inventario dei beni mobili ing. francesca iannarilli consorzio metis consorzio metis

INVENTARIO INVENTARIO DEIDEI

BENI MOBILIBENI MOBILI

Ing. Francesca Iannarilli

Consorzio Metis

CONSORZIO METISCONSORZIO METIS

??CHE COSA E’ CHE COSA E’ L’INVENTARIOL’INVENTARIO

L’ inventario dei L’ inventario dei beni mobilibeni mobili è un è un registro contabile dei beni di cui registro contabile dei beni di cui un ente entra in possesso. un ente entra in possesso.

L’inventariazione riveste un’ importanza fondamentale in quanto fornisce in qualsiasi momento la conoscenza per quantità, qualità e valore della consistenza dei beni che costituiscono il patrimonio di un Ente o di un’ Azienda.


??COSA SONO I “BENI COSA SONO I “BENI

MOBILI”MOBILI”

I beni mobili dello Stato sono definiti in maniera implicita I beni mobili dello Stato sono definiti in maniera implicita dall’ dall’ art. 812 del Codice Civileart. 812 del Codice Civile che fornisce una definizione che fornisce una definizione

dei dei BENI IMMOBILIBENI IMMOBILI

"..... il suolo, le sorgenti e i corsi d’acqua, gli alberi, gli "..... il suolo, le sorgenti e i corsi d’acqua, gli alberi, gli edifici e le altre costruzioni, anche se unite al suolo a edifici e le altre costruzioni, anche se unite al suolo a

scopo transitorio, e in genere tutto ciò che naturalmente o scopo transitorio, e in genere tutto ciò che naturalmente o artificialmente è incorporato al suolo.....” artificialmente è incorporato al suolo.....”


Tutti gli altri beni sono Tutti gli altri beni sono BENI BENI MOBILIMOBILI

CLASSIFICAZIONE DEI BENI CLASSIFICAZIONE DEI BENI MOBILI (1)MOBILI (1)

(le Categorie Merceologiche)(le Categorie Merceologiche) Attrezzature InformaticheAttrezzature Informatiche

Apparecchiature SanitarieApparecchiature Sanitarie

Macchine Ordinare di UfficioMacchine Ordinare di Ufficio

Mobili e ArrediMobili e Arredi


Attrezzature SanitarieAttrezzature Sanitarie

Attrezzature da CucinaAttrezzature da Cucina

SoftwareSoftware

AutomezziAutomezzi

Attrezzature GenericheAttrezzature Generiche

CONSORZIO METISCONSORZIO METISCLASSIFICAZIONE DEI BENI CLASSIFICAZIONE DEI BENI MOBILI (2)MOBILI (2)

(le Categorie Merceologiche)(le Categorie Merceologiche)

Classe: SEDIA

DescrizioneDescrizione: SEDIA UFFICIO CON BRACCIOLI E RUOTE

Esempio - Esempio - Categoria Merceologica Categoria Merceologica : Arredi: Arredi

Classe: SCRIVANIA

DescrizioneDescrizione: SCRIVANIA UFFICIO

Classe: CLASSIFICATORE

DescrizioneDescrizione: CLASSIFICATORE METALLO 4 CASSETTI

Classe: COMODINO

DescrizioneDescrizione: COMODINO DEGENZA

Classe: LETTO

DescrizioneDescrizione: LETTO DEGENZA NON

ELETTRIFICATO

Classe: CARRELLO

DescrizioneDescrizione: CARRELLO DEGENZA


BENI NON INVENTARIABILIBENI NON INVENTARIABILI

Materiale di consumoMateriale di consumo :: oggetti di cancelleria, le minuterie metalliche delle oggetti di cancelleria, le minuterie metalliche delle officine, il materiale edilizio o in genere tutto il materiale "a perdere", che officine, il materiale edilizio o in genere tutto il materiale "a perdere", che debba essere consumato per l’utilizzazione o faccia parte di cicli produttividebba essere consumato per l’utilizzazione o faccia parte di cicli produttivi

Beni Consumabili Beni Consumabili :: non suscettibili di uso continuativo o ripetuto in quanto non suscettibili di uso continuativo o ripetuto in quanto deteriorabili, logorabili o particolarmente fragili, quali lampadine, materiali deteriorabili, logorabili o particolarmente fragili, quali lampadine, materiali vetrosi, ceramici, piccola attrezzatura d’ufficio, materiale didattico, vetrosi, ceramici, piccola attrezzatura d’ufficio, materiale didattico, pubblicazioni, estintori, bombole ecc..pubblicazioni, estintori, bombole ecc..

Beni che costituiscono completamento di altro materiale già Beni che costituiscono completamento di altro materiale già inventariatoinventariato :: accessori, schede elettroniche, ricambi e simili (si tratta di accessori, schede elettroniche, ricambi e simili (si tratta di beni che non hanno vita autonoma)beni che non hanno vita autonoma)

Beni che vengono installati in modo fissoBeni che vengono installati in modo fisso nelle strutture edilizie nelle strutture edilizie :: pareti pareti attrezzate, impianti di condizionamento o di aspirazione, tende, veneziane, attrezzate, impianti di condizionamento o di aspirazione, tende, veneziane, quadri elettrici, plafoniere, lampadari e similiquadri elettrici, plafoniere, lampadari e simili


??QUALI INFORMAZIONI DEVE QUALI INFORMAZIONI DEVE CONTENERE L’INVENTARIOCONTENERE L’INVENTARIO

Numero di InventarioNumero di Inventario:: numero progressivo univoco che identifica il benenumero progressivo univoco che identifica il bene

MatricolaMatricola: : serial number del costruttoreserial number del costruttore

DescrizioneDescrizione:: descrizione del bene descrizione del bene

Codifica CIVAB Codifica CIVAB :: Classe, Ditta, ModelloClasse, Ditta, Modello

Categoria MerceologicaCategoria Merceologica: classificazione del bene: classificazione del bene

LocalizzazioneLocalizzazione: : localizzazione fisica del bene (Presidio, Edificio, localizzazione fisica del bene (Presidio, Edificio, Piano, Stanza)Piano, Stanza)

CdC/CdR/RepartoCdC/CdR/Reparto: : chi prende in carico il benechi prende in carico il bene

Proprietà del BeneProprietà del Bene: : Azienda o AltriAzienda o Altri

Acquisizione:Acquisizione: acquisto, donazione, service…acquisto, donazione, service…

Stato d’UsoStato d’Uso: : stato “a vista” di conservazione del bene stato “a vista” di conservazione del bene

Età presuntaEtà presunta: : 1-2, 3-5, <8, > 8-101-2, 3-5, <8, > 8-10

Costo di AcquistoCosto di Acquisto: : costo reale o presunto del benecosto reale o presunto del bene

Anno di CostruzioneAnno di Costruzione: : anno di costruzione del beneanno di costruzione del bene

NoteNote


Esempio - Esempio - Categoria Merceologica Categoria Merceologica : App. Sanitarie: App. Sanitarie

AUT AUT TGZ TGZ AVAV

MatricolaMatricola : 2226 : 2226Anno CostrAnno Costr: 2003: 2003

Classe: AUTOCLAVE Produttore: TECNO GAZ SPAModello: ANDROMEDA VACUUM c/sDescrizione Descrizione AUTOCLAVE TECNO GAZ SPA ANDROMEDA

VACUUM C/S


Esempio - Esempio - Categoria Merceologica Categoria Merceologica : Attrezzature : Attrezzature InformaticheInformatiche

1NB1NB

MatricolaMatricola : : XXX12XXX123345633456

Classe: NOTEBOOKProduttore: TOSHIBAModello: SA50-111 (PSA50E-06W038IT)

DescrizioneDescrizione: : NOTEBOOK TOSHIBA SA50-111


Esempio - Esempio - Categoria Merceologica Categoria Merceologica : Attrezzature : Attrezzature InformaticheInformatiche

1M1MPP

MatricolaMatricola : : ME22HVFP10ME22HVFP103390733907

Classe: MONITOR PER PCProduttore: SAMSUNGModello: SYNCMASTER 940 NWDescrizioneDescrizione:: MONITOR PER PC SAMSUNG

SYNCMASTER 940 NW



L’ESPERIENZA DIRETTAL’ESPERIENZA DIRETTAL’AZIENDA OSPEDALIERA G. L’AZIENDA OSPEDALIERA G.

BROTZUBROTZUCAGLIARICAGLIARI

Ospedale di Alta SpecializzazioneOspedale di Alta Specializzazione

““San Michele”San Michele”


LA STRUTTURALA STRUTTURA

CORPO STACCATO CORPO STACCATO : : 2 PIANI + CENTRO 2 PIANI + CENTRO

TRASFUSIONALE + SALA TRASFUSIONALE + SALA CONFERENZE + UFF. CONFERENZE + UFF.

BIBLIOGRAFICOBIBLIOGRAFICO

EDIFICIO PRINCIPALEEDIFICIO PRINCIPALE: : 12 PIANI + SOTTERRANEO12 PIANI + SOTTERRANEO


RISORSERISORSE:: 5 5 COLLABORATORI COLLABORATORI

+ +

1 1 COORDINATORECOORDINATORE

3 TEAM DI 3 TEAM DI 2 2 PERSONEPERSONE

DURATA STIMATA DURATA STIMATA ::3 MESI3 MESI

3 PC PORTATILI CON 3 PC PORTATILI CON SOFTWARE DI GESTIONE SOFTWARE DI GESTIONE INVENTARIALE INVENTARIALE

IL PROGETTOIL PROGETTO


OBIETTIVOOBIETTIVO::DI TUTTI I BENI MOBILI DI TUTTI I BENI MOBILI

DELL’AZIENDADELL’AZIENDA(numero di beni stimati (numero di beni stimati 22.000)22.000)

REVISIONE REVISIONE INVENTARIALEINVENTARIALE

BASE DI PARTENZABASE DI PARTENZA: : INVENTARIO INVENTARIO PRECEDENTEPRECEDENTE

AGGIORNAMENTO NEL SOFTWARE DEI BENI CON AGGIORNAMENTO NEL SOFTWARE DEI BENI CON ETICHETTAETICHETTA

NUOVA INVENTARIAZIONE PER GLI ALTRI (CARTACEA NUOVA INVENTARIAZIONE PER GLI ALTRI (CARTACEA E SOFTWARE)E SOFTWARE)


FASI FASI DELL’INVENTARIAZIONEDELL’INVENTARIAZIONE

RILEVAZIONE FISICARILEVAZIONE FISICA

INSERIMENTO DATIINSERIMENTO DATI

VALORIZZAZIONEVALORIZZAZIONE


ORGANIZZAZIONE DEL LAVOROORGANIZZAZIONE DEL LAVORO Selezione del personale Selezione del personale : : 5 ragazzi neo diplomati – età media 5 ragazzi neo diplomati – età media

19 anni19 anni

Formazione Formazione : : nozioni generiche sull’inventario, sul nozioni generiche sull’inventario, sul software software di gestione da utilizzare e sul “corretto di gestione da utilizzare e sul “corretto

comportamento” da tenere in comportamento” da tenere in ambiente ambiente ospedalieroospedaliero

Installazione softwareInstallazione software:: installazione del software Metis su 3 pc installazione del software Metis su 3 pc portatili a portatili a disposizione. Creazione di 3 utenti (TEAM disposizione. Creazione di 3 utenti (TEAM 1, 1, TEAM2, TEAM3) per differenziare TEAM2, TEAM3) per differenziare l’inserimento dei l’inserimento dei datidati

Avviso al Personale Avviso al Personale tutti i Reparti sono stati tutti i Reparti sono stati

precedentemente avvisatiprecedentemente avvisatiOspedaliero Ospedaliero :: con una comunicazione del Direttore con una comunicazione del Direttore GeneraleGenerale


ORGANIZZAZIONE DEL MATERIALEORGANIZZAZIONE DEL MATERIALE

Caricamento DatiCaricamento Dati:: trasferimento del precedente inventario trasferimento del precedente inventario sul nuovo sul nuovo Data Base (circa 19.000 beni presenti)Data Base (circa 19.000 beni presenti)

Planimetrie Planimetrie :: planimetrie dettagliate dei piani con planimetrie dettagliate dei piani con numerazione e destinazione delle stanzenumerazione e destinazione delle stanze

Carrelli Carrelli :: 2 carrelli per agevolare gli spostamenti2 carrelli per agevolare gli spostamenti

Etichette Adesive Stanze Etichette Adesive Stanze : : etichette adesive bianche per etichette adesive bianche per numerare le stanzenumerare le stanze

Etichette Inventariali Etichette Inventariali : : etichette adesive per etichette adesive per l’inventariazione dei benil’inventariazione dei beni

(numerazione di partenza > 22.000)(numerazione di partenza > 22.000)

Schede InventarialiSchede Inventariali:: preparazione delle schede preparazione delle schede cartacee per la cartacee per la registrazione dei beniregistrazione dei beni


ETICHETETICHETTATA

SCHEDSCHEDAA

DEFINIZIONE DEL “PIANO DI DEFINIZIONE DEL “PIANO DI AZIONE”AZIONE”


ALCUNE REGOLE DA SEGUIREALCUNE REGOLE DA SEGUIRE

1.1. PRESENTARSI AL REPARTO MUNITI DI CARTELLINO DI IDENTIFICAZIONEPRESENTARSI AL REPARTO MUNITI DI CARTELLINO DI IDENTIFICAZIONE

2.2. CHIEDERE INFORMAZIONI SUI BENI AL PERSONALE UTIIZZATORE CHIEDERE INFORMAZIONI SUI BENI AL PERSONALE UTIIZZATORE

3.3. ““RICERCARE” DELL’ETICHETTA INVENTARIALE RICERCARE” DELL’ETICHETTA INVENTARIALE : Controllare : Controllare attentamente il bene attentamente il bene per verificare la presenza per verificare la presenza dell’etichetta.dell’etichetta.

PROCEDERE AD UNA NUOVA INVENTARIAZIONE SOLO SE SI E’ PROCEDERE AD UNA NUOVA INVENTARIAZIONE SOLO SE SI E’ CERTI CERTI CHE L’ETICHETTA SIA ASSENTE.CHE L’ETICHETTA SIA ASSENTE.

… … SULLA RILEVAZIONE …SULLA RILEVAZIONE …


BENI INVENTARIATIBENI INVENTARIATI(Etichetta visibile e in Buono Stato)(Etichetta visibile e in Buono Stato)

RILEVAZIONE NUMERO RILEVAZIONE NUMERO INVENTARIOINVENTARIO

RICERCA NEL SOFWTARERICERCA NEL SOFWTARESe PresenteSe Presente

AGGIORNAMENTO DATI AGGIORNAMENTO DATI (CODIFICA, LOCALIZZAZIONE)(CODIFICA, LOCALIZZAZIONE)

AltrimentiAltrimenti

INSERIMENTO SCHEDA INSERIMENTO SCHEDA ELETTRONICAELETTRONICA

BENIBENI NON INVENTARIATI NON INVENTARIATI (Etichetta Assente o Non Leggibile)(Etichetta Assente o Non Leggibile)

APPOSIZIONE DI UNA NUOVA APPOSIZIONE DI UNA NUOVA ETICHETTAETICHETTA

EVENTUALE RICERCA NEL EVENTUALE RICERCA NEL SOFWTARE DI UN POSSIBILE SOFWTARE DI UN POSSIBILE NUMERO PRECEDENTE (per NUMERO PRECEDENTE (per tipologica, matricola, ecc…)tipologica, matricola, ecc…)

COMPILAZIONE DELLA SCHEDA COMPILAZIONE DELLA SCHEDA CARTACEA (annotando tutte le CARTACEA (annotando tutte le informazioni necessarie)informazioni necessarie)

NUMERAZIONE PROGRESSIVA NUMERAZIONE PROGRESSIVA DELLA SCHEDA ANTEPONENDO IL DELLA SCHEDA ANTEPONENDO IL CODICE DEL TEAM (T1-1, T1-2…)CODICE DEL TEAM (T1-1, T1-2…)

4.4. CODIFICARE I BENI IN BASE ALLA CODIFICA CIVAB (Classe, Ditta, CODIFICARE I BENI IN BASE ALLA CODIFICA CIVAB (Classe, Ditta, Modello)Modello)

5.5. SPECIFICARE CORRETTAMENTE IL CDC DI APPARTENENZA:SPECIFICARE CORRETTAMENTE IL CDC DI APPARTENENZA:

(ATTENZIONE: non sempre coincide con il Reparto di Localizzazione)(ATTENZIONE: non sempre coincide con il Reparto di Localizzazione)

6.6. MARCARE TUTTI I BENI INDIVIDUATI CON UNA TARGA:MARCARE TUTTI I BENI INDIVIDUATI CON UNA TARGA:

OK: dati completiOK: dati completi

KO : dati incompleti (costo mancante) o dati da verificareKO : dati incompleti (costo mancante) o dati da verificare

7.7. SPECIFICARE TUTTE LE INFORMAZIONI AGGIUNTIVE NEL CAMPO SPECIFICARE TUTTE LE INFORMAZIONI AGGIUNTIVE NEL CAMPO NOTE:NOTE:

(Età Presunta del bene : 0-3 anni, 3-5 , > 5 , > 8, > 10 o Anno di (Età Presunta del bene : 0-3 anni, 3-5 , > 5 , > 8, > 10 o Anno di CostruzioneCostruzione

Configurazione, Collegamenti tra beni, Accessori, Altri codici presenti )Configurazione, Collegamenti tra beni, Accessori, Altri codici presenti )



8.8. INVENTARIARE SEPARATAMENTE I BENI AGGREGATI:INVENTARIARE SEPARATAMENTE I BENI AGGREGATI:I beni appartenenti ad un sistema vengono inventariati I beni appartenenti ad un sistema vengono inventariati singolarmente, indicando nelle note di ciascun bene il collegamento singolarmente, indicando nelle note di ciascun bene il collegamento con quello principale.con quello principale.

Esempi: Esempi: PC + Monitor + Stampante, ECOGRAFO + PC + Monitor + Stampante, ECOGRAFO + Riproduttore Video Digitale,Riproduttore Video Digitale,

CARRELLO SERVITORE PER ENDOSCOPI + Fonte Luce CARRELLO SERVITORE PER ENDOSCOPI + Fonte Luce + Monitor Televisivo per + Monitor Televisivo per BioimmaginiBioimmagini

9.9. NON INVENTARIARE GLI ACCESSORI:NON INVENTARIARE GLI ACCESSORI:Gli accessori di un bene vengono considerati parte integrante dello Gli accessori di un bene vengono considerati parte integrante dello stesso e non devono essere inventariati singolarmente. stesso e non devono essere inventariati singolarmente.

Indicare nelle note tutti gli accessori specificando il Serial Number Indicare nelle note tutti gli accessori specificando il Serial Number del costruttore ed eventualmente il modello)del costruttore ed eventualmente il modello)

Esempi: Esempi: PC + Mouse + TastieraPC + Mouse + Tastiera

DEFINIZIONE DEL “PIANO DI DEFINIZIONE DEL “PIANO DI AZIONE”AZIONE”


ALCUNE REGOLE DA SEGUIREALCUNE REGOLE DA SEGUIRE

1.1. ORGANIZZARE IL PROGRAMMA DI LAVORO GIORNO PER GIORNO ORGANIZZARE IL PROGRAMMA DI LAVORO GIORNO PER GIORNO : è : è bene sapere già come procedere per il giorno successivo, bene sapere già come procedere per il giorno successivo, tendendo a disposizione un tendendo a disposizione un “PROGRAMMA DI RISERVA”“PROGRAMMA DI RISERVA”

(l’attività ospedaliera e le sue esigenze non sono (l’attività ospedaliera e le sue esigenze non sono prevedibili)prevedibili)

2.2. TENERE SOTTO CONTROLLO IL MATERIALE NECESSARIO PER TENERE SOTTO CONTROLLO IL MATERIALE NECESSARIO PER L’INVENTARIAZIONE : L’INVENTARIAZIONE : fotocopie ed etichette devono essere fotocopie ed etichette devono essere sufficienti per l’intera giornata sufficienti per l’intera giornata

3.3. SISTEMARE LA SERA PRECEDENTE I CARRELLI CON TUTTO IL SISTEMARE LA SERA PRECEDENTE I CARRELLI CON TUTTO IL NECESSARIO E CONTROLLARE LO STATO DI CARICA DEI PCNECESSARIO E CONTROLLARE LO STATO DI CARICA DEI PC

… … SULL’ORGANIZZAZIONE …SULL’ORGANIZZAZIONE …

4.4. ORGANIZZARE I TURNI DI LAVORO E COORDINARE I ORGANIZZARE I TURNI DI LAVORO E COORDINARE I COMPONENTI DEI TEAM COMPONENTI DEI TEAM : Il personale è organizzato : Il personale è organizzato con dei turni di lavoro che ricoprono l’intera giornatacon dei turni di lavoro che ricoprono l’intera giornata

NON CI DEVONO ESSERE TEMPI NON CI DEVONO ESSERE TEMPI SCOPERTISCOPERTI

5.5. VALUTARE LA DISTRIBUZIONE DELLA QUANTITA’ DI VALUTARE LA DISTRIBUZIONE DELLA QUANTITA’ DI LAVORO TRA MATTINA E POMERIGGIO LAVORO TRA MATTINA E POMERIGGIO : per : per “concentrare le forze” dove necessario“concentrare le forze” dove necessario



LA RILEVAZIONE FISICA (1)LA RILEVAZIONE FISICA (1) Arrivo al Piano…. Arrivo al Piano…. : :

1.1. Indviduazione dei Reparti (generalmente due per Indviduazione dei Reparti (generalmente due per Piano suddivisi in due ale separate)Piano suddivisi in due ale separate)

2.2. Presentazione al Responsabile del RepartoPresentazione al Responsabile del Reparto

3.3. Numerazione delle stanze in senso antiorario Numerazione delle stanze in senso antiorario (procedendo verso destra) annotando il numero (procedendo verso destra) annotando il numero sulle planimetrie (se mancante)sulle planimetrie (se mancante)

4.4. Preparazione dell’elenco stanze con destinazione Preparazione dell’elenco stanze con destinazione d’uso (dove man mano spuntare quelle controllate)d’uso (dove man mano spuntare quelle controllate)

5.5. Suddivisione dei Team: ciascun Team inizia da una Suddivisione dei Team: ciascun Team inizia da una stanza, con le proprie schede e le proprie etichette stanza, con le proprie schede e le proprie etichette

(è utile mantenere separate le numerazioni per (è utile mantenere separate le numerazioni per facilitare lì inserimento sul software)facilitare lì inserimento sul software)


LA RILEVAZIONE FISICA (2)LA RILEVAZIONE FISICA (2) Come Procedere…. Come Procedere…. : :

1.1. Ingresso nella stanza e controllo visivo di tutti i beniIngresso nella stanza e controllo visivo di tutti i beni

2.2. Suddivisione del lavoro fra i componenti del Team:Suddivisione del lavoro fra i componenti del Team:a.a. Rilevazione etichette presenti, annotando su un foglio: Rilevazione etichette presenti, annotando su un foglio:

Numero di InventarioNumero di Inventario Descrizione (Classe, Ditta, Modello)Descrizione (Classe, Ditta, Modello) MatricolaMatricola Stato d’usoStato d’uso Età presunta/Anno di costruzioneEtà presunta/Anno di costruzione

b.b. Contemporaneamente: Contemporaneamente: Controllo sul software dei dati individuatiControllo sul software dei dati individuati Inventariazione dei Beni senza Etichetta con compilazione della scheda Inventariazione dei Beni senza Etichetta con compilazione della scheda

cartaceacartacea

OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI!OTTIMIZZAZIONE DEI TEMPI!

SI PRENDONO TUTTE LE INFORMAZIONI SI PRENDONO TUTTE LE INFORMAZIONI NECESSARIE SENZA DOVER TORNARE PIUì DI NECESSARIE SENZA DOVER TORNARE PIUì DI UNA VOLTA SULLO STESSO BENEUNA VOLTA SULLO STESSO BENE

SI EVITANO ERRORI DI DETTATURASI EVITANO ERRORI DI DETTATURA


LA RILEVAZIONE FISICA (3)LA RILEVAZIONE FISICA (3)

Come Apporre le Etichette …. Come Apporre le Etichette …. : :

1.1. Posizione visibile ma protetta da abrasioniPosizione visibile ma protetta da abrasioni

2.2. Superficie liscia in modo da garantire una maggiore aderenzaSuperficie liscia in modo da garantire una maggiore aderenza

3.3. Esercitare una leggera pressione sull’etichetta per assicurarsi che non si Esercitare una leggera pressione sull’etichetta per assicurarsi che non si stacchi stacchi

4.4. Per quei beni sui quali non è possibile apporre l’etichetta spillarla alla Per quei beni sui quali non è possibile apporre l’etichetta spillarla alla scheda cartaceascheda cartacea


L’INSERIMENTO DEI DATI (1)L’INSERIMENTO DEI DATI (1)

Tutte le nuove inventariazioni vengono caricate in giornata nel Tutte le nuove inventariazioni vengono caricate in giornata nel software Metis:software Metis:

(NON SI DEVE ACCUMULARE DOCUMENTAZIONE CARTACEA NON INSERITA)(NON SI DEVE ACCUMULARE DOCUMENTAZIONE CARTACEA NON INSERITA)

1.1. Ciascun Team utilizza un PC con il proprio utente e carica le proprie Ciascun Team utilizza un PC con il proprio utente e carica le proprie schedeschede

(il programma registra l’autore dell’ inserimento e modifica di ogni (il programma registra l’autore dell’ inserimento e modifica di ogni record)record)

2.2. Tutti i beni caricati sono marcati con la targa “KO” (costo mancante)Tutti i beni caricati sono marcati con la targa “KO” (costo mancante)

3.3. Facilitare l’inserimento utilizzando la funzione “DUPLICA” e quindi Facilitare l’inserimento utilizzando la funzione “DUPLICA” e quindi suddividere le schede secondo dei criteri ben precisisuddividere le schede secondo dei criteri ben precisi

4.4. Porre attenzione ai salti di numerazionePorre attenzione ai salti di numerazione

L’INSERIMENTO DEI DATI (2)L’INSERIMENTO DEI DATI (2)IL SOFTWARE METISIL SOFTWARE METIS


L’INSERIMENTO DEI DATI (3)L’INSERIMENTO DEI DATI (3)IL SOFTWARE METISIL SOFTWARE METIS


L’INSERIMENTO DEI DATI (4)L’INSERIMENTO DEI DATI (4)

Verifica della correttezza ed Export dei dati:Verifica della correttezza ed Export dei dati:

1.1. Terminato l’inserimento ciascun Team verifica la correttezza e Terminato l’inserimento ciascun Team verifica la correttezza e completezza dei daticompletezza dei dati

(ad esempio che ci sia sempre la targa per tutti i record con firma modifica uguale (ad esempio che ci sia sempre la targa per tutti i record con firma modifica uguale al Team)al Team)

2.2. Export in excel da ciascun PC con tutti i record modificati/inseritiExport in excel da ciascun PC con tutti i record modificati/inseriti

3.3. I tre file vengono uniti in uno unico che viene conservato come Back-UpI tre file vengono uniti in uno unico che viene conservato come Back-Up

4.4. Si compila un file di riepilogo per monitorare l’andamento giornalieroSi compila un file di riepilogo per monitorare l’andamento giornaliero

5.5. Archiviazione delle schede cartacee ordinate per Team e dataArchiviazione delle schede cartacee ordinate per Team e data



MONITORAGGIO ANDAMENTO (1)MONITORAGGIO ANDAMENTO (1)

INDICE DI RIFERIMENTO = NUMERO BENI INSERITI/MODIFICATIINDICE DI RIFERIMENTO = NUMERO BENI INSERITI/MODIFICATI

MONITORARE GIORNALMENTE MONITORARE GIORNALMENTE L’ANDAMENTO DEI SINGOLI TEAML’ANDAMENTO DEI SINGOLI TEAM

MONITORARE L’ANDAMENTO MONITORARE L’ANDAMENTO TOTALE (GIORNALIERO E TOTALE (GIORNALIERO E SETTIMANALE)SETTIMANALE)

FACILITA LA CREAZIONE DI UN FACILITA LA CREAZIONE DI UN PROGRAMMA DI LAVORO PROGRAMMA DI LAVORO MIRATOMIRATO

CONSENTE DI FARE PREVISIONI CONSENTE DI FARE PREVISIONI PER I PIANI SUCCESSIVIPER I PIANI SUCCESSIVI

L’ANDAMENTO VARIA IN BASE ALLA DIFFICOLTA’ DEL REPARTOL’ANDAMENTO VARIA IN BASE ALLA DIFFICOLTA’ DEL REPARTO > NUMERO DI BENI SENZA ETICHETTA > TEMPO INSERIMENTO < IL > NUMERO DI BENI SENZA ETICHETTA > TEMPO INSERIMENTO < IL

NUMERO DI BENI VISTINUMERO DI BENI VISTI

E’ UTILE PER …E’ UTILE PER …

TENENDO PRESENTE CHE …TENENDO PRESENTE CHE …

MONITORAGGIO ANDAMENTO (2)MONITORAGGIO ANDAMENTO (2)ESEMPIOESEMPIO



VALORIZZAZIONE DEI BENIVALORIZZAZIONE DEI BENI

Verifica Completezza dei dati:Verifica Completezza dei dati:

1.1. Revisione di tutti i record marcati come “KO”Revisione di tutti i record marcati come “KO”

2.2. Ricerca di Bolle/FattureRicerca di Bolle/Fatture

3.3. Inserimento del costo di acquisto (reale o Inserimento del costo di acquisto (reale o presunto)presunto)

4.4. Inserimento Data Inizio Utilizzo e Anno EsercizioInserimento Data Inizio Utilizzo e Anno Esercizio

COINVOLGIMENTO DEL COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE PERSONALE

AMMINISTRATIVOAMMINISTRATIVO (MAGAZZINO , BILANCIO, (MAGAZZINO , BILANCIO,

UFFICIO ACQUISTI)UFFICIO ACQUISTI)


CALCOLO DEGLI AMMORTAMENTI 1CALCOLO DEGLI AMMORTAMENTI 1 Calcolo degli ammortamenti dei cespiti suddivisi per categoria Calcolo degli ammortamenti dei cespiti suddivisi per categoria

merceologicamerceologica::

QuotaQuota: : valore della quota prevista per l’anno correntevalore della quota prevista per l’anno corrente

FondoFondo: : valore ammortizzato fino al 31/12 dell’esercizio, risultante valore ammortizzato fino al 31/12 dell’esercizio, risultante dalla somma delle dalla somma delle quote maturate compresa la quota quote maturate compresa la quota dell’esercizio correntedell’esercizio corrente

ResiduoResiduo: : valore ancora da ammortizzare risultante dalla differenza tra il valore ancora da ammortizzare risultante dalla differenza tra il costo di costo di acquisto e il fondo acquisto e il fondo

Impostazione Tipologia di Calcolo: Impostazione Tipologia di Calcolo:

CivilisticoCivilistico: prima quota calcolata in base ai mesi di utilizzo del : prima quota calcolata in base ai mesi di utilizzo del primo anno primo anno

FiscaleFiscale: : prima quota pari a metà di quella annualeprima quota pari a metà di quella annuale

Ricerca degli erroriRicerca degli errori: verifica della presenza dei dati necessari al : verifica della presenza dei dati necessari al calcolo (proprietà, causale acquisizione, anno di esercizio, costo di calcolo (proprietà, causale acquisizione, anno di esercizio, costo di acquisto, categoria merceologica)acquisto, categoria merceologica)


CALCOLO DEGLI AMMORTAMENTI 2CALCOLO DEGLI AMMORTAMENTI 2

Calcolo Ammortamenti per le Integrazioni Calcolo Ammortamenti per le Integrazioni

Calcolo Ammortamenti per i Fuori UsoCalcolo Ammortamenti per i Fuori Uso

Calcolo degli Acquisti nell’annoCalcolo degli Acquisti nell’anno

Riepilogo: Riepilogo: Schema riassuntivo dei conteggi effettuati Schema riassuntivo dei conteggi effettuati suddiviso per categoria suddiviso per categoria merceologica merceologica


… … UN PO’ DI NUMERI …UN PO’ DI NUMERI …

N° BENI MODIFICATI/INSERITI = N° BENI MODIFICATI/INSERITI = 27.46227.462

N° SCHEDE CARTACEE = 11.491N° SCHEDE CARTACEE = 11.491

DATA INIZIO PROGETTO 26/11/2007DATA INIZIO PROGETTO 26/11/2007

DATA INIZIO RILEVAZIONE 03/12/2007DATA INIZIO RILEVAZIONE 03/12/2007 DATA FINE RILEVAZIONE 06/03/2008DATA FINE RILEVAZIONE 06/03/2008

DATA FINE PROGETTODATA FINE PROGETTO 20/03/200820/03/2008


ESPERIENZE IN CORSOESPERIENZE IN CORSO

L’AZIENDA L’AZIENDA USL 6 USL 6

SANLURISANLURI

L’AZIENDA L’AZIENDA USL 9USL 9

GROSSETOGROSSETO


LE AZIENDE USL LE AZIENDE USL HANNO STRUTTURE HANNO STRUTTURE

DISLOCATE NEL DISLOCATE NEL TERRITORIOTERRITORIO

ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO IN BASE ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO IN BASE ALLE CONOSCENZE ACQUISITE IN ALLE CONOSCENZE ACQUISITE IN

PRECEDENZA PRECEDENZA TENENDO CONTO CHE…TENENDO CONTO CHE…


DELL’AZIENDADELL’AZIENDA

INVENTARIO INVENTARIO GENERALEGENERALE

INVENTARIAZIONE DI TUTTI I BENI MOBILI PRESENTI INVENTARIAZIONE DI TUTTI I BENI MOBILI PRESENTI NELLE STRUTTURE DEL TERRITORIO DELL’ AZIENDA NELLE STRUTTURE DEL TERRITORIO DELL’ AZIENDA

SENZA INVENTARIO DI PARTENZASENZA INVENTARIO DI PARTENZA::

1.1. Apposizione nuove etichette e Compilazione scheda Apposizione nuove etichette e Compilazione scheda cartaceacartacea

2.2. Inserimento dati nel programma Metis con compilazione Inserimento dati nel programma Metis con compilazione scheda elettronicascheda elettronica

USL 6 SANLURIUSL 6 SANLURICONSORZIO METISCONSORZIO METIS

RISORSERISORSE::4 COLLABORATORI 4 COLLABORATORI

+ + 2 COORDINATORI 2 COORDINATORI (CON ESPERIENZA (CON ESPERIENZA

ACQUISITA NEL PROGETTO DELL’AZIENDA BROTZU)ACQUISITA NEL PROGETTO DELL’AZIENDA BROTZU)

+ + 1 REFERENTE DELLA SEDE CENTRALE DEL 1 REFERENTE DELLA SEDE CENTRALE DEL


DURATA STIMATA DURATA STIMATA :: 2 MESI2 MESI


dal 10/03/2010 al dal 10/03/2010 al 09/05/201009/05/2010


LE STRUTTURELE STRUTTURE

37 EDIFICI DISLOCATI IN 24 37 EDIFICI DISLOCATI IN 24 COMUNICOMUNI

1 1 PRESIDIO OSPEDALIEROPRESIDIO OSPEDALIERO 5 5 POLIAMBULATORIPOLIAMBULATORI 1 1 SEDE AMMINISTRATIVASEDE AMMINISTRATIVA 25 25 AMBULATORIAMBULATORI 2 2 CASE FAMIGLIACASE FAMIGLIA 1 1 SERTSERT 2 2 CSMCSM


ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 1 ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 1 Formazione Formazione : : nozioni generiche sull’inventario e sul nozioni generiche sull’inventario e sul

software software di gestione da utilizzare di gestione da utilizzare

Team Team : : organizzazione del personale in due organizzazione del personale in due Team di Team di lavoro lavoro

Installazione softwareInstallazione software:: il software Metis viene installato sui 4 il software Metis viene installato sui 4 pc fissi nella pc fissi nella Sede Amministrativa dell’Asl di Sede Amministrativa dell’Asl di Sanluri. Sanluri.

Creazione di un utente per ciascun componente Creazione di un utente per ciascun componente dei dei team per personalizzare l’inserimentoteam per personalizzare l’inserimento

Avviso al Personale Avviso al Personale tutti i Reparti sono stati tutti i Reparti sono stati precedentemente avvisatiprecedentemente avvisatiSanitario Sanitario :: con una comunicazione del Direttore con una comunicazione del Direttore GeneraleGenerale


ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 2ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO 2

I due coordinatori organizzano I due coordinatori organizzano giornalmentegiornalmente il lavoro dei il lavoro dei Team in accordo con il personale Aziendale e il referente Team in accordo con il personale Aziendale e il referente

Metis della Sede Centrale, tenendo conto della Metis della Sede Centrale, tenendo conto della complessità complessità delle strutturedelle strutture e della e della localizzazionelocalizzazione nel territorio. nel territorio.

I componenti dei Team, secondo necessità, vengono a volte I componenti dei Team, secondo necessità, vengono a volte separati per coprire più attività contemporaneamente: separati per coprire più attività contemporaneamente:

rilevazione fisicarilevazione fisica ed ed inserimento datiinserimento dati..

A fine giornata i due coordinatori inviano al referente Metis A fine giornata i due coordinatori inviano al referente Metis un report dell’attività svolta con eventuali problematiche un report dell’attività svolta con eventuali problematiche

riscontrate.riscontrate.


SITUAZIONE ATTUALESITUAZIONE ATTUALE 33 EDIFICI VISITATI33 EDIFICI VISITATI PRESIDIO OSPEDALIERO IN CORSOPRESIDIO OSPEDALIERO IN CORSO 3 EDIFICI DA INIZIARE3 EDIFICI DA INIZIARE

NUMERO BENI INVENTARIATI: CIRCA NUMERO BENI INVENTARIATI: CIRCA 9.5009.500

NUMERO SCHEDE INSERITE: CIRCA NUMERO SCHEDE INSERITE: CIRCA 8.8718.871

LA DIFFERENZA NUMERICA TRA I BENI INSERITI LA DIFFERENZA NUMERICA TRA I BENI INSERITI E RILEVATI E’ GIUSTIFICATA DALLA VASTITA’ E RILEVATI E’ GIUSTIFICATA DALLA VASTITA’ DEL TERRITORIO CHE NON CONSENTE DEL TERRITORIO CHE NON CONSENTE QUOTIDINAMENTE L’INSERIMENTO DEI DATIQUOTIDINAMENTE L’INSERIMENTO DEI DATI

IN 25 G

IORNI

IN 25 G

IORNI

LAVORATIV

LAVORATIV

II


DELL’AZIENDADELL’AZIENDA

INVENTARIO INVENTARIO GENERALEGENERALE

INVENTARIAZIONE DI TUTTI I BENI MOBILI PRESENTI INVENTARIAZIONE DI TUTTI I BENI MOBILI PRESENTI NELLE STRUTTURE DEL TERRITORIO DELL’ AZIENDA:NELLE STRUTTURE DEL TERRITORIO DELL’ AZIENDA:

1.1. Apposizione nuove etichette e Compilazione scheda Apposizione nuove etichette e Compilazione scheda cartaceacartacea

2.2. Inserimento dati nel programma Metis con compilazione Inserimento dati nel programma Metis con compilazione scheda elettronicascheda elettronica

3.3. Supporto dell’attuale inventario delle Supporto dell’attuale inventario delle APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALIAPPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI

USL 9 GROSSETOUSL 9 GROSSETOCONSORZIO METISCONSORZIO METIS

IL TERRITORIO DELL’AZIENDAIL TERRITORIO DELL’AZIENDA

L’Azienda USL 9 di Grosseto è costituita da 4 zone:

Colline Metallifere

Colline dell’Albenga

Amiata Grossetana

Area Grossetana


COMUNI DI COMUNI DI COMPETENZA COMPETENZA

METISMETIS

COMUNI DI COMUNI DI COMPETENZA COMPETENZA

AZIENDA USL 9AZIENDA USL 9

CASTEL DEL PIANO FOLLONICA GROSSETO MANCIANO MASSA MARITTIMA ORBETELLO PITIGLIANO

RESTANTE TERRITORIO


RISORSERISORSE:: 7 COLLABORATORI7 COLLABORATORI

+ +

1 COORDINATORE DELLA SEDE 1 COORDINATORE DELLA SEDE CENTRALE DEL CONSORZIO METISCENTRALE DEL CONSORZIO METIS

DURATA STIMATA DURATA STIMATA :: 4 MESI4 MESI


TEAM 1TEAM 12 COLLABORATORI 2 COLLABORATORI ZONAZONA CASTEL DEL PIANO, PITIGLIANO, MANCIANO CASTEL DEL PIANO, PITIGLIANO, MANCIANO

TEAM 2TEAM 22 COLLABORATORI 2 COLLABORATORI

ZONAZONA MASSA MARITTIMA E FOLLONICA MASSA MARITTIMA E FOLLONICA

TEAM 3TEAM 33 COLLABORATORI 3 COLLABORATORI ZONAZONA GROSSETO GROSSETO


ORGANIZZAZIONE RISORSEORGANIZZAZIONE RISORSE


SOFTWARE METIS SOFTWARE METIS

Installazione softwareInstallazione software:: il software Metis viene il software Metis viene installato su 3 pc portatili.installato su 3 pc portatili.

Periodicamente i dati vengono Periodicamente i dati vengono scaricati su un scaricati su un server presente nella server presente nella Sede Direzionale a Sede Direzionale a Grosseto.Grosseto.

TUTTI I PC HANNO IN LINEATUTTI I PC HANNO IN LINEAL’ATTUALE INVENTARIO L’ATTUALE INVENTARIO

DELLE DELLE APPARECCHIATURE ELETTROMEDICALIAPPARECCHIATURE ELETTROMEDICALI


ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO ORGANIZZAZIONE DEL LAVORO

I team organizzano I team organizzano giornalmentegiornalmente il proprio lavoro il proprio lavoro in accordo con il personale Aziendale e il referente in accordo con il personale Aziendale e il referente

Metis della Sede Centrale, tenendo conto della Metis della Sede Centrale, tenendo conto della complessità delle strutturecomplessità delle strutture e della e della localizzazionelocalizzazione

nel territorio.nel territorio.

A fine giornata ogni Team invia al referente Metis A fine giornata ogni Team invia al referente Metis un report dell’attività svolta con eventuali un report dell’attività svolta con eventuali

problematiche riscontrateproblematiche riscontrate

SITUAZIONE ATTUALESITUAZIONE ATTUALETEAM 1TEAM 1

INIZIO ATTIVITA’ : 30/03/2010INIZIO ATTIVITA’ : 30/03/2010

IN CORSO OSPEDALE DI PITIGLIANOIN CORSO OSPEDALE DI PITIGLIANO

(inventariati circa 1.500 beni)(inventariati circa 1.500 beni)

TEAM 2TEAM 2 INIZIO ATTIVITA’ : 12/04/2010INIZIO ATTIVITA’ : 12/04/2010

IN CORSO OSPEDALE MASSA IN CORSO OSPEDALE MASSA MARITTIMAMARITTIMA

(inventariati circa 600 beni)(inventariati circa 600 beni)

TEAM 3TEAM 3 INIZIO ATTIVITA’ : 12/04/2010INIZIO ATTIVITA’ : 12/04/2010

IN CORSO SEDE LEGALE PIZZETTIIN CORSO SEDE LEGALE PIZZETTI

(inventariati circa 500 beni)(inventariati circa 500 beni)



INSERIMENTO DATI AMMINISTRATIVIINSERIMENTO DATI AMMINISTRATIVI

COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE AMMINISTRATIVO AZIENDALECOINVOLGIMENTO DEL PERSONALE AMMINISTRATIVO AZIENDALESUPPORTO “INFORMATICO” DEL PERSONALE METIS SUPPORTO “INFORMATICO” DEL PERSONALE METIS

inventario dei beni mobili ing. francesca iannarilli consorzio metis consorzio metis

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