innovative entrepreneurial 1 · pemantauan telah dibuat melalui post mortem dilaksanakan bagi...
TRANSCRIPT
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 1
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 2
Penubuhan Seksyen 10(1) Akta 30, Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971
Visi
Menjadi pusat pengurusan Universiti bertaraf dunia bagi mendokong aspirasi Universiti
Misi
Menerajui pengurusan dan pentadbiran Universiti berteraskan kualiti menerusi pengurusan endah bagi memenuhi kehendak pelanggan
Rujukan Kuasa Perlembagaan Universiti Teknologi Malaysia Tahun 2010 di bawah Subseksyen 14(1-4)
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 3
HCM TIMB.
PENDAFTAR
(N54)
HCD TIMB.
PENDAFTAR
(N54)
BPA TIMB.
PENDAFTAR
(N54)
BPPO TIMB.
PENDAFTAR
(N52)
BK PENGARAH
KES. (KP48)
ULP TIMB.
PENDAFTAR
(N48)
PPKL TIMB.
PENDAFTAR
(N52)
Wan Mohd Zawawi bin Wan Abd
Rahman
PENDAFTAR (VU7)
BHG.
PENGURUSAN
MODAL INSAN
PERJAWATAN
•Perancangan
•Perjawatan P&P
•Sokongan
PERKHIDMATAN
•Perkhidmatan
Utama
•Perkhidmatan
Personel
PENTADBIRAN
•Pentadbiran
GOVERNAN
•Dasar
BHG.
PENGURUSAN
AKADEMIK
KEMASUKAN &
REKOD
•Kemasukan &
Rekod
SENAT
•Senat
KONVOKESYEN
•Konvokesyen
PEMBANGUNAN
& KUALITI
•Pembangunan &
Kualiti
PEPERIKSAAN &
PENGIJAZAHAN
•Peperiksaan
•Pengijazahan
BHG.
PGRSN&PNTDBRN
ORGANISASI
PENGURUSAN
•Pengurusan Kualiti
•Pengurusan
Perubatan
• Kebajikan Staf
•Pengurusan ICT
•Kewangan & Aset
PENTADBIRAN
•Arkib
• Mel
• Kad Matrik Staf dan
Mahasiswa
•Prestasi Organisasi
• Pentadbiran Am
BHG.
KESELAMATAN
OPERASI &
TUGASAN AM
•Operasi &
Tugasan Am
•Kawalan Statik
• Lalulintas
•Siasatan &
Risikan
PERKHIDMATAN
& PENTADBIRAN
•Perkhidmatan &
Pentadbiran
UNIT LEMBAGA
PENGARAH
•Urusetia Lembaga
Pengarah
•Mesyuarat/
Program Utama
Universiti
PEJ. PENDAFTAR
UTMKL
MODAL INSAN
•Pengurusan
Modal Insan
PENTADBIRAN
•Pentadbiran
•Perjawatan
KESELAMATAN
•Keselamatan
BHG.
PEMBANGUNAN
MODAL INSAN
LATIHAN • Bukan Akademik
• Akademik
• ICT
PEMBANGUNAN
PROFESIONAL • Cuti Belajar
• Cuti Sabatikal
• Latihan Iktisas
• Latihan Industri
• Post Doktoral
KOMPETENSI
STAF • Penilaian kompetensi
PENTADBIRAN • Pentadbiran &
Pengurusan Staf
• Tempahan Tiket
PUSAT LATIHAN • Pengurusan &
Pembangunan
DASAR & POLISI • Pembangunan
Kerjaya Staf
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 4
Nota:
Selaras dengan polisi, pelan dan rangka kerja dibentuk, dinilai bagi mencapai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti berterusan bagi menjamin penambahbaikan berterusan yang bersesuaian dengan keperluan pelanggan.
Polisi Kualiti disampaikan kepada semua staf supaya dapat difahami, dihayati dan meningkatkan komitmen terhadap sistem kualiti pengurusan.
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 5
Meningkatkan prestasi pentadbiran Universiti
melalui budaya korporat untuk menyediakan
penyelesaian pentadbiran yang cekap, berkesan
dan profesional.
Menjamin maklumat dan rekod sentiasa
bersepadu lengkap, tepat dan selamat.
Memastikan kawalan kampus sentiasa cemerlang
Menjamin perkhidmatan pengurusan akademik
yang cekap dan berkesan melalui skima jaminan
kualiti.
Prihatin terhadap kebajikan staf.
Penggerak kepada program pemasaran akademik
Universiti (Kursus Ijazah Sarjana Muda dan
Diploma)
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 6
Perkhidmatan Sokongan
1 Pengurusan Modal Insan
2 Pengurusan Akademik
3 Pengurusan Keselamatan
4
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 7
CEO
Pendaftar
Setiausaha
Pengawal Dokumen (BPO)
Wakil Pengurusan
Timbalan Pendaftar BPO
Timbalan Wakil Pengurusan
Timbalan Pendaftar Kanan
BPA
Timbalan Wakil Pengurusan
Timbalan Pendaftar Kanan
HCM
Timbalan Wakil Pengurusan
Timbalan Pendaftar Kanan
HCD
Timbalan Wakil Pengurusan
Pengarah Keselamatan BK
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 8
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 9
Bil Bahagian Prosedur Aktiviti Arahan Kerja Jumlah
1 Pengurusan Modal Insan 3 31 34
2 Pembangunan Modal Insan 5 9 14
3 Pengurusan Akademik 4 15 19
4 Pengurusan & Pentadbiran Organisasi
5 11 16
5 Keselamatan 4 - 4
Jumlah 21 66 87
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 10
BAHAGIAN PENGURUSAN
MODAL INSAN (HCM)
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 11
a. Memastikan urusan pelantikan staf UTM mencapai 80% pengisian daripada kekosongan jawatan baru yang diluluskan
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
Tiada jawatan baharu yang diluluskan bagi tahun 2011 dan tahun 2012
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 12
b. Memastikan urusan pelantikan staf UTM mencapai 80% pengisian daripada kekosongan jawatan semasa
6 26
151
6 0 24
0
50
100
150
200
Akademik P&P Sokongan
Peruntukan
Pengisian
Pencapaian sehingga Jun tahun 2012 : 16.39%
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
% Pelantikan P&P rendah disebabkan arahan
pembekuan perjawatan oleh pihak JPA. Manakala Kumpulan B,C dan,
pelantikan waran selesai sebelum April 2011.
Pencapaian Tahun 2011 : 72.38% 0
50 55
0
22
54
0
10
20
30
40
50
60
Akademik P&P Sokongan
Peruntukan
Pengisian
Bilangan Kekosongan Jawatan
Bilangan Kekosongan Jawatan
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 13
c. Memastikan urusan kenaikan pangkat staf UTM mencapai 80% daripada jumlah kekosongan jawatan naik pangkat semasa
37
14 26
37
8 8 0
50
100
150
200
250
300
Akademik P&P Sokongan
Peruntukan
Pengisian
Pencapaian Sehingga Jun Tahun 2012 :
68.83%
Pencapaian Tahun 2011 :
98.45%
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
319
29 41
319
28 36 0
100
200
300
400
Akademik P&P Sokongan
Peruntukan
Pengisian
Bilangan Kekosongan Jawatan
Bilangan Kekosongan Jawatan
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 14
BAHAGIAN PEMBANGUNAN
MODAL INSAN (HCD)
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 15
a. Memastikan 80% staf menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
41.5
85.51
58.5
14.5
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
2012 2011
Peratus Kehadiran Staf
Hadir > 7 HariHadir < 7 Hari
JUMLAH :
5713 staf Pencapaian
Sehingga Jun Tahun 2012 :
41.5%
Pencapaian Sehingga
Tahun 2011: 85.51%
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 16
b. Memastikan 80% Perancangan Latihan Jangka Pendek dapat dilaksanakan.
Pencapaian Sehingga Jun Tahun 2012 :
81.4%
Pencapaian Tahun 2011 :
83%
86
164
70
136
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
2012 2011
Rancang Laksana
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
JUMLAH :86 latihan
Bilangan Latihan
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 17
c. Memastikan 80% peruntukan biasiswa yang diluluskan oleh pihak Kementerian Pengajian Tinggi dapat digunakan
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
162 156
17
113
0
50
100
150
200
Sehingga Jun Tahun2012
Tahun 2011
Peruntukan
Penggunaan
Pencapaian Sehingga Jun Tahun
2012 : 10.49%
Pencapaian Sehingga Tahun 2011: 72.44%
Bilangan Biasiswa
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 18
BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK (BPA)
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 19
59
16
Jumlah Program Sepenuh Masa Yang Ditawarkan sehingga
Sesi 2010/2011
Jumlah : 75 Jumlah : 72
a. Memastikan 100% program yang dilaksanakan mendapat kelulusan dari Kementerian Pengajian Tinggi dan diiktiraf oleh
Jabatan Perkhidmatan Awam.
Pencapaian Sesi 2010/2011 & 2011/2012 :
100%
56
16
Jumlah Program Sepenuh Masa Yang Ditawarkan sehingga
Sesi 2011/2012
IjazahSarjanaMuda
Diploma
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 20
Pengambilan Pelajar
Seramai 4234 pelajar telah
ditawarkan tempat bagi sesi
kemasukan 2011/2012
Seramai 4324 pelajar telah
ditawarkan tempat bagi sesi
kemasukan 2010 / 2011.
100% surat tawaran telah
diposkan dan dihebahkan
melalui laman web
http://www.jpt.utm.my bagi
tahun 2010 dan 2011.
b. Memastikan 100% surat tawaran pelajar yang berjaya diterima masuk ke UTM telah dihantar dan disebarkan melalui web.
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
Pencapaian Sesi 2010/2011 & 2011/2012 :
100%
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 21
Bagi pengukuran standard output Ijazah/Diploma yang dikeluarkan 100%
menepati keperluan pelanggan
c. Memastikan Ijazah/Diploma graduan yang dikeluarkan adalah sifar kesilapan.
3964
4946
2096
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
46 47 48
Jumlah Ijazah/Diploma
Jumlah Ijazah/Diploma
Pencapaian Bagi Majlis
Konvokesyen ke 46, 47& 48 :
100%
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 22
255
21
Transkrip Secara Permohonan Januari-Jun 2012
Dalam tempoh5 hari
Melebihi 5 hari
Pencapaian sehingga Jun
2012 : 92.40%
d. Memastikan transkrip dikeluarkan kepada pelajar dalam masa 5 hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan
Jumlah : 749 Jumlah : 276
Pencapaian Tahun 2011 :
96.93%
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
726
23
Transkrip Secara Permohonan Januari-Disember 2011
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 23
Pelaksanaan Majlis
Konvokesyen
Perancangan yang teratur telah dibuat
untuk melaksanakan Majlis
Konvokesyen.Bagi melaksanakan Majlis
Konvokesyen dengan lancarnya
Skrip Majlis Konvokesyen telah
diedarkan sehari sebelum majlis
berlangsung.
Pemantauan telah dibuat melalui post
mortem dilaksanakan bagi tujuan
penambahbaikan proses dan
pelaksanaan.
e. Memastikan skrip perjalanan Majlis Konvokesyen diedarkan sehari sebelum majlis berlangsung
Pencapaian Majlis Konvo ke-46 hingga
48: 100% * Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 24
BAHAGIAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ORGANISASI (BPPO)
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 25
a. Memastikan Penghantaran/Pengambilan Mel Dalaman Universiti Dari/Ke Peti Mel Universiti Dalam Tempoh Satu Hari Bekerja
Pencapaian sehingga Jun
Tahun 2012 : 87.2%
* Data tahun 2012
ialah sehingga Jun
2012
Pencapaian Tahun 2011 :
97%
97.3%
87.9%
99.8% 99.9%
96.9% 96.2%
98.8%
98.6% 98.6%
96.7% 96.9%
95.0%
80.0%
82.0%
84.0%
86.0%
88.0%
90.0%
92.0%
94.0%
96.0%
98.0%
100.0%
102.0%
JAN. FEB. MAC. APR. MEI. JUN JUL AUG SEPT OKT NOV DEC
% Penghantaran Despatch Ke PTJ Bagi 2011
88.1%
85.1%
91.4%
83.7%
89.2%
85.5%
78.0%
80.0%
82.0%
84.0%
86.0%
88.0%
90.0%
92.0%
JAN. FEB. MAC. APR. MEI. JUN
Penghantaran…
% Penghantaran Despatch Ke PTJ Sehingga Jun 2012
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 26
b. Memastikan keperluan perubatan staf dapat dipenuhi 100% dengan syarat staf telah memenuhi peraturan yang telah
ditetapkan oleh Universiti
Bilangan Tuntutan Bagi Tahun 2011 Sehingga Jun 2012
BUTIRAN
SEHINGGA JUN THN 2012 TAHUN 2011
LULUS TIDAK
DILULUSKAN LULUS
TIDAK
DILULUSKAN
KLINIK PANEL 27,492 - 64,587 -
JANTUNG 40 - 58 -
DIALISIS 29 - 30 -
PERGIGIAN 608 10 1,203 -
PEMBELIAN UBAT 10 4 31 -
PEMBELIAN ALAT 9 3 - -
PELBAGAI 72 43 198 80
JUMLAH 28,260 60 66,107 80
JUMLAH BESAR 28,320 66,187
Pencapaian Tahun 2011
Sehingga Jun 2012 : 100%
*Tuntutan yang tidak diluluskan adalah kerana tidak memenuhi syarat Skim Perkhidmatan Perubatan Staf UTM
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 27
c. Memastikan Kad Matrik Pelajar Dan Kad Pengenalan Staf Dikeluarkan Dalam Masa 24 Jam
Pencapaian Tahun 2011 & 2012 : 100%
Kad terus diproses sejurus permohonan lengkap diterima.
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
Staf, 413
Mahasiswa5,418
Pengeluaran Kad Matrik Bagi Tahun 2011
Staf; 266
Mahasiswa,
2214
Pengeluaran Kad Matrik Bagi Tahun 2012
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 28
BAHAGIAN KESELAMATAN (BK)
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 29
a. Mengadakan Operasi Keselamatan/ Penguatkuasaan Sekurang-kurangnya 4 Kali Sebulan
Pencapaian sehingga Jun 2012 : 100%
Pencapaian Tahun 2011 :
100%
11
8
13 11
13
4
Jan Feb Mac Apr Mei Jun
Bilangan Operasi Sehingga Jun 2012
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
13 12
15 14
8
13
8 6
8
17
12
9
0
5
10
15
20
Jan. Feb. Mac Apr. Mei Jun Jul. Ogos Sept Okt Nov. Dis.
Bilangan Operasi Sehingga 2011
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 30
b. Menyelesaikan Minimum 80% Laporan Siasatan Daripada Kes Yang Dilaporkan Secara Rasmi
Pencapaian sehingga Jun 2012 : 88.7%
Pencapaian Tahun 2011 :
96.42%
* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012
Belum Selesai, 10
Kes Selesai, 270
Bilangan Kes Tahun 2011
Belum Selesai, 14
Kes Selesai, 110
Bilangan Kes Tahun 2012
Jumlah : 124 Jumlah : 280
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 31
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 32
Menguruskan hal ehwal akademik yang memenuhi keperluan pelanggan mengikut perancangan.
Mewujudkan suasana kehidupan kampus yang mesra, selesa dan selamat.
Memberi perkhidmatan yang mesra kepada pelanggan dengan tepat dan cepat.
Menguruskan pengambilan dan penempatan staf mengikut kriteria, perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan.
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 33
0
10
20
30
40
50
Pendaftar PHB HEMA
5
15
3 1 1 0
Aduan Tak
Sah
Pendaftar PHB HEMA JUMLAH
SELESAI 0 5 15 3 22
BELUM SELESAI 0 1 1 0 3
ADUAN TAK SAH 0 0 0 0 0
JUMLAH ADUAN/ CADANGAN
DITERIMA 0 6 16 3 25
STATUS MAKLUMBALAS SSACD MENGIKUT FAKULTI/BAHAGIAN SEHINGGA JUN 2012
Selesai : 22 Belum Selesai : 3 Aduan Tak Sah : 0 JUMLAH ADUAN : 25
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 34
0
10
20
30
40
50
Pendaftar PHB CICT HEK RMC HEMACanseleri FS FKE
6
32
2 1 1 5
0 1 1 3
4 3
0 0
6
1 0 0
Aduan Tak Sah
Pendaftar PHB CICT HEK RMC HEMA CANS FS FKE JUMLAH
SELESAI 0 9 35 2 1 1 11 1 1 1 62
BELUM SELESAI 0 0 1 3 0 0 0 0 0 0 4
ADUAN TAK SAH 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2
JUMLAH ADUAN/ CADANGAN DITERIMA
2 9 36 5 1 1 11 1 1 1 68
STATUS MAKLUMBALAS SSACD MENGIKUT FAKULTI/BAHAGIAN BAGI TAHUN 2011
Selesai : 62 Belum Selesai : 4 Aduan Tak Sah : 2 JUMLAH : 68
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 35
79.60
82.80
78.40 78.80
77.20
74.00
75.00
76.00
77.00
78.00
79.00
80.00
81.00
82.00
83.00
84.00
Pandangan UmumTerhadap Pej
Pendaftar
Layanan Staf YgMemberi
Perkhidmatan
Tempoh MasaTindakan
PenyampaianPerkhidmatan & Tahap
Pengetahuan
Pandangan TerhadapPerkhidmatan Yg
Dihasilkan
Peratus Tahap Kepuasan Pelanggan Tahun 2011
Peratus (%)
Min 79.33%
Sasaran 80%
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 36
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 37
Inovasi (Pengurusan)
37
B Senarai Inovasi Kepuasan Pelanggan
Penjimatan Kos Operasi
Penjimatan Masa
Peningkatan Produktiviti
1 Peti Mel Despatch
2 Portal LPU
3 Portal Informasi
4
Format Penerbitan Buku
Panduan/ Polisi Pengurusan
Modal Insan
- -
5 Kotak Lestari -
IMPAK INOVASI/PENAMBAHBAIKAN
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 38
Bil Senarai Inovasi Kepuasan Pelanggan
Penjimatan Kos Operasi
Penjimatan Masa
Peningkatan Produktiviti
1. Soal Selidik Online
2. Database Pelbagai Tuntutan Perubatan
3. Database Penyediaan Surat Jaminan Perubatan
4. Sistem Pengkalan Data Tanpa Perlu Rujukan Fail
(Derma)
5. Sistem Pengkalan Data Pengurusan Jenazah
6. Sistem Pengurusan Rekod Cuti Sebatikal
7. Sistem Maklumat Latihan Jangka Pendek Online –
UTM Smile
8. Mesyuarat Jawatankuasa Modal Insan Universiti
(Minit Secara Online)
-
9. Pengisytiharan Harta Online
10. Penilaian Prestasi Maklumbalas 360o (eLNPT 360 o)
11. E-Promotion Staf Akademik
Inovasi (Teknikal)
IMPAK INOVASI/PENAMBAHBAIKAN
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 39
HCM HCD BPA BPPO BK MK
NCR-Mj 0 0 0 0 0 0
NCR-Mn 0 1 0 0 3 0
OFI 9 3 4 8 5 2
0
2
4
6
8
10
12
14
JUM 9 4 4 8 8 2
JUM
0
4
31
35
www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 40
Salam Ramadhan
Sekian, Terima Kasih