isi kandungan halaman skop pengenalan
TRANSCRIPT
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
ISI KANDUNGAN HALAMAN 1.0 SKOP 4 1.1 Am 4 1.2 Penggunaan 4 1.3 Skop SPK 4 2.0 PENGENALAN 5 2.1 Latar Belakang UPM 5 2.2 Visi 6 2.3 Misi 6 2.4 Dasar Kualiti 6 2.5 Matlamat UPM 6 3.0 ISTILAH DAN DEFINISI 7 4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI 7 4.1 Keperluan Am 7 4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Am 4.2.2 Manual Kualiti 4.2.3 Kawalan Dokumen 4.2.4 Kawalan Rekod
8 8 9
10 10
5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN 11 5.1 Komitmen Pengurusan 11 5.2 Fokus Pelanggan 11 5.3 Dasar Kualiti 12 5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti 5.4.2 Perancangan SPK
12 12 12
5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi 5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa 5.5.2 Wakil Pengurusan 5.5.3 Komunikasi Dalaman
12 12 13 13
5.6 Kajian semula pengurusan 5.6.1 Am 5.6.2 Input Kajian Semula 5.6.3 Output Kajian Semula
14 14 14 14
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 2 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
ISI KANDUNGAN HALAMAN 6.0 PENGURUSAN SUMBER 15 6.1 Peruntukan Sumber 15 6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Am 6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran
15 15 15
6.3 Prasarana 16 6.4 Persekitaran Kerja 16 7.0 PENGHASILAN PERKHIDMATAN 17 7.1 Perancangan Penghasilan Perkhidmatan 17 7.2 Proses Berkaitan Pelanggan
7.2.1 Penentuan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan 7.2.2 Semakan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan 7.2.3 Komunikasi Dengan Pelanggan
17 17 18 18
7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan 19 7.3.1 Perancangan Reka bentuk dan Pembangunan 19 7.3.2 Input Reka Bentuk dan Pembangunan 19 7.3.3 Output Reka Bentuk dan Pembangunan 20 7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan 20 7.3.5 Penentusahan Reka Bentuk dan Pembangunan 20 7.3.6 Pengesahan Reka Bentuk dan Pembangunan 21 7.3.7 Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan Pembangunan 21 7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan 7.4.2 Maklumat Perolehan 7.4.3 Penentusahan Terhadap Produk yang diperolehi
21 21 22 22
7.5 Penyediaan Perkhidmatan 7.5.1 Kawalan Penyediaan Perkhidmatan 7.5.2 Pengesahan Proses Penyediaan Perkhidmatan 7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan 7.5.4 Harta Pelanggan 7.5.5 Pengekalan Produk
23 23 23 24 24 24
7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pemantauan dan Pengukuran 25
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 3 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
ISI KANDUNGAN HALAMAN
8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN 26 8.1 Am 26 8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan 8.2.2 Audit Dalaman 8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses 8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan
26 26 27 28 28
8.3 Kawalan Terhadap Produk Yang Tak Akur 29 8.4 Analisis Data 30 8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan 8.5.2 Tindakan Pembetulan 8.5.3 Tindakan Pencegahan
30 30 30 31
9.0 SEJARAH SEMAKAN 32 Lampiran 1a-g: Pusat Tanggungjawab (PTJ), Skop Sistem Pengurusan
Kualiti, dan Proses Utama Lampiran 2: Model Pendekatan Proses Lampiran 3: Hirarki Dokumen SPK Lampiran 4: Interaksi Proses Lampiran 5: Piagam Pelanggan Lampiran 6: Petunjuk Prestasi Utama (KPI) UPM Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras Lampiran 7: Struktur Jawatankuasa Jaminan Kualiti (JKJK) UPM Lampiran 8: Struktur Bahagian Jaminan Kualiti UPM Lampiran 9: Semakan, Penentusahan dan Pengesahan Reka Bentuk
dan Pembangunan
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 4 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
1.0 SKOP
1.1 Am Manual Kualiti ini menerangkan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) Universiti Putra Malaysia (UPM) dan bagaimana UPM perlu: a. Menunjukkan keupayaan untuk membekalkan produk atau perkhidmatan yang
memenuhi kehendak pelanggan dan kehendak peraturan tertentu secara konsisten, dan
b. Memberi perhatian kepada kepuasan pelanggan dengan lebih mendalam melalui SPK yang efektif termasuk proses untuk penambahbaikan berterusan dan jaminan terhadap keakuran keperluan pelanggan dan peraturan/perintah am selaras dengan dasar Universiti Putra Malaysia.
1.2 Penggunaan
SPK ini diamalkan di seluruh PTJ di UPM seperti dalam Lampiran 1a-g kecuali Putra Science Park, Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan, Pusat Pengimejan Diagnostik Nuklear dan Pusat Sumber dan Pendidikan Kanser (CARE).
1.3 Skop SPK
Skop SPK ini merangkumi semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan (Lampiran 1a-g) yang beralamat seperti di bawah:
Lokasi Utama :
UNIVERSITI PUTRA MALAYSIA, Pejabat Naib Canselor Universiti Putra Malaysia, 43400 UPM Serdang, Selangor Darul Ehsan, Malaysia
Lokasi Cawangan :
Fakulti Pertanian dan Sains Makanan Universiti Putra Malaysia Kampus Bintulu, Jalan Nyabau, P.O Box 396, 97008 Bintulu, Sarawak, Malaysia
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 5 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
2.0 PENGENALAN
2.1 Latar belakang Universiti Putra Malaysia
Universiti Putra Malaysia bermula sebagai Unit Latihan Jabatan Pertanian Kuala Lumpur (juga dikenali sebagai Sekolah Atap) pada tahun 1925. Pada tahun 1931, semua pelajar telah dipindahkan ke Sekolah Pertanian yang terletak di tanah seluas 22 ekar di Serdang Selangor. Sekolah ini ditutup pada Perang Dunia Kedua (1942-1945) dan dibuka semula pada 1946. Sekolah Pertanian telah dinaiktaraf dan secara rasmi dikenali sebagai Kolej Pertanian Malaya pada tahun 1947. Cadangan untuk menjadikan Kolej Pertanian Malaya sebagai universiti telah dibincangkan pada akhir 1950an dan awal 1960an. Ia berasaskan penggabungan Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian Universiti Malaya bagi mewujudkan Universiti Pertanian Malaysia. Cadangan ini telah diwarwarkan oleh Timbalan Perdana Menteri ketika itu, Allahyarham Tun Razak Hussein pada 1969. Pada 29 Oktober 1971, Kolej Pertanian Malaya, Serdang dan Fakulti Pertanian Universiti Malaya telah bergabung membentuk Universiti Pertanian Malaysia di bawah Akta Universiti dan Kolej Universiti, 1971. Universiti Pertanian Malaysia telah ditukar nama kepada Universiti Putra Malaysia oleh Yang Amat Berhormat, Perdana Menteri Malaysia ke-4, Tun Dr. Mahathir Mohamad Pada 3 April 1997 bagi menggambarkan UPM sebagai pusat pengajian tinggi yang berkemampuan menyediakan pelbagai bidang pengajian, terutamanya teknologi maklumat yang menjadi pemangkin kepada pembangunan negara dalam milenium baharu. Institusi yang bermula sebagai Sekolah Pertanian ini berkembang maju menjadi Universiti peneraju pertanian tropika berfokuskan Agro-Bio dan Sains dan Teknologi. Setelah beberapa dekad, kurikulum UPM telah mengalami transformasi mencakupi disiplin yang lebih meluas dalam bidang pertanian, perhutanan, perubatan veterinar, makanan, pendidikan, kemanusiaan, kejuruteraan, sains perubatan dan sains komputer. UPM kini adalah sebuah Universiti bertaraf Universiti Penyelidikan yang mempunyai staf akademik berkepakaran dalam bidang yang dinyatakan di atas dan banyak memberi sumbangan kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara bangsa dan kemajuan manusia dan penerokaan ilmu sejagat. Fungsi Pusat Tanggungjawab (PTJ) dinyatakan secara ringkas dalam Lampiran 1.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 6 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
2.2 Visi
Menjadi Sebuah Universiti Bereputasi Antarabangsa.
2.3 Misi
Memberikan sumbangan bermakna kepada pembentukan kekayaan dan pembangunan negara serta kemajuan manusia sejagat menerusi penerokaan dan penyebaran ilmu.
2.4 Dasar Kualiti
Staf Universiti Putra Malaysia beriltizam ke arah kecemerlangan melalui penerapan budaya kualiti dalam pengajaran dan pembelajaran, penyelidikan dan perkhidmatan sokongan untuk memenuhi ekspektasi pelanggan. Staf Universiti Putra Malaysia akan melaksanakan tanggungjawab dalam mencapai objektif kualiti yang ditetapkan, serta memastikan objektif tersebut dikaji dari semasa ke semasa supaya selaras dengan visi, misi dan matlamat UPM.
2.5 Matlamat UPM
Untuk mencapai visi dan misi yang telah diwujudkan, UPM telah menggubal 6 matlamat seperti yang dinyatakan dalam Pelan Strategi UPM 2011 – 2013 iaitu: Matlamat 1 : Menarik pelajar cemerlang dan menghasilkan graduan berilmu dan
berdaya saing Matlamat 2 : Melonjak tahap pencapaian penyelidikan dan inovasi ke peringkat
antarabangsa Matlamat 3 : Memperkasakan penglibatan komuniti untuk penjanaan dan
perkongsian ilmu.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 7 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
Matlamat 4 : Memperkasakan UPM sebagai pusat kecemerlangan pendidikan, penyelidikan dan perkhidmatan pertanian dan biosumber tropika.
Matlamat 5 : Memperkemas tadbir urus dan pengurusan sumber berdasarkan amalan terbaik.
Matlamat 6 : Memperkasakan Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan sebagai
Top Business School (TBS)
3.0 ISTILAH DAN DEFINISI
Objektif Kualiti : Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Universiti
Pelanggan : Organisasi atau individu yang menerima produk atau perkhidmatann daripada Pusat Tanggungjawab atau UPM secara amnya
PTJ : Pusat Tanggungjawab seperti fakulti, institut, sekolah, Pejabat Pendaftar dan sebagainya
SPK : Sistem Pengurusan Kualiti MS ISO 9001:2008
4.0 SISTEM PENGURUSAN KUALITI
4.1 Keperluan Am
UPM telah mewujud, melaksana, mengekal dan mendokumenkan SPK dan meningkatkan keberkesanannya secara berterusan mengikut keperluan MS ISO 9001:2008. Pendekatan atau model yang digunakan bagi melaksanakan pengurusan kualiti adalah berasaskan pendekatan proses seperti dalam Lampiran 2. Dalam SPK yang dibangunkan, UPM telah menganalisis keperluan pelanggan, mentakrifkan proses yang menyumbang kepada pencapaian perkhidmatan yang memenuhi kepuasan pelanggan dan peraturan/perintah am dan selaras dengan dasar kualiti UPM. Di samping itu, UPM juga bertanggungjawab membentuk dasar, objektif kualiti dan perancangan serta melaksanakan Kajian semula pengurusan.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 8 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
SPK ini telah menyediakan rangka kerja bagi penambahbaikan berterusan untuk meningkatkan pencapaian kepuasan pelanggan dan memberi keyakinan kepada pelanggannya bahawa UPM berupaya untuk menyediakan perkhidmatan yang dapat memenuhi keperluan secara konsisten. UPM telah mengenal pasti peruntukan sumber yang diperlukan bagi melaksana dan menambahbaik proses SPK untuk mencapai kepuasan pelanggan serta dapat disediakan pada masa yang ditetapkan. Peruntukan sumber yang diperlukan termasuklah tenaga kerja yang berkelayakan, pembekal, maklumat (informasi), prasarana, persekitaran kerja dan sumber kewangan. Dalam menghasilkan perkhidmatan, UPM telah mengenal pasti proses utama yang diperlukan dalam semua aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan supaya UPM dapat berfungsi secara cekap dan berkesan. Bagi perkhidmatan yang diserah urus, seperti pemeriksa luar, pensyarah sambilan, pembuangan sisa terjadual dan lain-lain, UPM telah memastikan kawalan yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan pelanggan, perundangan dan peraturan. Jenis dan tahap kawalan telah dinyatakan dalam dokumen SPK yang berkenaan. Proses Utama di UPM adalah aktiviti pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, pengurusan, pelaksanaan penyelidikan dan perkhidmatan sokongan dinyatakan dalam Lampiran 1a-g.
4.2 Keperluan Dokumentasi
4.2.1 Am Dokumen SPK telah disedia dan dilaksanakan mengandungi perkara berikut: a. penyataan Dasar Kualiti, Petunjuk Prestasi Utama (KPI) dan pelan
tindakan peringkat fungsian dan aras seperti yang diterangkan dengan terperinci dalam Bahagian 5.3 - Dasar Kualiti dan 5.4.1 - Objektif Kualiti;
b. manual kualiti yang telah disediakan; c. prosedur wajib dan rekod yang diperlukan mengikut piawaian MS ISO
9001:2008. Senarai prosedur adalah seperti di Senarai Utama Dokumen Terkawal (PGR/SU01/DOKUMEN 01) ;dan
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 9 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
d. dokumen lain, yang diperlukan oleh UPM seperti di Senarai Utama Dokumen Terkawal (PGR/SU01/DOKUMEN 01) dalam memastikan keberkesanan perancangan operasi dan kawalan proses.
Prosedur Operasi
Proses di UPM didokumenkan dalam prosedur operasi. Prosedur-prosedur ini mengemukakan kaedah bagaimana polisi yang ditakrifkan dalam Manual Kualiti dilaksanakan. Prosedur yang diperlukan oleh MS ISO 9001:2008 disediakan bersama dengan prosedur-prosedur lain bagi pelaksanaan operasi penyediaan perkhidmatan di UPM.
Dokumen Sokongan
Dokumen sokongan seperti arahan kerja, garis panduan, senarai semak, log dan borang yang berkaitan menerangkan secara terperinci jenis pemeriksaan dan maklumat yang diperlukan dan bagaimana tugasan tertentu dilaksanakan dan hendaklah dipatuhi. Borang dan Rekod Kualiti Bahagian ini terdiri dari rekod kualiti hasil dari pelaksanaan SPK. Semua dokumen di atas dirujuk dan digunakan bagi memastikan kehendak pelanggan dipenuhi dan mengatasi masalah yang timbul. Hiraki dokumen SPK UPM adalah seperti Lampiran 3.
4.2.2 Manual Kualiti Manual Kualiti ini mengemukakan dasar, objektif dan pengurusan kualiti dalam mengurus proses di UPM. Skop SPK dalam manual ini merujuk kepada dokumen prosedur yang telah dibina. Manual ini juga menerangkan interaksi di antara proses di dalam SPK. Di samping itu ia juga menerangkan dasar UPM bagi setiap klausa di dalam MS ISO 9001:2008 dan bertindak sebagai dokumen hala tuju kualiti. Prosedur dan dokumen yang berkaitan juga dirujuk pada manual kualiti ini.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 10 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
Interaksi proses utama di UPM juga digambarkan melalui pemetaan proses seperti di Lampiran 4a-d.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 11 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
4.2.3 Kawalan Dokumen Semua dokumen yang berkaitan dengan SPK UPM telah diwujudkan, dikawal dan diselenggara secara sistematik. Dokumen SPK boleh diakses menerusi laman sesawang SPK bagi tujuan dibaca atau dicetak untuk rujukan. Pindaan dokumen pada laman sesawang hanya boleh dibuat oleh Pegawai Kawalan Dokumen atau pegawai yang dibenarkan dengan penggunaan kata laluan. Perincian kawalan dokumen dinyatakan dalam prosedur di bawah. Rujuk: Prosedur Kawalan Dokumen (UPM/PGR/P001)
4.2.4 Kawalan Rekod Rekod kualiti yang diwujudkan sebagai bukti kepada keakuran kepada keperluan dan keberkesanan operasi SPK adalah dalam kawalan. Rekod kualiti untuk prosedur berkaitan, tempoh simpanannya dan staf yang bertanggungjawab untuk penyelenggaraannya telah dikenal pasti. Rekod ini juga difailkan secara sistematik dan diselenggarakan dengan baik supaya ia dapat dibaca, mudah dikenal, mudah diperolehi semula dan dielak daripada berlaku kerosakan. Rekod kualiti akan dimusnahkan secara rincih/lupus fail di server apabila tempoh simpanannya tamat. Rekod yang perlu diselenggarakan untuk tempoh yang lama hendaklah diarkibkan.
Rujuk: Prosedur Kawalan Rekod (UPM/PGR/P002)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 12 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
5.0 TANGGUNGJAWAB PENGURUSAN
5.1 Komitmen Pengurusan
Pihak Pengurusan UPM adalah bertanggungjawab untuk membangun dan melaksanakan SPK. Keberkesanan dan penambahbaikan berterusan sistem ini adalah menerusi langkah-langkah berikut: a. memastikan keperluan pelanggan ditentukan menerusi tinjauan, maklum balas
dan semakan bagi menjamin keperluan pelanggan dipenuhi, b. berkomunikasi dengan staf tentang kepentingan memenuhi keperluan
pelanggan serta mematuhi statut dan peraturan universiti menerusi mesyuarat dalaman, perbincangan dengan staf, sesi latihan dan lain-lain,
c. mewujudkan dasar kualiti dan KPI Universiti, d. melaksanakan kajian semula pengurusan, dan e. memastikan sumber yang mencukupi.
5.2 Fokus Pelanggan
Pihak pengurusan UPM telah memastikan keperluan pelanggan ditentukan dan dipenuhi dengan tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (Lampiran 5 – Piagam Pelanggan). Pencapaian Piagam Pelanggan UPM diukur menerusi tindakan dalam KPI Universiti dan pelan tindakan peringkat fungsian dan aras. Dalam skop pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan pengajian siswazah, pelanggan utama UPM adalah pelajar prasiswazah dan pelajar siswazah. Para penyelidik dan penaja adalah pelanggan untuk proses penyelidikan. Keperluan utama pelanggan adalah seperti berikut:
Pembelajaran yang selesa
Pengajaran yang berkesan
Pensyarah yang prihatin
Pensyarah yang mahir dan berpengalaman
Kandungan kursus yang matang
Kemudahan dan persekitaran yang ceria dan selamat
Kos yang berpatutan
Kemudahan penyelidikan yang lengkap
Kemudahan teknologi maklumat dan komunikasi yang terkini
Staf yang kompeten dan berpengalaman
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 13 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
5.3 Dasar Kualiti
Pernyataan ke atas dasar kualiti bagi UPM adalah seperti dinyatakan pada Bahagian 2.2 – Visi, Misi dan Dasar Kualiti. Pernyataan ini selaras dengan misi dan visi UPM yang komited terhadap memenuhi keperluan pelanggan serta peningkatan berterusan SPK. Adalah menjadi tanggungjawab Pihak Pengurusan UPM untuk menghebahkan dasar kualiti supaya ianya difahami di semua peringkat yang berkenaan. Dasar ini juga akan disemak kesesuaiannya dari semasa ke semasa.
5.4 Perancangan
5.4.1 Objektif Kualiti Pihak Pengurusan telah mengenal pasti objektif kualiti menerusi KPI Universiti (Rujuk Lampiran 6). Pengukuran dan sasaran bagi setiap objektif kualiti adalah tekal dengan dasar kualiti. Pada fungsi dan aras yang relevan, objektif kualiti juga diwujudkan. Objektif Kualiti ini dijadikan sebagai pelan tindakan peringkat fungsian PTJ masing-masing.
5.4.2 Perancangan SPK
Pihak Pengurusan UPM telah memastikan bahawa perancangan SPK dilaksanakan bagi memenuhi keperluan MS ISO 9001:2008 dan objektif kualiti UPM. Pihak Pengurusan UPM juga telah memastikan bahawa integriti SPK dikekalkan apabila terdapat perubahan pada SPK dari aspek perancangan dan pelaksanaan.
5.5 Tanggungjawab, Bidang Kuasa dan Komunikasi
5.5.1 Tanggungjawab dan Bidang Kuasa Pihak Pengurusan UPM telah memastikan bahawa tanggungjawab dan bidang kuasa diperjelas dan disebarkan dengan berkesan. Senarai tugas dan tanggungjawab staf dan jawatankuasa, struktur organisasi, surat pelantikan dan minit mesyuarat berkaitan adalah antara dokumen yang memperjelaskan tanggungjawab dan bidang kuasa di UPM.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 14 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
Struktur Organisasi UPM adalah seperti pada Laman sesawang UPM (www.upm.edu.my). Struktur Jawatankuasa Jaminan Kualiti UPM adalah seperti Lampiran 7 Struktur Bahagian Jaminan Kualiti UPM adalah seperti di Lampiran 8 Rujuk : Fail Jawatankuasa UPM (UPM/100-9/1)
5.5.2 Wakil Pengurusan Pihak Pengurusan UPM telah melantik Pendaftar, iaitu salah seorang ahli Jawatankuasa Pengurusan UPM sebagai Wakil Pengurusan. Pegawai Pengurusan dan Profesional telah dilantik sebagai Timbalan Wakil Pengurusan di peringkat PTJ/peneraju proses bagi membantu Wakil Pengurusan.
WP bertanggungjawab dan diberi kuasa dalam perkara-perkara berikut:
a. melaporkan kepada Pihak Pengurusan UPM prestasi pencapaian SPK dan keperluan penambahbaikan,
b. memastikan promosi ke arah kesedaran terhadap keperluan pelanggan di seluruh UPM,
c. memantau keberkesanan tindakan pembetulan dan pencegahan yang dilaksanakan, dan
d. menjadi penghubung dengan pihak luar bagi perkara-perkara yang berkaitan SPK.
5.5.3 Komunikasi Dalaman Pihak Pengurusan UPM telah mewujudkan komunikasi yang berkesan dan antara saluran komunikasi yang telah diwujudkan adalah mesyuarat/majlis penerangan, sesi latihan, perbincangan, pelancaran dan majlis ikrar, poster, papan kenyataan, e-mel, laman sesawang dan buletin.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 15 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
5.6 Kajian Semula Pengurusan
5.6.1 Am Kajian semula pengurusan ke atas SPK dijalankan sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh 12 (dua belas) bulan untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keberkesanan SPK. Kajian semula ini juga merangkumi peluang penambahbaikan dan keperluan terhadap perubahan SPK, termasuklah dasar dan objektif kualiti.
5.6.2 Input Kajian Semula Perkara-perkara berikut adalah merupakan input kepada kajian semula pengurusan:
a. keputusan audit, b. maklum balas pelanggan, termasuk aduan, c. pencapaian prestasi proses dan keakuran perkhidmatan, d. status tindakan pencegahan dan tindakan pembetulan, e. tindakan susulan dari kajian semula pengurusan terdahulu (jika
berkenaan), f. perubahan yang boleh memberi kesan kepada SPK, dan g. cadangan untuk penambahbaikan
5.6.3 Output Kajian Semula Output kajian semula pengurusan termasuk keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan: a. penambahbaikan terhadap keberkesanan SPK dan proses berkaitan, b. penambahbaikan terhadap perkhidmatan yang berkaitan dengan
keperluan pelanggan, dan c. keperluan sumber.
Rujuk: Prosedur Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (UPM/PGR/P008)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 16 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
6.0 PENGURUSAN SUMBER
6.1 Peruntukan Sumber
UPM telah menentu dan menyediakan sumber yang diperlukan bagi: a. memastikan SPK dapat dilaksana dan diselenggara serta keberkesanannya
dapat ditambahbaik secara berterusan, dan b. meningkatkan kepuasan pelanggan dengan memenuhi keperluan yang
ditetapkan.
6.2 Sumber Manusia
6.2.1 Am UPM telah memastikan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap keakuran perkhidmatan, kompeten berasaskan kepada pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman yang bersesuaian. Seterusnya, memastikan semua pegawai menerima latihan yang sesuai dan berkaitan dengan peringkat kemahiran dan kerja yang dilaksanakan.
6.2.2 Kekompetenan, Latihan dan Kesedaran
UPM telah:
a. menentukan kekompetenan staf yang kerja mereka memberi kesan terhadap keakuran perkhidmatan,
b. memberi latihan atau mengambil langkah-langkah lain untuk memenuhi kekompetenan yang diperlukan, jika berkenaan,
c. menilai keberkesanan latihan atau langkah lain yang diambil, d. memastikan staf mempunyai kesedaran berkenaan hubungan dan
kepentingan aktiviti kerja mereka dan sumbangan kepada pencapaian objektif kualiti, dan
e. menyenggara rekod berkaitan dengan pendidikan, latihan, kemahiran dan pengalaman.
Rujuk: Pengurusan Latihan Staf Universiti Putra Malaysia
(UPM/SOK/LAT/P001)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 17 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
6.3 Prasarana
UPM telah menentu, menyedia dan memelihara prasarana yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan produk dan perkhidmatan. prasarana di UPM meliputi: a. bangunan, ruang kerja dan utiliti berkaitan seperti ruang pejabat, bilik kuliah,
makmal pembelajaran & penyelidikan, b. peralatan proses seperti alatan penyelidikan, alat pandang dengar, komputer,
aplikasi komputer dan perisian, c. perkhidmatan sokongan seperti ambulans, bas, kenderaan universiti, telefon,
faksimili dan internet. Rujuk: Prosedur Penyelenggaraan Baikpulih (UPM/SOK/PYG/P001) Prosedur Penyelenggaraan Berkala (UPM/SOK/PYG/P002)
Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001) Prosedur Baik Pulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002)
6.4 Persekitaran Kerja
UPM telah menentukan dan menguruskan persekitaran kerja yang diperlukan untuk mencapai keakuran terhadap keperluan perkhidmatan. Antaranya penubuhan Jawatankuasa Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan untuk memastikan pelaksanaan amalan keselamatan dan kesihatan yang memuaskan dan menyediakan persekitaran kerja yang selesa. Persekitaran kerja juga termasuk keupayaan bagi kawalan fizikal, persekitaran dan faktor lain (seperti suhu, kelembapan, pencahayaan, kebisingan atau cuaca). Rujuk: Prosedur Pengurusan dan Pelupusan Sisa (UPM/SOK/OSH/P001) Prosedur Pemeriksaan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P003) Prosedur Notifikasi Kemalangan, Kejadian Berbahaya, Penyakit Pekerjaan dan Keracunan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P004)
Prosedur Aduan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (UPM/SOK/OSH/P005) Prosedur Pengurusan Makmal/Bengkel (UPM/SOK/LAB/P001)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 18 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
7.0 PENGHASILAN PERKHIDMATAN
7.1 Perancangan Penghasilan Perkhidmatan
UPM telah merancang dan membangunkan proses yang diperlukan untuk menghasilkan perkhidmatan. Perancangan ini adalah konsisten dengan keperluan proses lain dalam SPK. Dalam merancang penghasilan perkhidmatan UPM telah menentukan perkara berikut: a. objektif kualiti dan keperluan perkhidmatan, b. keperluan mewujudkan proses dan dokumen serta membekal sumber
spesifik/khas bagi perkhidmatan berkaitan, c. keperluan aktiviti penentusahan, pengesahan, pemantauan, pengukuran,
pemeriksaan dan pengujian spesifik/khas kepada perkhidmatan berkaitan dan kriteria bagi penerimaan perkhidmatan tersebut, dan
d. keperluan rekod bagi menunjukkan bukti penghasilan proses dan perkhidmatan yang terhasil memenuhi keperluan yang ditetapkan.
Output kepada perancangan ini hendaklah bersesuaian dengan kaedah operasi UPM.
7.2 Proses Berkaitan Pelanggan
7.2.1 Penentuan Keperluan Berkaitan Perkhidmatan UPM telah menentukan: a. keperluan yang dikehendaki oleh pelanggan termasuk keperluan
semasa dan selepas pemberian perkhidmatan bagi membolehkan perkhidmatan yang disampaikan memenuhi kehendak mereka,
b. keperluan yang tidak dinyatakan oleh pelanggan tetapi diketahui perlu untuk kegunaan tertentu pelanggan berkenaan,
c. keperluan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan perkhidmatan, dan
d. keperluan-keperluan tambahan yang dianggap perlu oleh organisasi.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 19 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
7.2.2 Semakan Terhadap Keperluan Berkaitan Perkhidmatan UPM telah menyemak keperluan perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan. Semakan ini dilaksanakan sebelum UPM membuat komitmen untuk membekal produk atau menawarkan perkhidmatan kepada pelanggan (contohnya penyerahan tender, penerimaan kontrak dan sebagainya). UPM telah memastikan bahawa: a. keperluan perkhidmatan dinyatakan oleh pelanggan, b. keperluan kontrak yang berbeza dengan keperluan kontrak terdahulu
telah diselesaikan, dan c. UPM berkemampuan memenuhi keperluan yang dinyatakan.
UPM akan memastikan keperluan pelanggan sebelum menyediakan perkhidmatan jika pelanggan tidak menyediakan dokumen berkaitan terhadap keperluan yang dinyatakan. Jika terdapat perubahan kepada keperluan, UPM akan memastikan dokumen berkaitan dipinda dan staf yang berkenaan akan dimaklumkan.
7.2.3 Komunikasi dengan Pelanggan UPM telah menentu dan melaksanakan komunikasi yang berkesan dengan pelanggan terutamanya yang berkaitan dengan: a. maklumat perkhidmatan, b. pertanyaan, kontrak termasuk pindaan, c. maklum balas pelanggan termasuk aduan pelanggan.
Rujuk: Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan
(UPM/SOK/PEL/P001)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 20 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
7.3 Reka Bentuk dan Pembangunan
7.3.1 Perancangan Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah merancang dan mengawal reka bentuk dan pembangunan, antaranya dalam proses pembentukan kurikulum dan pelaksanaan penyelidikan. Semasa perancangan dilakukan UPM telah menentukan peringkat reka bentuk, melakukan semakan, penentusahan dan pengesahan yang berkaitan di setiap peringkat reka bentuk dan pembangunan. Di samping itu tanggungjawab dan bidang kuasa untuk reka bentuk dan pembangunan ditentukan semasa di peringkat perancangan ini.
Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.3.2 Input Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah menentukan input yang relevan dengan reka bentuk dan pembangunan dan rekod hendaklah diselenggara. Input ini termasuklah keperluan untuk fungsi dan prestasi, pelaksanaan, peraturan dan undang-undang tertentu, maklumat dari reka bentuk terdahulu dan keperluan lain. Input reka bentuk mestilah disemak kecukupannya. Keperluan-keperluan ini hendaklah lengkap dan jelas serta tidak bercanggah antara satu sama lain. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 21 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
7.3.3 Output Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah mendokumenkan hasil reka bentuk dan pembangunan yang dinyatakan dalam bentuk yang boleh disemak dan ditentusahkan dengan keperluan input reka bentuk. Output mestilah disemak sebelum diterima pakai, dan mempunyai ciri-ciri penting yang memenuhi kepuasan pelanggan. Output bagi reka bentuk dan pembangunan termasuk dalam perkara-perkara berikut: a. memenuhi keperluan reka bentuk dan pembangunan, b. menyediakan maklumat yang bersesuaian untuk perolehan,
penghasilan dan penyediaan perkhidmatan, c. mengandungi kriteria penerimaan produk, dan d. menyatakan ciri produk yang selamat dan bersesuaian kegunaannya. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.3.4 Semakan Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah melaksanakan semakan reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan seperti dalam Lampiran 9. Ini adalah untuk menilai keupayaan hasil reka bentuk untuk memenuhi keperluan, mengenal pasti masalah dan mengemukakan cadangan untuk tindakan pembetulan. Rekod mengenai semakan, keputusan dan tindakan yang penting hendaklah diselenggara. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.3.5 Penentusahan Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah membuat penentusahan ke atas reka bentuk dan pembangunan berdasarkan perancangan yang ditentukan untuk memastikan output memenuhi keperluan input reka bentuk dan pembangunan (Lampiran 9). Rekod mengenai keputusan penentusahan diselenggara sebagai rekod kualiti.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 22 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan Penyelidikan
7.3.6 Pengesahan Reka Bentuk dan Pembangunan
UPM telah membuat pengesahan reka bentuk dan pembangunan mengikut perancangan untuk memastikan produk yang terhasil berupaya memenuhi kehendak pengguna yang spesifik, yang mana diketahui. Pengesahan hendaklah dilaksanakan sebelum penggunaan perkhidmatan seperti dalam Lampiran 9. Rekod mengenai keputusan pengesahan dan mana-mana tindakan yang penting hendaklah diselenggara. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.3.7 Kawalan Terhadap Reka Bentuk dan Pembangunan UPM telah mengenal pasti perubahan atau pindaan pada reka bentuk dan pembangunan dan rekod disimpan. Perubahan ini hendaklah disemak, ditentusahkan, disahkan dan diluluskan sebelum dilaksanakan. Semakan semula adalah juga termasuk penilaian mengenai kesan perubahan terhadap produk atau perkhidmatan yang ditawarkan atau dibekalkan. Rekod mengenai keputusan semakan dan tindakan yang penting mestilah diselenggara. Rujuk: Dokumen SPK Proses Utama – Prasiswazah, Siswazah dan
Penyelidikan
7.4 Perolehan
7.4.1 Proses Perolehan UPM telah memastikan perolehan produk/perkhidmatan mematuhi keperluan. Jenis dan tahap kawalan terhadap pembekal dan perolehan perkhidmatan merangkumi kitaran lengkap perkhidmatan disedia untuk disampaikan.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 23 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
Antara jenis perolehan di UPM merangkumi perolehan berkaitan pengajaran dan pembelajaran prasiswazah dan siswazah, penyelidikan dan perkhidmatan sokongan. Untuk memastikan perkhidmatan yang dibekalkan memenuhi keperluan yang ditetapkan, UPM telah menentukan kriteria pemilihan, penilaian dan penilaian semula pembekal dari Senarai Pembekal yang diluluskan oleh Universiti Rekod mengenai keputusan penilaian dan sebarang tindakan penting hasil dari penilaian mestilah diselenggara Rujuk: Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bendahari
7.4.2 Maklumat Perolehan UPM telah menyediakan maklumat perolehan yang menerangkan produk yang ingin diperoleh termasuk, mengikut kesesuaian, ke atas perkara berikut: a. keperluan untuk kelulusan bagi produk, prosedur, proses dan
peralatan, b. keperluan untuk kelayakan personel, c. keperluan SPK
UPM telah memastikan keperluan perolehan tertentu sebelum memaklumkan kepada pembekal. Rujuk: Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bendahari
7.4.3 Penentusahan Produk Yang Diperoleh UPM telah membuat penentusahan terhadap produk yang diperoleh dengan menjalankan pemeriksaan serta aktiviti penting yang lain untuk memastikan produk dan perkhidmatan yang diperoleh memenuhi keperluan spesifikasi. Penentusahan produk di premis pembekal akan dilakukan jika UPM bercadang untuk mengesahkan produk yang hendak diperoleh di premis
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 24 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
pembekal. UPM akan menyatakan penentusahan yang diinginkan dan kaedah pelepasan produk di dalam maklumat perolehan.
Rujuk: Dokumen SPK Proses Sokongan dan Operasi Pejabat Bendahari
7.5 Penyediaan Perkhidmatan
7.5.1 Kawalan Penyediaan Perkhidmatan UPM telah merancang dan membuat persediaan produk dan perkhidmatan di bawah keadaan terkawal. Keadaan terkawal yang dimaksudkan adalah termasuk: a. terdapat maklumat yang menerangkan ciri-ciri produk, b. terdapat arahan kerja atau garis panduan, (di mana perlu), c. penggunaan peralatan yang sesuai, d. terdapat dan penggunaan peralatan pemantau dan pengukuran yang
sedia ada, e. pelaksanaan pemantauan dan pengukuran, dan f. pelaksanaan aktiviti pelepasan dan penyampaian perkhidmatan. Rujuk: Dokumen SPK operasi perkhidmatan sokongan Peneraju Proses
7.5.2 Pengesahan Proses Bagi Penyediaan Perkhidmatan
UPM telah membuat pengesahan ke atas mana-mana proses bagi penyediaan dan penyampaian perkhidmatan di mana hasil outputnya tidak dapat ditentusahkan secara pemantauan berterusan atau pengukuran dan akibatnya kecacatan akan muncul hanya selepas perkhidmatan ini digunakan atau perkhidmatan telah diberikan. Pengesahan hendaklah mempamerkan keupayaan proses-proses berikut bagi mencapai keputusan yang dirancang. a. dengan menerangkan kriteria untuk semakan dan kelulusan proses, b. kelulusan ke atas peralatan dan kelayakan personel, c. penggunaan kaedah dan prosedur tertentu, d. keperluan rekod, dan e. pengesahan semula.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 25 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
Rujuk: Dokumen SPK Peneraju Proses
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 26 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
7.5.3 Pengenalpastian dan Kebolehkesanan UPM telah mengenalpasti perkhidmatan dengan cara yang sesuai pada semua peringkat proses perkhidmatan. Apabila kebolehcarian merupakan satu keperluan, UPM akan mengawal dengan memberikan pengenalan yang unik terhadap perkhidmatan berkenaan dan menyenggara rekod yang berkaitan. Contoh identifikasi dan kebolehcarian adalah no. matrik pelajar, no. staf dan kod aset.
7.5.4 Harta Pelanggan UPM telah menjaga harta pelanggan ketika berada di dalam kawalan atau digunakan oleh UPM. Harta pelanggan yang digunakan telah dikenal pasti, ditentusahkan, dijaga dan dikawal. Sekiranya harta tersebut hilang, rosak atau didapati tidak sesuai kegunaannya, ianya hendaklah dilaporkan kepada pelanggan dan diselenggara rekodnya. Kerahsiaan maklumat harta pelanggan adalah menjadi tanggungjawab UPM. Contoh harta pelanggan adalah maklumat peribadi pelajar dan harta intelek penyelidik. Rujuk: Dokumen SPK Pejabat TNC (Penyelidikan dan Inovasi), Bahagian
Akademik, Sekolah Pengajian Siswazah, Pejabat Pendaftar dan Pejabat Bendahari
7.5.5 Pengekalan Produk UPM telah memelihara produk, (contoh : kertas soalan ujian / peperiksaan akhir, bahan kimia, buku) semasa pemprosesan dan penyampaian kepada pihak/destinasi berkenaan bagi memastikan keakuran terhadap keperluan. Pemeliharaan perkhidmatan merangkumi identifikasi, pengendalian, pembungkusan, penyimpanan dan perlindungan. Pemeliharaan juga terlaksana ke atas sebahagian dari produk tersebut. Pemeliharaan juga terpakai ke atas sebahagian dari produk tersebut. Rujuk: Dokumen SPK Peneraju Proses
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 27 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
7.6 Kawalan Ke Atas Peralatan Pemantauan dan Pengukuran
UPM telah menentukan pemantauan dan pengukuran yang akan dilaksanakan dan alat pemantauan dan pengukuran yang diperlukan bagi menunjukkan bukti keakuran produk.
UPM juga telah mewujudkan proses bagi memastikan pemantauan dan pengukuran boleh dilaksanakan dan pelaksanaannya adalah konsisten dengan keperluan pemantauan dan pengukuran.
Bagi memperoleh keputusan yang sahih, dan bagi memastikan penilaian yang dibuat adalah tepat, UPM telah, di mana perlu :
a. mengenal pasti dan menyenaraikan peralatan yang perlu ditentukur dan
peralatan mestilah mempunyai keupayaan pengukuran dan pengujian, kestabilan dan julat yang sesuai dengan penggunaannya. Toleransi bagi semua peralatan mestilah ditentukan bagi memastikan ketekalan (consistency) terhadap keupayaan pengukuran yang dikehendaki,
b. melaksanakan tentukur atau ditentusahkan peralatan atau kedua-duanya sebelum digunakan pada jangka masa tertentu untuk dibandingkan dengan pengukuran piawai yang boleh disurih atau di mudah kesan kepada piawaian kebangsaan atau antarabangsa. Jika piawai tidak wujud, asas bagi piawaian hendaklah didokumenkan,
c. memastikan semua peralatan di UPM telah diberi tanda siri dan status
tentukuran dengan memberi label yang sesuai pada alat tersebut. Sementara alat yang rosak atau terkeluar dari tentukuran hendaklah dilabel/diasingkan supaya ia tidak digunakan untuk tujuan penyelidikan sehingga ia dibaiki atau ditentukur,
d. memastikan peralatan hendaklah disimpan dan dikendalikan dengan baik
supaya terhalang dari kerosakan semasa pengendalian, penyelenggaraan dan penyimpanan dan perubahan kepada fungsi atau ciri-ciri dimensi,
e. membekal perkakasan dan perisian untuk proses tentukuran,
f. menentukan sama ada tentukuran perlu dilakukan oleh pihak luar, dan
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 28 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
g. memastikan pegawai yang mengendalikan peralatan tertentu menjalani latihan untuk memperoleh kemahiran dalam pengendalian, penyenggaraan dan tentukuran peralatan tersebut.
Rujuk: Prosedur Penentukuran Peralatan (UPM/SOK/CAL/P001)
8.0 PENGUKURAN, ANALISIS DAN PENAMBAHBAIKAN
8.1 Am
UPM telah merancang dan melaksanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis dan penambahbaikan yang diperlukan untuk menunjukkan keakuran produk/perkhidmatan, memastikan keakuran terhadap SPK dan meningkatkan keberkesanan SPK secara berterusan.
UPM telah menentukan kaedah pengukuran, analisis dan penambahbaikan, termasuk penggunaan teknik statistik yang bersesuaian.
8.2 Pemantauan dan Pengukuran
8.2.1 Kepuasan Pelanggan
UPM telah memantau maklumat yang berkaitan dengan tanggapan atau persepsi pelanggan iaitu sama ada UPM telah memenuhi kehendak pelanggan. UPM telah menentukan kaedah bagi mendapat dan menggunakan maklumat berkaitan kepuasan pelanggan. Rujuk: Prosedur Pengendalian Maklum Balas Pelanggan
(UPM/SOK/PEL/P001)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 29 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
8.2.2 Audit Dalaman UPM telah melaksanakan audit dalaman pada jangka masa yang dirancang bagi menentukan sama ada: a. SPK mematuhi perancangan yang diatur terhadap keperluan MS ISO
9001:2008 dan keperluan SPK yang diwujudkan oleh UPM, dan b. SPK ini dilaksana dan diselenggara secara berkesan. Penjadualan audit sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh dua belas (12) bulan telah dirancang dan audit mengambil kira status atau kepentingan aktiviti, bidang/kawasan yang akan diaudit dan keputusan audit yang terdahulu. Kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan telah ditentukan. Pemilihan juruaudit dan pelaksanaan audit telah memastikan proses audit berjalan secara objektif dan saksama. Juruaudit tidak dibenarkan mengaudit kerja/tugasan sendiri. Prosedur yang didokumenkan telah diwujudkan bagi menggariskan tanggungjawab dan keperluan untuk perancangan dan pelaksanaan audit, pengwujudan rekod dan pelaporan keputusan audit. Rekod proses dan keputusan audit telah di selenggara seperti yang diperlukan. Pihak pengurusan yang bertanggungjawab ke atas bidang/kawasan yang diaudit telah memastikan pembetulan dan tindakan pembetulan ke atas ketakakuran dan punca penyebab telah dihapuskan tanpa berlengah. Aktiviti susulan termasuk penentusahan ke atas keberkesanan tindakan yang di ambil dan laporan ke atas keputusan penentusahan.
Rujuk: Prosedur Audit Dalaman (UPM/PGR/P004)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 30 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
8.2.3 Pemantauan dan Pengukuran Proses UPM telah menggunakan kaedah yang sesuai untuk mengawal dan di mana perlu, mengukur pelaksanaan proses-proses SPK. Kaedah yang bersesuaian ini telah menunjukkan keupayaan proses untuk mencapai keputusan yang dirancang. Apabila keputusan yang dirancang tidak tercapai, pembetulan dan tindakan pembetulan yang berkaitan telah dilaksanakan untuk memastikan keakuran perkhidmatan. Rujuk: Dokumen SPK UPM KPI UPM Pelan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras
8.2.4 Pemantauan dan Pengukuran Perkhidmatan UPM telah mengawal dan mengukur ciri perkhidmatan untuk mengesahkan bahawa keperluan perkhidmatan telah dipenuhi. Pemantauan dan pengukuran dilaksanakan pada peringkat yang bersesuaian semasa proses penghasilan perkhidmatan mengikut perancangan. Bukti keakuran terhadap kriteria penerimaan hendaklah diselenggara. Maklumat pihak berkuasa yang telah meluluskan perkhidmatan untuk di sampaikan kepada pelanggan diselenggara dalam rekod berkaitan. Pelepasan perkhidmatan kepada pelanggan tidak akan dilakukan sehingga perancangan yang disusun telah berjaya disempurnakan sepenuhnya kecuali ia telah diluluskan oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh pelanggan, jika berkaitan. Rujuk: Dokumen SPK UPM KPI UPM
Pelan Tindakan peringkat Fungsian dan Aras
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 31 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
8.3 Kawalan Terhadap Produk yang Tak Akur
UPM telah memastikan perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan, dikenal pasti dan dikawal dari dimajukan ke proses seterusnya. Kawalan dan tanggungjawab serta bidang kuasa yang berkenaan untuk mengurus perkhidmatan ini dinyatakan di dalam prosedur yang didokumenkan. UPM telah mengurus perkhidmatan yang tak akur, menerusi satu atau lebih kaedah berikut: a. mengambil tindakan untuk menghapuskan ketakakuran yang dikesan. b. memberi kuasa untuk mengawal penggunaan, pelepasan atau penerimaan di
bawah konsesi oleh pihak berkuasa yang berkenaan dan oleh pelanggan, jika berkaitan.
c. mengambil tindakan untuk menghalang dari kegunaan asalnya. d. mengambil tindakan yang bersesuaian terhadap kesan atau kesan yang
mungkin timbul dari ketakakuran apabila perkhidmatan yang tak akur dikesan selepas ia disampaikan.
Sekiranya perkhidmatan yang tak akur dibaiki atau ditawarkan semula, ia mestilah ditentusahkan semula untuk menunjukkan keakuran terhadap keperluan. Rekod yang menunjukkan ketakakuran, tindakan yang diambil termasuk konsesi yang diterima, telah diselenggara seperti yang diperlukan.
Rujuk: Prosedur Kawalan Produk/Perkhidmatan Yang Tak Akur
(UPM/PGR/P003) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 32 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
8.4 Analisis Data
UPM telah menentu, mengumpul dan menganalisis data berkaitan dalam memastikan kesesuaian dan keberkesanan SPK dan membuat penilaian bagi menambahbaik keberkesanan SPK. Analisis data merangkumi data yang terhasil daripada pemantauan dan pengukuran serta daripada sumber yang berkaitan. Analisis data memberikan maklumat berkaitan: a. kepuasan pelanggan, b. keakuran terhadap keperluan perkhidmatan, c. ciri dan pola proses dan perkhidmatan termasuk peluang bagi tindakan
pencegahan, dan d. pembekal.
Rujuk: Prosedur Kawalan Produk/Perkhidmatan Yang Tak Akur
(UPM/PGR/P003) Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005)
Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PGR/P006) 8.5 Penambahbaikan
8.5.1 Penambahbaikan Berterusan
UPM telah secara berterusan menambahbaik keberkesanan SPK menerusi amalan terhadap dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisis data, tindakan pembetulan dan pencegahan serta kajian semula pengurusan.
8.5.2 Tindakan Pembetulan UPM telah mengambil tindakan untuk menghapuskan punca ketakakuran bagi mengelakkan kejadian yang sama berlaku semula. Tindakan pembetulan adalah bersesuaian dengan kesan yang berlaku yang ditemui semasa audit dalaman, kawalan kualiti, aduan pelanggan dan kajian semula pengurusan.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 33 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
Prosedur Tindakan Pembetulan telah didokumen bagi menerangkan keperluan berkaitan menyemak ketakakuran, termasuklah aduan pelanggan bagi:
a. menentukan punca-punca ketakakuran, b. menilai keperluan tindakan bagi memastikan ketakakuran tidak
berulang, c. menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan, d. merekod keputusan tindakan yang dilaksanakan, dan e. menyemak dan memastikan keberkesanan tindakan pembetulan yang
diambil.
Rujuk: Prosedur Tindakan Pembetulan (UPM/PGR/P005) 8.5.3 Tindakan Pencegahan
UPM telah menentukan tindakan bagi menghapuskan punca ketakakuran yang mungkin timbul dalam usaha menghalang ketakakuran daripada berlaku. Tindakan pencegahan yang diambil adalah bersesuaian dengan kesan yang bakal timbul akibat daripada masalah yang mungkin timbul. Prosedur berkaitan tindakan pencegahan telah didokumen bagi menerangkan keperluan berkaitan: a. menentukan ketakakuran yang mungkin timbul serta puncanya, b. menilai keperluan tindakan bagi menghalang berlakunya ketakakuran, c. menentu dan melaksanakan tindakan yang diperlukan, d. merekod keputusan tindakan yang dilaksanakan, dan e. menyemak dan memastikan keberkesanan tindakan yang diambil.
Rujuk: Prosedur Tindakan Pencegahan (UPM/PGR/P006)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 34 / 34
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI Tarikh: 09/05/2012
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu
No. Semakan
No. CPD Kelulusan Mesyuarat Disedia
dan Disemak
Dilulus/ diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama untuk
satu persijilan WP
Naib Canselor
03/01/2011
02 01 PGR:
1/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-2 WP
Naib Canselor
23/05/2011
02 02 PGR:
5/2011 Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-5 (Khas) WP
Naib Canselor
15/09/2011
02 03 PGR :
2/2012 Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-7 WP
Naib Canselor
30/01/2012
02 04 PGR :
3/2012 Mesyuarat JKJK UPM Kali
ke-8 WP
Naib Canselor
09/05/2012
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
1
Lampiran 1a:
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
Pejabat Naib Canselor
1. Bahagian Pentadbiran Pentadbiran Pengurusan Permohonan Ke Luar Negara
2. Pejabat Pemasaran dan Komunikasi
Pemasaran dan Komunikasi
Pengurusan Majlis Rasmi Universiti
Pengurusan Lawatan Rasmi Universiti
Penerbitan Korporat Universiti
Pengurusan Pengiklanan
mempromosikan UPM
3. Bahagian Audit Dalam Audit Dalaman Pengauditan
Pengauditan Verifikasi Aset / Inventori
4. Bahagian Perancangan Korporat Perancangan Korporat Penyediaan Laporan Pencapaian Sasaran Tahunan Pelan Strategi
Pengurusan Data Penarafan
5. Pejabat Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
Pengurusan dan pelupusan sisa
Pengurusan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan
Pengurusan Keselamatan Makmal
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 2 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
2
Lampiran 1b:
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
Pengajian Prasiswazah
1. Bahagian Akademik Pengurusan dan pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran prasiswazah (Kecuali bagi program pengajian peringkat prasiswazah yang dijalankan secara eksekutif di Fakulti Ekonomi dan Pengurusan, Fakulti Bahasa Moden dan Komunikasi, Program Kerjasama UPM-IPTS dan Program yang dijalankan secara jarak jauh)
Pembentukan Program dan Kursus Baru
Penstrukturan/Semakan Semula Kurikulum
Pengambilan Pelajar Baharu
Pendaftaran Kursus
Penjadualan Kuliah dan Peperiksaan Akhir
Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran
Pengendalian Penilaian Kursus
Penyediaan Ujian/Peperiksaan Akhir dan Keputusan Ujian/Peperiksaan Akhir
Proses Semakan Gred
Pengurusan Sistem Maklumat Pelajar
Proses Pengijazahan Pelajar
Pengurusan majlis Konvokesyen
2. Fakulti Pertanian
3. Fakulti Perhutanan
4. Fakulti Perubatan Veterinar
5. Fakulti Ekonomi & Pengurusan
6. Fakulti Kejuruteraan
7. Fakulti Pengajian Pendidikan
8. Fakulti Sains
9. Fakulti Sains & Teknologi Makanan
10. Fakulti Ekologi Manusia
11. Fakulti Bahasa Moden & Komunikasi
12. Fakulti Rekabentuk & Senibina
13. Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan
14. Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat
15. Fakulti Bioteknologi & Sains Biomolekul
16. Fakulti Pengajian Alam Sekitar
17. Fakulti Sains Pertanian & Makanan (UPMKB)
18. Pusat Asasi Sains Pertanian Pengajaran dan pembelajaran pelajar Asasi Sains Pertanian
19. Pusat Pembangunan Akademik Pengurusan pembangunan professional pegawai akademik
Pembangunan sistem pengajaran dan pembelajaran
Latihan pengajaran dan pembelajaran
Pelaksanaan, penyelenggaraan dan pemantauan Sistem Pengurusan Pembelajaran
Perancangan dan pelaksanaan kajian pengajaran dan pembelajaran.
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 3 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
3
Lampiran 1c:
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa)
Pengajian Siswazah
1. Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan Pengajian siswazah, perekayasaan dan pembangunan program pendidikan, dan perkhidmatan untuk pengajian siswazah
Pembentukan Program Baharu Pengajian Siswazah
Pembentukan Bidang/Kursus Baharu Pengajian Siswazah
Pengendalian Pengajaran Kursus Pengajian Siswazah
Semakan Semula Program Pengajian Siswazah
Perkhidmatan Serah Urus untuk Perkhidmatan Jawatankuasa Peperiksaan Tesis dan Pensyarah Sambilan
Pengambilan Pelajar Siswazah
Pendaftaran Pelajar Siswazah
Pelantikan Jawatankuasa Penyeliaan Pelajar Siswazah Penyeliaan Penyelidikan Pelajar Siswazah dalam Program Dengan Tesis
Pengurusan Prestasi Pelajar Siswazah dalam Program Tanpa Tesis
Pengurusan Peperiksaan Akhir Kursus Pengajian Siswazah Penilaian Tesis Pelajar Siswazah
Pengesahan dan Pengurniaan Ijazah Pelajar Siswazah
Pengendalian Pendaftaran Pelajar Siswazah Bermasalah Akademik
2. Fakulti Pertanian
3. Fakulti Perhutanan
4. Fakulti Perubatan Veterinar
5. Fakulti Ekonomi & Pengurusan
6. Fakulti Kejuruteraan
7. Fakulti Pengajian Pendidikan
8. Fakulti Sains
9. Fakulti Sains & Teknologi Makanan
10. Fakulti Ekologi Manusia
11. Fakulti Bahasa Moden & Komunikasi
12. Fakulti Rekabentuk & Senibina
13. Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan
14. Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat
15. Fakulti Bioteknologi & Sains Biomolekul
16. Fakulti Pengajian Alam Sekitar
17. Fakulti Sains Pertanian & Makanan (UPMKB)
18. Institut Biosains
19. Institut Teknologi Maju
20. Institut Gerontologi
21. Institut Penyelidikan Matematik
22. Institut Penyelidikan Produk Halal
23. Institut Kajian Dasar Pertanian & Makanan
24. Institut Perhutanan Tropika & Produk Hutan
25. Institut Pengajian Sains Sosial
26. Institut Pertanian Tropika
27. Akademi Sukan
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 4 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
4
Lampiran 1d:
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
1. Bahagian Pentadbiran Pengurusan dan Pelaksanaan Penyelidikan
Penjanaan Geran Penyelidikan
Perlaksanaan, Pemantauan dan Penilaian Penyelidikan
Penyebaran Hasil Penyelidikan
Pengumpulan Data dan Dokumen Sokongan RU
Pengurusan Permohonan Paten
2. Pusat Pengurusan Penyelidikan
3. Fakulti Pertanian
4. Fakulti Perhutanan
5. Fakulti Perubatan Veterinar
6. Fakulti Ekonomi & Pengurusan
7. Fakulti Kejuruteraan
8. Fakulti Pengajian Pendidikan
9. Fakulti Sains
10. Fakulti Sains & Teknologi Makanan
11. Fakulti Ekologi Manusia
12. Fakulti Bahasa Moden & Komunikasi
13. Fakulti Rekabentuk & Senibina
14. Fakulti Perubatan & Sains Kesihatan
15. Fakulti Sains Komputer & Teknologi Maklumat
16. Fakulti Bioteknologi & Sains Biomolekul
17. Fakulti Pengajian Alam Sekitar
18. Fakulti Sains Pertanian & Makanan (UPMKB)
19. Sekolah Pengajian Siswazah Pengurusan
20. Institut Biosains
21. Institut Teknologi Maju
22. Institut Gerontologi
23. Institut Penyelidikan Matematik
24. Institut Penyelidikan Produk Halal
25. Institut Kajian Dasar Pertanian & Makanan
26. Institut Perhutanan Tropika & Produk Hutan
27. Institut Pengajian Sains Sosial
28. Institut Pertanian Tropika
29. Akademi Sukan
30. Penerbit Penerbitan Pengurusan penerbitan buku karya asli
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 5 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
5
Lampiran 1e:
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni)
1. Bahagian Hal Ehwal Pelajar Aktiviti pelajar Kurikulum tidak berkredit
Bantuan zakat
Kaunseling
Aktiviti pelajar
2. Pusat Alumni Aktiviti alumni Jaringan alumni
3. Pusat Inovasi, Keusahawanan dan Pembangunan Pelajar
Kokurikulum berkredit Kokurikulum berkredit
4. Pusat Sukan Aktiviti sukan kolej Aktiviti sukan kolej
5. Pusat Penempatan Kerjaya Aktiviti pengesanan graduan
Kajian pengesanan graduan
6. Kolej Perkhidmatan penginapan
Penginapan pelajar
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 6 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
6
Lampiran 1f:
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
Pejabat Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)
1. Bahagian Pentadbiran Jaringan Industri dan Masyarakat
Pengurusan kerjasama dengan industri
Pengurusan latihan industri
2. Pusat Pengembangan, Keusahawanan & Pemajuan Profesional
Perkhidmatan perundingan dan pengembangan
Perkhidmatan perundingan
Pengembangan dalam bidang pertanian, keusahawanan dan pemajuan profesional
3. Akademi Sukan Perkhidmatan Perundingan
Perkhidmatan perundingan dalam bidang sukan
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 7 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
7
Lampiran 1g:
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
Entiti Sokongan
1. Pejabat Pendaftar Pengurusan sumber manusia, pembangunan sumber manusia, pengurusan kualiti, perkhidmatan perundang-undangan
Pengurusan Kualiti
Pelantikan staf tetap
kenaikan pangkat staf
pengesahan dalam jawatan
persaraan.
Cuti
Penilaian Perkhidmatan
Latihan staf
kursus induksi
cuti belajar
perkhidmatan kaunseling staf
penyediaan buku rawatan staf
Tatatertib
pelanggaran kontrak
2. Pejabat Bendahari Perkhidmatan kewangan
Perolehan
Pembayaran
Perakaunan
Belanjawan
Pengurusan asset
3. Pejabat Pembangunan & Pengurusan Aset
Perkhidmatan Pengurusan Projek dan Penyelenggaraan Fasiliti
Pengurusan Projek
Penyelenggaraan Semasa
Penyelenggaraan Berkala
4. Bahagian Keselamatan Perkhidmatan keselamatan
Pengeluaran pelekat kenderaan, kad kampus dan pas sementara,
kawalan akses, rondaan,
bantu mula,
trafik,
siasatan,
papan tanda,
tugas pengiringan,
penggunaan senjata api,
Pengendalian CCTV.
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 8 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
8
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
5. Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi
Perkhidmatan teknologi maklumat dan komunikasi
Perkhidmatan ICT
Pembangunan ICT
Perundingan ICT
Penyelenggaraan ICT
Baik Pulih ICT
6. Pusat Islam Perkhidmatan keagamaan dan kerohanian
Pengurusan masjid
Pengurusan jenazah
7. Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah
Perkhidmatan kebudayaan dan kemudahan dewan
Penggunaan kemudahan prasarana Dewan Besar dan Panggung Percubaan,
Urusan khidmat kumpulan kebudayaan dan kesenian untuk majlis rasmi UPM
8. Pusat Kesihatan Universiti Perkhidmatan perubatan dan pergigian
Pergigian
Perubatan
9. Perpustakaan Sultan Abdul Samad Cawangan:
i. Perpustakaan Perubatan Veterinar
ii. Perpustakaan Perubatan dan Sains Kesihatan
iii. Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina
iv. Perpustakaan Kampus Bintulu sarawak
Perkhidmatan perpustakaan
Perolehan bahan
Penyediaan bahan
Penyelenggaraan bahan
Pengurusan keahlian
Perkhidmatan sirkulasi
Literasi maklumat
Pendidikan pengguna
Perkhidmatan rujukan
Perkhidmatan Penelitian maklumat
Perkhidmatan Pembekalan dokumen
Perkhidmatan penyediaan kemudahan
Penjilidan bahan
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 9 / 9
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 1: SKOP SISTEM PENGURUSAN KUALITI /
FUNGSI DAN PROSES UTAMA
Tarikh: 09/05/2012
9
Bil Pusat Tanggungjawab (PTJ) Skop SPK / Fungsi Proses Utama
10. Taman Pertanian Universiti Perkhidmatan penyediaan kemudahan untuk pengajaran dan penyelidikan
Amalan ladang,
Amali kursus
Latihan industri
Penyediaan bahan dan tempat kepada penyelidikan
Hiasan,
Penggunaan bukit ekspo,
Kenderaan dan jentera pertanian
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 2: MODEL PENDEKATAN PROSES SPK
Tarikh: 09/05/2012
Peningkatan Berterusan
Sistem Pengurusan Kualiti
Pelanggan
Antaranya :
Agensi Kerajaan
Pembiaya
Pelajar
Pihak
Berkepentingan
Pelanggan
Antaranya :
Agensi Kerajaan
Pembiaya
Pelajar
Pihak
Berkepentingan
Tanggung Jawab
Pengurusan
Kepuasan Pengurusan
Sumber
Pengukuran, Analisis
Dan Penambahbaikan
Penghasilan
Produk/Perkhidmatan
pengajaran dan pembelajaran
prasiswazah dan siswazah,
pengurusan, pelaksanaan
penyelidikan dan
perkhidmatan sokongan
Keperluan Produk /
Perkhidmatan Input Ouput
Nota:
Aktiviti tambah nilai
Aliran maklumat
Pelanggan: Pihak menerima produk/perkhidmatan daripada UPM
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 3: HIRAKI DOKUMEN SPK UPM
Tarikh: 09/05/2012
Menerangkan dasar dan halatuju Sistem Pengurusan Kualiti
UPM
Menerangkan elemen ’apa, di mana, dan siapa’
terhadap proses SPK yang dilaksanakan
Menerangkan elemen ’bagaimana’ proses SPK
dilaksanakan. Contoh: arahan kerja, garis panduan,
dokumen rujukan dalaman, dokumen rujukan luaran dan
sebagainya
Bukti pelaksanaan SPK, contohnya minit
mesyuarat, laporan penilaian dan sebagainya
Manual
Kualiti
Prosedur
Dokumen Sokongan
Borang dan Rekod Kualiti
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Perancangan Operasi Penilaian
Hala tuju pendidikan Negara, Perancangan
Strategik UPM
Perancangan Sumber: staf, infrastruktur,
perolehan dll.
Kawalan
Ketakakuran
Produk/
perkhidmatan
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Memenuhi
keperluan?
Lampiran 4a: Pemetaan Pengajian Prasiswazah
Nota:
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
Tindakan menyeluruh
Ya
Tidak
Pembentukan / penstrukturan
Program/Kursus Baru
Perolehan Perkhidmatan/ Aset
Pendaftaran Kursus
Penjadualan Kuliah dan Peperiksaan Akhir
Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran
Penyediaan Ujian/ Peperiksaan Akhir dan Keputusan Ujian/
Peperiksaan Akhir
Proses Semakan Gred
Proses Pengijazahan Pelajar
Pengurusan Majlis Konvokesyen
Pengakreditasian (swa akreditasi)/Akreditasi
Badan Profesional
Terima Permohonan
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Perancangan Operasi Penilaian
Hala tuju pendidikan Negara, Perancangan
Strategik UPM
Perancangan Sumber: staf, infrastruktur,
perolehan dll.
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Lampiran 4b: Pemetaan Proses Pengajian Siswazah
Nota:
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
Tindakan menyeluruh
Keperluan program baharu
Semakan & reka bentuk program/
bidang/ kursus
Terima permohonan
Terima perakuan fakulti / institut
JKPPS
Daftar/ sambung pengajian
Laksana program pengajian
Lulus
JKPSU?
Timbang
semula?
Maklum kepada
pemohon
Dengan
tesis? Lantik JK Penyeliaan
Peperiksaan komprehensif
Lantik JK Peperiksaan Tesis
Lulus
viva?
Penilaian kerja kursus / projek
Resubmit
Penuhi
skema
pengajian?
Perakuan JKPSU
Kelulusan Senat
bergraduat
ya
ya
ya
ya
ya
tidak
tidak
tidak
tidak
tidak
Pengakreditasian (swa akreditasi)/Akreditasi
Badan Profesional
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Perancangan Operasi Penilaian
Hala tuju penyelidikan Negara, keperluan
Universiti Penyelidikan, Perancangan Strategik
UPM
Perancangan Sumber: staf, infrastruktur,
perolehan dll.
Kawalan
Ketakakuran
Produk/
perkhidmatan
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Memenuhi
keperluan?
Lampiran 4c: Pemetaan Proses Pengurusan, Pelaksanaan dan Penyelidikan
Nota:
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
Tindakan menyeluruh
Ya
Tidak
Laporan / Penyebaran Penyelidikan
Rujuk carta alir Prosedur Pengurusan,
Pelaksanaan dan Penyelidikan
(UPM/PU/PY/P001)
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
K
E
P
E
R
L
U
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
K
E
P
U
A
S
A
N
P
E
L
A
N
G
G
A
N
Perancangan Operasi Penilaian
Perancangan
Strategi
Perancangan
Sumber:
staf,
infrastruktur,
perolehan dll.
Penilaian
produk/
perkhidmatan
Kawalan
Ketakakuran
Produk/
perkhidmatan
Proses sokongan: Kawalan dokumen, kawalan rekod, latihan staf, keselamatan,
persekitaran kerja, ICT, dan penyelenggaraan/baik pulih infrastruktur
Pengukuran,
analisis dan
penambahbaikan
Maklum balas
pelanggan
Tindakan
pembetulan dan
pencegahan
Semakan
pengurusan
dan audit
dalam
Memenuhi
keperluan?
Penyampaian
Produk/
perkhidmatan
Rujuk ‘Proses Utama’ di
Lampiran 1a, e-g
Lampiran 4d: Pemetaan Proses Operasi PTJ
Nota:
Aliran maklumat
Aktiviti tambah nilai
Tindakan menyeluruh
Ya
Tidak
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 5: PIAGAM PELANGGAN UPM
Tarikh: 09/05/2012
1. Menyedia dan mengusahakan peningkatan secara berterusan dalam aspek yang berkaitan dengan pengajaran, penyelidikan dan perkhidmatan profesional sejajar dengan piawaian dan amalan terbaik yang diterima guna di peringkat antarabangsa.
2. Menyediakan program pengajian tinggi dan mewujudkan suasana pembelajaran yang berkualiti dalam usaha peningkatan kesarjanaan ilmu bagi memenuhi aspirasi pembangunan Negara.
3. Memperkasakan bidang penyelidikan dengan penemuan baharu yang dapat meningkatkan taraf
hidup dan pembangunan ekonomi Negara secara menyeluruh.
4. Mewujudkan budaya pengurusan berkualiti yang cekap dan berkesan serta suasana persekitaran kerja dan pembelajaran yang dinamik dan kondusif demi memupuk percambahan dan keterbukaan minda untuk membangunkan potensi diri staf dan pelajar.
5. Menyediakan perkhidmatan profesional untuk meningkatkan kecekapan pengurusan yang
menyeluruh.
6. Memberikan ruang dan peluang yang saksama kepada semua warganegara dengan tidak mengira kepercayaan, bangsa dan agama untuk memperoleh pendidikan tinggi yang berkualiti.
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 4
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)
Tarikh: 09/05/2012
BIL KPI PENERAJU 2011 SASARAN
2012 SASARAN PENCAPAIAN
1. Markah SETARA Timbalan Naib Canselor
(Akademik dan Antarabangsa)
82% 84.61% 85%
2. My3S : Kemahiran Komunikasi (CS) – Bahasa Inggeris
85% 86.15% 88%
3. My3S : Kemahiran Komunikasi (CS) – Bahasa Melayu
95% 94.91% 95%
4. Peratus kemasukan pelajar baharu prasiswazah dengan PNGK 3.500 dan ke atas
40% 43.97% 45%
5. Peratus pelajar antarabangsa di peringkat prasiswazah
2 % 1.18%
2%
6. Bilangan graduan PhD dikeluarkan setiap tahun
300 369
400
7. Peratus graduan PhD yang menamatkan pengajian dalam tempoh 4 tahun
50 % 47.15%
50%
8. Peratus graduan PhD yang menamatkan pengajian dalam tempoh 4 tahun
- 25.47%
25%
9. Penjanaan Pendapatan RM 90m RM 51.96m RM90m
10. Markah MYRA Timbalan Naib Canselor
(Penyelidikan dan Inovasi)
120% 120.1% 130%
11. Bilangan produk dikomersilkan
+10 +22 +6
12. Bilangan Perlesenan Teknologi Know How
+10 +3 +12
13. Penerbitan: Faktor Impak
1700 1768 2300
14. Penerbitan: CIJ 2000 2177 2700
15. Inovasi 200 210 225
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 2 / 4
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)
Tarikh: 09/05/2012
BIL KPI PENERAJU 2011 SASARAN
2012 SASARAN PENCAPAIAN
16. Penjanaan Pendapatan RM 100m RM 73.4m RM 100m
17. Kebolehpasaran Graduan
Timbalan Naib Canselor (Hal
Ehwal Pelajar dan Alumni)
78% 75.3% (83% - definasi baharu)
85%
18. Indeks Kepuasan Pelajar
70% 56.3% 70.0%
19. My 3S - Overall Generic Students’ Attributes
90% 86.25%
95%
20. My 3S : Kemahiran Kepimpinan (LS)
95% 94.43% 95%
21. My 3S : Kemahiran Kerja Berpasukan (TS)
90% 93.25% 95%
22. My 3S : Kemahiran Keusahawanan (KK)
70% 72.88% 75%
23. My 3S : Moral dan Etika (EM)
90% 91.47% 95%
24. My 3S : Pembelajaran Sepanjang Hayat (LL)
95% 96.81% 97%
25. My 3S : Pemikiran Kritis dan Kemahiran Menyelesaikan Masalah (CTPS)
80% 82.37% 85%
26. Penjanaan Pendapatan RM 5m RM 5.97m RM 10m
27. Peratus penglibatan dengan industri (7229 GLC, MNC & PLC) yang telah dikenalpasti strategik dengan UPM
Timbalan Naib Canselor (Jaringan
Industri dan Masyarakat)
20 % 24% (1758)
25% (1807)
28. Peratus penglibatan dengan 136 komuniti yang telah dikenalpasti strategik dengan UPM
20 % 20% 25% (34)
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 3 / 4
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)
Tarikh: 09/05/2012
BIL KPI PENERAJU 2011 SASARAN
2012 SASARAN PENCAPAIAN
29. Indeks Kepuasan Majikan
12 12.26 12
30. Penjanaan Pendapatan RM 20m RM 26.5 m RM 50m
31. Pembangunan platform untuk sumbangan oleh agensi luar dan industri kepada universiti
- - 100%
32. Impak 400 411
33. PENGURUSAN BAKAT i) Membangunkan sistem penilaian berasaskan hasil untuk semua peringkat staf
a. Akademik b. Bukan akademik :
P&P c. Bukan akademik :
Sokongan
Pendaftar 100 % 45% 100%
100 (Q1) 100 (Q2) 100 (Q4)
34. PENGURUSAN BAKAT ii) Pelantikan
a) Pegawai Akademik berkelayakan PhD
80% 77.96% 80%
35. PENGURUSAN BAKAT ii) Pelantikan
b) Pegawai bukan akademik dengan kebolehan multitasking
- - 2.5%
36. Mendapat pensijilan Information Security Management System (ISMS) (ISMS ISO 27001:2007)
- - 100% (Q4)
37. Indeks Kepuasan Pelanggan
70 % 66.89% 70%
38. Penjimatan Kewangan RM 10m RM 15.6m RM10m
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 4 / 4
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PETUNJUK PRESTASI UTAMA (KPI)
Tarikh: 09/05/2012
BIL KPI PENERAJU 2011 SASARAN
2012 SASARAN PENCAPAIAN
39. Keseluruhan penjanaan pendapatan daripada Bendahari
Bendahari RM 40m RM 42.3m RM 45m
40. Mendapat Sijil Tanpa Teguran daripada Ketua Audit Negara
Pass
- Pass
41. Indeks Kepuasan Pelanggan bagi Perkhidmatan Kewangan
70% 93% 70%
42. Indeks Kepuasan Pelanggan (Perkhidmatan - Jurnal, Buku dan lain-lain) i) Pelajar prasiswazah
Ketua Pustakawan 70% 75.40% 70%
43. Indeks Kepuasan Pelanggan (Perkhidmatan - Jurnal, Buku dan lain-lain) ii) Pelajar Siswazah
70% 71.81% 70%
44. Indeks Kepuasan Pelanggan (Perkhidmatan - Jurnal, Buku dan lain-lain) iii) Staf
70% 61.34% 70%
45. Pengurangan Kos Setiap Kandungan Yang Dimuat Turun (berdasarkan enam pangkalan data yang paling mahal)
10% -7% (RM13.44)
5%
46. % Tajuk Diperlukan Dalam Koleksi (untuk menilai senarai tajuk bacaan yang dimiliki oleh perpustakaan)
- 59.12% (based on 4374 titles
received from 10 faculties for
under-graduate courses).
65%
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
1. Pengambilan Pelajar Baharu Prasiswazah
Data pemohonan kemasukan calon ke program UPM
Data permohonan rayuan calon ke program pengajian UPM
Senarai pelajar berjaya
Senarai pelajar merayu yang berjaya
Mendapatkan calon pelajar cemerlang mengikuti program pengajian UPM
i. Peratusan calon pelajar yang memohon program pengajian bacelor UPM
ii. Peratusan pelajar yang
memilih program UPM sebagai pilihan pertama berdasarkan PNGK berikut:
PNGK ≥ 3.5
PNGK ≥ 3.0
65%
10% 15%
77.31%
16.27% 19.17%
78%
15% 20%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 2 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
2. Pengendalian Pengajaran dan Pembelajaran
Kemudahan prasarana
Tenaga pengajar
Perancangan pengajaran
Kandungan kursus yang ditawarkan
Silibus kursus
Jadual waktu kuliah/amali
Senarai pelajar
Kaedah pengajar dan pembelajaran
Bahan kuliah/amali
Rancangan Pengajaran
Nota Kuliah/ Amali
Senarai kehadiran pelajar ke kuliah/ amali
Fail pengajaran
Jadual waktu peperiksaan
Laporan projek pelajar
Latihan Industri
Amali
Tugasan
Bahan kuliah di laman web
Penilaian pengajaran
Beban pengajara
Kertas soalan peperiksaan akhir
Memantapkan sistem pengajaran dan pembelajaran
i. Peratusan nota kuliah kursus dimasukkan dalam web (PutraLMS) dan dikemaskini setiap semester
ii. Peratusan pengajaran mengikut rancangan mengajar
iii. Peratusan pelajar
bergraduat dengan
Kelas Pertama
Kelas Kedua Tinggi
iv. Nisbah pensyarah:
pelajar
100%
100%
12% 80%
1:10
68.58%
99.58%
11.59% 71.84%
1:15
i. Kurang pemantauan terhadap proses muatnaik nota kuliah dan kesukaran memuat naik nota kuliah dalam putra LMS bagi dokumen yang bersaiz besar dan bergambar. ii. Pensyarah sambilan tidak mengikut RP. Semakan dan pemantauan oleh penyelaras kursus iii. Analisis pencapaian disemak semula dan dibawa ke Mesyuarat JKKU untuk tindakan. Pencapaian sebenar perlu dilihat pada Sesi 2011/2012 iv. Pencapaian keseluruhan UPM adalah tercapai. Bagi pecahan mengikut fakulti masih ada yang tidak dicapai disebabkan Pensyarah/ tutor yang masih cuti belajar
100%
100%
12% 80%
1:10
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 3 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
3. Pengambilan dan Kemasukan Pelajar Siswazah
Permohonan kemasukan pelajar
Tawaran kemasukan
Keputusan permohonan kemasukan dimaklumkan kepada calon
Peratusan keputusan yang dikeluarkan dalam tempoh 60 hari selepas tarikh permohonan lengkap diterima.
80%
81%
80%
4. Pendaftaran Pelajar Sistem iGIMS
Senarai pelajar layak mendaftar
Senarai pelajar berdaftar
Pelajar mendaftar tidak lewat dari minggu kedua (2) selepas semester bermula
Peratusan pelajar sambungan mendaftar tidak lewat dari minggu kedua selepas semester bermula
80%
86.57% 80%
5. Penilaian Tesis Tarikh Pengesahan penamaan JK Peperiksaan Tesis oleh JKPSU
Tarikh penyerahan tesis oleh pelajar
Pelajar menduduki Viva voce
Pelajar menduduki Viva voce selepas penyerahan tesis
Peratusan pelajar menduduki Viva dalam tempoh tiga (3) bulan selepas penyerahan tesis kepada Sekolah Pengajian Siswazah untuk pemeriksaan.
73%
54.7 Antara sebab kelewatan adalah:
6% (10 orang) adalah disebabkan pelantikan semula pemeriksa.
2% (4 orang) atas sebab permohonan penundaan viva oleh pelajar
92% (157 orng) disebabkan kelewatan
73%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 4 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
pemeriksa mengemukakan laporan.
Pihak SPS sedang dalam usaha penyelesaian atau pengurangan kes lewat viva kerana masalah kelewatan pemeriksa dari semasa ke semasa kerana ini adalah sebab di luar kawal SPS.
6. Pengurusan Bantuan Kewangan
Permohonan bantuan kewangan
Surat tawaran Pelajar mendapat keputusan permohonan bantuan kewangan/ biasiswa
Peratusan pelajar yang mendapat keputusan tidak lewat tiga (3) bulan selepas tarikh tutup permohonan.
100%
100%
100%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 5 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
7. Penilaian Pengajaran Kursus /Amali
Borang Penilaian Pengajaran
Laporan Analisis Penilaian Pengajaran
Meningkat kualiti pengajaran kursus/ amali
Peratusan pensyarah/ pensyarah sambilan mendapat skor 3.5 (skala Likert 5) atau lebih untuk penilaian pengajaran
80%
75.36% Keseluruhan kursus yang perlu dinilai pada Semester 1, 2011/2012 ialah 686 Peratusan pensyarah mengikut kursus yang mendapat skor 3.5 dan ke atas ialah 75.36% (517 kursus) Peratusan pensyarah mengikut kursus yang mendapat skor bawah 3.5 ialah 24.64% (169) Antara sebab utama ialah kurangnya bilangan pelajar yang membuat penilaian kursus. Hanya 6569 daripada 11233 orang pelajar siswazah. Pihak PTJ diminta untuk untuk mengambil
80%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 6 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
tindakan yang lebih berkesan untuk memastikan pelajar mengisi penilaian pengajaran kursus.
8. Laboratories
compliance and
accreditation fully
operational and
calibrated
Infrastruktur
makmal yang
lengkap
Peralatan
makmal yang
berfungsi
Staf makmal
yang
kompeten
Makmal
yang
berpotensi
untuk
menjana
pendapatan
Bilangan
makmal yang
memenuhi
keperluan
input
Memastikan
makmal/
penyelidikan/
perkhidmatan
professional
memenuhi
piawaian yang
ditetapkan
Bilangan makmal yang
diakreditasi (ISO
17025/ ISO 15189)
- - - 5
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 7 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
1. Pengendalian Aduan Awam dan Maklum Balas
Keratan akhbar (kolum aduan)
Berita Perdana
E-Respons
Media Massa
E-mel
Panggilan Telefon
Borang Maklumbalas Pelanggan (SOK/PEL/BR01/MP)
Laporan aduan
Laporan tindakan pembetulan
Melaksanakan tindakan terhadap aduan dalam tempoh yang ditetapkan:
21 hari – melibatkan PTJ UPM
6 bulan hingga setahun – melibatkan pihak ke-3
Peratusan kes aduan yang diambil tindakan dalam tempoh yang ditetapkan
70%
100% (8 kes aduan awam
dan media massa)
Tiada kes
NA
NA
90%
2. Perolehan Permohonan Perolehan
Pesanan Belian
Senarai pembekal
Nota penghantaran
Bekalan diterima
Menerima bekalan mengikut spesifikasi dan tempoh penghantaran
Peratusan bekalan diterima
90% 98.68% 95%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 8 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
3. Membangunkan Modal Insan Terbaik
Senarai kursus
Analisis keperluan latihan
Modul latihan
Senarai program
Memastikan staf menghadiri latihan
Peratusan staf yang menghadiri latihan 7 hari setahun
90%
71% - sasaran yang ditetapkan oleh KPT kepada IPTA adalah sebanyak 75%
- Berdasarkan pencapaian 2009 (44%), 2010 (52%), 2011 (71%) menggunakan konsep productivity curve
80%
4. Penyelenggaraan Infrastruktur
Aduan gangguan bekalan
Baikpulih gangguan di laksanakan dalam tempoh yang ditetapkan
Memastikan bekalan air, elektrik, sistem telefon dan sistem rawatan kumbahan berfungsi secara berterusan
Peratusan gangguan dipulihkan dalam tempoh 24 jam
80% 100% - 90%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 9 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
5. Penyelenggaraan ICT Log Penyelenggaraan Semasa
Log Penyelenggaraa Berkala Harian
Log Penyelenggaraan Berkala Tahunan
Log Penyelenggaraan Semasa
Log Penyelenggaraan Berkala (Harian/ Mingguan/ Bulanan)
Log Penyelenggaraan Berkala (tahunan)
Log Permohonan Penyelenggaraan ICT
Laporan Keberkesanan Penyelenggaraan ICT
Laporan Penyelenggaraan ICT
Memastikan
penyelenggara
an ICT
dilaksanakan
dalam tempoh
yang
dipersetujui.
Peratusan Penyelenggaraan yang dilaksanakan
80 % Didapati penilaian ke atas penyelenggaraan mencapai lebih daripada 80% memuaskan di dalam tempoh yang dijadualkan
Laporan analisis tidak dapat mengambarkan prestasi sebenar. Cadangan penambahbaikan pada format OUTPUT dan INPUT.
80%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 10 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
Laporan Analisis Penyelenggaraan ICT
6. Baik Pulih ICT Maklumat
Borang Baikpulih ICT
Borang Penyerahan Aset Untuk Khidmat Luar
i. Kebolehan mendapat maklumat dan dokumen
Sistem ICT
berfungsi
secara
berterusan,
boleh
dipercayai dan
efektif
Tempoh pemulihan adalah seperti berikut:
Masalah Sistem ICT diperbaiki secara dalaman: i. 2 jam bagi Sistem
Rangkaian ii. 5 jam bagi Sistem
Utama Universiti iii. 2 hari bagi
baikpulih peralatan ICT
Masalah Sistem ICT diperbaiki oleh Pihak Luar i. 2 hari bagi
Sistem Aplikasi
80%
80%
80% 80%
-
90%
90%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 11 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
dan Pangkalan Data
ii. 14 hari untuk peralatan ICT
7. Mengambil Modal Insan Terbaik
Maklumat bidang yang diperlukan
Pelan strategik berkaitan pengambilan
Senarai 100 universti terbaik dunia
Unjuran pengambilan staf
Surat tawaran
Kertas kerja kelulusan
Jadual perancangan pelaksanaan
Senarai staf memiliki PhD
Senarai staf bukan akademik
Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia
i. Melantik pegawai akademik dari dalam dan luar negara daripadanya graduan 100 universiti terbaik dunia/mengikut bidang kepakaran
ii. Mengeluarkan surat
lantikan Pegawai Akademik selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas mendapat kelulusan daripada Naib Canselor
5%
10.22% - 10%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 12 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
8. Mematuhi Keperluan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (KKP)
Program Pemantauan KKP yang dilaksanakan
Pengurusan KKP - Latihan - Siasatan
Kemalangan - Pemeriksaan
Pengurusan Risiko
Pengurusan Bencana CHRA (Chemical Health Risk Assessment)
Medical Surveillance
Laporan pelaksanaan program pemantauan KKP yang dilaksanakan di UPM
Memastikan persekitaran kerja yang selamat dan sihat
Peratusan pencapaian program pemantauan KKP yang dilaksanakan berada pada tahap minimum yang ditetapkan.
70% 64.15% (7 aktiviti)
Aktiviti yang memberi kesan ketidakcapaian sasaran: 1. HIRARC - Fasa II
tidak dilaksanakan kerana terdapat perubahan kepada sasaran kerja tahunan dan juga terdapat pemberhentian staf menyebabkan kekurangan tenaga kerja bagi melaksanakan Fasa II.
2. CHRA – Staf yang dikenal pasti sedang menjalani latihan dan ujian kompetensi untuk melayakkan staf tersebut melaksanakan
80%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 13 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PERALATAN DAN KEMUDAHAN ICT, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI
PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
penaksiran bahan kimia berbahaya
3. Data yang diperoleh tidak cukup untuk menyokong tindakan pemeriksaan kesihatan. Kajian semula akan dilakukan untuk memperoleh data yang lebih tepat
4. Menukar criteria baru untuk sasaran pencapaian 80% bagi tahun 2012
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 14 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
1. Pemantauan Laporan Pelan Strategi UPM (Pejabat Naib Canselor)
Pelan strategi UPM 2001-2010
Pelan Tindakan Pengajian Tinggi Negara 2007-2010
Pelan Strategi Kementerian Pengajian Tinggi Negara Melangkaui 2020
Laporan pencapaian pelan strategi UPM
Memastikan pencapaian Pelan Strategi mengikut carta perbatuan
Bilangan pemantauan pencapaian Pelan Strategi
Peratusan Laporan Pencapaian Suku Tahun KPI UPM disediakan dalam tempoh 5 hari bekerja dari tamat tempoh pengemaskinian data dalam Putra Cockpi
4 100%
Pembentangan penilaian KPI :
Suku I & II: 16/7/2011 (Pullman Hotel)
Suku III : 20/10/2011 (Marriot Hotel)
Suku IV : 9/1/2012 (Marriot Hotel)
- 4 (100%)
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 15 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
2. Verifikasi Aset (Pejabat Naib Canselor)
Arahan Pihak Berkuasa Universiti
Minit Mesyuarat Pengurusan
Minit Mesyuarat JKA, Rancangan Audit Tahunan
Laporan Audit
Memastikan aset dan inventori di verifikasi
Memastikan proses verifikasi aset dilaksanakan di peringkat PTJ
Peratusan aset dan inventori di PTJ yang dapat diverifikasi
100% 85% Petunjuk prestasi 2012 telah ditukarkan kerana petunjuk prestasi bagi memastikan peratusan aset dan inventori 100% dapat diverifikasi adlah tanggungjawab PTJ.
100%
3. Pembangunan Pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Aktiviti Pelajar Laporan Aktiviti Pelajar
Meningkatkan kebolehpasaran graduan
Peratusan graduan bekerja (termasuk yang melanjutkan pengajian) berdasarkan kelayakan dan bidang pengajian dalam tempoh 6 bulan bergraduat.
78% 83.3% - 85%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 16 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
4. Pelaksanaan perkhidmatan Sesi Kaunseling (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Kad matrik
Kad sulit klien
Borang
Laporan penilaian perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka
i. Memastikan pelajar mendapat perkhidmatan sesi kaunseling individu secara bersemuka
ii. Meningkatkan
keberkesanan perkhidmatan kaunseling individu secara bersemuka
i. Peratusan pelajar dapat berjumpa pegawai psikologi dalam hari yang sama (masa bekerja) tanpa membuat temujanji
ii. Peratusan klien mencapai tahap memuaskan – skala 4 (Skala Likert 5)
80%
80%
100%
85.36% (skala 5)
- 100%
85%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 17 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
5. Perlaksanaan permohonan bantuan zakat oleh pelajar (Pejabat Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar & Alumni)
Borang permohonan bantuan zakat pelajar
Surat keputusan permohonan
Memaklumkan keputusan permohonan bantuan zakat kepada pelajar
i. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 6 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut
ii. Peratusan makluman keputusan dalam tempoh 10 hari bekerja selepas permohonan yang lengkap dan tidak memerlukan kajian lanjut.
100%
100%
100%
100%
Permohonan online (baru dilaksanakan)
-
100%
100%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 18 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
6. Kenaikan Pangkat (Pejabat Pendaftar)
Borang permohonan Kenaikan Pangkat
Surat pelawaan
Surat pemakluman
Statistik Kenaikan Pangkat Staf
Surat jawapan Minit
Mesyuarat Jawatankuasa Pemilih
Keputusan kenaikan pangkat staf dimaklumkan kepada pemohon selewat-lewatnya 5 hari bekerja selepas Minit Mesyuarat Pihak Berkuasa Melantik diterima atau arahan Pihak Berkuasa Melantik.
Peratusan keputusan yang dimaklumkan
100%
100% - 100%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 19 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
7. Cuti belajar (Pejabat Pendaftar)
Polisi Cuti Belajar
Borang permohonan cuti belajar
Waran kelulusan bilangan biasiswa
Surat rayuan
Surat tawaran cuti belajar
Penilaian status pengajian
Perjanjian cuti belajar
Pangkalan data cuti belajar
Keputusan/minit mesyuarat LBCB/KPT
Pengisian kuota biasiswa yang diperuntukkan oleh KPT
Peratusan pengisian kuota
50%
60%
- 75%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 20 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
8. Persaraan (Pejabat Pendaftar)
Senarai Pesara Dokumen-
dokumen persaraan
Borang maklumat asas Pesara
Permohonan staf (pesara pilihan)
Surat Kelulusan Naib Canselor bagi pesara (Pesara pilihan)
Surat kelulusan persaraan
Kenyataan Perkhidmatan dan Cuti
Penyata bayaran GCR
Surat pemakluman kepada pesara
Memastikan pesara mendapat GCR pada gaji terakhir sebelum bersara
Peratusan pesara mendapat GCR
100%
100% - 100%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 21 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
9. Penjanaan Pendapatan (Pejabat Bendahari)
Geran industri
Endowment
Matching geran
Services and studies
GE geran
Pendapatan yang diperolehi
Memperolehi pendapatan daripada
Pelaburan
Keuntungan simpanan tetap
Jumlah pendapatan yang diperolehi
RM 2 juta (pelaburan) RM 20 juta - Keuntungan Simpanan Tetap Mendapatkan peruntukan belanja mengurus
RM1.03 juta (pelaburan) RM22.68 juta Keuntungan Simpanan Tetap -
Harga pasaran pelaburan tidak
memberangsangkan pada tahun 2011.
Terdapat penurunan harga di pasaran dan
ia di luar kawalan Pejabat Bendahari
-
RM2 juta
RM20 juta RM605 juta
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 22 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
10. (Pejabat Bendahari)
Semua keperluan kewangan
Belanjawan
Perolehan
Pembayaran
Pengurusan Aset
Perakaunan
Penyata Kewangan
Menghantar Penyata Kewangan mengikut tempoh yang ditetapkan dan untuk mendapatkan Sijil Tanpa Teguran
i. Tempoh untuk mengemukakan penyata kewangan.
ii. Kategori Sijil yang
diterima daripada Ketua Audit Negara
Sebelum 1 Mac pada tahun berikutnya Mendapat Sijil Tanpa Teguran (Unqualified Report)
11. Pembayaran (Pejabat Bendahari)
Dokumen tuntutan
Cek/Bank Deraf/EFT/ Tunai
Membayar dengan tepat dan mengikut tempoh
i. Peratusan cek batal
ii. Peratusan
membayar semua tuntutan dalam tempoh 14 hari
1%
100%
0.068% -
i. peruntukan tidak mencukupi
ii. dokumen yang dikemukakan tidak lengkap
1%
100%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 23 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
Belanjawan
Perolehan
Pembayaran
Pengurusan Aset
Perakaunan (Pejabat Bendahari)
Semua proses kewangan
Belanjawan
Perolehan
Pembayaran
Pengurusan Aset
Perakaunan
Perkhidmatan proses kewangan yang berkesan
Mencapai sasaran kualiti mengikut proses utama
Peratus pencapaian sasaran kualiti mengikut proses utama
NA NA NA 80 %
12. Perolehan buku di perpustakaan (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)
Cadangan/ permohonan staf Pengurusan & Profesional (akademik, bukan akademik, penyelidik)
Aduan /maklumbalas pelanggan
Buku sedia dipinjam/ digunakan
Laporan penyediaan pesanan buku
Laporan penerimaan buku
Rekod katalog
Membelanjakan semua peruntukan untuk Memperoleh dan memproses buku untuk sedia diguna
i. Nilai pembelian buku rujukan
ii. Peratusan pertambahan koleksi buku
RM2.5j
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 24 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
Katalog penerbit/ pameran buku
Surat permohonan hadiah buku kepada institusi lain
(OPAC)
Statistik buku diproses
2%
13. (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)
Permohonan perolehan
Pelan lantai bangunan
Perabot dan peralatan
Melengkapkan perabot dan peralatan untuk Perpustakaan Pertanian dan Agrobio dan Perpustakaan Kejuruteraan dan Seni Bina
Nilai perbelanjaan RM600,000
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 25 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
14. Literasi Maklumat (Perpustakaan Sultan Abdul Samad)
Penjadualan
Modul
Pengguna yang lebih mahir mencari maklumat
Membina kemahiran pencarian bahan perpustakaan
Peratusan pengguna yang mencapai markah ≥ 70% dalam post test program literasi maklumat
80%
85% - 80%
15. Kawalan Keselamatan Harta Benda Universiti Dan Keselamatan Warga Kampus
(Bahagian Keselamatan Universiti)
Melaksanakan Kawalan Akses
Mengendalikan Kesalahan Lalulintas
Melaksanakan Rondaan
Melaksanakan Kawalan CCTV
Memberi Khidmat Bantu Mula
Aduan kes
Laluan keluar masuk terkawal
Kes kecurian dan kemusnahan harta benda Universiti
Fail kes kebakaran
Laporan tugas harian
Laporan aduan
i. Mengawal keselamatan harta benda Universiti dan keselamatan warga kampus
i. Peratusan pengurangan kes jenayah di dalam kawasan kampus – 30 kes sebulan
ii. Peratusan pengurangan kes kemalangan di dalam kawasan kampus – 10 kes sebulan
iii. Peratusan pengurangan kes kebakaran di dalam kawasan kampus-5 kes sebulan
20%
20%
100%
38% ( 137 kes)
46.6% (56 kes)
100%
20%
20%
20%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 26 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
16. Membangunkan dan Memantapkan Prasarana Inkubasi Keusahawanan (Taman Pertanian Universiti)
Minit perbincangan (yang berkenaan)
Jadual pelaksanaan membangunkan dan memantapkan prasarana inkubasi keusahawanan
Lokasi kawasan terlibat
Senarai kemudahan (infrastruktur)
Laporan kemajuan pelaksanaan
Membangunkan dan memantapkan (naik taraf) prasarana inkubasi keusahawanan
Bilangan prasarana
1 prasarana
(persekitaran terkawal)
1 prasarana
(Kolam Akuakultur – Dalam Sangkar)
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 27 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
17. Konsultasi Perubatan (Pusat Kesihatan Universiti)
Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU
Pelanggan yang mendapat perkhidmatan perubatan
Memastikan pelanggan mendapat rawatan selewat-lewatnya 30 minit selepas selesai proses pendaftaran
Peratusan pelanggan mendapat rawatan
90 %
93.3% - 90%
18. Konsultasi Pergigian (Pusat Kesihatan Universiti)
Pelanggan dalaman dan luaran yang datang ke PKU
Pelanggan yang mendapat perkhidmatan pergigian
Rawatan pergigian dapat diselesaikan dalam tempoh 40 minit
Peratusan rawatan pergigian
90 %
98.7% - 90%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 28 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
19. Pengurusan Dewan dan Perkhidmatan Kebudayaan (Pusat Kebudayaan dan Kesenian Sultan Salahuddin Abdul Aziz Shah)
Borang / Surat Permohonan
Senarai pengguna dewan
i. Menyediakan perkhidmatan Dewan Besar dan Panggung Percubaan yang kondusif
ii. Meningkatkan
perkhidmatan kebudayaan
i. Indeks kepuasan pelanggan pada skala 4 daripada 5
ii. Bilangan penyertaan persembahan dalam majlis
- -
- -
-
-
80%
15
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 29 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
20. Proses Pengendalian Solat Fardhu Berjemaah dan Solat Jumaat (Pusat Islam)
Teks Khutbah Jumaat
Jadual Iman dan
Bilal
Imam dan Bilal
Jadual Waktu Solat
Tuntutan Fardhu Kifayah Solat Fardhu 5 waktu berjemaah dan solat Fardhu Jumaat terlaksana dengan teratur dan sistematik.
Menjamin solat fardhu 5 waktu berjemaah dan solat jumaat dilaksanakan dengan sempurna
i. Peratusan Imam dan Bilal yang menghadiri kursus dan latihan pemantapan kompetensi mencapai tahap yang memuaskan
ii. Peratusan Imam dan Bilal hadir ke masjid selewat-lewatnya 15 minit sebelum masuk waktu solat
100%
90%
97.61%
92.25%
Terdapat seorang iman yang bercuti sakit (lebih dari 3 bulan)
100%
90%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 30 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
21. Pengurusan Jenazah (Pusat Islam)
Borang Permohonan
Borang Penilaian
Kenderaan Jenazah
Kelengkapan Pengurusan Jenazah
Pengurus Jenazah
Pemandu Van Jenazah
Tuntutan Fardhu Kifayah Pengurusan Jenazah Muslim terlaksana dengan teratur dan sistematik
Laporan Penilaian
Menjamin Pengendalian Pengurusan Jenazah dilaksanakan dengan sempurna
Mencapai tahap kepuasan perkhidmatan pada skala 4 (skala Likert 5) bagi pengurusan jenazah
85%
100% - 100%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 31 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
22. Pelaksanaan, Penyelenggaraan dan Pemantauan Sistem Pengurusan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)
Data pelajar, pensyarah dan kursus
Arahan Pihak Pengurusan Universiti penggunaan ePembelajaran
Akta Universiti dan Kolej Universiti
Dasar ICT UPM (ePembelajaran)
Data pelajar, pensyarah dan kursus
PutraLMS dapat dicapai oleh pelajar, pensyarah dan pentadbir sistem
Laporan penggunaanPutraLMS
Menyediakan perkhidmatan ePembelajaran yang boleh diakses secara berterusan
Menyediakan perkhidmatan PutraLMS kepada pelajaran, pensyarah dan pentadbir sistem
Maklum balas aduan ≤ 1 jam dalam waktu bekerja selepas aduan diterima
Makluman penggunaan PutraLMS selewat-lewatnya minggu ke-3 setiap semester kepada Pusat Tanggung Jawab (PTJ) yang tahap penggunaannya kurang daripada 70%.
90%
3.70%
1 jam hingga 1 hari = 24.70% 1 hari hingga 3 hari = 44.44% 3 hari hingga 5 hari = 14.81% > 5 hari = 12.35%
Mengubah input, output, objektif kualiti, petunjuk prestasi dan sasaran, selaras dengan tindakan pembetulan ketakakuran yang melibatkan proses Pelaksanaan, Penyelenggaraan dan Pemantauan PutraLMS ini.
80%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 32 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
23. Perancangan dan Pelaksanaan Kajian Pengajaran dan Pembelajaran (Pusat Pembangunan Akademik)
Laporan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran
Minit mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran /Pegawai Kanan/Senat
Surat/memo makluman cadangan penambahbaikan
Laporan peluang penambahbaikan
Mengukur pelaksanaan makluman/hebahan cadangan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran
Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan selewat-lewatnya dua minggu selepas dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran/Pegawai Kanan/Senat 2012 Makluman cadangan penambahbaikan berdasarkan hasil kajian pengajaran dan pembelajaran kepada pihak berkaitan dalam
90%
Tiada sebarang aktiviti dari Ogos hingga Disember berdasarkan petunjuk prestasi baharu yang berkuatkuasa Ogos 2011
* Cadangan penambahbaiakan bagi pelaksanaan kajian P&P (Okt 2011 hingga Feb 2012) dibentang dalam Mesy. JKPP pada 16 April 2012.
90%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 33 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
tempoh 14 hari bekerja selepas dibentangkan dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengajaran dan Pembelajaran/Pegawai Kanan/Senat
24. Pembangunan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)
Borang Permohonan Pembangunan ICT
Log Permohonan Pembangunan ICT
Log Pemantauan Pembangunan ICT
Surat dari Pengarah (Makluman Status Permohonan
Memastikan pembangunan ICT dilaksanakan
Peratusan permohonan pembangunan ICT dilaksanakan dalam tempoh yang dipersetujui.
80 % 75% Analisis sedia ada tidak menggambarkan pencapaian sebenar projek pembangunan ICT. Dicadangkan format LAPORAN ANALISIS PEMBANGUNAN ICT (OPR/iDEC/LP02/Pembangunan ICT) diubahsuai untuk memberi pengukuran
80%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 34 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
Pembangunan ICT)
Dokumen Cadangan
objektif kualiti yang lebih tepat. Perkara ini juga mengambilkira teguran yang telah dibuat semasa Audit Dalaman
25. Perkhidmatan Sokongan ICT (Pusat Pembangunan Maklumat dan Komunikasi)
Borang Permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT
Log permohonan Perkhidmatan Sokongan ICT
Log penggunaan Perkhidmatan Sokongan ICT
Analisa pekhidmatan ICT
Laporan perkhidmatan ICT
Memastikan
permohonan
perkhidmatan ICT
dilaksanakan
Peratusan Perkhidmatan ICT yang berjaya dilaksanakan
80 % >80% - 85%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 35 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
Log Pinjaman Aset ICT
Log Permohonan Pinjaman Aset ICT
26. Perkhidmatan Rawatan Haiwan (Fakulti Perubatan Veterinar)
Borang Permohonan
Borang rawatan
Laporan perkhidmatan rawatan
Mempertingkatkan
kualiti rawatan
haiwan
Peratusan responden pada tahap kepuasan skala 4 (skala Likert 5)
95% 87.84% (i) Tempoh peralihan selepas berpindah ke bangunan baharu. Banyak kemudahan belum disediakan yang mungkin bercanggah dengan jangkaan pelanggan.
(ii) Tempoh menunggu lama. Punca masalah ini ialah kekurangan
95%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 36 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
Pegawai Veterinar sedangkan berlaku pertambahan kes berbanding tahun sebelumnya.
UVH sedang mengusahakan pengambilan Pegawai Veterinar tambahan yang dijangka dibuat pada bulan Jun atau Julai 2012.
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 37 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
27. Penyediaan kemudahan penginapan, peralatan sukan, tempat riadah dan peralatan kebudayaan (Kolej-kolej)
Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/ PEN002)
Log Perancangan Pembelian Kemudahan Penginapan (OPR/KOLEJ/BL01/PEN001)
Borang Kajian Kepuasan Pelanggan HEPA
Kemudahan Infrastruktur dan penginapan yang kondusif serta selamat
Menyediakan kemudahan, infrastruktur dan penginapan yang kondusif dan selesa
Indeks keselesaan dan petunjuk prestasi pada tahap 4 (skala Likert 5)
70% 70% 75%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 38 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
28. Pendaftaran Masuk/ Keluar Pelajar lama dan baharu (Kolej-kolej)
Borang Maklumat Peribadi Pelajar (OPR/KOLEJ /BR01/PEN002)
Borang Semakan Inventori Bilik Penginapan (OPR/KOLEJ/BR02/PEN002)
Laporan Analisis Pendaftaran Masuk dan Keluar Pelajar
Menjamin pendaftaran masuk / keluar dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan
i. Peratus Pelajar di daftarkan di kaunter kolej dalam masa 10 minit
ii. Peratus pelajar daftar keluar dalam masa 5 minit
100 %
100%
100 %
100 %
100%
100%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 39 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN : PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB
CANSELOR (JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BENDAHARI, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI, TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZ SHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ-KOLEJ, FAKULTI PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM
BIL PROSES UTAMA INPUT OUTPUT OBJEKTIF KUALITI PETUNJUK PRESTASI SASARAN
2011 PENCAPAIAN
JUSTIFKASI & CADANGAN
PENAMBAHBAIKAN (JIKA BERKENAAN)
SASARAN 2012
29. Pengurusan Penerbitan Buku Karya Asli (Penerbit UPM)
Borang cadangan penerbitan
Borang penilaian
panduan penulisan
panduan penyerahan
manuskrip
Laporan penilai
perakuan JKPU
perjanjian dengan pengarang
buku
Meningkatkan tahap kecekapan proses penerbitan buku karya asli
Tempoh penerbitan buku karya asli tidak melebihi 12 bulan bagi setiap judul
100% 85% Menyediakan gantt chart dan dirancang
dalam tempoh 10 bulan
85%
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN TID
AK TERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 40 / 40
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 6 : PELAN TINDAKAN PERINGKAT FUNGSIAN DAN ARAS
Tarikh: 09/05/2012
Singkatan
UPM : Universiti Putra Malaysia PNGK : Purata Nilaian Gred Keseluruhan PutraLMS : Sistem Pengurusan Pembelajaran Universiti Putra Malaysia iGIMS : Internet Graduate Information Management System JKPSU : Jawatankuasa Pengajian Siswazah Universiti R&D : Research and Development R&D&I : Research and Development and Innovation KPI : Key Performance Indicator MoU : Mutual of Understanding KKP : Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan GE : Graduate Enterprenurship PSAS : Perpustakaan Sultan Abdul Samad PKU : Pusat Kesihatan Universiti
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 7: STRUKTUR JAWATANKUASA JAMINAN
KUALITI UPM
Tarikh: 09/05/2012
Wakil Pengurusan (Pengerusi)
Timbalan Wakil Pengurusan Peneraju Proses (TWP PP)
Ketua Bahagian Jaminan Kualiti UPM (Setiausaha)
Timbalan Wakil Pengurusan Pusat Tanggungjawab (TWP PTJ)
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 8: STRUKTUR BAHAGIAN JAMINAN KUALITI UPM
Tarikh: 09/05/2012
Bahagian
Jaminan Kualiti UPM
Jaminan Kualiti Akademik
– Pra siswazah (Bahagian Akademik)
Jaminan Kualiti Akademik –Siswazah
(Sekolah Pengajian Siswazah)
Jaminan Kualiti Penyelidikan
(Pejabat TNC PI)
Seksyen Perkhidmatan
Sokongan
Seksyen Audit Kualiti
Seksyen Dokumentasi
Pengurusan Pelanggan
(Pejabat Naib Canselor)
Pentadbiran
Nota TNC PI – Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan dan Inovasi)
DOKUM
EN T
IDAK T
ERKAW
AL
PENGURUSAN
Kod Dokumen: UPM/PGR/MK
Halaman: 1 / 1
No. Semakan: 04
No. Isu: 02
MANUAL KUALITI LAMPIRAN 9: SEMAKAN, VERIFIKASI DAN PENGESAHAN
REKA BENTUK DAN PEMBANGUNAN
Tarikh: 09/05/2012
Semakan Rekabentuk
Keperluan Pelanggan
Input Proses Output Perkhidmatan
Penentusahan
Pengesahan