informe nº 113 contraloria gral de la republica, sdt usach

8/17/2019 Informe nº 113 Contraloria Gral de la Republica, SDT Usach

1/71

D I V IS I Ó N D E A U D I T O R I A A D M IN I S T R A T IV A

Á R E A E D U C A C I Ó N

INFORME FINAL

Sociedad de Desarrollo

Tecnológico de la Universidad de

Santiago de Chile y USACH

Número de Informe: 113/2014

30 de marzo de 2015


2/71

umrEaSitiPt)

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Ofri i tP.

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p , u t r a

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

D I V I S IÓ N D E A U D I T O R Í A A D M I N IS T R A T I V A


UC E N ° 1

PMET: 13.027

D A A .: N ° 4.597/2014

R E F.: N° 251.484/2014

REMITE INFORME FINAL QUE INDICA.

S A N T I A G O ,

0 . M A R 1

5*OV:514

Adjunto, remito a Ud., para su conocimiento y

fines pertinentes, el Informe Final N° 113, de 2014, debidamente aprobado, sobre

auditoría a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la

Universidad de Santiago de Chile Limitada y a los proyectos relacionados de la

Universidad de Santiago de Chile.

Saluda atentament a Ud.,

p o R

C F D E S

E A

PRISCILA

JARA

FUENTEj

A BO GA DO

Jefe División

da

Auditorio Administrativa

AL SEÑOR

D IR E C T O R E JE C U T I V O

S O C I E D A D D E D E S A R R O LLO T E C N O LÓ G IC O

D E L A U N IV E R S I D A D D E S A N T IA G O D E C H ILE L IM I T A D A

P R E S E N T E


3/71

O 6 A B R 2 0 1 5

D O C 1 2 1 . . f i L k T O

R E C 9 1 : 1 1


D I V IS I Ó N D E A U D I T O R I A A D M IN I S T R A T I V A

ÁREA EDUCACIÓN

UC E N ° 1

PM ET : 13.027

DAA. :

°

353/2015

REF.: N° 251.484/2014


SANTIAGO,

O. tIAR 1 5*

0 2 5



auditoría

a los gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico

de la



Sobre el particular, corresponde que esa

autoridad adopte en lo particular, las medidas pertinentes, e implemente las acciones

que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas,

aspectos que se verificarán en futuras visitas que practique en esa entidad este

Organismo de Control.

F

7 - 7 -

r

Saluda atentan rIé a Ud.,

/

1

PRISCIL4 JARA

F U E N T U

AlloGADo

jefa

D ivisión de Aud ito;;a Adminstrative

AL SEÑOR

PRESIDENTE DEL DIRECTORIO

SOCIEDAD DE DESARROLLO TECNOLÓGICO

DE LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE LIMITADA

PRESENTE


4/71

M I N I S TE R I O D E

EDUCACiuN

O F I CI N A D E P A R T E S

0 2 A B R . 2 0 1 5

D O C U M E N T O RE CIB I D O

H ORA:

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D I V IS I ÓN D E AU D I T OR ÍA AD M I N IST R AT I VA


UC E N ° 1

PM ET : 13.027

D A A .: N ° 4.599/2014

R EF.: N

°

251.484/2014


S A N T I A G O ,

0.19

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Saluda atentamente a Ud.,

PRISCILA

UEN1t . ,5

A8OGADO

Jefe División

de Aut;taria Administrativa

1:;7 , 1

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A LA SEÑORA

S U B S E C R E T A R IA D E E D U C A C I Ó N

PRESENTE


5/71


D I V I S IÓN D E AU D I T OR ÍA AD MI N I ST R AT I VA


UCE 1

PM E T : 1 3 .0 2 7

DAA.: N°4.598/2014

REF.: N°251.484/2014


SANTIAGO,

0 . t1 A 1 9 1

5

*021.

11

7






Sobre el particular, corresponde que esa

autoridad adopte en lo particular, las medidas pertinentes, e implemente las acciones

que en cada caso se señalan, tendientes a subsanar las situaciones observadas,

aspectos que se verificarán en futuras visitas que practique en esa entidad este

Organismo de Control.

Saluda atentame

d.,

O R I J E N

C I L

C O g R A L O R G E N E R A L

PRISCILA JARA

F U E N T E : 3

A B O C A D O

jefe División de Auditoria AckninIstativa

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AL SEÑein

RECTOR

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PRESENTE

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jsá

Z * 1 1 : 1 1 1

3

, UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE

0F1c1:1, DE

PA2W,3 CENTRAL

O 6 A B R 2 0 1 5

D O C U M E N T O

R E : U


6/71

0 6 A B R 2 0 1 5

DOCU MENTO R ECIB;


D I V IS I ÓN D E AU D I T OR I A AD MI N I ST R AT I VA


55

UC E N ° 1

PM ET : 13.032

DM.: N° 535/2015

R E F.: N° 251.484/2014


S A N T I A G O ,

0.MAR15*021ái8







C O N T R A L O R G E N E R A L

PRISCILA JARA FU ENT ES

A B O G A D O

Jefe

D ivisión.de Auditoria

Admjnistrave

A L S E ÑO R

C O N T R A LO R U N I V E R S IT A R IO

UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHIL..07,scl,c;,,;Dizt-.: ' ,:, ' 1

G C D E C H I L E

PRESENTE

1

. . . . .

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UC E N ° 1

PM ET : 13.027

DM.: N° 4.600/2014

R EF.: N

° 251.484/2014


S A N T I A G O ,

0 .

1111

R15*02119







P O R O R D E N D E L C O N T R A L O R 1 . - V j 1 4 .

PRISCILA JARA FUENTE)

A B O G A D O

Jets D ivisión de A uditoría AdminIstraEva

R O S A M O R A LE S C A M P O S

Jefe Unidad de Seguimiento

División de Auditoria Administrativa

0 2

A B R . 2 0 1 5

A LA

S E Ñ O R A

JE F A D E L A U N I D A D D E S E G U I M I E N T O

D I V IS I Ó N D E A U D IT O R ÍA A D M I N IS T R A T IV A

C O N T R A LO R ÍA G E N E R A L D E L A R E P ÚB LIC A

PRESENTE


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D I V IS I Ó N D E A U D I T O R I A A D M I N IS T R A T I V A


U C E N ° 1

PM E T : 1 3 .0 2 7

DAA.: N°4.601/2014

R E F.: N

° 251.484/2014


SANTIAGO.

.tiAR15*02120


fines pertinentes, el Informe Final N°

113, de 2014, debidamente aprobado. sobre





S E R G I O JI M É N E Z M E R I N O

Jefe U nidad ' reol ir .a

ontrd Externo

[Misión de A uditoría Administrativa

D E L C O N T R A L O R

a : 1 * M

PRISCILA

JARA FUENTES

A B O G A D O

. tefe División de Auditoría

Adn ,rilstraUva

AL SEÑOR

JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO

DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA


PRESENTE


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PMET N°13.027

U C E N ° 1

INFORME FINAL N° 113, DE 2014, SOBRE

AUDITORÍA A LOS GASTOS

OPERACIONALES DE LA SOCIEDAD DE

DESARROLLO TECNOLÓGICO DE LA

UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE

LIMITADA Y A LOS PROYECTOS

RELACIONADOS DE LA UNIVERSIDAD DE

SANTIAGO DE CHILE.

SANTIAGO,

3 0 M A R 2 0 1 5

En cumplimiento del plan anual de

fiscalización de este Organismo de Control para el año 2014, y en conformidad con lo

establecido en el artículo 16, inciso 2°, de la ley N° 10.336, de Organización y

Atribuciones de la Contraloría General de la República, se efectuó una auditoría a los

gastos operacionales de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la Universidad de

Santiago de Chile Limitada, en adelante, e indistintamente la Sociedad, SDT o SDT

USACH LTDA. Asimismo, en virtud de los artículos 95 y siguientes de la referida ley,

se examinaron proyectos de la Universidad de Santiago de Chile, USACH, de acuerdo

a los convenios de administración suscritos con la referida empresa. El equipo que

ejecutó la fiscalización fue integrado por las señoras Carmen Gloria Campos Leiva,

Katterin Barrera Cortez y el señor Roberto Alarcón Tapia, auditoras y supervisor,

respectivamente.

ANTECEDENTES GENERALES

Por decreto N° 150, de 1991, la Universidad

de Santiago de Chile aprobó la creación de la actualmente denominada Sociedad de

Desarrollo Tecnológico de la Universidad de Santiago de Chile Limitada, constituida

por escritura pública de fecha 23 de mayo de 1990, cuyo capital corresponde en un

90% a la Universidad de Santiago de Chile y en un 10% a la Fundación para el

Funcionamiento, Desarrollo y Promoción del Planetario, que también pertenece a

dicha casa de estudios.

El objeto inicial de la aludida sociedad se

enfocó en el desarrollo, coordinación, promoción y apoyo de las actividades que

realice ese plantel en materias de transferencia de tecnologías, asistencia técnica,

educación continua y prestación de servicios técnicos, orientándose hacia la

comunidad en general y al sector empresarial en particular.

SEÑOR

RAMIRO MENDOZA ZÚÑIGA

CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA

P R E S E N T E


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D I V IS I Ó N D E A U D I T O R Í A A D M I N IS T R A T I V A

Á R E A E D U C A C IÓ N

Por escritura pública del 15 de marzo de 1997,

otorgada en la notaría de don Félix Jara Cadot, la entidad amplió su objeto social,

modificando su nombre al actual, además de sustituir la cláusula cuarta, relacionada

con la administración social, especificando que podrá: ...administrar contable y

financieramente los programas, servicios y cursos de nivel académico que desarrolle

la Universidad de Santiago de Chile .

Su visión es Ser una entidad colaboradora de

la Universidad de Santiago de Chile que aporta al desarrollo y crecimiento de la Casa

de Estudios Superiores para el cumplimiento de su misión institucional .

A su vez, es parte de su misión Apoyar y

gestionar la formulación, presentación y administración económica y financiera de los

proyectos desarrollados por las unidades académicas de la Universidad de Santiago

de Chile relacionadas con transferencias de tecnología, asistencia técnica,

capacitación, y prestación de servicios técnicos en entidades públicas y privadas .

La actividad principal a la cual están referidos

sus ingresos, costos y gastos corresponde a su gestión como administradora de los

proyectos desarrollados por las facultades y demás organismos dependientes de la

USACH, y por la cual percibe un 10% de los ingresos brutos, por el concepto

denominado derecho universitario y un 20% cuando le corresponde administrar

programas de magíster.

Dichos orcentajes

e

ncuentran

establecidos en el decreto N° 969, de 1997, de la citada universidad, en el cual,

además, se dispone que los excedentes que generen esos proyectos, se distribuirán

en un 20% para la facultad, y en un 80% para el departamento académico de que se

trate.

La administración de los proyectos se efectúa

en base a los convenios celebrados por los representantes de cada una de las sedes

universitarias y los de la SDT, acuerdos que contienen una cláusula que establece

específicamente las actividades que efectuará la sociedad, del siguiente tenor:

La Universidad encomienda a la SDT USACH

la administración financiera del proyecto denominado..., SDT USACH actuará por

cuenta propia realizando las siguientes funciones y actividades conexas y accesorias

a ellas:

a)

Facturación y percepción de los ingresos del proyecto.

b)

Realización de pagos de proveedores de bienes y servicios correspondientes a

gastos operacionales del proyecto.

c ) Adquisición de activos fijos.

d)

Pago de honorarios a prestadores de servicios del proyecto.

e)

Gestión administrativa del proyecto .


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D I V IS I Ó N D E A U D I T O R I A A D M I N I S T R A T I V A


Es dable anotar que los ingresos que generan

los aludidos convenios son recaudados por la SDT y administrados por la misma.

Ahora bien, con carácter reservado, mediante

los oficios N

o s 94.601 y 94.602, ambos de 2014, de este origen, fue puesto en

conocimiento de la Universidad de Santiago de Chile y de la Sociedad de Desarrollo

Tecnológico de la Universidad de Santiago de Chile Limitada, respectivamente, el

preinforme de observaciones N° 113, del mismo año, con la finalidad de que

formularan los alcances y precisiones que, a su juicio, procedieran.

Asimismo, cabe anotar que la Universidad de

Santiago de Chile no dio respuesta al preinforme de observaciones N° 113, de 2014,

por lo que corresponde mantener todas las objeciones originalmente planteadas a su

respecto.

Por su parte, la citada empresa contestó

mediante el oficio sin número, de 30 de diciembre de 2014, cuyos antecedentes y

argumentos han sido considerados en lo que concierne a esa entidad, para elaborar el

presente informe final.

Es del caso consignar que la SDT formula

descargos no solo sobre los aspectos que le competen sino también en relación a las

objeciones relativas a materias propias de la USACH, por lo que es necesario recordar

que la Universidad de Santiago de Chile es una persona jurídica de derecho público,

integrante de la Administración Pública, conforme lo previsto en el artículo 1° de la ley

N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del

Estado, y cuyo estatuto orgánico fue aprobado mediante el decreto con fuerza de ley

N° 149, de 1981, del Ministerio de Educación, en tanto la SDT USACH LTDA., es una

sociedad privada de responsabilidad limitada, creada por decreto

N° 150, de 1991, de

la USACH, correspondiendo, por ende, a instituciones distintas y de naturaleza

jurídica igualmente diversa.

Por lo mismo, esta Entidad Fiscalizadora

realizó la presente fiscalización en ambas organizaciones por separado, practicándose

en la USACH una auditoría y examen de cuentas, en virtud de los artículos 21 y

siguientes y, 95 y siguientes de la citada ley N° 10.336, y en la SDT USACH LTDA.,

una revisión a la regularidad de sus operaciones, conforme al artículo 16, inciso

segundo, de la referida ley.

Ello dio origen a un preinforme de

observaciones, que fuera remitido a las respectivas autoridades de una y otra entidad

visitada, a fin de que respondieran a las observaciones contenidas en dos acápites

diferentes, denominados A , observaciones concernientes a la SDT, y B , relativas a

la USACH, otorgándoseles un plazo a fin de que contestaran las objeciones que les

fueron formuladas.

En consecuencia, cabe advertir que la

existencia de relaciones de cooperación entre ambas entidades, no justifica que la

SDT emita su respuesta en lo que concierne a la USACH y que esta haya omitido

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D I V IS I Ó N D E A U D I T O R Í A A D M I N I S T R A T I V A


circunstancias, en conformidad con lo establecido en el artículo 16, inciso 2°, de la

citada ley N°10.336, atendida la naturaleza privada de esa institución.

A su turno, la metodología y las pruebas tanto

de control como sustantivas, fueron aplicadas a las operaciones realizadas por la

Universidad de Santiago en relación con la mencionada sociedad, de acuerdo a los

artículos 21 y siguientes y, 95 y siguientes de la referida ley N°10.336.

UNIVERSO Y MUESTRA

Conforme a los antecedentes provistos por la

entidad fiscalizada, el universo comprendió los gastos asociados a los proyectos de la

Universidad de Santiago de Chile administrados por la SDT mediante los respectivos

convenios, los cuales totalizaron 3.300 egresos y que, en su conjunto, ascendieron a

$ 2.177.516.050, para el año 2013.

Las partidas sujetas a examen se

determinaron mediante muestreo estadístico, con un nivel de confianza del 95% y una

tasa de error de un 3%, parámetros estadísticos aprobados por este Organismo

Contralor, cuya muestra alcanzó a 119 desembolsos, los que corresponden a

S

40.820.327 y representan un 2% del universo antes identificado. Además, se

analizaron partidas claves no incluidas en la muestra estadística, relativas a 23

erogaciones por un monto de $ 200.645.567, las cuales representan un 9% del

universo antes señalado, dada la relevancia de los montos involucrados en los

proyectos asociados a la muestra estadística determinada.

El total examinado, considerando muestra

estadística y partidas claves, comprende 142 gastos, que equivalen a $ 241.465.894,

representando un 11% del universo mencionado.

Tabla N°1: Universo y Muestra

M A T E R I A

E S P E C I F I C A

U N I V E R S O

M U E S T R A

E S T A D Í S T I C A

P A R T I D A S C L A V E S

T O T A L

Cantidad

de

egresos

M $

Cantidad

de

egresos

M $

Cantidad

de egresos

MS

Cantidad

de

egresos

M $

% de I

universo

Egresos 3300

2.177.516

119

40.820

23

200.646

142 241.466

11,09

Fuente: Sistema contable, U nidad de Contabilidad de la S D T.

La información validada fue proporcionada por

la SDT y por la USACH y puesta a disposición de esta Contraloría General en

sucesivas entregas, siendo las últimas de ellas recibidas los días 10 septiembre y 7 de

noviembre, de 2014, respectivamente.

RESULTADO DE LA AUDITORIA

Del examen practicado, se determinaron las

siguientes situaciones.

Como cuestión previa, cabe señalar que la

citada empresa, en su respuesta contenida en el oficio sin número, de 30 de diciembre

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de 2014, formula diversas consideraciones generales relativas, entre otros aspectos,

a

la calidad y atributos de la muestra seleccionada por esta Entidad Fiscalizadora para

realizar su auditoría; y a que se interprete erróneamente como ineficaz su gestión;

agregando que espera recomendaciones tendientes a mejorar sus procesos.

Finalmente, destaca que los honorarios de que se trata en el preinforme no son

suscritos por la universidad sino que por la

S D T y el prestador de servicios.

En relación con lo representado por el Director

Ejecutivo de Empresas USACH, se debe precisar, tal como se indica en el cuerpo del

aludido preinforme y del presente informe final, que esta Contraloría General efectúa

sus revisiones en base a una metodología de auditoría y a un muestreo estadístico

bajo parámetros aprobados por esta para tales efectos.

Igualmente, es necesario puntualizar que los

criterios para determinar las partidas adicionales que se exponen más adelante no

tienen por qué coincidir con los que plantea esa administración ya que los objetivos de

la revisión son determinados por esta Entidad de Control.

Asimismo, cabe anotar que la auditoría

presenta un objetivo acotado según se expone, por lo que las interpretaciones que

terceras personas pudieren realizar sobre sus contenidos y alcances escapan al

control de este Organismo Fiscalizador.

Por último, en cuanto a lo manifestado en el

sentido que los contratos a honorarios serían suscritos por la SDT y no por esa casa

de estudios, cabe señalar que, contrariamente a lo expresado, el examen material de

los referidos acuerdos indica que estos son celebrados por directivos de la USACH, y

no por esa empresa.

A. OBSERVACIONES CONCERNIENTES A LA SOCIEDAD DE DESARROLLO

TECNOLÓGICO DE LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE CHILE LIMITADA

I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

1. Ausencia de control en cuentas contables de activo.

Se constató la existencia de transferencias

electrónicas o depósitos en la cuenta corriente no identificados por la SDT, así como

diferencias entre los saldos del registro libro mayor y sus respectivos análisis de

cuentas. materias que se abordan en detalle en el numeral 2, del acápite II, sobre

Regularidad de las Operaciones.

Lo anterior no se aviene con el modelo

internacional de control interno, Committee Of Sponsoring Organizations, COSO, por

cuanto no se han ejercido las acciones necesarias a fin de registrar oportunamente y

adecuadamente los hechos económicos, factor esencial para asegurar la oportunidad

y fiabilidad de la información que la institución mantiene.

En su oficio de respuesta la sociedad expresa

que considera un error afirmar que existe ausencia de control, debido a que para tales

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propósitos, la SDT ha publicado con fecha 2 de octubre de 2014, el procedimiento

ingresos no identificados, PD-SAF-013 del Sistema de Gestión de Calidad de la SDT.

Al respecto, se debe precisar que si bien en

su respuesta el Director Ejecutivo de la SDT se refiere al documento titulado

PD-SAF-013, aprobando su actualización con posterioridad a la auditoría en cuestión,

remite el PD-SAF-026, que efectivamente corresponde a ingresos no identificados ,

mediante el cual se norma el registro contable de las referidas partidas no

individualizadas, por lo que corresponde subsanar la observación formulada.

2. Falta de control sobre proyectos de la USACH administrados por la SDT.

Sobre el particular, se constató que la gestión

administrativa que realiza la SDT a los proyectos de la USACH, no presenta evidencia

de que estos hayan sido supervisados o controlados por la sociedad, encontrándose

desactualizados y no operativos los presupuestos presentados para cada uno de

ellos, situación que le resta valor a esta herramienta de gestión, al no entregar

información oportuna y actualizada del control financiero, materia que se aborda en el

numeral 6, del capítulo II, sobre Regularidad de las Operaciones.

La situación presentada denota carencia de

procedimientos de control y monitoreo que debe realizar la sociedad, lo que no se

encuentra en concordancia con lo señalado en el citado Informe COSO, el cual

expone en su componente Monitoreo que los sistemas de control interno necesitan

ser monitoreados para apreciar su desempeño a lo largo del tiempo.

En sus descargos la SDT plantea que solo le

corresponde la gestión administrativa de los proyectos, lo cual se encuentra

establecido en el contrato de administración. Agrega que no tiene facultades, ni posee

las competencias necesarias para controlar la ejecución técnica de ellos.

Continúa, precisando que las empresas u

organismos públicos que reciben los servicios de los proyectos administrados por ella,

constituyen un mecanismo de control externo, toda vez que si tales servicios no fueren

correctamente prestados, dicha empresa u organismo no pagaría las respectivas

facturas.

En relación con la materia, procede anotar

que en cada uno de los convenios que celebra la USACH con la SDT, se estipula que

dicha entidad se hará cargo de la administración financiera de los proyectos, lo que

implica, entre otros, ejercer el control sobre el presupuesto de los mismos, lo que en la

especie no se evidencia, razón por la cual se mantiene lo observado.

3.

Inexistencia de control sobre los contratos a honorarios asociados a los proyectos.

La SDT no ejerce un control respecto de la

ejecución efectiva de los contratos, tal situación se genera en atención a que los

respectivos convenios son suscritos por la propia universidad y la sociedad señala que

solo le corresponde la gestión administrativa y financiera de los proyectos.

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Lo anterior, al igual que

lo consignado en el

punto precedente, no se ajusta a lo establecido en el mencionado Informe COSO en

su componente Actividades de control , en orden a mantener controles efectivos

sobre las labores que desarrolla.

El Director Ejecutivo de la sociedad reitera en

su respuesta que solo le corresponde la gestión administrativa de los proyectos,

conforme lo establece el contrato de administración y no tiene facultades, ni posee las

competencias necesarias, para controlar la ejecución técnica de los aludidos

acuerdos.

Agrega, que el jefe de proyecto es quien

autoriza el pago de los honorarios, una vez recibidos los servicios indicados en el

contrato, solicitándolos a través de un formulario dispuesto para el efecto.

Puntualiza que la referida sociedad es una

corporación de derecho privado, por lo tanto, no corresponde requerir que estas

personas firmen un libro de asistencia ya que ello asigna subordinación y

dependencia, debiendo cambiar la modalidad contractual a plazo fijo o indefinido,

según la normativa laboral.

Finalmente, sobre el Informe COSO

manifiesta que desconoce que este constituya una norma técnica o jurídica vinculante

para la SDT USACH LTDA.

Sobre el particular, si bien es atendible que el

jefe de proyecto sea quien ejerza por parte de la universidad, el control directo sobre

los contratados, corresponde que esa sociedad -en cuanto entidad ejecutora- cuente

con la documentación que permita respaldar los pagos que originen las prestaciones,

lo que no ocurre, de modo de mantener su propio control, dado que es ella quien

realiza el pago a los prestadores de servicios y, por ende, debe asegurar el cabal

cumplimiento de los servicios contratados con el objeto de satisfacer, a su vez, el

encargo formulado por la USACH en cada caso.

Seguidamente, resulta pertinente manifestar

que, el Informe COSO constituye una técnica marco de control interno reconocida

internacionalmente como estándar para las organizaciones del sector privado, que

contribuye a mejorar sus operaciones, con el fin de cumplir los objetivos para los

cuales fue creada. Por ende, se mantiene la objeción.

II. REGULARIDAD DE LAS OPERACIONES

1. Incumplimiento de instrucciones impartidas por el Servicio de Impuestos Internos.

Es dable manifestar que en el informe final

N°201, de 2009, esta Contraloría General observó que la sociedad auditada no emitió

facturas de venta por los servicios de administración de proyectos a la USACH, a raíz

de lo cual se formuló una consulta al Servicio de Impuestos Internos, SII, organismo

competente sobre la materia.

8


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Dicha entidad se pronunció formalmente sobre

el tema a través de su ordinario N° 698, de 2013, concluyendo que ... los ingresos

percibidos por la sociedad, por concepto de

-

Derecho Universitario , no se encuentran

afectos a IVA, toda vez que el mandato encomendado, a saber, realizar la gestión

administrativa de los proyectos efectuados por la universidad, es de carácter civil y no

comercial, no encontrando dicha actividad una clasificación dentro de aquellas

detalladas en los N

o s

3 o 4, del artículo 20, del decreto ley N° 824, sobre Impuesto a la

Renta, presupuesto básico para que los servicios se encuentren gravados con IVA .

El aludido oficio N° 698, de 2013, concluye

que Respecto de la emisión de documentos tributarios, procede emitir por la

percepción de los referidos ingresos, facturas por servicios no gravados y/o exentos

de IVA, establecidas mediante resolución exenta N° 6.080, de 1999, salvo que dichos

servicios se encuentren estipulados en un instrumento público o privado firmado ante

Notario .

Tenidos a la vista y analizados los

antecedentes al respecto, se constató que la SDT no ha dado cumplimiento a la

instrucción de facturar a las distintas facultades de la USACH los ingresos por

concepto del cobro de Derecho Universitario , los cuales en el año 2013 ascendieron

a $ 1.980.094.626, ni tampoco cuenta con un contrato, instrumento público o privado

firmado ante notario que respalde la prestación de estos servicios, situación que no se

ajusta a lo dispuesto en el precitado oficio ordinario N° 698, de 2013 del Servicio de

Impuestos Internos.

Refiriéndose a este punto, la sociedad

examinada indica que el SII le instruyó realizar un contrato privado ante notario, el que

aún no se ha concretado, en razón del costo que implica su suscripción y la cantidad

de proyectos que maneja, a saber, 1.110.

Agrega que para acatar la citada instrucción,

el directorio aprobó la confección de un contrato firmado por el Rector de la

Universidad de Santiago de Chile y el Director Ejecutivo de la SDT USACH,

documento que debe ser aprobado por el Departamento Jurídico de la USACH y

enviado a esta Contraloría General para que tome conocimiento.

Continúa, señalando que durante los años

2013 y 2014 la empresa fue fiscalizada por parte del SII, quien no hizo observaciones,

ni cursó las multas correspondientes. Por ello, no entiende por qué esta Entidad de

Control se atribuye facultades fiscalizadoras que no le competen, aun cuando

entiende su preocupación al respecto.

Sobre el particular, es necesario recordar que

las facultades fiscalizadoras de esta Entidad de Superior de Control, se encuentran

establecidas en el artículo 16, inciso 2°, de la ley N° 10.336, de Organización y

Atribuciones de la Contraloría General de la República. Por ende, la revisión considera

verificar la regularidad de sus operaciones, lo que implica el cumplimiento de la

normativa que le resulta aplicable, aun la de índole tributaria, lo que no significa

inmiscuirse en las atribuciones o competencia del órgano responsable de esa materia,

9


18/71

)

O N T R A LO R ÍA G E N E R A L D E LA R E P ÚBLIC A



el cual se pronunció específicamente sobre el asunto, sin que esa sociedad esté

dando cumplimiento a lo resuelto por aquel, lo cual no puede ser obviado por este

Organismo Fiscalizador.

En atención a lo expuesto y dado que la

medida enunciada por la entidad para regularizar la situación en comento no se ha

conc retado, debe confirmarse la observación formulada inicialmente.

2. De las concil iaciones bancarias.

2.1 Ingresos no identificados.

La SDT administra sus transacciones

financieras mediante la cuenta corriente N° 10358391, del Banco de Crédito e

Inversiones, BCI, la cual consigna movimientos de fondos tanto de la propia entidad,

com o de los proyectos de la u niversidad gestionados por esta.

A su turno, se constató el registro de

transferencias o depósitos no identificados por esa sociedad, en las conciliaciones

bancarias de la referida cuenta corriente, los que se contabilizan cargando la cuenta

N°110107 Banco y abonando la cuenta código 110407, Ingresos no Identificados ,

con la finalidad de controlarlos separadamente y que no permanezcan como partidas

en concil iación.

Cabe señalar, que si bien se realiza un

análisis de la referida cuenta, código 110407, "Ingresos no Identificados" a la fecha del

preinfome de auditoría, agosto de 2014, existían registros con una antigüedad de

hasta 9 años, que aún no habían sido regularizados, vale decir, que no se han

rebajado de la cuenta por cobrar correspondiente, toda vez que no se ha identificado

el deudor o el proyecto por el cual se originaron. E l detalle se expone a c ontinuación:

T abla N ° 2: R esumen de ingresos no identificados

Año

aldo según balance

al 31 de diciembre de

2013 ($)

Montos aclarados

($)

S aldo al 30 de

agosto de 2014, sin

aclarar ($)

2005

53.125.616

43.931.662

8.025.487

2006

74.499.075

66 473.264 8.025.811

2007

43.027.016 39.893.838

3.133.178

2008 43.480.390

37.116.110

6.364.280

2009 950.871.103

943.266 .706

7.604.397

2010

713.964.787 702.924.751

11.040.036

2011

879.047.765 869.795.079 9.252.686

2012

1.078.217.586

1.047.613.501

30.604.085

2013 1.875.116.985

1.816.836.361

58.280.624

2014

1.997.958.479 1.755.675.407 242.283.072

Total

384.613.656

Fuente: Análisis de la cuenta contable N°110407, de la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la USACH Ltda.

La situación descrita no se condice con la

aplicación general de la técnica y de la práctica contable, en el sentido de que los

hechos económicos deben ser registrados en forma oportuna y estar claramente

expuestos y contabilizados en los respectivos registros, a fin de que en base a ellos

10


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D I V IS I Ó N D E A U D I T O R Í A A D M I N IS T R A T IV A


sea posible la emisión de los informes que correspondan, con el sustento de los

análisis de las cuentas pertinentes.

De igual forma, no se ajusta a la normativa

contenida en el Informe COSO, específicamente con el componente Actividades de

Control que considera las principales directivas para la implantación de controles, por

cuanto no se han ejercido las acciones necesarias a fin de registrar oportuna y

adecuadamente los hechos económicos, factor esencial para asegurar la

disponibilidad y fiabilidad de la información que la institución mantiene, base para la

adopción de decisiones.

En su respuesta, la SDT expresa que ha

adoptado acciones durante el año 2014 para efectuar el reconocimiento de estos

ingresos. Para estos efectos, creó una cuenta de correo institucional

[email protected]

, con el objeto de agilizar la identificación de los abonos en

efectivo por el pago de aranceles o matrículas, realizados directamente en las cuentas

corrientes de la empresa. Agrega, que se implementó el procedimiento PD-SAF-026,

en el cual se documentó el modo de reconocer estos recaudos.

En cuanto a los haberes no identificados de

los cuatro períodos más antiguos, indica que estos serán regularizados reconociendo

un ingreso fuera de la explotación debido a que, no obstante haber realizado las

gestiones necesarias para aclarar a qué proyectos corresponden, no se han obtenido

resultados favorables.

Finalmente, hace presente que de los

$ 242.283.072 que se mantenían como saldo de la referida cuenta al 31 de agosto de

2014, se ha identificado el 73% de estos, equivalente a un total de $ 176.874.008 al

30 de noviembre de 2014.

Al respecto, debe confirmarse la observación,

debido a que en esta oportunidad no fueron proporcionados los antecedentes que

acrediten las acciones aludidas, a fin de corregir la situación objetada.

2.2 Diferencia entre la cuenta del mayor contable código 110407, Ingresos no

Identificados y su análisis de cuenta.

Sobre el particular, es dable señalar que,

examinados los antecedentes facilitados por la SDT de la referida cuenta, se observó

que existe una diferencia de $ 18.285.855, originada entre el saldo según libro mayor,

que asciende a $ 247.338.024, y el saldo según el análisis de la cuenta, que totaliza

$ 265.023.879, al 31 de diciembre de 2013. A su turno, dicha diferencia alcanzaba la

suma de $ 28.359.488, al 30 de agosto de 2014.

En relación a la materia, cabe indicar que el

análisis periódico de las partidas que componen el balance constituye una fortaleza

del control interno, toda vez que avala la razonabilidad de la información financiera

contable, contribuyendo al cumplimiento de la letra f) del artículo tercero de la

modificación de la escritura de constitución de dicho organismo, en el que se indica

que le compete a esa sociedad administrar contable y financieramente los programas,

1 1


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D I V IS I Ó N D E A U D I T O R Í A A D M IN I S T R A T I V A


servicios y cursos de nivel académico que desarrolle la Universidad de Santiago de

Chile.

El hecho expuesto revela deficiencia en el

procedimiento de registro y control y pugna con los principios del aludido modelo

COSO, los cuales indican que toda organización debería contar con los

procedimientos y medidas necesarias para garantizar la preservación de los recursos

de la empresa, atributos de la información que en las circunstancias señaladas no

están del todo sustentados.

Al respecto, la dirección de la empresa

auditada señala que el análisis de la cuenta corriente permite una revisión de los

ingresos mediante la cual se puede identificar y controlar periódicamente las partidas

no conciliadas y que, una vez detectadas las diferencias se procede a su

regularización.

Añade, que se ha instruido a la Unidad de

Tesorería de la SDT regularizar las inconsistencias del ejercicio contable 2014, ya que

éstas deberán ser auditadas por la em presa externa encargada al efecto.

En virtud de lo anterior, se mantiene la

objeción, por cuanto la medida objetada para regularizar el hecho observado aún no

se m aterializa.

2.3 C heque caducado.

Revisada la conciliación bancaria de la

sociedad del mes de diciembre de 2013, se examinaron los cheques girados y no

cobrados, observándose la existencia del documento N°

1962812, emitido por un

monto de $1.400.000, el cual se encuentra vencido, registrando una antigüedad

superior a cuatro años, sin que se haya efectuado una reclasificación contable de

dicha deuda en una c uenta de pasivo.

Lo descrito no se aviene con los plazos de

cobro establecidos en el artículo 23, del decreto con fuerza de ley N° 707, de 1982,

del Ministerio de Justicia, que Fija Texto Refundido, Coordinado y Sistematizado de la

Ley sobre Cuentas Corrientes Bancarias y Cheques, el cual dispone los plazos de

caducidad de los cheques girados y no cobrados, los que en la especie no han sido

aplicados.

Acerca de este punto, la SDT informa que el

aludido documento corresponde a una garantía por un arriendo suscrito en el año

2009, entre la Sociedad de Desarrollo Tecnológico y la Sociedad Técnica Minera

Limitada, RUT N° 78.779.450-5.

t

Agrega que esta transacción se contabilizó

según comprobante de traspaso T-13.060 de la referida anualidad y se imputó en la

cu enta contable D ocu mentos en Garantía donde se encu entra registrada a la fecha.

12


21/71


22/71


D I V IS I Ó N D E A U D I T O R Í A A D M I N IS T R A T IV A


Finalmente, en cuanto a la transacción

N°16.165, expresa que la Unidad de Recursos Humanos de la SDT es quien solicita

la contabilización y pago de los sueldos, imposiciones y otros relacionados con el

área, lo que se efectúa a través de memorándum o carta, conforme lo dispone el

numeral 5.1.4 del procedimiento PD -S A F-013.

En atención al análisis de los nuevos

antecedentes proporcionados en esta oportunidad por esa empresa, corresponde

levantar la observación formulada.

4. Bienes no transferidos por la Sociedad de Desarrollo Tecnológico a la USACH.

La SDT, por cada proyecto que administra,

debe contabilizar las compras de los activos fijos asociados a ellos, los cuales son

requeridos por los jefes de los mismos, funcionarios de la USACH, mediante los

respectivos formularios de solicitud de compra, en

los

que se autoriza su adquisición

con las visaciones c orrespondientes.

En este orden, los bienes deben ser

entregados a la universidad cada cierto período de tiempo, según lo pactado en la

cláusula sexta de los convenios, acorde a lo cual Los activos fijos que se adquieran

durante un ejercicio con cargo a ingresos del proyecto deberán ponerse a disposición

de la universidad trimestralmente, o en las oportunidades que el jefe de proyecto o

autoridad académic a o adm inistrativo lo solicite .

Al respecto, se efectuó una revisión de 50

especies, producto de lo cual se constató la existencia del software Dynoware modelo

5697A1, con cables de conexión 170A11142 y 1200A2, valorizado en $ 6.906.590,

según factura N° 29, de la empresa Asesorías Servicios e Inversiones Cobo y Pino

Limitada, el que fue adquirido el 8 de abril del 2013; sin embargo, a la fecha de la

auditoría, agosto de 2014, aún no había sido transferido a la U S A C H.

Sobre la materia, el Director Ejecutivo de la

SDT manifiesta que la aplicación ...Dynoware es una licencia de un programa

computacional, por ende, se define como gasto o costo diferido, en el sentido que se

constituye en un recurso que genera beneficios más allá de lo que reporta un ejercicio

com ercial, en consecuenc ia, no tiene la condic ión de ser un activo fijo .

Agrega, que los softwares financiados por los

proyectos que administra la SDT USACH, se rigen por el Sistema de Registro y

Control de Bienes y Manual de Procedimientos Administrativos , el cual, en lo que

interesa, artículo 37, párrafo segundo, no incluye a las aplicac iones com putacionales.

Acerca del particular, es menester precisar

que el párrafo segundo del precitado artículo 37, hace referencia a la documentación

en que constan los derechos que tiene la entidad universitaria sobre los bienes

intangibles, los cuales deberán registrarse y mantenerse en custodia en las unidades

que la generaron, siendo, además, incluidos en el archivo que mantiene la Unidad de

C ontrol de Bienes de la U S A C H.

14


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I M 9 2

CHILE

Establecido lo anterior, cabe indicar que las

explicaciones emitidas por el referido personero, no permiten salvar la objeción

formulada, toda vez que el software fue comprado en el marco del proyecto FIN-00

Excedentes de la Facultad de Ingeniería , de la Universidad de Santiago de Chile.

5. Falta de acreditación de recepción conforme de mercaderías y/o servicios.

Además, se observó la existencia de 19

facturas de compra de mercaderías y/o prestación de servicios que totalizaron

S 41.133.101, de los cuales no consta la recepción conforme de estos, así como

tampoco, la identificación del funcionario que los recibió. El detalle de tales casos

expone en el siguiente recuadro:

Tabla N°4: Documentos sin recepción conforme del producto o servicio

Código del

proyecto

Glosa

N° ide

comprobante de

egreso

Monto en

($)

421

Arriendo Salón y Servicio Coffe

10.096

4.490

8.402.075

1.773.100

omputador

-Monitor Impresoras- Toshiba L845

1 T óner Hp A lto R endimiento

4.176

114.240

Servicios de Cafetería

478

102.350

700

Caldera Ivar Vapor Bhp 800 11.8bat

6.844

13.927.760

65 Tarjeta Gift C ard

11.050

3.250.000

Tarjetas Gift Card

17.456

3.250.000

9 Pizarras 2.667 1.566.040

Tóner Hp Laserjet Color

5.276 198.428

Chapitas Promocionales

14.578 44.625

861

3 Sap2000 V 16 E ducacional (10 Usuario)

17.485

2.957.245

Insumos Varios Maquina Café

7.699

91.273

2 M ouse

12.390

14.813

1118

Tarjeta Gift Card

17.455 2.425.000

Asesoría Proyecto

7.761

746.500

Sierras Guinchas

3.463

153.508

4 Tinta Penetrantes

10.062

52.922

3219

2 Bom bas P eristált icas

8.125 2.063.222

Total 41.133101

Fuente: Comprobantes de egreso, Sociedad de Desarrollo Tecnológico USACH Limitada.

La situación descrita evidencia falta de

procedimientos de control sobre la recepción del documento de compra (factura o guía

de despacho) de productos o servicios, vulnerando además lo previsto en la letra b)

del artículo 4° y en letra c) del artículo 5° de la ley N° 19.983, que Regula la

Transferencia y Otorga Mérito Ejecutivo a Copia de la Factura.

En su oficio de respuesta la entidad

fiscalizada expresa que la revisión de los productos y/o servicios corresponden a las

unidades académicas, y a los jefes de cada proyecto.

Continúa, señalando que no es resorte suyo

verificar la recepción conforme, ni tampoco identificar al funcionario que los recibió,

dado que la Unidad de Proyectos de la SDT es la que revisa que cada solicitud de

pago a los proveedores cuente con la autorización del jefe del proyecto que solicita la

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C O N T R A LO R ÍA G E N E R A L D E LA R E P ÚBLIC A

D I V IS I Ó N D E A U D IT O R ÍA A D M IN I S T R A T I V A


compra y del director de la unidad académica de la facultad a la cual pertenece. Por

ende, esa es la instancia c ompetente para la revisión.

Agrega, que no obstante lo expuesto

precedentemente, ha adoptado la decisión de incluir una cláusula en el "Formulario de

Solicitud de Pago de Facturas N° 7 , que incorpore la recepción conforme por

mercadería o servicios. Asimismo, con fecha 30 de diciembre de 2014, emitió un oficio

a través del cual se imparten instrucciones para evitar, tanto pagar facturas por

mercaderías o servicios no recibidos a satisfacción del usuario, como que dichos

docu mentos adquieran mérito ejecutivo a la luz de la ley N ° 19.983.

Finalmente, en lo que atañe a los casos de la

tabla N° 4, expresa que los saldos y cargos en cada proyecto son periódicamente

revisados, y si hubiese cargos por servicios no recibidos, se habrían reportado a fin de

adoptar las medidas que fueren pertinentes.

Sin perjuicio de las acciones informadas por la

SDT se mantiene la observación, toda vez que se trata de una situación consolidada,

no susceptible actualmente de regularización, en tanto las medidas que compromete

tendrán su materializac ión en el futuro.

6. Proyectos con presupuestos desactualizados.

Al respecto,

e determinó que los

presupuestos asociados a cada proyecto que administra la SDT, no se encuentran

actualizados y difieren de los valores realmente desembolsados en el año 2013,

situación que revela falta de control, ya que no se estaría exigiendo el cumplimiento

de los límites de los gastos.

En este sentido, es dable expresar que los 5

proyectos analizados evidencian erogaciones que superan las estimaciones previstas

según los planes presupuestarios, de manera que, en estricto rigor, dicha herramienta

de gestión no se enc uentra operativa en pro del control f inanciero de estos.

T abla N ° 5: Gastos de proyectos

Código del

Proyecto

Año de presentación

Monto de gastos según

presupuesto del proyecto

($)

Monto de gastos efectivos

del proyecto, al 2013

($)

421

2003

154.500.000

220.684.486

3219 2007

59.700.000

87.861.773

3077

2009

20.000.000 201.800.968

861 2010

698.700.000 763.794.109

1118 2011

97.770.000 492.632.200

Fuente: Expedientes de los proyectos y del sistema contable del SDT USACH Limitada.

Detalle contenido en Anexo N°1

Lo anterior vulnera lo dispuesto en la letra f)

del artículo tercero de la modificación de la escritura de constitución de la sociedad en

análisis, en el cual se expone que a la SDT, le corresponde Administrar contable y

financieramente los programas, servicios y cursos de nivel académico que desarrolle

la U niversidad de Santiago de C hile .

16


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26/71


D I V IS I Ó N D E A U D IT O R I A A D M IN I S T R A T I V A


B. OBSERVACIONES CONCERNIENTES A LA UNIVERSIDAD DE SANTIAGO DE

CHILE

Al respecto, en forma previa a la exposición

de las observaciones que se desprenden del examen efectuado, es necesario reiterar,

tal como se indicó en el acápite sobre Antecedentes Generales de este informe, que

la Universidad de Santiago de Chile no dio respuesta a las observaciones contenidas

en el preinforme

N° 113, de 2014, de este origen, por lo que estas se mantienen

íntegramente.

Luego, en cuanto a la revisión efectuada por

esta Contraloría General a los proyectos que la universidad encomendó a la SDT,

cabe indicar que esta se enfocó principalmente a verificar el cumplimiento de la

jornada laboral de los funcionarios que fueron contratados a honorarios por dicha casa

de estudios superiores para prestar sus servicios en estos, y la existencia de los

activos adquiridos por dicha sociedad, los que deben ser traspasados a la USACH.

Sobre el particular se determinaron las

siguientes situaciones:

I. ASPECTOS DE CONTROL INTERNO

1 .

Auditoría

Interna.

Es dable manifestar que de acuerdo a los

antecedentes facilitados por la entidad fiscalizada, en el marco de las actividades

realizadas por la Contraloría Universitaria de la USACH, durante el 2013, si bien se

llevaron a cabo auditorías asociadas al control de asistencia de los funcionarios de la

universidad, no se contemplaron en sus revisiones la ejecución de los proyectos que

desarrolla esa institución universitaria a través de la SDT; como tampoco los incluyó

en su plan de trabajo para el año 201 4.

Lo anterior, pugna con lo previsto en los

artículos 38 y 39 de la aludida resolución exenta

N°

1.485, de 1996, que Aprueba

Normas de Control Interno de la Contraloría General, que dicen relación con que los

directivos deben vigilar continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las

medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuación contraria

a los principios de ec onomía, eficienc ia o eficac ia.

2. Inexistencia de manuales de procedimientos.

Acerca de este punto, se comprobó que no

existen instrucciones sobre la normalización y regulación del proceso de las

operaciones que se efectúan en el marco de los proyectos que se le encargan a la

SDT, tales como la forma de rendir la cuenta, las autorizaciones requeridas, a quién le

corresponde celebrar los contratos a honorarios de los funcionarios para desempeñar

labores en la sociedad y el control de los mismos, entre otros aspectos, de modo que

las actividades se vienen desarrollando conforme a la práctica y a las instrucciones

verbales sobre la materia.

18


27/71




Lo señalado contraviene los numerales 43 al

47, de la precitada resolución exenta N° 1.485, de 1996, que indica que una institución

debe tener pruebas escritas de su estructura de control interno, incluyendo los

objetivos y procedimientos de control, y de todos los aspectos pertinentes a las

transacciones y hechos significativos. Asimismo, la documentación debe estar

disponible y accesible para su verificación por personal apropiado y por los auditores.

3. Falta de segregación de funciones.

No se evidencia una adecuada segregación

de funciones en cuanto a la aprobación de los sobregiros en el marco del proyecto

N°1118, denominado Prosecución de Estudios de Ingeniería Civil Industrial , de la

Facultad de Ingeniería de la USACH, por parte del señor Alfredo Arugas Abuin, en su

calidad de Director de dicha Facultad, para la compra de 3 computadores de oficina,

quien -a su vez- es el D irector del citado proyecto.

Lo descrito no se ajusta al principio de

oposición de funciones, que inhibe la posibilidad de producir errores, omisiones o

situaciones anormales que afecten al patrimonio institucional, lo que además no se

condice con lo previsto en el numeral 54 de la mencionada resolución exenta

N° 1.485, de 1996, en orden a que las tareas y responsabilidades principales ligadas a

la autorización, tratamiento, registro y revisión de las transacciones y hechos deben

ser asignadas a personas diferentes, materia que se aborda en el numeral 4, del

acápite III, sobre Examen de Materia Auditada.

4. Falta de control de asistencia de los académicos.

Sobre este aspecto, cabe anotar que, si bien

la USACH mantiene un sistema de control de asistencia que consiste en hojas sueltas

que se archivan, tituladas Control de asistencia profesores jornada completa para el

registro de la asistencia y control horario del personal académico, este presenta

deficiencias, toda vez que estos no consignan de manera habitual su asistencia,

existiendo días en que solo firman el horario de ingreso o de salida, o ninguno de

ellos. Además, las referidas omisiones o inasistencias no son informadas al

Departamento de Recursos Humanos de la USACH para que efectúe los descuentos

respectivos, aspectos que se abordan en el numeral 2.2, del capítulo III, sobre

E xamen de M ateria Auditada.

La situación expuesta no se condice con la

obligación que les asiste a los directivos de vigilar continuamente las operaciones y

adoptar inmediatamente las medidas oportunas, ante cualquier evidencia de

irregularidad o de actuación contraria a los principios de eficiencia y eficacia, según se

indica en el punto 38, de la aludida resolución exenta N°1.485, ni con el principio de

control previsto en el artículo 3° de la citada ley N° 18.575.

II. EXAMEN DE CUENTAS

La revisión se extendió a 6 proyectos

ejecutados por la Universidad de Santiago de Chile, cuya gestión administrativa, como

ya se ha manifestado, fue encomendada a la SDT durante el período fiscalizado,

19


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D I V I S IÓN D E AU D I T OR I A AD MI N I ST R AT I VA


siendo dable anotar que los jefes de proyectos, quienes son funcionarios de esa casa

de estudios superiores, recopilan los antecedentes que respaldan los gastos de los

mismos, procediendo a remitirlos vía formulario a la SDT, para que efectúe los pagos,

previa visación del dec ano y del sec retario de la fac ultad de que se trate.

Del examen practicado, se desprenden las

siguientes observaciones:

1.

Funcionarios de la USACH contratados a honorarios para desarrollar labores en

proyectos de la S D T en funciones similares a las desempeñadas en la universidad.

Sobre la materia, se constató que la USACH

suscribió con 12 de sus funcionarios de planta y contrata, convenios adicionales en

calidad de honorarios, para desempeñarse en los proyectos que administra la SDT, en

labores similares a las que realizan en su jornada habitual de trabajo (anexo N° 2).

En efecto, el referido personal fue contratado

bajo esta modalidad y con cargo a proyectos administrados por la SDT, en

circunstancias que las actividades corresponden a labores habituales de la USACH,

que son desarrolladas en sus mismas dependencias. Dichas contrataciones son

realizadas anualmente, por lo que tal c ircunstancia c onstituye una habitualidad.

Al respecto, cabe hacer presente que los

convenios a los cuales fueron imputados los gastos, no establecen la información

mínima que precise las labores que involucrará cada proyecto, lo que no se condice

con lo manifestado en la jurisprudencia administrativa de este origen, contenida entre

otros en los dictámenes N

o s

20.045, de 2013 y 77.146 de 2014, en orden a que,

excepcionalmente el inciso segundo del artículo 11 de la ley

N°

18.834, que Aprueba

el Estatuto Administrativo, permite contratar a honorarios a determinadas personas

para atender tareas habituales, siempre que se trate de cometidos específicos, esto

es, de labores puntuales, claramente individualizadas y determinadas en el tiempo,

cu estión que en la especie no se cum ple.

Las remuneraciones pagadas por la

universidad a los aludidos servidores públicos totalizaron $ 218.708.366, en tanto, los

pagos por concepto de honorarios a través de la SDT, ascendieron a $ 112.728.491,

durante el período examinado.

2.

Personal de planta y contrata de la USACH, con más de un contrato por prestación

de servicios a honorarios sin que se acredite el horario en que se desarrollan.

a) De la muestra examinada, se verificó que

existen 12 funcionarios de la universidad en calidad de planta o contrata, con jornada

de 44 horas semanales, que además han sido contratados a honorarios por la propia

casa de estudios para prestar servicios en los diferentes proyectos que administra la

SDT, situación que no se ajusta a la naturaleza del encargo conferido a esta, de

acuerdo a lo señalado en la cláusula segunda de los convenios celebrados entre

ambas entidades, mediante la cual, la USACH le encomienda a dicha sociedad la

administración financiera de los proyectos, lo que comprende en sus letras b) y d) la

Realización de pagos de proveedores de bienes y servicios correspondientes a

20


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30/71




académicos, presentaba omisiones, no obstante ello, igualmente se les pagó la

remuneración, sin que exista evidencia de que dichos antecedentes hayan sido

remitidos a la Unidad de Recursos Humanos para aplicar los respectivos descuentos,

dado que no consta la asistencia laboral en algunos días. A modo de ejemplo, cabe

indicar que durante el mes de diciembre de 2013, se pagó por concepto de sueldos a

los docentes aludidos, el total de sus remuneraciones que alcanzaron a

$ 13.616.041, siendo la cantidad de días sin registro de asistencia y los montos

asociados de pago los ya mencionados $ 4.016 .394 (anexo N°4).

Lo anterior, no se condice con los principios

de control, eficacia y eficiencia que establece el artículo 3°, de la ya señalada ley

N° 18.575, bajo los cuales deben operar las entidades de la administración pública, de

la cual forma parte la USACH, por ende se observa la cifra total de $ 4.016.394,

conforme lo previsto en los artículos 95 y siguientes de la ley N° 10.336.

3. Bienes adquiridos por la Sociedad de Desarrollo Tecnológico USACH Limitada para

la US A C H no presentados a la inspecc ión ocular.

Revisada una muestra de los activos

transferidos a la universidad por parte de la SDT, se pudo constatar que si bien se

encontraban contabilizados en los registros de esa entidad de educación superior, no

pudieron ser ubicados para su verificación física, los que se anotan en el siguiente

detalle:

T abla N ° 6 : Bienes no encontrados

N °

N úmero de

inventario

asignado por

la U S A C H

Ubicación

Número

de

factura

D escr ipc ión M onto ($)

1

2004051

Facultad de A dministración y

Economía

15148

Computador

416.500

2 2004055


Economía

15148 Impresora Stylus

124.950

3

2004056


Economía

15148

Soporte para LC D 41.650

4

2004057


Economía

15148

Soporte para LC D 41.650

5 2004058

Facultad de Administración y

Economía

15148 Soporte para LCD 41.650

6

2004836

Departamento de Ingeniería en Minas 15479

Bomba peristált ica 1.031.611

7

2004837

Departamento de Ingeniería en Minas

15479 Bomba peristált ica

1.031.611

8 2004838


15479 Agitador digital 506.756

9

2004839


15479

Cabezal standard

149.940

10

2004840

Departamento de Ingeniería en Minas 15479

Cabezal standard

149.940

1 1 2004801

Departamento de Ingeniería Mecánica

251967

Caldera vapor 13.927.760

12

2004802

Departamento de Ingeniería Mecánica

D epartamento de Ingeniería

Metalúrgica

251967

1 2 4 1 3 D D

Quemador

Microscopio

1.3 6 6 .6 6 1

76.370.782

3

2003397

14

2003377 Departamento de Ingeniería

Metalúrgica

585

Notebook 280.672

Total

95.482.133

Fuente: Informe de altas de la U niversidad de S antiago de C hile.

La situación expuesta evidencia fallas de

control e infringe lo dispuesto en el reglamento de activos Sistema de Registro y

Control de Bienes Reglamento y Manual de Procedimientos Administrativos", de 1986,

22


31/71

'‘‘ Z•P

• q

y ,

•

ler

C r fTee




aprobado por resolución exenta N°

1.183 del mismo año, ambos documentos de esa

universidad, específicamente la letra a),

artículo 4°, Registro oportuno, completo y

sistemático de los hechos que afectan la cantidad, valor y ubicación de los bienes

inventariables .

III. EXAMEN DE LA MATERIA AUDITADA

1. Contratos suscritos por la USACH, para que sus funcionarios trabajen en proyectos

administrados por

la S D T .

Del examen practicado a los proyectos

elegidos como muestra, se pudo advertir que directivos de la USACH suscriben

contratos a honorarios con funcionarios tanto de planta como a contrata para que

laboren en los proyectos administrados por la SDT, sin que se evidencie alguna norma

legal que permita a ese plantel llevar a cabo ese tipo de contratos, cuyo pago es

efectuado por la mencionada entidad privada y registrados en su propia contabilidad.

En efecto, consta que los aludidos acuerdos

son firmados por un director de departamento de la universidad, sin que se

compruebe alguna delegación del Rector para ese fin, y por el prestador del servicio,

siendo extendidos en papelería con membrete de la casa de estudios, por lo que no

puede entenderse que sean acuerdos celebrados por la SDT como contratante, según

ha esgrimido dicha sociedad.

Esta última circunstancia deja en evidencia la

confusión provocada por la modalidad de convenios de administración entre la

universidad y la SDT, lo cual se refuerza por el hecho de que la empresa haya

respondido el preinforme haciéndose cargo de situaciones que afectan a su

mandante. En efecto, mediante el expediente de los acuerdos en referencia, la casa

de estudios entrega a la SDT la administración financiera de los proyectos que

desarrolla, siendo la entidad privada la que recauda los ingresos y efectúa los pagos,

sin embargo, en los contratos a honorarios -de cuyo cumplimiento SDT se

desentiende, señalando que ello correspondería a la universidad- aparece contratando

los servicios, como se dijera, un directivo de la USACH, sin relación ni facultades de

representación de la entidad privada; por lo que no cabe sino entender que quien

contrata es la propia institución de educación superior que, por lo demás, según la

propia empresa es quien debe verificar su correcta ejecución, lo cual resulta

manifiestamente contradictorio con su pretensión de ser ella quien contrata.

Cabe señalar que el monto pagado por

concepto de honorarios, por la SDT, ascendió a $ 6.123.666.066, durante el ejercicio

2013 (anexo N°5).

En definitiva, a través de cada convenio, la

USACH ha efectuado un encargo a la SDT para la gestión administrativa de un

determinado proyecto, sin embargo, en la especie se advierte, como ya ha sido

indicado precedentemente, que es esa universidad la que contrata a los prestadores

de servicios requeridos para la ejecución de los proyectos, lo cual no se condice con

la naturaleza del encargo establecido en la cláusula segunda de los respectivos

contratos, en los que se le encomienda la administración financiera a la SDT, lo cual,

23


32/71




según las letras b) y d) de esa cláusula implica la Realización de pagos de

proveedores de bienes y servicios correspondientes a gastos operacionales del

proyecto y el Pago de honorarios a los prestadores de servicios , respectivamente,

de lo cual se desprende que la contratación de los servicios debe efectuarse por la

aludida empresa.

Por otra parte, los referidos contratos a

honorarios dispuestos por la USACH, no satisfacen las condiciones que exige la

contratación de servicios personales en un organismo público, previstas en el artículo

11, de la citada ley

N°

18.834, en cuanto al carácter específico del cometido

encomendado. Además, tales acuerdos no son remitidos al trámite de toma de razón

o registro, según corresponda, de acuerdo a la resolución

N° 1600, de 2008, de esta

C ontraloría General, que Fi ja N ormas S obre Exención del Trámite de Tom a de R azón.

2. Contratos a honorarios suscritos por la USACH para el desarrollo de proyectos a

t ravés de la S D T .

2.1 F alta de singularizac ión de las labores contratadas.

Sobre el particular, se observó que en 12 de

los contratos analizados, no se describen de modo preciso las prestaciones que debe

cumplir el personal a honorarios en los proyectos que administra la SDT. Cabe hacer

presente que, al suscribir esa casa de estudios los mencionados contratos, debe

regirse por lo establecido en el artículo 11, de la mencionada ley N°18.834, lo que no

acontec ió en la especie.

Además, en los nombrados convenios no se

indica la oportunidad en que se desarrollarán las tareas encomendadas y su forma de

control, toda vez que se trata de funcionarios de la universidad, y de acuerdo con la

cláusula cuarta de los respectivos contratos de honorarios, dichas actividades se

deben realizar sin interferir en las funciones que deben ejecutar en su calidad de

empleados públicos, en concordancia con lo dispuesto en el artículo 56, de la

mencionada ley

N°

18.575, que en lo que interesa, previene que tales actividades

deben conciliarse con la posición que ocupen en la administración, y siempre que con

ello no se perturben el f iel y oportuno c umplimiento de sus deberes funcionarios.

En efecto, si bien el vínculo entre los órganos

que integran la Administración del Estado y el prestador de servicios a honorarios,

está regido por el principio de libertad contractual, el desarrollo de las tareas pactadas

debe orientarse al cumplimiento de la acción administrativa, esto es, a la satisfacción

de las necesidades públicas, por lo que, al tener la calidad de servidores estatales y

desarrollar una función pública, la autoridad está obligada a procurar los mecanismos

que le permitan controlar, oportuna y totalmente, la observancia de las labores para

las cuales fueron contratados, con arreglo a los principios de control y eficacia antes

anotados y en cumplimiento de los artículos 60 y 61 de la citada ley

N° 10.336, en las

situaciones que corresponda (aplica criterio contenido en el dictamen

N°

34.256, de

2011, de esta Entidad de Control).

Los casos analizados se muestran en el

siguiente c uadro:

24


33/71




Tabla N°7: Funciones no singularizadas en los contratos a honorarios

N°

RUT Nombre

ombramiento

en la USACH

Servicio contratado a honorarios

1

8336XXX-X

Matilde Barqui

Caviedes

Contrata

Asesoría en las actividades docentes y

atención de alumnos y profesores programas

vespertinos

2

14151XXX-X

Andrea

Garr ido P once

Contrata

Coordinador entre Registro Curricular

Vespertino y los departamentos académicos

que dictan carreras de Prosecución de Estudios

en la Facultad de Ingeniería de la US A C H

3

5713XXX-X

Clemira

Osorio

Riquelme

Contrata

A poyo administrativo en C ontrol de Personal,

Finanzas, C obranzas

4

10422XXX-X

Carolina

Chávez

Herrera

Contrata

Apoyo para la generación e implementación de

proyectos de educ ación en ingeniería

5

6314XXX-X

Patricia

Vicencio

Molina

Contrata

Apoyo administrativo, secretaria y atención de

alumnos

6

11968XXX-X

Gabriela

atrilaf

A na Tomigo

Mejlas

Cayumán

Contrata

Planta

C ertif icadora y atención de público del

Programa Prosecución de Estudios de Facultad

de Ingeniería

T ramitación de expedientes de ti tulación para

grado de Licenciado en Ingeniería Aplicada y

Construcción Civi l

7

6063XXX-X

8 7200XXX-X

Ivan D erpich

Contreras

Planta

Dirección del Programa Magíster Ingeniería

Industrial

9 6063XXX-X

A n a C o z

Suazo

Planta

Jefe de R R HH Programa C AI y revisión

procedimientos contables y administrativos de

los programas de la Fac ultad de Ingeniería

10

5788XXX-X

R icardo V ega

Viveros

Planta

Asesoría en docencia y gestión del proceso de

acreditación de carreras de la Facu ltad de

Ingeniería

1 1

7546XXX-X

M iguel A l faro

Marchant

Planta

Dirección del programa Magíster en Sistemas

de G estión Integrados

C onduce y supervisa las actividades

académicas operativas del Programa de

Prosecu ción de E studios Ingeniería Civi l

Industrial Vespertino

12

1

7773XXX-X

Juan

Sepúlveda

Salas

Planta

Fuente: Contratos de honorarios, Departamento de Recursos Humanos de la SDT USACH Limitada.

2.2 Debilidades del control de asistencia de los académicos.

Sobre la materia es dable señalar que, no

obstante que la universidad ha implementado un sistema de registro del cumplimiento

de la jornada laboral, el que se cumple a través de la firma de la hora de entrada y

salida en una hoja denominada Control de asistencia profesores régimen... el que se

encuentra en cada departamento de esa entidad, este no cumple su objetivo toda vez

que, efectuadas las validaciones, según la muestra seleccionada, se pudo constatar

que estos no consignaron en forma diaria y continua su asistencia, tal como se

demuestra el cuadro siguiente:

25


34/71

Observación

El día 29 de octubre de 2014, a las 19:50

horas, este Organismo de Control efectuó

validaciones al cumplimiento de la jornada,

constatándose que el registro de la hora de

salida de los académicos, ya se encontraba

firmado.




Tabla N°8: Cantidad de marcaciones realizadas en el año 2013

N ombre del

académico

Nombramiento

e n la U S A C H

Horario de jornada diurna Horario de jornada vespertina

C antidad de

veces que

firmó el inicio

de la jornada

en el año

C antidad de

veces que

firmó la hora

término de

e

j ornada

a ornada en

el año

C antidad de

veces que

.

irmó el inicio

de la jornada

en el año

C antidad de

veces que

firmó la hora

de término de

la jornada en

el año

M iguel Al faro

Marchant

Planta 96

93

0

0

Iván Derpich

Contreras

Planta

181

159

0

0

Mario López

Villarroel

Planta

1 1

0 0

Juan Sepúlveda

Salas

Planta

195

193 0

0

Fuente: Planillas de firmas diarias diurnas y vespertinas de académicos del Departamento de Ingeniería Civil

Industrial.

Tabla N°9: Funcionarios que firman su hora de salida al inicio de la jornada laboral

Nombre

Función

Hora de

ora de

Entrada alida

Juan Gutiérrez

Teutsch

Académico

19:00

22:00

Víctor Cerda

Albarracín

Académico 18:50

22:30

Pedro Juan Álvarez A cadémico 19:00 21:30

Guillermo Chacón

Pozo

Académico

19:00

21:40

R enato R ojas

Ahumada

Académico

19:00

21:40

Valeri Bubnovich

Académico

19:00

21:40

René Ibacache

Echeverría

Académico

19:00 1:30

Fuente: Hojas de Control de asistencia profesores jornada completa y hojas de control de asistencia profesores

régimen vespertino, del Departamento de Ingeniería Civil Industrial.

Lo anterior, evidencia debilidad del sistema de

control, el cual puede ser alterado y no reflejar lo efectivamente acontecido.

La situación descrita, transgrede lo estipulado

por la USACH, en el oficio N° 135, de 15 de abril de 2014, el cual señala que es

obligación de cada servidor de esa universidad, cumplir con la jornada de trabajo, y

que le corresponde a las autoridades y jefaturas ejecutar un control jerárquico

permanente del funcionamiento de los órganos y de la actuación del personal de su

dependencia, lo que en la especie no acontece.

Asimismo, contraviene lo estipulado en la letra

a) del artículo 64 de ley N° 18.834, sobre Estatuto Administrativo, en armonía con lo

dispuesto en el artículo 11 de la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases

Generales de la Administración del Estado, que establece como una de las

obligaciones especiales de las autoridades y jefaturas, el ejercer un control jerárquico

permanente del funcionamiento de los órganos y de las actuaciones del personal de

su dependencia.

26


35/71


36/71




educacional, según lo dispuesto en el punto N° 2, párrafo tercero, de la resolución

exenta N° 969, de 1997 de la Universidad de Santiago de Chile, que Fija Derechos

Universitarios que Indica , en orden a que las utilidades obtenidas deben ingresar a la

institución de educación superior, tal como lo establecen los estatutos de la Sociedad

de Desarrollo Tecnológico, sino que dicha sociedad procedió a crear una nueva línea

de proyectos a través de los centros de costos denominados proyectos 00 , sobre los

cuales la USACH ha dispuesto para financiar la adquisición de bienes y la

contratación de servicios.

En efecto, se pudo establecer que la USACH

realiza distintas operaciones de compras para sus necesidades institucionales con

cargo a los fondos obtenidos en la gestión de los proyectos que administra la SDT, lo

cual implica que, con ello, esa institución de educación superior se margina de la

normativa prevista al efecto, contenida en la ley N° 19.886, sobre Contratos

Administrativos de Suministro y Prestación de Servicios y su reglamento, sancionado

mediante el decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda.

En este orden, se constató que la sociedad

auditada efectuó compras por un total de $ 3.004.721.456 en favor de la citada

entidad de enseñanza superior durante el período fiscalizado.

6. Incumplimiento de la ley N°20.285, Sobre Acceso a la Información Pública.

Producto de las validaciones realizadas, se

comprobó que dicha institución no registra la información del personal contratado a

honorarios por esa casa de estudios, para los proyectos administrados por la SDT, lo

que denota falta al apego de la normativa vigente.

Al respecto, cabe indicar que los Órganos y

Servicios Públicos de la Administración del Estado tienen el deber de hacer cumplir el

principio de transparencia en lo referido al acceso de la información pública, como lo

indican los artículos 1° y 2° de la normativa aludida. Además, en sus artículos 6° y 7°

se prevé que la información debe estar disponible en los sitios electrónicos de los

Órganos de la Administración del Estado y ser estos actualizados, a lo menos, una

vez al mes.

Lo descrito infringe lo establecido en el

documento Instrucción General N° 4, de 2010, emanado del Consejo para la

Transparencia, el cual señala que los organismos públicos deben exponer toda la

información relativa a estructura orgánica, funciones y atribuciones del personal,

normativa legal, planta de personal y a contrata, con las correspondientes

remuneraciones, como asimismo, sobre el personal contratado a honorarios y los

montos pagados por este concepto, lo que en la especie no se cumple.

CONCLUSIONES

Atendidas las consideraciones expuestas

durante el desarrollo del presente trabajo, el Director Ejecutivo de la Sociedad de

Desarrollo Tecnológico de la Universidad de Santiago de Chile, ha aportado

28


37/71




antecedentes e iniciado acciones que han permitido salvar parte de las situaciones

planteadas en el preinforme de observaciones

N°

113, de 2014.

A su turno, en atención a que la Universidad

de Santiago de Chile no dio respuesta dentro del plazo legal a las observaciones que

se le formularon en el aludido preinforme, corresponde que todas ellas sean

mantenidas.

De este modo, las objeciones anotadas en la

Sección A., relativas a la Sociedad de Desarrollo Tecnológico de la Universidad de

Santiago de Chile Limitada, Capítulo I, Aspectos de Control Interno, numeral 1,

ausencia de control en cuentas contables de activo, se subsana; en tanto, respecto

del Capítulo II, Regularidad de las Operaciones, numerales 2.3, cheque caducado y;

3, pagos que no se encuentran autorizados por las instancias correspondientes, se

dan por levantadas. Todo lo anterior, en razón de los antecedentes acompañados y

los análisis efectuados al respecto.

Enseguida, n

elación

on

quellas

observaciones que se mantienen, se deberán adoptar medidas con el objeto de dar

estricto cumplimiento a las normas legales y reglamentarias que las rigen, entre las

cuales se estima necesario considerar, a lo menos, las siguientes:

1 .

En lo que atañe a lo objetado e

informe nº 113 contraloria gral de la republica, sdt usach

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