PENGORGANISASIAN:JOB DESIGN

BY:1. TIKA RAHMAWATI (116102110)2. CHANDRA PRATIWI (116104125)3. KETUT GEDE SURYA ATMAJA (116104126)

PRODI SISTEM INFORMASI FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI

INSTITUT TEKNOLOGI TELKOM2011

Bagaimana caranya agar pegawai bisa menyatakan hal di bawah ini?

Apabila pegawai mencintai pekerjaan mereka dan merasa nyaman dalam bekerja maka organisasi yang efektif dapat tercapai.

Bagaimana caranya

JOB DESIGN...........

Apa itu Job Design?

Menurut para ahli:

1. Menurut Greenberg dan Baron (1996 : 163), job design adalah suatu pendekatan di dalam suatu pekerjaan yang dilakukan dengan sedemikian rupa untuk memetik minat pekerja dengan mengadakan job enlargement yaitu praktek untuk memperluas isi daripada suatu pekerjaan yang meliputi jenis dan tugas dalam tingkat yang sama dan job enrichment yaitu praktek yang memberikan karyawan tingkat kebebasan yang lebih tinggi terhadap perencanaan dan pengorganisasian melalui implementasi kerja dan evaluasi hasil.

Menurut para ahli:

2. Menurut T. Hani Handoko, desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan-kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi.

Jadi?

Secara umum, Job design adalah proses yang menghubungkan tugas khusus dengan pekerjaan dan menentukan teknik, peralatan, dan prosedur yang harus digunakan untuk melakukan pekerjaan itu.

Desain pekerjaan (Job design) adalah rincian tertulis tentang isi dan cara pelaksanaan tugas atau kegiatan yang mencakup:

• siapa yang mengerjakan tugas, berkaitan dengan karakteristik mental dan fisik tenaga kerja

• hasil apa yang diharapkan • di mana tugas itu dikerjakan, berkaitan dengan lokasi

kerja• kapan tugas itu dikerjakan, berkaitan dengan jam kerja

per hari• mengapa tugas itu dikerjakan, berkaitan dengan alasan

dan motivasi kerja• dan bagaimana tugas itu dilaksanakan, berkaitan

dengan metode yang digunakan untuk bekerja

Untuk apa menggunakan JOB DESIGN?

1. Menciptakan suatu sistem kerja yang produktif.

• Dengan melakukan desain pekerjaan maka karyawan akan dapat bekerja lebih produktif.

• Produktif dapat memberikan hasil sesuai dengan tujuan (efektif) dan menggunakan sumber daya seminimal mungkin (efisien).

2. Karyawan dapat mengetahui dan menjalankan tugasnya dengan baik.

• siapa saja yang melakukan pekerjaan,• bagaimana tugas itu dilakukan,• di mana tugas itu dikerjakan,• hasil apa yang diharapkan

sudah diatur dengan jelas

tugas dapat dilakukan dengan baik

3. Menciptakan kondisi dan lingkungan kerja yang baik.

Tujuan organisasi dapat tercapai

Unsur-unsur apa saja yang ada dalam JOB DESIGN?

1. Unsur Organisasi (1)

• Organisasi adalah suatu kelompok orang dalam suatu wadah untuk tujuan bersama.

• Unsur organisasi mempunyai kaitan erat dengan desain pekerjaan yang efisien untuk mencapai output yang maksimum dari pekerjaan para karyawan. Dengan adanya efisiensi di dalam pelaksanaan kerja akan menentukan spesialisasi yang merupakan kunci dari desain pekerjaan. Karyawan yang melakukan pekerjaan secara kontinyu menyebabkan dia menjadi terspesialisasi yang selanjutnya dapat memperoleh output lebih tinggi.

Ada tiga unsur dalam desain pekerjaan organisasi yaitu: (2)

• Pendekatan mekanik, berupaya mengidentifikasikan setiap tugas dalam suatu pekerjaan guna meminimumkan waktu dan tenaga.

• Aliran kerja, dipengaruhi oleh sifat komoditi yang dihasilkan oleh suatu organisasi atau perusahaan guna menentukan urutan dan keseimbangan pekerjaan.

• Praktek-praktek kerja, yaitu cara pelaksanaan pekerjaan yang ditetapkan, bisa berdasarkan kebiasaan yang berlaku dalam perusahaan, perjanjian atau kontrak kotak serikat kerja karyawan, dan kesepakatan bersama.

2. Unsur Lingkungan (1)

Menekankan pentingnya faktor lingkungan internal dan eksternal yang berpengaruh terhadap pekerjaan.

Elemen-elemennya terdiri dari: (2)

• Employee ability and availability. Kemampuan dan ketersediaan orang-orang yang mengerjakan pekerjaan harus diperhatikan secara berimbang terhadap pertimbangan-pertimbangan yang menentukan efisiensi kerja mereka.

• Social and cultural expectations mempengaruhi tingkat penerimaan job design. Bila hal itu diabaikan akan mengakibatkan ketidakpuasan, motivasi rendah, kesulitan mengisi lowongan pekerjaan, dan kualitas rendah work life (QOWL).

3. Unsur Perilaku (1)

• Otonomi bawahan diberi wewenang untuk mengambil keputusan atas pekerjaan yang dilakukan.

• Variasi pemerkayaan pekerjaan yang dimaksudkan untuk menghilangkan kejenuhan atas pekerjaan-pekerjaan yang rutin sehingga kesalahan-kesalaahn dapat diminimalkan.

Unsur Perilaku (2)

• Identitas tugas untuk mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan pekerjaan maka pekerjaan harus diidentifikasi sehingga kontribusinya terlihat yang selanjutnya akan menimbulkan kepuasan.

• Umpan balik diharapkan pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan mempunyai umpan balik atas pelaksanaan pekerjaan yang baik sehingga akan memotivasi pelaksanaan pekerjaan selanjutnya.

Pendekatan apa saja yang bisa digunakan pada JOB DESIGN

Pendekatan pada Job Design:

1. Pendekatan Mekanistik (Mechanistic Approach)• Pendekatan ini didasarkan pada ilmu teknik mesin

(mechanical engineering). • Dengan menggunakan pendekatan mekanistik yang

juga dirujuk sebagai pendekatan manajemen ilmiah, para perancang kerja berusaha keras untuk merancang pekerjaan sehingga tugas-tugas dapat dilaksanaakn seefisien mungkin.

• Tugas ini sangat membantu mereka dalam melakukan penelitian tentang gerak dan waktu serta sistem pembayaran insentif masing-masing dengan tujuan memperoleh produktifitas tinggi.

2. Pendekatan Faktor Manusia (Human Factors Approach)• Pendekatan ini didasarkan pada biologi dan

psikologi.• Pendekatan faktor manusia diperhitungkan dalam

perencanaan kerja termasuk dimensi fisik dari tubuh manusia, prinsip-prinsip mekanis yang mengatur gerak tubuh dan fisiologi.

• Tujuan pendekatan faktor manusia adalah mendesain peralatan yang cocok dengan seluruh bagian tubuh yang ada pada orang yang akan menggunakan peralatan tersebut. Pendekatan faktor manusia seringkali disebut ergonomic (pengetahuan tentang pekerjaan untuk menghasilkan sesuatu yang maksimal).

3. Pendekatan Motivasi Individu (Individual Motivational Approach)• Pendekatan motivasi dimulai dengan asumsi bahwa

pekerjaan dapat didesain untuk merangsang motivasi karyawan dan meningkatkan kepuasan.

• Ada 2:

a. Individual contemporary approach

b. Team contemporary approach

a. Individual contemporary approach

1. Work simplification atau simplifikasi pekerjaan.• pekerjaan dapat dibagi-bagi ke dalam tugas-tugas

yang sederhana dan repetitif yang memaksimalkan efisiensi.

• mengasumsikan bahwa aspek pemikiran (seperti perencanaan dan pengorganisasian) merupakan jatah para manajer dan supervisor, sedangkan para karyawan hannya semata-mata melakukan tugas menurut metode yang sudah digariskan oleh manajemen.

• Simplifikasi pekerjaan dapat memanfaatkan tenaga kerja secara efektif guna menghasilkan banyak sekali barang terstandarisasi.

• Namun demikian, ada biaya yang harus dikorbankan demi simplifikasi. Dari perpektif karyawan, tanggung jawab, kontribusi, dan upaya mental biasanya akan merosot dengan semakin terspesialisasinya pekerjaan. Manajemen juga sukar mengendalikan mutu produk akhir karena sedemikian banyaknya sumber potensi kerusakan. Selain itu simplifikasi pekerjaan kurang efektif dalam suatu lingkungan yang bergejolak dimana para pelanggan menuntut barang bermutu tinggi yang dibuat menurut pesanan. Tingkat putaran karyawan yang tinggi dan rendahnya kepuasan kerja dapat muncul akibat simplifikasi pekerjaan.

Individual contemporary approach2. Job rotation atau rotasi kerja

• Job rotation adalah memberikan kesempatan kepada pegawai untuk bekerja pada departemen yang berbeda dalam organisasi namun masih pada level yang sama.

• Rotasi pekerjaan menghentikan kemonotonan, pekerjaan yang sangat terspesialisasi dengan menuntut keahlian dan kemampuan yang berbeda.

Job Rotation

Keuntungan Job Rotation:

• pegawai peserta mendapatkan gambaran yang luas mengenai berbagai macam jenis pekerjaan,

• mengembangkan kerjasama antara pegawai,• menentukan jenis pekerjaan yang sangat diminati oleh pegawai,• mempermudah penyesuaiaan diri dengan lingkungan tempat

bekerja,• sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan penempatan kerja

yang sesuai dengan potensi pegawai, • organisasi diuntungkan karena karyawan menjadi kompeten dalam

beberapa pekerjaan,• penguasaan beberapa pekerjaan membantu citra diri karyawan,

menggairahkan pertumbuhan pribadi dan membuat karyawan lebih bernilai bagi organisasi.

Kelemahan Job Rotation:

• Rotasi pekerjaan dapat juga mengurangi efisiensi. Praktek rotasi pekerjaan mengorbankan kecakapan dan kepiawaian yang tumbuh dari spesialisasi pekerjaan.

Individual contemporary approach

3. Job enlargement atau pemekaran pekerjaan• Job enlargement adalah perluasan pekerjaan secara

horisontal, artinya perluasan pekerjaan tersebut terdapat pada level yang sama dan memerlukan keterampilan dasar yang sama.

• Job enlargement dilakukan dengan cara memberikan tugas yang lebih secara kuantitas kepada pegawai.

Keuntungan Job Enlargement:• Pemekaran pekerjaan mengurangi kemonotonan

dengan memperluas siklus pekerjaan. Pada saat sebuah pekerjaan dimekarkan, tugas yang sedang dilakukan dimekarkan atau beberapa tugas singkat diberikan kepada seorang karyawan. Jadi lingkup pekerjaan meluas karena lebih banyak tugas yang dilakukan karyawan yang sama.

Kelemahan Job Enlargement:• banyak karyawan yang tidak merasakan pemekaran

pekerjaan sebagai menambah keragaman pekerjaan, namun malahan sebagai tambahan pekerjaan yang harus mereka selesaikan.

Contoh Job Enlargement:

• seorang grafik designer yang mulanya hanya mendesign logo dan kartu nama perusahaan kemudian ditugaskan untuk mendesign cover buku. Pegawai tersebut mendapat tambahan pekerjaan secara kuantitas namun basic dari pekerjaan itu sama.

Individual contemporary approach

4. Job enrichment atau pemerkayaan pekerjaan• Job enrichment adalah memberikan tugas dan

tanggung jawab lebih besar pada karyawan dan menambah pekerjaan dalam hal kualitas, atau kompleksitasnya.

• Metode ini memungkinkan karyawan untuk mengambil sebagian tanggung jawab yang biasanya didelegasikan kepada manajemen.

Keuntungan Job Enrichment:

• Program pemerkayaan pekerjaan dirancang untuk mengurangi kebosanan yang sering menjadi bagian pekerjaan yang berulang-ulang. Metode ini meningkatkan tanggung jawab, otonomi, dan kendali.

Kelemahan Job Enrichment :• Karyawan akan ditransfer terlalu banyak tanggung jawab

dan otonomi dalam perencanaan dan pengendalian aspek pekerjaan.

Contoh Job Enrichment:

• Seorang teknisi yang biasanya menangani mesin kemudian ditugaskan untuk menangani mesin baru yang lebih kompleks.

Ilustrasi Job Enlargement dan Job Enrichment:

Teori Karakteristik Pekerjaan Hackman dan Oldham

Dalam Samuel, (2003:75) dikatakan bahwa pendekatan klasik tentang desain pekerjaan yang diajukan Hackman dan Oldham (1980) dikenal dengan istilah teori karakteristik pekerjaan (job characteristics theory).

The Job Characteristics Model (Hackman & Oldham, 1975)

Ada lima elemen karakteristik pekerjaan yang memperlihatkan kaitannya dengan kepuasan kerja untuk berbagai macam pekerjaan. Kelima karakteristik tersebut adalah sebagai berikut.

5 elemen tersebut adalah:

1. Keragaman Keterampilan (skill variety)• mencerminkan tingkatan tertentu dimana pekerjaan

menuntut variasi perbedaan kegiatan dalam melaksanakan pekerjaan serta variasi penggunaan sejumlah ketrampilan/keahlian dan talenta individu karyawan.

• Dengan melibatkan karyawan dalam pekerjaan yang menuntut banyak ragam keterampilan maka pekerjaan baginya semakin menjadi bermakna ( “The more skills involved, the more meaningful the work” bdk Mathis et al, 2004: p140).

2. Jati diri Tugas (task identity)• menunjuk berapa besar sebuah pekerjaan mencakup

kewenangan penentuan menyeluruh dalam melaksanakannya mulai dari awal hingga akhir suatu pekerjaan.

• Keutuhan menyeluruh di situ ditunjukkan juga dengan hasil langsung-tampak yang dapat diperoleh dari karyawan pada akhir pelaksanaan pekerjaan. Contoh untuk ini diberikan dalam bentuk layanan konsumen dengan konsep “one stop services” bdk Mathis et al, 2004: p140).

3. Tugas yang Penting (task significance)• Tingkat sejauh mana pekerjaan mempunyai dampak

yang berarti bagi kehidupan orang lain, baik orang tersebut merupakan rekan sekerja dalam suatu perusahaan yang sama maupun orang lain di lingkungan sekitar.

• Jika tugas dirasakan penting dan berarti oleh tenaga kerja, maka ia cenderung mempunyai kepuasan kerja.

4. Otonomi (autonomy)• Autonomy adalah suatu wujud kewenangan yang

dimiliki oleh individu karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya.

• Kebebasan, independensi dan diskresi mewarnai kewenangan tersebut sehingga karyawan dapat memiliki sendiri prosedur pengaturan pekerjaannya itu serta jadwal pelaksanaannya.

• Disitu karyawan akan mengalami rasa tanggungjawab pribadi yang lebih besar tentang pekerjaannya ( “More autonomy leads to a greater feeling of personal responsibility for the work” bdk Mathis et al, 2004: p141).

5. Umpan balik (feedback)• Feedback adalah sejumlah informasi yang diperlukan

atau diterima oleh karyawan menyangkut berapa besar atau kecilnya ia telah melaksanakan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.

• Informasi itu diperoleh karyawan secara jelas dan langsung sehingga menjadi jelas keefektifan kinerjanya.

• Manfaat lain dari feedback adalah bahwa karyawan dapat memperoleh informasi lanjut tentang pengetahuan pekerjaan (“overall knowledge about the work” bdk Mathis etal, 2004: p141).

Sejalan dengan lima karakteristik pekerjaan yang dibahas dalam teori Job Characteristic Model (Judge et al, 2001), program Job Enrichment dan Penetapan Target yang direkomendasikan adalah sebagai berikut.

a. Mengelompokkan pekerja dalam tim yang baru.

• Pekerja dikelompokkan berdasarkan langkah tertentu.• Tim yang direkomendasikan adalah tim yang terdiri dari

orang-orang dengan keahlian yang berbeda.• Masing-masing tim akan diberi tanggung jawab untuk

memenuhi pesanan pelanggan tertentu. • Dengan cara ini, task identity dan task significance akan

meningkat bagi semua pekerja, karena mereka dapat melihat keseluruhan proses mulai dari awal hingga akhir, dan juga mereka dapat melihat bahwa apa yang mereka lakukan adalah penting bagi rekan-rekan sesama tim maupun pelanggan (Judge et al, 2001).

• Selain itu, autonomy juga dapat meningkat karena masing-masing tim dapat menentukan bagaimana cara yang terbaik bagi mereka untuk menyelesaikan pekerjaan mereka (Judge et al, 2001).

• Misalnya anggota tim dapat menentukan pembagian tugas di antara mereka.

• Salah satu konsekuensi dari program ini adalah adanya kemungkinan mesin-mesin dalam pabrik harus dipindahkan sesuai dengan pengelompokkan tim yang baru ini. Untuk itu, dibutuhkan analisis finansial untuk menentukan apakah perusahaan mampu membiayai hal ini.

b. Meningkatkan keahlian pekerja.

• Sejalan dengan tim yang baru, masing-masing pekerja kini harus menguasai lebih dari satu keahlian dalam keseluruhan proses kerja di perusahaan.

• Karena itu, mereka harus belajar dari rekan sesama anggota tim (coaching), ataupun dari pelatihan yang diadakan oleh perusahaan.

• Manajemen perusahaan harus memformalkan proses belajar ini untuk memastikan bahwa semua pekerja memiliki waktu dan kesempatan untuk meningkatkan keahliannya (misalnya dengan menetapkan satu jam pertama dari setiap shift kerja sebagai waktu coaching).

• Sebagai konsekuensinya, hasil kerja kemungkinan akan menurun untuk beberapa saat karena para pekerja masih berusaha mempelajari keahlian yang baru. Namun hal ini tidak akan berlangsung lama karena keahlian-keahlian yang dibutuhkan dalam Contoh Kasus di atas bukanlah keahlian yang rumit.

c. Tetapkan target.

• Target haruslah spesifik dan cukup sulit sehingga pekerja termotivasi untuk mencapainya (Locke & Latham, dalam Donovan, 2001). Jika memungkinkan, lebih baik seluruh anggota tim diikutsertakan dalam menetapkan target bagi tim tersebut. Menurut penelitian, Penetapan Target yang melibatkan partisipasi anggota tim akan menciptakan response generalisation (Ludwig & Geller, 1997). Maksudnya adalah bahwa motivasi untuk mencapai hasil kerja yang lebih tinggi tidak hanya terjadi pada tugas yang ditargetkan, tapi juga terjadi pada tugas lainnya (Ludwig & Geller, 1997).

d. Berikan umpan balik.

• Para pekerja harus diberi informasi mengenai prestasi kerja mereka. Umpan balik ini bisa diberikan secara rutin, atau ketika ada kejadian khusus yang efeknya signifikan bagi perusahaan (Wright, 1991). Penetapan Target sangatlah berkaitan dengan pemberian Umpan Balik karena Target tanpa Umpan Balik tidaklah efektif (Ludwig & Geller, 1997), dan juga sangat sulit memberikan Umpan Balik jika sejak awal tidak ada Target yang dapat dijadikan kriteria evaluasi (Wright, 1991).

• Konsekuensi dari program ini adalah perusahaan harus menciptakan mekanisme untuk mencatat prestasi kerja, baik dari segi kuantitas (misalnya jumlah dus yang dikirim per hari atau waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu dus soda) maupun kualitas (misalnya tim mana yang banyak dipuji pelanggan karena tidak pernah melakukan kesalahan dalam memenuhi pesanan).

Job Characteristics Model menekankan pentingya aspek intrinsik dan interaksi antara karyawan dan pekerjaan itu sendiri. Model ini menyatakan bahwa dengan karyawan yang lebih termotivasi dan lebih puas, akan menghasilkan kerja yang lebih baik kualitasnya, absen yang lebih rendah, serta angka keluar masuknya karyawan yang rendah.

Model ini dilandasi oleh tiga keyakinan yang ada pada karyawan yaitu:

• Mereka merasa pekerjaan mereka memiliki makna• Mereka bertanggung jawab pada hasil kerja mereka

(mereka merasa memiliki kontrol terhadap hasil kerja mereka)

• Mereka memperoleh umpan balik dari hasil kerja mereka.

Team contemporary approach

• Dalam pendesaianan tim kerja, masing-masing karyawan belajar menangani banyak tugas. Sebagian di antaranya membutuhkan keterampilan yang berbeda. Jika anggota tim bekerjasama dengan baik, keputusan dan perilaku tim akan menghasilkan keluaran (output) yang besar. Pada saat sekarang ini, kerja sama tim telah menjadi sedemikian penting bagi perusahaan.

Bisnis meningkat dengan menggunakan tim yang solid dengan menggabungkan bakat dan gagasan, yang berarti:

• Karyawan bekerjasama dan saling memberdayakan satu sama lain agar berhasil mencapai tujuannya.

• Karyawan memilki keterampilan dan informasi yang memungkinkan mereka berpartisipasi sebagai anggota tim dalam pengambilan keputusan.

• Ketua tim secara terus-menerus mengukur keterlibatan anggota dan merencanakan perbaikan yang lebih baik.

• Adanya kesempatan untuk meningkatkan hasil usaha di seluruh bidang perusahaan.

Masalah apa saja yang mungkin terjadi dalam JOB DESIGN?

Masalah Pokok Terkait dengan Desain Pekerjaan:

1. Work Schedules• Penjadwalan kerja (work schedule) merupakan

masalah pokok yang menuntut fleksibilitas pengaturan jadwal.

• Salah satu bentuk pengaturan jadwal kerja adalah pengaturan flextime di mana karyawan bekerja menurut satu set jadwal kerja per hari tetapi mulainya maupun akhir kerja bervariasi.

• Penggunaan flextime biasanya menghasilkan peningkatan morale karyawan, menurunkan absensi, dan mengurangi turnover.

• Bentuk lain pengaturan jadwal kerja adalah compressed work.

• Pada compressed work pekerjaan yang seharusnya dilaksanakan dalam satu minggu dapat dikerjakan kurang dari lima hari.

• Kompresinya hanya mengubah jumlah jam kerja per hari per karyawan dan hasilnya adalah waktu kerja yang lebih longgar-panjang untuk masing-masing hari dan menurunkan jumlah hari kerja dalam satu minggu.

Masalah Pokok Terkait dengan Desain Pekerjaan:

2. Work and Job Stress• Tekanan kehidupan modern

yang muncul dalam bentuk tuntutan pekerjaan dapat menyebabkan ketidakseimbangan emosi yang disebut stress. Yang dimaksudkan di situ adalah excessive stress. Jenis stres seperti itu dapat mengakibatkan karyawan tidak berfungsi normal dalam pekerjaanya.

Masalah Pokok Terkait dengan Desain Pekerjaan:

3. Shift Work• Menggunakan standar 8 jam kerja yang dibagi

kedalam tiga shift akan membantu karyawan mampu bekerja maksimal. Imbalan untuk kerja lembur bisa juga disediakan oleh perusahaan.

Masalah Pokok Terkait dengan Desain Pekerjaan:

4. Alternatif Physical Work Locations• Organisasi/perusahaan dapat mengatur cara kerja

karyawan yang terkait dengan masalah lokasi kerja. Misalnya, karyawan diijinkan untuk mengerjakan pekerjaan diluar tempat kerja yang biasanya. Sebagian pekerjaan dikerjakan di rumah atau dibawa ke tempat tugas yang lain dan sebagian dikerjakan di kantor yang menjadi tempat kerjanya sehari-hari. Bahkan, karyawan mungkin saja menempuh cara telecommuting yang menggunakan jasa teknologi komunikasi untuk menyelesaikan pekerjaannya dari lokasi manapun.

TERIMA KASIH