introdução à arquivística - aula uerj sobre fundos de arquivo - 2010

Introdução à Arquivística: a Introdução à Arquivística: a evolução da metodologia de evolução da metodologia de

tratamento da informação em tratamento da informação em arquivos permanentesarquivos permanentes

Princípio de Respeito aos Fundos para Princípio de Respeito aos Fundos para organização de acervos arquivísticosorganização de acervos arquivísticos

Princípio considerado, desde a segunda metade do século XIX, como fundamental da Arquivística.

Como a maioria dos princípios, mais fácil se torna enunciá-lo que defini-lo e defini-lo que aplicá-lo.

Respeito aos fundos consiste em manter agrupados, sem misturá-los a outros, os arquivos, com documentos de qualquer natureza, provenientes de uma administração, de uma instituição ou pessoa física ou jurídica.

Durante a primeira metade do século XIX os administradores e arquivistas de diversos países não hesitavam em dividir e dispersar documentos de uma mesma origem, nem em reagrupar e misturar documentos proveniências diferentes. As antigas classificações eram concebidas por assuntos, temas ou locais.

O mal causado por esta tendência era menor quando se tratava de dar organização ao acervo de um só organismo. Está ação, entretanto, foi devastadora quando se tratava de organizar grandes depósitos de arquivos.

Em Paris, quando da Revolução Francesa, concentrou-se em um único depósito, denominado Arquivos Nacionais, documentos provenientes do Tesouro de cartas, do parlamento, das abadias e conventos, dos ministérios do governo real, dos príncipes emigrados e outros, e depois os documentos das novas assembléias e administrações criadas pela Revolução.

Nos Arquivos Nacionais da França esta massa documental foi dividida em cinco seções metodológicas: seção legislativa (para os papéis das assembléias revolucionárias); administrativa (para os papéis dos novos ministérios); dominial (para os títulos de propriedade do Estado); judiciária (para os papéis dos tribunais); e seção histórica.


A concepção ideológica de organização de acervos achava-se, então, universalmente disseminada.

Era a época dos grandes sistemas de classificação científica, como o de Curvier para a Zoologia, o de Linneo para a Botânica e o de Berzéluis para a Química.

Para os historiadores o documento de arquivo era considerado por seu valor intrínseco, independentemente do contexto em que foi gerado

O teoria formulada em 1841 pelo historiador Natalis de Wailly, antecipando-se ao estruturalismo, marca uma reviravolta na Arquivística.

A circular assinada pelo Ministro Duchatel, do Ministério do Interior da França, dizia “...reunir os documentos por fundos, isto é, reunir todos os títulos (todos os documentos) provindos de uma corporação, instituição, família ou indivíduo, e dispor em determinada ordem os diferentes fundos ...”


Este princípio foi de imediato reconhecido pelos arquivistas e historiadores da maioria dos países da Europa, tendo chegado aos Estados Unidos apenas no início do século XX e no Brasil na década de 1950/1960, porém, só tendo iniciado o seu processo de consolidação a partir dos anos de 1980.

Hoje pode-se afirmar que o princípio de respeito aos fundos ou princípio da proveniência é universalmente aceito como base da Arquivística teórica.


Define-se arquivos como o conjunto de documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos, que são conservados a título de referência e prova.

O documento de arquivo, portanto, não tem razão de ser isoladamente.

É essencial para a apreciação de qualquer documento saber com exatidão quem o produziu, em que circunstâncias, no desenvolver de que ação, com que objetivo, a quem se destinava, como e quando foi recebido por seu destinatário e por que meios chegou até nós.


A definição de fundos em relação à hierarquia dos organismos produtores de arquivos:

a. A dificuldade em definir um fundo em relação à hierarquia dos organismos produtores de arquivos, se tem feito sentir desde suas origens e é fundamental.

b. Não há dificuldade em definir o fundo de arquivos de uma abadia, de um cartório ou de um tribunal – são organismos bem definidos, possuidores de personalidade jurídica precisa e estável.

c. A dificuldade está em se definir fundos de arquivos em organizações complexas com vínculos funcionais e subordinação entre os diversos níveis hierárquicos da organização.


QUESTÕES:

Organismos dependentes de uma administração superior formam fundos de arquivos próprios ou seus arquivos são parte integrante do fundo da administração superior?

Arquivos de um instituto de pesquisa de uma universidade são somente parte do fundo dessa universidade ou devem ser considerados como fundos distintos?

Diante desta dificuldade podem ser adotadas duas posições intelectuais, segundo Duchein: maximalista ou minimalista.



Deve-se evitar a postura “maximalista”, que tende a identificar como órgão produtor de um fundo de arquivo aquelas unidades administrativas de nível hierárquico superior, o que acarreta elevado índice de concentração de acervo e reduzido nível de recuperação de informações.

Deve-se evitar, igualmente o oposto, a posição “minimalista” que identificando como fundo todo e qualquer arquivo setorial de um órgão ou entidade, fraciona exageradamente o conjunto documental produzido e acumulado, dificultando a racionalização do arranjo e reconstituição do fluxo administrativo, exigindo complexo cruzamento de informações para evidenciá-lo.

Independentemente de sua posição hierárquica, os órgãos ou entidades produtores de fundos de arquivo podem gerar um fundo único ou fundos múltiplos, estes últimos interligados hierarquicamente. Por exemplo: o Arquivo Nacional, por ter administração centralizada, gera um fundo único, enquanto o Departamento de Polícia Federal, pela complexidade de sua estrutura e descentralização administrativa, geram fundos múltiplos.

As unidades regionais de um órgão ou entidade de estrutura descentralizada formam fundos próprios, independentes daquele da unidade central a que se subordinam. Os fundos dessas unidades regionais podem ser, por sua vez, também únicos ou múltiplos, dependendo da especificidade das atividades desenvolvidas e das suas subordinações administrativas.


Um vez aceito o princípio de respeito aos fundos, isto é, de se manter a integridade dos arquivos, torna-se fundamental se identificar as fronteiras do que se deve manter intacto.

Todas as unidades administrativas, independentemente do seus níveis hierárquicos, dentro de uma organização produzem registros documentais, portanto, arquivos, mas nem todos os arquivos desta organização podem ser identificados como fundos de arquivo para efeito de organização e controle.

Para se definir se uma unidade organizacional que produz arquivos é também produtora de fundos de arquivos, devemos examinar a estrutura e o funcionamento do órgão ou entidade gerador do acervo, bem como suas funções e competências para identificar se o mesmo é possuidor dos seguintes requisitos:

• possuir denominação e existência jurídica próprias, resultantes de um ato (lei, decreto, resolução, portaria etc) preciso e datado;

• possuir atribuições específicas e estáveis, legitimadas por um ato regulamentar;

• possuir posicionamento hierárquico definido com exatidão pelo ato que lhe deu origem, com menção de sua subordinação a outro organismo de posicionamento hierárquico superior;

• possuir chefia com pleno gozo de decisão correspondente ao seu nível hierárquico. Deve, portanto, possuir relativa autonomia administrativa na gestão de seu negócio.


A Administração é dinâmica e isto faz com que os órgãos e entidades que a integram sofram no correr de sua trajetória de vida variações de competência com repercussões no plano arquivístico. Podemos destacar algumas dessas possibilidades:

1. Casos de supressão de competências;

2. Casos de criação de competências;

3. Casos mistos: transferências de competências. Supressão de competências em um organismos e à criação das mesmas em outros;

4. Casos de competências temporárias.


Os fundos refletem, portanto, as vicissitudes históricas e administrativas pelas quais passaram seus órgãos ou entidades geradores: supressão de competências, criação de competências, transferência de competências ou exercício de competências temporárias.

Um fundo de arquivo de um organismo que tenha experimentado sucessivamente adições, supressões ou transferência de competências refletirá essas variações: geração de novos documentos, documentos que deixam de ser produzidos ou documentos que são transferidos a outro organismo gerador sucessor.


As variações de competência dos organismos de arquivos e suas repercussões no plano arquivístico:

Regras:

a. Documentos transferidos de um organismo em atividade para outro também ativo e que tenham ali sido integrados, deverão ser considerados como pertencentes ao fundo do organismo que os recolheu;

b. Documentos transferidos para um organismo em atividade de um organismo extinto, os documentos pertencentes a este último devem ser considerados como formadores de um fundo distinto;

c. Caso os documentos de um organismo extinto esteja total e irremediavelmente misturados aos do organismo que os recebeu por transferência, deve se tratar como um fundo único, com registro no instrumento de pesquisa ou base de dados de possuir documentos de um organismo extinto.


Fundos abertos e fundos fechados

São fundos abertos aqueles cujos órgãos ou entidades geradores continuam em atividade. É possível, entretanto, por necessidade de organização do acervo, fechar artificialmente o fundo, obedecendo-se a critérios cronológicos.

São fundos fechados aqueles cujos órgãos ou entidades geradores foram extintos, cessando, portanto, a produção de documentos.


Quando o acervo recolhido reúne parcelas geradas por mais de um órgão ou entidade sendo um deles extinto, deve-se, para atribuição do status de fundo de arquivo às parcelas do acervo, obedecer aos seguintes critérios:

a. se um órgão ou entidade teve sua denominação e/ou subordinação administrativa alterada, sem que se mudem suas competências principais, o fundo permanece aberto.

b. se um órgão ou entidade teve suas competências herdadas por outro, considera-se o primeiro fundo fechado e a parcela de documentos recolhida com aquela do segundo integra o fundo deste.


c. se um órgão ou entidade extinto teve suas competências divididas entre vários órgãos contemporâneos ou criados posteriormente à sua extinção, considera-se o primeiro fundo fechado e as parcelas de documentos herdadas como integrantes dos fundos de arquivo dos órgãos sucessores.

d. se mais de um órgão ou entidade são extintos, sendo suas competências absorvidas por um único órgão criado para esse fim, os fundos de arquivo dos organismos extintos acham-se fechados.

e. se um órgão ou entidade apenas recolhe uma documentação que herdou, por razões administrativas, de um outro organismo extinto, sem que tenha havido continuidade de competências, o acervo recolhido deve ser dividido entre os dois fundos, exceto se tal reintegração for impossível pela mistura e desorganização dos documentos.


Fundos abertos e Fundos fechadosFundos abertos e Fundos fechados

1930 1967 1980

AA BB BB

O organismo A se transforma em B

CC

DD DD DD

As funções do organismo C são absorvidas pelo organismo D e o fundo C se torna um fundo FECHADO

O organismo D dá continuidade às funções de C, permanecendo, entretanto, distinto daquele.

Fundos abertos e Fundos fechadosFundos abertos e Fundos fechados

1930 1967 1980

EE

FF FF

HHAs funções dos organismos E e G são absorvidas pelo organismo F e os fundos E e G são FECHADOS

As funções do organismo F são distribuídas por H e I e o fundo F é um fundo FECHADO.

GGII

JJ

KK

JJ JJ

KK KK

J e K são organismos ativos (fundos abertos) embora, em 1967) K absorva competências anteriormente exercidas por J


Os fundos de arquivos decorrentes de órgãos ou entidades de estrutura descentralizada ou pelas unidades que integram a estrutura central dos Ministérios devem receber denominações que não possibilitem dúvida quanto à abrangência dos documentos que os integram, evitando-se o nome do órgão ou entidade central que os subordinam ou vinculam.


Estruturação do arranjo:

No caso de um fundo de arquivo concentrar documentos resultantes de atividades ou funções muito distintas, o mesmo, em sua organização, deverá ser dividido em Séries que corresponderão a uma ou mais atividades ou funções. As Séries serão integradas sempre, concretamente, por parcela do acervo de um fundo de arquivo. As Séries, para facilitar o processo de descrição, poderão ser divididas em Subséries que corresponderão a uma subdivisão de uma atividade ou função ou a uma espécie documental. Neste caso a Série assume uma função meramente classificatória e aglutinadora das Subséries que a integram. Quando necessário poder-se-á recorrer às Seções ou Subseções que terão a função de facilitar o entendimento do instrumento de pesquisa produzido, servindo para aglutinar Séries relacionadas entre si, classificando-as por temas ou integrando-as a partir da estrutura do órgão ou entidade gerador do fundo em processo de organização ou arranjo.

Modelo de níveis de descrição


Unidades de arquivamento:

É o documento ou conjunto de documentos que se toma por base para fins de armazenamento, notação e arranjo. As Séries e as Subséries são compostas por determinado número de unidades de arquivamento. A unidade de arquivamento terá sempre um limitante de ordem física que lhe impõe o formato, volume ou tamanho. A unidade de arquivamento corresponde:

a um conjunto de itens documentais orgânica e logicamente reunidos quando de sua geração, autuados e anexados a dossiês ou processos; oua um conjunto de documentos logicamente reunidos quando do arranjo e descrição de um fundo de arquivo.


O limite físico será determinado pela forma de acondicionamento e armazenamento do conjunto. Portanto, cada parte ou volume fisicamente separado ou dividido receberá notação que o identificará, já que a cada unidade de arquivamento corresponderá sempre uma cota ou um código (numérico, alfabético ou alfanumérico), que associa uma unidade de arquivamento com as demais que integram uma Série, uma Subsérie ou um Fundo de Arquivo.

Notação: Código que identifica particularmente, para efeitos de inter-relação, localização e controle, cada unidade de arquivamento de um fundo de arquivo. Portanto, à cada unidade de arquivamento corresponderá sempre uma notação que lhe é própria. Esta será o código que identifica, diferencia e individualiza cada unidade de arquivamento de um mesmo fundo de arquivo.


CONSIDERANDO a diversidade da natureza dos documentos que via de regra compõem um fundo de arquivo; CONSIDERANDO que, pela especificidade do suporte, documentos de um mesmo fundo de arquivo são submetidos a tratamentos técnicos distintos; CONSIDERANDO também que, pela configuração de determinados fundos de arquivo, mesmo que composto por documentos de mesmo suporte, há necessidade do tratamento e o controle dos documentos serem feitos série a série, CONCLUI-SE: ser impossível, em muitos casos, atribuir-se uma numeração contínua única às unidades de arquivamento de um fundo de arquivo;

ser necessária a inclusão de dígitos diferenciadores que identifiquem as séries e/ou subséries, sendo as unidades de arquivamento numeradas, sequencialmente, dentro das mesmas.


A notação das unidades de arquivamento terá por campos obrigatórios o código do Fundo ou Coleção e o número da unidade de arquivamento, além disso as instituições ou entidades custodiadoras, conforme prevê a NOBRADE deverão solicitar ao CONARQ seu registro no CODEARQ - Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos.

O CODEARQ deve estar presente em todos os níveis de descrição, conjugado com os demais elementos que compõem o código de referência das unidades de descrição. O CODEARQ só será fornecido às entidades custodiadoras que permitam acesso de seu acervo ao público em geral, ainda que sob restrições. O CODEARQ é composto de duas partes: o código do país e o código propriamente dito da entidade custodiadora. Para a solicitação do CODEARQ, deverá ser encaminhado à Coordenação do CONARQ, o formulário Cadastro de Entidade Custodiadora de Acervos Arquivístico devidamente preenchido, o qual se encontra disponível no sítio do CONARQ: www.conarq.arquivonacional.gov.br, seção CODEARQ e aguardar o aceite do mesmo.


Nos casos em que a numeração das unidades de arquivamento é feita sequencialmente, de um a infinito, em cada série ou subsérie, dever-se-á preencher os campos relativos às séries ou subséries, já que estes terão a função de dígitos diferenciadores de unidades de arquivamento de mesmo número dentro de um mesmo fundo de arquivo.

Ações de integração de arquivos em Ações de integração de arquivos em rederede

Implementação do Censo de Arquivos Brasileiros: Públicos e Privados . Financiado pelo Governo Espanhol foram já recenseadas 69 instituições, em 12 unidades da Federação, totalizando 2.088 fundos/coleções, cujas informações já estão disponíveis , em língua espanhola, no sítio Web do Ministério da Cultura da Espanha, no Censo Guía de Archivos de España e Iberoamerica – http://censoarchivos.mcu.es/CensoGuia/portada.htm

Criação da Norma Brasileira de Descrição – NOBRADE – modelo de requisitos para descrição de arquivos permanentes, que viabilize o intercâmbio de dados, informações e imagens de registros documentais;

Ações de integração de arquivos em Ações de integração de arquivos em rederede

Desenvolvimento de banco de dados com base na NOBRADE para consolidação da Rede Nacional de Cooperação e Informações Arquivísticas – Memórias Reveladas. Neste momento 10 instituições (Arquivo Nacional e os Arquivos Públicos do Rio Grande do Sul, Paraná, Rio de Janeiro, Espírito Santo, São Paulo, Pernambuco, Maranhão, Histórico do Rio Grande do Sul, Maranhão). A partir de maio integram-se os Arquivos Públicos de Minas Gerais, Ceará, Rio Grande do Norte, Sergipe e Alagoas. Em médio prazo outros arquivos e centros de documentação: AEL/Campinas, CEDEM/UNESP, CEDIC/PUC, CEPDOC/FGV, dentre outros. Estarão disponíveis no Portal do Memórias Reveladas: www.memoriasreveladas.gov.br

Jaime Antunes da SilvaJaime Antunes da SilvaDiretor-Geral do Arquivo Nacional

End.: End.: Praça da República, 173 sl. A2.05 – CentroRio de Janeiro, RJ – Brasil

Tel. : (55-21) Tel. : (55-21) 2179-1313 / 2179-1275E-mail: E-mail: [email protected]

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