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Introducción a FM
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Agenda
Introducción a FM
Capítulo 1: Objetivo
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 4: Clases de Movimientos
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 6: Mensajes
Capítulo 7: Reportes
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Objetivo del Taller
ADMINISTRAR EL PRESUPUESTO, CON EL FIN DE EVITAR EL SOBREGIRO EN LOS EGRESOS AUTORIZADOS POR AREAS DE RESPONSABILIDAD.
EL CONTROL PRESUPUESTAL ES UN SUBMODULO DE SAP-FI QUE PERMITE LLEVAR UN CONTROL DETALLADO DE LOS GASTOS.
EL CONTROL PRESUPUESTAL SE ORIENTA A GENERAR INFORMACION UTIL PARA CONOCER EL PRESUPUESTO DE INGRESOS.(VARIACIONES ENTRE EL PRESUPUESTO ORIGINAL Y EL ACTUAL).
LAS OPERACIONES REALIZADAS EN LOS MODULOS DE FI, ACTIVO FIJO Y MM VAN A REFLEJARSE EN EL CONTROL PRESUPUESTAL, CUANDO AFECTEN CTAS. DE GASTOS.
EL MODULO DE FM NO CALCULA PRESUPUESTOS , ADMINISTRA EL PRESUPUESTO EN BASE A LA CARGA QUE SE HAYA HECHO CON LOS INDICADORES ,METRICAS Y POLITICAS QUE TENGA ESTABLECIDO PARA DICHO CALCULO
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Agenda
Introducción a FM
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 2: Objetivo
Capítulo 4: Clases de Movimientos
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 6: Mensajes
Capítulo 7: Reportes
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Conceptos Generales
• CONTROL PRESUPUESTAL
• ENTIDAD CP
• CENTRO GESTOR
• POSICIONES FINANCIERAS
-IMPUTACION
-INTEGRACION
• PLAN DE ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA
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Definiciones
Control Presupuestal : FM
El control presupuestal es un sub modulo de SAP-FI que permite llevar un control detallado de los gastos y de los ingresos, se orienta a generar información útil para conocer el presupuesto disponible
Entidad CP:
Es el área de mas alto nivel en donde se controla la Gestión Presupuestaria.
Centros gestores:
Son las áreas responsables dentro de la empresa, encargadas de ejercer el presupuesto. Y pueden representar a un Centro de Costo o agrupación de centros de costos que integran un área determinada, en función de la estructura organizacional.
Posiciones financieras de imputación:
Agrupación de cuentas de gastos homogéneas de diferentes especialidades, susceptibles de afectar contablemente.
Posiciones financiera de integración:
Agrupación de posiciones financieras de imputación, con la característica de no ser afectables por ser agrupadoras.
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CENTRO GESTOR
CENTRO COSTOS
909401250 SIST ADMON.
909201110 GCIATECNOL.
909401300 GCIA SIST. INF.
CENTRO GESTOR
SISTEMAS
CEGESISTEMAS
CENTRO COSTOS909401250 SISTEMAS ADMION909201110 GCIA TECNOLOGIAS909401300 GCIA SISTEMAS INF
ASIGNACION
(Su equivalente son los centros de Costo o Grupo )
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POSICION FINANCIERA
Posición Financiera : Reflejan los conceptos de egresos que presupuesta y controla la empresa. Y pueden ser la agrupación de varias cuentas de mayor o representar solo una de ellas.
G=Gastos63002305 = Cuenta de Mayor
POSICION PRESUPUESTARIA
G63002305
CTA. MAYOR
63002305Papelería
ASIGNACION
(Su equivalente son las cuentas de Mayor)
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POSICIONES FINANCIERAS
Imputación Integración
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ASIGANCION DE POSICIONES FINANCIERAS
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Agenda
Introducción a FM
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 4: Clases de Movimientos
Capítulo 1: Objetivo General
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 6: Mensajes
Capítulo 7: Reportes
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Entidad CP
LA ENTIDAD CP ES UNA UNIDAD ORGANIZATIVA EN LA CUAL SE LLEVARA EL CONTROL PRESUPUESTAL.
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ESTRUCTURA DEL CONTROL PRESUPUESTARIO
POSICIONES FINANCIERAS
CENTROS GESTORES
ENTIDAD CP
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JERARQUIA DE CENTROS GESTORES
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JERARQUIA DE POSICIONES
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Integración Centros Gestores y Posiciones Presupuestarias
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Derivaciones
Uso: Las derivaciones minimizan las entradas manuales del elemento de imputación de gestión presupuestaria (centro gestor, posición financiera, fondos ). Esto significa que no es necesario introducir el elemento de imputación presupuestario manualmente, al realizar contabilizaciones en otros componentes como Gestión financiera y Recursos humanos).
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Agenda
Introducción a FM
Capítulo 4: Clases de Movimientos
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 1: Objetivo
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 6: Mensajes
Capítulo 7: Reportes
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Clases de Movimientos
Control Presupuestal permite realizar modificaciones al presupuesto creando un documento por cada uno de los movimientos, permitiendo llevar así un control y registro sobre los mismos.
SE TIENEN TRES TIPOS DE OPERACIONES
• SUPLEMENTOS
• DEVOLUCIONES
• TRASLADOS
Puede aprovechar los suplementos y devoluciones para aumentar o disminuir el presupuesto. Aparte de estas actualizaciones de presupuesto
más orientadas hacia el exterior, el tercer proceso (traslados) está pensado para trasladar fondos de presupuesto de manera interna.
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Clases de Movimientos
EL MODULO DE CONTROL PRESUPUESTAL PERMITE REALIZAR MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO.
(El presupuesto Original no se afecta)
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Clases de Movimientos / Liberaciones
En muchas empresas, distribuir un presupuesto no equivale a liberar los fondos. Por esta razón, el Control presupuestario incluye una opción de liberación, que puede utilizarse para liberar el presupuesto poco a poco. Esta liberación se basa en el presupuesto actual, es decir, el presupuesto original corregido mediante suplementos, devoluciones y traslados.
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LIBERACIONES
Una vez cargado el presupuesto original se procede a liberar mensualmente dicho disponible, con el propósito de poder ejercer el gasto que les corresponda. Las liberaciones se deberán realizar el último día hábil de cada mes, liberando exclusivamente lo relacionado con el mes siguiente, a continuación se presenta el calendario de liberaciones como ejemplo:
Fecha Mes a liberar Responsable de la liberación
Dic.2002 Enero Administrador Central31.01.2003 Febrero Adminsitrador Divisional28.02.2003 Marzo Adminsitrador Divisional31.02.2003 Abril Adminsitrador Divisional30.04.2003 Mayo Adminsitrador Divisional30.05.2003 Junio Adminsitrador Divisional30.06.2003 Julio Adminsitrador Divisional31.07.2003 Agosto Adminsitrador Divisional29.08.2003 Septiembre Adminsitrador Divisional30.09.2003 Octubre Adminsitrador Divisional31.10.2003 Noviembre Adminsitrador Divisional28.11.2003 Diciembre Adminsitrador Divisional
En tanto no se liberen el monto disponible cargado por la Gerencia del Presupuesto, no será posible realizar ningún registro contable, Sap enviará mensajes de error sin permitir contabilizaciones.
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Clases de Movimientos
LIBERACIONES DEL PRESUPUESTO.
AUTORIZAR CIERTO MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL PARA SU APLICACIÓN (CENTRO GESTOR - POSICION FINANCIERA).
Pres. Actual$ 1,000.00
Liberación$ 600.00
Pedido$ 300.00
DisponiblePres. Lib$ 300.00
·
Pedido$ 400.00
·
ERRORSol. Liberación de presupuesto por $100.00
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Clases de Movimientos
SUPLEMENTOS DEL PRESUPUESTO.
INCREMENTAR EL MONTO DEL PRESUPUESTO ANUAL MODIFICANDO EL TOTAL ORIGINAL (CENTRO GESTOR - POSICION FINANCIERA).
Pres. Actual$ 1,000.00
Liberación$ 600.00
Pedido$ 300.00
DisponiblePres. Lib$ 300.00
·
Pedido$ 800.00
·
ERRORSol.Liberación de presupuesto por $400.00 y $100.00 un suplemento
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Principales Movimientos
TRASLADOS DEL PRESUPUESTO.
TRANSFERIR DE UN CENTRO GESTOR Y UNA POS. FINANCIERA ,HACIA OTRO CENTRO GESTOR Y UNA POSICION FINANCIERA
EMISOR DISMINUYE
RECEPTOR INCREMENTA
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Agenda
Introducción a FM
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 1: Objetivo
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 4: Clases de movimiento
Capítulo 6: Mensajes
Capítulo 7: Reportes
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Control de Disponibilidad
ObjetivoEste componente ayuda a supervisar los fondos disponibles. Cuando se ejecuta el presupuesto, verifica los recursos asignados para gastos Las contabilizaciones del sistema de gestión presupuestaria relativas a estos recursos establecen comprometidos (tales como pedidos) y se crean los datos reales (tales como facturas y pagos).
FuncionalidadCon este componente, se puede poner a punto el control de presupuesto:· Control de disponibilidad para ingresos y gastos· Control de disponibilidad contra liberaciones (únicamente para gastos)· Control de disponibilidad a partir del presupuesto anual o presupuesto global· Límites de tolerancia
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Control de Disponibilidad
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Control de Disponibilidad
Control a nivel Centro Gestor / Flexible
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Control de Disponibilidad
Control a nivel Centro Gestor - Posición Presupuestaria / Rígido
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Control de Disponibilidad
Qué operaciones serán controladas por el presupuesto: • Compras.- Requisión y ordenes de compra • Almacenes.- Movimientos de mercancía • Cuentas por pagar.- Facturas y anticipos • GL.- Documentos contables. Reclasificaciones de gastos. • Ingreso.- Diferencia entre lo Real y Lo presupuestado
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Agenda
Introducción a FM
Capítulo 6: Mensajes del Sistema
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 1: Objetivo
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 4: Clases de movimiento
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 7: Reportes
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Mensajes que Envía el Sistema
CONTROL DE DISPONIBILIDAD
En el registro de Gastos, Compras, Nomina , Anticipos, Almacenes.
El sistema Verifica los limites de Tolerancia definidos y Enviará Mensajes de Advertencia (W), Y Error (E)
W: ADVERTENCIA 80%
W: ADVERTENCIA Y MAIL INTERNO 90%
E: MENSAJE DE ERROR 100%
SI
SI
NO
PERMITE CONTINUAR CON LA OPERACION
LIMITES DE TOLERANCIA
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W: Mensaje de Advertencia (Menor 100 %)
DiagnósticoLa utilización del presupuesto actual es 45,000.00 MXN (CP
Pr/P control disponibilidad) menor que el presupuesto anual para la posición de documento 00001. La
gestión de presupuestos para importes de salida (
clase de restricción Gastos) ha lanzado este mensaje para la
siguiente combinación de ledger de control de disponibilidad,
ejercicio
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W: Advertencia y Mail SAP al Responsable
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E:MENSAJE DE ERROR 100%
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Agenda
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Capítulo 7: Reportes
Capítulo 2: Conceptos Generales
Capítulo 1: Objetivo
Capítulo 3: Estructura Presupuestal
Capítulo 4: Clases de movimiento
Capítulo 5: Control de Disponibilidad
Capítulo 6: Mensajes del Sistema
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Reportes SAP
• Presupuesto Anual
• Comprometido Anual
• Disponible Real
• Comparativos Entre el Presupuesto Real,Comprometido, Disponible
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Reportes SAP
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Reportes SAP
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Reportes SAP