iwd - zakÅ adanie konta na comarch erp xt i zgÅ aszanie ... - zakładanie konta na... · ,:'...

$: IWD - zakÅ adanie konta na Comarch ERP XT i zgÅ aszanie ... - zakładanie konta na... · ,:' ± ]dnádgdqlh nrqwd qd &rpdufk (53 ;7 l ]jádv]dqlh nolhqwyz gr z\pldq\ $nw\zdfmd nrqwd$
Biuletyn techniczny

Internetowa Wymiana Dokumentów – zakładanie konta na Comarch ERP XT i zgłaszanie klientów do wymiany.

Data ostatniej aktualizacji: 02.01.2018

2 IWD – zakładanie konta na Comarch ERP XT

i zgłaszanie klientów do wymiany

Spis treści

1 Wprowadzenie ................................................................................. 3

2 Założenie konta w Comarch ERP XT .............................................. 5

3 Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP XT do IWD .............. 8

4 Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP Optima do IWD .... 11

5 Złożone zamówienia na usługę IWD ............................................. 13

6 Zmiany u Klienta Comarch ERP XT .............................................. 14

7 FAQ ................................................................................................. 15



1 Wprowadzenie

Internetowa Wymiana Dokumentów (IWD) to mechanizm, który pozwala bezpiecznie i szybko przesyłać dokumenty na linii biuro rachunkowe – Klient. Stosowanie IWD gwarantuje:

■ bezpieczeństwo przesyłanych danych;

■ oszczędność czasu, poprzez wyeliminowanie konieczności wprowadzania dokumentów ręcznie;

■ szybką komunikację drogą elektroniczną.

Biuro rachunkowe należące do Społeczności iKsięgowość24 może zaoferować swoim Klientom nowoczesne rozwiązanie, jakim jest Internetowa Wymiana Dokumentów. Skorzystanie z tego rozwiązania pozwala:

■ zdecydowanie ograniczyć czas związany z obiegiem dokumentów;

■ zwiększyć efektywność pracy wynikającą z braku konieczności ręcznego wprowadzania faktur VAT;

■ zminimalizować ryzyko popełnienia błędu przy wprowadzaniu dokumentu.

Stosowanie Internetowej Wymiany Dokumentów jest istotnym wyróżnikiem dla profesjonalnego biura rachunkowego.

Członkowie iKsięgowość24 mogą, w odpowiednim pakiecie, udostępniać bezpłatnie swoim Klientom pakiet Faktury w usłudze Comarch ERP XT.

Uwaga: Kl ient n ie będzie musia ł p łac ić za konto Comarch ERP XT, pon ieważ co mies iąc automatyczn ie przedłużana będzie jego l icenc ja. W arunk iem przed łużen ia jes t wys łan ie dokumentów za pomocą Internetowej W ymiany Dokumentów do biu ra rachunkowego przyna jmnie j raz na 180 dn i ! Jeś l i Kl ient n ie wymieni danych z b iurem rachunkowym to l icenc ja wygaśnie i będzie mus ia ł wykupić pak ie t , by nadal wystawiać dokumenty w programie.



* Aktywacja konta IWD biura rachunkowego została opisana w podręczniku „Internetowa Wymiana Dokumentów – aktywacja konta i wymiana dokumentów”, dostępnym na Indywidualnych Stronach Klientów oraz w panelu iKsiegowość24 (menu Do Pobrania).

BIURO RACHUNKOWE

Warunki: Biuro Rachunkowe posiada pakiet Srebrny

lub Złoty, Biuro Rachunkowe posiada pakiet Zielony

(chce wypróbować Internetową Wymianę Dokumentów z Klientami Comarch ERP XT) nie dłużej niż 90 dni.

Konfiguracja Comarch ERP Optima

Konfiguracja wymiany z Klientem

Wymiana dokumentów – IWD na iKsięgowość24 Wypełnienie „Formularza zamówienia usługi IWD

dla Klienta”

Konfiguracja Comarch ERP Optima

Aktywacji konta IWD BR – dokonywana 1 raz *

AKTYWNA WYMIANA

DOKUMENTÓW MIĘDZY

UŻYTKOWNIEM COMARCH ERP

XT A BIUREM RACHUNKOWYM NALEŻĄCYM DO iKSIĘGOWOŚĆ24

1 GODZ. Od konfiguracji

wymiany – czas potrzebny

na synchronizację

danych

1 GODZ. Od otrzymania Potwierdzenia

realizacji zamówienia na

skrzynkę mailową

2 DNI (robocze)

Nadanie Klientowi

Comarch ERP XT numeru ID

1. 3. 4.

Początek

2.

www.erpxt.pl

Założenie konta Comarch ERP XT – moduł „Faktury”.

Należy uzupełnić wszystkie niezbędne informacje w danych konta, co pozwoli na przypisanie

numeru ID

UŻYTKOWNIK COMARCH ERP XT



2 Założenie konta w Comarch ERP XT

Krok 1. Klient Comarch ERP XT dokonuje rejestracji na stronie: https://www.erpxt.pl/

Wskazówka: Pamiętaj - jeśli chcesz mieć bezpłatną wersję programu Comarch ERP XT i przesyłać dokumenty do biura rachunkowego – wybierz pakiet FAKTURY!

Krok 2. Na podany podczas rejestracji adres e-mail zostanie wysłany kod aktywacyjny, który umożliwi Klientowi zalogowanie się do usługi.

Uwaga: Jeże l i Kl ient n ie k l i kn ie w l ink aktywacyjny, po pewnym czasie konto zostanie usunięte . W ce lu korzys tan ia z programu Comarch ERP XT za is tn ie je pot rzeba ponownej re jes t rac j i .

Krok 3. W menu Konto – Moje dane należy wprowadzić wszystkie niezbędne dane, oznaczone ‘*’. Po zweryfikowaniu Klient otrzymuje indywidualny numer ID, umożliwiający identyfikację oraz późniejszą wymianę za pomocą IWD. Procedura weryfikacji Klienta trwa do 2 dni roboczych.

Uwaga: Jeś l i w sekc j i ‘Twoje ID’ pojawia s ię in formac ja „Nie posiadasz jeszcze nadanego ID Kl ienta” na leży uzupełn ić w menu Konto – Moje Konto : nazwę i NIP f i rmy, im ię i nazwisko przeds tawic ie la , numer te le fonu oraz adres f i rmy. Numer ID zostanie nadany w c iągu dwóch dn i roboczych. Formularz zamówienia us ług i IW D dla Kl ienta może zostać wysłany t ylko d la Kl ientów z nadanym numerem ID.



Krok 4. W celu korzystania z wymiany IWD, klient wyszukuje biuro rachunkowe, które będzie zajmowało się obsługą księgową jego firmy, Wyszukiwarka biur rachunkowych dostępna jest z menu głównego. Jeżeli Klient nawiązał już współpracę z takim biurem, krok ten należy pominąć.



Krok 5. Klient przesyła zapytanie do biura rachunkowego, dotyczące rozpoczęcia współpracy lub kontaktuje się z biurem, z którym już współpracuje.

Krok 6. Biuro rachunkowe, z którym rozpoczęto współpracę, zgłasza Klienta do IWD. Klient powinien podać swojemu księgowemu następujące dane:

■ login użytkownika Comarch ERP XT (lub numer ID Klienta Comarch w przypadku Klientów pracujących na Comarch ERP Optima);

■ numer NIP firmy



Wskazówka: Aby Klient utrzymał bezpłatną licencję na moduł Faktury w programie Comarch ERP XT, biuro musi zgłosić Klienta do IWD i skonfigurować z nim wymianę przed wystawieniem przez Klienta 10 dokumentu – jest to limit działania wersji demontracyjnej programu. Po tym czasie program zacznie pracować z trybie tylko do odczytu.

3 Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP XT do IWD

Krok 1. Osoba decyzyjna w biurze rachunkowym loguje się do panelu administracyjnego w serwisie Księgowość24.

Krok 2. W panelu wybiera menu Wymiana dokumentów – IWD.



Krok 3. Wypełnia formularz zgłoszeniowy:

Uwaga: Zg łoszenie K l ienta Comarch ERP XT do IW D jest możl iwe ty lko w p rzypadku, gdy pos iada on ak tywne konto w programie Comarch ERP XT. Konto to zos ta ło aktywowane poprzez k l i kn ięc ie w l ink aktywacyjny i zos ta ł mu nadany numer ID Kl ienta .

Uwaga: Jeże l i Formular z zamówien ia us ług i IWD jes t nieaktyw ny to znaczy, że: • b iuro n ie ak tywowało swojego konta IW D biura rachunkowego – szczegóły w podręczn iku „ In terne towa W ymiana Dokumentów - ak tywacja konta i wymiana dokumentów”; • n ie up łyną ł n iezbędny czas pot rzebny na synchronizac ję danych od momentu aktywacj i kon ta w programie Comarch ERP Opt ima (ok . 1 godz) .

Wypełniając formularz na usługę IWD należy wybrać oddział z którym będzie powiązane konto klienta w biurze rachunkowym, oraz wpisać następujące dane :

■ imię i nazwisko osoby kontaktowej w biurze rachunkowym oraz jej adres e-mail

■ login użytkownika Comarch ERP XT

■ numer NIP firmy.



Uwaga: Jeś l i K l ient ko rzys ta z oprogramowania Comarch ERP XT, a możl iwość zaznaczenia te j opc j i jes t n iedos tępna oznacza to , i ż b iuro rachunkowe pos iada pak ie t Z ie lony (przez d łuże j n i ż 90 dni d la nowych biu r) . Aby móc sk ładać zamówien ia na konta IW D d la Kl ientów Comarch ERP XT, b iuro rachunkowe powinno prze jść na pak ie t Srebrny lub Z łoty w iKs ięgowość24 (menu Ustawien ia konta) .

Krok 4. Wysyła wypełniony formularz .

Na adres e-mail osoby kontaktowej biura zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca wysłanie zamówienia. Gdy zamówienie zostanie zrealizowane, wysłana zostanie kolejna wiadomość, potwierdzająca realizację zamówienia Comarch Internetowa Wymiana Dokumentów.

Wskazówka: Tylko podanie prawidłowego adresu e-mail pozwoli na poprawną wysyłkę zamówienia oraz otrzymanie potwierdzenia realizacji zamówienia wraz z danymi Klienta.



Krok 5. Konfiguruje w programie Comarch ERP Optima wymianę z Klientem Comarch ERP XT w odpowiednim oddziale biura.

Szczegółowa procedura konfiguracji została opisana w podręczniku „Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów”, dostępnym na stronach walidowanych oraz w panelu iKsięgowość24 (menu Do pobrania).

Uwaga: Tylko wykonanie wszystk ich op isanych powyżej czynności pozwala rozpocząć wymianę dokumentów przez IW D.

4 Procedura zgłaszania Klienta Comarch ERP Optima do IWD

Krok 1. Osoba decyzyjna w biurze rachunkowym loguje się do panelu administracyjnego w serwisie iKsięgowość24.

Krok 2. W panelu wybiera menu Wymiana dokumentów – IWD.



Krok 3. Wypełnia formularz zgłoszeniowy:

Uwaga: Jeże l i Formular z zamówien ia us ług i IWD jes t nieaktyw ny to znaczy, że: • b iuro n ie ak tywowało swojego konta IW D biura rachunkowego – szczegóły w podręczn iku „ In terne towa W ymiana Dokumentów - ak tywacja konta i wymiana dokumentów”; • n ie up łyną ł n iezbędny czas pot rzebny na synchronizac ję danych od momentu aktywacj i kon ta w programie Comarch ERP Opt ima (ok . 1 godz) .

Wypełniając formularz należy wpisać następujące dane Klienta:

■ imię i nazwisko osoby kontaktowej w biurze rachunkowym oraz jej adres e-mail

■ Numer ID klienta Comarch ERP Optima

■ numer NIP firmy.



Krok 4. Wysyła wypełniony formularz .

Na adres e-mail osoby kontaktowej biura zostanie wysłana wiadomość potwierdzająca wysłanie zamówienia. Gdy zamówienie zostanie zrealizowane, wysłana zostanie kolejna wiadomość, potwierdzająca realizację zamówienia Comarch Internetowa Wymiana Dokumentów.

Wskazówka: Tylko podanie prawidłowego adresu e-mail pozwoli na poprawną wysyłkę zamówienia oraz otrzymanie potwierdzenia realizacji zamówienia wraz z danymi Klienta.

Krok 5. Klient aktywuje konto IWD w konfiguracji programu Comarch ERP Optima.

Krok 6. Biuro Rachunkowe konfiguruje wymianę z Klientem w Comarch ERP Optima.

Szczegółowa procedura konfiguracji została opisana w podręczniku „Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów”, dostępnym na stronach walidowanych oraz w panelu iKsięgowość24 (menu Do pobrania).

Uwaga: Tylko wykonanie wszystk ich op isanych powyżej czynności pozwala rozpocząć wymianę dokumentów przez IW D.

5 Złożone zamówienia na usługę IWD

Po poprawnym złożeniu zamówienia na usługę IWD dla Klienta i odświeżeniu listy, zamówienie będzie widoczne w tabelce z zamówieniami (menu Wymiana dokumentów - IWD). Zamówienia mogą przyjmować następujące Statusy zamówienia/Statusy konta:

■ Wysłane/Nieaktywne – zamówienie na konto IWD zostało wysłane i czeka na realizację przez firmę Comarch;

■ Zrealizowane/Nieaktywne – zamówienie na konto IWD zostało zrealizowane przez firmę Comarch (konto zostało założone) i czeka na aktywację przez biuro (w przypadku Klienta Comarch ERP XT poprzez skonfigurowanie z nim wymiany) lub przez Klienta Comarch ERP Optima (w Konfiguracji Programu – Ogólne – Praca rozproszona, opisaną szczegółowo w podręczniku „Internetowa Wymiana Dokumentów - aktywacja konta i wymiana dokumentów”, dostępnym na stronach walidowanych oraz w panelu iKsięgowość24 (menu Do pobrania));

■ Zrealizowane/Aktywne - zamówienie na konto IWD zostało zrealizowane przez firmę Comarch (konto zostało założone) i konto zostało aktywowane.

Zamówienia Wysłane/Nieaktywne można usunąć. Usunięcie takiego zamówienia spowoduje brak jego realizacji przez firmę Comarch. Zamówienia Zrealizowane/Nieaktywne można usunąć lub zarchiwizować. Usunięcie takiego zamówienia spowoduje jedynie usunięcie informacji o tym zamówieniu z tabelki, natomiast konto IWD tego Klienta pozostanie.

Zarchiwizowanie zamówienia przenoszone jest na listę Archiwum .

Z Archiwum zamówienie może zostać ponownie przeniesione do głównej tabelki za pomocą opcji Przywróć.



6 Zmiany u Klienta Comarch ERP XT

Gdy usługa IWD zostanie aktywowana, zamiast opcji Zamów usługę księgową w Comarch ERP XT pojawi się Wyślij dane do Księgowego i firma będzie mogła przesyłać dokumenty do biura rachunkowego.

Uwaga: Termin „Twój pak iet ważny do: ” , dostępny w menu Konto – Moje pak ie ty , cyk l icznie (co mies iąc) będzie przed łużany o ko le jny mies iąc, pod warunk iem, że b iuro rachunkowe Kl ienta będzie pos iada ło ak tywną us ługę iKs ięgowość24 (pełna funkc jona lność) oraz K l ient będzie wymienia ł z b iurem dokumenty poprzez IW D.



7 FAQ

W tej części opisane zostały komunikaty wyświetlające się Klientom pracującym na Comarch ERP XT przy próbie wysyłki danych za pomocą Internetowej Wymiany Dokumentów. Rozwiązania opisanych problemów powinny być wykonywane w zadanej kolejności.

1. Dokumenty nie zostały wysłane. Ważność konta wygasła. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym.

Komunikat powinien się pojawiać w sytuacji, gdy biuro rachunkowe nie przedłużyło pakietu na iKsięgowość24, umożliwiającego wymianę dokumentów z Klientami Comarch ERP XT lub gdy biuro rachunkowe rozpięło wymianę z Klientem w Konfiguracji Programu Comarch ERP Optima. Jeśli biuro rachunkowe posiada pakiet Srebrny, Złoty lub Zielony (dla nowych biur przez krócej niż 90 dni) powinno zalogować się do Comarch ERP Optima, a następnie:

■ w Konfiguracji Programu – Ogólne – Praca rozproszona rozpiąć wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: <BRAK>, Identyfikator partnera: 0. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem.

■ w Konfiguracji Programu – Ogólne – Praca rozproszona spiąć wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: BR-SPR, Identyfikator partnera: [ID Klienta]. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem.

2. Dokumenty nie zostały wysłane. Biuro Rachunkowe nie wprowadziło jeszcze Twoich danych w konfiguracji programu księgowego.

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy wymiana z Klientem pracującym na Comarch ERP XT została skonfigurowana, ale w złym oddziale biura rachunkowego lub w złym biurze. Biuro rachunkowe powinno zalogować się na stronę www.iksiegowosc24.pl i w menu Wymiana dokumentów – IWD sprawdzić, w powiązaniu z jakim oddziałem zostało złożone zamówienie za konto IWD dla tego Klienta. Jeśli faktyczna obsługa Klienta powinna odbywać się w innym oddziale, biuro powinno wysłać wiadomość na adres [email protected] z opisem problemu, loginem Klienta do Comarch ERP XT, numerem ID biura rachunkowego i Symbolem oddziału (widocznym w Konfiguracji Programu – Ogólne – Praca rozproszona, pole Oddział), na który konto ma zostać przepięte.

3. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym w celu aktywacji konta do wymiany dokumentów.

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy zaszła zmiana na koncie IWD: zmiana loginu, zmiana daty ważności/zmiana licencji. Klient powinien wylogować się z Comarch ERP XT. Biuro rachunkowe powinno zalogować się do Comarch ERP Optima i w Konfiguracji Programu – Ogólne – Praca rozproszona rozpiąć wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: <BRAK>, Identyfikator partnera: 0. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem. Następnie spiąć ponownie wymianę z Klientem, wpisując w polu Typ wymiany: BR->SPR, Identyfikator partnera: [ID Klienta]. Zapisać zmiany, potwierdzając je hasłem. Klient po zalogowaniu za około 1 godz. do programu Comarch ERP XT powinien mieć możliwość poprawnej wysyłki dokumentów.

4. Nie udało się wysłać dokumentów. Skontaktuj się z Biurem Rachunkowym.

Komunikat pojawia się z sytuacji, gdy biurowi rachunkowemu wygasł 90-dniowy okres bezpłatnej wymiany dokumentów w pakiecie Zielonym na iKsięgowość24. Aby wymiana za pomocą IWD była możliwa, biuro rachunkowe musi przejść na pakiet płatny na iKsięgowość24 (menu Ustawienia konta).



COMARCH ERP

Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Copyright 2016 COMARCH Wszelkie prawa zastrzeżone.

iwd - zakÅ adanie konta na comarch erp xt i zgÅ aszanie ... - zakładanie konta na... · ,:'...

Documents