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UNIVERSIDAD SAN FRANCISCO DE QUITO USFQ
Colegio de Ciencias e Ingeniería
Implementación de un Sistema de Gestión Documental para la administración y gestión de documentos, a
través de servicios y aplicaciones web, necesarias para la certificación de empresas en la Norma ISO 9001: 2008
Proyectos Técnicos .
José Patricio Puebla Álvarez
Ingeniería de Sistemas
Trabajo de Titulación presentado como requisito para la obtención del título de
Ingeniero de Sistemas
Quito, 30 de julio de 2015
2
UNIVERSIDAD SAN FRANCISCO DE QUITO USFQ COLEGIO DE CIENCIAS E INGENIERÍA
HOJA DE CALIFICACIÓN DE TRABAJO DE TITULACIÓN
Implementación de un Sistema de Gestión Documental para la administración y gestión de documentos, a través de servicios y
aplicaciones web, necesarias para la certificación de empresas en la Norma ISO 9001: 2008
José Patricio Puebla Álvarez
Calificación:
Nombre del profesor, Título académico
Fausto Pasmay, M.Sc.
Firma del profesor
Quito, 30 de julio de 2015
3
Derechos de Autor
Por medio del presente documento certifico que he leído todas las Políticas y
Manuales de la Universidad San Francisco de Quito USFQ, incluyendo la Política de
Propiedad Intelectual USFQ, y estoy de acuerdo con su contenido, por lo que los derechos
de propiedad intelectual del presente trabajo quedan sujetos a lo dispuesto en esas
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Asimismo, autorizo a la USFQ para que realice la digitalización y publicación de
este trabajo en el repositorio virtual, de conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la
Ley Orgánica de Educación Superior.
Firma del estudiante: _______________________________________
Nombres y apellidos: José Patricio Puebla Álvarez
Código: 18208
Cédula de Identidad: 1721077707
Lugar y fecha: Quito, 30 de julio de 2015
4
RESUMEN
El presente proyecto describe la implementación de un Sistema de Gestión
Documental (DMS, pos sus siglas en inglés) con el fin de satisfacer los requerimientos de la norma ISO 9001:2008; necesaria para la certificación de calidad de las empresas. Este sistema es importante, sobre todo para consultores del área de Calidad y Procesos, por la necesidad de hacer cumplir a los clientes con las exigencias de la Norma; además de ofrecer un sistema que gestione la documentación empresarial, que sea seguro, fácil de administrar, amigable para usuarios no técnicos y de facilitar su integración con la infraestructura de software con la que el cliente dispone.
Para la implementación se consideró el uso del lenguaje Java por ser multiplataforma, el estándar JCR (Java Content Repository) que maneja el repositorio de contenidos, JSF como framework para interfaces web, JPA como el API que permite la persistencia de datos, entre otras herramientas que deriven de las tecnologías antes mencionadas. Dentro de este ámbito, se consideraron varias alternativas: desde el desarrollo de un sistema propio hasta la implementación de sistemas, no tan complejos o restringidos, de código abierto para personalizarlos posteriormente, dando como mejor solución a LogicalDOC.
La implementación del sistema permitió al cliente optimizar varios de sus procesos; además de facilitar la comunicación y colaboración de sus usuarios, a través de un control y gestión documental eficientes.
Palabras clave: ISO 9001:2008, Sistema Gestión Documental, DMS, LogicalDOC, JCR, JSF, JPA, IceFaces, Hibernate, Spring, MySQL.
5
ABSTRACT
This project describes the implementation of a Document Management System
(DMS) in order to meet the requirements of ISO 9001:2008; necessary for quality management certification of enterprises. This system is important, especially for consultants in the area of Quality and Processes, because of the need to meet customers with the requirements of the Standard; in addition to providing a system to manage business documentation, which is safe, easy to manage, friendly for non-technical users and to facilitate its integration with the software infrastructure that the customer has.
For this implementation, the use of Java was considered as it´s cross-platform language, the standard JCR (Java Content Repository) that manages the content repository, JSF as a framework for web interfaces, JPA as the persistence API that allows data persistence, besides other tools related to the aforementioned technologies. In this context, several alternatives were considered: since developing an own system toward the implementation of open code systems, not as complex or restricted, to be customized later, giving LogicalDOC as the best solution to implement.
The implementation of the system allowed the customer to optimize several of its processes, and facilitates communication and collaboration of its users, through an efficient control and document management.
Keywords: ISO 9001:2008, Document Management System, DMS, LogicalDOC, JCR, JSF, JPA, IceFaces, Hibernate, Spring, MySQL.
6
TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN .............................................................................................................. 4
ABSTRACT.............................................................................................................. 5
INTRODUCCIÓN................................................................................................... 16
Antecedentes .................................................................................................. 16
Justificación del proyecto ................................................................................ 17
Objetivo General ............................................................................................. 17
Objetivos Específicos ....................................................................................... 17
Meta ................................................................................................................ 18
BASE CONCEPTUAL ............................................................................................. 20
Introducción .................................................................................................... 20
Normas ISO ...................................................................................................... 20
Norma ISO 9001:2008. ................................................................................ 20
Gestión Documental ....................................................................................... 20
Gestión documental en ISO 9001. ............................................................... 21
Metodología para la implementación de un Sistema Documental. ........... 23
Sistema de Gestión Documental (Document Management System) ............. 25
Control de documentos ............................................................................... 28
IMPLEMENTACIÓN .............................................................................................. 32
Análisis............................................................................................................. 32
Descripción general del Cliente ................................................................... 32
Requerimientos técnicos generales ............................................................ 33
Soluciones ....................................................................................................... 34
Arquitectura del sistema ................................................................................. 34
Capas de aplicación ..................................................................................... 34
Modelo de seguridad................................................................................... 37
Diseño Modular ............................................................................................... 38
Sistema de Plugin ........................................................................................ 38
Producción ...................................................................................................... 40
Puesta en marcha de archivos fuente ......................................................... 40
7
Inconvenientes y requerimientos adicionales relevantes........................... 41
CONCLUSIONES ................................................................................................... 42
Antes y después del sistema de gestión de documentos ............................... 42
Automatización ............................................................................................... 43
Automatización en los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008. ......... 43
Automatización en procesos, subprocesos y actividades. .......................... 45
Buenas Prácticas de uso del Sistema de Gestión de Documentos ................. 47
Qué se creó y qué se logro .............................................................................. 48
Ventajas que aporta el Sistema de Gestión implementado ........................... 48
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ........................................................................... 50
ANEXO A: TECNOLOGÍAS .................................................................................... 52
ANEXO B: MANUAL DE USUARIO........................................................................ 54
Acceso al Sistema ............................................................................................ 54
Menú Principal............................................................................................. 55
Paneles de Trabajo ...................................................................................... 55
Barra de estado ........................................................................................... 55
Panel de Control .............................................................................................. 56
Usuario ........................................................................................................ 56
Etiquetas ...................................................................................................... 56
Mensajes...................................................................................................... 56
Calendario .................................................................................................... 57
Flujo de Trabajo ........................................................................................... 57
Documentos .................................................................................................... 57
Añadir documentos ..................................................................................... 58
Editar documentos ...................................................................................... 59
Editar metadatos ......................................................................................... 62
Copiar, mover y borrar documentos ........................................................... 64
Descargar y exportar ................................................................................... 64
Enviar por Correo ........................................................................................ 64
Alertas .......................................................................................................... 66
Notas............................................................................................................ 68
8
Enlaces ......................................................................................................... 69
Aliases .......................................................................................................... 70
Bloqueo y desbloqueo ................................................................................. 70
Firmar documentos ..................................................................................... 71
Escanear documentos ................................................................................. 73
Iniciar un Flujo de Trabajo ........................................................................... 75
Añadir eventos............................................................................................. 76
Publicación................................................................................................... 77
Carpetas .......................................................................................................... 78
Seguridad ..................................................................................................... 79
Alertas .......................................................................................................... 80
Metadatos ................................................................................................... 80
Archivar........................................................................................................ 81
Flujo de trabajo ............................................................................................... 81
Búsqueda ......................................................................................................... 91
Búsqueda de texto ....................................................................................... 92
Búsqueda por etiquetas .............................................................................. 93
Búsqueda por parámetros ........................................................................... 93
Guardar búsquedas ..................................................................................... 94
Herramientas................................................................................................... 94
Dropbox ....................................................................................................... 94
Complementos ............................................................................................ 97
ANEXO C: MANUAL DEL ADMINISTRADOR ......................................................... 98
Administración ................................................................................................ 98
Información general .................................................................................... 98
Tareas programadas .................................................................................. 100
Seguridad ...................................................................................................... 101
Usuarios ..................................................................................................... 101
Grupos ....................................................................................................... 103
Seguridad ................................................................................................... 104
Antivirus ..................................................................................................... 104
9
Metadatos ..................................................................................................... 105
Informes ........................................................................................................ 105
Últimos cambios ........................................................................................ 105
Documentos archivados ............................................................................ 106
Búsqueda de duplicados ............................................................................ 106
Calendario .................................................................................................. 107
Ajustes ........................................................................................................... 107
Búsquedas e indexación ............................................................................ 108
Repositorios ............................................................................................... 109
Aplicaciones externas ................................................................................ 111
Correos electrónicos .................................................................................. 112
Parámetros ................................................................................................ 112
Branding ........................................................................................................ 115
Backup ........................................................................................................... 116
10
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: Estructura de elaboración de procedimientos generales ..................... 25
Tabla 2: Lista de Plugins de LogicalDOC.............................................................. 38
Tabla 3: Requerimientos del control de documentos ........................................ 44
11
ÍNDICE DE DIAGRAMAS
Diagrama 1: Etapas de la implementación de un Sistema Documental............. 23
Diagrama 2: Gestión de la documentación técnica ............................................ 24
Diagrama 3: Proceso de control de documentos ............................................... 30
Diagrama 4: Capas de aplicación de LogicalDOC ................................................ 34
Diagrama 5: Presentación del sistema de archivos de LogicalDOC .................... 36
Diagrama 6: Estructura de plugin de LogicalDOC ............................................... 39
12
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura 1: Acceso al sistema ................................................................................. 54
Figura 2: Panel de Control .................................................................................. 55
Figura 3: Barra de estado .................................................................................... 55
Figura 4: Panel del usuario.................................................................................. 56
Figura 5: Panel de etiquetas ............................................................................... 57
Figura 6: Estructura de archivos y carpetas ........................................................ 58
Figura 7: Añadir documento ............................................................................... 59
Figura 8: Ventana modal para añadir documentos ............................................ 59
Figura 9: Check-out de documentos ................................................................... 60
Figura 10: Check-in de documentos ................................................................... 61
Figura 11: Check-out múltiple de documentos .................................................. 61
Figura 12: Menú contextual para check-out de docuemntos ............................ 62
Figura 13: Propiedades estándar de metadatos ................................................. 62
Figura 14: Propiedades extendidas de metadatos ............................................. 63
Figura 15: Menú contextual de descarga de documentos ................................. 64
Figura 16: Exportar a PDF ................................................................................... 64
Figura 17: Ventana modal para envío de documentos por correo .................... 65
Figura 18: Gestión de contactos ......................................................................... 66
Figura 19: Suscribirse a alartas ........................................................................... 66
Figura 20: Alertas suscritas ................................................................................. 67
Figura 21: Gestión de suscripciones a alertas..................................................... 67
Figura 22: Suscripción de usuarios a alertas ....................................................... 67
Figura 23: Agregar notas a documentos ............................................................. 68
Figura 24: Anotaciones a documentos ............................................................... 69
Figura 25: Menú contextual de enlaces .............................................................. 69
Figura 26: Documento de destino de enlaces .................................................... 70
Figura 27: Pegar un alias ..................................................................................... 70
Figura 28: Barra de estado de bloqueo y desbloqueo ........................................ 71
Figura 29: Cargar firma digital ............................................................................ 71
13
Figura 30: Cargar clave privada de firma digital ................................................. 72
Figura 31: Firmar un documento digitalmente................................................... 72
Figura 32: Ícono de firma digital ......................................................................... 73
Figura 33: Verificación de firma digital ............................................................... 73
Figura 34: Escanear documentos ........................................................................ 73
Figura 35: Ventana modal de documentos escaneados..................................... 74
Figura 36: Iniciar Flujo de Trabajo ...................................................................... 75
Figura 37: Ejecución automática de flujos de trabajo ........................................ 75
Figura 38: Añadir eventos ................................................................................... 76
Figura 39: Detalles de evento ............................................................................. 76
Figura 40: Publicación de documentos ............................................................... 77
Figura 41: Estructura de carpetas ....................................................................... 78
Figura 42: Permisos en carpetas ......................................................................... 79
Figura 43: Metadatos de carpetas ...................................................................... 80
Figura 44: Menú contextual para archivar carpetas........................................... 81
Figura 45: Flujo de trabajo .................................................................................. 83
Figura 46: Panel de flujo de trabajo .................................................................... 83
Figura 47: Barra de herramientas de flujo de trabajo ........................................ 83
Figura 48: Tarea del flujo de trabajo .................................................................. 85
Figura 49: Bifurcación del flujo de trabajo ......................................................... 86
Figura 50: Unión del flujo de trabajo .................................................................. 86
Figura 51: Estado final del flujo de trabajo ......................................................... 87
Figura 52: Editor de tareas del flujo de trabajo .................................................. 87
Figura 53: Etiquetas del flujo de trabajo ............................................................ 89
Figura 54: Panel de tareas del flujo de trabajo ................................................... 89
Figura 55: Propiedad de tareas del flujo de trabajo ........................................... 90
Figura 56: Historial de flujos de trabajo ............................................................. 91
Figura 57: Panel de búsquedas ........................................................................... 91
Figura 58: Ventana modal de búsquedas por texto ........................................... 92
Figura 59: Ventana modal de búsquedas por etiquetas..................................... 93
Figura 60: Ventana modal de búsquedas por parámetros ................................. 94
14
Figura 61: Pasos para aprobación de aplicación Dropbox .................................. 94
Figura 62: Ventana modal de aprobación de aplicación en Dropbox ................ 95
Figura 63: Ventana modal de autorización de aplicación Dropbox .................... 95
Figura 64: Menú contextual de Dropbox ............................................................ 95
Figura 65: Ventana modal de aceptación de exportación a Dropbox ................ 96
Figura 66: Estructura de archivos en Dropbox ................................................... 96
Figura 67: Menú contextual de importación de archivos desde Dropbox ......... 96
Figura 68: Ventana modal de estructura de archivos en Dropbox..................... 97
Figura 69: Ventana modal de aceptación de importación ................................. 97
Figura 70: Panel de Administración .................................................................... 98
Figura 71: Estadísticas del sistema ..................................................................... 99
Figura 72: Panel de sesiones del sistema ........................................................... 99
Figura 73: Tareas programadas ........................................................................ 100
Figura 74: Lista de usuarios en el sistema ........................................................ 101
Figura 75: Propiedades de un usuario .............................................................. 102
Figura 76: Cuota de un usuario ......................................................................... 103
Figura 77: Propiedades de grupo del sistema .................................................. 104
Figura 78: Configuración de antivirus ............................................................... 104
Figura 79: Panel de últimos cambios ................................................................ 106
Figura 80: Panel de documentos archivados .................................................... 106
Figura 81: Búsqueda de duplicados .................................................................. 107
Figura 82: Búsqueda de eventos....................................................................... 107
Figura 83: Motor de búsquedas y parametrización ......................................... 108
Figura 84: Panel de analizadores ...................................................................... 109
Figura 85: Cola de indexación ........................................................................... 109
Figura 86: Configuración de directorios ........................................................... 110
Figura 87: Configuración de repositorios ......................................................... 111
Figura 88: Configuración de Servicios web ....................................................... 111
Figura 89: Configuración de WebDAV .............................................................. 111
Figura 90: Configuración de aplicaciones externas .......................................... 111
Figura 91: Configuración de parámetros de correo electrónico ...................... 112
15
Figura 92: Plantillas de correo electrónico ....................................................... 112
Figura 93: Parámetros generales del sistema................................................... 113
Figura 94: Branding del sistema........................................................................ 116
16
INTRODUCCIÓN
Antecedentes
La gestión documental es el soporte básico del Sistema de Gestión de la
Calidad y, en general, para las distintas certificaciones ISO y OHSAS. Las normas
internacionales de la familia ISO 9000 requieren que el Sistema de Gestión de la
Calidad de una organización esté documentado. En resumen partimos de la base
de que la gestión documental en un sistema de Gestión de la Calidad, forma parte
integrante del propio Sistema.1
La información de las empresas crece y se gestiona con relación al tiempo que
éstas se encuentran en el mercado, acorde a la experiencia que adquieren y procesos
que implementan. Este crecimiento dificulta la búsqueda y hallazgo de información en
el momento preciso, lo cual se convierte en un despilfarro de recursos valiosos que
podrían generar otro tipo de valor, más allá de realizar una simple búsqueda de datos
con el fin de obtener información útil. Es por este motivo que la gestión de documentos
se ha convertido, desde hace algunos años, en un concepto que ronda las cabezas de las
direcciones de muchas organizaciones, sin embargo, aunque la idea está presente,
todavía no existe la importancia del correcto manejo de los documentos.
Bill Gates tenía el sueño de la oficina sin papel, el cual describe en su libro “Los
negocios en la era digital”2. Su hipótesis indica que a medida que avanza la tecnología,
el ser humano requerirá menos objetos físicos para llevar a cabo sus actividades diarias.
Pero la documentación parecería no cumplir con esta regla todavía, por cuanto mientras
más crece el conocimiento de una empresa, más crecerá la cantidad de documentos que
contengan ese conocimiento. La consecuencia de esto es que la búsqueda de
información sea cada vez más exhaustiva si no se tiene, al menos, un sistema de
administración documental físico.
La solución a este inconveniente es la automatización de sistemas de gestión
documental a un nivel digital, en el que se pueda dejar en manos de un sistema
1 (Gamez, 2011) 2 (Gates, 1999)
17
informático la gestión de dichos documentos, la correcta parametrización de los mismos
y la indexación para hacer más fácil su búsqueda.
Justificación del proyecto
La implementación del sistema es importante por la necesidad de hacer cumplir
a Empresas o Profesionales independientes a cabalidad con los requerimientos de la
Norma ISO 9001:2008; además, de que sea seguro, fácil de administrar, hacer uso del
mismo y que pueda ser ejecutado en múltiples plataformas, esto con el fin de facilitar
su integración con la infraestructura de software con la que la Organización dispone y
no incurrir en costos elevados en cuanto a tecnología, software y hardware.
Objetivo General
Implementar un Sistema de Gestión Documental multiplataforma que cumpla
con los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008, y que permita el acceso al mismo
por medio de servicios y aplicativos web de manera local (LAN) o a través de Internet en
cualquier locación.
Objetivos Específicos
Los objetivos específicos del Sistema deberán satisfacer los requerimientos de la
Norma de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008 para la Gestión Documental de acuerdo
a las siguientes premisas:3
Generar jerarquías de usuarios para la correcta gestión de los documentos,
Definir roles de usuarios para la administración de jerarquías de usuarios y
asignación de permisos,
Aprobar los documentos en cuanto a su validez antes de su emisión,
Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente,
Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de
los documentos,
3 (ISO 9001, 2008)
18
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso,
Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables
Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo y se
controla su distribución,
Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón,
Establecerse un procedimiento documentado para definir los controles
necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la
recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros,
Asegurar la integridad y confidencialidad de los documentos,
Asegurar la trazabilidad de los documentos en el flujo de los procesos de la
organización.
Meta
Las metas propuestas para satisfacer el objetivo final y objetivos específicos
serán las siguientes:
Integrarse, en lo posible, con la infraestructura de software existente:
sistema operativo, servidor de aplicaciones, base de datos, tipos de archivos,
etc.
Poder acceder al sistema a través de Internet o solamente de manera interna
(LAN).
Ejecutar las acciones de usuario y administradores a través de navegadores
web.
Proveer de un repositorio de datos seguro y eficiente.
Ofrecer un sistema de autenticación de usuarios con claves y contraseñas
encriptadas.
Ofrecer un módulo de administración de usuarios para la gestión de roles y
jerarquías de usuarios y asignación de permisos de creación, lectura,
escritura y borrado de documentos.
19
Permitir la aprobación de los documentos de acuerdo a Listas Maestras de
Documentos y facilitar la gestión con la creación de registros automáticos de
aprobación.
Implementar un histórico de versiones con el fin de identificar rápidamente
los cambios que ha sufrido un documento desde su creación.
Distribuir automáticamente los documentos a los lectores de acuerdo a lo
definido en las Listas de Distribución.
Generar automáticamente notificaciones para cada usuario con información
de disponibilidad y permisos de uso del documento.
Indexar los documentos dentro del repositorio de datos.
Proveer un módulo de búsqueda rápida de archivos con varios filtros.
Identificar rápida y eficientemente los documentos desde el repositorio de
datos.
Permitir la carga de documentos escaneados.
Generar estados de vigente y obsoleto a los documentos con el fin de llevar
un control de versionamiento de los archivos.
Almacenar y proteger los documentos electrónicos.
Eliminar de la presentación al usuario los registros caducados e innecesarios,
pero mantener los datos en la base de datos.
20
BASE CONCEPTUAL
Introducción
Es importante conocer la derivación natural del sistema implementado a partir
de los conceptos que lo envuelven, con el fin de responder las interrogantes antes
propuestas. Por lo tanto, este capítulo comprende aquellos conceptos generales sobre
los cuales se ha llevado a cabo el desarrollo del proyecto
Normas ISO
Muchas industrias hacen públicos los estándares para la administración de
documentos y cómo sus Sistemas de Gestión se encuentran desarrollados. Entre estas
corporaciones se encuentra la Organización Internacional para la Estandarización (ISO,
por sus siglas en inglés).
El objetivo4 de la ISO es llegar a un consenso con respecto a las soluciones que
cumplan con las exigencias comerciales y sociales (tanto para los clientes como para los
usuarios). Estas normas se cumplen de forma voluntaria ya que la ISO, siendo una
entidad No Gubernamental, no cuenta con la autoridad para exigir su cumplimiento.
Norma ISO 9001:2008.
La norma ISO 9001:2008 elaborada por la Organización Internacional para la
Estandarización (ISO), especifica los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad
(SGC) que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin
importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privada,
cualquiera sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales.
Gestión Documental
Toda empresa produce una gran cantidad de documentos diariamente, ya sea
para el consumo interno; entre socios y colaboradores, como para el externo; clientes y
proveedores. La información almacenada en estos documentos es de vital importancia
4 (Normas 9000, 2011)
21
para el éxito de la corporación pues están estrechamente relacionados con diversos
procesos fundamentales para el correcto desempeño de la misma.
La gestión documental se refiere al conjunto de normas técnicas y
prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de cualquier tipo en
una organización. Facilita la recuperación de información, determina el tiempo
que los documentos deben archivarse y conservarse, elimina aquellos que son
irrelevantes u obsoletos para la gestión de los procesos y asegura la conservación
de los documentos más valiosos. Es una actividad casi tan antigua como la
escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos
administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de
los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de
arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada
vez más compleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.5
En síntesis, la Gestión Documental es fundamental para abarcar toda la
información de un documento o grupo de documentos de forma organizada con el
objetivo de que la búsqueda se torne fácil, rápida, efectiva y aligere los procesos de una
empresa de acuerdo con sus necesidades, brindando mayor seguridad a la información
mediante la definición de reglas para el acceso de los usuarios. La gestión de
documentos reduce los costos; además del espacio físico, tiempo y colabora con el
medio ambiente, por cuanto disminuye notablemente el gasto de papel.
Gestión documental en ISO 9001.
El SGC considera a la empresa como un grupo de procesos que se relacionan
entre sí, frecuentemente los resultados de un proceso pueden transformarse en
entradas de otros procesos. La búsqueda de la eficacia en el funcionamiento de una
empresa se basa en identificar estos procesos y las interacciones entre ellos con el fin
de acoplar la gestión documental a una serie de documentos que sustenten esos
procesos.
5 (ISO 9001, 2008)
22
Cada organización debe desarrollar y administrar la documentación necesaria;
aquella que demuestre la eficacia y garantice los resultados de los procesos,
identificando así cada grupo de documentación con las diferentes actividades que
realiza la empresa. 6
Beneficios del Sistema de Gestión Documental para la Gestión de Calidad.
Además de ser un requisito de las empresas para obtener una certificación en la
ISO 9001:2008, aporta otros grandes beneficios a la organización:7
a) Describe el Sistema de Gestión de Calidad de la organización.
b) Las funciones relacionadas se pueden entender mejor; se explican y ponen
en evidencia las interrelaciones de los procesos.
c) Informa a los empleados del compromiso de la alta Dirección.
d) Ayuda a cada empleado a comprender la función que desempeña dentro de
la organización, por lo que influye positivamente en el compromiso de cada
uno con el Sistema de Gestión de Calidad.
e) Facilita el entendimiento entre los empleados y la alta Dirección.
f) Es base para las expectativas del desempeño del trabajo.
g) Explica la forma en que se llevarán a cabo las actividades para lograr los
requisitos especificados.
h) Mide los alcances de los requisitos especificados.
i) Sirve de base para la formación de los nuevos trabajadores y para la
actualización periódica de los empleados actuales.
j) Facilita el orden y equilibrio de la organización.
k) Facilita el camino a la mejora continua.
l) Brinda confianza a los clientes.
m) Demuestra ante terceros y otras partes interesadas las capacidades de la
organización.
n) Sirve de referencia a proveedores de los requisitos necesarios dentro de la
organización.
6 (Gamez, 2011) 7 (Gamez, 2011)
23
o) Es la base para desempeñar las labores de las auditorias del Sistema de
Gestión de Calidad.
p) Sirve de evaluación continua del Sistema de Gestión de Calidad.
Metodología para la implementación de un Sistema Documental.
Como se ha mencionado anteriormente, el Sistema de Gestión de la Calidad tiene
su soporte en el sistema documental, por lo que éste tiene una importancia vital en el
logro de la Calidad, que no es más que la satisfacción de las necesidades de los clientes.
Existen algunas metodologías para la implementación de Sistemas de Gestión
de la Calidad, y todas coinciden en considerar como una de sus etapas la elaboración de
la documentación, pero no se trata con profundidad el tema de cómo lograr el
funcionamiento eficaz del sistema documental y qué procesos implica, por lo que se ha
establecido una metodología basada en 6 etapas acorde al siguiente esquema:8
Diagrama 1: Etapas de la implementación de un Sistema Documental
(Pérez Rodríguez. , 2003)
8 (Pérez Rodríguez. , 2003)
Etapa 6: Mantenimiento y mejora del sistema
Etapa 5: Implantación del sistema documental
Etapa 4: Elaboración de los documentos
Etapa 3: Diseño del sistema documenta
Etapa 2: Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización
Etapa 1: Determinación de las necesidades de documentación
24
Etapa 1. Determinación de las necesidades de documentación.
Objetivo: Determinar los tipos de documentos que deben existir en la
organización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo condiciones
controladas.
Etapa 2. Diagnóstico de la situación de la documentación en la organización.
Objetivo: Conocer la situación de la documentación en la organización
comparando lo que existe con las necesidades determinadas en la etapa anterior.9
Etapa 3. Diseño del Sistema Documental.
Objetivo: Establecer todos los elementos generales necesarios para la
elaboración del Sistema Documental.10
El proceso que debe seguir esta etapa se describe brevemente en el siguiente
diagrama:
Diagrama 2: Gestión de la documentación técnica
(Pérez Rodríguez. , 2003)
9 (Pérez Rodríguez. , 2003) 10 (Pérez Rodríguez. , 2003)
Planificación de la elaboración
Elaboración Revisión Aprobación Identificación
ReproducciónDistribuciónArchivoComprobaciónDerogación y/o
destrucción
Modificación
25
Etapa 4. Elaboración de los documentos.
Objetivo: Elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada nivel.11
La siguiente tabla muestra un ejemplo de la elaboración de procedimientos
generales del manual de calidad.
Tabla 1: Estructura de elaboración de procedimientos generales
PARTES CARÁCTER CONTENIDO
Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del procedimiento
Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del
procedimiento
Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de ejecutar y supervisar el
cumplimiento del procedimiento
Términos y definiciones Opcional Aclarará de ser necesario el uso de términos o
definiciones no comunes aplicables al procedimiento.
Procedimiento Obligatorio Describirá en orden cronológico el conjunto de
operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.
Requisitos de documentación Obligatorio Relacionará todos los registros que deben ser
completados durante la ejecución del procedimiento.
Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido
consultados o se mencionen en el procedimiento
Anexos Opcional
Incluirá el formato de los registros, planos, tablas o algún
otro material que facilite la comprensión del
procedimiento.
(Pérez Rodríguez. , 2003)
Etapa 5. Implantación del Sistema Documental.
Objetivo: Poner en práctica lo establecido en los documentos elaborados.12
Etapa 6. Mantenimiento y mejora del Sistema.
Objetivo: Mantener la adecuación del sistema a las necesidades de la
organización a través de una mejora continua.13
Sistema de Gestión Documental (Document Management System)
En base a la historia, la Gestión Documental se llevaba a cabo de forma manual,
utilizando métodos de almacenamiento y clasificación rudimentarios. Sin embargo, con
el avance tecnológico, estos procesos se fueron digitalizando y automatizando
paulatinamente acorde a las necesidades de quienes implementaban la gestión en
11 (Pérez Rodríguez. , 2003) 12 (Pérez Rodríguez. , 2003) 13 (Pérez Rodríguez. , 2003)
26
sistemas informáticos. Estos sistemas toman el nombre de DMS (Document
Management System, por sus siglas en inglés) o Sistema de Gestión Documental.
Un DMS es un sistema informático o conjunto de programas informáticos usados
para dar seguimiento y almacenar documentos electrónicos de cualquier tipo, así
mismo, puede tener la capacidad de almacenar diferentes versiones de los documentos
modificados por uno o varios usuarios.
Es posible clasificar un DMS de acuerdo a su complejidad. El explorador de
Windows es un ejemplo de gestor de archivos que podría formar parte de los DMS
“rudimentarios”, porque sólo permite operaciones básicas de la gestión documental:
acceso a recursos y posibilidad de compartir información. Sin embargo, no es posible
relacionar los datos ni proveer de un contexto personalizado y entendible para los
propósitos específicos de una empresa. Por el contrario, un sistema de gestión
documental robusto permite relacionar los documentos entre sí y asignarles una
semántica común. Además, provee una búsqueda de datos en base a parámetros de
interés para el usuario y arrojar resultados concretos o relacionados. Estas
funcionalidades formulan una gestión colaborativa que puede integrarse a sistemas
CRM o ERP de una organización.14
Todo sistema de gestión de documentos posee componentes relevantes que
aseguran su correcto funcionamiento. Estos componentes indispensables se describen
a continuación:
Metadatos. Son datos sobre datos, es decir, información adicional (fecha de
creación/modificación, propietario, versión, etc.) que no es necesario que
deba desplegarse con la información del documento como tal, sin embargo,
constituye datos de interés para quienes hacen uso del documento. Estos
metadatos pueden ser proveídos por un usuario, pero también deben ser
extraídos automáticamente por el DMS.
Integración. Algunos DMS proveen integración el repositorio de documentos
con otras aplicaciones, de manera que los usuarios puedan obtener
14 (Wikipedia, 2012)
27
directamente la información, realizar cambios y guardarlos sin tener que
abandonar una única aplicación.
Captura. Se refiere, en primera instancia, al procesamiento de imágenes o
documentos físicos a través de escáner o sistemas OCR (Optical carácter
recognition) y OMR (Optical Mark Recognition). También se refiere a la
aceptación de documentos electrónicos y otro tipo de archivos de
computadora.
Indexación. Permite el seguimiento de documentos digitales. La indexación
debe ser simple y dar seguimiento a identificadores únicos para cada
documento; aunque, muchas veces puede tornarse compleja acorde a las
necesidades de la organización. La importancia de la indexación radica en la
recuperación de documentos, por lo que es preciso crear una sólida topología
de indexación.
Almacenamiento. El almacenamiento de documentos digitales incluye la
administración del lugar en el que deben ser guardados, el tiempo, la
migración y su eventual destrucción.
Recuperación. Aunque la noción de recuperar documentos es simple, en el
ámbito digital puede ser complicado, pero útil a la hora de crear búsquedas
personalizadas en base a parámetros de interés del usuario, de manera que
los resultados puedan ser documentos concretos o relacionados.
Distribución. Un documento publicado y listo para su distribución hacia otros
usuarios debe estar en un formato que no permita la fácil alteración o
modificación del mismo. En este contexto, es importante que el DMS provea
la funcionalidad de agregar parámetros (firma digital) a un documento digital
que certifique su publicación y defina permisos de uso sobre el mismo.
Seguridad. La seguridad en un DMS es de vital importancia debido a la
sensibilidad de la información contenida en cada documento. Algunos
sistemas proveen roles de administración, de manera que se pueda
garantizar permisos sobre un documento o un conjunto de ellos. Este
parámetro es marcado en el momento de la creación o actualización de un
documento.
28
Flujo de trabajo. Algunos DMS cuentan con módulos de flujo de trabajo que
dependen del entorno en el que se desenvuelve la empresa, sin embargo, las
funciones básicas de este módulo son las de asignar responsables de los
documentos, aprobadores, revisores, lectores. Además, proporciona un
conjunto de reglas de acuerdo a la naturaleza del documento.
Colaboración. Este concepto es inherente a un DMS y se refiere a la
capacidad de que el sistema permita o deniegue el ingreso a un usuario o
grupo de usuarios a un mismo recurso. De cualquier forma, el documento
deberá presentarse en su formato final y almacenar en sus metadatos la
información realizada por cada usuario.
Versionamiento. Es el proceso en el cual los documentos son revisados
dentro o fuera del sistema, permitiendo a los usuarios obtener versiones
previas al documento y continuar trabajando desde ese punto. Es importante
porque permite monitorear y obtener el historial de un documento con fines
informativos.
Búsqueda. Permite encontrar documentos o carpetas utilizando atributos y
metadatos del documento. El nivel de búsqueda dependerá de la naturaleza
de la organización que implemente el DMS.
Publicación. Se refiere al proceso de corrección de errores, revisión,
autorización, impresión y aprobación de documentos para su correcta
distribución entre los usuarios.
Control de documentos
Los documentos almacenados en un sistema de gestión de documentos, como:
procedimientos, instrucciones de trabajo, y declaraciones de políticas, proporcionan
evidencia de los documentos bajo control.
Cuando se trabaja en un entorno que requiere el control de documentos, los
siguientes procedimientos son útiles para documentar:15
15 (Wikipedia, 2012)
29
Revisión y aprobación de los documentos antes de su publicación y
sociabilización
Revisiones y aprobaciones
Asegurar que los cambios y las revisiones están claramente identificados
Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables
están disponibles en sus "puntos de uso"
Asegurar que los documentos permanecen legibles e identificables
Asegurar que los documentos externos como documentos suministrados por
clientes o manuales de proveedores se identifican y controlan
Prevenir el uso "intencional" de documentos obsoletos
En base a la metodología descrita en la sección Metodología para la
implementación de un sistema documental ISO 9000 de este documento, el proceso de
control de documentos seguirá los lineamientos del siguiente flujo grama.
30
Diagrama 3: Proceso de control de documentos
31
(Vásquez, 2004)
32
IMPLEMENTACIÓN
Análisis
Una vez que ya se han definido los requerimientos conceptuales, aquellos
concernientes a la norma ISO 9001:2008, motivo por el cual se lleva a cabo la
implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD), es necesario considerar y
analizar los requerimientos técnicos que satisfacen los conceptos y brindan un valor
agregado al desarrollo del proyecto.
Descripción general del Cliente
El SDG se implementó, de forma satisfactoria, en una Empresa de la ciudad de
Quito. La Empresa es una agencia de marketing digital, es decir, desarrolla todas sus
actividades en Internet. Cuenta con más de 4 años de experiencia y posee alrededor de
30 colaboradores en las tres áreas principales: Comunicación, Comercial y Tecnología.
Entre los principales servicios que ofrece se encuentran los siguientes:
Manejo de redes sociales, esto es: creación de contenidos, diseño de
artes para publicaciones digitales y respuesta a comentarios.
Desarrollo de: sitios web e intranets, aplicaciones para Facebook,
aplicaciones móviles y servicios web.
Pautaje en medios digitales.
Asesoría y consultoría integral en marketing digital.
Antes de la implementación del SDG, la Empresa se encontraba realizando el
proceso preliminar para obtener la certificación de calidad ISO 9001:2008. La manera en
la que se llevaba a cabo la administración documental era a través de un disco duro
33
compartido, sin embargo, el software del disco no contaba con los requerimientos de la
norma para una correcta gestión.
Requerimientos técnicos generales
Para efectos prácticos del proyecto, se toma como caso de estudio la
implementación de un SGD bajo los siguientes requerimientos técnicos, que satisfacen
la meta descrita en el primer capítulo del documento, además de considerarse
exigencias reales:
El hardware con el que cuenta el cliente es el siguiente:
o Servidor HP ProLiant ML150 Gen9
o Procesador: Intel® Xeon® E5-2600 v3
o RAM: 64 GB
o Disco duro: 6TB
o Topología de red: Estrella
El sistema operativo es Windows
El servidor web a utilizarse es Apache, con su contenedor web Tomcat.
La base de datos a usar es MySQL.
El acceso al servidor y repositorio es exclusivamente local (LAN) para
todos los usuarios del sistema.
El sistema a implementarse debe ser de código abierto.
34
Soluciones
Luego de analizar los requerimientos, presupuestos, tiempos y sistemas
disponibles, se determina que se puede llevar a cabo una de las siguientes alternativas:
crear un sistema propio, implementar Alfresco CE o implementar LogicalDOC.
De estas opciones se descartan las dos primeras, por cuanto el desarrollo desde
cero de un sistema excedería el tiempo y el presupuesto estipulados; y Alfresco CE es un
sistema demasiado complejo para las necesidades actuales. Por lo tanto LogicalDOC es
el candidato ideal debido a que cumple a cabalidad con los requerimientos, es ligero,
robusto, versátil y posee una vasta documentación para desarrolladores.
Las tecnologías que utiliza el sistema se describen en el Anexo A de este
documento.
Arquitectura del sistema
Para la ejecución del proyecto, se implementó el sistema LogicalDOC en su
versión 7.x. Este sistema posee la siguiente arquitectura.16
Capas de aplicación
El sistema está compuesto por varias capas de aplicación:
Diagrama 4: Capas de aplicación de LogicalDOC
16 (LogicalDOC Community Wiki, 2009)
35
Cada capa se comunica entre sí gracias al Framework de Spring.
Capa de Datos
Es la capa que se encarga de la administración de los recursos. LogicalDOC
almacena la información de tres maneras:
Base de datos relacional: contiene los registros persistentes necesarios
para el funcionamiento del programa: usuarios, grupos, documentos, etc.
Sistema de archivos: archivos almacenados de forma ordenada en el
disco.
Índices de texto: contiene el extracto de texto de los documentos.
DAOs
Son objetos que permiten realizar las operaciones CRUD (Create, Read, Update
y Delete) en la base de datos.
Storer
Es el responsable de archivar los documentos. Organiza los archivos de manera
que se optimice el espacio en disco y el tiempo de acceso. Para cada documento, el
archivo se crea considerando su ID, el cual está divido en grupos de 3 dígitos y por cada
GUI / Servicio Web
Capa de Entidad del Negocio
Capa de Proceso del Negocio
Capa de Datos
Base de datos Sistema de archivos Índice de texto
36
grupo se crea una subcarpeta. Dentro de la última carpeta se crea una subcarpeta con
el nombre “doc” el cual contiene el archivo en sí; además cada versión tiene su nombre
igual al código de la versión (Ej. 1.0, 1.1, etc.)
Diagrama 5: Presentación del sistema de archivos de LogicalDOC
Motor de búsqueda
Está basado en Lucene, y es el responsable de actualizar los índices y realizar
búsquedas.
Capa de Proceso del Negocio
Los procesos más importantes están identificados en esta capa. Estos procesos
son cumplidos por gestores. Un gestor es un componente que opera en una o más
entidades del negocio, por ejemplo: el DocumentManager implementa el proceso de
37
carga de archivos que involucra la creación de un documento, indexación, almacenaje,
entre otros.
Capa de Entidad del Negocio
Cada entidad del negocio es modelada como un Java Bean; esto es, por ejemplo:
Documento, Usuario, Menú, etc. Una entidad no contiene ninguna lógica de negocio,
por cuanto ésta es implementada por los gestores. Las entidades y los gestores crean el
API que permite al GUI interactuar con el motor del sistema.
Interfaz Web
Es la aplicación que permite al usuario interactuar con el sistema. El GUI es
basado completamente en web y ha sido implementado utilizando JSF y AJAX.
Servicios Web
LogicalDOC puede ser utilizado como middleware y puede ser integrado con
otros sistemas, si amerita.
Modelo de seguridad
La implementación de seguridad en el sistema es bastante simple e involucra tres
entidades: User, Group y Menu. Los usuarios pueden pertenecer a uno o más grupos a
los que se les puede asignar permisos de lectura/escritura a través del Menu. Esta última
entidad no sólo modela los menús de la aplicación, también modela otros conceptos
como las carpetas en las que los documentos serán almacenados.
38
Diseño Modular
El sistema no es una aplicación monolítica, por el contrario es modular debido a
que su propio núcleo funciona como un plugin, por lo tanto si se desea agregar nuevas
funcionalidades, éstas serán plugins.
Sistema de Plugin
Una de las características clave de LogicalDOC es su sistema de plugin. Esto se
refiere a la manera en la que el sistema puede ser extendido. Si se desea agregar
funcionalidades o personalizarlas, se debe crear un plugin. A continuación se describe
brevemente los plugins principales de una distribución estándar.
Tabla 2: Lista de Plugins de LogicalDOC
Plug-in Descripción
logicaldoc-core Núcleo del API
logicaldoc-webservice Implementación como middleware
logicaldoc-webdav Soporte WebDAV
logicaldoc-external-authentication Autenticación externa; puede ser LDAP, JAAS, AD, etc.
Puntos de extensión
Cada plugin puede definir una o más extensiones que pueden extenderse desde
otros plugins. Por ejemplo, la extensión de Lenguaje definida por el núcleo del sistema
puede extender de un plugin logicaldoc-lang-es para soportar el lenguaje español.
Posibles contribuciones
Un plugin puede agregar muchas funcionalidades a la plataforma. A continuación
una lista de las posibles características que se pueden añadir:
39
Extensión de plugins existentes
Definición de nuevos puntos de extensión
Entidades de negocio
Gestores
Traducciones
Recursos estáticos
Librerías y tecnologías
Estructura de un plugin
El paquete del plugin es comprimido en un archivo zip y tiene la siguiente
estructura:
Diagrama 6: Estructura de plugin de LogicalDOC
Classes: contiene las clases que conforman el plugin.
Lib: contiene las dependencias (.jar).
Plugin.xml: es el archivo XML que describe los puntos de extensión del
plugin.
40
Producción
Comprendidas las características y prestaciones del sistema, se procede a
levantar el sistema y personalizarlo, en caso de ser necesario.
Puesta en marcha de archivos fuente
El procedimiento para poner el sistema base en funcionamiento es relativamente
sencillo. Dada la excelente documentación de la plataforma, las instrucciones para llevar
a cabo el proceso se encuentran en el siguiente sitio web:
http://wiki.logicaldoc.com/wiki/Fast_and_Furious17, que básicamente detalla lo
siguiente:
El sistema fue importado como un proyecto en Eclipse, para lo cual se
necesitó: cliente SVN (TortoiseSVN), Java JDK, Maven, Ant, Eclipse y
Tomcat.
A continuación se debe seguir los siguientes pasos generales:
1. Preparar el espacio de trabajo (workspace) en eclipse
2. Realizar el checkout de la copia de LogicalDOC del repositorio
local.
3. Instalar las dependencias con Maven.
4. Preparar el proyecto para Eclipse, a través de Maven.
5. Importar y construir el proyecto en Eclipse.
6. Compilar la interfaz web utilizando el framework Google GWT.
17 (LogicalDOC Community Wiki, 2015)
41
Inconvenientes y requerimientos adicionales relevantes
Durante la implementación se encontraron algunos inconvenientes, además de
requerimientos adicionales para el correcto funcionamiento del sistema. Se describen
brevemente los siguientes:
Configuración de Tomcat: Debido a que el cliente ya contaba con sistemas que
utilizaban los recursos del servidor, fue necesaria la configuración de Tomcat
dentro de IIS7 para evitar conflictos con dichos sistemas. Esto se realizó
utilizando el Conector de Apache Tomcat (The Apache Tomcat Connector)18.
Configuración de puertos y SMTP: Se establecieron puertos específicos para
Tomcat y MySQL, diferentes a los que están configurados por default. Además se
configuró adecuadamente la conexión con el servidor de correos
Inicio automático del sistema: Se realizaron tareas programadas en el servidor
para el arranque automático del sistema y sus dependencias en el servidor para
los diferentes casos en los que el sistema/servidor no se encontrase activo.
Herramientas adicionales: Se habilitaron algunas herramientas que no están
habilitadas en la implementación estándar del sistema: uso de Google Docs, uso
de Dropbox y complemento de Office.
Capacitación a usuarios y administradores: Dentro de los requerimientos más
fuertes y que mayor tiempo tomó, fue la sociabilización y capacitación al
personal de la Empresa.
18 (Apache, 2014)
42
CONCLUSIONES
Antes y después del sistema de gestión de documentos
El Sistema de Gestión de Documentos permite optimizar el procedimiento de
Control de Documentos y Registros, siendo una herramienta útil, ágil y práctica a los
usuarios para el control, emisión, aprobación y distribución de documentos; así como
su registro y disponibilidad en tiempo real. Genera automáticamente archivos: Vigentes,
Obsoletos y No Válidos, Lista Maestra de Documentos, lo que lo convierte en un aliado
estratégico en la Gestión del Control de la Calidad de la empresa.
El impacto del Sistema de Gestión de Documentos se puede definir en los siguientes
factores:19
Acceso a la Información.
Antes: Los diferentes documentos que entran en el giro del negocio requieren múltiples
copias para ser distribuidas al personal que le compete esa información. La búsqueda
de un documento específico en la compañía toma tiempo, genera demoras y tiempos
muertos para la empresa.
Después: Todo el personal de la empresa tiene interrelacionada su información
(de acuerdo a los permisos de acceso permitidos a cada usuario). Se generan
“tiempos de reacción” para todas las áreas de la compañía y se cumple con
tiempos de respuesta rápidos. La búsqueda de documentos en el SGD es
instantánea.
Actualización Sistemática y Ordenada.
Antes: Al aprobarse un documento, el responsable o custodio debía sacar fotocopias del
mismo y repartir a los diferentes centros de documentación. Esta actividad generaba
tiempos muertos para la empresa.
Después: Los documentos que se cargan al Sistema y se aprueban a través del SGD se
hacen instantáneamente accesibles para los centros de documentación que tengan los
permisos respectivos. Los cambios son registrados automáticamente guardando las
versiones de los documentos pasivos, acelerando la expansión de la información del
19 (Cárdenas Izquierdo, 2013)
43
Sistema de Gestión de la Calidad.
Seguridad de la información.
Antes: El respaldo de la data se lo realizaba por medio de copias generando un gasto de
recursos físicos y naturales. En el medio físico no se puede asegurar la integridad de la
información, por cuanto, el deterioro o causas naturales pueden afectar en cualquier
momento los lugares dónde se almacena la información.
Después: Concentrar los documentos en un medio digital ofrece la seguridad de la
redundancia, de tener respaldos en caso de que surjan imprevistos o eventualidades. En
el medio digital el acceso y manejo de la información es personal, lo cual genera control
de los datos.
Impacto ambiental y reducción de costos.
Antes: Gasto innecesario de papel y otros insumos.
Después: Ahorro de papel y contribución a la recuperación del medio ambiente.
Si se analiza la relación entre costo-beneficio en un marco general y amplio,
incluyendo en las variables temas de seguridad, administración, control y de
ambiente, sumando planes de reducción de uso de papel, impresión y otras
medidas, se puede lograr no solo una mejora en la administración de
documentos sino además una reducción en costos e innumerables beneficios en
reducción de tiempo y consumo de recursos.
Automatización
Automatización en los requerimientos de la Norma ISO 9001:2008.
El Sistema de Gestión Documental aporta en la automatización de los
requerimientos del Control de Documentos y Registros de la Norma ISO 9001:2008.
44
Tabla 3: Requerimientos del control de documentos
REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2008 SOLUCIONES OFRECIDAS POR EL SGD
4.2.3 Control de documentos
a) aprobar los documentos en cuanto a su
adecuación antes de su emisión,
Aprobación de los documentos de acuerdo a
Lista Maestra de Documentos facilitando la
gestión al crear registro automático de
aprobación y no depender de firmas.
b) revisar y actualizar los documentos cuando sea
necesario y aprobarlos nuevamente,
c) asegurarse de que se identifican los cambios y
el estado de revisión actual de los documentos,
El historial de versiones permite identificar
rápidamente los cambios que ha sufrido un
documento desde su inicio.
d) asegurarse de que las versiones pertinentes de
los documentos aplicables se encuentran
disponibles en los puntos de uso,
La distribución se hace de manera automática. Al
momento de aprobar un documento,
automáticamente está disponible para cada
lector, según lo definido en la Lista de
Distribución. A la par, automáticamente se
genera un e-mail para cada lector notificándole
de dicha disponibilidad.
e) asegurarse de que los documentos
permanecen legibles y fácilmente identificables, Al ser electrónicos, los documentos son legibles
y el sistema los permite identificar rápidamente
y marcar con observaciones o comentarios.
Ciertos documentos pueden subirse escaneados.
f) asegurarse de que se identifican los
documentos de origen externo y se controla su
distribución, y
g) prevenir el uso no intencionado de
documentos obsoletos, y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se
mantengan por cualquier razón.
Cuando se genera un nuevo documento, este
automáticamente será versionado y está
disponible como vigente, desplazando a
cualquier otra versión, la cual se traslada a la
carpeta de obsoletos, haciendo imposible la
confusión entre un documento vigente y uno
obsoleto.
45
4.2.4 Control de Registros
Debe establecerse un procedimiento
documentado para definir los controles
necesarios para la identificación, el
almacenamiento, la protección, la recuperación,
el tiempo de retención y la disposición de los
registros
El almacenamiento y protección son electrónicos
y no se corre riesgo de deterioro físico. Se
efectúan respaldos periódicos. Finalizado el
tiempo señalado, se puede desechar los registros
que ya no son necesarios; esto también de forma
automática.
(ISO 9001, 2008)
Automatización en procesos, subprocesos y actividades.20
Gestión Gerencial.
El Sistema de Documentación automatiza el cumplimiento de objetivos y metas
planteadas en la organización por la alimentación mensual de los indicadores de gestión,
aportando a la toma correcta y oportuna de decisiones de la alta Dirección.
Gestión Operacional.
Los Manuales de Procesos se encuentran accesibles por los diferentes
subprocesos operacionales, generando orden y eliminando cualquier duda en las
entradas, salidas o transformaciones del producto/servicio. De esta manera se cumple
el correcto flujo de procesos definido por los Líderes y Alta Gerencia de la organización.
Gestión de Recursos Humanos.
Con el SGD se automatiza la información del personal, perfiles de cargo y Manual
de Funciones, evidenciando la competencia del personal en dichos archivos. Los planes
de formación de personal son monitoreados a través del cumplimiento periódico de los
mismos, generando evidencia de la otorgación y evaluación de capacitaciones
brindadas.
Gestión de Recursos Tecnológicos.
La implementación del SDG permite buscar y obtener fácilmente la
documentación de inventarios, asignación de usuarios, licencias, funcionamiento, daños
20 (Cárdenas Izquierdo, 2013)
46
y depreciaciones de los recursos tecnológicos con el fin de optimizar los procesos de
adquisición y mantenimiento de equipos tecnológicos.
Gestión Comercial.
Todos los contratos, presupuestos y solicitudes de los clientes son almacenados
digitalmente para brindar soporte a la gestión operacional para la realización del
producto o servicio; gestión contable para la facturación y cobros respectivos; y gestión
financiera para monitorear el cumplimiento del presupuesto y objetivos del periodo.
Gestión Financiera.
La Planeación Financiera es monitoreada por la alimentación de los resultados
obtenidos por el departamento comercial y contable, generando la oportunidad de
corregir presupuestos fuera de cumplimiento.
Gestión Contable.
Al ser almacenada digitalmente la información general del ciclo contable de la
empresa, aparte de cumplir con el marco legal en cuanto a la recopilación de
documentos contables, aporta en la transparencia del proceso contable al permanecer
organizada por período, departamento, monto, motivo, etc. Los líderes y la alta gerencia
pueden recurrir a esta data en cualquier momento para verificar y monitorearla.
Gestión de Calidad.
La gestión de auditorías internas y externas se simplifica al tener un Sistema de
Gestión Documental, por cuanto la información de todos los centros de documentación
está digitalizada. El seguimiento y control de las Acciones Correctivas y Preventivas es
exacto ya que el sistema se alimenta con la data de las actividades diarias para corregir
las No Conformidades y Potenciales No Conformidades.
Gestión de Comunicación.
El SGD, además de ser un centro de documentación departamental, sirve como
una intranet para la organización, dado que brinda información actualizada, legible y
verificable; las políticas, valores, objetivos, etc. de la organización siempre están a la
mano de los colaboradores.
47
Gestión Legal.
Para el Departamento Legal, el Sistema de Gestión Documental aporta en la
obtención instantánea de cualquier evidencia que se requiera para cualquier incidente
legal. Los asesores legales pueden tener acceso fuera de la organización a cualquier tipo
de información de la empresa sin importar la índole de la misma, optimizando así el
tiempo para la gestión legal y puesta en marcha de acciones.
Toda la Documentación del Marco Legal aplicable de la empresa está digitalizada
y el Sistema guarda las versiones de la actualización de las mismas, esto aporta a la
regularización periódica de los documentos externos legales, validando la vigencia
periódica de los mismos.
Buenas Prácticas de uso del Sistema de Gestión de Documentos
Para el correcto uso del Sistema de Gestión de Documentos se recomienda:
Realizar la parametrización por Departamentos no por procesos ya que
optimiza la trazabilidad de la información.
Crear un Centro de Documentación especifico de los requerimientos
Generales de la Norma ISO 9001:2008, como es el Manual de Calidad, Manual
de Enfoque, Políticas y Objetivos.
Crear un Centro de Documentación específico para el Marco Legal Aplicable
de la Compañía, de esta manera la organización no solo podrá utilizar dicha
información en los Sistemas de Gestión sino también en auditorias de
carácter legal (estatal, ministerial o distrital).
No se deben crear carpetas a diestra y siniestra, el fin del software es
optimizar tiempo y recursos. El Representante de la Dirección (Usuario
Administrador) debe estructurar correctamente la organización del Sistema
de Gestión en base a las necesidades de la interrelación de procesos.
Los Centros de Documentación deberán interactuar con el Sistema de
Gestión de Documentos por lo menos tres veces a la semana para la correcta
alimentación del mismo.
48
El Representante de la Dirección deberá monitorear el status de aprobación
de los documentos para que no se genere una cola de espera ni mucho
menos un retraso en la carga de documentos.
Los documentos que son escaneados para ser cargados en el Sistema deben
ser completamente legibles antes de ser procesados.
El Representante de la Dirección debe recalcar la importancia de subir los
documentos en el periodo correspondiente ya que el medio magnético tiene
trazabilidad automática (fecha y hora).
Al ingresar una nueva versión de un documento se deben detallar los cambios
que se han incorporado para que los usuarios que le competen dicha data
sepan el cambio especifico que ha sufrido el documento.
Cuando exista una rotación alta de documentos es preferible crear una
carpeta que contenga varias subcarpetas acorde al periodo del mismo.
Qué se creó y qué se logro
El Sistema de Gestión Documental es un software de gestión de calidad ideal
para la implantación y mantenimiento de sus sistemas de gestión de cualquier tipo: ISO
9001, ISO 14001, OHSAS 18001, BASC, etc., o de una combinación de los mismos,
facilitando su integración.
Mediante el SGD la empresa podrá gestionar y mantener la documentación y
registros de su Sistema de Gestión, esto adaptado al enfoque propio de su organización
Ventajas que aporta el Sistema de Gestión implementado
Disponibilidad 24 horas los 365 días del año.
Acceso vía web desde cualquier parte del mundo.
Ahorro de tiempo dedicado por el responsable para mantenimiento del
Sistema de Gestión de Calidad.
Mayor control de todas las tareas periódicas.
Realización sencilla de registros de calidad.
Simplificación documental.
Manejo de permisos de acceso a la información por perfiles.
49
Facilitador de comunicación interna.
El Sistema de Gestión Documental trabaja simultáneamente bajo red local
interna (LAN) e internet, lo que hace que pueda manejarse en organizaciones con
sucursales en distintos puntos geográficos, en cualquier parte de mundo que tenga
acceso a internet, lo que permite la continuidad de la gestión.
El SGD es intuitivo y trabaja bajo el control selectivo de la información, es decir,
pueden tener acceso a él todos los usuarios o ser restringido de acuerdo a las políticas,
necesidades y perfiles que requiera la organización. Otorga la flexibilidad de determinar
niveles de acceso según la confidencialidad de los datos.
El SGD permite realizar consultas, altas, bajas y modificaciones de datos
provenientes de cualquier área de la empresa, lo cual mantendrá la información
siempre actualizada y disponible.
El SGD soporta múltiples usuarios concurrentes vía intranet y web a la vez
adaptándose a las necesidades de la globalización organizacional que las empresas viven
hoy en día.
El software maneja el concepto de correo electrónico automático, como medio
de información y comunicación de las acciones o transacciones realizadas en el Sistema,
para conocimiento de los usuarios de manera que, fusionado a la era móvil, la difusión
documental y sus cambios se genera de manera inmediata.
50
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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de Gestión Documental. (J. P. Puebla Álvarez, Entrevistador)
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LogicalDOC Community Wiki. (07 de 01 de 2015). Fast and Furious - LogicalDOC
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51
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52
ANEXO A: TECNOLOGÍAS
A continuación se describen brevemente las tecnologías utilizadas en la
implementación del SGD LogicalDOC:
LogicalDOC
Es un sistema de gestión documental de código abierto. Es un repositorio de
contenidos desarrollado en Java y posee interfaz web.21
Java
Es el lenguaje multiplataforma usado para desarrollar el sistema.
HTML
Es el lenguaje de marcado que permite visualizar adecuadamente los elementos
del sistema en un navegador web.
CSS
Es el lenguaje que permite estilizar estéticamente los elementos HTML.
JCR
Es la especificación estándar de Java que permite acceder repositorios de
contenidos de una manera uniforme. Mantiene los contenidos y los metadatos. 22
JSF
Es el framework que permite crear interfaces web en Java.
21 (Wikipedia, 2011) 22 (Wikipedia, 2010)
53
JPA
Es el API de Java que permite la persistencia de datos relacionales del sistema.
Hibernate
Es el framework de mapeo objeto-relacional que implementa JPA.
Spring
Es el framework para desarrollo de aplicaciones y contenedor de inversión de
control, es el encargado de gestionar las instancias de los objetos que el sistema genera.
MySQL
Es el motor de base de datos que se utiliza en la implementación del sistema.
Apache
Es el servidor web que ofrece el ambiente y servicios necesarios para el correcto
funcionamiento del sistema. Dentro de este servidor se encuentra Tomcat, que es el
contenedor web que permite desplegar adecuadamente la interfaz y características del
sistema.
Eclipse
Es el entorno de desarrollo que se utiliza para levantar el proyecto LogicalDOC y
realizar las modificaciones necesarias para su correcta implementación en producción.
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ANEXO B: MANUAL DE USUARIO
Acceso al Sistema
Introducir en el Navegador la dirección de instalación del sistema (por default
será el primer sitio en cargarse al abrir el navegador).
Ingresar las credenciales de acceso en el formulario de ingreso. Si ha olvidado sus
credenciales, por favor haga clic en el enlace "Olvidò su contraseña" y se le guiará para
restablecer su contraseña.
Figura 1: Acceso al sistema
Tras el inicio de sesión, el escritorio muestra las cuatro áreas principales:
La barra de título con el logotipo de la aplicación
Menú Principal
Paneles de trabajo
Barra de estado
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Figura 2: Panel de Control
Menú Principal
Contiene los accesos directos a la información personal, secciones del sistema y
una barra de búsqueda.
Paneles de Trabajo
Posee el acceso a las cuatro áreas principales del sistema:
Panel de Control: Aquí se visualizan alertas y estadísticas del usuario.
Documentos: Aquí se gestionan los documentos.
Búsquedas: Aquí se realizan búsquedas a través de filtros.
Administración: Esta zona es exclusiva para administradores.
Barra de estado
Posee información general, como:
Documentos en el portapapeles.
Documentos bloqueados y en edición.
Mensajes recientes.
Tareas del flujo de trabajo en espera.
Figura 3: Barra de estado
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Panel de Control
Ofrece varios servicios de información como estadísticas de usuario, etiquetas,
mensajes, eventos de calendario y tareas de flujo de trabajo.
Usuario
En esta sección se muestran estadísticas sobre sus actividades dentro del
sistema: la lista de los últimos documentos modificados, sus documentos actualmente
en modificación etc.
Figura 4: Panel del usuario
Etiquetas
Visualiza las etiquetas más usadas y sus concurrencias en el repositorio.
Mensajes
Se cuenta con un sistema de mensajería interna. Cada renglón de la lista es un
mensaje que le ha enviado otro usuario.
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Figura 5: Panel de etiquetas
Calendario
Con el calendario integrado al sistema es fácil hacer un seguimiento de los
eventos importantes. Permite crear calendarios personales y visualizar los calendarios
que otros usuarios han compartido. Permite establecer recordatorios de eventos por
correo o mensajería interna.
Flujo de Trabajo
Aquí se comprueban las tareas que se asignan a cada usuario. Por favor, lea el
capítulo dedicado al Flujo de trabajo en este manual.
Documentos
El lado derecho de la pantalla presenta el árbol de carpetas y documentos. El
listado de documentos permite la selección de varios elementos y un menú contextual
mostrará todas las operaciones permitidas en la selección.
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Figura 6: Estructura de archivos y carpetas
Si se hace clic en un solo documento, aparecerá un conjunto de paneles
mostrando todos los metadatos de ese documento.
Por defecto se muestran de forma predeterminada un máximo de 100 registros,
se puede cambiar este parámetro mediante el botón [Mostrar] de la barra de
herramientas. Para cada registro existe un conjunto de iconos que muestra el estado
del documento, informándonos si está indexado, comprobado o firmado.
Documento indexado y búsqueda de texto por contenido habilitada
El documento es inmutable y no se puede modificar
El Documento está bloqueado. Sólo el propietario o un administrador pueden
desbloquearlo
Documento en revisión (caja). Solo el propietario puede actualizarlo y comprobarlo
Documento firmado. Clicando en el icono se puede ver los detalles de la firma
Añadir documentos
Hacer clic en el ícono Añadir documentos de la barra de herramientas.
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Figura 7: Añadir documento
A continuación, una ventana de carga se mostrará y aquí seleccione uno o más
archivos de su PC que desea colocar en la carpeta actual. Dependiendo de la
configuración de su sistema, sus archivos pueden ser revisados por el antivirus y puede
no permitir subir algunas extensiones o archivos de gran tamaño.
Figura 8: Ventana modal para añadir documentos
Utilice la opción 'Indexación inmediata' si desea que el sistema indexe
inmediatamente sus nuevos documentos (normalmente los documentos están
indexados en segundo plano).
Si desea cargar una estructura de carpetas, puede cargar un archivo .zip y
marque la opción 'Importar documentos desde ZIP', pero en este caso la importación
será ejecutada en un proceso separado y la conclusión del proceso de importación será
notificada a usted con un mensaje del sistema. Una vez completada la carga, haga clic
en Enviar y un segundo cuadro de diálogo le permitirá poner los metadatos que se
aplicaran a los nuevos documentos.
Editar documentos
El sistema gestiona las modificaciones de los contenidos a través de ciclos de
check-out/check-in, y es posible solamente si tiene el permiso de escritura en la carpeta
60
donde está almacenado el documento. La operación de check-out bloquea el
documento para que otros usuarios no puedan alterarlo mientras lo está modificando,
al final confirmará sus modificaciones mediante el check-in del nuevo contenido. El
check-in también desbloquea el documento, por lo que otros usuarios podrán volver a
editarlo. Cada vez que se modifica el contenido, se crea automáticamente una nueva
versión. Todas las versiones anteriores se pueden acceder en la ficha Versiones y quedan
disponibles para su descarga, vista previa y comparación.
A continuación, se describen un conjunto de posibles formas de editar el
contenido del documento.
Check-out estándar
Haga clic en el documento que desea editar y seleccione el elemento Revisar.
Figura 9: Check-out de documentos
Ahora el documento está bloqueado y un icono aparece para indicar este estado.
Una vez que el documento queda en check-out, sólo usted puede modificar el
documento, mientras que otros usuarios pueden acceder él solamente en lectura.
Entonces puede descargar el archivo en su ordenador y editarlo localmente. Una vez
que haya realizado todas las modificaciones, haga clic de vuelta en el documento y
seleccionar Actualizar documento.
61
Figura 10: Check-in de documentos
Una ventana de diálogo aparece a guiarle en subir el nuevo archivo. Utilice la
opción "Versión principal" para marcar esta actualización como una versión principal
(esto aumentará el número de versión principal, por ejemplo: 1.0 -> 2.0).
Check-out Múltiple
Puede editar más documento juntos y automatizar las operaciones de check-
out/check-in al seleccionar los documentos deseados y hacer clic en el icono check-out
múltiple de la barra de herramientas.
Figura 11: Check-out múltiple de documentos
Ahora todos los documentos están bloqueados y una ventana le mostrará la lista
de los archivos que se están editando. Para modificar uno es suficiente hacer doble clic
en él y el archivo se abrirá en su editor local. Puede editar varias veces uno o más
archivos y el sistema detectará automáticamente si un elemento se ha modificado
localmente.
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Figura 12: Menú contextual para check-out de docuemntos
Para confirmar las modificaciones de un documento, haga clic sobre el en la
ventana del Check-out múltiple y seleccione Actualizar documento. Para terminar esta
sesión de edición, cierre la ventana del Check-out múltiple y todos los documentos
seleccionados serán desbloqueados.
Editar metadatos
Los metadatos son la base de cualquier moderno sistema de gestión de registros
y el sistema le permite almacenar los metadatos estándar y personalizados de sus
documentos. Para poder editar los metadatos necesita el permiso de Escritura.
Propiedades estándar
En el listado de documento seleccione un elemento y el panel de propiedades
aparecerá a continuación, que muestra las propiedades estándar.
Figura 13: Propiedades estándar de metadatos
Aquí puede ver y editar un conjunto de propiedades:
Título: cualquier documento tiene título
Idioma: indica el idioma en que está escrito el documento y esto es
importante para el algoritmo de indexación
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Etiqueta: puede aplicar etiquetas para encontrar rápidamente el
documento en el futuro. Puede seleccionar las etiquetas que están
disponibles en el sistema y en función de la configuración también puede
ver un icono Nueva etiqueta que le permite crear nuevas etiquetas
Votar: se puede expresar una votación sobre el documento. Un usuario
puede votar sólo una vez en el mismo documento
Tenga en cuenta el ID del documento que es un identificador único del
documento en la base de datos, esto es manejado automáticamente por el sistema y no
puede ser alterado.
Propiedades extendidas
En la sección Propiedades extendidas quedan más propiedades asociadas al
documento.
Figura 14: Propiedades extendidas de metadatos
Algunas propiedades extendidas son comunes a todos los documentos (Fuente,
Identificación original, Destinatario), sus nombres son sólo etiquetas y usted puede
darles su propio significado semántico.
Opcionalmente se puede aplicar una plantilla de entre una lista de plantillas
configuradas y si asigna una plantilla, aparecerá un conjunto de atributos
personalizados. Los nombres y los tipos de estos atributos se definen en la configuración
de la plantilla.
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Copiar, mover y borrar documentos
Copiar y mover documentos requiere tener al menos el permiso de Lectura en el
documento original y el permiso de Escritura en la carpeta de destino. La copia y el
traslado se realizan utilizando el portapapeles, que se encuentra en la barra de estado.
Las acciones se realizan desde el menú contextual de cada archivo o documento.
Descargar y exportar
Si desea guardar un documento en el equipo local sin hacer ningún cambio,
puede hacer clic derecho sobre un documento y seleccione la voz Descargar. Recuerde
que una vez que tenga el archivo en el escritorio, él es una mera copia del contenido
original almacenado en el sistema y entonces sus modificaciones no se replicarán en el
sistema.
Figura 15: Menú contextual de descarga de documentos
Exportar a PDF
Usted puede convertir un conjunto de varios tipos de documentos más populares
en PDF. Para ello, seleccione unos documentos y haga clic en el icono Exportar como
PDF en la barra de herramientas.
Figura 16: Exportar a PDF
Si la selección se compone de varios documentos, todos ellos serán combinados
en un solo documento PDF.
Enviar por Correo
Para enviar un documento como un archivo adjunto de correo electrónico a una
o varias personas, primero debe seleccionar un documento. Luego en el menú
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contextual seleccione la opción Envíe por correo electrónico, se mostrará un compositor
de correo que permite insertar a los destinatarios que recibirán el mensaje.
Figura 17: Ventana modal para envío de documentos por correo
Estos son los campos que puede rellenar:
Destinatarios: lista de direcciones de correo electrónico que recibirá el
documento (el destinatario no tiene que ser un usuario del sistema)
Asunto: pequeña descripción del contenido, por defecto introduce el
título del documento
Mensaje: cuerpo del mensaje
Clicar Enviar para enviar el correo electrónico compilado con el documento como
archivo adjunto.
Como opción se puede seleccionar Enviar como boleto de Descarga. Si elige esta
modalidad, en lugar de enviar el documento como archivo adjunto el documento en sí
no se anexa, pero un enlace de descarga se anexa al cuerpo del mensaje. El enlace para
la descarga tiene un tiempo de caducidad, este viene configurado por el administrador;
si el receptor hace clic en el enlace, se descargará el documento directamente desde el
repositorio.
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Gestión de Contactos
En el sistema usted puede manejar su propia agenda de direcciones de contactos
ingresando en el menú Personal->Contactos.
Figura 18: Gestión de contactos
Aquí puede importar y exportar contactos en formato CSV o
crear/modificar/borrar los contactos directamente a través de la interfaz web. Estos
contactos estarán disponibles durante la composición de los mensajes.
Alertas
Las alertas son mensajes de correo electrónico enviados automáticamente a los
usuarios cuando se produce un evento en un documento. Los usuarios pueden seguir el
actividad de un documento, lo que significa que van a recibir una alerta cuando se
produce un evento en el documento mismo.
Suscribirse a alertas
Puede suscribirse a uno o más documentos seleccionándolos y haciendo clic en
el icono Suscribir.
Figura 19: Suscribirse a alartas
67
En la siguiente ventana de diálogo se puede elegir ser notificado sobre cualquier
evento o sólo una selección de ellos.
Figura 20: Alertas suscritas
Aquí puede seleccionar los eventos de su interés y confirmar la suscripción.
Gestionar suscripciones
Para administrar sus suscripciones, haga clic en el menú Personal->Suscripciones
Figura 21: Gestión de suscripciones a alertas
Puede ver la lista de los elementos que estás siguiendo, así que para no seguir
más uno de ellos haga clic derecho sobre él y seleccione Eliminar.
Suscribir a otros usuarios
Si usted tiene el permiso Suscripción en la carpeta actual, puede abrir la ficha
Suscripciones en los detalles del panel del documento y suscribir usuarios y grupos.
Figura 22: Suscripción de usuarios a alertas
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Utilice el control Añadir Grupo o Añadir usuario para suscribir los usuarios
deseados, al agregar una nueva suscripción se configura para recibir alertas de un
conjunto predeterminado de eventos pero puede cambiar esta configuración haciendo
clic derecho sobre el elemento y en el menú Edición.
Notas
Puede añadir notas en los documentos a través de la ficha Notas. Las notas
permiten a los usuarios de discutir sobre el documento y su evolución.
Todos los usuarios con permiso de lectura pueden ver las notas añadidas en un
documento.
Figura 23: Agregar notas a documentos
Puede agregar una nota nueva haciendo clic en el botón Agregar Nota. Deje sus
comentarios en el editor y confirme con Guardar.
Anotaciones en el contenido
Las anotaciones son comentarios colocados en el contenido del documento.
Puede anotar los documentos tan pronto como se pueda acceder a ellos, es decir,
cuando usted tiene por lo menos el derecho “Leer”.
Para anotar un documento, haga clic en Anotaciones y en la ventana emergente
ir a la página deseada, seleccione un texto y haga clic en el botón Añadir Anotación.
Escriba su comentario.
69
Figura 24: Anotaciones a documentos
Verá el texto resaltado y la nueva nota se añade a la izquierda. Si usted tiene
muchas anotaciones sólo mover el mouse sobre el texto resaltado y la anotación será
presentada.
Enlaces
A veces desea vincular documentos relacionados de manera lógica. Para ello,
seleccione los documentos que desea vincular y luego seleccionar la opción Copiar del
menú contextual. Esto pondrá la selección actual en el portapapeles.
Figura 25: Menú contextual de enlaces
A continuación, haga clic derecho en un documento de destino y seleccione
Pegar como enlace. Ahora se puede ver el nuevo enlace que aparece en la ficha Enlaces.
70
Figura 26: Documento de destino de enlaces
Aliases
Los alias son punteros a documentos reales que usted puede usar para distribuir
el mismo contenido en diferentes carpetas con diferentes políticas de seguridad, es
posible que tenga más de un alias que apuntan a un mismo documento real.
Crear un alias
En la lista de documentos para seleccionar el documento que desea crear un alias
y cliquear el elemento Copiar del menú contextual. Esto pondrá la selección actual en el
portapapeles.
Ahora en el árbol de carpetas, haga clic derecho en la carpeta de destino un
seleccionar el elemento Pegar como alias. Como usted puede notar el alias se crea y
tiene un icono especial.
Figura 27: Pegar un alias
Bloqueo y desbloqueo
Si desea proteger el documento para que ningún otro usuario pueda realizar
cambios en él, puede usar la función Bloquear desde el menú contextual. Esto significa
que hasta que se desbloquee, ningún otro usuario podrá modificarlo. Cuando está
bloqueado, el icono de candado aparecerá al lado del nombre del documento
seleccionado.
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Figura 28: Barra de estado de bloqueo y desbloqueo
Si desea desbloquear un documento previamente bloqueado, sólo tiene que
seleccionar la función Desbloquear desde el menú contextual.
Sólo el usuario que haya bloqueado el documento o los administradores podrán
desbloquear un documento.
Firmar documentos
El sistema le permite firmar digitalmente un documento mediante el formato
p7m. Una vez firmado con esta firma digital, una nueva versión firmada del documento
original se guardará con el sufijo .p7m. Para poder utilizar esta función es necesario un
certificado digital .pem o un dispositivo de firma con su software instalado en su
computadora y capaz de producir archivos .p7m.
Cargar la firma
El primer paso para poder firmar documentos es cargar su propia firma digital en
el sistema. Para ello se puede usar un certificado en fichero .pem o si no lo tiene, podría
usar un fichero .p7m previamente firmado con su dispositivo de firma. Ahora seleccione
el menú Personal->Firma->Mi Firma
Figura 29: Cargar firma digital
Aquí cargue el .pem o .p7m y en la lista desplegable Firma seleccione su
identidad, a continuación, confirme con Guardar.
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Cargar la clave privada
En caso de que haya subido su firma digital como archivo .pem también tiene
que subir su clave privada, por lo que abra el menú Personal->Firma->Mi Clave Privada
Figura 30: Cargar clave privada de firma digital
Aquí usted tiene que subir su archivo con la clave privada, en general, este
archivo está protegido por una contraseña por lo que también tiene que introducir la
contraseña correcta para dejar al sistema descifrar la clave.
Una vez que la carga completa, seleccione la huella digital de la clave y haga clic
en Guardar.
Firmar el documento
Para poder firmar se necesita el permiso Firma. Si usted lo tiene, haga clic en el
documento y la seleccione el menú Más->Firmar. Si ha cargado previamente su propio
certificado digital (archivo .pem) y clave privada, el sistema firmará inmediatamente el
documento, de lo contrario se inicia un pequeño ayudante que le guiará en la descarga
del documento original, firmarlo localmente a través de su dispositivo de firma y luego
subir el archivo .p7m resultante. Haga clic en Enviar para confirmar.
Figura 31: Firmar un documento digitalmente
Con el fin de verificar su identidad, el sistema comprobará si el firmante del
documento cargado coincide con la firma digital que usted declaró antes en su perfil. Si
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la verificación es positiva, usted verá un nuevo icono rojo que indica que el documento
fue firmado correctamente.
Figura 32: Ícono de firma digital
Si hace clic en este icono rojo usted será capaz de ver la lista de los firmantes, así
como un enlace de descarga para obtener la versión firmada del documento.
Figura 33: Verificación de firma digital
Escanear documentos
Puede cargar en el sistema un escaneo desde un escáner conectado a la
computadora haciendo clic en el icono Escanear un documento.
Figura 34: Escanear documentos
Ahora aparece una nueva ventana.
74
Figura 35: Ventana modal de documentos escaneados
Aquí realizar las siguientes acciones:
haga clic en el botón nuevo escaneo (icono de página blanca)
elegir, a través del menú desplegable, una de las opciones:
o eliminar los escaneos anteriores, y considerar sólo los siguientes
o añadir el siguiente escaneo a los realizados anteriormente
(recomendable si el usuario desea crear un único documento que
consta de varios escaneos)
haga clic en OK
el sistema muestra la lista de los escáneres conectados al equipo, así que
usted puede elegir uno y haga clic en Seleccionar
ahora el software del escáner comienza y la imagen se carga en la ventana
del sistema
puede rotar y, si acaba de añadir más escaneos, puede navegar las
imágenes con los botones de flechas correspondientes.
si el escaneo es correcto, haga clic en el botón de subida (flecha verde)
para enviar el documento al sistema
elegir del nombre y formato del documento (PDF, JPG o TIFF).
El documento se crea en la carpeta actual y se puede ver en la lista de
documentos.
75
Iniciar un Flujo de Trabajo
Si usted tiene el permiso Flujo de trabajo en la carpeta actual, puede iniciar
manualmente un flujo de trabajo, es suficiente seleccionar los elementos en la lista de
documentos y hacer clic en el icono Iniciar el flujo de trabajo.
Figura 36: Iniciar Flujo de Trabajo
El sistema le pedirá que seleccione uno de los flujos de trabajo disponibles, sólo
confirmar su selección y se pondrá en marcha el flujo. La propiedad Estado del Flujo de
Trabajo de los documentos seleccionados reflejará el nombre de la tarea inicial.
Configurar ejecución automática
Los flujos de trabajo también se pueden iniciar automáticamente cuando los
documentos se crean en una carpeta específica. En la ficha Flujo de trabajo del panel de
propiedades de la carpeta, se muestra la lista de factores desencadenantes de flujo de
trabajo.
Figura 37: Ejecución automática de flujos de trabajo
Cada desencadenador es una asociación entre una plantilla de documento y un
flujo de trabajo.
Cada vez que un nuevo documento aparece en la carpeta, el desencadenador
asociado a la plantilla del documento viene levantado y se iniciará automáticamente una
nueva instancia de flujo de trabajo.
76
Utilice el botón Agregar desencadenador de flujo de trabajo para crear un nuevo
disparador en la carpeta actual y utilizar el botón Aplicar a Subcarpetas para replicar la
misma configuración a todo el árbol.
Añadir eventos
El sistema le permite añadir eventos de calendario en una selección de
documentos, el calendario es una herramienta útil para coordinar las actividades entre
sus colegas.
Cada evento en el calendario está asociado a uno o más documentos, seleccione
algunos documentos y haga clic en el icono Nuevo evento del calendario la barra de
herramientas.
Figura 38: Añadir eventos
Esto abrirá la ventana de detalles del evento:
Figura 39: Detalles de evento
Título: nombre del evento, como se muestra en el calendario compartido
Descripción: una descripción del evento
Inicio: cuándo se producirá el evento
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Fecha de vencimiento: si el evento tiene una duración, este campo
muestra la fecha de caducidad
Frecuencia: para aquellos eventos que son recurrentes, aquí usted puede
poner la frecuencia de repetición
Recordatorio: cuanto tiempo antes de comenzar el evento, los
participantes deben ser notificados por correo electrónico
Estado: campo opcional que puede utilizar para realizar un seguimiento
del estado de finalización o la cancelación del evento
Participantes: los usuarios que tendrán que participar en el evento
Documentos: los documentos asociados al evento
Si hace clic en Guardar el nuevo evento se almacena en el calendario y todas las
personas involucradas serán notificadas al momento adecuado.
Publicación
Se puede definir el estado de publicación de cada documento accediendo a la
sección Publicación. Para ser capaz de manejar los ajustes de publicación, tiene que
pertenecer al grupo admin o publisher.
Figura 40: Publicación de documentos
Dentro del panel Publicación tiene los siguientes ajustes:
Publicado: Utilice este selector si desea anular la publicación del
documento, independientemente de lo que se especifica en las fechas de
publicación
Empezar a publicar: Este campo es obligatorio y especifica la fecha en que
el documento se encuentra disponible
78
Dejar de publicar: Esta es una fecha opcional, después de que el
documento no será más disponible
Un documento se encuentra disponible para los usuarios normales sólo si se
publica y si la fecha actual coincide con el período de publicación.
Los usuarios de los grupos admin y publisher serán siempre capaces de ver
documentos no publicados y cambiar los ajustes de publicación.
Carpetas
Todos los documentos se almacenan en carpetas. La idea es similar a como
operar con un disco duro local. Las carpetas son agrupaciones lógicas de los
documentos y se organizan en un árbol jerárquico a partir de una carpeta raíz. Organizar
las carpetas de manera adecuada y lógica le permitirá navegar mejor y encontrar sus
documentos fácilmente.
Figura 41: Estructura de carpetas
Podemos navegar fácilmente por las carpetas desde la barra de navegación que
encontraremos en la izquierda de la pantalla. Allí, podremos ver y navegar por las
carpetas en las que cada usuario disponga del permiso para visualizarlas.
Al hacer clic en una carpeta de los documentos contenidos en dicha carpeta se
muestran a la derecha, y los detalles referentes a la carpeta seleccionada aparecen en
la parte inferior
Algunos atributos de la carpeta como el nombre o la descripción se pueden editar
en este panel, de lo contrario haga clic en la carpeta con el botón derecho, se abrirá un
79
menú contextual con un conjunto de operaciones posibles como: Crear nueva,
renombrar, eliminar, mover.
Seguridad
Si tiene el permiso Seguridad en una carpeta, puede acceder a la ficha Seguridad
del panel de detalles.
Aquí puede ver una cuadrícula donde puede otorgar o revocar permisos a grupos
y usuarios.
Figura 42: Permisos en carpetas
Para otorgar / revocar el permiso, simplemente marque / desmarque la casilla
correspondiente.
Para añadir una nueva entidad de seguridad utilizar Anadir Grupo y Anadir
Usuario, mientras para borrar un elemento haga clic derecho sobre el nombre y pulse el
Eliminar o simplemente revoque el permiso de lectura.
Si desea confirmar los cambios de forma permanente, debe pulsar el botón
Aplicar y si quiere que se apliquen estos ajustes a todas las subcarpetas, presione Aplicar
a Subcarpetas.
Esta es la lista completa de los permisos:
Leer: se puede acceder a este objeto
Descargar: el fichero puede ser descargado, imprimido o enviado por
correo electrónico. Si es revocado, el fichero puede ser visto a través de
la funcionalidad Vista Previa
Escritura: puede modificar los metadatos del documento y realizar el
check-in/ check-out
Añadir Carpetas: se pueden crear carpetas dentro de otras
Seguridad: permite gestionar la política de seguridad
80
Inmutable: el usuario puede hacer inmutables los documentos
contenidos en la carpeta
Eliminar: permite borrar el elemento
Renombrar: se puede cambiar el nombre al documento
Importar: importar un fichero comprimido zip
Exportar: el usuario puede exportar el contenido de una carpeta a un
fichero zip
Firma: los documentos pueden ser firmados digitalmente
Archivo: se pueden archivar documentos o incluirlos en un archivo de
exportación
Flujo de Trabajo: el usuario puede iniciar el flujo de trabajo en los
documentos seleccionados
Suscripción: el usuario puede suscribir a otros usuarios a las alertas de la
carpeta y/o una selección de documentos
Alertas
Las alertas en las carpetas se manejan de igual manera que las alertas en
documentos. Por favor referirse a esa sección.
Metadatos
Se puede asignar una plantilla a una carpeta y definir metadatos predeterminado
para los documentos contenidos. Esto se puede configurar en la ficha Propiedades ext.
del panel de las propiedades de la carpeta.
Figura 43: Metadatos de carpetas
Aquí puede seleccionar una plantilla y configurar los valores predeterminados
para cada atributo personalizado, haga clic en Guardar para confirmar las
modificaciones. Cada vez que se añade un nuevo documento, sus metadatos se tomaran
81
de los que ha especificado en la carpeta y serán propuestos al usuario. Si desea limitar
todos los documentos contenidos para ser asociados a la misma plantilla, seleccione la
opción Plantilla bloqueada.
Archivar
Típicamente la función de archivar se utiliza cuando se desea mantener
contenidos viejos u obsoletitos en el sistema pero no se quiere que sean accesibles
durante las operaciones normales.
Cuando un documento se archiva continúa existiendo en el sistema, sino que se
almacena en un área diferente no más disponible durante la navegación en carpetas o
búsquedas, esto optimiza el rendimiento.
Si tiene el permiso de Archivar en la carpeta, es suficiente hacer clic derecho
sobre la carpeta misma y elija Archivar. Se le pedirá que introduzca un comentario y
luego confirmar.
Figura 44: Menú contextual para archivar carpetas
Esta función también está habilitada en los documentos.
Flujo de trabajo
Todos los documentos evolucionan de acuerdo con un ciclo de vida definido. Hay
diferentes maneras de hacer que los documentos evolucionen a través de este ciclo de
vida. Una de las maneras de hacerlo es utilizar un flujo de trabajo (workflow).
82
Un flujo de trabajo es un proceso en el que se define una cadena de usuarios
para revisar, aprobar o rechazar el documento. Los flujos de trabajo se utilizan
tradicionalmente para validar los documentos (los hacen ir al estado “Aprobado”), pero
también pueden ser utilizados para que el documento sea revisado, sin cambio de
estado del ciclo de vida.
Sus flujos se pueden crear en el diseñador de flujo de trabajo integrado en la el
sistema. Los usuarios que participan en los flujos de trabajo están alertados por correo
electrónico y pueden tener una visión sintética de todas las tareas que tienen que hacer
y los documentos en su panel de control. Los documentos que tienen que revisar se
enumeran allí.
El administrador crea plantillas de flujo de trabajo basadas en los procesos de
negocio de la organización. Cualquier usuario del sistema puede estar involucrado en un
flujo de trabajo sobre uno o más documentos.
El flujo de trabajo consiste en Tareas y Transiciones, que una colección de
documentos debe atravesar antes de que el flujo en sí pueda considerarse terminado.
Tarea: se puede definir como una etapa del ciclo de vida de un
documento, como por ejemplo 'facturado', o 'proyecto'. Cada flujo de
trabajo tiene una tarea de inicio única, que es la tarea inicial (que se
muestra en color verde)
Transición: define cómo los documentos se mueven entre las tareas del
flujo de trabajo. Las transiciones son acciones que se mueven de un
documento a la siguiente tarea
83
Figura 45: Flujo de trabajo
Diseñador
El sistema proporciona un diseñador completamente web que se puede utilizar
para modelar visualmente sus procesos de negocio (plantillas de flujo de trabajo) sin
tener que instalar software adicional. El diseñador de flujo de trabajo está disponible en
Administración->Metadatos del documento->Flujo de trabajo.
Figura 46: Panel de flujo de trabajo
Los administradores del sistema tienen que utilizar esta herramienta para definir
todas las plantillas de flujo de trabajo que se utilizarán para ejecutar instancias de flujo
de trabajo reales en selecciones de documentos. En la parte superior de esta pantalla se
encuentra la barra de herramientas principal.
Figura 47: Barra de herramientas de flujo de trabajo
84
La lista desplegable Flujo de trabajo le permite seleccionar una de las plantillas
de flujo de trabajo ya guardados. Seleccione uno de los flujos de trabajo existentes y el
esquema se cargará en el panel de dibujo.
Creación de una nueva plantilla de flujo de trabajo
Haga clic en el botón Nuevo, y cuando se le pida ponga el nombre del nuevo flujo
de trabajo. Después de esto el diseñador cambia al modo de edición y se puede empezar
a diseñar su proceso de negocio en el panel de dibujo.
Guardar las modificaciones
Una vez que haya diseñado su flujo de trabajo, guárdelo haciendo clic en el botón
Guardar. Esto sólo guarda la plantilla de flujo de trabajo en la base de datos pero no será
ya disponible para operaciones normales (los usuarios no lo pueden poner en marcha
en una selección de documentos).
Instalar la plantilla de flujo de trabajo
Con el fin de publicar la versión actual de su flujo de trabajo y hacer que esté
disponible para las operaciones normales, necesita que instalarlo. Para ello, seleccione
la plantilla de flujo de trabajo y haga clic en Instalar. Es importante entender que un
cierto número de instancias todavía pueden estar en ejecución con el viejo esquema,
por lo que esta nueva versión de la plantilla de flujo de trabajo sólo afectará a las nuevas
instancias, mientras que las antiguas seguirán con el viejo esquema.
Desinstalar o eliminar la plantilla de flujo de trabajo
Puede des publicar el flujo de trabajo actual, haga clic en Desinstalar. Esto sólo
termina a las instancias que se están ejecutando y elimina el flujo de trabajo de la lista
de flujos de trabajo disponibles para las operaciones normales. Una vez desinstalada, la
plantilla de flujo de trabajo sigue existiendo en el sistema y se puede trabajar con ella
en el diseñador.
Si se quiere es eliminar por completo el flujo de trabajo del sistema, haga clic en
Eliminar. Esto desinstala el flujo de trabajo y también elimina la plantilla del sistema.
85
Exportación e Importación
Utilice los botones Exportar e Importar para descargar y cargar el esquema de
flujo de trabajo como un archivo xml. El uso más común de esta función es la de trasladar
un flujo de trabajo desde una instalación del sistema a otra.
Elementos del Flujo de Trabajo
Cada flujo de trabajo está compuesto por varias tareas conectadas por
transiciones. La tarea aparece como un cuadro con icono y color específico y usted
puede moverla simplemente arrastrando el objeto en el panel de dibujo. Para editar las
propiedades de un elemento exacto haga doble clic en él para abrir el menú contextual.
A continuación se puede ver todos los diferentes tipos de tareas que se pueden
utilizar.
Tarea Una tarea representa una actividad específica que puede ser logrado por
un número de participantes.
Figura 48: Tarea del flujo de trabajo
Bifurcación A veces es necesario poner en marcha dos o más tareas al mismo
tiempo, es por eso que está disponible la bifurcación en el diseñador de flujo de trabajo.
Se puede insertar una bifurcación haciendo clic en el botón Añadir bifurcación.
Básicamente, una bifurcación es una tarea especial que pone en marcha
automáticamente otras dos o más tareas.
86
Figura 49: Bifurcación del flujo de trabajo
Unión Cuando tenga que esperar varias actividades paralelas para completar
antes de continuar, es necesario insertar un elemento de unión.
Haga clic en Añadir unión y aparece el objeto en la página de diseño del flujo de
trabajo. Puede conectar todas las actividades paralelas a este nodo mediante
transiciones estándar, y el sistema garantiza la realización de todas las tareas paralelas
antes de pasar el control a la siguiente tarea.
Por supuesto, puede tener más transiciones que ingresan pero sólo una de salida,
que se activa automáticamente cuando se hayan completado todas las actividades
paralelas.
Figura 50: Unión del flujo de trabajo
Estado final Es el que hay que utilizar para modelar el final del proceso de
negocio. Cuando el flujo de trabajo llega a este estado, la ejecución finaliza. Un Estado
Final sólo puede aceptar transacciones en ingreso.
87
Figura 51: Estado final del flujo de trabajo
Diseñar un Flujo
Para añadir una nueva tarea en la plantilla de flujo de trabajo, haga clic en el
botón Añadir Tarea en la barra de herramientas y un nuevo cuadrado aparece en el
panel de diseño. De forma predeterminada es un cuadrado azul, si usted quiere que sea
su tarea inicial, basta con hacer doble clic sobre él y seleccione el elemento Estado
inicial, el color cambiará a verde. Para cambiar más propiedades haga doble clic sobre
la tarea y seleccione el elemento Edición.
Figura 52: Editor de tareas del flujo de trabajo
Así como el nombre y la descripción, se puede establecer la Gestión de Escalada,
que está compuesta por:
Duración: la duración máxima de la tarea
Recordatorio: define, después de que el tiempo ha caducado, cómo los
usuarios involucrados serán recordados por correo electrónico para
completar la tarea
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Dentro de la sección Participantes puede asignar estáticamente la tarea a los
usuarios y/o grupos seleccionándolos en las listas desplegables Usuario y Grupo.
Cuando seleccione un usuario o grupo, verá el mismo aparecer en la lista de
participantes. Para eliminar un participante, seleccione el elemento y haga clic en el
botón Remover. Haga clic en el botón Guardar para cerrar la ventana confirmando todos
los ajustes. Por favor, tenga en cuenta que cada uno de los participantes puede ser
dueño de la tarea, así que todos serán notificados cuando la tarea se tiene que
completar, pero sólo uno de ellos será capaz de tomar la propiedad de la misma y hacer
el trabajo. Si hay un sólo participante, él será automáticamente el propietario de la
tarea.
Asignación dinámica
En lugar de definir estáticamente un conjunto de usuarios y grupos como
posibles propietarios de una tarea, puede implementar una asignación dinámica basada
sobre los metadatos del documento(los atributos extendidos del documento que
participan actualmente en el flujo de trabajo). En la sección Participantes de la ventana
de diálogo de la tarea se encuentra un campo específico Atributo, escriba aquí el nombre
de un atributo personalizado de tipo usuario y pulse el icono más para añadir este en la
lista de participantes. En tiempo de ejecución, el sistema inspeccionará los documentos
que participan actualmente al flujo de trabajo, a la búsqueda de los atributos
especificados aquí como participantes y sumará a los usuarios referenciados como
posibles propietarios de la tarea.
Transacciones
Una vez que haya creado sus tareas, tiene que definir las transiciones entre ellas;
para hacer eso, mueva el cursor cerca del borde del cuadrado de la tarea hasta que
aparezca el icono de gancho y luego arrastrar y soltar la flecha a la tarea de destino
deseada. Cada transición debe tener un nombre, y usted puede editarlo haciendo doble
clic en la etiqueta.
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Figura 53: Etiquetas del flujo de trabajo
Completar una Tarea
Cada vez que una nueva tarea en la que usted es un participante tiene que ser
completada, usted recibirá una notificación por correo electrónico. Puede ver todos los
detalles del trabajo en la sección Flujo de trabajo del cuadro del Panel de control
Aquí encontrará tres paneles que muestran:
tareas asignadas a usted directamente
tareas que usted puede tomar la propiedad
tareas de flujos de trabajo en los que usted es el supervisor
Figura 54: Panel de tareas del flujo de trabajo
Tomar la propiedad de una tarea
En el panel de Tareas que haga doble clic en la tarea que desea empezar a
trabajar y luego haga clic en el botón Adueñarse. Mire que esta tarea se mueve en el
panel Tareas asignadas a mí. Si usted es el único participante posible de una tarea, el
sistema la asignará automáticamente a usted por lo que no tenga que tomar
manualmente la propiedad.
90
Completar una tarea
Haga doble clic en una tarea que ya posee para abrir la ventana de detalles.
Figura 55: Propiedad de tareas del flujo de trabajo
Aquí puede ver toda la información de la tarea y en la ficha Documentos
anexados se encuentra la lista de los documentos que actualmente participan en el flujo
de trabajo.
Ahora tiene toda la información para completar el trabajo y cuando haya
terminado, simplemente haga clic en el botón que tiene el nombre de la transición
correcta. Esto completará la tarea actual y el flujo de trabajo se moverá a través de la
transición seleccionada.
Añadir nuevos documentos
A veces, su trabajo produce nuevos documentos que se tiene que adjuntar al
flujo de trabajo, en este caso tiene que copiar los documentos en el portapapeles del
sistema y luego use el botón Añadir documentos que se encuentra dentro de la pestaña
Documentos anexados de la tarea actual.
Historial
En la sección de Flujo de trabajo del panel de control, haga clic en Historial para
acceder a la historia completa de todos los flujos de trabajo de los cuales usted es
supervisor.
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Figura 56: Historial de flujos de trabajo
Búsqueda
El motor de búsqueda del sistema le permite un rápido acceso a la información
cuando la necesite. La forma más rápida de buscar documentos es sin duda usar la
búsqueda de texto completo. En la esquina superior derecha de la pantalla se encuentra
un cuadro de búsqueda rápida, introduzca aquí una expresión de búsqueda y luego haga
clic en el icono con la lupa.
Ahora, la visualización cambia a la pantalla Búsqueda donde se muestra una lista
de resultados. Cada elemento se puede ampliar para mostrar un fragmento de texto
pertinente para la expresión de búsqueda.
Figura 57: Panel de búsquedas
92
Si selecciona un documento, sus datos se cargan en el panel de abajo, y en
general, puede operar de la misma manera que se hace en el navegador de carpetas.
Por defecto, la búsqueda devuelve los primeros 40 resultados, si el sistema
detecta un mayor número posible de resultados se le informará con un mensaje en la
barra de estado. Si desea incluir más resultados, simplemente ponga el número deseado
en el campo Mostrar de la barra de herramientas.
Búsqueda de texto
La búsqueda de texto completo le permite buscar en el contenido de
los documentos. Para realizar este tipo de búsqueda se tiene que introducir
una expresión de texto.
Figura 58: Ventana modal de búsquedas por texto
Es posible restringir la búsqueda a una sola carpeta o aplicar filtros como puede
ver en el formulario. La expresión de texto se buscará en el contenido del
documento y en los otros campos comprobar de la sección Búsqueda.
Nota: Los documentos que no están disponibles de inmediato para búsquedas
de texto completo: en primer lugar necesitan ser indexados por el motor de búsqueda,
por defecto esto sucede después de 30 minutos, pero en general depende de la
configuración del sistema y recursos del equipo.
Búsqueda con comodín
Es posible utilizar comodines para una búsqueda de texto, por ejemplo:
93
Utilice “?” para reemplazar un carácter único. Ejemplo: te?to
Utilice “*” para reemplazar varios caracteres. Ejemplo: text* ó t*to
Operadores booleanos
También se pueden utilizar operadores booleanos para combinar operaciones
lógicas en la búsqueda. Por ejemplo:
“Informe gerencial” OR informe
“Informe gerencial” AND “informe general”
“Informe gerencial” NOT “informe general”
Agrupamientos
Se pueden agrupar las búsquedas en caso de requerir un mayor control de las
operaciones lógicas. Por ejemplo: (gerencial OR general) AND informe.
Búsqueda por etiquetas
Se puede buscar por etiquetas, para ello abra la sección Etiquetas. A
continuación hacer clic en el carácter deseado o escribirlo en la casilla. En el listado
inferior se mostrará el conjunto de etiquetas que empiezan por la letra
seleccionada. Haga doble clic en una etiqueta para iniciar la búsqueda.
Figura 59: Ventana modal de búsquedas por etiquetas
Búsqueda por parámetros
Cuando la búsqueda se centra en los parámetros del documento, se puede
usar la característica de búsqueda paramétrica. Para realizar este tipo de búsqueda
deberemos agregar tantas condiciones como deseemos en las propiedades del
documento.
94
Figura 60: Ventana modal de búsquedas por parámetros
Es posible restringir la búsqueda a una sola carpeta, a un solo idioma y si se
selecciona una plantilla, será también capaz de delimitar las condiciones en los
documentos de la plantilla.
Esta búsqueda está siempre disponible y no requiere la indexación de
documentos, porque el contenido no se busca, los resultados no contiene ningún
fragmento de texto.
Guardar búsquedas
En la barra de herramientas se puede guardar la búsqueda actual presionando el
botón Guardar. Posteriormente inserte el nombre de la búsqueda guardada y
opcionalmente una descripción. En la sección Búsquedas guardadas encontraremos la
lista de las búsquedas guardadas.
Herramientas
Dropbox
Autorización
La primera vez que trate de hacer una operación de importación o exportación,
aparece el asistente de autorización. Sólo se requiere este paso una vez.
Figura 61: Pasos para aprobación de aplicación Dropbox
95
Figura 62: Ventana modal de aprobación de aplicación en Dropbox
Después de ser autorizada se muestra un mensaje emergente que una avisa de
autorización. Desde este punto es capaz de exportar e importar sin necesidad de ser
autorizado de nuevo.
Figura 63: Ventana modal de autorización de aplicación Dropbox
Exportar
Seleccione una carpeta o algunos documentos. Luego seleccione el menú
Herramientas->Dropbox->Exportar a Dropbox.
Figura 64: Menú contextual de Dropbox
Una ventana emergente se muestra para aceptar la acción de exportación. Haga
clic en Sí.
96
Figura 65: Ventana modal de aceptación de exportación a Dropbox
Luego, en la siguiente ventana de diálogo seleccione una carpeta remota en
Dropbox y haga clic en Seleccionar.
Figura 66: Estructura de archivos en Dropbox
El proceso se iniciará y usted sólo tiene que esperar a su finalización.
Importar
Seleccione una carpeta. Luego seleccione el menú Tools->Dropbox->Importar de
Dropbox.
Figura 67: Menú contextual de importación de archivos desde Dropbox
En el siguiente cuadro de diálogo, navegue su cuenta de Dropbox y seleccione
los elementos que desea importar.
97
Figura 68: Ventana modal de estructura de archivos en Dropbox
Puede seleccionar una combinación de archivos y carpetas, y luego presione
Elegir. Una ventana emergente de confirmación se muestra aquí, presione Sí. Ahora
espere para la finalización y al final aparece un mensaje con el número de documentos
importados.
Figura 69: Ventana modal de aceptación de importación
Complementos
Puede modificar todos los documentos de Office directamente en Word, Excel o
PowerPoint y guardarlos en el archivo de los documentos.
Únicamente se debe instalar en el PC el último Componente de Office y el
sistema.
98
ANEXO C: MANUAL DEL ADMINISTRADOR
Administración
Para realizar la configuración de administración, entrar en el área
Administración, aquí encontrará una pantalla especializada que le permite realizar
diversos tipos de ajustes.
Figura 70: Panel de Administración
La Administración se organiza en un enfoque similar a la utilizada para la pantalla
Documentos. En el lado izquierdo se encuentra un conjunto de secciones plegables a
cada uno lo que le permite administrar un aspecto particular.
Información general
Aquí puede encontrar todas las informaciones del sistema: versión del producto,
ID de instalación, estadísticas, sesiones y de registro del sistema.
Estadística
Aquí puede encontrar todas las estadísticas sobre el uso del disco duro, por
ejemplo, los documentos, las importaciones y las exportaciones, las carpetas de bases
de datos. El número de documentos indexados, no indexadas o la papelera en el interior
del sistema. El número de carpetas vacías o no, y otra información del sistema.
99
Figura 71: Estadísticas del sistema
Sesiones
Aquí puede visualizar la lista de todos los usuarios que están trabajando
actualmente o que se han trabajado recientemente en el sistema. Después de la
autenticación, cuando un usuario entra en el sistema, la aplicación asigna a la sesión de
trabajo un identificador único. De esta forma el usuario siempre puede ser rastreado.
Este panel muestra todos los identificadores de usuario, el estado de la sesión (abierto,
cerrado o caducado), el nombre de usuario, el tiempo de creación de la sesión, el tiempo
de la restauración de la última sesión. Por último, por razones de seguridad y de
administración, puede matar a otras sesiones abiertas haciendo clic derecho en el
elemento sesión y luego seleccionando el elemento Terminar del menú contextual.
Figura 72: Panel de sesiones del sistema
Historial
100
En este panel se puede visualizar el registro del sistema para monitorear el
comportamiento de la aplicación.
Tareas programadas
Dentro del sistema existen procesos que se ejecutan normalmente con el
programa sin la necesidad de que el usuario intervenga. Estos procesos son
programados y configurables.
Figura 73: Tareas programadas
La lista de tareas programadas muestra lo siguiente:
Activa/Desactiva
Nombre de la tarea
Última vez ejecutada
Próxima vez a ejecutarse
Políticas de calendarización
Indicador de progreso
101
Seguridad
Dentro de la sección Seguridad de la Administración, puede realizar todos los
ajustes de seguridad en relación con los usuarios, grupos, validación de contraseña, la
notificación, los derechos sobre menús y LDAP.
Usuarios
Figura 74: Lista de usuarios en el sistema
Para agregar un nuevo usuario, tienes que hacer clic en el botón Añadir usuario
y luego llenar todos los datos requeridos:
• Nombre usuario
• Correo electrónico
• Nombre
• Apellido
• Idioma
• Grupo
Cada usuario puede pertenecer a uno o más grupos, las políticas de seguridad
siempre se expresan en relación a los grupos y / o usuarios específicos.
También existe la opción la contraseña caduca que permite asignar un tiempo
para vivir a la contraseña del usuario. Después de los días de vencimiento, cuando el
usuario intenta acceder al sistema, aparece una página con el siguiente texto de
102
advertencia "Su contraseña ha caducado. Es necesario cambiarla". El usuario debe
escribir su contraseña antigua y escriba una nueva; si la vieja contraseña introducida es
correcta, entonces el usuario puede iniciar sesión en el sistema con la nueva contraseña.
Por defecto, el tiempo de validez de la contraseña es de 90 días, pero esta configuración
se puede modificar en el panel Administración de Seguridad.
Al hacer clic en el botón Guardar (suponiendo que toda la información requerida
se ha introducido correctamente), se crea un nuevo usuario y se añade a la base de
datos. Luego recibe un correo electrónico de bienvenida que contiene el nombre de
usuario y una contraseña creada por el sistema.
Nota: Los administradores pueden cambiar las contraseñas y eliminar un usuario
mediante el acceso al menú contextual.
Al seleccionar un elemento de usuario se puede ver todos los detalles del usuario
en virtud de la lista. Aquí puede editar los datos del elemento.
Figura 75: Propiedades de un usuario
Nota: El modelo de seguridad implementado por el sistema le permite expresar
las políticas de seguridad para diversos permssions. Estas políticas de seguridad se
103
expresan en relación con los grupos y usuarios, por lo que cada usuario hereda los
privilegios de acceso asignados a todos los grupos que él pertenece.
Cuota
En este panel se puede definir la cuota de usuario.
Cuota: el tamaño total máximo permitido (en MB) de los documentos
almacenados por el usuario seleccionado.
Cuota usada: el tamaño total actual (en MB) de los documentos almacenados
por el usuario seleccionado.
Figura 76: Cuota de un usuario
Grupos
Para agregar un nuevo grupo se debe hacer clic en el botón Agregar grupo y
especificar un nombre, una descripción y un grupo padre. El nuevo grupo heredará todos
los permisos ya asignados al grupo padre.
Nota: Los administradores pueden eliminar un grupo haciendo clic derecho en el
elemento de grupo y luego seleccionando la Borrar del menú contextual.
Al seleccionar un elemento del grupo se puede ver todos los detalles del grupo.
Aquí puede editar los datos del grupo.
104
Figura 77: Propiedades de grupo del sistema
Seguridad
Aquí se pueden configurar contraseñas, notificaciones y permisos en los menús
del sistema.
Para las contraseñas se puede especificar el tiempo de vida, número de
caracteres entre otros.
Para los menús, se puede asignar permisos a usuarios o grupos de usuarios para
visualizar o no los menús que dan acceso a las diferentes secciones del sistema.
Antivirus
El sistema puede comprobar si un documento está infectado. Funciona con un
software de código abierto llamado ClamAV antivirus. Esto le da un control total sobre
los documentos y asegurará evitar la distribución de archivos infectados a través del
sistema de gestión documental.
Figura 78: Configuración de antivirus
105
• Activado: Si está habilitado, cada archivo nuevo será inspeccionado
en el momento de carga
• ClamAV: Ponga aquí la ruta del comando clamscan en su sistema
• Incluir: Todos los archivos que coinciden con un filtro de inclusión de
estos se comprobarán
• Excluir: Todos los archivos que coinciden con un filtro de exclusión de
estos no se comprobarán
• Fuera de tiempo: Tiempo máximo para comprobar un archivo, 0
significa que no hay tiempo máximo
Metadatos
Dentro de la sección Meta datos del documento de la Administración, puede
realizar todas las configuraciones relativas a las etiquetas, plantillas, códigos de barras,
identificación personalizada y flujo de trabajo.
Informes
En la sección Informes se puede configurar informes con respecto a los usuarios
y documentos.
Últimos cambios
Aquí se pueden revisar los últimos acontecimientos en las carpetas y
documentos y las sesiones activas de usuarios en el sistema. Se puede realizar una
búsqueda de actividades con relación a un documento o usuario específico.
106
Figura 79: Panel de últimos cambios
Documentos archivados
Este informe muestra todos los documentos archivados que tiene en el sistema,
también puede seleccionar una carpeta para restringir la visualización a una partición
específica de su repositorio.
Figura 80: Panel de documentos archivados
Se puede interactuar con los elementos del reporte haciendo clic derecho sobre
ellos y eligiendo una de las acciones posibles.
Cuando elige restaurar una selección de documentos, estos serán trasladados
nuevamente en la carpeta original.
Búsqueda de duplicados
En esta sección se puede realizar una búsqueda de documentos duplicados. La
búsqueda puede ser por: nombre de archivo o título.
107
Figura 81: Búsqueda de duplicados
Calendario
En esta sección se pueden realizar búsquedas de eventos a través de varios
parámetros.
Figura 82: Búsqueda de eventos
Ajustes
Dentro de la sección Ajustes de la Administración, puede realizar configuraciones
de todo el sistema, como mensajes de correo electrónico salientes, configuración de los
repositorios y de parámetros generales.
108
Búsquedas e indexación
Motor de búsquedas
En esta ficha se puede ver el número de entradas, puede comprobar si el índice
está bloqueado o no y puede especificar los patrones que definen las políticas de
inclusión / exclusión para las tareas de Indexación de Documentos. Opcionalmente se
puede especificar un tamaño de lote que es el número máximo de documentos
procesados en cada ejecución (a un valor < no se aplica ninguna restricción).
Figura 83: Motor de búsquedas y parametrización
Analizadores sintácticos
En este panel se pueden ver todos los analizadores instalados.
109
Figura 84: Panel de analizadores
Cola de indexación
En este panel se pueden ver todos los documentos que no han sido indexados
todavía. Se puede hacer que un documento no sea indexado marcándolo como no
indexable.
Figura 85: Cola de indexación
Repositorios
Aquí se pueden configurar las carpetas y el almacenamiento.
Carpetas
S pueden realizar las siguientes acciones:
110
• Directorio de Base de datos
• Directorio de exportación
• Directorio de importación
• Directorio de indexación
• Directorio de historial
• Directorio de plugins
• Directorio de usuarios
Figura 86: Configuración de directorios
Almacenamiento
Permite seleccionar el directorio donde serán almacenados los documentos. Es
posible agregar varios repositorios, sin embargo, se debe seleccionar el principal y
concurrente.
111
Figura 87: Configuración de repositorios
Aplicaciones externas
Se pueden configurar Servicios web, WebDAV y otras aplicaciones externas.
Figura 88: Configuración de Servicios web
Figura 89: Configuración de WebDAV
Figura 90: Configuración de aplicaciones externas
112
En la última pestaña se pueden configurar los parámetros necesarios para que el
sistema se conecte adecuadamente con aplicaciones externas.
Correos electrónicos
En esta sección se pueden configurar todos los parámetros para el correcto
funcionamiento de las notificaciones por correo electrónico.
Figura 91: Configuración de parámetros de correo electrónico
Además, se pueden crear plantillas de mensajes los cuales pueden tener asuntos
y cuerpo de correo personalizados.
Figura 92: Plantillas de correo electrónico
Parámetros
En general se configura el sistema accediendo secciones de configuración
dedicadas en la administración. Sin embargo, hay un conjunto de parámetros de ajuste
113
avanzados recogidos en un único formulario que se encuentra en la sección
Administración -> Ajustes -> Parámetros.
Tenga en cuenta que estos son realmente ajustes de bajo nivel así que tengan
cuidado si tienes la intención de cambiarlos.
Figura 93: Parámetros generales del sistema
He aquí una breve descripción de los parámetros que se pueden modificar:
• audit.batch: Max. número de nuevos eventos procesados en cada
ejecución de la tarea programada Auditoría para alertar a los usuarios
• digest.batch: Max. número de documentos procesados en cada
ejecución de la tarea programada Procesador Digest
• document.maxversions: Max. número de versiones mantenidos por
el sistema para cada documento
• document.startversion: Versión inicial asignado al documento
durante la creación
• download.gzip: Utilice la compresión GZIP al servir archivos
114
• calendar.event.ttl: El tiempo de vida(en días) de los eventos de
calendario caducados
• history.document.ttl: Tiempo de vida(expresado en días) de los
eventos registrados para los documentos
• history.folder.ttl: Tiempo de vida (expresado en días) de los eventos
registrados para las carpetas
• history.user.ttl: Tiempo de vida (expresado en días) de los eventos
registrados para los usuarios
• history.workflow.ttl: Tiempo de vida (expresado en días) de los
eventos registrados para los flujos de trabajo
• history.enabled: Activa la grabación de los eventos
• load.cpumax: Cuando el porcentaje de carga media de la CPU alcanza
este valor, las tareas programadas se suspenden
• load.cpusamples: Número de muestras de CPU tomadas en los
últimos 2 minutos utilizados para calcular la carga media
• lock.ttl: Tiempo de vida(expresado en segundos) de un lock sin
renovación
• lock.wait: Número de segundos de espera para obtener un lock
• notifier.maxtrials: Max. número de ensayos para enviar una
notificación por correo electrónico
• office.convert.enabled: Si, es true y si LogicalDOC se instala en un
servidor Windows, la suite de Office se utiliza para hacer las
conversiones a PDF en lugar de OpenOffice
115
• openoffice.port: Puerto utilizado por el demonio OpenOffice cuando
lanzado
• openoffice.tasks: Número de tareas de OpenOffice paralelas
• parser.timeout: Tiempo de espera(en segundos) para extraer los
textos del documento durante la indexación
• server.url: URL base utilizada cuando se generan los enlaces dentro
de los mensajes de notificación
• share.batch: Max. número de documentos importados en cada
ejecución de la tarea Importación de Carpetas
• tagcloud.maxtags: Max. número de etiquetas a procesar para generar
la nube de etiquetas
• ticked.ttl: Tiempo de vida(expresado en horas) de un boleto de
descarga
Branding
Como opción se puede aplicar un branding a la interfaz usuario y para hacerlo
tiene que preparar un paquete de branding personalizado e instalarlo en el sistema.
Usted puede encontrar un paquete de branding de ejemplo en:
http://docs.logicaldoc.com/resources/brand_default.zip
Dentro del paquete se encuentra un README.txt con los detalles acerca de las
imágenes que usted tendrá que proveer.
Para instalar el paquete de branding, simplemente debe descomprimirlo en
LOGICALDOC_INSTALLDIR/conf/brand/default y reiniciar la aplicación.
116
Figura 94: Branding del sistema
Backup
El Backup es un componente opcional que se puede instalar si usted necesita una
solución de copia de seguridad dedicado para su repositorio de documentos de gran
tamaño.
Las principales características del módulo Backup son:
Archivos comprimidos y cifrados
Adecuado para grandes repositorios de documentos
Almacenamiento en disco duro, disco remoto, llave USB, servidor FTP o
SFTP
Apoyo para backup incremental
Apoyo para backup delta
Todos los procesos son transaccionales (esto garantiza la integridad de
sus copias de seguridad)
Interfaz de línea de comandos
Reporte de actividad por correo electronico
Soporte multi-plataforma: Windows, Unix, Linux, Mac OSX
Para iniciar la copia de seguridad, abrir una consola de comandos, navegue a la
carpeta de instalación de Backup y escriba el siguiente comando: “backup.bat”.
117
La herramienta de copia de seguridad produce una serie de sub-carpetas. Así que
vamos a tener un árbol de subcarpetas en el que cada nodo representa el producto de
la copia de seguridad de un recurso específico. Dependiendo del tipo de recurso la
herramienta ejecuta una copia de seguridad específico y adecuado, en particular:
configuration copia de seguridad incremental en un solo archivo .zip
plugins copia de seguridad incremental en un solo archivo .zip
user preferences copia de seguridad incremental en un solo archivo
.zip
index una sola imagen en un archivo .zip
database copia de seguridad delta en archivo .zip
storage copia de seguridad incremental en varios archivos
comprimidos con transacciones
Para restaurar los datos desde una copia de seguridad anterior, abra una consola
en la carpeta de instalación de la herramienta de backup y escriba el siguiente comando:
“restore.bat”.
Nota: En Windows el procedimiento de restauración debe ser lanzado desde una
ventana de comandos como Administrador, ya que tiene que interactuar con los
servicios del sistema. En particular, el procedimiento de recuperación detiene el proceso
del sistema con el fin de restaurar correctamente los datos. Al final del procedimiento
de restauración, el servicio del sistema se reiniciará automáticamente.