instructivo para la confección de acciones de personal en el

OFICINA DE RECURSOS HUMANOSOFICINA DE RECURSOS HUMANOS

SECCISECCIÓÓN DE GESTIN DE GESTIÓÓN DE PAGON DE PAGO

ABC PARA LA CONFECCIÓN DE ACCIONES DE PERSONAL

SISTEMA AP

Elaborado por

Br. Melissa Peña

Versión 01

Setiembre 2009

7.5.1 Realización del Servicio

Fecha de impresión SETIEMBRE 2009

Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002

Vicerrectoría de Administración

Oficina de Recursos Humanos

Sección Gestión de Pago

Instructivo para la confección de acciones de personal en el Sistema AP

Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

2-81

2

Elaborado por Sección Fecha Firma

Br. Melissa Peña Quirós

Gestión de Pago

Revisado por Unidad Fecha Firma

Sr. Mario Alexis Mena Mena

Br. Karla Méndez Delgado

Gestión de Pago

Control

Aprobado por Unidad Fecha Firma

M.Sc. Margarita Esquivel Porras

Directora, Oficina de

Recursos Humanos



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SETIEMBRE 2009

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3-81

3

TABLA DE CONTENIDO

1 PROPÓSITO............................................................................................................................... 5

2 RESPONSABILIDAD..................................................................................................................... 5

3 REFERENCIAS.............................................................................................................................. 5

4 DEFINICIONES .............................................................................................................................. 5

5 DESCRIPCION DE LA INSTRUCCIÓN ....................................................................................... 5

Movimiento: 01 NOMBRAMIENTO EN PROPIEDAD ........................................................................ 6

Movimiento: 02 NOMBRAMIENTO TEMPORAL ............................................................................. 10

Movimiento: 04 NOMBRAMIENTO POR ELECCIÓN...................................................................... 14

Movimiento: 05 NOMBRAMIENTO ESPECIAL ............................................................................... 18

Movimiento: 16 NOMBRAMIENTO POR SUSTITUCIÓN ................................................................ 22

Movimiento: 22 TRASLADO PERMANENTE DE PLAZA ............................................................... 26

Movimiento: 23 TRASLADO TEMPORAL DE PLAZA .................................................................... 29

Movimiento: 70 CAMBIO DE CLASE OCUPACIONAL................................................................... 32

Movimiento: 08 CAMBIO DE CATEGORIA ACADEMICA .............................................................. 35

Movimiento: 06 CAMBIO DE DEDICACIÓN .................................................................................... 38

Movimiento: 50 PERMISO SIN GOCE DE SALARIO ...................................................................... 41

Movimiento: 51 PERMISO SIN GOCE DE SUELDO POR ESTUDIO ............................................. 41

Movimiento: 52 LICENCIA SABÁTICA ............................................................................................ 44

Movimiento: 55 PERMISO CON GOCE DE SALARIO .................................................................... 47

Movimiento: 53 DEDUCCION DE DÍAS NO LABORADOS............................................................. 50

Movimiento: 54 SUSPENCIÓN ......................................................................................................... 53

Movimiento: 61 REGRESO AL TRABAJO ...................................................................................... 55

Movimiento: 10 RENUNCIA.............................................................................................................. 58



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Movimiento: 11 CESE POR DEFUNCIÓN........................................................................................ 60

Movimiento: 12 CESE POR PENSIÓN............................................................................................. 63

Movimiento: 13 DESPIDO................................................................................................................. 66

Movimiento: 15 CESE DE NOMBRAMIENTO.................................................................................. 69

Movimiento: 64 PAGO DE CONCEPTOS ADICIONALES .............................................................. 72

PRÓRROGAS, MODIFICACIONES Y ANULACIONES DE DOCUMENTOS P-6 Y P-8.................. 75

ANEXO 1 ............................................................................................................................................ 77

PREGUNTAS FRECUENTES ............................................................................................................ 77

ANEXO 2 ............................................................................................................................................ 80

REQUISITOS OBLIGATORIOS SEGÚN MOVIMIENTO DE PERSONAL........................................ 80

ANEXO 3 ............................................................................................................................................ 81

LISTA DE CÓDIGOS DE SICERE ..................................................................................................... 81



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1 PROPÓSITO

Describir las actividades que se realizan para elaborar las acciones de personal a

través del Sistema de Acciones de Personal (AP).

2 RESPONSABILIDAD

Los usuarios y usuarias de todas las unidades académicas y administrativas de la

UCR, tienen la responsabilidad de aplicar lo indicado en este instructivo.

3 REFERENCIAS

Se realiza como una actividad de capacitación, orientada a la política de la Oficina

de Recursos Humanos: “Impulsará la automatización e integración de procesos,

de manera que se logre mayor eficiencia y eficacia en su gestión.”

4 DEFINICIONES

No aplica.

5 DESCRIPCION DE LA INSTRUCCIÓN



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6

Movimiento: 01 NOMBRAMIENTO EN PROPIEDAD

Formulario a utilizar: P-6



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Descripción: Nombramiento de manera indefinida que se hace a un funcionario administrativo o docente, según Nómina de candidatos en casos administrativos, o según Constancia de Nombramiento de Vicerrectoría de Docencia en casos docentes. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:

a. Unidad de trabajo: Seleccione la unidad correspondiente

b. Código de movimiento: Nombramiento en propiedad 01

c. Tipo de movimiento: Movimiento nuevo 04

d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la fecha de la nómina o a la constancia de

nombramiento

e. Fecha hasta: déjela en blanco, de esta manera el sistema asigna “hasta indefinido”,

o sea hasta 31-12-2070

f. Tipo de identificación: seleccione el tipo según combo que despliega el sistema

g. Identificación: digite el número que corresponda

h. Seleccione ACTUALIZAR



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(Si el empleado es nuevo, el sistema le dará un mensaje en la parte superior de la pantalla indicando esta situación, de ser así, seleccione la casilla FUNCIONARIO NUEVO y presione ACTUALIZAR una vez más) i. Sexo: seleccione el que corresponda (sólo para funcionarios nuevos, de lo contrario

se carga automáticamente)

j. Plaza actual: sólo si va a liberar la plaza en propiedad, indique que el número de plaza que se asignó anteriormente al funcionario en propiedad, ya sea en la misma unidad o en otra unidad de trabajo. En caso de que no posea plaza en propiedad o que no libere dicha plaza DÉJELA EN BLANCO

k. Explicación: debe indicar nómina en la que fue elegido o bien la constancia de

nombramiento y las funciones a realizar.

l. Firmas: complete los espacios según la unidad de trabajo en la que labore.

m. Presione ACEPTAR

• Área de codificación

n. Plaza propuesta: indique el número de plaza del boletín o la plaza asignada

anteriormente por la unidad de trabajo en caso de ser docente, y presione

ACTUALIZAR

(En plazas administrativas: se carga automáticamente ubicación propuesta, clase

ocupacional propuesta, código SICERE, dedicación propuesta y unidad de pago, pues

estos datos pertenecen a la información de la plaza. En plazas docentes debe indicar la

dedicación propuesta y revisar que el código SICERE sea 2310 Profesor Universitario,

la ubicación propuesta, clase ocupacional propuesta y unidad de pago se cargan

automáticamente)

o. Categoría académica: sólo llénelo en caso de ser nombramiento en propiedad

docente, y seleccione la categoría de acuerdo a la constancia de nombramiento de la

Vicerrectoría de Docencia



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p. Período: debe dejarlo en blanco

q. Tipo de vacación: únicamente si es nombramiento docente en propiedad por horas

indique: Régimen dozavos 002, de lo contrario se deja en blanco.

r. Presione ACEPTAR

• Conceptos adicionales

s. Código: seleccione el concepto que corresponda al funcionario según la descripción

t. Valor: indique valor del concepto

u. Equivalencia contable: si se deja en blanco asume el contenido presupuestario que

se asigna a la plaza, si corresponde cargo a otra equivalencia digite el número que

corresponda

v. Fecha desde: indíquela únicamente si la fecha en la cual se inicia el pago difiere de

la fecha en la que inicia el nombramiento

w. Fecha hasta: indíquela únicamente si el concepto adicional no tiene vigencia de

indefinido

x. Seleccione AGREGAR CONCEPTO

y. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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Movimiento: 02 NOMBRAMIENTO TEMPORAL




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Descripción: Nombramiento a funcionarios administrativos o docentes que se realizan en plazas libres o vacantes, por un periodo definido, sujeto a prórrogas. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:


b. Código de movimiento: Nombramiento Temporal 02


d. Fecha desde: dd/mm/aa , día que inicia el nombramiento

e. Fecha hasta: dd/mm/aa, día que finaliza el nombramiento




(Si el empleado es nuevo, el sistema le dará un mensaje en la parte superior de la pantalla indicando esta situación, de ser así, seleccione la casilla FUNCIONARIO NUEVO y presione ACTUALIZAR una vez más)

i. Sexo: seleccione el que corresponda (sólo para funcionarios nuevos, de lo contrario




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j. Plaza actual: sólo debe indicarse si posee plaza en propiedad y si va a liberarla por medio del nombramiento temporal, de lo contrario DÉJELA EN BLANCO

k. Explicación: debe indicar las funciones a realizar o el curso a impartir.


m. Presione ACEPTAR


n. Plaza propuesta: indique el número de plaza en la que se desea nombrar y presione

ACTUALIZAR

(En plazas administrativas: se carga automáticamente ubicación propuesta, clase

ocupacional propuesta, código SICERE, dedicación propuesta y unidad de pago, pues

estos datos pertenecen a la información de la plaza. En plazas docentes debe indicar la

dedicación propuesta y revisar que el código SICERE sea 2310 Profesor Universitario,

la ubicación propuesta, clase ocupacional propuesta y unidad de pago se cargan

automáticamente)

o. Categoría académica: debe llenarse únicamente para nombramientos docentes de

p. acuerdo al grado académico del profesor

q. Período: debe llenarse únicamente para nombramientos docentes, por jornada por

horas, si la equivalencia contable a la que se carga el nombramiento posee varios

periodos presupuestarios.

r. Tipo de vacación: únicamente si es nombramiento docente por horas se indica Régimen dozavos 002. En caso de ser nombramiento de curso de verano se indica No paga vacaciones 003

s. Presione ACEPTAR


t. Código: seleccione el concepto que corresponda al funcionario según la descripción



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u. Valor: indique valor en caso de ser necesario (puede ser porcentual o monto fijo)

v. Equivalencia contable: debe dejarla en blanco ya que el contenido presupuestario

es el que se asigna a la plaza. En caso de tener otra equivalencia digite el número

que corresponda

w. Fecha desde: indíquela únicamente si la fecha en la cual se inicia el pago del

concepto adicional difiere de la fecha en la que inicia el nombramiento

x. Fecha hasta: indíquela de acuerdo a la fecha hasta del nombramiento

y. Seleccione AGREGAR CONCEPTO

z. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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Movimiento: 04 NOMBRAMIENTO POR ELECCIÓN




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Descripción: Nombramiento de funcionarios para desempeñar puestos de dirección de una unidad académica por un periodo determinado. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:


b. Código de movimiento: Nombramiento Por elección 04











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SETIEMBRE 2009

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001

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Página:

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j. Plaza actual: indique el número de plaza que el funcionario tenga en propiedad, ya

sea en la misma unidad o en otra unidad de trabajo. En caso de que no posea plaza

en propiedad o bien que no deje dicha plaza para trasladarse completamente,

DÉJELA EN BLANCO

k. Explicación: debe indicar las funciones a realizar y la Asamblea en la que fue

electo, así como el periodo correspondiente.


m. Presione ACEPTAR


n. Plaza propuesta: indique el número de plaza asignada a la unidad de trabajo para

puestos de dirección y presione ACTUALIZAR

o. (Ubicación propuesta, clase ocupacional, y unidad de pago se cargan

automáticamente)

p. Código SICERE: indique DIRECTOR 1123

q. Dedicación propuesta: indique según corresponda

r. Período: déjelo en blanco

s. Tipo de vacación: déjelo en blanco

t. Presione ACEPTAR


u. Código: seleccione el concepto que corresponda al funcionario según la descripción

v. Valor: indique valor que corresponda al concepto adicional (puede ser porcentual o

monto fijo)



Código de Archivo:

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SETIEMBRE 2009

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001

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w. Equivalencia contable: debe dejarla en blanco ya que el contenido presupuestario


que corresponda

x. Fecha desde: indíquela únicamente si la fecha en la cual se inicia el pago difiere de


y. Fecha hasta: indíquela de acuerdo a la fecha hasta del nombramiento

z. Seleccione AGREGAR CONCEPTO

aa. Presione ACEPTAR e imprima el documento



Código de Archivo:

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SETIEMBRE 2009

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001

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Página:

18-81

18

Movimiento: 05 NOMBRAMIENTO ESPECIAL




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SETIEMBRE 2009

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001

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Descripción: Movimiento utilizado para nombrar a “personal extraordinario”, el cual tiene un salario contractual de acuerdo a los salarios mínimos aprobados en La Gaceta que dependen de la jornada laboral con la que se nombra. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:


b. Código de movimiento: Nombramiento Especial 005











Código de Archivo:

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SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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j. Plaza actual: indique el número de plaza que el funcionario tenga en propiedad, ya

sea en la misma unidad o en otra unidad de trabajo. En caso de que no posea plaza

en propiedad o bien que no deje dicha plaza para trasladarse completamente,

DÉJELA EN BLANCO

k. Explicación: debe indicar las funciones a realizar y la Asamblea en la que fue

electo, así como el periodo correspondiente.


m. Presione ACEPTAR


n. Plaza propuesta: indique el número de plaza asignada a la unidad de trabajo para

puestos de dirección y presione ACTUALIZAR

(Ubicación propuesta, clase ocupacional, unidad de pago y equivalencia contable se

cargan automáticamente)

o. Código SICERE: indique el código de acuerdo a las funciones que realiza

p. Dedicación propuesta: indique según corresponda

q. Categoría académica: déjelo en blanco

r. Período: déjelo en blanco

s. Tipo de vacación: déjelo en blanco

t. Presione ACEPTAR


u. Código: seleccione el concepto SALARIO CONTRACTUAL TOTAL (350)

v. Valor: indique valor que corresponda al concepto adicional, de acuerdo a la

dedicación de la plaza (monto fijo)



Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

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w. Equivalencia contable: debe dejarla en blanco ya que el contenido presupuestario


que corresponda.



y. Fecha hasta: indíquela de acuerdo a la fecha hasta del nombramiento





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SGP-7.5.1. I002





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SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

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Movimiento: 16 NOMBRAMIENTO POR SUSTITUCIÓN




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

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Descripción: Nombramiento temporal que se realiza en una plaza que tiene dueño, pero que está libre por ascenso del titular, cambio temporal de plaza, permiso sin goce salario, permiso con goce de salario, incapacidad o vacaciones, entre otros. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:


b. Código de movimiento: Sustitución 016


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la fecha en la que la plaza se encuentra libre

por cualquier situación descrita al inicio

e. Fecha hasta: dd/mm/aa de acuerdo a la fecha en la que finaliza el movimiento




(Si el empleado es nuevo, el sistema le dará un mensaje en la parte superior de la pantalla indicando esta situación, de ser así, seleccione la casilla FUNCIONARIO NUEVO y presione ACTUALIZAR una vez más)



Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

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j. Plaza actual: indique el número de plaza en propiedad que tiene el funcionario que

va a ser nombrado, ya sea en la misma unidad o en otra unidad de trabajo. Esto sólo

si va a dejar la plaza en propiedad para desempeñar la sustitución. En caso de que

no posea plaza en propiedad o que no libere dicha plaza DÉJELA EN BLANCO

k. Explicación: debe indicar el nombre del funcionario al que va a sustituir, motivo

de la sustitución y oficio en el que se da Visto Bueno para la sustitución (en caso de

existir)


m. Presione ACEPTAR


n. Plaza propuesta: indique el número de plaza perteneciente al funcionario titular

(funcionario dueño de la plaza en propiedad) y presione ACTUALIZAR

(En plazas administrativas: se carga automáticamente clase ocupacional propuesta,

código SICERE, equivalencia contable, dedicación propuesta y unidad de pago, pues

estos datos pertenecen a la información de la plaza. En caso de ser sustitución por

permiso con goce de salario o vacaciones se debe indicar en equivalencia contable 881

y contar con el visto bueno respectivo.

En plazas docentes debe indicar la dedicación propuesta y revisar que el código

SICERE sea 2310 Profesor Universitario, la ubicación propuesta, clase ocupacional

propuesta y unidad de pago se cargan automáticamente)

o. Tipo objeto del gasto: indíquelo sólo en caso de ser: partidas especiales como

fondos restringidos o empresas auxiliares (OBJETO DEL GASTO ESPECIAL



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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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002); o bien en caso de cargar el nombramiento a partidas institucionales como la

881 (PERSONAL SUSTITUTO 003). De lo contrario déjelo en blanco.

p. Categoría académica: sólo llénelo en caso de ser nombramiento docente, y

seleccione la categoría de acuerdo al título académico del profesor

q. Motivo de sustitución: seleccione el motivo de sustitución que concuerde con la

situación que presenta la plaza

r. Período: sólo se indica en nombramientos por horas y en las unidades que cuentan

con “periodos” diferentes para el cargo presupuestario de las mismas, de lo

contrario debe dejarlo en blanco

s. Tipo de vacación: únicamente si es nombramiento docente por horas indique:

Régimen dozavos 002, de lo contrario se deja en blanco.

t. Presione ACEPTAR

• Conceptos adicionales u. Código: seleccione el concepto que corresponda al funcionario según la descripción

v. Valor: indique valor del concepto

w. Equivalencia contable: si se deja en blanco asume el contenido presupuestario que


corresponda



y. Fecha hasta: indíquela únicamente si la fecha en la cual finaliza el pago difiere de

la fecha en la que finaliza el nombramiento





Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

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26

Movimiento: 22 TRASLADO PERMANENTE DE PLAZA




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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Descripción: Traslado de una plaza de forma indefinida de una unidad X a una unidad Y. Debe existir una resolución de la vicerrectoría correspondiente y oficio de la Oficina de Planificación. Debe darse el traslado al mismo nivel. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:


b. Código de movimiento: Traslado permanente de plaza 022


d. Fecha desde: dd/mm/aa según oficios

e. Fecha hasta: no aparece habilitada esta opción ya que el sistema lo asigna

automáticamente como indefinido




i. Sexo: se carga automáticamente

j. Plaza actual: indique el número de plaza en propiedad del funcionario, la cual va a ser trasladada



Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

28-81

28

k. Explicación: indique la fecha desde la cual se traslada la plaza a la otra unidad, y

mencione los oficios que autorizan dicho traslado, debe indicar que el traslado es

permanente.

l. Firmas: deben firmar las jefaturas de ambas unidades de trabajo, tanto de la unidad

que cede la plaza como la unidad que recibe la plaza

m. Presione ACEPTAR


n. Ubicación propuesta: seleccione la unidad a la cual se va a trasladar la plaza


o. Código: seleccione el concepto que corresponda al funcionario según la descripción

p. Valor: indique valor del concepto

q. Equivalencia contable: si se deja en blanco asume el contenido presupuestario que


corresponda

r. Fecha desde: indíquela únicamente si la fecha en la cual se inicia el pago difiere de


s. Fecha hasta: indíquela únicamente si la fecha en la cual finaliza el pago difiere de

“indefinido”

t. Seleccione AGREGAR CONCEPTO

u. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

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29

Movimiento: 23 TRASLADO TEMPORAL DE PLAZA




Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

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Descripción: Traslado de una plaza de forma temporal de una unidad X a una unidad Y. Debe existir una resolución de la vicerrectoría correspondiente y oficio de autorización de las unidades involucradas. El traslado debe ser al mismo nivel. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:


b. Código de movimiento: Traslado temporal de plaza 023


d. Fecha desde: dd/mm/aa según oficios

e. Fecha hasta: dd/mm/aa según oficios





j. Plaza actual: indique el número de plaza en propiedad del funcionario, la cual va a ser trasladada



Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

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Copia Controlada

Página:

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k. Explicación: indique la fecha desde la cual se traslada la plaza a la otra unidad, y

mencione los oficios que autorizan dicho traslado, debe indicar que el traslado es

temporal.

l. Firmas: deben firmar las jefaturas de ambas unidades de trabajo, tanto de la unidad

que cede la plaza como la unidad que recibe la plaza

m. Presione ACEPTAR


n. Ubicación propuesta: seleccione la unidad a la cual se va a trasladar la plaza

o. Equivalencia contable: indique la equivalencia contable de la unidad dueña de la

plaza, ya que el traslado temporal es en las mismas condiciones (mismo puesto,

misma jornada, mismo cargo presupuestario)

p. Presione ACEPTAR


q. Código: seleccione el concepto que corresponda al funcionario según la descripción

r. Valor: indique valor del concepto

s. Equivalencia contable: si se deja en blanco asume el contenido presupuestario que


corresponda

t. Fecha desde: indíquela únicamente si la fecha en la cual se inicia el pago difiere de


u. Fecha hasta: indíquela únicamente si la fecha en la cual finaliza el pago difiere de

la fecha en la que finaliza el nombramiento

v. Seleccione AGREGAR CONCEPTO

w. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

32-81

32

Movimiento: 70 CAMBIO DE CLASE OCUPACIONAL




Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

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Descripción: Movimiento que corresponde a una reasignación de la plaza que ocupa el funcionario universitario a partir de una fecha determinada. Los documentos de cambio de clase ocupacional con cargo a presupuesto ordinario son confeccionados en la Oficina de Recursos Humanos, por lo que el único caso en el que las unidades de trabajo deben

elaborar éste tipo de movimiento corresponde a los nombramientos con cargo a

presupuesto de partidas especiales que cuenten con el visto bueno correspondiente para el

pago. Este movimiento es únicamente para funcionarios administrativos.

Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-6 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales:


b. Código de movimiento: Cambio de clase ocupacional 070


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la fecha de la comunicación emitida por la


e. Fecha hasta: dd/mm/aa si el funcionario ocupa la plaza reasignada en propiedad

déjelo en blanco, si ocupa la plaza de forma interina indique la fecha hasta del

nombramiento actual





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SETIEMBRE 2009

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001

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Página:

34-81

34



j. Plaza actual: indique el número de plaza reasignada (el funcionario debe poseer esta plaza en propiedad o estar nombrado en ésta durante el periodo indicado en la reasignación)

k. Explicación: debe indicar el oficio de la Oficina de Recursos Humanos, y el oficio

en el que se aprueba el pago en caso de ser presupuesto especial.


m. Presione ACEPTAR


n. Clase ocupacional propuesta: seleccione la clase ocupacional que corresponda

según el oficio de reasignación

o. Cargo propuesto: en caso de que el sistema solicite el cargo, consulte a la Sección

Administración de Salarios de la Oficina de Recursos Humanos. La mayoría de

plazas no solicita éste dato.

p. Código SICERE: seleccione el código que corresponda según las funciones del

empleado

q. Presione ACEPTAR


r. En éste tipo de movimiento no se deben indicar conceptos adicionales por lo que

deje todos estos espacios en blanco

s. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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SETIEMBRE 2009

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35

Movimiento: 08 CAMBIO DE CATEGORIA ACADEMICA




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SETIEMBRE 2009

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001

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Página:

36-81

36

Descripción: Ascenso en régimen (en propiedad) de un funcionario docente según oficio del Centro de Evaluación Académica. En este tipo de movimiento no se debe indicar plaza actual ya que el cambio de categoría se aplica a todas las plazas activas del funcionario. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP:

• Datos generales a. Unidad de trabajo: elija la unidad de trabajo correspondiente

b. Código de movimiento: Cambio categoría académica 008


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo al oficio del Centro de Evaluación Académica

e. Fecha hasta: debe dejarlo en blanco, ya que el movimiento se tramita con fecha hasta

indefinido, por se plaza en propiedad del funcionario.

f. Tipo de identificación: seleccione el tipo según corresponda

g. Identificación: digite el número correspondiente

h. Presione ACTUALIZAR

i. Clase Ocupacional: indique Profesor 9200

j. Explicación: debe indicar la categoría actual y la categoría propuesta del profesor,

además de indicar el oficio del CEA



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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

37-81

37

k. Firmas: complete los espacios según la unidad de trabajo en la que labore


l. Categoría académica actual: indique la categoría académica que tiene en la actualidad el

profesor

m. Categoría académica propuesta: indique la categoría académica según oficio del CEA

n. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

38-81

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Movimiento: 06 CAMBIO DE DEDICACIÓN




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SETIEMBRE 2009

Edición:

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Página:

39-81

39

Descripción: Aumento o disminución de jornada de un funcionario, el cual puede tramitarse para plazas en propiedad y plazas interinas. Asimismo puede ser por un periodo definido (plazas interinas o en propiedad por medio de cambio temporal de jornada), o bien por periodo indefinido (plazas en propiedad) Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP:

• Datos generales

a. Unidad de trabajo: elija la unidad de trabajo correspondiente

b. Código de movimiento: Cambio de dedicación 006


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la Resolución de Vicerrectoría de Docencia

(si es en propiedad), o a la fecha que considere la unidad

e. Fecha hasta: dd/mm/aa déjela en blanco si el movimiento es en la plaza en

propiedad, o indique la fecha hasta del nombramiento interino vigente




i. Plaza actual: seleccione la plaza que corresponda

j. Clase Ocupacional actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida



Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

40-81

40

k. Ubicación actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida

l. Explicación: debe indicar si es aumento o disminución de jornada, asimismo el

oficio o resolución que autoriza el movimiento

m. Firmas: complete los espacios según la unidad de trabajo en la que labore


n. Dedicación propuesta: indique la dedicación tomando en cuenta que si es por

jornada por ejemplo ¼ en la primera casilla indica el 1 y en la segunda el 4; si es por

horas por ejemplo 06 horas indique en la primera casilla 6 y en la segunda 0

o. Presione ACEPTAR


Deje en blanco código, valor y equivalencia contable ya que en un cambio de dedicación

no es correcto tramitar conceptos adicionales

p. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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SETIEMBRE 2009

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Página:

41-81

41

Movimiento: 50 PERMISO SIN GOCE DE SALARIO

Movimiento: 51 PERMISO SIN GOCE DE SUELDO POR

ESTUDIO




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SETIEMBRE 2009

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001

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Página:

42-81

42

Descripción: Licencia no remunerada de un funcionario administrativo o docente, que puede ser por la jornada parcial o total del mismo. Puede realizarse en una plaza interina o en propiedad, debe ser por tiempo definido de acuerdo a los oficios de aprobación. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Permiso sin goce de sueldo 050, o Permiso sin goce de

sueldo por estudio 051, según corresponda


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo al oficio de aprobación

e. Fecha hasta: dd/mm/aa de acuerdo al oficio de aprobación









Código de Archivo:

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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

43-81

43

l. Explicación: debe indicar el oficio que aprueba el permiso, la jornada en la que

disfruta de la licencia y el periodo que corresponde



n. Dedicación del permiso: indique la dedicación del permiso sin goce de acuerdo al

oficio de aprobación, recuerde que puede ser por la jornada total o por jornada

parcial

o. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

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44-81

44

Movimiento: 52 LICENCIA SABÁTICA




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SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

45-81

45

Descripción: Permiso con pleno goce de remuneración y derecho de un profesor para ausentarse de sus labores universitarias ordinarias a fin de realizar, dentro o fuera del país, una actividad sistemática en beneficio de su propia superación intelectual o profesional, y de sus otros derechos o durante un plazo no mayor de un año Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Licencia sabática 52


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo al oficio de aprobación

e. Fecha hasta: dd/mm/aa de acuerdo al oficio de aprobación









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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

46-81

46

l. Explicación: debe indicar el oficio que aprueba el permiso, la jornada en la que

disfruta de la licencia sabática y el periodo que comprende



n. Dedicación del permiso: indique la dedicación del permiso sin goce de acuerdo al


parcial

o. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

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47-81

47

Movimiento: 55 PERMISO CON GOCE DE SALARIO




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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

48-81

48

Descripción: Licencia remunerada de acuerdo a la Convención Colectiva o el Estatuto Orgánico de la Universidad de Costa Rica, puede ser por jornada parcial o total, así como también por horas. Puede tramitarse a funcionarios docentes y administrativos siempre y cuando tengan nombramiento vigente. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Permiso con goce de sueldo 055


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo al oficio de aprobación, Convención Colectiva

o Estatuto Orgánico

e. Fecha hasta: dd/mm/aa de acuerdo al oficio de aprobación, Convención Colectiva

o Estatuto Orgánico








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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

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Página:

49-81

49


l. Explicación: debe indicar el oficio que aprueba el permiso, o bien el o los artículos

que otorgan dicha licencia, así como la jornada en la que la disfruta.



n. Dedicación del permiso: indique la dedicación del permiso con goce de acuerdo al


parcial.

Es importante recordar que en casos donde el permiso es por horas, y el funcionario

se encuentra nombrado por jornada, debe indicarse en la acción de personal la

jornada total del funcionario en dedicación del permiso, y en la explicación

especificar las horas de la jornada durante las cuales tiene licencia. Este es el caso

de los permisos con goce de salario para estudio.

o. Tipo de permiso: seleccione el tipo de permiso según corresponda con goce de

sueldo especial (001), con goce de sueldo posparto (002), para estudio (012), por

pasantía (013), permiso sindical (009), por adopción (010), por cambio de domicilio

(006), por deceso de pariente (007), por detención (008), por enfermedad de

pariente (011), por lactancia (005), por matrimonio (003), por nacimiento de hijo (a)

(004); y en caso de no ajustarse a ninguno de los mencionados anteriormente,

seleccione otros (099) indicando en la explicación claramente el motivo del

permiso.

p. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

50-81

50

Movimiento: 53 DEDUCCION DE DÍAS NO LABORADOS




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

51-81

51

Descripción: Rebajo de uno o varios días del salario de un funcionario por no haberse presentado a laborar, de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Ausencia 053


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la ausencia del funcionario

e. Fecha hasta: dd/mm/aa de acuerdo a la ausencia del funcionario







l. Explicación: debe indicar claramente el motivo del rebajo




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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

52-81

52

Área de codificación




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

53-81

53

Movimiento: 54 SUSPENCIÓN




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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

54-81

54

Descripción: Suspensión temporal del contrato de trabajo de acuerdo a la Convención Colectiva de Trabajo. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Suspensión 054


d. Fecha desde: dd/mm/aa según corresponda

e. Fecha hasta: dd/mm/aa según corresponda







l. Explicación: debe indicar claramente el motivo de la suspensión





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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

55-81

55

Movimiento: 61 REGRESO AL TRABAJO




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Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

56-81

56

Descripción: Movimiento que se realiza al término de un permiso sin goce de salario mayor a un mes calendario, ya sea por la jornada total o por jornada parcial del funcionario, se puede tramitar en una plaza en propiedad o en una plaza interina. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Regreso al trabajo 061


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la nota del funcionario

e. Tipo de identificación: seleccione el tipo según corresponda

f. Identificación: digite el número correspondiente

g. Presione ACTUALIZAR

h. Plaza actual: seleccione la plaza a la que se reincorpora el funcionario (plaza en la

que se había tramitado el permiso sin goce)

i. Clase Ocupacional actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida

j. Ubicación actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida

k. Explicación: debe indicar la fecha a partir de la cual se reincorpora a sus labores.



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

57-81

57

l. Firmas: complete los espacios según la unidad de trabajo en la que labore


m. Motivo del regreso: seleccione el tipo de movimiento que originó el regreso, puede

ser permiso sin goce de sueldo (50), o permiso especial sin goce de sueldo (051)




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

58-81

58

Movimiento: 10 RENUNCIA




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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

59-81

59

Descripción: Se aplica cuando un funcionario deja voluntariamente una plaza, quedando vacante la misma a partir de la fecha de renuncia. Se aplica a la totalidad de la jornada de la plaza Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Renuncia 010


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la nota del funcionario




h. Plaza actual: seleccione la plaza a la que renuncia el funcionario

i. Clase Ocupacional actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida

j. Ubicación actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida

k. Explicación: debe indicar la fecha a partir de la cual renuncia.


m. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

60-81

60

Movimiento: 11 CESE POR DEFUNCIÓN




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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

61-81

61

Descripción: Se origina por el deceso de un funcionario, dejando vacantes todas las plazas que ocupaba a partir de la fecha del deceso. Estas plazas se congelan automáticamente, por lo que es necesario solicitar el descongelamiento temporal o permanente ante la Vicerrectoría que corresponda, con el propósito de poder nombrar a otra persona. Lo anterior en el caso de que sean plazas de presupuesto ordinario. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales

n. Unidad de trabajo: elija la unidad de trabajo correspondiente

o. Código de movimiento: Cese de funciones por defunción 011

p. Tipo de movimiento: Movimiento nuevo 004

q. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a acta de defunción

r. Tipo de identificación: seleccione el tipo según corresponda

s. Identificación: digite el número correspondiente

t. Presione ACTUALIZAR

u. Plaza actual: seleccione la plaza que deja el funcionario

v. Clase Ocupacional actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida

w. Ubicación actual: se carga automáticamente de acuerdo a la plaza elegida

x. Explicación: debe indicar la fecha a partir de la cual se tramita el cese



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

62-81

62

y. Firmas: complete los espacios según la unidad de trabajo en la que labore

z. Presione ACEPTAR e imprima el documento



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

63-81

63

Movimiento: 12 CESE POR PENSIÓN




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

64-81

64

Descripción: Movimiento de cese de un funcionario por acogerse a la pensión ya sea del Magisterio Nacional o de la Caja Costarricense de Seguro Social, dependiendo del régimen para el cual cotizó dicho funcionario. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Cese de funciones por pensión 012


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a oficio del Magisterio o comunicación de la

CCSS




h. Plaza actual: deje el espacio en blanco, ya que la pensión se aplica sobre todas las

plazas que posea el funcionario, sean en propiedad o interinas

i. Clase Ocupacional actual: se queda en blanco

j. Ubicación actual: se queda en blanco



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

65-81

65

k. Explicación: debe indicar la fecha a partir de la cual se tramita el cese


m. Presione ACEPTAR e imprima el documento



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

66-81

66

Movimiento: 13 DESPIDO




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

67-81

67

Descripción: Movimiento de cese de un funcionario de acuerdo a Resolución de la Rectoría. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Despido 13


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a oficio de la Rectoría




h. Plaza actual: seleccione la plaza que corresponda

i. Clase Ocupacional actual: se carga automáticamente

j. Ubicación actual: se carga automáticamente

k. Explicación: debe indicar la fecha a partir de la cual se tramita el cese y el número

de resolución que corresponda


Área de codificación



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

68-81

68

m. Tipo de cese: seleccione despido con responsabilidad 002, o bien despido sin

responsabilidad 003




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

69-81

69

Movimiento: 15 CESE DE NOMBRAMIENTO




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

70-81

70

Descripción: Movimiento de cese de un funcionario únicamente para plazas interinas, y en los casos donde el funcionario no tenga más nombramientos vigentes en la Universidad. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Cese de funciones 15


d. Fecha desde: dd/mm/aa corresponde al día siguiente del último día del

nombramiento. Por ejemplo, si el nombramiento fue hasta 14-12-08, debemos

indicar en fecha desde 15-12-08 en la acción de personal




h. Plaza actual: seleccione la plaza que corresponda

i. Clase Ocupacional actual: se carga automáticamente

j. Ubicación actual: se carga automáticamente

k. Explicación: debe indicar la fecha a partir de la cual se tramita el cese



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

71-81

71



m. Tipo de cese: seleccione liquidación de derechos 001




Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

72-81

72

Movimiento: 64 PAGO DE CONCEPTOS ADICIONALES




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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

73-81

73

Descripción: Se emplea para tramitar el reconocimiento de conceptos adicionales al salario, para funcionarios que ya tienen nombramientos registrados durante la vigencia de dichos pagos. Se utiliza tanto para funcionarios administrativos como para funcionarios docentes. Se utiliza para pagos de monto fijo, o bien porcentuales, por lo que es necesario leer la descripción del concepto con el fin de elegir el código de pago correcto. Paso 1: Ingrese al sistema AP https://sirh.ucr.ac.cr Digite su usuario y contraseña Paso 2: Seleccione en la pestaña trámite de documentos, Acciones de personal Acciones de personal P-8 Paso 3: Seleccione Agregar Registro Paso 4: Registre los datos solicitados por el sistema AP: • Datos generales


b. Código de movimiento: Salario Especial 064


d. Fecha desde: dd/mm/aa de acuerdo a la fecha en la que se inicia el reconocimiento

del concepto adicional

e. Fecha hasta: dd/mm/aa indíquela únicamente si el funcionario no tiene

nombramiento en propiedad, o bien si el concepto adicional es por un periodo

menor o igual al del nombramiento actual






Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

Copia Controlada

Página:

74-81

74


j. Clase Ocupacional actual: se carga automáticamente

k. Ubicación actual: se carga automáticamente

l. Explicación: debe indicar la fecha a partir de la cual se acredita el pago del

concepto adicional y los oficios de aprobación del mismo


• Conceptos adicionales (Agregar o borrar conceptos adicionales)

n. Código: seleccione de la lista que se despliega el concepto que corresponda según la

comunicación recibida

o. Valor: indique el valor que corresponda, sea porcentual o monto fijo

p. Equivalencia contable: indíquela sólo si es diferente a la equivalencia de la plaza

actual indicada anteriormente

q. Presione AGREGAR CONCEPTO

r. Presione ACEPTAR e imprima el documento



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SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

75-81

75

PRÓRROGAS, MODIFICACIONES Y ANULACIONES DE

DOCUMENTOS P-6 Y P-8



Código de Archivo:

SGP-7.5.1. I002





Fecha Revisión:

SETIEMBRE 2009

Edición:

001

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Página:

76-81

76

PRÓRROGAS (001)

Descripción:

Se considera como prórroga de una acción de personal P-6 o P-8, la continuidad de todas las condiciones señaladas en una acción tramitada anteriormente. Esto quiere decir que debe tener igual vigencia, movimiento de personal, conceptos adicionales, equivalencia contable, plaza, dedicación; en fin todas las características indicadas en dicha acción.

MODIFICACIONES (002) Descripción: Se realizan modificaciones a las acciones de personal P-6 o P-8, siempre y cuando se refiera a un cambio en la fecha hasta de la misma.

ANULACIONES (003) Descripción: Se realizan anulaciones de acciones de personal P-6 o P-8, cuando debemos dejar sin efecto algún movimiento tramitado anteriormente, sea este en propiedad o interino. Es importante recordar que para tramitar prórrogas, modificaciones o anulaciones, es necesario que exista un documento anterior al que se está elaborando, el cual será nuestro documento de referencia. Tanto en una P-6 como en una P-8, estos datos se registran de la siguiente manera: Se indica en la tercera casilla que presenta el sistema TIPO DE MOVIMIENTO, en este momento se despliega una casilla nueva, NÚMERO MOVIMIENTO DE REFERENCIA, donde indico el número de acción de personal a la que le tramito el movimiento.



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ANEXO 1

PREGUNTAS FRECUENTES



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1. ¿Cómo hago para modificar una acción de personal? La unidad puede modificar una acción de personal en tanto ésta se encuentre en estado de documento LISTA o IMPRESA. Para esta actividad deben buscar la acción de personal desde Trámite de documentos – Acción de Personal – Seleccionar P-6 o P-8 – indicar el número de acción a modificar – Seleccionar Aceptar.

2. ¿Cómo anulo una acción de personal? En el sistema AP, existen dos actividades de anulación, que tienen diferentes efectos en los documentos a tramitar.

a. Si la acción de personal no se va a ocupar, no se le va a dar trámite por alguna razón y no ha sido tramitada en la Oficina de Recursos Humanos: se puede ANULAR de la siguiente manera: deben buscar la acción de personal desde Trámite de documentos – Acción de Personal – Seleccionar P-6 o P-8 – indicar el número de acción a anular – seleccionar el ícono de la “X”. De esta manera, la acción de personal se anula por completo del sistema, y de forma permanente, lo que significa que no es posible utilizar el número de documento, ni tramitar la acción de personal en la Oficina de Recursos Humanos

b. Si la acción de personal ya está tramitada en la Oficina de Recursos Humanos: en

los casos en que ya se tramitó la acción de personal, y dicho movimiento sufre algún cambio, ya sea en fechas, jornada, puesto, etc, se debe confeccionar una nueva acción de personal que ANULE el movimiento tramitado. En este caso se elabora un documento igual al que se va a anular, que contenga la misma información, pero se indica en MOVIMIENTO DE REFERENCIA el número de acción a anular, y en TIPO DE MOVIMIENTO 03 ANULACIÓN

3. Si me equivoco, ¿me puedo devolver o termino la acción de personal y después corrijo?

El sistema AP, guarda la información a partir de la segunda pantalla, en el caso de equivocarse en la primera pantalla, se puede iniciar nuevamente la acción de personal, seleccionando SALIR, e ingresando nuevamente en AGREGAR REGISTRO.



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En el caso en que se esté en las pantallas de la número dos en adelante, lo recomendable es terminar la acción de personal y buscarla en estado del documento LISTO, y modificarla, para que una vez hechos los cambios y correcciones pertinentes, se imprima y se envíe a Recursos Humanos.

4. ¿Se puede realizar un nombramiento nuevo con “fecha desde”, desde un día feriado o no hábil?

No, todos los nombramientos nuevos, ya sean de funcionarios nuevos en la Universidad, o bien funcionarios nuevos en una unidad de trabajo, deben realizarse con “fecha desde”, a partir de un día hábil.

5. En el caso de las prórrogas, ¿aplica la “fecha desde” a partir de día hábil?

En el caso de las prórrogas de nombramiento, en el tanto no exista corte entre un nombramiento y otro, se debe elaborar el movimiento desde el día siguiente al último día del nombramiento tramitado.

6. En el caso de los complementos salariales, ¿cómo se indica si es pago único o pago mensual?

Para este efecto, deben indicar claramente en la explicación “PAGO ÚNICO” o “PAGO MENSUAL”, según se haya indicado en el acta adjunta a la acción de personal.



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ANEXO 2

REQUISITOS OBLIGATORIOS SEGÚN MOVIMIENTO DE

PERSONAL



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ANEXO 3

LISTA DE CÓDIGOS DE SICERE

instructivo para la confección de acciones de personal en el

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