INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE - IDRD -OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO- LEY 1474, Estatuto Anticorrupción-

PERIODO EVALUADO: Del 12 de julio al 11 de noviembre de 2014

INTRODUCCIÓN

El presente informe está basado en las actividades realizadas en el periodo mencionado, asícomo los avances y dificultades que el Instituto ha presentado frente a sus objetivostrazados y su misión. Como insumo se toman los resultados y/o observaciones obtenidos delas auditorias, evaluaciones, seguimientos y monitoreos realizados por la Oficina de ControlInterno a los diferentes procesos del Instituto.

Ademas para este periodo evaluado se solicito información de los avances para cada uno delos módulos del Modelo Estándar de Control Interno – MECI, a la Secretaría General – Áreade Atención al Ciudadano, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora deComunicaciones y Subdirección Administrativa y Financiera - Área de Talento Humano.

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO–MECI

1. Módulo de Control de Planeación y Gestión

Para el primer componente la entidad ha desarrollado actividades tendientes al desarrollodel talento humano, inducción a los nuevos funcionarios que ingresaron en este periodo anivel directivo y/o jefaturas: Asesor 105-04 Área Apoyo a la Contratación, Jefe OficinaAsesora Jurídica, Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones y Secretario General, en lostemas de:

1. Misión, Visión y Objetivos de la Entidad2. Estructura Organizacional.3. Generalidades Programa de Capacitación, Salud Ocupacional y de Bienestar Social.4. Régimen Disciplinario, Ley de Acoso Laboral. 5. Valores Éticos del IDRD

6. Evaluación del Desempeño Laboral.7. Aspectos de Nómina y Prestaciones Sociales.8. Generalidades Sistema Gestión de Calidad- MECI y PIGA

Así mismo se realizaron las siguientes capacitaciones por el área del Talento Humano parala presente vigencia son las siguientes:

No. TEMAS No. deconvocados

PUBLICO OBJETIVO

1 Seminario de Asuntos Disciplinarios 3 Control interno disciplinario, Secretaría General

2 Taller de Gestión Financiera – ESAP 4 Presupuesto

3 Sistema de Riesgos Laborales 134 Todas las dependencias

4 Pólizas de Seguro aplicadas a lacontratación

43 Apoyo a la contratación, Subdirección Administrativa y financiera,supervisores De contratos del IDRD

5 Congreso de Normas Internacionales de

Contabilidad para el Sector Público5 Control interno, presupuesto

6 Curso Proceso Verbal disciplinario 3 Control interno disciplinario

7 Seminario Internacional de GerenciaJurídica Pública

4 Oficina Asesora Jurídica

8 Curso Escuela Integral de AvalúosUrbanos

3 Oficina Asesora Jurídica, Administración de Escenarios

9 Curso ITIL – Gestión Informática 2 Sistemas

10 Código de Procedimiento Administrativo y

Contencioso Administrativo21 Oficina Asesora Jurídica, Apoyo a la contratación, talento humano,

Secretaria General, Subdirección Técnica de Parques,

Subdirección Administrativa y financiera, Costos, Control interno disciplinario

11 Gerencia de Mercadeo 25 Recreación, Promoción de Servicios, Deportes, Subdirección

Técnica de Recreación y deportes12 Taller: Cómo prevenir y evitar sanciones

de la UGPP4 Talento Humano, Nóminas

13 Técnicas de Litigio y ArgumentaciónJurídica

13 Oficina Asesora Jurídica, Apoyo a la contratación, talento humano,Secretaria General, Subdirección Técnica de Parques,Subdirección Administrativa y Financiera, Costos, Control internodisciplinario

14 Mecanismos Alternativos de Resoluciónde Conflictos

27 Desarrollo y Gestión Comunitaria, Administración de escenarios,

Comité de Convivencia laboral

En cuanto al tema de las re-inducciones, es preciso señalar que para la presente vigenciano se realizó ningún evento relacionado con este tema, puesto que de acuerdo con loestablecido en las normas vigentes sobre carrera administrativa, los programas dereinducción se impartirán a todos los funcionarios por lo menos cada dos años, o antes, enel momento en que se produzcan dichos cambios, e incluirán obligatoriamente un procesode actualización acerca de las normas sobre inhabilidades e incompatibilidades y de las queregulan la moral administrativa, para lo cual es necesario indicar que se efectuó reinducciónen la vigencia 2013.

Con relación a las actividades de capacitación realizadas en 2013, el alcance fue del 80%de los funcionarios, teniendo en cuenta que para dicha vigencia el Instituto dió cumplimientoa los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo del Servicio CivilDistrital- DASCD y no se implementó Plan de Capacitación.

El Plan Institucional de Capacitación para la vigencia 2014, fue adoptado medianteResolución N° 062 del 14 de febrero de 2014.

Para la vigencia 2014, se espera un alcance del 100% de los funcionarios de CarreraAdministrativa y de Libre Nombramiento y Remoción, que accedan a las capacitaciones.El plan de capacitaciones del 2014 comprende el siguiente temario:

• Sistema de rendición electrónica de cuentas e informes - Secretaria de HaciendaDistrital

• Conferencia sobre plan anual de adquisiciones - Agencia Colombia Compra Eficiente• Diplomado: Normas Internacionales de Información Financiera - DASC• Diplomado virtual Plan de Desarrollo Distrital - DASC• Jornada de Actualización en Contratación Estatal - Alcaldía Mayor de Bogotá• Jornadas de Inducción al Servicio - DASC• Taller Políticas de Inversión y del Riesgo - Secretaria de Hacienda Distrital• Rendición de Cuentas Institucional 2013 - IDRD• Actualización en Decreto 1510 de 2013 - IDRD• Supervisión e interventoría de contratos - IDRD• Decreto 1510 de 2013 - Bolsa Mercantil de Colombia• Manejo de Libre Office - Secretaria de Gobierno Distrital

En cuanto al componente de direccionamiento estratégico la Oficina Asesora de Planeacióninformó las siguientes modificaciones a los proyectos de inversión frente al presupuestoprogramado vigencia 2014:

• 708 “Construcción y adecuación de parques y escenarios para la inclusión”: 1.Traslado Resolución 462 del 24 de julio de 2014 aumento por $522,994.416 y 2.Disminución Resolución 618 del 27 de octubre de 2014 por $522,994.416.

• 842 “Parques inclusivos: física, social, económica y ambientalmente”: TrasladoResolución 462 del 24 de julio de 2014 disminución por $1.546'651.939.

• 928 “Jornada escolar 40 horas semanales”: Traslado Resolución 462 del 24 de julio de 2014 disminución por $5.927'086.945.

• 816 “Bogotá forjador de campeones”: 1. Traslado Resolución 462 del 24 de julio de 2014 aumento por $2.304'024.438 y 2. Disminución Resolución 618 del 27 de octubre de 2014 por $315'106.021.

• 847 “Tiempo libre tiempo activo”: Traslado Resolución 462 del 24 de julio de 2014 aumento por $933,504.127.

• 846 “Acciones metropolitanas para la convivencia”: Traslado Resolución 462 del 24de julio de 2014 aumento por $2.868'501.214.

• 845 “Pedalea por Bogotá”: Traslado Resolución 462 del 24 de julio de 2014 aumento por$117'966.900.

• 818 “Fortalecimiento institucional”: Traslado Resolución 462 del 24 de julio de 2014 aumento por $726'747.789.

A su vez se realizaron las siguientes modificaciones significativas a los programas y/o metasde los proyectos de inversión vigencia 2014:

• 708 “Construcción y adecuación de parques y escenarios para la inclusión”: 1.Se incrementa la meta 1 de 6,5 a 7 parques metropolitanos, zonales y/o escenarios.2. Se incrementa la meta 6 de 12 a 21 parques vecinales. 3. Se disminuye la meta 6de 21 a 17 parques vecinales. 4. Se elimina la meta 3 Construir 1 parquemetropolitano en el Centro Ampliado e incluye la meta 11 Contratar el reforzamientoestructural o renovación de 1 equipamiento deportivo ubicado en el parquesmetropolitanos o zonales (UDS). 5. Se incrementa la meta 1 de 7 a 8. 6. Seincrementa la meta 2 de 1 a 3. y 7. Se disminuye la meta 3 de 2 a 0 parques.

• 847 “Tiempo libre tiempo activo”: Se incrementa la meta 1 de 25 a 38.

• 816 “Bogotá forjador de campeones”: Se incrementa la meta 2 de 250 a 320.

• 842 “Parques inclusivos: física, social, económica y ambientalmente”: Seincluyó la meta 5 Realizar un Foro Internacional de Parques.

De igual manera la Oficina Asesora de Planeación en el mes de octubre realizó elcorrespondiente seguimiento al tercer trimestre del Plan Operativo vigencia 2014.

Frente a la gestión realizada en el elemento operación por procesos con relación a lasmodificaciones y/o creación de nuevos procedimientos, instructivos o manuales que serealizaron en este periodo: se observó la creación de nuevos documentos, de los cualesfueron 4 procedimientos, 2 Instructivos y 2 Fichas técnicas de recreación de diferentesprocesos, igualmente se actualizaron 14 procedimientos, 1 manual, 3 Instructivos y 1 fichatécnica para un total de 19 documentos modificados de diferentes procesos.

Como por ejemplo para el proceso Gestión de Comunicaciones tenemos: Procedimiento deComunicación Interna y Externa se aprobó el 1 de septiembre de 2014 en aspectosrelacionados con la normatividad, definiciones y descripción del procedimiento.

También se modificaron los tipos de divulgación de acuerdo a lo realizado actualmente.Igualmente se ajustaron los tiempos de atención y las actividades a desarrollar según el tipode solicitud.

Con respecto al Instructivo de la página Web se aprobó el 1 de septiembre de 2014, conbase en los requerimientos del programa gobierno en línea en las actividades descritas en elinstructivo ,y se incluyeron las actividades relacionadas con la administración de las cuentasinstitucionales en redes sociales como Facebook, Twitter y YouTube, las cuales no hacíanparte de él. Igualmente se ajustaron los tiempos para la atención de solicitudes deformularios de inscripciones y contenido fijo.

El 1 de octubre de 2014, fue aprobado el Manual de Comunicaciones incluye temas depolítica de comunicaciones, campañas, manejo de vocería, prensa y manejo de crisis, entreotros.

El Plan de Comunicaciones de la vigencia cambió su nombre a Manual de Comunicacionesy de Manejo y Control de Crisis, e incluye en su estructura los capítulos de Política deComunicaciones, Medios de Comunicación, Comunicación Externa y como novedad elManual de Control y Manejo de Crisis con su tipificación y lineamientos en caso depresentarse. Dicha inclusión obedece a dos disposiciones: el Decreto 213 de 2013 queadopta el Manual de Identidad Visual y el Manual de Estilo, Producción y Elaboración deActos Administrativos, modificado posteriormente por el 005 de 2008, y el Manual deDireccionamiento Estratégico para las Comunicaciones del Distrito Capital de Noviembre de

2009, capitulo X que hace referencia a la aplicación para el manejo de crisis de la AlcaldíaMayor de Bogotá. D.C.

Con respecto a los formatos señalados en el Sistema Gestión de Calidad del IDRD, en elproceso de Talento Humano se efectuaron las siguientes actualizaciones: Formato deinducción y entrenamiento en el puesto de trabajo funcionarios de planta de personal confecha de 21 de julio de 2014, verificación de requisitos para otorgamiento de encargo afuncionarios e instructivo otorgamiento encargos con fecha de 16 de septiembre de 2014 ytambién estableció los nuevos formatos: Evaluación de habilidades y aptitudes paraotorgamiento de encargo a funcionarios con fecha de 20 de junio de 2014 y evaluación dehabilidades y aptitudes para otorgamiento de encargo a funcionarios con fecha de 23 deseptiembre de 2014.

En cuanto a los cambios de personal ocurrido en el periodo con corte a noviembre 11 de2014 encontramos 56 personas en encargo, 5 personas en nombramientos ordinarios, 5personas retiradas de los servidores de libre nombramiento y remoción, 2 personas porretiros carrera administrativa, 1 persona por retiro provisional, 3 personas por nombramientoprovisional, 2 personas por retiro planta temporal.

Para la vigencia la relación cuantitativa del personal del Instituto es la siguiente: 186personas en carrera administrativa, 30 personas en provisionalidad, 20 personas ennombramiento ordinario, 96 personas en planta temporal y 13 personas como trabajadoresoficiales.

Para el periodo solicitado y durante la presente vigencia no se han realizado modificacionesa la estructura organizacional del IDRD, igualmente no se realizó modificación a losmanuales de funciones de la planta permanente y temporal del Instituto.

En cuanto al componente indicadores de Gestión el comportamiento de los indicadores paralos meses de julio, agosto, septiembre y octubre de 2014, es el siguiente:

• Julio: De los 30 indicadores que debían medirse, 20 cumplieron con la meta, es decirel 66%, de los 10 indicadores restantes, es importante resaltar: 4 indicadores son desatisfacción de peticionarios, pese a que las PQRS son respondidas en oportunidad,no satisfacen las expectativas de los solicitantes razón por la cual la evaluación desatisfacción es negativa. El indicador de actividades Masivas de Ciclovia, no cumplecon la meta por la cancelación de una de las actividades programadas por parte de laSecretaria Distrital de Movilidad para la realización del desfile de independencia del20 de Julio. Razones por las cuales solamente 5 de los indicadores, es decir el 16%no cumplen con la meta definida para el periodo.

• Agosto: De los 32 indicadores que debían medirse, 24 cumplieron con la meta, esdecir el 75% , de los 8 indicadores restantes, es importante resaltar: 2 indicadores desatisfacción de peticionarios no tenían personas contactadas en el periodo, razón porla cual no hay medición. 2 indicadores son de satisfacción de peticionarios, pese aque las PQRS son respondidas en oportunidad, no satisfacen las expectativas de lossolicitantes razón por la cual la evaluación de satisfacción es negativa. Razones porlas cuales solamente 4 de los indicadores, es decir el 12% no cumplen con la metadefinida para el periodo.

• Septiembre: De los 54 indicadores que debían medirse, 33 cumplieron con la meta,es decir el 61% de los 21 indicadores restantes, es importante resaltar: 6 Indicadoresno reportaron las mediciones para el periodo. 4 indicadores son de satisfacción depeticionarios, pese a que las PQRS son respondidas en oportunidad, no satisfacenlas expectativas de los solicitantes razón por la cual la evaluación de satisfacción esnegativa. 11 indicadores no cumplieron con la meta definida, es decir el 20%.

Octubre: Se encuentra en proceso de consolidación.

En cuanto al componente de políticas de operación de los diferentes procesos quecomponen el mapa de procesos del Instituto se encuentran inmersas dentro de cada uno delos procedimientos, los cuales se van actualizando constantemente.

El componente administración de riesgos se destacan las siguientes actividades:

- Se realizó Seguimiento al Plan de Manejo de Riesgos de Gestión IDRD 2014, respecto delavance logrado en las acciones de control a cargo de las dependencias responsables, de losdiferentes procesos (Ref. Informe Radicado 20141500259753 el 30 de septiembre de 2014,Expediente No. 2014150300200002E y observaciones consignadas en Mapa de Riesgos enel sistema ISOLUCION).

- Se realizó Seguimiento al Cumplimiento del Plan Anticorrupción y de Atención AlCiudadano formulado para el año 2014; se elaboró y difundió internamente y externamente,en el sitio web del IDRD, Informe de Avance del Período de mayo a agosto de 2014 conRad No 20141500226023 de 2014-Agosto-29 (Expediente 2014150300100001E y menúinstitucional en pagina web del IDRD ).

- Informe del Mapa de Riesgos que puedan impactar los resultados previstos en los planesde gestión y los proyectos de inversión y que pudieran llegar a afectar el cumplimiento delos compromisos del plan de desarrollo,de acuerdo al Decreto 334 y Circular 160 del 2013de la Alcaldía Mayor de Bogotá, Decreto 370 de 2014 que modifica los anteriores.

- Se informo a la Dirección General y a los responsables de los procesos el Informe del Plande Manejo de Riesgos de Gestión IDRD 2014, Ref. Informe Radicado 20141500259753 el30 de sep de 2014 y el Informe del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Informede Avance del Período de mayo a agosto de 2014 con Rad No 20141500226023.

2. Módulo de Control de Evaluación y Seguimiento

El Componente autoevaluación institucional, permite a cada responsable de proceso,programas y/o proyectos y sus funcionarios medir la efectividad de sus controles y losresultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas ylos resultados a su cargo y tomar medidas correctivas que sean necesarias para elcumplimiento de los objetivos previstos por el Instituto, para ello se tienen varios actividadesde evaluación, los cuales son el insumo principal para el control de este componente, comoel plan operativo, informe ejecutivo (proyectos de inversión), indicadores y las mismasauditorias internas que realiza la Oficina de Control Interno, pero a su vez se realiza unmonitoreo por medio de una encuesta virtual de percepción, a realizarse entre losfuncionarios y contratistas, con el fin de autoevaluar el Sistema de Control Interno del IDRD,la cual se realizó del 6 al 21 de octubre de 2014, con una participación de 80 personasaproximadamente, el informe y resultados de esta encuesta se encuentra pendiente.

La Oficina de Control Interno ha publicado boletines informativos promocionando elautocontrol: Boletín No. 12. Gestión de Riesgos: Ejercicio de Prevención y Autocontrol. No.13. Estamos comprometidos con la Gestión Documental y la Oficina Cero Papel en el IDRD.No. 14. Micropoder con la Información en la Gestión Pública. N. 15. La Evaluación y el Plande Mejoramiento. No. 16. Autocontrol en los procesos de Atención al Ciudadano, Sistemasde Información, Atención de las Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias de losCiudadanos en el IDRD y No. 17. Autocontrol en la Supervisión e Interventoría de contratosy/o convenios en el IDRD. No. 18 Autocontrol y compromiso en los cambios tecnológicos enel IDRD, No. 19 Autocontrol en el Sistema de Gestión de Calidad en Función del BuenServicio en el IDRD y el No. 20 Autocrontrol en el cumplimiento de las funciones del IDRD.

Para el componente auditoria interna se han realizado las siguientes auditorias: Evaluacióna las Actividades de Planeación del Programa del Festival de Verano 2014 Informe FinalRad. No. 222723 entregado el 26 de agosto de 2014, Evaluación Control InternoDisciplinario. Se inicio evaluación Rad 218233 del 20 de agosto de 2014, se recibiórespuesta Rad 225743 del 22 de septiembre y se encuentra en proceso, EvaluaciónContratos No. 2263 del 2013 y No. 2349 de 2013. se encuentra en proceso. Se realizóevaluación sobre Procesos de Participación Ciudadana y Control Social – IDRD (Ref:20141500161913 el 12 de junio de 2014) y se presentó y envió informe final de evaluacióncon los radicados 20141500 21 8013 / 8033 / 8043 / 80 63 / 8073 del 2014-08-20

(Expediente No. 2014150600200001E).

Se inicio la auditoria interna de control interno y calidad visitando a los parques y escenariosdesde el 23 de septiembre de 2014, con el objeto de “Verificación y seguimiento a la gestióny percepción de los servicios prestados en los parques y escenarios.” el cual se encuentraen proceso, se visitan más de 40 parques y escenarios y por último se esta realizando unaevaluación al área de tesorería al procedimiento ingreso financiero.

Igualmente se programaron y ejecutaron las auditorias internas de calidad, coordinadas porla Oficina de Control Interno, auditando 14 procesos entre los días 23 de octubre al 7 denoviembre de 2014, las cuales originaron observaciones y no conformidadesrespectivamente, se encuentra pendiente cerrar la auditoria a los parques y escenarios endonde se programaron 48 parques y escenarios a visitar.

Frente al componente planes de mejoramiento la Oficina de Control Interno realizóseguimiento a control de advertencia -Convenio de Cooperación No. 2322 de 2013 IDRD-UDCA-No.10000-03486 de la CONTRALORIA DISTRITAL DE BOGOTÁ D.C. (Rad. IDRD20142100060292 / 05-03-2014). Para atender el reporte a realizar por medio del DirectorGeneral y del Jefe de la Oficina de Control Interno, se envió a la Secretaria de CulturaRecreación y Deporte, documento con radicado con No. 20141500075251 del 04 de julio de2014. La OCI Convocó con Rad. 20141500227013 a la Sub. T. de Deportes y Recreación,responsable de ejecutar plan de acción para atender este control a reunión efectuada el 02de septiembre de 2014 donde se efectuó seguimiento a su avance, se solicitaronaclaraciones y soportes. Con radicado IDRD No.20141500254073 del 24/09/2014 la OCIsolicitó a la Sub. de Recreación y Deportes, para el día 02 de octubre de 2014, diligenciar yremitir oportunamente a esta Oficina, el reporte actualizado para envío a la Secretaria deCultura en el formato de base pertinente (de acuerdo con las instrucciones de la Circular 16del 06 de marzo de 2008 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C), ylos convocó a reunión para seguimiento el 03 de octubre de 2014.

Igualmente fue enviada la información a la Contraloría de Bogotá en las siguientes fechas:La cuenta de julio fue enviada el 15 de agosto de 2014; la cuenta de agosto fue enviada el 9de septiembre de 2014, la cuenta de septiembre se envía en octubre 8 de 2014; Asimismose envío el informe al Culminar la Gestión del director saliente Javier Orlando Suárez el 15de agosto de 2014.

A través de Radicado No. 89761 del 4 de agosto de 2014, se envío el Plan de Mejoramientode la Auditoria Especial Jornada Escolar 40 horas, PAD 2014 a la Contraloría Sectorial,según comunicado del 28 de julio de 2014 de la Contraloría Distrital.

A través de Correo Electrónico de la Secretaria Distrital de Hacienda se envió el Plan de

Mejoramiento a la Contraloría General de la Nación el 17 de julio de 2014.

Se remitieron los informes por medio del aplicativo dispuesto: (i) Relación de causas queimpactan los resultados de los avances de la gestión presupuestal, contractual y física encumplimiento de las metas del plan de desarrollo de la Entidad u Organismo, (ii) Mapa deRiesgos que puedan impactar los resultados previstos en los planes de gestión y losproyectos de inversión y que pudieran llegar a afectar el cumplimiento de los compromisosdel plan de desarrollo, (iii) Relación de los diferentes informes que haya presentado ypublicado, en cumplimiento de sus funciones y sobre la ejecución del programa Anual deAuditorías. de acuerdo al Decreto 334 y Circular 160 del 2013 de la Alcaldía Mayor deBogotá, Decreto 370 de 2014 que modifica los anteriores.

Se remitió el informe a la Alcaldía Mayor de Bogotá según Decreto 370 de 2014, circular 160de 2013 y Decreto 334 de 2013, sobre los Resultados del Avance de la Implementación ysostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.

3. Eje Transversal Información y Comunicación

El Instituto cuenta con módulos de información y tramites en los CADES, las actividades yobligaciones que llevan a cabo las personas que prestan sus servicios son las siguientes:

• Brindar información ágil y oportuna a los ciudadanos y ciudadanas que visitan losCentros de Atención Distrital Especializados- Supercades de los servicios prestadospor el IDRD, en el sitio que previamente señale el supervisor del contrato.

• Estar en contacto permanente con las diferentes dependencias del instituto en lascuales involucren las diferentes solicitudes de los clientes externos que visitan elmodulo en los Centros de Atención Distrital Especializados- Supercades.

• Mantener informado al supervisor del contrato las acciones preventivas y correctivasnecesarias requeridas con el fin de ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos yciudadanas de Bogotá que visitan el Stand del IDRD en los Centros de AtenciónDistrital Especializados- Supercades.

Para la presente vigencia, los canales de comunicación internos, externos y mixtos con quecuenta el IDRD son los siguientes:

• Internos:

- Carteleras: Cuatro en total situadas en el hall de ingreso a la sede administrativa delIDRD, las cuales son actualizadas permanentemente por la oficina asesora decomunicaciones.

- Tablero electrónico: Ubicado en la recepción de la sede administrativa enseña a losvisitantes y funcionarios (as) mensajes de manera rotativa de eventos relevantes,escenarios manejados por el Instituto y programas prioritarios de la Administración.

- Retablos: Recurso de comunicación visual con el que promocionamos nuestros másimportantes eventos recreodeportivos, que luego de ser fotografiados son ampliados yfijados en los muros de la sede administrativa y en los parques y escenarios.

- Altavoz: Sistema electrónico de audio, para dar a conocer mensajes pregrabados, cuñaspromocionales, anuncios y convocatorias de sucesos relevantes de inmediata atención porparte del personal de la entidad, a través de sus parlantes distribuidos en oficinas ycorredores de la sede administrativa.- Correos electrónicos masivos: Empleados para el suministro a funcionarios (as),contratistas, suscriptores e instituciones de buena parte de los recursos informativosproducidos por la Oficina de Comunicaciones y por áreas como el Despacho, TalentoHumano entre otros.

- Te cuento que..: Formato virtual con breve contenido de un tema especifico enviado porlas dependencias o a criterio del jefe de Comunicaciones, respaldado por la firma delDirector General.

- Noti IDRD: Publicación virtual de carácter bimestral con el resumen gráfico en su mayoríade los evento realizados por el Instituto en ese lapso de tiempo.

- Boletines de Control Interno: Publicaciones virtuales cuyo contenido es producido por laOficina de Control Interno con el fin de informar detalladamente al personal del Instituto enque consiste y como opera el autocontrol.

• Externos.

- Comunicados de prensa: Su contenido informativo se remite a los medios deComunicación masivos y comunitarios así como a las oficinas de prensa de AlcaldíasLocales y entidades distritales.

- Ruedas de Prensa: Información de gran importancia para la comunidad capitalina,suministrada por el vocero oficial del Instituto o quien delegue a los Medios deComunicación hablada y escrita convocados previamente y quienes amplían su contenidopreguntando al representante de la Entidad.

- Difusión en eventos: Promoción de actividades y programas del Instituto a cargo de los

presentadores y animadores de cada actividad en parques y escenarios de la capital. Enocasiones se acompañan de videos presentados en las pantallas adecuadas en loscostados de las tarimas.

- Campañas informativas: La Oficina de Comunicaciones, cuando así lo requieren losresponsables de los eventos, desarrolla este tipo de estrategias que incluyen diseños depiezas y plan de medios que involucran medios de prensa escrita, radio y televisión.

- Pantallas móvil y del estadio El Campín: A través de ellas, una dispuesta sobre unvehículo y dos en el escenario futbolero, se promocionan no solo los eventos del IDRD sinotambién los de la Alcaldía Mayor de Bogotá y demás instituciones distritales.

- Pancartas y pendones en parques y escenarios del IDRD: Cada evento realizado por elInstituto es acompañado visualmente por este tipo de piezas informativas, estrategicamenteubicadas dentro y fuera del escenario.

- Redes Sociales (Facebook, Twitter, You Tube e Instagram): Empleadas para divulgarde manera masiva e inmediata información institucional, con lo cual se obtiene unaparticipación ciudadana y una respuesta inmediata gracias a su interrelación. Con ellas seposiciona al IDRD y se aumenta el tráfico de visitas al portal.

• Mixtos.

- Página web: Medio interactivo en Internet con la información escrita y gráfica del IDRDpara consulta del público de sus programas recreodeportivos así como de su conformacióninterna. Diariamente es alimentada con las noticias más relevantes de programas yproyectos que adelanta el Instituto y se reciben además consultas, quejas y peticiones deciudadanos.

- Agenda de Actividades: Resumen semanal con los principales eventos deportivos yrecreativos desarrollados por el Instituto que se dan a conocer virtualmente a funcionarios(as) de la Entidad, Medios de Comunicación, Entidades Distritales, Alcaldías Locales,suscriptores, redes sociales y a la comunidad en general que visita la página web.

Entre las actividades sobresalientes de la Gestión del área de Comunicaciones entre el 12de junio y el 31 de octubre del año 2014: Pantallas gigantes para ver el mundial de fútbolgratis en parques administrados por el IDRD, cubrimientos de la Carrera de Sur (22 dejunio), inauguración biblioteca del Deporte en el estadio El Campín (24 de julio), Festival deVerano (1 al 10 de agosto), Foro 'Ciudades Sostenibles (11 de agosto), Préstamo bicicletasGenfar-IDRD (21 de agosto), Entrega Bicicorredor Eje Ambiental (2 de septiembre),

remodelación UCAD (17 de septiembre), entrega incentivos deportistas de Bogotá (17 deseptiembre), encuentro Muévete Escolar (26 de septiembre), Comunidad DUNT con elAlcalde Mayor de Bogotá D.C. Gustavo Petro (26 de septiembre), inauguración JuegosComunales (28 de septiembre), Nuevas estaciones préstamo bicicletas Colpatria-IDRD (28de septiembre).

Adicionalmente se obtuvo un ahorro para el Instituto por Free Press de $6.777.147.589,registramos 1.030 notas positivas frente a 151 negativas, se enviaron a Medios deComunicación 35 comunicados de prensa y 22 agendas de actividades. Éstas últimastambién se remitieron a suscriptores, oficinas de prensa de entidades distritales y alcaldíaslocales así como al personal del IDRD. En igual forma se presentó un aumentó de 11.415en los seguidores Likes en Facebook y 37.786 en Twitter, mientras que las visitas a lapágina se incrementó en 36.395.

A continuación se describen las acciones mas reelevantes impulsadas por el Defensor delCiudadano.

• Icono Defensor del Ciudadano : Mediante oficios 30623, 30633 y 30643, se solicitóa las Subdirecciones Técnicas de Parques, Construcciones y Recreación y Deporteslos números telefónicos y el horario de atención de los monitores o gerentes de zonaencargados de realizar actividades deportivas, recreativas, administración yprestamos de escenarios y responsables de proyectos en ejecución, con el objetivode establecer un vinculo mas cercano con el ciudadano y suministrarle informaciónsobre los programas que se desarrollan en su localidad. Lo anterior, como estrategiapara minimizar el numero de peticiones, quejas y reclamos. Esta información seencuentra actualizada y puede ser consultada en el Icono del Defensor delCiudadano, como instrumento de gestión para la comunidad. Dentro de su contenido,se describen los mecanismos con que cuenta el ciudadano para interponerpeticiones, quejas y reclamos.

• Atención a solicitudes recibidas a través del correo electrónico: Mediante oficio30613, se enfatizó en la importancia de resolver de forma rápida y eficaz lassolicitudes allegadas por Redes sociales y twitter, así como los correos electrónicosdireccionados por el área de atención al cliente, quejas y reclamos, interpuestos porlos ciudadanos. Lo anterior, de conformidad con lo establecido en la ley 1437 de2011.

• Publicación a respuestas: Continuamente se realiza seguimiento a lasdependencias encargadas de emitir las respuestas a las PQRS, las cuales son

publicadas en el Sistema Distrital de Quejas y Soluciones cuya finalidad radica enque el ciudadano pueda consultar de forma oportuna la respuesta a su requerimiento.

• Seguimiento al nivel de satisfacción: Para medir el nivel de satisfacción conrespecto a las respuestas emitidas por parte de la entidad, el Área de Atención alCliente y la Defensoría del Ciudadano realiza llamadas de seguimiento a lospeticionarios aplicando una encuesta, con el fin de percibir la opinión del ciudadano,cuyo resultado es enviado a las dependencias encargadas de emitir las respuestas.Esta actividad, busca retroalimentar el proceso de atención de PQRS. A su vez sesolicitó a las Subdirecciones, Jefes de Oficinas Asesoras y responsables de áreasmediante oficio 117083, impartir instrucciones para que las respuestas sean claras,oportunas y resuelvan de fondo las inquietudes del ciudadano. En el evento en quenuestra entidad no sea competente para resolver las peticiones, deberá darsetraslado a la entidad encargada de brindar respuesta, incluso informando alciudadano a través de oficio sobre esta actuación.

• Suministro de información institucional: Gracias a la colaboración de lasSubdirecciónes Técnicas de Recreación y Deportes y Parques contamos coninformación actualizada sobre clubes y escuelas deportivas clasificados por disciplina,la cual remitimos de forma inmediata al correo electrónico de los usuariosinteresados. Esta información junto con otros datos de interés se encuentran adisposición de las personas encargadas de atender al usuario en los Supercades. Asu vez, mediante oficio 61323 se solicitó a las Subdirecciones, Oficinas asesoras y alÁrea de Desarrollo y Gestión Comunitaria, facilitar el suministro de informacióninstitucional y hacer participe a los supercades como puntos importantes para llevar acabo inscripciones a eventos, reservas o prestamos de escenarios y demásactividades que faciliten al ciudadano los tramites y servicios con que cuenta laentidad.

• Actividades recreativas en los Supercades: Mediante oficio 61343, se solicitó a laSubdirección técnica de Recreación y Deportes, programar actividades recreativas opausas activas al interior de los Supercades, como estrategia para dar a conocernuestros servicios y hacer participe a los ciudadanos que realizan sus tramites enestos puntos. También se solicito la autorización a la red Cade para llevar a caboestos eventos.

• Divulgación Tips Institucionales: La Oficina Asesora de Comunicaciones recopilóinformación puntual sobre los tramites y servicios que presta el IDRD, la cual fueremitida mediante oficio 21931 a la Subdirección operativa de la Red CADE, con elobjetivo de transmitir a través de tableros electrónicos y televisores ubicados en losSupercades los tips institucionales de nuestra entidad.

• Datáfonos en los Parques: En razón a los desplazamientos del ciudadano pararealizar los pagos a nuestra entidad por concepto de alquiler y uso de escenarios,efectuados a través del Banco Davivienda, se solicitó mediante oficio 54313 y 59762implementar la herramienta denominada “Daviplata”, para hacer efectivos los pagosen línea por este concepto. A su vez se propuso evaluar la posibilidad de instalardatáfonos en los parques buscando el beneficio mutuo. En respuesta a estapropuesta, la Subdirección Administrativa y Financiera traslado esta iniciativa alBanco Davivienda, según oficio 23741.

• Folleto Institucional: Con la colaboración de la Oficina Asesora de Comunicacionesy la Subdirección Técnica de Recreación y Deportes, se elaboró un plegableinstitucional que contiene información puntual sobre los programas que adelanta laentidad. Lo anterior, con el objetivo de difundir este prospecto entre los usuarios quevisitan nuestros puntos de atención en los supercades. Actualmente se entrega a losciudadanos para su ilustración.

• Asignación espacio práctica deportiva de BOCCIA DEPORTE PARALIMPICO:Acogiendo la inquietud de algunos padres de los deportistas de la disciplina deBOCCIA y con el apoyo de profesionales de la Subdirección Técnica de Recreación yDeportes, se solicito mediante oficio 6407 – 2, la asignación de un espaciopermanente y con las condiciones requeridas para llevar a cabo la práctica deportivade BOCCIA Deporte Paralímpico. En respuesta a esta solicitud, la SubdirecciónTécnica de Parques sugirió coordinar algunos horarios con los administradores de losescenarios relacionados en el oficio 38621, para llevar cabo la práctica deportiva.

• Revisión procedimiento pago cuentas programa 40 horas: En razón a variasinquietudes de profesores del programa 40 horas, mediante oficio 6888 – 2, sesolicitó la revisión del procedimiento establecido para agilizar el pago mensual. Enrespuesta a esta solicitud y según oficio 95493 se ajusto el procedimiento.

• Inscripciones vacaciones recreativas: Nuevamente con oficio 117243 se propuso ala Subdirección Técnica de Recreación y Deportes tener en cuenta nuestros puntosde atención ubicados en los supercades para inscribir a los niños que disfrutaran delprograma vacaciones recreativas.

• Parques vecinales y de bolsillo: De conformidad con los lineamientos establecidosen el POT, se solicitó a la Subdirección Técnica de Parques,mediante oficio 6964-2,el envió del listado de parques vecinales y de bolsillo clasificados por localidad a laDirección Distrital de Servicio al Ciudadano con el objetivo de direcciónar lassolicitudes interpuestas por el ciudadano desde esa dependencia a las AlcaldíasLocales respectivas, evitando el desgaste administrativo que ímplica trasladar los

requerimientos. Lo anterior como estrategía para mitigar las PQRS que no soncompetencia de nuestra entidad. Esta información, fue remitida según oficio 34691 ala Subdirección de Calidad y Servicio de la Alcaldía mayor de Bogotá

• Competencia del POT: Con el objetivo de precisar el alcance del Plan deOrdenamiento Territorial vigente, se elevó consulta 10989 – 2 sobre los lineamientosa seguir respecto de la administración y mantenimiento de parques vecinales y debolsillo. Sobre el particular, la Subdirección Técnica de Parques precisó loslineamientos a seguir según oficio 53701.

• Exoneración cobro: Nuevamente se elevó solicitud 10993 – 2 para que se adelantenlas gestiones ante el banco Davivienda, a fin de exonerar del cobro de tarjeta ydemás cobros bancarios a los servidores de nuestra entidad vinculados bajo lamodalidad de Contrato de Prestación de Servicios.

• Capacitaciones: El personal de apoyo que presta sus servicios en los Supercadesfue capacitado en los temas que a continuación se enuncian, brindando informaciónactualizada a los ciudadanos.

- Guia de trámites y servicios- Pasaporte vital- Radicación de documentos externos y manejo de orfeo- Atención a peticiones, quejas y reclamos.

Se presenta la Relación cuantitativa de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias consu clasificación:

Mes Certificaciones Denuncia Petición de interésgeneral

Queja Reclamo

JULIO 3 0 89 4 14

AGOSTO 0 1 96 8 17

SEPTIEMBRE 0 7 152 7 24

OCTUBRE 0 1 121 7 14

TOTAL 4 11 493 26 77

A continuación se describen algunas de las actividades más sobresalientes que serealizaron en el presente periodo, en cumplimiento del objeto y misión del Instituto:El domingo 20 de Julio de 2014 se llevó a cabo la primera válida Infantil y Juvenil deescalada tipo “Bulder” en el Parque Metropolitano El Túnal. El IDRD organizó las

competencias con las que se inauguró el muro de escalada con una asistencia alrededor de150 niños quienes hicieron realidad sus expectativas deportivas y recreativas como adeptosa este deporte.

Entre el 1 y el 10 de agosto, el IDRD organizó una nueva versión del Festival de Verano ensu edición 18, con cubrimiento de eventos recreativos y deportivos en 10 localidades y 19escenarios, considerado el evento deportivo, recreativo y cultural más importante del País. Dentro de la desconcentración del Festival, están contemplados escenarios como el ParqueMetropolitano Simón Bolívar, Unidad Deportiva El Salitre, y Salitre PRD, Coliseos ElCampín, El Jazmín, Palacio de los Deportes, Gimnasio del Norte, Velódromo Luis CarlosGalán y en los parques El Tunal, Los Novios, entre otros, con más de 150 actividades queconvocó a cerca de 3 millones de asistentes en Bogotá. Entre los principales atractivos de la presente edición se encuentró la Ciclovía Nocturna el 5de agosto, el Panamericano de BMX, el tercer concierto Ambiental, que este año hizó lapresencia de Pedro Aznar de Argentina, Andrea Echeverry y Latin Latas, Record Guinnes dePilates, Copa Internacional de Taekwondo, Eliminatoria de boxeo a Juegos CentroAméricanos y del Caribe homenaje a “Rito Rosas” la segunda versión de la carrera familiarCanicross y el festival de Karts. La parte infantil estuvo a cargo de los protagonistas de laserie de televisión “Los Padrinos Mágicos”. Igualmente como regaló a Bogotá en su cumpleaños el Instituto Distrital de Recreación yDeporte, IDRD, entrego el Coliseo de Squahs y se tendrán dos Show Pirotécnicos de tipomusical, el tradicional Festival Internacional de Cometas, además de los tradicionalesconciertos de inauguración y clausura, Playa de Verano y el partido de fútbol las estrellas.

En un hecho histórico y trascendental para el patrimonio cultural de la ciudad, el IDRD el 5de septiembre de 2014 entregó -mediante convenio interadministrativo- un lote de terrenocon área de 9,490.5 m2 ubicado dentro de la Unidad Deportiva El Campín a la OrquestaFilarmónica de Bogotá, la cual adelantará el proyecto de construcción de su nueva sede.Para la administración de la Bogotá Humana es una avance contundente en elfortalecimiento de los escenarios que promueven la cultura en la ciudad.

El Programa Hábitos y Estilos de vida Saludable de Coldeportes entregó el pasadomiércoles 10 de septiembre un premio de reconocimiento a la Ciclovía de Bogotá, por sutrayectoria y contribución a que la ciudad de Bogotá, sea la más activa y saludable. Laceremonia de premiación a los programas de hábitos y estilos de vida saludable se llevó acabo en el salón rojo del Hotel Tequendama. El evento presidido por la subdirección deColdeportes el cual tuvo como objetivo reconocer la labor de actores fundamentales en eldesarrollo de los programas territoriales en materia de deporte, actividad física, hábitos y

estilos saludables en la población.

En el marco de las celebraciones de los 40 años de la Ciclovía bogotana desde el domingo28 de septiembre, los usuarios pueden disfrutar de un nuevo servicio, sin costo, gracias a laalianza entre el IDRD y la compañía de seguros Axa Colpatria, el cual consiste en elpréstamo de 60 nuevas bicicletas, triciclos con capacidad para tres personas, en los quepodrán pasear incluso las mascotas; bicicletas para dos personas y bicicletas individuales.

Los días miércoles 22 y jueves 23 de octubre de 2014 ,se realizó este importante eventoacadémico y ambiental en el cual colocó en alto la importancia de los escenarios comoparques urbanos en el cambio climático. Ocho conferencistas provenientes de EstadosUnidos, Austria, Canadá, Brasil, Argentina y Francia presentaron sus ponencias en losconversatorios del VII Foro Internacional de Parques, que organizó el Instituto Distrital deRecreación y Deporte, IDRD. La temática principal de este importante evento fue el papel delos parques urbanos como una oportunidad para enfrentar el cambio climático, visto desdela experiencia de diferentes escenarios del mundo.

Con el tradicional encendido de la llama olímpica, 1.500 adultos mayores de las 20localidades de Bogotá dieron inicio a la III versión de las Olimpiadas Recreodeportivas deBogotá organizadas por el Instituto Distrital de Recreación y Deporte, IDRD. Fueron 11 díasde competencias en 14 disciplinas como Ajedrez, Natación, Pentatlón, Tenis de Campo yTenis de mesa. Al igual que en juegos tradicionales como Cachivol, Ponchados, trompo,Coca, Yoyo, Bolo, Domino, Tejo, Rana, Baloncesto y Parques. Hasta el 24 de octubre enescenarios de la Caja de Compensación Familiar, Compensar, y la Unidad Deportiva elSalitre del IDRD, se reunió este importante grupo de personas mayores como parte de losprogramas de recreación y deporte de la BOGOTA HUMANA.

Desde 1995, los bogotanos se reúnen a celebrar el Día de la Bicicleta, como unreconocimiento a la importancia lúdica y de movilidad para la ciudad. Esta vez, el domingo 9de noviembre de 2014 la cita fue en el Parque Nacional en donde los asistentes disfrutaronde variadas actividades como ciclo paseos, concursos y exhibiciones. Así se dió inicio a laSemana de la Bicicleta, la cual se extenderá hasta el lunes 17 de noviembre, y tiene en lajornada de inicio, un sello especial por el escenario y la cantidad de personas que lo visitan,además de un tradicional punto de encuentro de la Ciclovía bogotana.

3. Generalidades y Observaciones del Estado General del Sistema de Control Interno

Con el reto inmediato de mantener los buenos resultados del deporte bogotano y derecuperar más espacios para la práctica del deporte, se posesionó ante el Alcalde Mayor deBogotá, Gustavo Petro Urrego, el nuevo director del Instituto Distrital de Recreación yDeporte, IDRD, Aldo Enrique Cadena Rojas el día 11 de julio de 2014.

Se debe continuar actualizando los procedimientos, manuales, instructivos y formatos detodos los procesos, debido que en las Auditorias Internas de Calidad se evidenciarondocumentos del año 2008, los cuales ya no son operativos en algunas actividades.

Continuar con el fortalecimiento de la operatividad de los grupos de GESTORES DE ÉTICAy del EQUIPO MECI, integrados en años anteriores con funcionarios de la entidad.

Se continúa con la carencia de la formalización de los acuerdos de gestión, según loestablecido en el Titulo VIII de la Ley 909 de 2004 (Art 50), para todos aquellos funcionariosque ocupen cargos que conlleven ejercicio de responsabilidad directiva en la entidad.

Igualmente se debe fortalecer el grupo auditor de calidad para las vigencias futuras, enrazón a la integración de los diferentes sistemas de gestión, SIG (Sistema Integrado deGestión Distrital), capacitaciones y ampliación del grupo en los auditores en los temas de:gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional, seguridad de la información, gestióndocumenta y archivo y responsabilidad social.

Se continua con la falta de pertinencia del plan para orientar proceso de la gestión deProyectos UEL, con sus objetivos y metas específicas para impulsarlo; considerando queeste proceso no opera con nuevos proyectos en lo transcurrido de la vigencia del año 2013 y2014, se viene presentando desde el 2011 una drástica reducción de su operación conrespecto a vigencias anteriores.

Se apreció falta de gestión por parte del Área de Apoyo a la Contratación debido a demorasen publicar y elaborar la documentación necesaria para publicar las licitaciones o losdiferentes procesos de contratación, así como la organización en las carpetas contractualesy en los expedientes virtuales.

Respecto al resultado de los indicadores de gestión en este periodo se evidenció una bajagestión de algunas dependencias, su cumplimiento se encuentra entre un promedio del 61%y 70%. Es importante resaltar que dentro de los indicadores que no cumplen la meta, estánlos de satisfacción de peticionarios, pese a que las PQRS son respondidas en oportunidad,no satisfacen las expectativas de los solicitantes razón por la cual la evaluación desatisfacción es negativa. Para la último análisis obtenido (mes de Septiembre), resaltandoque 6 Indicadores no reportaron las mediciones para el periodo y el restante no cumplió lameta.

AlCALDiA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

CUlTURA. RECREACION y DEPORTEm.blulO OosuitelÓIIIReae_ r Depone

que 6 Indicadores no reportaron las mediciones para el periodo y el restante no cumplió lameta.

En cuanto al proceso de Gestión Documental no se evidencia avances en el cronograma detrasferencias documentales 2014, evidenciando trasferencias que se originaron de losdiferentes parques y escenarios.

Fortalecer los controles en cuanto al cumplimiento de los planes de acción propuestos en losdiferentes planes de mejoramiento (interno y externos), por parte de los responsables decada proceso, asi como el reporte de los avances con sus respectivos soportes para serrevisados y analizados y cuando sea el caso ser presentados a los diferentes entes decontrol.

La Oficina de Control Interno ha recomendado a todos los ordenadores de gasto fortalecer ymejorar las gestión presupuestal del Instituto programada para el año vigente. De igualforma fortalecer el trabajo en equipo para mejorar la gestión y así cumplir con los objetivos ymetas para la vigencia.

Cordialmente,

LUIS FRANCIS O A TE CÉSPEDESJEFE OFICINA O ONTROL INTERNOProyectó: Yina Paola Figueroa Carmargo - Contratista, Oficina de Control Interno rf) ~/

Eduardo Torres Lugo - Profesional Especializado. Oficina de Controllnt~E/"

Calle 63 No. 59A - 06Tel: 660 54 00www.idrd.gov.coInfo.: Línea 195

eQISO 9001 t\.~A

~

BOGOTÁHU<1ANA