introduct manual

Руководство по внедрению

2

Оглавление

1 Введение 4

2 На что необходимо обратить внимание, начиная настройкусистемы в компании 5

3 Определение стратегии внедрения. Выбор вариантаиспользования системы 7

4 Описание структуры компании 11

........................................................................................................................................................... 111 Структура компании

........................................................................................................................................................... 172 Создание пользователей

5 Организация электронного документооборота в системе«Мотив» 23

........................................................................................................................................................... 231 Проблемы организации документооборота в компании

........................................................................................................................................................... 232 Канцелярия и документооборот уровня отдела

........................................................................................................................................................... 243 Документооборот в системе «Мотив»

........................................................................................................................................................... 254 Обоснование выбора типов документов

........................................................................................................................................................... 265 Регистрационные карточки документов

........................................................................................................................................................... 456 Описание маршрутных схем движения документов

........................................................................................................................................................... 497 Права пользователей системы на объекты документооборота

6 Организация бизнес-процессов компании в системе Мотив 53

........................................................................................................................................................... 531 Настройка бизнес-процессов компании на основе документооборота

........................................................................................................................................................... 572 Настройка бизнес-процессов компании, основанная на типах задач

........................................................................................................................................................... 613 Использование настраиваемых папок

........................................................................................................................................................... 654 Работа с проектами

........................................................................................................................................................... 675 Библиотека

7 Рекомендации по внедрению системы «Мотив» в компании 70

........................................................................................................................................................... 701 Принципы успешного внедрения системы «Мотив»

........................................................................................................................................................... 732 Права и обязанности администратора системы

........................................................................................................................................................... 743 Требования к администратору системы

........................................................................................................................................................... 754 Общие принципы работы в системе «Мотив»

........................................................................................................................................................... 765 Контроль выполнения поставленных в системе задач

........................................................................................................................................................... 776 Рекомендации по настройке рабочих станций для корректной работы всистеме «Мотив»

Оглавление 3

8 Распорядительная и регламентирующая документация длявнедрения системы «Мотив» 78

........................................................................................................................................................... 781 Общие положения

........................................................................................................................................................... 782 Распорядительные документы

9 Техническая поддержка и контактная информация 80

10 Приложения 81

........................................................................................................................................................... 811 Приложение 1. Регламент работы в системе оперативного управлениядеятельностью компании «Мотив»

....................................................................................................................................... 811 Права, обязанности и ответственность пользователей системы «Мотив»

....................................................................................................................................... 852 Правила использования электронного документооборота системы «Мотив»

........................................................................................................................................................... 872 Приложение 2

........................................................................................................................................................... 883 Приложение 3

........................................................................................................................................................... 894 Приложение 4

........................................................................................................................................................... 905 Приложение 5

........................................................................................................................................................... 926 Приложение 6

4

1 Введение

Вы приобрели систему оперативного управления компанией «Мотив». Для того чтобысистема заработала в вашей компании, прежде всего необходимо настроить её правильно ивыбрать оптимальный вариант внедрения. Конечно, лучше всего это могут выполнитьспециалисты нашей компании, имеющие большой опыт внедрения в различных отрасляхдеятельности. Но если компания приняла решение провести этот процесс самостоятельно,то мы надеемся, что это руководство сделает эту работу приятной и эффективной.

Правильно настроенная система позволит организовать деятельность всей цепочкикорпоративного управления – от топ-менеджера до рядового сотрудника, сделает её болеепрозрачной, а также обеспечит эффективный контроль над исполнением поручений,ведение статистики выполненных и просроченных задач, повторное использованиенакопленного опыта предприятия. И помимо всего прочего даст возможность получатьаналитическую информацию, которая может быть использована для принятия многихважных управленческих решений.

Если система настроена оптимально и схема внедрения выбрана правильно, с учётомспецифики вашей компании, то за счёт прозрачности всех происходящих процессов,доступности информации управление компанией станет более эффективным.

Итого, в результате правильного внедрения системы организация должна добиться:

- достоверности информации, используемой для принятия решений;

- эффективности и оперативности принятия управленческих решений;

- прозрачности и управляемости бизнес-процессов;

- снижения трудоёмкости и повышения эффективности бизнес-процессов;

- снижения риска потерь документов;

- снижения расходов, трудовых затрат и времени на делопроизводство.

На что необходимо обратить внимание, начиная настройку системы в компании 5

2 На что необходимо обратить внимание, начинаянастройку системы в компании

При внедрении любой автоматизированной системы приходится решать не толькоспецифические проблемы, обусловленные появлением любого нового продукта, но и другие,характерные для процессов реорганизации деятельности компании. Нужно отметить, чтоодин только переход на электронный документооборот можно с полным правом назватьзначительным изменением организационного и административного устройства любойорганизации.

Чтобы избежать ошибок внедрения системы, а впоследствии и возможного разочарования,необходимо знать причины, порождающие их. Отметим основные.

Информированность. Руководство компании не всегда до конца осознаёт, что дастсистема, как её правильно использовать, чтобы получить необходимый эффект. Дефицитинформации приводит к отсутствию ожидаемого эффекта от приобретённой и настроеннойсистемы.

Чтобы преодолеть это, необходимо как можно полнее донести информацию доруководства компании: провести экспресс-обучение высшего состава компании,предоставить краткие инструкции по работе с основными объектами системы. Нагляднопоказать, какую информацию можно получить, правильно настроив интерфейс системыи используя имеющиеся в ней отчёты.

Организационные проблемы. На большинстве предприятий принята и утвержденаопределённая организационная структура (причём не всегда оптимальная), формируютсясвои, характерные только для неё, стили работы, взаимодействие между подразделениями иотдельными пользователями, методы управления и контроля.

Оптимально настроенная система контроля исполнения и электронного документооборотаявляется своего рода лакмусовой бумажкой, и многие недостатки в функционально-структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процессавнедрения. Возникает дилемма: что лучше и легче – настроить систему по образу и подобиюреального положения дел или проводить реорганизацию с целью достижения максимальнойэффективности работы компании?

Надо понимать, что настройки системы совсем не обязательно должны повторятьпринятую в компании структуру. В первую очередь, структура строится таким образом,чтобы обеспечить удобное взаимодействие подразделений, работу в проектах ипрозрачность происходящих процессов. Но если по результатам работы в системе вывидите, что структура вашей компании не оптимальна и мешает успешной работе, то,существует необходимость её пересмотреть.

Психологические моменты. Каким образом иногда представляется работа в системе«Мотив» некоторым сотрудникам компании? Если нет достаточно информации, руководствупредприятия система представляется как панацея от всех неурядиц, возникающих ототсутствия контроля над загруженностью сотрудников или из-за небрежного отношения кдокументам. И когда по мере более детального знакомства с системой руководство компании

6

понимает, что для того чтобы иметь информацию, в системе нужно работать, это становитсянекоторым психологическим барьером, особенно для руководителей старой закалки.

У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением системы появился ещёодин начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно – ведь теперьсовершенно точно можно увидеть – кто, что, когда и сколько делает.

Психологические проблемы легко преодолимы в том случае, если вы правильнопостроите процесс внедрения. На первом этапе желательно ввести в систему наиболеемобильные в плане обучаемости подразделения и руководителей компании, ключевыхспециалистов, результат работы которых определяет успешность деятельностикомпании. Психологический барьер будет легко преодолён, поскольку системадействительно проста и удобна в использовании. И корректные настройки интерфейсапозволяют без особых усилий получить необходимую информацию.

Проблема кадров. Успех внедрения системы подразумевает, что все основные участникибизнес-процессов на предприятии должны иметь навыки работы на компьютере на уровнеобычного пользователя. Так и происходит в молодых, созданных относительно недавноорганизациях и фирмах. Но что делать, если основной состав руководства предприятияполучил образование много лет назад? И, несмотря на то, что система «Мотив» проста иудобна в работе, этот фактор надо учитывать при внедрении системы в компании.

Справиться с ним несложно, если вы решите перечисленные выше проблемы.Преодоление психологического барьера, проведение точечного обучения, правильнаянастройка системы позволяют эффективно использовать систему на любом рабочемместе и в любом возрасте. Наш опыт неоднократно доказал это.

Неправильное планирование внедрения системы. Часто руководство компании,рассчитывая на получение немедленного результата от внедрения системы, совершаетошибку, вводя в неё на первоначальном этапе максимальное количество пользователей изапуская документооборот в полном объёме. В этом случае внедрение системы можетпроизвести обратный эффект – вызвать отторжение у сотрудников и недоверие к еёэффективности у руководящего состава компании.

Выше было сказано, что правильный выбор пользователей системы на первоначальномэтапе работы и разумное разбиение на этапы всего процесса внедрения дадут желаемыйрезультат и не приведут к разочарованию. В следующих разделах руководства будутданы рекомендации по настройке и внедрению системы, которые были выработаны наоснове анализа наших специалистов в компаниях и предприятиях различной численностии направлений деятельности.

Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системы 7

3 Определение стратегии внедрения. Выбор вариантаиспользования системы

В зависимости от решаемых задач система «Мотив» может иметь несколько вариантовнастройки. Поэтому ещё на подготовительном этапе нужно определиться, в каком объёме выхотите использовать возможности системы на первоначальном этапе внедрения и далее.

Необходимо также понять, какие типы документов будут в первую очередь участвовать внастройке электронного документооборота.

Ключевым для успеха всего проекта внедрения системы является осуществление комплексаорганизационно-технических мероприятий. На этапе определения стратегии происходитформирование и утверждение плана таких мероприятий – в том числе подготовкараспорядительной документации, включающей:

- приказ о формировании рабочей группы внедрения;

- планы-графики внедрения;

- программу и план-график обучения сотрудников с назначением ответственныхисполнителей от каждого структурного подразделения;

- по возможности – план создания постоянно действующего учебного класса дляобучения пользователей (состав учебных мест, оснащение учебного классапрограммными и техническими средствами, методическими указаниями,необходимыми руководствами пользователя);

- приказ о внедрении на предприятии системы «Мотив» и пр.

В таблицах 1 и 2 представлен приблизительный расчёт времени на настройку системы взависимости от численности компании, который был сформирован исходя из нашего опыта.Внимание! Данные усреднены и даны с учётом времени на сбор и анализ информации.

Таблица 1

Приблизительный расчёт времени, затрачиваемого на настройку системы (Общиенастройки)

Количест-вопользова-тельскихлицензий(шт.)

Общие настройки Тестиро-ваниевыпол-ненныхнастро-ек

Обуче-ниепользо-вателей

Вводструк-туры

Вводпользо-вате-лей

Назначе-ниеполномо-чий,созданиепсевдони-мов

Созда-ниетипов ишабло-новзадач

Созданиесправоч-ников

Настрой-кабиблио-теки(структу-ра,права)

до 50 0,5 0,5 0,2 1 1 0,8 0,5 2 часа на1

8

пользо-вателя

50-100 1 1 0,5 1 1 1 1 2 часа на1пользо-вателя



до 1000 1 2 1 3 2 1 2 2 часа на1пользо-вателя

Таблица 2

Приблизительный расчёт времени, затрачиваемого на настройку системы(Настройка ЭДО)

Количествопользова-тельскихлицензий(шт.)

Настройка ЭДО Тестированиевыполненныхнастроек

Обучениепользова-телейКарточки

документовМаршрутныесхемы

Создание групппользователей,назначениеправ на объекты

до 50 2 2 0,5 0,5 2 часа на 1пользовате-ля

50-100 2 2 0,5 1 2 часа на 1пользовате-ля

Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системы 9

100-200 2 2 1 1 2 часа на 1пользовате-ля

200-500 2 3 1 1 2 часа на 1пользовате-ля

до 1000 3 3 2 2 2 часа на 1пользовате-ля

В таблице 3 предлагаются варианты стратегии внедрения системы в компании после еёнастройки. Они не являются догмой, и компания может предложить свой вариант, которыйбудет сочетать в себе какие-то особенности этапов, приведённых в таблице.

Таблица 3

Варианты внедрения системы

Вариантвнедрениясистемы

Этапы Продолжительность(мес.)

1-й, самыйпростойвариант

1. Работа с модулем контроля исполнительскойдисциплины отрабатывается на нескольких наиболееактивных подразделениях, включая руководствокомпании и канцелярию

1

2. Постепенное подключение оставшихся подразделений1

3. Работа в модуле электронного документооборота свходящей и исходящей корреспонденцией

1

4. Ввод в систему остальных типов документов, созданиетипов задач, работа в проектах

1

Завершениевнедрения,промышленнаяэксплуатациясистемы

2-й вариант 1. Работа в системе отрабатывается на несколькихнаиболее активных подразделениях, включаяруководство компании и канцелярию.

2. Работа в модуле электронного документооборота свходящей и исходящей корреспонденцией

1

10

Вариантвнедрениясистемы

Этапы Продолжительность(мес.)

3. Постепенное подключение оставшихсяподразделений. Настройка в системе остальных типовдокументов, типов задач, работа в проектах

1


3-й вариант –самыйнапряжённый

1. В систему вводятся сотрудники компании и филиаловв рамках приобретённых лицензий. Документооборотнастраивается на все типы документов. Пользователиработают со всеми типами документов, типами задач, впроектах компании

1


Описание структуры компании 11

4 Описание структуры компании

4.1 Структура компании

Создание информационной базы системы «Мотив» начинается с формированияиерархической структуры компании. Для того чтобы структура была построена оптимально исистема «Мотив» в управлении компанией работала эффективно, необходимо в первуюочередь определить, к какому типу организационно-функциональной структуры можноотнести вашу компанию.

Выделяют следующие типы организационных структур:

- Линейная

- Функциональная (дивизиональная)

- Линейно-функциональная

- Матричная

Дадим краткую характеристику каждой из перечисленных выше структур управления.

Линейная структура управления (ЛСУ) - простейшая структура, ориентированная на малыепредприятия, занимающиеся одним видом бизнеса. При ЛСУ информация передаётся отмест её возникновения руководителю соответствующего подразделения. Данная схемастроится на принципе единоначалия, так как подразделения непосредственно подчиняютсяодному руководителю и связаны с вышестоящей системой только через него.

В основе функциональной структуры управления (ФСУ) лежит принцип полноправногораспорядительства, т.е. каждый функциональный руководитель собирает соответствующуюего функциям информацию и имеет право давать указания по вопросам, входящим в егокомпетенцию.

ФСУ наиболее приемлема для крупных компаний с диверсифицированной деятельностью,однако имеет и ряд недостатков.

Наиболее универсальной формой организации процедуры управления компанией являетсялинейно-функциональная структура управления. Данная форма обеспечивает качественноновое разделение труда в процессе управления компанией, при котором линейныеруководители сохраняют за собой право отдавать распоряжения и принимать решения припомощи функциональных руководителей.

Такая структура управления сохраняет принцип единоначалия. Это объясняется тем, чтолинейный руководитель устанавливает очерёдность в решении комплекса задач, определяятем самым главную первоочередную задачу.

Последний из вышеперечисленных типов организационных структур - матричнаяструктура управления (МСУ). Основополагающим принципом здесь становится несовершенствование работы отдельных подразделений с точки зрения иерархии подчинения,а улучшение их взаимодействия в процессе управления. Для управления компанией приматричной структуре управления параллельно создаются специальные органы (проектныегруппы) для решения конкретных производственных задач.

12

Итак, подводя итог, охарактеризуем вкратце каждый из типов управления организацией.

Линейная структура управления не совсем подходит для крупных предприятий, посколькуявляется слишком простой для организации сложных экономических и производственно-технологических процессов производства и торговли.

При функциональной структуре управления нарушается принцип единоначалия.Функциональная специализация работ разрушает управленческий процесс, единый по своейприроде. Процедура управления при функциональной структуре управления способствуетразвитию психологической обособленности отдельных руководителей и созданию проблемкорпоративного управления.

Линейно-функциональная структура, на наш взгляд, весьма эффективна для среднихпредприятий, занимающихся диверсифицированной деятельностью, поскольку позволяетвыстроить финансовую структуру и производственную деятельность на базе подразделений,обеспечивающих управление в соответствии с их функциональными обязанностями.

Матричная структура построена по принципу двойного подчинения исполнителей: с однойстороны - непосредственному руководителю функциональной службы, с другой -руководителю проекта или целевой программы. При такой организации руководительпроекта взаимодействует с двумя группами подчинённых: с постоянными членами проектнойгруппы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются емувременно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинениенепосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Для решения вопросов,которые имеют чётко выраженное начало и окончание, формируют проекты, для постояннойдеятельности - целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могутсосуществовать.

Определив организационно-функциональную структуру своей компании, необходимо ввестииерархическое дерево подразделений в систему «Мотив» (рис. 1).

Первый вариант построения структуры компании

На рисунке 1 представлена структура компании, построенная согласно штатномурасписанию. При таком построении все подразделения компании находятся внепосредственном подчинении у генерального директора и его первого заместителя.Каждый заместитель генерального директора имеет в подчинении свои подразделения. Всезаместители, пользователи Аппарата при руководстве и Юридического отдела имеют друг надруга полномочия «Только свои задачи». Такое построение структуры удобно, когда вкомпании существует строгая иерархия подчинения – подразделения могутвзаимодействовать между собой только через вышестоящего руководителя.


Генеральный директор

2 Зам. ГД 3 Зам. ГД Юрисконсульт1 Зам. ГД

Управление 1

Подразделение 1










Рис. 1. Первый вариант построения структуры компании

Достоинства:

1. Строгая иерархия подчинения.

2. Прямое взаимодействие между заместителями директоров, юристами и аппаратом прируководстве.

Недостатки:

1. Отсутствие возможности взаимодействия для работы в совместных проектах сотрудниковподразделений без назначения дополнительных полномочий.

2. Юридический отдел может взаимодействовать с сотрудниками компании только череззаместителей генерального директора.

Второй вариант построения структуры компании

В варианте, представленном на рисунке 2, все заместители генерального директора, юристыи сотрудники аппарата при руководстве находятся в одном подразделении. В их подчинениинаходятся все подразделения третьего уровня, с вложенными в них подразделениями.

14

Генеральный директор компании

Заместители ГД, юрисконсульт









Управление 3 Подразделение 7 Подразделение 8

Рис. 2. Второй вариант построения структуры компании


1. Подразделения третьего уровня имеют возможность взаимодействовать между собой безпривлечения вышестоящих руководителей.

2. Руководители второго уровня могут поставить задачи и подключить к работе всовместных проектах любого сотрудника компании.

3. Юридический отдел может взаимодействовать со всеми сотрудниками компании.


Исчезает иерархия подчинения, возникает трудность контроля над загрузкой подчинённых.

Третий вариант построения структуры компании

В варианте, представленном на рисунке 3, все заместители генерального директора, юристыи сотрудники аппарата при руководстве находятся в одном подразделении. В их подчинениинаходятся все подразделения, которые расположены линейно.


Генеральный директор

Заместители ГД, юрисконсульт












Рис. 3. Третий вариант построения структуры компании

16


1. Все подразделения компании имеют возможность взаимодействовать между собой безпривлечения вышестоящих руководителей.

2. Руководители второго уровня могут поставить задачи и подключать к работе всовместных проектах любого сотрудника компании.

3. Юридический отдел может взаимодействовать со всеми сотрудниками компании.


Нет иерархии подчинения, возникает трудность контроля над загрузкой подчинённых.

Описание подразделения в системе

Правила создания подразделений подробно описаны в пункте меню Добавлениеподразделений в «Руководстве администратора системы», поэтому не будем на нихостанавливаться. Но обратим внимание на некоторые нюансы описания подразделения.

Если в вашей компании при регистрации какого-либо типа документа в его регистрационномномере участвует код (номер) подразделения, то это необходимо учесть при вводеподразделений. Код подразделения вы в дальнейшем учтёте в построении шаблонарегистрационного номера. В любом случае, если такие коды в вашей компании существуют,внесите их в описания подразделений – проще это сделать сразу, чем редактироватькаждое подразделение потом.

При вводе подразделения можно также предусмотреть нумерацию задач с индивидуальнымсчётчиком. Система при создании задач создаёт для каждой из них id-номер, зная который вдальнейшем очень удобно работать, общаясь с коллегами и осуществляя поиск задачи.Система позволяет независимо нумеровать задачи в каждом подразделении компании.Кроме того, в шаблоне номера могут присутствовать и другие операнды (рис. 4), сописанием которых вы можете также ознакомиться в пункте меню Создание шаблона дляформирования номера задачи в «Руководстве администратора системы».

Рис. 4. Создание подразделения


На рисунке 4 шаблон номера задачи составлен следующим образом:

{counter}/{department}/{id}, где

counter – счётчик задач для выбранного подразделения;

department – условный код подразделения;

id – номер задачи, присвоенный ей системой.

Задача после создания будет привязана к подразделению Ответственного руководителя.

Любое подразделение можно переместить в структуре, изменив его уровень вложенности.Поэтому не бойтесь начинать строить структуру, опираясь на ту информацию, которая у васесть на настоящий момент. Изменить её не составит особого труда.

Многие компании предпочитают видеть структуру своей компании в последовательностиподразделений в соответствии с их значимостью в работе компании. Кнопки Переместитьвверх и Переместить вниз позволят сделать отображение структуры компании впривычном и логичном для руководства виде.

Если после построения структуры компании и ввода в подразделения пользователей вам непришлось давать пользователям большое количество дополнительных полномочий, можетесчитать, что построенная вами структура оптимальна.

4.2 Создание пользователей

На следующем этапе определяется список пользователей системы. Для каждого сотрудникаопределяется его статус в системе, исходя из его реальных полномочий и служебныхобязанностей в организации. Кроме того, между пользователями могут быть установленыдополнительные связи, если в этом есть необходимость. В подразделениях, введённых напервом этапе, отрабатываются основные функции работы пользователей в системе, а такжерегламент работы компании в системе «Мотив».

Сразу постарайтесь распределить приобретённые лицензии между подразделениями, исходяиз основных целей деятельности компании. Необходимо отметить, что меньше всего участияв работе посредством системы принимают такие подразделения, как бухгалтерия и отделкадров. Их можно охватить минимально, учитывая, что руководители этих подразделенийучаствуют в согласовании и исполнении договоров, приказов, входящей корреспонденции.

Наиболее активные участники работы в системе – руководители, секретари и помощникируководителей, менеджеры, маркетологи, производственные подразделения, юристы,канцелярия, договорные отделы, IT-подразделения, административно-хозяйственныеотделы. Если речь идёт о строительных организациях, то это прорабы на объектах, которыечасто работают посредством карманных компьютеров в специальном интерфейсе,представляемом нашей компанией.

Настройка адресной книги

Перед добавлением пользователей в систему администратору необходимо ознакомиться снастройками адресной книги (раздел Администрирование – пункт меню Настройка адресной

18

книги) для того чтобы определить, устраивает ли компанию предложенная в дистрибутивенастройка. Если вы хотите сформировать закладки адресной книги по-другому – удалитьнекоторые поля или добавить новые – это нужно сделать до ввода пользователей.

Настройка реквизитов пользователя

Реквизиты для всех вводимых пользователей находятся в разделе Администрирование –пункте меню Реквизиты пользователей, который предназначен для установкииндивидуальных настроек пользователей. Эти настройки будут применены по умолчанию присоздании новых пользователей. Сделать это надо до создания пользователей, так как онине распространяются на уже созданных пользователей системы!

Настройке подлежат пункты меню:

- Личные настройки – включает настройки языка отображения системы, отображениязадач, а также настройки поиска по умолчанию.

Рис. 5. Настройки реквизитов пользователя


Рекомендуемые стандартные настройки выглядят следующим образом (см. рис. 5). Особоевнимание стоит обратить на пункт Задачи по умолчанию с докладом, который даётгарантию того, что автор поставленной задачи не допустит её завершения исполнителями исможет при необходимости возвратить её на доработку. Более подробно характеристикувсех остальных пунктов вы можете посмотреть в пункте меню Личные настройки разделаНастройки пользователя в «Руководстве пользователя».

- Цветовые настройки – позволяет осуществлять настройку пользовательскихцветов.

В этом разделе настроек обратите внимание на рекомендуемую цветовую гамму индикациизадач. Она выполнена от самого горячего цвета (красного) до самого холодного (синего).Если пользователь не отключил цветовую индикацию в своих настройках, ему будет оченьудобно ориентироваться в своём интерфейсе, где будут сразу видны наиболее активныезадачи и, наоборот, «уснувшие». Если же пользователя по каким-то причинам неудовлетворяют предлагаемые нами цвета, он может создать собственную палитру,руководствуясь своими визуальными приоритетами.

Особое внимание нужно обратить на пункт Выделять цветом непрочитанные действия.Когда здесь включён флажок, у пользователя будет возможность видеть после открытиязадачи все действия, которые он ещё не читал, выделенные цветом. Это делает работу взадачах более удобной и, как следствие, более эффективной.

- Настройки отображения задач по документам – позволяет указывать типыдокументов, задачи по которым будут отображаться в списках задач пользователя.

Данный пункт меню позволяет указать те типы документов, задачи по рассмотрению иисполнению которых будут отображаться в списках задач пользователей раздела Задачи.Список типов документов включает все типы документов, регистрационные карточкикоторых созданы в системе. Эти настройки удобны тем, что учитывают психологиюпользователя, который в системе больше работает с задачами, а не с документами. И еслизадача по рассмотрению или по исполнению документа будет появляться у него только впунктах меню Документы мне на рассмотрение или Документы мне на исполнение, топользователь может не сразу её увидеть. Дублирование же таких задач ещё и в разделеЗадачи позволяет избежать такой неприятности.

Ввод пользователей

При заполнении реквизитов пользователей необходимо руководствоваться принятыми вкорпорации правилами и регламентами в создании удобного и простого интерфейса для всехкатегорий пользователей.

На вкладке Личная информация, кроме фамилии, имени и отчества можно ввести датурождения пользователя, которая в дальнейшем появится в специальном календаре.Необходимо принять решение о добавлении фотографий. Если такое решение принято, тообязательно нужно оговорить размеры изображений и их формат. Слишком большиефотографии в неэкономном формате перегружают сервер и уменьшают скорость работысистемы.

20

Вкладка Системная информация включает поля: Имя пользователя (для входа всистему), Пароль и Подтверждение пароля, Статус, Дополнительный номер иПорядок пользователя при принудительной сортировке.

Имя пользователя должно быть простым, понятным и удобным. Необходимо принятьправило, по которому будут присваиваться имена в системе. Например, это могут бытьфамилия пользователя, фамилия с инициалами, логин из адреса в корпоративнойэлектронной почте и т.п. А также каким будет начертание – латинскими буквами иликириллицей. Нужно помнить, что логин и пароль чувствительны к регистру.

Пароль при вводе пользователя даётся всем условный, например, 12345. Но обязательнонужно прописать в регламенте, что при первом входе в систему каждый пользовательдолжен заменить пароль на уникальный. Уникальный пароль известен только еговладельцу, и если он случайно его забыл, восстановить пароль не сможет никто. Ноадминистратор системы может снова назначить пользователю условный пароль для тогочтобы тот мог войти в систему и снова изменить его на уникальный. Для сохраненияконфиденциальности пользователь должен периодически менять пароль в системе. Этотакже необходимо прописать в корпоративном регламенте.

Каждому пользователю системы необходимо присвоить статус, исходя из его должности ифункциональных обязанностей. Необходимо помнить, что статус – это не должность, онлишь определяет полномочия пользователя в системе.

Существует 3 статуса пользователя системы:

«Начальник» – статус пользователя системы, который даёт пользователю полномочия«Полные права» на пользователей своего и подчинённых подразделений, а такжеполномочия «Только свои задачи» на пользователей со статусом «Начальник» и«Делопроизводитель» подразделений одного уровня.

«Делопроизводитель» – статус пользователя системы, который даёт пользователюполномочия «Только свои задачи» на пользователей своего и подчинённых подразделений,а также полномочия «Только свои задачи» на пользователей со статусом «Начальник» и«Делопроизводитель» подразделений одного уровня.

«Сотрудник» – статус пользователя системы, который по умолчанию даёт право созданиязадач только самому себе и просмотра задач, в которых он участвует.

Свои полномочия в системе относительно других пользователей каждый пользовательможет посмотреть, воспользовавшись пунктом меню Сотрудники и задачи разделаЗадачи.

В системе существуют следующие уровни полномочий пользователей относительно другдруга:

- Нет прав – (пользователь А не видит пользователя Б);

- Только свои задачи (пользователь А видит пользователя Б, и только те задачипользователя Б, автором которых является);

- Полные права (пользователь А видит пользователя Б и все его задачи);


Порядок пользователя – это числовое значение, которое может быть присвоенопользователю и затем использовано при сортировке сотрудников. По умолчанию сортировкапользователей осуществляется по фамилии. Однако в тех случаях, когда в компаниипринято располагать сотрудников подразделений по рангу их должностей, необходимокаждому присвоить соответствующий номер, а затем осуществить сортировкупользователей в подразделениях по этому значению.

Дополнительный номер необходимо присваивать в том случае, если в компании принятоиспользовать его в формировании регистрационного номера различных типов документов.Например, исходящая почта в компании регистрируется в соответствии с лицом, еёподписавшим. Каждый руководитель высшего звена имеет свой условный номер, например, генеральный директор – 101, первый заместитель генерального директора – 102и т.д. Тогда регистрационный номер исходящего письма, подписанного генеральнымдиректором, может при этом выглядеть как 101/2390, где 101 – условный номергенерального директора, а 2390 – порядковый номер письма с начала года. Таким образом,прежде чем формировать данные пользователей в системе, ознакомьтесь с инструкциями подокументообороту, принятыми в вашей компании.

Вкладки Адресная информация и Контактная информация заполняются в соответствиис принятым в компании регламентом работы в системе. Но если ваша компания планируетиспользовать при работе в системе интеграцию с электронной почтой и дублированиенекоторых событий в виде смс-сообщений, вам необходимо заполнить поля E-mail и Сотовыйтелефон, учитывая правила, оговорённые в «Руководстве администратора системы».

Во вкладку Бизнес-информация должны быть внесены наименование компании идолжность пользователя в соответствии со штатным расписанием. Самому пользователюполе Должность недоступно для редактирования.

Дополнительные полномочия

Дополнительные связи пользователей системы выстраиваются при помощи аппаратаназначения дополнительных полномочий и создания псевдонимов. Необходимостьназначения таких прав возникает для решения в системе многообразия и неоднородностивнутрифирменных связей и работы в совместных проектах.

Перед настройкой системы необходимо собрать информацию во всех подразделенияхкомпании о взаимодействии между сотрудниками и подразделениями, которые не могут бытьучтены при построении структуры компании. Также есть группа должностей, которые всоответствии со своими функциональными обязанностями работают со всеми сотрудникамикомпании, но по своему нахождению в структуре имеют ограниченный круг полномочий. Это,например, юристы, работники канцелярии, отдела кадров, АХО и др. Рекомендуется такимкатегориям пользователей на этапе настройки системы дать дополнительные полномочияуровня «Только свои задачи» на всех пользователей системы в компании.

Перед тем как давать пользователям дополнительные полномочия, рекомендуется получитьотчёт в разделе Отчёты – пункте меню Полномочия пользователя, где вы можетеознакомиться с полномочиями, которые пользователь уже имеет по умолчанию всоответствии со своим статусом и местонахождением в структуре компании (системныеполномочия). Информация, которую вы получите, даст возможность сократить время нанастройку полномочий и сделает вашу работу более эффективной.

22

Назначение дополнительных полномочий, необходимых пользователю для работы,осуществляется в пункте меню Назначение полномочий.

Создание псевдонимов

Для расширения возможностей работы пользователей в системе существует аппаратсоздания пользователям псевдонимов, что позволяет одному и тому же пользователюприсутствовать одновременно в нескольких подразделениях. Каждый пользователь можетбыть добавлен под псевдонимом в любое подразделение компании на любом уровнеиерархии. Но необходимо помнить, что создание псевдонима не добавляет полномочий еговладельцу, а лишь расширяет возможности для работы с этим пользователем.

Одна из целей создания псевдонима – дать доступ к задачам этого пользователя вограниченном диапазоне. В работе компании бывают ситуации, когда возникаетнеобходимость контроля работы некоторых пользователей другими, но в пределах задачопределённых, строго обозначенных подразделений. То есть контролирующему лицу должнабыть доступна только некоторая часть задач контролируемого пользователя. Аппаратназначения дополнительных полномочий эту задачу не решает. Для этого создаётсяпсевдоним контролируемого пользователя в том подразделении, в рамках которого следуетконтролировать его деятельность. После создания псевдонима контролирующему лицуназначаются на него полномочия в конкретном подразделении. Соответственно, контролёрубудут доступны только задачи псевдонима пользователя. При этом в подразделении ссозданным псевдонимом для пользователей со статусом «Начальник» возникаетдополнительная функциональная возможность. Они могут ставить задачи псевдонимупользователя, не имея при этом доступа ко всем поставленным ему в системе задачам.

Псевдоним пользователя отображается в списке пользователей того подразделения, вкотором он создан, и представляет собой имя пользователя с указанием названия своегоподразделения.

Операцию назначения дополнительных полномочий пользователям системы и созданиепсевдонимов необходимо учитывать во время настройки системы и дальнейшей работы вней. Необходимо помнить, что полномочия можно отменять, псевдонимы удалять илипереводить в другие подразделения. Подробнее об этом см. в «Руководстве администраторасистемы».

Организация электронного документооборота в системе «Мотив» 23

5 Организация электронного документооборота всистеме «Мотив»

5.1 Проблемы организации документооборота в компании

Основная проблема в работе канцелярии (управления делами) возникает из-за обязанностиконтролировать только ответственных исполнителей в работе над документом, а не полнуюцепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне системорганизации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. Исоздание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно безиспользования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.

Основным результатом работы канцелярии являются отчёты, которые она предоставляетруководству о потоке документов на предприятии. Отчёты условно можно разделить на двебольшие группы.

- Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение –получить объективную картину информации для оперативного управления.

- Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота напредприятии. Типичные периоды вывода отчётов данной группы - месяц, квартал,полугодие, год.

Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не должно существоватьлокальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архивдокументов, является потенциальным претендентом на неисполнение. И именно канцелярияотвечает за прохождение согласования и исполнения документов. Документы, не учтённые вканцелярии, теряются чаще всего.

В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов.Даже если приём документов построен по распределённой схеме, то это сделано только дляповышения скорости обработки документов. Все такие подразделения обязаны предоставитьинформацию в канцелярию. Можно считать, что такие удалённые пункты регистрациидокументов являются подразделениями канцелярии.

Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на нейдокументооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделенийпредприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия, которыйслужит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.

5.2 Канцелярия и документооборот уровня отдела

Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Более того, онтолько начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит черезподразделения организации. На уровне подразделений система автоматизациидокументооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела

24

в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровняотдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободноходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделенияне регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться ирегистрироваться на уровне отдела. Требование к системе автоматизации документооборотауровня отдела – простота использования и её органичное слияние со средствами разработкидокументов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т.д.

Работа по автоматизации документооборота начинается с обследования объекта – нельзяавтоматизировать то, о чём нет чёткого представления. Если рассмотреть деятельностьлюбой организации, то станет очевидно, что документооборот в ней так или иначе ужеформализован. В том смысле, что каждый участник этого процесса имеет достаточноконкретные должностные инструкции, что с какой бумагой делать.

Необходимо помнить, что если автоматизировать документооборот, то это следует делать вполном объёме с охватом всех вовлечённых в него лиц, но поэтапно. Нельзяавтоматизировать лишь часть рабочих мест – при этом пропадает весь эффект отиспользования «безбумажных» технологий. С другой стороны, чем выше уровеньуправления в иерархии, тем меньше документов на этот уровень поступает. Поэтому вполнедопустимо предположить, что, начиная с какого-то уровня электронные документы, простоисчезают из обращения.

Кроме того, нельзя забывать, что входящие и исходящие документы ещё долго будутисполняться в печатной форме в связи с тем, что в России и многих других странахюридической силой обладают только бумажные документы. Так что полностью отказатьсяот бумажных документов и архивов пока нельзя.

5.3 Документооборот в системе «Мотив»

Электронный документооборот является одной из основных функций системы. Необходимоеусловие для работы системы документооборота – регламентирование процесса обменадокументами. Внедрение системы «Мотив» в компании невозможно без описания принциповорганизации документооборота.

Регламентация процесса обмена документами подразумевает его формальное описание.Описать процесс можно как с помощью документов в текстовом формате (например,рабочих инструкций), так и в графическом. Как правило, внедрение систем электронногодокументооборота начинается именно с создания графических описаний процессовдокументооборота на основании инструкций, принятых в компании, и информации,полученной от специалистов. Если в компании есть описание бизнес-процессов,выполненное специалистами компании или консалтинговой фирмой, то это тоже можетслужить основой для построения электронного документооборота в системе.

Как уже отмечалось выше, внедрение электронного документооборота рекомендуетсяделать поэтапно. На начальном этапе рекомендуется запустить в работу пилотный проектдля работы с входящей и исходящей корреспонденцией, который обязательно охватитканцелярию, руководство компании, а также сотрудников некоторых подразделений. На этом


этапе необходимо отработать новые регламенты работы с документами, чтобы пользователисистемы оценили их понятность и целесообразность использования. После этого навернякапридётся внести некоторые коррективы в регламенты, чтобы максимально упроститьпроцессы обмена документами и сделать их эффективными и логически понятными. Оченьважно учесть продуманность и корректность настроек именно в системе электронногодокументооборота, так как по сравнению с функционалом контроля исполнительскойдисциплины она имеет больше аспектов настроек.

В рамках базовой настройки документооборота в системе выполняется:

- определение типов документов;

- определение состава полей регистрационных карточек документов;

- формирование маршрутов согласования документов;

- построение справочников и словарей для заполнения некоторых полей карточекдокументов;

- настройка счётчиков для формирования регистрационных номеров некоторых типовдокументов;

- назначение прав пользователям для инициирования определённых типов документови контроля над жизненным циклом документа в системе;

- назначение дополнительных полномочий, которые имеют значение при работе сдокументами.

5.4 Обоснование выбора типов документов

При определении типов документов для компании, как правило, принимают во внимание двакритерия: объём документов данного типа, регистрируемых в компании, и назначениедокумента (особенности его использования). На основании данных, полученных отканцелярии, и совместного анализа этих данных должны быть определены типы документов,которые будут участвовать в электронном документообороте компании. Как правило, этодокументы, которые проходят в компании регистрацию, согласование, исполнение.

Чаще всего это:

- Входящая корреспонденция;

- Исходящая корреспонденция;

- Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, указания ит.д.);

- Договоры;

- Внутренние документы или Прочие;

26

5.5 Регистрационные карточки документов

В системе «Мотив» каждому типу документа (договор, приказ, корреспонденция и т.п.)должна соответствовать регистрационная карточка документа с набором полей,идентифицирующих этот тип документа. Система предоставляет возможность гибкойнастройки карточки каждого типа документа с учётом особенностей документооборотаконкретной компании. Состав и формат полей определяется правилами регистрации ивозможностью последующего поиска документа в системе. Каждое поле карточки документабудет иметь свой определённый формат и, кроме того, характеризоваться набором свойств,о которых мы поговорим ниже. Заполнение каждого поля может быть разделено вовремени: в момент создания документа в системе, во время согласования, при переводе наисполнение или может вообще не заполняться.

Во время формирования набора полей регистрационных карточек группа внедрения должнаруководствоваться рекомендациями участников документооборота в компании и принципомразумной достаточности в использовании полученной информации, в частности, дляорганизации поиска документа. Для того чтобы достигнуть взаимопонимания соспециалистами по делопроизводству в компании, необходимо сориентировать их на то, чтокарточки документа в системе вполне могут повторить поля журналов регистрации, которыеобязательно присутствуют в каждой компании.

Для эффективной организации электронного документооборота рекомендуется:

- использовать краткие и понятные названия полей, что позволит однозначнотрактовать смысл каждого поля карточки;

- не добавлять в карточку большое количество полей – это загромождает её изамедляет работу инициатора при её заполнении;

- использовать в работе с документами шаблоны карточек документов, а дляисполнения документов – шаблоны задач;

- применять справочники и словари для формирования часто используемых значенийполей;

- при создании новых объектов ДО не забывать назначать на них права доступа дляпользователей системы.

Создание новой регистрационной карточки осуществляется нажатием кнопки Добавить напанели инструментов в главном окне пункта меню Регистрационные карточкидокументов. При этом открывается окно создания регистрационной карточки, котороесостоит из следующих вкладок:

- Общее – предназначена для указания названия, определения доступа к карточке, атакже изменения названия статуса «Рассмотрен».

- Маршруты согласования – предназначена для привязки к карточке одного илинескольких маршрутов рассмотрения.

- Поля – предназначена для формирования списка полей регистрационной карточки.

- Обработчики – предназначена для формирования списка подключённыхобработчиков.


- Настройки почтовых уведомлений – предназначена для создания шаблоновоповещений, рассылаемых участникам задач и внешним пользователям.

При создании карточки документа в системе «Мотив» необходимо помнить, что в ней естьсистемные (создаваемые системой автоматически) поля и пользовательские поля,задаваемые при настройке. К системным полям относятся:

Автор – поле, в котором при создании документа определяется сотрудник организации, отимени которого документ будет отправлен на согласование. По умолчанию этопользователь, осуществляющий регистрацию документа. Автор может быть также выбраниз числа пользователей, имеющих полномочия на регистрирующего документ и праваИнициатора данного типа документа.

Дата регистрации – обязательное поле для ввода даты присвоения документурегистрационного номера.

Дата создания – поле для указания даты создания документа.

Файлы – поле для прикрепления файла с текстом электронного документа.

Срок исполнения – текстовое поле, в котором указывается количество дней исполнениядокумента.

Проект – поле для выбора проекта, к которому по умолчанию будут прикреплены задачи порассмотрению и исполнению документа.

Уровень доступа – поле для выбора уровня доступа пользователей к документу, задачампо его рассмотрению/исполнению и проекту по исполнению документа.

Остальные необходимые для регистрационной карточки поля каждого типа документаопределяются пользователем.

После того как поля карточки сформированы, необходимо прикрепить к карточке возможныемаршруты согласования данного типа документа (вкладка Маршруты согласования) исформировать вкладку Обработчики.

Рассмотрим все этапы и стадии формирования карточки документа на нескольких примерах.

Входящая корреспонденция

Входящая корреспонденция – один из самых простых по жизненному циклу и самыйраспространённый для автоматизации тип документа. С него рекомендуется начинатьнастройку электронного документооборота в системе. Рассмотрим подробнее формированиерегистрационной карточки документа и маршрутов его рассмотрения.

Вкладка Общее.

Название: Входящая корреспонденция.

Доступ: Общедоступная (даёт возможность доступа к редактированию карточки всемадминистраторам ДО, подробнее см. пункт меню Создание регистрационной карточки«Руководства администратора документооборота»).

Текст статуса: по умолчанию – Рассмотрен, поэтому данное поле оставляем без изменения,так как входящая корреспонденция рассматривается, а не согласовывается.

28

Вкладка Поля.

Поля, предлагаемые в примере (рис. 6), в какой-то степени являются типовыми, но есликомпания считает, что набор полей ей не подходит, она может построить в системе свойвариант. Единственное ограничение – количество полей в карточке не должно превышать50. Формируя набор полей в карточке, рекомендуется ориентироваться на журналрегистрации корреспонденции, который, как правило, есть в каждой компании. Но преждечем перенести все поля журнала в карточку, необходимо проанализировать их исопоставить с возможностями системы. Скорее всего, некоторые поля окажутся лишними.Например, такую графу журнала, как Резолюция можно в карточку не переносить, так какпосле создания (регистрации) документа в системе, в карточке документа появится вкладкаРезолюция, куда вы и внесёте её текст. То же самое можно сказать и о назначенныхсогласно резолюции исполнителях. Формат полей карточки выбирается из представленных всистеме. Подробнее о них см. пункт меню Форматы полей карточки «Руководстваадминистратора документооборота». А здесь мы рассмотрим и обоснуем выбор и описаниепараметров каждого поля.

Рис. 6. Создание регистрационной карточки документа. Вкладка Поля

Адресат – для этого поля рекомендуется формат поля Справочник. Это упорядочитупотребление наименований компаний и в дальнейшем упростит поиск необходимыхдокументов по этому полю. В данном примере мы используем системный справочникКомпании. Обратите внимание, что права на доступ к справочникам надо назначать оченьпродуманно, так как допуск к пополнению справочников большого количествапользователей приведёт к беспорядку в них, например, к появлению нескольких записей поодной и той же компании в разных вариантах. Если кроме наименования компании в этополе нужно добавить другие поля из записи справочника, это можно сделать, задав в полекарточки шаблон. Например, задав шаблон {Название}/{Контактное лицо}, вы при выборезаписи при регистрации документа получите в результате значения этих двух полей.Необходимо учесть, что по значению первого поля карточки документа система вдальнейшем формирует наименования задач по рассмотрению документа. В данном примереэто поле имеет признаки Обязательное при создании и Не редактируемое.


Входящий номер – в этом поле формируется регистрационный номер документа согласноинструкции по делопроизводству, принятой в компании. Для таких целей применяется полеформата Нумератор. В шаблоне нумератора могут быть использованы счётчик, номера полейкарточки документа, значения полей справочника, константы, дата и пр. Подробнее см.пункт меню Форматы полей карточки «Руководства администратора документооборота».В данном примере в шаблоне задан счётчик и год, а поле имеет признаки Обязательное присоздании и Редактируемое (рис. 7). Признак Редактируемое выбран по той причине, чтоиногда номер необходимо отредактировать вручную, добавив к нему какой-то признак,например, букву «К» для контрольных документов.

Рис. 7. Создание поля формата Нумератор

Дата регистрации – системное поле. Поле имеет неизменяемый признак Обязательное присоздании. Признак Редактируемое выбран, потому что это даёт возможность изменить датупри регистрации документа.

Способ доставки – поле типа Словарь, организованого в виде списка значений (рис. 8).Пользователь с правами администратора документооборота создает словари в менюИнструменты – Администрирование ДО – Редактор словарей. В данном примере этополе имеет признаки Необязательное при создании и Редактируемое.

Словарь: Способ доставки.

Рис. 8. Элементы словаря

30

Исходящий номер – формат поля Строка, и оно не является обязательным, так как естьвероятность поступления писем без регистрационного номера.

Исходящая дата – формат поля Дата, оно также не обязательное.

Связанные документы – поле формата Документ, позволяет делать ссылки на документы,зарегистрированные в системе ранее. Например, для входящей корреспонденции это можетбыть ссылка на исходящее письмо, на которое пришёл ответ из компании. Таким образом,мы можем делать перекрёстные ссылки на объекты в системе. Такое поле рекомендуетсядобавлять в каждую карточку документа, построенную в системе. Поле Необязательное иРедактируемое.

Краткое содержание – поле формата Текст, в котором можно отразить краткоесодержание полученного письма. Поле Необязательное и Редактируемое.

Постановка на контроль – формат поля Справочник. Система «Мотив» позволяетзадавать цвет записи выбранной из справочника. В данном примере поля справочника могутвыглядеть следующим образом (рис. 9):

Рис. 9. Настройки закладок справочника

А записи отображаются следующим образом (рис. 10):

Рис. 10. Просмотр записей справочника

После того как документ будет зарегистрирован в системе, это поле во всех таблицах иотчётах будет окрашено в соответствии с выбранной записью. Это придаёт таблицамдополнительную наглядность, а также возможность сортировки, группировки и поискадокументов по заданным значениям. Признаки поля – Необязательное и Редактируемое.

Срок исполнения – системное поле, в котором можно сразу задать количество дней дляисполнения документа согласно инструкциям по делопроизводству, принятым в компании.Для входящей корреспонденции, как правило, это 30 дней. При необходимости срокисполнения можно отредактировать в момент регистрации документа и его рассмотрения.Признаки поля – Обязательное и Редактируемое.


Назначение системных полей Файлы, Дата создания, Автор, Проект было описано выше.При необходимости их можно скрыть. В данном примере скрыты поля Автор и Датасоздания. Поле Автор скрыто с целью запретить пользователю, регистрирующемудокумент, сменить автора (себя) на другого пользователя системы. Дата создания скрыта,так как для данного типа документа она дублирует Дату регистрации и не имеет большогозначения для отчётов.

Уровень доступа – выбирается из раскрывающегося списка, который вызываетсянажатием кнопки в одноимённом поле. Существует два уровня доступа: «Обычный» и«Ограниченный». Если выбран уровень «Ограниченный», то зарегистрированный документ ипроект по его исполнению будет доступен только автору документа и участникам задач порассмотрению/исполнению документа. А задачи по рассмотрению/исполнению документабудут по умолчанию созданы с признаком Секретная. Проект по исполнению документа ещёдополнительно будет доступен его владельцу (пользователю, его создавшему). Такаяситуация может возникнуть, если автор и постановщик документа являются различнымипользователями, а документ переведён на исполнение при создании. Здесь это полеНеобязательное, Редактируемое и скрытое.

При создании карточки есть возможность изменить порядок следования полей в карточкедокумента. Это можно сделать при помощи стрелок «вверх» и «вниз», расположенных вверхней части окна.

Набор полей и их свойства должны быть тщательно продуманы и протестированы до началареальной регистрации документов, поскольку некоторые изменения полей и их свойств могутпривести к появлению новой версии карточки документа, а это создаёт некоторыенеудобства при дальнейшем их поиске. Подробнее об этом см. пункты меню Форматыполей карточки «Руководства администратора документооборота» и Полярегистрационной карточки документа. Их типы и способы заполнения «Руководствапользователя».

Вкладка Маршруты согласования

Для входящей корреспонденции характерны простые маршруты согласования. В основномони зависят от регламентов работы с входящей корреспонденцией, принятых в компании. Апо регламентам входящую корреспонденцию регистрируют и отправляют на рассмотрениеодному из руководителей, который пишет резолюцию. Затем согласно резолюциируководителя создаются задачи по исполнению входящего письма.

В том случае, если вы регистрируете корреспонденцию, уже зная резолюцию руководителяпо исполнению, рекомендуется использовать маршрут, состоящий из одного блока Наисполнение.

При выборе этого маршрута система сразу переведёт вас на создание задачи по исполнениюдокумента. Задача по исполнению документа имеет одну особенность по сравнению собычной задачей – в ней присутствует вкладка Документ, в которой участники задачи могутпосмотреть карточку документа и его текст. Также в этой задаче можно создать подзадачу,которая будет наследовать документ. Для этого на вкладке Настройки включитесоответствующую опцию.

32

Если по регламенту работы с входящей корреспонденцией вы должны отправить документна рассмотрение руководителю, то при регистрации этого документа вы можетевоспользоваться двумя вариантами маршрутов:

1. Постановка задачи по документу.

2. Произвольный начальник – На исполнение.

В первом случае в момент регистрации документа вам будет необходимо выбратьпользователя системы, который поставит задачу по данному документу. При использованииэтого маршрута у пользователя добавится кнопка Создать задачу по документу. Еёприменение пользователем система воспринимает как рассмотрение документа иавтоматически выходит на окно создания задачи по исполнению документа, об особенностяхкоторой говорилось выше.

Применение второго маршрута даёт возможность после регистрации документа отправитьдокумент на рассмотрение выбранному при создании документа руководителю. При этом уруководителя появится задача по рассмотрению документа и сам документ. Рассматриваядокумент, руководитель имеет возможность написать свою резолюцию и перевестидокумент на исполнение (при наличии соответствующих прав, о которых будет говоритьсяниже). Если руководитель только написал резолюцию, в которой назначил исполнителей иопределил сроки исполнения, то перевести документ на исполнение может контролёр типадокумента.

В системе есть возможность настроить маршрут, который будет задан по умолчанию. Какправило, это наиболее часто применяемый маршрут при регистрации документа.

Применение того или иного маршрута зависит от регламентов работы компании сдокументами, а также от принятого регламента работы в системе.

Вкладка Обработчики

С помощью обработчиков реализуется механизм получения информации о документах. Врезультате выполнения обработчика пользователь получает нужную ему информацию одокументах в удобном для просмотра и печати виде. Подробнее о создании иредактировании обработчиков см. раздел Обработчики «Руководства администраторасистемы». К регистрационной карточке можно подключить один или несколькообработчиков. Для этого следует перейти во вкладку Обработчики. В окне вкладкиотображаются два списка:

- «Доступные обработчики» – все обработчики с выключенным флажком Непривязывать к типу, созданные администраторами системы;

- «Подключённые обработчики» – обработчики, которые подключены к регистрационнойкарточке.

В примере, представленном ниже, к карточке документа подключены стандартныесистемные обработчики, которые дают возможность печатать отчёты по документам излюбого окна с перечнем документов. А также специальный обработчик для печати карточкидокумента, если это предусмотрено инструкциями по делопроизводству в компании. Присоздании специального обработчика в данном примере использован стандартныйобработчик exportRTF и шаблон карточки документа для печати.


Пример настройки карточки типа документа «Входящая корреспонденция» вгосударственной организации

Как видно на примере (рис. 11), в формировании регистрационного номера документаучаствует код номенклатуры дел, согласно принятой в компании. Номенклатура делвведена в систему как справочник. По правилам делопроизводства она утверждается ворганизации ежегодно. Поле карточки документа Год даёт возможность выбирать кодыдел именно из выбранного года. Справочники Номенклатура дел и Годы являютсясвязанными справочниками, о принципах построения которых вы можете прочесть впункте меню Просмотр и заполнение справочника в «Руководстве администраторасистемы».

Рис. 11. Настройка карточки документа

Система даёт возможность в дальнейшем сгруппировать список документов по коду делаво всех отчётах, получаемых в системе (рис. 12).

34

Рис. 12. Группировка списка документов по значению поля Входящий номер

Печать карточки при помощи обработчика с шаблоном

По правилам делопроизводства, во всех государственных организациях каждый входящийдокумент должен иметь свою карточку, которая хранится затем несколько лет вспециальной картотеке. Для упрощения этой работы система позволяет сформироватьпечать карточки при помощи функционала обработчиков. В системе формируетсяобработчик, который содержит шаблон карточки в формате *.rtf. Обработчик прикрепляетсяк нужной карточке документа, и после регистрации документа может быть сформирован инапечатан бумажный вариант карточки, например, в таком виде (рис. 13):

Рис. 13. Просмотр карточки документа


Исходящая корреспонденция

Исходящая корреспонденция, как и входящая, один из самых простых для автоматизациитип документа. Рассмотрим подробнее формирование регистрационной карточки документа имаршрутов его рассмотрения.

Вкладка Общее

Название: Исходящая корреспонденция.

Доступ: Общедоступная (даёт возможность доступа к редактированию карточки всемадминистраторам ДО, подробнее см. пункт меню Создание регистрационной карточки«Руководства администратора документооборота»).

Текст статуса: Согласован. Предполагается, что перед отправкой документ должен пройтисогласование по определённому маршруту.

Вкладка Поля

Системные поля ничем не отличаются от тех, которые были описаны выше.

Набор пользовательских полей может выглядеть представленным на рисунке 14 образом.Однако каждая организация может внести свои коррективы согласно принятым в нейинструкциям.


Адресат (наименование компании) – поле формата Справочник. Это упорядочитупотребление наименований компаний и в дальнейшем упростит поиск необходимыхдокументов по этому полю. В этой карточке используем системный справочник Компании. Незабывайте, что по значению первого поля карточки документа система в дальнейшемформирует наименования задач по рассмотрению документа. В данном примере это полеимеет признаки Обязательное при создании и Не редактируемое.

36

Адресат (ФИО) – поле формата Строка. Даёт возможность внести в карточку фамилиютого, кому направлено письмо. Брать это поле из справочника не совсем удобно, так как водной и той же организации может быть несколько респондентов, которым вы можетенаправить письмо. Проще и удобнее вписывать значение поля вручную. ПолеНеобязательное и Редактируемое.

Приёмная для регистрации письма – поле формата Подразделение. Код подразделенияучаствует в формировании исходящего регистрационного номера письма. ПолеОбязательное при создании и Не редактируемое.

Исходящий номер регистрации – в этом поле формируется регистрационный номердокумента согласно инструкции по делопроизводству, принятой в компании. Для таких целейприменяется поле формата Нумератор (рис. 15). В данном примере в шаблоне присутствуеткод приёмной, в которой оно будет зарегистрировано, и счётчик. Поле Редактируемое иАвтовычисляемое. Признак Автовычисляемое выбран по той причине, что после созданияписьма в системе оно может пройти этап согласования. По правилам делопроизводства,пока письмо не согласовано и не подписано, оно не может быть зарегистрировано.Сотрудник канцелярии или секретарь контролирует процесс согласования и подписания и поих завершении формирует регистрационный номер.



Ответственный за исполнение – поле формата Сотрудник. Оно даёт возможностьувидеть в отчётах ответственных за исполнение писем. Значение этого поля часто несовпадает со значением поля Автор. Поле Обязательное при создании и Редактируемое.


Краткое содержание – поле формата Текст, в котором можно отразить краткоесодержание полученного письма. Поле Необязательное и Редактируемое.

Связанные документы – поле формата Документ; позволяет делать ссылки назарегистрированные ранее документы в системе. Например, для исходящих это может бытьссылка на входящее письмо. Таким образом, мы можем делать перекрёстные ссылки наобъекты в системе. Такое поле рекомендуется добавлять в каждую карточку документа,построенную в системе. Поле Необязательное и Редактируемое.

Срок исполнения – системное поле, в котором можно сразу задать количество дней дляисполнения документа согласно инструкциям по делопроизводству, принятым в компании.При необходимости срок исполнения можно отредактировать в момент регистрациидокумента и его рассмотрения. Поле Обязательное и Редактируемое.

Назначение остальных системных полей Файлы, Дата создания, Автор, Проект былоописано выше. При необходимости их можно скрыть. В данном примере скрыты поля Автор,Дата создания, Срок исполнения, Проект, Уровень доступа.


Для исходящей корреспонденции характерны простые маршруты согласования. Они зависятот регламентов работы с исходящей корреспонденцией, принятых в компании. Согласностандартному регламенту, исходящая корреспонденция согласовывается, регистрируется иотправляется по месту назначения. В некоторых компаниях инструкциями предусмотренконтроль над получением письма респондентом.

Самый простой маршрут при регистрации исходящего письма – В архив. Такой маршрутдолжен быть всегда предоставлен пользователю для выбора. Он применяется в том случае,если согласование текста письма прошло вне системы или в одной из задач, и оно нетребует дополнительного рассмотрения или контроля.

Если до регистрации документа и отправки его респонденту он должен быть согласован,нужно создать, например, такой маршрут: Произвольные начальники–Произвольныйпользователь–В архив. В блок Произвольные начальники пользователь, создающий письмов системе, выберет руководителей, которые должны согласовать текст письма. В блокеПроизвольный пользователь необходимо выбрать пользователя, который распечатает текстписьма, отдаст на подпись и присвоит ему регистрационный номер (секретарь приёмной илиработник канцелярии). При построении маршрутной схемы необходимо изменить поле Текстна кнопке Согласовать документ, например, на Зарегистрирован.

Существует возможность настроить маршрут, который будет задан по умолчанию. Какправило, это наиболее часто применяемый маршрут при регистрации документа.

Применение того или иного маршрута зависит от регламентов работы компании сдокументами, а также от принятого регламента работы в системе.


В данном примере к карточке документа подключены стандартные системные обработчики,которые дают возможность печатать отчёты по документам из любого окна с перечнемдокументов.

38

Пример работы с входящей и исходящей корреспонденцией в компании

Входящее письмо, пришедшее в компанию, как правило, требует исполнения. Алгоритмработы с ним чаще всего следующий:

- получение входящего письма;

- регистрация входящего письма;

- отправка письма на резолюцию;

- исполнение резолюции;

- подготовка исходящего письма;

- регистрация исходящего письма и отправка его адресату.

В системе этот процесс будет выглядеть следующим образом:

- получение входящего письма;

- сканирование;

- регистрация входящего письма в одной из приёмных или канцелярии;

- получение резолюции;

- создание задачи по исполнению согласно резолюции посредством маршрутов Наисполнение, Постановка задачи или на вкладке карточки Резолюция;

- обсуждение текста ответа в задаче по исполнению;

- создание исходящего письма из задачи по исполнению (в поле Связанныедокументы сделать ссылку на соответствующее входящее);

- согласование исходящего письма;

- подписание бумажного варианта письма, присвоение ему регистрационного номера всистеме (при необходимости подписанный и зарегистрированный вариант письмаможно отсканировать, прикрепить к карточке документа и поставить признакОкончательный вариант).

В результате реализации в системе такого алгоритма все объекты будут связаны междусобой перекрёстными ссылками, переход по которым даст возможность проследить весьпроцесс без особого труда.

В некоторых организациях принято не отправлять исходящее письмо в архив до тех пор,пока ответственный исполнитель не получит информацию о получении письмакорреспондентом. В этом случае рекомендуется ввести ответственного исполнителяпоследним блоком в маршруте согласования. После получения информации о доставкеписьма по назначению ответственный исполнитель делает пометку об этом в своей задачепо рассмотрению, при необходимости прикрепляет подтверждающий это документ инажимает кнопку, например, Получено. Если последним блоком маршрута будет В архив, тодокумент автоматически переместится в архив документов. Если такой блок отсутствует, тодокумент может быть перемещён в архив вручную.


Договор

Договор – особый вид документа, который не обязательно проходит регистрацию вканцелярии компании, а находится либо в договорном отделе, либо в отделе тендерныхпроцедур, в бухгалтерии и других подразделениях компании. Поэтому в компании частоочень трудно проконтролировать движение этого типа документа, процесс исполнения,сроки действия. Система даёт возможность упорядочить этот процесс и регулярно получатьинформацию о заключённых и заключаемых компанией договорах.

Вкладка Общее

Название: Договор.

Доступ: Общедоступная.

Текст статуса: Согласован. Предусматривается, что перед отправкой документ долженпройти согласование по определённому маршруту.

Вкладка Поля

Системные поля не отличаются от тех, которые были описаны выше.

Набор пользовательских полей может выглядеть представленным на рисунке 16 образом.Однако каждая организация может внести свои коррективы согласно принятым в нейинструкциям.


Контрагент – поле формата Справочник. В данном случае это пользовательскийсправочник. Он может иметь следующий набор полей (рис. 17):

40

Рис. 17. Настройки закладок справочника

Поле имеет признаки Обязательное при создании и Редактируемое.

Тип договора – поле формата Словарь, представляющее собой раскрывающийся список(рис. 18).

Рис. 18. Окно пункта меню Редактор словарей

Поле имеет признаки Обязательное при создании и Редактируемое.

Регистрационный номер договора – поле формата Нумератор. Шаблон имеет следующийвид (рис. 19):



Обозначение ЭН говорит о том, что инициатором договора является сама компания(аббревиатура компании). Если договор пришёл от контрагента, то поле может бытьотредактировано в соответствии с номером, присвоенным контрагентом. Именно поэтомуполе имеет признаки Редактируемое и Необязательное. Есть также возможность ввести вкарточку документа два номера – ваш (поле формата Нумератор) и номер контрагента (полеформата Строка), если двойная нумерация предусмотрена инструкциями, принятыми ввашей компании.


Автор – поле, которое будет автоматически заполнено фамилией пользователя,создающего документ в системе. В этом поле также может быть выбран пользовательсистемы, который имеет право на инициирование в системе документа типа Договор икоторый имеет на пользователя, создающего документ, полномочия «Только свои задачи».Поле имеет признаки Обязательное при создании и Редактируемое при создании.

Сумма договора (руб.) – поле формата Число. Если компания заключает договоры нетолько в рублях, рекомендуется добавить ещё поле, характеризующее денежную единицу,которое может иметь формат Справочник или Словарь. Поле Редактируемое иНеобязательное (бывают случаи, когда сумму договора нельзя оглашать публично).

Срок действия, до – поле формата Дата, в котором будет выбрана дата окончаниядействия договора. Поле имеет признаки Редактируемое, Необязательное (договор можетбыть бессрочным).

Проект – системное поле, которое позволяет прикрепить задачи по рассмотрению договорак проекту, в рамках которого он заключается. Если договор не по проекту, можно оставитьего без изменения. Поле имеет признаки Обязательное и Редактируемое при создании.

42

Связанные документы – поле формата Документ; позволяет делать ссылки назарегистрированные ранее документы в системе. Например, для исходящих это может бытьссылка на входящее письмо. Таким образом, мы можем делать перекрёстные ссылки наобъекты в системе. Такое поле рекомендуется добавлять в каждую карточку документа,построенную в системе. Поле Необязательное и Редактируемое.

Примечания – поле формата Текст. В это поле во время создания документа можно внестикомментарии, относящиеся к договору. Поле имеет признаки Необязательное иРедактируемое.

Назначение остальных системных полей Файлы, Дата создания были даны выше. Принеобходимости их можно скрыть. В данном примере скрыты поля Дата создания, Срокисполнения, Уровень доступа.


Документ типа Договор проходит маршруты согласования более сложные, чем исходящие ивходящие письма. Обычно эти маршруты описаны в соответствующих инструкциях,разработанных и утверждённых в компаниях. Каждый тип договора согласовывается посвоему индивидуальному маршруту, в котором присутствуют как блоки свободноймаршрутизации, так и блоки с конкретными фамилиями участников.

К карточке документа может быть прикреплено бесконечное множество маршрутов, которыесоответствуют различным типам договоров. Филиалы компании также имеют свои маршрутысогласования, которые также прикреплены к карточке документа. Для того чтобы невозникало путаницы в выборе нужного маршрута, пользователям назначаютраспределённые права на их использование в разделе Администрирование, пунктахменю Группы прав или Права пользователей.

Наименования маршрутов должны быть понятны пользователям, чтобы не возникалотрудностей при их выборе в момент создания документа в системе.

Рассмотрим несколько примеров маршрутов согласования договоров.

Согласование договора административно-хозяйственного отдела (рис. 20):

Рис. 20. Вкладка документа Маршрут рассмотрения. Согласование договораадминистративно-хозяйственного отдела


В представленном маршруте присутствуют несколько уровней согласования договора.Наряду с блоками, в которых уже обозначены фамилии пользователей, есть блоки, которыенеобходимо заполнить в момент создания документа. Блок Любые пользователи отделапозволяет выбрать того пользователя отдела, который закреплён регламентом длясогласования именно этого типа договора. Такой блок может быть применён и в том случае,если предполагается взаимозаменяемость сотрудников при согласовании того или иногодоговора.

Последним блоком в маршруте является блок Исполнение, который даёт возможность послесогласования договора создать задачу по его исполнению. Задача будет иметь вкладкуДокумент, в которой будут отражены поля карточки договора и его окончательная версия.Договор, в свою очередь, будет иметь ссылку на соответствующую задачу по егоисполнению.

По каждому уровню согласования система создаёт задачу по согласованию. Этоспециальный тип задачи, который имеет дополнительные кнопки для работы: Согласоватьдокумент и Вернуть документ на доработку. Пользователи, обозначенные в маршруте,являются исполнителями такой задачи. В том случае, если во время согласованиянеобходимо добавить пользователя для согласования документа, это выполняетсяпосредством редактирования поля Исполнители. Аналогично можно поступить, когданеобходимо удалить или заменить согласующего пользователя. Выполнить эту операциюимеет возможность автор документа, контролёр типа документа или пользователь,имеющий на это полномочия.

Маршрут согласования договора аренды (рис. 21):

Рис. 21. Вкладка документа Маршрут рассмотрения. Согласование договора аренды

44

В отличие от предыдущего маршрута, здесь присутствует блок Произвольный начальник, вкотором пользователь, создающий документ в системе, должен выбрать своегонепосредственного руководителя.

Обратите внимание на блок №6, где присутствуют главный бухгалтер и его заместитель,которые согласовывают документ по схеме ИЛИ. Такая схема предусматривает согласованиедоговора заместителем бухгалтера, если главный бухгалтер по какой-то причинеотсутствует. Эта возможность должна быть в регламенте согласования договоровопределённого типа.

Правила построения маршрутов согласования документов описаны в пункте меню Созданиемаршрутной схемы в «Руководстве администратора документооборота». Ниже мыостановимся на типовых маршрутах так называемой свободной маршрутизации, которые высможете построить при настройке системы в своей компании.


В данном примере к карточке документа подключены стандартные системные обработчики,которые дают возможность печатать отчёты по документам из любого окна со спискомдокументов.

Примеры настройки карточки типа документа Договор (рис. 22):

Рис. 22. Создание поля Регистрационный номер


В этом примере заслуживает внимания настройка регистрационного номера документа(отрасль Строительство). По регламенту компании регистрационный номер содержит в себекоды компании получателя средств по договору и плательщика. Причём первым обязательнодолжен идти код получателя. Коды компаний хранятся в специально созданном в системесправочнике. В карточке присутствуют поля Код получателя и Код плательщика, которыенужны для формирования регистрационного номера. Эти поля видны при созданиидокумента в системе, а также учитываются при поиске. В таблицах, в карточке документаэти поля скрыты.

Примечание – Поля регистрационных карточек необходимо определить на этапе настройкисистемы до запуска в промышленную эксплуатацию, так как редактирование некоторыхполей карточки документа в процессе эксплуатации может привести к появлениюследующей версии карточки, что усложняет поиск необходимого документа.

5.6 Описание маршрутных схем движения документов

Все документы в системе проходят согласование по определенным маршрутам. Прежде чемстроить маршрутные схемы в редакторе, необходимо проделать следующую работу:

- изучить инструкции по делопроизводству в вашей компании: регистрация входящей иисходящей корреспонденции, создание и согласование организационно-распорядительной документации, регламенты договорной работы и другие;

- провести анализ полученных материалов;

- проинтервьюировать сотрудников соответствующих подразделений, чтобыознакомиться с нюансами работы с различными типами документов;

- прорисовать маршруты на бумаге или в графическом редакторе;

- показать маршрутные схемы заинтересованным лицам и внести коррективы всоответствии с их замечаниями.

По окончании этой работы вы можете приступать к созданию маршрутных схем в редакторесистемы «Мотив».

Для построения маршрутов система предлагает набор блоков:

Обычный – выбор ФИО конкретных пользователей системы из одного подразделения.

Фиктивный уровень – применяется для связывания и разведения нескольких блоков одногоуровня согласования.

Произвольная рабочая группа – выбор инициатором пользователей для согласования,доступных ему в системе по полномочиям.

Произвольный начальник – выбор одного из пользователей системы, имеющего полномочия«Полные права» или «Только свои задачи» на пользователя, инициирующего документ всистеме.

Произвольные начальники – выбор одного или нескольких пользователей, имеющихполномочия «Полные права» или «Только свои задачи» на пользователя, инициирующегодокумент в системе.

46

Произвольный пользователь – выбор пользователя системы для согласования документа впределах полномочий инициатора документа.

На исполнение – даёт возможность перевода документа на исполнение.

В архив – автоматическая отправка документа в архив.

Постановка задачи по документу – даёт возможность выбрать пользователя, которыйможет поставить задачу по исполнению документа.

Любой пользователь системы – выбор для рассмотрения любого пользователя из любогоподразделения независимо от полномочий на них.

Любой пользователь подразделения – предполагает выбор одного или несколькихпользователей из заданного подразделения, независимо от наличия полномочий напользователей этого подразделения.

Правила построения маршрутных схем подробно описаны в пункте меню Созданиемаршрутной схемы в «Руководстве администратора документооборота». Здесь мыостановимся на некоторых моментах, на которые стоит обратить внимание во времянастройки системы.

Рассмотрим пример маршрутной схемы и принципы её настройки в системе.

Маршрутная схема согласования договора аренды в энергетической компании

Маршрут построен на основании регламента работы с договорами в компании. В нём 6уровней согласования (рис. 23). Присутствует как последовательное, так и параллельноесогласование документа. Параллельное применяется для тех подразделений,последовательность которых для согласования документа не имеет значения.Последовательное – тогда, когда есть строгая иерархия согласования документа. Вмаршруте использованы различные блоки, и выбор их продиктован тем, что он долженнести признаки некоей универсальности. Так, блок Произвольный начальник использовандля того чтобы маршрут не был привязан к конкретному подразделению-инициаторудоговора. Блок Любой пользователь подразделения даёт возможность инициатору договоравыбрать для согласования пользователей без дополнительных полномочий и именно тех,которые курируют этот тип договора. Т.е. маршрут изначально не привязан к какой-токонкретной фамилии. На третьем уровне договор может рассмотреть как главный бухгалтер,так и его заместитель. Это может распространяться не на все типы договоров. На четвёртомуровне документ рассматривают заместители генерального директора, курирующие этонаправление. На последних этапах договор согласовывают первый заместительгенерального директора и сам генеральный директор. Если документ может быть согласованодним из руководителей компании, то для этого лучше применить блок Обычный и выбратьэтих руководителей для согласования по схеме ИЛИ.


Рис. 23. Маршрутная схема документа

Каждый блок маршрутной схемы может быть описан в специальном окне (рис. 24), в котороевы можете войти, используя кнопку Редактировать.

48

Рис. 24. Редактирование блока маршрутной схемы

Поле Название – наименование уровня согласования, которое будет отражено в таблицах идаёт возможность не открывая документ посмотреть, на каком этапе он находится.

Описание – инструкция пользователю, который будет согласовывать документ. Этот текстпоявится в описании задачи по рассмотрению документа.

Тип задачи – может быть выбран тип задачи, настроенный в системе, по которому будетсоздана задача по рассмотрению на данном уровне.

Длительность рассмотрения – длительность рассмотрения документа в часах (можноизменить во время создания документа).

Посылать напоминание – можно отправить напоминание пользователю, которыйсогласовывает документ, за определённое количество часов.

Последний рассматривающий выбирает пути рассмотрения – перед разветвлениеммаршрута последний рассматривающий будет иметь возможность выбрать дальнейший путьрассмотрения документа.

После того как документ по такому маршруту будет согласован, его статус в системепоменяется на Согласован, и автор документа или контролёр типа документа имеетвозможность перевести договор на исполнение. А если договор не требует исполнения, онможет быть отправлен автором или контролёром типа документа в архив с помощьюспециальной кнопки.


Маршрутная схема согласования инвестиционного договора в энергетическойкомпании

Рис. 25. Маршрутная схема документа с блоком Фиктивный уровень

В построении этого маршрута участвует блок Фиктивный уровень (см. рис. 25). Ониспользуется для того, чтобы свести блоки одного уровня или развести. В остальном этотблок на работу маршрутной схемы никак не влияет.

После того как вы построили все маршрутные схемы, необходимые для согласованиядокументов в вашей компании, их необходимо прикрепить к карточкам документов. Незабывайте об этом!

Маршрутные схемы не будут доступны при создании документов в системе до тех пор, покавы не назначите на них права всем пользователям системы, которые будут инициироватьдокументы в системе. Об этом мы поговорим в следующем разделе.

5.7 Права пользователей системы на объекты документооборота

Для работы с электронными документами системы пользователям должны быть назначеныправа на все объекты документооборота. Остановимся на этом подробнее, посколькунеразумная раздача прав создаёт не меньше неудобств для работы системы, чем ихнехватка.

50

Права назначаются в пунктах меню Группы прав и Права пользователя в разделеАдминистрирование. Для того чтобы начать эту работу, необходимо составить списокпользователей, которым необходимо дать необходимый для их работы набор прав. Из этогосписка станет понятно, какие права можно назначить определённым группам, а какиенеобходимо давать индивидуально. Как правило, у пользователя в настройках присутствуюткак те, так и другие права.

Остановимся на каждом пункте прав на объекты документооборота подробно.

Редактирование регистрационных карточек – речь идёт о праве редактироватьизменяемые поля карточки документа в процессе его согласования.

Это право назначается тем пользователям системы, которые имеют в системе права наинициирование или контроль тех или иных типов документов. Таких пользователей всистеме, как правило, не так много. И, несмотря на это, в разделе Системабезопасности есть отчёт Карточки документов, в котором отражены все изменения,которые произошли в карточках документов за определённый промежуток времени.

Администратор документооборота – право, которое по умолчанию имеет администраторсистемы и которое даёт доступ к разделу Администрирование ДО.

Это право, кроме администратора системы, должны иметь в системе ещё один-двачеловека в компании, чтобы при необходимости внести изменения в поля карточекдокументов, добавить новые карточки, изменить или добавить маршруты согласования,словари, установить счётчики.

Если в компании существует несколько филиалов, и они работают со своими типамидокументов, которые сами и администрируют, то в каждом филиале должен быть свойадминистратор ДО. Но в этом случае все объекты ДО должны создаваться с признакомТолько для чтения или даже Личная, чтобы изменить объект мог только его владелец.

Создание резолюций по документу – возможность работать с вкладкой Резолюция длясоздания резолюции по исполнению того или иного типа документа, после чего системаавтоматически создаст задачу по исполнению документа назначенной группе пользователей.

Право даётся руководителям компании и начальникам подразделений, которые по своимслужебным обязанностям могут согласовывать документ и отправлять его наисполнение. Также это право могут получить секретари приёмных, которые получаютвозможность создать резолюцию и отправить документ на исполнение по поручениюсвоего руководителя.

Редактирование документов на исполнении – это разрешение редактироватьизменяемые поля карточки документа, который находится на исполнении.

Эта операция должна быть уникальной. И право это надо давать единицампользователей в системе. Надо понимать, что документ уже согласован, утверждён иподписан, и для того чтобы менять в нём что-либо, нужны очень веские основания.Исключение составляет изменение поля Контроль, когда документ снимается сконтроля. Необходимо помнить, что все изменения полей карточки документафиксируются в отчёте Карточки документов раздела Система безопасности. Незабывайте периодически его формировать и анализировать.


Право инициирования документов – даёт пользователю возможность создавать всистеме документ назначенного типа. При этом у этого пользователя системы в разделеДокументы появятся пункты меню Создать документ и Контроль рассмотрения моихдокументов.

Перед тем как назначать такое право в компании, необходимо провести исследование иопределить списки пользователей, которые по своим служебным обязанностям могутинициировать в системе какие-либо типы документов. Например, право наинициирование входящей и исходящей корреспонденции получают обычно сотрудникиканцелярии и секретариат. Если компания примет регламент, разрешающий создание всистеме исходящих писем расширенному кругу пользователей, то для этих целейразумнее создать группу, чем давать такое право индивидуально. Групповое правотакже необходимо дать всем пользователям системы на создание в системе документатипа Служебная записка или Внутренний документ. Аналогично создаются группы подругим типам документов, которые компания создаёт и согласовывает посредствомсистемы «Мотив».

Право контролирования документов – даёт пользователю возможность контроля надвсем жизненным циклом документа в системе. У пользователя, получившего это право, вразделе Документы будут отображаться пункты меню, связанные с отчётами подокументам на всех этапах прохождения документа в системе.

Такое право назначается тем пользователям системы, которые должны получатьдокументы в системе и формировать отчёты за различные промежутки времени.Контролёры типов документов должны отслеживать сроки согласования и исполнениядокументов и по необходимости просматривать задачи по рассмотрению. Контролёры,как и авторы, могут отредактировать списки согласующих в тех случаях, когда возникаетнеобходимость добавить пользователя в список, удалить его или заменитьотсутствующего. Обычно в список контролёров попадают работники канцелярии,секретари, руководители компании и профильных подразделений.

Право выбора связанных документов – это право имеет отношение к полям карточкидокумента формата Документ. Если у вас в карточках такие поля отсутствуют, то его можноне назначать. Но, как уже говорилось выше, мы рекомендуем обязательно вводить такоеполе в каждую карточку. В этом случае вы обеспечиваете возможность созданияперекрёстных ссылок одного документа на другой.

Такое право необходимо давать инициаторам документов, которые будут иметьвозможность выбрать ранее зарегистрированный в системе документ, по каким-либопричинам имеющий отношение к создаваемому. Например, связать между собойвходящую и исходящую корреспонденцию, присоединять корреспонденцию к договорам,находящимся в компании на исполнении, делать ссылки на отменяющие илидополняющие друг друга приказы и т.д. При этом система автоматически создаёт ссылкина ссылающийся документ. Таким образом, у вас появляется возможность связатьперекрёстными ссылками родственные объекты в системе.

52

Право на схемы рассмотрения документов – даёт возможность инициатору документаиспользовать те или иные маршрутные схемы, прикреплённые к карточке документа.

Присваивая пользователям системы право на инициирование документа, необходимопомнить, что оно будет неполноценным без права на маршрутные схемы. Причём разныеинициаторы, к примеру, типа документа Договор должны иметь права на все маршруты,прикреплённые к карточке. Разные подразделения компании создают договорыопределённых типов, которые согласовываются затем по своим уникальным маршрутам.Для того чтобы пользователю системы было удобно работать, он должен получитьправа только на те маршруты, которые имеют отношение к документам егоподразделения. При создании новых маршрутных схем давайте им понятные ифункциональные названия, а также не забывайте прикреплять их к карточке документаи давать на них права пользователям!

Права на группы прав – это право даёт пользователю возможность редактировать группыправ.

Такое право необходимо давать администраторам системы и документооборота для того,чтобы они могли редактировать рабочие группы, например, при вводе в систему новыхпользователей системы.

Право на справочники – это право относится не только к документообороту; на нём стоитостановиться, поскольку справочники очень часто используются в полях карточекдокументов.

Права на справочники назначаются, как правило, инициаторам типа документа. Нопоскольку существует несколько уровней прав на каждый из справочников, тоинициаторы обязательно должны получить право как минимум на просмотр. Остальныеправа – добавление, удаление и изменение – необходимо давать очень избирательно,если вы хотите, чтобы в справочниках был порядок. Особенно это касается больших пообъёмам справочников, как, например, справочники компаний-контрагентов. Если датьтакое право каждому инициатору, вы рискуете получить в справочнике несколько полейпо одной и той же компании, только в различных вариантах. Это приведёт к тому, чтопри получении отчётов по документам вы не увидите реальную картину по той или инойкомпании.

При назначении прав пользователям системы необходимо помнить, что пользователи, ихполучающие, должны также иметь соответствующие полномочия на участников процессасогласования и исполнения документов. Без правильного назначения полномочий уинициаторов и контролёров могут возникнуть трудности при создании документов,формировании маршрутных схем и контролем над прохождением документа в системе.

Организация бизнес-процессов компании в системе Мотив 53

6 Организация бизнес-процессов компании в системеМотив

Бизнес-процессы компании могут быть настроены в системе «Мотив» при помощифункционала типов задач и функционала документооборота. По сути, согласование иисполнение документов и есть бизнес-процесс, и мы уже рассмотрели несколько примеровего настройки.

6.1 Настройка бизнес-процессов компании на основе документооборота

Организация документооборота компании для основных типов документов была рассмотренанами в предыдущих разделах этого руководства. Но возможности этого функционала неограничены рамками только собственно делопроизводства. Формирование маршрутнойсхемы можно использовать в настройке последовательности задач, которые должны начинаться строго по порядку – следующая по завершении и результатам предыдущей.

Организацию таких процессов лучше рассмотреть на конкретных примерах.

Пример настройки процесса Заявка на Разработку/Доработку программногообеспечения (Банковская сфера)

Объекты системы для настройки

Карточка документов

Словарь объектов модификации

Маршрут процесса

Права на объекты процесса

Полномочия на пользователей

Настройка процесса

В системе формируется карточка документа типа Заявка: Разработка/Доработка ПО(рис. 26), в которой созданы поля, характеризующие заявку. Поля карточки должны бытьзаполнены с учётом того, что их можно будет идентифицировать в таблицах отчётов, онидолжны давать как можно более полную информацию о процессе.

54

Рис. 26. Поля карточки документа, характеризующие процесс

Маршрут формируется в соответствии с этапами процесса (рис. 27), например: Приём заявкина анализ – Бизнес-анализ – Системный анализ – Приём в разработку – Разработка –Тестирование – Анализ изменений в рабочую схему – Внесение изменений в рабочуюсхему – Подтверждение выполнения заявки – Архив. За каждый уровень прохождениязаявки отвечают пользователи соответствующих подразделений. Все уровни имеют своёназвание, которое отображается в таблицах всех отчётов по данному типу процесса. Этодаёт возможность не входя в задачу видеть, на каком этапе идёт работа по данной заявке,а также сгруппировать заявки по этому полю.


Рис. 27. Последовательность процесса

Организация процесса

Автор заявки заполняет поля карточки и выбирает маршрут её исполнения в зависимости оттемы доработки/разработки ПО. Заявка проходит последовательно все уровни вустановленные сроки. В отчёте будет видно, на каком из уровней находится та или инаязаявка и как соблюдаются сроки. После подтверждения выполнения заявки онаавтоматически перейдёт в архив.

Таким же образом можно организовать и другие банковские процессы, имеющиефиксированные этапы работ в соответствии с регламентами.

56

Заявки по работе по ремонту банкоматов и терминалов (Банковская сфера)

Объекты процесса

Карточка документа

Справочник по терминалам и банкоматам

Словари – вид объекта и причина вызова

Шаблоны задач с рабочими группами, которые работают в соответствии с характеромзаявленных работ


В системе формируется карточка документа типа Заявка, в которой созданы поля,характеризующие заявку:

Вид объекта – терминал или банкомат (словарь);

Адрес объекта – справочник;

Причина вызова – ремонт, смена комплектующих и пр. (словарь);

Срок исполнения – дата по регламенту;

Ссылка на договор об обслуживании – поле формата Документ;

Ответственный за исполнение заявки – поле формата Сотрудник.

Маршрут представляет собой один блок На исполнение. По каждой группе исполнителейсозданы шаблоны, на которые даны права пользователям, создающим такой тип документав системе.


В банке есть 5 операторов на приёме заявок, все они – пользователи системы «Мотив».Заявка поступает по телефону, и оператор регистрирует её в системе. После заполненияполей карточки и выбора маршрута На исполнение, система выходит на окно созданиязадачи. В открывшемся окне оператор выбирает шаблон с рабочей группой, котораявыполняет заявку в соответствии с характером работ. Когда работа выполнена,ответственный руководитель пишет в задачу результат и завершает задачу. Так как задачаимеет настройку «С докладом», в ней появляется признак «Доклад отправлен». Авторзадачи (начальник отдела по обслуживанию терминалов и банкоматов) анализируетрезультат исполнения и завершает задачу. В результате задача по исполнению уходит вархив задач, а заявка – в архив документов.

В конце любого отчётного периода можно получить отчёты как по документу типа Заявка,так и по задачам её исполнению.


6.2 Настройка бизнес-процессов компании, основанная на типах задач

Тип задачи определяет набор дополнительных полей, обработчиков, возможностьвыставления оценок и отправки уведомлений по задачам внешним пользователям.Использование типов задач позволяет расширить стандартный набор полей карточкизадачи, а также использовать информацию из справочников при заполнении карточкизадачи. В системе предусмотрен системный тип задачи Обычный, который используется поумолчанию при создании задач. Изначально данный тип не содержит дополнительныхполей. Работа с типами задач (создание, редактирование, удаление) доступнопользователям, имеющим право «Создание типов задач», и осуществляется в пункте менюТипы задач раздела Администрирование. Причём при наличии только этого правапользователю для редактирования и удаления доступны только типы задач, созданные им.Если пользователю дополнительно назначено право «Администратор системы», то ему дляпросмотра, редактирования и удаления также будут доступны системный тип задачиОбычный и типы задач, созданные другими пользователями.

Функционал типов задач широко используется для моделирования бизнес-процессовкомпании. Дополнительные поля позволяют вынести в интерфейс просмотра задачзначимую для хода решения информацию, а также автоматически перемещать задачи понастраиваемым папкам в зависимости от значения того или иного поля. Некоторые компаниииспользуют типы задач и для согласования документов, считая для себя это более удобнымспособом согласования. В этом тоже положительная сторона использования системы – онагибкая и не консервативная, позволяет сделать такие настройки, которые удобны и понятныпользователю.

Для того чтобы лучше понять работу с типами задач, ниже приведены несколько примеров.Создание типов задач, настройку полей, назначение прав можно посмотреть в «Руководствеадминистратора системы Мотив».

Пример организации работы с договорами через типы задач (Строительство)

Работу по согласованию и исполнению договоров можно организовать, как используявозможности документооборота в системе, так и возможности функционала типов задач.Такая организация бизнес-процесса имеет свои преимущества и недостатки.

Преимущества: простота настройки и работы с задачей. Возможность фильтровать задачипо состоянию документа, используя настраиваемые папки.

Недостатки: не формируется архив документов, так как документ в данном случае простофайл, прикреплённый к задаче. Нет возможности получения отчётов, относящихся кфункционалу документооборота.

Объекты для настройки

Тип задачи

Справочник Контрагенты

58

Шаблоны задачи

Смарт-папки


В типе задач добавлены поля: для каждого подразделения поле типа список: Согласовано,На согласовании, Согласовано с замечаниями, Не согласовывает, поле Контрагент(справочник), поле Номер договора, поле Сумма договора, поле Срок исполнениядоговора, поле Состояние договора типа список: На согласовании, Согласован,Согласован с замечаниями, Повторное согласование, Ожидание ответа от контрагента, Наисполнении, Завершён.

Справочник Контрагенты содержит поля, характеризующие компании, с которымизаключаются договоры.

Смарт-папки, которые настраиваются в приложении Информер, содержат условия из полейСостояние договора, Наименование проекта, которые содержат часть наименованияпроекта компании. Папки настраиваются у каждого участника рабочей группы, включённогов список согласования договоров.


Ответственный руководитель создаёт задачу по шаблону и типу задачи. Шаблон выбираетсяв зависимости от того, какие подразделения должны участвовать в согласовании данногодоговора. Поля подразделений, которые не участвуют в согласовании, устанавливаются всостояние Не согласовывает. Все участники согласования, которые являютсяответственными руководителями в задаче, рассматривают договор, пишут замечания,меняют по мере необходимости статус согласования в поле своего подразделения. Авторзадачи контролирует процесс согласования и по его окончании формирует принеобходимости лист согласования, прикрепляет окончательную версию договора, меняетстатус состояния договора. При изменении статуса задача по договору перемещается впапку в соответствии с настройками. Таким образом, участники согласования договоров,открыв любую папку, видят в ней договоры в актуальном состоянии. Когда работа подоговору завершается, автор устанавливает статус состояния договора Завершен изакрывает задачу. Задача уходит в архив.

Образование

В образовательных учреждениях «Мотив» применяется для автоматизации контроля надследующими процессами:

- ведение дипломов и других самостоятельных работ;

- координации проведения занятий по дисциплинам, ведение истории проведениязанятий, накопление рабочих материалов;

- создания библиотеки документов (регламентирующих, методических, базы образцов ибланков и пр.);


- обмен методическими материалами с ВУЗами-партнерами;

- ведение личных дел сотрудников, отслеживание сроков действия приказов о назначении на должность;

- проведение заседаний кафедр;

- других процессов.

Ведение дипломов и других самостоятельных работ

Цель – создать информационный канал руководитель-студент, который позволял бы:

- наладить контроль над самостоятельной работой студента;

- протоколировать ход работы по диплому;

- структурировать работу преподавателя;

- обеспечить возможность контроля хода работы со стороны руководства кафедры/факультета и т.д.

Объекты настройки

Тип задачи

Шаблоны задач

Справочники – Кафедры, Учебные группы, Учебные годы

Права на использование типов задач и шаблонов

Полномочия преподавателям и студентам


Создаётся тип задачи Диплом студента, в которой предусмотрены дополнительные поля:вид работы, группа, наличие ТЗ, рецензии и прочее (рис. 28).

Рис. 28. Окно просмотра типа задачи Диплом студента

60

В соответствии с типом задачи создаётся шаблон, в котором заполнена часть полей:Проект, Тип задачи, Автор – научный руководитель, Контролёры – декан, заведующийкафедрой, сотрудники деканата. В шаблоне устанавливаются контрольные точки: датаподготовки ТЗ, дата плановой готовности текста, дата предзащиты и т.п.

Общий список работ, доступен руководству факультета/кафедры. Список можно отображатьв Информере с помощью многоступенчатой группировки, например, Вид работы, Группа. Атакже настройки смарт-папок, в которые задачи переходят в зависимости от выполнения техили иных условий.

В соответствии с правами и полномочиями студент видит только свою работу, но пожеланию руководителя к задаче по диплому могут быть подключены и другие студенты,чтобы они видели ход работ друг друга.

Таким образом:

- преподаватель имеет возможность контролировать работу всех своих дипломников;

- заведующий кафедрой видит все дипломы кафедры, и состояние работ по ним;

- студент имеет доступ к своей задаче, которая является каналом связи спреподавателем;

- руководитель диплома может подключать своих студентов к работам друг друга;

- в задаче регистрируются все существенные результаты (список литературы, структураработы, тексты, схемы и пр.), ведется обсуждение текущих вопросов, принеобходимости подключаются консультанты, рецензент и прочие;

- задача является хранилищем рабочих материалов, которые доступны участникамработы с любого компьютера, имеющего доступ в сеть.

Проведение заседаний кафедр

Организация процесса подготовки и проведения заседаний кафедр и регистрации итогов.


Тип задачи

Справочник кафедр

Права и полномочия


В системе созданы справочник кафедр и тип задачи Заседание кафедры, в которомотражены формальные характеристики заседания (рис. 29):

Рис. 29. Окно просмотра типа задачи Заседание кафедры


Задачи по этому типу создаются перед каждым заседанием. В них ведётся обсуждение иутверждение повестки дня, выкладываются необходимые материалы. По завершениизаседания подводятся итоги и публикуется протокол.

6.3 Использование настраиваемых папок

Для того чтобы автоматизировать работу с задачами, объединёнными одними и теми жеусловиями, в системе есть возможность создания настраиваемых папок (смарт-папок).Смарт-папки – уникальный инструмент для управления большим количеством задач. В такиепапки задачи будут помещаться автоматически в зависимости от статуса задачи,ответственного исполнителя, приоритета и прочих условий. Новые задачи также будутпопадать в папку согласно настройкам. Это очень облегчает работу в системе, так как вбольшой степени автоматизирует работу пользователя.

Например, необходимо поместить в отдельную папку все важные задачи. Для этогосоздаётся папка, выбирается поле Приоритет, которое должно быть равно значению«Важная». После этого вы можете быть уверены, что все важные задачи попадут именно внеё.

Количество таких папок в системе неограничено При этом одни и те же задачи могутодновременно находиться в разных папках. Например, в одну папку складываются задачи пофамилии менеджера, в другую та же задача может попасть по статусу (перспективныйклиент, этап заключения договора, существующий клиент и т.д.), в третью – по признакуДоклад отправлен.

Примеры работы с настраиваемой папкой

Пример 1. В данном примере в папку попадут задачи, в которых ответственный исполнитель,менеджер Ефремов, работает в типе задачи Клиентская (рис. 30), и статус клиента перешёлв состояние Существующий (рис. 31).

Рис. 30. Окно просмотра типа задачи Клиентская задача

62

Рис. 31. Задание условий для смарт-папки

Пример 2. В примере отражены настройки папки, которая содержит разработки в версиисистемы 4U 1.2. Папка построена для типа задачи Разработка (рис. 32, 33).

Рис. 32. Окно просмотра типа задачи Разработка



Примеры 3,4. Примеры по типу задачи Предложения на доработку (рис. 34). В одной изпапок настройки отражают все предложения, поступившие от компании ООО ИНТ (рис. 35).

Рис. 34. Окно просмотра типа задачи Предложение на доработку

64


В другой папке настройки сделаны по схеме И для трёх условий – типа задачи Предложенияна доработку, статуса – предложения, находящиеся на стадии рассмотрения и критичностьпредложений – большая (рис. 36).


Как можно видеть, настроив в системе типы задач в соответствии с характеристиками вашихбизнес-процессов, задачи можно автоматически помещать и перемещать в папки поопределённым условиям. Такой способ повышает эффективность работы в системе,позволяет быстро найти необходимую задачу, контролировать сроки исполнения, выполнятьаналитику по различным параметрам, даже не читая содержания задачи.


6.4 Работа с проектами

Если в компании предусмотрено несколько направлений (видов) деятельности, этинаправления необходимо фиксировать в системе как отдельные проекты (рис. 37). Проектавтоматически создаётся в системе при создании по нему первой задачи. В дальнейшем покаждому проекту может быть создано неограниченное количество задач и подзадач.

Необходимо помнить, что проекты из системы не удаляются, а попадают в архив позавершении последней задачи проекта. Создать проект в системе может любойпользователь и чтобы избежать появления неграмотно созданных проектов или проектов содинаковыми названиями, необходимо регламентировать этот процесс в системе. Еслипользователь системы не знает, к какому проекту прикрепить задачу или не имеет прав нанужный проект, то задачу можно оставить в системном проекте под названием<Наименование подразделения>: Задачи вне проектов. В дальнейшем автор задачи илиадминистратор системы сможет перенести задачу в целевой проект. Продуманноеотношение к созданию проектов позволит вам упорядочить и структурировать всенаправления работы компании.

Система позволяет копировать типовые проекты со всем набором задач и подзадач в них.При копировании осуществляется сдвиг по времени всех объектов, в него входящихотносительно установленной даты начала проекта.

Пример проекта для его тиражирования

Применяется в проектных и строительных организациях, работающих с типовыми проектами.


Проект

Задачи и подзадачи проекта


В системе создаётся проект, в котором прописываются все задачи и подзадачи по стадиям иэтапам работы всего жизненного цикла работы по проекту. Во всех задачах и подзадачахформируются рабочие группы и описания.

66

Рис. 37. Пример типового проекта для строительной компании

После того как проект сформирован, вы можете войти в его описание и применить функциюСкопировать проект, дав ему наименование следующего проекта компании. Принеобходимости можно войти в задачи и отредактировать их наименования, рабочие группы,сроки исполнения и пр. Задачи, срок которых ещё не наступил, у всех участников задач(кроме автора) будут скрыты. Рекомендуется всем участниками создать смарт-папки попроектам (в приложении Информер), в этом случае все задачи будут грамотносгруппированы.

Ниже приведены некоторые примеры типизации проектов в зависимости от направлениядеятельности.

Энергетическая компания:

- SRM-Управление отношениями с поставщиками;

- Автоматизация распределительных сетей;

- Ввод новой ТЭЦ;

- Информационное сопровождение деятельности компании;

- Инвентаризация и т.д.;

Информационные технологии:

- Разработка программного обеспечения (ПО);

- Рекламная деятельность;


- Адаптация ПО;

- Сервисное обслуживание;

- Перспективные клиенты и др.

Продажа полиграфического оборудования:

- Продажа оборудования;

- Продажа расходных материалов;

- Сервисное обслуживание;

- Перспективные клиенты и др.

Многопрофильная компания:

- Дистрибуция;

- Выполнение комплексных проектов;

- Подготовка прайс-листов;

- Интернет-магазин.

Примечание – Если в компании предусмотрено несколько направлений по продажеоборудования, необязательно каждое направление выделять в отдельный проект. Возможносоздание типа задачи по направлению и соответствующих шаблонов, например, по типуоборудования или по менеджерам по продажам. Выделение в отдельный проектрекомендуется, если в данном направлении существуют отличные от других бизнес-процессы.

Проект считается закрытым и попадает в архив проектов, когда по нему закрыта последняязадача. В дальнейшем он может быть восстановлен из архива путём создания по немузадачи.

6.5 Библиотека

Очень удобным функционалом системы является Библиотека, которая предназначена дляхранения файлов любых форматов или ссылок на них. Функционал библиотеки позволяеторганизовать в системе файловые ресурсы с разграничением прав доступа пользователей.Ограничений на формат хранимых в библиотеке файлов не предусмотрено.

Есть возможность для сохранения файлов как из задач и документов системы, так и сжёсткого диска компьютера и внешних носителей. Причём для файла, помещённого вбиблиотеку из системы, доступна ссылка на источник – задачу или документ.

Дерево папок библиотеки может содержать как автоматически создаваемые папки, так ипапки, создаваемые пользователями. Системные папки подразделений и пользователейсоздаются автоматически при добавлении новых подразделений и пользователейсоответственно.

Необходимо помнить, что администрировать папки подразделений может толькопользователь с правами администратора библиотеки.

68

В библиотеке системы, например, может храниться следующая информация:

1. Организационные документы компании

1.1.Инструкции

1.2.Коллективный договор

1.3.Приказы

1.4.Протоколы

1.5.Регламенты

1.6.Устав компании

2. Литература и периодика

2.1.Литература (профессиональная, техническая, мировая и др.)

2.2.Периодические издания

3. Корпоративный университет

3.1.Материалы по системе «Мотив»

3.2.Корпоративная культура

3.3.Менеджмент

3.4.Финансы

3.5.Внешние ресурсы

4. Справочники, формы, заявки

4.1.Заявки на доступ в систему

4.2.Справочная информация

4.3.Шаблоны документов

5. Структурные подразделения компании – рабочая документация структурныхподразделений

И т.п.

Полномочия на папки библиотеки документов и правила работы с ними определяютсяотдельным регламентом.

Пример организации библиотеки в сфере образования

Процесс: Координация проведения учебных занятий

Цель – подготовка и редактирование демонстрационных и других рабочих материалов впределах определённого курса, адаптация материалов под потребности аудитории и своитекущие представления.



Задача по типу Обычный

Настройка папок в библиотеке

Настройка прав на папки библиотеки


В системе «Мотив» создаются задачи по проведению занятий в рамках определённого курса.В задачу по мере появления выкладываются рабочие материалы, презентации,соображения, впечатления от проведённых занятий. В результате все преподаватели,вовлечённые в данный курс, в режиме реального времени имеют доступ к материалам,применявшимся на занятиях. Также в библиотеке создаётся структура папок поразработанным материалам, к которым назначается доступ различного уровня. Библиотекапредназначена как для хранения методических материалов, так и для документовфакультетов и кафедр – учебных планов, регламентирующих документов, должностныхинструкций и пр. Средствами библиотеки системы «Мотив» все необходимые документысистематизированы и сведены в единую структуру. Права на доступ к папкам библиотекиможно настраивать в соответствии с текущими потребностями.

Фрагмент библиотеки (рис. 38):

Рис. 38. Пункт меню Библиотека

Организация процесса в системе позволяет получить следующий результат:

- помощь преподавателям при повторном проведении курса и коллегам, доступ кактуальным рабочим материалам;

- доступ ко всем материалам факультета или кафедры в библиотеке системы.

70

7 Рекомендации по внедрению системы «Мотив» вкомпании

7.1 Принципы успешного внедрения системы «Мотив»

Рекомендаций для успешного внедрения системы можно сформулировать достаточно много.И этот перечень обязательно будет рассматриваться с учётом реальной компании, в рамкахкоторой выполняется внедрение. Но, обобщив накопленный нами опыт, можно выделитьглавные из них, которые могут быть использованы в любой ситуации и помогутсориентироваться в принятии правильного решения в процессе внедрения системы.

Основными принципами успешного внедрения системы могут быть названы следующие:

- Понимание идеи системы «Мотив» руководством компании и рядовыми сотрудниками.

- Понимание того, что система «Мотив» является только инструментом для работы,дающим оперативную информацию для эффективного управления компанией.

- Рациональное формирование команды внедрения и поддержка её всеми участникамивнедрения.

- Разработка детального плана внедрения системы по подразделениям с определениемдат и ответственных исполнителей.

- Построение единой базы пользователей. Объединение всех каналов взаимодействия судалёнными пользователями.

- Создание и постоянное развитие регламента взаимоотношений пользователей всистеме «Мотив», который предусматривает правила работы в задачах,распределение обязанностей по администрированию системы между руководителямиподразделений и администратором системы, порядок создания и хранения резервныхкопий базы данных и т.д.

- Обучение пользователей системы.

Для лучшего понимания рассмотрим эти рекомендации более детально.

Понимание идеи системы «Мотив». В процессе внедрения системы все его участники,начиная от руководства компании и заканчивая рядовыми сотрудниками, должны чёткопонимать её идею:

Система «Мотив» – это система, которая позволяет руководящему составу организоватьстрогую структуру подчинённости персонала, контролировать своевременное исполнениезадач и поручений, движение и исполнение документов, создавать для решения отдельныхзадач рабочие группы с организацией дополнительных связей подчинённости.

Компания должна быть готова к тому, что внедрение системы может повлиять на многиеустоявшиеся бизнес-процессы и потребовать их пересмотра. Кроме того, использованиеновых методов работы может привести к необходимости изменить существующуюорганизационную структуру компании с целью её оптимизации.

Рекомендации по внедрению системы «Мотив» в компании 71

Понимание, что система «Мотив» является только инструментом для работы.Внедряя систему, вы должны понимать, что она является только инструментом,позволяющим автоматизировать вашу работу и сделать её более эффективной.

Успешность внедрения той или иной системы в наименьшей степени зависит от выбранногопрограммного обеспечения. Если в компании хорошо поставлены бизнес-процессы, тоавтоматизация в любом случае даст положительные результаты, независимо от того, какимисредствами она была выполнена.

Формирование команды внедрения и поддержка всеми участниками внедрения.Как правило, основные этапы внедрения системы (в частности, обследование предприятия,настройка системы) выполняются группой внедрения разработчика и командой внедрения,созданной в компании, поэтому конечный результат во многом зависит от промежуточныхрезультатов, полученных на рабочих встречах. Поэтому удачный состав команды внедренияи создание условий для работы – залог успеха проекта.

Необходимо помнить, что внедрение системы заключается не только в установкесоответствующего программного обеспечения. С ним может быть связано изменениесуществующей организационной структуры и устоявшихся бизнес-процессов компании.Наиболее важным и болезненным может оказаться изменение психологии рядовыхсотрудников, которым необходимо освоить новые принципы работы.

Для преодоления возможного сопротивления мы рекомендуем подготовить коллектив кпредстоящим изменениям. Например, для формирования положительного отношения кпроекту внедрения вами могут быть использованы следующие методы:

- разъяснение важности проекта и преимуществ нового стиля работы;

- формирование у рядовых сотрудников чувства сопричастности грядущим переменам,вовлечение их в процесс внедрения;

- активное привлечение к проекту неформальных лидеров;

- поддержка проекта руководством, сопровождение решений по вопросам внедрениясоответствующими распоряжениями;

- создание у сотрудников убеждения неизбежности работать по-новому;

- дополнительная мотивация сотрудников к освоению системы путем поощрений иблагодарностей.

Разработка детального плана внедрения с определением дат и ответственныхисполнителей. Отсутствие чётких планов может привести к затягиванию сроков внедренияи конечному «расползанию» проекта. Поэтому внедрение должно быть детальноспланировано, и по каждому этапу должны быть определены даты выполнения иответственные исполнители. Только в этом случае можно добиться управляемости процесса.

Не рекомендуется проводить внедрение системы сразу во всей компании. На первом этапедолжны быть выбраны подразделения наиболее мобильные и обучаемые, успешноевнедрение системы в которых послужит хорошей рекламой нововведению и сниметпсихологический барьер в других подразделениях. Также не рекомендуется вводить врамках документооборота все типы документов, циркулирующих в компании. Необходимоотладить регламент работы с одним типом, а затем постепенно вводить остальные.

72

Построение единой базы пользователей. Объединение всех каналоввзаимодействия с удалёнными пользователями. Эти условия являются важнымисоставляющими внедрения. Они являются частью процесса создания единогоинформационного пространства компании.

На практике построение единого информационного пространства состоит из двух основныхнаправлений:

- создание комплексной системы управления предприятием;

- развитие единой корпоративной культуры, распространяющейся на все направлениядеятельности компании – от стиля оформления документации до сценариевтелефонных переговоров.

Оба направления частично покрываются реализацией внедрения системы, но и выходят заего рамки. Например, первое из них может потребовать выполнения интеграции системы ссуществующим прикладным ПО компании. А второе направление подразумевает ещё иразработку корпоративного стиля компании.

Создание и постоянное развитие регламента взаимодействия. Регламентвзаимодействия пользователей системы, принятый после внедрения системы, должендинамично развиваться с целью его оптимизации и совершенствования. Рекомендуетсяпостепенный ввод в систему новых пользователей с учётом накопленного опыта икорректировки взаимодействия.

Обучение пользователей. На этом этапе выполняется обучение пользователей работе ссистемой. Обучение производится группой внедрения разработчика или отдельнымспециалистом после настройки системы в компании.

Как правило, применяется вариант группового обучения (группами не более 10 человек). Вовремя проведения занятия обязательно нужно оставлять дополнительное время, в течениекоторого пользователи смогут на практике опробовать полученные знания. Рекомендуетсязаранее подготовить практические задания для пользователей. Очередное занятие при этомобязательно нужно начинать с проверки активности работы пользователей в системе иответов на вопросы, появившиеся по результатам работы.

Нельзя недооценивать важность этого этапа внедрения, так как от качества проведённогообучения во многом зависит отношение пользователей к системе и активность их будущейработы в ней.

При необходимости можно использовать вариант персонального обучения. Этот вариантболее предпочтителен в случае обучения руководителей компании. Кроме того, он можетбыть использован в случае, если сотрудники имеют различный уровень знаний (каждомусотруднику нужна своя детализация выкладки материала), а также в случае, еслисотрудники представляют разные структурные подразделения, использующие различныефункции системы (каждому подразделению необходимо дополнительно акцентироватьвнимание на отдельных функциях системы).


7.2 Права и обязанности администратора системы

Администратор системы наделён обширными полномочиями в системе и от качествавыполняемых им функций зависит работоспособность всей системы. Первостепенныезадачи, выполняемые администратором системы, призваны содействовать эффективномуфункционированию системы.

Администратор системы «Мотив» – пользователь, контролирующий все информационныепотоки в системе. Он вводит в обращение новые типы документов, назначает и снимаетполномочия с пользователей, решает проблемы пользователей, возникающие при работе ссистемой, отслеживает происходящие процессы и принимает меры для оперативногорешения любых проблем.

В функции администратора системы входит:

- редактирование структуры подразделений организации;

- управление пользователями системы;

- управление правами и полномочиями пользователей системы;

- создание групп прав и включение в них пользователей;

- создание пользователям псевдонимов;

- администрирование поисковой системы;

- администрирование документооборота (если нет специально назначенногоадминистратора ДО);

- управление настройками оповещений по задачам, получаемых пользователями поэлектронной почте и SMS;

- создание типов и шаблонов задач в системе;

- контроль срока использования лицензии и загрузка новых файлов лицензий;

- регистрация в системе объявлений и контроль ознакомления с ними;

- контроль над системой безопасности системы;

- загрузка логотипа и девиза компании и др.

Выполнение вышеперечисленных функций производится администратором системы спомощью разделов системы Администрирование, Администрирование ДО иСистема безопасности. Некоторые пункты меню раздела Администрированиедоступны также пользователям, имеющим статус Начальник, и другим пользователям,получившим определённые права для администрирования.

Более подробно работа администратора системы описана в документе «Руководство дляадминистратора системы».

74

7.3 Требования к администратору системы

Компания должна очень ответственно подойти к назначению сотрудника администраторомсистемы. Кроме профессиональных знаний пользователь должен обладать и определённымиморальными качествами, так как он имеет полный доступ к базе данных в системе, а взадачах и документах, созданных в системе, может находиться конфиденциальнаяинформация.

Администратор системы должен:

1. Обладать базовыми знаниями в области Web-технологий и бизнес-процессов компании.

2. Знать основные принципы документооборота в рамках работы канцелярии.

3. На этапе внедрения – участвовать на всех этапах работ по внедрению системы «Мотив»:

- в обследовании структуры подразделений на основе опросных листов и совещаний сруководителями подразделений;

- контролировать обеспечение доступа в Интернет на рабочих местах пользователей;

- формировать группы для обучения;

- присутствовать на занятиях учебных групп и участвовать в процессе обучения;

4. Пройти индивидуальный курс обучения администрирования системы.

5. Участвовать в приёме системы для эксплуатации по плану внедрения.

6. На этапе эксплуатации системы:

- поддерживать информационную базу системы в актуальном состоянии (структурапредприятия, приём, перевод, удаление пользователей, изменение статуса, изменениеполномочий, присвоение псевдонимов и т.д.);

- контролировать администрирование документооборота (редактированиерегистрационных карточек типов документов, маршрутов согласования, созданиесправочников и т.п.);

- консультировать пользователей по возникающим вопросам;

- осуществлять контакт с представителями технической поддержки компании-разработчика для получения консультаций, устранения замечаний, непредвиденныхситуаций, своевременного обновления системы;

- организовывать проведение обучения введённых в систему пользователей;

- своевременно информировать пользователей системы об обновлении версии системыи изменениях, которые произошли в этой версии;

- проводить дополнительное обучение пользователей новым возможностям системы.


7.4 Общие принципы работы в системе «Мотив»

Общие принципы работы являются основой, которой должны следовать все сотрудникикомпании, независимо от выполняемых обязанностей и занимаемых должностей. Онидолжны стать частью корпоративной культуры компании. Эти принципы позволяют повыситьдисциплинированность, инициативность и ответственность сотрудников и способствоватьстремлению к повышению квалификации и созданию здоровой конкуренции.

Правила работы должны распространяться на следующие процессы:

Создание задачи пользователю. Все поля задачи должны быть информативны,определена роль каждого из исполнителей, если необходимо, созданы контрольные точкивыполнения задачи. Задача должна быть прикреплена к проекту, в рамках котороговыполняется. Для работы в определённых бизнес-процессах компании должны бытьсозданы типы и шаблоны задач с назначением прав на них.

Назначение полномочий пользователям. Дополнительные полномочия должны неусложнять, а, наоборот, упрощать работу пользователей в системе. Если пользователь пополномочиям, полученным по умолчанию, видит подразделения или пользователей, скоторым он не взаимодействует в рамках каких-либо проектов, эти полномочия лучшеубрать. Пользователь должен видеть в системе только то, что необходимо ему дляуспешного выполнения поставленных перед ним задач.

Содержание зарегистрированных действий. Не допускать превращения процессавыполнения задачи в бессистемное общение: в рамках поставленных задач должнырешаться только проблемы, имеющие отношение к данной теме.

Разделение задач по важности и типу. Использовать возможность постановки задачиТолько для ознакомления. Если автор задачи хочет проконтролировать момент завершениязадачи, ставить задачу «С докладом». Использовать возможность создания в задачеконтрольных точек, событий, подзадач, сообщений, напоминаний, приглашений натематические совещания, добавление контролёров в задачи.

Контакты пользователей системы со сторонними организациями. Контакты должныбыть, по возможности, отражены в тематических задачах на вкладке Контакты, как и копииполученных и отосланных электронных сообщений, прикреплённых файлов, краткогосодержания телефонных переговоров.

Возможность создания в системе объявлений. Администратор системы долженпомнить, что у него есть возможность при необходимости или по поручению руководствасоздавать объявления для всей компании и для отдельных групп пользователей, а такжеконтролировать процесс ознакомления.

Работы с архивами. Завершённые пользователями задачи попадают в архив задач. Принеобходимости их можно посмотреть или восстановить.

Согласование документов. При согласовании документа пользователь имеет возможностьобсудить те или иные проблемы, касающиеся содержания документа, вернуть документ надоработку, согласовать документ.

Установку разумного времени на согласование документов. Соблюдение регламентасогласования документов, установленного в компании.

76

Настройку системы относительно возможности использования электронной почтыи SMS-сообщений. Система предоставляет возможность пользователям настройкиполучения сообщений о событиях в системе «Мотив» посредством электронной почты иSMS-сообщений. Электронные адреса всех сотрудников компании должны иметь одинаковыйформат, и каждое сообщение должно заканчиваться корпоративной подписью в формате,едином для всех сотрудников компании.

Оперативность работы в приложении Информер. Рекомендуется установитьприложение в раздел Автозагрузка для одновременного запуска его с входом воперационную систему, поскольку Информер оперативно сигнализирует о поступлениинового действия в задаче, новой задачи и т.п.

Правильное формирование файловой библиотеки и назначения прав напользование библиотекой. Библиотека в организации должна быть структурирована поподразделениям, темам, видам документов. Необходимо тщательно продумать назначениеправ на разделы библиотеки и её редактирование.

Примечание – Разработанные общие правила работы в системе рекомендуется утвердить ввиде самостоятельного документа и раздать в бумажном варианте для ознакомленияпользователям.

7.5 Контроль выполнения поставленных в системе задач

Контроль выполнения пользователями и подразделениями компании поставленных им задачпроизводится в системе посредством анализа ленты действий конкретных задач, доступныхконтролирующему по его полномочиям в системе, назначением контролёров в задачи иформирования специальных отчётов. Кроме того, каждый пользователь имеет возможностьпоставить наиболее важные задачи себе на особый контроль.

Для осуществления контроля руководитель имеет возможность сформировать такие отчёты:

- Задания по подразделениям;

- Текущие задания сотрудников;

- Действия по моим поручениям;

- Полный отчёт по сотруднику;

- Просроченные задания и др.

Также в системе есть возможность формирования дополнительных отчётов при помощистандартных и специально построенных обработчиков, дающих возможность оценитьэффективность работы пользователей системы и провести аналитику по поставленнымзадачам.

По завершении задачи автор имеет возможность оценить её выполнение, подключив к типузадачи специальный справочник.

Рекомендуется создание и настройка смарт-папок для автоматизации контроля надпоступлением и движением задач в системе.


7.6 Рекомендации по настройке рабочих станций для корректной работы всистеме «Мотив»

Для работы пользователей в системе «Мотив» на рабочих станциях настоятельнорекомендуется установить Web-браузер Internet Explorer 6.0 или выше. Работа в другихбраузерах возможна, но не гарантировано правильное отображение информации идоступность некоторых функций. Успешная работа пользователей возможна при выполнениинекоторых требований.

Рекомендуемые минимальные требования к каждой рабочей станции:

- процессор с тактовой частотой от 1 ГГц;

- 512 Mb оперативной памяти;

- VGA монитор с разрешением от 1024×768;

- наличие сетевой карты;

- операционная система Windows 2000/XP;

- Web-браузер Microsoft Internet Explorer 6.0;

- наличие приложения Java Virtual Machine

Рекомендуемая персональная настройка каждой рабочей станции:

1. Добавить адрес сервера системы «Мотив» в надёжные узлы Web-браузера.

2. Отключить блокирование всплывающих окон для сервера системы «Мотив».

3. Установить в состояние «разрешить» всё, что относится к элементам ActivX вотношении сервера системы «Мотив».

В заключение несколько общих рекомендаций по использованию и администрированиюсистемы «Мотив»:

- Резервное копирование базы данных системы «Мотив» по протоколу FTP (или другомуприемлемому) производить на отдельный дисковый носитель не реже 1 раза в день.

- Проводить периодическую индексацию и оптимизацию. Подробнее – в документе«Руководство по установке и обслуживанию».

- Организовать консультации пользователей по работе с системой.

- Внедрение системы на уровне филиалов осуществлять на следующем этапе послеуспешного внедрения в головном офисе компании.

- Администрирование системы вести централизовано одним или группойадминистраторов.

- Организовать сканирование и распознавание входящей корреспонденции.

- Использовать отчёты, полученные в системе, для поощрения и наказания сотрудниковкомпании.

- Участие в работе системы руководства компании – главный залог успешноговнедрения системы.

78

8 Распорядительная и регламентирующаядокументация для внедрения системы «Мотив»

8.1 Общие положения

1. Рекомендации содержат набор приказов и регламентов, необходимых для внедрения напредприятии системы оперативного управления деятельностью компании «Мотив»(далее – системы).

2. Рекомендации составлены на основе практического опыта внедрения системы вразличных организациях.

3. Рекомендации не претендуют на полноту и охват всех возможных вариантов внедрениясистемы и позволяют написать этот документ, согласно правилам, принятым в компании.

4. По причинам конфиденциальности в документах, входящих в рекомендации, даныусловные фамилии, даты, названия организаций и подразделений.

8.2 Распорядительные документы

1. Приказ о внедрении системы «Мотив» (Приложение 3).

Определяет сроки внедрения, ввод структуры предприятия, использование на предприятиисистемы «Мотив». Утверждается до использования системы.

Действует на протяжении первого этапа внедрения системы. Рекомендуемый сроквнедрения – 1-3 месяца.

2. Приказ о внедрении системы электронного документооборота в составе системыоперативного управления деятельностью компании «Мотив» (Приложение 4).

Определяет порядок второго этапа внедрения системы в отношении электронногодокументооборота. При необходимости, для упрощения внедрения, этот этап можноразделить на несколько этапов согласно вводимым типам документов. Утверждается послевнедрения первого этапа (постановка и контроль исполнения поручений) использованиясистемы или одновременно с ним.

Действует на протяжении второго этапа внедрения системы. Рекомендуемый сроквнедрения – 3-6 месяцев.

3. Приказ о завершении пилотной части проекта «Внедрение электронного корпоративногодокументооборота в составе системы оперативного управления деятельностью компании«Мотив» (Приложение 5).

Завершает пилотное внедрение системы «Мотив» и утверждает использование электронногодокументооборота на предприятии. Утверждается после внедрения первого и второго этаповиспользования системы.

Действует на протяжении всего продуктивного использования системы.

Распорядительная и регламентирующая документация для внедрения системы «Мотив» 79

4. Приказ об эксплуатации системы оперативного управления деятельностью компании«Мотив» (Приложение 6).

Пример приказа для повышения качества использования системы «Мотив» структурнымиподразделениями и/или филиалами. На основании этого приказа можно утверждать приказыо поощрении или наказании по результатам работы в системе.

80

9 Техническая поддержка и контактная информация

Если в процессе внедрения системы «Мотив» у вас возникли вопросы или затруднения, вывсегда можете получить квалифицированную техническую поддержку у специалистов нашейкомпании.

Приложения 81

10 Приложения

10.1 Приложение 1. Регламент работы в системе оперативного управлениядеятельностью компании «Мотив»

(логотип и утверждение)

10.1.1 Права, обязанности и ответственность пользователей системы «Мотив»

Данный Регламент вводится с целью упорядочения работы в Системе оперативногоуправления деятельностью компании «Мотив» (далее – системе), соблюденияконфиденциальности публикуемой информации, разграничения уровня и прав доступа к ней.

Общие положения

Регламент устанавливает правила получения сотрудниками ООО __________ (далееОбщество) прав доступа, полномочий и работы в Системе, а также ответственности занарушение данного Регламента.

Уровень полномочий в Системе отражает организационную структуру Общества. Придобавлении нового пользователя его полномочия настраиваются согласно выбранномуподразделению и статусу (Начальник, Делопроизводитель, Сотрудник).

Руководители подразделений несут ответственность за своевременное администрированиепользователей и организационной структуры своего подразделения в Системе (в рамкахвыделенных подразделению лицензий). При необходимости руководитель делегирует этиполномочия ответственному за администрирование системы в подразделении, присваиваяему статус Начальник и назначая дополнительные полномочия и права.

Права и обязанности пользователей системы

Пользователь системы обязан:

- Хранить в тайне свои параметры аутентификации для входа в систему (логин ипароль).

- Изменять свои параметры аутентификации (логин и пароль) при подозрении илиуверенности в том, что они стали известны другим лицам.

- Ввести в свои реквизиты домашний адрес, номер домашнего телефона, номермобильного телефона, адрес электронной почты, свою фотографию.

- Установить клиентское приложение системы Информер в раздел Автозагрузка насвоём рабочем компьютере.

- Создавать задачи только в проектах, согласованных со своим непосредственнымруководителем.

- Исполнять поставленные ему в системе задачи вовремя, в соответствии с описанием исвоей ролью в них.

82

- В случае временного запланированного отсутствия зафиксировать этот факт в пунктеменю Инструменты – Настройки – Личные настройки - Недоступность.

- Создавать, согласовывать и исполнять документы в соответствии с правиламиэлектронного документооборота (раздел регламента) и инструкциями.

- Не создавать в системе новые проекты без согласования с руководителями проектов.

- Вводить в число участников задач (Автор, Ответственный исполнитель, Исполнитель,Контролёр) руководителей высшего звена Общества только в соответствии с ихраспоряжением.

- Вносить в адресную книгу подразделения контакты клиентов и партнёров Общества.

- Отмечать в разделе Календарь все значимые события, связанные с выполнениемпоставленных поручений и задач.

- Подготавливать и согласовывать проекты документов только в системе сиспользованием функционала задач и документооборота. Бумажные вариантыдокументов должны появляться только после их окончательного согласования.

- Использовать библиотеку системы для хранения документов Общества общегопользования с разграничением доступа к папкам библиотеки.

Пользователь системы имеет право:

- Использовать для доступа к системе приложение Информер или веб-интерфейссистемы.

- Настраивать систему в соответствии со своими приоритетами в работе, используявозможности системы, а также назначенные права и полномочия.

- Редактировать параметры задачи в рамках своих полномочий.

- Обращаться к администратору системы для назначения/удаления полномочий на себяили на других пользователей только в соответствии с распоряжениемзаинтересованных руководителей Общества.

- Обращаться к администраторам системы в случае возникновения вопросов и проблемпо работе в Системе.

Начальник подразделения системы обязан:

- Исполнять обязанности пользователя системы.

- Поддерживать знания работы в системе на актуальном уровне и использовать все еёвозможности для повышения эффективности работы Общества.

- Обеспечить своевременную регистрацию, перевод и удаление из системы сотрудниковсвоего подразделения при их приёме, увольнении или переводе (в рамках своихполномочий и выделенных подразделению лицензий).


- Контролировать актуальность данных сотрудников своего подразделения (должность,полные ФИО, телефоны, E-mail).

- Поддерживать организационную структуру своего подразделения в системе вактуальном состоянии.

- Получать отчёты о работе своего подразделения с целью контроля надисполнительской дисциплиной.

- Регулировать количество задач и поручений, поставленных его подчинённым, ипропорционально распределять их между сотрудниками.

- Своевременно обеспечивать замену временно отсутствующего сотрудника висполняемых подразделением задачах.

- Обеспечить пользователям системы в подразделении возможность получать обучениеи консультации по работе в системе, а также всю необходимую документацию иинструкции.

Начальник подразделения системы имеет право:

- Совершать действия в системе, на которые он имеет права как пользователь.

- Просматривать задачи пользователей системы, расположенных в контролируемомподразделении в рамках своих полномочий.

- Администрировать вложенные подразделения или делегировать эти обязанностисотруднику своего подразделения.

- Обращаться к администратору системы для получения разрешения ввода новыхпользователей системы в рамках своего и подчинённых подразделений.

- Удалять пользователей системы в случае их увольнения (в рамках своих полномочий)с переназначением поставленных им задач другим сотрудникам своего и подчинённыхподразделений.

- Обращаться к администратору системы для обеспечения обучения работе в системеновых пользователей подразделения.

Администратор пользовательской части системы обязан:

- Поддерживать организационную структуру Общества, введённую в систему, вактуальном состоянии.

- Назначать и удалять дополнительные полномочия пользователям системы в рамкахрабочих и проектных групп на период их действия.

- Назначать и удалять постоянные полномочия между пользователями различныхподразделений.

- Переводить пользователей системы из одного в другое подразделение в соответствиис распоряжениями руководителей подразделений.

84

- Администрировать полномочия руководителей подразделений.

- Администрировать подразделения системы верхнего уровня и входящих в нихпользователей.

- Назначать права администратора документооборота, инициатора документов,контролёра документов и т.д. только на основании распоряжений руководителейподразделений.

- Регулярно получать и анализировать отчёты, касающиеся системы безопасностисистемы.

- Анализировать содержимое и удалять папки библиотеки уволившихся пользователейсистемы.

- Консультировать пользователей системы по возникающим проблемам.

- Обеспечить обучение и настройку системы на рабочих местах для вновь вводимых всистему пользователей.

- Выдавать и восстанавливать пользователям стартовый пароль.

- Контролировать копирование информации, вносимой в систему, в соответствии срасписанием, принятом в Обществе.

- Контролировать обновление версии системы согласно заключённому договору.

- Обращаться в отдел технической поддержки компании ЗАО «Мотив» в случаевозникновения проблем и внештатных ситуаций.

Администратор серверной части системы обязан:

- Обеспечить соблюдение аппаратных и программных требований для установки иработы системы.

- Обеспечить работу клиентских приложений путём настроек, отражённых в«Руководстве администратора системы (Установка и обслуживание системы «Мотив»)»

- Организовать копирование баз данных и РНР-сценариев.

- Настроить индексирование данных для поисковой системы.

- Обеспечить бессбойную работу системы в оптимальном режиме.

- Проводить обновления системы по мере выхода новых патчей и версий, согласнозаключённому договору.

- Обращаться в отдел технической поддержки компании ЗАО «Мотив» в случаевозникновения проблем и внештатных ситуаций.

Информационная безопасность системы

- При работе с системой за пределами корпоративной вычислительной сети Обществасвязь с сервером системы, а также все соединения в рамках данной системы должны


происходить только по защищённому протоколу передачи данных (HTTPS) дляисключения перехвата информации.

- При вводе нового пользователя ему устанавливается стандартный пароль, которыйпосле первого входа пользователя в систему должен быть изменён. При этомдостигается уровень безопасности, при котором только сам пользователь можетработать под своим именем.

- Дополнительные полномочия (в том числе на просмотр задач других пользователей)назначаются на основании разрешения вышестоящего руководителя.

- Все действия по вводу, переводу, удалению пользователей и подразделений в системепротоколируются и контролируются администратором системы.

- Запрещается размещение в системе информации, составляющей коммерческую тайнуОбщества.

10.1.2 Правила использования электронного документооборота системы «Мотив»

Общие положения

1. В связи с переходом Общества на электронный документооборот существуетнеобходимость упорядочения прохождения разных типов документов через электроннуюсистему Общества.

2. Электронной системой документооборота Общества считать:

2.1.Систему «Мотив» (Система оперативного управления деятельностью компании).

3. К документации, передаваемой посредством системы электронного документооборота,относить:

3.1.Корреспонденцию между Обществом и сторонними организациями.

3.2.Корреспонденцию между подразделениями Общества.

3.3.Организационно-распорядительную документацию Общества (приказы, распоряжения,указания и др.).

3.4.Договоры, заключаемые Обществом, на стадии согласования и исполнения.

3.5.Другие типы документов по мере ввода системы в промышленную эксплуатацию.

4. Для перевода документов с бумажных носителей в электронную форму с целью работы сними в системе электронного документооборота использовать сканер. Техническиевопросы, связанные с установкой и наладкой сканирующих устройств и программногообеспечения к нему, возложить на службу организационно-технического обеспечения.

86

Статус документов

Статус документов, передаваемых посредством систем электронного документооборота,определить следующим образом:

1. Отсканированные с бумажных носителей документы (входящая корреспонденция,приказы, договоры и др.) и передаваемые посредством системы «Мотив»,приравниваются к копиям бумажных документов.

2. Электронные версии документов (без подписи и печати), передаваемые посредствомсистемы «Мотив», приравниваются к бумажным.

3. Пункт 2 действует до внедрения в Обществе электронной цифровой подписи.

Использование системы электронного документооборота:

1. Исключить хождение бумажных версий документов в Обществе для документации,указанной в общих положениях настоящего регламента.

2. Для создания, согласования, исполнения документов использовать только систему«Мотив», руководствуясь при этом инструкциями, приведёнными в приложениях крегламенту.

3. Не использовать систему «Мотив» для документов с грифом «Коммерческая тайна».

4. Для хранения часто используемых электронных документов (как общедоступных, так ивнутри отдела) применять пункт меню Библиотека.

Ответственность и контроль

1. Каждый пользователь несёт ответственность за достоверность информации, помещённойим в систему и исполнение своих прав и обязанностей.

2. Нарушение данного Регламента влечёт за собой ответственность вплоть до расторжениятрудового договора.

3. Ответственность за соблюдение регламента возложить на начальника отделадокументационного обеспечения (администратора системы) _________

4. Ответственность за техническое поддержание системы, организацию регулярногокопирования и индексации данных возложить на начальника службы организационно-технического обеспечения ______

5. Контроль над соблюдением регламента возложить на помощника генерального директора_________


10.2 Приложение 2

(логотип)

П Р И К А З

«__» ________ 20__г. № 1114

г. _________

Об утверждении Регламента

доступа к системе «Мотив»

В целях упорядочения доступа пользователей ОАО «Организация» к автоматизированнойсистеме оперативного управления деятельностью компании «Мотив», соблюденияконфиденциальности, а также повышения уровня ответственности за размещённую в нейинформацию

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить «Регламент доступа к Системе оперативного управления деятельностьюкомпании «Мотив» (Приложение).

2. Функции администратора системы «Мотив» верхнего уровня возложить на инженера-программиста ОИТ (ФИО).

3. Руководителям подразделений привести в соответствие с требованиями п.2.3утверждённого Регламента организационную структуру и данные пользователейкурируемых подразделений. Срок исполнения – __ ______ 20__ г.

4. Начальнику ОИТ (ФИО) организовать возможность использования защищённогопротокола передачи данных (HTTPS) при доступе к системе не из корпоративной сетипосредством веб-интерфейса или приложения Информер. Срок исполнения – __ ______20__ г.

5. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.

Генеральный директор (ФИО)

(ФИО)

3333

88


<логотип>

П Р И К А З

«__» _______ 20__г. № 1116

О внедрении автоматизированной системы контроля исполнения поручений«Мотив»

В целях совершенствования системы контроля исполнения поручений, внедренияэлектронного документооборота в ОАО «Организация» для упорядочения и прозрачностиоперативного управления деятельностью компании


1. Внедрить в ОАО «Организация» в срок до __ ______ 20___ г. автоматизированную системуконтроля исполнения поручений «Мотив».

2. Инженеру-программисту ОИТ (ФИО) проконтролировать ввод структуры подразделенийОАО «Организация» в автоматизированную систему контроля исполнения поручений«Мотив» до уровня отделов и служб исполнительного аппарата управления, названияфилиалов в срок до __ ______ г.

3. Директорам филиалов, начальникам служб и отделов ОАО «Организация» предоставитьданные для ввода структур подразделений, данных сотрудников подразделений систему«Мотив» в срок до __ ______ г.

4. Начальнику отдела организации обучения персонала (ФИО) совместно с Инженером-программистом ОИТ (ФИО) провести обучение начальников отделов и служб аппаратауправления ОАО «Организация», представителей «IT структуры» по филиалам в срок до__ ______ г.

5. Начальникам структурных подразделений ОАО «Организация» использовать для отчёта повыполнению поручений автоматизированную систему контроля исполнения поручений«Мотив».

6. Руководителям структурных подразделений организовать в своих подразделенияхэффективную работу в автоматизированной системе контроля исполнения поручений«Мотив».



(ФИО)

3333



<логотип>

П Р И К А З

«__» _______ 200__г. № 1117

О внедрении функциональности «Подготовка, согласование и исполнениедокументов в системе оперативного управления деятельностью компании «Мотив»

В целях совершенствования документооборота посредством системы оперативногоуправления деятельностью компании «Мотив», в связи с завершением этапа автоматизациипроцедуры подготовки, согласования и исполнения документов (список документов поусмотрению организации)


1. Директорам филиалов и зависимых обществ, начальникам департаментов, отделов ислужб ОАО «Организация»:

1.1. Обеспечить с __ ______ 20__ г. подготовку, регистрацию, согласование и исполнениедокументов через систему оперативного управления деятельностью компании «Мотив».

1.2. Назначить в своём структурном подразделении лиц, ответственных за подготовку,регистрацию, согласование и исполнение документов в системе оперативного управлениядеятельностью компании «Мотив». Срок исполнения __ ______ 20__ г.

1.3. Предоставить информацию администратору системы оперативного управлениядеятельностью компании «Мотив» об ответственных за подготовку, регистрацию,согласование и исполнение документов для назначения им соответствующих прав идополнительных полномочий. Срок исполнения __ ______ 20__ г.

2. Начальнику отдела организации обучения персонала (ФИО) совместно с Инженером-программистом ОИТ (ФИО) обеспечить проведение обучающих семинаров дляответственных за подготовку, регистрацию, согласование и исполнение документовпользователей системы «Мотив». Срок исполнения: __ ______ 20__ г.



(ФИО)

3333

90


<логотип>

П Р И К А З

«__» _______ 200__г. № 1118

О завершении пилотной части проекта «Внедрение электронного корпоративногодокументооборота на базе системы оперативного управления деятельностью

компании «Мотив»

В целях реализации проекта «Внедрение электронного корпоративного документооборота набазе системы оперативного управления деятельностью компании «Мотив»


1. Считать завершённым этап автоматизации входящей и исходящей корреспонденции,согласования проектов организационно-распорядительной документации (список определяеторганизация) посредством системы оперативного управления деятельностью компании«Мотив».

2. Установить, что процессы:

- согласования проектов организационно-распорядительной документации;

- рассылки на исполнение организационно-распорядительной документации;

- контроля исполнения организационно-распорядительной документации;

- регистрации, направления на рассмотрение и на исполнение входящейкорреспонденции;

- отчётов о ходе исполнения поставленных задач на основании зарегистрированныхдокументов;

- регистрации исходящей корреспонденции

выполняются исключительно в системе оперативного управления деятельностью компании«Мотив».

3. Директорам филиалов, начальникам отделов и служб ОАО «Организация»:

3.1. Обеспечить ввод в структуру системы «Мотив» списков сотрудников подведомственныхподразделений.


3.2. Назначить лиц, ответственных (координаторов) за работу в системе оперативногоуправления деятельностью компании «Мотив».

4. Начальнику отдела организации обучения персонала (ФИО) совместно с Инженером-программистом ОИТ (ФИО) обеспечить проведение обучающих семинаров в филиалахОрганизации для всех пользователей системы «Мотив». Срок: __ ______ 200__ г.



(ФИО)

3333

92


<логотип>

П Р И К А З

«__» _______ 200__г. № 1118

Об эксплуатации системы оперативного управления деятельностью компании«Мотив»


1. Отделу делопроизводства (канцелярии и делопроизводителям) запретить приём ипередачу документов на бумажных носителях от филиалов Организации

2. Начальнику отдела организации обучения персонала (ФИО) совместно с Инженером-программистом ОИТ (ФИО) обеспечить организацию и проведение обучающих сессий поработе в системе «Мотив». Срок: до __ ______ 20__ г.

3. Заместителям генерального директора ОАО «Организация» обеспечить оперативноерассмотрение и направление на исполнение документов, поступивших в системе «Мотив».

4. Директорам филиалов обеспечить неукоснительное использование системы «Мотив» дляорганизации контроля исполнения данных поручений, регистрации входящей и исходящейкорреспонденции, процедуры согласования проектов организационно-распорядительнойдокументации.

5. Директорам филиалов, начальникам отделов и служб обеспечить оперативное отражениев системе «Мотив» информации о ходе исполнения данных поручений в установленныесроки.

6. Начальнику отдела делопроизводства (ФИО) обеспечить ежемесячное проведениесовещания при участии заместителей генерального директора, директоров дирекций ОАО«Организация» по вопросам состояния исполнительской дисциплины и использованиясистемы «Мотив».



(ФИО)

3333

introduct manual

Documents