irfan
DESCRIPTION
irfanTRANSCRIPT
BAB II
Tinjauan Pustaka
2.1 Tingkatan Manajerial di Suatu Organisasi
Sebuah organisasi pasti membutuhkan manajer, yaitu anggota organisasi yang
mengintegrasikan dan mengkoordinasikan pekerjaan dalam sebuah organisasi (Robbins &
Stephen, 1999). Organisasi yang baik membutuhkan lebih dari satu manajer untuk
mengkoordinasikan sumber daya mereka. Menurut Daft (2000), perusahaan besar
umumnya memiliki banyak manajer pada tiga tingkat yang berbeda. Setiap tingkat memiliki
porsi kompetensi tersendiri.
Gambar 5.1: Tingkatan ManajemenSumber: google.com
Gambar 5.2: Kompetensi ManajemenSumber: google.com
a. Manajer puncak (Top manager)
Manajer puncak (top manager) memiliki tanggung jawab atas keseluruhan organisasi.
Manajer puncak bertanggung jawab untuk menyusun tujuan organisasi, mendefinisikan
strategi untuk mencapai tujuan, memonitor dan menginterpretasikan lingkungan eksternal,
serta membuat keputusan yang mempengaruhi keseluruhan organisasi. Mereka memandang
masa depan dalam jangka panjang dan memperhatikan berbagai tren lingkungan umum serta
kesuksesan menyeluruh dari organisasi.
Di antara tanggung jawab yang terpenting bagi para manajer puncak adalah
mengkomunikasikan visi bersama bagi organisasi, membentuk budaya perusahaan, dan
memelihara semangat usaha yang dapat membuat perusahaan sejalan dengan perubahan yang
cepat. Para manajer puncak harus melibatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan
yang unik dari setiap karyawan. Mereka mempunyai jabatan seperti presiden, ketua, direktur
eksekutif, chief executive officer (CEO), dan executive vice president. Dalam bidang
kesehatan, manajer puncak contohnya direktur rumah sakit dan wakil direktur rumah sakit.
Agar suatu organisasi dapat berjalan efektif dan efisien dibutuhkan seseorang yang
mempunyai kompetensi manajer untuk mengelolanya. Keahlian yang sangat dibutuhkan
dalam mendukukng kompetensi manajer puncak ialah keahlian konseptual (conceptual skill).
Keahlian konseptual merupakan kemampuan kognitif untuk melihat organisasi secara
keseluruhan dan keterlibatan di antara berbagai bagiannya (Daft, 2000). Keahlian konseptual
melibatkan pemikiran manajerial, pengolahan informasi, dan kemampuan perencanaan.
Keahlian konseptual ini melibatkan pengetahuan yang sesuai dengan organisasi secara
keseluruhan dan bagaimana organisasi sesuai dengan industri, masyarakat, lingkungan bisnis,
dan sosial yang lebih luas. Ini berarti kemampuan untuk berpikir strategis dengan mengambil
pandangan yang luas dan jangka panjang. Manajer puncak harus memandang elemen-elemen
signifikan dalam sebuah situasi dan pola konseptual yang luas. Banyak tanggung jawab
manajer puncak, seperti pengambilan keputusan, pengalokasian sumber daya dan inovasi,
memerlukan pandangan yang lebih luas.
Seorang manajer puncak harus memiliki pengetahuan yang meluas dalam berbagai
aspek di masyarakat. Pengetahuan yang dimiliki tidaklah terbatas pada satu aspek, melainkan
berkembang dan merinci. Menjadi manajer puncak harus selalu mengasah pengetahuannya
yang disesuaikan dengan fenomena di masyarakat. Selain itu, manajer puncak layak memliki
inspirasi untuk menentukan strategi dan kebijakan yang tepat sehingga pada penerapannya
suatu organisasi lebih terarah dan jelas.
Untuk mewujudkan itu, dibutuhkan pula kreatifitas seorang manajer puncak dalam
menilai kemampuan setiap karyawan. Dengan mengetahui keunikan karyawannya, akan
mendukung keberhasilan strategi dan kebijakan yang diterapkan pada organisasi. Seluruh
kompetensi di atas juga harus disertai dengan legalitas kebijakan yang tinggi, sehingga
kinerja manajer puncak menjadi fokus dan tujuan organisasi dapat dicapai.
b. Manajer menengah (Middle manager)
Manajer menengah (middle manager) bekerja pada tingkat menengah organisai dan
bertanggung jawab atas unit bisnis dan departemen utama. Contoh manajer menengah adalah
kepala departemen, kepala divisi, manajer pengendalian kualitas, dan direktur laboratorium
riset. Pada bidang kesehatan contohnya bidang pelayanan medis, sarana, kepegawaian, dan
bidang farmasi.
Manajer menengah bertanggung jawab mengimplementasikan strategi dan kebijakan
keseluruhan yang didefinisikan manajer puncak. Umumnya manajer menengah berkutat
dengan masalah operasional dan diharapkan membangun hubungan yang baik dengan rekan
di sekeliling organisasi, mendorong kerja tim, dan memecahkan konflik.
Manajer menengah juga memposisikan diri sebagai manajer proyek (project manager)
yang bertanggung jawab atas proyek pekerjaan temporer yang melibatkan partisipasi banyak
orang dari berbagai fungsi dan level dalam organisasi, dan mungkin juga dari luar
perusahaan.
Menjadi seorang manajer menengah yang berperan sebagai tingkatan yang menunjang
manajer puncak juga harus mempunyai kompetensi manajer yaitu keahlian komunikasi
(communication skill). Keahlian komunikasi adalah kemampuan manajer untuk bekerja
dengan dan melalui orang lain, serta secara efektif sebagai anggota kelompok (Daft, 2000).
Keahlian ini diperihatkan dengan cara seorang manajer berhubungan dengan orang lain,
termasuk kemampuan untuk memotivasi, memfasilitasi, mengkoordinasi, memimpin,
berkomunikasi, dan menyelesaikan konflik.
Seorang manajer dengan keahlian manusia akan memungkinkan bawahannya untuk
mengekspresikan diri mereka sendiri tanpa merasa dipermalukan dan mendorong partisipasi.
Keahlian ini sangat dibutuhkan manajer menengah untuk memerhatikan kebutuhan emosional
para karyawan mereka dan tidak hanya kebutuhan fisik yang berkaitan dengan tugas
pekerjaan. Namun pada tingkat manajer menengah, kompetensi yang dimiliki juga meliputi
kompetensi manajer puncak dan lini depan. Karena menjadi manajer menengah berhubungan
dengan tingkat di atasnya (manajer puncak) dan juga di bawahnya (manajer lini depan).
Kompetensi manajer diantaranya pengetahuan yang memadai untuk mendukung kinerja
manajer puncak. Ketrampilan menjalin hubungan yang baik juga dibutuhkan. Ketrampilan
untuk berhubungan dengan rekan di sekeliling organisasi sehingga akan tercapai hubungan
yang kondusif bagi kerjasama dalam organisasi. Manajer menengah juga harus mampu
memotivasi rekan kerjanya sehingga mendorong kerja tim dalam suatu organisasi.
Menjadi manajer menengah layak memiliki kemampuan dalam memecahkan konflik.
Sikap berhati-hati serta kemampuan pengelolaan perubahan yang terjadi pada organisasi
sangat diperlukan. Hal tersebut akan mendukung keberhasilan proses negosiasi dengan
berbagai pihak agar konflik dapat teratasi.
c. Manajer lini depan (First-line manager)
Manajer Lini Depan (first-line manager) bertanggung jawab atas produksi barang dan
jasa. Mereka berada pada level manajemen pertama atau kedua dan mempunyai jabatan
seperti manajer lini, kepala seksi, dan manajer kantor. Mereka bertanggung jawab atas
kelompok karyawan non-manajerial.
Perhatian utama mereka adalah aplikasi peraturan dan prosedur untuk mencapai
produksi yang efisien, memberikan bantuan teknis, dan memotivasi bawahan. Tenggat waktu
pada tingkatan ini adalah singkat, dengan tekanan pada pencapaian tujuan setiap hari.
Manajer tingkat bawah ini kebanyakan melakukan pengawasan para karyawan dan
memastikan strategi, kebijakan dan keputusan yang telah diambil oleh manajer puncak dan
menengah telah dijalankan dengan baik.
Manajer lini depan juga memiliki andil dan turut serta dalam proses
pengimplementasian strategi yang telah ditetapkan. Pada manajer lini depan, lebih tertuju
pada hubungan langsung dengan masyarakat. Dalam bidang kesehatan, contoh manajer lini
depan seperti dokter, dokter gigi, apoteker, perawat.
Manajer lini depan membutuhkan kompetensi manajer berupa keahlian teknis
(technical skill). Keahlian teknis merupakan pemahaman dan kefasihan dalam melakukan
tugas tertentu. Keahlian teknis meliputi penguasaan metode, teknik, dan peralatan yang
digunakan di dalam fungsi tertentu (Daft, 2000). Misalnya rekayasa, manufaktur, atau
keuangan. Keahlian teknis juga mencakup pengetahuan khusus, kemampuan analisis, dan
penggunaan alat dan teknik yang tepat untuk menyelesaikan masalah dalam bidang disiplin
ilmu tertentu. Dalam pelaksanaannya termasuk dalam pengaturan waktu untuk melaksanakan
tugas pada bidang tertentu.
Manajer lini depan harus mampu menerapkan dengan jelas dan tepat tentang
pengaplikasian program organisasi. Maka dari itu manajer lini depan harusnya memiliki
kemampuan koordinasi. Dalam mengkoordinasi kerjasama baik dengan sesama rekan dalam
organisasi, luar organisasi, maupun dengan masyarakat. Koordinasi yang baik akan
menghasilkan kinerja yang berhasil pada pengaplikasian segala program organisasi.
Pengetahuan juga menjadi kompetensi yang sebaiknya dimiliki manajer lini depan,
pengetahuan secara ilmu yang menjadi dasar bidangnya, juga seni bila berhadapan dengan
masyarakat. Memposisikan diri dengan baik dalam menangani dan menerapkan program
pada masyarakat, agar tujuan organisasi dapat tercapai dan berhasil. Berkaitan dengan
pengaplikasian program, manajer lini depan berperan penting dalam output dari sebuah
organisasi, menghasilkan produk baik barang maupun jasa sebagai hasil pencapaian tujuan
organisasi.
Uraian di atas dapat disimpulkan bahwa manajerial dibagi menjadi 3 tingkat yaitu
manajer puncak (top manager), manajer menengah (middle manager), manajer lini depan
(first-line manager). Dalam sebuah organisasi, ketiga tingkatan tersebut saling berkaitan agar
organisasi dapat berjalan lancar. Dalam prosesnya, dibutuhkan kompetensi berdasar
tingkatan, diantaranya keahlian konseptual (conceptual skill), keahlian komunikasi
(communication skill), dan keahlian teknik (technical skill). Kesesuaian kompetensi pada tiap
tingkatan akan mewujudkan kinerja organisasi efektif dan efisien.
2.2 Manajemen Pelayanan Kesehatan di Rumah Sakit
Fungsi manajemen yang dilakukan di rumah sakit secara garis besar meliputi ;
perencanaan,pengorganisasian, penggerakan pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian.
1. Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen yang penting, karena
perencanaan memegang peranan yang sangat strategis dalam keberhasilan upaya
pelayanan kesehatan di RS. Terdapat beberapa jenis perencanaan spesifik yang
dilaksanakan di RS, yaitu : (a) perencanaan pengadaan obat dan logistik, yang disusun
berdasarkan pola konsumsi dan pola epidemiologi, (b) perencanaan tenaga
professional kesehatan, dalam menentukan kebutuhan tenaga tersebut misalnya ;
tenaga perawat dan bidan, menggunakan beberapa pendekatan, antara lain ;
ketergantungan pasen, beban kerja, dll.
2. Pengorganisasian merupakan upaya untuk menghimpun semua sumber daya yang
dimiliki RS dan memanfaatkannya secara efisien untuk mencapai tujuannya.
Pengorganisasian dalam manajemen pelayanan kesehatan di rumah sakit, sama hal
dengan di organisasi lainnya.
3. Penggerakan pelaksanaan, manajemen rumah sakit hampir sama dengan hotel atau
penginapan, hanya pengunjungnya adalah orang sakit (pasen) dan keluarganya, serta
pada umumnya mempunyai beban sosial-psikologis akibat penyakit yang diderita oleh
anggota keluarganya yang sedang dirawat. Kompleksitas fungsi penggerakan
pelaksanaan di RS sangat dipengaruhi oleh dua aspek, yaitu : (1) sifat pelayanan
kesehatan yang berorientasi kepada konsumen penerima jasa pelayanan kesehatan
(customer service), dengan hasil pelayanan kemungkinan ; sembuh dengan sempurna,
sembuh dengan cacat dan meninggal. Apapun hasilnya kualitas pelayanan diarahkan
untuk kepuasan pasen dan keluarganya. (2) Pelaksanaan fungsi actuating ini sangat
kompleks,karena tenaga yang bekerja di RS terdiri dari berbagai jenis profesi.
4. Pengawasan dan pengendalian, merupakan proses untuk mengamati secara terus
menerus (bekesinambungan) pelaksanaan rencana kerja yang sudah disusun dan
mengadakan koreksi (perbaikan) terhadap penyimpangan yang terjadi. Untuk
menjalankan fungsi ini diperlukan adanya standar kinerja yang jelas. Dari standar
tersebut dapat ditentukan indikator kinerja yang akan dijadikan dasar untuk menilai
hasil kerja (kinerja) pegawai. Penilaian kinerja pegawai di RS meliputi tenaga yang
memberikan pelayanan langsung kepada pasen, seperti ; perawat, bidan dan dokter
maupun tenaga administratif. Adanya indikator kinerja, akan memudahkan dalam
melakukan koreksi apabila ada penyimpangan.
2.3 Kecenderungan RS ke Depan
Terdapat dua hal yang perlu diantisipasi oleh rumah sakit, yaitu adanya perubahan pola
pemerintahan yang bersifat desentralisasi, dimana setiap daerah mempunyai otonomi untuk
mengembangkan daerahnya termasuk dalam mengelola pelayanan kesehatan dan akan
memasuki era globalisasi.
Untuk itu RS perlu melakukan pembenahan secara internal, antara lain :
a. Mengembangkan struktur organisasi sesuai dengan tuntutan perubahan dan
kebutuhan yang spesifik
b. Menerapkan manajemen strategis secara konkrit
c. Mendayagunakan dan mengembangkan pengetahuan dan kemampuan tenaganya,
termasuk tenaga keperawatan (perawat dan bidan)
d. Memanfaatkan pendapatan sendiri untuk memperoleh kemandirian dan
kesinambungan (sustainability)
2.4 Struktur Organisasi Program Rekam Medis Rumah sakit
1. Wadir Pelayanan (disetarakan dengan bagian) bertanggung jawab langsung kepada
Direktur
2. Ka.Ins. Rekam Medis (disetarakan dengan sub. bagian) bertanggung jawab langsung
kepada Wadir Pelayanan
3. Kepala Rekam Medis dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh :
1. Petugas Penerimaan Pasien Rawat Jalan
2. Petugas Penerimaan Pasien Rawat Inap
3. Petugas Filing
4. Petugas Assembling
5. Petugas Koding / Indeksing
6. Petugas Reporting/ Analising
Tugas Pokok Dan Uraian Tugas
1. Kepala Rekam Medis
Tugas Pokok :
1) Merencanakan, mengorganisasi dan menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam
medis di rumah sakit sesuai dengan standart pelayanan yang ada, agar berjalan lancar,
efektif dan berkesinambungan
Uraian Tugas :
1) Merencanakan sistem dan prosedur yang akan digunakan sebagai acuan dalam
penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
2) Merencanakan tata ruang yang dinamis, efektif dan efisien serta menginventarisasi
peralatan yang dibutuhkan guna menunjang pelayanan rekam medis yang efektif,
efisien dan berkesinambungan.
3) Mengevaluasi sistem dan prosedur yang sedang berjalan untuk mengetahui apakah
masih sesuai dengan kondisi yang ada.
Memberi contoh dan petunjuk tentang penerapan tugas dan pekerjaan di lapangan
sesuai uraian tugas dari staf yang bersangkutan.
4) Menganalisa, mengelola, dan mengolah data dan laporan sebagai bahan untuk
pengambilan keputusan.
5) Merencanakan, mengembangkan, dan membina SDM yang ada, agar kinerja dan
prestasi kerja dapat terjaga dan lebih ditingkatkan.
6) Merencanakan kebutuhan tenaga, peralatan dan anggaran yang dibutuhkan untuk
membantu dan menunjang dalam penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
7) Menerapkan dan mengevaluasi sistem, prosedur dan kebijakan yang telah dibuat dan
ditetapkan dalam pelaksanaan tugas dan pekerjaan dilapangan.
8) Mengadakan koordinasi dengan staf rekam medis dalam rapat rutin yang diadakan
minimal 1 kali dalam sebulan.
9) Menghadiri rapat-rapat di rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis.
10) Membina kerja sama dengan unit-unit terkait yang ada di rumah sakit agar terjalin
hubungan yang harmonis dan saling membantu dam membina kerjasama dengan
organisasi di luar rumah sakit yang berkaitan dengan pelayanan rekam medis.
2. Penerimaan Pasien Rawat Jalan
Tugas Pokok :
1) Melakukan pelayanan di pendaftaran
Uraian Tugas :
1) Bertanggung jawab terhadap pelayanan pendaftaran pasien.
2) Mengusulkan pengadaan alat dan barang untuk kebutuhan kelancaran pelayanan
penerimaan pasien.
3) Memberi usulan/masukan yang bertujuan untuk perbaikan pelayanan di pendaftaran
4) Membantu tugas-tugas Kepala Rekam Medis dalam pelaksanaan harian bila
dibutuhkan.
Tugas Pokok Penerimaan Pasien Rawat Jalan
1) Melaksanakan proses pelaksanakan penerimaan pasien rawat jalan.
2) Melaksanakan proses pelayanan asuransi
3) Membuat KIB pasien rawat jalan
Uraian Tugas Penerimaan Pasien Rawat Inap
Petugas Penerimaan Pasien rawat Inap
Menyiapkan bahan dan alat kerja kerja ; ATK, formulir dll.
Melakukan pendaftaran pasien rawat inap pasien lama maupun pasien baru
Memasukan data pasien ke billing system.
Menyerahkan formulir ke pelaksana filing dokumen rekam medis.
Menyerahkan slip untuk pembuatan KIB (kartu identitas berobat) kepada pasien yang
mau
3. Pelaksana Koding & Indeksing
Tugas Pokok.
1) Mencari dan menentukan kode diagnosa /penyakit pasien berdasarkan kode ICD-10
dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis.
2) Mengindeks kode diagnosa dan kode lain dalam komputer, serta membuat print out-
nya
Uraian Tugas
1) Membuat daftar penyakit yang sering ditulis dokter serta menentukan kode ICD-nya.
2) Daftar penyakit tersebut dibuat sebagai buku bantu.
3) Mencari dan menentukan kode diagnosa /penyakit pasien berdasarkan kode ICD-10
dan menuliskannya dalam dokumen rekam medis.
4) Mengindeks kode diagnosa dan kode lain dalam komputer.
5) Menyediakan indeks-indeks dalam bentuk print out.
6) Kerja sama dengan Pelaksana Pelaporan dalam penyediaan data dan informasi.
4. Pelaksana Asembling
Tugas Pokok :
1) Menyusun /merakit ulang dokumen rekam medis pasien pulang rawat inap sesuai ketentuan yang berlaku.
2) Mengelola dokumen rekam medis yang belum lengkap.3) Mengambil sensus harian pasien rawat inap (SHRI) di nurse station.
Uraian Tugas :
1) Menyiapkan bahan dan peralatan kerja ; ATK, formulir dll.
2) Setiap hari menerima /mengambil dokumen rekam medis pasien pulang rawat inap.
3) Mengambil sensus harian pasien rawat inap di setiap nurse station.
4) Mencocokan jumlah dokumen rekam medis dengan jumlah pasien yang tercatat pada
sensus harian masing-masing nurse station.
5) Menyerahkan sensus harian pasien rawat inap ke pelaksana pelaporan.
6) Menyusun ulang lembar /formulir rekam medis sesuai aturan yang berlaku.
7) Meneliti kelengkapan isi rekam medis dan apabila ada yang belum lengkap maka
harus dimintakan kelengkapannya ke dokter yang bertanggung jawab.
8) Menyerahkan dokumen rekam medis yang sudah lengkap ke pelaksana filing.
5. Pelaksana Filing
Tugas Pokok :
1) Bertanggung jawab dalam pengelolaan penyimpanan dokumen rekam medis.
2) Membuat balasan konsul /rujukan.
Uraian Tugas :
1) Menyiapkan bahan dan peralatan kerja ; ATK, dok. RM, tracer, formulir rujukan dll.
2) Menerima dokumen rekam medis yang sudah lengkap dari pelaksana asembling.
3) Menyimpan dokumen rekam medis dalam rak /almari filing sesuai sistim yang
berlaku.
4) Mengambil dokumen rekam medis dengan cara menyelipkan tracer terlebih dahulu
pada posisi yang sama.
5) Melayani peminjaman dan mencatatnya dalam buku peminjaman.
6) Melaksanakan proses pemusnahan dengan tahapan ; menyortir, memindah,
merentensi, membuat daftar pertelaan dan memusnahkan dokumen rekam medis
berdasarkan aturan Depkes. yang berlaku.
7) Membuat balasan konsul dan mengirimkannya kembali ke perujuk.
6. Pelaksana Reporting/Analising
Tugas Pokok :
1) Bertanggung jawab dalam pengelolaan pelaporan dan analisanya.
2) Melayani permintaan data dan informasi dari unit /lembaga lain yang membutuhkan.
Uraian Tugas :
1) Menyiapkan bahan dan peralatan kerja ; ATK, formulir dll.
2) Mengumpulkan hasil pelayanan dari unit-unit pelayanan pasien dan unit lain yang
terkait.
3) Mengolah data hasil pelayanan dalam komputer dan atau manual sampai
dihasilkannya suatu informasi yang siap digunakan.
4) Menerima sensus harian rawat inap dan mengolahnya menjadi informasi.
5) Membuat dan melaporkan hasil pelayanannya baik intern maupun ekstern secara
periodik /sesuai jadwal yang telah ditentukan.
6) Menganalisa hasil pelayanan sebagai materi perencanaan dan tindak lanjut kebijakan.
7) Melayani permintaan data secara insidential.
8) Menyajikan hasil pelayanan di papan informasi.