1 

       

Innovatiivhankintojkäsikirja 

isten en 

 

Päivitetty: 2.7.2010 11:56 

2 

Sisältö  

 Innovaatio julkisissa hankinnoissa  ja palvelutuotannossa ........................... 6 

Mikä on innovatiivinen hankinta  tai hankintatapa? .................................... 6 

Puheista tekoihin .......................................................................................... 8 

Vahva, osaava ostaja  – esivalmistelun tärkeys ............................................ 9 

Markkinatietämys on kestävän hankinnan kulmakivi ................................. 11 

Käyttäjälähtöinen ote  hankinnan valmisteluun ......................................... 12 

Markkinoita kannustavat kilpailutukset ...................................................... 13 

Osallista kaikki sidosryhmät  koko prosessin ajan ...................................... 18 

Anna markkinoiden ehdottaa  luovia ratkaisuja ......................................... 19 

Pyydä vastinetta rahalle,  ei vain halvinta hintaa ....................................... 20 

Päätä riskienhallinnasta .............................................................................. 21 

Innovointiin kannustavat sopimusjärjestelyt .............................................. 22 

Laadi toimeenpanosuunnitelma ................................................................. 23 

Hyvä sopimus .............................................................................................. 24 

Ota opiksesi ................................................................................................. 25 

Hyödyllisiä linkkejä ...................................................................................... 26 

 

   

Johdanto  Julkista sektoria kohtaavat yhteiskunnalliset haasteet vaativat rakenteiden ja toimintatapojen systeemistä muutosta. Uudet, innovatiiviset ratkaisut ovat välttämättömiä, jotta julkinen talous jaksaisi kantaa ilmastonmuutoksen, niukkenevien luonnonvarojen, väestön ikääntymisestä johtuvien sairauksien ja kansalaisten turvallisuuden aiheuttaman taakan.  Innovaatioita ei voi tilata ja toimittaa kaavamaisesti, vaan niiden synnyttäminen edellyttää inhimillistä vuorovaikutusta, yhdessä tekemistä, kumppanuutta – tapaa ajatella yhteistä etua ja päämäärää, johon ei vastakkainasettelun leimaamassa julkisten hankintojen toimintakulttuurissa ole juurikaan totuttu.  Innovaatioiden edistäminen julkisten hankintojen kautta on keskeinen prioriteetti eurooppalaisessa innovaatiopolitiikassa. Siinä on yhtäältä kysymys eurooppalaisten yritysten kilpailukyvyn vahvistamisesta globaaleilla markkinoilla, toisaalta julkisten palvelujen tuottavuuden ja vaikuttavuuden lisääntymisestä. Erityisesti kuntapalvelujen kohdalla keskeistä on asiakkaan – kuntalaisen tarpeiden huomioiminen kustannustehokkuutta unohtamatta. Valitettavan yleinen harhakäsitys on, että hankintalainsäädäntö olisi innovaatiomyönteisen hankinnan esteenä. Tosiasiassa nykyinen lainsäädäntö tarjoaa useita erilaisia menetelmiä yritysten innovaatiopotentiaalin hyödyntämiseksi. Kysymys on pikemminkin tavasta soveltaa hankintalainsäädäntöä sekä sellaisten hankintatoimeen liittyvien prosessien käytöstä ja kehittämisestä, joita hankintalainsäädäntö ei koske.

3 

4 

Innovaatiomyönteisyys ei tarkoita sitä, että aina olisi hankittava viimeisin, uusin ja kallein ratkaisu. Julkisessa ostotoiminnassa on aina varmistettava kulloiseenkin tilanteeseen parhaiten soveltuva ratkaisu ja paras mahdollinen hinta-laatusuhde. On selvää, ettei julkisilla varoilla aina ole tarkoituksenmukaista tai edes mahdollista ostaa viimeisintä keksintöä tai innovaatiota. On myös huomioitava julkisen sektorin riskinkantomahdollisuuksien rajallisuus. Uusimpiin ratkaisuihin tai täysin uuden teknologian soveltamiseen sisältyy vääjäämättä ensimmäisten käyttäjien riski. Kaikissa hankintamenettelyissä on kuitenkin mahdollista antaa tilaa innovaatioille. Tarjouspyynnössä voidaan esimerkiksi asettaa tarjoajille selkeät tuotosvaatimukset ja antaa yrityksille vapaus ehdottaa omia innovatiivisia ratkaisujaan vaadittuihin tuloksiin pääsemiseksi. Siten tarjoajia voidaan kannustaa maksimoimaan tarjoamiensa ratkaisujen tehokkuus ja suorituskyky. Lähtökohtana uusien ratkaisujen hakemisessa tulee aina olla avoin ja läpinäkyvä toiminta. Siten varmistetaan, että kaikki markkinoilla olevat vaihtoehdot kartoitetaan tasapuolisesti. Vain aivan poikkeuksellisissa tilanteissa on järkevää ottaa käyttöön ns. ainoa mahdollinen ratkaisu, kuten hiljattain patentoitu teknologia. On myös muistettava, että eurooppalaisessa oikeuskäytännössä tätä suorahankintaperustetta tulkitaan erittäin ahtaasti. Yleensä minkä tahansa tarpeen tai ongelman voi ratkaista useilla, erilaisilla vaihtoehdoilla. Näin ollen paras mahdollinen, julkisen edun kannalta kilpailukykyisin ratkaisu selviää vain huolellisella markkina-analyysillä, vuoropuhelulla ja lopulta kilpailuttamalla. Innovaatiohakuisuuden tulisi olla säännönmukainen tapa toimia, kiinteä osa hankinta- ja palvelustrategioita, eikä vain yksittäisiin kilpailutusprosesseihin liittyvä erikoisuus. Julkisella ostajalla on kaikki mahdollisuudet ja velvollisuuskin pitää markkinat informoituna tulevaisuuden tarpeistaan, herätellä niitä säännöllisesti ja viestittää ajankohtaisista sekä tulevaisuuden suunnitelmistaan. Jotta yritysten innovaatiopotentiaali voidaan saada esiin, hankintayksikön täytyy vakuuttaa markkinat niin osaamisestaan kuin vuorovaikutustaidoistaan ja ansaita markkinoiden luottamus reiluna kumppanina. On kuitenkin tärkeää muistaa, että ostotoiminnassa vaikuttavat monet muut lainalaisuudet, jotka ovat ominaisia yksityisten väliselle toiminnalle. Haasteena onkin sovittaa julkishallinnollisen toiminnan edellyttämä tasapuolisuus ja syrjimättömyys sekä siedettävä riskitaso markkinaehtoisessa toiminnassa vaadittavaan näkemyksellisyyteen ja rohkeuteen. Siksi hankintojen tekijöiden onkin ensiarvoisen tärkeää hankkia myös käytännön harjoitusta ja kokemusta sekä omaksua ahkerasti uudenlaisia hankintatapoja toimia, hallinto- ja hankintayksikkörajat ylittäen. Pyörää ei tarvitse aina keksiä uudelleen.

5 

               Tämän käsikirjan tarkoituksena on auttaa hankinnoista vastaavia ihmisiä tuntemaan ja soveltamaan lainsäädännön mukaisia, käytännössä kokeiltuja keinoja innovaatioiden edistämiseksi kaikissa hankinnoissa.  Käsikirjan ohjeistus perustuu Euroopan komission julkaisemiin suosituksiin; Guide on Dealing with Innovative Solutions in Public Procurement, 10 elements of Good Practice.  Tämä käsikirja tarjoaa innovaatiomyönteistä hankintatointa tukevia ideoita ja työkaluja, jotka pohjautuvat ennen kaikkea käytännön esimerkkeihin. Koska ala on jatkuvan muutoksen alaisena, täytyy myös käsikirjaa jatkuvasti kehittää uusien kokemusten ja tiedon myötä. Asiakirjan otsikkotiedoista ilmenee viimeisen päivityksen ajankohta.  Toivomme, että oppaasta on teille paljon hyötyä!  Suvi Kemppainen, ohjelmajohtaja  Suzan Ikävalko,  projektipäällikkö 

6 

                                                           

 

Innovaatio julkisissa hankinnoissa  ja palvelutuotannossa  Innovaation määritelmä tässä yhteydessä on avoin ja väljä. Innovaatio voi olla paitsi keksintö, uusi teknologia tai sovellus, myös uudenlainen prosessi, uudenlainen tapa tuottaa palvelua tai muodostaa palveluketjuja. Se voi myös olla olemassaolevan palvelun kehittämistä. Merkityksellistä on se, että innovatiivisuudella saadaan aikaan laadukkaampia, käyttäjät paremmin huomioon ottavia palveluita, tehokkaampaa suoritusta ja alhaisempia elinkaarikustannuksia. Ostohetken hinnan ei aina tarvitse olla määräävä, tärkeämpää voi olla laskea kokonaiskustannukset pitkälllä aikavälillä. Tyypillinen esimerkki tästä on ympäristömyönteinen hankinta1.

Mikä on innovatiivinen hankinta  tai hankintatapa?  Hankintatoimi voidaan kokonaisuudessaan organisoida siten, että kaikessa palvelujenjärjestämiseen liittyvässä toiminnassa ja muissa hankintaprosesseissa lähtökohdaksi otetaan innovaatioiden edistäminen. Tämä edellyttää käyttäjä- ja markkinalähtöistä otetta, koska innovaatiot useimmissa tapauksissa tulevat asiakkailta ja palvelutuottajilta.

 1 Kestävien hankintojen toimenpideohjelma, valtioneuvoston periaatepäätös 

Toiseksi, voidaan puhua ”innovaatioiden hankinnasta”, joita esimerkiksi esikaupallisissa hankinnoissa2 tavoitellaan. Tällöin kysymys ei olekaan hankintalainsäädännön piirissä olevasta toiminnasta, vaan tutkimus-, kehitys- ja innovaatiopalvelun hankinnasta yritysjoukolta tilanteessa, jossa kaupallista ratkaisua ei vielä ole olemassa. Kolmanneksi, on mahdollista soveltaa säännönmukaisesti innovaatioita suosivia hankintamenetelmiä, joissa tavoitteena on yhdessä keskustellen – joko ennen hankintamenettelyn aloittamista (esikilpailullinen markkinavuoropuhelu) tai kilpailuttamalla määrätty hankinta (kilpailullisella) neuvottelumenettelyllä3. Joissain tilanteissa myös suunnittelukilpailu voi olla soveltuva vaihtoehto. Olennaista on, että innovatiivinen hankinta ei ole pelkkää kilpailuttamista hankintalain säädösten mukaisesti, vaan laajapohjaiseen osaamiseen ja osallistamiseen perustuva toimenpide.

Palvelujär‐jestelmä

Palvelu‐ ja hankinta‐osaaminen

Innovaatio‐osaaminen

Laajapohjainen yhteistyö

7 

                                                            2 Komission tiedonanto, saitti 3 JHS‐suositus neuvottelumenettelyjen käytöstä 

Puheista tekoihin  Innovaatioita edistävä hankintatapa on siis paljon muuta kuin pelkkä kilpailuttamisen prosessi. Se lähtee innovaatiomyönteisestä palvelu- ja hankintastrategiasta ja kulkee huolellisen, loppukäyttäjät ja markkinat osallistavan esivalmistelun kautta, tilanteeseen parhaiten soveltuvan hankintamenettelyn (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely, kilpailullinen neuvottelumenettely tai suunnittelukilpailu) kautta valituksi tulleen tarjoajan kanssa tehtävään sopimukseen ja yhteistyöhön. Yksinkertaistettuna prosessi etenee seuraavasti:

8 

Sidosryhmät

‐ Sisäiset

‐ Ulkoiset

Palvelu‐

strategia

Hankinnan valmistelu

Asiakkaan tarpeet Markkinat

Innovaatioita edistävän hankintaprosessin askelmerkit

Hankinnan

kohteen

määrittely

Arviointi‐

kriteerien

valinta

Osaava ostaja,

avoimet ovet

Markkina‐

tuntemus

Osallistava

suunnittelu

9 

Vahva, osaava ostaja  – esivalmistelun tärkeys 

Sopimuksenseuranta, 

palvelunkehittäminen

Hyvien

käytäntöjen

levittäminen

Sopimuksen

laatiminen

Virheistä

oppiminen

Onnistuneen hankintatoiminnan edellytyksenä ovat

• suunnitelmallisuus • avoimuus ja luottamus • sisäinen organisointi, selkeä työnjako • osaava henkilöstö, riittävät resurssit • kannustimet innovaatioihin • sujuva kommunikaatio ja tiedonkulku

Jokainen hankinta edellyttää perusteellista tarveharkintaa ja selkeitä käsityksiä siitä, mitä erilaisia vaihtoehtoisia tapoja ratkaista kulloinenkin tarve on olemassa, ja mitkä ovat niiden kustannusvaikutukset. Jos päädytään ostopalveluvaihtoehtoon, on mietittävä, miten ostetaan. Pitkän aikavälin suunnitelmista pitää viestiä avoimesti ja laajasti markkinoille ja käyttäjille.

10 

Soveltuvissa tilanteissa on syytä miettiä myös, miten käyttäjät voivat osallistua palvelujen suunnitteluun ja/tai kehittämiseen4. Käytännössä on havaittu, että markkinat pystyvät paremmin vastaamaan julkisen tarpeisiin, kun ennakkotietoa on saatu riittävän ajoissa. Viestinnän on oltava läpinäkyvää, jotta aito kilpailu on mahdollista tulevissa hankinnoissa. Viestinnän keinoja ovat esimerkiksi

• avoimet tilaisuudet potentiaalisille tarjoajille • hankintojen vuosisuunnitelmien julkaiseminen ja niistä tiedottaminen • hankintoja koskevan informaation julkaisu omilla verkkosivuilla

Innovaatioita edistävä hankintatoiminta edellyttää taitavaa organisointia ja moniammatillista osaamista. Hankintaprosessi on nähtävä projektina, jolle on osoitettava riittävät henkilöresurssit, selkeä aikataulu ja työnjako sekä seurantamekanismi. Myös sopimuskysymykset on huomioitava riittävän aikaisessa vaiheessa. Mitä vaativammasta hankkeesta on kysymys, sitä tärkeämpää on saada ylimmän johdon sitoutuminen ja tuki. Teknologinen tai muu sisältöosaaminen on ensiarvoisen tärkeää tarjouspyynnön ja tarjousvertailun korkean laadun varmistamiseksi, sillä hankintamenettelyssä ei tältä osin ole juuri virheille sijaa. Riittävä asiantuntemus on tarvittaessa syytä varmistaa hankkimalla ulkopuolista konsulttiapua. Työyhteisöjä tulisi kannustaa laajapohjaisen hankintaosaamisen kartuttamiseen. Usein on tehokkaampaa järjestää työyksiköille räätälöityä valmennusta kuin lähettää yksittäisiä ihmisiä satunnaisiin koulutustilaisuuksiin. Olennaista on kartuttaa organisaation yhteistä tietopääomaa ja saada ihmiset jakamaan tietojaan ja kokemuksiaan säännöllisesti. Resursseja olisi hyvä hyödyntää myös organisaatiorajojen ylitse, esimerkiksi osaajien verkottumisella. Sama laki ja samat palvelujen järjestämisvastuut koskevat kaikkia samalla tavoin, joten on hyödyllistä kuulla muiden kuntien kokemuksia.

Viesti markkinoille ja asiakkaille (palvelun käyttäjille)  suunnitelmista ja tarpeista niin aikaisin kuin mahdollista.  Vahvista ja varmista moniammatillinen osaaminen  ja kurinalainen hankintaprosessin läpivienti. 

                                                             

Markkinatietämys on kestävän hankinnan kulmakivi  On ensiarvoisen tärkeää selvittää, mitä markkinoilla on tarjolla ennen kuin hankinnan suhteen tehdään menettelytapa- ja muita päätöksiä. Tämä voidaan tehdä esimerkiksi teknisen vuoropuhelun avulla. Hankintaprosessi alkaa tavoitteiden ja vaatimusten määrittelyllä. Vaatimukset voidaan muotoilla väljästi, sillä liian tiukasti rajattu ratkaisutapa ei anna tilaa erilaisille vaihtoehdoille. Tarpeiden tulee olla selkeästi määriteltyinä, jotta vuoropuhelu markkinoiden kanssa voi alkaa. Siten voidaan tavoittaa oikeat tarjoajat. Vuoropuhelussa voidaan selvittää, pystyykö yritys täyttämään hankinnan vaatimukset ja onko markkinoilla ylipäätään riittävästi tarjoajia aidon, tehokkaan kilpailun varmistamiseksi. Tekninen vuoropuhelu mahdollistaa markkinoiden näkemysten ja tiedon huomioimisen ennen kuin kilpailutusprosessi aloitetaan ja tarjouspyyntö laaditaan. Ennen kilpailuprosessin suunniteltua käynnistämistä teknisestä vuoropuhelusta on syytä ilmoittaa hyvissä ajoin eri kanavissa, esimerkiksi hankintayksikön omilla sivuilla, lehti-ilmoituksella ja HILMAssa. Läpinäkyvyyden varmistamiseksi kaikki tilaajan antama tekniseen vuoropuheluun liittyvä informaatio täytyy jakaa kaikille potentiaalisille tarjoajille. Jotta tarjoajat voisivat kuitenkin varmistua siitä, ettei heidän yritystoimintansa kannalta keskeistä suojattavaa tietoa, kuten liikesalaisuuksia paljasteta kolmansille osapuolille, hankintayksikkö voi sitoutua tältä osin salassapitoon. Markkinoiden selvittämiseen tähtäävät toimenpiteet tekninen vuoropuhelu mukaan lukien täytyy tehdä siten, ettei tiedon hakeminen tai sen käyttö tosiasiallisesti johda kilpailun estymiseen tai vääristymiseen.

Tunnista markkinoilla olevat innovatiiviset ratkaisut.  Informoi markkinatoimijoita tarpeista ja keskustele  tavoista niiden täyttämiseksi. 

11 

12 

Käyttäjälähtöinen ote  hankinnan valmisteluun  Innovatiiviset julkiset hankinnat voidaan jaotella eri tavoin. Yksi luokittelutapa on erottaa hankinnat sen mukaan, onko käyttäjänä julkinen sektori vai toimiiko se vain välittäjänä edistääkseen uuden teknologian käyttöönottoa koko yhteiskunnassa. Käyttäjät (asiakkaat, kuntalaiset) ovat usein palvelun parhaita asiantuntijoita, joten heidän äänensä pitäisi myös saada kuuluville ennen hankinnasta päättämistä. Palvelusta tai tuotteesta riippuen voidaan erotella myös ns. valistuneet käyttäjät ja tavalliset käyttäjät. Valistuneiden käyttäjien näkemyksen esiinsaaminen edellyttää tavanomaisia asiakastyytyväisyys- tms. kartoituksia järeämpiä toimenpiteitä. Yksi esimerkki näistä ovat ns. Living Labit.

 

    

13 

Markkinoita kannustavat kilpailutukset Oikean hankintamenettelyn valinta  Avoin ja rajoitettukin hankintamenettely voi kannustaa innovaatioihin, jos vaatimusmäärittelyt ovat riittävän väljät. Tärkeintä on, että ratkaisua ei määritellä valmiiksi, vaan ainoastaan kuvataan ostajan tarpeet, korostaen suoritukseen tai toiminnallisuuteen liittyviä vaatimuksia, vaihtoehtoiset tarjoukset mahdollistaen. Hankinnan tavoitteena tulee olla paitsi paras mahdollinen ratkaisu ostohetkellä, myös kehittämistä ja vaikutuksia sopimuskauden aikana, jota voidaan säädellä sopimukseen sisällytettävällä bonus- tai sanktiojärjestelmällä. Etenkin pieniä ja keskisuuria yrityksiä silmälläpitäen on huolehdittava siitä, etteivät yritykseen liittyvät soveltuvuus-/ kelpoisuusvaatimukset ole ylimitoitetut. Monissa tilanteissa paras vaihtoehto perinteisen hankintamenettelyn sijaan on (kilpailullinen) neuvottelumenettely tai suunnittelukilpailu.

  

Vaatimusmäärittelyt  Kuvaa ostajan tarpeet, erityisesti suoritus‐  ja toiminnallisuusvaatimukset.  Älä ylimitoita soveltuvuus‐/kelpoisuusvaatimuksia.  Mieti menettelytapa: sopisiko (kilpailullinen)  neuvontamenettely tai suunnittelukilpailu? 

 

 

Markkinoiden kartoitus 

Esiselvitys itse tai kilpailutet‐

tuna ostopalveluna 

Ennakko‐/Hankinta‐ilmoitus 

Osallistujien esikarsinta ja mahdollinen 

hylkäys 

Tarjouspyyntö Neuvottelu/ Vuoropuhelu 

Lopullinen tarjouspyyntö 

Jatkoneuvot‐telut/neuvot‐

telujen päättäminen 

Tarjoukset Tarjousten 

täsmennykset  tarvittaessa 

Neuvotte‐lijoiden 

karsiminen 

Vertailu Hankintapäätös, tiedoksianto 

Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa  Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa 

Rajoitettu menettely

Markkinoiden kartoitus 

Esiselvitys itse tai kilpailutettuna 

Ennakko‐/Hankintailmoitus 

Osallistujien esikarsinta 

Tarjouspyyntö  Neuvottelu/ Vuoropuhelu 

Lopullinen tarjouspyyntö 

Jatkoneuvottelut/neuvottelujen päättäminen 

Tarjoukset Tarjousten 

täsmennykset  tarvittaessa 

Neuvottelijoiden karsiminen 

Vertailu Hankintapäätös, tiedoksianto 

Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa  Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa 

Avoin menettely

Soveltuvuuden ja tarjouspyynnön‐muk.tarkistami‐nen, hylkäys

Tekninen vuoropuhelu 

Tekninen vuoropuhelu 

tarjous‐pyynnöstä 

Tarjouspyynnönmuk. tarkista‐minen ja mahd. hylkäyspäätös

14 

15 

S  

uunnittelukilpailun kulku 

1. Kohteena SUUNNITELMA tai HANKE: esim Kaavoitus, kaupunkisuunnittelu, arkkitehtuuri. Tekninen suunnittelu, tietojenkäsittelysuunnitelma.  

2. Julkaistaan kilpailua koskeva ilmoitus.   

3. Valintalautakunnan riippumattomuus. Jos vaaditaan tiettyä ammatillista pätevyyttä, väh. 1/3 täytettävä.   

4. Osallistujien valinta selvien ja syrjimättömien kriteerien perusteella. Riittävä määrä ehdokkaita todellisen kilpailun varmistamiseksi.   

5. Suunnitelmien luottamuksellisuuden täydellinen suoja määräajan loppuun asti.   

6. Ehdotukset tutkittava nimettöminä ja yksinomaan kilpailuilmoituksessa esitetyillä perusteilla.   

7. Pöytäkirja hankkeiden paremmuusjärjestyksestä ansioiden perusteella, lisättävä huomautukset ja mahdolliset selventämistä vaativat seikat.   

8. Hakijoita voidaan pyytää vastaamaan pöytäkirjattuihin kysymyksiin hankkeisiin liittyvien näkökohtien selventämiseksi. 

 9. Vuoropuhelusta on laadittava pöytäkirja.  

 10. Suorahankintamahdollisuus voittajalta tai voittajilta. 

Markkinoi‐den 

kartoitus 

Esiselvitys itse tai kilpai‐lutettuna ostopalve‐

luna 

Ennakko‐/Hankinta‐ilmoitus 

Osallistujien esikarsinta ja mahdoll. hylkäys 

Neuvottelu‐kutsu 

(alustava) 

Neuvottelut hankinnasta 

Lopullinen tarjous‐ tai vahvistus‐pyyntö 

Jatko‐neuvottelut 

Lopulliset tarjoukset/ vahvistukset 

Vertailu 

Neuvotte‐lijoiden 

karsiminen 

Tarvittaessaparhaan tarjoajan kanssa 

neuvottelu

Hankinta‐päätös, 

tiedoksianto 

Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa 

Neuvottelumenettely

Tekniset vuoropuheluttarjouspyyn‐

nöstä 

Tarjouspyn‐nönmuk. tarkistami‐nen ja mahd. 

hylkäys 

16 

17 

 

Markkinoi‐den 

kartoitus 

Esiselvitys itse tai kilpailu‐tettuna 

Ennakko‐/Hankinta‐ilmoitus 

Osallistujien esikarsinta ja mahdoll. hylkäys 

Neuvottelu‐/vuoropu‐helukutsu 

Vuoro‐puhelu 

ratkaisuvaih‐toehdoista

Lopullinen tarjous‐pyyntö 

Vuoropu‐helun päättä‐minen 

Lopulliset tarjoukset 

Tarjousten täsmen‐nykset  

tarvittaessa 

Neuvotte‐lijoiden 

karsiminen 

Vertailu, parhaan tarjouksen viimeistely  

Hankinta‐päätös, 

tiedoksianto 

Menettelyvaihe HankL:ssa Mahdollisuus, ei HankL.ssa  Ei kuulu menettelyyn HankL:ssa 

Kilpailullinen neuvottelumenettely 

Tekninen vuoropu‐helu 

Tarjouspyyn‐nönmuk. 

tarkistaminen ja mahdoll. hylkäys 

       

Ok 

sallista kaikki sidosryhmät  oko prosessin ajan 

Kaikissa hankinnan vaiheissa on otettava huomioon laaja toimijajoukko. Erityisesti palvelujen käyttäjät, palvelu- / tekniset asiantuntijat, lainopilliset ja taloudelliset neuvonantajat ovat keskeisessä asemassa toisiaan täydentäen. Hankinta on tyypillisesti monialaista osaamista ja kokemuspohjaa edellyttävä taiteenlaji. Niiden henkilöiden, jotka tulevat vastaamaan palvelusopimuksista hankintakauden aikana, tulee voida osallistua ja vaikuttaa hankinnan valmisteluun ja vaatimusmäärittelyjen laadintaan. Sopimuksista vastaavat henkilöt ovat viime kädessä vastuussa siitä, että voittanut tarjoaja suoriutuu hankinnasta tarjouspyynnössä edellytetyllä tavalla. Käyttäjien osallistaminen mahdollisimman varhaisessa vaiheessa mahdollistaa selkeämmät ja tarkoituksenmukaisimmat vaatimusmäärittelyt. Hyväkin ratkaisu voi mennä hukkaan, jos se ei vastaa käyttäjäjoukkonsa tarpeisiin ja odotuksiin.  

Tunnista keskeiset sidosryhmät.  Varmista eri sidosryhmien mukanaolo ja osallistuminen  hankinnan kaikissa vaiheissa. 

18 

19 

Anna markkinoiden ehdottaa  luovia ratkaisuja Hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön pitää antaa tilaa erilaisille vaihtoehdoille, jotta tarjoajat voivat tuottaa innovatiivisia ratkaisuja. Tarjouspyynnössä ei siis pidä tiukasti määritellä ratkaisua, vaan keskittyä määrittelemään ja kuvaamaan tilaajan keskeiset tarpeet. Teknisten yksityiskohtien sijaan vaatimusmäärittelyissä voidaan viitata tarjoajan suorituskykyyn ja/tai ratkaisun toiminnallisiin vaatimuksiin, mikä sallii vaihtoehtoiset tarjoukset. Jos tekniset määrittelyt ovat kovin yksityiskohtaisia ja rajoittavia, yritykset eivät pysty tarjoamaan luovia ratkaisuja, koska hankintalain lähtökohtana on tarjouspyynnön ja tarjouksen toisiaan vastaavuus. Määrittelyjä ei toki voi jättää liian väljiksi innovaatiomyönteisessäkään tarjouspyynnössä. Niiden pitää olla täsmällisiä ja mitattavia, siten että tarjouksista saadaan hankintalain edellyttämällä tavalla vertailukelpoisia. Sopisiko tarjoustavaksi suunnittelukilpailu? Erityistä huomiota on kiinnitettävä siihen, miten tarjoajat voivat osoittaa teknisen suorituskykynsä. Ylimitoitetut soveltuvuus-/kelpoisuusehdot voivat tarpeettomasti sulkea pois nuoria, innovatiivisia yrityksiä. Suunnittelukilpailu voi olla tehokas tapa kehitellä ja testata uusia ideoita. Se antaa yrityksille mahdollisuuden keksiä ja kehittää aivan uusia ratkaisuja, tuoda koko innovaatiopotentiaalinsa hankintayksikön käyttöön. Suunnittelukilpailua voidaan käyttää kaiken tyyppisten palvelujen, tuotteiden ja urakoiden hankintaan, esimerkiksi rakennushanke, liikennesuunnitelma tai viestintäsuunnitelma. Sopimus voidaan tehdä suorahankintana siltä, joka kehittää parhaan ratkaisun, sillä edellytyksellä, että kilpailun säännöissä on maininta ”sopimus on tehtävä voittajan kanssa, tai jos voittajia on useita, näistä jonkun kanssa”.

Anna yrityksille tilaa ehdottaa ideoita.  Suunnittelukilpailu vai perinteinen tarjouskilpailu? Ole avoin erilaisille vaihtoehdoille.  Huomio teknisen suorituskyvyn määrittelyyn. Pyydä ratkaisua, älä määrää sitä rajoittavasti. 

Pyydä vastinetta rahalle,  ei vain halvinta hintaa  Innovatiivinen ratkaisu voi parhaimmillaan johtaa kustannussäästöihin, ainakin pitkällä aikavälillä. Useimmiten se on kuitenkin laadukkaampi ja siten standardivaihtoehtoa kalliimpi ostohetkellä. Onkin selvää, että innovaatiomyönteisissä hankinnoissa valintaperusteena on käytettävä kokonaistaloudellista edullisuutta. Siten voidaan huomioida hankinnan elinkaarikustannukset ja laadun kehittäminen. Uusien innovatiivisten ratkaisujen vertaileminen on usein varsin haasteellista. Kestävä vertailu edellyttää eri asiantuntijoiden yhteistyötä, mukaan lukien lainopilliset, kaupalliset ja tekniset asiantuntijat. Arviointiryhmällä tulee olla tietämystä, taitoa ja kokemusta arvioida tarjoajien kokonaissuoritusta erityisesti innovatiivisuuden osalta. Lisäksi heidän tulee pystyä mittaamaan laatua sekä pisteyttämään tarjoukset oikeudenmukaisesti, objektiivisesti ja ennaltamääritellyllä tavalla. Laadun kuvaus ja mittaaminen onkin yksi haasteellisimmista vaiheista kaikissa hankinnoissa. Valitettavan usein se onkin markkinaoikeuskäsittelyn kohteena.

20 

Päätä mitä kustannus‐ ja laatunäkökohtia pitää huomioida.  

  

Päätä kriteereistä, jotka heijastavat näitä tavoitteita. 

    

P äätä riskienhallinnasta 

Riskienhallinnasta on syytä laatia suunnitelma, ja päättää ennakolta, miten riskeihin suhtaudutaan ja miten niitä jaetaan. Innovaatiohankinnassa on aina riski. Siihen liittyy tuottavuuspotentiaalia, mutta se voi myös epäonnistua täydellisesti. Näin käy, jos esimerkiksi toimittaja osoittautuukin kykenemättömäksi suoriutumaan tehtävästä. Osittaisesti hankinta voi epäonnistua, jos suoritus alittaa siihen ladatut odotukset tai sen toimitus myöhästyy tai on muulla tavoin virheellinen. Epäonnistuminen voi ilmetä myös vähitellen hankintakauden kuluessa, esimerkiksi uuden ratkaisun soveltamisessa ja sen toimeenpanossa esiin tulevien käytännön ongelmien takia. Haettaessa innovatiivista ratkaisua on tärkeää tunnistaa heti alussa asiaan kuuluvat riskit, arvioida niiden mahdollinen vaikutus projektille ja sopia riskinjaosta. Riskinjakokysymys on syytä huomioida myös tarjousten arvioinnissa. Käyttökelpoinen tapa on esimerkiksi pyytää tarjoajia sisällyttämään tarjoukseensa riskianalyysin ja suunnitelman riskien välttämisestä tai minimoimisesta. Hankintasopimukseen sisällytettävää riskinhallintamekanismia pitää sopimuskauden aikana jatkuvasti kehittää. Sopimuksessa on tärkeää osoittaa riskinkanto sille sopijapuolelle, joka kykenee kunkin riskityypin parhaiten hallitsemaan. Esimerkiksi polittiset ja lainsäädäntöön liittyvät riskit kuuluvat luonnollisesti julkisen osapuolen kannettaviksi, kun taas palvelun/ratkaisun soveltamiseen liittyvät riskit sopivat lähtökohtaisesti paremmin palveluntuottajan kannettaviksi.   

Tunnista, arvioi, luokittele riskit ja laadi niiden varalle suunnitelma.  Määrää riskinjaosta tarjouspyynnössä  ja hankintasopimuksessa. 

21 

Is 

nnovointiin kannustavat opimusjärjestelyt  

Hankintasopimus asettaa puitteet koko hankinnan elinkaarelle. Sopimuksessa tulee siten määritellä kaikki hintoihin vaikuttavat ehdot, kuten vastuu- ja takuulausekkeet. Sopimuksilla voidaan edistää yritysten innovointitoimintaa tuotteen tai palvelun parantamiseksi liittämällä niihin erilaisia kannustimia. Kumppanuusajattelu on keskeinen innovaatioiden lähde. Kumppanuus voidaan määritellä sopimuksen kantavaksi periaatteeksi. Sen sisältönä on luoda luottamukseen ja kunnioitukseen perustuva vuorovaikutussuhde joka mahdollistaa tietopääoman jakamisen ja kannustaa lisäarvon tuottamiseen molemmille osapuolille. Kumppanuuden varaan rakentuva sopimus voidaan nähdä luovuutta ja innovaatioita tukevana toimintaympäristönä, jossa yhteistä tietopääomaa hyödynnetään mahdollisimman tehokkaasti sitä samalla jatkuvasti kartuttaen. Kehitettäessa innovatiivisia tuotteita ja ratkaisuja, niihin usein liittyy immateriaalioikeudellisen suojan tarvetta. Innovaatiohankinnoissa onkin tärkeä ratkaista selkeästi etukäteen, miten immateriaalioikeuksiin suhtaudutaan ja kuka ne omistaa. Jos tilaaja päättää pitää oikeudet itsellään, se joutuu käytännössä maksamaan korkeamman hinnan. Julkisen hankintayksikön kannattaakin miettiä, onko tällaiselle yksinoikeudelle ylipäätään tarvetta. Samallahan se riistää yritykseltä mahdollisuuden hyödyntää ja edelleenkehittää innovaatiotaan.

Sisällytä sopimukseen kannustimia jatkuvalle  parantamiselle ja uusille innovaatioille.  Laadi toimintaperiaatteet immateriaalioikeuksien  käsittelylle. 

22 

Laadi toimeenpanosuunnitelma  Hankintaprosessi ei suinkaan pääty sopimuksen allekirjoitukseen, vaan siitä kaikki vasta alkaa. Sopimuksen seurantaan, arviointiin ja kehittämiseen tulee varata runsaasti aikaa ja resursseja. Jokaisesta sopimuksesta voi ammentaa oppia ja ojennusta tulevia hankintoja varten. Sopimuksenhallinnan periaatteiden on syytä olla valmiina mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta sopimuksen osapuolille muodostuisi yhteneväinen käsitys sopimussuhteen tavoitteista ja vastuista. Sopimukseen tulee sisältyä sujuvat toimeenpanomenettelyt sekä tehokkaat menettelytavat riitaisuuksien ratkomiseksi. Vuoropuhelun ylläpitäminen palveluntuottajan kanssa on tärkeää jatkuvan innovoinnin mahdollistamiseksi sopimuskauden aikana. Sopimuksessa tulisi esimerkiksi olla suunnitelma säännöllisistä palaute- ja arviointitilaisuuksista ja toimintamalli laadun kehittämiseksi. Myyjän ja ostajan välinen vuorovaikutus, mahdollisine erimielisyynähdä positiivisena oppimisprosessina myöhempiä sopimuksia si

Sopimuksenseuranta ja arviointi  

ksineenkin voidaan lmälläpitäen.

Sopimuksessa on tärkeää kuvata selkeät ja täsmälliset suoritusmittarit (esimerkiksi vasteaika, toimitusvarmuus, palvelutasot, kustannukset) ja määritellä seurannan tapa ja välineet. Näitä voisivat olla esimerkiksi palvelun vasteaika, toimitusten täsmällisyys, palvelutaso ja kustannukset.

 Järjestä sopimuksen toimeenpanon rakenne ja resurssit.  Seuraa ja mittaa toimeenpanoa – ota siitä oppia.  

23 

24 

Hyvä sopimus   

Sopimus sisältää mahdollisimman yksityiskohtaisesti, mistä on sovittu.

 

Tarkista ainakin nämä asiat  

 Toimeenpanomenettelyt 

Menettelytavat riitatilanteissa 

Suoritusmittarit:  

vasteaika,toimitusvarmuus, palvelutasot, kustannukset 

Miten seuranta järjestetään 

esim. palvelun vasteaika, toimitusten täsmällisyys,  palvelutaso, kustannukset...   laadun valvonta: suunnitelma säännöllisistä  palaute‐ ja arviointitilaisuuksista 

   

Ota opiksesi  On tärkeää ottaa kaikki oppi irti jokaisesta hankintaprosessista. Täydellistä hankintaprosessia tuskin on, mutta virheistäkin voi oppia. Niin voitot kuin tappiotkin on syytä dokumentoida hyvin ja jakaa organisaatiossa asiantuntijoiden ja johdon kesken. Valitettavan usein hankintaprosessien jälkiarviointi jää yleisessä kiireessä tekemättä. Tarvitaan määrätietoista ponnistelua, jotta organisaatio voisi hyötyä saaduista kokemuksista, niin hyvistä kuin huonoistakin.

Rakenna oppivaa innovaatio‐organisaatiota.  Kehitä evaluointimenetelmiä parantamaan  innovaatio‐osaamista   hankintaprosessissa. 

 

 

 

 

 

25 

    

26 

 Hyödyllisiä linkkejä  Finlex www.finlex.fi/fi/laki/ 

 Hankintalaki www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2007/20070348