instructivo pago compensaciÓn
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INSTRUCTIVO
PAGO COMPENSACIÓN
4. Lista de chequeo Entes de Control.
TEMAS
1. Verificación Documentos firma convenio.
2. Verificación documentos pago compensación.
3. Certificaciones.
1. VERIFICACIÓN DOCUMENTOS FIRMA
CONVENIO.
FORMATO No. 3
FORMATO No. 3
FORMATO No. 3
FORMATO No. 3
FORMATO No. 3
PUNTO 9.
FORMULARIO DE LA INSCRIPCIÓN DE LOS AGRICULTORES Y LAS
HECTAREAS ANTE CONALGODÓN.
FORMATO No. 3 - PUNTO 9.
NOMBRE AGREMIACION A LA QUE PERTENECE EL AGRICULTOR:
1. Nombre Completo
2. Documento de Identidad
3. Teléfono Fijo - Celular
4. Departamento
5. Municipio
6. Vereda
7. Nombre del lote
8. Hectareas del lote sembrado
9. Coordenadas del lote
10. Fecha de siembra del cultivo (Día/Mes/Año):
11. Rendimiento esperado algodón semilla por hectarea en kilos
12. Rendimiento esperado de Algodón Fibra por hectarea en Kilos
Fecha Elaboración : ____________________________________________
___________________________________________ ____________________________________________
Firma Representante Legal Agremiación Firma Agricultor
____________________________________________
Vo. Bo. CONALGODON
FORMULARIO INSCRIPCION AGRICULTORES
COSECHA INTERIOR 2017
DATOS AGRICULTOR
2. VERIFICACIÓN DOCUMENTOS PAGO
COMPENSACIÓN.
FORMATO No. 5
FORMATO No. 5
FORMATO No. 5
PUNTO 3. (FORMATO 1)
AUTORIZACIÓN DEL AGRICULTOR PARA QUE SE PAGUE LA COMPENSACION A LA
AGREMIACIÓN.
PUNTO 3 - FORMATO No. 1
FORMATO No. 5
PUNTO 4. (FORMATO 2)
REGISTRO DE VENTA DILIGENCIADO MENSUALMENTE.
PUNTO 4. FORMATO No. 2
1. Año Mes
2. Nombre o razón social 3. NIT
4. Domicilio social 5. Teléfono
IBAGUE
Comprador
Fecha base de
liquidación de
precio de venta.
Semana No.
Valor Fibra de
Algodón Precio
Nacional
Factura/Ref. No. Fecha Factura KilosValor total
facturado sin IVA
Fecha de Entrega
MM/AA (Opcional)
Totales
8. Apellido y nombre del representante legal 9. Cédula o NIT
10. Apellido y nombre del contador o revisor f iscal 11. Cédula o NIT
13. OBSERVACIONES (espacio exclusivo para el Fondo )
FORMATO No. 2
6. Ciudad
7. VENTAS DE FIBRA DE ALGODÓN
NIT
REGISTRO DE VENTAS (Diligenciado por vendedores de fibra de algodón) Ley 101 de 1993,
Decreto 1827 de 1996. Decreto 1071 de 2015,
Páginade
Corrección
112.F
IRM
AS Representante legal: Revisor Fiscal:
T. P. No.:
Entidad Administradora: CONALGODON Carera 12 - 70 - 18 P.1 Bogotá Teléfonos: 3178081 - 3178083 - 3178084 Fax. 3178073
No.
FORMATO No. 5
PUNTO 5. (FORMATO 3)
FORMATO COBRO DE COMPENSACIONES DE
ESTABILIZACIÓN.
PUNTO 5. FORMATO No. 3
Fecha:Cuenta No.: 1 del año: 1
Nombre o razón social: NIT o C.C. No:
Domicilio social -ciudad: Teléfono:
Convenio de estabilización No.:
Fecha de la
Venta
(DD-MM-AA)
10/03/2017 8 890,901,811 20,000 361,013.0 7,220,260,000
10/03/2017 9 890,901,811 10,000 223,418.0 2,234,180,000
03/04/2017 10 890,901,811 30,000 35,548.0 1,066,440,000
0/04/2017 11 890,901,811 8,000 23,236.0 185,888,000
Total kilos 68,000 Total 10,706,768,000
Notas:
(1) Valor que corresponde al precio nacional semanal informado publicado por conalgodon
(2) Total Kilos vendidos debe coincidir con el listado de agricultores beneficiarios
FORMATO No. 3
FEPA
NOMBRE AGREMIACION
11
DIAGONAL
Ordenador del Gasto
Representante Legal
(Nombre y Firma) Secretaría Técnica
Kilos
vendidos(2)
(A)
NIT comprador
DIAGONAL
DIAGONAL
Nº
No. de semana
Precio de
referencia (1)
Informe de la venta
DIAGONAL
Compensación
FEPA ($ por
tonelada) (1)
(B)
Valor Total
Compensación
(Kilos/1.000 X
compensación) $
(AXB)
Información Factura
FEPA
Valor fibra de algodón
precio Nacional (1)Comprador
1
2
3
4
4,755,935
4,893,531
5,081,401
8,093,712
Ley 101 de 1993. Decreto 1827 de 1996. Decreto 1071
COBRO DE COMPENSACIONES DE ESTABILIZACIÓN VENTAS
AL MERCADO NACIONAL
Entidad Administradora: CONALGODON K. 12 - 70 - 18 Piso 1 Bogotá teléfonos: 3178081/83/84
Año Mes Día
2017 04 20
FORMATO No. 5
FORMATO No. 5
PUNTO 9. (FORMATO 4)
LISTADO DE AGRICULTORES BENEFICIADOS DE LA
COMPENSACIÓN SOLICITADA.
PUNTO 9. FORMATO No. 4
NOMBRE EMPRESA Agremiacion o Productor
NIT EMPRESA 800.000.000-0
Fecha Diligenc: Dia/Mes/Año Dia/Mes/Año
Relación de Fibra de Algodón Entregado por los Agricultores
Cosecha Interior 2017
Anexo Factura Conalgodón – FEPA
Consec NOMBRE AGRICULTOR CEDULA CIUDADANIA O NIT KLS FIBRA COMPENSACION / TON VALOR COMPENSACIÓN ($)
1 Apellidos y nombres claros como aparecen en la Cédula
2
3
0 0
Fecha Diligenciamiento: Dia/Mes/Año
Representante Legal
(Nombre y Firma)
FORMATO NO. 4
Ley 101 de 1993. Decreto 1827 de 1996. Decreto 1071 de 2015
LISTADO DE AGRICULTORES BENEFICIADOS CON LA COMPENSACIÓN COSECHA
INTERIOR 2017
FORMATO No. 5
(FORMATO 6)
TRASLADO DE COMPENSACIÓN
A PRODUCTORES.
FORMATO No. 6
FORMATO NO. 6
Fecha:
Nombre o razón social: NIT o C.C. No:
Domicilio social: Teléfono:
Convenio de estabilización No.: XX
Traslado correspondiente a la Cuenta de Cobro No. : 1 del año: 2017
Cédula de
Ciudadanía o NIT
No.
Kilos vendidos o
exportados
Compensación $
por ton.(*)
Valor Total
Compensación $
4.444.444 5,000 345,660 1,728,300
4.444.444 40 223,418 8,937
Total 5,040.000 Total 1,737,237
La documentación que soporta este traslado se encuentra en nuestras oficinas y está a disposición de la Auditoria Interna del FEPA
y los entes de control.
Representante Legal
APELLIDOS Y NOMBRES CLAROS COMO APARECE EN LA CÉDULA
APELLIDOS Y NOMBRES CLAROS COMO APARECE EN LA CÉDULA
800.000.000-0
Informe de la exportación
Nobre del Productor
NOMBRE AGREMIACION O PRODUCTOR
XXXX
Revisor Fiscal
(Nombre y f irma)(Nombre y f irma)
Ley 101 de 1993. Decreto 1827 de 1996, Decreto 1071 de 2015
TRASLADO DE COMPENSACIÓN A PRODUCTORES
Entidad Administradora: CONALGODON Carrera 12 - 70 - 18 Piso 1 Bogotá teléfonos: 3178081/83/84
Año
2017
Mes Día
XX XX
3. LISTA DE CHEQUEO
ENTES DE CONTROL
Empresa / Persona natural:
COSECHA: Interior /2017 Fecha factura venta: dia-mes-año
Acción/ Requisito Documentos Observación Responsable/ verifica Tiempo CUMPLE
1. Contar con Convenio FEPA vigente. Convenio de Estabilización FEPAConvenio FEPA físico en archivo central
Conalgodón
Empresa integradora / Area
Juridica ConalgodonPrevio al cobro de compensación. No. 008-2017
Formato "Cobro de Compensaciones
de Estabilización".Debidamente firmado y diligenciado.
Factura o documento equivalente
para cobro a Conalgodón - FEPA.Cumplimiento requisito factura o su equivalente.
Copia de las facturas de ventas. Cumplimiento requisito factura.
Copia comprobante de negociación
en BMC.
Corresponde a copia de operación de registro de
facturas BMC.
Póliza de cumplimiento. ( A nombre
de Conalgodon FEPA)
Debe cumplir: 30% de valor compensación, con
vigencia de 9 meses, a nombre de Conalgodón -
FEPA.
Copia recibo de pago de l apóliza de
cumplimineto
Cumplimineto requisito que soporta pago de la
poliza
Certificado cuenta bancaria Empresa
Integradora.Para consignar recursos Compensación.
Listado agricultores beneficiarios de
compensación solicitada.
Firmado por Representante legal y/o Contador y/o
Revisor Fiscal, debe relacionar cantidades por
agricultor sujeto de compensaciónAutorización/ mandato para que
empresa cobre compensación FEPA.
Firmado por agricultor beneficiado de la
compensación.
Pendientes auditoria Pevias
Plazo maximo de un (1) mes para dar respuesta y
adjuntar soportes de casos pendientes
mencionados en visitas de auditorias previas.
Certificado retenciones en la fuente
alicadas de pagos de
compnesaciones anteriores
Ceertificado expedido por el Revisor Fiscal y/o
contador sobre el pago de las compensaciones
anteriores.
3. Verificación traslado de anteriores
compensaciones por parte de
Empresa integradora o persona
natural
Documentación o registros que
certifiquen traslado de los recursos
de compensación FEPA a los
productores.
La empresa Integradora o persona natural debe
encontrarse al día en el traslado de recursos a los
productores de compensaciones FEPA anteriores.
Administrador del FEPA
(Conalgodón) / Auditoría
Interna FEPA
-
VERIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE COBRO, PAGO Y ARCHIVO DE COMPENSACIONES FEPA AÑO 2017
agremiacion o productor
2. Recibir, revisar y aceptar
documentación completa para cobro
de compensación FEPA
Empresa integradora o
persona natural/ Secretaria
Técnica FEPA
Hasta 10 MAYO 2017 ( 2 meses
despues de la venta interna)
4. Validar que los pagos de la cuota
de Fomento se encuentren al día
Paz y Salvo en el pago de la cuota
consecha anetrior
La empresa integradora o, persona natural, debe
encontrarse al día en el pago de la cuota parafiscal
(fomento algodonero) de la cosecha anterior
Recaudo cuota parafiscal
Fondo de Fomento
Algodonero
5. Solicitar pago compensación al
Administrador del FEPA
Oficio del FEPA dirigido al
Administrador con solicitud pago de
recursos a Empresa Integradora/
persona natural.
Debe contener: Nombre Empresa Integradora o
persona natural, valor de la compensación.
Numero de cuenta bancaria a consignar.
Secretaria Técnica FEPA
Hasta el 16/junio /2017 ( Un mes
despues de la solicitud del
pago)
6. Revisar documentos y solicitar
pago de compensación a
Contabilidad, con copia a Secretaría
Técnica FEPA
Sello de autorización del pago Solicita pago: Relaciona monto de la compensación Administrador del FEPA
(Conalgodón)
Previo al cobro de
compensación.
7. Girar compensación a Empresa
Integradora o persona natural
Expedición de cheque y/o
transferencia bancaria
Se consigna y/o entrega cheque o se realiza
tranferencia a Empresa Integradora o persona
natural.
Administrador del FEPA
(Conalgodón)-
8. Verificar Formato "Pago de
compensación a los productores"
Formato "Pago de compensación a
productores".Se envía a Secretaría Técnica FEPA.
Empresa integradora o
persona natural/ Secretaria
Técnica FEPA
60 días calendario siguientes al
recibo de la compensación.
9. Custodiar documentación Todos los documentos.Se archiva en carpeta con nombre proyecto
"Compensación 2017.
Administrador del FEPA
(Conalgodón)-
Elaboró Revisó Aprobó
SECRETARIA TECNICA DEL FEPA DIRECCION ADMINISTRATIVA PRESIDENTE EJECUTIVO
Cargo Cargo Cargo
CUALQUIER INFORMACIÓN ADICIONAL
CON GUSTO SERÁ ATENDIDA.
CONALGODÓN- 3178081 EXT. 109