INSTRUCTIVO PARA E L L L E N A D O D E L FORMULARIO PARA E L CONTROL DE ACTIVOS

El Formulario para el Control de Activos es el documento que el Departamento de Administración de Bienes utiliza para ejecutar el control de los bienes adquiridos por el Ministerio de Educación Pública. Es de fácil comprensión, su llenado es sencillo y es utilizable para cualquier movimiento que tenga un bien durante su vida útil, para lo cual, lo único que se requiere es rellenar el círculo que se encuentra a la derecha del trámite que se desea realizar: asignación, inventario, devolución, traslado entre dependencias o traslado por desuso.

El formulario contiene una tabla donde los funcionarios deben anotar los datos que son requeridos para la actualización de cada activo en el Sistema de Bienes del Estado (SIBINET). Por esa razón, no se deben dejar casillas en blanco. En caso de que sea imposible suministrar algún dato requerido, ya sea porque está ilegible, o porque no consta en el bien, se debe anotar la abreviación N/A (no aplica). No obstante, es de suma importancia ser exhaustivo en la búsqueda de los datos solicitados.

En la esquina superior derecha, hay un cuadro para uso exclusivo del Departamento de Administración de Bienes, por lo que no es necesario utilizarlo.

En todos los casos, se deben llenar los datos solicitados, referentes a la dependencia que entrega los bienes, el jefe de esa dependencia, el funcionario que recibe los bienes y la dependencia donde labora.

Como el Formulario para el Control de Activos actúa como la herramienta legal para demostrar que uno o varios bienes, propiedad del Estado, están bajo la responsabilidad de un funcionario del MEP, a quien, en caso de que se extinga la relación laboral, y solo en casos específicos, la Administración debe ser capaz de identificar, contactar y/o ubicar físicamente, es necesario que se suministre la dirección del domicilio y los números de teléfono del funcionario que recibe los bienes.

Al fmal de la fórmula deben firmar el jefe que asigna los bienes y el servidor que los recibe, quien, a partir de esa firma, adquiere la calidad de funcionario responsable, debiendo cumplir con todas las obligaciones que la ley le exige, en cuanto a la custodia y uso de los bienes del Estado.

La responsabilidad de los funcionarios por el uso y custodia de los bienes que le han sido asignados para el desempeño de sus funciones, se fundamenta en las siguientes fuentes:

Reglamento Interior de Trabajo, del Ministerio de Educación Pública

Artículo 42 - Además de las consignadas en el Código de Trabajo, Estatuto de Servicio Civil y en otros artículos del presente Reglamento, son obligaciones de los servidores del Ministerio:

h) Responder por los objetos, máquinas, útiles o herramientas del Ministerio que tengan en uso y reponer o pagar aquellos cuyo deterioro o pérdida le sea imputable por dolo comprobado.

i) Cuidar las máquinas, el mobiliario, equipo y útiles de propiedad o al servicio de la institución y no usarlos para fines distintos de aquellos a que están destinados, velar porque no sufran más deterioro que el que exige el trabajo.

Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central

Artículo 6 - Inventario. Las personas que se encuentren al servicio de la Administración Central y de sus órganos adscritos en calidad de Jefes de Oficina o Dependencia, los funcionarios de cualquier categoría y los contratistas o ejecutivos de entes privados, que tengan a su cargo bienes, bajo su administración, custodia o concesión, quedan obligados a lo siguiente:

a) Con base en los inventarios actualizados, los jefes de Oficina o Dependencia harán entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que los responsables deben firmar;

b) Cuando una de las personas definidas en los incisos anteriores, cese en sus funciones o sea trasladado, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a su cargo

Artículo 7 - Firma de inventarios. La firma de inventarios por parte de las personas a que se refiere este reglamento, implica responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra causa justificada. A ninguna persona se le puede hacer firmar un inventario de bienes si éstos no están bajo su inmediato control o responsabilidad, ya sea que los tenga a su cargo para su uso, custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo. (Así reformado por DECRETO EJECUTIVO N° 31194-H de 3 de abril del 2003 Publicado en La Gaceta número 111 de 11 de junio del 2003).

Artículo 13 - Información sobre destino de bienes. En caso de pérdida, daño, hurto, robo o depreciación de bienes nacionales, el funcionario o contratista responsable de los bienes, deberá rendir un informe al Jefe de la Oficina o Dependencia, y presentar la respectiva denuncia ante la autoridad judicial competente, cuando proceda. Corresponde al Jefe de la Oficina o Dependencia comunicar lo pertinente al encargado de la Oficina de Bienes Institucionales y a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa.

Artículo 30 - Bajas por hurto o robo. Para dar de baja bienes nacionales, cuya pérdida se haya acreditado, conforme los alcances de los artículos anteriores, por hurto o robo, sin culpa imputable al responsable de los bienes, además de los requisitos señalados en el articulo 27 de este Reglamento, y las obligaciones estipuladas en el articulo 13 se deberá cumplir con los siguientes requisitos:

a) Se debe elaborar un acta detallando la relación de los hechos. En dicha elaboración deberán intervenir el funcionario responsable de la administración del bien desaparecido, el jefe de la respectiva sección o departamento, el funcionario ministerial encargado de los bienes y el responsable institucional de los bienes.

b) El máximo Jerarca de la Insfitución o en quien este haya delegado al efecto, una vez que cuente con el acta antes señalada, asi como con el material probatorio correspondiente dictará la resolución final, autorizando la baja de los bienes.

c) El jefe de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales dará aviso de lo ocurrido a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa; comunicando la baja de los bienes. (Así reformado por DECRETO EJECUTIVO N° 31194-H de 3 de abril del 2003 Publicado en La Gaceta número 111 de 11 de junio del 2003).

Artículo 31 - Pago y reintegro de dinero. Cuando a un funcionario se le compruebe culpa o dolo en pérdida o robo de bienes públicos, deberá restituir o pagar el bien de acuerdo con el valor de mercado. El pago del bien se hará de conformidad con los lincamientos establecidos por la Tesoreria Nacional. Cuando el funcionario haya reparado o restituido parcial o totalmente el bien perdido y compruebe posteriormente que no tuvo responsabilidad en la pérdida, tendrá derecho a que se le devuelva el valor total o parcial que haya cancelado, de acuerdo con los procedimientos establecidos para ese efecto.

Aunque se mencionan solo 5 artículos del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, la totalidad de dicho compendio de reglas resulta de gran utilidad en el proceso de llenado del Formulario para el Control de Activos, y para que todos los funcionarios conozcan el marco legal dentro del cual debe regirse el uso y la custodia de los bienes del Ministerio de Educación Pública.

Decreto 36451-MEP

Artículo 59 - Son funciones del Departamento de Administración de Bienes:

j ) Plaquear los bienes que constituyen el Patrimonio Ministerial, mantener y actualizar el programa Wizdom y SIBINET, y las demás hojas de control.

n) Mantener actualizado el Patrimonio del MEP, administrado por el Ministerio de Hacienda a través de SIBINET.

o) Fiscalizar periódicamente el levantamiento de inventario de activos e inspecciones, para corroborar la exactitud de la información suministrada por las diferentes dependencias ministeriales.

q) Mantener el inventario de bienes irunuebles actualizados en la base de datos SIBINET.

r) Elaborar el Informe Anual de Bienes para el Ministerio de Hacienda,

s) Tramitar la asignación, traslado y baja de bienes.

t) Solicitar al Ministerio de Hacienda avalúos de los bienes sujetos a baja y ejecutar la baja en el sistema SIBINET.

x) Asesorar y capacitar de forma continua a los Jefes, Coordinadores y Enlaces de las Unidades Gestoras de los Programas Presupuestarios, en la materia de administración de inventario de activos y suministros.

Código de Trabajo

Artículo 71 - Fuera de las contenidas en otros artículos de este Código, en sus Reglamentos y en sus leyes supletorias o conexas, son obligaciones de los trabajadores:

c) restituir al patrono los materiales no usados y conservar en buen estado los instrumentos y útiles que se les faciliten para el trabajo; es entendido que no serán responsables por deterioro normal ni del que se ocasione por caso fortuito, fuerza mayor o defectuosa construcción.

Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos

Artículo 110 - Además de los previstos en otras leyes y reglamentaciones propias de la relación de servicio, serán hechos generadores de responsabilidad administrativa, independientemente de la responsabilidad civil o penal a que puedan dar lugar, los mencionados a continuación:

b) La omisión, el retardo, la negligencia o la imprudencia en la preservación y salvaguarda de los bienes o derechos del patrimonio público o la adopción de acciones dolosas contra su protección, independientemente de que se haya consumado un daño o lesión.

n) Causar daño a los componentes materiales o físicos de los aparatos, las máquinas o los accesorios que apoyan el funcionamiento de los sistemas informáticos de la Administración Financiera y de Proveeduria.

p) Causar daño, abuso o cualquier pérdida de los bienes en custodia que reciba un funcionario público, cuyas atribuciones permitan o exijan su tenencia y de los cuales es responsable.

q) Permitir a otra persona manejar o usar los bienes públicos en forma indebida.

Ley General de Control Interno

Artículo 8 - Para efectos de esta Ley, se entenderá por sistema de control interno la serie de acciones ejecutadas por la administración activa, diseñadas para proporcionar seguridad en la consecución de los siguientes objetivos:

a) Proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

Es importante que todo servidor que adquirirá la condición de funcionario responsable sepa, valiéndose de las fuentes antes citadas, que al estampar su firma, adquiere responsabilidad administrativa y civil por el uso y custodia de los bienes a su cargo.

TIPOS DE TRÁMITES PARA LOS CUALES SE UTILIZA E L FORMULARIO PARA E L CONTROL DE ACTIVOS

ASIGNACION

Se reñere al procedimiento mediante el cual un funcionario con rango de jefatura asigna uno o varios bienes a un funcionario de su dependencia, para el desarrollo de su trabajo. Si ese funcionario a quien se le asignan los bienes tiene también cargo de jefatura, debe asignar los bienes a sus subalternos, en caso que no sean para el desempeño de sus propias labores. En el tanto un jefe de dependencia no asigne los bienes que le son asignados, para todos los efectos, será el funcionario responsable, adquiriendo con ello responsabilidad civil y administrativa por su uso y custodia.

T R A S L A D O E N T R E DEPENDENCIAS

Sucede cuando un bien es trasladado de una dependencia a otra. Para estos casos, debe existir solicitud por escrito del jefe de la dependencia interesada en el bien, la cual debe adjuntarse al formulario.

En el tanto el jefe de la dependencia que recibe no reasigne el bien a alguno de sus colaboradores, en caso de que no sea para el desempeño de sus propias labores, para todos los efectos, será el funcionario responsable, adquiriendo con ello responsabilidad civil y administrativa.

T R A S L A D O POR DESUSO

Implica únicamente el traslado de los bienes en estado de inservibilidad, rotura o desuso al Centro de Almacenamiento y Distribución de Materiales, en la Unica. En este caso, la dependencia que recibe siempre es el Centro de Almacenamiento y Distribución de Materiales y el funcionario responsable de los bienes, el jefe de Departamento de Administración de Bienes.

Cabe mencionar que este Formulario debe incluir, dependiendo de la naturaleza del bien que se esté declarando en desuso o inservible, la siguiente información:

a) Si se trata de equipo de cómputo, en el formulario debe incluirse visto bueno (firma y sello), de un Ingeniero en Informática del Departamento de Soporte Técnico del edificio donde se encuentre ubicada la dependencia.

b) Si se trata de vehículos y equipos que se relacionan con la flotilla vehicular del MEP; debe adjuntarse una certificación del estado del bien, extendida por un profesional con competencia del Departamento de Transportes, Dirección de Servicios Generales.

c) Si se trata de bienes utilizados en telecomunicaciones y electrónica, en el formulario debe incluirse visto bueno (firma y sello), del técnico especializado en este tipo de activos, de la Dirección de Servicios Generales.

I N V E N T A R I O

De acuerdo con el articulo 9 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, el Ministerio de Educación Pública debe presentar antes del 15 de enero de cada año, el inventario general de sus bienes, al Departamento de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del Ministerio de Hacienda.

Para eso, cada empleado responsable por el uso y custodia de bienes del Estado, antes de la fecha que se establezca internamente en las dependencias, debe llenar este formulario, indicando los datos de todos los bienes que tiene efectivamente a su cargo en ese momento, y entregarlo a su jefe inmediato.

El jefe de la dependencia debe enviar los formularios de todos los funcionarios a su cargo, al Departamento de Administración de Bienes, antes del 30 de junio de cada año, adjuntando Certificación de Veracidad de la Información, y, cuando el caso le amerite, informe anual sobre casos de traslado, extravío, robo, daño, desuso o inservibilidad de bienes asignados a esa dependencia.

D E V O L U C I O N

Sucede cuando el funcionario responsable devuelve uno o varios bienes que le fueron previamente asignados, por razones de desuso, inservibilidad, porque el jefe inmediato asi se lo solicite, por cese de funciones o por traslado del funcionario responsable a otra dependencia.

Su modo de llenado es igual al de la modalidad "asignación", solo que se debe rellenar el círculo de la modalidad "devolución".

En este caso, también, en el tanto el jefe de la dependencia no asigne los bienes que le devolvieron y que aún pueden ser utilizados, o traslade al Centro de Almacenamiento aquellos que se encuentran en estado de desuso o inservibilidad, para todos los efectos, es el funcionario responsable por su uso y custodia, adquiriendo con ello responsabilidad civil y administrativa.

Es de fundamental importancia que en cada Formulario para el Control de Activos se señale, en el círculo correspondiente, la modalidad a la que corresponde.

Por último, no omito manifestar que, del correcto llenado del Formulario para el Control de Activos, cualquiera que sea su modalidad, así como de su presentación oportuna en el Departamento de Administración de Bienes, depende el éxito en la transparencia y el debido control que se ejerce sobre los bienes del Ministerio de Educación Pública.

Lic. Edwin Hernández Muñoz 51 , Jefe

Departamento de Administración de BienesS^,