isi kandungan mukasurat - jabatan pendaftar · isi kandungan mukasurat sejarah ringkas penubuhan...
TRANSCRIPT
1
ISI KANDUNGAN MUKASURAT
SEJARAH RINGKAS PENUBUHAN UTM 1 - 2
LAPOR DIRI 3 - 6
URUSAN KAD MATRIK 7
PENJANAAN EMEL 7
PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM) 8
PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN 8
SISTEM PENILAIAN PRESTASI 9
PENGESAHAN DALAM JAWATAN 10
PERGERAKAN GAJI 10
KELAYAKAN CUTI REHAT 11
PILIHAN FAEDAH PERSARAAN 12
PERTUKARAN STAF 12
SISTEM UTMHR 13
PETA 14
GAMBAR MENARIK SEKITAR KUALA LUMPUR 15 - 16
RUJUKAN 17
PENGHARGAAN 18
2
SEJARAH RINGKAS PENUBUHAN UTM
Sejarah penubuhan Universiti Teknologi Malaysia (UTM) bermula pada tahun 1904.
Uniknya, UTM bermula dari sebuah sekolah teknik yang dikenali sebagai Sekolah Teknik
Treacher di Weld Road, Kuala Lumpur. Nama sekolah ini diambil sempena nama Sir William
Treacher, Residen General Negeri-Negeri Melayu Bersekutu. Tujuan penubuhan sekolah ini
untuk melahir tenaga kerja yang mempunyai pengetahuan dalam bidang teknikal bagi
pembangunan ekonomi Tanah Melayu. Sekolah ini menyediakan latihan teknikal kepada
Pembantu Teknik Jabatan Kerja Raya dan Jabatan Keretapi.
Sekolah ini turut membuka pintunya kepada kakitangan Jabatan Ukur untuk
mendapatkan latihan. Usaha untuk memperkembangkan Sekolah Teknik Treacher dan
mengambil lebih ramai pelajar bagi memenuhi keperluan semasa terbantut berikutan
tercetusnya perang Dunia Pertama pada tahun 1915. Sekolah ini terpaksa ditutup dan dibuka
semula pada tahun 1918.
Pada tahun 1942 Sekolah Teknik Treacher telah dinaikkan taraf menjadi Maktab
Teknik. Bagaimanapun, usaha berkenaan terpaksa ditangguh kerana berlaku Perang Dunia
Kedua. Selepas Jepun menyerah kalah pada 16 September 1946, Maktab Teknik dibuka
semula dan pengambilan pelajar yang pertama selepas perang dilakukan pada tahun 1947.
Selepas itu, pada tahun 1949 kerajaan British telah memperkenalkan polisi baru
untuk membangunkan pendidikan teknikal di negara-negara Komanwel. Sehubungan itu,
menerusi tabung kebajikan dan pembangunan kolonial, kerajaan British telah
memperuntukkan RM4.85 juta untuk membangunkan infrastruktur dan penyediaan pelbagai
prasarana.
Melalui peruntukan tersebut Jabatan Pendidikan dengan kerjasama Jabatan Kerja
Raya telah membina Maktab Teknik yang baru di kawasan seluas 47 ekar di Jalan Gurney
(kini Jalan Semarak), Kuala Lumpur pada tahun 1951. Pada 1 Mac 1955 Maktab Teknik yang
baru dibuka secara rasmi oleh Pesuruhjaya Tinggi British, Sir Donald MacGillivray.
Apabila Tanah Melayu mencapai kemerdekaan, kerajaan telah menjadikan Maktab
Teknik sebagai institusi pendidikan dan latihan dalam bidang profesional. Pada sesi
1958/1959 seramai 320 orang pelajar diambil bagi mengikuti pengajian di peringkat diploma
dalam bidang kejuruteraan awam, mekanikal, elektrik dan radio, ukur, seni bina bangunan,
ukur bahan dan kursus khas kejuruteraan automobil untuk pegawai penguatkuasa
pengangkutan.
Pada tahun 1960, Maktab Teknik membuka lembaran baru apabila menawarkan
kursus di peringkat ijazah sarjana muda. Maktab Teknik terus mencipta sejarahnya yang
tersendiri apabila dinaikkan taraf menjadi institut yang bertaraf universiti. Pada 14 Mac 1972,
DYMM Seri Paduka Baginda Yang diPertuan Agong telah mengisytiharkan penubuhan Institut
Teknologi Kebangsaan (ITK) dan En. Ainuddin Wahid telah dilantik sebagai Rektor pertama.
3
ITK mempunyai tiga buah fakulti iaitu Fakulti Kejuruteraan, Fakulti Seni Bina dan
Fakulti Ukur di samping sebuah pusat pengajian bertaraf fakulti yang dikenali sebagai Pusat
Pengajian Sains dan Kemanusiaan. ITK terus mengalami perkembangan pesat dan namanya
telah ditukarkan kepada Universiti Teknologi Malaysia (UTM) pada 1 April 1975. Sehubungan
itu, jawatan Rektor dinaikkan taraf kepada Naib Canselor.
Oleh kerana keluasan kampus UTM di Jalan Semarak terhad, manakala permintaan
terhadap tenaga kerja profesional dalam bidang sains dan teknologi terus meningkat kerajaan
telah mengambil keputusan supaya kampus baru dibina di Skudai, Johor. Usaha awal
pembinaan kampus di kawasan seluas 1,177 hektar bermula sejak 1978. Bermula 1 April
1985, proses perpindahan peringkat pertama ke kampus baru di Skudai melibatkan
sebahagian kakitangan Pejabat Hal Ehwal Pelajar dan Pejabat Pendaftar. Perpindahan
seterusnya membabitkan kakitangan Perpustakaan, Fakulti Alam Bina, Fakulti Ukur, Fakulti
Sains dan Pusat Pengajian Kemanusiaan. Pada 16 September 1985 DYMM Seri Paduka
Baginda Yang DiPertuan Agong Sultan Iskandar Ibni Almarhum Sultan Ismail, selaku Canselor
UTM yang kedua telah membuka kampus UTM di Skudai yang bernilai lebih RM1 billion.
Selepas itu, pada sesi 1989/1990, dua buah fakulti terbesar iaitu Fakulti Kejuruteraan Awam
dan Fakulti Kejuruteraan Jentera mula berpindah ke Skudai. Berikutan itu, pada 1 September
1989 UTM Skudai diisytiharkan sebagai kampus induk manakala kampus di Jalan Semarak
sebagai kampus cawangan.
4
1.0 LAPOR DIRI
1.1 Semua calon yang dilantik adalah tertakluk kepada syarat-syarat tawaran dan
sekiranya diterima, semua calon yang melapor diri hendaklah memenuhi
dokumen keperluan yang telah ditetapkan oleh Bahagian Pengurusan Modal
Insan untuk melengkapkan dan mengemukakan borang-borang berikut semasa
melapor diri:
a) Surat penerimaan jawatan dan pengakuan
b) Menandatangi Perakuan Akta Rahsia Rasmi, 1972 (Lampiran E)
c) Melengkapkan dan menandatangani Surat Akuan Sumpah
d) Surat Aku Janji
e) Borang Pemeriksaan Kesihatan (Lampiran A – Pind./2013)
f) Borang Mengkreditkan Gaji Bulanan (Lampirkan sesalinan muka
hadapan buku bank)
g) Borang Butiran Peribadi Staf (UTMHR)
h) Melengkapkan Borang Kad Matrik Staf
i) Borang Pendaftaran Rawatan Klinik Panel
j) Borang Perisytiharan Harta (Online – UTMHR)
1.2 Staf dikehendaki melapor diri di Bahagian Pengurusan Modal Insan (PSM) yang
terdapat di Pusat Tanggungjawab (PTJ) staf yang ditempatkan.
1.3 Semua borang seperti di Perenggan 1.1 hendaklah lengkap diisi dan dihantar
kepada PSM masing-masing bagi tujuan melapor diri.
1.4 Semua staf dikehendaki mengisi borang perisytiharan harta secara online di
laman web https://hrfin.utm.my/smu/ bagi kelulusan pihak Universiti dalam
tempoh tiga (3) bulan mulai tarikh melapor diri.
1.5 Bahagian Pengurusan Modal Insan yang terdapat di UTM Kuala Lumpur.
5
PEJABAT PENDAFTAR
UTM SPACE
6
UTM RAZAK SCHOOL
UTM IBS
7
Malaysia-Japan International Institute of Technology (MJIIT)
8
2.0 URUSAN KAD MATRIK
2.1 Setiap staf di UTM perlu mempunyai kad pengenalan diri, atau dikenali sebagai
kad matrik. Sekiranya telah melapor diri dan menerima nombor pekerja dari
Bahagian Modal Insan, urusan kad matrik boleh didapatkan di Blok J3 yang
beroperasi pada hari Rabu dari jam 10.00 hingga 04.00 petang dan hari Jumaat
dari jam 10.00 hingga 04.00 petang
3.0 PENJANAAN EMEL
3.1 Komunikasi melalui emel adalah dianggap rasmi oleh Pengurusan UTM dan
setiap staf adalah diwajibkan mempunyai emel individu. Oleh itu, staf perlu
berurusan dengan pihak CICT bagi tujuan penjanaan emel UTM.
9
4.0 PROGRAM TRANSFORMASI MINDA (PTM)
4.1 Program ini telah diperkenalkan oleh Kerajaan bagi mengantikan Kursus
Induksi dan telah mula dilaksanakan oleh UTM mulai pada tahun 2013. Semua
staf dikehendaki mengikuti PTM dengan jayanya sebelum genap tempoh tiga (3)
tahun berkhidmat di UTM.
4.2 PTM merupakan salah satu syarat pengesahan dalam perkhidmatan yang
disyaratkan kepada staf dalam Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan
Kumpulan Pelaksana. Staf yang belum disahkan dalam perkhidmatan
hendaklah sentiasa berhubung dengan PSM di PTJ masing-masing agar nama
disenaraikan untuk dihantar kepada Bahagian Pembangunan Modal Insan
(HCD), UTM Johor Bahru bagi program ini.
5.0 PEPERIKSAAN PERKHIDMATAN
5.1 Peperiksaan Perkhidmatan Universiti diadakan bagi tujuan:-
i. Memenuhi salah satu syarat bagi pengesahan jawatan bagi skim-skim
berkaitan
ii. Kenaikan pangkat
iii. Berkelayakan staf menerima elaun (cth: elaun BITK)
5.2 Peperiksaan ini diadakan dua kali setahun dan staf perlu memohon secara atas
talian di laman web UTMHR, https://hrfin.utm.my/smuhr. Berikut adalah
aturan permohonan secara atas talian melalui UTMHR:
Smuhr -> Perkhidmatan -> Kompetensi -> Peperiksaan Perkhidmatan -> Permohonan
5.3 Bagi UTM, Peperiksaan Perkhidmatan Staf diadakan dua (2) kali setahun. Staf
digalakkan untuk sentiasa berhubung dengan Pengurusan Sumber Manusia
dibahagian masing-masing bagi mengetahui tarikh-tarikh peperiksaan yang
akan dijalankan. Selain itu, staf boleh jua merujuk pada Bahagian Pengurusan
Modal Insan (HCM) UTMJB di talian 07-5530423 bagi maklumat lanjut
mengenai peperiksaan.
5.4 Staf yang telah menduduki dan lulus Peperiksaan Am Kerajaan sebelum ini
boleh dipertimbangkan untuk dikecualikan dengan menyertakan bersama
maklumat keputusan peperiksaan Am Kerajaan yang telah diduduki dalam
perkhidmatan lama. Walau bagaimanapun keputusan pengecualian adalah
tertakluk kepada keputusan pihak Universiti.
10
6.0 SISTEM PENILAIAN PRESTASI
6.1 Sistem Penilaian Prestasi UTM diwujudkan untuk mencapai matlamat
organisasi. Ianya melibatkan proses penetapan Sasaran Kerja Tahunan,
penilaian rakan sekerja dan pencapaian kerja pegawai dalam tempoh masa
tertentu bagi mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan.
6.2 Hasil penilaian ini membolehkan pihak pengurusan mengambil tindakan,
pertimbangan dan keputusan berkaitan dengan pengurusan dan kemajuan
kerjaya pegawai iaitu:-
i. menentukan penempatan dan bidang kerjaya sesuai dengan potensi,
kebolehan, keistimewaan serta kemajuan pegawai;
ii. menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat,
pemangkuan, pinjaman dan pertukaran sementara;
iii. menentukan penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan bintang
kebesaran serta pemberian surat penghargaan;
iv. mengenalpasti dan merancang keperluan latihan; dan
v. memberi kaunseling dengan tujuan memperbaiki dan mempertingkat
prestasi serta motivasi pegawai.
6.3 Terdapat tiga (3) jenis Penilaian Prestasi:
i. e-LPPT : merupakan satu platform pengesahan sumber data rekod
7P
dan penilaian staf akademik UTM.
ii. e-LNPT : merupakan satu platform penilaian bagi semua staf bukan
akademik untuk menilai prestasi mereka pada tahun
semasa yang ingin dinilai.
iii. 360 darjah : melibatkan kepada staf UTM gred 41 ke atas sahaja. Bagi
staf UTM yang terlibat dengan proses penilaian 360 darjah
ini, mereka mempunyai pegawai penilai tambahan yang
dikenali sebagai Pegawai Penilai Rakan Sekerja (PPR) dan
Pegawai Penilai Subordinat (PPS)
6.3 Staf perlu sentiasa bersedia untuk mengisi borang penilaian prestasi secara
tahunan UTMHR, https://hrfin.utm.my/smuhr. Berikut adalah aturan
permohonan secara atas talian melalui UTMHR:
Smuhr -> Sumber Manusia -> Penilaian eLPPT/eLNPT ->eLNPT->Kemasukan SKT
11
7.0 PENGESAHAN DALAM JAWATAN
7.1 Staf yang menerima opsyen di bawah Sistem Saraan Malaysia boleh
dipertimbangkan untuk disahkan dalam jawatan selepas memenuhi tempoh
percubaan selama satu (1) hingga tiga (3) tahun dan memenuhi semua syarat
pengesahan dalam jawatan seperti berikut:-
i. Lulus Program Transformasi Minda dengan jayanya
ii. Lulus Peperiksaan Perkhidmatan dan peperiksaan lain yang disyaratkan
oleh universiti untuk sesuatu jawatan (jika ada);
iii. Markah penilaian prestasi tahunan mestilah sekurang-kurangnya
melebihi 80% dalam tempoh 3 tahun.
iv. Diperakukan oleh Ketua Jabatan
7.2 Lanjutan tempoh percubaan boleh dipertimbangkan kepada staf yang tidak
memenuhi syarat yang ditetapkan untuk pengesahan dalam jawatan apabila
genap tiga (3) tahun perkhidmatan. Tempoh yang boleh dipertimbangkan
adalah tidak melebihi dua (2) tahun. Jika staf masih belum disahkan dalam
jawatan selepas tempoh tersebut pihak Universiti berhak menamatkan tempoh
perkhidmatan staf.
8.0 PERGERAKAN GAJI
8.1 Pergerakan gaji diberi berasaskan pencapaian kerja tahunan staf iaitu Januari,
April, Julai dan Oktober. Pergerakan Gaji ialah pergerakan gaji daripada
matagaji semasa ke matagaji berikutnya di peringkat yang sama tertakluk
kepada syarat mencapai prestasi yang memuaskan dan diperakukan oleh Ketua
Jabatan.
TARIKH LANTIKAN TARIKH PERGERAKAN GAJI
1 JANUARI HINGGA 31MAC 1 JANUARI TAHUN YANG BERIKUTNYA
1 APRIL HINGGA 30 JUN
1 APRIL TAHUN BERIKUTNYA
1 JULAI HINNGA 30 SEPTEMBER
1 JULAI TAHUN BERIKUTNYA
1 OKTOBER HINGGA 1 DISEMBER
1 OKTOBER TAHUN BERIKUTNYA
12
9.0 KELAYAKAN CUTI REHAT
9.1 Cuti rehat bagi sesuatu tahun adalah terhad mengikut kelayakan cuti rehat
seseorang staf.
Contoh : Lapor diri pada 2 Februari 2013 jawatan Pembantu Tadbir (P/O)
kelayakan adalah 18 hari setahun. Sebulan staf hanya layak cuti dua
(2) hari sahaja.
9.2 Staf perlu mengambil maklum bahawa Ketua Jabatan berhak untuk
membatalkan dan mengarahkan staf untuk bertugas semula pada tempoh staf
cuti rehat.
9.3 Kadar Cuti Rehat bagi staf lantikan 1 Januari 2009 mengikut Pekeliling
Perkhidmatan Bil 14 Tahun 2008 adalah seperti berikut :-
**PYM – Perkhidmatan Yang Melayakkan
KELAYAKAN CUTI REHAT
LANTIKAN MULAI 1 JANUARI 2009
(PP 14/2008)
13
10.0 PILIHAN FAEDAH PERSARAAN
10.1 Staf yang dilantik bagi kali pertama dalam Perkhidmatan Sektor Awam
dikehendaki mencarum dengan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP)
semasa dalam tempoh percubaan di atas kadar yang dikuatkuasakan oleh
pihak KWSP.
10.2 Sebelum disahkan dalam jawatan, staf akan diberi opsyen memilih Skim
Pencen atau Skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja. Bagi staf yang memilih
Skim Pencen Pemberian Taraf Pekerja Berpencen (PTB) akan diberi oleh pihak
Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia setelah disahkan dalam jawatannya dan
genap tempoh perkhidmatan selama tidak kurang daripada tiga (3) tahun
perkhidmatan.
10.3 Manakala staf yang memilih Skim KWSP, caruman kepada pihak KWSP akan di
teruskan atas kadar yang dikuatkuasakan oleh KWSP.
10.4 Staf yang telah memilih opsyen Skim Pencen, telah disahkan dalam
perkhidmatan dan telah genap tempoh tiga (3) tahun berkhidmat, hendaklah
mengisi borang PTB dan menghantar kepada PSM bagi membolehkan caruman
dipindahkan ke Kumpulan Wang Pekerja (KWAP) untuk kemudahan persaraan.
11.0 PERTUKARAN STAF
11.1 Pertukaran staf bertujuan memberi pengalaman menyeluruh kepada seseorang
staf di samping mendedahkan staf kepada latihan sambil bertugas (in service-
training). Pertukaran staf terbahagi kepada dua (2) kategori iaitu:-
i. Pertukaran dalam kampus iaitu dari satu jabatan/pusat pengajian/unit
ke satu jabatan/pusat pengajian/unit yang lain dalam kampus yang
sama.
ii. Pertukaran antara kampus iaitu dari Kampus Induk, UTM Johor Bahru
ke Kampus UTM Kuala Lumpur atau sebaliknya.
11.2 Permohonan pertukaran akan dipertimbangkan, jika staf telah berkhidmat di
sesuatu tempat selama minimum lima (5) tahun berdasarkan keperluan /
kesesuaian staf mengikut tempat yang akan di tukar, kekosongan jawatan dan
alasan-alasan peribadi yang munasabah.
14
12.0 SISTEM UTMHR
12.1 Sistem UTMHR merupakan sistem pengkomputeran yang telah dibangunkan
oleh UTM untuk menyimpan semua rekod staf secara elektronik bermula tarikh
lapor diri sehingga ke tarikh staf meninggalkan perkhidmatan. Antara
maklumat yang diambil dan disimpan adalah seperti berikut:-
i. Maklumat Asas
ii. Maklumat Alamat
iii. Maklumat Pendidikan
iv. Maklumat Perjawatan
v. Maklumat Gaji
vi. Maklumat Sejarah Perkhidmatan Luar UTM
vii. Maklumat Penyakit Kronik
viii. Maklumat Keluarga
ix. Maklumat Kad Matrik
x. Maklumat Kesihatan Terperinci
12.2 Selain itu, terdapat juga maklumat berkenaan penilaian prestasi staf, kenaikan
pangkat akademik, senarai pekeliling universiti, peperiksaan perkhidmatan,
perubatan, perisytiharan harta, direktori staf, aduan keselamatan, perjalanan
luar Negara, rekod universiti penyelidikan, dan penyata perubahan pendapatan.
Sistem ini dibangunkan adalah bagi membantu bahagian Pengurusan Modal
Insan dalam mencapai maklumat bagi keperluan agensi – agensi kerajaan
khususnya JPA.
12.3 Staf digalakkan menghubungi Bahagian Pengurusan Modal Insan sekiranya
terdapat sebarang perubahan maklumat peribadi dengan membawa dokumen
asal dan salinan untuk disahkan perubahan tersebut dan seterusnya
dikemaskini dalam Sistem UTMHR.
12.4 Sebarang perubahan maklumat hanya boleh dikemaskini oleh PSM di PTJ
masing-masing.
15
13.0 PETA
13.1 PETA KUALA LUMPUR
16
14.0 GAMBAR MENARIK SEKITAR KUALA LUMPUR
DATARAN MERDEKA
MENARA KLCC
MENARA KUALA LUMPUR
TUGU NEGARA
17
SUNWAY LAGOON
TAMAN BURUNG KUALA LUMPUR
PETROSAINS KLCC
18
15.0 RUJUKAN
- Buku Perintah- Perintah Am dan Arahan Pentadbiran
- Pekeliling Perkhidmatan Bil.4/2008 - Kadar Cuti Rehat Tahunan dan
Tawaran Opsyen Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam
- Laman Web Jabatan Perkhidmatan Awam – www.jpa.gov.my
- Manual Pengguna di UTMHR – https://hrfin.utm.my
19
SETINGGI-TINGGI UCAPAN TERIMA KASIH KEPADA:-
Ketua Bahagian
Pejabat Pendaftar
UTM Kuala Lumpur
Encik Nasir bin Osman
Puan Farahana binti Ahmad
Cik Ainul Adla binti Ab. Jalil
Puan Yanti Hajar binti Hamzah
Puan Nuridzati binti Mohd Noh
Cik Noreha binti Md Japah
Puan Mardiana binti Azis
Puan Noraimy binti Hj Kamisan
Encik Mohd Norazlan bin Mohd Nazari
Encik Mohd Rushidi bin Shaari
Pejabat Pendaftar,
UTM Kuala Lumpur
Serta semua pihak yang terlibat secara langsung mahu pun tidak langsung di dalam
penerbitan Buku Panduan Staf.
PENGHARGAAN