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Instituto Nacional de Defensa Civil

INDECI

MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES DE LA DIRECCIÓN

NACIONAL DE LOGISTICA

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ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 4 IV. Cuadro para Asignación de Personal 5 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 6

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I. Función General (Art. 66° del ROF) Es el órgano encargado de planificar, organizar, coordinar, dirigir y supervisar la Política Nacional de Defensa Civil relacionada con el proceso del sistema de abastecimiento y control patrimonial, así como supervisa y evalúa su ejecución en cuanto a la adquisición, almacenamiento, conservación, mantenimiento y transporte de los recursos logísticos y en su caso proponer la normatividad correspondiente.

II. Funciones Específicas (Art. 67° del ROF)

a. Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades inherentes al abastecimiento del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes;

b. Adquirir bienes y servicios necesarios para la atención de emergencias tomando en cuenta las recomendaciones hechas por los organismos técnicos del INDECI;

c. Proponer, establecer e implementar los sistemas más adecuados para el transporte oportuno de los recursos logísticos del INDECI y de los bienes donados para la atención de los damnificados de las zonas afectadas por desastres en el ámbito nacional;

d. Proponer los procedimientos técnicos para la adecuada organización y administración de los almacenes del INDECI;

e. Proponer la normatividad correspondiente que permita asegurar los mínimos niveles de stocks en los diferentes órganos del INDECI para una oportuna y adecuada atención de las emergencias;

f. Administrar las actividades inherentes al control patrimonial del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes;

g. Normar, evaluar y controlar los procedimientos técnicos para la conservación y mantenimiento del patrimonio del INDECI;

h. Administrar las actividades de apoyo de transporte con flota pesada para las operaciones logísticas que ejecuta el INDECI;

i. Normar, evaluar y supervisar a las Direcciones Regionales del INDECI en materia de su competencia

j. Participar en la formulación de la estructura programática y del presupuesto del Instituto, en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto;

k. En coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil;

l. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una cultura de prevención de Defensa Civil;

m. Expedir las resoluciones directorales correspondientes en materia de su competencia;

n. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI.

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III ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL

DIRECCIÓN NACIONAL DE LOGÍSTICA

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL

JEFATURA

SUB JEFATURA

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IV.- Cuadro para Asignación de Personal (R.S. N° 241-2003-PCM) SITUACION DEL CARGO

Nº De CARGOS CODIGO TOTAL Bonificación Presupuestado Sin

Orden CLASIFICADOS

CARGOS ESTRUCTURALES

NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto

DIRECCION NACIONAL DE LOGISTICA

132 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D5-05-295-3 1 1

133 SECRETARIA I T1-05-675-1 1 1

134 TECNICO ADMINISTRATIVO III T5-05-707-3 1 1

135 OPERADOR PAD III T4-05-595-3 1 1

UNIDAD DE ABASTECIMIENTO

136 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D3-05-295-1 1 1

137 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV P6-05-338-4 1 1

138 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III P5-05-338-3 1 1

139 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II P4-05-338-2 1 1

140 ASIST. ADMINISTRATIVO II P2-05-066-2 1 1



UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL

143 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D3-05-295-1 1 1 144 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV P5-06-338-4 1 1

145 ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III P5-05-338-3 1 1

146 ASISTENTE ADMINISTRATIVO I P1-05-066-1 1 1



149 TECNICO ADMINISTRATIVO II T4-05-707-2 1 1

150 AUXILIAR SISTEMA ADMINISTRATIVO I A3-05-160-1 1 1

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V.- HOJAS DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

HBOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III

Nº de Orden: 132 Código: D5-05-295-3

CARGO ESTRUCTURAL • Director Nacional de Logística FUNCIONES ESPECÍFICAS • Planear, organizar, dirigir, coordinar, ejecutar y controlar las actividades

inherentes al Sistema Nacional de Abastecimiento del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

• Formular y proponer el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del INDECI.

• Adquirir bienes y servicios necesarios para la prevención y atención de desastres, así como para el desarrollo de la gestión institucional, tomando en cuenta las recomendaciones hechas por Direcciones Nacionales, Jefaturas de Oficinas, Direcciones Regionales y demás unidades orgánicas del INDECI.

• Proponer las normas y procedimientos técnicos necesarios para la adecuada organización y administración de los almacenes del INDECI.

• Proponer, establecer e implementar los sistemas más adecuados para el transporte oportuno de los recurso logísticos del INDECI y de los bienes donados para la atención de los damnificados de las zonas afectadas por desastres en el ámbito nacional.

• Proponer las acciones necesarias que permitan asegurar los niveles mínimos de stocks en los almacenes adelantados para una oportuna y adecuada atención de las emergencias.

• Administrar las actividades inherentes al control patrimonial del INDECI de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

• Normar, evaluar y controlar los procedimientos técnicos para la conservación y mantenimiento del patrimonio del INDECI.

• Administrar las actividades de apoyo de transporte con flota pesada para las operaciones logísticas que ejecuta el INDECI.

• Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del Plan Nacional de Defensa Civil en el ámbito de su competencia.

• Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en el ámbito de su competencia.

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• Coordinar con la Oficina de Planificación y Presupuesto la propuesta de Estructura Programática, Actividades, Proyectos, Componentes y Metas de abastecimientos a ser consideradas en el presupuesto institucional.

• Coordinar, supervisar y evaluar las acciones que realicen las Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil en materia de abastecimiento y control patrimonial.

• Expedir las resoluciones directorales que son materia de su competencia. • Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son

asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde.

• Formular el Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.

• Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.

• Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende de la Alta Dirección • Tiene mando directo sobre las Unidades de Abastecimiento y de Control

Patrimonial. REQUISITOS MINIMOS • Titulo profesional universitario en la especialidad de Administración,

Contabilidad, Ingeniería industrial o especialidades afines. • Colegiatura Profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Amplia experiencia, mínimo 15 años en labores de su especialidad

profesional.

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HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES

SECRETARIA I

Nº de Orden: 133 Código: T1-05-675-1

CARGO ESTRUCTURAL • Secretaria FUNCIONES ESPECÍFICAS • Redactar, recepcionar, tramitar, registrar y archivar la correspondencia

interna y externa, recibida y/o remitida por la Dirección Nacional. • Administrar la base de datos automatizada de la documentación registrada

y archivada en la Dirección Nacional, y efectuar el seguimiento de la misma, hasta concluir el respectivo trámite de gestión.

• Administrar el archivo y el acervo documentario de la Dirección Nacional. • Recepcionar y efectuar llamadas telefónicas relacionadas con el ámbito de

competencia funcional de la Dirección Nacional • Recepcionar y enviar, vía fax o correo electrónico, información relacionada

con el ámbito de competencia funcional de la Dirección Nacional. • Recepcionar y atender a representantes de instituciones públicas y/o

privadas, y público en general, que requiera realizar una gestión u obtener información de la Dirección Nacional.

• Controlar y supervisar el buen uso de los bienes patrimoniales asignados a la Dirección Nacional.

• Solicitar y administrar los recursos materiales asignados para el cumplimiento de las actividades de la Dirección Nacional.

• Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Director Nacional de Logística. REQUISITOS MINIMOS • Título de Secretaria de un Instituto Superior o entidad autorizada. • Capacitación y buen manejo de programas informáticos. • Capacitación en Relaciones Públicas o Relaciones Humanas. • Amplia experiencia en labores secretariales, mínimo 5 años.

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TÉCNICO ADMINISTRATIVO III

Nº de Orden: 134

Código: T5-05-707-3 CARGO ESTRUCTURAL • Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS • Revisar la documentación sustentatoria para el pago de obligaciones en las

fases de compromiso y devengado del SIAF, suscribiendo los recuadros correspondientes y colocando el sello de control previo.

• Recabar la documentación pendiente, a fin de completar el expediente que sustente el registro del compromiso y posteriormente el registro del devengado, a cargo de la operadora del SIAF.

• Verificar la secuencia de la documentación y subsanar los errores y omisiones que eventualmente se presenten en la factura, orden de compra, orden de servicio, contrato, guía de remisión, certificado de calidad, acta de conformidad, etc.

• Coordinar con los proveedores la corrección de las inconsistencias, subsanables de acuerdo a ley, que se presenten en los documentos sustentatorios para la fase de devengado, en cuanto a omisiones, fechas, firmas, cantidades, sellos y otros.

• Mantener un registro de control de las facturas y otros documentos por pagar pendientes de trámite, especificando la causa; debiendo efectuar las acciones pertinentes que permitan efectuar el pago oportuno a los proveedores.

• Efectuar la investigación, búsqueda y evaluación de los reclamos de pagos por bienes y/o servicios de ejercicio anteriores, debiendo gestionar la tramitación de la Resolución Jefatural para el pago por devengados.

• Elaborar estadísticas de las causas más frecuentes de inconsistencia, a fin de adoptar las medidas correctivas que cada caso amerite.

• Preparar y actualizar el Manual de Procedimientos de Control Previo Logístico. • Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Director Nacional de Logística REQUISITOS MINIMOS • Título no universitario vinculado a la Administración o Economía. • Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. • Experiencia mínima 3 años en labores de su especialidad técnica.

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OPERADOR PAD III


CARGO ESTRUCTURAL • Operador PAD FUNCIONES ESPECÍFICAS • Elaborar y/o formular las órdenes de compra (O/C) y ordenes de

servicios (O/S) por fuentes de financiamiento y de acuerdo a los procesos de adquisición.

• Formular la documentación de trámite para remitir a la Oficina de Administración las O/C y O/S para su proceso presupuestal y registro en el SIAF; copias de éstas deben ser entregadas al Almacén para su recepción, control, registro de entrada y salida de bienes, así como a la Unidad de Control Patrimonial.

• Formular los oficios y otros documentos de trámite para remitir a la Oficina de Administración la órdenes de misión, de acuerdo a las normas vigentes.

• Conciliar con la Oficina de Administración la ejecución de las adquisiciones de bienes y servicios.

• Elaborar cuadros, reportes y otros documentos propios de su actividad. • Otras funciones que le asigne el Director Nacional de Logística LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Director Nacional de Logística. REQUISITOS MINIMOS • Estudios integrales de computación y sistemas • Capacitación especializada en el área de estadística y otras de su

competencia • Experiencia en el manejo de base de datos

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DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I

Nº de Orden: 136 Código: D3-05-295-1

CARGO ESTRUCTURAL • Jefe de la Unidad de Abastecimiento FUNCIONES ESPECÍFICAS • Planificar los procesos de adquisición de bienes o contratación de servicios,

para lo cual autoriza y regula la apertura de un expediente que contenga todas las incidencias del proceso de adquisiciones o contratación.

• Coordinar y supervisar el proceso de abastecimiento de acuerdo a la normatividad legal vigente.

• Normar y supervisar la recepción, conservación y mantenimiento apropiado de los bienes almacenados, así como el despacho a las áreas usuarias o zonas en emergencia.

• Proponer la adquisición de los recursos logísticos mas adecuados, así como los volúmenes mínimos y máximos de suministros, para atender los estados de emergencia locales, regionales o nacional.

• Formular , y proponer para su aprobación, las bases, especificaciones técnicas y expedientes en general referidos a los procesos de compra por Licitaciones Publicas y Adjudicaciones Directas.

• Evaluar los niveles de existencia de los almacenes, a efectos de prever un stock mínimo y dinamizar la entrega de bienes de lenta distribución.

• Supervisar y evaluar los controles establecidos en el área de almacenes. • Supervisar los procesos de adquisiciones de bienes y contratación de

servicio, a fin que éstos se realicen de acuerdo a los procedimientos y condiciones establecidas en la Ley y Reglamento de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.

• Actuar como Secretaría Técnica en los procesos logísticos desarrollados a través de los Comités Especiales.

• Evaluar y proponer la respuesta a los recursos impugnativos interpuestos por los postores participantes en los procesos de Licitaciones y Concursos Publicos.

• Supervisar la ejecución del apoyo logístico otorgado a los damnificados y afectados por desastres, y efectuar la correspondiente evaluación preliminar.

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• Organizar y ejecutar el transporte aéreo o terrestre de los bienes del almacén central a los diferentes almacenes ubicados en los ámbitos regionales.

• Participar en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones del INDECI.

• Proponer directivas, normas y procedimientos administrativos correspondientes a su ámbito de competencia funcional.

• Participar en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en las materias de su competencia funcional.

• Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde.

• Participar en la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.

• Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.

• Otras que le asigne el Director Nacional de Logística.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

• Depende del Director Nacional de Logística. • Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad Abastecimiento. REQUISITOS MINIMOS

• Título profesional universitario en Administración o carreras afines que

incluya estudios relacionados con la especialidad. • Colegiatura profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de su especialidad

profesional.

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ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV

Nº de Orden: 137 Código: P6-05-338-4

CARGO ESTRUCTURAL • Jefe del Almacén General FUNCIONES ESPECÍFICAS • Recepcionar los artículos adquiridos a los diversos proveedores en el marco

del Plan Anual de Adquisiciones, verificando las cantidades, calidad y cumplimiento de las especificaciones técnicas, dando para ello la conformidad a las respectivas órdenes de compra.

• Conservar, mantener y controlar los artículos almacenados, cuidando que éstos se depositen en ambientes adecuados en forma separada, ordenada y con las medidas de seguridad y protección necesarias.

• Realizar el control administrativo y contable de los artículos que ingresan, salen y permanecen en stock en los locales asignados al Almacén General.

• Programar y despachar artículos a los almacenes de las sedes regionales de acuerdo con el Plan Logístico para Atención de Emergencias, así como para aquellas zonas en donde no se cuente con almacén o en las que los almacenes descentralizados no cuentan con stock suficiente para atender las emergencias ocurridas.

• Controlar y registrar los stocks y movimientos de los almacenes de las sedes regionales, los cuáles deben ser reportados al Módulo del Sistema Nacional de Prevención y Administración de Desastres (SINPAD).

• Determinar, programar y solicitar la recepción de los artículos que se encuentren en niveles mínimos de stocks en almacén.

• Atender los requerimientos de materiales de oficina, limpieza, entre otros, para el normal funcionamiento de las Direcciones y Oficinas del INDECI.

• Reportar mensualmente el movimiento del Almacén General a la Dirección Nacional de Logística y Oficina de Administración

• Realizar inventarios periódicos con el fin de mantener un adecuado control sobre los artículos en stock en los almacenes; así como, corroborar el correcto control administrativo-contable de los artículos que ingresan, salen y/o permanecen en stock.

• Centralizar la información de adquisiciones de bienes y servicios, tanto de la sede central como de las sedes regionales, para ser registradas en el Sistema de Confrontación de Operaciones Autodeclaradas (COA).

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• Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el Director Nacional de Logística..

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento.

REQUISITOS MINIMOS • Título profesional universitario en la especialidad de Administración o

Ingeniería Industrial. • Colegiatura profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. • Amplia experiencia, mínimo 7 años en sistemas administrativos y manejo de

personal.

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ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III


CARGO ESTRUCTURAL • Especialista Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS • Formular las especificaciones técnicas de los proceso de selección para la

contratación de servicios no personales. • Llevar el control de la documentación administrativa correspondiente a la

ejecución de los procesos de selección y contratación de servicios no personales.

• Analizar y estar actualizado con las normas legales vigentes para la contratación de servicios no personales.

• Consolidar los requerimientos de las diferentes áreas para la ejecución de los procesos de selección de servicios no personales.

• Recepcionar, revisar, clasificar y registrar los recibos, informes y actas de conformidad de los servicio no personales.

• Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el Director Nacional de Logística.

LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento. REQUISITOS MINIMOS • Título profesional universitario en Administración o Economía. • Colegiatura profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. • Amplia experiencia, mínimo 5 años en sistemas administrativos y logísticos.

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ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO II


CARGO ESTRUCTURAL • Especialista Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS • Elaborar y formular documentos internos y externos relacionados a los

Procesos de Licitación Pública, Concurso Público, Adjudicación Directa Pública, Adjudicación Directa Selectiva y Adjudicación por Menor Cuantía, destinados al abastecimiento de los almacenes para la atención de emergencias de acuerdo al Plan Logístico.

• Elaborar contratos relacionados a los procesos d e adquisiciones de bienes y servicios destinados al abastecimiento de los almacenes para la atención de emergencias de acuerdo al Plan Logístico para la Atención de Emergencias.

• Elaborar y formular proyectos de Resoluciones Jefaturales, informes técnicos y otros, vinculados con los procesos de selección y contratación antes indicados.

• Formular Convenios Interinstitucionales (almacenes adelantados, de cooperación Interinstitucional, de cesión de uso, etc) con instituciones públicas y privadas a fin de dinamizar el proceso logístico institucional.

• Efectuar el seguimiento y monitoreo de los contratos vigentes, supervisando el cumplimiento de las cláusulas contractuales, vigencias, renovaciones, resoluciones, fianzas, etc.

• Revisar y analizar permanentemente las normas legales vinculadas con los procesos de selección y contratación.



Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento. REQUISITOS MINIMOS • Título profesional universitario en Administración de Empresas o Derecho. • Colegiatura profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional. • Amplia experiencia, mínimo 4 años en sistemas administrativos y logísticos.

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ASISTENTE ADMINISTRATIVO II


CARGO ESTRUCTURAL • Asistente Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS • Formular las bases y especificaciones técnicas de los bienes y

componentes del Plan Logístico y Plan de Adquisiciones del INDECI, adquiridos mediante Licitación Pública Nacional y Concurso Público.

• Brindar soporte técnico en las adquisiciones, almacenamiento, control de calidad y distribución de los bienes adquiridos por el INDECI.

• Realizar coordinaciones técnicas con Organismos de Certificación e Inspección, públicos y privados, acreditados ante INDECOPI, DIGESA y otros organismos para la certificación de la calidad de las raciones frías de alimentos.

• Remitir las bases de los procesos públicos de selección, para su trámite a la Oficina de Tesorería y posterior venta a los postores.

• Remitir información sobre las Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas Públicas a la Contraloría General de la República en cumplimiento de la Directiva Nº 02-2001-CG.

• Efectuar el trámite administrativo de las liquidaciones de contratos de los bienes y servicios adquiridos mediante procesos públicos.

• Llevar el control de la documentación administrativa correspondiente a la ejecución de los proceso de selección por Licitaciones y Concursos Públicos.


LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento. REQUISITOS MINIMOS • Título profesional universitario en Administración o Economía. • Colegiatura profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia funcional.

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• Amplia experiencia, mínimo 3 años en sistemas administrativos y logísticos.




CARGO ESTRUCTURAL • Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS • Controlar el archivo de NEAS y PECOSAS, que registran el movimiento

diario del Almacén General. • Llevar el archivo de documentos diversos de la Unidad. • Distribuir y entregar artículos de oficina y limpieza solicitados por las

diferentes Direcciones y Oficinas del INDECI. • Entregar y recepcionar documentos varios despachados entre la sede

central y el Almacén General. • Participar en la toma de inventarios mensuales que se realizan en los

locales del Almacén General y en los inventarios anuales a nivel nacional. • Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o el

Director Nacional de Logística. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento REQUISITOS MINIMOS • Título no universitario vinculado a la Administración. • Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. • Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.

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CARGO ESTRUCTURAL • Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECÍFICAS • Actualizar diariamente el movimiento de Almacén. • Tener actualizadas las tarjetas de control visible, registrando en ellas el

movimiento diario de artículos almacenados en los locales del Almacén General.

• Controlar el ingreso de artículos que internan los proveedores, así como el despacho de artículos a los almacenes de las sedes regionales.

• Efectuar selectivamente inventarios de control y participar en los inventarios mensuales que se realizan en los locales del Almacén General.

• Participar en la toma de inventarios anuales a nivel nacional. • Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Abastecimiento o

Director Nacional de Logística. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD • Depende del Jefe de la Unidad de Abastecimiento REQUISITOS MINIMOS • Título no universitario vinculado a la Administración. • Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. • Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.

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HOJA DE ESPECIFICACION DE FUNCIONES

DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I

N° de Orden: 143

Código : D3-05-295-1 CARGO ESTRUCTURAL

• Jefe de la Unidad de Control Patrimonial

FUNCIONES ESPECIFICAS

• Dirigir, controlar y supervisar la administración de los bienes patrimoniales del INDECI, de conformidad con los dispositivos legales vigentes.

• Dirigir y coordinar la elaboración del inventario físico del patrimonio institucional e Integrar la Comisión de Inventario.

• Integrar el Comité de Gestión Patrimonial y formar parte de la Comisión de Verificación de bienes en calidad de préstamo.

• Supervisar la elaboración de los documentos de aceptación de donaciones nacionales e internacionales.

• Dirigir y controlar los procedimientos de cesión en uso de los bienes del INDECI a entidades públicas y/o privadas.

• Formular, coordinar y controlar la aplicación de criterios, mecanismos y procedimientos para la alta, baja y enajenación de bienes patrimoniales.

• Coordinar con la Superintendencia Nacional de Bienes Nacionales la actualización en el Sistema de los Movimientos, Altas y Bajas de Bienes Inmuebles que forman parte del patrimonio del INDECI.

• Coordinar con las Direcciones y Oficinas de la Sede Central, Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil la ejecución de actividades orientadas a la conservación, cautela física y seguridad de los bienes patrimoniales de la institución.

• Proponer directivas, normas y procedimientos administrativos correspondientes a su ámbito de competencia funcional.

• Participar en la actualización del Plan Estratégico Institucional y Plan Operativo Institucional en las materias de su competencia funcional.

• Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde.

• Participar en la formulación del proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.

• Participar en la evaluación periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano.

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• Otras que le asigne el Director Nacional de Logística. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

• Depende del Director Nacional de Logística. • Tiene mando directo sobre el personal de la Unidad de Control Patrimonial.

REQUISITOS MINIMOS

• Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con Administración o Economía.

• Colegiatura profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Amplia experiencia, mínima de 10 años en labores de su especialidad

profesional.

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ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO IV

N° de Orden: 144 Código : P5-06-338-4

CARGO ESTRUCTURAL

• Especialista Administrativo


• Dirigir y supervisar el proceso de toma de inventarios y su respectiva

actualización, de cada órgano de la institución, a nivel de sede central y órganos desconcentrados.

• Dirigir la formulación de un registro de bienes sobrantes y faltantes de inventario, elaborando la documentación necesaria para su regularización.

• Formular la documentación correspondiente a los bienes a ser dados de baja.

• Supervisar la formulación semestral del cuadro de control físico de inventarios de los bienes a cargo de las Direcciones y Oficinas, para fines de verificación del buen uso y estado de conservación.

• Supervisar y verificar la información administrativa que se remita a la Superintendencia de Bienes Nacionales.

• Integrar la Comisión de Inventario. • Verificar la conservación, cautela física y seguridad de los bienes

patrimoniales de la Institución. • Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o

Director Nacional de Logística.


• Depende del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. REQUISITOS MINIMOS

• Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la

especialidad. • Colegiatura profesional. • Capacitación especializada en el área. • Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional.

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ESPECIALISTA ADMINISTRATIVO III


CARGO ESTRUCTURAL

• Especialista Administrativo


• Coordinar la actualización mensual del inventario de bienes del activo fijo,

en base a los documentos relacionados al movimiento de bienes. • Elaborar los inventarios, y actualizarlos semestralmente, de los diversos

ambientes físicos. • Efectuar la codificación de los bienes patrimoniales que permita su oportuna

identificación y ubicación. • Coordinar con el área de Contabilidad la conciliación mensual de los bienes

del activo fijo que son dados de alta y baja. • Coordinar con las Direcciones Regionales y Direcciones de Defensa Civil la

información relacionada con bienes del activo fijo, con fines de actualizar el inventario general del INDECI.

• Integrar la Comisión de Inventario. • Verificar la conservación, cautela física y seguridad de los bienes

patrimoniales de la institución • Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o

el Director Nacional de Logística. LINEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD


• Título profesional universitario que incluya estudios relacionados con la

especialidad. • Colegiatura Profesional. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Experiencia mínima de 5 años en labores de su especialidad profesional.

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ASISTENTE ADMINISTRATIVO I


CARGO ESTRUCTURAL

• Asistente Administrativo


• Cumplir con las disposiciones contenidas en las Directivas que norman los

procedimientos para la correcta y oportuna administración de los bienes donados con carácter asistencial y/o destinados a apoyar acciones por desastres naturales.

• Llevar y actualizar el Libro de Registro y Control de Donaciones Nacionales e Internacionales.

• Proyectar y proponer la Resolución Jefatural de aceptación de donaciones nacionales e internacionales, así como llevar el registro de éstas..

• Formular el proyecto de Decreto Supremo, adjuntando la documentación sustentatoria requerida, cuando el Perú efectué donaciones al extranjero a través del INDECI para apoyar acciones por desastres naturales..

• Remitir trimestralmente a los órganos del INDECI, así como a la Contraloría General de la República, a la PCM y otras entidades públicas, información relacionada con las Donaciones Nacionales y Extranjeras recibidas y/o efectuadas.

• Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística.


• Depende directamente del Jefe de la Unidad de Control Patrimonial. REQUISITOS MINIMOS

• Grado académico de bachiller universitario. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Experiencia mínima de 1 año en labores de su especialidad profesional.

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TECNICO ADMINISTRATIVO III

N° de Orden: 147 Código : T5-05-707-3

CARGO ESTRUCTURAL

• Técnico Administrativo.


• Llevar y mantener actualizado el Libro de Registro de Inventario de Bienes

Patrimoniales. • Coordinar con el área de Contabilidad a fin de efectuar la conciliación

contable de los bienes patrimoniales, y mantener actualizado los archivos. • Coordinar con el área de Almacén la fin de efectuar la codificación de los

bienes incorporados al patrimonio institucional. • Recopilar y consolidar por separado las Ordenes de Compra, Ordenes de

Servicio, PECOSAS y NEAS, para el registro y salida de bienes. • Realizar el control y seguimiento de los bienes internados en el almacén,

determinando las causas que lo produjeron e informando al área de Inventarios para su actualización.

• Recepcionar y registrar los bienes que sean internados por las diferentes dependencias del INDECI, clasificando aquellos que por el tiempo de uso deban ser dados de baja.

• Mantener en custodia los bienes que se encuentren en proceso de baja y transferencia, en espera de la Resolución de la Superintendencia de Bienes Nacionales.

• Mantener actualizada la información de los bienes inmuebles que son de propiedad del INDECI, así como aquellos que se encuentren en cesión de uso.

• Integrar la Comisión de Inventario. • Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o



• Título en Educación Técnica no universitaria, en la especialidad. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia.

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• Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.


TECNICO ADMINISTRATIVO III

N° de Orden: 148 Código : T5-05-707-3

CARGO ESTRUCTURAL

• Técnico Administrativo


• Mantener actualizado el Libro de Registro de los bienes que hayan sido

otorgados en calidad de cesión en uso a entidades públicas y/o privadas y personas naturales.

• Formular y proponer convenios de cesión en uso, así como controlar su ejecución, renovarlos y/o actualizarlos.

• Controlar las PECOSAS por entrega de bienes de activo fijo que se encuentran en calidad de cesión en uso.

• Formar parte de la Comisión de Verificación de bienes en calidad de préstamo e integrar la Comisión para la toma de inventarios.

• Efectuar el alta y baja de vehículos, elaborando la documentación correspondiente de acuerdo a las normas legales vigentes.

• Archivar los expedientes técnicos de cada vehículo, así como mantener actualizado el cuadro de vehículos a nivel nacional.

• Solicitar, con la debida anticipación, los estados de relevo a las Direcciones Regionales, Direcciones de Defensa Civil y Unidades Orgánicas de la Sede Central, para su revisión, observación, conclusiones y recomendaciones.

• Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o el Director Nacional de Logística.



• Título en educación técnica no universitaria, en la especialidad. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.

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TÉCNICO ADMINISTRATIVO II

N° de Orden:149

Código : T4-05-707-2 CARGO ESTRUCTURAL

• Técnico Administrativo.


• Procesar las órdenes de compra, de servicios y otros documentos, para la

actualización del Sistema de la Superintendencia de Bienes Nacionales y del Margesí del INDECI.

• Procesar, clasificar y archivar el movimiento de bienes de activo fijo a nivel nacional.

• Procesar, clasificar y archivar los documentos de alta, baja y convenios de bienes de activo fijo.

• Ejecutar y controlar el desarrollo de los sistemas de información de logística, compatibilizándolo con la Unidad de Control Patrimonial.

• Actualizar y emitir de reportes de la información procesada en el sistema de inventarios de la Superintendencia de Bienes Nacionales.

• Registrar, clasificar y procesar mensualmente los bienes del activo fijo por tipos, para su conciliación con el área de Contabilidad.

• Integrar la Comisión de Toma de Inventario. • Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o



• Título en educación técnica no universitaria, en la especialidad. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.

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AUXILIAR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I

N° de Orden: 150 Código : A3-05-160-1

CARGO ESTRUCTURAL

• Auxiliar Administrativo

FUNCIONES ESPECIFICAS :

• Registrar, clasificar y archivar la documentación activa de la Unidad de

Control Patrimonial. • Formular y tramitar la documentación correspondiente a la sede central, y

sedes regionales. • Mantener actualizada la documentación activa y pasiva de la Unidad de

Control Patrimonial. • Mantener al día el Libro de Registros de los documentos institucionales. • Registrar, procesar, clasificar y controlar la documentación que ha

ingresado a la Unidad de Control Patrimonial, así como determinar aquella documentación que se encuentra pendiente de trámite.

• Redactar y digitar documentos de acuerdo a las indicaciones y referencias. • Atender y tomar nota de las llamadas telefónicas. • Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Control Patrimonial o

el Director Nacional de Logística.



• Título en Educación Técnica no universitaria, en la especialidad. • Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. • Experiencia mínima de 1 año en labores de su especialidad técnica.

instituto nacional de defensa civil indeci · es el órgano encargado de planificar, organizar,...

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