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FORMACIÓN

CompradorParte 1

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Contenido PARTE 11. Introducción 2. Aspectos conceptuales3. Gestión de Solicitudes de Pedido4. Gestión de órdenes de entregaPARTE 25. Previsiones de materiales y servicios (paquetes)6. Consulta de Proveedores acreditados y Materiales aceptadosPARTE 37. Gestión de concursos8. Gestión de Propuestas de AdjudicaciónPARTE 49. Gestión de Pedidos cerrados10. Gestión de Pedidos abiertos (contratos marco)PARTE 511. Gestión de Contratos MercantilesPARTE 612. Gestión de expedientes – SAP RM (conceptual) 13. Informes BW

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Introducción

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El objetivo del curso es presentar y formar a los usuarios de la visión general de compras y los

diferentes procesos:

• Solicitudes de pedido

• Órdenes de entrega

• Previsiones de materiales y servicios

• Concursos

• Propuestas de adjudicación

• Pedidos cerrados

• Pedidos abiertos

• Contratos mercantiles

1. IntroducciónObjetivos

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Aspectos Conceptuales

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2. Aspectos conceptuales

2.1 Descripción de alto nivel del proceso integrado de compras objetivo

2.2 Consideraciones previas

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7

Proceso general definido por el Grupo de Compras

Punto de control

Presupuestación y planificación

Presupuestación y planificación

Inicio del proceso de compras

Inicio del proceso de compras Gestión de la compraGestión de la compra

Certificacióny factura

Certificacióny factura

Unidadde

Negocio

Unidadde

Compras

Plan de compras

Presu-puesto

Elemento detallepresup.

Seguimiento del proceso integrado de compras mediante indicadores operativos

Previsión anual ?

Sí

No

Previsión anual

Solicitud de

pedido

Acuerdo existente / contrato marco?

No

Sí

Proceso de

licitación

Propuesta adjudica-

ción

Certifica-ción/

AlbaránFactura

Necesitacontrato marco?

ContratoMarco

No

Pedido SAP

Sí

Seguimiento presupuestario

Existe pedido

abierto?

Sí

No

Orden de Entrega

2. Aspectos conceptuales2.1 Descripción de alto nivel del proceso integrador de compras objetivo

ObservacionesObservaciones

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FigurasFiguras

Procesos

El circuito anteriormente descrito recoge la formulación básica de los procesos de compras.

Se han analizado los procesos de compra actuales de Gas Natural, específicos para las diferentes tipologías de compra y aprovisionamiento. Tomando como base estos procesos se han modificado, incorporando elementos que permitan la vinculación presupuestaria y el seguimiento de costes.

El comprometido y el realizado son los elementos clave para el seguimiento presupuestario.

Para el registro del comprometido en los procesos de compra se toma la figura del pedido cerrado y orden de entrega. Será la figura básica de los nuevos procesos que permitirá el seguimiento presupuestario. También es posible gestionar comprometido a nivel de solicitud de pedido, quedando diferenciado del comprometido del pedido, de tal forma que se traspasará el comprometido de la solicitud de pedido al pedido cerrado, y se eliminará cuando se marque como completa la solicitud.

El realizado se contabiliza con la certificación y la factura.

2. Aspectos conceptuales2.2 Consideraciones previas

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ObservacionesObservacionesFigurasFiguras

Estructurade los

pedidos

La estructura analítica definida no condiciona el registro de los pedidos, ya que cada pedido puede ser imputado a una o varias órdenes de trabajo.

La generación de pedidos automáticos es una funcionalidad demandada por Compras.

Esta funcionalidad se puede implantar siempre que las unidades registren las solicitudes de pedido/previsiones con las órdenes de trabajo y cuentas de imputación en origen. Si esto se produce, los objetos de imputación se arrastran durante todo el proceso de compras.

En cualquier caso, las unidades usuarias deben indicar los objetos de imputación (orden de trabajo y cuentas de mayor) antes de que compras inicie la gestión de la adquisición.

2. Aspectos conceptuales2.2 Consideraciones previas

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Gestión de Solicitudes de Pedido

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3. Gestión de Solicitudes de Pedido3.1 Solicitud de pedido

3.2 Crear una Solicitud de Pedido mediante la transacción simplificada

3.3 Crear una Solicitud de Pedido mediante la transacción estándar

3.4 Modificación de una solicitud de pedido

3.5 Anexar documentos a solicitudes de pedido

3.6 Impresión de solicitudes de pedido

3.7 Liberación de solicitudes de pedido mediante Workflow

3.8 Listado de seguimiento de Worflow

3.9 Informes relativos a las solicitudes de pedido

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3. Gestión de solicitudes de pedido3.1 Solicitud de pedido

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La Solicitud de Pedido es un documento interno que refleja las necesidades de materiales, equipos o servicios que pueda tener un departamento. Por medio de él se solicita al Dpto. de Compras para que gestione la adquisición de los mismos.

Todos los departamentos se rigen por un presupuesto, generalmente anual.


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Existen varios tipos de Solicitud de Pedido:

• Solicitud de Pedido de Stock (ST): se utiliza para reflejar necesidades de material de stock para entregar a los almacenes.

• Solicitud de Pedido de Inversión (OI): se utiliza para generar necesidades de materiales, bienes o servicios aplicados a la inversión.

• Solicitud de Pedido de Gasto (OG): se utiliza para generar necesidades de materiales, bienes o servicios aplicados al gasto.

• Solicitud de Suministro a Proveedor (SU): tipo especial de solicitud en referencia a un contrato ya concertado entre el Dpto. de Compras y el Proveedor. (Ver Pedidos concertados –Sol.Ped.usuario).

Para facilitar la creación de estas dos solicitudes (OI) y (OG) se dispone de una transacción a medida.

• Solicitud de Pedido (NB): tipo especial de solicitud que genera el MRP en función de las necesidades que prevé.


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Una vez aprobadas por el Departamento de Compras, las solicitudes de pedido se asignan también vía Workflow, al comprador correspondiente, quien continuará el proceso de Compras.


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Número. Comentario

YLC07 Crear Solicitudes de Pedido OI/OG (transacción simplificada)

ME51N Crear Solicitudes de Pedido (transacción estándar)

ME52N Modificar Solicitudes de PedidoME53N Visualizar Solicitudes de Pedido.

YLOG012SA38 - YLL0010

Imprimir Solicitudes de PedidoEn caso de no ser el creador o no visualizar en tu buzón

SO01 Liberar Solicitud de Pedido. También ME54N

YWS1SA38 – YWL0012

Situación de WF (Listado de seguimiento de Solicitudes de Pedido en Worflow)

SO01 Asignar una Solicitud de Pedido al Comprador por parte del Responsable de Compras

ME5A y ME5K Informe de Solicitudes de Pedido y Listado de Solicitudes de Pedido por Tipo de Imputación


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Transacción a medida con una única pantalla para la creación de solicitudes de pedido de gastos y solicitudes de pedido de inversión.Accede por la transacción /NYLC07.

Solicitudes de pedido de gasto (OG) y de inversión (OI).

Áreas de datos:• Origen• General• Destino• Datos Posición• Imputación

3. Gestión de solicitudes de pedido3.2 Crear una Solicitud de Pedido mediante la transacción simplificada

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Será necesario rellenar los siguientes campos:

• Solicitante: Se debe informar el código de usuario en caso de que sea diferente al creador. Se aconseja indicar el Responsable de la Unidad Peticionaria.

• Centro coste: En el caso de que el solicitante pertenezca a varios CeCos, el sistema no selecciona el primero de la lista sino que deja el campo modificable. Si sólo pertenece a un Centro de coste, este aparecerá por defecto en el momento que se indique el código del usuario solicitante.

El código de creador es automático

• Centro Logístico: Se debe informar la clave del centro de producción o sucursal dentro de la Sociedad o el centro que debe recibir las mercancías solicitadas.



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• Subfamilia: Se debe informar el grupo de artículos (9 dígitos). Esta dato es fundamental para el control de imputaciones.

• Lugar de entrega: Se debe informar la dirección de entrega del material que se solicita.

• Fe. entrega: Se debe informar la fecha de entrega para la que solicitas el material o servicio.

• Grupo compras: Al pulsar la tecla Enter, el Grupo de compras se informa automáticamente a partir de la subfamilia. Cuando existan varios Grupos de compras para una misma subfamilia, el sistema muestra una subventana para seleccionar el adecuado.

La subfamilia de cada posición debe pertenecer a la misma familia



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Además cuando existan varios Grupos de Compra para una misma familia el usuario deberá seleccionar cual de ellos es el que aplica mediante una ventana pop up que le aparece al entrar la subfamilia y pulsar Intro.

Solicitudes de pedido de gasto (OG) y de inversión (OI)


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• Código: Se debe informar el código de material en caso de que exista en el maestro de materiales. No es lo usual.

• UM: Se debe informar la Unidad de Medida entrega del material que se solicita.

• Cantidad: en caso de materiales cantidad. En caso de servicios el importe del servicio

• Descripción de la posición de solicitud

• Precio: en caso de materiales el precio. En caso de servicios 1.

• Moneda: Se debe informar la fecha de entrega para la que solicitas el material.


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• Cuenta mayor: Se debe informar el número de la Cuenta de Mayor que corresponda.

• Orden: Se debe indicar el número de OT (Orden de Trabajo) que corresponda.

En función de las cuentas de imputación que se informen, el sistema asignará el código para una solicitud tipo OI u OG.

Si quieres realizar una Solicitud de Pedido de tipo OG, debes introducir una Cuenta de Mayor y una Orden de Gasto.

Si quieres realizar una Solicitud de Pedido de tipo OI, introducir una Cuenta y una Orden Inversión.



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Materiales

Servicios


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Una vez introducidos los datos para cada posición (línea) en el área de datos “Datos posición” debes pulsar el botón:.

De esta manera, los datos se guardan en el resumen de posiciones y se pueden introducir posiciones nuevas.Debes realizar este procedimiento para todas y cada una de las posiciones del material o servicio que vas a solicitar.

Guardar en la parrilla de datos



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Si deseas modificar algún dato de una posición en concreto, debes seleccionar la posición (en la tabla) pulsando la casilla de selección que la precede y, después, pulsar la tecla Enter.

De esta forma los datos de la posición se mostrarán en el área de datos “Datos de posición” y podrán ser modificados. A continuación nuevamente botón:

Modificar la parilla de datos



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Una vez se han introducido todas las posiciones, se pulsa botón “Grabar” y, a continuación aparecerá una pantalla en la que se chequeará el tipo de imputación y la existencia de presupuesto disponible para cada una de las posiciones de la solicitud.

Grabar solicitud



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Una vez solucionados los errores, aparecerá la pantalla en la que se chequea el presupuesto y la imputación mediante semáforos:

Para este tipo de solicitudes se realiza la comprobación del presupuesto para todas las posiciones existentes a la vez, mediante la subventana “Resumen Control Presupuestario”



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• Pulsando sobre el botón se accede a una pantalla con información de gestión y de presupuesto para la posición.

• En la información de gestión está la imputación, la cuenta presupuestaria, la cuenta de mayor y la Orden.

• De la información del presupuesto se obtiene el importe disponible, el planificado, el realizado y el comprometido.

• Se observa que el presupuesto disponible es inferior al importe solicitado; por tanto, el semáforo estáen amarillo, lo que significa que no hay presupuesto suficiente.



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• El control del presupuesto se muestra mediante los semáforos.

• El semáforo en amarillo significa que no existe presupuesto disponible suficiente para la solicitud.

• La columna del importe contiene el importe solicitado, y la columna del presupuesto disponible, el importe disponible del presupuesto, sin contar el importe solicitado de la posición.

• La imputación se chequea mediante los semáforos que aparecen para cada posición.

• El semáforo en rojo indica que la imputación es incorrecta. En este caso, para corregir el posible error (Cuenta de Mayor u Orden) pulsa botón “Corregir Imputaciones”.

• El semáforo en verde indica que la imputación es correcta y que existe presupuesto suficiente para la solicitud.

Cuando las posiciones son correctas hay que pulsar “Cerrar Ventana” para grabar la solicitud.



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Automáticamente el sistema informa el número de Solicitud creada. Al pulsar el botón “Continuar”nos lleva directamente a la pantalla de visualización de la solicitud (/NME53N). Desde esta pantalla, también se puede modificar (/NME52N) mediante el botón marcado.

El sistema asignará Código según los rangos parametrizados.



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Acceso /NME51N O por el menú:

Logística Gestión de Materiales Compras Solicitud de pedido Crear

Clase de documento

Área de datos: • Cabecera• Resumen de posiciones• Detalle posición

3. Gestión de solicitudes de pedido3.3 Crear una Solicitud de Pedido mediante la transacción estándar

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Clase de documento

Cantidad

Código de material

Almacén

Grupo ComprasCentro

logístico

Solicitante

Fecha de entrega

Centro Coste

Área de datos: Cabecera/Resumen de posiciones

Tipo de solicitud que realizan desde Almacén


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La transacción permite incorporar textos a cada una de las posiciones a través de la pestaña “Texto”

Para cambiar de posición, puedes utilizar el campo desplegable o por medio de los botones.


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Para que el sistema verifique los datos que has introducido debes pulsar la tecla Intro de tu computadora. De esta forma si existe algún error, el sistema te lo advierte mediante un icono que precede a la posición:

: error que no te permite grabar la Solicitud de Pedido.

: mensaje de advertencia. El sistema te permite grabar la Solicitud.

Para consultar el error o la advertencia, debes pulsar sobre el icono.

A continuación, ya puedes grabar la Solicitud de Pedido pulsando el botón “Grabar” situado en la Barra de herramientas de SAP.

Mensajes de error


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Pulsa el botón para ver el área de datos en la izquierda de la pantalla.

El botón te permite seleccionar el tipo de documento que deseas utilizar como modelo, en este caso “Solicitudes de Pedido”.

Accedes a una pantalla de selección para acotar el listado informando los campos que desees. Para obtener el listado de las Solicitudes, pulsa el botón .

De esta forma el sistema te lista en el área de la derecha las Solicitudes de Pedido que cumplen los criterios de selección:

Para completar la copia, debes arrastrar el número de Solicitud hasta el carrito de la compra…

Creación de Solicitud de Pedido por copia


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Tipo Imputación

Tipo posición

Texto breve

Cantidad

UM (unidad)

Fecha de entrega

Grupo de artículos

Grupo Compras

Centro

Solicitante

Centro coste

Clase de documento

Acceso /NME52N

Desde esta transacción puedes pueden borrar ( ), copiar ( ) las posiciones de la solicitud. En el caso que se marquen todas las posiciones para borrar, la solicitud dejará de tenerse en cuenta.

3. Gestión de solicitudes de pedido3.4 Modificación de una solicitud de pedido

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Acceso /NME52N

En el área de datos “Resumen de posiciones” dispones de varios botones que te permiten realizar distintas acciones sobre las posiciones de la tabla. Para el uso de la mayoría de estos botones, selecciona previamente la posición sobre la cual deseas que actúe la función del botón.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1. Seleccionar la posición.2. Copiar la posición.3. Borrar la posición.4. Clasificar la tabla de forma ascendente.5. Clasificar la tabla de forma descendiente.6. Buscar una posición.7. Fijar un filtro en las posiciones.8. Realizar sumatorios (previa selección de una columna).9. Imprimir la tabla de posiciones.10. Visualizar distintas vistas de la tabla.11. Exportar los datos de la tabla a otros formatos (por ejemplo, Excel).12. Gestionar la disposición de las columnas de la tabla.13. Asignar fuentes de aprovisionamiento.14. Verificar la disponibilidad del material.15. Nota: Este botón no debes utilizarlo para anexar documentos. 16. Consultar los valores de la propuesta


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Cód y Denominación

Estrategia liberación Acceso /NME52N

Para seleccionar las otras pestañas, puedes pulsar el botón para visualizar las opciones que presenta:

En el caso que esté en WF no todos los campos son modificables. Debería rechazarse y de esta manera se podría modificar.


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Las solicitudes de pedido permiten anexar documentos.

Inactivo, si no existen anexos

Para anexar los ficheros tienes que pulsar la flecha del botón “Crear anexo”. Los ficheros se archivan en la BD documental.

Seguir ruta en la Barra de Menús: Sistema Servicios para Objeto

Además, si deseas añadir una nota personal, debes pulsar el botón .

3. Gestión de solicitudes de pedido3.5 Anexar documentos a solicitudes de pedido

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Los documentos anexados se especifican dentro de la solicitud de pedido mediante una lista que puedes visualizar al pulsar el botón “Lista anexos” ( ).


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1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1. Crear…2. Visualizar3. Exportar4. Modificar5. Borrar6. Refrescar7. Detalles8. Clasif. ascendente9. Clasif. Descendente10. Buscar11. Filtro…12. Imprimir13. Exportar (ver opciones)14. Opciones de layout (Modificar la disposición de las columnas del listado

Lista anexos


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Introduce el número de la Solicitud de Pedido y pulsa

Ejecuta el programa YLL0010 pulsando el botón

También puede utilizar la transacción: /NYLOG012

En el caso de que la Solicitud de Pedido se hubiera efectuado en una moneda distinta a la de la Sociedad (USD, EUR, etc.), puedes marcar la casilla de verificación para indicar que se muestre en la moneda de la Sociedad.

Sistema Servicios Reporting

3. Gestión de solicitudes de pedido3.6 Impresión de solicitudes de pedido

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Pulsa el botón e indica la impresora que deseas utilizar.


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Automáticamente el sistema imprime 2 copias: Dpto. Compras y ejemplar para Unidad Emisora, salvo que hubiera desactivado la casilla correspondiente

A continuación el usuario creador ha de liberar la Solicitud de Pedido.El proceso de liberación de las Solicitudes de Pedido se realiza vía Workflow.


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Actividad diaria de la empresa

Definición y ejecución de flujos de trabajo

Conjunto de tareas ejecutadas de forma secuencial o en paralelo por distintos miembros para la consecución de un mismo objetivoimplica

Cuando este tipo de tareas se llevan a cabo de forma manual derivan en:

• Gran cantidad de horas en trabajos administrativos • Volumen masivo de documentos a manejar• Alta dependencia del papel• Traslado de información entre personas

El Workflow cambia los paradigmas y contenidos de trabajo diario

3. Gestión de solicitudes de pedido3.7 Liberación de solicitudes de pedido mediante workflow

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¿Qué es Workflow?

Es la automatización total o parcial de un proceso de negocios durante el cual se direccionantareas o se intercambia información entre los participantes del proceso en función a las reglas de negocio previamente establecidas.

En Gas Natural se ha incorporado esta tecnología para los circuitos de aprobación de documentos adoptando la firma electrónica como elemento de autorización.

1. Usuario accede a NaturalNet o a SAP

2. Visualización directa a las tareas pendientesde aprobación

3. Aprobación o rechazo

4. Firma electrónica de la operación

Cada usuario asignado podrá gestionar, crear, editar, visualizar, autorizar, firmar o eliminar dichos documentos o imágenes.


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A través de las vías señaladas se accede a los documentos Workflow:

Escribiendo la transacción /NSO01

Pulsando una vez

Pulsando dos veces

Business Workplace


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Pulsamos dos veces para acceder al mensaje

Visualización de la carpeta de entrada


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Vemos las funciones “Liberar Solicitud” y “Rechazar Solicitud”:

Se indica el motivo del rechazo, cuando está activo el botón correspondiente.El sistema emite un mensaje indicando

el usuario al que se ha enviado el documento a liberar según la estrategia

CR – Creador

SO – Solicitante

UP – Unidad Peticionaria

CO – Departamento de Compras


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Visualizamos la solicitud:


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Visualización de los usuarios con responsabilidades en la aprobación del documento

Esta pantalla nos indica las personas por las que ha pasado ó pasará este documento:


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Para visualizar el motivo del rechazo, pulsa dos veces sobre el icono .

Además nos informa si ha sido, rechazada, liberada, pendiente, etc..


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En caso de haber más de una posición, el botón “Varias Posic.” es de gran utilidad:

Por defecto muestra todas las posiciones marcadas


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Cada uno de los participantes del proceso de liberación deberá liberar o rechazar la Solicitud de Compra:

SO UP

Una vez liberada por la Unidad Peticionaria seráremitida al Dpto. de Compras, cuyo Responsable de Compras podrá liberarla o rechazarla. Este Responsable se determina en función del Grupo de Compras de la Solicitud dispuesto en la tabla T9WRC.

En caso de rechazarla, se puede acceder mediante la Barra de menús Workflow Rechazar Solicitud e indicar en la subventana que aparece el motivo de rechazo.

CO


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Acceso /NYWS1

Puedes seleccionar las solicitudes propias o las que poseen autorización del CeCo.

Observa que el listado te muestra el estado y el responsable de la liberación para cada Solicitud de Pedido.


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Acceso /NYWS1

Observa que el listado te muestra el estado y el responsable de la liberación a lo largo de su estrategia de liberación: CR-SO-UP-CO

Fecha de liberación

3. Gestión de solicitudes de pedido3.8 Listado de seguimiento de workflow

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Transacción ME5A

Una vez introducidos las datos deseados, pulsa botón “Ejecutar”

3. Gestión de solicitudes de pedido3.9 Informes relativos a SdP

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Transacción ME5A

Haciendo doble click de ratón sobre una de las solicitudes, el sistema te remite a la pantalla de visualización de la misma


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Transacción ME5K

Una vez introducidos las datos deseados, pulsar botón “Ejecutar”

Solicitudes de pedido por imputación, es necesario indicar el CeCo.


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Gestión de Órdenes de Entrega

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4.1 Creación de órdenes de entrega

4.2 Listado de órdenes de entrega

4. Gestión de órdenes de entrega

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La orden de entrega es un pedido cerrado que se genera con referencia a un pedido abierto .

/ NYMTOE03

MODIFICACIÓN

VISUALIZACIÓN

CREACIÓN /NYMTOE01

/ NYMTOE02

4. Gestión de Órdenes de entrega

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4. Gestión de órdenes de entrega4.1 Creación de órdenes de entrega

Transacción YMTOE01

Para la creación de órdenes de entrega las unidades precisan conocer los pedidos abiertos que Compras ha negociado previamente.

Para localizar el pedido abierto es necesario informar los siguientes campos y ejecutar el listado:

Sociedad (obligatorio)Familia (obligatorio)Fecha de entrega (obligatorio)

Grupo de artículos ProveedorNúmero de pedido abiertoGrupo de comprasCeCo

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Esta pantalla se muestra una vez hayas pulsado el botón

Primero debes indicar la “Dirección de entrega”


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4. Gestión de órdenes de entrega4.2 Listado de órdenes de entrega

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4. Gestión de órdenes de entrega4.2 Listado de órdenes de entrega

ipsis sscc gn+uf mm02 comprador v1 parte 1gnf.cdn.avanzo.com/archivos/resources/3157_es_es.pdfen...

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