joós tamás: kulturális rendezvényszervezés jegyzet, 2011
DESCRIPTION
Jegyzet egy szakembertől a kulturális, helyi rendezvények szervezéséról.TRANSCRIPT
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
1
A KULTURLIS RENDEZVNYSZERVEZ
jegyzet
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
2
A KULTURLIS RENDEZVNYSZERVEZ / jegyzet /
BEVEZET:
Rendezvnyt szervezni nem knny. Gondoljunk csak arra, mennyi elksztssel jr
akr egy csaldi esemny szletsnap, hzassgi vfordul, barti sszejvetelek
megszervezse. Mennyi srtds, harag lehet a kvetkezmnye egy akaratlan
tvedsnknek nem hvunk meg mindenkit, nem a megfelel helyre ltetjk az
nnepi asztalnl, nem adjuk meg a kell tiszteletet amit aztn nagyon nehz
helyrehoznunk.
Ha egy csaldi esemny ennyi bonyodalommal jr, menni veszlyt rejthet egy
kzssgi rendezvny megszervezse falunap, bl, elads, sportnap s mennyi
gonddal. Hiba ksztnk el mindent, teremtjk meg az anyagi s az egyb
forrsokat, gyjtjk ssze a tmogatkat, krjk fel a kzremkdket, krjk fel a
segtket; egy es, ramsznet, kzremkd ksse stb. mindent elronthat.
A rendezvnyszervezknek kszlt oktatanyag azokon prbl segteni s tancsot
adni, akik nknt vagy megbzsbl vllaljk, hogy a kzssg rendezvnyeit, nnepi
esemnyeit megszervezzk.
A tananyag elmleti rszben segtsget kapnak ahhoz, hogy eligazodjanak, a
ltszlag knny feladatsor tengerben, a rendezvnyek sikeres megszervezshez
szksges feladatok s ktelezettsgek vgrehajtsban.
Informcikhoz jutnak a jogi s pnzgyi felttelek teljestshez, mdszertani
segtsget kapnak a rendezvnyek forgatknyvnek elksztshez, a meghvk s
plaktok tervezshez, a reklmfeladatok megszervezshez, a tmogatk s
tmogatsok megszerzshez. Arrl is kpet kaphatnak, milyen technikkkal lehet
felmrni a krnyezet elvrsait, ignyeit. Megismerhetik a protokollris
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
3
kvetelmnyek betartsnak fontossgt, a vendgek s a kznsg fogadsnak
mdjait s a vratlan esemnyek bekvetkezsekor megtehet lpsekhez is j
tancsokat hallhatnak.
A gyakorlati rszben a hallgatk, egyni munkval, kiscsoportos foglalkozs keretn
bell forgatknyvet, meghvt, tmogati krst tartalmaz levl megfogalmazst,
ignyeket felmr s a programot rtkel krdveket kszthetnek. nll
feladatknt pedig egy konkrt helyi esemny, rendezvny teljes megvalstsnak
tervt kszthetik el, majd remnyeink szerint mr a kpzs keretein kvl a
programot meg is rendezik, s azt rtkelik.
Jos Tams
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
4
A KPZS CLJA:
A klnbz programok megrendezshez szksges alapismeretek elsajttsa. A
kpzsben rsztvevk birtokoljk a rendezvnyszervezsi technikkhoz szksges
informcikat, legyenek kpesek nllan kis nagyobb kzssgek s teleplsek
programjainak lebonyoltshoz.
A KPZSBEN HASZNLHAT MDSZEREK:
Elads
Kiscsoportos feladatvgzs
nll feladatvgzs
Gyakorlati feladatok megoldsa
Konzultci
nll kutats
Trning
A TMA FELOSZTSA:
I. ELMLETI ALAPOK
2.1. A rendezvnyek tpusai
2.2. A rendezvnyszervezshez szksges jogi alapismeretek
2.3. Ignyfelmrsi technikk
2.4. A rendezvnyszervezs fzisa
1.4.1.Az elksztsrl
1.4.1. 2. A rendezvny cljainak meghatrozsa, a stratgia kidolgozsa
1.4.1.3. A rendezvny idejnek s helysznnek megvlasztsa
1.4.1.4. A rendezvny clkznsge,
1.4.1.5. A rendezvny programjainak sszelltsa
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
5
1.4.1.6. A szksges forrsok elteremtse
1.4.1.7.A szemlyi s technikai felttelek
1.4.1.8.A rendezvnyek reklmozsa
1.4.1.9.Informcis anyagok fajti, a program informcis anyaginak elksztse
1.4.1.10.A rendezvnyek forgatknyvnek kreatv megtervezse, forgatknyv
fajti, tartalma
2. A rendezvnyek lebonyoltsa
2.1. A helyszn elksztse
2.2. A stbrtekezlet
2.3. A kznsg fogadsa
2.4. A kockzatok kezelse s a vratlan esemnyek
2.5. A rendezvny befejezse
3. A rendezvnyt kvet teendkrl
3. 1.A rendezvnnyel kapcsolatos gazdasgi s adminisztratv teendk elvgzse
3. 2. A rendezvny visszhangjnak feldolgozsa, a tapasztalatok leszrse
3. 3. A kzremkdk munkjnak rtkelse visszacsatols
3. 4. Az esemny archivlsa.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
6
II. GYAKORLATI KPZS 60 RA
Tma: Mdszer: Vgrehajts:
1. A krnyezet felmrse
Swot analzis alkalmazsa a kzvetlen krnyezet (telepls) erssgeinek s gyengesgeinek felmrsre.
Elmleti elads a Swot analzisrl
Kiscsoportos foglalkozs keretben a kivlasztott telepls elemzsnek elksztse a tanult mdszerrel
2.
A stratgiai clokrl
Klnbz mdszerek alkalmazsa a stratgiai clok megfogalmazshoz s a feladatok rendszerezsre
Elmleti elads a mdszerekrl
A stratgiai clok megfogalmazsa s a feladatok kijellse a mdszer alkalmazsval
3.
A helyi kzssg ignyeinek felmrse
Piackutats, Krdvek alkalmazsa Szavazs, interjk stb.
Elmleti elads a krdvek megfogalmazsrl, az rtkelsi mdszerekrl
Egy konkrt krdv elksztse
4.
A reklm s kampny
Reklmozsi s marketing technikk alkalmazsa (Szrlapok, plaktok, elektronikus reklm, stb.
Elmleti elads a reklm eszkzei, hatsainak mrsrl. A marketingtechnikk alkalmazsrl
Egy konkrt program reklmtervnek elksztse
5.
A rendezvnyek tmogatsa (6 ra)
Szponzorlsi technikk Mecenatra, Tmogats, Reklmbevtelek
Elmleti elads a tmogatsi technikkrl
Tmogati krelmek megfogalmazsa kiscsoportos foglalkozs keretben
6.
A rendezvnyek gazdasgi felttelei
Pnzgyi tervezs, kltsgvets, szerzi jogok, kulturlis jrulk, fa, Kltsg s brjelleg kiadsok
Elads a jogi s gazdlkodsi ismeretekrl
Konkrt rendezvny kltsgvetsnek ksztse egyni munkval
7.
A rendezvnyek jogi felttelei
Rendezvnybiztosts, szerzi jogok, kzremkdi szerzdsek, rendez s kznsg jogviszony kezelse
Elads a rendezvnyek jogi szablyairl
Nyomtatvnyok kitltse egyni munkval
8.
Rendezvnyprotokoll
Meghvk, protokoll listk, VIP lista
A protokoll alkalmazsa rendezvnyeknl
Meghv s meghv levl elksztse egyni munkval
9.
A rendezvny lebonyoltsa
Forgatknyv A forgatknyv - elads
A forgatknyv elksztse kiscsoportos munkval
10 Az egyttmkds
Trning Egyttmkds fejlesztse s mrse trning segtsgvel, kiscsoportos keretben
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
7
III. GYAKORLATI FELADATOK
Egy nll helyi rendezvny megtervezse s lebonyoltsnak dokumentcija (Egyni munka)
nll helyi rendezvny: elksztse,
informcis anyagok megtervezse
forgatknyv megrsa
reklmterv s kltsgvets sszelltsa,
protokoll tevkenysgek rgztse
az esemnyt kvet tevkenysgek dokumentlsa
az rendezvny archivlsa
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
8
1. 1. A rendezvnyek tpusai
A rendezvnyek/programok meghatrozsa s kategorizlsa. A rendezvnyek
tpusainak tbb szempont alapjn val rendszerezse, cljaik tartalmuk s a
clkznsg meghatrozsnak fontossga.
A rendezvnyek ltalban egyszeri, nem ismtelhet alkalmak. Hiba szerveznk,
pldul venknt az un: Falunapokat, mindegyik alkalommal msknt zajlik le a
folyamat, ugyanabban a keretben ms s ms esemnyek trtnnek. A klnbsget
az egyszerisg s az ismtelhetsg kztt az l sznhzi elads s a film kztti
jellemzkben ragadhatjuk meg jl. A filmet, tbbszr levetthetjk, - ugyan vlthat ki
bellnk alkalmanknt ms ms hatst, - de mindig ugyanazok az esemnyek s
ugyangy trtnnek meg benne. A sznhzi eladsnl ez ppen ellenkezleg van, br
a szndarab elre megrt s forgatknyve van, de ugyangy sohasem zajlik le a
folyamat. A rendezvny teht egyszeri s egyedi jelleg esemny. Defincija egy
mondatban sszefoglalva:
A rendezvny/ program; elre szervezett formban egyszeri alkalommal,
valamilyen cllal megvalsul sszejvetel.
Nem tekinthet teht tudatos szndkkal ltrejtt programnak a spontn
sszejveteleket, melyek ugyan talakulhatnak rendezvnny s rendelkezhetnek a
folyamat kzben a definciban jelzett fogalom ismrveivel, de a legfontosabb
kritriummal nem; ez pedig az elre eltervezettsg s valamely clbl megvalsul
tudatos cselekvs.
A rendezvnyeknek ltalban vilgos cljai vannak, megszervezsk sszetett,
komplex feladat. J, ha adott kltsgvetsk s idkeretk van s meghatrozhat
kezdetk s vgk. A programok tervezshez s lebonyoltshoz humn s egyb
(eszkz, infrastruktra) erforrsokat kell biztostanunk. A rendezvnyek kztt lehet
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
9
ugyan klnbz tpusokat megnevezni s nagysgrendjk szerint rangsorolni, de a
folyamatot clszer mindig ugyanazon fzisokon keresztl megvalstani.
A rendezvnyek fajtit tbbfle szempontbl rangsorolhatjuk s tipizlhatjuk. A
megklnbztets kritriuma lehet a:
Rendezvny nagysga
Idtartama
Clja
Clkznsge
A rsztvevk ltszma
Rendezsi mdja
Megvalsulsi helye
A reprezentcis rendezvnyek (csaldi esemnyek, llami s trsadalmi nnepek,
egyhzi s kzssgi nnepek, fogadsok, partik, blok, tncos rendezvnyek, sznhzi
eladsok, komoly s knnyzenei koncertek, falunapok, fesztivlok, road - show,
killtsok, vsrok, vegyes tartalm rendezvnyek).
Konferencia tpus rendezvnyek (rtekezletek, tancskozsok, tudomnyos lsek,
zleti s szakmai konferencik, tjkoztatk).
Nylt rendezvnyek (nyilvnos szakmai programok, csaldi napok, fesztivlok,
falunapok, road show, sportrendezvnyek, killtsok, vsrok).
Trsadalmi rendezvnyek (rtekezletek, anktok, kzgylsek, vndorgylsek,
szakmai tancskozsok, kerekasztal beszlgetsek, lakossgi frumok, nnepek,
megemlkezsek).
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
10
A fenti kategorizlsbl jl lthat, hogy egy-egy rendezvny tbb tpusba is
sorolhat, attl fggen, hogy melyik tulajdonsga alapjn szelektlunk. Az egyik
legfontosabb csaldi esemnyt, a szletsnapot lehet pldul reprezentcis
programknt is rtelmezni, de abban az esetben, ha egy kzleti szemlyisg
(politikus, r) szletsi vforduljt nnepeljk, mr trsadalmi esemnyknt is
rtkelhetjk. A killts s vsr egyszerre brhat reprezentcis jelleggel s nylt
rendezvnyknt is besorolhatjuk, fggetlenl attl, hogy a belps a programra
ingyenes-e vagy sem. A konferencia tpus programok - tmjuk rvn - is knnyen
vlhatnak trsadalmi esemnny, mint ahogy az egyhzi s kzssgi nnepek is
lthetnek trsadalmi jelleget.
sszefoglalva: megllapthatjuk, hogy a rendezvnyeknek nagyon sokfle tpusa
ltezik s a kategorizlsuk tbb szempontbl lehetsges. Azonban egyben kzs
mindegyik esemny s ez az egyedisg s egyszerisg
Fontos hangslyozni, hogy a rendezvnyek kztti klnbsgek legfbb mrje - a
fentebb jelzett egyedisg s egyszerisg miatt - esemnyek clja s ez ltal az azon
rsztvevk kre s szma. E kt kritrium hatrozza meg tovbbi teendinket a
programok szervezsben.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
11
1. 2. A rendezvnyszervezshez szksges jogi alapismeretek.
A rendezvnyek szervezshez szksges jogi felttelek ismertetse, a klnfle
engedlyek megszerzsnek mdjai. A klnbz szerzdsek fontossga s tpusa,
tartalmi s formai elemei.
Mieltt nekiltnnk a helyi kzssg, csoport programjnak megszervezshez, nem
rt tisztba lennnk a jogi felttelekkel, hisz nem spontn esemnyrl van sz, hanem
elre megtervezett folyamatrl. A programok szervezsekor mindig felvetdik, hogy
milyen jogi felttelei vannak annak, hogy az ltalunk rendezett esemny krl minden
rendben legyen. rk igazsg: mindig s minden elre nem lthat esemnyre fel kell
kszlnnk, de ebben az esetben sem garantlt, hogy nem kvetkezik be olyan nem
vrt problma, amit meg kell oldanunk. ppen ezrt fontos, hogy lehetleg elreltk
legynk, a szervezs sorn krltekinten jrjunk el, illetve minden olyan engedly
birtokban legynk, ami felttele programunk megtartsnak. Valljuk be, nem ppen
szvet vidt munka a szksges paprok engedlyek beszerzse, de a siker rdekben
ezeket a ktelezettsgeket is teljestennk kell. Egyik rszrl sajt magunk rdekben,
msik s ez a fontosabb a rendezvny/program rdekben. Nincs annl lehangolbb,
ha egy programunk azrt nem lesz sikeres, mert pldul nem ktttnk szerzdst a
rendezvnyen szolgltatst (msor, vendgltst) biztostval s a szolgltat nem
gy s nem olyan sznvonalon teljesti ktelezettsgt, amit szban vllalt. Ugyan a
szbeli egyezsg is jogi ktelezettsg, de sokkal nehezebb bizonytanunk lltsunk
igazt, mint ha rsban rgztjk a feltteleket.
Vegyk teht szmba, hogy milyen felttelek teljeslse esetn szervezhetjk meg a
rendezvnyt.
23/2011. (III.8.) Korm. rendelete a zens, tncos rendezvnyek mkdsnek
biztonsgosabb ttelrl szablyozza, hogy mi a teend abban az esetben, ha
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
12
zens tncos, illetve rendezvnyt szerveznk. Klns tekintettel arra, hogy
szabadtri vagy beltri programrl van sz.
Fontos tudnunk, hogy szksges-e a programhoz terletfoglalsi engedly.
Abban az esetben, ha nem sajt terletnkn, a helyi mveldsi hz udvarn
a falu sportplyjn, hanem magnterleten, van ms intzmny, cg ltal
birtokolt helyen rendeznk esemnyt, akkor a tulajdonostl erre engedlyt,
hozzjrulst kell krnnk. Amennyiben kzterleten szerveznk programot,
gy un: terletfoglalsi engedlyt kell krnnk a helyi hatsgtl. (ez ltalban
a helyi polgrmesteri hivatal vagy jegyzsg, krjegyzsg). Ha
magnterletrl van sz gy rdemes megllapodst ktni a tulajdonossal s
szerzdsben tisztzni, hogy milyen felttelekkel vehetjk ignybe a terletet.
Ebben biztos lesznek olyan ktelezettsgeink, mint a terlet eredeti llapotban
val visszaadsa, az okozott kr megtrtse stb. Ezen felttelek igazak arra az
esetre is, ha nem terletet, hanem helyisget hasznlunk programunk
lebonyoltsra.
Ha nagyobb szabadtri programot szerveznk, vagy teremben tartott
rendezvnynk rsztvevi szmra parkolsi lehetsget akarunk biztostani
nyilvnos helyen, gy Behajtsi engedlyt kell kiadnunk a kedvezmnyezettek
szmra, hogy akadlytalanul rkezhessenek meg a rsztvevk jrmveikkel a
rendezvnyre. A nagyobb forgalom terelshez, a gpjrmvek irnytshoz
ignybe vehetjk a Rendrsg s a Polgrrsget. Elbbit abban az esetben, ha
a kzti forgalom veszlyeztetve van, utbbit abban az esetben ha csak a
parkolsi gondokon kvnunk enyhteni kln terlet biztostsval.
Tzoltsgi engedly beszerzse szksges, ha programunkon pirotechnikai
eszkzket hasznlunk. Termszetesen, ha vllalkoz, szolgltat biztostja,
mondjuk a tzijtkot, a vele kttt megllapodsban rdemes tisztzni, hogy
ki szerzi be a szakhatsg engedlyt. Fontos az is, hogy az esemny alatt
betartsuk s betartassuk az rvnyben lv tzvdelmi szablyokat.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
13
Rendrsgi engedly beszerzse szksges a nylt fogyaszti s
tmegrendezvnyekhez a biztostshoz. Egyre tbb kis telepls szervez olyan
nagyszabs fesztivlt, amelynl a rendezvnyre ltogatk tbb ezres ltszma
miatt megkerlhetetlen a rendfenntart szerv engedlye s kzremkdse
Ha rendezvnynkn nyilvnos kztkeztets zajlik, vagy bf, vendglt
egysg zemel, gy az NTSZ engedlyt is szksges beszereznnk. Bevlt
szoks, hogy a rendezvnyen kzremkd vendgltst biztost szolgltat
szerzi meg a jogosultsgot, gy termszetes hogy annak clszer az engedlyt
beszerezni. Ezt a vele ktend megllapodsban felttlenl rgztennk kell.
Hasonl eset ll fenn a szeszes italok s dohnytermkek rustsnl is, s ha
nem magunk biztostjuk a szolgltatst, akkor az VPOP engedlyt a
termkeket forgalmaznak kell beszerezni. Azonban j meggyzdni
magunknak is arrl, hogy a fent trgyalt engedlyeket birtokolja-e a
szolgltat, mert ellenkez esetben knnyen kudarcba fulladhat az esemny
azzal, hogy egy vratlan ellenrzs kvetkeztben programunk vendglts
nlkl marad.
A nagyobb rendezvnyek biztostshoz nemcsak a Rendrsg, s a
Polgrrsg erit vehetjk ignybe, hanem egyre tbb rendezvnybiztostssal
foglalkoz cget is megbzhatunk. Itt is fontos meggyzdnnk arrl, hogy
jogosult-e a tevkenysg elltsra a cg, illetve szerzdsben rgzteni a krt
szolgltatst.
Tudnunk kell, hogy azon rendezvnyeken, ahol msorszolgltats is van
fggetlenl attl, hogy belpdjas az esemny vagy nem szerzi jogdjat kell
fizetnie a szerveznek. Tbb esetben alkalmazhat, hogy e ktelezettsgeket a
msorszolgltat vllalja t, de a szerzds megktsekor clszer tisztzni,
hogy ki fizeti a program utn ktelezen befizetend szerzi jogokat, mert
annak elmaradsa jogkvetkezmnyekkel jrhat.
A program ideje alatt ltalunk foglalkoztatottakrt felelssggel tartozunk,
ezrt a munka s egszsgvdelmi szablyokat is be kell tartanunk s
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
14
tartatnunk. Ha gy tljk meg, hogy rendezvnynk olyan nagysg, vagy
veszlyessgi (sportesemny) biztostsuk az orvosi gyeletet, esetleg
mentkocsit is.
Annyiszor emlegettk, hogy a ktelezettsgekrl s a szolgltatsok biztostsrl
megllapodsokat, szerzdseket kssnk, hogy nem kerlhetjk el e dokumentum
tpusainak tartalmi elemeinek megismerst sem. Elszr is e fontos jogi
alapdokumentum fogalmt hatrozzuk meg:
A szerzds kt vagy tbb szemly, jogi szemly, szervezet egybehangz, joghats
kivltsra irnyul akaratnyilatkozata; olyan gret vagy megllapods, amit a
jog elismer s akr knyszertheti is a betartst.
A szerzds abban az esetben rvnyes amennyiben a felek klcsnsen akarjk
ltrejttt, jogkpesek s a felek ltal felajnlott szolgltatsoknak egymssal
arnyosnak kell lennik. A szerzdsek tartalmt, - a fentiek figyelembe vtelvel a
felek maguk szabjk meg.
A szerzdsek/ megllapodsok rszei:
A szerzds megllapods alanyai
A szerzds trgya
A szolgltatsok teljestsnek mdjai
A lemonds lehetsges mdjai
Az ellenszolgltats felttelei
A felelssggel s a zr rendelkezssel foglalkoz rsz
Esetnkben a megllapodsokat, szerzdseket, megbzsokat a programban val
kzremkdsre (pl fellps, elads stb), valamely szolgltats biztostsra
(msorszolgltats, vendglts, szllts, rendezvnybiztosts stb.) kthetjk. A
szerzdsek elksztsekor tisztznunk kell, hogy milyen cllal kvnjuk megktni a
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
15
megllapodst, annak melyik mdjt vlasztjuk. Mg a helyi kisebb teleplseken,
illetve trsgkben is tallhatunk tbb azonos szolgltat, kzremkdsre alkalmas
vllalkozt, vagy szervezetet, intzmnyt. gy rdemes tjkozdnunk. Nagy
kltsgvets rendezvnyek esetbe alkalmazzk az elzetes ajnlatkrst vagy a
plyztatst. Ezek elnye, hogy krltekintbbe jrhatunk el rendezvnynk sikere
rdekben. Amennyiben eldntttk, hogy melyik szolgltatst kitl rendeljk meg,
azaz kivel/kikkel ktnk szerzdst az albbi folyamat llomsait s szakaszai
kvetkeznek:
1. LTREHOZS IDSZAKA
A szolgltat felkrs az rajnlat elksztsre
rajnlat ksztse, s annak rtkels
2. SZERZDSEK MEGKTSE
megllapods a szerzds fbb tartalmi elemeiben
3. TELJESTST MEGELZ IDSZAK
lehetsg az ajnlat s feltteleke rszleges mdostsra
4. A SZERZDS TELJESTSE
A megrendelt szolgltats s az ellenszolgltats (fizets) teljestse,
Normlis esetben a megllapodst kveten, a szerzdsben foglalt tartalmi elemek
a dokumentumban foglaltak szerint valsulnak meg. Sajnos azonban sok esetben a
legnagyobb krltekintsnk ellenre nem a megllapods szerint zajlanak a
folyamatok, a teljests rszben vagy egszben hinyos. Mikor beszlhetnk s mit
tekinthetnk szerzdsszegsnek?
Abban az esetben, ha egyik fl sem hibs a teljests elmaradsrt vagy
Rszbeni megvalsulsrt objektv szerzdsszegsnek nevezi. Ebben
az esetben egyik fl szmra sem jelentkezik szankci. Tipikus pldi a
un. vis major esetek: (elre nem lthat esemny, vihar, baleset stb.).
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
16
Ha azonban a teljests valamely flnek felrhat okokbl hisul meg
szubjektv szerzdsszegsnek nevezik. Lehetsges mdjai: - ha a
szolgltat nem azt s gy teljesti, amit megrendeltek, a megrendel
rszrl az ellenszolgltats nem a megllapods szerint valsul meg.
Ezen esetekben ha a szerzds rendelkezik rla, akkor az abban
foglaltak alapjn jrnak el a felek, ha nem akkor polgri peres ton
rvnyesthetik igazukat. (Jl bevlt gyakorlat, hogy a szerzdsek
megktsekor a felek kiktik a brsgi illetkessget.)
sszefoglalsknt megllapthatjuk, hogy a jogi ismeretek hinya veszlyeztetheti
rendezvnyeink sikert. A szksges lpsek megttele szerzdsek ktse,
felttelek biztostsa, - annak rdekben trtnik, hogy a programra ltogatk
valban azokat a szolgltatsokat kapjk, amelyeket elzetese meghirdettnk s
olyan felttelekkel, amelyek teljeslse esetn elgedetten tvoznak a
rendezvnyrl. Ha ez gy van joggal felttelezhetjk, hogy a tovbb programjainkra is
elltogatnak, azaz bizalmi viszony pl ki a programszervez s az esemnyekre
ltogatk kztt.
1. 3. Ignyfelmrsi technikk:
A lehetsgek s adottsgok felmrse. A helyi kzssgi ignyek feltrkpezse,
lehetsges mdszerei s az informcik feldolgozsa s rtkelse.
Nincs annl lehangolbb rzs, mint amikor az ltalunk elgondolt programra,
felkszltsgnk ellenre nem vagy, nem a remlt szmban jnnek el a ltogatk. Ki
ilyenkor a hibs: a ltogat, a szervez, a programba kzremkdk? Mieltt
brmelyik flre fognnk a kudarc okt, azt a krdst kell tisztznunk vajon, mint
szervez valban az ignyeknek megfelel esemnyt rendeztk meg? Hisz nem
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
17
vrhatjuk el krnyezetnktl, hogy szemlyes szimptinkkal, kedvtelsnkkel, egy-
egy mvszeti mfaj irnti vonzalmunkkal azonosuljanak. Azrt, hogy a kudarcot
elkerljk rdemes felmrni a helyi kzssg, a krnyezetnk ignyeit, milyen
programokra jnnnek el szvesen? Az ignyek felmrsnek sok fajtja van, nhny
alkalmazhat mdszert rdemes kzelrl megvizsglnunk.
Megkrdezs a legegyszerbb s helyi kzssgekben alkalmazhat mdszer. A
szbeli informcit termszetesen rdemes lejegyeznnk s rendszereznnk is. A
megkrdezs elnye, hogy kapcsolatot alaktunk ki a lehetsges ignybe vevkkel,
azaz leend kznsgnkkel. A szbeli kzls esetn a vlaszad sokkal szubjektvebb
s szintbb is. A megkrdezs technikjt alkalmazhatjuk egyni vagy csoportos
formba. Utbbi esetben tudnunk kell, hogy a tbbiek jelenlte jelentsen
mdosthatja a vlemnyt s un: csoportvlemny, kzvlemny alakulhat ki. Az
alkalmazott mdszer htrnya lehet, hogy hossz ideig tarthat, s az informcit
szerz szmra fradsgos tevkenysg. A megkrdezst lehet rsbeli formban is
alkalmazni. Ebben az eseten rdemes krdvet alkalmazni. Itt is alkalmazhatjuk az
egyn, vagy csoportos mdszert. A krdv sszelltsnl azrt nhny szablyt
rdemes figyelembe venni:
o Tisztzzuk, hogy milyen informcikat akarunk megtudni.
o A krdvet gy kell sszelltani, hogy a belle nyert informcik, adatok
feldolgozhatk legyenek
o gyeljnk a krdsek sorrendjre
o Lehetv kell tenni a vlaszadknak, hogy vlaszthassanak a felajnlott
informcikra adand megoldsok kzl
o Lnyegtelen informcik begyjtsvel ne foglalkozzunk
o A krdvek ne legyenek hosszak, kitltsket a krdezettek egyszeren
tudjk elvgezni.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
18
Az informcik milyensge hatrozatja meg, hogy melyik krdv tpust hasznljuk a
megkrdezs sorn. Ezek lehetnek nkitlt krdvek, melynek sorn az informcit
szolgltatk nllan dolgoznak. Ebben az esetben klnsen fontos, hogy vilgos s
rthet krdsek legyenek s az adhat vlaszok szles skln mozogjanak (minimum
krdsenknt hrom vlasztsi lehetsg ajnlott). A krdves mdszert
alkalmazhatjuk gy is, hogy a krdezbiztos tlti ki a dokumentumot Ez a mdszer
szemlyes, kzvetlen kommunikci rvn valsul meg, ennek minden elnyvel s
lehetsges htrnyval egytt.
Az informcik megszerzsre s az adatok sszegyjtse sorn nyitott s a zrt
krdseket alkalmazhatjuk, vagy akr ezek kevert vltozatt. A zrt krdsre csak
igen vagy nem lehet a vlasz. A nyitott krds lehetsget ad a szabad
vlemnynyilvntsra.
Zrt krds esetben a krdven magn szerepelnek a klnbz
vlaszlehetsgek (esetleg mr kdszmmal elltva), gy a megkrdezett
szemly vagy a krdez alhzza, vagy ms mdon megjelli a kivlasztott
vlaszlehetsget.
Nyitott krdsek esetben a megkrdezett szemly fogalmazza meg vlaszt,
ezt vagy , vagy a krdez berja a krdvre.
A krdveken a nyitott s zrt krdsek arnya tlagosan 30- 70 % s a 20
80 % kztt mozoghat.
Interj: a szemlyes - interperszonlis kommunikci kapcsolat rvn sokkal
szlesebb kr informcikat kaphatunk a vlaszadtl, hisz krdseink
szertegazbbak s sszetettebbek lehetnek. Tbb olyan httr informcit is
megtudhatunk, ami a ksbbiekben segthet a motivcis lehetsgek
kidolgozsban. Elnye, hogy az interj alannyal szemlyes kapcsolatot tudunk
kipteni.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
19
A szavazst abban az esetben alkalmazhatjuk, ha kt vagy tbb lehetsges vltozat
kzl kvnjuk kivlasztani a legmegfelelbbet annak rdekben, hogy a ltogati
ignyeket felmrhessk. Pldul szavazs tjn vlaszthatjuk ki egy-egy helyi program
f msornak kzremkdit. A veszlye az alkalmazott mdszernek, hogy a
kisebbsg lehet, hogy ppen emiatt marad tvol a rendezvnytl. A kis
kzssgekben nem is ajnlott a mdszer, hisz emltett - negatv hatsa miatt
ppen a kzssg pts ellen dolgozik
A klnbz mdszerek ltal berkezett informcikat s adatokat fel kell
dolgoznunk s rtkelnnk kell. Ha j krdezsi technikk vlasztottunk, viszonylag
knny dolgunk lesz, fggetlenl a feldolgozand adatok mennyisgtl. A
szmtgp ebben segthet neknk, hisz az adatok felvihetk s a gp a munka
jelents rszt elvgzi helyettnk. Alkalmazhatjuk az Exel tblzatot, amely sorn
klnfle grafikonokat s diagramokat is kszthetnk.
Ha a helyi kzssgek, a teleplsek szmra tervezett programok megrendezse
eltt az ignyeket helyesen mrjk fel, joggal felttelezhetjk, hogy az esemnyen
sokan vesznek rszt s az ltalunk kitztt clok teljeslnek. A megismert mdszerek
mindegyike alkalmas arra, hogy informcikat szerezznk s mindenez kzben
szemlyes kapcsolatokat is pthetnk ki, amely ksbbi kznsgszervezsi s
program elksztsi s lebonyoltsi munknkat knnyti meg.
1. 4. A rendezvnyszervezs fzisa
A klnbz rendezvnyek egyszerisgk s egyedisgk ellenre szervezsi
fzisai jl elklnthetk s szakaszolhatk. A sorrendet nem szabad felcserlni,
mindegyik elem ugyanolyan fontos, s ha valamelyik csorbul, az a program sikert
veszlyezteti. A rendezvnyszervezs fzisa:
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
20
1.4.1 . Az elksztsrl
A rendezvnyszervezshez szksges alapismereteket sszegyjt legnagyobb
fejezetnk els rszhez rtnk. Megismerkednk a rendezvnyszervezs
fzisaival, a folyamatban lv s megkerlhetetlen llomsokkal s teendkkel. A
rendezvnyek cljainak meghatrozsa, a stratgia kidolgozsnak fontossga. A
klnbz reklmozsi technikk feltrkpezse. a humn erforrsok s az
infrastruktra biztostsra klnfle lehetsgei. A rendezvnyprotokoll
elksztsnek eszkzei. A meghvandk listjnak sszelltsa, a protokoll
vendgekkel val bnsmd szablyai. Az informcis anyagok elksztsnek
lehetsges vltozatai, terjesztsi technikk. A klnbz forgatknyvek
elksztse.
KONCAPCI TERVEZSE
ELKSZTS
TERVEZS
MEGVALSTS
ZRS
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
21
1. 4. 1. 1 A rendezvnyek cljainak meghatrozsa, a stratgia kidolgozsa.
Minden ltalunk szervezett program, esemny valamilyen elre meghatrozott cllal
jn ltre. A szletsnap clja, hogy megtisztelje az nnepeltet s erstse a ktdst a
szkebb s tgabb csaldtagok kztt. A helyi kzssg nnepei, mintegy a
kzssget megerst, legitimitst biztost, tagjainak viszonyait rendez mdon
mkdnek. ppen ezrt fontos, hogy programjaink megtervezsekor rgztsk
cljainkat s a megvalsulst segt stratgit is megfogalmazzuk. A rendezvny eltti
feladatok sorrendjt a kvetkez mdon llthatjuk fel magunknak:
1. Kialaktjuk elkpzelsnket (vzi)
2. Informcikat szerznk krnyezetnkrl s az ignyekrl,
3. Meghatrozzuk a clt (Pl. Falunap szervezse), kialaktjuk stratginkat (a cl
elrsnek mdszert s llomsait),
4. Vzoljuk a koncepcit (melynek mentn megvalstjuk a programot).
A stratgia alkalmas arra, hogy:
Meghatrozza a hossz tv cljainkat
A cl elrshez szksges erforrsokat
A cl rdekben szksges fejlesztseket
Vizsglja a kls s bels krnyezetet
Felmri a szervezet lehetsgeit
Elemzi az erssgeket s a gyengesgeket.
A kialakulsuk szerint hromfle stratgit klnbztetnk meg. A tervezi stratgia
a mdszeres tervezs eredmnye. Ilyen lehet pldul annak a clnak az rdekben
kialaktott stratgia, hogy a helyi kzssg kulturlis lett fellendtsk, a szabadids
programok szmt nveljk, s ehhez felhasznljuk a helyi kzssg erejt s
rtkeit. A vllalkozi stratgia nem ms, mint dntsek sorozata. Az auditv
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
22
stratgia a folyamatban trtn s a krnyezet ltal is befolysolt vltozsokra ad
vlaszok, dntsek sorozata. A teleplsen mkd vllalkozsok gyakran kvetik ezt,
hisz abban az esetben, ha a krnyeztkben vltozs ll be, konkurens lp be hasonl
szolgltatsokkal, akkor nekik vlaszlpseket kel tennik. Ha egy helyi vllalkoz
mkdtet szabadids parkot s helyben vagy a trsgben egy jabb hasonl vagy
azonos szolgltats lp be, akkor ezt valamilyen mdon kezelni kell.
gy jrhatunk mi is, ha programunknak a teleplsen alternatvja jelentkezik. Nagyon
fontos teht, hogy minden programszervezsi szndkunkat elksztsi s tervezsi
folyamat elzze meg amelyeket a kvetkez elemek mentn rdemes
megvalstanunk:
Rendezvnynk sikere rdekben klnbz stratgikat/ terveket alkalmazhatunk. A
koncentrl stratgia azt jelenti, hogy alkalmazkodunk krnyezetnk ignyeihez, azaz
figyelembe veszi a potencilis felhasznl (tervezett programjaink kznsgnek)
elvrsait. A kltsgkvet stratgia elsdlegesen az rral manipull, azaz minl
alacsonyabb kltsggel dolgozik s ez ltal az ignybevevk minl szlesebb kre ltal
elrhet a szolgltats. A helyi programszervezsben nem felttlenl rdemes
alkalmazni, hisz programjaink nagyobb rsze a ksbb trgyaltak alapjn nem
1.BEVEZETS
2. HELYZETELEMZS
3. PRIORITSOK
4. PILLREK
5.BEAVATKOZSOK
6. MONITORING
7. STRATGIA HATSA
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
23
elssorban profitorientlt rdekbl valsul meg. A megklnbztet stratgia clja,
hogy a program/szolgltats egyedisgt hangslyozza, gy vlik versenykpess a
rendezvny. Esetnkben kvetend lehet ez a fajta stratgia, hisz a helyi
sajtossgokra, rtkekre mr csak annak rdekben is rdemes figyelemmel
lennnk, hogy a programunk egyedi s minl tbb potencilis ignybevev szmra
vljon vonzv. Ha egy Falunap, szreti rendezvny elemei nem sablonokbl llnak,
akkor szmthatunk arra, hogy ms krnykrl is felkeresik a programot. Persze ez
arra az esetre rvnyes, ha clunk, hogy kzvetlen teleplsnkn kvlrl jjjenek az
esemnyre.
A rendezvny nagyon sok cl rdekben valsthatjuk meg. Lehet clunk, hogy sok
rsztvevje legyen, nyeresgess, vagy legalbbis rentbiliss vljon, ezek az un:
kreatv clok. A helyi rendezvnyszervezsben taln fontosabb az utbbi, az un:
kvalitatv clok, amelyek a rsztvevk elgedettsgnek elnyerst, a krnyezet
elismerst tzi ki clul.
Fontos lps az elkszt szakaszban az is, hogy eldntsk:
Mit szerveznk? - programunk jellege, tpusa
Mirt, milyen cllal? - az elrni kvnt cl megnevezse
Mikor? - az idpont kivlasztsa
Kiknek? - a megclozni kvnt clcsoport megnevezse
Hol? - milyen helysznen, szabadtr, zrt tr
Mibl? - milyen forrsokbl,
Kikkel? - a rendezvnyt megvalstk kre
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
24
Jl rzkelhet, hogy a fentiekben lert elemek mindegyike fontos a rendezvny
rdekben. Helyes teht programunk megszervezsnl nagy hangslyt fektetnk a
felsorolt krdsek felvetsre, hisz a tovbbiakban ezek megvlaszolsa lesz a
tulajdonkppeni munknk. Ha az elejn tisztzzuk magunkban s krnyezetnknek is
vilgoss tesszk cljainkat, knnyebben llhatunk neki majd a konkrt program
megszervezshez.
1.4. 1. 2. A rendezvnyek idejnek s helysznnek megvlasztsa
Ha vilgoss tettk, hogy milyen clbl s alkalombl, kiknek kvnjuk a rendezvnyt
megszervezni, knnyebben vlaszthatjuk ki a helysznt s az idpontot. Az esetek egy
rszben mind a helyszn, mind pedig az idpont adott, hisz a rendezvny jellege
meghatrozza. A szreti felvonuls ideje, egy-egy megemlkezs, koszorzs
helyszne knnyebben hatrozhatjuk meg, illetve azonosthatjuk a helysznt. Ms
esetekben azonban nagyon fontos kritrium a j helyszn kivlasztsa s a megfelel
idpont kijellse. Nem is gondolnnk, hogy mennyi mindenre kell figyelnnk e
ltszlag egyszer dntsnl.
Az idpont meghatrozst befolysolja a rendezvny jellege s a rendezvny
clcsoportja is. Fontos, hogy a clkznsg idbeosztsnak megfelelen jelljk ki
rendezvnynk idejt. Figyelnnk kell arra is, hogy rendezvnynk ne tkzzn ms
esemnnyel. A rendezvnyt idben meg kell hirdetni, hogy a megclzott csoportnak
legyen ideje rkszlni a programra, azaz gy temezni egyb elfoglaltsgaikat,
hogy azok ne gtoljk meg ket abban, hogy rszt vegyenek az esemnyen.
A helyszn kivlasztsnl is hasonl a helyzet. A rendezvny jellege s a clkznsg
szinte meghatrozza a lehetsges helysznek kivlasztst. gyeljnk a koncepcink
s a helyszn sszhangjra. Szabadtri rendezvny esetn j, ha van egy B vltozat
az es esetre, azaz zrt tr, ahol a program kisebb mdosulssal, de megvalsthat.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
25
A zrt helyisgekben megtartand programunknl is j, ha tudjuk mennyi nzre,
ltogat szmthatunk, mert mind a zsfoltsg, mind pedig az res szksorok rontjk
a program s a rsztvevk hangulatt. A helymeghatrozsnl legynk tekintettel a
kvetkezkre:
a helyszn megkzelthetsgre,
a helyszn kzpontisgra,
a helyszn komfort rzetre
a helyszn lthatsgra,
a helyszn alkalmassgra,
az infrastruktra kiptettsgre,
a helyszn befogadkpessgre,
a tmegkontroll lehetsgre.
A helyszneken a rendezvny milijnek kialaktsa sorn vegyk alapul, hogy milyen
programot szerveznk. Ms elrendezst kvnnak a szabadtri rendezvnyek ahol
jellegk szerint, lehetnek, fesztivlok, falunapok, vsrok, koncertek, szabadtri
storban vagy nylt trben rendezett programok, sport rendezvnyek. A zrt trben
tartott programok esetn is megklnbztethetjk a programokat:
sznhztermi: hagyomnyos eladsok
osztlyterem tpus: szeminriumok, kpzsek
U alak: rtekezletek, vacsork
Patk alak: rtekezletek, tancskozsok
Ngyzetes alak: trgyals, megbeszls, kpzs
E alak: bankettek, vacsork
Munkacsoport tpus ktetlen rendezvnyek
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
26
A termek befogad kpessgnek meghatrozshoz pedig segtsgl kvetkezzk
egy tblzat, mely alapjn knnyen eligazodhatunk az ltalunk birtokolt lehetsgek
kztt.
Terem
nm
20 30 40 50 70 90 100 250 500 1000
Sznhz: 26 40 53 66 93 120 133 333 666 1333
Kpzs: 12 19 25 31 44 56 62 156 312 625
Fogads: 33 50 67 83 117 150 167 417 833 1667
1. 4. 1. 3. A rendezvny clkznsge
A programokat nem nmagukrt vannak, rtelmket vesztik, ha nincs kznsgk. A
rendezvnyek clcsoportjnak meghatrozsa a szervezsi folyamat egyik
legfontosabb eleme. Ennek rdekben mrjk fel elzetesen az ignyeket a
klnbz s mr trgyalt mrsi technikkkal. Amennyiben azonostottuk a
megclzott kznsget gy annak figyelembe vtelvel kell tovbbi szervezsi
lpseinket megtennnk. Milyen kritriumok mentn tehetnk klnbsgek a
clcsoportok kztt:
letkor szerint
Fldrajzi elhelyezkedsk szerint
rdekldsi kr szerint
Az esetek jelents rszben a rendvnyek szlhatnak minden korosztlynak (pl.:
falunap), fldrajzilag a tgabb krnyezetnkben lknek (pl.: vsrok, killtsok) s
tbbfle rdekldsi kreknek is (pl. fesztivlok).
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
27
Ha az letkor szerinti clzunk meg rteget, akkor az letkori sajtossgokra tekintettel
kell lennnk. Nem szerencss tbb rs programot szerveznnk a kisebb
gyerekeknek, hisz figyelmk hossz ideig nem tarthat fenn mg a legrdekesebb
program estn sem. A foglalkozsokat ugyan sznesthetjk klnfle technikkkal s
mdszerekkel, de hamarabb elfradnak, mint a felnttek s nkontrolljuk sem alakult
mg ki. Hasonl a helyzet az ids korosztllyal is, hisz ket sem szabad terhelnnk
hossz programokkal, radsul a helyszn knnyebb megkzelthetsgt is
biztostanunk kell. Az idsebb korosztly szvesebben veszi a szemlyes invitlst, mg
a gyerekek rszre biztostott programok gyakran elre szervezettek (pl: diksznhzi
eladsok). Nem tagadhatjuk, hogy a clkznsget lehet a legnehezebben
programjainkra elcsbtani. Milli egy vals, vagy ppen mondvacsinlt indok van
arra, hogy valaki mirt nem megy el az egybknt rdekldsi krnek megfelel
programra. A programszervez feladata, hogy olyan a vals vagy rejtett ignyeknek
megfelel programokat lltson ssze, amely rdekldsre tarthat szmot.
1. 4. 1. 4. A rendezvny programjainak sszelltsa
A klnbz esemnyek, szabadids s szrakoztat rendezvnyek, kulturlis
bemutatk, vsrok killtsok, falunapok s nnepi megemlkezsek programjainak
sszelltsa vltozatos feladat. A rendezvnyek tervezsekor a tartalmi elemek
meghatrozst segti ha a fentebb trgyalt llomsokon mr tl vagyunk s
birtokoljuk azokat az informcikat: clkznsg, idpont, helyszn, amik segthetnek
bennnket a programok felptsben. Ltszlag knny dolgunk van, ha egy
meghatrozott s hagyomnyokon alapul rendezvnyrl, nnepi megemlkezsrl,
hagyomnyos s mindig ismtld esemnyekrl: (Pl. karcsonyi nnepsg, regek
napja), hisz az elz vek tapasztalatai segthetnek bennnket. Azonban ne feledjk,
hogy veszlye is vannak a rutinfeladatknt kezelt program sszelltsnak. Az
ugyanazon a mdon s hasonl elemekkel tarktott rendezvny fleg ha
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
28
kznsgk is mindig ugyanaz hamar unalmass vlhatnak. Ennek elkerlse vgett,
j ha a programszervez minl rdekesebb s vltozatosabb programot llt ssze
mg a kttt s tradicionlis rendezvnyek esetben is. A programok sszelltsnl
figyelembe kell venni, hogy:
A helyszn alkalmas-e a kivlasztott program megtartsra?
Rendelkeznk-e vagy biztostani tudjuk a kzremkdknek a szksges
technikai eszkzket s infrastruktrt?
Azoknak a rendezvnyeknek az esetben, ahol maga a program, a kzremkdk
ltal nyjtott elads a hv zenet, ott az sszelltsnl rdemes az albbiakra
tekintettel lenni:
A programok egyedisge
A kzremkdk ismertsge
Az eladsok, bemutatk sznvonala
A produkcik eredetisge
Az egymst kvet esemnyek vltozatossga
Nem helyes, ha a programok sszelltsakor a helyi sajtossgokat nem vesszk
figyelembe s klnsen kisebb helyi kzssgek esetn fontos, hogy ismerjk azok
rtkeit s rdekldsi kreiket. Sikert rhetnk el azzal is, ha a klnbz
rendezvnyeinkre nem csak tvolbl hvunk produkcikat, hanem a telepls rtkeit
is bemutatjuk s teret adunk az ott lk tehetsgnek megnyilvnulsra. Sok szp
pldt lthatunk magunk krl arra, hogy hogyan fr meg egyms mellett a helyi
rtk s az gymond importl egyb produkci. Lehet a rendezvny szervezsnek
kimondott clja, hogy a helyben lk produkcii jelennek meg a kznsg eltt s
ezltal is ersti a kzssg identitst Sajnos az ellenkezje is igaz, tbb esetben a
kvlrl jtt programok rtelepednek egy - egy telepls hagyomnyos
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
29
rendezvnyeire s ezltal funkcijuk s rtkk is megvltozik. gy a helyi
programszervezknek az tancsolhat, hogy a helyes mrtket talljk meg a
programok sszelltsakor rendezvnyeik szervezsekor.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
30
1. 4. 1. 5. A szksges forrsok elteremtse
Rgi monds, hogy a hborhoz hrom dolog kell: pnz, pnz s pnz. A jval
bksebb rendezvnyek megszervezshez sem rt az erforrsokat elre megtervezni
s lehetsgeinket felmrni, s a potencilis segtket feltrkpezni. Termszetesen a
helyi kzssgek nem csak s kizrlagosan pnzbl teremtik el a programok
megtartshoz szksges forrsokat. Sok esetben nagyobb segtsg a helyi nkntes
segts, az erklcsi s termszetbeni tmogats. Mgsem rt azonban sszeszedni,
hogy milyen lehetsgeink vannak a rendezvnyek anyagi forrsainak biztostsra:
Fontos megszerezni a helyi kzssg erklcsi tmogatst
hisz a krnyezet, a kzssg szimptija tbbszr nagyobb segtsg, mint az
anyagi tmogats.
Nehezen megszerezhet, bizalmi alapokon nyugv rtk
Knnyen elveszthet s negatvan befolysolhatja tovbbi munknkat.
A tmogatsok formi az albbiak lehetnek:
Erklcsi a kzvlemny szimptija a program irnt,
Anyagi termszetbeni s pnzbeni,
Szemlyes rszvtel a program szervezsben nkntes segtsg,
Szponzorls a rendezvny anyagi tmogatsa,
Reklmbevtelek a szksges forrsok megszerzse ellenszolgltatssal.
A tmogats lehet termszetbeni, pl.: technikai eszkzk, infrastruktra
trtsmentes biztostsa, szllteszkzkkel val segts, tkeztets szlls
felajnlsa. Az anyagi tmogats formi:
Kltsgvetsi forrsok
Plyzati lehetsgek
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
31
Felajnls
Szponzorls
Reklm
Jutalk a rendezvnyen rustott termkek, szolgltatsok forgalmazsbl
Az gyes programszervez mindig tall lehetsget arra, hogy a helyi
nkormnyzattl tmogatst szerezzen a program megszervezshez. Klnsen
mkdik ez abban az esetben, ha a rendezvny megtartsa kzrdeket, a telepls
plst szolglja. A kltsgvetsi forrsok ebben az esetben biztos alapot
nyjthatnak a program megszervezshez.
Ha a helyi kltsgvets nem elegend a program lebonyoltshoz, a klnfle
plyzati lehetsgekkel kell lni. A plyzatok megrsa ugyan egye nehezebb,
lassan kln kpzs nlkl nem lehet sikeresen plyzni s megfelelni annak az
ezernyi kritriumnak, ami azt a clt szolglja, hogy a forrsok valban az arra
rdemesekhez jussanak el, de a programok forrsainak biztostsa rdekben a
programszervezk alapvet rdeke, hogy ezeket a feladatokat is meg tudjk oldani.
Btran oda kell fordulni krnyezetnkben azokhoz szemlyekhez s szervezetekhez,
akik segtsgnkre lehetnek a plyzatok helyes s rtkelhet megrsban. A
mellkelt brn jelezzk, hogy milyen plyzati lehetsgek vannak jelenleg
MEGHVSOS
PLYZATOK
EU
FORRSOK
NEMZETI CIVIL ALAP
(NCA)
NEMZETI KULTURLIS
ALAP
(NKA)
REGIONLIS PLYZATOK
Helyi nkormnyzati plyzatok
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
32
A helyi kzssgekben mindig tallhatk olyan magnszemlyek s szervezetek,
amelyek felajnlsokkal tmogathatjk a programokat. Fogadjuk el ezt a
segtsgeket is s mindig hvjuk meg a rendezvnyre azokat a szemlyeket s a cgek,
szervezetek kpviselit, akik nlkl az adott esemny nem jhetett volna ltre.
Ha szerencsnk van, teleplsnkn mkdik olyan nagyobb gazdasgi vllalkozs,
amelyik hajland szponzorlni a programot. A szponzorls egy adott program
egyszeri vagy hossz tv folyamatos anyagi, nmely estben termszetbeni
tmogatsa. A szponzor termszetesen valamely zleti rdek miatt adja a
tmogatst, amely a legtbb esetben nem jr ellenszolgltatssal. rdemes a
tmogatst s formjt rsban rgzteni.
A reklmbevtel megszerzse mindig valamilyen ellenszolgltatssal jr ezrt fontos
a ksbbi flrertsek elkerlse vgett rsban rgzteni, hogy mit vllal a reklmoz
s mit a tmogatott. Reklmozsi technikk lehetnek:
Hirdets; plaktokon, szrlapokon val megjelens
Termkhasznlat
Valamely a reklmoz ltal felajnlott szolgltats ignybevtele
A helyi programszervezsnl azonban az egyik legjelentsebb segtsg lehet a
szemlyes kzremkds, a helybeliek segtsge. Civil kzssgek ezrei mkdnek
sikeresen azrt, mert a szervezetek tagjai s prtoli nkntes munkjukkal s
szemlyes rszvtelkkel biztostjk a hinyz erforrsokat. gyelni kell arra, hogy a
felajnlott segtsget sohasem szabad visszautastani
Mindig a rendezvny milyensge hatrozza meg, hogy mely forrsok biztostsa
szksges s optimlis a program sikere rdekben. A helyi programszerveznek
amgy is bizalmi kapcsolatot kell kipteni a tmogatkkal, hogy a tovbbi
egyttmkds zavartalan legyen s ms programokra is lehessen forrsokat
elteremteni, a felajnlott segtsggel lni.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
33
1. 4. 1. 7. A szemlyi s technikai felttelek
A rendezvnyek elksztsi - tervezsi szakaszban a szksges anyagi forrsok
megteremtse mellett gondoskodnunk kell a segt szemlyekrl, illetve a trgyi
felttelekrl. A programok jelleg hatrozza meg a szemlyi felttelek biztostst. A
kisebb rendezvnyek esetn is j, ha akad egy-kt trs, kzremkd, akiknek
segtsgvel tudjuk a szervezssel s lebonyoltssal kapcsolatos feladatokat
maradktalanul elltni. Nagyobb programok esetn mr komoly kzremkdi
grdval szmolhatunk, akik kisebb csoportokban un: team munkval tudnak
dolgozni. A feladatokat rdemes gy felosztani, hogy jl lthatan s vilgosan
klnljenek el a rendezvny egyes szakaszaiban kzremkdk tevkenysge. A
technikai forgatknyv kivlan alkalmas arra, hogy ezeket rgztsk, meghatrozzuk
a tevkenysgekrt felels szemlyeket is. A feladatokat nagyobb rendezvny esetn
pldul gy oszthatjuk fel:
A hirdetst, reklmozst vgz stb (plaktok, szrlapok terjesztse,
hirdetsek szervezse)
A rendezvny tartalmi rszvel foglalkoz stb (msorok, kzremkdk
irnytsa)
A technikai stb (technikai feladatok, sznpad, hangosts, berendezs,
takarts stb.)
A rendezvnybiztostsi stb jegyrusts, jegyszeds, kznsgforgalom
irnytsa,
A protokoll stb (vendgek fogadsa, ksrse stb.)
A helyi rendezvnyszervezsben kisebb programok esetn a szemlyek tbb
feladatot is ellthatnak, de sohasem egyszerre, hisz az zrzavarhoz vezethet. Fontos
kritrium, lehetsgeink figyelembevtelvel prbljunk meg olyan stbot fellltani,
akik tudnak egytt dolgozni, nincsenek egyms kztti rdekellenttek. Amgy a
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
34
kzs tevkenysg sszehozhatja egymssal azokat az embereket, akik egytt
dolgoznak. Kisebb kzssgekben a szemlyes ismeretsg elny, hisz a kzremkdk
ismerhetik egymst, tudjk, mit vrhatnak el a msiktl. Nagyobb programjaink
esetn rdemes kls szolgltatkkal dolgozni:
o Reklmtevkenysg (hirdetsi anyagok elksztse s terjesztse.)
o Hangosts, sznpadtechnika
o Helyszn berendezse (srstor, padok, asztalok stb.)
o Rendezvnybiztosts, kznsgirnyts
o Vendglts
o Kzremkdk szlltsa
o Msorvezets
A szolgltatsok ignybevtelrl s azok feltteleirl elzetesen rsbeli
megllapodst kell ktni s a teljestseket rdemes ellenrizni. (Megfelel helyre
kerltek-e a hirdetsi anyagok? stb.) A rendezvnyt megelzen annak nagysgtl
fggen tbb stbrtekezletet kell tartanunk ahol nyomon kvethetjk az
elksztsi szervezsi munklatok mindenkori llst, a szksges korrekcikat
idben megtudjuk tenni.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
35
1. 4. 1. 8. A rendezvnyek reklmozsa
Annak rdekben, hogy a clkznsg rtesljn, ahhoz a programunkrl reklmot
kell kifejtennk. A program sem ms, mint egy termk, amit meg kell ismertetni a
potencilis felhasznlkkal, a vsrlkkal. Reklmtevkenysg klnbz
mdszereibl vlogathatunk, s ha helyesen s mrtkkel alkalmazzuk a klnbz
mdozatokat, akkor elrhetjk, hogy rendezvnynkrl valban mindenki tudjon, akit
el kvnunk rni.
Nzzk, hogy milyen lehetsgeink vannak zenet clkznsghez val eljuttatsra.
rott sajt napilapok, magazinok
Szabad s zrttri reklmok
Rdi helyi, regionlis s orszgos
Televzi helyi, regionlis s orszgos
Mozi vetts eltti s utni percek
Internet, sms
Virtulis reklmjsgok (nagy forgalm helyeken).
Tradicionlis zenetkzvett eszkz az rott sajt melynek jellemzje:
Publicits
Periodicits
Aktualits
Univerzalits
Napi, heti, havi megjelens
ltalnos, vagy szakosodott (gazdasgi, kulturlis, bulvr, divat stb)
Helyi, regionlis, orszgos, nemzetkzi
Ingyenes, pldnyszm, terjeszts
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
36
A sajtreklmokat az albbiak szerint csoportosthatjuk s ennek alapjn a
rendezvnynk jelleghez igazodva alkalmazhatjuk is:
- mret, - elhelyezkeds, - sznek, - kpek, - tartalom, - hatkonysg.
A reklmhordozk meghatrozsnl klnbsget tehetnk szabad s zrt tri
reklmokrl.
risplakt figyelemfelkelts, emlkeztets
Plakt pontosabb informcik kzlse
Szrlap nagy pldnyszm s rszletes informci
Kihelyezsk ltalban engedlykteles!
Pldk: plaktok, festett tblk, vsznak, tzfalak, vilgt reklmok, utcabtorok,
jrmreklmok, lgi reklmok.
Az rott sajt s a zrt s szabadtri reklmhordozkon kvl hatkony eszkz lehet
szmunkra a mdia msga is. A rdis reklmoknl figyeljnk, hogy milyen krnek
szl, mekkora a hallgatottsga annak a rdinak, amelyikben reklmozni kvnjuk
programunkat. A rdi lehet
Kzszolglati vagy kereskedelmi
Helyi, regionlis, orszgos, nemzetkzi, netrdi
Aktulis informcik kzlse
Magas informcirtkkel rendelkezik, hatkony reklmhordoz
Hirdetsi formk: - szponzorlt msorok- nyeremnyjtkok- felolvasott
reklmok- reklmfelvtelek (spot)
Egyre tbb teleplsen mkdik helyi televzi, szinte minden vrosban pedig mr
szinte termszetes, hogy a helyi kzssg szmra sugroz adsokat a telepls
hrszolgltatja. A tv sokban hasonlt, de egyben klnbzik is a rditl, gy a
reklmunk hatsfoka is ms lehet.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
37
Kzszolglati vagy kereskedelmi
Helyi, regionlis, orszgos, nemzetkzi
Magas presztzzsel rendelkezik
Kp s hang egytt hat
A reklmok ellltsa kltsges
Kpjsg funkci
A vettett reklmok megjelense a mg mkd moziban
A kommunikcis forradalom magval hozta, hogy egyre tbb teleplsen vehet
ignybe az Internet. A vilghl szintn nagyon sok reklmozsi lehetsget
biztosthat szmunkra, radsul hatkony, gyors, olcs. Hasznlhatjuk e-mail
cmlistnkat zenetek kldsre, levelezportlokon krleveleket kldhetnk. nll
honlapot zemeltethetnk teleplsnkrl, szervezetnkrl vagy akr kiemelt
programjainknak is lehet nll honlapja, vagy oldala. Az Internet lehetsget ad
szmunkra a kreatv s ltalunk is megvalsthat egyedi reklmok elksztsre s a
klnfle hatkony reklmozsi formk alkalmazsra
A sokfle reklmlehetsgek helyes alkalmazsnak megtervezse szintn fontos
rsze az elkszts folyamatnak. A reklmterv alapjn szakaszolhatjuk, hogy
mikor milyen formban reklmozzuk a szervezend programot, mikor indtjuk a
hadjratot, milyen mdszereket alkalmazunk s a tevkenysgrt kik a felelsk. A
ksbbiekben trgyaland forgatknyvben ezt is rdemes rgzteni.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
38
1.4.1.9. Informcis anyagok fajti, elksztsk s terjesztsk mdjai
A rendezvnyeinkrl szl informcis anyagok elksztse szintn az elkszts
fzisnak egyik kihagyhatatlan eleme. A programokrl szl plaktok szrlapok,
hrlevelek s informcis anyagok megtervezse s elksztse sorn gyelnnk kell
arra, hogy minden lnyeges informcit kzljnk a programrl. Flrertsre adhat
okot, ha pl. hinyzik a helyszn megjellse, vagy a dtum s a jellt nap nem egyezik.
A j rendezvnyplakt ismrvei a kvetkezk:
Figyelemfelkelt
Pontos informcikat tartalmaz
Helyszn, idpont, program egysge
Logo hasznlata az azonostsra
Reklmfelletknt is funkcionl
Mretei a funkcihoz igazthat
A msorvltoztats jognak jelzse!
A plaktok mretnek s sznes vagy egyszn nyomtatsa mindig fgg
lehetsgeinktl s a megrendezni kvnt program jellegtl. Nagy, kiemelt
esemnyeket illik szpen megtervezett figyelemfelkelt, sznes plaktokon hirdetni s
nagyobb pldnyszmban ellltani. Kisebb rendezvnyeink esetn is gyeljnk
azonban a plakt kinzetre, hisz egy egyszn, kismret reklmhordoz is lehet
zlses s tetszets. Ha nem figyelnk a hirdetsnk megjelensi formjnak
minsgre, akkor ne vrjuk el a clkznsgtl, hogy komolyan veszi programunkat.
A szrlapok funkcija, hogy minl tbb helyre eljussanak. Mretknl fogva mg
jobban kell gyelni, hogy mi szerepel rajta. gyeljnk az olvashatsgra.. A plaktok
s a szrlapok is kivl reklmhordzk, teht tntessk fel rajta tmogatinkat.
A nagyobb programjainkrl hrlevelet, msorfzetet, programfzetet is kszthetnk,
illetve informcis csomagot llthatunk ssze, melyben szerepelhetnek a
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
39
kzremkdk, a msorterv esetleg trkp a rendezvny helyrl. A msorfzet
lehetleg tartalmazza a rendezvnnyel kapcsolatos albbi informcikat:
Programot
Kzremkdket, eladkat
Megkzelthetsget trkp cm
Elrhetsget rendezk neve, cme
Helysznt, idpontot, kezdst
Helysznrajzot
Egyb informcikat
Szintn kivl reklmozsi lehetsg a tmogatink rszre is. A hrlevelet s a
msorfzetet elektronikus formban is elkszthetjk s az egyre gyarapod
cmlistnkban szereplknek elkldhetjk, illetve ha rendelkeznk honlapra, oda is
feltehetjk.
A rendezvny meghvjt klns gondossggal kell elksztennk. A meghv
minsge, jellege a meghvand szmra egyben kommunikcis zenet is, kpet kap
arrl, hogy mennyire komoly s tartalmas rendezvny az amire invitljuk t. Az
nnepi alkalombl rendezend programjaink esetre ez a kittel mg jobban
vonatkozik. Nhny megszvlelend j tancs a meghvval kapcsolatban:
A meghv mindig nvre szl legyen.
A rendezvny eltt 7-10 nappal kell elkldeni.
gyeljnk a pontos cmzsre s megszltsra.
2 nappal a rendezvny eltt kontroll. rdekldjnk, a meghvott rszt tud-e
venni a rendezvnyen?
A rendezvny jellegtl fggen mellkeljnk rsos tjkoztatt a programrl,
s az ltetsi rendet is ismertessk!
Jelezzk, hogy a meghv mire jogostja tulajdonost (ingyenes parkols,
djtalan belps, invitls a rendezvnyt kvet fogadsra stb).
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
40
Jelezzk, hogy szemlyes vagy tbb szemlyre/ksrre szl a meghvs
Cmlista alapjn kldjk a meghvkat, melyet llandan frissteni kell.
A rendezvnynkrl szl anyagainkban tbb olyan informcit is
becsempszhetnk, ami az esetleges kellemetlensgektl vhat meg bennnket. Hisz
a meghv, plakt elkszlte utn kisebb-nagyobb mrtkben mdosulhat,
elhzdhat a program, vltozhat a kzremkd szemlye, rosszabb esetben az
idpont s a helyszn is. Milyen zeneteket kldhetnk elzetese vendgeink, a
kznsg szmra:
Mindig jelezzk, mennyi ideig tart vrhatan a rendezvny!
A program vltozsnak, vltoztatsnak lehetsgrl tjkoztatni kell a
rsztvevket!
A msorvltozs jogt tartsuk fenn magunknak!
Szabadtri rendezvnyek esetben lehetsg szerint jelljnk meg
eshelysznt, vagy jelezzk, hogy megtartjuk-e ms idpontban a programot!
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
41
1.4.1.10. A rendezvnyek forgatknyvnek kreatv megtervezse, a
forgatknyv fajti, tartalma
A rendezvny elksztsi s megrendezsi fzisnak legfontosabb eleme, hogy a
lebonyolts eltt rgztsk mr az elkszts fzisait, majd a konkrt program alatt
trtn feladatok elvgzsnek sorrendjt s a tevkenysgrt felelsket s a
hatridt is meg kell jellni.
A forgatknyv a rendezvny lebonyoltsnak rszletes logisztikai temterve!
A j forgatknyv tartalmazza az elkszts a lebonyolts s az azt kvet
tevkenysgek elemit is. Nagyobb rendezvnyek esetn tbbfle forgatknyvet is
kszthetnk, hisz olyan szertegaz munkt kell a szervezssel foglalkoz stbnak
elltni, ami szinte megkveteli, hogy a rszegysgeknek kln feladat meghatrozsi
dokumentumai legyenek.
A forgatknyvek lehetsges fajti:
A program elksztsnek forgatknyve
Reklm, marketing forgatknyv
Program lebonyoltsnak forgatknyve
Technikai forgatknyv
Mirt kell forgatknyvet rnunk mg a legkisebb programunk lebonyoltshoz?
Mert a program minden fontos elemt tartalmazza
A vratlan esemnyek lehetsgek a minimumra cskken
A programban kzremkdk ez alapjn dolgoznak
Egyfle keretet ad a rendezvnynek
A rendezvnyhez tartoz dokumentcik egyik fontos eleme, ksbb is
hasznosthat
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
42
A forgatknyvnek a kvetkez informcikat tartalmaznia kell:*
* GYARMATI ILDIK: A rendezvnyszervez kziknyv. Szkratsz Klgazdasgi Akadmia. Bp. 2001.
A.) sszefoglal informci:
Idpont
Idtartam
Helyszn
Tervezett ltszm - kzremkdk
Tervezett ltszm kznsg
B.) Esemnyek
Fesemnyek
Mellkesemnyek
Kiegszt esemnyek
Protokollris esemnyek
A rendezvny szervezeti rendszernek s folyamatnak lersa
Szervezeti felptse
Szervezeti egysgek hatskrei
Rendezvny folyamatnak lersa
D.) A rendezvny arculata
Jelmondat
Jelkp
Szerzi s szomszdjogokkal kapcsolatos gyintzs
E.) A rendezvny esemnyein rsztvevk, kzremkdk, jogi szemlyek
felsorolsa
Rsztvev szervezetek
Kzremkd szervezetek (pl. egyttes)
Szponzorok, tmogat szervezetek
Alvllalkoz szervezetek
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
43
Beszllt szervezetek
Engedlyes szervezetek (pl: mdia)
Hatsgi s nem hatsgi szervezetek
Feladatok dokumentumai (szerzdsek)
Tbb rendezvny esetn clszer prbkat s fprbt tartani. Ezek sorn
jelentkezhetnek azok a hinyossgok s szervezsi, technikai gondok, amelyeket gy a
prbkon lehet javtani, a rendezsi folyamatot korriglni. Ezltal nagy szzalkban
kikszblhet, hogy programunk bonyoltsakor zavarok lpjenek fel. Ltszlag nem
tnhet lnyeges elemnek, de a prbkon derlhet ki, hogy milyen hossz lesz a
program, brja-e az ramellts a terhelst, elg-e a sznpad a fellp eladk
szmra, van-e megfelel szm ltz s kiszolgl helyisg.
Ha valban az esemny minden fontos mozzanatra van tervnk s megjelljk a
vgrehajt stbot is illetve a hatridket, akkor nyugodtan mondhatjuk, hogy
felkszltnk a rendezvnyre s elkezddhet a program tnyleges lebonyoltsa
A rendezvny elksztst trgyal fejezet vgn az albbiakat foglalhatjuk ssze. A
program egy jl krlhatrolhat cl rdekben ltrejv esemny. A rendezvny
clcsoportjnak meghatrozsa segt bennnket abban, hogy eldntsk mikor s hol,
valamilyen milyen formban tartjuk meg a programot. Az elkszts fzisban kell
felmrnnk, hogy milyen forrsokkal rendelkeznk s milyen technikai s szemlyi
feltteleket kell biztostani a szervezshez s a lebonyoltshoz. A clkznsg szl
programokat reklmoznunk kell, a klnfle hirdetsi technikk szles krbl
vlogathatunk s az informcis anyagok elksztsben is tbb vltozat lehetsges.
A program lebonyoltsnak alapdokumentumt, a forgatknyvet gy kell
elkszteni, hogy abbl a kzremkdk, a szervezk szmra vilgos legyen, kinek mi
a feladata s mirt felels. A hatrid megszabsa segt bennnket abban, hogy a
program jl elksztett legyen s minden eleme idben elkszljn, illetve
megvalsuljon.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
44
2. 1. A programok lebonyoltsa
A rendezvny legizgalmasabb szakasza annak megvalsulsa, a program
lebonyoltsa. Ha jl elksztettk az esemnyt, akkor is tbb olyan apr krlmny
jelentkezhet, amely megnehezti munknkat. Ezrt kell a folyamat e fzisban is
nagyon krltekinten eljrnunk. A helyszn j elksztse, a rendszeres
megbeszlsek a szervezkkel (stbrtekezlet), nagyban befolysolja a rendezvny
sikert. A kznsg, a rsztvevk fogadsnak mdjai mellett, a vratlan
esemnyekre is fel kell kszlnnk s azokra megoldsi lehetsgeket kell
produklnunk. A program vgn sem mindegy hogyan ksznnk el azoktl, akik
megtiszteltk jelenltkkel az esemnyt.
A program lebonyoltsakor a kvetkez FELADATOKAT llthatjuk kell sorban
elvgezni, illetve clszer a forgatknyvben is rgzteni:
Technikai elkszletek (hang s fnyprba),
Utols eligazts a szervezknek, stbrtekezlet
A kzremkdk fogadsa
Kznsg rkezse, fogadsa,
A rendezvny kezdse,
A program befejezse,
A kznsg s a kzremkdk tvozsa,
Bontsi munklatok.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
45
2. 1. 1. A helyszn elksztse
Az elksztsi fzisban kijelltk a helysznt ahol a rendezvny megkvnjuk tartani.
Lehetsg szerint minl elbb rendezzk be a helysznt, a helyisget az elre
meghatrozott mdon. Fontos kritrium, hogy a berendezs alkalmazkodjon a
program jelleghez s a benne megvalsul tartalomhoz. A dekorcis terv alapjn
kerljenek fel a szksges dszt elemek, amelyekkel hangulatosabb s
nneplyesebb tehetjk a termet. A technikai szemlyzet a beszerelst kveten
ellenrizze, hogy minden a megfelel mdon mkdik-e. Nagyobb program esetn
biztostsunk tbb megkzeltsi lehetsget, hogy a szinte egyszerre rkez
vrhatan nagyszm kznsgnek ne kelljen vrnia a bejutsra. Figyeljnk arra is,
hogy a kijellt parkolkba rkez kocsik megfelelen parkoljanak, hogy minl
rendezettebben lehessen majd a rendezvnyt kveten elhagyni a helysznt. Clszer
ezekre a feladatokra kln stbot fellltani (pl. Polgrrsget), felkrni, hogy a
folyamat zavartalan legyen. nnepi programnl, trsadalmi esemnynl s ahol sok
dszvendg vrhat, kln termet kell kijellni a fogadsukra. A vendgek fogadsra
kln szemlyzetet un. hostess-ket alkalmazzunk. A ruhatr biztostsa a legtbb
rendezvny esetben elengedhetetlen feladat, hisz nem vrhatjuk el a kznsgtl,
hogy kabtjukban lve, vagy azt kezkbe tartva vegyenek rszt a programon. A
program jellege dntheti el, hogy krnk-e ellenszolgltats a szolgltatsrt. J
tudnunk azt is, hogy a Ruhatrnl s a parkolnl jelezni kell, hogy rztt-e, illetve
vllaljuk-e a felelssget az eltnt trgyakrt. A mellkhelyisgek tisztasga s
fogadkpessge is befolysolhatja a kznsgnek a rendezvnyrl alkotott
vlemnyt. Magyarorszgon az utbbi vekben kezd fontoss vlni a
mozgskorltozottak rszvtelnek biztostsa a klnbz esemnyeken.
Gondoljunk rjuk mi is, s gyeljnk arra, hogy k is akadlytalanul ltogathassk a
programot. Nem felttlenl jr ez a feladat minden esetben anyagi teherrel, sokkal
inkbb odafigyelsre van szksg. Tegyk meg mi is. Clszer a rendezvny kezdsi
idpontja eltt minimum 30 perccel mindent vgigjrnunk s ellenriznnk. Ekkor
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
46
van lehetsg utols, un.: stbrtekezlet megtartsra. (A kzremkdk rszre
rendezi krtyt lehet kiosztani, ami jelzi a kznsg szmra, hogy hozzjuk lehet
informcirt fordulni). Itt hallgathatjuk meg munkatrsaink tjkoztatst az ltaluk
elvgzett feladatokrl, kontrolllhatjuk az esemnyeket, s lehetsgnk van az
aprbb korrekcikra. Ha gy rezzk, hogy mindennel elkszltnk nincs ms htra,
mint fogadni a rsztvevket, a kznsget s a meghirdetett idpontban elkezdennk
a rendezvnyt.
2. 1. 2. A kznsg fogadsa
Minden rendezvny egy, egyszeri s megismtelhetetlen egyedi esemny. Mint
ahogy a szervezk sok-sok munkval kszltek a program lebonyoltsra, gy az oda
ltogat vendgek, a kznsg is felkszl az esemnyre. ltalban az alkalomnak
megfelelen ltzik fel, tjkozott a vrhat programokrl, tudja a megjellt kezdsi
idpontot.
ppen ezrt a vendgek, a kznsg fogadsa az egyik legknyesebb feladatunk, nagy
oda kell r figyelnnk annak rdekben, hogy a programot megtisztel ltogat jl
rezze magt az els perctl a rendezvny vgig, s kellemes lmnyekkel tvozzon
az esemnyrl.
A cl rdekben az albbi felttelek biztostsa szksges:
Megfelel kznsgtvonalak
Parkolsi lehetsg, szksg szerint forgalomirnytssal
Informcival rendelkez a kznsget fogad s irnyt szemlyzet
Szksg szerinti befogad kpessg Ruhatr
Mellkhelysgek szma s tisztasga
Kln dohnyzsi hely kijellse
Mozgskorltozottak szmra nyjtott segtsg
A helyszn komfortrzetnek fokra
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
47
A rendezvnyek egy rsznl konferencik, tancskozsok, kpzsek a vendgek
fogadsnl alkalmazhatjuk a regisztrcit. Itt adhatjuk t a programrl szl
tjkoztatt s segdanyagokat, jegyezhetjk fel a vendg cmt s elrhetsgt. A
regisztrci sorn nyert adatokat ksbb hasznlhatjuk, illetve kpet kaphatunk arrl,
hogy hnyan fogadtk el meghvsunkat. Az trsadalmi esemnyeknl, nnepi
alkalmakkor clszer szemlyesen fogadni a vendgeket. gy egyben a hzigazdai
szerepet is elltva nagyon sok kzvetlen kapcsolatot alakthatunk ki. Tbb
reprezentcis esemnyen nem azonos a rendez szemlye a hzigazdval. Ebben az
esetben a meghv maga (pl.: polgrmester) vagy a meghv fl kpviselje
fogadhatja a vendgeket. A kiemelt fontossg vendgek esetben clszer kln
helyisget kijellni arra az idre, amg a program el nem kezddik. Itt kisebb
vendgltssal fogadhatjuk ket.
Amennyiben nem helyre szl jegyeket alkalmazunk arra, hogy a kznsg elfoglalja
helyt, akkor a kiemelt vendgek rszre biztostanunk kell a helyfoglals
lehetsgt. Tegyk ezt diszkrten, apr nvre szl krtyval, vagy a Foglalt tbla
kihelyezsvel. A kiemelt vendgekhez biztostsunk ksrket, hogy a kijellt helyre
akadlytalanul eljuthassanak.
A rendezvnyek egy rsznl a meghvottak kzl tbbeket szemlyesen kell
dvzlni a program megnyitsakor. Fontos, hogy a msorkzl vagy modertor
minden szksges informcival rendelkezzen arrl a szemlyrl, vagy szervezetrl
akit, illetve amit ksznt. Protokollris esemnyeknl a meghv fl szemlyesen is
ksznti a vendgeket. Trekedjnk arra, hogy e ceremnia lehetleg rvid legyen.
Senkinek sem lehet clja, hogy a hossz kszntk elvegyk a kedvt a
rsztvevknek, s unalmass vljon a rendezvny.
Amennyiben programunk f attrakcija a kzremkdk msora, akkor clszer
kln msorvezett alkalmaznunk. Olyan szemlyt vlasszunk, aki alkalmas a
feladatra. Ha lehet, vonjuk be az elkszt fzisba. A msorvezet egyben a
rendezvny hzigazdjnak is tekinthet, nagyban fgg tle, hogy milyen sikere lesz
az esemnynek. Lssuk el minl tbb informcival:
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
48
a rendezvny cljairl
a kzremkdkrl,
a produkcikrl
a krnyezetrl,
A VIP vendgek jelenltrl
A rendezvnyt tmogatkrl
Ha a kznsg, a ltogatk megrkeztek rendezvnynkre s elfoglaltk helyket,
akkor elkezddik a program tnyleges megvalsulsa. Fontos szably, hogy soha nem
vrassuk a vendgeket feleslegesen, azaz kezdjk idben el rendezvnyt. A 15 percnl
hosszabb csszs esetn mindenkpp tjkoztatni kell a kznsget annak okrl s a
tovbbi lpsekrl is
.
2. 1. 3. A kockzatok kezelse s a vratlan esemnyek
A legnagyobb gondossggal megszervezett rendezvnyben mindig ott rejlik a
kockzat vajon siker vagy kudarc kveti kezdemnyezsnket. Mivel a kockzat, mint
a veszly lehetsg van jelen cselekvseinkben, ezrt rdemes felkszlni
elkerlskre, illetve fellpsk eslynek minimalizlsra. A kockzatok forrsai
lehetnek rendezvnyen belli s rendezvnyen kvliek.
A rendezvnyen belli kockzatok:
Idpont, idtartam rossz kezdsi idpont, tl hossz program
Rendezvny helyszne nem megfelel vagy rosszul megkzelthet
Kltsgeket tbbletkltsgek megjelense
r, rszvteli dj magas jegyrak,s rszvteli djak
Mszaki s technika az eszkzk elromlanak, nem mkdnek
Emberi erforrs szemlyzet tapasztalansga,
a ltogatk rdektelensge
Szolgltatssal kapcsolatos nem megfelel minsg
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
49
A rendezvnyen kvli lehetsges kockzatok:
Krnyezeti vis major esetek (vihar, baleset, ramsznet
Piaci versenytrsak megjelense, konkurencia
Pnzgyi idkzbeni rvltozsok (zemanyag)
A kockzatok kezelsre fel kell teht kszlnnk. Nem rdngs feladatrl van sz.
Ha valban lelkiismeretesen akarunk eljrni a rendezvnynk szervezsben, akkor
viszont nem kerlhetjk el, hogy kockzati lehetsgeket
Felbecsljk (a tnyezk megnevezse)
Elemezzk (a hatsok elemzse, milyen kvetkezmnnyel jr)
Tervezzk (felkszls a kockzat bekvetkezsre)
Ellenrizzk (kszenlt)
A program ideje alatt gondoskodjunk arrl, hogy tudjunk a vratlan helyzetekre
reaglni. Ha hzigazdai teendink nem engedik, kln szemlyt kell kijellni arra az
esetre, ha gymond: valami trtnik. A forgatknyv tmutatst adhat arra, hogy
vratlan esemnykor hogyan cselekedjen a szervez/rendez stb.
A vratlan esemnyek kezelsnek mdjai:
o Prevenci megelzs, a veszlyek minimalizlsa
o Korrekci idkzbeni mdosts technikja
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
50
2.1.4. A rendezvnyek befejezse
A program befejezse is fontos eleme a rendezvnyszervezs folyamatnak. Nem
mindegy, hogy az utols lmnyek s benyomsok milyenek lesznek a tvoz
vendgekben. Ekkor mr rzkelhet, hogy a rendezvny sikeres volt-e, kr lenne
elrontanunk azzal, hogy a befejezst szervezsi hibk miatt elrontjuk.
A befejezs fontos elemei:
A rsztvevktl val elbcszs mdja
Megfelel szm szemlyzet biztostsa a Ruhatrhoz
A tvozsi tvonalak biztostsa
Forgalomirnyts a szemlygpkocsik rszre
Fontos, hogy a bontsi munklatokat csak az utols vendg tvozst kveten
kezdjk el. Nagyon lehangol tud lenni, ha a sznpadon mr pakol a technikai stb, a
pincrek szedik le az asztalok, a killtk a befejezs eltt elpakolnak. Ragaszkodjunk
ahhoz az elvhez, hogy programjainknak akkor van vge, ha az utols rdekld sincs
mr jelen. A bonts vezrvonala ugyangy a forgatknyv. Amely ha helyesen van
megrva, tartalmazza a rendezvnyt kvet feladatok rendjt is. A terletet s/vagy
helyisget ki kell takartani, vissza kell lltani az eredeti llapotot, erre tbb esetben
megllapods is ktelezhet. A szksges javtsokat is minl hamarabb meg kell
tenni, hogy a helyszn az elkvetkezendkben is alkalmas legyen rendezvnyeink
megtartsra, illetve ha hasznlatba kaptuk, akkor mskor is lhessnk a lehetsggel
A programok lebonyoltsa sorn nagy hangslyt fektettnk a helyszn elksztsre,
a megfelel krnyezet kialaktsra. Tudjuk az ellenrzs fontossgt s a folyamat
lehetsges vltozatait is ismerjk. A vendgek s a kznsg fogadsakor
krltekinten jrtunk el, megismertk azokat az rott s ratlan szablyokat, amelyek
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
51
betartsa s alkalmazsa szksges ahhoz, hogy a rsztvevk jl rezzk magukat.
Nem feledkeztnk meg a program befejezsekor szksges teendkrl sem.
3. 1 A rendezvnyt kvet teendk
A rendezvny helysznt elhagyva a j programszervez mr a kvetkez napon
gondolkodik s tervezi, hogy minden olyan feladatot mihamarabb elvgezzen,
amelyek szksgesek a program vgleges befejezshez. A programokkal kapcsolatos
gazdasgi elszmolsok elksztse, az adminisztrcis feladatok vgrehajtsa. A
rendezvny rtkelse, a tapasztalatok feldolgozsa. Az esemny trtnseinek
archivlsa.
3.1.1. A rendezvnnyel kapcsolatos gazdasgi, s adminisztratv teendk
A rendezvny zrst kveten sok feladat vr mg rnk. Nhny elemk
termszetesen a rendezvny bonyoltsa alatt is elvgezhet, de ellenrzsket
mindenkpp rdemes megtenni.
Gazdasgi feladatok:
A pnzgyi elszmolsok elksztse
Kzremkdk kifizetse
A jegyek elszmolsa, a bevtel kezelse
A szmlk befogadsa s a kifizetsek ellenrzse
A ktelez jrulkok s ad befizetse
A szerzi jogdj rendezse
Ekkor tudjuk megllaptani, hogy rendezvnynk vesztesges, rentbilis vagy
nyeresg volt-e.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
52
Adminisztrcis feladatok:
Ksznetnyilvnts a rsztvevknek s a tmogatknak
Rendezvnyemlkeztetk ksztse s elkldse az rdekelteknek
Cmlistk rendszerezse s frisstse
3. 1. 2. A rendezvny visszhangjnak feldolgozsa a tapasztalatok leszrse
Egy-egy jl sikerlt program nagyon sok tapasztalattal vrtezhet fel bennnket.
rdemes teht minden olyan informcit sszegyjteni s rendszerezni, ami tovbbi
rendezvnyszervezi munknkat segtheti. A programrl megjelent hradsokat,
jsgcikkeket, riportokat ssze kell gyjteni. Ha kszlt a rendezvny ideje alatt
krdves vizsglat a program fogadtatsrl ltalban konferencik, tancskozsok
esetben alkalmazzk mrsi mdszerknt az adatokat dolgozzuk fel s
rendszerezzk. A regisztrcis listt mindenkppen rizzk meg, hisz potencilis
meghvandkat jelenthetnek a ksbbiekben azok a vendgek, akik a megtartott
programunkon rszt vettek.
3. 1. 3. A kzremkdk munkjnak rtkelse, visszacsatols
A kzremkdknek eljuttatott levl, amelyben elismersnket fejezzk ki
munkjukrt, segtsgkrt, emlkezteti ket a sikeres rendezvnyre, s szorosabb
teszi a ki a ltrejtt kapcsolatot. rdemes tovbb sszehvni a programban
kzremkdket, a segtket abbl a clbl, hogy jvbeni munkjukra is
szmthassunk. A ksznetnyilvnts formja lehet nneplyes is, ebben az esetben
a gesztus jobban rgzl a partnereinkben. Kisebb ajndktrgyak (rendezvny pli,
emlkplakett stb.) tadsval tehetjk mg egyedibb az alkalmat.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
53
3.1.4. Az esemny archivlsa
A programzrst kveten minden dokumentumot clszer megrizni. Jogszablyok
amgy is kteleznek bizonyos iratok, bizonylatok megrzsre, de a tbbi
dokumentum, a forgatknyv, a rendezvny plaktjai, informcis anyagai mg jl
jhetnek a tovbbi programszervezsnl. A cmlista s a nvjegykrtya gyjtemny is
gyarapodhat. A rendezvnyrl megjelent cikkek, kpek s videofelvtelek archivlsa
hasznos dolog, hisz ksbb gy is emlkezhetnk a sikeres programra, illetve
referenciaknt felhasznlhatjuk. A szmtgpen a fotkbl bemutatt kszthetnk,
amely mindig elvehet, ha prezentlni akarjuk a rendezvnynket ms helyszneken.
Tbb dokumentumunk sablonformjt rdemes a szmtgpen elmenti, hisz ms
alkalommal is hasznlhatv vlik. Ezzel tovbbi felesleges munkt sprolunk meg.
A programok lebonyoltst s a rendezvnyek vgt kvet teendinket trgyal
fejezetben megismertk program tartalmi elemeinek megvalstsi mdjait. A
helyszn gondos elksztse, a rendezvny eltti utols pillanatok sem telnek el
ttlenl. Tudjuk, hogy nem mindegy hogyan fogadjuk vendgeinket, miknt vrjuk a
kznsget. A gondos szervez felkszl a vratlan helyzetekre, illetve a tervezskor
szmol a kockzati tnyezkkel is. Az esemnyt kvet utmunklatok fontossgt s
sorrendjt is megismertk A rendezvny helysznnek rendberakstl a pnzgyi
elszmolsi ktelezettsgeken t a kzremkdk munkjnak elismersig sok
munkt kell mg elvgeznnk ahhoz, hogy kijelenthessk; kszen vagyunk! A
programrl szl hradsok s a rendezvny dokumentlsa segthet bennnket
abban, hogy a tapasztalatokat elraktrozzuk s a felhalmozott tudst, ismeretet
ksbb is kamatoztassuk.
Lthatjuk, hogy a j rendezvnyszervez sosem pihenhet, s sohasem jelentheti ki,
hogy minden rendben van. A sok-sok munkt s fradsgot kvetel tevkenysg
legnagyobb fizetsge az, amikor rezzk, hogy a programjainkon rszt vev kznsg
jl rzi magt, az esemnyekrl mg sokig beszlnek a helyi kzssgben s
teleplsnk j hrt viszik az oda ltogatk.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
54
Ajnlott Szakirodalom:
BERNTH LSZL (szerk.): Mfajismeret. MOSZ, Bp. 1994.
CARNEGIE D. : Hogyan szerezznk bartokat.? Gladitor K. Bp. 2002.
CSEH GABRIELLA SKSD MIKLS: Mdiajog s mdiapolitika
Magyarorszgon. Bp. 1999. j Mandtum
CSIDER SNDOR: Kulturlis animci I-II. Szombathely, BDF. 2000.
FARAG HILDA: Idegenforgalmi rendezvnyek s kongresszusok szervezse.
KIT Bp. 1999.
FLP GZA: Az informci Bp.. ELTE BTK 1996
FBRI ANNA: A mvelt s udvarias ember (kultrtrtnet). Mgus K. 2001
GERGELY ANDRS: nszervezd civil trsadalom 1-2. Comitatus, 1993/1/2
GYARMATI ILDIK: A rendezvnyszervez kziknyv. Szkratsz Klgazdasgi
Akadmia. Bp. 2001.
GYARMATI ILDIK: Egyhzi protokoll. Athenaeum K. 2002.
GRG IBOLYA: Protokoll az letem. Bp, Athenaeum K. 1999
GRG IBOLYA: Mindennapi macerink. Bp, Athenaeum K. 2000.
Hill.R.: Mi, eurpaiak. Geomedia K. Bp. 2001
JRSI ANIK, Rendezvnyszervezs, Szeged, JGYF Kiad, 2004.
KOTLER, PH: Marketing managment. Bp. 1991. Mszaki kiad
Kves J. Julianna: Illik tudni. K.u.K. Kiad Bp. 1997
LANGER KATALIN - RATZ JUDIT: zleti kommunikci, Nemzeti Tanknyvkiad, Budapest
MANK MRIA: A Public Relations alapjai. Szombathely, 2000. BDF
Milne,A. Shepard, H.: Micimack kis illemtanknyve. Szukits K. 1997
MOLNR GYRGY: Bevezets a protokoll vilgba kziknyv. Miskolci Egyetem
2000.
MNUS GNES: Public Relations a gyakorlatban a bizalompts mvszete.
Bp. 2001
PUCZK LSZL-RTZ TAMARA: Az attrakcitl az lmnyig. Geomdia.2000.
-
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________ Jos Tams: A kulturlis rendezvnyszervez - jegyzet
55
ROBINSON, D.: Az zleti let illemtana. Perfekt K. 2001
OSULLIVAN DUTTON RAYNER: Mdiaismeret. Bp. 2002. Korona Kiad
DR. SILLE ISTVN: Illem, Etikett, Protokoll. KJK 2000.
SZELES PTER: Public Relations a gyakorlatban. Geomdia 200.
SCHIFFER MIKLS: A stlusos n. Officina K. Bp. 2002
SCHIFFER MIKLS: Stlusrl frfiaknak. Officina K. Bp. 2001
zleti rendezvnyszervezs. B+V Lapkiad. Bp. 2002
VERCSEG ILONA: Kzssg, eszme s valsg. Bp. 1992. Kzssgfejlesztk
Egyeslete