izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO

EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF

EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO

EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE

CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA

EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI I

EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI

EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY

TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ

EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE

EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN

12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) 43 98 – 1 E-MAIL: [email protected] L - 1615 LUXEMBOURG TELEFAX (+352) 43 93 42 INTERNET: http://eca.europa.eu

Izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije

za financijsku godinu 2013.

zajedno s odgovorima Zajedničkog poduzeća

2

AEI002450HR04-14PP-CH142-14APCFIN-RAS-F4E-TR.DOC 21.10.2014

SADRŽAJ

Odlomak

Uvod 1. – 3.

Informacije na kojima se temelji jamstvena izjava 4.

Jamstvena izjava 5. - 15.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije 10.

Mišljenja o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom 11.

Posebna napomena 12. - 4.

Primjedbe o proračunskom i financijskom upravljanju 16. -17.

Financijsko izvještavanje 16.

Izvršenje proračuna 17.

Primjedbe o ključnim kontrolama nadzornih i kontrolnih sustava Zajedničkog poduzeća 18. - 22.

Operativna nabava i bespovratna sredstva 19. - 20.

Sveobuhvatna kontrola i praćenje ugovora povezanih s operativnom nabavom i bespovratnim sredstvima 21. - 22.

Druga pitanja 23. - 32.

Kasno plaćanje članskog doprinosa 23.

Pravni okvir 24.

Prava intelektualnog vlasništva i industrijska politika 25. - 27.

Sukobi interesa 28.

Godišnje izvješće o radu 29. - 30.

Praćenje poduzetih mjera u vezi s prethodnim opažanjima 31. - 32.

Sporazum s državom domaćinom 31.

Pravila za provedbu Pravilnika o osoblju 32.

3


1. Europsko zajedničko poduzeće za ITER

UVOD

1 i razvoj energije fuzije (u daljnjem

tekstu: Zajedničko poduzeće ili F4E) osnovano je u ožujku 2007. godine2

2. Zadaće Zajedničkog poduzeća su

na

razdoblje od 35 godina. Glavni će se fuzijski objekti graditi u Cadaracheu u

Francuskoj, no sjedište Zajedničkog poduzeća nalazi se u Barceloni.

3

(a) osiguravanje doprinosa Europske zajednice za atomsku energiju

(Euratoma) Međunarodnoj organizaciji za energiju fuzije ITER

:

4

(b) osiguravanje doprinosa Euratoma aktivnostima šireg pristupa

(aktivnostima komplementarnog zajedničkog istraživanja fuzije) s

Japanom za brži razvoj energije fuzije

(c) priprema i koordinacija programa aktivnosti za pripremu izgradnje

pokusnih fuzijskih reaktora i povezanih postrojenja uključujući i

Međunarodno postrojenje za ozračivanje fuzijskih materijala.

3. Članovi Zajedničkog poduzeća su Euratom koji predstavlja Europska

komisija, države članice Euratoma i druge države koje su sklopile sporazume o

suradnji s Euroatomom u području kontrolirane nuklearne fuzije i koje su

izrazile želju za članstvom (na dan 31. prosinca 2013.: Švicarska). 1 ITER: međunarodni termonuklearni eksperimentalni reaktor (engl. International

Thermonuclear Experimental Reactor).

2 Odluka Vijeća br. 2007/198/Euratom od 27. ožujka 2007. o osnivanju Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije i davanju povlastica tom poduzeću (SL L 90, 30.3.2007., str. 58.).

3 Prilog ukratko prikazuje nadležnosti, djelovanje i raspoložive resurse Zajedničkog poduzeća. Priložen je kao izvor informacija.

4 Međunarodna organizacija za energiju fuzije ITER osnovana je u listopadu 2007. godine na početno razdoblje od 35 godina radi provedbe projekta ITER čiji je cilj dokazati znanstvenu i tehnološku izvedivost energije fuzije. Članovi su Euratom, Narodna Republika Kina, Republika Indija, Japan, Republika Koreja, Ruska Federacija i Sjedinjene Američke Države.

4


4. Revizijski pristup Suda obuhvaća analitičke revizijske postupke, ispitivanje

transakcija na razini Zajedničkog poduzeća i procjenu ključnih kontrola

nadzornih i kontrolnih sustava. Tome se (po potrebi) pridodaju i dokazi

prikupljeni radom ostalih revizora i analizom jamstava uprave.

INFORMACIJE NA KOJIMA SE TEMELJI JAMSTVENA IZJAVA

5. U skladu s odredbama članka 287. Ugovora o funkcioniranju Europske

unije (UFEU), Sud je proveo reviziju:

JAMSTVENA IZJAVA

(a) godišnje računovodstvene dokumentacije Zajedničkog poduzeća za ITER

i razvoj energije fuzije, koja se sastoji od financijskih izvještaja5 i izvješća

o izvršenju proračuna6

(b) zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s tom računovodstvenom

dokumentacijom.

za financijsku godinu koja je završila

31. prosinca 2013., te

Odgovornost uprave

6. U skladu s člankom 39. i 50. Uredbe Komisije (EZ, Euratom)

br. 1271/20137

(a) Odgovornosti uprave u vezi s godišnjom računovodstvenom

dokumentacijom Zajedničkog poduzeća uključuju izradu, provedbu i

uprava je odgovorna za pripremu i pošteno prikazivanje

godišnje računovodstvene dokumentacije Zajedničkog poduzeća te za

zakonitost i pravilnost povezanih transakcija

5 Oni obuhvaćaju bilancu i izvještaj o poslovnom rezultatu, tablicu novčanog toka,

izvještaj o promjenama u neto imovini te kratki prikaz važnih računovodstvenih politika, kao i druga pojašnjenja.

6 Ona obuhvaćaju izvješća o izvršenju proračuna, kratki prikaz proračunskih načela, kao i druga pojašnjenja.

7 SL L 328, 7.12.2013, str. 42.

5


održavanje sustava unutarnje kontrole koji je važan za pripremu i pošteno

prikazivanje financijskih izvještaja u kojima nema značajnog pogrešnog

prikazivanja zbog prijevare ili pogreške; odabir i primjenu prikladnih

računovodstvenih politika na temelju računovodstvenih pravila koja je

usvojio Komisijin računovodstveni službenik8

(b) Odgovornosti uprave u vezi sa zakonitošću i pravilnošću povezanih

transakcija te usklađenošću s načelom dobrog financijskog upravljanja

uključuju izradu, provedbu i održavanje djelotvornog i učinkovitog sustava

unutarnje kontrole koji obuhvaća primjereni nadzor i prikladne mjere za

sprječavanje nepravilnosti i prijevara te, po potrebi, pravne postupke za

povrat pogrešno isplaćenih ili korištenih sredstava.

; te razumne

računovodstvene procjene u danim okolnostima. Direktor odobrava

godišnju računovodstvenu dokumentaciju Zajedničkog poduzeća nakon

što ju je računovodstveni službenik Zajedničkog poduzeća pripremio na

temelju dostupnih informacija i sastavio bilješku kao prilog

računovodstvenoj dokumentaciji u kojoj između ostalog izjavljuje da ima

razumno jamstvo da ona predstavlja istinit i pošten prikaz financijskog

stanja Zajedničkog poduzeća u svim značajnim aspektima.

Odgovornost revizora

7. Sud je odgovoran da na temelju svojih revizija Europskom parlamentu i

Vijeću9

8 Računovodstvena pravila koja je usvojio Komisijin računovodstveni službenik

proizlaze iz međunarodnih računovodstvenih standarda za javni sektor (IPSAS) koje je izdala Međunarodna federacija računovođa, odnosno iz međunarodnih računovodstvenih standarda (IAS) / međunarodnih standarda financijskog izvještavanja (IFRS) koje je izdao Odbor za međunarodne računovodstvene standarde.

osigura jamstvenu izjavu o pouzdanosti godišnje računovodstvene

dokumentacije te o zakonitosti i pravilnosti povezanih transakcija. Sud provodi

reviziju u skladu s međunarodnim revizijskim standardima i etičkim kodeksom

9 Članak 107. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 1271/2013 (SL L 328, 7.12.2013., str. 42.).

6


IFAC-a te međunarodnim standardima vrhovnih revizijskih institucija

INTOSAI-ja. Prema tim standardima, Sud je dužan isplanirati i provesti reviziju

tako da osigura razumno jamstvo o tome ima li u godišnjoj računovodstvenoj

dokumentaciji Zajedničkog poduzeća značajnog pogrešnog prikazivanja i jesu li

povezane transakcije zakonite i pravilne.

8. Revizija uključuje postupke kojima se prikupljaju revizijski dokazi o

iznosima i iskazima u računovodstvenoj dokumentaciji te o zakonitosti i

pravilnosti povezanih transakcija. Odabir postupaka ovisi o prosudbi revizora

koja se temelji na procjeni rizika od značajnog pogrešnog prikazivanja u

računovodstvenoj dokumentaciji i od značajne neusklađenosti povezanih

transakcija s uvjetima iz pravnog okvira Europske unije do koje je došlo zbog

prijevare ili pogreške. Pri procjeni tih rizika revizor uzima u obzir postupke

unutarnje kontrole koji su važni za pripremu i pošteno prikazivanje

računovodstvene dokumentacije, kao i nadzorne i kontrolne sustave koji su

uspostavljeni kako bi osigurali zakonitost i pravilnost povezanih transakcija te

zatim izrađuje odgovarajuće revizijske postupke u danim okolnostima. Revizija

uključuje i evaluaciju primjerenosti računovodstvenih politika, osnovanosti

računovodstvenih procjena te sveukupnog prikaza računovodstvene

dokumentacije.

9. Sud prikupljene revizijske dokaze smatra dostatnima i prikladnima da budu

osnova za mišljenja iznesena u nastavku.

Mišljenje o pouzdanosti računovodstvene dokumentacije

10. Prema mišljenju Suda, godišnja računovodstvena dokumentacija

Zajedničkog poduzeća u svim značajnim aspektima pošteno prikazuje

financijsko stanje Zajedničkog poduzeća na dan 31. prosinca 2013. te rezultate

poslovanja i novčane tokove za tu dovršenu godinu, u skladu s odredbama

njegovih financijskih pravila i računovodstvenim pravilima koja je usvojio

Komisijin računovodstveni službenik.

7


Mišljenje o zakonitosti i pravilnosti transakcija povezanih s računovodstvenom dokumentacijom

11. Prema mišljenju Suda, transakcije povezane s godišnjom

računovodstvenom dokumentacijom za godinu koja je završila

31. prosinca 2012. zakonite su i pravilne u svim značajnim aspektima.

Posebna napomena

12. Ne dovodeći u pitanje mišljenja izražena u odlomcima 10. i 11., Sud skreće

pozornost na sljedeće pitanje. U zaključcima Vijeća usvojenim

7. srpnja 2010. 10 odobreno je 6,6 milijardi eura (u vrijednostima iz

2008. godine) za doprinos Zajedničkog poduzeća u fazi izgradnje projekta

ITER. Navedeni iznos, kojim su udvostručeni početni proračunski troškovi za tu

projektnu fazu, nije obuhvaćao iznos od 663 milijuna eura koji je 2010. godine

Europska komisija predložila za pokrivanje mogućih nepredviđenih izdataka11

13. Iznos doprinosa Zajedničkog poduzeća u fazi izgradnje projekta ITER

izložen je znatnim rizicima od povećanja, poglavito zbog promjene opsega

krajnjih rezultata projekata i zbog trenutnog plana koji se smatra

neostvarivim

.

12

10 Zaključci Vijeća o statusu ITER-a od 7. srpnja 2010. (Ref. br. 11902/10).

. U studenome 2013. godine Zajedničko poduzeće procijenilo je

11 Komunikacija Komisije Europskom parlamentu i Vijeću od 4. svibnja 2010. o stanju projekta ITER i mogućim budućim koracima (COM(2010)226 final).

12 Zaključci Službe Europske komisije za unutarnju reviziju u vezi s postupkom natjecateljskog dijaloga za nabavu ugovora 03 (u vezi sa zgradama za tokamak). Vidjeti i opažanja iz izvješća „Potential for Reorganization within the ITER project” (Mogućnosti reorganizacije u okviru projekta ITER) koje je na zahtjev Europskog parlamenta sastavio Ernst & Young, u vezi sa znatnim rizikom za doprinos Zajedničkog poduzeća projektu s obzirom na trenutne razine nepredviđenih izdataka (http://www.europarl.europa.eu/meetdocs/2009_2014/documents/cont/dv/study_geier/study_geieren.pdf); te Komunikaciju Komisije Vijeću Europske unije od 14. veljače 2013. (5852/13 RECH 21 ATO 19) u kojoj se upozorava na postojeću zabrinutost u vezi s napretkom projekta, osobito u pogledu ograničavanja troškova i odstupanju od plana.

http://www.europarl.europa.eu/meetdocs/2009_2014/documents/cont/dv/study_geier/study_geieren.pdf�

http://www.europarl.europa.eu/meetdocs/2009_2014/documents/cont/dv/study_geier/study_geieren.pdf�

8


da nedostatak („nepovoljni nepredviđeni izdatci”) do završetka projektne faze

izgradnje iznosi 290 milijuna eura13

14. U vezi s navedenim rizicima, Zajedničko poduzeće još nije uvelo sustav na

razini ugovora za redovno praćenje odstupanja troškova te još nije ažuriralo

vrednovanje doprinosa Zajedničkog poduzeća projektu ITER nakon završetka

faze izgradnje

. U trenutku revizije (u travnju

2014. godine), Zajedničko poduzeće procijenilo je da će projektna faza

izgradnje kasniti barem 30 mjeseci.

14

15. Primjedbe u nastavku ne dovode u pitanje mišljenje Suda.

.

Financijsko izvještavanje

PRIMJEDBE O PRORAČUNSKOM I FINANCIJSKOM UPRAVLJANJU

16. U bilješkama uz financijske izvještaje, tablica i informacije navedene pod

naslovom 4.3.1.1. „Postupci nabave za ITER s Međunarodnom organizacijom

za ITER“ prikazani su zaključeni ugovori o nabavi (3. stupac) i dosad pripisani

postupci nabave (4. stupac). Međutim, u tablici se ne prikazuje stupanj

napretka trenutnih radova i navodi tek ograničena procjena napretka trenutnih

radova. Ove su informacije ključne za razumijevanje faze napretka aktivnosti

koje je Zajedničko poduzeće dosad provelo u vezi s postupcima nabave

zaključenim s Međunarodnom organizacijom za ITER.

13 To predstavlja odstupanje od 4,39 % u odnosu na iznos koji je Vijeće odobrilo

2010. godine (izvješće Europskom vijeću za konkurentnost o napretku u području energije fuzije iz studenoga 2013. godine).

14 Okvirni iznos ukupnih sredstava koja se smatraju potrebnima za Zajedničko poduzeće za 35 godina postojanja utvrđen je, u skladu s člankom 4. stavkom 1. Odluke Vijeća o osnivanju Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj energije fuzije, i određen na 9 653 milijuna eura. Samo za doprinos Zajedničkog poduzeća u projektnoj fazi izgradnje, koji je u početku procijenjen na 2,7 milijardi eura, izvršena je izmjena 2008. godine koja je dovela do udvostručenja početne procjene.

9


Izvršenje proračuna

17. Završni proračun za 2013. godinu dostupan za izvršenje uključivao je

1 297 milijuna eura odobrenih sredstava za obveze i 432,4 milijuna eura

odobrenih sredstava za plaćanja. Stope iskorištenosti za odobrena sredstva za

obveze i plaćanja iznosila su redom 100 % i 89,8 %. No stopa izvršenja za

odobrena sredstva za plaćanja u odnosu na početni proračun za 2013. godinu

iznosila je samo 57,8 %15. U pogledu odobrenih sredstava za obveze, od

1 254 milijuna eura raspoloživih za operativne aktivnosti, 61,7 % izvršeno je u

obliku izravnih pojedinačnih obveza, dok je preostalih 38,3 % izvršeno u obliku

ukupnih obveza.

18. Revizorski sud već je izvješćivao o tome da unutarnji kontrolni sustavi

Zajedničkog poduzeća nisu bili u potpunosti uspostavljeni. Iako je u

2013. godini ostvaren znatan napredak, potrebno je poduzeti još neke mjere:

PRIMJEDBE O KLJUČNIM KONTROLAMA NADZORNIH I KONTROLNIH SUSTAVA ZAJEDNIČKOG PODUZEĆA

- zahvaljujući postupku provedenom 2013. godine radi ažuriranja

procjene troškova doprinosa EU-a projektnoj fazi izgradnje, postupak

za upravljanje procjenom troškova na razini sustava sada je

uspostavljen. Međutim, potreban je dodatan rad na razvoju postupka

za upravljanje procjenom troškova na razini ugovora16

15 Početni proračun raspoloživ za odobrena sredstva za plaćanja i usvojen

11. prosinca 2012. iznosio je 677,2 milijuna eura. Zatim je izmjenama proračuna od 27. lipnja i 10. prosinca 2013. smanjen na 432,4 milijuna eura, poglavito zbog kašnjenja u provedbi aktivnosti u vezi s proračunskim poglavljem za izgradnju ITER-a.

16 Dok se taj postupak ne uspostavi, lokalni integrirani portal za izvješćivanje (DWH) ne može pružiti djelotvornu usklađenost računovodstvenog sustava i sustava za upravljanje projektima. Stoga ne pruža potrebne informacije za redovno praćenje odstupanja troškova (vidjeti i fusnotu 12. izvješća Suda za 2012. godinu).

10


- revizijski rezultati koji su nastali nakon provedbe sveobuhvatne

strategije kontrole i praćenja za bespovratna sredstva i operativne

ugovore17

- uz iznimku akcijskog plana koji je usvojen kao odgovor na unutarnju

reviziju upravljanja ugovorima sa stručnjacima, ostali akcijski planovi

koje je Zajedničko poduzeće usvojilo kao odgovor na unutarnje

revizije

nisu bili dostupni u trenutku revizije

18

- sustavom za upravljanje korporativnim rizikom u 2013. godini nisu

utvrđeni novi rizici. Kada je riječ o mjerama koje su usvojene kao

odgovor na prethodno utvrđene glavne rizike

u trenutku revizije još nisu bili u potpunosti provedeni. Služba

Europske komisije za unutarnju reviziju provela je pregled postupka

natjecateljskog dijaloga za nabavu tzv. ugovora 03 (odnosi se na

izgradnju zgrada za tokamak) te je na temelju tog pregleda zaključeno

da je ostvaren napredak u pogledu primjene osnovnih načela javne

nabave, ali se i i istaknulo da je revidirani ugovor sadržavao znatne

nejasnoće u pogledu troškova, pretežno povezanih s mogućim

razvojem izrade i planiranja projekta ITER. U pregledu se navodi i da

znatan dio zatraženih ulaznih podataka koje je Organizacija za ITER

trebala dostaviti Zajedničkom poduzeću kako bi ga ono upotrijebilo i za

sastavljanje tehničkih specifikacija nije bio pravodobno dostupan

19

17 Odlomci 15. i 23. izvješća Suda za 2012. godinu.

, do studenoga

18 Akcijski planovi nakon unutarnjih revizija financijskih tokova, upravljanja bespovratnim sredstvima, ugovora sa stručnjacima, operativnih aktivnosti prije nabave, nabave u području zgrada ITER-a, odabira i zapošljavanja te pregleda natjecateljskog dijaloga za nabavu tzv. ugovora 03 (koji se odnosi na zgrade za tokamak). Izvješća o unutarnjoj reviziji u vezi s proračunskim postupkom Zajedničkog poduzeća (godišnji plan revizija Odjela za unutarnju reviziju za 2012. godinu) i praćenjem provedbe ugovora u području zgrada ITER-a (godišnji plan revizija Odjela za unutarnju reviziju za 2013. godinu) još uvijek nisu bila dostupna u trenutku kad je Sud provodio reviziju.

19 Sustav upravljanja korporativnim rizicima predstavljen je upravnom odboru u srpnju 2012. godine.

11


2013. godine 12 ih je bilo provedeno, 19 je bilo u tijeku, dok provedba

njih 6 još nije bila ni započeta20

Operativna nabava i bespovratna sredstva

.

19. Pregovarački postupci činili su 44 % od ukupno 41 operativnog postupka

javne nabave pokrenutog u 2013. godini (40 % u 2012. godini). Zajedničko

poduzeće mora povećati konkurenciju u postupcima javne nabave i smanjiti

uporabu pregovaračkih postupaka. U vezi s bespovratnim sredstvima,

prosječan broj zaprimljenih prijedloga bio je tek jedan po pozivu.

20. Revizija je provedena nad pet operativnih postupaka nabave. Utvrđeni su

sljedeći nedostatci:

- u jednom postupku nabave Zajedničko poduzeće nije objavilo

prethodnu obavijest za natječaj u svrhu povećanja vidljivosti i

konkurencije

- u jednom postupku nabave došlo je do povećanja od 32 % u odnosu

na početnu procjenu troškova. Zbog prirode raspoloživih informacija u

dokumentaciji21

20 Neki od glavnih rizika koje je Zajedničko poduzeće kategoriziralo kao vrlo visoke

imali su poseban učinak na izvršenje proračuna za 2013. godinu, i to u sljedećem obliku: slabo izvršenje proračuna za odobrena sredstva za plaćanja u odnosu na početni plan; nedostatak konkurencije ili vrlo slaba konkurencija za određene operativne postupke i za bespovratna sredstva; nejasnoće u pogledu konačnog opsega postupaka nabave tijekom utvrđivanja tehničkih specifikacija za postupke nabave ili tijekom provedbe ugovora; kašnjenja povezana sa zaprimanjem tehničkih podataka koje dostavlja Organizacija za ITER tijekom provedbe postupaka nabave.

, u dvama drugim postupcima nabave bilo je zahtjevno

21 To je bilo osobito važno za stavku 04 iz ponude u vezi s dobavljanjem i postavljanjem postrojena za tokamak i okolnih zgrada. Početni procijenjeni troškovi u vrijednostima iz 2008. godine iznosili su 186,6 milijuna eura. Vrijednost potpisanog ugovora iznosila je 537,3 milijuna eura. Do razlike je djelomično došlo zbog zahtjeva Organizacije za ITER za znatnim izmjenama nacrta, dodatnih stavki i nepredviđenih izdataka, povećanja opsega radova te prijenosa aktivnosti iz ostalih ugovora.

12


uskladiti razlike između konačne vrijednosti ugovora i početne

procijenjene vrijednosti,

- u jednom postupku nabave Zajedničko poduzeće nije imalo jasne

smjernice i postupke kako bi osiguralo da je Zajedničko poduzeće

jednoobrazno i sustavno pregledalo te službeno prihvatilo isporučene

proizvode trećih strana koji su upotrijebljeni kao ulazni dokumenti za

natječajne postupke22

- u jednom postupku nabave izmjenama izvornih ugovora vrijednost

ugovora povećana je za 15 % u odnosu na početni iznos. Dostupne

informacije iz dokumentacije nisu bile dostatne da bi se moglo zaključiti

da je procjena značajnosti izmjena provedena u skladu s unutarnjim

postupcima Zajedničkog poduzeća

23

- Zajedničko poduzeće nije osmislilo postupak za svoje osoblje koje

sudjeluje u provedbi natječaja; u dvama postupcima nabave, tijelo za

imenovanja stoga nije službeno imenovalo osoblje Zajedničkog

poduzeća koje na zahtjev odbora za ocjenu ponuda pruža tehničke

savjete tijekom ocjene ponuda, ni kao članove odbora za ocjenu

ponuda ni kao stručnjake koji odboru pružaju tehničke savjete

24

22 Ovo je opažanje već iznijela i Služba Europske komisije za unutarnju reviziju u

izvješću o ugovoru 03 (postupak natjecateljskog dijaloga za zgrade za tokamak).

; u

jednom postupku nabave dužnosnik za ovjeravanje imenovao je

skupinu za dijalog s odabranim kandidatima nakon poziva na iskaz

interesa. Međutim, nije postojao formalni mandat te skupine kojim bi

23 Dostupne informacije nisu sadržavale formalne odluke o tome jesu li izmjene kategorizirane kao neznačajne i koje je opravdanje za to.

24 Međutim, svi uključeni članovi osoblja potpisali su izjave o tajnosti te o nepostojanju sukoba interesa.

13


bila utvrđena strategija dijaloga, ciljevi koje treba ostvariti te tehnički,

financijski i ugovorni parametri za pregovore25

- u jednom drugom postupku, faza dijaloga završila je četiri mjeseca

kasnije nego je planirano te su konačni uvjeti ugovora i ažurirana

tehnička verzija tehničkih specifikacija poslani tek u veljači

2013. godine. Rok za slanje konačnih ponuda bio je travanj

2013. godine (a u početku je plan bio listopad 2012. godine). Ugovor je

potpisan četiri mjeseca nakon datuma koji je bio cilj.

Sveobuhvatna kontrola i praćenje ugovora povezanih s operativnom nabavom i bespovratnim sredstvima

21. Zajedničko poduzeće ima sustav za provođenje revizija26 na razini

ugovaratelja radi provjere usklađenosti s obvezama jamstva kvalitete27

22. Rezultati ex post revizija bespovratnih sredstava te financijskih provjera i

provjera usklađenosti provedbe ugovora koje su izvršene na temelju provedbe

sveukupne strategije praćenja i kontrole nisu bili dostupni u trenutku kada je

Sud proveo reviziju (travanj 2014.).

.

25 Ovo je opažanje već iznijela i Služba Europske komisije za unutarnju reviziju u

izvješću o ugovoru 03 (postupak natjecateljskog dijaloga za zgrade za tokamak).

26 Od 26 revizija kvalitete provedenih tijekom 2013. godine, 22 su bile zaključene do travnja 2014. godine. Revizijama je utvrđeno 35 slučajeva neusklađenosti s postupcima i 201 područje koja je potrebno poboljšati.

27 Revizijama su obuhvaćeni plan kvalitete, slučajevi neusklađenosti, kontrola kupnje i upravljanje podugovaranjem, upravljanje dokumentima i podatcima, upravljanje promjenama i odstupanjima, plan kontrole kvalitete građevinskih radova, detaljni projektni raspored, upravljanje rizicima povezanim s ugovorima te plan kontrole kvalitete tehničkih radova.

14


Kasno plaćanje članskog doprinosa

DRUGA PITANJA

23. Sedam članova kasnilo je s plaćanjem godišnjeg članskog doprinosa28

Pravni okvir

za

2013. godinu ukupne vrijednosti od 2,2 milijuna eura u rasponu od tri do

četrdeset osam dana.

24. Nova Financijska uredba koja se primjenjuje na opći proračun Unije29

usvojena je 25. listopada 2012., a stupila je na snagu 1. siječnja 201330.

Međutim, okvirna financijska uredba za tijela31

Prava intelektualnog vlasništva i industrijska politika

navedena u članku 208. nove

Financijske uredbe stupila je na snagu 8. prosinca 2013. Financijska pravila

Zajedničkog poduzeća još uvijek nisu izmijenjena kako bi se te promjene uzele

u obzir.

25. Upravni odbor Zajedničkog poduzeća je 27. lipnja 2013. usvojio Odluku o

provedbi industrijske politike o energiji fuzije i politike o pravima intelektualnog

vlasništva te širenju informacija. Međutim, Zajedničko poduzeće još uvijek treba

usvojiti i provesti posebne mjere za ublažavanje određenih rizika u vezi sa

zaštitom prava intelektualnog vlasništva i širenjem rezultata istraživanja.

26. Zajedničko poduzeće nudi ugovarateljima isključiva prava na iskorištavanje

intelektualnog vlasništva koje proizvedu u područjima izvan područja fuzije te

28 Doprinosi svih članova osim Europske komisije i Francuske kao države domaćina.

29 Uredba (EU, Euratom) br. 966/2012 Europskog parlamenta i Vijeća od 25. listopada 2012. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije i o stavljanju izvan snage Uredbe Vijeća (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298, 26.10.2012., str. 1.).

30 Članak 214. Uredbe br. 966/2012 s navedenim iznimkama.

31 SL L 38, 7.2.2014, str. 2.

15


neisključiva prava u području fuzije. Zajedničko poduzeće zbog navedenoga

može biti izloženo riziku u pogledu obveze da Zajedničko poduzeće zadrži

pravo na pristup cjelokupnim pravima intelektualnog vlasništva (postojećem i

novostečenom znanju) uključenim u europske doprinose u naravi te da po

potrebi može prebaciti to pravo na pristup na Organizaciju za ITER.

27. Zajedničko poduzeće trebalo bi pratiti primjenjuju li ugovaratelji ugovornu

odredbu kojom se obvezuju na suzdržanost u pogledu objavljivanja rezultata

istraživanja prije donošenja odluke o njihovoj mogućoj zaštiti.

Sukobi interesa

28. Zajedničko poduzeće usvojilo je posebna pravila za sprječavanje mogućih

sukoba interesa članova upravnog odbora, izvršnog odbora, revizorskog

odbora i stručnjaka. Međutim, još uvijek treba usvojiti pravila o članovima

osoblja te uspostaviti bazu podataka općih izjava o interesima.

Godišnje izvješće o radu

29. Predsjednik upravnog odbora u godišnjem izvješću o radu za 2013. godinu

upućuje na kašnjenja projekata i na potrebu smanjenja troškova; u istom

izvješću, izvršni direktor upućuje na rizike povezane s mogućim proračunskim

manjkom do 2020. godine, uglavnom zbog povećanja opsega u vezi sa

zgradama ITER-a i trenutnog rasporeda koji je u postupku izmjene (vidjeti

posebnu napomenu u odlomcima 12. do 14.).

30. U jamstvenoj izjavi izvršnog direktora upućuje se na postignuti napredak u

2013. godini na razini sveukupnog kontrolnog okruženja Zajedničkog

poduzeća, iako se navodi da pojedini dijelovi još nisu potpuno sazrjeli (vidjeti

odlomak 18.).

16


Praćenje poduzetih mjera u vezi s prethodnim opažanjima

Sporazum s državom domaćinom

31. U skladu sa sporazumom s državom domaćinom zaključenim s

Kraljevinom Španjolskom 28. lipnja 2007., Zajedničko poduzeće trebalo je

dobiti na raspolaganje stalne prostorije do lipnja 2010. godine. U vrijeme

provedbe revizije (travanj 2014.), to se još nije bilo dogodilo.

Pravila za provedbu Pravilnika o osoblju

32. Zajedničko poduzeće još nije usvojilo pravila za provedbu32

Pravilnika o

osoblju.

IV. sudsko vijeće, kojim predsjeda član Revizorskog suda gospodin

Milan Martin CVIKL, usvojilo je ovo izvješće na sastanku održanom u

Luxembourgu 21. listopada 2014.

Za Revizorski sud

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Predsjednik

32 Između ostalog, radi se o pravilima o zapošljavanju privremenog osoblja,

kategorizaciji prema razredima i stupnjevima, nepunom radnom vremenu, ocjenjivanju ravnatelja i izmijenjenim odredbama o obiteljskom dopustu, roditeljskom dopustu i mirovinskim pravima.

1


Europsko zajedničko poduzeće za ITER i razvoj energije fuzije (Barcelona)

PRILOG

Nadležnosti i djelovanje

Područja nadležnosti Europske unije sukladno Ugovoru

(članci 45. i 49. Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju)

Poglavlje 5. o „zajedničkim poduzećima” Ugovora o osnivanju Europske zajednice za atomsku energiju, te osobito:

Članak 45.

„Poduzeća koja su od temeljne važnosti za razvoj nuklearne industrije u Zajednici mogu se osnovati kao zajednička poduzeća u smislu ovog Ugovora sukladno odredbama sljedećih članaka...”

Članak 49.

„Zajednička se poduzeća osnivaju odlukom Vijeća. Svako zajedničko poduzeće ima pravnu osobnost.”

Nadležnosti Zajedničkog poduzeća

(Odluka Vijeća 2007/198/Euratom)

Ciljevi

– osiguravanje doprinosa Europske zajednice za atomsku energiju (Euratom) Međunarodnoj organizaciji za energiju fuzije ITER

– osiguravanje doprinosa Euratoma aktivnostima šireg pristupa s Japanom za brže ostvarivanje energije fuzije

– priprema i koordinacija programa aktivnosti za pripremu izgradnje pokusnih fuzijskih reaktora i povezanih postrojenja uključujući i Međunarodno postrojenje za ozračivanje fuzijskih materijala (IFMIF).

Zadaće

– nadgledanje priprema lokacije projekta ITER

– osiguravanje građevinskih komponenti, opreme, materijala i drugih resursa Organizaciji za ITER

– upravljanje ugovorima o nabavi za Organizaciju za ITER te, posebno, povezanim postupcima osiguranja kvalitete

– priprema i koordinacija sudjelovanja Euratoma u znanstvenom i tehničkom iskorištavanju projekta ITER

– koordinacija aktivnosti znanstvenog i tehnološkog istraživanja i razvoja za potrebe potpore doprinosima Euratoma Organizaciji za ITER

− – osiguravanje financijskih doprinosa Euratoma Organizaciji za ITER

− – osiguravanje dostupnosti ljudskih resursa Organizaciji za ITER

− – suradnja s Organizacijom za ITER i poduzimanje svih drugih aktivnosti s ciljem provedbe Sporazuma o ITER-u

Upravljanje Upravni odbor, direktor i druga tijela

Upravni odbor odgovoran je za nadzor nad Zajedničkim poduzećem u pogledu ostvarivanja njegovih ciljeva te osigurava blisku suradnju između Zajedničkog poduzeća i njegovih članova u provedbi njegovih aktivnosti. Zajedno s upravnim odborom i direktorom, koji je glavni izvršni direktor odgovoran za svakodnevno upravljanje Zajedničkim poduzećem i njegov pravni zastupnik, Zajedničko poduzeće ima nekoliko tijela:

ured upravnog odbora, povjerenstvo za tehničko savjetovanje, izvršni odbor, administrativni i financijski odbor, revizorski odbor.

Unutarnji revizor: Odjel za unutarnju reviziju i Služba Europske komisije za unutarnju reviziju od 1. siječnja 2012.

Vanjski revizor: Europski revizorski sud.

2


Tijelo zaduženo za davanje razrješnice: Europski parlament na preporuku Vijeća.

Sredstva stavljena na raspolaganje Zajedničkom poduzeću u 2013.

Proračun

431,6 milijuna eura završnih prihoda (odobrena sredstva za plaćanja), od čega je 69 % iz doprinosa Zajednice.

Osoblje na dan 31. prosinca 2013.

262 radna mjesta za dužnosnike EU-a i privremeno osoblje, kako je predviđeno planom radnih mjesta, od čega su popunjena 234 mjesta

142 popunjenih radnih mjesta za ugovorno osoblje.

Aktivnosti i usluge u 2013.

Za detaljne informacije o djelatnostima i uslugama pruženima 2013. godine posjetite internetske stranice Zajedničkog poduzeća na

Izvor: Europsko zajedničko poduzeće za ITER i razvoj energije fuzije.

http://www.fusionforenergy.europa.eu/

Odgovori Zajedničkog poduzeća na završno izvješće Europskog revizorskog suda u pogledu izvještavanja o financijskoj dokumentaciji Europskog zajedničkog poduzeća za ITER i razvoj fuzijske energije za financijsku godinu 2013. St. Primjedbe Zajedničkog poduzeća 16. Navedene tablice prikazuju kreditna sredstva koja Zajedničko poduzeće dobiva na temelju postignutih

ključnih točaka Programa dodjele kreditnih sredstava (eng. Credit Allocation Scheme, CAS) dogovorenih s međunarodnom organizacijom ITER na putu do obavljanja određene nabave. Međunarodna organizacija ITER službeno priznaje samo to što se tiče napretka. Međutim profil ključnih točaka CAS-a ne prikazuje ispravno stvarni napredak radova (tj. vrijednost ključnih točaka CAS-a bila je na svom vrhuncu pred kraj nabave pa je priznanje putem kreditnih sredstava iskrivljeno). Zajedničko poduzeće je 2014. godine započelo sa zahtijevanim aktivnostima na uspostavi izvještavanja o ostvarenoj vrijednosti koje će mu omogućiti pružanje pravih informacija o napretku poslova. Valja napomenuti da Zajedničko poduzeće svake godine sastavlja godišnji izvještaj o napretku koji zajedno s godišnjim izvješćem o aktivnostima Zajedničkog poduzeća pruža dodatne informacije u smislu cjelokupnog napretka europskog doprinosa projektu ITER. Nadalje, Zajedničko poduzeće je u godišnja izvješća za 2013. godinu uključilo grubu preliminarnu procjenu postotka dovršenih radova na temelju iznosa troškova vezanih uz postupke nabave nastalih do danas i usporedilo ih sa procijenjenom vrijednošću doprinosa u naravi projektu.

17. U pogledu stope izvršenja za odobrena sredstva za plaćanja projekt ITER je suočen s daljnjim

odstupanjem od rasporeda s posljedičnim kašnjenjem u potpisivanju važnih ugovora, što je onemogućilo izvršenje planiranog predfinanciranja. Glavni razlozi su ti što je Međunarodna organizacija ITER kasnila s dostavom podataka i pregovori s tvrtkama koji su trajali dulje nego što je planirano kako bi se smanjili troškovi zbog bolje racionalizacije troškova.

18. Značajan napredak postignut je tijekom 2013. godine u sustavu unutarnje kontrole i poduzeti su daljnji

koraci za pojačanje okruženja za unutarnju kontrolu Zajedničkog poduzeća. Kako je detaljnije objašnjeno u nastavku, provedba aktivnosti koje je utvrdio revizor već je uznapredovala:

Procjene troškova

Zajedničko poduzeće je sastavilo izvješće o temeljnim troškovima na razini 4 (Sporazum o nabavi - PA razina) strukture podjele posla (eng. Work Breakdown Structure (WBS)) i o preliminarnoj procjeni na završetku (eng. Estimate at Completion (EAC)) također na razini WBS-L4 uzimajući u obzir trenutno dostupne projektne podatke. Podaci će se ažurirati, posebno kada se završi realna provedba rasporeda na razini projekta. Pristup odozgo prema dolje (eng. top-down approach) pri izvršenju troškova kojeg je usvojilo Zajedničko poduzeće sada organizaciji dozvoljava širenje izvršenja troškova na razinu WBS-L6 (razina ugovaranja). Provedba je dugotrajna i zahtijeva vremena također zbog potrebe stalnog pročišćavanja već dobivenih informacija uzimajući u obzir procjenu projekta. To će omogućiti organizaciji detaljniju bazu za analizu troškova iako podaci koji su već dostupni na razini WBS-L4 omogućavaju dobru razinu praćenja i racionalizaciju troškova o čemu se godišnje izvještava Europsko vijeće putem Izvješća o napretku Zajedničkog poduzeća.

Rezultati revizije

Vidjeti naš odgovor u stavku 22.

Akcijski planovi

Cjelokupni status provedbe značajno se poboljšao od sastanka Revizorskog vijeća u studenome 2013. godine i sada je 80 % (informacije dane Revizorskom vijeću u svibnju 2014. godine). Ne uzimajući u obzir 2 najnovija revizorska izvješća izdana pri kraju 2013. godine (Odabir i zapošljavanje te Revizija postupka natjecateljskog dijaloga za javnu nabavu pod brojem 03 – TB03), stopa provedbe je 89 %. Akcijski planovi u vezi s revizijom financijskih tokova, upravljanja bespovratnim sredstvima i ugovorima sa stručnjacima provedeni su u potpunosti.

Korporativni rizik

Zajedničko poduzeće predstavilo je ažurirani sustav upravljanja rizikom Revizorskom vijeću u svibnju 2014. Potrebno je napomenuti da se zbog nedostatka resursa Upravni odbor složio da će Zajedničko poduzeće redovito i detaljno pratiti samo rizike kategorizirane kao vrlo visoke. Predloženi akcijski plan kao odgovor na takve rizike je prioritetan imajući u vidu da su neke aktivnosti predložene sa željom stalnih poboljšanja i možda nikada neće biti dovršene.

19. Zajedničko se poduzeće djelomično slaže s primjedbom jer je većina pregovaračkih postupaka o kojima izvještava revizor ispod praga od 50.000,00 eura navedenog u pravilima Zajedničkog poduzeća i stoga se ne može smatrati iznimkom. Nadalje, zbog njihove niske prosječne vrijednosti na pregovaračke postupke otpada 44 % godišnjih operativnih nabavnih postupaka, no manje od 15 % godišnjih obaveza zajedničkog poduzeća. U tom pogledu uporaba pregovaračkih postupaka niske vrijednosti omogućuje Zajedničkom poduzeću da usmjeri ograničena unutarnja sredstva na nabave visoke vrijednosti/visokog rizika s korisnim učinkom ublažavanja rizika. U pogledu vrlo malog broja zaprimljenih prijedloga na poziv za dodjelu bespovratnih sredstava postoje prvenstveno 2 razloga. S jedne strane je iznimno specijalistička priroda bespovratnih sredstava Zajedničkog poduzeća koje su prikladne samo za mali broj podnositelja zahtjeva iz Europe. S druge strane, činjenica da se paneuropski konzorciji nalaze iza većine prijedloga dostavljenih na pozive Zajedničkog poduzeća rezultat je uspjeha Europskog fuzijskog programa u stvaranju europskog istraživačkog prostora na području fuzije uz minimum udvostručavanja napora i usku suradnju između timova aktivnih na tom području.

20. U vezi s utvrđenim nedostacima, Zajedničko poduzeće naglašava da su mjere već poduzete kako bi se

isti otklonili, kako je navedeno u nastavku.

Korištenje prethodne obavijesti

Dokument sa smjernicama u kojem je propisana obveza objave prethodne obavijesti za ugovore visoke vrijednosti (procijenjena vrijednost ugovora iznad 10 milijuna eura) i za ugovore za koje dužnosnik za ovjeravanje smatra da ih Zajedničko poduzeće mora potpisati do rujna 2012. Postupak javne nabave o kojem govori revizor pokrenut je prije odobravanja ovog postupka.

Procjena ugovornih vrijednosti

U pogledu postupka nabave u kojem je došlo do povećanja od 32 % u odnosu na početnu procjenu troškova, Zajedničko poduzeće revizorima je dostavilo detaljno usklađivanje povećanja, prvenstveno zbog dva razloga: vrijeme koje je potrebno za obavljanje početnog opsega ponovno je procijenjeno i to je rezultiralo povećanjem vremena te je naknadno uključen dodatni opseg u ugovor. U pogledu druga dva postupka nabave svi detalji u vezi razlika u troškovima dostavljeni su revizorima. U

slučaju drugih postupaka i posebno u pogledu ugovora natječajnog postupka pod brojem 04 (TB04), Zajedničko poduzeće slaže se da je usklađivanje postalo zahtjevno na temelju dokumenata sadržanih u spisu o javnoj nabavi. To je prvenstveno rezultat prirode, složenosti i iznosa takvog ugovora, što ima za posljedicu veliku količinu dokumenata sadržanih u spisu prije nego nepostojanje ili nepotpunost informacija.

Rezultati trećih strana koji su se koristili za natječajne postupke

Kako bi osiguralo odgovarajući prihvat rezultata trećih strana koje pomažu u javnoj nabavi i osigurala dosljednost i sukladnost s regulatornim okvirom, Zajedničko poduzeće sastavit će kontrolni popis u vezi s formalnim aspektima i aspektima kvalitete koji moraju biti ispunjeni kako bi se primjereno koristili podaci trećih strana.

Izmjene ugovora

Činjenica da je dužnosnik za ovjeravanje Zajedničkog poduzeća odobrio ugovornu izmjenu bez pokretanja novog postupka javne nabave u skladu s člankom 100. stavkom 2. točkama (f) ili (g) provedbenih pravila Zajedničkog poduzeća dokazuje da se ugovorne izmjene ne smatraju značajnim. Međutim, u cilju izbjegavanja sumnji, u obrazac „Zahtjev za izmjenama” koji prati stvarni zahtjev za izmjenama ugovora upućen dužnosniku za ovjeravanje Zajedničko poduzeće uključit će i. opis povijesti ugovora s posebnim osvrtom na prethodne izmjene i ii. posebnu procjenu značajnosti predložene izmjene početnog ugovora u smislu prethodnih izmjena, ako ih ima.

Članovi osoblja koji sudjeluju u natječajnim postupcima i mandat za pregovaranje

Iako je ispravno da neki članovi osoblja daju svoje primjedbe tijekom procjene ponuda na zahtjev Odbora za procjenu bez da ih je imenovalo Tijelo za imenovanja, bilo kao članove Odbora za procjenu ili kao stručnjake koji daju savjete za pojedine aspekte ponuda, to nema negativan utjecaj. Kao što navodi Sud, svi uključeni članovi osoblja koji su potpisali izjave o povjerljivosti i nepostojanju sukoba interesa podliježu Pravilniku o osoblju i dostavili su samo činjenične primjedbe na temelju zahtjeva Odbora za procjenu. Svi su članovi osoblja identificirani u spisu o sigurnosnoj provjeri uz ugovor. Zajedničko poduzeće trenutno radi na i. postupku i obrascu u vezi angažiranja internih stručnjaka i ii. na određivanju pregovaračkog mandata kojeg dužnosnik za ovjeravanje povjerava Odboru za pregovaranje kojim bi se odredile granice koje je moguće istraživati.

Kašnjenja u zaključenju natjecateljskih dijaloga

Kao što priznaje Komisijina Služba za unutarnju reviziju (IAS) u Reviziji postupka natjecateljskog dijaloga za natječaj pod brojem 03 – TB03, Zajedničko poduzeće prvo je unutar Europskih institucija koji koristi ovakvu vrstu postupaka javne nabave što bolje odgovara zahtjevnim tržištima kao što je TB04. Kašnjenje u pogledu konačnog opsega natječajnog postupaka i objave tehničkih specifikacija nakon dovršetka pregovora odražava unutarnji zahtijevani postupak donošenja odluka s obzirom na opseg ugovora u smislu složenosti i cijene; potrebno je uzeti u obzir također da je božićna pauza uključena u tom razdoblju. Po pitanju trajanja ugovaranja, ono može biti rezultat gore navedenog, ali je općenito rezultat kašnjenja nagomilanog u vezi s drugim građevinskim ugovorima ITER.

21. Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi. 22. U slučaju bespovratnih sredstava postoje konačni rezultati revizije za 2013. godinu koji su već

provedeni. Iako se radilo o jednoj reviziji, ona je obuhvatila 21 % ukupnog iznosa doprinosa kojeg je

Zajedničko poduzeće platilo za bespovratna sredstva u razdoblju 2010.-2013. Konačno izvješće vanjske firme za reviziju priopćeno je korisniku, a rezultati su već provedeni. Po pitanju tri revizije provedene u 2014. godini, vanjska firma za reviziju ima značajne zaostatke u poslu i Zajedničko poduzeće još nije zaprimilo nikakvo izvješće (niti prethodno izvješće koje je po ugovoru trebalo dostaviti nakon završetka rada na terenu). Za ugovore javne nabave u 2013. godini IAC je procijenio financijske aspekte, te aspekte sukladnosti i kvalitete pet ugovora kojima upravlja projektni tim za izgradnju zgrada i dobavu energije. Prvi nacrt izvješća predan je direktoru 28. ožujka 2014. Nakon kontradiktornog postupka i uzimajući u obzir visoku tehničku i pravnu složenost nekih pitanja koju je ustanovio IAC, konačan nacrt predan je direktoru 30. rujna 2014. Ipak želimo napomenuti da su neki nedostaci koje je ustanovio IAC već bili otklonjeni.

23. Zajedničko poduzeće sa zadovoljstvom primjećuje napredak u plaćanju doprinosa članova na vrijeme,

usprkos situaciji na koju je upozorio Sud. To se odražava u činjenici da je od 2,2 milijuna eura ukupne vrijednosti iznosa koji je kasnio, 1,7 milijuna eura, što odgovara doprinosu 2 člana, primljeno sa samo jedan radni dan kašnjenja.

24. Zajedničko poduzeće želi naglasiti da nije bilo nepotrebnih kašnjenja. Nova Okvirna financijska uredba

stupila je na snagu 8. prosinca 2013. Zajedničko poduzeće procijenilo je promjene koje uvodi nova Okvirna financijska uredba i potrebu za odstupanjima koja su od ključne važnosti za organizaciju zbog njezinih posebnih operativnih potreba. Na temelju te procjene Zajedničko poduzeće je osmislilo i predstavilo prijedlog za izmjene/preinačenu verziju Financijske uredbe Zajedničkog poduzeća i njezina provedbena pravila s ključnim odstupanjima Upravnom odboru na sastanku u lipnju 2014., koji je podržao ključna odstupanja. Upravni odbor sastaje se dva puta godišnje i to je bio prvi sastanak nakon stupanja na snagu Okvirne financijske uredbe na koju Zajedničko poduzeće može dostaviti prijedlog za izmjene. U skladu s člankom 5. Odluke Vijeća 2007/198/Euratom, Zajedničko poduzeće sada ovisi o Komisiji koja mora dati prethodno mišljenje o Financijskoj uredbi Zajedničkog poduzeća, jer se tek nakon procjene mišljenja Komisije može dostaviti konačna verzija pravila Upravnom odboru na njegovom sljedećem sastanku u prosincu 2014.

25. Zajedničko poduzeće zamolilo je najveće moguće razumijevanje i potporu od industrije za provedbu

takve politike. Kao rezultat toga proveden je konzultantski postupak tijekom 2013. godine kako bi se dobili podaci i, tamo gdje je moguće, suglasnost industrije o nizu praktičnih rješenja. Važno je naglasiti da su pri usvajanju mjera za funkcioniranje provedbe politike o pravima intelektualnog vlasništva također usvojene i ugovorne odredbe koje će se koristiti u ugovornim aktivnostima Zajedničkog poduzeća. To je namjerno napravljeno kako bi se Zajedničkom poduzeću omogućilo da primjenjuje politiku bez potrebe za daljnjom provedbom ili regulatornim mjerama. U svakom slučaju, kako bi se olakšalo da se nova politika neometano uklopi u prakse Zajedničkog poduzeća i zajamčilo njezino poštivanje, neke su prilagodbe napravljene u procesu donošenja odluka Zajedničkog poduzeća.

26. Zajedničko poduzeće željelo bi naglasiti da je rezidualni rizik povezan s isključivim pravom na

iskorištavanje intelektualnog vlasništva izvan područja fuzije koji je ponuđen ugovarateljima učinkovito ublažen činjenicom da Zajedničko poduzeće zadržava kao nekompromisno pravilo neisključivo, prenosivo pravo korištenja proizvedenog intelektualnog vlasništva u području fuzije. Nema konflikta između isključivosti koja je dana prijavama izvan područja fuzije i dijeljenih prava za prijave u području fuzije; stoga nema dodatnih rizika na temelju te razlike. Zajedničko poduzeće posebno će se pobrinuti

da se točno odredi što spada u prijavu na području fuzije (što će minimalno uključivati sve sustave, podsustave i komponente uključene u opseg sporazuma ITER), kako bi se naspram ugovaratelja osigurala najveća moguća jasnoća i transparentnost. Osim toga, Zajedničko poduzeće smatra da takav pristup pravima intelektualnog vlasništva povećava tržišno natjecanje jer su ugovorni uvjeti atraktivniji za ugovaratelje što pridonosi racionalizaciji troškova i širenju naše prisutnosti diljem Europe.

27. Zajedničko poduzeće napominje da vlasnici imovine intelektualnog vlasništva imaju u pravilu veliki

interes osigurati da bilo koje širenje aktivnosti ne sprječava zaštitu imovine. To posebno vrijedi kad ugovaratelj ima isključiva prava na iskorištavanje u svom primarnom području poslovanja izvan područja fuzije. Mogućnost uvođenja službe praćenja koja bi pratila kršenja ugovornih uvjeta u slučaju da ugovaratelj objavi informacije bez suglasnosti ne čini se proporcionalnom veličini rezidualnog rizika i bilo bi je teško provoditi u praksi.

28. Upravni odbor usvojio je pravila o upravljanju sukobom interesa u vezi članova osoblja koja su stupila

na snagu 1. srpnja 2014. Provedbene mjere (npr. o općim izjavama o nepostojanju sukoba interesa, pravilima nakon prestanka zaposlenja) uskoro se donose. Radi se na uspostavljanju baze podataka za opće izjave o nepostojanju sukoba interesa.

29. Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi. 30. Zajedničko poduzeće nema daljnjih primjedbi. 31. Sporazum s državom domaćinom koji su 2007. godine potpisali „Fuzija za energiju” i Kraljevina

Španjolska doista predviđa da Španjolska Zajedničkom poduzeću treba omogućiti stalan prostor i to najkasnije tri godine nakon potpisivanja sporazuma. Sporazumom je također predviđeno da u međuvremenu, a prije nego što stalan prostor bude dostupan, Španjolska treba omogućiti privremeni prostor. Kako Španjolska još nije omogućila stalan prostor predviđen u Sporazumu s državom domaćinom i odbila je omogućiti dodatan prostor u privremenom prostoru, pitanje je upućeno Upravnom odboru u prosincu 2013. U svojim zaključcima, Upravni odbor Zajedničkog poduzeća:

• priznao je tešku situaciju s kojom se suočava Zajedničko poduzeće i njegovo osoblje u trenutačnom privremenom prostoru i važnost da Zajedničko poduzeće ima na raspolaganju vlastitu stalnu zgradu zbog svog razvoja i neometanog djelovanja.

• zatražio je od Španjolske da ispuni obveze utvrđene u Sporazumu s državom domaćinom da osigura stalan prostor za Zajedničko poduzeće čim je prije moguće i zamolio predsjednika Upravnog odbora da uputi dopis španjolskim tijelima u kojem izražava zabrinutost Upravnog odbora.

• Zatražio je od Španjolske da osigura bez naknade dodatni privremeni uredski prostor za Zajedničko poduzeće proporcionalan s dogovorenom nadopunom osoblja Zajedničkog poduzeća do trenutka dok stalan prostor ne bude dostupan.

Zaključci Upravnog odbora preneseni su španjolskim tijelima u kojima se od njih traži da hitno obrate pozornost na ovaj problem i da obavijeste Upravni odbor Zajedničkog poduzeća o mjerama koje planiraju poduzeti u pogledu svojih obveza. Španjolska tijela odgovorila su navodeći da su već omogućila sav prostor predviđen u Sporazumu s državom domaćinom i stoga nije moguće omogućiti

dodatan prostor. U vezi stalnog prostora, oni se pozivaju na razgovore koji su se odvijali 2010. - 2011. godine o mogućoj gradnji na tom području koju su kasnije odbacili i Španjolska i Zajedničko poduzeće, kako bi na kraju rekli da je u tijeku postupak odabira lokacije za novu zgradu te da će Zajedničko poduzeće biti uskoro obaviješteno. Usprkos izjavama koje su dala španjolska tijela o mogućem napretku u donošenju odluke za stalni prostor, potrebno je naglasiti da Zajedničko poduzeće nije zaprimilo nikakve novosti već više od godinu dana. Izvješće radne skupine na koje se Španjolska poziva dovršeno je u rujnu 2013. i nisu poduzete nikakve mjere od tada. Nedavno pismo španjolskog državnog tajnika ne dostavlja nikakve elemente koji ukazuju na stvaran napredak po tom pitanju. Kao što je već više puta spomenuto španjolskim tijelima i Upravnom odboru, radni prostor koji je trenutačno dostupan Zajedničkom poduzeću nije dovoljan i sada ima za rezultat sve veće probleme što sprječava Zajedničko poduzeće i njegovo osoblje da rade u razumnim uvjetima. Uz značajne napore da se popune sva raspoloživa radna mjesta i smanji stopa upražnjenih mjesta, situacija postaje sve gora svaki mjesec. U nedavnom istraživanju provedenom među osobljem Zajedničkog poduzeća, uvjeti u radnom prostoru navedeni su kao glavni uzrok poteškoća i zabrinutosti.

32. Fuzija za energiju već je usvojila većinu provedbenih pravila koja spominje Sud – roditeljski dopust,

obiteljski dopust, mirovinska prava, ocjenjivanje direktora, kategorizacija prema razredima i stupnjevima, nepuno radno vrijeme. U vezi pravila za privremene djelatnike, ona su dostavljena na početku 2013. godine Komisiji na odobrenje, međutim ona još nije dostavila svoje očitovanje te se ista nisu mogla još dostaviti Upravnom odboru na odobrenje u skladu s člankom 110. Pravilnika o osoblju. Isti se problem pojavljuje također za određeni broj dodatnih nacrta provedbenih pravila koji su dostavljeni Komisiji na odobrenje u 2013. godini. U međuvremenu je reforma Pravilnika o osoblju stupila na snagu 1. siječnja 2014. i potrebne su nove prilagodbe. Fuzija za energiju već je poduzela potrebne korake i dostavila Upravnom odboru nekoliko pravila Komisije koja se mogu primjenjivati po analogiji, uključujući ažurirane odredbe o nepunom radnom vremenu i kategorizaciji prema razredima i stupnjevima što je bilo potrebno nakon reforme. Osim toga, konzultacije s odborom za osoblje o drugim pravilima odvijaju se u skladu s novim člankom 110. Stoga očekujemo napraviti daljnji napredak tijekom godine, ako Komisija odgovori u razumnom roku na zahtjeve Fuzije za energiju za odstupanjima. Konačno u pogledu nekih pravila – posebno angažiranje privremenih djelatnika, angažiranje ugovornih djelatnika, ocjenjivanje i ponovna kategorizacija, neplaćeni dopust za ugovorne i privremene djelatnike – dogovoreno je s Komisijom koristiti zajednički model odluka kojeg trenutno izrađuje Stalna radna skupina sastavljena od predstavnika agencija i Komisije.

izvješće o godišnjoj računovodstvenoj dokumentaciji

Documents