interrogation des informations ... - fin.umontreal.ca · d’interrogation du module comptabilité...

prophecyprophecy Formation

Guide de formationInterrogation des informations financières II

Module Comptabilité par activités - Écrans cai 01 à cai 06 -

Système de gestion financièreUniversité de Montréal

Automne 1996Version 2 – Automne 2003

Table des matières

Afin d’assurer un apprentissage efficace et agréable du système prophecy, nous vous suggérons fortement de lire et de faire les exercices de chaque chapitre en ordre de présentation avant de poursuivre au suivant. Chacun de ces chapitres possède des informations importantes qui ne seront pas nécessairement représentées aux autres chapitres. Présentation des chapitres Chapitre 1 - La structure comptable

Ce chapitre présente la nouvelle structure comptable utilisée par la Direction des finances et par toutes les unités administratives. Les notions de CI, CV et des codes d’analyse sont présentées dans ce chapitre.

Chapitre 2 - Les règles de fonctionnement de prophecy

Ce chapitre énumère les fonctionnalités de base du système prophecy. Afin de bien découvrir le progiciel, nous vous suggérons de lire ce chapitre avant de passer au suivant. Portez une attention particulière aux fonctions magiques et à leur utilité qui sera décrite dans ce chapitre.

Chapitre 3 - Les écrans d’interrogation du module Comptabilité des activités

Ce chapitre présente les notions de base de l’interrogation en expliquant les six (6) écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités. Tous les champs sont décrits ainsi que tous les écrans-fenêtres pouvant être générés par les fonctions magiques.

Chapitre 4 - Les méthodes et trucs d’interrogation des informations financières dans le module Comptabilité par activités

Ce chapitre présente les méthodes d’interrogation les plus efficaces pour trouver facilement les informations financières dont vous avez besoin pour gérer efficacement vos comptes. Plusieurs trucs d’interrogation y sont présentés.

L’interrogation des informations financières Module Comptabilité par activités Volume 2 Version 1 1996 Version 2 : 2003

Table des matières détaillée des différents chapitres: Chapitre 1 - La structure comptable Page

Les CI

1.1 Standards de codification des centres d’imputabilité (CI) 1.2

1.2 Descriptions des CI 1.4

1.3 Codes d’analyse de CI - Pour tous les fonds 1.6

1.4 Standards de codification des CI pour la Faculté de l’Éducation permanente 1.8

Les CV

1.5 Standards de codification des codes de ventilation (CV) 1.9

1.6 Descriptions des CV 1.11

1.7 Codes d’analyse de CV 1.12

1.8 Hiérarchie des CI et des CV 1.14


Chapitre 2 - Les règles de fonctionnement de prophecy Page

Les notions d’utilisation de base

2.1 Branchement dans le système prophecy 2.2

2.2 Modification du mot de passe de branchement dans prophecy 2.3

2.3 Sélection dans les menus 2.4

2.4 Touches de navigation et touches du clavier 2.6

2.5 Menu des fonctions avec la touche F1 2.8

2.6 Fonctions d’interrogation 2.9

2.7 Messages d’erreur et message d’inactivité 2.11

Les fonctions spécialisées

2.8 Fonction « Recherche » pour afficher les listes de codes

2.8.1 Les caractères de tri aléatoire

2.8.2 Les étapes d’exécution d’une recherche

Exemple 1 - Récupérer les CI selon leur description

Exemple 2 - Récupérer les CI de votre unité

2.12

2.13

2.15

2.9 Fonctions magiques: « Info », « Sélection » et « Suite »

2.9.1 La fonction « Info »

2.9.2 La fonction « Sélection »

2.9.3. La fonction « Suite »

2.16

2.18

2.19

Chapitre 3 - Les écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités Page

Les éléments d’interrogation

Note aux utilisateurs du module Grand livre 3.2

3.1 Trucs et logique d’interrogation de la base de données « Usagers» 3.3

3.2 Deux méthodes d’interrogation des informations financières

3.2.1 La méthode d’interrogation exhaustive

3.2.2 La méthode d’interrogation sélective

3.4

3.5

3.3 Dates de traitement dans le système prophecy 3.6


Les écrans d’interrogation (explication détaillée)

3.4 Détail des écrans d’interrogation de Comptabilité par activités

3.4.1 La présentation de la section

3.4.2 Les écrans « cai 01 » et « cai 02 » - Interrogation des CI et CV

3.4.3 L’écran « cai 03 » - Historique transactions CI CV

3.4.4 Les écrans « cai 04 » et « cai 05 » - Engagements des CI et CV

3.4.5 L’écran « cai 06 » - État des comptes - Fds. dispo.

Scénario 1 - Interrogation disponibilité d’un CI de gestion

Scénario 2 - Interrogation disponibilité d’un CI de gestion

pour une catégorie de dépense

Scénario 3 - Interrogation disponibilité d’un groupe de CI de gestion

Scénario 4 - Interrogation disponibilité d’un groupe de CI de gestion

pour une catégorie de dépense

Scénario 5 - Interrogation disponibilité d’un CI - Recherche

Scénario 6 - Interrogation disponibilité de tous les CI pour un projet de

recherche

Scénario 7 - Interrogation disponibilité d’un CI - Recherche par date de fin de

fonds

Scénario 8 - Interrogation disponibilité d’un CI - Immobilisation

3.7

3.8

3.19

3.30

3.42

3.44

3.47

3.50

3.54

3.58

3.62

3.66

3.71


Chapitre 4 - Les méthodes et trucs d’interrogation des informations financières dans le module Comptabilité par activités Page

4.1 Trucs et logique d’interrogation de la base de données « Usagers» 4.2

Interrogation de la disponibilité budgétaire

4.2 Disponibilité budgétaire d’un CI de gestion

4.2.1 Pour interroger un CI de gestion

4.2.2 Pour interroger un CI de gestion pour une catégorie de dépense

4.3

4.3 Disponibilité budgétaire d’un CI - Recherche

4.3.1 Pour interroger un CI-Recherche - Pour toute la durée de vie du projet

4.3.2 Pour interroger des CI-Recherche faisant partie du même projet

4.3.3 Pour interroger un CI-Recheche pour son année de fin de fonds

4.5

4.4 Disponibilité budgétaire d’un regroupement de CI (par codes d’analyse)

4.4.1 Pour interroger un regroupement de CI

4.4.2 Pour interroger un regroupement de CI pour une catégorie de dépense

4.8

Interrogation du détail des transactions

4.5 Interrogation du détail d’une transaction de dépense ou de budget

4.5.1 Par CI - Année - l’écran « cai 01 »

4.5.2 Par CV - Année - l’écran « cai 02 »

4.5.3 Par CI et CV - l’écran « cai 03 »

4.11

4.6 Interrogation du détail d’un engagement

4.6.1 Par CI - Année - l’écran « cai 04 »

4.6.2 Par CV - Année - l’écran « cai 05 »

4.13


4.7 Interrogation des montants de ristourne associées aux transactions de dépense

4.7.1 Interrogation par le numéro de pièce à payer

4.7.2 Interrogation par numéro de chèque

4.15

4.8 Recherche de la signification d’un code de transaction 417

4.9 Transactions converties du Cyber à prophecy 4.19

4.10 Interrogation des CI-Contrôle et des CV-Contrôle 4.20

Interrogation des informations concernant le paiement des transactions de dépense

4.11 Émission du chèque de paiement pour une transaction de dépense

4.11.1 Interrogation par CI CV

4.11.2 Interrogation par numéro de pièce

4.21

4.12 Interrogation de l’adresse de paiement pour un chèque 4.26

4.13 Interrogation de la date d’émission du chèque 4.29

4.14 Interrogation des pièces payées par un chèque de remboursement 4.31

Trucs et procédures facilitant l’interrogation

4.15 Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre

4.15.1 Sauter d’un écran à un autre avec « Aller »

4.15.2 Consulter un écran par « Aller/Retour »

4.32

4.16 Imprimer des informations financières 4.34


Comment utiliser ce manuel de formation:

1. Ce manuel s’adresse à tous les employés(es) de l’Université de Montréal qui doivent gérer les revenus et les dépenses attribuables aux comptes financiers de l’Université.

2. Le manuel présente que la fonction d’interrogation de prophecy. Aucun processus de saisie n’y sera expliqué.

3. Les chapitres 1 et 2 doivent être lus par tous les utilisateurs.

4. Nous conseillons aux utilisateurs réguliers du système de couvrir le chapitre 3 portant sur chacun des six (6) écrans d’interrogation. Les écrans y sont présentés de manière très détaillée.

5. Les utilisateurs occasionnels pourront utiliser le chapitre 4 afin de retrouver des procédures simples et rapides pour l’exécution de différentes commandes. Le chapitre 3 devrait être utilisé comme complément.

6. Les données financières de ce manuel sont fictives et ont été manipulées afin de ne rien révéler sur la situation de certains comptes. Il ne vous sera donc pas possible de reproduire exactement les écrans présentés dans ce manuel. Nous vous suggérons d’utiliser vos CI, vos CV et vos informations dans la vraie base de données (« Usager ») et de suivre nos indications. En visualisant des données financières qui signifient quelque chose pour vous, il sera plus facile d’apprendre le fonctionnement du système.

Symbolique utilisée dans ce manuel À l’intérieur de ce manuel, nous utiliserons des symboles et des formats particuliers dont l’objectif est d’attirer votre attention sur ces éléments. Cinq symboles et formats sont à retenir:

Symboles Exemples Description

« élément en gras » « cai 01 » Présente le code d’accès direct de l’écran à sélectionner

« élément non gras » « No réf 1 » Présente le champ où se trouve une information bien précise dans l’écran de prophecy

italique Description des CI Référe à une rubrique de ce manuel où vous pourrez trouver plus d’information sur un sujet;

Voir page 1-6 de ce manuel

La cloche devrait toujours attirer votre attention. Elle présente une information supplémentaire et complémentaire au texte présenté précédemment.

Voir page 2-3 de ce manuel

La bombe devrait toujours attirer votre attention. Elle explique comment se sortir des pièges et des embûches de prophecy et vous prévient de certaines erreurs pouvant être crées.


Chapitre 1 La nouvelle structure comptable

Chapitre 1 – La structure comptable Chapitre 1 -

1

1.1 Standards de codification des centres d’imputabilité (CI) ⇒ Un Centre d’Imputabilité se définit comme:

• le niveau hiérarchique le plus bas de l’Université (la faculté, le service, le département ou la division)

• où il y a une responsabilité de gestion bien identifiée • et où on comptabilise et contrôle les informations comptables.

⇒ Le CI se veut la nouvelle codification des numéros de compte; ⇒ Il est composé de huit (8) caractères (les lettres sont MAJUSCULES). Les standards de

codification varient pour chacun des fonds.

Standards de codification des CI et exemples: • Fonds de fonctionnement sans restriction (fonds courant):

Fonds Faculté ou Service ou Département ou Division

Séquence numérique dans le fonds pour une unité (Chacun des comptes du même fonds pour la même

unité a été numéroté aléatoirement.)

F (Fonct. SANS restriction)

ANTH (Anthropologie)

001 (Compte général du département)

F FMUS (Fac. musique)

004 (Recherche-cas spéciaux)

• Fonds de fonctionnement avec restriction (fonds spéciaux ou de recherche):

• Contrats et Subventions: Fonds – Type de contrat Séquence numérique

R (Fonct. AVEC restriction – Subvention)

0001000

RA (Fonct. AVEC restriction - Contrat ACDI)

000088

RB (Fonct. AVEC restriction - Contrat du Bureau de liaison)

000027

RC (Fonct. AVEC restriction - Contrats - Chaire)

000012

RFCI_ (Fonct. AVEC restriction - Fondation Canadienne Innovation)

074

RCH_ (Fonct. AVEC restriction - Chaire de Recherche du Canada)

0012

RH (Fonct. AVEC restriction - Dotation Recherche)

000001

RI (Fonct. AVEC restriction - Contrat du Bureau coopération internationale)

000023

RM (Fonct. AVEC restriction – Fonds Indemnisation – Congés Maladie/Maternité)

000003


2

Fonds – Type de contrat Séquence numérique

RR (Fonct. AVEC restriction - Contrat suite R & D)

000005

RW (Fonct. AVEC restriction – Surplus divers Contrats)

000042

RX (Fonct. AVEC restriction - Dotation Prix et bourses)

000028

RZ (Fonct. AVEC restriction – Coopération internationale - Subvention

000019

• Fonds de dotation

Fonds Faculté ou Service ou Département

Séquence numérique dans le fonds pour une unité (Chacun des comptes du même fonds pour la même

unité a été numéroté aléatoirement.)

D (Fonct. de dotation)

SBIO (Sc. biologiques)

002

D FTHE (Fac. théologie)

001

• Fonds d’Immobilisation

• Projets du fonds d’immobilisation (gérés par la Direction des immeubles) Fonds Séquence numérique représentant le projet

I (Fonds d’Immobilisation)

0004366 (No projet)

I 0037648

• Budget MAO et budget de disposition d’actif des unités Fonds Faculté/Département Séquence numérique

I (Fonds d’Immobilisation)

FMED (Faculté de médecine)

001

I NUTR (Nutrition)

001

• Fonds de souscription

Fonds Faculté ou Service ou Département

Utilisation des fonds

Séquence numérique dans l’unité par utilisation

S (Fonct. de souscription)

BIB (Bibliothèques)

BI (Bibliothèques, livres,

collections, manuscrits)

02

S CHI (Chimie)

FF (FFAR, recherche)

02


3

1.2 Descriptions des CI Les descriptions des CI ont été codées de manière à être facilement récupérables par des recherches de tri aléatoire (voir la rubrique 2.8.1 Les caractères de tri aléatoire pour plus d’information). Chacun des fonds possède un standard de codification particulier qui affiche les principales caractéristiques du CI. Ce standard utilise les valeurs de codes d’analyse des CI. Les descriptions ont été saisies en MAJUSCULES. Les descriptions des CI apparaissent:

• dans tous les écrans d’interrogation lorsque la touche « TAB » est actionnée après la saisie d’un CI ou lorsque « OK » fait apparaître l’information financière désirée;

• dans l’écran-fenêtre de la fonction « Recherche». Consulter la rubrique 2.8 Fonction « Recherche » pour afficher les listes de codes pour plus d’information sur cette fonction.

⇒ Fonds de fonctionnement SANS restriction • Format standard

Faculté (Code d’analyse 7)

Département (Code d’analyse 8)

Contrôle budgétaire (Code d’analyse 9)

Description projet (Code d’analyse 2)

FFASC001 = FASC-DASC-GEST-DIRECTION ARTS & SCIENCES

FASC

(Fac. arts et sc.)

DASC

(Direction arts et sc.)

GEST

(Activité de gestion)

DIRECTION ARTS & SCIENCES

FBIOC025 = FMED-BIOC-CPAR-DR ROBERT CEDERGREN

FMED

(Fac. médecine)

BIOC

(Dép. biochimie)

CPAR

(Cas particulier)

ROBERT CEDERGREN

FSETU001 - SETU-DSET-GEST-DIR. ÉTUDIANTS ADM. SERV.

SETU

(ServIces aux étudiants)

DSET

(Dir. services aux étudiants)

GEST

(Activité de gestion)

DIR. ÉTUDIANTS ADM. SERV.

• Fonds interne de recherche

Faculté (Code d’analyse

7)


Contrôle budgétaire

(Code d’analyse 9)

Provenance du fonds

(Codification interne)

Description (Code

analyse 3)

Description projet (Code

d’analyse 2)

FPHYS010 = FASC-PHYS-RECH-INFR COCHRANE COUCHES MIN.

FASC

(Fac. arts et sc.)

PHYS

(Physique)

RECH

(Recherche)

INFR

(Infrastructure)

COCHRANE

(Nom de famille du chercheur)

COUCHES MIN

(Résumé desc. du projet)


4

⇒ Fonds AVEC restriction



Organisme (Code d’analyse 6)

Description chercheur (Code d’analyse 3)

OU Boursier

R0004832 = FMED-PHYI-FQMC-CALDERONE ANGELO

FMED

(Fac. médecine )

PHYI

(Physiologie)

FQMC

(Fonds Québéc.. Maladies Coeur)

CALDERONE ANGELO

(Nom du chercheur responsable)

R0004759 = FMED-PHY-FRSQ-SCOTT STEPHEN-BOURSIER

FMED

(Fac. médecine )

PHYI

(Physiologie)

FRSQ

(Fonds Rech. Santé du Québec)

SCOTT STEPHEN

(Nom du boursier)

⇒ Fonds de dotation



Type de dotation (Code d’analyse 5)

Description du fonds (Code d’analyse 6)

DFROD025 = FDRO-DDRO-BOUR-FDS FRANCOIS M. PROULX.

FDRO

(Fac. droit)

DDRO

(Dir. droit)

BOURSES

(Type de dotation)

FDS FRANCOIS M. PROULX

(Nom du donateur) ⇒ Fonds de souscription



Type d’utilisation de la souscription

(Code d’analyse 2)

Description du compte (Code d’analyse 6)

SCHIRE03 = FASC-CHIM-RECH-CONFÉRENCE SERVIER

FASC

(Fac. arts & sc.)

CHIM

(Chimie)

RECH

(Type d’utilisation)

CONFÉRENCE SERVIER Canada INC.

(Description du compte) ⇒ Fonds d’immobilisation • Pour les CI du budget MAO et du budget de disposition d’actif



Type de budget (MAO; Disp. actif ou remboursement

d’assurance) (Code d’analyse 4)

Description responsable (Code d’analyse 3)

IFAME004 = FAME-DAME-BDAC-M.GARIÉPY

FAME

(Fac. aménagement)

DAME

(Dir. aménagement)

BDAC

(Budget disposition d’actifs)

M.GARIÉPY

(Nom du responsable)


5

1.3 Codes d’analyse de CI - Pour tous les fonds Chacun des comptes de l’Université possède des caractéristiques: le fonds affecté, le titre du projet, le responsable du compte, la faculté et le département d’origine, le type de contrôle budgétaire, etc. Ces caractéristiques ont été insérées dans prophecy lors de la création de chaque CI et sont disponibles en interrogation. Grâce à elles, vous pouvez obtenir des informations sur les comptes ou vous pouvez regrouper des CI possédant des caractéristiques communes (Ex.: regrouper tous les CI de la faculté de théologie par la caractéristique indiquant la faculté du compte). ⇒ Les caractéristiques des CI sont appelées des Codes d’analyse des CI. ⇒ Chaque CI possède une liste de neuf (9) codes d’analyse. Chaque code d’analyse possède un

numéro intrerne qui permet d’identifier le code d’analyse. Ce numéro est très important lors de la génération des états de comptes.

⇒ Voici un exemple qui illustre bien la fonction informative des codes d’analyse. Cet écran affiche les codes d’analyse du CI = FFTHE001

PROPHECY CO_T PROJET 25APR96 09:13AM MAJ PROJETS APR+: DÉTAILS SUPPL, VAL DÉF +------------------------------------------------------------------------------+ ¦ No projet ¦ ¦ Description +---------------------------------------------+ ¦ ¦ Atr accès ¦Atr accès ¦ Code ¦ Nom ¦ ¦ ¦ Type de pro +----------+--------+-------------------------¦ ¦ ¦ An proch? ¦FTHEF001 ¦FFTHE001¦FTHE-DTHE-GEST-DIRECTION ¦ ¦ ¦ CI ctrl ¦FT+---------------------------------------------------+ ¦ CV contrôle ¦FT¦ CI FTHE-DTHE-GEST-DIRECTION THÉOLOGIE ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------+ ¦ P¦ Fonds FFSR FD FONCTIONNEMENT SANS RESTR. ¦ #1 ¦ Nom respon¦ Projet DTHE DIRECTION THÉOLOGIE ¦ #2 ¦ Source financ¦ Nom responsable LETL LAVAL LÉTOURNEAU ¦ #3 ¦ S-source financ¦ Source financement ¦ #4 ¦ Orga¦ S-source financement ¦ #5 ¦ Faculté/Se¦ Organisme ¦ #6 ¦ Département/Div¦ Faculté/Service FTHE FACULTÉ DE THÉOLOGIE ¦ #7 ¦ Contrôle budgé¦ Département/Division DTHE DIRECTION THÉOLOGIE ¦ #8 ¦ Date ¦ Contrôle budgétaire GEST ACTIVITÉS DE GESTION ¦ #9 ¦ Su+-------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ Info(S-F11) Fin(F3)

Pour connaître les procédures de visualisation des codes d’analyse d’un CI, veuillez consulter la rubrique 2-9 Les fonctions magiques: « Info ».... Pour connaître les procédures d’interrogation des CI par regroupement de codes d’analyse, consultez la rubrique 3.4.5 L’écran « cai 06 » - État des comptes - Fds. dispo.


6

⇒ La liste des codes d’analyse (des caractéristiques) des CI varie pour les différents fonds. Voici la liste pour chacun des fonds.

Numéro et signification des codes d’analyse

Fonds 1 2 3 4

FFSR Fonds Activité de gestion Nom responsable « libre » FFSR (rech) Fonds Nom projet Nom chercheur Source financement FFAR Fonds Nom projet

Nom chercheur Source financement

FSOU Fonds Utilisation

Nom responsable « libre »

FDOT Fonds AVEC/SANS restriction

Nom responsable AVEC/SANS restriction

FIMM- Budget MAO et Dispo. actif

Fonds « libre »

Nom responsable Budget affecté

FIMM- Projet investissement

Fonds Code de regroupement d’une famille de projets

Nom du gestionnaire de projets

Code d’immeuble


Fonds 5 6 7 8 9

FFSR « libre » « libre »

Faculté Département Contrôle budgétaire (GEST – CPAR et AUTR)

FFRS (rech) Sous-source financement

Organisme Faculté Département Contrôle budgétaire (RECH)

FFAR Sous-source financement

Organisme

Faculté Département Contrôle budgétaire (RECH)

FSOU « libre » « libre »

Faculté Département Contrôle budgétaire (CPAR)

FDOT Type dotation Nom donateur Faculté Département Contrôle budg (AUTR)

FIMM- Budget MAO et Dispo. actif

« libre » « libre »

Faculté Département Contrôle budgétaire (CPAR)

FIMM- Projet investissement

Catégorie de projets

Année retenue Faculté Département Contrôle budgétaire (AUTR ou CPAR)


7

1.4 Standards de codification des CI pour la Faculté de l’Éducation permanente

La faculté de l’Éducation permanente possède une structure particulière pour ses CI.

⇒ pour les CI de la Faculté de l’Éducation permanente, la codification est la suivante:

Code FEP

Programme (Sigle de cours)

Trimestre

Année Emplacement

Z AEG H (hiver)

PR (paire)

H (hors campus)

Z AEG E (été)

IP (impaire)

C (campus)

Z TXM (toxicomanie)

A (Automne)

PR C

⇒ La liste des caractéristiques des CI du fonds courant de la faculté de l’Éducation permanente

est différente de celle des autres CI . Leurs codes d’analyse sont présentés ci-dessous:

Codes d’analyse des CI de la FEP

Numéro du code Nom

1 Fonds

2 Activité de gestion

3 Famille

4 Certificat

5 Localisation

6 Trimestre

7 Faculté/Service

8 Département/Division

9 Contrôle budgétaire


8

1.5 Standards de codification des codes de ventilation (CV) ⇒ Un code de ventilation se définit comme:

• chacune des catégories détaillées d’actif, de passif, de capital , de dépense et de revenu.

• Le niveau de détail correspond à celui auquel on veut comptabiliser et contrôler les informations comptables.

⇒ Le CV est la nouvelle codification des natures de dépense; ⇒ Le CV est composé de huit (8) caractères (les lettres sont MAJUSCULES); ⇒ Format standard

Type comptable

Nature Codification SIFU Séquence numérique dans la catégorie SIFU

P

(Projet)

D

(Dépense)

745

(Fourniture et matériel)

007

(Documentation)

P R

(Revenu)

460

(Ventes externes)

004

(SAE - Cartes)

P C

(Capital)

355

(Revenus nets non attribués avec restriction)

001

(Capital - Réserve)

P A

(Autres)

020

(CAR-Droits de scolarité)

005

(CAR - Élèves - FEP)

⇒ Codes de ventilation particuliers • CV utilisés pour la conversion du CYBER à PROPHECY (Vous ne devriez jamais utiliser

ces CV); Type

comptable Nature Séquence numérique

P

(Projet) 99999

(Conversion) 96

(Conversion système dépenses - comptes réciproques)


9

• CV utilisés pour les transactions budgétaires; Type

comptable Nature Catégorie budgétaire Séquence numérique dans la catégorie

budgétaire P

(Projet) B

(Budget) BND

(Budget non distribué) 001

(Général)

• CV utilisés pour le budget initial;

Type comptable

Nature Codification SIFU Séquence numérique dans la catégorie SIFU

B

(Réserve)

B

(Budget)

BND

(Budget non distribué)

001

(Général)

B

(Réserve)

D

(Dépense)

600

(Salaire)

000

(Direction)

B

(Réserve)

R

(Revenu)

460

(Ventes externes)

082

(Général) • CV utilisés pour les transactions de la DI;

Type comptable

Catégorie budgétaire Nature Séquence numérique

DI (Direct. des immeubles)

00 (Entrepreneur général

et divers)

PA (Plans)

01 (Plans - Documents (impression))


10

1.6 Descriptions des CV Les CV possèdent eux aussi des descriptions codées et standardisées. Ces descriptions ont été enregistrées en MAJUSCULES. Les descriptions des CV apparaissent:

• dans tous les écrans d’interrogation lorsque la touche « TAB » est actionnée après la saisie d’un CV ou lorsque « OK » fait apparaître l’information financière désirée;

• dans l’écran-fenêtre de la fonction « Recherche». Consulter la rubrique 2.8 Fonction « Recherche » pour afficher les listes de codes pour plus d’information sur cette fonction.

• Format standard

Contrôle budgétaire (Code d’analyse 9)

Description de la nature de dépense (Code d’analyse 8)

PD745007 = GENE-DOCUMENTATION

GENE

(Dépense fait partie de l’enveloppe globale)

DOCUMENTATION

(Nature de dépense = Documentation)

PD730001 = SPE1-FRAIS DE REPRÉSENTATION

SPE1

(Dépense fait partie de l’enveloppe budgétaire spécifique)

FRAIS DE REPRÉSENTATION

PR460012 = AUTR-SEA-SPORTS-COMPÉTITION

AUTR

(CV ne fait pas l’objet de vérification du contrôle budgétaire)

SEA-SPORTS-COMPÉTITION


11

1.7 Codes d’analyse de CV Les codes de ventilation possèdent également des caractéristiques. À l’exemple des codes d’analyse de CI, les codes d’analyse de CV remplissent deux fonctions:

(1) rendre disponible des informations sur le CV; (2) permettre le regroupement de transactions financières possédant une même caractéristique de CV (Exemple: obtenir le montant total dépensé pour un département pour les dépenses de type Fourniture et matériel).

⇒ l’exemple suivant illustre bien la fonction informative des codes d’analyse de CV. Cet écran

affiche les codes d’analyse du CV = PD745007 PROPHECY CO_T PROJET 01MAY96 05:56PM INTERROGATION TRANSACTIONS CI/CV -------------------------------------------------------------------------------- CI FANTH001 CV PD745007 +-----------------------+---------------------------------------------------+--- ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦R¦ Nom CV Documentation ¦ +--+--+---------+-+------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Catégorie budget C AUTRES DÉPENSES ¦ #1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Sous-catégorie bud C AUTRES DÉPENSES ¦ #2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Poste FMAT FOURNITURE ET MATÉRIEL ¦ #3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Type DOCU DOCUMENTATION ¦ #4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Code analyse 5 CV ¦ #5 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Code analyse 6 CV ¦ #6 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Code analyse 7 CV ¦ #7 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Code analyse 8 CV TN01 TAXABLE(TPS)-NON TAXABLE(TVQ) ¦ #8 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Contrôle budgétaire GENE GÉNÉRAL ¦ #9 ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------+ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin» ) Fin(F3) :

Pour connaître les procédures afin de visualiser les codes d’analyse d’un CV, veuillez consulter la fiche 2-9 Les fonctions magiques: Info..

Pour connaître les procédures d’interrogation des CV par regroupement de codes d’analyse, consultez la rubrique 3.4.5 L’écran « cai 06 » - État des comptes - Fds. dispo.


12

⇒ Voici la liste des codes d’analyse de CV. Le numéro du code d’analyse est l’élément essentiel à mémoriser. Vous devrez indiquer cette information pour regrouper des transactions financières lors de la génération des états des comptes.

Numéro Code

d’analyse CV


1 Catégorie budgétaire (Telle que représentée par les formulaires ABC de la division des budgets)

2 Sous-catégorie budgétaire (Précise la catégorie budgétaire)

3 Poste (Représentant la catégorie SIFU)

4 Type (Précise les rubriques de chaque classification SIFU)

5 Capitalisable (Affiche une classification pour les dépenses capitalisables)

8 Codes de taxe par défaut associé à la dépense (Utilisé pour la saisie automatique des codes de taxe)

9 Contrôle budgétaire (Utilisé pour le contrôle budgétaire automatisé)


13

1.8 Hiérarchie des CI et des CV Les CI et les CV que vous utilisez pour saisir et interroger vos transactions financières sont regroupés par des CI-Contrôle et CV-Contrôle au module du Grand livre de l’Université de Montréal. Ne voulant pas afficher un niveau de détail trop grand aux états financiers, toutes les informations financières sont automatiquement associées à leurs CI-Contrôle et CV-Contrôle qui eux seront présentés globalement aux états financiers. Aucune transaction ne peut être saisie à partir d’un CI et CV contrôle; seul un mécanisme automatique cumule les données. Prenons l’exemple d’un projet de recherche au département de chimie impliquant quatre (4) chercheurs. Chaque chercheur voulant contrôler ses dépenses individuellement, quatre (4) CI seront créés: R0000001, R0000002, R0000003 et R0000004. Étant donné que ces quatre (4) CI font partie du même projet de recherche, ils seront contrôlés par le même CI-Contrôle: CHIMR002. La structure de ce projet de recherche ressemblera à ceci.

CHIMR002 CI-Contrôle

(Ss-syst. : GL)

R0000001 CI-Projet

(Ss-syst. : CA)

R0000002 CI-Projet

(Ss-syst. : CA)

R0000003 CI-Projet

(Ss-syst. : CA)

R0000004 CI-Projet

(Ss-syst. : CA)

Cette particularité de prophecy nous permet de gérer les comptes de l’Université par activités. La gestion sera ainsi plus personnalisée et plus flexible.

Pour connaître les procédures d’accès aux CI-Contrôle et CV-Contrôle, veuillez consulter la rubrique 4-10 Interrogation des CI-Contrôle et CV-Contrôle. Assurez-vous d’abord que votre menu vous permet bien d’interroger le sous-système Grand livre (gl). Tous les opérateurs n’y ont pas automatiquement accès.


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Chapitre 2 Les règles de fonctionnement de prophecy

Chapitre 2 - Les règles de fonctionnement de prophecy Chapitre 2 -

1

2.1 Branchement dans le système prophecy Le branchement dans le système prophecy se fait à partir du Pilote du système informatique de l’Université de Montréal. Pour atteindre prophecy vous devez donc posséder un login name en activant le Domaine des applications administratives – DAA de « Votre profil informatique à la DGTIC » http://www.dgtic.umontreal.ca/ Procédures de branchement:

⇒ démarrez / programmes / UdeM applications administratives (SMS) / appl.Adm. Mode Car (TeraTerm);

⇒ entrez votre login name et votre mot de passe;

⇒ utilisez un des trois serveurs suivants: Diamant.daa, Opale.daa ou Topaze.daa;

⇒ lisez les écrans déroulant et appuyez sur « RETOUR » tel que suggéré pour passer à l’écran suivant;

⇒ du menu Pilote, sélectionnez l’option « Ressources financières »;

⇒ vous devez ensuite sélectionner, la base de données USAGER (PRO - Prophecy V2.0b (usager) pour interroger vos véritables données financières;

⇒ vous arriverez à l’écran de branchement de prophecy. Vous devez entrer le code opérateur et le mot de passe qui vous ont été transmis :

Codes d’accès : CODE OPÉRATEUR: MOT-DE-PASSE:

Le système prophecy est sensible aux MAJUSCULES/minuscules. Les codes d’accès au système ayant été paramétrisés en MAJUSCULES, vous devez les saisir dans ce mode pour que le système les accepte.

Les codes d’accès pour la base de données « Usager» (où se retrouvent vos véritables données financières) sont accordés par l’équipe de prophecy. Pour les obtenir, veuillez faire une demande auprès du Pilote de l’équipe. Notez bien que la formation est préférable lors de l’obtention du privilège d’accès à prophecy.


2

http://www.dgtic.umontreal.ca/

2.2 Modification du mot de passe de branchement dans prophecy Pour entrer dans le système prophecy vous devez indiquer deux informations: votre code opérateur composé de trois lettres MAJUSCULES et votre mot de passe. Dès la réception de votre code opérateur, vous devez modifier les mots de passe attribués temporairement. Étapes de modication du mot de passe de branchement dans prophecy

1. La première fois que vous vous branchez dans le système, vous devez utilliser le code opérateur et le mot de passe indiquer par la personne vous ayant attribuer vos accès de sécurité.

2. Au menu principal, sélectionnez l’option « Changement de mot de passe ». Pour ce faire, inscrivez « mp » dans le champ situé sous le tableau des options et actionnez « OK » par la touche F10.

3. L’écran de changement de mot de passe sera affiché:

Durant toute la procédure de changement de mot de passe, si vous désirez quitter l’écran en ne sauvegardant pas les modifications, actionnez la fonction « Abandon » par la touche F2.

4. Entrez d’abord en MAJUSCULES le mot de passe de départ qui vous a été attribué et faites « RETOUR »;

5. Entrez ensuite le mot de passe désiré:

• le mot de passe doit être en MAJUSCULES; d’une longueur de 4 à 6 caractères (lettres ou chiffre - pas de caractères spéciaux -%$ »)

6. Faites « RETOUR » et entrez à nouveau le mot de passe désiré;

7. Assurez-vous que la lettre « y » soit indiqué dans le dernier champ;

8. Actionnez finalement la fonction « Enregistrer ».

Si vous oubliez votre mot de passe de branchement prophecy, veuillez communiquer avec l’équipe de support au poste 1067. Nous réactiverons le mot de passe de départ que vous devrez modifier pour un mot de passe personnel en suivant les étapes ci-dessus.


3

2.3 Sélection dans les menus Afin de vous déplacer dans les différents menus de prophecy vous devez utiliser une structure composée de trois (3) niveaux de menus:

• Menu principal: indique le sous-système à accéder (2 lettres) (Ex.: cp = Comptes à payer, cr = Comptes à recevoir, gl = Grand livre); • Menu des sous-systèmes: affiche les traitements d’ un sous-système (1 lettre)

(Ex.: t = Saisie de transactions, i = Interrogation, r = Production de rapports); • Menu des traitements: affiche les écrans d’information disponibles pour chaque

traitement (2 chiffres)

⇒ Pour sélectionner une option dans les menus de prophecy, entrez le code de sélection dans le champ bleuté situé sous le tableau. Le code de sélection est indiqué à gauche des différentes options à chaque niveau de menu. Entrez d’abord le sous-système dans lequel vous désirez accéder. (Ex.: « ca » en minuscules).

⇒ Actionnez ensuite la fonction « OK » pour faire exécuter la commande. Afin de connaître la fonction à utiliser pour exécuter la fonction « OK », regardez dans le bas de l’écran au niveau du menu des fonctions. Vous verrez que la fonction «OK » s’exécute par F10.

⇒ Reprendre les mêmes procédures pour les deux autres niveaux; d’abord « i » pour le traitement d’Interrogation; ensuite « 01 » pour l’interrogation des CI.

Le système prophecy est sensible aux MAJUSCULES/minuscules. Les codes de sélection des menus ayant été paramétrisés en minuscules, vous devez les saisir dans ce mode pour que le système les accepte.


4

Notation des écrans du menu par le code d’accès direct: Afin de représenter facilement les écrans dans ce manuel et dans le système prophecy, nous utiliserons une notation particulière appelée « code d’accès direct ». Ce code utilise les codes de sélection que vous devez indiquer lors de la sélection dans les menus. Par exemple, l’écran des engagements par CV peut être représenté par le code « cai 05 » où:

• « ca » représente le code de sélection pour le sous-système Comptabilité par activités; • « i » représente le code de sélection pour le traitement d’Interrogation; • « 05 » représente le numéro de l’écran d’interrogation pour visualiser les

engagements d’un CV. ⇒ Lorsque vous serez familier avec les codes d’accès directs, vous pourrez dès le menu

principal entrer tout le code d’accès direct (Ex.: cai 05) et appuyer sur « OK ». Le système ira directement à cet écran sans passer par les différents menus.

Exercice Veuillez accéder à l’écran d’«Interrogation des CV » du sous-système « Comptabilité par activités ». Utilisez d’abord la méthode menu par menu et ensuite revenez au menu principal avec la fonction « Fin » (F3) pour tenter ensuite le même exercice avec la méthode plus rapide (en entrant tout le code d’accès direct dans le menu principal.) Réponses: Méthode menu par menu:

1. Au menu principal, entrez « ca » en minuscules. Appuyez sur « F10 »; 2. Du menu des sous-systèmes, entrez « i » en minuscules. Appuyez sur « F10 »; 3. Du menu des traitements, entrez « 02 » et faites « F10 ».

Méthode directe: 1. De l’écran prophecy où vous vous trouvez, appuyez sur « Fin » (F3) plusieurs fois (3 fois) afin de revenir au

menu principal. Attention de ne pas abuser du « F3 » et de vous débrancher du système. 2. Dans le champ bleuté sous le menu principal, inscrivez « cai 02 » puis faites « OK ».

Lors de la sélection dans les menus, si votre curseur se retrouve dans la liste des options disponibles et non dans le champ bleuté, utilisez la touche du tabulateur pour le déplacer. La touche du tabulateur est située à gauche de la lettre « Q ».


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2.4 Touches de navigation et les touches du clavier Huit touches de navigation doivent être utilisées dans le système prophecy afin de déplacer et de positionner le curseur à l’endroit d’interrogation approprié. Ces touches sont: TAB (Tabulateur), SHIFT-TAB, RETOUR, PAGE VERS LE HAUT ET VERS LE BAS et les FLÈCHES DE DIRECTION. Nous insistons également sur la touche F1 utilisée pour faire rouler le menu des fonctions.

Touches de déplacement

Utilité

TAB (↔) Lorsque le curseur est à l’extérieur du tableau d’information, permet de se déplacer dans les champs d’interrogation bleutés (de haut en bas de l’écran).

Lorsque le curseur est à l’intérieur du tableau d’information, permet de se déplacer dans les colonnes du tableau (de gauche à droite).

SHIFT-TAB Lorsque le curseur est à l’extérieur du tableau d’information, permet de se déplacer dans les champs d’interrogation bleutés (de bas en haut de l’écran).

Lorsque le curseur est à l’intérieur du tableau d’information, permet de se déplacer dans les colonnes du tableau (de droite à gauche).

RETOUR Efface tous les caractères se trouvant à droite et au-dessus du curseur.

Permet de générer les numéros de lot lors de la saisie de données financières.

PAGE VERS LE HAUT Déplacements d’écrans en écrans dans un tableau d’information vers le haut de la liste. Le nombre de lignes sautées correspond à un écran d’information affiché sur votre moniteur.

PAGE VERS LE BAS Déplacements d’écrans en écrans dans un tableau d’information vers le bas de la liste. Le nombre de lignes sautées correspond à un écran d’information affiché sur votre moniteur.

FLÈCHES DE

DIRECTION

(↑,↓):

Déplacements entre les lignes du tableau d’information.

FLÈCHES DE

DIRECTION

(←,→):

Déplacements entre les colonnes du tableau d’information;

Déplacements dans un champ de données où vous pouvez saisir de l’information.

CTRL-W

(CONTRÔLE-W)

Permet de rafraîchir l’écran et d’effacer les barres ou lignes grises indésirables apparaissant parfois sur l’écran.

F1 Permet de faire dérouler le menu des fonctions se trouvant dans le bas de l’écran. Actionnez plusieurs fois cette touche pour afficher toutes les lignes de fonctions du menu.


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Vous trouverez ci-dessous une reproduction d’un clavier d’ordinateur vous présentant les touches importantes pour le fonctionnement de prophecy.

Nous vous recommandons d’utiliser un clavier de type étendu possédant des touches de fonction « F » dans le haut de l’écran. Touches importantes sur votre clavier Page vers le bas et vers le haut Les touches de fonction « F »

TAB (tabulation)

FT (majuscules) SHI

CRTL (Contrôle) ALT Retour Flèches de direction


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2.5 Menu des fonctions avec la touche F1

Lorsque vous travaillez avec le système prophecy,

vos yeux devraient toujours, toujours, toujours être dans le bas de l’écran

Prophecy affiche toujours la liste des fonctions exécutables dans le menu des fonctions au bas de l’écran. Il vous dit même quelles touches actionner pour exécuter les fonctions.

• Exemple: la fonction « Recherche » s’exécute par les touches (S-F12). Pour se faire, appuyez simultanément sur les touches « SHIFT » (aussi appelée Majuscule) placée à gauche de la lettre « Z » et sur la touche « F12 » située complètement en haut du clavier.

Une seule ligne de menu est affichée à la fois. Lorsque vous voyez apparaître le symbole «>», complètement à droite du menu, utilisez F1 (plusieurs fois) pour afficher les autres lignes du menu. ⇒ Lorsque le curseur clignote au bas de l’écran dans le menu des fonctions et que vous souhaitez

le ramener dans votre écran d’interrogation, faites « RETOUR ». Le curseur sera alors repositionner dans le champ où il se trouvait avant que vous actionniez F1.

Exercices: Quelles touches doivent être actionnées pour exécuter les fonctions suivantes: (Note: utilisez l’écran cai 01 ou cai 02 pour répondre à ces questions)

Interroger: Sortir:

Faire dérouler le menu: Sélection:

Fin: Totaux:

Info: Aide:

OK: Réponses: Interroger: Shift-F7 Sortir:Shift-F10 Faire dérouler le menu:F1 Sélection:Shift-F4 Fin:F3 Totaux: Ctrl-E Info: Shift-F11 Aide: F9 OK: F10


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2.6 Fonctions d’interrogation Vous trouverez dans l’encadré suivant, la description des fonctions qui seront utilisées lors de l’interrogation des informations financières dans prophecy.

Fonctions

Descriptions

F1

Permet d'afficher le menu des fonctions se trouvant dans le bas de l’écran. Actionnez plusieurs fois cette touche pour afficher toutes les lignes de fonctions du menu.

Aide

(F9)

Accéder au menu d’aide de prophecy. Du sous-menu qui apparaît, choisir l’option désirée (« Item courant » est l’option la plus utile).

Sélection

(Shift-F4)

Première fonction magique

Indique à prophecy que nous désirons poursuivre l’interrogation de cette ligne. Cette fonction permet:

1. de ramener un code d’une liste à l’écran d’interrogation

2. de choisir une ligne d’information financière afin de poursuivre l’interrogation

Pour plus d’information, voir la rubrique 2.9-Fonctions magiques: Sélection...

Recherche

(Shift-F12)

Utilisée pour faire des recherches dans les listes de codes de tous les champs où vous devez indiquer un code (Ex.: CI, CV, code de transaction, code de monnaie, etc.). Positionnez le curseur dans le champ à partir duquel vous désirez obtenir la liste des codes et actionnez cette fonction.

Pour plus d’information, voir la rubrique 2.8-Fonction Recherche pour afficher les listes de codes.

Fin

(F3)

Quitte la fonction ou l'écran en cours.

Permet de sortir du système en fermant un écran à la fois.

Info

(Shift-F11)

Deuxième fonction magique:

Permet d’obtenir de l’information supplémentaire sur un code ou d’accéder au détail d’une ligne d’information. Vous pouvez actionnez cette fonction dans tous les champs et colonnes bleutés afin d’obtenir plusieurs informations pertinentes.

Pour plus d’information, voir la rubrique 2.9-Fonction magique: Info...

Interroger

(Shift-F7)

Permet d'effectuer une autre interrogation. Cette fonction vide l’écran et permet d’insérer de nouvelles informations d’interrogation.

Rappel

(Shift-F8)

Vide l’écran et efface toute l’information de l’interrogation précédente.


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Fonctions

Descriptions

Sortir

(Shift-F10)

Affiche le sous-menu suivant:

Quitter:

Quitte l’écran en cours et revient au menu des traitements;

Sortir:

Quitte l’écran en cours et revient au menu principal;

Aller/Retour:

Permet de consulter un autre écran à l’aide du code d’accès direct. Pour plus d’information consulter la rubrique 4.15-Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre.

Aller:

Permet de se déplacer directement d’un écran à un autre sans passer par les menus. Pour plus d’information consulter la rubrique 4.15-Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre

Fin:

Permet de sortir du menu Sortir.

Suite

(Shift-F5)

Troisième fonction magique:

Affiche un sous-menu vous permettant de visualiser d’autres éléments financiers de votre interrogation.

Pour plus d’information, voir la rubrique 2.9-Fonction magique: Suite...

Totaux

(^E) - Ctrl-E

Affiche les montants totaux de chacune des colonnes.

OK

(F10)

Indique à prophecy de continuer son traitement, de traiter les données saisies. Vous ne devez pas utiliser la touche « RETOUR » pour ce faire mais bien la fonction « OK »

Les fonctions qui débutent et se terminent pas des astérisques (*) ne sont disponibles que pour l’équipe d’implantation. Lorsque vous les sélectionnerez, vous recevrez un message d’erreur: « Fonction non permise par vos options d'opérat[RETOUR,A(ide)] ». Appuyez sur « RETOUR » pour sortir de ce message. Pour plus d’information sur les messages d’erreur, consultez la rubrique 2.7-Messages d’erreur et message d’inactivité.


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2.7 Messages d’erreur et message d’inactivité 2.7.1 Messages d’erreur À chaque fois que vous entendez le merveilleux « BIP » de prophecy, un message apparaîtra dans le bas de votre écran. Ce message affiche une explication de l’erreur que vous avez commise. La structure du message est la suivante: CI/Projet/item d'usine non trouvé [RETOUR,A(ide)]

⇒ CI/Projet/item d'usine non trouvé: ce court texte résume l’erreur commise ⇒ [RETOUR,A(ide)]: ces commandes vous indique les touches pouvant être actionnées

• « RETOUR »: pour désactiver le message et poursuivre votre interrogation; • « A » ou « a » et « RETOUR »: pour obtenir plus de détails sur le message

(voir écran ci-dessous). +------------------------------------------------------------------------------+ ¦ Le CI, le numéro de projet, l'immobilisation ou l'item d'usine entré ¦ ¦ n'existe pas dans le fichier maître. Utilisez les fonctions «Window« ou ¦ ¦ «Search» pour le trouver. Erreur: acgnf ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------+

• faites « RETOUR » pour effacer ce rectangle explicatif. 2.7.2 Message d’inactivité Le délai d’inactivité a été fixé à 10 minutes dans le système prophecy. Lorsque vous n’utiliserez pas le système pour plus de dix (10) minutes, vous verrez s’afficher le message suivant dans le bas de votre écran: ERREUR: Terminal a dépassement de délai imparti [RETOUR]

Faites « RETOUR » sur ce premier message; vous verrez s’afficher le message de relance d’activité: Entrez mot passe pr opér ou entrez X pour sortir Pour revenir au système, entrez votre mot de passe en respectant les MAJUSCULES et ensuite « RETOUR »; Vous reviendrez exactement où vous étiez avant le moment d’inactivité sans qu’aucune information ne soit perdue.


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2.8 Fonction « Recherche » pour afficher les listes des codes 2.8.1 Les caractères de tri aléatoire Les caractères de tri aléatoire sont des caractères de remplacement de lettres ou de mots. Vous pouvez les utiliser dans tous les champs gris des écrans d’interrogation afin d’indiquer des critères d’interrogation au système de façon succincte. Deux caractère de tri aléatoire pourront être fort utiles: Caractères de tri aléatoire Utilité

« % » (Shift-« 5 »)

Remplace une série de caractères alphanumériques. Exemple: Par la fonction « Recherche », vous désirez retrouver un CI dont la description par la fonction « Recherche » est: FASC-ANTH-GEST-ANTHROPOLOGIE Plutôt que d’écrire en entier cette description, vous pouvez indiquer différentes combinaisons de tri aléatoire: • %FASC%: listera tous les CI de la FASC • %FASC%ANTH%: listera tous les CI du département d’anthropologie • %FASC%GEST%: listera tous les CI gestion de la FAS • %ANTHROP%: listera tous les CI contanant « ANTHROP » dans leur description Ces recherches généreront des listes plus ou moins longues selon la précision de vos requêtes.

« _ » (Shift- « - »)

Remplace un caractère à la position du caractère de remplacement. Exemple: Vous recherchez les codes d’analyse d’un CI par la fonction « Recherche ». Vous vous souvenez que le CI est F??TH00?. Pour remplacer ces caractères manquants vous pouvez inscrire F_ _TH00_.


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2.8.2 Les étapes d’exécution d’une « Recherche » Nous vous rappelons que tous les champs dans les écrans d’interrogation où vous devrez indiquer un code particulier possèdent la liste des codes pouvant être utilisés. Pour faire afficher cette liste vous devez:

1. Positionner le curseur dans le champ où vous devez saisir le code.

2. Actionner la fonction « Recherche » pour faire apparaître cet écran-fenêtre; PROPHECY CO_T PROJET 02MAY96 10:30AM INTERROGATION PAR CI Avec restrictions -------------------------------------------------------------------------------- CI Fin an 13 Ann +---------------------------------------------+ ¦Atr accès ¦ Code ¦ Nom ¦ +----------+--------+-------------------------¦ ___________ Budgets +---------¦ ¦ ¦ ¦ ---------------------- ¦CV ¦¦ ¦ ¦ ¦ ot pér ¦Tot année ¦T +--------+¦ ¦ ¦ ¦ ---------+----------+- ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Entrez vos critères d'interrogation; choisir «Va» (ou «Fini») OK(F10) Interroger(S-F7) Sélection(S-F4) Recherche(S-F12) >

3. Vous pouvez faire apparaître la liste complète des codes ou préciser au système des

caractéristiques des codes que vous désirez visualiser. • Pour faire apparaître la liste complète, appuyer sur « OK » (ne vous surprenez pas du

temps réponse qui risque d’être long); • Pour indiquer les caractéristiques des informations que vous recherchez, utilisez les

fonctions de tri aléatoire (%, _, < >, [ ] ) comme caractères génériques afin de remplacer des lettres ou des mots;


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Exemple 1: Récupérer la liste des CI en utilisant les éléments indiqués dans leur description: récupérer que les CI du programme «CAFIR ». • En vous référant à la rubrique 1.2-Descriptions des CI, vous savez que tous les CI de type

CAFIR possède le mot « CAFIR » dans leur description. Nous pouvons ainsi préciser au système que nous désirons uniquement obtenir ces CI. Pour remplacer les autres caractères de la description, nous utiliserons le caractère de remplacement (%) en l’insérant avant et après le mot CAFIR afin d’indiquer que des mots pourront se trouver avant et après ce terme;

• De l’écran « cai 01 », positionnez votre curseur sur le champ du CI; • Actionnez la fonction « Recherche »; • Dans l’écran-fenêtre qui apparaît, positionnez le curseur dans le champ gris sous la

troisième colonne et inscrivez %CAFIR%; • Appuyez ensuite sur « OK » pour lancer l’exécution de votre demande; • Utilisez la touche « Page vers le bas » ou les flèches pour vous déplacer dans cette

liste. PROPHECY CO_T PROJET 02MAY96 10:30AM INTERROGATION PAR CI Avec restrictions -------------------------------------------------------------------------------- CI Fin an 13 Ann +---------------------------------------------+ ¦Atr accès ¦ Code ¦ Nom ¦ +----------+--------+-------------------------¦ ___________ Budgets +---------¦ANATF002 ¦FANAT002¦FMED-ANAT-RECH-CAFIR-CARA¦ ---------------------- ¦CV ¦¦ANATF002 ¦FANAT005¦FMED-ANAT-RECH-CAFIR-BIO.¦ ot pér ¦Tot année ¦T +--------+¦ ¦FANAT012¦FMED-ANAT-RECH-CAFIR-INTR¦ ---------+----------+- ¦ ¦¦ANTHF002 ¦FANTH002¦FASC-ANTH-RECH-CAFIR ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ANTHF002 ¦FANTH003¦FASC-ANTH-RECH-CAFIR-LE S¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ANTHF002 ¦FANTH011¦FASC-ANTH-RECH-CAFIR-IMM.¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ %CAFIR% ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------------------------

Légende de l’écran-fenêtre: +---------------------------------------------+

¦Atr accès ¦ Code ¦ Nom ¦

+----------+--------+-------------------------¦

¦ANATF002 ¦FANAT002¦FMED-ANAT-RECH-CAFIR-CARA¦ ¦ ¦ ¦ ¦ CI-Contrôle ou CI Description du CI Code client des Comptes à recevoir


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Exemple 2: Récupérer la liste des CI de votre unité: disons la faculté de médecine, département de biochimie. Pour retrouver tous les CI d’une unité précise, nous vous conseillons d’utiliser les éléments de la description des CI. Le premier élément est toujours la faculté ou le service de ce CI et le deuxième, le département ou la division (Consultez la rubrique 1.2 Descriptions des CI pour plus d’information). Il suffit de connaître la valeur du code d’analyse 7 et 8 qui représente votre unité. Faculté de médecine = FMED Département de biochimie = BIOC

Pour connaître les codes d’analyse représentant votre faculté/service et/ou département/division, reprenez les procédures de l’exemple 1 en inscrivant un de vos CI dans la colonne « Code » de l’écran-fenêtre de « Recherche ». Vous verrez les deux codes dont vous avez besoins dans la troisième colonne de cet écran. Pour obtenir la liste des CI répondant à ces codes d’analyse:

• Actionnez d’abord la fonction « Interroger » si vous avez procéder à une recherche précédemment afin de vider votre écran;

• Positionnez le curseur dans le champ gris sous la troisième colonne; • Inscrivez %FMED-BIOC% ou %FMED%BIOC%; • Actionnez « OK ».

PROPHECY CO_T PROJET 02MAY96 10:30AM INTERROGATION PAR CI Avec restrictions -------------------------------------------------------------------------------- CI Fin an 13 Ann +---------------------------------------------+ ¦Atr accès ¦ Code ¦ Nom ¦ +----------+--------+-------------------------¦ ___________ Budgets +---------¦NOELSIMO ¦DBIOC001¦FMED-BIOC-PRIX-NOËL SIMON¦ ---------------------- ¦CV ¦¦BIOCF001 ¦FBIOC001¦FMED-BIOC-GEST-BIOCHIMIE ¦ ot pér ¦Tot année ¦T +--------+¦BIOCF002 ¦FBIOC002¦FMED-BIOC-RECH-CAFIR-CONT¦ ---------+----------+- ¦ ¦¦BIOCF002 ¦FBIOC003¦FMED-BIOC-RECH-CAFIR-INHI¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦BIOCF002 ¦FBIOC004¦FMED-BIOC-RECH-CAFIR-ETU.¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦BIOCF002 ¦FBIOC005¦FMED-BIOC-RECH-CAFIR-MOL.¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ %FMED-BIOC% ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦

Lorsque vous avez effectué une recherche et que vous désirez en effectuer une seconde sans sortir de l’écran-fenêtre, vous devez vider votre écran en actionnant la fonction « Interroger ». Cette fonction efface le contenu de l’écran-fenêtre et prépare le système à accepter d’autres critères de recherche. Si vous oubliez d’actionner « Interroger », le système affichera le message suivant: « Not a valid command for BROWSE mode. ... End(Return) More(F9) » Faite « RETOUR » pour sortir de ce message et actionnez « Interrroger ».


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2.9 Fonctions magiques: « Info », « Sélection » et « Suite » Les fonctions magiques sont celles qui vous permettent d’obtenir différentes informations qualitatives et quantitatives en faisant apparaître des écrans-fenêtres remplis d’information. Une excellente manière de découvrir le système prophecy est de toujours actionner ces fonctions lorsque vous les voyez apparaître dans votre menu. Il existe trois fonctions magiques: Info, Sélection et Suite 2.9.1 La fonction Info La fonction « Info » est celle que vous devez utiliser sur les champs et colonnes bleutés afin d’obtenir plus d’information soit qualitative ou quantitative sur le CI, CV ou sur une combinaison CI/CV. Exemple qualitatif: • Les champs des CI et des CV dans le sous-système Comptabilité par activités sont toujours

bleutés. En actionnant deux (2) fois « Info » lorsque le curseur est situé sur ces champs, vous obtiendrez toujours les codes d’analyse de CI ou de CV.

PROPHECY CO_T PROJET 960820 08:48AM INTERROGATION PAR CI -------------------------------------------------------------------------------- CI FFMUS001 Fin an 13 Ann +---------------------------------------------------+ ¦ CI FMUS-DMUS-GEST-DIRECTION FACULTÉ MUSIQUE ¦ ¦ ?????+-------------------------------------------------------------+ +---------¦ ¦ Fonds FFSR FD FONCTIONNEMENT SANS RESTR. ¦ ¦CV ¦¦ ¦ Projet DMUS DIRECTION FACULTÉ DE MUSIQUE ¦ +--------+¦ ¦ Nom responsable LERR LEROUX ROBERT ¦ ¦ ¦¦ ¦ Source financement ¦ ¦ ¦¦ ¦ S-source financement ¦ ¦ ¦¦ Ss-s¦ Organisme ¦ ¦ ¦¦Cpte c¦ Faculté/Service FMUS FACULTÉ DE MUSIQUE ¦ ¦ ¦+------¦ Département/Division DMUS DIRECTION MUSIQUE ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Contrôle budgétaire GEST ACTIVITÉS DE GESTION ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin ») Info(S-F11) Fin(F3)


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Exemple quantitatif: • Les colonnes des écrans d’interrogation sont parfois bleutées. En actionnant « Info » sur ces

dernières vous pourrez obtenir d’autres informations financières. Notez bien qu’il faut parfois appuyer sur « OK » pour faire apparaître des informations financières d’un nouvel écran.

PROPHECY CO_T PROJET 960820 08:49AM INTERROGATION PAR CI -------------------------------------------------------------------------------- C T R A N S A C T I O N S P R P É R I O D E 95/13 A+-------------------------------------------------------------------------+ ¦Date tran¦Tran ¦No réf 1 ¦No réf 2 ¦Mtnt trans ¦ Trans Qty ¦NU¦Opér¦ +---------+-----+----------+----------+-------------+-------------+--+----¦ +----¦960529 ¦CMDEP¦D951301075¦ ¦ 10749.84¦ 0.000¦ ¦LAH ¦ ¦CV ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦P999¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦PBBN¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦PD61+-------------------------------------------------------------------------+ ¦PD62 ¦PD62 Totaux: ¦PD622000¦e ¦ 10749.84¦ 685962.23¦ 1415793.28¦ 0¦ 655790¦ ¦PD626000¦e ¦ 0.00¦ 142756.58¦ 323182.82¦ 0¦ 0¦ ¦PD627000¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 76500.00¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) Info(S-F11) Aide(F9) Fin(F3)

Grâce à la fonction « Info » actionnée sur un No réf 1 d’une transaction, il vous sera possible de savoir si le chèque de paiement de la transaction de dépense a été émis ou non. Vous pourrez également savoir à quelle adresse et à quel nom le chèque a été produit. Consultez les rubriques 4.11 à 4.14 pour plus d’information à ce sujet.


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2.9.2 La fonction Sélection « Sélection » est la fonction qui indique à prophecy que vous désirez poursuivre votre travail d’interrogation avec la ligne d’information affichée à l’écran. Vous pourrez ainsi:

• obtenir de l’information financière de plus en plus détaillée sur les CI et CV que vous interrogez (consulter la rubrique 4.5-Interrogation du détail d’une transaction de dépense ou de budget pour plus d’information);

• transférer un code que vous désirez interroger et que vous aurez découvert dans les listes disponibles par la fonction « Recherche ». L’écran ci-dessous affiche un exemple du transfert:

Résultat obtenu par la fonction « Recherche » de tous les CI de la faculté de théologie: (Voir la rubrique 2.8 Fonction « Recherche » pour afficher les listes de codes. PROPHECY CO_T PROJET 03JUN96 09:12AM INTERROGATION PAR CI -------------------------------------------------------------------------------- CI Fin an 13 Ann +---------------------------------------------+ ¦Atr accès ¦ Code ¦ Nom ¦ +----------+--------+-------------------------¦ ___________ Budgets +---------¦DIDOTHEO ¦DFTHE001¦FTHE-DTHE-RECH-DIV.DON. (¦ ---------------------- ¦CV ¦¦FTHEF001 ¦FFTHE001¦FTHE-DTHE-GEST-DIRECTION ¦ ot pér ¦Tot année ¦T +--------+¦FTHEF002 ¦FFTHE002¦FTHE-DTHE-CPAR-UQAC ENTEN¦ ---------+----------+- ¦ ¦¦FTHEF003 ¦FFTHE003¦FTHE-DTHE-RECH-CAFIR-ETH.¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦FTHEF003 ¦FFTHE004¦FTHE-DTHE-RECH-CAFIR-DOCT¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦FTHEF004 ¦FFTHE005¦FTHE-DTHE-RECH-COLL.PÉDAG¦ ¦ ¦ ¦ ¦+---------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ FTHE% ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin») OK(F10) Interroger(S-F7) Sélection(S-F4) Recherche(S-F12) > Supposons que nous désirons interroger le CI = FFTHE004 sans avoir à le retaper dans l’écran d’interrogation. Pour ce faire, positionnez le curseur sur la ligne désirée et actionnez la fonction « Sélection ». Voilà le CI est transféré automatiquement dans le champ approprié de l’écran d’interrogation. PROPHECY CO_T PROJET 03JUN96 09:12AM INTERROGATION PAR CI -------------------------------------------------------------------------------- CI FFTHE004 Fin an 13 Ann Pér ___________ Dépenses __________ ___________ Budgets


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Exercice Faites afficher la liste des CI de votre unité à partir de l’écran « cai 01 » en utilisant la fonction « Recherche ». Choisissez-en un et transférez-le dans l’écran d’interrogation des CI. Réponse Référez-vous à la rubrique 2.8.2-Fonction « Recherche » pour afficher les listes de codes pour le détail de la recherche des CI de votre unité. 2.9.3 La fonction Suite La fonction « Suite » sera utilisée pour la recherche d’information financière. Cette fonction fait afficher un nouveau sous-menu dans le bas de l’écran offrant différentes informations à visionner. Pour visualiser un exemple de cette fonction, consulter la rubrique 3.4-Détail des écrans d’interrogation de Comptabilité par activité.


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Chapitre 3 Les écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités

Chapitre 3 – Les écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités Chapitre 3 - 1

Note aux utilisateurs du module Grand livre Les informations présentées dans ce module s’adresse aux sous-systèmes Comptabilité par activités et Grand livre du système prophecy. Certains utilisateurs auront la possibilité d’interroger le sous-système Grand livre afin de connaître des informations financières des CI-Contrôle et des CI du Grand-livre. Sachez que les écrans d’interrogation du Grand livre sont exactement les mêmes que ceux de Comptabilité par activités. La seule différence est que dans le sous-système Grand livre vous ne pouvez interroger que des CI-Contrôle et des CI-Grand-livre. Les CI-Projet appartenant aux facultés et services n’y seront pas acceptés.


3.1 Trucs et logique d’interrogation de la base de données « Usager »

Lorsque vous interrogez le système, rappelez-vous:

1. d’indiquer le maximum d’informations à prophecy en utilisant les champs gris afin qu’il puisse vous fournir rapidement une liste précise d’informations;

2. de toujours regarder le menu des fonctions dans le bas de l’écran;

3. d’activer les 3 fonctions magiques lorsque vous les voyez apparaître dans le menu des fonctions. Ces fonctions sont « Sélection », « Suite » et « Info ».


3.2 Deux méthodes d’interrogation des informations financières ⇒ prophecy vous permet d’utiliser deux méthodes d’interrogation dans les écrans du module

Comptabilité par activités (cai): la méthode exhaustive et la méthode sélective. 3.2.1 Méthode d’interrogation exhaustive En appuyant sur « OK » dans la majorité des tableaux et écrans de prophecy, vous dites au système « affiche-moi tout ce que tu connais ». Or, ce qu’il connaît peut s’avérer très volumineux puisque prophecy affichera dans certains écrans l’historique des quatre dernières années. Si tel est votre désir de tout voir sur un élément, faites « OK » lorsque le curseur clignotera dans le champ gris situé sous la première colonne du tableau d’information. Ne vous surprenez pas cependant du temps réponse qui pourra être plus lent. Exemple: Interrogation du CI FFASC001 par l’écran « cai 01 » sans utiliser les champs gris (qui pourraient être utilisés pour préciser la combinaison CI CV à visualiser) PROPHECY CO_T PROJET 960820 10:00AM INTERROGATION PAR CI -------------------------------------------------------------------------------- CI FFASC001 FASC-DASC-GEST-DIRECTION ARTS & SCIENCES Fin an 13 MAI Ann 96 Pér 1 ___________ Dépenses __________ ___________ Budgets +------------------------------------------------------------------------------- ¦CV ¦Type¦Tot pér ¦Tot année ¦Tot à vie ¦Tot pér ¦Tot année ¦T +--------+----+-------------+-------------+-------------+----------+----------+- ¦P9999999¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 20470.91¦ 500¦ 500¦ ¦PBBND001¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ ¦PD600000¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 167895.21¦ 0¦ 0¦ ¦PD620000¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 676894¦ 676894¦ ¦PD640000¦e ¦ 22677.50¦ 22677.50¦ 721607.52¦ 421154¦ 421154¦ ¦PD641000¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 14444.31¦ 0¦ 0¦ ¦PD647000¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 96898.00¦ 0¦ 0¦ ¦PD648000¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 4300.00¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) Totaux(^E) Sélection(S-F4) > Résultat: Une liste de toutes les combinaisons CI CV et donc un temps de recherche plus long si la combinaison qui vous intéresse est le FFASC001 et PD745002. Vous devrez déplacer votre curseur jusqu’au CV désiré avec la touche « Page vers le bas » ou la flèche de direction.


3.2.2 Méthode d’interrogation sélective Lorsque vous désirez interroger une information précise et que vous posséder des éléments concernant les transactions recherchées, vous aurez TOUJOURS AVANTAGE à indiquer ces éléments dans les champs bleutés et ensuite d’appuyer sur « OK ». Exemple: Interrogation à nouveau de FFASC001 par l’écran « cai 01 ». Cette fois nous préciserons le CV recherché dans le champ bleuté approprié. Déplacez votre curseur avec le tabulateur jusqu’au champ gris sous la colonne CV.

PROPHECY CO_T PROJET 960820 10:05AM INTERROGATION PAR CI -------------------------------------------------------------------------------- CI FFASC001 FASC-DASC-GEST-DIRECTION ARTS & SCIENCES Fin an 13 MAI Ann 96 Pér 1 ___________ Dépenses __________ ___________ Budgets +------------------------------------------------------------------------------- ¦CV ¦Type¦Tot pér ¦Tot année ¦Tot à vie ¦Tot pér ¦Tot année ¦T +--------+----+-------------+-------------+-------------+----------+----------+- ¦PD745002¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 21857.87¦ 10000¦ 10000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- PD745002 Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) Totaux(^E) Sélection(S-F4) > Résultat: Une ligne d’information précise obtenue très rapidement. Voilà une façon efficace d’interroger le système prophecy.

Souvenez-vous d’utiliser au maximum les champs se trouvant sous les tableaux d’information afin de préciser vos requêtes d’interrogation et de diminuer le temps de recherche.


3.3 Dates de traitement dans le système prophecy Prophecy regroupe les dates de traitement des transactions selon l’année financière de l’Université de Montréal.

• l’exercice financier est compris entre le 1er juin et le 31 mai de l'année suivante; • le code utilisé pour l'interrogation d'un exercice en particulier est formé du premier et du

dernier chiffre de l'année de départ. Par exemple, le code de l'exercice 2003-2004 sera 23;

• l'exercice est divisée en 13 périodes. Chaque période représente 1 mois à l'exception du mois de mai dont la période 12 s'arrête au 30 mai. La date du 31 mai est utilisée pour la période 13;

• la première période est le mois de juin et ainsi de suite. Vous trouverez ci-dessous la combinaison année-période (AA – PP) à utiliser pour l'exercice 2003-2004.

Année et mois

2003-2004

Année et périodes

selon prophecy

Juin 2003 23 - 01

Juillet 2003 23 - 02

Août 2003 23 - 03

Septembre 2003 23 - 04

Octobre 2003 23- 05

Novembre 2003 23 - 06

Décembre 2003 23 - 07

Janvier 2004 23 - 08

Février 2004 23 - 09

Mars 2004 23 - 10

Arvil 2004 23 - 11

1er au 30 mai 2004 23 - 12

31 mai 2004 23 - 13


3.4 Détail des écrans d’interrogation de Comptabilité par activités 3.4.1 Présentation de la section Dans cette section vous trouverez une description exhaustive des écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités. Afin de décrire l’information le plus succintement possible, nous suivrons un format standard de présentation. Ce standard vous permettra de retrouver rapidement l’information recherchée afin d’accéder à vos informations financières. Standard de présentation de la section: Voici les rubriques utilisées pour chacun des écrans; • Caractéristiques de l’écran: Les caractéristiques principales sont présentées, c’est-à-dire que l’on précise les informations que vous devez connaître pour utiliser cet écran ainsi que les informations qu’il vous sera possible de visualiser. • Exemple de l’écran: L’écran de départ est affiché afin que vous puissez visualiser ces caractéristiques. • Trucs de consultation: Les fonctions magiques pouvant être intéressantes à actionner sont énumérées. • Étapes d’interrogation: Grâce à la génération d’écrans-fenêtres, prophecy peut détailler l’information que vous désirez interroger. Les étapes de recherche du détail des transactions sont présentées dans des sections individuelles mettant en évidence les fonctions permettant d’atteindre ces écrans-fenêtres. ⇒ Pour chacune des étapes, les rubriques suivantes sont abordées;

• Méthodes de sélection:

Les deux méthodes de sélection (exhaustive et sélective) sont expliquées pour l’écran-fenêtre généré;

• Explication des champs de l’écran de départ:

Tous les champs affichés sont expliqués et certains commentaires ont été ajoutés afin d’enrichir votre connaissance de l’écran-fenêtre.

• Fonctions magiques pour cet écran:

L’utilité de chacune des trois fonctions magiques (« Info », « Suite », « Sélection ») est expliquée. La fonction bleutée est celle que vous devez actionner afin de poursuivre votre interrogation. La fonction « Totaux » est également présentée puisqu’elle fournit parfois des informations intéressantes.


3.4.2 Les écrans d’interrogation « cai 01 - Interrogation des CI» et « cai 02 - Interrogation des CV » L’écran « cai 01 » regroupe tous les CV imputés pour le CI à la période demandés; L’écran « cai 02 » regroupe tous les CI où a été imputé une transaction pour le CV et la période demandés. Note: Les explications qui suivent concernent l’écran « cai 01 ». Veuillez considérer les mêmes explications pour l’écran « cai 02 » mais en inversant les CI et CV. Caractéristiques de l’écran:

1. vous devez connaître le CI (pour « cai 01 ») ou le CV (pour « cai 02 ») et l’année d’imputation (la période est un atout);

2. vous pouvez consulter le détail des transactions de dépense et de budget par CI CV;

3. vous ne pouvez connaître les engagements que par CI CV et non au total du CI ;

4. vous ne pouvez pas obtenir la disponibilité financière d’un CI (ou d’un CV). Exemple de l’écran: PROPHECY CO_T PROJET 960903 10:34AM INTERROGATION PAR CI -------------------------------------------------------------------------------- CI FFTHE001 FASC-ANTH-GEST-ANTHROPOLOGIE Fin an 13 31 Ann 96 Pér 13 ___________ Dépenses __________ ___________ Budgets +------------------------------------------------------------------------------- ¦CV ¦Type¦Tot pér ¦Tot année ¦Tot à vie ¦Tot pér ¦Tot année ¦T +--------+----+-------------+-------------+-------------+----------+----------+- ¦P9999999¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 0¦ 100¦ ¦PBBND001¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ ¦PD610000¦e ¦ 0.00¦ 85485.56¦ 85485.56¦ 0¦ 85615¦ ¦PD620000¦e ¦ -493.77¦ 1358430.00¦ 1358430.00¦ 0¦ 1514714¦ ¦PD621000¦e ¦ 0.00¦ 19799.92¦ 19799.92¦ 0¦ 26000¦ ¦PD622000¦e ¦ 0.00¦ 22243.67¦ 22243.67¦ 0¦ 25841¦ ¦PD624000¦e ¦ 0.00¦ 4162.36¦ 4162.36¦ 0¦ 0¦ ¦PD626000¦e ¦ 0.00¦ 74022.34¦ 74022.34¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: -8050.01 2500760.31 2500760.31 -23200 2511869 OK(F10) Interroger(S-F7) Totaux(^E) Sélection(S-F4) >

Trucs de consultation : Les fonctions magiques « Info », « Sélection » et « Suite » doivent être surveillées et actionnées au maximum dans cet écran. Les écrans-fenêtres et les étapes de réalisation pouvant être générés par ces fonctions magiques sont présentés dans les pages qui suivent.


Étape 1 d’interrogation de « cai 01 » - Écran de départ - Interrogation des CI Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Entrez le CI et l’année d’imputation (champ:

« Ann »); 2. Entrez la période d’imputation si connue ou

« 13 » pour voir toute l’année; 3. Faites « OK ».

Méthode sélective: 1. Effectuez les étapes 1 et 2 de la méthode

exhaustive. Ne faites pas « OK » après avoir saisi la période d’interrogation désirée;

2. Déplacez plutôt le curseur avec le tabulateur pour le positionner sous la colonne CV

3. Indiquez le CV désiré et faites « OK »

Explication des champs de l’écran de départ (Utilisez le tabulateur pour faire afficher la deuxième page de cet écran)

Champ Description

CV: Chaque ligne de ce tableau présente affiche les montants totaux de dépense et de budget pour un CI CV pour la période interrogée

Type: Affiche le type du CV (e=dépense i= revenu)

Dépense - Tot pér.: Affiche le montant total de dépense pour un CI CV pour la période sélectionnée. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Dépense - Tot année: Affiche le montant total de dépense pour un CI CV pour l’année sélectionnée. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Dépense - Tot à vie: Pour les CI-Recherche: affiche le montant total des dépenses pour un CI CV depuis la création du projet de recherche. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Pour les CI de gestion: affiche le montant total des dépenses pour un CI CV pour l’année sélectionnée. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Budget - Tot pér: Affiche le montant total de budget pour un CI CV pour la période sélectionnée. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Budget - Tot année: Affiche le montant total de budget pour un CI CV pour l’année sélectionnée. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Budget - Tot à vie: Pour les CI-Recherche: affiche le montant total de budget pour un CI CV depuis la création du projet de recherche. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Pour les CI de gestion: affiche le montant total de budget pour un CI CV pour l’année sélectionnée. Les montants affichés sont en dollars canadiens.


Fonctions magiques pour cet écran (La fonction encadrée est la fonction à sélectionner pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur la colonne « CV » affiche la description et les codes d’analyse du CV (Utiliser le tabulateur et le shift-tabulateur pour déplacer le curseur de colonne en colonne) Sur la colonne «Tot pér » fait apparaître un écran qui affiche les transactions de dépenses et de budget de la période demandée. Utilisez la méthode d’interrogation exhaustive ou sélective pour afficher les informations désirées.

SÉLECTION Sur la ligne du CV qui vous intéresse, permet de poursuivre l’interrogation afin d’obtenir plus de détails sur les transactions (Utiliser les flèches de direction pour déplacer le curseur de ligne en ligne).

SUITE Non disponible TOTAUX (Ctrl- « e ») Affiche les totaux de chaque colonne


Étape 2 d’interrogation de « cai 01 » - Écran Imputation par période (Obtenu en actionnant « Sélection » sur une ligne CI CV de l’écran de départ) Méthode de sélection L’écran complété apparaît automatiquement présentant les informations financières regroupées par période. PROPHECY CO_T PROJET 960903 10:57AM INTERROGATION PAR CI ---- I M P U T A T I O N P A R P É R I O D E + 94/13 SUITE ENGAGEMENTS, HIST TRANS +--------------------------------------------------------------------------+ ¦AA¦PP¦ Dépensé ¦ Budget ¦ Écart ¦ Écar% ¦ Prévis ¦ Quantité ¦ +--+--+-------------+----------+----------+-------+----------+-------------¦ +---¦96¦ 0¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦CV ¦96¦ 1¦ 2048.04¦ 25841¦ 23793¦ 92.1¦ 0¦ 0.000¦ +---¦96¦ 2¦ 120.47¦ 0¦ -120¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦P99¦96¦ 3¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦PBB¦96¦ 4¦ 2051.42¦ 0¦ -2051¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦PD6+--------------------------------------------------------------------------+ ¦PD6ACJ: ¦PD6Anf: ¦PD622000¦e ¦ 0.00¦ 22243.67¦ 22243.67¦ 0¦ 25841¦ ¦PD624000¦e ¦ 0.00¦ 4162.36¦ 4162.36¦ 0¦ 0¦ ¦PD626000¦e ¦ 0.00¦ 74022.34¦ 74022.34¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: -8050.01 2500760.31 2500760.31 -23200 2511869 Totaux(^E) Suite(S-F5) Info(S-F11) Fin(F3) Aide(F9) > Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

AA: Affiche l’année fiancière demandée à l’écran précédent

PP: Affiche toutes les périodes où des transactions de dépenses ou de budget ont été imputées pour ce CI CV pour l’année demandée

Dépensé: Affiche le montant total de dépense pour chaque période pour le CI CV demandé. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Budget: Affiche le montant total de budget pour chaque période. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Écart:

Écart %:

Budget - Dépenses

Ces montants ne représentent pas la disponibilité budgétaire réelle car les engagements ne sont pas considérés.

Prévis: Non utilisé par l’Université de Montréal

Quantité: Non utilisé par l’Université de Montréal


Fonctions magiques pour cet écran (La fonction encadrée est la fonction à sélectionner pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur la colonne « Dépensé » affiche toutes les transactions dépenses et budget pour la période où se trouve le curseur. Utilisez la méthode exhaustive ou sélective pour obtenir les informations.

SÉLECTION Non disponible

SUITE Affiche un sous-menu permettant de consulter les engagements pour le CI CV ou l’historique des transactions pour les quatre dernières années. TOTAUX Non disponible


Étape 3 d’interrogation de « cai 01 » - Écran des engagements (Obtenu par « Suite » et « Engagements » de l’écran Imputation par période) Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez cependant pas

surpris si le temps réponse est lent.

Méthode sélective: 1. Entrez une ou plusieurs informations

concernant les engagements à visualiser (Année, période, code de transaction, etc.)

2. Faites « OK »

PROPHECY CO_T PROJET 960903 11:43AM INTERROGATION PAR CI E N G A G E M E N T S +------------------------------------------------------------------------------+ ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦No réf 1 ¦ Val totale ¦ Qté trans ¦Code cpte¦NU¦Opér¦ +--+--+---------+-----+----------+-------------+-------------+---------+--+----¦ ¦96¦ 3¦960830 ¦STEPE¦STEPE00017¦ 560.00¦ 1.000¦ ¦ ¦BED ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------+ ¦PD8ACJ: ¦PD8Anf: ¦PD865001¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) *Ajout*(S-F6) Recherche(S-F12) > Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

AA: Indique l’année financière de l’imputation de l’engagement

PP: Indique la période de l’imputation de l’engagement

Date tran: Affiche la date de l’engagement

Tran: Indique le code de transaction utilisé pour l’engagement. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.). Voir la rubrique 4.8 Recherche de la signification d’un code de transaction pour interpréter les codes de cette colonne.

No réf 1: Indique une référence de la transaction.

Val totale: Affiche le montant total de l’engagment. Les montants affichés sont en


Champ Description dollars canadiens.

Qté trans: Non utilisé par l’Université

Code cpte: Non utilisé par l’Université

NU: Non utilisé par l’Université

Opér: Indique le code opérateur de l’utilisateur ayant saisi la transaction Fonctions magiques pour cet écran (Seule la fonction « Info » peut être utilisée dans cet écran) INFO Sur la colonne «No réf 1» affiche le détail de la transaction d’engagement notamment le commentaire justificatif saisi (voir écran ci-dessous)


SUITE Non disponible TOTAUX (Ctrl- « e ») Non disponible

Écran obtenu par la fonctin « Info » sur le « No réf 1 » PROPHECY CO_T PROJET +----------------------------------------------------+ ¦Code fourniss Code fournis ¦ ¦ No réf 1 STEPE00017 Adres paiem ¦ ¦ No réf 2 Ind MAJ ¦ ¦ Date fact Date éch ¦ +-------------------------¦ Numéro lot 288 Interface GL ¦ ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦No ¦ Date entrée 960903 11:25:30 Contest ¦ +--+--+---------+-----+---¦ Pays ¦ ¦96¦ 3¦960830 ¦STEPE¦STE¦ Envoy à Appr-eur ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Engagements de frais indirects pour R0000034. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Donn util ¦ ¦PD8ACJ: +----------------------------------------------------+ ¦PD8Anf: ¦PD865001¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Info(S-F11) Aide(F9) Fin(F3)


Étape 4 d’interrogation de « cai 01 » - Écran Historique des Transactions (Obtenu par « Suite » et « Historique » de l’écran Imputation par période) Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez cependant pas

surpris si le temps réponse est lent.



2. Faites « OK »

PROP I M P U T A T I O N P A R P É R I O D E + 96/13 SUITE ENGAGEMENTS, HIST TRANS +--------------------------------------------------------------------------+ ----¦AA¦PP¦ Dépensé ¦ Budget ¦ Écart ¦ Écar% ¦ Prévis ¦ Quantité ¦ +--+--+-------------+----------+----------+-------+----------+-------------¦ ¦96¦ 0¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ H I S T O R I Q U E D E S T R A N S A C T I O N S +---+--------------------------------------------------------------------------+ ¦CV ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦No réf 1 ¦No réf 2 ¦ Mtnt tran ¦ Qté trans ¦NU¦ +---+--+--+---------+-----+----------+----------+-------------+-------------+--¦ ¦P99¦95¦13¦960529 ¦CMDEP¦D951301551¦ ¦ 2328.80¦ 0.000¦ ¦ ¦PBB¦96¦ 1¦960601 ¦CBUIN¦BUDINI96 ¦ ¦ 1092921.00¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6¦96¦ 1¦960630 ¦CMDEP¦D960101032¦ ¦ 63810.12¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6¦96¦ 2¦960731 ¦CMBUD¦B960200290¦ ¦ 13708.00¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6¦96¦ 2¦960731 ¦CMDEP¦D960201176¦ ¦ 91157.32¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6+--------------------------------------------------------------------------+ ¦PD6 ¦PD6 Totaux: +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) Sélection(S-F4) Totaux(^E) > Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

AA: Indique l’année financière de l’imputation de la transaction

PP: Indique la période de l’imputation de la transaction

Date tran: Affiche la date d’enregistrement de la transaction

Tran: Indique le code de transaction utilisé pour la transaction. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.) Veuillez consulter la rubrique 4.8 Recherche de la signification d’un code de transaction pour plus d’information sur ces codes.

No réf 1: Indique une référence de la transaction. Dans le cas des transactions de Chapitre 3 – Les écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités Chapitre 3 - 15

Champ Description dépense de comptes à payer, vous trouverez soit le numéro généré par le système ou le numéro des pièces papier de particuliers ou le numéro de facture des compagnies envoyées à la Direction des finances.

No réf 2: Utilisé pour inscrire de l’information diverse lors de la saisie des transactions. Pour les transactions de budget des projets de recherche, vous trouvez dans ce champ le numéro de la demande de financement du Bureau de la recherche.

Mtnt tran: Affiche le montant total de la transaction. Les montants affichés sont en dollars canadiens.


NU: Non utilisé par l’Université Fonctions magiques pour cet écran (Les fonctions encadrées peuvent être actionnées pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur la colonne «No réf 1» affiche le détail de la transaction. Plusieurs informations se trouvent dans les écrans pouvant être générés par « Info ». Voir la rubrique 3.4.2 L’écran cai 03...

SÉLECTION Sur la ligne désirée, affiche un écran affichant le détail de l’imputation au Grand livre de la transaction.



Étape 5 d’interrogation de « cai 01 » - Écran Détail Dépense (Obtenu par « Sélection » de l’écran Historique des transactions) Méthode de sélection L’écran apparaît complété affichant le détail de la transaction sélectionnée. PROPHECY CO_T PROJET 960915 11:16AM DÉTAIL DÉPENSE -------------------------------------------------------------------------------- Code tran CMDEP MOUVEMENT DEPENSES DE JUIN 1996 No réf 1 D960101034 No réf 2 Code opér LAH Date conc No lot 960106 +------------------------------------------------------------------------------- ¦CI orig ¦Acct Name ¦CV orig ¦No réf 1 ¦ Mtnt tran ¦NU¦ Qté trans ¦ +--------+------------------+--------+----------+-------------+--+-------------+ ¦FFTHE001¦FTHE-DTHE-GEST-DIR¦PD631000¦D960101034¦ 239.40¦ ¦ 0.000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Info(S-F11) Totaux(^E) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10)

À la sélection de cette option, un message apparaîtra dans le bas de l’écran: « Avert: contre-imputation ne sont pas toutes affichées... ». Faites « RETOUR » pour effacer ce message. Un second message sera affiché: « Désirez-vous voir tout le lot (y/n) ? ». REPONDEZ NON À CETTE QUESTION, car vous risquez de demeurez plusieurs minutes devant votre écran. Le système vous afficherait ainsi toutes les transactions saisies dans un lot. Explication des champs (Utilisez le tabulateur pour afficher la deuxième page de cet écran)


Champ Description

Code tran: Indique le code de transaction utilisé pour la transaction. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.) Veuillez consulter la rubrique Recherche de la signification d’un code de transaction pour plus d’information sur ces codes.

À droite du code de transaction se trouve la description ou la justification donnée à la transaction lors de sa saisie dans le système

No réf 1: Indique une référence de la transaction. Dans le cas des transactions de dépense de comptes à payer vous trouverez soit le numéro généré par



Code opér Utilisateur ayant saisi la transaction. Vous ne pouvez connaître que son code opérateur, aucun écran ne permet de connaître son nom.

Date conc Date à laquelle cette transaction a été conciliée

No lot Numéro du lot du Grand livre généré lors de l’interface de cette transaction

CI orig CI-Projet utilisé pour l’imputation de la transaction

Acct name Nom du CI tel que codé par la Direction des finances. Voir la rubrique 1.2- Description des CI pour plus d’information.

CV orig CV-Projet utilisé pour l’imputation de la transaction

No réf 1 Numéro de référence de la transaction

Mtnt tran Montant de la transaction en dollars canadiens

NU Non utilisé par l’Université

Quantité Non utilisé par l’Université

CI CI-Contrôle imputé par l’interface au Grand livre

CV CI-Contrôle imputé par l’interface au Grand livre Fonctions magiques pour cet écran (Les fonctions encadrées peuvnt être actionnées pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur les colonnes bleutées affiche d’autres éléments d’informantion. À vous de les essayer. Voir l’écran 3.4.2 L’écran cai 03...




3.4.3 L’écran d’interrogation « cai 03 - Historique des transactions CI CV» L’écran « cai 03 » regroupe toutes les transactions financières de dépense et de budget imputées à une combinaison CI CV. Caractéristiques de l’écran:

1. vous devez connaître une combinaison CI CV. La fonction « Recherche » peut être utilisée lors de l’inscription du CI et du CV afin de les rechercher dans la liste du code désiré.

2. vous pouvez consulter le détail des transactions de dépense et de budget

3. vous ne pouvez pas visualiser les engagements par cet écran.

4. vous ne pouvez pas obtenir la disponibilité financière. Exemple de l’écran: Page 1 de 2 de l’écran « cai 03 »: PROPHECY CO_T PROJET 960909 08:01AM INTERROGATION TRANSACTIONS CI/CV -------------------------------------------------------------------------------- CI FHOPI006 FMVE-HOPI-CPAR-PHARMACIE & STÉRILISATION CV PD745047 GENE-FOURN.MATÉR.-MÉDICAMENTS +------------------------------------------------------------------------------- ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦Recn Dte¦No réf 1 ¦No réf 2 ¦ Mtnt tran ¦ Quantité +--+--+---------+-----+--------+----------+----------+-------------+------------ ¦96¦ 1¦960630 ¦CMDEP¦ ¦D960100704¦ ¦ 34403.23¦ 0.00 ¦96¦ 2¦960715 ¦PFRPC¦ ¦V060000 ¦CHAD ¦ 97.05¦ 1.00 ¦96¦ 2¦960715 ¦PFRPC¦ ¦V060000 ¦CHAD ¦ -0.33¦ 0.00 ¦96¦ 2¦960715 ¦PFRPC¦ ¦V060000 ¦CHAD ¦ -0.23¦ 0.00 ¦96¦ 2¦960724 ¦PFERP¦ ¦V969415 ¦ ¦ 103.13¦ 1.00 ¦96¦ 2¦960731 ¦CMDEP¦ ¦D960200806¦ ¦ 33742.17¦ 0.00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- 96 Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) Totaux(^E) Sélection(S-F4) >


de 2 de l’écran « cai 03 » (obtenu en utilisant le tabulateur dans les champs bleutés sous le tableau d’information et non dans le tableau). ---------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------+ Invers ¦Lot ¦Dev ¦ Foreign Amnt¦Taux conversion¦SS¦Cpte orig¦Orig Acct Name¦ --------+------+----+-------------+---------------+--+---------+--------------¦ ¦960106¦ ¦ 34403.23¦ 1.000000 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦600090¦ ¦ 97.05¦ 0.000000 ¦cr¦00000219 ¦Champigny Deni¦ ¦600090¦ ¦ -0.33¦ 0.000000 ¦cr¦00000219 ¦Champigny Deni¦ ¦600090¦ ¦ -0.23¦ 0.000000 ¦cr¦00000219 ¦Champigny Deni¦ ¦600193¦DUSA¦ 75.00¦ 0.000000 ¦cr¦00001186 ¦Ball Michael A¦ ¦960206¦ ¦ 33742.17¦ 1.000000 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ------------------------------------------------------------------------------+ OK(F10) Interroger(S-F7) Totaux(^E) Sélection(S-F4) > Trucs de consultation : Les fonctions magiques « Info » et « Sélection » peuvent être actionnées afin de découvrir plusieurs informations détaillées sur les transactions affichées. Les écrans-fenêtres pouvant être générés par les fonctions magiques sont présentés dans les pages qui suivent.


Étape 1 d’interrogation de «cai 03 » - Écran de départ Interrogation transactions CI/CV Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Entrez le CI et le CV; 2. Faites « OK ». Attention, vous verrez

s’afficher toutes les transactions depuis quatre (4) ans.

Méthode sélective: 1. Entrez le CI et le CV; 2. Déplacez le curseur avec le tabulateur pour

le positionner sous les colonnes situées sous le tableau d’information. Précisez votre requête en inscrivant des éléments d’information des transactions désirées (voir Explication des champs ci-dessous);

3. Faites « OK »

Explication des champs de l’écran de départ (Utilisez le tabulateur pour faire afficher la deuxième page de cet écran)


Champ Description

AA: L’année d’imputation de la transaction. Cette date correspond à la « date transaction » de l’en-tête de transaction du lot.

PP: La période d’imputation selon l’année financière.

Date Tran: La date de l’imputation de la transation. Cette date correspond à la « date transaction » de l’en-tête de transaction du lot.

Recn Date: Non utilisée par l’Université.

Tran: Indique le code de transaction utilisé pour la transaction. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.) Veuillez consulter la rubrique 4.8-Recherche de la signification des codes de transaction pour plus d’information sur ces codes.

No réf 1: Indique une référence de la transaction. Dans le cas des transactions de dépense de comptes à payer, vous trouverez soit le numéro généré par le système ou le numéro des pièces papier de particuliers ou le numéro de facture des compagnies envoyées à la Direction des finances.


Mtnt Tran: Affiche le montant de la transaction. Le montant affiché est en dollars canadiens.


Nu Non utilisé par l’Université de Montréal

Champ Description

Opér: Code opérateur de l’utilisateur ayant saisi la transaction. Il n’est pas possible d’obtenir la liste des codes opérateurs et des noms dans le système.

Invers: Non utilisé par l’Université de Montréal

Lot: Numéro du lot généré par l’interface au Grand livre

Dev: Type de devise étrangère si autre que canadienne

Foreing amnt: Montant de la transaction en devises étrangères.

Taux conversion: Taux de conversion utilisé pour la transaction en devises étrangères

SS: Sous-système de prophecy dans lequel la transaction a été saisie. Pour votre information « cr » tient pour Comptes à payer; « db » tient pour les Comptes à recevoir; « bd » tient pour Budget.

Compte original: Numéro du code fournisseur à qui la transaction a été enregistrée.

Orig Accnt Name: Nom du fournisseur affecté par la transaction Fonctions magiques pour cet écran (La fonction encadrée est la fonction à sélectionner pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur la colonne «No réf 1» affiche le détail de la transaction. Plusieurs informations se trouvent dans les écrans pouvant être générés par « Info ». Voyons-les en détail dans les pages qui suivent.

SÉLECTION Sur la ligne désirée, présente un écran affichant le détail de l’imputation au Grand livre de la transaction.

SUITE Non disponible TOTAUX (Ctrl- « e »)

Étant donné que le total cumule les montants des transactions sans prendre en considération le type de la transaction, ce total ne signifie rien.


Étape 2 d’interrogation de « cai 03 » - Info sur le No réf 1 - Écran-fenêtre #1 (Obtenu en actionnant « Info» sur le No réf 1 de la ligne désirée de l’écran de départ) Méthodes de sélection L’écran complété apparaît automatiquement présentant des informations détaillées sur la transaction. PROPHECY CO_T PROJET 960909 08:47AM INTERROGATION TRANSACTIONS CI/CV -----------------+-------------------------------------------------------------+ CI ¦ CI du GL HOPIF002 CV du GL 745-0001 Type cpte e ¦ CV ¦ CI original FHOPI006 CV original PD745047 Ss-syst w ¦ +----------------¦ No réf1 V969415 No réf2 ¦ ¦AA¦PP¦Date tran¦¦ Opérat Date entrée 960724 16:51:21 ¦ +--+--+---------+¦ No lot GL 600193 Code tran PFERP ¦ ¦96¦ 1¦960630 ¦¦ Devise DUSA Mtnt en devi 75.00 ¦ ¦96¦ 2¦960715 ¦¦ Dev base Mtnt trans 103.13 ¦ ¦96¦ 2¦960715 ¦¦ Taux conversion 0.000000 ¦ ¦96¦ 2¦960715 ¦¦ Date tran 960724 AA1:96 PP1:2 AA2:0 PP2:0 ¦ ¦96¦ 2¦960724 ¦¦ Date invers Donn util ¦ ¦96¦ 2¦960731 ¦¦ Comment ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ +----------------¦ ¦ 96 ¦ Lot orig 167 Cpte orig 00001186 Ss-syst cr¦ +-------------------------------------------------------------+ Info(S-F11) Aide(F9) Fin(F3) Explication des champs pertients de cet écran

Champ Description CI du GL: CV du GL:

Affichent le CI CV utilisés pour l’interface au Grand livre de cette transaction

CI original: CV original:

Affichent le CI CV utilisés pour l’imputation de la transaction

No réf 1: No réf 2:

Affichent les numéros de référence de la transaction. Le No réf 1 est fort important pour générer d’autres écrans-fenêtres

Date entrée: Indique la date et l’heure exactes de saisie de la transaction. Cette information est générée par le système et ne peut pas être modifiée

No lot GL: Lot généré par l’interface de la transaction au Grand livre

Mtnt en devi: Montant de la transaction en devises étrangères

Mtnt trans: Montant de la transaction en dollars canadiens


Champ Description

Comment: Justification ou explication de la transaction. Ce commentaire est saisi par le personnel de la Direction des finances ou par tout autre utilisateur ayant saisi la transaction.

Lot orig: Numéro du lot dans le sous-système où la transaction a été saisie.

Cpte orig: Numéro du code fournisseur à qui la transaction a été imputée. La fonction « Info » sur ce champ affichera le nom du fournisseur.


Étape 3 d’interrogation de « cai 03 » - Info sur le No ref 1- Écran-fenêtre #2 (Obtenu en actionnant « Info» sur le No réf 1 de l’écran-fenêtre généré ultérieurement. Méthodes de sélection • Positionnez le curseur sur le champ du No réf 1 dans l’écran-fenêtre généré ultérieurement et

réactionnez la fonction « Info ». • L’écran complété apparaît automatiquement présentant des nouvelles informations détaillées

sur la transaction. PROPHECY CO_T PROJET +----------------------------------------------------+ INTE¦Code fourniss 00001186 Code fournis 00001186 ¦ ¦ No réf 1 V969415 Adres paiem 001 ¦ -----------------+--------¦ No réf 2 Ind MAJ ¦ CI ¦ CI ¦ Date fact 960708 Date éch Message ¦ CV ¦ CI ori¦ Numéro lot 167 Interface GL y ¦ +----------------¦ No¦ Date entrée 960724 16:13:47 Contest ¦ ¦AA¦PP¦Date tran¦¦ O¦ Pays ¦ +--+--+---------+¦ No l¦ Envoy à Appr-eur ¦ ¦96¦ 1¦960630 ¦¦ D¦ ¦ ¦96¦ 2¦960715 ¦¦ Dev¦ ¦ ¦96¦ 2¦960715 ¦¦ ¦ ¦ ¦96¦ 2¦960715 ¦¦ Date¦ ¦ ¦96¦ 2¦960724 ¦¦ Date i¦ ¦ ¦96¦ 2¦960731 ¦¦ Comment¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ Donn util ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ +----------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ +----------------¦ ¦ 96 ¦ Lot orig 167 Cpte orig 00001186 Ss-syst cr¦ +-------------------------------------------------------------+ Info(S-F11) Aide(F9) Fin(F3)

Explication des champs pertients de cet écran

Champ Description

Code fourniss:

Numéro du code fournisseur à qui la transaction a été imputée. La fonction « Info » sur ce champ affichera le nom du fournisseur.

No réf 1: No réf 2:

Affichent les numéros de référence de la transaction. Le No réf 1 est fort important pour générer d’autres écrans-fenêtres

Adress paiem:

Indique la code de l’adresse où le chèque de paiement a été envoyé. La fonction « Info » sur ce champ permet d’obtenir l’adresse complète.

Date fact: Indique la date de la facture d’un fournisseur de l’Université


Étape 4 d’interrogation de « cai 03 » - Info sur le No réf 1- Écran-fenêtre #3 (Obtenu en actionnant « Info» sur le No réf 1 de l’écran-fenêtre généré ultérieurement. Méthode de sélection • Positionnez le curseur sur le champ du No réf 1 dans l’écran-fenêtre généré ultérieurement et

réactionnez pour une troisième fois la fonction « Info ». • L’écran complété apparaît automatiquement présentant des nouvelles informations détaillées

sur la transaction. Page 1 de 2 PROPHECY CPTE FOURNISSEUR 960909 09:03AM INTERR NOTE FACTURE/CRÉDIT -------------------------------------------------------------------------------- No réf 1 V969415 Date tran 960724 Mtnt trans 75.00 No réf 2 Date éch Message Mtnt esc 0.00 Code fournis 00001186 BALL MICHAEL A Mtnt déduct 0.00 Code tran PFERP Paiement net 75.00 +------------------------------------------------------------------------------- ¦ ¦ Description ¦CI ¦CV ¦ Total lign ¦ Quantité ¦ +---+----------------------------+--------+--------+-------------+-------------+ ¦ 1¦TPS:0%-TVQ 0% ¦FHOPI006¦PD745047¦ 75.00¦ 1.000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- Info(S-F11) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10) Page 2 de 2 (obtenu en utilisant le tabulateur) 60909 09:03AM --------------------- t trans 75.00 nt esc 0.00 déduct 0.00 ent net 75.00 ------Dét paiments------ -------------------------------------------------------------------------------+ lign ¦ Quantité ¦ Total tax ¦Total ex.Tax ¦ Mtnt à pay ¦Trans¦No réf 1 ¦ ------+-------------+-------------+-------------+-------------+-----+----------¦ 75.00¦ 1.000¦ 0.00¦ 75.00¦ 75.00¦CHIUS¦U000000006¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ -------------------------------------------------------------------------------+ Info(S-F11) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10)


Explication des champs pertients et nouveaux de cet écran

Champ Description

Date éch: Non utilisé par l’Université

Mtnt tran: Montant imputé de la transaction. Dans cet écran, le montant est ici en devises étrangères

Description:

Description des taxes appliquées à la dépense.

CI CV: CI CV affectés par la dépense.

Total lign: Montant associé au CI CV pour une même méthode d’application des taxes. Ce montant est en devises étrangères

Quantité: Non utilisé par l’Université

Total tax: Montant total des taxes (cumul de la TPS et TVQ). Pour connaître les montants de ristourne associées à une transaction, veuillez vous référer à la section 4.7-Interrogation des montants de ristourne associées aux transactions de dépense.

Total ex. tax: Montant de la transaction excluant les taxes en devises.

Mtnt à payer Montant du chèque à émettre en devises étrangères si pertinent.

Trans: Indique le code de transaction utilisé pour l’émission du chèque. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de chèque à utiliser . Veuillez consulter la rubrique 4.8-Recherche de la signification des codes de transaction pour plus d’information sur ces codes.

Si aucun code ne se retrouve dans ce champ, c’est que le chèque n’a pas été émis.

No réf 1:

Indique le numéro du chèque qui paye cette transaction.

Si aucun numéro ne se retrouve dans ce champ, c’est que le chèque n’a pas été émis. Pour connaître la date d’émission d’un chèque, veuillez vous référer à la rubrique 4.13-Recherche de la date d’émission d’un chèque.


Étape 5 d’interrogation de « cai 03 » - Écran Détail Dépense (Obtenu par « Sélection » de l’écran de départ Historique des transactions) Méthode de sélection L’écran apparaît complété affichant le détail de la transaction sélectionnée. PROPHECY CO_T PROJET 960915 11:16AM DÉTAIL DÉPENSE -------------------------------------------------------------------------------- Code tran CMDEP MOUVEMENT DEPENSES DE JUIN 1996 No réf 1 D960101034 No réf 2 Code opér LAH Date conc No lot 960106 +------------------------------------------------------------------------------- ¦CI orig ¦Acct Name ¦CV orig ¦No réf 1 ¦ Mtnt tran ¦NU¦ Qté trans ¦ +--------+------------------+--------+----------+-------------+--+-------------+ ¦FFTHE001¦FTHE-DTHE-GEST-DIR¦PD631000¦D960101034¦ 239.40¦ ¦ 0.000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Info(S-F11) Totaux(^E) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10)

À la sélection de cette option, un message apparaîtra dans le bas de l’écran: « Avert: contre-imputation ne sont pas toutes affichées... ». Faites « RETOUR » pour effacer ce message. Un second message sera affiché: « Désirez-vous voir tout le lot (y/n) ? ». REPONDEZ NON À CETTE QUESTION, car vous risquez de demeurez plusieurs minutes devant votre écran. Le système vous afficherait ainsi toutes les transactions saisies dans un lot. Explication des champs (Utilisez le tabulateur pour afficher la deuxième page de cet écran)

Champ Description

Code tran: Indique le code de transaction utilisé pour la transaction. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.) Veuillez consulter la rubrique 4.8-Recherche de la signification d’un code de transaction pour plus d’information sur ces codes.

À droite du code de transaction se trouve la description ou la justification donnée à la transaction lors de sa saisie dans le système

No réf 1: Indique une référence de la transaction. Dans le cas des transactions de






No lot Numéro du lot de Grand lot généré lors de l’interface de cette transaction


Acct name Nom du CI tel que codé par la Direction des finances. Voir la rubrique 1.2-Description des CI pour plus d’information.







CV CI-Contrôle imputé par l’interface au Grand livre Fonctions magiques pour cet écran (Les fonctions encadrées peuvnt être actionnées pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur les colonnes bleutées affiche d’autres éléments d’informantion. À vous de les essayer. Voir la rubrique 3.4.3 L’écran « cai 03 »... pout tout connaître sur les écrans-fenêtres générés sur le « No réf 1 ».




3.4.4 Les écrans d’interrogation « cai 04 - Engagements des CI» et « cai 05-Engagements des CV » L’écran « cai 04 » regroupe tous les CV imputés pour le CI et la période de temps demandés; L’écran « cai 05 » regroupe tous les CI ayant imputé une transaction pour le CV et la période demandés. Ces écrans ressemblent à « cai 01 » et « cai 02 ». La seule différence tient par la visualisation du total des engagements courant pour un CI alors que « cai 01 » ne vous donne les engagements que par CI CV. Note: Les explications qui suivent concernent l’écran « cai 04». Veuillez considérer les mêmes explication pour l’écran « cai 05» mais en inversant les CI et CV. Caractéristiques de l’écran:

1. vous devez connaître le CI (pour « cai 04 ») ou le CV (pour « cai 05 ») et l’année d’imputation (la période est un atout important dans cet écran)

2. vous pouvez consulter le détail des transactions de dépense et de budget d’un CI CV;

3. vous pouvez connaître le total des engagements pour l’année précédente et l’annnée courante pour un CI et pour un CI CV.

4. vous ne pouvez pas obtenir la disponibilité financière d’un CI (ou d’un CV). Exemple de l’écran: PROPHECY CO_T PROJET 960909 03:19PM ENGAGEMENTS DES CI -------------------------------------------------------------------------------- CI FHOPI006 FMVE-HOPI-CPAR-PHARMACIE & STÉRILISATION Ann 96 Pér 2 __ Cette période __ ___ Tot année ___ __ Cette période __ +------------------------------------------------------------------------------+ ¦CV ¦Typ¦ Budget ¦ Dépensé ¦ Budget ¦ Dépensé ¦ Engag. ¦Eng+Dép. ¦ +--------+---+----------+----------+----------+----------+----------+----------¦ ¦PD745002¦e ¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ ¦PD745007¦e ¦ 0¦ 0¦ 0¦ 120¦ 0¦ 120¦ ¦PD745018¦e ¦ 0¦ 0¦ 1500¦ 0¦ 0¦ 0¦ ¦PD745047¦e ¦ 0¦ 33942¦ 565000¦ 68345¦ 81389¦ 149734¦ ¦PD745048¦e ¦ 0¦ 23284¦ 430000¦ 46907¦ 132540¦ 179447¦ ¦PD745049¦e ¦ 0¦ 1298¦ 30000¦ 1298¦ 26879¦ 28177¦ ¦PD745050¦e ¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ 0¦ ¦PD745051¦e ¦ 0¦ 0¦ 18000¦ 0¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------+ Totaux: 0 58555 1044500 118530 240968 359498 OK(F10) Interroger(S-F7) Totaux(^E) Sélection(S-F4) >

La fonction « Totaux » doit être actionnée pour voir le total des colonnes.


Trucs de consultation : Les fonctions magiques « Info », « Sélection » et « Suite » doivent être surveillées et actionnées au maximum dans cet écran. Les écrans-fenêtres et les étapes d’interrogation sont présentés dans les pages qui suivent.


Étape 1 d’interrogation de « cai 04 » - Écran de départ - Engagements des CI Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Entrez le CI et l’année d’imputation (champ:

« Ann »); 2. Entrez la période d’imputation si connue ou

« 13 » pour voir toute l’année; Attention la période est importante ici puisque les engagements ne sont affichés que pour cette période.

3. Faites « OK ».

Méthode sélective: 1. Effectuez les étapes 1 et 2 de la méthode

exhaustive. Ne faites pas « OK » après avoir saisi la période d’interrogation désirée;

2. Déplacez plutôt le curseur avec le tabulateur pour le positionner sous la colonne CV

3. Indiquez le CV désiré et faites « OK »

Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description CV: Chaque ligne de ce tableau présente les montants totaux de dépense et

de budget du CI CV pour la période interrogée

Type:

Affiche le type du CV (e=dépense i= revenu)

Cette période- Budget:

Affiche le montant total en dollars canadiens de budget pour la période indiquée précédemment.

Cette période- Dépensé:

Affiche le montant total en dollars canadiens de dépense pour la période indiquée précédemment.

Tot année- Budget:

Affiche le montant total en dollars canadiens.de budget pour l’année demandée

Tot années- Dépensé:

Affiche le montant total en dollars canadiens de dépense pour l’année demandée

Cette période- Engag:

Affiche le montant total d’engagement par CV pour la période demandée. Notez bien que ce montant d’engagement totalise les engagements de l’année précédente et courante. Pour obtenir le total des engagements pour une période, tous CV inclus, actionnez la fonction «Totaux » en dollars canadiens..

Cette période- Eng+Dép:

Affiche le montant total des engagements et des dépenses par CV pour la période demandée. Pour obtenir le total tous CV inclus, actionnez la fonction «Totaux ».


Fonctions magiques pour cet écran (La fonction encadrée est la fonction à sélectionner pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur la colonne « CV » affiche la description et les codes d’analyse du CV (Utiliser le tabulateur et shift-tabulateur pour déplacer le curseur de colonne en colonne) Sur les colonnes «Tot pér » fait apparaître un écran qui affiche les transactions de dépenses et de budget de la période demandée. Utiliser les méthodes d’interrogation exhaustive et sélective pour afficher l’information désirée.

SÉLECTION Sur la ligne du CV qui vous intéresse, permet de poursuivre l’interrogation afin d’obtenir plus de détails sur les transactions (Utiliser les flèches de direction pour déplacer le curseur de ligne en ligne).

SUITE Non disponible TOTAUX (Ctrl- « e ») Affiche les totaux de chaque colonne


Étape 2 d’interrogation de « cai 04 » - Écran Imputation par période (Obtenu en actionnant « Sélection » sur une ligne CI CV de l’écran de départ) Méthode de sélection L’écran complété apparaît automatiquement présentant les informations financières regroupées par période. PROPHECY CO_T PROJET 960903 10:57AM INTERROGATION PAR CI ---- I M P U T A T I O N P A R P É R I O D E + 94/13 SUITE ENGAGEMENTS, HIST TRANS +--------------------------------------------------------------------------+ ¦AA¦PP¦ Dépensé ¦ Budget ¦ Écart ¦ Écar% ¦ Prévis ¦ Quantité ¦ +--+--+-------------+----------+----------+-------+----------+-------------¦ +---¦96¦ 0¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦CV ¦96¦ 1¦ 2048.04¦ 25841¦ 23793¦ 92.1¦ 0¦ 0.000¦ +---¦96¦ 2¦ 120.47¦ 0¦ -120¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦P99¦96¦ 3¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦PBB¦96¦ 4¦ 2051.42¦ 0¦ -2051¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ ¦PD6+--------------------------------------------------------------------------+ ¦PD6ACJ: ¦PD6Anf: ¦PD622000¦e ¦ 0.00¦ 22243.67¦ 22243.67¦ 0¦ 25841¦ ¦PD624000¦e ¦ 0.00¦ 4162.36¦ 4162.36¦ 0¦ 0¦ ¦PD626000¦e ¦ 0.00¦ 74022.34¦ 74022.34¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: -8050.01 2500760.31 2500760.31 -23200 2511869 Totaux(^E) Suite(S-F5) Info(S-F11) Fin(F3) Aide(F9) > Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

AA: Affiche l’année fiancière demandée à l’écran précédent

PP: Affiche toutes les périodes où des transactions de dépenses ou de budget ont été imputées pour ce CI CV pour l’année demandée

Dépensé: Affiche le montant total de dépense pour chaque période pour le CI CV demandé. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Budget: Affiche le montant total de budget pour chaque période. Les montants affichés sont en dollars canadiens.

Écart:

Écart %:

Budget - Dépenses

Ces montants ne représentent pas la disponibilité budgétaire réelle car les engagements ne sont pas considérés.

Prévis: Non utilisé par l’Université de Montréal



Fonctions magiques pour cet écran (La fonction encadrée est la fonction à sélectionner pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur la colonne « Dépensé » affiche toutes les transactions dépenses et budget pour la période où se trouve le curseur. Utilisez la méthode exhaustive ou sélective pour obtenir les informations.


SUITE Affiche un sous-menu permettant de consulter les engagements pour le CI CV ou tout l’historique des transactions pour les quatre dernières années demandées. TOTAUX Non disponible


Étape 3 d’interrogation de « cai 04 » - Écran des engagements (Obtenu par « Suite » et « Engagements » de l’écran Imputation par période) Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez pas surpris

cependant si le temps réponse est lent.



2. Faites « OK »

PROPHECY CO_T PROJET 960903 11:43AM INTERROGATION PAR CI E N G A G E M E N T S +------------------------------------------------------------------------------+ ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦No réf 1 ¦ Val totale ¦ Qté trans ¦Code cpte¦NU¦Opér¦ +--+--+---------+-----+----------+-------------+-------------+---------+--+----¦ ¦96¦ 3¦960830 ¦STEPE¦STEPE00017¦ 560.00¦ 1.000¦ ¦ ¦BED ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------+ ¦PD8ACJ: ¦PD8Anf: ¦PD865001¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) *Ajout*(S-F6) Recherche(S-F12) > Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

AA: Indique l’année financière de l’imputation de l’engagement

PP: Indique la période de l’imputation de l’engagement.

Date tran: Affiche la date de l’engagement

Tran: Indique le code de transaction utilisé pour l’engagement. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.). Voir la rubrique 4.8 Recherche de la signification d’un code de transaction pour interpréter les codes de cette colonne.

No réf 1: Indique une référence de la transaction.


Champ Description

Val totale: Affiche le montant total de l’engagment. Les montants affichés sont en dollars canadiens.


Code cpte: Non utilisé par l’Université

NU: Non utilisé par l’Université

Opér: Indique le code opérateur de l’utilisateur ayant saisi la transaction Fonctions magiques pour cet écran (Seule la fonction « Info » peut être utilisée dans cet écran) INFO Sur la colonne «No réf 1» affiche le détail de la transaction d’engagement notamment le commentaire justificatif saisi (voir écran ci-dessous)



Écran obtenu par la fonctin « Info » sur le « No réf 1 » PROPHECY CO_T PROJET +----------------------------------------------------+ ¦Code fourniss Code fournis ¦ ¦ No réf 1 STEPE00017 Adres paiem ¦ ¦ No réf 2 Ind MAJ ¦ ¦ Date fact Date éch ¦ +-------------------------¦ Numéro lot 288 Interface GL ¦ ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦No ¦ Date entrée 960903 11:25:30 Contest ¦ +--+--+---------+-----+---¦ Pays ¦ ¦96¦ 3¦960830 ¦STEPE¦STE¦ Envoy à Appr-eur ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Engagements de frais indirects pour R0000034. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Donn util ¦ ¦PD8ACJ: +----------------------------------------------------+ ¦PD8Anf: ¦PD865001¦e ¦ 0.00¦ 0.00¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Info(S-F11) Aide(F9) Fin(F3)


Étape 4 d’interrogation de « cai 04 » - Écran Historique des Transactions (Obtenu par « Suite » et « Historique » de l’écran Imputation par période) Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ».



2. Faites « OK »

PROP I M P U T A T I O N P A R P É R I O D E + 96/13 SUITE ENGAGEMENTS, HIST TRANS +--------------------------------------------------------------------------+ ----¦AA¦PP¦ Dépensé ¦ Budget ¦ Écart ¦ Écar% ¦ Prévis ¦ Quantité ¦ +--+--+-------------+----------+----------+-------+----------+-------------¦ ¦96¦ 0¦ 0.00¦ 0¦ 0¦ 0.0¦ 0¦ 0.000¦ H I S T O R I Q U E D E S T R A N S A C T I O N S +---+--------------------------------------------------------------------------+ ¦CV ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦No réf 1 ¦No réf 2 ¦ Mtnt tran ¦ Qté trans ¦NU¦ +---+--+--+---------+-----+----------+----------+-------------+-------------+--¦ ¦P99¦95¦13¦960529 ¦CMDEP¦D951301551¦ ¦ 2328.80¦ 0.000¦ ¦ ¦PBB¦96¦ 1¦960601 ¦CBUIN¦BUDINI96 ¦ ¦ 1092921.00¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6¦96¦ 1¦960630 ¦CMDEP¦D960101032¦ ¦ 63810.12¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6¦96¦ 2¦960731 ¦CMBUD¦B960200290¦ ¦ 13708.00¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6¦96¦ 2¦960731 ¦CMDEP¦D960201176¦ ¦ 91157.32¦ 0.000¦ ¦ ¦PD6+--------------------------------------------------------------------------+ ¦PD6 ¦PD6 Totaux: +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) Sélection(S-F4) Totaux(^E) > Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

AA: Indique l’année financière de l’imputation de la transaction

PP: Indique la période de l’imputation de la transaction

Date tran: Affiche la date d’enregistrement de la transaction

Tran: Indique le code de transaction utilisé pour la transaction. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.) Veuillez consulter la rubrique 4.8-Recherche de la signification d’un code de transaction pour plus d’information sur ces codes.

No réf 1: Indique une référence de la transaction. Dans le cas des transactions de Chapitre 3 – Les écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités Chapitre 3 - 38



Mtnt tran: Affiche le montant total de la transaction. Les montants affichés sont en dollars canadiens.


NU: Non utilisé par l’Université Fonctions magiques pour cet écran (Les fonctions encadrées peuvent être actionnées pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur la colonne «No réf 1» affiche le détail de la transaction. Plusieurs informations se trouvent dans les écrans pouvant être générés par « Info ». Voir la rubrique 3.4.3 L’écran « cai 03 »... pour tout connaître de ces écrans.

SÉLECTION Sur la ligne désirée, affiche un écran affichant le détail de l’imputation au Grand livre de la transaction.



Étape 5 d’interrogation de « cai 04 » - Écran Détail Dépense (Obtenu par « Sélection » de l’écran Historique des transactions) Méthode de sélection L’écran apparaît complété affichant le détail de la transaction sélectionnée. PROPHECY CO_T PROJET 960915 11:16AM DÉTAIL DÉPENSE -------------------------------------------------------------------------------- Code tran CMDEP MOUVEMENT DEPENSES DE JUIN 1996 No réf 1 D960101034 No réf 2 Code opér LAH Date conc No lot 960106 +------------------------------------------------------------------------------- ¦CI orig ¦Acct Name ¦CV orig ¦No réf 1 ¦ Mtnt tran ¦NU¦ Qté trans ¦ +--------+------------------+--------+----------+-------------+--+-------------+ ¦FFTHE001¦FTHE-DTHE-GEST-DIR¦PD631000¦D960101034¦ 239.40¦ ¦ 0.000¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- Totaux: Info(S-F11) Totaux(^E) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10)

À la sélection de cette option, un message apparaîtra dans le bas de l’écran: « Avert: contre-imputation ne sont pas toutes affichées... ». Faites « RETOUR » pour effacer ce message. Un second message sera affiché: « Désirez-vous voir tout le lot (y/n) ? ». REPONDEZ NON À CETTE QUESTION, car vous risquez de demeurez plusieurs minutes devant votre écran. Le système vous afficherait ainsi toutes les transactions saisies dans un lot. Explication des champs de l’écran de départ (Utilisez le tabulateur pour afficher la deuxième page de cet écran)

Champ Description

Code tran: Indique le code de transaction utilisé pour la transaction. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de transaction (frais de voyage, réquisition de paiement, etc.) Veuillez consulter la rubrique 4.8-Recherche de la signification d’un code de transaction pour plus d’information sur ces codes.

À droite du code de transaction se trouve la description ou la justification donnée à la transaction lors de sa saisie dans le système.


Champ Description

No réf 1: Indique une référence de la transaction. Dans le cas des transactions de dépense de comptes à payer, vous trouverez soit le numéro généré par le système ou le numéro des pièces papier de particuliers ou le numéro de facture des compagnies envoyées à la Direction des finances.




No lot Numéro du lot de Grand lot généré lors de l’interface de cette transaction


Acct name Nom du CI tel que codé par la Direction des finances. Voir la rubrique 1.2-Description des CI pour plus d’information.







CV CI-Contrôle imputé par l’interface au Grand livre Fonctions magiques pour cet écran (Les fonctions encadrées peuvent être actionnées pour poursuivre l’interrogation) INFO Sur les colonnes bleutées affiche d’autres éléments d’information. À vous de les essayer. Voir la rubrique 3.4.3 L’écran « cai 03 »... pour tout connaître des écrans-fenêtres générés sur le « No réf 1 ».




3.4.5 L’écran d’interrogation «cai 06 - État des comptes - Fds. dispo. » L’écran « cai 06 » est le seul écran affichant la disponibilité financière d’un CI ou d’un regroupement de CI. Cet écran offre différents scénarios que vous pouvez sélectionner selon l’information que vous désirez obtenir. Caractéristiques de l’écran:

1. vous devez connaître le CI ou un code d’analyse de CI ainsi qu’une année d’imputation (la période est un atout);

2. vous pouvez consulter le total des transactions de dépense et de budget;

3. vous pouvez connaître le total des engagements de l’année courante pour un CI;

4. vous ne pouvez obtenir la disponibilité financière d’un CI (et d’un CI CV);

5. aucun détail des transactions n’est offert dans cet écran. Vous devez utiliser les écrans expliqués précédemment pour ce faire.

Exemple de l’écran présentant les scénarios:


Trucs de sélection du bon scénario:

Disponibilité à obtenir pour ... Scénario

TOUS LES CI SAUF RECHERCHE

• Un CI de gestion - pour tous les fonds

Ex.: Pour le CI de la Direction du département de physique (CI=FPHYS001)

1

• Un CI de gestion pour une certaine catégorie de dépense

Ex.: Pour le CI de la Direction du département de physique en ce qui concerne les dépenses salariales-personnel régulier (FPHYS001 - Code d’analyse de CV: 1- Code: A)

2

• Un regroupement de CI

Ex.: Pour obtenir la disponiblité du département de physique dans le fonds de fonctionnement sans restriction (Code d’analyse de CI: 7 - Code: PHYS)

3

• Un regroupement de CI et pour une certaine catégorie de dépense

Ex. Pour tous les CI du fonds de fonctionnement de physique en ce qui concerne les dépenses salairales (Code d’analyse de CI: 7 - Code: PHYS et Code d’analyse de CV: 1 - Code A)

4

• Un CI d’immobilisation

Ex : IPHYS001 représentant le budget MAO du département de physique depuis l’ouverture du compte

8

CI RECHERCHE

• Un CI de Projet de recherche

Ex.: R0000007 représentant une des recherches pour une subvention reçue sur un programme multidisciplinaire sur la sécurité routière.

5

• Plusieurs CI d’un Projet de recherche

Ex.: Regrouper tous les CI se rapportant aux recherches portant sur la sécurité routière (Code d’analyse de CI: 2 - PMSR)

6

• Un CI selon la date de fin de fonds

Ex.: Connaître le budget versé et les dépenses imputées pour une période donnée. Ne jamais tenir compte des disponibilités et des engagements obtenus par cet écran.

7


Scénario 1 - « cai 06 » - Interrogation de la disponibilité d’un CI de gestion (Obtenu en sélectionnant le scénario 1) Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:

• l’année d’imputation pour laquelle vous désirez connaître la disponibilité (l’année financière);

• une période précise ou « 13 » pour obtenir toute l’année; • le CI désiré. Vous pouvez utiliser la fonction « Recherche » pour consulter la liste des

CI. Exemple: CI de la Direction du département de physique = FPHYS001 PROPHECY CO_T PROJET 960910 11:51AM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE INTERROGATION PAR CI Année: 96 Période: 13 Informations financières demandées: ------------------------------------------------------------------------ CI à interroger: FPHYS001 Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin ») OK(F10) Interroger(S-F7) Rappel(S-F8) Info(S-F11) >

Si vous obtenez les message: « Le CI interrogé est un CI de recherche... », c’est que vous interrogez un CI-Recherche dans le scénario 1 qui n’accepte que l’interrogation des CI de gestion. Veuillez utiliser les scénarios 5, 6 ou 7 pour effectuer votre interrogation.

• Faites ensuite « OK ». L’écran suivant affichera les informations financière. PROPHECY CO_T PROJET 960909 04:55PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE CI: FPHYS001 Description: FASC-PHYS-GEST-PHYSIQUE +---------------------------------------------------------------------------+ ¦Disponibilité ¦Budget ¦Engagements ¦Dépenses ¦Engag.+Dépenses¦ +--------------+--------------+--------------+--------------+---------------¦ ¦ 41.52¦ 109.00¦ 55.80¦ 11.68¦ 67.48 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------------------------------+ Sélection(S-F4) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10)



Champ Description

Disponibilité: Montant de disponibilité financière pour le CI demandé tous CV inclus

Budget: Montant de budget attribué au CI durant l’année financière

Engagements: Montant total des engagements courants du CI interrogé

Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI pour l’année financière interrogée

Engag.+Dépenses: Addition du total des engagements courants et des dépenses de l’année financière

Fonctions magiques pour cet écran (La fonction encadrée est la fonction à sélectionner pour poursuivre l’interrogation) INFO Non utilisé

SÉLECTION De l’écran d’état des comptes, permet de visualiser la disponibilité financière par CV ou par regroupement de CV.



Étape 2 d’interrogation du scénario 1 de « cai 06 » - Écran disponibilité par CV (Obtenu par la fonction « Sélection » de l’écran d’état des comptes du scénario 1 Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez pas surpris du

temps réponse qui pourrait être lent.

Méthode sélective: 1. Entrez un CV ou une partie de la description

des CV recherchés (Ex.: « GENE% » afin d’obtenir tous les CV de type Général)

2. Faites « OK »


Champ Description

CV: Code de ventilation représentant la nature de dépenses

Description: Description du CV telle que codée et expliquée à la rubrique 1.2-Description des CV.

Disponibilité: Montant de disponibilité financière pour le CI CV demandé

Budget: Montant de budget attribué au CI CV durant l’année financière

Engagements: Montant total des engagements courants du CI CV interrogé

Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI CV pour l’année financière interrogée


Fonctions magiques pour cet écran Il est impossible de connaître le détail des transactions des montants affichés dans tous les scénarios de l’écran « cai 06 ». Pour obtenir le détail des transactions, vous devez utiliser les écrans précédents soient « cai 01 » à « cai 05 ». INFO Non utilisé


SUITE Non disponible TOTAUX (Ctrl- « e ») Permet d’afficher les totaux des CV interrogés.


Scénario 2 - « cai 06 » - Interrogation de la disponibilité d’un CI de gestion pour une catégorie de dépense (Obtenu en sélectionnant le scénario 2) Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:


• une période précise ou « 13 » pour obtenir toute l’année; • le CI désiré. Vous pouvez utiliser la fonction « Recherche » pour consulter la liste des

CI. • le numéro du code d’analyse de CV (voir la rubrique 1.7-Codes d’analyse de CV) ainsi

que le code d’analyse qui représente la catégorie de dépense à interroger. Utilisez la fonction « Recherche » pour visualiser les catégories possibles.

Exemple: CI de la Direction du département de physique pour la catégorie Salaire - personnel régulier PROPHECY CO_T PROJET 960910 03:07PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE INTERROGATION PAR CI ET PAR CODE D'ANALYSE CV Année: 96 Période: 13 Informations financières demandées: ------------------------------------------------------------------------ CI à interroger: FPHYS001 FASC-PHYS-GEST-PHYSIQUE Code d'analyse CV No: 1 Valeur: A Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin ») OK(F10) Interroger(S-F7) Rappel(S-F8) Info(S-F11) >

Si vous obtenez les message: « Le CI interrogé est un CI de recherche... », c’est que vous interrogez un CI-Recherche dans le scénario 1 qui n’accepte que l’interrogation des CI de gestion. Veuillez utiliser les scénarios 5, 6 ou 7 pour effectuer votre interrogation.


• Faites ensuite « OK ». L’écran suivant affichera les informations financière. PROPHECY CO_T PROJET 960910 03:09PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE CI: FPHYS001 Description: FASC-PHYS-GEST-PHYSIQUE No code d'analyse CV: 1 Valeur du code: A SALAIRES, PERSONNEL RÉGULIER +---------------------------------------------------------------------------+ ¦Disponibilité ¦Budget ¦Engagements ¦Dépenses ¦Engag.+Dépenses¦ +--------------+--------------+--------------+--------------+---------------¦ ¦ 96.61¦ 208.00¦ 74.58¦ 36.81¦ 111.39 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------------------------------+ Sélection(S-F4) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10)


Champ Description

Disponibilité: Montant de disponibilité financière pour le CI demandé en regroupant uniquement les CV possédant le code d’analyse indiqué

Budget: Montant de budget attribué au CI durant l’année financière en regroupant uniquement les CV possédant le code d’analyse indiqué

Engagements: Montant total des engagements courants du CI interrogé en regroupant uniquement les CV possédant le code d’analyse indiqué

Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI pour l’année financière en regroupant uniquement les CV possédant le code d’analyse indiqué interrogée






Étape 2 d’interrogation du scénario 2 de « cai 06 » - Écran de disponibilité par CV (Obtenu par la fonction « Sélection » de l’écran d’état des comptes du scénario 2 Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez pas surpris du

temps réponse qui pourrait être lent.


des CV recherchés (Ex.: « GENE% » afin d’obtenir tous les CV de type Général). Vous ne pourrez sélectionner que les CV faisant partie de la catégorie de dépense indiquée au départ. Si vous demandez un CV d’une autre catégorie, le système affichera le message « Aucune information trouvée... ».

2. Faites « OK »


Champ Description


Description: Description du CV telle que codée et expliquée à la rubrique 1.2-Description des CV.




Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI CV pour l’année financière






Scénario 3 - « cai 06 » - Interrogation de la disponibilité d’un groupe de CI de gestion (Obtenu en sélectionnant le scénario 3) Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:


• une période précise ou « 13 » pour obtenir toute l’année; • le fonds à interroger. Utilisez la fonction « Recherche » pour obtenir la liste des codes

de fonds; • le type de contrôle budgétaire (Cas particulier ou gestion). Utilisez la fonction

« Recherche » pour obtenir la liste des codes de fonds; • le numéro du code d’analyse de CI (voir la rubrique 1.3-Codes d’analyse de CI) ainsi

que le code d’analyse qui identifie le regroupement que vous désirez interroger. Utilisez la fonction « Recherche » pour visualiser les regroupements possibles.

Exemple: Connaître la disponibilité du département de physique dans le fonds de fonctionnement sans restriction pour les CI de gestion. PROPHECY CO_T PROJET 960910 03:25PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE INTERROGATION PAR CODE D'ANALYSE CI Année: 96 Période: 13 Informations financières demandées: ------------------------------------------------------------------------ Fonds à interroger: FFSR Contrôle budgétaire: GEST Code d'analyse CI No: 08 Valeur: PHYS Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin ») OK(F10) Interroger(S-F7) Rappel(S-F8) Info(S-F11) > Explication des codes d’analyse: « No »: La valeur « 08 » signifie que l’on désire regrouper les informations selon une valeur de départment/division. Voir la rubrique 1.3-Codes d’analyse CI; « Valeur »: La valeur « PHYS » signifie est le code utilisé pour représenter le département de physique.


• Faites ensuite « OK ». L’écran suivant affichera les informations financières.

PROPHECY CO_T PROJET 960910 03:28PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE Fond: FFSR FD FONCTIONNEMENT SANS RESTR. No code CI: 8 Valeur du code: PHYS PHYSIQUE +------------------------------------------------------------------------------- ¦CI ¦Description ¦Disponibilité ¦Budget +--------+----------------------------------------+--------------+-------------- ¦FPHYS001¦FASC-PHYS-GEST-PHYSIQUE ¦ 213741.52¦ 4202109.00 ¦FPHYS025¦FASC-PHYS-GEST-F.P.1 PHYSIQUE ¦ -4629.97¦ 0.00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- 209111.55 4202109.00 Sélection(S-F4) Totaux(^E) Info(S-F11) Fin(F3) Aide(F9) >

Cet écran présente les informations financières de chaque CI possédant les caractéristiques indiquées par le code d’analyse à l’écran précédent. Actionnez la fonction « Totaux » pour afficher la disponibité du groupe de CI. Utilisez le tabulateur pour visualiser la deuxième page. Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

CI: Centre d’imputation

Description: Description du CI telle que codée et expliquée à la rubrique 1.2-Description des CI

Disponibilité: Montant de disponibilité financière pour le CI



Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI pour l’année financière




SÉLECTION De l’écran d’état des comptes, positionnez le curseur sur la ligne du CI vous intéresse .



Étape 2 d’interrogation du scénario 3 de « cai 06 » - Écran disponibilité par CV (Obtenu par la fonction « Sélection » de l’écran d’état des comptes sur la ligne du CI) Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez pas surpris du

temps réponse qui pourrait être lent


des CV recherchés (Ex.: « GENE% » afin d’obtenir tous les CV de type Général).

Faites « OK » Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description


Description: Description du CV telle que codée et expliquée à la rubrique 1.6-Description des CV

Disponibilité: Montant de disponibilité financière pour le CI CV









Scénario 4 - « cai 06 » - Interrogation disponibilité d’un groupe de CI pour une catégorie de dépense (Obtenu en sélectionnant le scénario 4) Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:


• une période précise ou « 13 » pour obtenir toute l’année; • le fonds à interroger. Utilisez la fonction « Recherche » pour obtenir la liste des codes

de fonds; • le type de contrôle budgétaire (Cas particulier ou gestion). Utilisez la fonction

« Recherche » pour obtenir la liste des codes de fonds; • le numéro du code d’analyse de CI (voir la rubrique 1.3-Codes d’analyse de CI ainsi

que le code d’analyse qui identifie le regroupement que vous désirez interroger. Utilisez la fonction « Recherche » pour visualiser les regroupements possibles.

• le numéro du code d’analyse de CV (voir la rubrique 1.7-Codes d’analyse de CV ainsi que le code d’analyse qui identifie le catégorie de dépense que vous désirez interroger. Utilisez la fonction « Recherche » pour visualiser les regroupements possibles.

Exemple: Connaître la disponibilité du département de physique dans le fonds de fonctionnement sans restriction pour les CI de gestion en ce qui concerne les dépenses salariales pour le personnel régulier PROPHECY CO_T PROJET 960910 04:07PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE INTERROGATION PAR CODE D'ANALYSE CI ET PAR CODE D'ANALYSE CV Année: 96 Période: 13 Informations financières demandées: ------------------------------------------------------------------------ Fonds à interroger: FFSR Contrôle budgétaire: GEST Code d'analyse CI No: 08 Valeur: PHYS Code d'analyse CV No: 01 Valeur: A Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin ») OK(F10) Interroger(S-F7) Rappel(S-F8) Info(S-F11) >


Explication des codes d’analyse: Code d’analyse de CI « No »: La valeur « 08 » signifie que l’on désire regrouper les informations selon une valeur de départment/division. Voir la rubrique 1.3-Codes d’analyse CI; « Valeur »: La valeur « PHYS » signifie est le code utilisé pour représenter le département de physique. Code d’analyse de CV « No »: La valeur « 01 » signifie que l’on désire regrouper les informations selon une valeur de catégorie budgétaire. Voir la rubrique 1.7-Codes d’analyse CV; « Valeur »: La valeur « A » signifie est le code utilisé pour représenter la catégorie Salaires personnel-régulier.

• Faites ensuite « OK ». L’écran suivant affichera les informations financières. PROPHECY CO_T PROJET 960910 04:15PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE Fond: FFSR FD FONCTIONNEMENT SANS RESTR. No code CI: 8 Valeur du code: PHYS PHYSIQUE No code d'analyse CV: 1 Valeur du code: A SALAIRES, PERSONNEL RÉGULIER +------------------------------------------------------------------------------- ¦CI ¦Description ¦Disponibilité ¦Budget +--------+----------------------------------------+--------------+-------------- ¦FPHYS001¦FASC-PHYS-GEST-PHYSIQUE ¦ 96.61¦ 208.00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------------------------------------------------------------------------- 96.61 208.00 Sélection(S-F4) Totaux(^E) Info(S-F11) Fin(F3) Aide(F9) >

Cet écran présente les informations financières de chaque CI possédant les caractéristiques indiquées par les codes d’analyse à l’écran précédent. Actionnez la fonction « Totaux » pour afficher la disponibité du groupe de CI. Utilisez le tabulateur pour visualiser la deuxième page.



Champ Description

CI: Centre d’imputation

Description: Description du CI telle que codée et expliquée à la rubrique 1.2-Description des CI.

Disponibilité: Montant de disponibilité financière pour le CI



Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI pour l’année financière



SÉLECTION De l’écran d’état des comptes, positionnez le curseur sur la ligne du CI vous intéresse .



Étape 2 d’interrogation du scénario 4 de « cai 06 » - Écran disponibilité par CV (Obtenu par la fonction « Sélection » de l’écran d’état des comptes Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez pas surpris du



des CV recherchés (Ex.: « GENE% » afin d’obtenir tous les CV de type Général). Seuls les CV appartenant à la catégorie de dépense demandée pourront être interrogés.

2. Faites « OK » Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description












Scénario 5 - « cai 06 » - Interrogation d’un CI - recherche (Obtenu en sélectionnant le scénario 5) Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:

• le CI - Recherche désiré. Vous pouvez utiliser la fonction « Recherche » pour consulter la liste des CI.

Exemple: CI du projet de recherche sur diverses recherches libres du Groupe de recherche sur les transports = R0000083

• Le code d’analyse de CV est facultatif dans cet écran. Vous pouvez le laisser à blanc pour visualiser toutes les natures de dépenses.



Si vous obtenez le message: « Le CI interrogé doit être un projet de recherche... », c’est que vous interrogez un CI de gestion dans le scénario 5 qui n’accepte que l’interrogation des CI-Recherche. Veuillez utiliser les scénarios 1 ou 2 pour effectuer votre interrogation.



Champ Description




Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI pour l’année financière interrogée










Faites « OK » Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description












Scénario 6 - « cai 06 » - Interrogation de tous les CI pour un même projet de recherche (Obtenu en sélectionnant le scénario 6) Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:

• le fonds à interroger (pour les projets de recherche le code peut être le FFAR ou le FFSR)

• le code d’analyse 2 représentant le titre du projet de recherche à partir duquel vous désirez regrouper les CI. Vous pouvez utiliser la fonction « Recherche » pour consulter la liste des titres de projet (attention la liste est volumineuse).

Exemple: Consulter la disponibilité de tous les CI portant sur le projet de recherche sur la sécurité routière du Groupe de recherche sur les transports. PROPHECY CO_T PROJET 960916 09:54AM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE INTERROGATION D'UN PROJET DE RECHERCHE COMPOSÉ DE PLUSIEURS CI La disponibilité financière sera calculée en date d'aujour d'hui Informations financières demandées: ------------------------------------------------------------------------ Fonds à interroger: FFAR Code d'analyse Projet des CI: PMSR (Code d'analyse 2) Code d'analyse CV No: Valeur: Entrez vos critères d'interrogation; choisir «OK» (ou «Fin ») OK(F10) Interroger(S-F7) Rappel(S-F8) Info(S-F11) >

• Le code d’analyse de CV est facultatif dans cet écran. Vous pouvez le laisser à blanc pour visualiser toutes les natures de dépenses.


• Faites ensuite « OK ». L’écran suivant affichera les informations financières. PROPHECY CO_T PROJET 960911 11:22AM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE Fond: FFAR FD FONCTIONNEMENT AVEC RESTR. No code CI: 2 Valeur du code: PMSR PROG.MUTIDIMENS.SÉC.ROUTIÈRE No code d'analyse CV: 0 Valeur du code: +------------------------------------------------------------------------------- ¦CI ¦Description ¦Disponibilité ¦Budget +--------+----------------------------------------+--------------+-------------- ¦R0000O07¦CRTR-DCRT-CRSN-WU J.H. ¦ 12030.21¦ 30930.52 ¦R0002283¦FEOP-DOPT-FRSQ-GRESSET JACQUES ¦ 100000.00¦ 310000.52 ¦R0004147¦FMED-NUTR-FRSQ-FERLAND GUYLAINE ¦ 0.00¦ 5000.00 ¦R0004148¦FMED-MSPR-FRSQ-LAMBERT JEAN ¦ -8596.73¦ 81000.00 ¦R0004151¦FMED-PHYI-FRSQ-IMBACH ANDRÉE ¦ 0.00¦ 5000.00 ¦R0004153¦FMED-EREA-FRSQ-FERLAND FRANCINE ¦ 0.00¦ 2500.00 ¦R0004154¦FMED-EREA-FRSQ-GOSSELIN JULIE ¦ 3.58¦ 5000.00 +------------------------------------------------------------------------------- Sélection(S-F4) Totaux(^E) Info(S-F11) Fin(F3) Aide(F9) > Cet écran présente les informations financières de chaque CI du projet de rechercher. Actionnez la fonction « Totaux » pour afficher la disponibité du groupe de projet de recherche. Utilisez le tabulateur pour visualiser la deuxième page. Explication des champs de l’écran de départ

Champ Description

Disponibilité: Montant de disponibilité financière pour chaque CI du projet de recherche demandé tous CV inclus si aucun critère demandé

Budget: Montant de budget attribué pour chaque CI du projet durant l’année financière

Engagements: Montant total des engagements courants pour chaque CI du projet interrogé

Dépenses: Montant total des dépenses pour chaque CI du projet de recherche pour l’année financière interrogée


Fonctions magiques pour cet écran Chapitre 3 – Les écrans d’interrogation du module Comptabilité par activités Chapitre 3 - 63

(La fonction encadrée est la fonction à sélectionner pour poursuivre l’interrogation) INFO Non utilisé

SÉLECTION De l’écran d’état des comptes, permet de visualiser la disponibilité financière par CV ou par regroupement de CV pour chaque CI.



Étape 2 d’interrogation du scénario 6 de « cai 06 » - Écran disponibilité par CV (Obtenu par la fonction « Sélection » de l’écran d’état des comptes pour un CI) Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez pas surpris du





Champ Description


Description: Description du CV telle que codée et expliquée à la rubrique 1.2-Description des CV)


Budget: Montant de budget attribué au CI CVrant l’année financière








Scénario 7 - « cai 06 » - Interrogation d’un CI-Recherche selon sa date de fin de fonds (Obtenu en sélectionnant le scénario 6) Ce scénario vous permet de connaître le budget versé et les dépenses imputées pour une période donnée. Ne jamais utiliser les disponibilités obtenues par cet écran. Seul ce scénario vous permet de manipuler les dates d’interrogation pour les projets de recherche. Les scénarios 5 et 6 cumule l’information sur la durée de vie du projet. Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:

• les dates de début et de fin de fonds de l’organisme subventionnaire. Vous devez utiliser les années et périodes de l’année financière de l’Université pour indiquer ces dates.

Si vous interrogez un projet de recherche dont l’année financière de l’organisme

subventionnaire est du 1 avril 2002 au 31 mars 2003. Vous devrez interroger les périodes suivantes:

Date de début: 1 avril 2002 = Année: 21 Période: 11 Date de fin: 31 mars 2003 = Année: 22 Période: 10

• prophecy ne peut pas vous fournir d’assistance, pour connaître les dates de l’année financière de l’organisme subventionnaire du projet de recherche que vous désirez interroger. Vous devez consulter vos dossirers papier afin de découvrir cette information.

• Veuillez également vous limiter à interroger une seule année par ce scénario. Ce

dernier n’a pas été conçu pour cumuler les informations financières de plusieurs années.

• le CI - Recherche désiré. Vous pouvez utiliser la fonction « Recherche » pour

consulter la liste des CI. • le code d’analyse de CV est facultatif dans cet écran. Vous pouvez le laisser à blanc si

vous ne désirez pas insérer de critère de dépense.


Exemple: Consulter le budget et les dépenses de notre CI-R0000083 dont la date de fin de fonds est le 31 mars. Nous interrogerons donc le CI du 1avril 2002 au 31 mars 2003. Les dates de début et de fin d’année seront donc:

Date de début: Année = 21 Période = 11 Date de fin: Année = 22 Période = 10

• Encore une fois, notez que le code d’analyse de CV est facultatif dans cet écran. Vous

pouvez le laisser à blanc pour visualiser toutes les natures de dépenses.




Champ Description

Disponibilité: Ne pas tenir compte de cette donnée car elle est basée sur les transactions de la période demandée

Budget: Montant de budget attribué pour chaque CI du projet durant la période demandée

Engagements: Ne pas tenir compte de cette donnée car elle est basée sur les transactions de la période demandée

Dépenses: Montant total des dépenses pour chaque CI du projet de recherche pour la période demandée

Engag.+Dépenses: Champs standard non adapté à ce scénario



SÉLECTION De l’écran d’état des comptes, permet de visualiser la disponibilité financière par CV ou par regroupement de CV pour chaque CI.



Étape 2 d’interrogation du scénario 7 de « cai 06 » - Écran disponibilité par CV (Obtenu par la fonction « Sélection » de l’écran d’état des comptes pour un CI) Méthodes de sélection Méthode exhaustive: 1. Faites « OK ». Ne soyez pas surpris du





Champ Description


Description: Description du CV telle que codée et expliquée à la rubrique 1.2-Description des CV)


Budget: Montant de budget attribué au CI CVrant l’année financière

Montant total des engagements courants du CI CV interrogé Engagements:

Montant total des dépenses pour le CI CV pour l’année financière interrogée

Dépenses:

Addition du total des engagements courants et des dépenses de l’année financière

Engag.+Dépenses:

Fonctions magiques pour cet écran Il est impossible de connaître le détail des transactions des montants affichés dans tous les scénarios de l’écran « cai 06 ». Pour obtenir le détail des transactions, vous devez utiliser les écrans précédents soient « cai 01 » à « cai 05 ». INFO SÉLECTION SUITE

Non disponible Non utilisé Non disponible

TOTAUX (Ctrl- « e ») Permet d’afficher les totaux des CV interrogés.


Scénario 8 - « cai 06 » - Interrogation d’un CI - immobilisation (Obtenu en sélectionnant le scénario 8) Informations à compléter Dans cet écran, vous devez indiquer:

• le CI - Immobilisation désiré. Vous pouvez utiliser la fonction « Recherche » pour consulter la liste des CI.

Exemple: CI du budget MAO du département de physique = IPHYS001

• Le code d’analyse de CV est facultatif dans cet écran. Vous pouvez le laisser à blanc pour visualiser toutes les natures de dépense.


• Faites ensuite « OK ». L’écran suivant affichera les informations financière.


Champ Description


Budget: Montant de budget attribué au CI depuis sa création


Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI depuis sa création

Engag.+Dépenses: Addition du total des engagements courants et des dépenses depuis sa création







Champ Description




Budget: Montant de budget attribué au CI CV depuis sa création


Dépenses: Montant total des dépenses pour le CI CV depuis sa création

Engag.+Dépenses: Addition du total des engagements courants et des dépenses depuis sa création





Chapitre 4 Les méthodes et trucs d’interrogation des informations financières dans le module Comptabilité par activités

Chapitre 4 - Les méthodes et trucs d’interrogation des informations financières dans le module comptabilité par activités Chapitre 4 - 1

4.1 Trucs et logique d’interrogation de la base de données « Usager »

Lorsque vous interrogez le système, rappelez-vous:

1. d’indiquer le maximum d’informations à prophecy en utilisant les champs gris afin qu’il puisse vous fournir rapidement une liste précise d’informations;

2. de toujours regarder le menu des fonctions dans le bas de l’écran;

3. d’activer les 3 fonctions magiques lorsque vous les voyez apparaître dans le menu des fonctions. Ces fonctions sont « Sélection », « Suite » et « Info ».


4.2 Disponibilité budgétaire d’un CI de gestion Un CI de gestion est identifié par les valeurs « GEST », « CPAR » ou « AUTR » comme valeurs de code d’analyse 9 soit comme valeur de contrôle budgétaire. Il peut faire partie du fonds de fonctionnement SANS restriction, du fonds de dotation, du fonds de souscription ou du fonds de prêts aux étudiants. Le seul écran vous permettant de visualiser la disponibilité budgétaire d’un CI de gestion est le « cai 06 - État des comptes - Fds disp. »

Étapes de réalisation

1. Du menu principal, sélectionnez l’option « cai 06 »;

2. Un écran apparaîtra vous présentant différents scénarios de recherche:

• Les scénarios 1 à 4 sont réservés à l’interrogation de tous les CI qui ne sont pas de type RECHERCHE (voir 9ième code d’analyse d’un CI = RECH)

• Les scénarios 5 à 7 sont réservés aux CI de type recherche;

• Le scénario 8 est réservé aux CI de type immobilisation. 4.2.1 Pour interroger un CI de gestion - Scénario 1; La disponbilité budgétaire du FFSR et de tous les fonds est calculée pour une année financière seulement par l’écran « cai 06 ».

1. Sélectionnez le scénario 1 et appuyez sur « OK »;

2. Un écran apparaîtra vous demandant d’inscrire l’année et la période d’interrogation ainsi que le CI désiré. Rappelons que la période représente 1 mois (à l'exception du mois de mai qui couvre 2 périodes: 1er au 30mai et 31mai) et que l’année financière débute le 1er juin). Vous pouvez vous référer à la rubrique 3.3-Dates de traitement dans le système prophecy pour plus d’information.

3. Lorsque les informations sont indiquées, appuyez sur « OK »;

4. Après quelques secondes de traitement, vous verrez un tableau financier récapitulatif afficher la disponibilité du CI dans la première colonne.


PROPHECY CO_T PROJET 960820 10:23AM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE CI: FFASC001 Description: FASC-DASC-GEST-DIRECTION ARTS & SCIENCES +---------------------------------------------------------------------------+ ¦Disponibilité ¦Budget ¦Engagements ¦Dépenses ¦Engag.+Dépenses¦ +--------------+--------------+--------------+--------------+---------------¦ ¦ 448.83¦ 456.00¦ 2.49¦ 4.67¦ 7.16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------------------------------+ Sélection(S-F4) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10) 5. Pour obtenir le détail de ces chiffres par CV, actionnez la fonction « Sélection » et utiliser la

méthode d’interrogation exhaustive (« OK ») ou sélective (en entrant des critères de sélection) dans la colonne des CV selon vos besoins d’information.

6. Vous pouvez actionner la fonction « Totaux » afin d’obtenir les valeurs de l’écran précédent.

Vous ne pouvez pas obtenir de l’information détaillée sur les chiffres affichés dans « cai 06 ». Seuls les écrans « cai 01 », « cai 03 » et « cai 04 » vous permettront d’obtenir ces informations. Utilisez les Aller/Retour d’un écran à un autre pour obtenir rapidement votre information. Consulter la rubrique 4.15-Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre et 3.4-Détail des écrans d’interrogation de Comptabilité par activités pour plus d’information. 4.2.2 Pour interroger un CI de gestion pour une catégorie de dépense - Scénario 2 Le scénario 2 de l’écran « cai 06 » peut être utilisé afin d’obtenir un état des comptes d’un CI pour une catégorie de dépense ou de revenu précise. La catégorie de dépense/revenu sera indiquée en utilisant les champs « No » et « Valeur » des codes d’analyse de CV. Pour obtenir plus d’information sur les codes d’analyse de CV, veuillez consulter la rubrique 1.7-Codes d’analyse de CV. Vous pouvez également utiliser la fonction « Recherche » afin d’obtenir la liste des codes pouvant être utilisés.


4.3 Disponibilité budgétaire d’un CI - Recherche Un CI - Recherche est représenté par la valeur « RECH » dans son code d’analyse 9 indiquant le contrôle budgétaire. Le seul écran vous permettant de visualiser la disponibilité budgétaire d’un CI-Recherche est le « cai 06 - État des comptes - Fds disp. ».




• Les scénarios 1 à 4 sont réservés à l’interrogation de tous les CI qui ne sont pas de type RECHERCHE (voir 9ième code d’analyse d’un CI = RECH)


• Le scénario 8 est réservé aux CI de type immobilisation.

Il existe trois (3) façons d’interroger un CI-Recherche ⇒ Pour toute la durée de vie du projet - Scénario 5 ⇒ En interrogeant les informations de tous les CI faisant partie du projet de recherche -

Scénario 6 ⇒ Selon les dates de fin de fonds du projet - Scénario 7

4.3.1 Pour interroger un CI - Recherche - Pour toute la durée de vie du projet - Scénario 5; La disponibilité budgétaire des CI-Recherche (du FFSR et FFAR) est calculée sur la durée de vie du projet de recherche. Les informations présentant les montants de budget et de dépense représentent donc les montants cumulés depuis la création du projet de recherche.

1. De l’écran « cai 06 », sélectionnez le scénario 5 et appuyez sur « OK »;

2. Un écran apparaîtra vous demandant d’inscrire le CI désiré ainsi que les valeurs de codes d’analyse de CV si désiré (laissés blanc si aucune valeur à sélectionner). Lorsque les informations sont indiquées, appuyez sur « OK »;


3. Après quelques secondes de traitement, vous verrez un tableau récapitulatif vous affichant la disponibilité du CI dans la première colonne.

PROPHECY CO_T PROJET 960826 02:44PM ÉTAT DES COMPTES DISPONIBILITÉ FINANCI+RE CI: R0002389 Description: FPHR-DPHR-DDRE-GOYER ROBERT No code d'analyse CV: 0 Valeur du code: Date de fin projet: 050531 +---------------------------------------------------------------------------+ ¦Disponibilité ¦Budget ¦Engagements ¦Dépenses ¦Engag.+Dépenses¦ +--------------+--------------+--------------+--------------+---------------¦ ¦ 1.82¦ 11.26¦ 0.00¦ 9.44¦ 9.44 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------------------------------------------------+ Sélection(S-F4) Fin(F3) Aide(F9) Sortir(S-F10) 4. Pour obtenir le détail de ces chiffres par CV, actionnez la fonction « Sélection » et utiliser la

méthode d’interrogation exhaustive (« OK ») ou sélective (en entrant des critères de sélection) sur la colonne des CV selon vos besoins d’information.


Vous ne pouvez pas obtenir de l’information détaillée sur les chiffres affichés dans « cai 06 ». Seuls les écrans « cai 01 », « cai 03 » et « cai 04 » vous permettront d’obtenir ces informations. Utilisez les Aller/Retour d’un écran à un autre pour obtenir rapidement votre information. Consulter la rubrique 4.5-Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre et 4.3 -Détail des écrans d’interrogation de Comptabilité par activités pour plus d’information.

4.3.2 Pour interroger des CI-Recherche faisant partie du même projet - Scénario 6 Les CI faisant partie du même projet de recherche possèdent la même valeur de code d’analyse 2 c’est-à-dire le même code identifiant le projet de recherche. Le scénario 6 de l’écran « cai 06 » peut être utilisé afin d’obtenir un état des comptes de tous les CI associés à un même projet de recherche. Vous devrez pour ce scénario indiquer le fonds affecté (FFSR ou FFAR) et le code d’analyse 2 des CI indiquant le nom du projet de recherche désiré. Utilisez la fonction « Recherche » sur le champ du code d’analyse 2 afin d’obtenir les valeurs possibles ou faites un « Info » sur un des CI recherchés afin de connaître le code du projet en question (pour ce faire, utilisez ou sautez à un écran d’interrogation par CI - cai 01, cai 03 ou cai 04, etc.).


4.3.3 Pour interroger un CI-Recherche selon le dates de fin de fonds-Scénario 7 Le scénario 7 de l’écran d’interrogation « cai 06 » a été conçu afin de vous permettre d’isoler les informations financières d’un CI-Recherche selon son année de fin de fonds, c’est-à-dire selon l’année finanicère de l’organisme surbventionnaire.

Avant d’interroger un CI par ce scénario, vous devez absolument connaître la date de début et de fin de fonds du CI à interroger. prophecy ne peut pas vous aider pour obtenir cette information. Pour obtenir de l’information dans ce scénario: 1. Entrez les dates nécessaires soient la date de début et de fin fonds; 2. Entrez ensuite le CI à interroger et appuyez sur « OK »; le code d’analyse de CV est facultatif; 3. L’écran global présentant la disponibilité apparaîtra; utilisez la fonction « Sélection » pour

obtenir le détail par CV et utilisez la méthode d’interrogation exhaustive (« OK ») ou sélective (en entrant des critères de sélection) sur la colonne des CV selon vos besoins d’information.


Vous ne pouvez pas obtenir d’information détaillée sur les chiffres affichés dans « cai 06 ». Seuls les écrans « cai 01 », « cai 03 » et « cai 04 » vous permettront d’obtenir ces informations. Utilisez les Aller/Retour d’un écran à un autre pour obtenir rapidement votre information. Consulter la rubrique 4.5-Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre et 3.4-Détail des écrans d’interrogation de Comptabilité par activités pour plus d’information.


4.4 Disponibilité budgétaire d’un regroupement de CI (par codes d’analyse) Tel que présenté à la rubrique 1.3-Codes d’analyse de CI, les codes d’analyse peuvent être utilisés afin de regrouper les CI possédant une caractéristique commune. Le seul écran vous permettant de visualiser la disponibilité budgétaire d’un CI est le « cai 06 - État des comptes - Fds disp. »




• Les scénarios 1 à 4 sont réservés à l’interrogation de tous les CI qui ne sont pas de type RECHERCHE (voir 9ième code d’analyse d’un CI = RECH);


• Le scénario 8 est réservé aux CI-Immobilisation.

4.4.1 Pour interroger un regroupement de CI - Scénario 3

1. Sélectionnez le scénario 3 et appuyez sur « OK »;

2. Un écran apparaîtra vous demandant d’inscrire l’année et la période de fin d’interrogation. Veuillez vous référer à la rubrique 3.3 Dates de traitement dans le système prophecy.

3. Vous devez ensuite déterminer le type de transactions à visualiser en indiquant;

• le fonds affecté (tous sauf RECH); la fonction « Recherche » affiche la liste des codes de fonds;

• le type de contrôle budgétaire des CI. Trois valeurs peuvent être sélectionnées dans cet écran:

• GEST: Pour obtenir la disponibilité des CI de type gestion • CPAR: Pour obtenir la disponibilité des CI de cas particulier • AUTR: Pour obtenir la disponibilité des CI de type autre

4. Vous devez ensuite indiquer les informations concernant le code d’analyse de CI vous permettant de regrouper les informations financières;

• le numéro du code d’analyse à partir duquel vous désirez regrouper les CI (selon une faculté, un projet de recherche, un responsable). Consultez la rubrique 1.3-Codes d’analyse de CI pour plus d’information sur les numéros de codes d’analyse.

Aucune fonction ne peut être actionnée afin de vous donner la liste des numéros de code d’analyse. D’aileurs la liste est différente pour chacun des fonds. Veuillez vous référer à la rubrique 1.3-Codes d’analyse de CI.

• la valeur du code d’analyse. Si vous désirez regrouper les CI pour une faculté (donc

numéro du code d’analyse = 7), vous devez indiquer quelle faculté vous désirez regrouper. La valeur du code d’analyse précise au système cette information. Vous


pouvez utiliser la fonction « Recherche » dans le champ « Valeur » pour visualiser les valeurs possibles pour chacun des numéros de code d’analyse.

Lorsque vous utilisez la fonction « Recherche » dans le champ « No » du code d’analyse de CI, vous verrez s’afficher la liste de toutes les valeurs possibles de code d’analyse et ce pour tous les numéros de codes d’analyse de CI. Imaginez, la liste sera longue. Pour rechercher une valeur précise en peu de temps, nous vous suggérons de choisir et d’inscrire le numéro du code d’analyse d’abord, de déplacer votre curseur dans le champ « Valeur » et d’actionner la fonction « Recherche» dans ce champ. Vous ne verrez alors que la liste des valeurs possibles pour le numéro de code d’analyse désiré. 5. Appuyez sur « OK » pour obtenir les informations financières.

6. Après quelques secondes de traitement, vous verrez un tableau récapitulatif vous affichant la disponibilité du CI dans la première colonne.

7. Pour obtenir le détail de ces chiffres par CV, actionnez la fonction « Sélection » et utilisez la méthode d’interrogation exhaustive (« OK ») ou sélective (en entrant des critères de sélection) sur la colonne des CV selon vos besoins d’information.


Vous ne pouvez pas obtenir de l’information détaillée sur les chiffres affichés dans « cai 06 ». Seuls les écrans « cai 01 », « cai 03 » et « cai 04 » vous permettront d’obtenir ces informations. Utilisez les Aller/Retour d’un écran à un autre pour obtenir rapidement votre information. Consulter la rubrique 4.15-Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre et 3.4-Détail des écrans d’interrogation de Comptabilité par activitéspour plus d’information.


4.4.2 Pour interroger un regroupement de CI pour un catégorie de dépense - Scénario 4 Si vous désirez restreindre votre interrogation à une catégorie de dépense pour une faculté, vous devez sélectionner le scénario 4 (Par exemple, vous désirez obtenir la disponibilité pour les frais de voyages pour la faculté de théologie),. Le fonctionnement de ce scénario est exactement le même que le scénario 3 présenté ci-dessus. Seules les informations de code d’analyse de CV doivent être indiquées en sus:

• le numéro du code d’analyse à partir duquel vous désirez regrouper les CV (selon le type de dépense, la catégorie dépense, etc.). Consultez la rubrique 1.7-Codes d’analyse de CV pour plus d’information sur les numéros de codes d’analyse.

Aucune fonction ne peut être actionnée afin de vous donner la liste des numéros de code d’analyse. Veuillez vous référer à la rubrique 1.7-Codes d’analyse de CV.

• la valeur du code d’analyse. Si vous désirez regrouper les CV pour un « type de

dépense » (donc numéro du code d’analyse = 4), vous devez indiquer quel type de dépense vous désirez regrouper. La valeur du code d’analyse précise au système cette information. Vous pouvez utiliser la fonction « Recherche » dans le champ « Valeur » pour visualiser les valeurs possibles pour chacun des numéros de code d’analyse.

Lorsque vous utilisez la fonction « Recherche » dans le champ « No » du code d’analyse de CV, vous verrez s’afficher la liste de toutes les valeurs possibles de code d’analyse et ce pour tous les numéros de codes d’analyse de CV. Imaginez, la liste sera longue. Pour rechercher une valeur précise en peu de temps, nous vous suggérons de choisir et d’inscrire le numéro du code d’analyse d’abord, de déplacer votre curseur dans le champ « Valeur » et d’actionner la fonction « Recherche» dans ce champ. Vous ne verrez alors que la liste des valeurs possibles pour le numéro de code d’analyse désiré.


4.5 Interrogation du détail d’une transaction de dépense ou de budget Étant donné que l’écran « cai 06 » ne vous permet pas d’obtenir des informations détaillées sur vos transactions de dépense et de budget, vous devrez utiliser les autres écrans d’interrogation pour y arriver. L’écran à sélectionner pour afficher les transactions détaillées dépend de l’information que vous possédez:

• par CI - Année cai 01 • par CV - Année cai 02 • par CI et CV cai 03 – Cette méthode est rapide car elle affiche

directement le détail des transactions. 4.5.1 Par CI - Année - L’écran « cai 01 » (Consulter le chapitre 3 - Écran « cai 01 » pour obtenir plus d’information sur cet écran) 1. Sélectionnez l’écran « cai 01 »; 2. Entrez le CI et l’année désirés. Si connue inscrire la période ou « 13 »; 3. Faites « OK »; 4. Une liste de CV imputés pour ce CI apparaît. Postionnez le curseur sur la ligne de celui qui

vous intéresse; 5. Actionnez la fonction « Sélection » sur cette ligne; 6. De l’écran-fenêtre qui apparaît faites « Suite »; 7. Un sous-menu sera affiché dans le bas de l’écran. Pour visualiser les transactions de dépense

ou de budget, sélectionnez « Historique » en appuyant simultanément sur «Ctrl-E »; 8. Inscrivez l’année à interroger sous la colonne « AA » et faites « OK »; 9. N’oubliez pas d’utiliser la fonction « Info » sur toutes les zones bleutées afin d’afficher le

maximum d’information.

Nous vous suggérons de consulter le chapitre 3 de ce manuel afin de connaître toutes les avenues de cet écran.


4.5.2 Par CV - Année - L’écran « cai 02 » (Consulter le chapitre 3 - Écran « cai 02 » pour obtenir plus d’information sur cet écran » 1. Sélectionnez l’écran « cai 02 »; 2. Entrez le CV et l’année désirée. Si connue inscrire la période ou « 13 »; 3. Faites « OK »; 4. Une liste de tous les CI ayant imputé des transactions à ce CV apparaît. Postionnez le curseur

sur la ligne de celui qui vous intéresse; 5. Actionnez la fonction « Sélection » sur cette ligne; 6. De l’écran-fenêtre qui apparaît faites « Suite »; 7. Un sous-menu sera affiché dans le bas de l’écran. Pour visualiser les transactions de dépense

ou de budget, sélectionnez « Historique » en appuyant simultanément sur «Ctrl-e »; 8. Inscrivez l’année à interroger sous la colonne « AA » et faites « OK »; 9. N’oubliez pas d’utiliser la fonction « Info » sur toutes les zones bleutées afin d’afficher le

maximum d’information.

Nous vous suggérons de consulter le chapitre 3 de ce manuel afin de connaître toutes les avenues de cet écran. 4.5.3 Par CI CV - L’écran « cai 03 » (Consulter le chapitre 3 - Écran « cai 03 » pour obtenir plus d’information sur cet écran » 1. Sélectionnez l’écran « cai 03 ». Cet écran est rapide car il affiche directement le détail des

transactions; 2. Entrez le CI et le CV désirés. Si possible indiquer d’autres informations concernant les

transactions recherchées telles que l’année, la période, la date (AAMMJJ) ou le code de transaction;

3. Faites « OK »; 4. Une liste des transactions répondant aux critères indiqués sera affichée; 5. N’oubliez pas d’utiliser la fonction « Info » sur toutes les zones bleutées afin d’afficher le

maximum d’information;



4.6 Interroger le détail d’un engagement L’écran à sélectionner dépend de l’information que vous possédez:

• par CI - Année cai 04 • par CV - Année cai 05

4.6.1 Par CI-Année - L’écran « cai 04 » (Consulter le chapitre 3 - Écran « cai 04 » pour obtenir plus d’information sur cet écran » 1. Sélectionnez l’écran « cai 04 »; 2. Entrez le CI et l’année désirée. Si connue inscrire la période ou « 13 »; 3. Faites « OK »; 4. Une liste de CV imputés sur ce CI apparaît. Postionnez le curseur sur la ligne de celui qui vous

intéresse; 5. Actionnez la fonction « Sélection » sur cette ligne; 6. De l’écran-fenêtre qui apparaît faites « Suite »; 7. Un sous-menu sera affiché dans le bas de l’écran. Pour visualiser les engagements

sélectionnez « Engagement» en appuyant simultanément sur «Shift-F2»; 8. Inscrivez l’année à interroger sous la colonne « AA » et faites « OK »; 9. N’oubliez pas d’utiliser la fonction « Info » sur toutes les zones bleutées afin d’afficher le




4.6.2 Par CV - Année - L’écran « cai 05 » (Consulter le chapitre 3 - Écran « cai 05 » pour obtenir plus d’information sur cet écran » 1. Sélectionnez l’écran « cai 05 »; 2. Entrez le CV et l’année désirée. Si connue inscrire la période ou « 13 »; 3. Faites « OK »; 4. Une liste de tous les CI ayant imputé des transactions à ce CV apparaît. Postionnez le curseur

sur la ligne de celui qui vous intéresse; 5. Actionnez la fonction « Sélection » sur cette ligne; 6. De l’écran-fenêtre qui apparaît faites « Suite »; 7. Un sous-menu sera affiché dans le bas de l’écran. Pour visualiser les engagements,

sélectionnez « Engagement» en appuyant simultanément sur «Shift-F2»; 8. Inscrivez l’année à interroger sous la colonne « AA » et faites « OK »; 9. N’oubliez pas d’utiliser la fonction « Info » sur toutes les zones bleutées afin d’afficher le




4.7 Interrogation des montants de ristourne associés aux transactions de dépense Pour connaître les montants de ristourne calculés pour vos transactions de dépense, vous pouvez utiliser deux (2) méthodes.

⇒ avec le numéro de la pièce à payer ⇒ avec le numéro du chèque

4.7.1 Montants de ristourne - Interrogation par le numéro de pièce 1. Utilisez l’écran « cpi 14 »; 2. Entrez le numéro de la pièce sous la colonne « No réf 2 »; 3. Faites ensuite « OK »; 4. Appuyez deux (2) fois sur le tabulateur afin que votre curseur se trouve dans la colonne « Total

Tax»; 5. Actionnez la fonction « Info »; 6. Vous verrez les montants de ristourne de TPS et de TVQ s’afficher; 960912 11:38AM CTURE/CRÉDIT ---------------------------------------- 60703 Mtnt trans 348.70 essage Mtnt esc 0.00 MARIE Mtnt déduct 0.00 Paiement net 348.70 ------Dét p -------------------------------------------------------------------------------- ¦CV ¦ Total lign ¦ Quantité ¦ Total tax ¦Total ex.Tax ¦ Mtnt à pay --+--------+-------------+-------------+-------------+-------------+------------ 01¦PD775005¦ 348.70¦ 1.000¦ 42.70¦ 306.00¦ 348.7 ¦ ¦ +-----------------------------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ TPS TVP ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ CTI - TPS: 0.00 CTI - TVP: 0.00 ¦ ¦ ¦ ¦ Ristourne - TPS: 14.35 Ristourne - TVP: 10.00 ¦ ¦ ¦ ¦ TPS non-rembours: 7.07 TVP Non-rembours: 11.28 ¦ -------------¦ ¦ ¦ TPS prévue: 21.42 TVP prévue: 21.28 ¦ +-----------------------------------------------------------------+ Aide(F9) Fin(F3) Sortir(S-F10) :

Pour connaître le montant total de ristourne associé à une dépense (TPS et TVQ incluses), vous devez additionner manuellement les montants de ristourne de la TPS et de la TVQ manuellement. prophecy n’affiche pas directement cette information.


4.7.2 Montants de ristourne - Interrogation par numéro de chèque 1. Utilisez l’écran « cpi 14 »; 2. Entrez le numéro du chèque dans le champ gris sous la colonne « No réf 1 »; 3. Faites ensuite « OK »; 4. Vous verrez s’afficher les transactions qui ont été payées par le chèque.; 5. Positonnez le curseur sur la transaction qui vous intéresse en utilisant les flèches de direction; 6. Faites une « Sélection »; 7. À l’écran « Interr Note Facture/Crédit », appuyez deux (2) fois sur le tabulateur afin que votre

curseur se trouve dans la colonne « Total Tax»; 8. Actionnez la fonction « Info »; 9. Vous verrez les montants de ristourne de TPS et de TVQ s’afficher;


4.8 Recherche de la signification d’un code de transaction ⇒ Pour connaître la nature d’une transaction financière, vous devez connaître la signification des

codes de transaction que vous trouvez dans le champ « Tran ». ⇒ Les codes de transaction ont été codés avec quatre lettres majuscules. ⇒ Les premières lettres indiquent le sous-système qui les utilise. En reconnaissant ces lettres,

vous pouvez donc avoir une idée de leur nature:

Premières lettres du code de transaction Sous-système propriétaire BU

(Budget) Transactions budgétaire

PF (Payable finance)

Transactions de comptes à payer

CR (Comptes à recevoir)

Transactions de comptes à recevoir

GL (Grand livre)

Transactions du Grand livre

C (Conversion)

Transactions de convertion entre le cyber et prophecy (voir la rubrique Interrogation des transactions

Procédures afin d’obtenir la signification d’un code de transaction 1. Dans tous les écrans où vous trouvez le code de transaction « Tran » comme colonne

d’information possédant un champ bleuté, vous pouvez obtenir la liste de tous les codes ainsi que leur description.

2. Prenons l’écran « cai 03 » comme exemple. Cet écran possède la colonne Tran; 3. En interrogeant le CI CV = FHOPI006 PD745047 pour l’année 16, vous obtenez: PROPHECY CO_T PROJET 960912 11:11AM INTERROGATION TRANSACTIONS CI/CV -------------------------------------------------------------------------------- CI FHOPI006 FMVE-HOPI-CPAR-PHARMACIE & STÉRILISATION CV PD745047 GENE-FOURN.MATÉR.-MÉDICAMENTS +------------------------------------------------------------------------------- ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦Recn Dte¦No réf 1 ¦No réf 2 ¦ Mtnt tran ¦ Quantité +--+--+---------+-----+--------+----------+----------+-------------+------------ ¦96¦ 1¦960601 ¦CBUIN¦ ¦BUDINI96 ¦ ¦ 565000.00¦ 0.00 ¦96¦ 1¦960630 ¦CMDEP¦ ¦D960100704¦ ¦ 34403.23¦ 0.00 ¦96¦ 2¦960715 ¦PFRPC¦ ¦V060000 ¦CHAD ¦ 97.05¦ 1.00 ¦96¦ 2¦960715 ¦PFRPC¦ ¦V060000 ¦CHAD ¦ -0.33¦ 0.00 ¦96¦ 2¦960715 ¦PFRPC¦ ¦V060000 ¦CHAD ¦ -0.23¦ 0.00 ¦96¦ 2¦960724 ¦PFERP¦ ¦V969415 ¦ ¦ 103.13¦ 1.00 ¦96¦ 2¦960731 ¦CMDEP¦ ¦D960200806¦ ¦ 33742.17¦ 0.00 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ --------------------------------------------------------------------- 16 Totaux: OK(F10) Interroger(S-F7) Totaux(^E) Sélection(S-F4) >


4. Nous retrouvons plusieurs codes de transaction inconnus. Prenons le premier CBUIN. Pour

connaître sa signification, il faut vider l’écran avec la fonction « Interroger »; 5. Vous déplacez le curseur dans le champ gris sous la colonne « TRAN »; 6. Actionnez la fonction « Recherche »; 7. Sous la première colonne de l’écran-fenêtre qui apparaît, inscrivez le code recherché = CBUIN; 8. Faites « OK »; PROPHECY CO_T PROJET 960912 11:23AM INTERROGATION TRANSACTIONS CI/CV -------------------------------------------------------------------------------- CI FHOPI006 CV PD745047 +------------------------------------------------------------------------------- ¦AA¦PP¦Date tran¦Tran ¦Recn Dte¦No réf 1 ¦No réf 2 ¦ Mtnt tran ¦ Quantité +--+--+---------+-----+--------+----------+----------+-------------+------------ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Code ¦ Description ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----------+------------------------------¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦CBUIN ¦Conversion budget initial ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------¦ ¦ ¦--------------- ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------------+ Entrez vos critères CBUIN OK(F10) Interroger(S-F7) Sélection(S-F4) Fin(F3) Aide(F9) >

9. Vous voyez la description s’afficher. 10. Pour connaître la signification d’un autre code, faites « Interroger » de cet écran-fenêtre et

reprenez à l’étape 7.


4.9 Transactions converties du Cyber à prophecy Liste des codes de transaction utilisés pour la conversion

Du mois de juin 1994 au mois juin 1996, les transactions financières de l’Université de Montréal ont été entrées dans le système prophecy par conversion du système Cyber à prophecy. La conversion a été réalisée à la fin de chaque mois et nous avons transféré uniquement le mouvement pour chacune des combinaisons de CI/CV. Par exemple si une combinaison CI/CV comportait plusieurs transactions de dépense pour le mois de Juin 95 totalisant 5000$, vous verrez apparaître dans prophecy pour 15-1 une transaction totale de dépense de 5000$. Le détail de ce 5000$ n’a pas été entré dans le système. Évidemment cette situation était temporaire. Depuis l’introduction de la Direction des finances sur le système en juillet 1996, c’est-à-dire depuis que la majorité des transactions financières sont directement saisies dans prophecy, le détail de chacune des transactions sera disponible.

Les transactions de salaires et de bourse, honoraires et droits d’auteur ainsi que les transaction interdépartementales (débit/crédit) demeurent sur le Cyber jusqu’à nouvel ordre. Vous les verrez donc dans prophecy au début de chaque mois pour les transactions du mois précédent.

Afin de vous permettre de tirer le maximum de compréhension des données insérées dans le système prophecy par conversion entre juin 94 et juin 96, nous vous fournissons la liste des codes de transaction que vous pourrez voir afficher.

Codes de transactions utilisés pour la conversion du Cyber à prophecy

Codes de transaction Description

CMSHD Conversion des mouvements honoraires débit/crédit

CMSHP Conversion des mouvements salaires et honoraires

CMBUD Conversion des mouvements budgétaires

CMDEP Conversion des mouvements de dépenses

CRDEP Conversion des soldes reportés dépenses

CRBUD Conversion des soldes reportés budgets

CBUIN Conversion budget initial

BUCCO Correction de transactions budgétaires

ECCOM Correction de transactions de dépenses


4.10 Interrogation des CI-Contrôle et des CV-Contrôle Si votre menu comporte le sous-système Grand livre vous pouvez effectuer des interrogations sur les CI-Contrôle et les CI-Grand livre. Les écrans d’interrogation du Grand livre sont exactement les mêmes que ceux du sous-système Comptabilité par activités. La seule différence est que vous devez interroger des CI de type Grand livre. La fonction « Recherche » vous sera très utile afin de lister tous les CI et CV pouvant être interrogé dans le Grand livre. Pour les fonctions d’interrogation, référez-vous au chapitre 3 de ce manuel afin de connaître toute les procédures d’interrogation.


4.11 Émission du chèque de paiement pour une transaction de dépense À la question: « Avez-vous émis le chèque pour la dépense x », vous pourrez maintenant trouver réponse en consultant le système prophecy.

⇒ en interrogeant le numéro de votre pièce à payer ⇒ en interrogeant un CI CV.

Interrogation de « cpi 14 » Cet écran fournit l’information rapidement. Vous devez cependant

connaître le numéro de la pièce. 4.11.1 Émission du chèque de paiement - Interrogation par numéro de pièce 1. Utilisez l’écran « cpi 14 »; 2. Entrez le numéro de la pièce sous la colonne « No réf 2 »;

3. Faites ensuite « OK »;

• Si le système retourne une ligne d’information, c’est que la transaction a été traitée par les comptes à payer (mais le chèque n’est pas nécessairement émis).

• Si le système retourne le message : « Aucun enreg. trouvé ou accès non-autorisé », c’est que la pièce n’a pas encore été traitée.

4. Pour obtenir des informations sur ces transactions, positionnez le curseur sur la transaction

qui vous intéresse en utilisant les flèches de direction. 5. Faites une « Sélection »


6. Vous arrivez à l’écran « Interr Note Facture/Crédit ». Si une date apparaît au champ

« Date chq » c’est que le chèque a été émis. Appuyez trois (3) fois sur le tabulateur pour vous rendre à la deuxième page de cet écran. Les trois dernières colonnes indiquent des informations sur le chèque. Si les deux dernières colonnes sont vides, c’est que le chèque n’a pas été émis.

Signification des champs concernant l’émission des chèques:

Champ Description Date chq : Date de l’émission du chèque

Date présentation : Date d’encaissement du chèque

Chèque encaissé : « n » non encaissé « y » encaissé « p » chèque périmé

Mtnt à payer: Montant du chèque à émettre en devises étrangères si pertinent.

Trans: Indique le code de transaction utilisé pour l’émission du chèque. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de chèque. Veuillez consulter la rubrique 4.8-Recherche de la signification des codes de transaction pour plus d’information sur ces codes.


No réf 1:


Si aucun numéro ne se retrouve dans ce champ, c’est que le chèque n’a pas été émis. Pour connaître la date d’émission d’un chèque, veuillez vous référer à la rubrique 4.13 Interrogation de la date d’émission d’un chèque.


4.11.2 Émission du chèque de paiement - Interrogation d’un CI/CV

Les écrans d’interrogation « cai 01 » à « cai 05 » peuvent vous fournir l’information de l’émission du chèque. Interrogation de « cai 03 » Cet écran fournit l’information rapidement. Vous devez

cependant connaître le CI et CV utiliser pour imputer la dépense

1. Entrez le CI et CV recherchés et faites « OK ». Pour être plus précis, vous pouvez indiquer en

plus le numéro de la pièce à payer dans la colonne « No réf 2 » et faire « OK » (Utilisez le tabulateur pour déplacer le curseur jusqu’à ce champ).

• Si le système retourne une ligne d’information, c’est que la transaction a été traitée par les comptes à payer (mais le chèque n’est pas nécessairement émis!).

• Si le système retourne le message: « Aucun enreg. trouvé ou accès non-autorisé », c’est que la pièce n’a pas encore été traitée.

2. Positionnez le curseur sur la ligne de la transaction recherchée en utilisant les flèches de direction. Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la colonne du « No réf 1 ».

3. Actionnez « Info »;

4. De l’écran-fenêtre qui apparaît, appuyez quatre (4) fois sur le tabulateur afin de positionner le curseur sur le champ «No réf 1 »;

5. Réactionnez « Info »;

6. De nouveau, appuyez deux (2) fois sur le tabulateur afin de postionner le curseur sur le champ du « No réf 1 »;

7. Réactionnez « Info »;


8. Vous arrivez à l’écran « Interr Note Facture/Crédit » avec le tabulateur (2 fois) rendez-vous à la deuxième page de cet écran. Les trois dernières colonnes indiquent des informations sur le chèque. Si les deux dernières colonnes sont vides, c’est que le chèque n’a pas été émis.

Signification des champs concernant l’émission des chèques:

Champ Description

Date chq : Date de l’émission du chèque

Date présentation : Date d’encaissement du chèque

Chèque encaissé : « n » non encaissé « y » encaissé « p » chèque périmée

Mtnt à payer: Montant du chèque à émettre en devises étrangères si pertinent.

Trans: Indique le code de transaction utilisé pour l’émission du chèque. Le code de transaction est utilisé pour représenter le type de chèque. Veuillez consulter la rubrique 4.8-Recherche de la signification des codes de transaction pour plus d’information sur ces codes.


No réf 1:


Si aucun numéro ne se retrouve dans ce champ, c’est que le chèque n’a pas été émis. Pour connaître la date d’émission d’un chèque, veuillez vous référer à la rubrique 4.12-Interrogation de l’adresse de paiement pour un chèque.


Interrogation par « cai 01 », « cai 02 », « cai 04 » et « cai 05 »: L’interrogation par ces écrans est un peu plus longue car l’écran « Interr Note Facture/Crédit » ne sera accessible que par l’historique des transactions. Pour se rendre à l’historique des transactions par ces écrans, (Le chapitre 3 pourra être utilisé afin d’obtenir plus d’informations sur ces écrans)

1. Entrez les informations demandées pour l’interrogation (selon l’écran CI, CV, Année et Période;

2. Appuyez sur « OK »;

3. Un écran s’affichera présentant une liste de CI ou de CV selon l’écran. Positionnez le curseur sur la ligne désirée en utilisant les flèches de direction.

4. De cette ligne, actionnez la fonction « Sélection »;

5. De l’écran-fenêtre « Imputation par période », actionnez la fonction « Suite »;

6. Un sous-menu apparaîtra, actionnez la fonction « Historique » - (Ctrl-E);

7. De l’écran-fenêtre qui apparaît, utilisez la méthode d’interrogation exhaustive ou sélection afin de voir la transaction désirée;

8. Poursuivre l’interrogation à l’étape 2 de la section précédente Interrogation de « cai 03 ».


4.12 Interrogation de l’adresse de paiement correspondant à un chèque Pour répondre à la question « À quelle adresse avez-vous émis le chèque? »; ⇒ en interrogeant le numéro de votre pièce à payer ⇒ en interrogeant un CI CV 4.12.1 Adresse de paiement – Interrogation par numéro de pièce 1. Utilisez l’écran « cpi 14 »; 2. Entrez le numéro de la pièce dans le champ sous la colonne « No réf 2 »; 3. Faites ensuite « OK »; 4. Actionnez « Info »; 5. De l’écran-fenêtre qui apparaît, appuyer trois (3) fois sur le tabulateur afin de positionner le

curseur sur le champ « Code adresse »; 6. Réactionnez « Info » et vous verrez s’afficher l’adresse de paiement.


4.12.2 Adresse de paiement – Interrogation d’un CI/CV 1. Utilisez l’écran « cai 03 »; 2. Entrez les CI CV et le numéro de la pièce dans le champ situé sous « No réf 2 »; 3. Faites « OK »; 4. Positionnez le curseur sur la ligne de la transaction recherchée en utilisant les flèches de

direction. Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la colonne du « No réf 1 ». 5. Actionnez « Info »; 6. De l’écran-fenêtre qui apparaît, appuyez quatre (4) fois sur le tabulateur afin de positionner

le curseur sur le champ « No réf 1 ». 7. Réactionnez « Info »;


8. Si aucune information sur le champ « Adres paiem » faites « Info » sur le champ « Code

fournisseur » et vous verrez s’afficher l’adresse de paiement. 9. Si une information sur le champ “Adres paiem”, appuyez trois (3) fois sur le tabubateur

afin de positionner le curseur sur le champ “Adres paiem” , actionnez “Info” et vous verrez s’afficher l’adresse de paiement.


4.13 Interrogation de la date date d’émission d’un chèque Pour visualiser la date d’émission d’un chèque, Vous devez connaître le numéro du chèque émis dans prophecy. Pour le trouver vous pouvez procéder de deux manières;

⇒ Si vous connaissez le numéro de la pièce à payer,

• Utilisez l’écran « cpi 14 »;

• Entrez le numéro de la pièce sous la colonne « No réf 2 »;

• Faites ensuite « OK »;

• Faites une « Sélection »;

• De l’écran « Interr Note Facture/Crédit », le champ « Date chq » affiche la date d’émission du chèque, le champ « Date présentation » affiche la date d’encaissement du chèque et le champ « Chèque encaissé » indique si le chèque est encaissé « y » ou non « n ». Appuyez trois (3) fois sur le tabulateur afin de visualiser les dernières colonnes de l’écran. Le numéro du chèque se trouve dans la colonne « No réf 1 ».


⇒ Si vous connaissez les CI CV imputés pour la dépense,

• Utilisez l’écran « cai 03 »;

• Entrez les CI CV;

• Faites « OK »;

• Positionnez le curseur sur la ligne de la transaction recherchée en utilisant les flèches de direction. Assurez-vous que le curseur se trouve bien dans la colonne du « No réf 2 ».

• Actionnez « Info »;

• De l’écran-fenêtre qui apparaît, appuyez quatre (4) fois sur le tabulateur afin de positionner le curseur sur le champ «No réf 1 ».

• Réactionnez « Info »;

• De nouveau, appuyez deux (2) fois sur le tabulateur afin de postionnez le curseur sur le champ du « No réf 1 »;

• Réactionnez « Info »;

• De l’écran « Interr Note Facture/Crédit », le champ « Date chq » affiche la date d’émission du chèque, le champ « Date présentation » affiche la date d’encaissement du chèque et le champ « Chèque encaissé » indique si le chèque est encaissé « y » ou non « n ». Appuyez deux (2) fois sur le tabulateur afin de visualiser les dernières colonnes de l’écran. Le numéro du chèque se trouve dans la colonne « No réf 1 ».


4.14 Interrogation des pièces payées par un chèque de paiement

1. Utilisez l’écran « cpi 14 »;

2. Entrez le numéro du chèque sous la colonne « No réf 1 »;

3. Faites ensuite « OK »;

4. Faites une « Sélection »

5. Vous verrez s’afficher les transactions qui ont été payées par le chèque.;

6. Pour obtenir des informations sur ces transactions, positonnez le curseur sur la transaction qui vous intéresse en utilisant les flèches de direction;

7. Faites une « Sélection »;

8. À l’écran « Interr Note Facture/Crédit », appuyez deux (2) fois sur le tabulateur afin de voir la deuxième page de cet écran.

9. N’oubliez pas d’actionnez la fonction « Info » sur tous les champs et zones bleutées;


4.15 Effectuer des Aller/Retour d’un écran à un autre Lorsque vous maîtrisez bien les codes d’accès directs des différents menus (Voir rubrique 2.3- Sélection dans les menus), il vous est possible de circuler d’un écran à un autre sans passer par les menus. Vous pouvez sauter d’un écran à un autre ou consulter un écran en conservant l’écran actif ouvert. 4.15.1 Sauter d’un écran à un autre avec « Aller »

1. Assurez-vous d’avoir la fonction « Sortir » dans le menu des fonctions de l’écran où vous êtes; Actionnez-la ou sortez de l’écran avec « Fin » afin de trouver un écran qui vous permette de l’actionner;

2. Du sous-menu qui apparaît, sélectionnez la fonction « Aller »;

3. À la question: «Entrez séquence menu, nom animal ou ? pr fenêtre séq menu », entrez le code d’accès direct de l’écran où vous désirez sauter (Ex.: cai 01);

4. Faites « RETOUR ».

5. Le tour est joué, vous êtes dans l’écran demandé. L’écran d’où vous êtes parti n’est cependant plus actif.

4.15.2 Consulter un écran par « Aller/Retour » Vous pouvez consulter des écrans de prophecy tout en conservant différents écrans ouverts et actifs.


2. Du sous-menu qui apparaît, sélectionnez la fonction « Aller/Retour »;

3. À la question: «Entrez séquence menu, nom animal ou ? pr fenêtre séq menu », entrez le code d’accès direct de l’écran où vous désirez sauter (Ex.: cai 01);

4. Faites « RETOUR ».

5. Le tour est joué, vous êtes dans l’écran demandé. L’écran d’où vous êtes parti n’est cependant plus actif.

Pour revenir à l’écran de départ laissé actif:



2. Du sous-menu qui apparaît, sélectionnez à nouveau la fonction « Sortir »;

3. Le tour est joué, vous êtes de retour à l’écran de départ et toutes les informations sont intactes.

Lorsque vous circuler avec les Aller/Retour, vous pouvez laisser actifs plus de 99 écrans. Mais souvez-vous que lorsque vous désirez quitter prophecy, vous devrez fermer ces 99 écrans. Nous vous suggérons donc de ne jamais consulter plus de deux (2) écrans à la fois.

Si vous recevez le message suivant: « Option non disponible pour «saut» [RETOUR,A(ide)] », faites la fonction « Fin » une ou plusieurs fois. Le système vous amènera à un écran que vous avez laissé ouvert par des Aller/Retour. Lorsque vous recevez ce message, nous vous conseillons de faire le ménage des écrans laissés actifs et si possible de les fermer.



4.16 Imprimer des informations financières La DGTIC en collaboration avec l’équipe prophecy a développé une fonction pour imprimer le contenu des écrans sur toute leur largeur. La procédure consiste à sélectionner un écran en actionnant simultanément les touches Ctrl et P (^P). Celui-ci est enregistré sous forme de liste sur le serveur. Vous pouvez utiliser les touches ^P autant de fois que vous le désirez. L’impression s’effectue par la fonction récupération de liste des serveurs de l’Université ou par le courriel. Les options disponibles sont la visualisation, le transfert à un usager, l’impression ou la supression. Méthode : 1. Sélectionner un écran 2. Activer la fonction imprimer écran (^P) 3. Si votre sélection comprend plusieurs lignes d’information :

3.1. appuyer sur la flèche « page en bas » 3.2. imprimer écran (^P) 3.3. reprendre les étapes 3.1 et 3.2 jusqu’à ce que le message out of data apparaisse au bas

de l’écran

4. Sortir de prophecy en actionnant F3 autant de fois que nécessaire afin de déclencher l’impression d’écran;

5. Récupérer la liste par la fonction REC, suivre les instructions ou dans votre courriel.