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Programme des Nations Unies pour le développement
SENEGAL
Invitation à soumissionner (RFP) RFP 01/2012
Monsieur/Madame,
Objet : RFP 01/2012 : Invitation à soumissionner pour la sélection de Cabinet d’Audit
des projets sous exécution nationale.
1. Vous êtes invités à soumettre une proposition pour exécuter l’audit des projets sous exécution
nationale (exercice 2011).
2. Les documents qui suivent vous permettront de préparer votre proposition :
i. Instructions aux Soumissionnaires…………… (Annexe I)
ii. Conditions générales du Contrat…………..…. (Annexe II)
iii. Termes de Référence de la mission ……… (Annexe III)
iv. Formulaire de soumission de la Proposition (Annexe IV)
v. Tableau des coûts…………………………….. (Annexe V)
vi. Fiche d’enregistrement (Annexe VI)
3. Votre offre comprendra une proposition technique et une proposition financière, placées sous plis
scellés distincts, et devra nous parvenir à l’adresse suivante,
Représentant Résident du PNUD au Sénégal
Immeuble Wolle Ndiaye, Route du Méridien Président, Almadies
B.P. 154 Dakar
Sénégal
Si vos propositions techniques et financières ne sont pas scellées dans des enveloppes séparées, votre
offre sera rejetée.
Les offres doivent être déposées à l’adresse indiquée au plus tard le 17 février 2012 à 12H00 heure
GMT. Toutes les offres reçues après la date et heure indiquées ou envoyées à toute autre adresse,
seront rejetées.
4. Si vous avez besoin d’informations complémentaires, vous pouvez soumettre vos questions à
l’adresse suivante : [email protected] ; nous nous efforcerons de vous les fournir
rapidement. Cependant, tout retard dans la transmission de ces informations ne pourrait en aucun
cas constituer un motif de report de la date de soumission de votre proposition.
5. Vous êtes prié(e) d’accuser réception de cette lettre et de nous confirmer par écrit votre intention
de soumettre ou non une offre.
2
Fait à Dakar, le 26/01/2012
_____________________________________
Francis James,
Représentant Résident a.i.du PNUD
3
Annexe I
I. Instructions aux Soumissionnaires
Cher soumissionnaire nous recommandons vivement que vous lisiez attentivement les instructions
suivantes avant de soumissionner ; la non observance de ces instructions peut entraîner le rejet de
votre offre.
A. Introduction
1. Généralités
L’Objet de l’invitation à soumissionner est de sélectionner un cabinet ou plusieurs cabinets pour
réaliser la mission d’audit des projets sous exécution nationale.
2. Coût de la proposition
Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de la
Proposition. Le PNUD ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces dépenses,
quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par la Proposition.
B. Documents d’invitation à soumissionner
3. Contenu des documents d’invitation à soumissionner
Les propositions doivent offrir des services couvrant l’ensemble des spécifications stipulées pour
chaque lot. Les propositions qui ne couvriront qu’une partie de ces spécifications seront rejetées.
Le Soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et
spécifications figurant dans les documents d’invitation à soumissionner. Tout non-respect de ces
documents se fera au détriment du Soumissionnaire et sera susceptible d’avoir un effet négatif sur
l’évaluation de la Proposition.
4. Clarification des Documents d’invitation à soumissionner
Tout Soumissionnaire éventuel qui aurait besoin de clarifications à propos des Documents
d’invitation à soumissionner peut en informer par écrit le PNUD à l’adresse postale ou par email à
l’adresse email suivante : [email protected]. Le PNUD répondra par écrit à
toute demande de clarification concernant le Document d’invitation à soumissionner qui lui
parviendra au plus tard le 25 Janvier 2012. Des exemplaires écrits de la réponse de l’Organisation
(incluant une explication de la demande de clarification mais sans identification de la source de la
demande) seront envoyés à tous les Soumissionnaires éventuels qui auraient retiré les documents
d’invitation à soumissionner et auraient mentionné par écrit leur intention de soumissionner.
5. Modification des Documents d’invitation à soumissionner
4
A tout moment avant la date limite de dépôt des Propositions, le PNUD peut, pour quelque raison que
ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par un
Soumissionnaire éventuel, modifier les Documents d’invitation à soumissionner en procédant à un
amendement.
Tous les Soumissionnaires éventuels qui auront mentionné par écrit leur intention de soumissionner
seront informés de tous les amendements qui pourraient être apportés aux Documents d’invitation à
soumissionner.
Afin de ménager aux Soumissionnaires éventuels suffisamment de temps pour prendre en compte les
amendements dans la préparation de leurs offres, le PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le
délai de soumission des Propositions.
C. Préparation des Propositions
6. Langue de la Proposition
Les Propositions préparées par le Soumissionnaire de même que toutes les correspondances et
documents relatifs à la Proposition échangés entre le Soumissionnaire et le PNUD seront écrits en
français. Tout autre document écrit fourni par le Soumissionnaire peut être rédigé dans une autre
langue, à condition qu’il soit accompagné d’une traduction de ses parties pertinentes en français,
auquel cas, aux fins d’interprétation de la Proposition, le texte en français prévaudra.
7. Documents constitutifs de la Proposition
La Proposition comprendra les documents suivants :
a.) Le formulaire de soumission de la Proposition ;
b.) L’enveloppe technique et opérationnelle de la Proposition, comprendra les documents
suivants :
i. Immatriculation au Nouveau Registre du Commerce
ii. Identification Nationale
iii. Attestation de Sécurité Sociale
iv. Attestation fiscale
v. Agrément du Cabinet par le Ministère de tutelle
vi. Références bancaires
vii. Liste de missions d’audit exécutées au Sénégal
viii. Références du Cabinet
ix. CVs détaillés de l’équipe de travail
c.) L’enveloppe financière comprendra les tableaux des coûts, rempli conformément aux
clauses 8 et 9 ;
8. Les propositions Techniques et Financières doivent être signées par une personne dûment
autorisée à représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent contrat ; toutes
propositions non signées seront rejetées.
9. Le formulaire de Proposition
Le Soumissionnaire devra présenter la partie opérationnelle et technique de sa Proposition comme
suit :
5
a.) Plan de gestion
Cette partie devra fournir des informations sur l’entreprise, incluant notamment la date de
constitution de la société ainsi que l’Etat ou le pays de constitution, ainsi qu’une
description sommaire des activités présentes du Soumissionnaire. L’information devra se
concentrer sur les services en rapport avec la Proposition.
Cette section devra aussi décrire la ou les unités organisationnelles qui seront chargées de
l’exécution du contrat, de même que l’approche globale de gestion d’un projet de ce
genre. Le Soumissionnaire devra commenter l’expérience qu’il a recueillie dans le cadre
de projets similaires et devra identifier la ou les personnes chargées de représenter le
Soumissionnaire dans ses rapports futurs avec le PNUD.
b.) Plan des ressources
Cette section devra fournir des explications détaillées au niveau des ressources humaines
et matérielles dont le Soumissionnaire dispose pour assurer la bonne exécution de la
mission. Elle devra donner une description des capacités et installations actuelles du
Soumissionnaire ainsi que tout projet d’expansion de celles-ci.
c.) Méthode proposée
Dans cette section, le Soumissionnaire devra démontrer qu’il est prêt à répondre
efficacement aux Termes de Référence stipulés, en identifiant chacun des éléments
spécifiques proposé et en abordant chacune des exigences spécifiées une par une; en
donnant une description détaillée des critères de performance essentiels proposés qu’il
entend garantir; et en démontrant comment la méthode proposée répond aux spécifications
stipulées ou les surpasse.
La partie opérationnelle et technique de la Proposition ne doit contenir aucune information
sur les coûts des services offerts quelle qu’elle soit. Ces informations tarifaires doivent
être fournies séparément dans les Tableaux de coûts appropriés, compris dans l’enveloppe
financière.
Le système de numérotation utilisé dans la proposition du Soumissionnaire doit
obligatoirement correspondre à celui utilisé dans le corps du Document d’invitation à
soumissionner. Toutes références relatives aux brochures et autres documents descriptifs
devront être incluses dans les paragraphes de réponse appropriés, bien que ces brochures
et documents eux-mêmes puissent être fournis sous forme d’annexes à la Proposition ou à
la réponse.
Toute information que le Soumissionnaire considère comme étant déposée devra le cas
échéant dûment porter la mention « marque déposée » à côté de la partie du texte y
relative, et sera traitée comme telle.
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10. Les coûts de la Proposition
Le Soumissionnaire indiquera les coûts des services qu’il se propose de fournir en vertu du présent
contrat dans un tableau des coûts, dont un exemplaire est joint aux présents Documents
d’invitation à soumissionner.
11. Devises de la Proposition
Tous les coûts seront indiqués en dollars américains ou en toute autre devise convertible. Le taux
de change applicable étant celui des Nations Unies.
12. Période de validité des propositions
Les Propositions resteront valides pour une période de cent vingt (120) jours à partir de la date de
soumission des Propositions arrêtée par le PNUD, conformément à la clause relative à la date
limite. Une Proposition dont la durée de validité est inférieure à ces 120 jours sera rejetée pour
cause de non-conformité aux spécifications.
En cas de circonstances exceptionnelles, le PNUD pourra demander au Soumissionnaire
d’accepter une prolongation de la période de validité de son offre. Cette requête et les réponses y
relatives doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au Soumissionnaire
acceptant cette requête de modifier sa Proposition.
13 Format et signature des propositions
Le Soumissionnaire doit préparer deux exemplaires de la Proposition, portant respectivement et
distinctement la mention « Original » et « Copie de la Proposition ». En cas de divergences entre
les deux documents, c’est l’original qui doit faire autorité.
Les deux exemplaires de la Proposition doivent être dactylographiés ou écrits à l’encre indélébile,
et doivent être signés par le Soumissionnaire ou par la ou les personnes dûment autorisées à
représenter le Soumissionnaire pour ce qui touche au présent Contrat. Cette dernière autorisation
doit être dûment appuyée en joignant à la Proposition une procuration écrite.
Une Proposition ne doit comporter ni interligne, ni suppression, ni rature, à l’exception de celles
jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le Soumissionnaire, auquel cas ces
corrections doivent être paraphées par la ou les personnes signataires de la Proposition.
14. Paiement
Le PNUD doit payer l’Entrepreneur après acceptation par le PNUD des factures soumises par
l’Entrepreneur, à l’achèvement des échéances de réalisation correspondantes.
15. Soumission des Propositions
Les propositions seront faites selon les indications ci-dessous décrites.
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16. Scellage et marquage des Propositions
Le Soumissionnaire devra sceller la Proposition dans une enveloppe extérieure renfermant deux
enveloppes intérieures, comme indiqué ci-dessous.
(a) L’enveloppe extérieure doit être :
adressée au –
Représentant Résident du PNUD au Sénégal
Immeuble Wolle Ndiaye, Route du Méridien Président, Almadies
B.P. 154 Dakar
Sénégal
Et
portant la Mention –
RFP n° 01/2012 Invitation à soumissionner pour la sélection de Cabinet d’Audit des
projets sous exécution nationale.
(b) Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l’adresse du Soumissionnaire. La
première enveloppe intérieure doit contenir les informations spécifiées à la Clause 7.b ci-dessus
(Formulaire de Proposition), les exemplaires portant respectivement la mention « Original » et
« Copie ». La seconde enveloppe intérieure doit contenir le Tableau des coûts, qui doit être
dûment identifié comme tel.
Il faut noter que si les enveloppes intérieures ne sont pas scellées et marquées conformément aux
instructions stipulées dans la présente clause, le PNUD ne pourra être tenue pour responsable au
cas où ces enveloppes seraient égarées ou ouvertes prématurément.
17. Délai de soumission des propositions
Le PNUD doit recevoir les Propositions à l’adresse indiquée dans la clause relative au Scellage et
marquage des Propositions, au plus tard le jour et l’heure locaux stipulés.
Le PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des Propositions en
modifiant les Documents d’invitation à soumissionner conformément à la clause relative à la
Modification des Documents d’invitation à soumissionner, auquel cas tous les droits et obligations
du PNUD et des Soumissionnaires précédemment soumis à l’ancien délai seront alors soumis au
nouveau délai tel que prorogé.
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18. Propositions déposées hors délai
Toute proposition reçue par le PNUD après la date limite tel que spécifiée dans la clause relative
au Délai de soumission des Propositions sera rejetée.
19. Modification et retrait des Propositions
Le Soumissionnaire peut retirer sa Proposition après dépôt, à la condition qu’une notification
écrite soit reçue par le PNUD avant la date butoir de soumission des Propositions.
La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée
conformément aux dispositions de la clause relative au Délai de soumission des propositions. La
notification de retrait peut aussi être adressée par télex ou par fax, mais elle doit dans ce cas être
suivie d’une copie de confirmation signée.
Aucune Proposition ne peut être modifiée après le délai de soumission des Propositions.
Aucune Proposition ne peut être retirée dans la période se situant entre le délai de soumission des
Propositions et la date d’expiration de la période de validité de la Proposition spécifiée par le
Soumissionnaire dans le Formulaire de soumission de la Proposition.
20. Ouverture et évaluation des Propositions
20.1 Ouverture des Propositions
Le PNUD procèdera à l’ouverture des Propositions en présence d’un comité composé à cet effet.
20.2 Clarification des Propositions
Pour faciliter l’examen, l’évaluation et la comparaison des Propositions, l’Acquéreur peut, à sa
discrétion, demander au Soumissionnaire de clarifier sa Proposition. La demande de clarification
et la réponse doivent être formulées par écrit, et aucun changement des coûts ou du contenu de la
Proposition ne sera demandé, proposé ni permis.
21 Examen préliminaire
L’Acquéreur examinera les Propositions pour s’assurer qu’elles sont complètes, qu’elles ne
comportent aucune erreur de calcul, que les documents ont été dûment signés et que ces
Propositions répondent globalement aux conditions stipulées.
Les erreurs arithmétiques seront rectifiées sur la base suivante : s’il existe une divergence entre le
prix unitaire et le prix total obtenu par multiplication du prix unitaire et de la quantité, le prix
unitaire prévaudra, et le prix total sera corrigé en prenant celui-ci comme base. Si le
Soumissionnaire n’accepte pas la correction des erreurs, sa Proposition sera rejetée. S’il existe une
divergence entre les montants en chiffres et en lettres, c’est le montant en lettres qui prévaudra.
Avant examen détaillé, l’Acquéreur évaluera le degré de réponse substantielle de chaque
Proposition par rapport à l’invitation à soumissionner (RFP). Aux fins de ces Clauses, une
Proposition apportant une réponse substantielle est une Proposition qui se conforme à toutes les
spécifications et conditions de l’invitation à soumissionner sans déviation majeure. La
détermination par l’Acquéreur du degré de réponse de la Proposition doit être basée sur le contenu
de la Proposition elle-même, sans considération de quelque raison extrinsèque que ce soit.
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Une Proposition dont le degré de réponse substantielle est jugé insuffisant par l’Acquéreur sera
rejetée sans que le Soumissionnaire puisse la rendre a posteriori plus conforme en la corrigeant.
Seront donc rejetées, les soumissions :
déposées après le délai d’appel d’offres ;
ne remplissant pas les conditions de participation à la consultation ;
ne renfermant pas les renseignements exigés pour la présentation des soumissions ;
présentées par une même personne sous différentes dénominations sans être en association
momentanée reconnue
présentées avec de faux documents ou renseignements
comportant des divergences entre les renseignements contenus dans l’enveloppe extérieure et
ceux portés dans l’enveloppe intérieure.
Les critères ainsi édictés sont classés suivant l’ordre décroissant de gravité.
A l’issue de cette phase d’évaluation, le comité d’évaluation notera sur le procès verbal les
informations ci-après :
Le nombre et l’état des soumissions reçues
Les soumissions rejetées et les raisons claires de leur rejet.
22 Evaluation et comparaison des Propositions
L’évaluation des Propositions se déroule en deux temps. L’évaluation de la Proposition technique
est achevée avant l’ouverture et la comparaison des propositions financières. Les propositions
financières ne seront ouvertes que pour les soumissions qui auront reçu la note technique minimale
de 70% sur un score total maximum de 1000 points pour ce qui est de l’évaluation des
propositions techniques.
La proposition technique est évaluée sur la base de son degré de réponse à la Mission (TOR).
Les évaluations se feront sur la base des critères définis ci-après :
CRITERES Notes techniques obtenues par :
Notes
Max.
Cabinet1 Cabinet2 Cabinet3 …
1. Expertise du Cabinet
1.1 Expérience Générale (Minimum. 5
ans)
1.2 Expérience pertinente (liste des
missions d’audit effectuées en
général)
1.3 Expérience pertinente (liste des
missions d’audit effectuées pour le
compte du PNUD ou autres agences
des Nations Unies)
50
80
120
Sous total Expérience 250
2. Conformité du plan de travail et
méthodologie
2.1Compréhension de la mission
2.2 Méthodologie proposée
2.2 Délai moyen de réalisation de la
mission
2.3 Connaissance des procédures du
200
150
100
50
10
SNU
Sous total Conformité du plan de
travail et Méthodologie
500
3. Qualification et compétence du
personnel clé
3.1 Directeur de Mission (CV)
3.2 Chef de Mission (CV)
3.3 Juniors (nombre et CVs)
50
100
100
Sous total Qualification et compétence
du personnel clé 250
GRAND TOTAL 1000*
Les notes techniques des soumissionnaires ayant obtenu la note minimale de 70 points ou plus seront
pondérées à 70%
Lors d’une deuxième étape, les offres financières de tous les prestataires ayant obtenu la note
technique minimale de 70% seront comparées. Une note financière sera déterminée pour chacun des
soumissionnaires sur la base de la formule suivante :
Note Financière Cabinet A = (Offre financière la moins disante/offre financière Cabinet A) *
30)
23 Attribution du Contrat
Le marché sera attribué au soumissionnaire ayant obtenu le cumul des notes techniques et financières
le plus élevé.
24 Critères d’attribution du Contrat
Le PNUD se réserve le droit d’accepter ou de rejeter toute Proposition, ainsi que d’annuler le
processus d’invitation à soumissionner et de rejeter toutes les Propositions à quelque moment que
ce soit préalablement à l’attribution du Contrat, sans encourir de ce fait aucune responsabilité vis-
à-vis du Soumissionnaire concerné et sans avoir aucune obligation d’informer le ou les
Soumissionnaires des raisons qui ont motivé l’action de l’Acquéreur.
Avant l’expiration de la période de validité de la proposition, le Bureau attribuera le Contrat au
Soumissionnaire le plus qualifié et dont la Proposition, après évaluation, est considérée comme
répondant la mieux aux besoins de l’organisation et aux exigences de l’activité concernée.
25 Droit de l’Acquéreur de modifier ses exigences au moment de l’attribution
L’Acquéreur se réserve le droit, au moment de l’attribution du contrat, de modifier la quantité de
biens et services spécifiée dans l’invitation à soumissionner, sans modification des coûts ou des
autres spécifications et conditions.
26 Signature du Contrat
Le Soumissionnaire retenu doit signer, dater et renvoyer le contrat à l’Acquéreur dans un délai de
30 jours à compter de la réception du contrat.
11
Annexe II
Conditions Générales du Contrat
1. STATUT JURIDIQUE
Le Prestataire sera considéré comme ayant le statut juridique d’un prestataire indépendant
vis-à-vis du SNU. Le personnel du Prestataire ou ses sous-traitants ne seront en aucune
façon considérée comme des employés ou des agents SNU ou des Nations Unies.
2. SOURCE DES INSTRUCTIONS
Le Prestataire ne doit ni chercher ni accepter d’instructions d’une quelconque autorité
externe au SNU pour ce qui concerne l’exécution des services fournis en vertu de ce
Contrat. Le Prestataire se gardera de toute action susceptible de porter préjudice au SNU,
et remplira ses engagements en s’attachant au plus haut point à préserver les intérêts du
SNU.
3. RESPONSABILITE DU PRESTATAIRE VIS-A-VIS DE SES EMPLOYES
Le Prestataire sera responsable de la compétence professionnelle et technique de ses
employés et doit sélectionner, pour l’exécution du travail en vertu du présent Contrat, des
personnes fiables qui œuvreront effectivement à l’exécution de ce Contrat, respecteront les
us et coutumes locales et se conformeront aux normes de conduite morales et éthiques les
plus élevées.
4. AFFECTATION
Le prestataire ne doit pas affecter, transférer, prendre d’engagements ni entreprendre
d’autres dispositions de tout ou d’une partie de ce Contrat, ni de quelque droit, demandes
ou obligation du Prestataire en vertu de ce Contrat sans autorisation préalable écrite du
SNU.
5. SOUS-TRAITANCE
Au cas où le Prestataire aurait recours au service de sous-traitants, le Prestataire devra
obtenir l’accord et l’autorisation préalable écrits du SNU pour tous les sous-traitants.
L’approbation d’un sous-traitant par le SNU ne soustrait nullement le Prestataire des
obligations qu’il a prises en vertu de ce Contrat, quelles qu’elles soient. Les termes de tous
les contrats de sous-traitance seront assujettis et conformes aux dispositions de ce Contrat.
6. ABSENCE D’AVANTAGES POUR LES FONCTIONNAIRES
Le Prestataire garantit qu’aucun fonctionnaire du SNU n’a reçu ni ne se verra offrir par le
Prestataire quelque avantage direct ou indirect découlant de ce Contrat ou de son
attribution. Le Prestataire reconnaît que tout non-respect de cette disposition constitue une
entorse à une clause essentielle de ce Contrat.
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7. DEDOMMAGEMENT
Le Prestataire dédommagera, protégera et défendra, à ses propres frais, le SNU, ses
fonctionnaires, agents et employés de et contre toutes poursuites judiciaires, réclamations
et responsabilités de quelque nature que ce soit, y compris leurs coûts et dépenses,
découlant d’actes ou d’omissions de la part du Prestataire, de ses employés, responsables,
agents ou sous-traitants, dans le cadre de l’exécution de ce Contrat. Cette disposition
s’applique, entre autres, aux demandes et responsabilités relatives à l’indemnité
d’invalidité des travailleurs, à la responsabilité liée aux produits et à la nature des
inventions ou appareils brevetés, au matériel de droit réservé ou à toute autre propriété
intellectuelle du Prestataire, de ses employés, officiels, agents ou sous-traitants. Les
obligations prises en vertu de cet Article ne deviennent pas caduques à la fin de ce
Contrat.
8. ASSURANCE ET RESPONSABILITE CIVILE
8.1 Le Prestataire souscrira et maintiendra ensuite une assurance couvrant tous les risques
relativement à ses biens et à tout équipement utilisé dans le cadre de l’exécution de ce
Contrat.
8.2 Le Prestataire souscrira et maintiendra ensuite une assurance relative à l’indemnité
d’invalidité des travailleurs ou équivalent, pour couvrir les demandes en cas de blessure
ou de décès dans l’exécution de ce Contrat.
8.3 Le Prestataire souscrira et maintiendra ensuite une assurance une assurance de
responsabilité civile d’un montant adéquat pour couvrir les réclamations de tiers pour
décès ou blessure ou pour perte ou endommagement de biens découlant de ou en rapport
avec la fourniture de services en vertu du présent Contrat ou avec tous véhicules,
bateaux, avions ou tout autre équipement appartenant à ou loués par le Prestataire, ses
employés, responsables, agents ou sous-traitants qui travaillent ou fournissent des
services en rapport avec ce Contrat.
8.4 A l’exception de l’assurance relative à l’indemnité d’invalidité, toutes les autres polices
d’assurance devront :
(i). mentionner le SNU comme assuré additionnel ;
(ii). inclure dans l’assurance une renonciation des droits du Prestataire à poursuivre le
SNU ;
(iii). inclure une disposition permettant au SNU de recevoir un préavis écrit de trente
(30) jours de la part de l’assureur avant toute annulation ou changement de la
couverture d’assurance.
8.5 Le Prestataire fournira au SNU, sur demande, une preuve satisfaisante de l’assurance
requise en vertu de cet Article.
13
9. CHARGES ET RECOURS
Le Prestataire ne mettra pas ni ne permettra que soit joint quelque recours, saisie-arrêt ou autre
charge aux dossiers de toute administration ou détenus par le SNU et relatifs à des sommes dues
ou à devoir pour un travail fait ou du matériel fourni en vertu de ce Contrat, ou pour cause de toute
autre demande faite à l’encontre du Prestataire.
10. PROPRIETE DES EQUIPEMENTS
Les équipements et fournitures pouvant être fournis par le SNU resteront la propriété du SNU, et
devront lui être restitués au terme de ce Contrat ou quand le Prestataire n’en aura plus besoin. Ce
matériel, au moment de sa restitution au SNU, devra être rendu dans les mêmes conditions de
fonctionnement qu’au moment de sa remise par le SNU, mis à part l’usure et les accrocs inhérents
à son utilisation normale. Le Prestataire sera tenu de dédommager le SNU si ces articles sont
détruits ou endommagés pour des raisons qui ne découlent pas d’une utilisation normale.
11. DROITS D’AUTEUR, BREVETS ET AUTRES DROITS DE PROPRIETE
Le SNU conserve les droits de toute propriété intellectuelle et autres droits de propriété, y
compris, mais non limité, aux brevets, droits d’auteur et marques déposées, en ce qui concerne les
produits ou documents et autre matériel qui ont une relation directe avec le présent Contrat ou qui
sont préparés, produits ou recueillis pour, ou dans le cadre de, l’exécution du présent Contrat. A la
demande du SNU, le Prestataire prendra les dispositions nécessaires, fournira tous les documents
requis et de manière plus générale contribuera à garantir de tels droits de propriété ainsi qu’à
assurer leur transfert au SNU, conformément aux exigences des lois en vigueur.
12. UTILISATION DU NOM, DE L’EMBLEME ET DU SCEAU OFFICIEL DU SNU
Le Prestataire ne doit pas faire état ou rendre public le fait qu’il travaille comme Prestataire pour
le SNU. De la même manière, le Prestataire ne saurait utiliser de quelque manière que ce soit le
nom, l’emblème ou le sceau officiel du SNU ou des Nations Unies, non plus que toute
abréviation du nom du SNU, dans le cadre de ses affaires ou autres.
13. NATURE CONFIDENTIELLE DES DOCUMENTS ET DES INFORMATIONS
13.1 Toutes les cartes, dessins, photos, mosaïques, plans, rapports, recommandations, évaluations,
documents et toutes autres données recueillies ou reçues par le Prestataire en vertu du présent
Contrat seront la propriété du SNU, devront être considérés comme confidentiels, et ne
devront être remis qu’aux fonctionnaires autorisés du SNU à l’achèvement des tâches menées
à bien en vertu de ce Contrat.
13.2 Le Prestataire ne devra à aucun moment communiquer à quelque personne, Gouvernement ou
autorité extérieures au SNU que ce soit quelque information que ce soit à laquelle il a accès du
fait de son association avec le SNU, et qui n’est pas du domaine public, sauf s’il en a obtenu
l’autorisation du SNU; par ailleurs, le Prestataire ne devra pas non plus utiliser ces
informations pour son avantage personnel. Ces obligations demeurent en vigueur à
l’expiration du présent Contrat.
14
14. CAS DE FORCE MAJEURE; AUTRES CHANGEMENTS DE CONDITIONS
14.1 Le terme de Force majeure, telle qu’entendu dans cet Article, englobe les actes de Dieu, les
guerres (déclarées ou pas), les invasions, les révolutions, les insurrections ou tout autre acte de
même nature ou toute autre force sur laquelle les Parties n’ont aucun contrôle.
14.2 En cas de force majeure, et aussi rapidement que possible après la survenue de toute cause
constituant une telle situation, le Prestataire devra en informer le SNU par écrit, en donnant
tous les détails, si le Prestataire se trouve, à cause de ces évènements, dans l’incapacité
d’honorer ses engagements et de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de ce Contrat. Le
Prestataire devra également notifier le SNU de tout changement dans les conditions ou de tout
événement qui pourrait influer ou serait susceptible d’influer sur sa capacité à s’acquitter de
ses responsabilités en vertu du présent Contrat. Cette notification devra inclure les mesures
que le Prestataire se propose de prendre, y compris toute alternative raisonnable destinée à
assurer la réalisation des activités qui ne seraient pas affectées par la Force majeure. A
réception de la notification requise en vertu de cet Article, le SNU prendra, à sa discrétion, les
mesures qu’il juge nécessaires ou appropriées en la circonstance, y compris la prolongation de
la durée du Contrat afin de permettre au Prestataire de s’acquitter de ses obligations en vertu
de ce Contrat.
14.3 Si, pour raison de Force majeure, le Prestataire se trouve en position d’incapacité totale ou
partielle d’honorer ses engagements ou de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de ce
Contrat, le SNU aura le droit de suspendre ou de résilier ce Contrat sur la base des mêmes
termes et conditions que ceux stipulés dans l’Article 15, « Résiliation », à la différence près
que le préavis sera de sept (7) jours au lieu de trente (30) jours.
15. RESILIATION
15.1 Chacune des parties peut résilier tout ou partie de ce Contrat pour un motif, sur préavis écrit
de trente (30) jours adressé à l’autre partie. L’initiation de procédures d’arbitrage,
conformément à l’Article 16 « Règlement des Différends » ci-dessous, ne devra pas être
considérée comme une résiliation de ce Contrat.
15.2 Le SNU se réserve le droit de résilier sans motif ce Contrat à tout moment, sur préavis écrit de
quinze (15) jours, adressé au Prestataire, auquel cas le PNUD devra rembourser au Prestataire
tous les coûts raisonnables encourus par le Prestataire avant réception du préavis de résiliation.
15.3 En cas de résiliation du Contrat par le SNU en vertu de cet Article, aucun paiement ne sera dû
au Prestataire par le SNU, sauf pour ce qui concerne les tâches et services dûment exécutés de
manière satisfaisante conformément aux termes exprès de ce Contrat. Le Prestataire doit alors
prendre des mesures immédiates pour achever les tâches et services d’une manière prompte et
ordonnée et de manière à minimiser les coûts et les dépenses supplémentaires.
15.4 Dans l’éventualité où le Prestataire serait déclaré en faillite, serait en liquidation ou
deviendrait insolvable, ou en cas de subrogation de ses droits à des créanciers, ou encore au
cas où un Administrateur serait nommé pour cause d’insolvabilité du Prestataire, le SNU
pourra résilier ce Contrat sur le champ, sans préjudice de ses droits ou d’un quelconque
recours qu’il pourrait avoir. Le Prestataire a l’obligation d’informer immédiatement le SNU
de la survenue d’un des événements décrits ci-dessus.
15
16. REGLEMENT DES DIFFERENDS
16.1 Règlement à l’amiable
Les Parties devront déployer les plus grands efforts pour régler à l’amiable tous différends,
controverses ou réclamations découlant de, ou relatifs à, ce Contrat, ou à toute entorse,
résiliation ou non validité du présent Contrat. Quand les Parties désirent rechercher un tel
règlement à l’amiable grâce à une conciliation, celle-ci doit prendre place conformément au
Règlement de conciliation de la CNUDCI, ou conformément à toute autre procédure pouvant
être convenue entre les parties.
16.2 Arbitrage
Si un différend, une controverse ou une réclamation découlant de, ou relatives à, ce présent
Contrat, ou si une entorse, une résiliation ou une invalidité relative à ce Contrat ne sont pas
réglées à l’amiable, conformément au paragraphe précédent de cet Article dans les soixante
(60) jours suivant la réception par l’une des Parties de la requête de l’autre Partie quant à un
tel règlement à l’amiable, un tel différend, controverse ou réclamation sera soumis par l’une
ou l’autre des Parties au règlement d’arbitrage du CNUDCI, y compris à ses dispositions
relatives à la loi applicable. Le tribunal d’arbitrage n’aura pas autorité pour accorder des
dommages et intérêts. Les Parties seront liées par toute décision d’arbitrage rendue suite à un
tel arbitrage, et la considéreront comme un jugement final de toute controverse, réclamation
ou différend.
17. PRIVILEGES ET IMMUNITES
Aucun élément de ce Contrat, ou relatif à ce dernier, ne sera considéré comme étant une
renonciation, expresse ou implicite, des privilèges et des immunités des Nations Unies ou de
ses organes subsidiaires.
18. EXONERATION D’IMPOTS
18.1 La Section 7 de la Convention sur les Privilèges et Immunités des Nations Unies stipule, entre
autres, que les Nations Unies et ses organes subsidiaires sont exonérés de tous impôts, à
l’exception de ceux relatifs aux services d’utilité publique, et sont exonérés des droits de
douane et des charges assimilées en ce qui concerne les articles importés ou exportés pour leur
utilisation officielle. Au cas où une autorité gouvernementale refuserait de reconnaître aux
Nations Unies l’exonération de tels impôts, droits de douane ou charges, le Prestataire devra
immédiatement contacter le SNU pour déterminer une procédure alternative mutuellement
acceptable.
18.2 De même, le Prestataire autorise le SNU à déduire de la facture du Prestataire tout montant
correspondant aux impôts, droits de douane et autres charges, à moins que le Prestataire n’ait
consulté le SNU préalablement au paiement de ceux-ci et ait obtenu, à chaque fois,
l’autorisation expresse du SNU pour payer ces impôts, droits de douane ou autres charges.
Dans ce cas, le Prestataire devra fournir au SNU la preuve écrite que le paiement de ces
16
impôts, droits de douane ou autres charges a été effectué effectivement et préalablement
autorisé.
19. LE TRAVAIL DES ENFANTS
19.1 Le Prestataire atteste et garantit que ni lui ni aucun de ses fournisseurs n’est engagé dans des
pratiques non conformes aux droits stipulés dans la Convention sur les Droits de l’Enfant, y
compris l’Article 32 de celle-ci, qui, entre autres, stipule qu’un enfant doit être protégé contre
tout travail susceptible d’être dangereux ou d’interférer avec son éducation, ou qui est
préjudiciable à sa santé ou à son développement physique, mental, spirituel, moral ou social.
19.2 Toute entorse à cet engagement donnera le droit au SNU de résilier ce Contrat
immédiatement après notification au Prestataire, sans frais pour le SNU.
20. LES MINES
20.1 Le Prestataire atteste et garantit que ni lui ni aucun de ses fournisseurs n’est engagé
activement et directement dans des activités patentes de brevetage, de développement, de
montage, de production, de commercialisation, de fabrication des mines ou d’autres activités
touchant à des éléments principalement utilisés dans la fabrication des Mines. Le terme
« Mines » englobe les dispositifs définis aux paragraphes 1, 4 et 5 du Protocole II de l’Article
2 annexé à la Convention de 1980 sur l’interdiction ou la limitation de l’emploi de certaines
armes classiques qui peuvent être considérées comme produisant des effets traumatiques
excessifs ou comme frappant sans discrimination.
20.2 Toute entorse à cet engagement donnera le droit au SNU de résilier ce Contrat
immédiatement après notification au Prestataire, sans être tenu par des frais de résiliation ou
tout autre responsabilité de toute sorte de la part du SNU.
21. RESPECT DE LA LOI
Le Prestataire respectera les lois, ordonnances, règles et règlements relatifs à la mise en œuvre de
ses obligations en vertu du présent Contrat.
22. AUTORITE DE MODIFICATION
Aucune modification ou changement de ce Contrat, aucune renonciation à quelque disposition que
ce soit ni aucune relation contractuelle additionnelle de quelque sorte que ce soit avec le
Prestataire ne sera valide et applicable pour ce qui est du SNU, à moins de faire l’objet d’un
amendement à ce Contrat signé par un fonctionnaire du SNU dûment autorisé.
17
Annexe III
TERMES DE REFERENCES POUR L’AUDIT COMPTABLE ET FINANCIER DES PROJETS ET
PROGRAMMES SOUS EXECUTION NATIONALE (NGO/NIM) FINANCES PAR LE PROGRAMME
DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT (PNUD) EXERCICE 2011
Février 2012
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TABLE DES MATIÈRES
A. Données générales
B. Administration du projet
C. Consultations avec les parties concernées
D. Description des rapports financiers (CDR) devant faire l’objet d’un audit
E. Objectifs et Champ d’application de l’audit
F. Le rapport d’audit et la lettre aux administrateurs
a. Le rapport d’audit
b. Lettre aux Administrateurs (note de gestion)
c. La certification des CDR
d. Le Rapport sur le suivi des recommandations
Annexe 1: Champ d’application de l’audit
Annexe 2: Qualifications d’un Auditeur
Annexe 3: Rapport d’audit type
Annexe 4: Définition des Opinions d’Audit
Annexe 6: Catégorisation des conclusions d’audit selon le Degré de Gravité du Risque
Annexe 7: Classification des causes possibles des Conclusions d’Audit
Annexe 8: Liste des projets à auditer
Annexe 9: Modèle pour examen et Signature Des plans d’action actualisés concernant les observations et les recommandations des audits de l’année précédente
Annexe 10: Modèle pour données et observations d’audit
19
Introduction
Tout au long de ce document, l’expression « agent de réalisation » dénomme l’institution désignée
pour administrer le projet. Quand le projet relève de la réalisation nationale (NIM), l’expression se
rapporte à une institution gouvernementale et quand il est exécuté par une ONG, elle désigne une
ONG. Par « service gouvernemental de coordination », il faut entendre l’institution gouvernementale
qui est la contrepartie officielle du PNUD.
Ces termes de référence (TDR) types visent à offrir aux bureaux de pays du PNUD et à l’organisme
gouvernemental de mise en œuvre (ou à l’ONG) une orientation leur permettant de s’accorder sur les
termes de référence de projets gérés par les gouvernements (ou les ONG). Ces audits sont réalisés sous
la responsabilité du bureau de pays du PNUD.
Ces termes de référence mettent en lumière le champ d’application des audits (Partie E et Annexe 1)
ainsi que les domaines à traiter dans le rapport d’audit et la lettre aux administrateurs (Partie F et
Annexe 3) de la manière suivante :
Les auditeurs doivent certifier, exprimer une opinion et chiffrer l’impact financier sur :
(i) Le rapport combiné des dépenses (CDR) pour la période du 1er janvier au 31
décembre 2011
(ii) L’état de position de trésorerie communiqué par le projet au 31 décembre 2011
(iii) L’état des actifs et de l’équipement au 31 décembre 2011
Les auditeurs doivent indiquer les risques associés à leurs conclusions et les classer par ordre
de gravité : élevé, moyen, ou faible.
Les auditeurs doivent fournir un classement des causes possibles des conclusions de l’audit.
Les auditeurs doivent chiffrer l’impact financier net des réserves si l’opinion de l’audit
formulée sur le CDR est assortie de réserves, d’un refus d’exprimer une opinion ou
défavorable.
L’exercice d’audit doit être assuré de manière satisfaisante conformément aux spécifications des TDR.
Les rapports des dépenses combinées (CDR) doivent être dûment certifiés par les agents d’exécution
et les auditeurs, signés par la direction du bureau de pays du PNUD et joints aux rapports d’audit ; il
en va de même pour l’état de position de trésorerie et l’état des avoirs et de l’équipement. Si le projet
ne détient pas d’avoirs ou d’équipement et s’il n’y a pas de petite caisse ou de compte bancaire, les
auditeurs doivent clairement indiquer ce fait dans la page d’opinion et le certifier.
L’annexe 1 de ces TDR précise les services attendus de l’audit ou le champ d’application normal
de l’audit.
L’annexe 2 définit les qualifications requises et peut faciliter le processus de sélection d’un
auditeur.
L’annexe 3 comporte un modèle de rapport d’audit que doit présenter l’auditeur. Une lettre aux
administrateurs doit être jointe au rapport d’audit.
L’annexe 4 fournit une définition des opinions d’audit
L’annexe 5 porte sur la conduite à tenir en ce qui concerne les observations de l’année passée
dont les recommandations n’ont pas été mis en œuvre.
L’annexe 6 définit les trois catégories de risques des conclusions d’audit
L’annexe 7 fournit la classification des causes possibles des conclusions d’audit
L’annexe 8 donne la liste des Projets à auditer
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L’annexe 9 comporte un modèle de plan d’action de suivi certifié actualisé de l’année
précédente (2010).
L’annexe 10 fournit un modèle de données et d’observations d’audit pour les audits de
l’exercice 2011 que les auditeurs doivent remettre
Données générales
Le Gouvernement qui exécute les projets et programmes est responsable de la gestion de toutes les
ressources que le PNUD alloue aux projets ; à ce titre, il doit rendre compte à l’Administrateur de
la manière dont celles-ci ont été utilisées.
Les fonds obtenus du PNUD ou par son entremise sont gérés par le Gouvernement conformément
à ses règles de gestion financière, règlements, pratiques et procédures dans la mesure où elles
permettent d’assurer un contrôle adéquat. Lorsque les procédures du Gouvernement sont muettes
sur une question, celles du PNUD s’appliquent.
Le Gouvernement doit tenir la comptabilité et les états financiers nécessaires pour lui permettre de
rendre compte de l’utilisation des fonds obtenus du PNUD ou par son entremise.
Au titre de l’exercice 2011, les programmes et projets dont la liste est jointe en annexe des
présents Termes de référence (TDR) ont bénéficié de l’appui financier du PNUD dans le cadre de
sa coopération avec le Gouvernement. Ces Projets et Programmes concourent à l’atteinte des
objectifs de développement clairement définis par les deux parties dans les domaines de la lutte
contre la pauvreté, la Bonne Gouvernance, la préservation de l’Environnement pour un
développement durable.
Administration du projet
L’article XVII du Règlement Financier du Programme des Nations Unies pour le Développement
(PNUD) concernant la vérification extérieure des comptes s’applique, mutatis mutandis, à la
vérification des comptes relatifs aux projets exécutés par des Gouvernements.
L’Administrateur veille à ce que le Gouvernement qui exécute des projets fasse en sorte que les
vérifications suivent dans la mesure du possible des principes et procédures prescrits en matière
de vérification des comptes par l’Organisation des Nations Unies en ce qui concerne les fonds
obtenus du PNUD ou par son entremise et soumet tous les ans des rapports de vérification des
comptes en même temps que les rapports spécifiés dans les descriptifs de projet.
Les présents Termes de référence précisent les exigences au sujet des services d’audit requis, de
même que les domaines devant être visés dans le rapport d’audit et la note de gestion, comme
suit :
- les vérificateurs doivent certifier, exprimer une opinion et quantifier l’impact financier sur
chacun des éléments ci-après :
l’Etat des dépenses (REC) ;
la situation de trésorerie du projet au 31 décembre de l’année 2011;
l’Etat de l’actif et du matériel au 31 décembre de l’année 2011 (inventaires des biens
et équipements et inventaires matière) ;
la régularité des processus d’acquisitions et de passation des marchés financés sur les
ressources du PNUD ;
la régularité et la conformité des processus de recrutement du personnel de projet.
21
- les vérificateurs doivent indiquer les risques associés aux conclusions de l’audit et procéder à
une catégorisation selon la gravité des risques : Elevé, Moyen ou Faible ;
- les vérificateurs doivent faire une classification des causes possibles des résultats de l’audit.
Consultations avec les parties concernées
Le processus de sélection du cabinet est assuré par le PNUD. En conséquence, le contrat sera signé
avec le PNUD. Néanmoins, le cabinet devra travailler en étroite collaboration avec les différentes
parties concernées, au 1er chef la partie nationale.
Description des rapports financiers (CDR) devant faire l’objet d’un audit
Le rapport devant faire l’objet d’un audit est dénommé Rapport combiné des dépenses (CDR). Ce
rapport est préparé par le PNUD, à l’aide du progiciel de comptabilité interne appelé ATLAS. Le
CDR qui sert d’état financier officiel, doit obligatoirement être certifié par les auditeurs. S’ils sont
certifiés, les états financiers du projet, doivent être en accord avec les dépenses apparaissant dans le
CDR et doivent être joints au rapport d’audit. Comme cela est indiqué de manière plus détaillée ci-
après, le CDR combine les dépenses de trois sources de décaissement pour une année civile. Ces trois
sources de décaissement sont les suivantes :
1. Agent d’exécution (gouvernement ou ONG)
Les procédures du PNUD exigent de l’agent d’exécution de présenter au bureau de pays du
PNUD un rapport financier trimestriel indiquant (1) l’utilisation de l’avance, (2) une liste des
décaissements effectués depuis le précédent rapport financier, et (3) la demande d’une
nouvelle avance toutes les fois que des fonds lui sont avancés. Le bureau de pays du PNUD
enregistre les décaissements dans ATLAS tout au long de l’année quand les rapports
financiers sont reçus. Ces décaissements de l’agent d’exécution sont inscrits dans la colonne
de dépenses Gouvernement du CDR.
2. PNUD
Les décaissements effectués par le PNUD sur ses propres comptes bancaires sont entrés dans
ATLAS par le bureau de pays du PNUD. Ces décaissements du PNUD sont inscrits dans la
colonne dépenses du PNUD du CDR. Ils peuvent être classés soit comme paiements directs,
soit comme services d’appui du PNUD. Cette distinction, si elle est fort importante aux fins de
l’audit, n’apparaît pas dans le CDR et ne peut être fournie que par le bureau de pays du PNUD
sous forme de tableau d’appui. Une courte description de ces deux catégories de décaissement
est donnée ci-après :
a) Paiements directs – Ce terme désigne les cas où l’agent de réalisation est responsable de
la dépense, mais a demandé au PNUD d’effectuer en son nom le paiement au
vendeur/consultant. L’agent de réalisation doit rendre compte du décaissement et garder en
bon ordre toute la documentation d’appui. Le PNUD se borne à effectuer les paiements
sur la base de demandes dûment autorisées et remet à l’agent de réalisation la copie du bon
de décaissement s’y rapportant comme preuve que le paiement a été effectué.
b) Services d’appui du PNUD – Ce terme désigne les cas où l’agent de réalisation et le
PNUD ont convenu que le PNUD fournirait des services d’appui au projet et ont signé
une lettre d’Accord. Ces services d’appui doivent être définis dans la Lettre d’Accord. Le
PNUD est entièrement responsable de ces dépenses et doit en rendre compte ; en
conséquence, il garde en bon ordre toute la documentation d’appui concernant le
décaissement. Cette dépense est à l’extérieur du champ de l’audit et par conséquent, ne
22
sera pas examinée par les auditeurs. La limitation du champ ne doit pas servir de raison
d’exprimer une opinion assortie de réserves sur le CDR.
3. Institutions des Nations Unies
L’institution des Nations Unies fait part de ses dépenses au PNUD et au gouvernement. Le
bureau de pays du PNUD entre les dépenses dans ATLAS. Ces dépenses d’une institution des
Nations Unies sont inscrites dans la colonne de dépenses UN Agencies [Institution des Nations
Unies] du CDR.
Après réception du rapport financier du quatrième trimestre remis par l’agent d’exécution et
du rapport des dépenses de fin d’année remis par l’institution des Nations Unies, le PNUD
établit le CDR à la fin de l’année, et le présente à l’agent de réalisation pour signature. Le
PNUD fournira à l’auditeur le CDR annuel.
Objectifs et Champ d’application de l’audit
L’objectif premier de toute vérification des comptes relatifs à un projet exécuté par un
gouvernement est d’obtenir une assurance raisonnable que les ressources sont gérées par le
gouvernement conformément à ses procédures (règles de gestion, règlements, pratiques), au
descriptif du projet, aux règles applicables à l’exécution, au suivi et à l’évaluation du projet et à
l’établissement des rapports ainsi qu’aux procédures concernant la comptabilité et les rapports
financiers touchant les projets exécutés par des gouvernements.
Dans la gestion des ressources mises à disposition par le PNUD, le Gouvernement a, à l’égard de
ce dernier, certaines responsabilités qui tiennent à la fois à l'obligation d’assurer une bonne
administration de ces fonds et à celle de soumettre des rapports au PNUD à ce sujet.
L’audit comptable et financier porte sur l’année 2011 et la vérification des comptes relatifs à un
projet exécuté par le Gouvernement vise à donner au PNUD des assurances raisonnables que :
- les décaissements effectués aux fins du projet l’ont été conformément au descriptif;
- les décaissements effectués pour les besoins du projet son valables et étayés par des pièces
justificatives adéquates approuvées par le Gouvernement ;
- les rapports financiers concernant chaque projet sont complets et exacts : ces rapports
financiers feront impérativement référence au Rapport de Dépenses Combinées (CDR) qui
regroupent les dépenses globales de l’exercice clôturé des projets, exécutées par les trois
sources possibles de déboursement que constituent le PNUD, le Gouvernement (ou l’ONG),
une Agence des Nations Unies. Ces CDR sont produits par le PNUD et devront être certifiés
par l’auditeur.
- le Gouvernement a mis en place un système de gestion, de contrôle interne et de comptabilité
approprié ;
- les opérations de suivi-évaluation-contrôle sont réalisées et les rapports sont établis comme
prévu et
- les biens durables affectés au projet ont été acquis, utilisés, contrôlés et/ou dévolus
conformément aux règles applicables.
En conséquence, les points suivants sont à vérifier auprès des projets :
23
- situation financière du projet en dépenses et certification;
- gestion du compte bancaire ;
- registres comptables ;
- planification, programmation et budgétisation des activités ;
- gestion de la trésorerie ;
- gestion des processus d’achat ;
- gestion du personnel ;
- gestion des Ressources Humaines ;
- gestion de la comptabilité des matières et inventaires.
La vérification doit être réalisée conformément aux standards Audit ISA ou INTOSAI et aux
normes généralement acceptées en la matière. Le Vérificateur devant en outre faire appel à son
jugement professionnel. Aussi, il se chargera :
- de restituer les résultats de la mission d’audit à la rencontre qui sera organisée à cet effet,
- du suivi de la mise en œuvre des recommandations et
- Les précisions ci-après devraient tout de même être apportées :
- la présentation de tout ou partie de l’entité soumise à l’audit.
(à savoir si le bureau du projet se trouve dans un département ministériel ou dans une institution
distincte) ;
- que l’audit sera conduit suivant les normes ISA1 ou de l’INTOSAI2 ;
- que l’audit couvre la période du 1er janvier au 31 décembre de l’année 2011;
- que l’audit porte sur les dépenses de la partie chargée de l’exécution qui par définition
comprennent (1) tous les décaissements énumérés dans les rapports trimestriels présentés par la
partie chargée de l’exécution et (2) les paiements directs effectués par le PNUD à la demande de
la partie chargée de l’exécution ;
- que l’auditeur veillera à l’exactitude mathématique du CDR en s’assurant que les dépenses
décrites dans les documents justificatifs (les rapports financiers trimestriels, la liste des
paiements directs effectués par le PNUD à la demande du gouvernement, la liste des
décaissements du PNUD dans le cadre de ses services d’appui et l’état des dépenses de l’agence
de l’ONU) correspondent aux dépenses, par les sources de financement, dans le CDR ;
- que l’auditeur précisera dans le rapport d’audit le montant des dépenses non couvertes par
l’audit parce qu’effectuées par le PNUD dans le cadre de ses services d’appui et le montant des
dépenses globales non couvertes car effectuées par l’agence de l’ONU.
- que l’auditeur précisera dans le rapport si la conduite de l’audit n’a pas été conforme aux
normes susvisées et indiquera les normes et procédures alternatives utilisées ;
que l’auditeur donnera une opinion sur la situation financière globale de chaque projet au
cours de la période du 1er janvier au 31 décembre de l’année 2011. Il devra certifier :
o l’Etat des dépenses (CDR) pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2011 ;
o la Situation de trésorerie du projet au 31 décembre de l’année 2011 ;
1. Normes internationales de vérification (ISA) publiées par le Comité international des procédés de
vérification comptable de la Fédération internationale des Comptables 2 Organisation internationale des institutions supérieures de contrôle des finances publiques
24
o l’Etat de l’actif et du matériel détenus par le projet au 31 décembre de l’année
2011. L’équipement à disposition est cumulatif depuis le démarrage du projet et
ainsi l’état ne comporte pas que les articles achetés au cours d’une année donnée ;
o les procédures de passation de marché et d’acquisition du projet.
L’auditeur est tenu, s’il y a lieu, de chiffrer l’impact financier net de toute réserve
formulée sur un audit (opinion négative : réserves, défavorable, refus d’exprimer une
opinion) sur l’état des dépenses (CDR) dans les cas où cela s’applique.
Il est à noter que la certification et l’opinion de l’auditeur doivent porter sur la conformité des CDR
avec les dépenses effectuées directement par le projet et les paiements directs faits par le PNUD à la
demande du Projet et dont il détient les pièces justificatives. Il reste entendu que les dépenses faites
directement par le PNUD contenues dans les CDR feront l’objet d’un audit du PNUD.
Remarque : Une opinion d’audit doit appartenir à l’un des types suivants : a) avec réserves (négative),
(b) sans réserves (favorable), (c) défavorable (négative), ou (d) refus d’exprimer une opinion
(négative). Si l’opinion d’audit est autre que « sans réserves » (favorable), le rapport d’audit doit
obligatoirement décrire tant la nature que le montant des effets possibles sur les états financiers. Le
rapport doit aussi faire mention de la partie de la lettre aux administrateurs consacrée au numéro de
l’observation d’audit correspondante et des mesures prises ou prévues en vue de remédier aux
problèmes motivant les réserves. On trouvera à l’annexe 4 une définition des opinions d’audit.
Le rapport d’audit et la lettre aux administrateurs
Revue de l’évolution du projet
La revue générale de l’évolution du projet peut s’articuler autour des phases spécifiques ci-après :
- revue annuelle et trimestrielle des plans de travail, des rapports financiers trimestriels et des
demandes de paiement direct, et évaluation du respect des délais ainsi que du document du
projet ou le Plan Annuel de Travail (PAT), du Manuel des procédures opérationnelles du
Projet ;
- revue des rapports annuels du projet préparés par la partie chargée de la mise en œuvre et
évaluation de la conformité aux directives en la matière et de l’accomplissement par la partie
chargée de la mise en œuvre de sa mission de suivi décrite dans le document du projet ou le
PTA ;
- vérification du suivi ou non par la partie chargée de la mise en œuvre des
décisions/recommandations des activités sus citées ;
- évaluation du rythme d’avancement du projet et observations sur les raisons des retards ;
- commentaires sur la conformité des services de mise en œuvre de l’/des agence(s) de l’ONU
au projet du document ou au PAT.
Evaluation du contrôle interne
Le vérificateur doit réaliser une évaluation générale des contrôles internes sur la base des normes
établies en la matière. L’Organisation Internationale des Institutions Supérieures de Contrôle des
Finances Publiques (INTOSAI) fournit un exemple de normes de contrôle interne établies. Les normes
de l’INTOSAI doivent encadrer la mise en place de structures efficaces de contrôle interne par les
gestionnaires publics.
25
Pour plus d’informations, les Directives pour les normes de contrôle interne sont disponibles sur le
site web de l’INTOSAI www.intosai.org.
Outre l’évaluation générale ci-dessus, il peut y avoir des phases supplémentaires à savoir:
- la revue des dépenses effectuées par la partie chargée de l’exécution et l’évaluation de leur
conformité au document du projet, au PAT et aux budgets, du respect du Manuel des procédures
opérationnelles du programme ;
- la revue du processus d’approvisionnement/d’adjudication des marchés et évaluation de sa
transparence et de sa compétitivité ;
- la revue de l’utilisation, du contrôle et de l’élimination des équipements indispensables et
l’évaluation du respect du manuel des procédures du Programme, la vérification de la pertinence
des équipements acquis par rapport aux besoins identifiés et de la conformité de leur usage aux
fins prévues.
- la revue du processus de recrutement du personnel du projet et des consultants et l’évaluation
de sa transparence et de sa compétitivité ;
- la revue des livres de compte de la partie chargée de l’exécution et l’évaluation de leur
pertinence dans l’enregistrement des entrées et sorties exactes et exhaustives des fonds et dans
la préparation des rapports financiers trimestriels ;
- la revue des registres des demandes de paiement direct et la vérification de leur signature par
des responsables gouvernementaux habilités ;
- le classement des dossiers (physique, IT et back-up).
Recommandations en vue de l’amélioration
Les recommandations doivent être adressées à une entité précise pour éviter toute confusion quant au
responsable de la mise en œuvre. La réponse de l’entité doit figurer dans la note de gestion,
immédiatement après la recommandation.
De même, le vérificateur peut souhaiter faire des commentaires sur les “bonnes pratiques” (s’il y en a)
développées par la partie chargée de la mise en œuvre et qui doivent être partagées avec les personnels
d’autres projets.
Infrastructures disponibles et droit d’accès
La nature et le lieu de conservation de tous les registres du projet doivent être décrits. Des précisions
doivent notamment être apportées sur les registres gardés au siège de la partie chargée de la mise en
œuvre et ceux qui se trouvent dans d’autres bureaux.
Sur la période couverte par la mission, l’auditeur a un accès total à tous les documents et registres (y
compris les livres des comptes, les accords juridiques, les procès-verbaux des réunions du Comité de
Pilotage, les comptes bancaires, les factures et les contrats, etc.) et à tous les employés de l’entité.
L’auditeur sera mis au fait de ce qu’il a un droit d’accès aux banques, aux consultants, aux
entrepreneurs et à d’autres personnes ou cabinets engagés par la direction du projet.
1. PRODUITS ATTENDUS
Chaque projet vérifié devra faire l’objet d’un rapport distinct. L’auditeur devra donner une opinion sur
la situation financière et comptable du projet pour la période allant du 1er janvier au 31 décembre de
l’année 2011. Le vérificateur devra signer le rapport combiné (CDR) sur l’exécution du projet, qui sert
de base à l’examen financier, y apposer son sceau et le joindre au rapport de vérification.
26
Les rapports d’audit devront être remis trente (30) jours après la date de signature du contrat.
Ce rapport comprend deux parties :
a. Le rapport d’audit
Il doit exprimer sans ambiguïté l’opinion du vérificateur et doit indiquer :
- que c’est un rapport à objectif spécial ainsi que l’usage qui en sera fait;
- les normes de vérification utilisées (les normes ISA, ou des normes nationales qui se
conforment aux normes ISA sur tous les aspects importants);
- la période visée par l’opinion;
- l’exclusion des transactions imputables au PNUD (dans le cadre de ses services d’appui) ou à
une agence de l’ONU;
- si l’Etat des Dépenses (CDR) pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2011 est
présenté de manière conforme et fidèle. Que les décaissements sont bien effectués pour les
fins ayant motivé l’allocation de fonds au projet;
- l’impact financier net des réserves formulées sur le CDR, le cas échéant.
- Le CDR présente-t-il ou non correctement les dépenses engagées pour le projet durant la
période allant du 1er janvier au 31 décembre 2011 et indique-t-il si les fonds ont été
utilisés aux fins pour lesquelles ils avaient été affectés au projet ?
- si l’état de l’actif et du matériel au 31 décembre est présenté de manière fidèle et
conforme et
- si la situation de trésorerie rapportée par le projet au 31 décembre est présentée de
manière fidèle et conforme
b. Lettre aux Administrateurs (note de gestion)
Cette lettre doit couvrir les aspects/domaines suivants :
- la revue générale de l’avancement du projet par rapport aux repères d’évolution et à la date
d’achèvement prévue qui doivent tous être indiqués dans le document du projet ou le PAT.
Ce n’est pas le lieu d’établir si des accords spécifiques liés à des critères de performance ou
de rendement précis ont été respectés. Des observations peuvent, toutefois, être formulées
globalement sur le respect des certains accords importants tels que sur la mise en œuvre
rentable et efficace du projet, sans pour autant avoir la valeur juridique d’une opinion de
vérificateur ;
- l’évaluation du système de contrôle interne du projet avec toujours un accent sur (i)
l’efficacité du système dans la fourniture à la direction du projet d’informations utiles et
opportunes qui permettent une gestion saine du projet et (ii) l’efficacité générale du système
de contrôle interne dans la protection des actifs et des ressources du projet ;
27
- la description de toute faiblesse spécifique du contrôle interne relevée dans la gestion
financière du projet et des procédés de vérification appliqués pour pallier ou compenser les
faiblesses. Les recommandations visant à remédier/éliminer les faiblesses de contrôle interne
relevées doivent être incluses ;
- la note de gestion doit également comprendre les éléments ci-après :
le classement des conclusions de l’audit selon la gravité du risque : Elevé, Moyen
ou Faible ;
le classement des causes possibles des conclusions de l’audit. Ces causes sont
définies à l’annexe 6;
des commentaires sur la mise en œuvre des recommandations de l’audit précédent
(état de la mise en œuvre) ;
remarques/réponse du Projet ou du PNUD selon le cas.
c. La certification des CDR
L’auditeur procédera à la certification de l’Etat des Dépenses (CDR) pour la période du 1er janvier au
31 décembre du point de vue de sa conformité et de sa fidélité et que les décaissements sont bien
effectués pour les fins ayant motivé l’allocation de fonds au projet.
d. Le Rapport sur le suivi des recommandations
L’auditeur dressera un rapport spécifique sur le suivi des recommandations après avoir pris en
compte les observations du projet:
- Suivi des recommandations de l’audit de l’exercice 2010, sur la base du plan d’action
élaboré à cet effet.
- Le plan d’actions de mise en œuvre des recommandations pour l’exercice 2011 sera élaboré
et partagé à l’atelier de restitution des travaux d’audit.
28
Annexe 1: Champ d’application de l’audit
Les services d’audit portent sur la gestion globale de la mise en œuvre, du contrôle et de la supervision
du projet. Le travail de vérification doit comprendre la revue des plans de travail, des rapports
d’activité, des ressources du projet, des budgets du projet, des dépenses du projet, de l’exécution du
projet, des recrutements, de la clôture opérationnelle et financière des projets (le cas échéant) et le
transfert ou la cession des actifs. A cet effet, l’audit doit couvrir les performances dans les domaines
ci-après au niveau du projet :
Ressources humaines
L’audit doit s’attarder sur la compétitivité, la transparence et l’efficacité dans le recrutement et
l’embauche du personnel et inclure l’évaluation des performances, le contrôle de l’assiduité, le calcul
des salaires et des allocations, la préparation des fiches de solde et des paiements, et la gestion des
dossiers du personnel.
Finances
L’audit doit vérifier l’harmonie des opérations comptables et financières et des systèmes
d’établissement des rapports. Doivent y figurer, le contrôle budgétaire, la gestion de trésorerie, le
certificateur et l’ordonnateur, la réception des fonds, le décaissement des fonds, l’enregistrement de
toutes les transactions financières dans les rapports des dépenses, l’entretien et le contrôle des
registres.
Passation des marchés
L’audit doit s’assurer de la compétitivité, la transparence et l’efficacité des activités
d’approvisionnement du projet afin de veiller à ce que les équipements et services acquis satisfassent
aux exigences du gouvernement ou du PNUD. L’audit doit porter sur :
selon les cas, les délégations de pouvoir ; les seuils des marchés ; les avis d’appel
d’offres et d’appel à propositions ; l’évaluation des offres et des propositions et
l’approbation/signature des contrats ou des ordres d’achat;
les procédures de réception et d’inspection afin de vérifier la conformité aux
prescriptions du cahier de charges et, le cas échéant, le recours à des experts indépendants
pour vérifier la livraison d’équipements hautement techniques et coûteux ;
l’évaluation des procédures mises en place pour atténuer les risques d’acquisition
d’équipements qui ne répondent pas aux prescriptions ou qui s’avèrent défectueux plus
tard ;
la gestion et le contrôle des commandes rectificatives.
En ce qui concerne l’établissement des contrats, l’audit doit également couvrir le recours aux cabinets
de consultants et la pertinence des procédures de recours à un personnel aux compétences et à
l’expérience avérées, ainsi que l’évaluation de leur travail avant le paiement final.
Gestion des actifs
L’audit doit s’intéresser au matériel (surtout aux véhicules et au matériel de bureau) acquis pour le
projet. Les procédures de réception, de stockage et d’élimination doivent également être passées en
revue.
29
Gestion de trésorerie
L’audit doit porter sur les fonds en espèces détenus par le projet et revoir les procédures de protection
des fonds.
Administration générale
L’audit doit s’attarder sur les déplacements, la gestion du matériel roulant, les services d’expédition,
les locaux du bureau et la location-gérance, la bureautique et la préservation de dossiers.
Système d’information
L’audit doit s’intéresser aux systèmes d’information et de communication, ainsi qu’au contrôle
et à la sécurité des équipements et des données.
30
Annexe 2: Qualifications d’un Auditeur
L’auditeur doit être complètement impartial et franc de tout intérêt dans la gestion ou les aspects
financiers de l’entité auditée. Au cours de la période visée par l’audit ou pendant la conduite de l’audit,
l’auditeur ne peut être employé, être directeur ou avoir des liens financiers ou d’affaire quelconque
avec l’un des cadres de la direction de l’entité. L’attention de l’auditeur est attirée sur une totale
exigence légale au sujet de l’indépendance et d'exiger qu'il communique toute relation susceptible de
compromettre son indépendance.
L’auditeur doit jouir d'une expérience en matière d'application des normes de vérification
internationales (ISA) ou de celles de l’organisation internationale des institutions supérieures de
contrôle des finances publiques (INTOSAI), selon les cas. Il doit s’entourer d’un personnel qualifié et
ayant une parfaite connaissance des normes ISA et de l’INTOSAI, y compris une expérience avérée
dans le contrôle des comptes d’entités similaires par la taille et la complexité à celle soumise à l’audit.
Le dirigeant de la société d’audit qui aura la responsabilité de signer l’opinion doit fournir au client
son curriculum vitae (CV), en même temps que ceux des administrateurs, superviseurs et membres
clefs du personnel proposés pour faire partie de l’équipe d’audit. Il conviendra d’indiquer les
qualifications professionnelles requises/minimales que doivent posséder les auditeurs de rang élevé
chargés de conduire l’audit. Les CV doivent comporter des détails sur les audits conduits par les
membres du personnel prévus, y compris sur les tâches en cours de nature à indiquer leur capacité
d’entreprendre l’audit.
Le PNUD encourage les cabinets d’Audit nationaux et internationaux qui n’ont pas encore travaillé
avec l’institution dans l’audit des projets d’exécution nationale à soumissionner afin de renouveler et
diversifier ses partenaires.
Les nouveaux partenaires aux compétences et qualifications avérées, conformément aux TdRs ci-joints
seront considérés favorablement par rapport aux prestataires ayant déjà fourni des travaux similaires
pour le compte des projets du PNUD DANS LES 2/3 années précédant cet Appel d’Offres.
31
Annexe 3: Rapport d’audit type
Rapport de l’auditeur au :
Directeur national du projet et
Représentant résident
a) Certification de l’état des dépenses de l’UNDP -Rapport combiné des dépenses (CDR)
Rapport des Auditeurs indépendants au PNUD (insérer N° et titre de Projet) (Référence ISA 700)
Nous avons procédé à l’audit de l’État des dépenses (« le CDR ») ci-joint concernant le projet du
PNUD numéro __________ [N° d’award et de projet Atlas] [insérer titre du Projet] pour la
période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011. Cet état relève de la responsabilité du
bureau de pays du PNUD. Notre responsabilité propre est d’exprimer sur le CDR une opinion qui
se fonde sur notre audit.
Nous avons réalisé notre audit suivant les normes internationales d’Audit (ISA). Ces normes
exigent que nous planifiions et conduisions l’audit pour avoir l’assurance raisonnable de l’absence
d’inexactitudes importantes dans l’état. Un audit implique l’examen, par sondage, des justificatifs
des montants et des informations présentés dans l’état. L’audit comprend également l’évaluation
des principes comptables appliqués et des prévisions budgétaires de la direction, de même que
l’évaluation de la présentation générale de l’état. Nous croyons que notre audit fournit une base
raisonnable à notre opinion.
À notre avis,
l’État des dépenses présente fidèlement (opinion sans réserves, positive), dans tous ses
aspects significatifs, les dépenses s’élevant à ________[insérer le montant en USD] engagées par
le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011, i) en conformité au
budget approuvé, ii) pour le but auquel, il était destiné, iii) en conformité avec les règles de
comptabilité du PNUD et iv) de manière conforme aux documents et pièces justificatives fournies.
Ou (opinion avec réserves – négative)
À notre avis, le CDR, à l’exception des raisons indiquées ci-dessus aux paragraphes (1), (2), (3),
etc. présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, les dépenses s’élevant à ___________
[indiquer le montant en USD] engagées par le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au
31 décembre 2011 en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. L’impact financier
net total de cette opinion avec réserves s’élève à _____________ [indiquer le montant en USD]
Ou (refus d’exprimer une opinion – opinion d’audit négative)
Nous avons été incapables d’obtenir des preuves d’audit appropriées suffisantes et sommes en
conséquence dans l’incapacité de formuler une opinion sur l’état des dépenses s’élevant à _______
[insérer le montant en USD] engagées par le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au
31 décembre 2011. L’impact financier net total de ce refus d’exprimer une opinion s’élève à
______ [indiquer le montant en USD]. Remarque : Le montant total indiqué doit être le montant
des dépenses figurant sur le CDR.
Ou (opinion d’audit défavorable – négative)
Nous avons relevé des écarts significatifs entre ________ et l’état des dépenses. De ce fait, nous
n’exprimons pas d’opinion sur l’état des dépenses s’élevant à ________ [indiquer le montant en
USD] engagées par le projet pour la période allant du 1er janvier 2011 au 31 décembre 2011.
L’impact financier net total de cette opinion défavorable s’élève à ______ [indiquer le montant
en USD].
Signature de l’auditeur
Date
Adresse de l’auditeur
32
b) Certification de l’État des actifs et de l’équipement (référence ISA 700)
Nous avons procédé à l’audit de l’État des actifs et de l’équipement (« l’état ») ci-joint concernant
le projet du PNUD numéro __________ [N° d’award et de projet Atlas] au 31 décembre 2011. Cet
état relève de la responsabilité de l’administrateur du projet. Notre responsabilité propre est
d’exprimer sur l’état une opinion qui se fonde sur notre audit.
Nous avons conduit notre audit conformément aux Normes internationales d’audit (ISA). Ces
normes exigent que nous planifiions et conduisions l’audit pour avoir l’assurance raisonnable de
l’absence d’inexactitudes importantes dans l’état. Un audit implique l’examen, par sondage, des
justificatifs des montants et des informations présentés dans l’état. L’audit comprend également
l’évaluation des principes comptables appliqués et des prévisions budgétaires de la direction, de
même que l’évaluation de la présentation générale de l’état. Nous pensons que notre audit fournit
une base raisonnable à notre opinion.
À notre avis, l’État des actifs et de l’équipement présente fidèlement (sans réserves/favorables),
dans tous ses aspects significatifs, le solde d’inventaire du projet s’élevant à ______ [indiquer le
montant en USD] au 31 décembre 2011, en conformité avec les règles de comptabilité du PNUD.
Ou (opinion avec réserves – négative)
À notre avis, l’état des actifs, à l’exception des raisons indiquées ci-dessus aux paragraphes (1),
(2), (3), etc. présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, le solde d’inventaire du projet
s’élevant à ___________ [indiquer le montant en USD] au 31 décembre 2011, en conformité avec
les règles de comptabilité du PNUD. L’impact financier net total de cette opinion avec réserves
s’élève à _____________ [indiquer le montant en USD]
Ou (refus d’exprimer une opinion – opinion d’audit négative)
Nous avons été incapables d’obtenir des preuves d’audit appropriées suffisantes et sommes en
conséquence dans l’incapacité de formuler une opinion sur l’état des actifs s’élevant à _______
[insérer le montant en USD] au 31 décembre 2011, L’impact financier net total de ce refus
d’exprimer une opinion s’élève à ______ [indiquer le montant en USD].
Ou (opinion d’audit défavorable – négative)
Nous avons relevé des écarts significatifs entre ________ et l’état des actifs. De ce fait, nous
n’exprimons pas d’opinion sur le solde d’inventaire du Projet s’élevant à ________ [indiquer le
montant en USD] au 31 décembre 2011. L’impact financier net total de cette opinion défavorable
s’élève à ______ [indiquer le montant en USD]
Signature de l’auditeur
Date
Adresse de l’auditeur
c) Certification de l’État de la situation de trésorerie ( référence ISA 700)
Nous avons procédé à l’audit de l’État de la situation de trésorerie (« l’état ») ci-joint concernant
le projet du PNUD numéro __________ [N° d’award et de projet Atlas] au 31 décembre 2011. Cet
état relève de la responsabilité de l’administrateur du projet. Notre responsabilité propre est
d’exprimer sur l’état une opinion qui se fonde sur notre audit.
Nous avons réalisé notre audit suivant les normes internationales d’Audit (ISA). Ces normes
exigent que nous planifiions et conduisions l’audit pour avoir l’assurance raisonnable de l’absence
d’inexactitudes importantes dans l’état. Un audit implique l’examen, par sondage, des justificatifs
des montants et des informations présentés dans l’état. L’audit comprend également l’évaluation
des principes comptables appliqués et des prévisions budgétaires de la direction, de même que
l’évaluation de la présentation générale de l’état. Nous pensons que notre audit fournit une base
raisonnable à notre opinion.
33
À notre avis, l’État de la situation de trésorerie présente fidèlement (opinion d’audit sans réserve,
positive), dans tous ses aspects significatifs, le solde de trésorerie du projet s’élevant à _____
[insérer le montant en USD] au 31 décembre 2011 en conformité avec les règles de comptabilité
du PNUD
Ou (opinion avec réserves – négative)
À notre avis, l’état de la situation de trésorerie, à l’exception des raisons indiquées ci-dessus
aux paragraphes (1), (2), (3), etc. présente fidèlement, dans tous ses aspects significatifs, le solde
de trésorerie s’élevant à ___________ [indiquer le montant en USD] au 31 décembre 2011 en
conformité avec les règles de comptabilité du PNUD. L’impact financier net total de cette
opinion avec réserves s’élève à _____________ [indiquer le montant en USD]
Ou (refus d’exprimer une opinion – opinion d’audit négative)
Nous avons été incapables d’obtenir des preuves d’audit appropriées suffisantes et sommes en
conséquence dans l’incapacité de formuler une opinion sur l’état de la trésorerie s’élevant à
_______ [insérer le montant en USD] au 31 décembre 2011. L’impact financier net total de ce
refus d’exprimer une opinion s’élève à ______ [indiquer le montant en USD].
Ou (opinion d’audit défavorable – négative)
Nous avons relevé des écarts significatifs entre ________ et l’état de trésorerie. De ce fait, nous
n’exprimons pas d’opinion sur le solde de trésorerie du Projet s’élevant à ________ [indiquer le
montant en USD] au 31 décembre 2011. L’impact financier net total de cette opinion défavorable
s’élève à ______ [indiquer le montant en USD]
Signature de l’auditeur
Date
Adresse de l’auditeur
Le présent rapport est destiné exclusivement à l’information et à l’utilisation du PNUD et du
Gouvernement du Senegal (ou de l’ONG).
Délivré le : __________________________
NOM DE L’AUDITEUR (en caractères d’imprimerie): __________________
SIGNATURE DE L’AUDITEUR : ________________________
TIMBRE ET SCEAU DU CABINET D’AUDIT : _________________________
ADRESSE DU CABINET D’AUDIT : _________________________
__________________________
N° DE TÉL. DU CABINET D’AUDIT : __________________________
Remarque : Les opinions d’audit doivent appartenir à l’un des types suivants : (a) avec réserves, (b)
sans réserves, (c) défavorable, ou (d) refus d’exprimer une opinion. Si l’opinion d’audit est autre que
« sans réserves », le rapport d’audit doit décrire tant la nature que le montant des effets possibles sur
les états financiers (IMPACT FINANCIER NET). On trouvera à l’annexe 4 une définition des
opinions d’audit.
34
Annexe 4: Définition des Opinions d’Audit
Opinion sans réserves (positive)
Un auditeur doit émettre une opinion sans réserve lorsqu’il conclut que les états financiers donnent une
image véridique et fidèle de la situation ou sont présentés fidèlement, dans tous leurs aspects
significatifs, en conformité avec le cadre de rapport financier applicable.
Opinion avec réserves (opinion d’audit négative)
Un auditeur doit émettre une opinion avec réserves lorsqu’il conclut qu’il lui est impossible d’émettre
une opinion sans réserve mais que l’effet d’un désaccord avec l’administrateur du projet ou d’une
limitation du champ de l’audit n’est pas significatif et étendu au point de nécessiter une opinion
défavorable ou le refus d’exprimer une opinion. Une opinion avec réserves doit être exprimée sous la
forme « à l’exception » des effets de la question sur laquelle portent les réserves.
Refus d’exprimer une opinion (opinion d’audit négative)
L’auditeur doit opter pour le refus d’exprimer une opinion lorsque l’effet possible d’une limitation du
champ de l’audit est significatif et étendu au point qu’il n’a pas été en mesure de trouver suffisamment
d’éléments probants pour pouvoir exprimer une opinion sur les états financiers.
Opinion défavorable (opinion d’audit négative)
L’auditeur doit exprimer une opinion défavorable lorsque les états financiers sont présentés de
manière trompeuse, erronée et ne reflètent pas les frais engagés et reportés dans les états financiers
(CDR, état de position de trésorerie, état des actifs et de l’équipement).
L’auditeur doit exprimer une opinion défavorable lorsque l’effet d’un désaccord sur les états financiers
est significatif et étendu au point de l’amener à conclure que l’expression de réserves ne suffit pas à
dévoiler le caractère trompeur ou incomplet des états financiers.
35
Annexe 5 : Normes International d’Audit (ISA)
Suite à la norme d'audit internationale entrée en vigueur depuis Décembre 2010, il ya une nouvelle
exigence concernant une opinion d'audit défavorable lors de l’exercice de l’année précédente.
Cette norme exige que, les auditeurs, en exprimant leur opinion sur les états de l’année en cours,
tiennent compte de l'effet /impact possible d'une observation (à risque moyen ou élevé) de l’année
précédente dont la recommandation y relative n’a pas été mise en oeuvre. Ce type d’observation doit
être reconduit pour l’exercice en cours.
36
Annexe 6: Catégorisation des conclusions d’audit selon le Degré de Gravité du Risque
Élevé La mesure à prendre est jugée impérative pour éviter au PNUD d’encourir des risques
élevés (en d’autres termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait entraîner de
très graves conséquences et problèmes).
Moyen La mesure à prendre est jugée nécessaire pour éviter des risques sérieux (en d’autres
termes, le fait de ne pas prendre cette mesure pourrait avoir de graves conséquences).
Faible La mesure à prendre est jugée souhaitable et devrait assurer un contrôle plus strict ou
une meilleure utilisation des fonds engagés
37
Annexe 7: Classification des causes possibles des Conclusions d’Audit
1. Absence de politiques, procédures, directives ou insuffisance de ces dernières
2. Absence d’encadrement/de supervision au niveau du projet ou insuffisance de ces derniers
3. Encadrement/suivi insuffisant au niveau du bureau de pays du PNUD
4. Manque ou/insuffisance de ressources (préciser : ressources financières, humaines ou
techniques)
5. Planification insuffisante
6. Formation insuffisante
7. Erreur humaine
8. Contournement intentionnel des contrôles internes
9. Structure d’encadrement inadaptée
38
ANNEXE 8 : Liste des projets/programmes à auditer- Exercice 2011
N° projet Titre du projet
00051598 Cellule d’Appui a la mise en œuvre des Projets et Programmes (CAP)
00054515 Projet de Gestion Intégrée des Ecosystèmes dans quatre Paysages Représentatifs
du Sénégal (PGIES)
00057811 Appui à la Lutte Antimines en Casamance (PALAC)
00058534 Appui à la Lettre de Politique Sectorielle Micro finance – (PA/PLS)
00060418 Renforcement des Capacités de Bonne Gouvernance (PRECABG)
00059760 Ref Adm Pub/ Bonne Gouvernance (PRECABG)
00056615 Appui à la Coordination et la Promotion du Volontariat (ACROPOV)
00062132 Appui au Développement Economique Local en ancrage au Programme
National de Développement Local- (PADEL/PNDL)
00062611 Programme d’appui à la mise en œuvre de la stratégie de Réduction de la
Pauvreté (PRP)
00062658 Programme d’appui à la mise en œuvre de la stratégie de Réduction de la
Pauvreté (PRP) FDL3/FDL4
00070643 Amélioration et valorisation des Systèmes Forestiers au Sénégal (PASEF)
00054345 Gestion et Restauration des Terres Dégradées du Bassin
Arachidier (PROGERT);
00062181 Programme National des Plateformes Multifonctionnelles (PN.PTFM)
00058254 Adaptation au changement climatique-Réponse au changement du littoral et à
ses dimensions humaines en Afrique de l’Ouest dans le cadre de la gestion
intégrée du littoral (ACCC)
00058546 PIMS 2596 POPS FSP: Reducing H (PROGEDIME)
00074641 Vers un développement local Mo (TACC)
00074585 Initiatives Pilotes Irrigation (Irrigation Bakel)
00071830 Promouvoir Initiatives et Industrie Culturelles (C/D)
000913 Programme Appui Aux Réseaux Territoriaux ( Art Gold)
00072665 Prog. Nat. Mobilisation Expert (TOKTEN)
00072750 Cohésion Sociale Et Emploi Jeune (YERP)
00073411 AP. ADAPT. CHANG. (INTAC)
Annexe 9: Modèle pour examen et Signature Des plans d’action actualisés concernant les observations et les recommandations des audits de l’année précédente
Remarque : Pour « État de la situation », on peut utiliser les valeurs suivantes : En cours , Non mis en œuvre, S.O. ou retiré. « S.O. » signifie sans
objet et serait utilisé si un changement total dans le contexte de travail d’un projet rendait non applicables les observations formulées dans l’audit
de l’année précédente. Par exemple, le projet est clos. Autre exemple d’utilisation de S.O. : un projet avait son propre compte bancaire et les
recommandations de l’année précédente indiquaient la nécessité d’effectuer un état de rapprochement bancaire mensuel. L’année suivante,
l’auditeur note que le compte a été clos. On pourrait utiliser « Retirée » s’il y a un changement global dans l’environnement de travail d’un projet
qui rend caduques les observations et recommandations d’audit de l’année précédente. « Retirée » s’utilise très rarement.
N° de l’award : N° du Projet : Type d’opinion :
N° obs
Observation Recommandation Secteur de vérification
Motif de l’audit
Gravité du risque
Proj/BP Remarques aux administrateurs
Action(s) prévue
Date d’exécution
prévue
Unité d’action
Person Respsble. de l’action
Point de la situation
Date réelle de l’exéc.
Description de l’actualisation de la
situation
N° de l’award : N° du Projet : Type d’opinion :
N° obs.
Observation Recommandation Secteur de vérification
Motif de l’audit
Gravité du risque
Proj/BP Remarques aux administrateurs
Action(s) prévue
Date d’exécution
prévue
Unité d’action
Person Respsble.
de l’action
Point de la situation
Date réelle de l’exéc.
Description de l’actualisation de la
situation
N° de l’award : N° du Projet : Type d’opinion :
N° obs.
Observation Recommandation Secteur de vérification
Motif de l’audit
Gravité du risque
Proj/BP Remarques aux administrateurs
Action(s) prévue
Date d’exécution
prévue
Unité d’action
Person Respsble.
de l’action
Point de la situation
Date réelle de l’exéc.
Description de l’actualisation de la
situation
Partenaire d’exécution (PI) Bureau de pays du PNUD Auditeurs du gouvernement/Cabinet d’audit Signature du représentant de l’IP : _______________ Signature du représentant de l’UNDP :______________ Signature du représentant du cabinet d’audit : ______________ Nom et titre (caractères d’imprimerie): ________________ Nom et titre (caractères d’imprimerie): _____________ Nom et titre (caractères d’imprimerie): ____________________ Date: _____________ Date: ____________ Date: ____________ Timbre et sceau du cabinet d’audit : _______________
41 Page sur 45
Annexe 10: Modèle pour données et observations d’audit Les auditeurs ONG/NIM doivent fournir les informations demandées dans les quatre tableaux ci-dessous et signer. Le BP peut obtenir la version électronique du document Word et copier/coller les renseignements concernant chaque projet/rapport d’audit dans CARDS.
Tableau 1 – Modèle pour la communication des résultats de l’audit des CDR
Rapport combiné des dépenses du PNUD au 31 décembre 2011
1 N° d’award N° de projet Montant audité et
certifié (USD)
Opinion d’audit (sans réserves, avec réserves,
défavorable, refus d’exprimer une opinion)
Montant total des réserves
exprimées sur l’opinion d’audit (si l’opinion est avec réserves, défavorable ou
refus d’exprimer une opinion)
Raison (s) des réserves formulées sur l’audit et ventilation du montant (IFN) (USD)
Observation(s) qui ont entraîné des réserves sur l’opinion d’audit (indiquer le ou le numéro de
l’observation ou des obs. et la page du rapport d’audit /de la lettre aux
administrateurs)
Tableau 2 – Modèle pour la communication des résultats de l’audit de l’état de position de trésorerie
État de position de trésorerie
N° d’award N° de projet
Valeur de l’état de position de trésorerie Au 31 décembre 2011
(USD) Opinion d’audit-
État de position de trésorerie
Montant total des réserves - État de position de trésorerie
(USS)
42 Page sur 45
Tableau 3 pour la communication des résultats de l’audit de l’état des actifs et de l’équipement
État des actifs et du matériel t
N° de l’award N° du projet
Valeur des actifs et du matériel
Au 31 décembre 2011 (cumulatif à partir du début su projet )
(USD) Opinion d’audit -
État des actifs et de l’équipement) Montant total des réserves sur l’état des actifs et de l’équipement (USD)
Tableau 4 –Modèle pour la communication des observations d’audit et des recommandations
No d’award N° de projet
N° de l’observation Observation d’audit Recommandation Secteur de vérification Motif de l’audit Gravité du risque Projet/BP Remarques aux administrateurs
Nom et fonction de l’auditeur : ____________________________ Signature de l’auditeur: ____________________________________ Date: _____________________________ Nom et timbre du cabinet d’audit : ___________________________
43 Page sur 45
Tableau 5 –Modèle pour la communication du plan d’actions issu des observations d’audit
No d’attribution N° de projet
N° de l’observation Observation d’audit Impact sur l’opinion d’audit O/N
Gravité de l’opinion (élevé, moyen, faible
Causes possibles (cf. annexe 6)
Plan d’actions Responsable Dates cibles
Nom et fonction de l’auditeur : ____________________________ Signature de l’auditeur: ____________________________________ Date: _____________________________ Nom et timbre du cabinet d’audit : ___________________________
ANNEXE IV
FORMULAIRE DE SOUMISSION DE LA PROPOSITION
Monsieur/Madame
Après examen des Documents d’invitation à soumission, dont nous accusons dûment réception par la présente, nous,
soussignés, proposons nos services professionnels en qualité de consultant (profession/activité pour
Projet/programme/bureau) pour le montant établi conformément au tableau des coûts joint à la présente Proposition
et faisant partie intégrante de celle – ci.
En cas d’acceptation de notre Proposition, nous nous engageons à mettre en œuvre et à assurer la fourniture
intégrante de tous les services spécifiés dans le contrat dans les délais stipulés.
Nous convenons de nous conformer à cette Proposition pour une période de cent vingt (120) jours à compter de la
date fixée pour le dépôt des Propositions dans l’invitation à la soumission, et cette proposition continuera de nous
engager et pourra être acceptée à tout moment préalablement à l’expiration de cette période.
Il est entendu que vous n’avez aucune obligation d’accepter quelque Propositions que vous recevez.
Fait le …………………. de l’année ………….
F. Signature
(En qualité de)
Dûment autorisé (é) à signer la Proposition pour et au nom de :
INFORMATION SUR L’ENTREPRISE
Nom et Adresse :
Téléphone N°
Fax N°
Email :
Web site :
Signature autorisée
45 Page sur 45
ANNEXE V
TABLEAU DES COUTS
Il est demandé à chaque cabinet soumissionnaire de présenter son enveloppe financière sur la base d’une
estimation de temps requis pour faire l’audit d’un projet et les catégories et nombre de personnels qui
seront mobilisés pour la mission d’audit.
Le Cabinet soumissionnaire présentera son budget horaire conformément au tableau ci-dessous :
Budget horaire par catégorie de personnel et par montant des dépenses
Mobilisation de
personnel
1er
Groupe 2ième
Groupe 3ième
Groupe 4ième
Groupe
Total
Dépenses en US$
(x 1000)
Moins de 100 De 100 à
moins de 500
De 500 à moins
de 1000
Au déla de
1000
Associé
Senior Manager
Assistant Manager
Seniors Auditors
Juniors Auditors
TOTAL (Nbre
d’heures/Groupe)
Calcul des Honoraires par projet
Type de Personnel Nombre
d’heures
Taux horaires Honoraires
Associé
Senior Manager
Assistant Manager
Seniors Auditors
Juniors Auditors
GRAND TOTAL
Frais de Debours
Tous les frais de debours relatifs à la mission et autorisés par le PNUD seront remboursés sur présentation
de documents justificatifs des frais encourus