Mitglied der FHO Fachhochschule Ostschweiz

Innovation in Bibliotheken

Prof. Dr. Rudolf Mumenthaler

Universität Regensburg, 24. März 2014

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Innovation in Bibliotheken

Umfragen zeigen immer wieder: Bibliotheken schätzen sich selber als überdurchschnittlich innovativ ein

(Georgy 2010, Habermacher 2013) Was versteht man denn unter Innovation? Welche Arten von Innovation

gibt es? Wie innovativ sind Bibliotheken im Vergleich mit anderen Branchen, im

Vergleich untereinander?

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Notwendigkeit von Innovation

Notwendigkeit von Innovation ist kaum bestritten – ein Anzeichen für eine Krise?

Bibliotheken müssen sich bewegen, um zu überleben! Technische Entwicklung und verändertes Nutzerverhalten haben direkten

Einfluss auf die Bibliotheken und ihre Zukunft Problem: Wie kann man die wichtigen Trends erkennen?

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Was ist Innovation?

Zentrale Aspekte von Innovation sind, dass durch systematische, zielgerichtete Prozesse neue Ideen in neuartige Produkte und Dienstleistungen umgesetzt und diese auch erfolgreich am Markt platziert werden.

Also: nicht nur neue Ideen, sondern auch deren Umsetzung in neue Produkte/Dienstleistungen

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Ein paar Grundsätze aus der Theorie: Innovationsarten

Man unterscheidet unterschiedliche Arten von Innovation: Produktinnovation

Neue Produkte oder verbesserte Produkte Dienstleistungsinnovation

Neue Dienstleistungen oder optimierte Dienstleistungen Geschäftsmodellinnovation

Neue Geschäftsmodelle oder Verbesserung Prozessinnovation

Interne Abläufe verbessern oder erneuern

Seite 5Franken & Franken (2011)

Innovationsstrategie

Zeitorientierung First Mover: Pioniere

Hohes Risiko, hohe Gewinnchancen, grosser Aufwand Follower: Folgerstrategie

Anwendung etablierter Technologien, wenig Risiko Diffusionstheorie Personenbezogenes Verhalten (Rogers)

Innovatoren/Early Adopter: frühe Anwendung neuer Technologien Frühe Mehrheit, Späte Mehrheit; Nachzügler (Laggards)

Nachahmung (Follower-Strategie) ist weit verbreitet: andere Bibliotheken als Vorbilder

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Innovationsgrad

Radikale Innovation Komplett neues Produkt

Beispiel: iPhone, iPad; Suchmaschine Google Komplett neues Geschäftsmodell

Beispiel: iTunes, App Store Inkrementale Innovation

Schrittweise Verbesserung und Weiterentwicklung eines Produkts Beispiel: iPhone 5

Weiterentwicklung eines Geschäftsmodells Beispiel: Elektronische Ausleihe von Büchern

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Innovationsgrad in Bibliotheken

Bibliotheken haben einen beschränkten Wirkungskreis Die Nutzer stammen aus dem regionalen Umfeld, bzw. von der eigenen

Institution (Universität) Geringes Entwicklungspotential (Ressourcen) im Vergleich zu führenden

Firmen Weiterentwicklung, Adaption bestehender Technologien gilt als innovativ

Innovationen in Bibliotheken sind in der Regel inkremental

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Beispiel für Definition als inkrementale Innovation

Beispiel ETH-Bibliothek: «Innovativ ist ein Produkt oder eine Dienstleistung, wenn diese bisher in

dieser Form, in der Schweiz oder im Bibliothekswesen allgemein noch nicht eingesetzt wird.» Technologien aus anderen Bereichen/Branchen können für

Dienstleistungen der Bibliothek eingesetzt werden Geschäftsmodelle aus anderen Branchen können übernommen werden Es können Dienstleistungen adaptiert werden, die in anderen Ländern

bereits im Einsatz sind Auch die Verbesserung einer bestehenden Dienstleistung gilt als

Innovation

Die ETH-Bibliothek versteht sich als Early Adopter

Beispiel für Definition als radikale Innovation

Definition der Bayerischen Staatsbibliothek: An der BSB versteht man unter Innovation

Weltweit erst- und einmalige Produkte und Anwendungen Die einen „Wow-Effekt“ auslösen Dem State-of-the-art 2-3 Jahre voraus sind Die mit grossem Ressourcenaufwand realisiert werden

Die Ideen dafür stammen meist aus der Geschäftsleitung (Top-Down-Ansatz)

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Grundsätze des Innovationsmanagements

Es geht darum, klare Abläufe zu definieren Methode: Innovationsprozess Ziel: möglichst viele Ideen einbringen und die vielversprechenden zu

erfolgreichen Produkten entwickeln Es geht darum, die Verantwortlichkeiten zu klären

Ziele: Es gibt eine verantwortliche Stelle/Person für den Innovationsprozess Es ist klar, wer in welcher Phase Entscheide fällt Es ist klar, wie dies in der Organisationsstruktur abgebildet ist

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Organisatorische Massnahmen

Einrichtung einer für die Innovation verantwortlichen Stelle Inhaltlicher Aufbau und Organisation des Innovationsmanagements als

Aufgabe dieser Stelle Theoretisch verschiedene Modelle denkbar:

Stabsstelle (TU München, UB Bern, SNB) Linienfunktion, relativ hoch in der Hierarchie (Bereich/Abteilung) (ETH-

Bibliothek, ZBW, UB Wien) Aufgabe, die einer bestehenden Stelle zugeordnet wird

(Matrixorganisation, vergleichbar mit Projektleitung) (Stabi Hamburg)

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Von der Idee zum Produkt

Grundsatz: möglichst viele Ideen sammeln Von Mitarbeitenden, von KundInnen

Erfolgsversprechende Ideen auswählen Möglichst mit transparenten Kriterien

Machbarkeit prüfen Nicht zu viele Ressourcen in die Ausarbeitung stecken Sondern vorher entscheiden, was wirklich umgesetzt werden soll

Entwicklung der besten Ideen zu Produkten „Vermarktung“ der Produkte/Dienstleistungen

Nach Cooper (2002): Top oder Flop in der Produktentwicklung.

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Stage-Gate-Prozess® nach Cooper

14www.stage-gate.de/

Innovationsprozess in einer Bibliothek (Beispiel)

Aufgabe Verantwortlichkeit

Markt beobachten Mitarbeitende, Innovationsmanager

Ideen einbringen Mitarbeitende

Ideen aufnehmen Innovationsmanager

Ideen bewerten Geschäftsleitung

Machbarkeit prüfen (Projekt) Mitarbeitende, Innovationsmanager

Projekt abnehmen Geschäftsleitung

Umsetzung Idee (Projekt) Fachbereiche

Abnahme Produkt Geschäftsleitung

Übergabe in Betrieb Fachbereiche

Entscheidungskriterien für neue Ideen

Transparente Kriterien für die Auswahl von Ideen sind wichtig Motivation der Mitarbeitenden Klarheit bei Ablehnung einer Idee

Mögliche Kriterien: Unterstützung der Strategie der Bibliothek Attraktivität für Kunden, Kundennutzen

Idee entspricht einem Bedarf, einem (z.B. in Umfragen) geäusserten Wunsch

Vorteil für die Bibliothek, auch Prestige/Image Ressourcen und Machbarkeit: haben wir das Know-how und die Ressourcen,

um die Idee mittelfristig umzusetzen? Die Ressourcenfrage sollte nicht zu stark gewichtet werden, da sonst unter

Umständen echte Innovationen verhindert werden.

Einbezug der Mitarbeitenden

Potential der Mitarbeitenden abholen Mitarbeitende in den Prozess einbinden

Motivation erhöhen Wettbewerb Integration in Jahresplanung und Mitarbeiterbeurteilung

Innovationskultur fördern Niederschwelliges Angebot

Briefkasten, internes Blog, Mail Innovationszirkel

Freiraum schaffen (Bsp. 3M, Google, Apple)

Innovationszirkel

Informelle Treffen Innovationsfreudige Mitarbeitende tauschen sich aus unter

Leitung/Koordination einer Person Meist befasst sich nur ein überschaubarer Kreis von Mitarbeitenden mit

neuen Ideen Beispiel: UB Wien

Innovationsteams Mitglieder aus unterschiedlichen Bereichen Matrixorganisation Mitglieder als Innovationsbotschafter Beispiel: TU München

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Freiraum institutionalisieren: Labs

Labs als alternatives Modell, um Innovationen zu fördern Einem kleinen, motivierten Team wird eine „Spielwiese“ geboten Entwicklung neuer Dienstleistungen, von Prototypen, Beta-Versionen Einbezug von Nutzenden ist möglich Beispiel: Open Science Lab an der TIB Hannover

Herausforderungen: wie die Beta-Versionen in den Normalbetrieb überführen? Integration des Labs und seines Outputs in den Normalbetrieb und die

Organisation

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Blick in die Werkstatt: ZBW Labs

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Einbezug der NutzerInnen

Wie kann man NutzerInnen mit einbeziehen? Welche Formen von Einbezug der Kunden in der Ideenfindung gibt es? Welche Methoden und Verfahren kommen zum Einsatz?

Mögliche Methoden: Kundenbefragung Beschwerdemanagement Lead User-Group Workshops Open Innovation: Wettbewerbe Informelle Methoden Beispiel: Meinungsspiegel (Bibliothek der PH Zürich)

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Dudli, Open Innovation (2013)

Open Innovation

Einbezug der Kunden und/oder Stakeholder Ideenbasis wird erhöht Motivation zum Mitmachen?

10-40% der Kunden sind je nach Branche bereit Preisausschreiben

Einsatz von Web 2.0-Technologien Z.B. Facebook für Kundenfeedback Plattformen wie Uservoice (Beispiel PaperC)

http://feedback.paperc.de/forums/7110-feedback-paperc-de Oder neurovation (Beispiel ZBW: http://zbw.neurovation.net)

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Beispiel: Open Innovation an der ZBW

24http://zbw.neurovation.net

Kundenfeedback UserVoice

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Nutzer können abstimmen und bewerten

Öffentliche Antwort der Firma (Status)

Eingabe von Ideen durch Kunden

Grenzen des Ideenmanagements

Es können nicht ständig neue Produkte lanciert und alle alten beibehalten werden Es sind nicht unbedingt die (zeitlich beschränkten) Projekte, welche die

Ressourcen binden, sondern der Betrieb der Produkte/Dienstleistungen Forderung nach Produktmanagement:

regelmässige Überprüfung des Produktportfolios, um nicht mehr benötigte/genutzte Produkte aufzugeben

Dazu benötigt man verlässliche Kennzahlen und geeignete Benchmarks Verantwortlichkeiten klären: Querschnittsfunktion ProduktmanagerIn und

für jedes Produkt eine verantwortliche Person

Zyklus Produkt- und Innovationsmanagement

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Ideen

Machbarkeit (Vorprojekt)

Umsetzung (Projekt)

Produkt in Betrieb

Weiter-entwicklung

Entscheid

Entscheid

Ent

sche

id

Einstellung Produkt

Abnahme

Innovations-prozess (laufend)

Produkt-management

(jährlich)

Kennzahlen Analyse

Beispiel Produktportfoliomatrix

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Question marks Stars

Cash CowsDogs

Definition von Suchfeldern

Ideen von Mitarbeitenden und KundInnen sind oft etwas zufällig und entsprechen nicht unbedingt den strategischen Zielen der Bibliothek

Eine formulierte und verabschiedete Strategie gibt den Rahmen und zeigt auf, wo speziell nach neuen Ideen gesucht werden soll Beispiele:

Bibliothek als Ort aufwerten (3. Ort), Treffpunkt, Lernort Ausbau der elektronischen Dienstleistungen, Einführung von E-

Ressourcen... Zur Vertiefung der Suchfelder sind Klausuren oder Workshops mit

Mitarbeitenden eine geeignete Methode

Fehlertoleranz: Beispiel MIT Libraries mit Beta Graveyard

MIT Betas and Widgets: http://libguides.mit.edu/betas Beta graveyard: nicht weiter entwickelte oder eingestellte Beta-Tools

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Aktueller Stand Innovationsmanagement in Bibliotheken

Grundsätzlich: Thema nur an Hochschulbibliotheken Schweiz: Innovationsverantwortliche an ETH-Bibliothek, UB Bern,

Nationalbibliothek Deutschland: Innovationsverantwortliche an StaBi Hamburg, Bibliothek TU

München, Bibliothek TU Hamburg/Harburg, TIB Hannover, UB Erlangen-Nürnberg, ZBW

Österreich: UB Wien

Projekt in Planung an der HTW Chur: Entwicklung einer Methode zur Untersuchung des Innovationsgrads einer Bibliothek

Innovation in Öffentlichen Bibliotheken

Ein professionelles Innovationsmanagement ist ein Thema eher für grössere Bibliotheken

Was können kleinere Bibliotheken tun?• Kunden abholen und einbeziehen• Motiviertes Team mit viel Herzblut• Spontaneität, Flexibilität, Neugier• Also eine entprechende Innovationskultur pflegen und leben

Untersuchung der HTW Chur

Untersuchung von Roland Hüppi und Caroline Mattes im Rahmen eines Masterprojekts an der HTW Chur (2013): Innovation in Deutschschweizer Öffentlichen Bibliotheken.Ergebnisse: Als Innovationen werden die unterschiedlichsten Dienstleistungen betrachtet,

die neu eingeführt oder optimiert werden Meist bei anderen Bibliotheken abgeschaut

Kunden werden noch zu wenig einbezogen Es gibt keinen definierten Innovationsprozess Input durch Mitarbeitende und Nutzer erfolgt eher zufällig Fehlende Ressourcen als Hauptproblem

Fördernde und hemmende Faktoren

Welche Faktoren fördern Innovation in einer Bibliothek? Beispiele für erfolgreiche Umsetzung von Ideen, von Motivation der

Mitarbeitenden, vom Einbezug der KundInnen etc. Was hat den Erfolg ausgemacht?

Welche Faktoren Innovation hemmen? Beispiele für gescheiterte Innovation Was hat den Misserfolg ausgemacht?

Ergebnisse eines Workshops mit VertreterInnen Pädagogischer Hochschulbibliotheken

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Hemmende Faktoren (Ergebnis Workshop)

Faktor Leitung: Vorgesetzte verhindern Innovation (bewusst oder unbewusst) Vorgaben übergeordneter Institution (widersprüchlich) Vorausblickende Planung fehlt Unklare Zuständigkeiten Keine Rückmeldung auf Ideen; keine klaren Kriterien Verantwortung ohne Kompetenz

Faktor Kunden/NutzerInnen Traditionelle Medien bei Kunden bevorzugt; Innovation richtet sich nur an

einen Teil der Zielgruppen; geringe Nachfrage Fehlendes Verständnis für Neuerungen seitens Kundschaft Fehlende Promotion

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Hemmende Faktoren (2)

Faktor Mitarbeitende: Zukunftsängste der Mitarbeitenden; fehlende Änderungsbereitschaft Fehlendes IT-Knowhow Fokus auf zeitintensive bibliotheksinterne Arbeiten (Katalogisierung);

Routine/Tagesgeschäft Nicht über den Tellerrand schauen; Gärtchen-Denken Fehlende Zeitressourcen Perfektionismus Ausführende nicht überzeugt

Faktor Infrastruktur/Ressourcen Platzverhältnisse, bauliche Verhältnisse Fehlendes Geld Fehlende technische Voraussetzungen

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Fördernde Faktoren

Faktor Struktur Umzug/Neubau/Fusion; strukturelle Veränderungen Kooperation mit anderen Bibliotheken oder externen Partnern, Vernetzung Konkurrenz unter vergleichbaren Bibliotheken

Faktor Leitung Mitarbeitern Vertrauen entgegen bringen Intervention von „oben“, staatliche Förderung

Faktor Ressourcen Fehlende Ressourcen (Geld) > Kreativität; Bereitschaft Bisheriges

aufzugeben Entlastung interner Ressourcen durch Auslagerung von Arbeiten Geld/Platz vorhanden; Originalität

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Fördernde Faktoren (2)

Faktor Kultur: Neues Image (Genuss, Freude, Spass) Kultur der Offenheit Wohlfühlfaktor (gemeinsame Kaffee-Pause); Begeisterung Freiraum geben (Zeit, Klima/Kultur), Chaos zulassen Blick über den Tellerrand Fehlertoleranz leben Teamkultur Innovationsprozess permanent reflektieren

Faktor Mitarbeitende Neue Mitarbeitende Identifikation der Mitarbeitenden mit dem Innovationsprozess Ausführende überzeugt von der Innovation

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Fördernde Faktoren (3)

Faktor Kunden/NutzerInnen: Nutzernah, niederschwellig, richtiger Zeitpunkt Nutzerbedürfnisse aufnehmen Verkaufen (Schulungen/Beratungen) Innovation bringt Mehrwert (bessere Dienstleistung, weniger Aufwand,

einfache Anwendung Kritische Nutzer (Input für Verbesserung) Junge Nutzer für „digitale Innovationen“ Einbindung der Nutzer (durch PDA-Modell)

Faktor Methode/Vorgehensweise Schrittweise Umsetzung – Optimierung (ressourcenkompatibel) Kritische Masse wird erreicht Breites Angebot, Integration in bestehendes Angebot Projekt rechtzeitig abbrechen (und auf andere Lösung umschwenken)

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Was kann man in den Bibliotheken tun? (Ergebnisse Workshop)

Was können Sie in Ihrer Bibliothek tun, um Innovation zu fördern? Um neue Ideen zu generieren Um Mitarbeitende besser mit einzubeziehen Um KundInnen zu beteiligen und deren Ideen aufzunehmen

Was können Sie tun, um erfolgreiche neue Produkte/Dienstleistungen zu entwickeln und umzusetzen?

Was muss sich ändern? Strukturell, inhaltlich, menschlich...

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Mögliche Massnahmen

Einbezug von Kunden: Digitales Kundenfeedback Meinungsspiegel Ideen-Wettbewerb Aktiv auf Kunden zugehen Einbezug in Entwicklung neuer Produkte

Einbezug der Mitarbeitenden: Ideen-Wettbewerb Gemeinsame Treffen/Austausch Jährliches Strategiecamp (ausserhalb) Teamsitzung Wiki Transparente Strategie Kreativitätsworkshop

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Massnahmen (2)

Interne Strukturen/Kultur Zeiträume schafffen Austausch über Innovationsprojekte, z.B. auf Homepage Trendmonitor, z.B. „Benutzung“

Aufteilen, wer was beobachtet -> Dokumentieren im Wiki Praktikanten aus anderen Bereichen Schlüsselprojekte (fördern Zusammenarbeit) Produkte/Prozesse ausmisten Groupe de reflexion – Kontakte zu Dozierenden und Schulleitung

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Und wenn Ihnen das alles zu kompliziert ist:

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Literatur

Birkenmeier, Beat; Brodbeck, Harald: Wunderwaffe Innovation. Was Unternehmen unschlagbar macht – ein Ratgeber für Praktiker. Zürich: Orell Füssli, 2010.

Cooper, Robert G.: Top oder Flop in der Produktentwicklung. Erfolgsstrategien: von der Idee zum Launch. Weinheim: Wiley, 2002

Franken, Rolf u. Swetlana Franken (2011). Integriertes Wissens- und Innovationsmanagement. Wiesbaden: Gabler 2011.

Georgy, Ursula (2010): Erfolg durch Innovation: Strategisches Innovationsmanagement in Bibliotheken und öffentlichen Informationseinrichtungen. Wiesbaden: Dinges & Frick

Georgy, U. & Mumenthaler, R.: Praxis Innovationsmanagement. In: Georgy, U., & Schade, F. (2012). Praxishandbuch Bibliotheks- und Informationsmarketing. Walter de Gruyter.

Köck, Anna Maria; Fingerle, Birgit; Tochtermann, Klaus (2011): Open Innovation in Bibliotheken. In: Wissenschaftsmanagement, Ausgabe 6, 2011, S. 20–26

Mumenthaler, R. (2010). Innovationsmanagement an Hochschulbibliotheken am Beispiel der ETH-Bibliothek Zürich. In U. Hohoff & C. Schmiedeknecht (Eds.), Ein neuer Blick auf Bibliotheken. 98. Deutscher Bibliothekartag in Erfurt 2009 (pp. 134–148). Hildesheim.

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Mitglied der FHO Fachhochschule Ostschweiz Seite 45

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.