0

NREGISTRRILE CALITII

-Referat-

Cursant: Cosmin Birceanu

Coordonator: As.dr. Oliviana Epurescu

Asistent lecie: Prof.dr.ing. Doinia Ghinea

-2015-

1

CUPRINS:

Pagina

1. Introducere ... 2

1.1. Ierarhia documentelor . 2

1.2. Diferitele tipuri de documente ... 2 2. Definirea termenului. Obiectivele nregistrrii calitii ... 3

2.1. Definirea termenului ... 3

2.2. Obiectivele nregistrrii calitii . 3

3. Gruparea nregistrrilor .. 3 4. Tipuri de nregistrri 3

5. Rolul nregistrrilor .. 4

6. Importana nregistrrilor 4

7. Datele nregistrrilor 5

8. Coninutul i forma nregistrrilor .. 5

9. Arhivarea i protejarea nregistrrilor ... 5

10. Identificarea/codificarea i evidena nregistrrilor . 6

11. Durata de pstrare i eliminarea nregistrrilor .. 6

12. Bibliografie 7

2

1. Introducere

1.1. Ierarhia documentelor:

Documentele sunt n general clasate conform unei piramide cu 4 nivele :

1.2. Diferitele tipuri de documente

Nivelul 1: Manualul calitii n acest document se regsete politic n materie de calitate.

Nivelul 2: Procedurile

Fiecare procedur descrie un proces, descompus n etape succesive.

Nivelul 3: Documentele operaionale Se refer la : Metodele de munc: instruire, moduri de operare, fise ale posturilor, protocoale,

preconizri, formulare de nregistrare, etc. Definirea produselor: caiete de sarcini, planuri, game de fabricaie, formule,

specificaii, etc.

Documentele de nivel 1 - 3 sunt documente statice , adic se aplic aa cum au fost emise, fiind eventual actualizate.

Nivelul 4: nregistrrile Pentru a se constiti un istoric al activitii firmei, este nevoie de conservarea de documete cum ar fi : procesele vebale ale controlului calitii, tablouri de bord, reclamaiile clienilor, etc.

Aceste documente se numesc nregistrri. Deoarece sunt elaborate de-a lungul timpului, ele se numesc dinamice.

nregistrrile au mai multe roluri :

3

o Constituie celul de baz a trasabilitii; o Permit realizarea de statistici asupra rezultatelor obinute

2. Definirea termenului. Obiectivele nregistrrii calitii:

2.1. Definirea termenului: nregistrrile referitoare la calitate sunt documente prin care se declar rezultatele obinute sau care furnizeaz dovezi obiective privind activitile desfurate

2.2. Obiectivele nregistrrii calitii:

- Demonstrarea conformitii produselor cu cerinele specificate. - Verificarea funcionrii eficiente a sistemului calitii.

3. Gruparea nregistrrilor:

4. Tipuri de nregistrri: nregistrri referitoare la recepie: Note de recepie si constatare de diferente Registre de intrari Rapoarte de respingere Fie de urmrire a furnizorilor

nregistrri referitoare la activitile de inspecie, ncercri i la activitile de metrologie:

Buletin de analiz Registru pentru evidene analize efectuate Registru de neconformiti Buletin de verificare metrologic

4

nregistrri din perioada de garanie i postgaranie: Registru de evidena a procedurilor Registru de evidena a reclamaiilor clienilor Planificarea i evidena lucrrilor efectuate

5. Rolul nregistrrilor:

nregistrrile furnizeaz dovezi ale conformitii cu cerinele i ale funcionrii eficace a SMC, ale respectrii obiectivelor calitii i cerinelor clienilor.

nregistrrile trebuie s indice persoanele autorizate i responsabile pentru expedierea produsului. De exemplu:

efii de departamente - organizeaz inerea sub control a nregistrrilor la nivelul departamentelor (att a nregistrrilor generate de activitatea didactic / de proces ct i a celor generate de managementul calitii);

responsabilii MQ din departamente - rspund, mpreun cu eful departamentului, de nregistrrile

generate de managementul calitii; - rspund de arhivarea adecvat a nregistrrilor MQ (altele dect

cele din dosarele pe lucrare).

nregistrarea este un document prin care se declar rezultate obinute sau se furnizeaz dovezi ale activitilor realizate.

nregistrrile calitii constituie dovezi de audit motiv pentru care sunt foarte mult

solicitate de ctre auditori pe perioada auditurilor.

Pe parcursul unui audit, constituie dovada c activitile au fost efectuate conform dispoziiilor descrise n proceduri i instruciuni.

6. Importana nregistrrilor: nregistrrile calitii furnizeaz dovezi obiective referitoare la :

Aplicarea i eficiena documentelor SMC, n toate activitile desfurate; Respectarea cerinelor de calitate impuse de cerine legale i de reglementare,

clieni i organismele de certificare; Activitile, procesele, serviciile, elementele SMC, n scopul mbunatirii

calitii i reducerii costurilor.

5

7. Datele nregistrrilor:

Fiecare nregistrare din sistem este nsoit de date privind:

Rolul nregistrrii n fluxul informaional; Identificarea nregistrrii; Cine efectueaz nregistrarea; Responsabilitatea pstrrii nregistrrii; Numrul de exemplare la o completare i destinaia fiecrui exemplar; Frecvena de completare a documentului; Locul de arhivare i durata de pstrare a fiecrui exemplar; Accesul la nregistrri ale clientului, aa cum sunt convenite prin contract. Alte informaii referitoare la formular (de ex.: ntreinerea i distrugerea

nregistrrilor).

8. Coninutul i forma nregistrrilor: 1. Din punct de vedere al coninutului, nregistrrile privesc:

- sistemul de management al calitii; - derularea procesului didactic; - derularea proceselor suport (administrative, finaciar-contabile, etc).

2. Din punct de vedere al formei (suportului) nregistrrile pot fi formulare pe hrtie (tipizate, registre etc.), sau pe suport magnetic/ electronic (dischete, CD sau similare). 3. nregistrrile trebuie s fie lizibile, identificabile n raport cu produsul n cauz, reproductibile i regsibile cu uurin. n nregistrri de obicei nu se opereaz modificri.

9. Arhivarea i protejarea nregistrrilor: 1. Arhivarea nregistrrilor i a registrelor de eviden se face n departamentele de lucru. 2. Se vor respecta principiile generale de eviden, control i depozitare ale documentelor. 3. nregistrrile trebuie arhivate (depozitate) astfel nct s se previn pierderea, deteriorarea, sustragerea sau distrugerea lor. 4. Toate nregistrrile sunt inute sub control, sunt pstrate o anumit perioad de timp (prevzut de lege sau stabilit de organizaie, dup caz), asigurndu-se condiii corespunztoare pentru depozitarea lor astfel nct s-i menin lizibilitatea pe toat

6

durata pstrrii. Durata de pstrare i modul de eliminare a nregistrrilor trebuie specificate. 5. Angajaii aleg forma i mijloacele de arhivare: mape sau dosare cu in (pentru foi volante), bibliorafturi, dischete, CD etc. 6. Pentru depozitarea propriu-zis i pentru protejarea nregistrrilor se va ine seama de precizrile din procedura / instruciunea care a generat respectiva nregistrare. 7. Verificarea nregistrrilor se face din punct de vedere al completitudinii de ctre eful compartimentului implicat su persoan mputernicit n scris de acesta.

10. Identificarea/codificarea i evidena nregistrrilor: A. Identificarea nregistrrilor este asigurat prin:

utilizare de formulare tipizate de nregistrare impuse de autoritile statului (identificabile prin codurile stabilite de autoriti);

utilizare de formulare de nregistrare tipizate;

utilizare de documente de nregistrare (ex. minute, protocoale, note etc.).

B. Formularele (tipizatele) folosite, modul de completare (nregistrare), precum i responsabilitile pentru identificarea, difuzarea, arhivarea, regsirea, durata de pstrare i eliminarea nregistrrilor sunt stabilite n procedurile i instruciunile cuprinse n SMQ.

C. Evidena nregistrrilor se ine prin nscrierea lor n registrele de eviden.

D. Toate formularele i registrele pentru nregistrri sunt codificate i completate conform regulilor interne (lizibile, reproductibile, recomandabil scrise cu cerneal / past) i n cadrul perioadei de timp stabilite.

E. efii departamentelor vor aloca resursele necesare (om, timp, formulare) pentru asigurarea inerii sub control.

11. Durata de pstrare i eliminarea nregistrrilor: 1. Duratele de pstrare a nregistrrilor calitii (specifice SMQ) 2. Durata de pstrare a celorlalte nregistrri din departamente se stabilete de ctre efii de departament, n funcie de specificul nregistrrii. 3. Eliminarea nregistrrilor are loc n urmtoarele cazuri:

- la mplinirea termenului legal de pstrare sau stabilit prin contract; - la dispariia din diverse motive a obiectului care justifica generarea nregistrrii;

7

- la generarea unei nregistrri noi care implic anularea celei existente (exemplu: dup 6 revizii documentele se reediteaz).

BIBLIOGRAFIE:

1. Manual colar clasa a XII-a - Asigurarea calitii.

Cap. 2 Documentele Sistemului Calitii. Lecia nregistrrile calitii.

2. Joseph M. Juran, A. Blanton Godfrey - Manualul calitii Juran.

3. Ing. Iudit Lungu Asigurarea calitii (Modulul II).

4. SR ISO 9001 : 2008