instructivo para carga de informaciÓn de existencias · 2.1.2 validaciones en la carga del archivo...
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REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS
INSTRUCTIVO PARA LA CARGA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS
(EXISTENCIAS)
SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – e-SIGEF SISTEMA DE BIENES Y EXISTENCIAS – e-BYE
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SUBSECRETARÍA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
SUBSECRETARÍA DE INNOVACIÓN DE LAS FINANZAS PÚBLICAS
INSTRUCTIVO PARA LA CARGA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS (EXISTENCIAS)
INSTRUCTIVO PARA CARGA DE INFORMACIÓN DE EXISTENCIAS No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de Finanzas. DERECHOS RESERVADOS Copyright © 2015 primera edición Documento propiedad de: Ministerio de Finanzas del Ecuador Edición: Primera Cubierta: Ministerio de Finanzas del Ecuador Composición y diagramación: Ministerio de Finanzas del Ecuador Estructuración: Ministerio de Finanzas del Ecuador
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Subsecretaría de Innovación y Desarrollo De las Finanzas Públicas: Hugo Naranjo Mañay Dirección Nacional de Innovación Conceptual y Normativa: Carmita Acurio Hidalgo Autor: Diana Morales Alarcón Revisión: Verónica Carrera Chiza
Carmita Acurio Hidalgo Fecha: 02/05/2018 Edición y actualización: Carlos Troya Proaño Fecha: 31/01/2019
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Tabla de contenido
INSTRUCTIVO PARA LA CARGA DE INFORMACIÓN DE EXISTENCIAS ..... 1
INSTRUCTIVO PARA CARGA DE INFORMACIÓN DE EXISTENCIAS .......... 5
1. INGRESO AL SISTEMA ........................................................................................ 5
2. CARGA DE ARCHIVOS ........................................................................................ 6 2.1. Cargar Archivo .......................................................................................................... 8
2.1.1 Pantalla Matriz de Carga - Subir Archivo ........................................................... 8 2.1.2 Validaciones en la carga del archivo de Matriz inicial de existencias .............. 10
2.2. Procesar Archivo ...................................................................................................... 12 2.2.1 Validaciones del sistema al procesar archivo .................................................... 14
2.3. Consultar Novedades ............................................................................................... 17
2.4. Eliminar ................................................................................................................... 19 2.5. Consultar Todos los Registros ................................................................................. 21
ANEXO 1.......................................................................................................... 22
ANEXO 2.......................................................................................................... 24
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INSTRUCTIVO PARA CARGA DE INFORMACIÓN DE INVENTARIOS
(EXISTENCIAS)
1. INGRESO AL SISTEMA
El funcionario accederá al sistema mediante su usuario y contraseña, proporcionados por
los Administradores Informático y Financiero de su Entidad.
Como se muestra en la pantalla, el sistema solicitará la contraseña de acceso a la
aplicación desde cualquier computadora que proporciones acceso a Internet. Una vez que
ha ingresado, el funcionario podrá visualizar las diferentes opciones de menú que se
encuentran habilitadas en el Sistema de Bienes y Existencias (eSByE) como son: Catálogos,
Bienes y Existencias.
El presente instructivo se enfocará en la opción de carga de matriz de existencias, que se
ubica en la Opción de Existencias, como se muestra en la siguiente pantalla:
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2. CARGA DE ARCHIVOS
El funcionario responsable del proceso de carga de archivos ingresa a la ruta: EXISTENCIAS
– MATRIZ DE CARGA DE EXISTENCIAS – CARGA DE ARCHIVO, como se muestra en la
siguiente pantalla:
El sistema mostrará una nueva pantalla, en la que se deberá seleccionar la entidad. Se
ingresará a una pantalla que se mostrará en blanco (la primera vez); en el caso de que se
hubieran realizado cargas anteriores, se podrá visualizar la información de los archivos
previamente cargados. De igual manera en la parte superior derecha de esta pantalla se
visualizará la barra de herramientas y en la parte inferior izquierda, se mostrará las
opciones de filtrado para la realización de búsquedas como se muestra en la siguiente
imagen:
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Cada uno de los botones que se visualizan en la barra de herramientas, serán descritos
más adelante en el presente instructivo:
- Cargar archivo ,
- Procesar archivo ,
- Consultar novedades ,
- Eliminar ,
- Consultar todos los registros .
Adicionalmente, se visualizan las siguientes columnas dentro de la pantalla principal.
- Selección (Sel)
- Nombre de archivo, este dato corresponde al nombre del archivo con el que se está
realizando la carga.
- Id. log, este código corresponde al secuencial interno de cargas de matriz para el proceso
de existencias. Esta secuencia será única para todas las entidades que manejen la opción
de existencias.
- Fecha Saldos, el mismo que corresponde a la fecha en la cual la entidad ha llevado a cabo
la constatación física de los datos que se encuentran registrados en el archivo a cargar.
Este campo servirá de insumo para el proceso de Aprobación – Consolidación.
- Usuario Carga, muestra la identificación del usuario con el cual se realiza el proceso de
carga del archivo.
- Fecha Carga, muestra la fecha en la cual se está realizando el proceso de carga. Este
campo se mostrará en formato DD/MM/YY e incluye la hora de carga en formato
hh:mm:ss
- Usuario Proceso, muestra la identificación del usuario con el cual se realiza el
procesamiento del archivo.
- Fecha Proceso, muestra la fecha en la cual se está realizando el procesamiento del
archivo. Este campo se mostrará en formato DD/MM/YY e incluye la hora de carga en
formato hh:mm:ss.
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- Estado, este campo muestra el estado del archivo una vez realizada la carga del mismo.
Los estados manejados por el sistema son:
- Cargado, los archivos cargados se mostrarán en estado CARGADO, siempre que
el archivo cumpla con las validaciones básicas del sistema, como son el formato
csv, número de columnas, etc.
- Cargado con novedades, los archivos cargados cambiarán su estado de CARGADO
a CARGADO CON NOVEDADES una vez que el funcionario haya realizado el
procesamiento del archivo y presente errores en las validaciones. Si el archivo no
presenta errores de validación interna (en la sección de procesar archivo se
describirán las validaciones que realiza el sistema) cambiará el estado a
VALIDADO.
- Validado, los archivos cambiarán su estado de CARGADO a VALIDADO siempre
que se cumplan las validaciones internas establecidas dentro de la opción de
“Procesar archivo”.
- Archivo Conciliado, este campo mostrará los valores S o N y permite al usuario identificar
si la información de las cuentas contables cargadas en el archivo se encuentra o no
conciliada.
2.1. Cargar Archivo
2.1.1 Pantalla Matriz de Carga - Subir Archivo
El funcionario presiona el botón CARGAR ARCHIVO y el sistema muestra la siguiente
pantalla:
En esta pantalla se pueden visualizar los siguientes campos:
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- Nombre de la pantalla, se observa en la parte superior de la pantalla, denominada
MATRIZ DE CARGA – SUBIR ARCHIVO.
- Ejercicio, este campo se mostrará bloqueado y se podrá visualizar el año en el
cual se está transaccionando. Como se ve en la pantalla: 2018.
- Entidad, este campo se mostrará bloqueado y se podrá visualizar el código de la
entidad, unidad ejecutora, unidad desconcentrada y el nombre de la entidad en
la cual se está transaccionando. Como se ve en la pantalla: 021-0000-0000 –
Entidad 21-0-0 (en producción el sistema mostrará los datos reales).
- Fecha de saldos, en este campo se podrá digitar o seleccionar una fecha
determinada hasta la cual se realiza la carga de los saldos de las cuentas contables
e Id de Existencias.
- Archivo a subir, en este campo se podrá visualizar la ruta desde donde se va a
cargar el archivo.
Adicionalmente se presenta el botón:
- Examinar, el cual mostrará una ventana de búsqueda, en la que se deberá
seleccionar el archivo a cargar, como se aprecia en la siguiente imagen:
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Una vez que se ha seleccionado el archivo a cargar, la dirección se podrá
visualizar en el campo “Archivo a subir” como se muestra en la siguiente
pantalla:
El funcionario presiona el botón SUBIR ARCHIVO , con lo cual el
sistema realizará las validaciones de carga del archivo y regresará a la
pantalla principal, o presiona el botón SALIR , con el que el sistema
no realiza ninguna carga y regresa a la pantalla principal.
2.1.2 Validaciones en la carga del archivo de Matriz inicial de existencias
El sistema realizará las siguientes validaciones de carga del archivo:
- El formato del archivo debe ser .csv delimitado por comas, (un ejemplo del
formato se puede verificar en el Anexo, al final de este documento) si el
funcionario realiza la carga de un archivo en un formato diferente, el
sistema mostrará el siguiente mensaje:
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- El sistema verificará que no se realice la carga de un archivo con el mismo
nombre una vez que el archivo se encuentre en estado VALIDADO o
APROBADO, de ser el caso el sistema emitirá un mensaje de error similar
al siguiente:
Una vez que se ha realizado la carga del archivo, el sistema mostrará el
registro del archivo en estado CARGADO, como se muestra en la captura de
pantalla:
El sistema permite realizar cargas sucesivas de archivos, sin embargo una vez
que estos se encuentren validados sin novedades, el sistema irá
reemplazando la información previamente cargada siempre que estos datos
no sean diferentes a los que ya se encuentren cargados. Por ejemplo: el
usuario realiza la carga de un primer archivo con los siguientes datos:
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Arhivo 1:
ID de existencia XX001
ID de existencia XX002
ID de existencia XX003
Arhivo 2
ID de existencia XX001
ID de existencia XX005
El sistema remplazará la información registrada en el archivo 1 para el
ID de existencia XX001 con los datos cargados en el archivo 2 para el
mismo id de existencia e incluirá la nueva información cargada en el
archivo 2 para el ID de bien XX005
2.2. Procesar Archivo
En esta opción, se procesarán los archivos de carga, con la información de los
inventarios asociados a las diferentes cuentas contables definidas en el Catálogo
General de Cuentas del eSIGEF, el sistema realizará las validaciones relacionadas a
la información de cada una de las columnas del archivo y la validación con el
catálogo de existencias previamente definido.
Para procesar los archivos, se deberá seleccionar un registro en estado CARGADO y
presionar el botón PROCESAR ARCHIVO
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A continuación se observa la pantalla Ingreso por Matriz de Carga - Procesar
Archivo:
En esta ventana se pueden visualizar los siguientes campos:
- Ejercicio, es el año en el que se está transaccionando, para el ejemplo:
2018. El campo se mostrará bloqueado.
- Entidad, éste contiene el código de la entidad, unidad ejecutora, unidad
desconcentrada y el nombre de la entidad. Como se ve en la pantalla 021-
0000-0000 – Entidad 21-0-0 (en producción el sistema mostrará los datos
reales). El campo estará bloqueado.
- Fecha de Saldos, se presentará la fecha en la que se registró el proceso de
carga de archivos. Campo bloqueado.
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- Archivo a subir, presentará el nombre del archivo que se haya cargado. El
campo estará bloqueado.
En esta pantalla, adicionalmente, el sistema presentará los botones PROCESAR, que
realizará las validaciones del archivo; y el botón SALIR, con el que se regresará a la
pantalla principal de carga.
El sistema permitirá procesar los archivos en donde se registren las cuentas que aún
no se han conciliado; para los casos en los cuales el usuario realice la carga de un
nuevo archivo y se encuentren registradas cuentas contables conciliadas, se
mostrará un mensaje de error dentro de la consulta de observaciones que indicará:
“El id de existencia XXXX se encuentra asociado a la cuenta contable 131.XX.XX en
estado CONCILIADO = S, si requiere cargar más información a la conciliadas debe
desaprobar las cuentas conciliadas. Por favor revise la Matriz y corrija.”, el
funcionario deberá realizar el proceso de desaprobación. En este proceso, el
sistema liberará la información de los saldos cargados dentro del sistema, se
actualizará la información de los ID de Existencia junto con los saldos a conciliar.
2.2.1 Validaciones del sistema al procesar archivo
El sistema realizará las validaciones que se muestran en la tabla adjunta; en el
caso de que el archivo las incumpla, se presentarán sus respectivos mensajes
de error, como se detalla en la siguiente tabla.
VALIDACIÓN MENSAJE DE ERROR
El sistema controla el código de la entidad en la
cual se está realizando el proceso de carga de
archivos.
La Entidad xxx registrada en el archivo no corresponde a la
entidad en la cual se está realizando la carga del archivo yyy.
Por favor revise la Matriz y corrija.
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El número de columnas registrado no
corresponde al número de columnas
establecido para la carga
Se ha ingresado xx columnas, el formato tiene 17 columnas.
Por favor revise la Matriz y corrija.
Validación entre el catálogo de existencias y la información registrada en el archivo de carga:
Si el id de existencia se encuentra marcado en
el catálogo como SERIE = S y el archivo no
contiene los rangos respectivos, el sistema
emite el mensaje de error.
- El Id existencia xxxx se encuentra marcado como SERIE =
S, por favor registre los rangos de inicio y fin de la
existencia.
El sistema controla la información que se
incluye en la columna de “bodega”, relativa a la
bodega de existencias o bye, para lo cual emitirá
los siguientes mensajes de error:
- Error en el registro de información de la bodega xxx, no
existe este dato o se encuentra inactiva en la entidad.
- La clase de bodega registrada corresponde únicamente a
bienes, debe ser clase EXISTENCIAS o BYE. Por favor
revise.
El sistema controla que los ítems
presupuestarios registrados por cada id de
existencia detallados en el archivo se
encuentren definidos en el catálogo de
existencias, validando la concordancia entre el
ID de Existencia y el ítem presupuestario.
- Error en ítem presupuestario, el ítem 53.xx.xx no se
encuentra definido en el catálogo existencia - catálogo
presupuestario para el Id Existencia xxxx.
El sistema controla la parametrización del
catálogo; si el Id de existencias se encuentra
marcado como CADUCIDAD = S, el sistema
realizará las validaciones relacionadas a la
caducidad, y emitirá los mensajes respectivos
- Error en el ID de Existencia xxx, este se encuentra
marcado como CADUCIDAD = S, en el catálogo. Por favor
revise la Matriz y corrija.
- El Id existencia xxxx se encuentra marcado como
CADUCIDAD = S, por favor registre la información en la
columna fecha de elaboración y fecha de caducidad
- Error en el registro de la fecha de elaboración, este dato
no puede ser mayor a la fecha actual.
- Error en el registro de la fecha de caducidad, este dato no
puede ser menor a la fecha actual.
- Error en el registro de la fecha de caducidad, este dato no
puede ser menor a la fecha de elaboración
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- El Id de existencia XXX se encuentre marcado como
CADUCIDAD = N, por favor borre la información en la
columna fecha de elaboración y fecha de caducidad.
El sistema controla la parametrización del
catálogo, si el Id de existencias se encuentra
marcado como LOTE = S, el sistema realizará las
validaciones relacionadas a la caducidad, y
emitirá los mensajes respectivos:
- Error en el ID de Existencia XXX, este se encuentra
marcado como LOTE = S, en el catálogo. Por favor revise
la Matriz y corrija.
Una vez que se presiona el botón procesar y el sistema ha verificado la
información, se actualizará el estado del archivo a VALIDADO o CARGADO CON
NOVEDADES, según las siguientes condiciones:
- Si el archivo se encuentra sin errores, cumpliendo con todas las
validaciones, su estado cambiará de CARGADO a VALIDADO, habilitando la
información registrada en el archivo para el proceso de conciliación.
- Si el archivo se encuentra con errores su estado cambiará de CARGADO a
CARGADO CON NOVEDADES, se permitirá cargar el archivo con la misma
denominación hasta que el archivo cargado se encuentre correcto; el
sistema remplazará la información previamente cargada por el nuevo
archivo con la misma denominación. No se actualizará el estado mientras
el archivo presente errores.
- Una vez validado el archivo, se regresará a la pantalla principal mostrando
el archivo en estado VALIDADO.
- Si el funcionario no desea procesar el archivo, deberá presionar el botón
SALIR. No se realizará ninguna validación y se regresará a la pantalla
principal sin actualizar el estado del registro como se muestra en la
siguiente imagen:
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2.3. Consultar Novedades
Esta opción permite consultar la novedades o errores de validación que se presenten
en el registro seleccionado. Para este proceso, se deberá seleccionar un registro que
se encuentre en estado CARGADO CON NOVEDADES y presionar el botón
CONSULTAR NOVEDADES :
Al entrar, se presenta una nueva pantalla:
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En donde se visualizarán los siguientes datos:
- Cabecera de la pantalla, estos campos se encuentran previamente definidos en el
sistema y corresponden a:
- Ejercicio actual: Este campo mostrará el ejercicio en cual se esta
transaccionando. Se presentará bloqueado.
- Insitución, en donde se muestra el código y el nombre de la. Se presentará
bloqueado.
Las columnas son:
- Nombre del archivo, en donde se muestra la denominación del archivo del
cual se realizó la carga.
- Id. Línea, que indica la línea del archivo en donde se presenta el error.
- Línea Datos, en donde se visualiza la información del archivo.
- Error Línea, en donde el sistema muestra la descripción del error que se
presentó durante la validacion del archivo, cuando el usuario realice la
corrección del archivo, a medida de que se corrija la información del
archivo, el sistema irá descartando los errores corregidos hasta que no se
muestren errores.
- Adicionalmente, en la parte inferior de la pantalla se encuentra la opción
Filtros de búsqueda, que permite encontrar la información específica.
En la barra de herramientas se visualizarán los siguientes botones:
- Nivel anterior, que permite salir de la pantalla de consulta y regresar a la
pantalla principal.
- Consultar todos los registros, que permite actualizar la pantalla cuando se
ha realizado la búsqueda específica de un registro.
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2.4. Eliminar
El sistema permite eliminar el archivo y su detalle cuando el estado del registro sea:
CARGADO, CARGADO CON NOVEDADES Y VALIDADO, sin embargo, cuando el estado
del registro se encuentre en estado VALIDADO el sistema verificará que las cuentas
contables registradas en el archivo no se encuentren conciliadas.
Durante el proceso de conciliación, también se podrán eliminar los archivos validados
y/o conciliados. Este proceso se describirá en el instructivo de conciliación y
aprobación de existencias.
NOTA: Al utilizar esta herramienta, el sistema realizará un eliminado total del archivo
y su detalle, por lo que si el usuario decide eliminar el archivo, se borrará de forma
permanente la información cargada y la cuenta contable asociada a la información
de las existencias quedará nuevamente por conciliar.
En los casos en los que una cuenta registrada en el archivo se encuentre CONCILIADA,
no se podrá eliminar el archivo; si se desea realizar esta acción, primero se deberá
desconciliar la cuenta contable y luego eliminar el archivo. Para eliminar un registro,
se deberá seleccionarlo y presionar el botón ELIMINAR , como se muestra en la
siguiente pantalla:
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El sistema mostrará una nueva ventana: Matriz de Carga – Eliminar:
En la que se podrán visualizar los campos bloqueados:
- Ejercicio, que corresponde al año en el que se está transaccionando, para
el ejemplo, 2018.
- Entidad, que es el código de la entidad, unidad ejecutora, unidad
desconcentrada y el nombre de la entidad, para el ejemplo, 021-0000-0000
– Entidad 21-0-0 (en producción el sistema mostrará los datos reales).
- Fecha de saldos, se presentará la fecha en la que se efectuó el registro
durante el proceso de carga de archivos.
- Archivo a subir, que presentará el nombre del archivo que se haya
cargado.
En la parte inferior se mostrarán los botones:
- Eliminar, con el que se eliminará el archivo y su detalle; una vez eliminado el
archivo, el sistema regresará a la pantalla principal y no se visualizará el registro
eliminado.
- Salir, con el que se regresará a la pantalla principal.
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Al eliminar un archivo en estado validado, en donde al menos una cuenta se
encuentre conciliada, el sistema mostrará el siguiente mensaje:
2.5. Consultar Todos los Registros
Esta opción permite actualizar la pantalla una vez que se ha realizado la busqueda de
un registro específico con la aplicación de filtros. Cuando se desee verificar todos los
registros sin la validación de un filtro deberá presionarse el botón CONSULTAR TODOS
LOS REGISTROS , el que actualizará la pantalla y se podrán apreciar todos los
registros.
Anexo 1. Formato de Carga de Archivo CSV
El archivo CSV, conforme se aprecia en la cabecera:
Deberá contener 17 columnas:
Entidad: Que corresponde al número de entidad que consta en el catálogo de UDAFs y EODs del Sector Público. Por ejemplo: 001, Asamblea
Nacional; 140, Ministerio de Educación, etc.
Unidad ejecutora: Numero de EOD. Por ejemplo: 0001, 3458, etc.
Unidad Desconcentrada: Siempre irá con cero: 0
Código de Cuenta Contable: Código de la cuenta contable usada para contabilizar la clase de inventario que se ingresa en la fila del archivo.
Ítem Presupuestario/Renglón: ítem el presupuesto asociado a la cuenta contable de la fila.
ID de existencia: Código único del Catálogo de Existencias publicado por el MEF, asignable al ítem de inventario que se ingresa en la fila.
Observación: Indicación sobre el estado, situación o condición importante a cerca del inventario.
Cantidad: Número de ítems de la clase inventario.
Valor unitario: monto en dólares asignado a un solo ítem de la clase de inventario
Valor total: es el resultado de multiplicar la cantidad por el valor unitario.
entidad unidad ejecutora unidad desconcentrada Código de Cuenta Contable Ítem Presupuestario / Renglón ID de existencia Observación Cantidad Valor unitario Valor total Caducidad Serie / Lote Fecha de Elaboración Fecha de Caducidad Serie Inicial (Especies Valoradas) Serie Final (Especies Valoradas) Bodega
1 0 0 131.01.01 530801 101010100000006 observación 4 3.78 15.12 S S 20/3/2018 20/3/2019 S12345 S12346 3
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Caducidad: Se escribirá S, si el o los ítems tienen fecha de caducidad, de lo contrario se escribirá N.
Serie/Lote: Se escribirá S, si el ítem es parte de una serie o pertenece a un lote adquirido, de lo contrario se escribirá N.
Fecha de elaboración: Es la fecha en la que fue fabricado el ítem de inventario. Si la columna Caducidad contiene S, este campo es obligatorio.
Fecha de caducidad: Es la fecha en que la que el ítem de inventario deja de estar apto para el uso para el que fue adquirido. Si la columna Caducidad
contiene S, este campo es obligatorio.
Serie Inicial: es el primer número de los ítems ingresados en la fila. La serie es asignada secuencialmente a un ítem de inventario de Especie
Valorada durante su elaboración/impresión.
Serie Final: es el último número de los ítems ingresados en la fila. La serie es asignada secuencialmente a un ítem de inventario de Especie Valorada
durante su elaboración/impresión.
Bodega: Es el número de bodega en el que está contenido el ítem de inventario.
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Anexo 2. Perfiles de usuario y Creación de Bodega de Inventarios 1. Para que las entidades puedan hacer uso de esta aplicación, deberán solicitar a los
administradores informáticos de las entidades que se asignen las funciones:
Función 9761 – Cargar Archivos - Guardalmacén
Función 9762 – Validar Archivos - Financiero
2. El usuario es el mismo utilizado para el eSIGEF como para el eSBYE
3. El archivo Excel de carga utiliza el código de una bodega (último nivel) de inventarios, la que debe
ser creada en el sistema eSBYE a través de la siguiente ruta: Catálogos\Administrativo\Bodegas