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Marzo 2012
Proyecto Intranet Corporativo
Oficina de Marketing
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TABLA DE CONTENIDOS
1 ANTECEDENTES.................................................................................... 3
2 PROPOSITO DEL PROYECTO .................................................................. 4
3 DESCRIPCION DEL PROYECTO................................................................ 4
4 ALCANCE DEL PROYECTO...................................................................... 7
4.1 Metas................................................................................................... 7
4.2 Objetivos.............................................................................................. 8
4.3 Impacto Organizacional........................................................................ 9
4.4 Entregables del proyecto……………………………………………………………………10
5 CONDICIONES DEL PROYECTO…………………………………………………………………11
5.1 Asunciones del Proyecto .................................................................... 11
5.2 Problemas del Proyecto ..................................................................... 12
5.3 Riesgos del Proyecto .......................................................................... 13
5.4 Restricciones del Proyecto ................................................................. 14
6 PLANES DE ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DE PROYECTO........................ 14
7 PROTOTIPOS...................................................................................... 16
Intranet Corporativo
Elaborado por : CRP-MKT / PCII-01 Revisado : MKT Aprobado : G.G. Versión : Fecha :
Proyectos Marketing Digital
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1. ANTECENDENTES
Anteriormente, la Clínica Ricardo Palma realizó la implementación de una
Intranet corporativa basado en tecnología Shared Point, el cual no tuvo mayor
difusión. En ese sentido, solo un reducido número de usuarios, limitante
considerable, podía acceder a este medio, ya que no se contaba con un
número mayor de licencias, lo cual originaría el incremento de los costos para
su optimización. Convirtiendo esta herramienta en una opción no muy rentable.
Por otro lado, tengamos en cuenta el sólido respaldo de las plataformas de
Google a nivel mundial, los cuales nos permite gestionar nuestras labores de
una forma eficaz, aportando de manera productiva en nuestra organización.
Actualmente, la Clínica ha adquirido la tecnología Google Apps para poder
migrar las cuentas de correo de Exchange a la nube (servidores de google) y
entre una de las ventajas de esta tecnología es poder crear Sites corporativos.
Esta tecnología nos permitirá realizar la migración y rediseño de la antigua
intranet a una mejor, explotando cada una de las ventajas que esta herramienta
nos brinda.
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2. PROPOSITO DEL PROYECTO
El propósito del proyecto es rediseñar la intranet corporativa de la Clínica
Ricardo Palma con el objetivo de consolidar un canal de comunicación directo
que permita a los colaboradores de la empresa acceder en línea a información,
normatividad de la empresa, materiales, manuales de políticas, entre otros de
fácil acceso y descarga. Además de contar con una herramienta moderna,
actualizada y de fácil manejo, que permita una mejor gestión de nuestras
labores.
3. DESCRIPCION DEL PROYECTO
Para la implementación de la Intranet corporativa se considerará los siguientes puntos a implementar:
Rediseño; basado en las estructuras que propone la herramienta Google Apps, bajo un nuevo diseño para su implementación.
Estandarización; aplicar una línea gráfica y de comunicación estándar tomando en cuenta el manual de estandarización institucional.
Nueva Estructura para el contenido del Portal; se propone lo siguiente:
Estructura propuesta Portal Institucional RR.HH
1. Inicio 2. Acerca de nuestra empresa
Misión Visión Valores Corporativos Organigrama Carta del Presidente (o Gerente, o Director Ejecutivo)
3. Beneficios para los Colaboradores Seguridad Social Planes Médicos Planes Dentales Seguros
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Fondo de Empleados Primas extraordinarias Premios
4. Actualidad Corporativa Noticias y novedades de nuestros productos y servicios Cumpleaños de este mes Novedades de nuestra competencia Eventos sociales Bienvenidas y despedidas Aniversarios Nacimientos Fallecimientos Calendario de Eventos
5. Recursos Humanos Información Trámites internos House Organ "On Line" (revista virtual) Cursos y prorgamas de capacitación
Capacitación En nuestro portafolio de productos y/o Servicios Producto y/o Servicio 1
Descripción general Proposición Unica de Venta Brochures Ficha técnica Preguntas más frecuentes Fotos, logos y material gráfico
Presentaciones y documentos de apoyo a la venta
Competencia ¿Cómo venderlo? Evaluaciones y Quizes
Producto y/o Servicio 2 Descripción general Proposición Unica de Venta Brochures Ficha técnica Preguntas más frecuentes Fotos, logos y material gráfico
Presentaciones y documentos de apoyo a la venta
Competencia ¿Cómo venderlo? Evaluaciones y Quizes
En nuestra identidad corporativa
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¿Porqué existe nuestra empresa? Entendiendo la Misión, la Visión y los Valores Manual de estilo de nuestra empresa Reglas de presentación
¿Qué tipo de personas componen nuestra empresa?
Manual de servicio al cliente En nuestros recursos
Uso del correo electrónico Uso de Internet ¿Cómo usar el sistema de facturación? ¿Cómo manejar el sistema de servicio al cliente? ¿Cómo ingresar una Orden de Compra?
Concursos 6. Documentos de Trabajo
Junta Directiva y Asamblea de accionistas Actas Minutas Conformación
Área administrativa y financiera Contabilidad Cartera y recaudos Bancos Inversiones Facturación Créditos
Área Legal Acuerdos y contratos Adjudicaciones Acuerdos de confidencialidad Asociaciones Registro de marcas Escrituras Litigios Poderes Consultores
Area Tecnológica Internet Manuales y políticas de uso Contenidos Uso de la Intranet Instructivos
7. Información sobre Proyectos Status
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Políticas de Uso del Portal; se implementará un manual que contendrá las políticas para el portal institucional.
4. ALCANCE DEL PROYECTO
4.1 Metas:
§ Como Centro de Trabajo: al principio una de las barreras para el
desarrollo de la Intranet era, muchas veces, que los empleados
ingresaban a ella sólo para evitar las rutinas de trabajo y labores
cotidianas. Con el formato antiguo los contenidos que predominaban
eran los informativo/noticiosos y de entretenimiento. Hoy, en
cambio, la Intranet se concibe como una herramienta de trabajo,
donde conviven aplicaciones de negocio, datos de proyectos,
reuniones virtuales de trabajo y acciones de coordinación inter área,
entre otros.
§ Como el más importante canal de Comunicación Interna hacia los
empleados: desde la dirección (comunicación descendente), desde
Evolución de Costos Informes y Evaluaciones Reuniones
8. Consultas interactivas Mi sueldo, prestaciones y beneficios laborales Email Mis tareas Mis proyectos Mis contactos Sistema de Servicio al Cliente Sistema de Inventarios Otros Sistemas
9. Participe en nuestra comunidad empresarial Foros Encuestas Retroalimentación Clasificados
10. Directorio Empresarial
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los empleados (comunicación ascendente) y entre los colaboradores
(comunicación horizontal).
§ Como Punto de Encuentro: Hoy, la Intranet es, sin duda, un espacio
de encuentro entre personas, equipos y áreas de la empresa.
Actualmente, existen diferentes aplicaciones web como foros, Chat,
blogs, reuniones virtuales, etc., las que permiten la interacción
constante, ya sea por motivos operativos o relacionales.
§ Como Red de conocimientos: uno de los objetivos de la Intranet 2.0
es ser un intermediario de generación, recolección y gestión de los
conocimientos que se desarrollan en la empresa (proyectos
relevantes, historias de éxito, investigaciones, estudios, políticas,
procedimientos, etc.).
§ En términos de la misión, el propósito de la Intranet no es sólo
informar acerca de las noticias de la empresa, sino también ser una
herramienta de trabajo atractiva, novedosa, útil y que genere valor.
Especialmente entre nuestros colaboradores de una forma
amistosa, accesible, simple e interactiva.
4.2 Objetivos:
§ Comunicar la estrategia del negocio: por su frecuencia, potencia y
gran cobertura comunicativa, la Intranet es el mejor medio para
difundir la estrategia corporativa entre los colaboradores.
§ Reforzar la cultura corporativa: la Intranet también aparece como la
mejor herramienta para reforzar los valores corporativos y potenciar
la identidad organizacional.
§ Potenciar comportamientos positivos (integración, motivación,
pertenencia y compromiso): por su carácter masivo y amistoso
permite trabajar comunicativamente dichas variables de
comportamiento.
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§ Agilizar los flujos de información: si se implementa y gestiona en
forma eficiente es seguro que mejora la calidad y cantidad de los
flujos informativos que circulan por la empresa.
§ Optimizar los procesos internos: se reduce el tiempo de muchos
procedimientos y tareas, por lo que hay más datos e información
disponible.
§ Gestionar el conocimiento: la Intranet no sólo es una herramienta de
conocimientos, sino además una plataforma que permite la
generación (incentivo) y gestión de conocimientos (se comparten y
enriquecen).
4.2 Impacto Organizacional
§ Automatización y mejor gestión de la información, de mayor
entendimiento de las dinámicas organizacionales, generando
confianza entre nuestros empleados y contar con metodologías de
aprendizaje.
§ Conformar una organización horizontal, que cuente con un
acercamiento hacia los mismos directivos y jefes, con la finalidad de
mejorar las necesidades tanto internas como externas que presente
la Clínica.
§ Permite compartir recursos, información y servicios, así como la
integración de los colaboradores, procesos y procedimientos para
formar una cultura organizacional y de gestión del conocimiento.
§ Lograr una cultura organizacional integradora, bajo una formación
multidisciplinaria y de aprendizaje, donde exista un mayor impacto
tecnológico y favorezca la productividad.
§ Facilita la comunicación, colaboración y coordinación entre los
empleados. Asimismo, pueden realizarse los procesos naturales de
toda organización, pero de manera más eficiente y en menor
tiempo.
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4.3 Entregables del proyecto
Gestión del Proyecto Entregable
1. Iniciar el proyecto ü Acta de Constitución del Proyecto
ü Acta de Reunión de Lanzamiento del
Proyecto
2. Planificar el proyecto ü Gantt de Actividades del Proyecto
3. Ejecutar el proyecto ü Actas de Reunión Semanal
ü Documentación del Proyecto Actualizado.
ü Acta de Aprobación de Entregable
4. Seguimiento y control ü Solicitud de Cambio
ü Informes de Estado Semanal (Comité
Operativo)
ü Informes de Estado Mensual (Comité
Ejecutivo)
ü Acta de reunión
ü Registro de Acuerdos y Problemas
5. Cierre ü Entregables del Proyecto pendientes a
cerrar (Versión Final)
ü Entregables del Proyecto (Versión Final
Impresa + CD)
ü Acta de Aprobación de Cierre del Proyecto
ü Lecciones Aprendidas
ü Acta de Reunión de Cierre (con Miembros
del Proyecto).
Ingeniería del Proyecto Entregable
6. Modelamiento de requerimientos
ü Plan de Requerimientos.
ü Especificación de Requerimientos.
7. Diseño ü Prototipos
ü Simulación de los prototipos
ü Aprobaciones
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8. Pruebas ü Documentación Técnica
ü Entrenamiento a Usuarios
ü Pruebas de Aceptación del usuario
ü Documentación Técnica Actualizada
9. Implementación ü Plan de Implementación
ü Informe de puesta en producción
ü Acta de Aceptación de los diseños
ü Post Producción
5. CONDICIONES DEL PROYECTO
5.1 Asunciones del Proyecto (Asumir / Supuestos)
• Se asume que todo el personal asignado al proyecto tiene por lo menos las
nociones básicas del manejo de las herramientas web, diseño gráfico, y de
marketing comunicacional.
• Se asume que el personal de diseño tiene un gran dominio de las herramientas
existentes, así como el personal de comunicación deberá contar con amplios
conocimientos en su tema.
• Se asume que mientras dure el proyecto las vacaciones previamente
programadas al personal de la oficina de marketing asignado al proyecto
quedarán suspendidas y deberán ser reprogramadas para luego que concluya el
proyecto.
• Se asume que los entregables por parte del Jefe de Proyectos serán distribuidos
de acuerdo a lo indicado en el cronograma de actividades y con el nivel
adecuado de calidad.
• Se asume que el equipo usuario será el responsable de verificar los diseños y
textos antes de ser ingresados en la Intranet Corporativa.
• Se asume un nivel de participación adecuado en el proyecto de los diseñadores y
usuarios responsables, según el plan de actividades programado, requiriendo
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una mayor participación de estos durante las fases de Diseño. Así mismo
deberán brindar toda la asistencia requerida a lo largo del proyecto.
5.2 Problemas del Proyecto
Prioridad del Criterio
1 − Alta‐prioridad / Problema de ruta crítica; requiere inmediato seguimiento y
resolución.
2 − Problema de Prioridad Media; Necesita seguimiento antes de finalización de
fase para el proyecto siguiente
3 − Problema de baja prioridad; Para ser resuelto antes de finalización de proyecto.
4 − Problema cerrado.
* Se registrará los problemas conforme se desarrolle el proyecto.
Nº Fecha Prioridad Propietario Descripción Estado y Resolución
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5.3 Riesgos del Proyecto
Nº Área de Riesgos Probabili
dad
Descripción del riesgo Responsable
del Riesgo
Plan de Mitigación del impacto al proyecto
1 Oficina de Recursos Humanos
Alto Aprobación de la documentación y/o información para la intranet corporativa
Luis Cutimbo Se enviará notificaciones de alertas con el objetivo de cumplir con los tiempos establecidos
2 Oficina de Marketin g
Alto Actividades extras, como eventos o Campañas no contempladas en el Gantt general de la Oficina de Marketing
Augusto Chuquiyanqui
Se estará alerta de la existencia de una nueva actividad ingresada en el Gantt de Actividades de la Oficina de Marketing.
3 OTI Alta No contar con los accesos a las página de las redes sociales en internet
Javier Zulen Solicitar con anticipación los permisos y accesos para el personal involucrado en este proyecto.
4 OTI Mediana Posible desperfecto en los equipos de cómputo y Software de diseño.
Javier Zulen Reportar inmediatamente cualquier anomalía o desperfecto con suma anterioridad a manera de prevenir las posibles incidencias.
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5.4 Restricciones del Proyecto
• No se han presentado ninguna restricción en el inicio del proyecto, de
presentarse durante el desarrollo del proyecto se estará registrando en este
documento.
6. Planes de Organización del Equipo de Proyecto
Papel del Equipo de Proyecto
Miembros del Equipo de Proyecto Responsabilidades
Ejecutivo del Proyecto
• Gerente de Recursos Humanos
• Andrea Jesús
Persona del mayor rango ejecutivo en la jerarquía cuya presencia otorga importancia al proyecto.
Participa en los momentos claves como son el inicio y termino de cada Fase. Eventualmente es convocado por el Líder del Proyecto en situaciones especiales (situaciones de riesgo o problemas encontrados). Promueve la participación y el compromiso de los usuarios.
Líder del Proyecto
•Augusto Chuquiyanqui
Persona responsable de la conducción y de los resultados del proyecto. Organiza, controla el avance, y verifica la ejecución. Tiene el control permanente de los riesgos y problemas que ocurren durante el proyecto. Proactivamente toma acciones preventivas y correctivas.
Líder Usuario • Margarita Zúñiga
• Claudia García
Persona responsable de interactuar como interlocutor oficial entre el equipo de trabajo y el personal usuario. Coordina las definiciones de requerimientos y la
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aprobación de los entregables dirigidos a los usuarios finales a lo largo del proyecto.
Comité de gestión
• Equipo general de la Oficina de Marketing
Mantienen una rutina de reuniones semanales y/o periódicas. Emplean las actas de reunión. Analizan los requerimientos de Cambios y aprueban aquellos que deban ser implementados. Toman decisiones de acuerdo conjunto.
Equipo de trabajo
• Lizeth Tejada
• Jorge Peralta
• Miluska Taxa
Personas que llevaran a cabo las actividades de creación, diseño y comunicación. Eventualmente pueden realizar otras labores importantes para el desarrollo del proyecto.
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7. Prototipos:
Cabecera: Menú Horizontal
Contenido: Menú Vertical
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Área de Contenido
Vista Completa del Site
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Implementación del Site: ”Curso de Capacitación Continua Personal de Enfermería”.
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