realizó la evaluación de acuerdo al procedimiento de auditorías internas de controlinterno y a las normas de auditoria generalmente aceptadas, las cuales incluyenindagaciones, obtención de evidencias y/o soportes, con el fin de obtener de apoyar lasconclusiones obtenidas.Al final de la evaluación se obtuvo como resultado este informe indicando lasobservaciones, hallazgos y/o oportunidades de mejora.

IV. GENERALIDADES Y ANTECEDENTES

Teniendo en cuenta que el calendario deportivo del año 2015, incluyo la participación de laCiudad de Bogotá D.C., en los juegos Nacionales y Paranacionales, que se desarrollaronprincipalmente en las ciudades de Quibdó, Cali, Bogotá, Ibagué, entre otras. El InstitutoDistrital de Recreación y Deporte – IDRD dispuso a nivel Dstrital de un presupuesto y unosrecursos para la dotación, trasporte, logística y en general para la participación deportiva enlas diferentes modalidades y disciplinas de los juegos. En el marco del desarrollo se firmó elcontrato No. 3588 de 2015, con el Comité Olímpico Colombiano – COI, cuyo objeto fue“Prestar los servicios de apoyo para garantizar la preparación y participación de los atletasdel registro de Bogotá del sector convencional y paralímpico en las diferentes competencias

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nacionales e internacionales, clínicas de entrenamiento, concentraciones deportivas,contratación, capacitación y actualización del talento humano que hace parte de laestructura de Rendimiento Deportivo, organización de campeonatos, implementación eindumentaria deportiva, como parte de su preparación y participación en los diferenteseventos deportivos pertenecientes al Ciclo Nacional (XX Juegos Deportivos Nacionales, IVJuegos Paranacionales) y al Ciclo Olímpico, en el contexto técnico, social y de cienciasaplicadas al deporte”; en tal sentido, la Oficina de Control Interno como parte delcumplimiento del Plan Operativo de la vigencia 2016; procedió a realizar la presenteevaluación con el fin de realizar seguimiento a la entrega y destinación de la indumentariapara los deportistas del registro de Bogotá.

En desarrollo de la Evaluación se creo un registro para entrevistas, vía telefónica, y se llamóa los deportistas de diferentes disciplinas, teniendo en cuenta las listas entregadas a estaOficina por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes.

Se preguntó sobre el proceso de entrega, la firma en las listas y la apreciación por parte delos deportistas en la participación en los Juegos Nacionales y Paranacionales.Adicionalmente, se preguntó sobre el número de elementos recibidos por parte de losdeportistas, su observación frente al evento y a la organización en general. Al mismo tiempose analizaron las listas observando el lleno de casillas, las firmas, la presentación de lasmismas y los teléfonos de los participantes.

De lo anterior se pudo determinar algunas situaciones que requieren ser analizadas ygenerar acciones correctivas o preventivas con el fin de generar efectividad en el desarrollode futuros de eventos deportivos en donde el IDRD intervenga en la participación de losdeportistas representantes de la Ciudad.

Listado de Entrega y Certificación de Elementos – Material y/o Uniformes

En desarrollo de la Evaluación, se recibió por parte de la Subdirección Técnica deRecreación y Deportes – STRD, la comunicación No. 93803 del 4 de marzo de 2016, el cualvenía acompañado de una serie de folios denominados “Legalización de RecursosEntregados” y que al mismo tiempo es una “Certificación de entrega de elementos – Materialy/o Uniformes”. De igual forma se tienen las resoluciones 819 del 13 de noviembre de 2015(Delegación Juegos Nacionales), 960 del 13 de noviembre de 2015 (JuegosParanacionales), adicionada con la resolución 1033 del 27 de noviembre de 2015. Todasfirmadas y legalizadas por la Dirección General del IDRD. De tal manera que se analizaronlos diferentes documentos encontrando lo siguiente:

HALLAZGO No. 1:

Una vez revisadas las planillas y la información suministrada por la Subdirección Técnica deRecreación y Deportes, se evidenció que de las 1167 firmas (deportistas, entrenadores,

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asistentes, mecánicos, asistentes técnicos, delegados, oficiales), ocho (8) se encontraron ta-chadas, folio No. 38, es decir se encontraban validadas, mil ciento cincuenta y nueve (1159)firmas, que representan el número kits entregados por el IDRD a la Delegación de Bogotá.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes enel radicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 1 parrafo “Una vezrevisadas las planillas y la información suministrada…( )…que representan el número kitsentregados por el IDRD a la Delegación de Bogotá”; la Oficina de Control Interno consideraque el aporte que realiza la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes explica el núu-mero de kits, entregados en número de mil ciento setenta y ocho (1178), los documentosnuevos y aportados por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, dejan las si -guientes interrogantes:

1. Folio No. 69, se incluye firma de una deportista, al deporte de Atletismo Paralímpico. Sinembargo, el documento es el mismo que se anexo en el memorando No. 93803 del 4 demarzo de 2016, folio 16.

2. Folio No. 84, se incluyen nueve (9) firmas, de ellas una (1) del entrenador, David Gómezes nueva en el listado, y teniendo en cuenta que este folio es similar en la información al fo -lio 35 del memorando No. 93803 del 4 de marzo de 2016; pero que no coincide en la formade diligenciamiento de las columnas de “TIPO DE ELEMENTOS – MATERIAL Y/O UNIFOR-MES AL RECIBIR MARQUE LA CANTIDAD O EN CASO CONTRARIO UN NO”, ya que enel folio 84 del memorando 371963 del 22 de agosto de 2016, estas casillas se llenan con unvisto bueno y en el folio 35 del memorando 93803 del 4 de marzo de 2016, estas casillas sellenan con números. Aunado a lo anterior los deportistas del 11 al 18, no tenían firma en laprimera información y en la segunda aparecen firmando, generando posibles irregularida-des.

3. Folio No. 101, este es un nuevo documento que incluye siete (7) personas de apoyo; sinembargo este documento se encuentra tachado, no tiene llena la casilla de razón social onombre y no hacia parte del primer memorando.

4. Folio No. 102, este es un nuevo documento que incluye dos (2) deportistas; sin embargoeste documento no tiene llena la casilla de razón social o nombre de la delegación, se firmasólo por parte del Coordinador de Rendimiento deportivo en calidad de visto bueno del su-pervisor del contrato.

En este sentido, no se pueden validar los cuatro (4) folios, dado que la comunicación radica -da con el No. 93803 del 4 de marzo de 2016, es de carácter oficial y en ningún momento seexpresa dentro de la misma, que la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, esteenviando un “borrador en limpio”. Por tanto el faltante continúa, y si se llegará a ajustar en elsentido de validar la nueva documentación, el número de kits entregados sube a mil ciento

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setenta y ocho (1178), dos menos que lo afirmado por la Subdirección Técnica de Recrea-ción y Deportes, en consecuencia el párrafo queda así:

Una vez revisadas las planillas y la información suministrada por la Subdirección Técnica deRecreación y Deportes, se evidenció que de las 1167 firmas (deportistas, entrenadores,asistentes, mecánicos, asistentes técnicos, delegados, oficiales), ocho (8) se encontraron ta-chadas, folio No. 38, es decir se encontraban validadas, mil ciento cincuenta y nueve (1159)firmas, que representan el número kits entregados por el IDRD a la Delegación de Bogotá. Yadicionalmente se tiene una nueva información que constituye en si misma, un incumpli-miento a la actividad No. 9 del PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS INTERNAS DE CON-TROL INTERNO, ya que genera nuevas situaciones en la información y en la conclusiónque es “responsabilidad de cada una de las dependencias que el contenido de la informa-ción suministrada y que la falta u omisión de la misma puede generar errores en el análisisque realice el auditor y obstaculice la efectividad de la evaluación” .

Este número de kits, se encuentra incluido en el Contrato de Prestación de Servicios deApoyo a la Gestión No. 3588 de 2015, suscrito entre el Comité Olímpico Colombiano y elIDRD, y que tiene por objeto “Prestar los servicios de apoyo para garantizar la preparación yparticipación de los atletas del registro de Bogotá del sector convencional y paralímpico enlas diferentes competencias nacionales e internacionales, clínicas de entrenamiento, con-centraciones deportivas, contratación, capacitación y actualización del talento humano quehace parte de la estructura de Rendimiento Deportivo, organización de campeonatos, im-plementación e indumentaria deportiva, como parte de su preparación y participación enlos diferentes eventos deportivos pertenecientes al Ciclo Nacional (XX Juegos DeportivosNacionales, IV Juegos Paranacionales) y al Ciclo Olímpico, en el contexto técnico, social yde ciencias aplicadas al deporte.”. Sin embargo, el número de kits entregado y certificado nocoincide con el anexo reportado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes enen el folio No. 3 del radicado interno No. 93803 de 4 de marzo de 2016, dado que en elanexo se relaciona la entrega de mil ciento ochenta (1180) kits, y en el análisis de las plani-llas anexas solamente se encuentran mil ciento cincuenta y nueve (1159) firmas, la diferen-cia en la información es de veintiún (21) kits.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes enel radicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 1 parrafo “Sin em-bargo, el número de kits entregado y certificado no coincide con el anexo reportado por laSubdirección Técnica de Recreación y Deportes...( )....la diferencia en la información esde veintiún (21) kits. ; se involucran dos documentos radicados con los números 104801 deagosto de 2015 y 151481 de noviembre de 2015. Los cuales son soporte para la informaciónfinanciera y de compras de los denominados Kit´s, sin embargo, en el seguimiento de la su-pervisión, dichos documentos deberían estar en el expediente virtual del Contrato 3588 de2015, situación que no se llevó a cabo. El aporte de estos documentos explica un nuevo nú-mero de Kit´s y tal como se explicó, no se pueden validar los cuatro (4) folios, dado que la

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comunicación radicada con el No. 93803 del 4 de marzo de 2016, es oficial y en ningún mo-mento se expresa dentro de la misma, que la Subdirección Técnica de Recreación y Depor-tes, este enviando un borrador en limpio. Por tanto el faltante continua, y si se llegará a ajus -tar en el sentido de validar la nueva documentación, el número de kits entregados sube a milciento setenta y ocho (1178).

Es necesario aclarar, que el folio No. 3 entregado en la respuesta de la Subdirección Técni-ca de Recreación y Deportes, no tiene firma que avale la información.

Por otro lado, las tres (3) resoluciones mencionadas en el primer párrafo, indican que la de-legación para los Juegos Nacionales y Paranacionales, estaría conformada por mil doscien-tos cuarenta y ocho (1248) personas entre deportistas, delegados y operativos. No se aclaraen la documentación allegada, la diferencia de ochenta y nueve (89) kits entre el numero depersonas en las resoluciones y los realmente firmantes. En el anexo tres (3) de la respuestade la Subdirección se menciona que no faltan kits por entregar.

Finalmente en revisión de fase precontractual del Contrato No. 3588 de 2015, se encontró elexpediente virtual No. 2015230800203629E en el Sistema ORFEO, el cual debería contenerlos estudios previos y la documentación que se menciona en el Acto Administrativo No.044de 2015, “Con base al estudio y documentos previos contenidos en el expediente contrac-tual la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte encontró que el Comité Olímpico Co-lombiano es idóneo para prestar el servicio, de acuerdo a las necesidades y especificacio-nes técnicas requeridas, que soportan requerido”.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 1 párrafo “Finalmenteen revisión de fase precontractual del Contrato No. 3588 de 2015...( )...especificacionestécnicas requeridas, que soportan requerido”. Se refiere la Subdirección Técnica de Recrea-ción y Deportes al memorando de legalización del contrato, radicado No. 284113 de agostode 2015; sin embargo la Oficina de Control Interno, en este punto se refiere a la no inclu-sión de los documentos previos en el expediente virtual, tal como lo dice el acto administra -tivo No.44 de 2015, que en los considerandos expuestos para justificar la celebración de lacontratación, afirma “Con base al estudio y documentos previos contenidos en el expedientecontractual de la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes encontró que el ComitéOlímpico Colombiano es idóneo para prestar el servicio, de acuerdo a las necesidades y es-pecificaciones técnicas requeridas, que soportan requerida”. Por lo anterior el párrafo conti-nua de la misma forma dado, que lo aportado por la Subdirección Técnica de Recreación yDeportes, no incluye los documentos previos que es lo esencial en el párrafo mencionado.

Situación que no se pudo evidenciar, de tal suerte que documentos como el Acto Adminis-trativo No. 044 de 2015, la propuesta del Comité Olímpico Colombiano (Radicado No.

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127872 de 29 de mayo de 2015), la entrega de documentación (Radicado No. 161592 del 8de julio de 2015), entre otros, no fueron incluidos en el expediente virtual.

Así mismo en revisión del Sistema Electrónico de Contratación Publica – SECOP, tampocose relacionan los documentos previos y estudios correspondientes. Lo anterior dificulta encierta medida la trazabilidad de la información; sin embargo la Oficina de Control Interno, enrevisión del aplicativo ORFEO, encontró la propuesta del Comité Olímpico Colombiano y es-tableció que en el documento, Radicado No. 127872 de 29 de mayo de 2015, folios 8 y 9,se estimaron la cantidad de personas en las delegaciones para Juegos Nacionales y Para-nacionales y con base en ello establece el presupuesto, al mismo tiempo, en el folio No.ciento cuatro (104), se determinan los datos sobre la indumentaria requerida, los cuales noson coincidentes con los datos enviados por la Subdirección Técnica de Recreación y De-portes.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 1 párrafo “revisión delSistema Electrónico de Contratación Publica – SECOP...( )...los cuales no son coinciden-tes con los datos enviados por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes”. Se refie-re la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes a la responsabilidad de la informaciónen cabeza del Área de Apoyo a la Contratación; sin embargo la Oficina de Control Interno serefiere a la no inclusión de la documentación precontractual y algunos documentos de lafase contractual en el SECOP, siendo estos la base en la toma de decisiones para la elabo-ración y posterior ejecución de la fase contractual. La Oficina de Control interno entiendeque las circunstancias de algunos deportes hallan cambiado y que lo que se tenía en losmeses de marzo y abril fueran diferentes al mes de octubre de 2015. Pero lo importante delpárrafo se refiere a la documentación y a su ausencia en el aplicativo SECOP. Por tal razónel párrafo queda de la misma forma.

En resumen los documentos del Comité Olímpico Colombiano, estima el número de perso-nas en mil doscientas noventa y tres personas (1293), y difiere del documento de la Subdi -rección Técnica de Recreación y Deportes que tiene datos por mil ciento cincuenta y nueve(1159) firmantes y de las resoluciones que establecen la delegación en mil doscientos cua-renta y ocho (1248) personas. Las diferencias existentes en cada uno de los datos represen-tan kits deportivos. Lo anterior con el fin de evitar incumplimientos normativos y procedimentales por vigilanciay control, manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos delIDRD.

HALLAZGO No. 2: Se pudo evidenciar que en los folios No. 37 y No. 38, enviados en la comunicación, de laSubdirección Técnica de Recreación y Deportes, que se presentan firmas diferentes siendo

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los mismo nombres en los dos (2) folios, en el folio No. 38, se tachan las firmas y se eviden -cia que la escritura (manuscrito), posiblemente no es la misma que en el folio No. 37. Adicionalmente en el folio No. 37, siete (7) firmas de las planillas de la Disciplina de Tiro De-portivo, posiblemente presentan irregularidades. Sin que medie aclaración en el sentido queel formato es una “certificación” y “legalización” de entrega.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 2 párrafo “Se pudoevidenciar que en los folios No. 37 y No. 38, ...( ).... posiblemente no es la misma que enel folio No. 37. ”; la Oficina de Control Interno considera que el aporte que realiza la Subdi-rección Técnica de Recreación y deportes sobre la “CERTIFICACION DE ENTREGA DEELEMENTOS – MATERIAL Y/O UNIFORMES, y que constituye la legalización de recursosentregados, son documentos que debe guardar las características de la Norma Técnica deCalidad de la Gestión, NTC GP 1000, la cual debe ser cumplida por todos los procesos insti -tucionales de acuerdo con el Manual del Sistema Integrado de Gestión, se recuerda en elNumeral 4.2.3. de la citada norma, los literales b), c), d), e) y g); además de las normas apli -cables en materia de archivo y documentación. Por tal razón, la respuesta de la Subdirec-ción a este párrafo no es valida pues no subsana el error y deja el interrogante sobre el con-trol de la Supervisión al proceso de entrega y legalización.

Finalmente se evidencia que el formato utilizado para la entrega de estos elementos “Certifi -cación de entrega de elementos – material y/o uniformes”, se encuentra desactualizado yaque utilizaron la versión No. 1, aplicando de manera errónea el registro, ya que la versiónNo. 2 está vigente desde el 27 de septiembre de 2013, es importante mantener las versio -nes actualizadas al momento de registrar información. Por otro lado el mismo formato de“Certificación de entrega de elementos – material y/o uniformes”, no contiene las fechas dediligenciamiento o realización.

Respuesta OCI : En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreacióny Deportes en el radicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 2 pá-rrafo “Se evidenció que el formato utilizado para la entrega de estos elementos ...( ).... laversión N° 2 esta vigente desde el 27 de septiembre de 2013. ”; la Oficina de Control Internoconsidera que el aporte que realiza la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes sobrelos formatos utilizados, va en contravía con nuestro Sistema de Gestión de Calidad, y trans-grede la normativa técnica de uso universal y utilización por parte de todos los procesos ins -titucionales del IDRD, se recuerda en el Numeral 4.2.3. de la NTC GP 1000, los literales b),c), d), e) y g); además de las normas aplicables en materia de archivo y documentación. Ental sentido el párrafo queda en las mismas condiciones del informe preliminar. Lo anterior con el fin de evitar incumplimientos normativos y procedimentales por vigilanciay control, manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos delIDRD.

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HALLAZGO No. 3: En las obligaciones específicas del contrato No. 3588 de 2015, en la obligación No. 4. Pre-sentar mensualmente al supervisor del contrato los informes de ejecución, actividades desa-rrolladas y del cumplimiento de las obligaciones, con base en los lineamientos establecidosen el contrato. Situación que de acuerdo al análisis y revisión del expediente virtual, no seencontró; en cuanto a los informes mensuales se encontraron cinco (5) informes, cuando mí-nimo deberían estar ocho (8) en el expediente virtual. Por otro lado se incumple el procedi -miento de “Supervisión de contratos”, que en su actividad seis (6) y siete (7); instruye sobrela obligación de revisar periódicamente las obligaciones de los contratos para diligenciar yradicar el formato de avance y seguimiento al contrato y remitirlo en oportunidad al Área deApoyo a la Contratación, una vez ha terminado el mes de ejecución. Los informes existentes en el expediente virtual realizados por el contratista y entregados alsupervisor, no cuentan con fecha de realización y adicionalmente el informe de supervisor,es radicado en extemporaneidad para la vigencia 2016, afectando con ello el principio deoportunidad en el cual la administración ha venido trabajando en mejorar el proceso docu-mental de los expedientes contractuales. Lo anterior se observa en los siguientes items: 1. Informe Agosto – Septiembre de 2015; el informe del contratista (Comité Olímpico Colom-biano), tiene fecha posterior (16 de octubre de 2015) al informe realizado por el Supervisordel IDRD con fecha 08 de octubre de 2015; no se explica esta inconsistencia en las fechas,ya que para realizar el informe de seguimiento por parte del supervisor debe conocer y serradicado con anterioridad a la fecha de elaboración del mismo. 2. Informe Octubre: No tiene fecha de realización y de radicación por parte del Comité Olím-pico Colombiano, lo que impide analizar la trazabilidad de las fechas del Informe. Sin embar-go, el informe del Supervisor del Contrato por parte del IDRD, es radicado al Área de Apoyoa la contratación, el cinco (5) de febrero de 2016, siendo la fecha de realización el día diez(10) de noviembre de 2015.3. Los siguientes informes (3,4); presentan la misma extemporaneidad en las fechas.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 3 párrafo “En las obli-gaciones especificas del contrato N° 3588 de 2015...( ).... no cuentan con fecha de realiza-ción y adicionalmente el informe de supervisor, es radicado en extemporaneidad para la vi-gencia 2016. ”; la Oficina de Control Interno considera que el aporte que realiza la Subdirec-ción Técnica de Recreación y Deportes sobre la Supervisión no explica de manera contun-dente la inoportunidad en la presentación de los informes, obligación No 4 del contrato 3588de 2015, además del incumplimiento en el procedimiento de “Supervisión de Contratos”, enlos numerales citados en el hallazgo No. 3; sin perjuicio de lo anterior la Subdirección Técni -ca de Recreación y Deportes, aporta como nuevo elemento, las mesas de trabajo del equiposupervisor con los operadores del Comité Olímpico Colombiano, sin embargo no remite lasactas y compromisos de dichas reuniones como nuevos elementos para detallar la falta decontrol en los tiempos contractuales y procedimentales. Por ultimo, la Subdirección Técnicade Recreación y Deportes, afirma que allegará antes de terminar el mes de agosto de 2016,

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los informes de supervisión de febrero a julio de 2016; sin embargo en el expediente virtualdel contrato No. 3588 de 2015, la última actuación data del 28 de abril de 2016 y sobre losinformes de supervisión no se encuentra mayor avance. Al mismo tiempo el Comité Olímpi-co Colombiano – COI, no entregó la información solicitada en el transcurso de la Auditoria.En tal sentido el hallazgo No. 3 queda en los mismos términos del informe preliminar.

Lo anterior causa incumplimientos normativos y procedimentales por vigilancia y control, ma-nejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos del IDRD.

HALLAZGO No. 4:Se estableció durante las entrevistas telefónicas que algunos deportistas, delegados y ope-rativos informaron no haber asistido a la competencias, sin embargo si fueron relacionadasen los listados y aparecen sus números telefónicos. Adicional a lo anterior, se observa en lascasillas de los números de teléfono registrados en las planillas, que estos no corresponden alas personas registradas, otros números no están en servicio y/o son de otras personas, sesugiere que se realicen actualizaciones de datos al momento del registro y con letra legible,con el fin de mejorar la calidad de la información y la posible obstaculización del proceso au -ditor.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 4 párrafo “Se estable-ció durante las entrevistas telefónica que algunos deportistas, delegados y operativos ...( ).... con el fin de mejorar la calidad de la información.”; la Oficina de Control Interno consi-dera que el aporte que realiza la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes sobre laSupervisión explica en términos generales, la cancelación de algunos deportes, la inclusiónde otros certámenes deportivos con posterioridad a los Juegos Nacionales, la inclusión deotros deportes y en general situaciones que tienen que ver con la planeación y desarrollo delcontrato. Sin embargo al explicar el diligenciamiento de las denominadas “planillas”, transfie-ren el error a los deportistas o a los entrenadores que diligenciaron las planillas; pero es evi -dente que existe una falta de control en el registro, ya que si estuviese implementado uncontrol no existirían tachones, borrones, utilización de formatos obsoletos, observaciones alproceso, entre otros. Por tal razón el párrafo original del hallazgo queda de la misma forma.

Se informó en las entrevistas que un deportista firmó las listas, no viajó, pero tampoco le en -tregaron KIT, sin embargo en la lista aparece entregado y firmado.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 4 párrafo “Se informóen las entrevistas que un deportista firmó las listas, no viajó, pero tampoco le entregaronKIT, sin embargo en la lista aparece entregado y firmado”; la Oficina de Control Interno reali-zó en el proceso de Evaluación, llamadas telefónicas a aproximadamente 30 personas fir -mantes y registró dicha información; sin embargo es la Subdirección Técnica de Recreación

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y Deportes quien debe ajustar sus procesos de control y verificar que esta información seaclara y corresponda a la realidad. Por tal razón el párrafo queda en las mismas condiciones.

En el mismo sentido, el Jefe de la Oficina de Control Interno, reporta que de los dieseis (16)elementos del Kit a entregar, solamente recibió seis (6), por cuanto al momento de recibir loselementos por intermedio de los funcionarios encargados que delegó la STRD, indicaronque “... que no había llegado la otra parte del pedido”. La Subdirección Técnica de Recrea-ción y Deportes – STRD, por intermedio del Dr. David Garzón Chaves, delegó al Jefe de laOficina de Control Interno, el acompañamiento de la representación del IDRD, en la modali-dad de Ecuestres, de los XX Juegos Nacionales, realizados en la Escuela de Caballería delEjercito Nacional, en compañía del Licenciado Guillermo Rojas de la STRD, y que se debíaportar la indumentaria como delegado. Revisadas las planillas, se encontró reportado la en-trega de los dieciséis elementos que hacían parte del KIT y la firma en la planilla “Certifica-ción de entrega de elementos – Material y/o Uniformes”, este reporte de entrega de la totali -dad de los elementos, no se realizó y a la postre la entrega no se presentó.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 4 párrafo “En el mismosentido, el Jefe de la Oficina de Control Interno, reporta ...( )...En este sentido algunas delas personas contactadas telefónicamente manifestaron haber recibido parcialmente la indu-mentaria.”; el Jefe de la Oficina de Control Interno, informa que el Subdirector Técnico deRecreación y Deportes, de ese momento le delego el “acompañamiento”, sin funciones dedelegatorio en contraste con lo afirmado por la Subdirección Técnica de Recreación y De-portes, “Cumplió funciones de delegado”. En ningún momento se asume el rol de delegatoriocon funciones, simplemente se realizó acompañamiento con el Licenciado Guillermo Rojas,tal como se manifiesta en el informe preliminar. Ahora bien, la Certificación de entrega deelementos – material y uniformes; en el folio No. 3 de la respuesta 371963 de 22 de agostode 2016 y el folio No. 95 de la respuesta radicado con el numero 93803 del 4 de marzo de2016, se encuentra firmada por el Jefe de Control Interno. En tal sentido es importante evi -denciar que existió falta de control por parte de la Supervisión en el desarrollo de la entregade los KITS y que el Subdirector del momento no tenía competencia para la entrega de la in -dumentaria y la delegación de acompañamiento, y teniendo en cuenta que el Subdirector co-nocía sobre estos hechos, además de la resolución de respaldo, la respuesta a estos inte-rrogantes se debe trasladar al Subdirector. En resumen el párrafo queda en las mismas con-diciones del informe preliminar.

En este sentido algunas de las personas contactadas telefónicamente manifestaron haberrecibido parcialmente la indumentaria. Por otro, de los listados de personas en las resoluciones 960 y 1033 de Juegos Paranacio -nales y 819 de Juegos Nacionales, se contrastaron con la información de las planillas de“Legalización de Recursos Entregados” - “Certificación de entrega de elementos – Materialy/o Uniformes”; obteniendo observaciones tales como “No coinciden los datos de la resolu-

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ción con la Planilla de Legalización, No se encuentra relacionado en la resolución pero siesta en la Planilla de Legalización, No se encuentra relacionado en la resolución pero si re -lacionado a mano en las planilla de Legalización, Se encuentra repetido y firmado en plani-lla dos veces, entre otras. Observaciones que están en el análisis por parte de la Oficina deControl Interno y que se tienen en número de sesenta y siete (67).

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 4 párrafo “Por otro, delos listados de personas en las resoluciones 960 y 1033 de Juegos Paranacionales y 819 deJuegos Nacionales ...( )....en el análisis por parte de la Oficina de Control Interno y que setienen en número de sesenta y siete (67).”; la Oficina de Control Interno, realizó un cotejo delas personas incluidas en la resolución versus las planillas de certificación, encontrando 67inconsistencias. La Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, no explica en detallelas inconsistencias y hace referencia a los momentos de entrega de kits y conformación dedelegaciones. Adolece esta actividad de control en la supervisión, ya que la conformación dela resolución precisamente quiere evitar las inconsistencias en la entrega y blindar de mane-ra oportuna posibles “yerros” que se den al momento de la ejecución del contrato. En resu-men el párrafo queda en las mismas condiciones del informe preliminar.

Finalmente se observó que en el proceso de legalización de los diferentes elementos recibi-dos por el Almacén General del IDRD (Camisetas, tulas, calzado, sudaderas, etc); se reci-bieron facturas y se legalizaron, las mismas posterior a la participación en juegos Nacionalesy Paranacionales; y para finales del mes de diciembre de 2015, se retiraron de las bodegasde la sede del IDRD, algunos elementos sobrantes, que no habían sido recibidos por las de -legaciones. Si bien es cierto que se adicionó el contrato por primera vez a traves del CÓDI-GO 10 – ADICIÓN No. 1, del 23 de octubre de 2015, esta adición es en dinero y no en pla -zo, no así la segunda adición que se da el 3 de diciembre de 2015, a sólo tres (3) días determinar las Justas Paranacionales.

Según al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en el ra-dicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente al hallazgo No. 4 párrafo “Finalmente seobservó que en el proceso de legalización de los diferentes elementos recibidos por el Al-macén General...( )...adición que se da el 3 de diciembre de 2015, a sólo tres (3) días determinar las Justas Paranacionales”; la Oficina de Control Interno, advierte sobre la necesi-dad de generar una mejor planificación de los detalles en los procesos contractuales, puestoque próorrogas y adiciones, se generan por falta de planeación, ya que no es lógico que atres días de terminar las justas se encuentren documentos que trasciendan los tiempos deejecución. Aun cuando se encuentre que están amparados en las normas contractualesexistentes es necesario ajustar los procesos de planeación. Por tal razón el párrafo quedaen las mismas condiciones del informe preliminar.

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Lo anterior con el fin de evitar incumplimientos normativos y procedimentales por vigilanciay control, manejo y gestión, Ley 87 de 1993, Ley 1474 de 2011 y Manuales Internos delIDRD.

OPORTUNIDAD DE MEJORA:

1. Algunas de las personas entrevistadas, manifiestan la necesidad que el IDRD analicela viabilidad de ampliar el apoyo a los deportistas en general, en el sentido de atenderintegralmente en (Medicina, entrenamientos, alimentación, entre otras), y que esteapoyo no sea solo para medallistas o deportes individuales, si no en general a todoslos deportistas de las distintas Disciplinas deportivas para hacer mas equitativo elapoyo.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente a la oportunidad de mejora se consi-dera que la dependencia puede generar acciones en procura de la mejora continua, pilarfundamental de nuestro Sistema de Gestión de Calidad.

2. Deportistas de la Disciplina Paracycling, solicitan que se analice la viabilidad de man-tenimiento y soporte a las dos (2) bicicletas que llevan a competencia, ya que para losJuegos Paranacionales esta vez solo se realizó en una de ellas, dificultando la parti-cipación, ya que este deporte exige dos (2) bicicletas.


3. Una vez entrevistados varios deportistas vía telefónica, sugieren que el hotel deacuerdo a la disciplina sea más cerca a los escenarios, con el fin de evitar desgastesen los traslados, ya que los traslados fueron en promedio de hora a hora y media.


4. Disciplinas como voleibol sugieren que antes de ir a competencias se generen másencuentros (fogueos) con el fin de llegar con mejor desempeño.

En razón al análisis entregado por la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes en elradicado No. 371963 de 22 de agosto de 2016; frente a la oportunidad de mejora se consi-

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ALCALDíA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CULTURA, RECREACION y DEPORTE

lnsliluto Oislrital de Re""",ci6n y Deporte

dera que la dependencia puede generar acciones en procura de la mejora continua, pilarfundamental de nuestro Sistema de Gestión de Calidad.

5. Algunas de las prendas entregadas en el Kit no quedan a medida y se sugiere que segeneren las acciones pertinentes con el fin de tener tallas que se ajusten a los depor-tistas y sus disciplinas.


6. En las entrevistas se informó que el lORD, no ha realizado algunos pagos correspon-dientes y acordados por la selección y participación de los deportistas y personal deapoyo; por ejemplo en la disciplina de Fútbol de Salón, se seleccionaron quince (15)deportistas, pero solo viajaron doce (12). Les prometieron un dinero ($1,500,000) ajugadores no profesionales, y a los Profesionales ($3,000,000), pero no les han can-celado el total, solo les dieron ($500,000).


Es de aclarar que las observaciones y conclusiones aportadas en este informe contribuyen aque los procesos se fortalezcan y se encaminen al mejoramiento continuo de los procedi-mientos, metodologias y en general de las herramientas administrativas del lORD.

Cordialmente,

LUIS FRANCIS ANTE CÉSPEDESJefe Oficina De Co trol Interno

Proyecto: ~airo Anlonio Palacios Peña - Profesional Especializado (E) - Oficina de Conlrol Inlerno

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Calle 63 No. 59A -06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coInfo:línea 195Código Postal: 111221 ~~,~""-

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