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INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE

IDRD

INFORME FINAL DE EVALUACIÓN AL PROCEDIMIENTO DELIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Proceso: Procedimiento de Liquidación de Nómina

Responsable: Subdirectora Administrativa y Financiera – Área deTalento Humano – Área de Nómina.

Bogotá D. C., Junio de 2015

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TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................3

2. OBJETIVO GENERAL....................................................................................................3

3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS...........................................................................................3

4. ALCANCE.......................................................................................................................3

5. METODOLOGÍA.............................................................................................................4

6. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA............................................................4

6.1. Incremento Salarial 2015.............................................................................................8

6.2. Gastos de Representación..........................................................................................9

6.3. Liquidación Prima Técnica.........................................................................................11

6.4. Liquidación Prima de Antigüedad..............................................................................12

6.5. Retención en la Fuente..............................................................................................13

7. HALLAZGOS................................................................................................................17

8. OPORTUNIDADES DE MEJORA.................................................................................18

2

1. INTRODUCCIÓN

Dando cumplimiento al Plan Operativo de 2015 de la Oficina de Control Interno,se llevó a cabo la Evaluación al Procedimiento de Liquidación de Nómina, esteinforme presenta los resultados de la auditoría realizada con el fin de impulsar ymejorar los controles de las actividades a desarrollar relacionadas con el procesode liquidación de Nómina de los funcionarios del IDRD.

La evaluación se efectuó por un profesional al servicio de esta dependencia, aquien se les brindó por parte del Área de Talento Humano – Nómina lainformación, el acceso, acompañamiento y el apoyo pertinente requerido duranteel transcurso del trabajo.

2. OBJETIVO GENERAL

Verificar y evaluar el Procedimiento de la Liquidación de Nómina de losfuncionarios del IDRD.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

• Verificar el cumplimiento de la Normatividad vigente que regula los procesos.• Determinar que los procesos se cumplen conforme los manuales y parámetros

definidos para su operación.• Verificar la implementación del “Procedimiento de Liquidación de Nómina” (V6).• Verificar controles que aseguren el suministro oportuno de la información que

debe tener el Responsable de liquidar la Nómina para su correcta elaboración.• Constatar que los registros se realizan con base en soportes.

4. ALCANCE

La mencionada Evaluación se realizará en base al procedimiento yreglamentación de Liquidación de la Nómina de los funcionarios del IDRD, en elÁrea de Talento Humano – Nómina, con el fin de verificar a nivel de procesos lainformación del sistema y/o aplicativo como los documentos físicos de lacorrespondiente liquidación.

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5. METODOLOGIA

La Evaluación se realizará por un funcionario de la Oficina de Control Interno delIDRD, de acuerdo con el procedimiento de Auditorías Internas de Control Interno ylas Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas, las cuales incluyenindagaciones y obtención de evidencias, con el fin de soportar el informe donde seregistrarán las observaciones, oportunidades de mejora y/o no conformidades,que serán comunicadas a la Subdirección Administrativa y Financiera, TalentoHumano y al responsable del proceso de liquidación de la Nómina.

Con relación a la obtención de evidencias en el proceso de la Evaluación serealizarán actividades de:

• Inspección• Análisis• Visitas• Observación• Confirmación• Revisión analítica

6. PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA

Para la verificación al procedimiento de liquidación de nómina del IDRD, se tuvoen cuenta la siguiente normatividad: Resolución No. 004 del 16 de mayo de 2014(Por la cual se compila el Régimen Salarial de Empleados Públicos del InstitutoDistrital de Recreación y Deporte IDRD la cual está constituida por los conceptosde Asignación Básica, Gastos de Representación, Prima Técnica, Auxilio deTransporte, Subsidio de Alimentación, Viáticos, Horas Extras Dominicales yFestivos, Prima de Servicio, Bonificación por Servicios Prestados, Prima deAntigüedad), Resolución No.005 del 5 de agosto de 2014 (Por medio de la cual seaclara la Resolución 004 del 16 de mayo de 2014 “Prima de Antigüedad”),Resolución No. 009 del 31 de diciembre de 2014 (Por medio de la cual semodifica el Artículo 3 de la Resolución No. 004 del 16 de mayo de 2014 “Gastosde Representación”), Resolución No. 002 del 28 de enero de 2015 (Por la cual sefija el incremento salarial para la vigencia 2015) y la Ley No. 1607 del 26 dediciembre de 2012.

El Instituto de Recreación y Deporte IDRD, presenta los siguientes niveles ynúmeros de cargos:

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PLANTA PERMANENTE:

NIVEL DIRECTIVO GRADO No. CARGOS

DIRECTOR GENERAL 4 1

SECRETARIO GENERAL 3 1

SUBDIRECTOR TECNICO 2 3

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVO 2 1

JEFE DE OFICINA 1 3

TOTAL CARGOS NIVEL DIRECTIVO 9

NIVEL ASESOR GRADO No. CARGOS

ASESOR 4 1

JEFE OFICINA ASESORA 3 3

ASESOR 2 1

ASESOR 1 7

TOTAL CARGOS NIVEL ASESOR 12

NIVEL PROFESIONAL GRADO No. CARGOS

PROFESIONAL ESPECIALIZADO 11 9



TESORERO GENERAL 8 1

ALMACENISTA GENERAL 8 1




PROFESIONAL UNIVERSITARIO 4 3




TOTAL CARGOS NIVEL PROFESIONAL 102

5

NIVEL TECNICO GRADO No. CARGOS

TECNICO OPERATIVO 10 10






TOTAL CARGOS NIVEL TECNICO 59

NIVEL ASISTENCIAL GRADO No. CARGOS

SECRETARIO EJECUTIVO 11 6


AUXILIAR ADMINISTRATIVO 9 2

CONDUCTOR 8 7







TOTAL CARGOS NIVEL SISTENCIAL 75

AFORADOS PÚBLICOS:

CARGOS GRADO No. CARGOS


CONDUCTOR 1 1

TOTAL CARGOS AFORADOS PÚBLICOS 2

6

TRABAJADORES OFICIALES:

CARGOS CÓDIGO No. CARGOS

ADMINISTRADOR 2 TO2 1

PROFESIONAL ESPECILIZADO TO2 1

TECNICO DE MANTENIMIENTO TO3 2

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO TO4 4

AUXILIAR ADMINISTRATIVO TO4 1

AUXILIAR DE MANTENIMIENTO TO11 3

CELADOR TO4 2

TOTAL CARGOS TRABAJADORES OFICIALES 14

PLANTA TEMPORAL:

NIVEL PROFESIONAL GRADO No. CARGOS



PROFESIONAL ESPECILIZADO 5 2

PROFESIONAL ESPECILIZADO 6 23

TOTAL CARGOS NIVEL PROFESIONAL 67

NIVELTÉCNICO GRADO No. CARGOS

TÉCNICO OPERATIVO 7 8

TOTAL CARGOS NIVELTÉCNICO 8

NIVEL ASISTENCIAL GRADO No. CARGOS

AUXILAR ADMINISTRATIVO 1 9

AUXILAR ADMINISTRATIVO 6 25

TOTAL CARGOS NIVEL ASISTENCIAL 34

7

TOTAL CARGOS PÚBLICOS

PLANTA PERMANENTE 257 67%

AFORADOS PÚBLICOS 2 1

TRABAJADORES OFICIALES 14 30%

PLANTA TEMPORAL 109 4%

TOTAL CARGOS PÚBLICOS IDRD 382 100%

6.1. INCREMENTO SALARIAL 2015:

Se solicitaron comprobantes de nóminas del sistema KACTUS de algunosfuncionarios de los meses de diciembre de 2014 y marzo de 2015 al Área deTalento Humano – Nómina, para comparar y revisar el incremento salarial delpresente año aprobado por la Junta Directiva del IDRD.

8

Se escogieron de forma aleatoria los siguientes funcionarios donde se pudoverificar que de acuerdo a la Resolución No. 002 del 28 de enero de 2015 a losfuncionarios se les practicó un incremento salarial del 5,16% para el presente año:

Nombres Cargo Asignaciónbásica 2014

%Incremento

Asignaciónbásica 2015

ALDO ENRIQUE CADENA

DIRECTOR $ 6.789.236 5,16% $7.139.561

CARLOS HERNAN HERMIDA

SECRETARIO GENERAL $ 5.430.665 5,16% $5.710.887

LARRY SADIT ALVAREZ

SUBDIRECTOR TECNICO

$ 5.288.705 5,16% $5.561.602

LUIS FRANCISCO CANTE

JEFE DE OFICINA $ 4.297.857 5,16% $4.519.626

JOSE LUIS PASTRANA

ASESOR $ 3.364.273 5,16% $3.537.869

CARMEN ROSA NOCUA

PROFESIONAL UNIVERSITARIO

$ 2.608.317 5,16% $2.742.907

JAIRO ANTONIO PALACIOS

PROFESIONAL ESPECIALIZADO

$ 3.254.280 5,16% $3.422.201

LIBARDO CASTILLO TECNICO OPERATIVO $ 2.007.055 5,16% $2.110.619

MARIA ESPERANZA BARRERA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

$ 1.364.221 5,16% $1.434.615

EDUARDO TORRES PROFESIONAL ESPECIALIZADO

$ 3.254.280 5,16% $3.422.201

6.2. GASTOS DE REPRESENTACIÓN

Los Gastos de Representación se les reconocen a los niveles Directivo y Asesoren los porcentajes que se señalan a continuación:

GRADO SALARIAL NIVEL DIRECTIVO NIVEL ASESOR

01 40% 30%

02 40% 30%

03 40% 40%

04 100% 40%

9

Se realizó una prueba con todos los funcionarios del IDRD que tienen derecho aeste factor salarial y se pudo verificar como lo muestra la siguiente tabla que elporcentaje asignado por cada Nivel Directivo o Nivel Asesor es el correcto.

Cargo Grado NombresAsignación

básica%

Gastos de Repre-sentación

DIRECTOR GENERAL

04 ALDO CADENA $7.139.561 100% $7.139.561

SECRETARIOGENERAL

03CARLOS HERNAN HERMIDA

$5.710.888 40% $2.284.355

SUBDIRECTOR ADMINISTRATIVOY FINANCIERO

02 SELENE SIMANCAS$5.561.603

40% $2.224.641

SUBDIRECTOR TECNICO

02 LARRY ALVAREZ $5.561.603 40% $2.224.641

SUBDIRECTORTECNICO

02JUAN CARLOS MON-TES

$5.561.603 40% $2.224.641

SUBDIRECTORTECNICO

02 LUIS DAVID GARZON $5.561.603 40% $2.224.641

JEFE DE OFICINA 01LUIS FRANCISCO CANTE

$4.519.626 40% $1.807.850

ASESOR 01MARIO GIOVANNI MONROY

$3.537.870 30% $1.061.361

ASESOR 01JOSE LUIS PASTRA-NA

$3.537.870 30% $1.061.361

ASESOR 01JOSE VICENTE TO-RRES

$3.537.870 30% $1.061.361

ASESOR 01JOSE ANTONIO ACOSTA

$3.537.870 30% $1.061.361

ASESOR 01 HECTOR RAMIREZ $3.537.870 30% $1.061.361

ASESOR 01MIGUEL ALEXANDER NIÑO

$3.537.870 30% $1.061.361

ASESOR 02 JHONN RODRIGUEZ $3.997.757 30% $1.199.327

ASESOR 04 HORACIO SANTANA $4.742.283 40% $1.896.913

ASESOR 03 MAURICIO ROA $4.519.626 40% $1.807.850

JEFE DE OFICINA ASESORA

03NONA ALEJANDRA MALDONADO

$4.519.626 40% $1.807.850

JEFE DE OFICINAASESORA

03 MARTHA RODRIGUEZ $4.519.626 40% $1.807.850

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6.3. LIQUIDACIÓN PRIMA TÉCNICA

Como lo establece la Resolución No. 004 de 2011 de la Junta Directiva delInstituto Distrital de Recreación y Deporte “IDRD”, “Por medio de la cual sereglamenta el reconocimiento y pago de la Prima Técnica”, se realizaron pruebasaleatorias a diferentes funcionarios, con el fin de verificar la liquidación sobre laasignación básica que devengue cada funcionario, teniendo en cuenta los nivelesDirectivo, Asesor y Profesional.

Para revisar la liquidación de la prima técnica se solicitó al Área de talentoHumano los porcentajes, hojas de vida y resoluciones de los siguientesfuncionarios:

Cargo Nombres Asignaciónbásica2014

% PrimaTécnica

Asignaciónbásica2015

% PrimaTécnica

DIRECTOR GENERAL

ALDO CADENA

$6.789.236 50% $3.394.618 $7.139.561 50% $3.569.781

SUBDIRECTOR TECNICO

LARRY ALVAREZ

$5.288.705 30,5% $1.613.055 $5.561.603 34,5% $1.918.753

JEFE DE OFICINA

LUIS CANTE

$4.297.857 50% $2.148.929 $4.519.626 50% $2.259.813

ASESOR JOSE LUIS PASTRANA

$3.364.273 22,5% $756.961 $3.537.870 46% $1.627.420

ASESOR HECTOR RAMIREZ

$3.364.273 50% $1.682.137 $3.537.870 50% $1.768.935

ASESOR MAURICIO ROA

$4.297.857 50% $2.148.929 $4.519.626 50% $2.259.813


DIEGO VARGAS

$2.608.317 24,5% $639.038 $2.742.909 24,5% $672.013


CARMEN NOCUA

$2.608.317 25,5% $665.121 $2.742.909 25,5% $699.442


CLEOTILDE GUACHETA

$2.608.317 33% $860.745 $2.742.909 33% $905.160


JAIRO PALACIOS

$3.254.280 33% $1.073.912 $3.422.201 33% $1.129.326


MARTHA QUINTANA

$3.548.088 33% $1.170.869 $3.731.170 33% $1.231.286


JANNETH ONTIBON

$3.254.280 33% $1.073.912 $3.422.201 33% $1.129.326

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6.4. LIQUIDACIÓN PRIMA DE ANTIGÜEDAD

Para la revisión del procedimiento y liquidación de la Prima de Antigüedad se tuvoen cuenta la Resolución 005 de 2014 por medio de la cual aclara el artículo 11 dela Resolución 004 del 16 de mayo de 2014, el cual quedó así: “Artículo 11.Prima de Antigüedad. La prima de antigüedad es el reconocimiento y pagomensual que se hace a los empleados públicos del Instituto Distrital deRecreación y Deporte, de acuerdo con el tiempo de servicio prestado al IDRDasí”:

AÑOS DE ANTIGÜEDAD RECONOCIMIENTO

Más de 4 años hasta 9 añosde servicios continuos.

3% de la asignación básica mensual.

Más de 9 años hasta 14 añosde servicios continuos.


Más de 14 años de servicioscontinuos.


Para realizar el ejercicio de la verificación de la Liquidación de la Prima deAntigüedad se solicitó al Área de Talento Humano – Nómina, una base de datoscon la fecha de ingreso a la Entidad y también comprobantes de Nómina del mesde marzo de 2015 de algunos funcionarios del IDRD.

Después de realizar este ejercicio encontramos que se aplicó de manera correctala Prima de Antigüedad a los siguientes funcionarios escogidos de forma aleatoria,los cuales tienen derecho a este reconocimiento:

Cargo NombresFecha de

Ingreso a laEntidad

Asignaciónbásica

%Prima de

Antigüedad

ASESORHECTOR ALFONSO RAMIREZ

07/03/2011 $ 3.537.870 3% $ 106.136

PROFESIONALUNIVERSITARIO

DIEGO ALEJANDRO VARGAS

27/12/2000 $ 2.742.909 7% $ 192.004

PROFESIONALUNIVERSITARIO

CLEOTILDE GUACHETA

07/01/1997 $ 2.742.909 7% $ 192.004

PROFESIONALESPECIALIZADO

MARTHA TERESA QUINTANA

01/02/2002 $ 3.731.170 5% $ 186.559

TÉCNICO OPERATIVO

LIBARDO CASTILLO 20/01/1997 $ 2.110.620 7% $147.743

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6.5. RETENCIÓN EN LA FUENTE

Con relación a lo establecido en la Ley 1607 del 27 de diciembre de 2012, serealizó la verificación a la aplicación de la Retención en la Fuente para losfuncionarios del IDRD realizando pruebas con funcionarios escogidosaleatoriamente que se detallaran en los siguientes ejemplos.

Cada ejercicio se realizó con la ayuda del Área de Nómina, se tomó comomuestra el mes de Diciembre de 2014 y el mes de Marzo de 2015, se escogieronnueve funcionarios de los cuales se muestran a continuación cinco de ellos conlas retenciones respectivas del mes de Diciembre de 2014.

Cabe anotar que en el área de Nómina todos los meses se realiza esta pruebacon todos los funcionarios del IDRD, por medio de la siguiente hoja de calculo:

Ejemplo 1: Director General

Nota: Se verificó con el aplicativo Kactus.

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Ejemplo 2: Secretario General


Ejemplo 3: Asesor


14

Ejemplo 4: Jefe Oficina Control Interno


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Ejemplo 5: Profesional Universitario:


Después de hacer el respectivo ejercicio con los funcionarios escogidos demanera aleatoria encontramos una posible irregularidad en el cálculo delporcentaje aplicado al funcionario de planta temporal Eduardo Torres del mes dediciembre, las demás retenciones se encontraban aplicadas de manera correcta.

Al encontrar esta posible irregularidad solicitamos la información necesaria al Áreade Nóminas con respecto a este tema y encontramos que también se le practicómal la Retención en la Fuente en el mes de diciembre a los siguientesfuncionarios que se detalla a continuación.

Cabe anotar que se hizo la respectiva corrección por medio del Memorando conRadicado No. 20143110336863 el día 18 de diciembre de 2014 por los siguientesvalores registrados en el siguiente cuadro:

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NOMBRESRETEFUENTEDICIEMBRE

RECALCULORETEFUENTE

DIFERENCIA

WALBERT YEPES $1.510.000 $670.000 $840.000

FABIAN MANRIQUE $1.481.000 $768.000 $713.000

EDUARDO TORRES $1.503.000 $810.000 $693.000

KELLY ARRIAGA $1.379.000 $749.000 $630.000

JANNETH ONTIBON $1.397.000 $767.000 $630.000

ANDRES NEIRA $1.006.000 $452.000 $554.000

CLAUDIA CAMARGO $1.128.000 $603.000 $525.000

PERCY ESPINOSA $933.000 $513.000 $420.000

JOSE ARIAS $1.004.000 $584.000 $420.000

ANDREA GOMEZCASSERES

$797.000 $649.000 $148.000

OSCAR DUARTE $636.000 $321.000 $315.000

RICARDO RINCON $740.000 $425.000 $315.000

OSCAR BERMUDEZ $503.000 $271.000 $232.000

7. HALLAZGOS

Hallazgo 1: Se identificaron posibles irregularidades en la aplicación de losporcentajes de la Retención en la Fuente del mes de diciembre de algunosfuncionarios de planta temporal que anteriormente fueron detallados;incumpliendo la actividad 124 del “Procedimiento de Liquidación de Nómina”Gestión Talento Humano V.6. “Revisar los resultados de la aplicación de laretención en la fuente en prenomina”, lo expuesto en la Ley 1607 del 26 dediciembre de 2012 “Por la cual se expiden normas en materia tributaria y se dictanotras disposiciones” y en los artículos No. 4 Literal i y No. 6 de la Ley 87 de 1993.

Hallazgo 2: Se encontró que al Jefe de la Oficina de Control Interno se le liquidó ypagó una Prima de Antigüedad en el mes de marzo de 2015 por valor de$316.374 y revisando la fecha de ingreso a la Entidad que fue el día 8 de enero de2014, se evidenció que el funcionario no tiene derecho a este factor salarial, yaque no cumple con lo establecido en la Resolución No. 005 de 2014.

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Incumpliendo la actividad 117 del “Procedimiento de Liquidación de Nómina”Gestión Talento Humano V.6. “Revisar que las fechas de ingreso, licencias ysanciones de la historia laboral correspondan con la información del sistemaKactus”, y en los artículos No. 4 Literal i y No. 6 de la Ley 87 de 1993.

8. OPORTUNIDADES DE MEJORA

1. Es de anotar que los anteriores hallazgos se deben documentar en elaplicativo ISOLUCIÓN, dado que son eventos que generan riesgos y loscontroles existentes no fueron efectivos logrando que el proceso y/o áreano tenga una adecuada gestión. En razón de poder observar las accionestomadas y correcciones realizadas para la solución de los inconvenientespresentados y así mismo para que no se vuelvan a presentar.

2. Se recomienda fortalecer los controles internos frente al proceso deliquidación de nómina, en cuanto a capacitar el equipo de trabajo, aumentodel personal, revisión de normas y procedimientos, entre otros.

3. Realizar quincenalmente revisiones al aplicativo Kactus por parte delfuncionario competente del Área de Nómina.

LUIS FRANCISCO CANTE CÉSPEDES Jefe Oficina de Control Interno

Elaboró: Yina Paola Figueroa Camargo - Contratista Oficina de Control Interno

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