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JIRA - nach erfolgreicher Nutzung in
Projekten eine Einführung in der Linie
Unser Weg – Was waren die Erfolgsfaktoren
Deutsche Vermögensberatung AG
Ronald Auerbach (Projektleiter)
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DVAG Kennzahlen
1,19 Milliarden € Umsatzerlöse in 2014
182 Milliarden € Gesamtbestand
7,6 Mrd. € Prämienvolumen (Versicherung)
19,4 Mrd. € Investmentbestände (inkl. Fondsgebundenen LV)
6 Millionen Kunden
Exklusiver Vertrieb der AachenMünchener
1975 von Prof. Dr. Pohl gegründet
3.375 Direktionen und Geschäftsstellen
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Inhaber-geführtes
Familienunter-nehmen
Erfolgsfaktoren der DVAG
Einzigartige Allfinanz-
Konzeption
Exzellente Produktpartner
Außer-gewöhnliche
Unternehmens-kultur
Innovative Informations-technologie
Maßgeschneiderte Beratung, Betreuung und Unterstützung für
die individuellen Ziele und Wünsche unserer Kunden
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IT Innovationen bei der DVAG
1992 erstes Unternehmen in Europa mit Laptops zur Vertriebsunterstützung
1999 erstes Unternehmen, das eine eigene Beratungssoftware einsetzt
2007 erster Finanzdienstleister, der ein komplettes Online-System einführt
2010 erstes Unternehmen, das eigene Apps zur Vertriebsunterstützung nutzt
2012 über 10.000 iPads zur Vertriebsunterstützung im Einsatz
2013 eigene DVAG-Cloud auf iPad, iPhone, PC und Laptop verfügbar
2014 mobiles Arbeiten, individuelle Beratung mit Kundendaten auf dem iPad
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IT-Strategie: Alles in eigener Hand
• Eigenentwicklung von Anwendungen zur Beratung, Kundenbetreuung,
Mitarbeiterführung und Bürokommunikation
• in enger Zusammenarbeit mit dem Außendienst
• optimale Ausrichtung auf die Geschäftsprozesse der Vermögensberater
Unsere Vertriebssoftware
2012
IT – Unterstützung
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Unsere ersten 24 Monate mit Confluence und JIRA
• 2011 – Schlüsselprojekte mit vielen externen Partnern
• Kommunikation über email – hoher manueller Aufwand
• 2011.Q4 – Entscheidung - Collaboration Plattform für Projektarbeit
• 2012.Q1 – Einführung Confluence und JIRA
• Integration Infrastruktur, Zugriff für externe Partner
• Kleine Anpassungen an Arbeitsabläufen und Bildschirmmasken
• 2013 – Projektmitarbeiter lieben Confluence und JIRA
• Projektmitarbeiter gehen in die Linie zurück
• Starke Nachfrage nach JIRA aus der Linie
• 2014.Q1 – Entscheidung - JIRA Einführung in der Linie
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Ausgangssituation in der Linie
• Unsere Sprache (Vorgangstypen)
• AN – Anforderungen
• CR – Change Request
• FR – Fehler Report
• A – Aufgabe (kleine Projekt- und Linienaufgaben)
• Unsere Werkzeuge bisher
• Lotus Notes Datenbanken
• 1 Datenbank für Anforderungen
• 2 Datenbanken für CR/FR
• MS Excel
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Unsere Schwierigkeiten in der Linie
• Unterschiedliche Arbeitsweisen in den Abteilungen der IT
• Medienbrüche zwischen Anforderungen und CR
• Parallele Excel-Listen für
• Abteilungs-Planung
• Team-Planung
• Wichtige Fehler
• . . .
• Einbindung von Fremdfirmen überwiegend per email
• Teilweise geringe Akzeptanz der Werkzeuge bei den Mitarbeitern
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Vereinbarte Zielsetzung
• Abbildung von Anforderung, CR und FR in
• allen Abteilungen der IT
• allen Projekten der IT
• Gemeinsame Arbeitsweisen
• Gleichartige Arbeitsabläufe und Bildschirmmasken
• individuelle Arbeitsweisen unterstützen, aber 80% Lösungen
• Ein durchgängiges System – von der Anforderung bis zur Änderung
der Produktion
• Akzeptanz der Mitarbeiter
• Erwarteter Umfang
• 20+ IT-Linien-Bereiche
• 15-20 IT-Projekt-Bereiche
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Unser JIRA Nutzungskonzept
• Ein durchgängiges System
von der Anforderung bis zur
Änderung der Produktion
• Jeder ist Auftragnehmer für
Vorgänge in seinem Bereich
• Jeder ist Auftraggeber und
erstellt Vorgänge in anderen
Bereichen
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Der Vorgangsbaum
• Arbeit immer weiter
herunterbrechen
• Vorgänge
• Unteraufgaben
• Verantwortliche auf jeder
Ebene der Arbeit
• Durchgehende Navigation
von der Anforderung bis zum
kleinsten CR
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Wie entsteht der Vorgangsbaum?
• Vorgänge und Unteraufgaben erstellen
• Schaltflächen mit dem Plugin ‚Exocet‘
• Linktypen automatisch gesetzt
• Jedes Team hat seine Schaltflächen
• Weniger Einarbeitung für die Mitarbeiter
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Anzeige Vorgangsbaum im JIRA Standard
• Anzeige der Verknüpfungen und Unteraufgaben
• Im JIRA Standard eingeschränkt und verwirrend
• Wichtige Felder fehlen
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Unser Vorgangsbaum
• Ziel - Überblick auf jeder Ebene der Arbeit
• Wer, Was, Wann, Status, Aufwand, Fortschritt
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Unsere Arbeitsabläufe
• Erhebliche Unterschiede zwischen den IT Linienbereichen
• Mitarbeiter eher Generalisten / in definierten Rollen
• Sequentielle / parallele Umsetzung
• Verantwortung beim Mitarbeiter / Vorgangsbetreuer
• Anzahl der Arbeitsschritte
• Unser Ziel – gleichartige Arbeitsabläufe
• gleicher Ablauf für alle – geht nicht
• Unsere Lösung – ein Baukastensystem
• „JIRA Master“ definiert
• Botschaft – (begrenzte) Auswahl für die Linienbereiche
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JIRA Master für sequentielle Abarbeitung
JIRA Master Aufgabe
JIRA Master CR 0
JIRA Master CR 1
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JIRA Master für parallele Abarbeitung
JIRA Master CR 2
Unteraufgaben
• UK – Konzeption
• UI – Interaktionsdesign
• UU – Umsetzung
• UT – Test
• UD – Dokumentation
• UB – Berechtigungen Unteraufgaben haben eigene Arbeits-
abläufe die zur Arbeit der Rollen passt
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JIRA Master CR 2 und Unser Vorgangsbaum
• Akzeptanz der Mitarbeiter durch
• Eigenen Vorgangstyp je Rolle
• Arbeitsablauf passend zur Rolle
• Attraktive und übersichtliche Darstellung der Arbeit
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Eingesetzte JIRA Plugin
• JIRA Agile
• Kanban Board – wichtiger Punkt in der Akzeptanz
• JEditor – WYSIWYG Editor
• Screenshot in Fehlerbeschreibungen (Akzeptanz QS)
• Auftragsqualität verbessern – Formulare zeigen die notwendigen
Vorgaben (Akzeptanz in Teams mit definierten Services)
• JETI – email this issue
• Gezielte Benachrichtigung in Transition, z.B. Genehmigungen
• JIRA Vorgänge per mail an Dritte versenden
• JIRA Suite Utilities + JQL Tricks
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Projektverlauf
2014.Q1 • Entscheidung für ein Projekt ‚JIRA Einführung in der Linie‘
2014.Q2
• JIRA Nutzungskonzept mit Vertretern der Abteilungen erarbeitet
• Aufbau JIRA Master CR 1
2014.Q3
• Neuaufbau Infrastruktur für Produktionsbetrieb
• Umstellung IT Projekte auf JIRA Master CR 1 (vorher simplified Workflow)
2014.Q4
• Aufbau JIRA Master CR 2
• IT AE (Anwendungsentwicklung)
• Bereitstellung, Einarbeitung und Test
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Projektverlauf
2015.Q1
• IT AE – Big Bang ca. 120 MA + Fremdfirmen
• Manuelle Migration offener CR, FR
• Danach schrittweise Einführung weiterer Teams
2015.Q2
• IT AE – kleinere Nacharbeiten, neue Nutzungsideen
• IT Betrieb – schrittweise Einführung einzelner Teams
• Anforderungs-Datenbank mit IT Planung und Genehmigung
2015.Q3
• IT Service (ohne Hotline)
• IT AE – IBM Mainframe
Ergebnis
• 40 Linienbereiche
• 900 Mitarbeiter der IT, aus Fachbereichen und Fremdfirmen
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Projektressourcen
Rolle DVAG Catworkx
Projektleitung 0,8 MA 0,2 MA
JIRA Admin 2,0 MA 0,6 MA
JIRA Entwickler 0,6 MA Bei Bedarf
Projekt-Kernteam über 12 Monate
In den Linienbereichen
• durchweg gute Bereitschaft zur Einführung von JIRA
• Multiplikator / erster Ansprechpartner je Team eingefordert
• Hat gut und teilweise sehr gut funktioniert
• Abstimmungsrunden teamübergreifend
• zeigt Kulturunterschiede zwischen den Teams
• Mancher Wunsch erledigt sich von selbst
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Fragen?