Introduccin a Access

INSTITUCIN EDUCATIVAP.N.P. FLIX TELLO ROJASDOCENTE: LIC. NRITA TARRILLO DVILA CHICLAYOCOMPUTACIN E INFORMTICA

Introduccin a AccessAccess es un programa comercial de la empresa Microsoft Corporation. Se trata de un sistema gestor de bases de datos que te permite organizar tus datos y utilizarlos en forma sencilla.La misin de los SGBD es la gestin de grandes cantidades de informacin (como por ejemplo la gestin de almacenes, el control de clientes de un banco, etc), de manera que se pueda realizar de forma sencilla y rpida. La gestin de una base de datos es un concepto muy global y abarca: la creacin de la base de datos, la introduccin de datos, modificacin y eliminacin de datos, la realizacin de consultas y la impresin de informacin.

Por qu utilizar el programa Access? Microsoft Access presenta ciertas ventajas ante otros programas gestores de bases de datos: Est creado por Microsoft, que tambin es el creador de Windows. Permite realizar operaciones complejas sin necesidad de programar. Incluye un gran nmero de asistentes para la creacin de tablas, consultas, formularios e informes.

Conceptos bsicosQu es una base de datos?Una base de datos es un conjunto de datos que estn relacionados entre s para un propsito particular. Ejemplo: la base de datos Compaeros contiene informacin de los nombres de tus amigos de tu saln, el telfono de su casa y su e-mail o cualquier otro tipo de informacin relevante.El elemento principal de una base de datos es la tabla que guarda informacin y que en apariencia se asemeja a los listados de datos que seguramente has trabajado en Excel.

Access puede gestionar gran cantidad de informacin de diferentes tablas, cuando as sucede se convierte en un Gestor de Bases de Datos.

Elementos de Microsoft Access.Microsoft Access un programa orientado a objetos y cada uno de sus elementos es un objeto.La Base de datos contiene los siguientes objetos: Tablas, formularios, informes, consultas, macros y mdulos.

1.- Tablas.Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de clculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fcil importar una hoja de clculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de clculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos. Para lograr la mxima flexibilidad para una base de datos, la informacin tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias.

Cada fila de una tabla se denomina registro y es donde se almacena cada informacin individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla y se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numrico, o cualquier otro tipo.

2.- Formularios.Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que te permiten ver, escribir y cambiar datos de una tabla de manera sencilla. Al abrir los formularios, Access recupera los datos de una o ms tablas y los muestra en la pantalla.Los formularios te permitirn realizar actividades como: Ingresar informacin a las tablas. Crear un cuadro de dilogo para aceptar datos de usuario y ejecutar alguna accin con ellos como modificarlos o imprimirlos. Abrir otros formularios o informes, etc.

3.- InformesLos informes o tambin llamados reportes, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejar los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero tambin se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrnico.

4.-ConsultasLas consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Cuando necesitas ubicar un dato en particular dentro de una base de datos, ser necesario que realices una consulta. Una consulta es una solicitud sobre los datos almacenados en las tablas o una peticin para realizar una accin sobre los datos. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

5.- MacrosLas macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programacin simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. Casi todas las operaciones de bases de datos que normalmente se realizan manualmente se pueden automatizar mediante macros, ahorrando as mucho tiempo.6.- MdulosLos mdulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los mdulos se escriben en el lenguaje de programacin de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un mdulo es una coleccin de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan conjuntamente como una unidad. Las instrucciones se pueden leer en la ventana de diseo , en donde se puede seleccionar los objetos y procedimientos creado.

Actividades

Comprendo1. Elabora un organizador visual con la informacin presentada sobre Base de Datos.

Respondo:2. Cul es la diferencia entre una tabla y una consulta?. Mencione tres ejemplos de cmo utilizara una consulta.3. Qu son los campos y registros?.4. Cul es la diferencia entre un formulario y un informe?.

Diseo:5. Escribe en tu cuaderno el diseo de una tabla para guardar informacin de mis mejores amigos.

Investigo:6. Qu tablas debe tener la base de datos de una biblioteca escolar?.7. Qu es una Base de Datos relacional?8. Qu un Administrador de una Base de Datos? Y Cules son sus funciones?